Correu UPC a GmailFebrer 2020

Què és el correu UPC?

El correu UPC és un servei TIC que inclou:● Bústia de correu electrònic (domini @upc.edu)● Agenda● Llibreta d’adreces personal (contactes) i corporativa de la UPC

(directori).

Disposen d’aquest servei:● PAS/PDI● Jubilats

Els estudiants disposen d’una adreça de correu sense bústia.Tota la informació és a serveis TIC

Bones pràctiques del correu

Què hem de tenir en compte quan utilitzem el correu?

A l’hora d’enviar un correu hem de pensar en la seguretat de la informació i la sostenibilitat del sistema

Seguretat

Quan enviem dades confidencials per correu electrònic, cal que enviem el correu xifrat.Quan enviem documents amb dades sensibles o confidencials, cal que enviem enllaços a espais compartits que requereixin usuari i contrasenya per visualitzar-los o editar-los.

SostenibilitatL’espai d'emmagatzematge utiliza recursos.

● Arxiva els missatges necessaris● No reenviïs tot el contingut: Esborra el text i fitxers adjunts que ja s’havien enviat● Envia enllaços enlloc d’adjuntar fitxers

Altres eines

● FileSernder: Intercanvi de fitxers● Llistes: myList i llistes: https://serveistic.upc.edu/ca/mylist● Comunitats: Espai col·laboratiu: https://serveistic.upc.edu/ca/comunitats-upc

IMPLICACIONS DEL PROJECTE DE CORREU

UPC AL NÚVOL

Correu, calendari i contactes

SOGOOn Premises

Control total sobre infraestructura i dades Costos elevats (infraestructures, administració i evolució) Dificultat per mantenir les últimes tendències Dificultat de sincronització amb mòbils

Microsoft ExchangeOn Premises

Control total sobre infraestructura i dades Costos elevats (infraestructures, administració i evolució)

Microsoft Office 365 Cloud

Infraestructura i dades al núvolAltes prestacions Gestió de la identitat local

Google G Suite Cloud

Infraestructura i dades al núvolAltes prestacions Gestió de la identitat local

NextcloudOn Premises

Costos elevats (infraestructures, administració i evolució)Dades locals amb política de seguretat UPCDificultat per mantenir les últimes tendències

Microsoft One DriveCloud

Infraestructura i dades al núvolAltes prestacions Gestió de la identitat local

Google DriveCloud

Infraestructura i dades al núvolAltes prestacions Gestió de la identitat local

Fitxers

Les alternatives locals contemplen servei de correu, agenda i fitxers amb Nextcloud per a tot el PAS i PDI i les opcions al núvol inclouen també als estudiants. Es poden fer escenaris híbrids amb espai personal de fitxers al núvol i espais de grup en local.

PETIC - Alternatives

correu UPC al nùvol antecedents

Es fa un estudi sobre el correu UPC i s’analitza si es passa al núvol (Microsoft i Google) o es queda on premises. La conclusió de l’estudi és mantenir el correu on premises donat que cap dels dos proveïdors complia la normativa europea de protecció de dades i no oferien garanties suficients per a migrar el correu.

~120 h(estudi)

S’integra el correu UPC a una única plataforma. Es migra Lotus Notes i K2PIM a Horde i es fa un projecte de renovació tecnològica. El correu es desplega a tot el PDI i PAS amb domini @upc.edu. El correu i agenda del Consell de Direcció es deixa a Google per problemes de funcionalitats amb l’agenda i sincronització amb dispositius mòbils.

~5.700 h

Migració d’Horde a SOGO per intentar solventar els problemes de funcionalitats de l’agenda i la seva sincronització amb dispositius mòbils. La infraestructura de correu no canvia i es fan canvis en la plataforma d'agenda i accés web al correu.

~1.140 h

Continuen els problemes de funcionalitats de l’agenda i sincronització amb dispositius mòbils. Es migra el correu i l’agenda de l'equip rectoral a Google.

