Manual de Archivo y Correspondencia del Fondo Adaptación · 4.4.4 correspondencia personal 4.5...

Código 12-00-I-01. Versión 1. Bogotá D.C., Febrero de 2016

Manual de Archivo y Correspondencia del Fondo Adaptación

MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA CÓDIGO: 12-00-I-01

VERSIÓN: 1.0

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EQUIPO DIRECTIVO DEL FONDO ADAPTACIÓN:

GERMAN ARCE ZAPATA

Gerente

NEIFIS ISABEL ARAUJO JIMENEZ Secretaria General

RUTTY PAOLA ORTIZ JARA Subgerente de Estructuración

ALFREDO MARTINEZ DELGADILLO

Subgerente de Gestión del Riesgo

FRANK PAIPILLA Subgerente de Proyectos (E)

LUIS ALBERTO VILLEGAS PRADO

Subgerente de Regiones

SANDRA PATRICIA CORREA PALACIOS

Jefe Oficina Asesora de Planeación y Cumplimiento

Fondo Adaptación. Sistema de Gestión de Calidad



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CONTROL DE CAMBIOS Y NOMENCLATURA

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN

1.0 2016/02 Documento inicial



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INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Archivo y Correspondencia, contiene los principios básicos establecidos en la Ley 594 de 2000, por lo que se hace necesario velar por el estricto cumplimiento de las normas y procedimientos contemplados en él por su actualización permanente, respecto a los cambios y nuevas decisiones en materia de archivo y correspondencia, con el fin que el manual no pierda vigencia.

Este Manual tiene como objetivo establecer la reglamentación que permita la adecuada administración documental en materia de producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición documental, preservación, valoración y disposición final.

El Manual de Archivo y Correspondencia es un instrumento que establece la metodología aplicable para conservar la memoria de FONDO ADAPTACIÓN y es una herramienta administrativa que permite dar un adecuado y correcto manejo de su acervo documental. Permite contar con una guía básica que contenga los procesos generales para la recepción y radicación de la correspondencia que entra y sale de la Entidad, así como, las técnicas básicas para la conservación adecuada de los archivos y establecer principios mínimos que deben seguir los servidores públicos y particulares en la consulta de los documentos que reposan en la entidad.

En el Manual de Archivo y Correspondencia se unificarán y estandarizarán los procedimientos sobre la gestión documental. FONDO ADAPTACIÓN conforme a las necesidades institucionales realizará las modificaciones a que haya lugar.



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TABLA DE CONTENIDO

CAPITULO I – DE LA CORRESPONDENCIA

1. OBJETIVO

2. CONCEPTO

3. CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA

3.1. POR SU NATURALEZA 3.1.1. Oficial 3.1.2. Oficial Confidencial

3.1.3. Personal

3.2. POR EL LUGAR DE DESTINO

3.2.1 Urbano Local 3.2.2 Nacional

3.2.3 Internacional

3.3. POR EL DESTINATARIO

3.3.1 Correspondecia Externa 3.3.2 Correspondencia Interna

4. RECIBO Y TRAMITE DE CORRESPONDENCIA

4.1. RESPONSABILIDAD Y LIMITACION DE FUNCIONES

4.2. RECEPCION DE LA CORRESPONDENCIA. ANEXO 1 SUBPROCESO RECEPCION Y DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA 12.09 4.2.1 Objetivo 4.2.2 Etapas de la Recepción.

4.3 HORARIO DE ATENCION

4.4 RECIBO DE CORRESPONDENCIA 4.4.1 Recibo de correspondencia Oficial externa 4.4.2 Recibo de correspondencia Interna

4.4.3 Recibo de correspondencia Oficial Confidencial 4.4.4 Correspondencia Personal

4.5 DERECHOS DE PETICION, TUTELAS Y LICITACIONES

4.6 DESPACHOS DE CORRESPONDENCIA EXTERNA



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4.7 SERVIDORES PUBLICOS AUTORIZADOS PARA FIRMAR LA CORRESPONDENCIA

5. ELABORACION, RADICACION Y TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA PRODUCIDA POR LA ENTIDAD. ANEXO 2 SUBPROCESO TRAMITAR Y ENVIAR CORRESPONDENCIA 12.10

5.1 OBJETIVO 5.2 CORRESPONDECIA INTERNA

5.2.1 Memorandos 5.2.2 Oficios 5.2.3 Identificacion de la Dependencia Productora

5.2.4 Asignacion y Utillizacion del Codigo 5.2.5 Servicio interno de Mensajeria

CAPITULO II – DEL ARCHIVO

1. OBJETIVOS

2. FUNDAMENTOS GENERALES DE ARCHIVO 2.1 Archivo 2.2 Documento 2.3 Proceso Natural

3. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ARCHIVO 3.1 Archivos de gestion

3.2 Archivo Central 3.3 Archivo Historico

4. PROCESOS APLICABLES

5. APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION

DOCUMENTAL (TRD) ANEXO

3

SUBPROCESO APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL 12.12 5.1. Apertura de series Documentales

5.2. Depuracion 5.3. Ordenamiento Cronologico 5.4. Foliacion

5.5. Eliminacion de Materiales Metalicos 5.6. Rotulado 5.7. Entrega al Archivo de Gestion Centralizado



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6. CONSULTA DE LA DOCUMENTACION DEL ARCHIVO DE GESTION ANEXO 4 SUBPROCESO ACCESO Y CONSULTA DE LA DOCUMENTACION 12.13

6.1 Horario de Consultas

6.2 Tiempo de entrega de Consultas 6.3 Formas de Acceder a la Documentacion

6.4 CONSULTA DE LA DOCUMENTACION 6.4.1 Solicitud

6.4.2 Verificacion del Perfil del Usuario 6.4.3 Busqueda Fisica 6.4.4 Entrega al Solicitante

6.4.5 Consulta y Devolucion

6.5 . DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS ANEXO 5 SUBPROCESO DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS 12.14 6.5.1 Herramientas Archivisticas

6.5.2 Disposición Final 6.5.3 Verificacion TVD y TRD 6.5.4 Identificar Disposicion Final de los Documentos

6.5.5 Transferencia Archivo Historico 6.5.6 Eliminacion Documentacion

6.6 REENVIO DE DEVOLUCIONES DE COMUNICACIONES POR PARTE DE LA EMPRESA DE MENSAJERIA EXTERNA 12.XXX

ANEXOS



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CAPÍTULO I – DE LA CORRESPONDENCIA

1. OBJETIVO

Establecer los procedimientos generales para el recibo, clasificación, revisión, radicación, registro, digitalización, distribución, trámite, control, elaboración y despacho de la correspondencia.

2. CONCEPTO.

Se entiende por correspondencia, la comunicación escrita impresa en papel o en medio magnético entre las dependencias del Fondo y entre la Entidad y el exterior de la misma, llámense oficios, cartas, cuentas permisos o cualquier denominación del documento y que requiera ser tramitada por el Fondo.

3. CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA.

La correspondencia puede clasificar sede la siguiente manera:

3.1. Por su Naturaleza Es decir de acuerdo con el productor o receptor de la misma y el asunto tratado. Así se tienen tres categorías:

Oficial. Cuando el asunto compete a la entidad y puede ser de conocimiento general.

3.1.1. Oficial Confidencial. Cuando el asunto compete a la entidad y solo puede ser conocido por personal autorizado.

3.1.2. Personal. Cuando el asunto compete de manera particular únicamente a un empleado de la entidad, más no a ésta.

3.2. Por el lugar de Destino.

Es decir de acuerdo con la localización física del destinatario. Se tienen tres categorías:

3.2.1. Urbano Local. Cuando destinatario se encuentra dentro de la ciudad.

3.2.2. Nacional. Cuando el destinatario se encuentra fuera de la ciudad y dentro del

país.

3.2.3. Internacional. Cuando el destinatario se encuentra fuera del país. 3.3. Por el Destinatario.



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3.3.1. Correspondencia Externa: Es de carácter oficial, se cursa entre el Fondo Adaptación y otras entidades oficiales, empresas particulares y/o personas naturales, vía correo aéreo, terrestre, fax, correo electrónico o cualquier otro medio que se implante en el Fondo Adaptación.

3.3.2. Correspondencia Interna: Son las comunicaciones oficiales producidas entre las dependencias del Fondo. Se denominan memorandos:

4. RECIBO Y TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA

4.1. Responsabilidad y Limitación de Funciones: El recibo y trámite de la correspondencia externa estará centralizado en el Equipo de Trabajo de Gestión Documental. Por tal motivo ningún servidor público de otra dependencia podrá recibir, atender o entregar directamente documentos que no hayan sido previamente radicados.

La radicación de la correspondencia se realizará a través del software INFODOC, el cual permite registrar la información para posteriormente realizar la consulta de la misma por diferentes criterios de búsqueda. La consulta sobre el trámite dado a la correspondencia radicada se podrá verificar mediante el Software INFODOC.