No significatiu

Iniciativa PETIC I10 amb els objectius de disposar dels serveis sempre en tendència i amb la millor relació cost i efectivitat. Totes les eines dels escenaris compleixen amb el reglament europeu de protecció de dades (RGPD). És important tenir en compte que la seguretat de les dades també depèn de l'ús que els usuaris facin d'elles, compartint informació sensible amb altres persones fora de la institució.

Depèn de l’escenari

2013

2015

2019

20172018

Sogo (pas/pdi)Nextcloud (pas/pdi)

Exchange (pas/pdi)MS Office 365 (est)

MS Office 365(tothom)

Google G Suite(tothom)

Espai 5 GB bústia20 GB disc

5 GB bústia100 GB (est)

100 GB bústia1 TB disc

Il·limitat de bústiaIl·limitat de disc

Recuperació correus

Backup diari(finestra de 28 dies)

Backup diari (finestra de 28 dies) Fins a 30 dies Fins a 30 dies

Log d’activitatÚltims 4 anys

d’encaminament dels missatges

Últims 4 anys d’encaminament dels missatges

Últims 30 dies(es pot configurar per

mantenir fins a 7 anys)

Últims 30 dies(amb Google Vault pot

ser indefinidament)

Dominis de correu Il·limitat Il·limitat 900 dominis de

segon i tercer nivel 600 dominis

Identitat LDAP local

Active Directory local

Active Directory local (sincronitzat)

LDAPlocal (sincronitzat)

Visió funcional

Sogo (pas/pdi)Nextcloud (pas/pdi)

Exchange (pas/pdi)MS Office 365 (est)

MS Office 365(tothom)

Google G Suite(tothom)

Propietat deles dades UPC UPC UPC UPC

PrivadesaNo es tracten

les dadesNo es cedeixen

les dades

No es tractenles dades

No es cedeixenles dades

No es tractenles dades

No es cedeixenles dades

No es tractenles dades

No es cedeixenles dades

Certifiicatsde seguretat ISO 27001 ISO 27001

ISO 27001ISO 27017ISO 27018

ISO 27001ISO 27017ISO 27018

Seguretat de la informació ENS ok ENS ok ENS ok ENS ok

Ubicació deles dades Local Local CPD a Europa CPD

EEUU o Europa

Visió seguretat i privadesa

correu UPC al nùvol

▪ Acord de Govern 8 d’octubre 2019: https://govern.upc.edu/ca/consell-de-govern/consell-de-govern/sessio-05-2019-del-consell-de-govern/comissio-d2019economia-i-infraestructures/aprovacio-de-la-migracio-del-correu-electronic-corporatiu-de-la-upc-al-nuvol

• Conveni UPC - Google ---> Google Suite for education

▪ Noticia UPC: Més prestacions en el correu electrònic i l’emmagatzematge amb la migració a Google G Suite: https://www.upc.edu/ca/sala-de-premsa/noticies-pdi-pas/mes-prestacions-en-el-correu-electronic-i-lemmagatzematge-amb-la-migracio-a-google-g-suite

ABAST DEL PROJECTE D’ACTUALITZACIÓ AL CORREU V3 (GMAIL)

Què és “el núvol”?

El núvol és un espai a internet que emmagatzema dades i aplicacions (webAPPs) que ens permeten

gestionar aquestes dades

DADES

APLICACIONS(webAPPs)

El correu UPC actual ja està al núvol!

Com modifiquem les dades? (recupero i llegeixo correus i creo i modifico carpetes)?

Des d’un programa instal·lat a l’ordinador que accedeix a les dades al núvol.

DADES(correus i carpetes)

APLICACIONS

El correu UPC actual ja està al núvol!

DADES(correus i carpetes)

APLICACIONS (webAPPs)

CORREU.UPC.EDU

Com accedim a les aplicacions (webAPPs)?

Des d’un navegador instal·lat a l’ordinador amb una adreça URL

Núvol de Google = GSuite for education

Els serveis de google amb suport ATIC fase 1

Compte: Identitat UPC a Google i configuració

Gmail: Contacta en qualsevol moment amb persones de dins i fora de la UPC amb identitat corporativa.