4.2. RECEPCION DE LA CORRESPONDECIA. ANEXA 1 SUBPROCESO RECEPCION Y DISTRIBUCCION DE CORRESPONDECIA 12.09

4.2.1 Objetivo: Rescribir las actividades necesarias para recibir, clasificar, radicar, digitalizar y distribuir los documentos oficiales de entes externos (personas naturales o jurídicas).

4.2.2 Etapas de la Recepción: La recepción de la correspondencia cuenta con las siguientes etapas:

• Recibo

• Radicación • Identificación • Digitalización

• Entrega a custodia • Redirección de Información (imágenes)

4.2.2.1 Recibo. Consiste en recibir y revisar la correspondencia que llega al Fondo Adaptación en la ventanilla de la sede central a través de los diferentes medios de comunicación escrita, leer el encabezado y referencia e identificar a qué dependencia se debe direccionar.

4.2.2.2. Radicación. Consiste en registrar en el sistema de información INFODOC el documento, el cual nos genera número de radicación (consecutivo), con la fecha y hora



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de radicación.

4.2.2.3. Identificación: Consiste en imprimir la etiqueta de radicación y pegarla en un lugar visible y legible que permita de manera fácil reconocer los datos de radicación del documento, tanto en el documento original como en el documento de radicado del usuario.

4.2.2.4. Digitalización. Consiste digitalizar la totalidad de las hojas que conforman el documento físico y cargar las imágenes en el sistema de información INFODOC.

4.2.2.5. Entrega a Custodia: Entregar correspondencia física a la persona responsable de la custodia (Una vez cerrada la ventanilla de correspondencia al terminar el día), mediante planilla de correspondencia generada en el sistema de información.

4.2.2.6. Redirección de Información (imágenes): Consiste en redireccionar la correspondencia de acuerdo al tema y área competente mediante el sistema de información INFODOC.

4.2.3. Horario de Atención.

El área de Administración Documental en tenderá el servicio, trámite, numeración, radicación y distribución de correspondencia dentro del siguiente horario:

Lunes a Viernes de 8:00 am a 5:00 pm en Jornada Continua

4.2.4. Recibo de Correspondencia.

Los responsables de la tramitación y archivo de la correspondencia en el Fondo Adaptación deberán seguir las siguientes normas:

El recibo, trámite y control de la correspondencia externa, dirigida a las diferentes de-

pendencias del Fondo se debe hacer únicamente por intermedio del Equipo de Trabajo de Gestión Documental.

Equipo de Trabajo de Gestión Documental no se hará responsable de la correspondencia

oficial externa que sea entregada directamente al servidor público o dependencia destinataria.

4.2.5. Recibo de Correspondencia Oficial Externa

La correspondencia oficial recibida debe ser revisada por el funcionario designado en el Equipo de Trabajo de Gestión Documental. Antes de su radicación, se debe verificar que el sobre no haya sido abierto y que la correspondencia no se encuentre en mal estado, si es así, dejará constancia al radicarse. Así mismo, revisará que los anexos sean los enunciados. Cuando la correspondencia este dirigida al Fondo Adaptación sin especificar de-



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pendencia o funcionario destinatario, deberá remitirse a la dependencia por el contenido de la comunicación se considere sea la competente. En el caso que no se tenga claridad sobre la dependencia competente se informará a la persona delegada por la Secretaría General para que decida el trámite correspondiente.

Si existe incongruencia entre el nombre y el cargo del servidor público, el Equipo de Trabajo de Gestión Documental remitirá la correspondencia a la dependencia mencionada en el sobre.

Toda correspondencia dirigida a los funcionarios en cuyo sobre o encabezado se mencione el cargo, se presumirá que es correspondencia oficial y será radicada.

4.2.6. Recibo de Correspondencia Interna.

La correspondencia interna denominada comúnmente como MEMORANDOS inicia el proceso desde el sistema INFODOC, siguiendo las instrucciones dadas en el sistema, su distribución de igual manera se hará virtual y el soporte papel deberá ser entregado al archivo para su integración en el expediente correspondiente a la oficina productora.

4.2.7. Recibo de Correspondencia Oficial Confidencial.

Identificada por la palabra confidencial y/o privado, se le debe dar un trámite de especial reserva, se radicará con la información que se pueda obtener del sobre y su trámite se hará sin abrirlo, enviándolo a su destinatario.

Igual trámite se dará a los documentos que tiene reserva como las investigaciones preliminares, los pliegos y autos de cargos que formulen la Procuraduría General de la Nación y demás órganos de control dentro de los procesos disciplinarios y de responsabilidad fiscal, lo mismo que los respectivos descargos.