Calendar: Organitza el teu temps i les reunions de forma àgil.

Contactes: Troba fàcilment qualsevol contacte de la UPC de forma segura.

Xat: Comunica’t de forma instantània per text i amb històric

Meet: Comunica't de forma instantània per àudio videoconferència.

com navego per les webAPPs de Google

explicació del menú

identitat corporativa

foto identificativa usuari

explicació del menú

menú d’APPs

explicació del menú

ajuda, formació, notificacions i suggeriments

CONEIX ELCORREU V3 (GMAIL)

Visió integrada xat-gmail

Barra lateral a tots els serveis (1/2)

Barra lateral a tots els serveis (2/2)

Diversos calendaris en un

COM SERÀ L’ACTUALITZACIÓ

A CORREU V3 (GMAIL)?

Actualització a correu v3

Es farà per campus i edificis

Quan em tocarà actualitzar?

https://serveistic.upc.edu/ca/correuUPC/actualitzacio-v3/pla

Em donaran accés al correu v3 (Gmail)

DADES(correus i carpetes)

APLICACIONS (webAPPs)

Mantindré l’accés al correu UPC v2

DADES(correus i carpetes)

APLICACIONS (webAPPs)

DADES FINS L’ACTUALITZACIÓ

APLICACIONS (webAPPs)

ACCÉS LECTURA:

S’iniciarà un procés de còpia de correus i carpetes existents

DADES(correus i carpetes)

APLICACIONS (webAPPs)

DADES FINS L’ACTUALITZACIÓ

APLICACIONS (webAPPs)

ACCÉS LECTURA:

còpia de correus i carpetes

Hi entraré amb l’usuari de la intranet UPC

DADES(correus i carpetes)

APLICACIONS (webAPPs)

DADES FINS L’ACTUALITZACIÓ

APLICACIONS (webAPPs)

ACCÉS LECTURA:

Què passarà quan m’actualitzin de forma detallada?

1. Es crearà la bústia correu v3 (gmail).2. Enviarem un últim missatge a la bústia de correu v2.3. Posarem la bústia de correu v2 amb accés de només lectura.4. A partir d’aquest moment, tots els missatges arribaran a correu

v3 i els hauràs de contestar des de correu v3.5. Començarà la còpia6. Enviarem un missatge a correu v3 dient que ha acabat el procés

de còpia al cap d’hores o dies.

● Durant el procés no es perdrà cap correu.● Podreu continuar treballant amb el correu normalment

Tota la documentació actualitzada a serveis TIC: https://serveistic.upc.edu/ca/correu-v3-gmail/actualitzacio-v3/en-que-consisteix-lactualitzacio

Com me n’informareu?

https://serveistic.upc.edu/ca/correu-v3-gmail/actualitzacio-v3/tasques-previes

Com serà el correu de finalització?

El correu t’avisarà que ha acabat la còpia automàtica. Pot ser que:

- Alguns missatges no s’hagin pogut copiar degut a les restriccions de Google

- Alguns missatges no s’hagin pogut classificar i quedaran a la carpeta

QUÈ HE DE FER QUAN EM TOQUI

ACTUALITZAR?

Què he de fer quan em toqui actualitzar?

https://serveistic.upc.edu/ca/correu-v3-gmail/actualitzacio-v3/que-he-de-fer-el-dia-de-lactualitzacio

Reserva’t la primera estona del dia per:

Tasques prèvies opcionals

https://serveistic.upc.edu/ca/correu-v3-gmail/actualitzacio-v3/prepara-la-teva-bustia-per-lactualitzacio-opcional

Per facilitar el procés de còpia, pots realitzar diferents tasques opcionals

Quin suport tindré?

+ TIC assignat a la unitat

Documentació a serveis TIC

serveistic.upc.edu

Preguntes Freqüents (FAQs)

FAQCOM ACCEDEIXO AL

CORREU V3 (GMAIL)?