En caso que por desconocimiento del contenido se abra un sobre que con tenga documentos que tiene reserva, inmediatamente se detecte el hecho se procederá a cerrar el sobre nuevamente y se dará tramite con reserva de su contenido.

4.2.8. Correspondencia Personal.

Es la que viene dirigida a los diferentes servidores públicos del Fondo Adaptación, pero- que no tiene carácter oficial y es de interés particular.

El Equipo de Trabajo de Gestión Documental no será responsable del trámite de este tipo de correspondencia. Los servidores públicos del Fondo deben abstenerse de dar como dirección para su correspondencia particular la del Fondo Adaptación. En caso que llegue un documento el servidor público destinatario deberá acercarse para retirarlo. En todo caso no se firmará recibido y/ o utilizará sello en constancia de recibo de correspondencia particular.



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El Equipo de Trabajo de Gestión Documental cumplirá con lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Nacional, el cual garantiza la inviolabilidad de la correspondencia, de las cartas y documentos privados, señalando que solo podrán interceptarse o registrarse mediante orden de funcionario competente y con el único objeto de buscar pruebas judiciales.

4.2.9. Derechos de Petición, Tutelas y Licitaciones

El Equipo de Trabajo de Gestión Documental dará trámite prioritario para su entrega in- mediata los derechos de petición, tutelas y propuestas de procesos licitatorios.

4.2.10. Despacho de Correspondencia Externa

El despacho de la correspondencia oficial hacia sus destinatarios será realizado exclusiva- mente por el Equipo de Trabajo de Gestión Documental directamente o por intermedio de las empresas con las cuales se contrate el servicio.

No obstante lo anterior, una vez cumplida la radicación de la correspondencia externa, y dependiendo la necesidad y premura, un servidor público autorizado podrá efectuar su entrega. De ocurrir esto el Equipo de Trabajo de Gestión Documental no se hará responsable del trámite realizado, dejará constancia de la entrega del documento original al servidor público autorizado, exigiendo nombre firma en la copia del mismo.

4.2.11. Servidores Públicos Autorizados para Firmar la Correspondencia

Solo podrán firmar correspondencia externa el Gerente General, la Secretaría General, Subdirectores, Jefes de Oficinas Asesoras y todos aquellos que en desarrollo de disposiciones legales tengan obligación de certificar o remitir información de carácter oficial. Cuando por razones del servicio se haga indispensable que algún servidor público no facultado para firmar correspondencia lo deba hacer, dicha facultad le podrá ser asignada de conformidad con las siguientes consideraciones:

La asignación s e debe efectuar por escrito, comunicándola a la Secretaria General

del Fondo Adaptación. La asignación debe ser específica, determinando claramente el tipo de asunto que

tratará la correspondencia que se autoriza firmar. La asignación debe fijar el término de la misma en forma precisa y debe recaer di-

rectamente en la persona que se autoriza. La asignación debe versar sobre correspondencia que sea competencia del

funcionario que la otorga.

En todo caso, ningún servidor público podrá firmar por otro no se podrá anteponer la pre- posición "Por Poder'' la firma será autógrafa. En ausencia del funcionario que deba firmar, será el superior jerárquico inmediato quien firme y en ausencia de este firmará el mediato.



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5. ELABORACIÓN, RADICACIÓN Y TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA PRODUCIDA POR LA ENTIDAD. ANEXO 2 SUBPROCESO TRAMITAR Y ENVIAR CORRESPONDENCIA 12.10

5.1 Objetivo

Dara conocer los aspectos que se deben seguir en la elaboración, radicación y trámite de la correspondencia interna y externa producida por la Entidad.

5.2. Correspondencia Interna

5.2.1. Memorandos. El documento se elabora utilizando el Sistema de Información de Correspondencia INFODOC implementado por el Fondo Adaptación, el cual cuenta con la plantilla del formato, en donde el usuario deberá diligenciar el contenido del mismo, siguiendo en todo caso las instrucciones contenidas en el manual de usuario de INFODOC.

El envío del documento a través de la red interna, se entiende entregado desde el mismo momento de su numeración.

Es responsabilidad de todos los funcionarios del Fondo Adaptación, revisar a diario la aplicación el Sistema de Información de Correspondencia INFODOC a fin de dar trámite a los asuntos asignados por este medio, la no consulta no exonera de la obligación de dar respuesta oportuna.

5.2.2. Oficios. Para la elaboración y trámite de este tipo de documentos, se implementarán los procedimientos que se describen a continuación:

Elaboración Registro de Información Envió por correo electrónico Envió físico por mensajería Radicado

5.2.2.1 Elaboración. El documento se elaborará por parte del funcionario del área competente en la plantilla dispuesta en el Sistema de Información de Correspondencia INFO- DOC el cual una vez se finalice cargará el documento como un PDF con firma digital.

5.2.2.2 Registro de Información. Registrar la respuesta en el Sistema de Información de Correspondencia INFODOC el cual generará un consecutivo y cargará el documento en PDF elaborado previamente, en caso de tener anexos, éstos se digitalizarán y anexarán como PDF por parte del funcionario del área competente.



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5.2.2.3 Envió por Correo Electrónico. Si el medio de entrega del oficio es a través de correo electrónico, los destinatarios relacionarán en el Sistema de Información de Correspondencia INFODOC, al Equipo de Trabajo de Gestión Documental directamente o por intermedio de las empresas con las cuales se contrate el servicio hará la impresión de una copia que será remitida al archivo físico.

Este proceso pasará por un proceso de transición que inicia el 1 de diciembre de 2016 y culmina el 30 de junio de 2016 donde paulatinamente los funcionario y/o contratistas deberán implementar las políticas y lineamientos establecidos en el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos que busca eliminar la impresión de correos electrónicos.

5.2.2.4 Envió Físico por Mensajería. Si el medio de entrega del oficio se debe hacer físicamente por medio del servicio de mensajería, el funcionario del área competente generará el número de copias requerido para el envió de la correspondencia y las entregará al Equipo de Trabajo de Gestión Documental, quienes se encargarán de hacer la entrega a la empresa de mensajería contratada para tal fin se realizará por medio de planilla de entrega.

5.2.2.5 Radicado. Una vez se recibe el radicado físico por parte de la empresa de mensajería, éste se digitaliza para anexarlo como PDF asociado al número consecutivo asignado por el Sistema de Información de Correspondencia INFODOC durante el registro de la información.

5.2.3. Identificación de la Dependencia Productora: Para facilitar el manejo de la correspondencia y proporcionar una codificación que permita hacer fácil referencia a ella, todas las dependencias productoras de documentos del Fondo estarán identificadas por un código establecido según las Tablas de Retención Documental TRD. Estos códigos son de uso obligatorio.

5.2.4 Asignación y Utilización del Código: La sigla es la identificación de cada una de las dependencias autorizadas para elaborar correspondencia y se encuentra establecida conforme a la estructura orgánica del Fondo.

Cualquier modificación o asignación del código, solo podrá efectuarse con autorización del Equipo de Trabajo de Gestión Documental o la aprobación del Comité de Archivo del Fon- do Adaptación.

En el trámite de la correspondencia el código a utilizar será el correspondiente a la dependencia que la elaboró.



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5.2.5. Servicio Interno de Mensajería

Los originales de la correspondencia que llega y produce el Fondo, así como, sus anexos, serán tramitados a través del Sistema de Información de Correspondencia INFODOC y los documentos físicos serán entregados al Equipo de Trabajo de Gestión Documental para su inclusión el expediente según lo establecido en las Series y Subseries Documentales.

Para el préstamo de los documentos, de ser estrictamente necesario, se deberá hacer la solicitud a través del Sistema de Información de Correspondencia INFODOC, en donde un funcionario de Archivo se encargará de realizar el procedimiento establecido para tal fin.



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CAPÍTULO II – DEL ARCHIVO

1. Objetivo

Dar a conocer los diferentes componentes de la estructura del Sistema de Gestión Documental en relación con el archivo y describir el proceso que se debe cumplir en la administración de los documentos para un fácil, exacto y oportuno suministro de la información.

2. Fundamentos Generales de Archivo

2.1. Archivo: Conjunto de documentos acumulados por la Institución en su proceso natural y permanente de gestión en razón de sus funciones y actividades que deben conservarse para servir de referencia, testimonio e información.

2.2. Documento: Es el testimonio de la actividad de la Institución fijado en un soporte durable.

2.3. Proceso Natural: Es producto del crecimiento documental resultante de la actividad institucional. La producción documental en el Fondo será sometida a lo estipulado en el presente manual y será por tanto organizada, seriada, codificada y centralizada en archivos de gestión.

3. Estructura del Sistema de Archivo

El Sistema de Archivo hace parte del Sistema de Administración Documental, para lo cual cuenta con estructura y procesos propios.

3.1. Archivos de Gestión: Son los documentos producidos y recibidos por la Entidad en el desarrollo de las funciones y actividades, en esta fase permanecen los documentos hasta que su trámite administrativo haya terminado. El nivel de consulta es alto.

La entidad debido a la falta de espacio para el almacenamiento de documentos cuenta con un Archivo de Gestión Centralizado, donde traslada de forma semanal la documentación producida durante este periodo.

3.2. Archivo Central: Lugar donde se almacenan los documentos transferidos del Archivo de Gestión que no han perdido su valor administrativo, su consulta es menor.

3.3. Archivo Histórico: Documentos de archivo de conservación permanente por su valor histórico y probatorio. A la fecha, el Fondo de Adaptación no cuenta con Archivo Histórico.



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4. Procesos Aplicables

Fondo Adaptación cuenta con los siguientes Subprocesos aplicables al desarrollo de las actividades para la adecuada gestión del Archivo de la Entidad:

12.07 Subproceso Implementación y Actualización de Tablas de Valoración Docu-

mental (TVD) 12.08 Subproceso Implementación y Actualización de Tablas de Retención Docu-

mental (TRD)

5. APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) ANEXO 3 SUB- PROCESO APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 12.12A

Para la aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) se llevarán a cabo las siguientes actividades:

1. Apertura de series documentales

2. Depuración 3. Ordenamiento cronológico 4. Foliación

5. Eliminación de materiales metálicos 6. Rotulado 7. Entrega al Archivo de Gestión Centralizado

5.1. Apertura de series Documentales. Cada una de las dependencias cuenta con sus respectivas TRD que les servirá de herramienta para identificar las series y subseries documentales que le corresponden, tomando esta información como referencia, se marcarán los documentos por medio de separadores o guías escribiendo en imprenta, mayúsculas sostenidas, el código y el nombre de la respectiva serie (en el borde superior - centrado).

5.2. Depuración. Consiste en separar la documentación que no posee valores primarios ni secundarios; es decir, copias, duplicados y documentos de apoyo; una vez identificados estos documentos es necesario elaborar el inventario correspondiente con el fin de pre- sentar la propuesta de depuración ante el Comité de Archivo; el cual elaborará el Acta de eliminación documental por selección natural o depuración.

5.3. Ordenamiento Cronológico. Se ordenan atendiendo al orden ORIGINAL en que fueron elaborados, es decir, la fecha más antigua al principio de la carpeta y la fecha más reciente al final (de izquierda a derecha).

5.4. Foliación. Se numera cada folio en el momento que se genere. Para los fines pertinentes se debe utilizar lápiz de mina negra y escribir el número en el vértice superior de- recho de cada folio, anotando un número por folio. La foliación diaria evita que existan



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faltantes inexplicables en la numeración como sucede cuando se efectúa la foliación al momento de la transferencia. Si se encuentra una numeración anterior no debe corregirse a menos que se detecte error. En tal caso se tacha la numeración anterior trazando una línea diagonal y se numera nuevamente. Los planos o documentos que por su tamaño deban doblarse, se folian una sola vez. Los impresos insertos en la unidad documental tales como folletos, estudios, boletines o plegables se numeran en un solo folio y en orden consecutivo, registrando en el campo de notas del inventario el número de folio del impreso, título, año y número total de páginas que lo conforman.

5.5. Eliminación de Materiales Metálicos. Debe eliminarse todo tipo de material metálico como ganchos de cosedora, ganchos legajadores, clips, etc.

5.6. Rotulado. Las unidades de conservación (carpetas) deberán marcarse con los siguientes datos:

Entidad: FONDO ADAPTACIÓN

Oficina Productora: Nombre de la Unidad Administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones

Serie: Nombre de la Serie con su respectivo código Subserie: Nombre de la Subserie con su respectivo código

Asunto: Resumen del contenido de la carpeta Fecha Inicial: Fecha con la que inicia la carpeta

Fecha Final: Fecha con la que termina la carpeta No. de folios: cantidad de folios de la carpeta

No. de Carpeta: Cantidad de carpetas con el mismo asunto

No. de Caja: Número de caja en el que está ubicada la carpeta

Así mismo, las cajas deberán identificarse con la siguiente información mediante rotulo adhesivo tamaño media carta:

Entidad: FONDO ADAPTACIÓN

Oficina Productora: Nombre de la Unidad Administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones

Serie: Nombre de la Serie con su respectivo código Subserie: Nombre de la Subserie con su respectivo código

No. de Carpetas: Cantidad de carpetas almacenadas

No. de Caja: Número de caja No. Consecutivo: (Se deja en Blanco para ser diligenciado por el personal de

Gestión Documental) No. Correlativo: No. de caja de la serie: (Se deja en Blanco para ser diligencia-

do por el personal de Gestión Documental)



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5.7 Entrega al Archivo de Gestión Centralizado. Coordinar con el equipo de trabajo o sector responsable de la entrega la fecha en la que se realizará la verificación puntual del Formato Único de Inventario Documental FUID con el contratista. Culminado el punteo se dará visto bueno para la radicación de la información y firmarán acta de recibo de documentos de acuerdo a la ley General de Archivos y demás normatividad

La entrega de la documentación se realizará mediante carta para radicación en la cual se deben relacionar cada uno de los anexos, si estos exceden los 50 folios el contratista debe entregar en CD la información a radicar en formato PDF.

No se aceptarán documentos que enuncien el envío de anexos si no vienen los soportes o en su defecto nota de observación ubicando la fuente donde reposan.

Verificada la carta de radicación se procederá a la recepción física de la documentación por el personal del Contratista, el cual será el responsable de trasladar la documentación al lugar establecido para su custodia.

El punteo de documentación puede realizarse en las bodegas de almacenamiento si el volumen documental lo amerita.

6. CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN ANEXO 4 SUBPROCESO ACCESO Y CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN 12.13.

6.1. Horario de Consultas

La solicitud de consultas se puede hacer en cualquier momento por medio del Sistema de Información INFODOC o a través de correo electrónico enviados al contratista desde cuentas de correo electrónico cuyo dominio haga parte del Fondo de Adaptación.

6.2. Tiempo de Entrega de Consultas

Las entregas de documentos consultados se realizarán de lunes a viernes de la siguiente manera:

Solicitudes de consulta enviadas antes del mediodía serán entregadas en las ho-

ras de la tarde del mismo día de la solicitud. Solicitudes de consulta enviadas después del medio día serán entregadas en las

horas de la mañana del día siguiente de la solicitud. Solicitudes de consulta de carácter urgente se entregarán dentro del transcurso a

las tres horas siguientes a la solicitud.



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6.3. Formas de Acceder a la Documentación

El acceso a los documentos consultados se puede hacer de la siguiente manera:

Directamente en la bodega donde se encuentra ubicado el Archivo de Gestión Centralizado.

Mediante el traslado de la documentación solicitada a las oficinas de Fondo Adaptación.

Por medio del envió de las imágenes de la información solicitada por correo electrónico al solicitante, mediante la digitalización de los documentos.

6.4. Consulta de la Documentación

Para la consulta de los Archivos de Gestión que se encuentran custodiados en el Archivo de Gestión Centralizado, se llevarán a cabo las siguientes actividades:

1. Solicitud 2. Verificación de perfil de usuario 3. Búsqueda física

4. Entrega al solicitante 5. Consulta y devolución

6.4.1. Solicitud. Cada una de las dependencias puede realizar la consulta de los documentos del Archivo de Gestión entregado en custodia al Archivo de Gestión Centralizado por medio del Sistema de Información Documental INFODOC o a través de correo electrónico.

6.4.2. Verificación del Perfil del Usuario. El contratista se encargará de verificar que el funcionario que solicita la documentación cuente con los permisos necesarios para acceder a ésta de acuerdo al perfil asignado en el momento de la creación del su usuario en el Sistema de Información INFODOC.

En caso que éste no cuente con los permisos necesarios se dará aviso al Coordinador de

Gestión Documental para que apruebe la consulta.

6.4.3. Búsqueda Física. El contratista se encargará de realizar la ubicación física de los documentos, teniendo en cuenta el mapa topográfico de la bodega donde son custodiados los documentos.

6.4.4 Entrega al Solicitante. Una vez los documentos son ubicados físicamente, se registran en el Formato de Entrega y Devolución de préstamos y en el Sistema de Información INFODOC detallando la forma en que el usuario requiere acceder a la información: Consulta directamente en la bodega, los documentos se van a trasladar a Fondo Adaptación o si se envían las imágenes por medio de correo electrónico.



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6.4.5. Consulta y Devolución: Consultar la información en los documentos solicitados y hacer la devolución al Archivo de Gestión Centralizado, éste dejará el registro de la entrega en el formato de Entrega y Devolución de préstamos y en el Sistema de Información INFODOC

6.5 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS ANEXO 5 SUBPROCESO DIS- POSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 12.14

6.5.1. Herramientas Archivísticas

Las Tablas de Retención Documental TRD es un instrumento que establece la disposición final de los documentos del Fondo Adaptación las cuales pueden ser:

Conservación Total:

Identificada la documentación que será conservada, la Secretaría General deberá acordar

visita de inspección por parte del Archivo General de la Nación, quienes verificarán la documentación a transferir y establecerán las condiciones de la Transferencia.

FONDO ADAPTACIÓN tendrá un tiempo prudencial para realizar los ajustes a los que haya lugar y realizará la transferencia respectiva al AGN en la fecha Acordada.

El Inventario de Transferencia Documental, deberá mantenerse publicado en la página Web para consulta.

Eliminación Documental

Eliminación física de documentos que perdieron su valor basados en las TRD. Esta fase inicia con la solicitud del cliente presentando el Acta de Aprobación de la

Documentación por parte del Comité Interno de Archivo y culmina con la eliminación de la documentación

La eliminación de documentos de Archivo deberá estar basada en las Tablas de Re- tención Documental, y deberá ser aprobada por el correspondiente Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo, según el caso.

Previo a la aprobación de la eliminación la entidad debe realizar las siguientes actividades:

Por un periodo de treinta (30) días deberá publicar en la página Web de la entidad, el inventario de los documentos que han cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser eliminados, de forma que los ciudadanos puedan enviar sus observaciones sobre este proceso al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo, según el caso.

Las observaciones deberán ser revisadas por el comité para lo cual contarán con

sesenta (60) días. Los comentarios y las respuestas deberán ser publicados en el sitio Web de la entidad.

Surtidas estas actividades el Comité debe aprobar mediante Acta de eliminación de Documentos, la cual suscribirán el Presidente y el Secretario del Comité.



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Las actas de comité y el Inventario de la Documentación a eliminarse conservarán

permanentemente y se deberán mantener publicadas en la página Web para consulta.

6.5.2 Disposición Final

Para la disposición final de los documentos, se llevaran a cabo las siguientes actividades:

1. Verificación TRD 2. Identificar disposición final de los documentos

3. Transferencia al Archivo Histórico 4. Eliminación documentación

6.5.3 Verificación TVD y TRD. Revisar las Tablas de Retención Documental (TRD) para identificar los documentos a los que les es aplicable la Disposición Final por cada una de los equipos de trabajo de FONDO ADAPTACIÓN.

6.5.4 Identificar Disposición Final de los Documentos. Identificar disposición final de los documentos de acuerdo a la verificación realizada.

6.5.5 Transferencia Archivo Histórico. Identificar los documentos que se transferirán al Archivo Histórico para coordinar con el Archivo General de la Nación visita de verificación de la documentación a transferir y acordar las condiciones de transferencia.

6.5.6 Eliminación Documentación. Identificar, clasificar y verificar la documentación que según las TRD debe ser eliminada, elaborar la relación de la misma para citar al Comité de Archivo quienes aprobarán la eliminación y dictaminarán el método para la disposición final. Una vez acordada y aprobada se llevará a cabo la disposición final.

6.6 REENVIO DE DEVOLUCIONES DE COMUNICACIONES POR PARTE DE LA EM- PRESA DE MENSAJERIA EXTERNA 12.XXX

El Fondo Adaptación cumpliendo con su misión genera oficios, comunicaciones y demás documentos que por su importancia son enviados mediante una empresa de mensajería externa los cuales pueden llegar a ser devueltos por los siguientes motivos:

Dirección errada

No reside Desconocido Reusado Cerrado Fallecido Fuerza Mayor



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No existe el número No reclamado No contactado Apartado clausurado

En caso de presentarse la devolución el funcionario del Equipo de Gestión Documental encargado de manejar las devoluciones informará a la dependencia las devoluciones recibidas y su causal.

El comunicado y el comprobante de devolución deberán ser archivados por el Equipo de Gestión Documental en el Expediente.

Si es la primera devolución del documento, el Funcionario / Colaborador verificará los datos con el peticionario, expedirá nuevamente el documento con un nuevo radicado con fecha actual y realizará el reenvío de la comunicación.

Si es la segunda vez de devolución el Funcionario / Colaborador expedirá un nuevo radicado con la información, la entregará físicamente al Equipo de Atención al Ciudadano y mediante un correo electrónico a [email protected], solicitará su publicación en la página web y en la cartelera de la entidad, esta publicación durará 15 días en los sitios enunciados y posteriormente se archivará en el expediente.

mailto:[email protected]


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ANEXOS


Manual de Archivo y Correspondencia del Fondo Adaptación · 4.4.4 correspondencia personal 4.5...

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