Podeu continuar accedint-hi igual! Caldrà afegir-hi la bústia de correu v3 (gmail)

https://serveistic.upc.edu/ca/correu-v3-gmail/documentacio/gmail-imap

DADES(correus i carpetes)

PROGRAMES INSTAL·LATS

Accés des de l’estació de treball (1/2)

Accés des d’un navegador (webAPP)correuv3.upc.edu

Accés des de l’estació de treball (1/2)

CORREU.UPC.EDU

Com accedim a la webAPP?

correuv3.upc.educorreuv2.upc.edu

Mantindràs l’accés durant 6 mesos,per garantir l’accés als correus i carpetes antics en tot moment

Accés amb l’usuari i contrasenya UPC(autenticació)

Documentació a Serveis TIC

Autenticació: Pas 1 de 2

ATENCIÓ: L’adreça electrònica és: nom.cognom@upc.edu

Autenticació: Pas 2 de 2

ATENCIÓ:nom.cognom(sense @upc)

I des de dispositius mòbils?

Des d’una APP nativa que es baixa al mòbil dels mercats

DADES(correus i carpetes)

ANDROID iOS Apple

Accés des del mòbil

Chrome https://play.google.com/store/apps/details?id=com.android.chrome&hl=es

https://apps.apple.com/es/app/google-chrome/id535886823

Gmail https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.gm&hl=es

https://apps.apple.com/us/app/gmail-email-by-google/id422689480

Calendar https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=es

https://apps.apple.com/es/app/google-calendar/id909319292

Contacts https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.contacts&hl=es

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.contacts&hl=ca

Hangouts Meet

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.meetings&hl=es

https://apps.apple.com/us/app/hangouts-meet-by-google/id1013231476

Hangouts Xat

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.dynamite&hl=es

https://apps.apple.com/us/app/google-hangouts-chat/id1163852619

Des del mòbil, també podem accedir a webAPPs

ANDROID(resta mòbils i tauletes)

iOS Apple(iPhone, iPAD)

CORREU.UPC.EDU CORREU.UPC.EDU

Pros i Contres de formes d’accedir al correu v3 Gmail

Programa/APP nativa WebAPP (PC/mòbil)

He d’instal·lar-me quelcom al dispositiu? SÍ des de la pàgina oficial del programa, l’APP Store, Microsoft Store o Google Play.

No cal

He d’actualitzar a la última versió? Sí, per seguretat. En les APPs és automàtic

No cal

Puc accedir-hi des d’un altre dispositiu? Sí, instal·lant-m’hi un programa d’escriptori remot i el mòbil encès

Sí, sense instal·lar res

Cal tenir internet per obrir el programa o APP? No Sí

Cal tenir internet per guardar les dades al núvol? Sí Sí

Puc guardar-me dades al dispositiu? Sí, si ho permet la APP Sí, si ho permet la webAPP

Puc compartir les dades? Sí, perquè estan al núvol Sí, perquè estan al núvol

Tinc les mateixes funcionalitats quan hi accedeixi des de qualsevol dispositiu?

No, depèn del programa o APP nativa que utilitzi

Principalment sí. Pot ser que hi hagi adaptacions per mòbil (llavors apretar l’opció versió escriptori). Pot ser que depèn del navegador hi hagi errors.

FAQ

ACCÉS A LES BÚSTIES GENÈRIQUES

3 opcions

L’accés a les bústies genèriques es pot fer de 3 maneres diferents:

1. Thunderbird. Funcionarà com fins ara. Només cal configurar la nova bústia.

2. Delegant la bústia genèrica al nostre compte des de correuv3.upc.edu

3. Obrint un altre compte de Chrome amb les credencials de la bústia genèrica a la mateixa estació de treball

Amb thunderbird s’accedirà a les bústies genèriques com fins ara

FAQ

DELEGAR BÚSTIES

Delegar bústia amb Gmail

Permet l’accés a la bústia d’una altra persona o bústia genèrica i podem veure’n els missatges i contestar amb el seu nom. Es veurà que hem

sigut nosaltres els que hem contestat.https://support.google.com/mail/answer/138350?hl=ca

https://www.youtube.com/watch?v=wVGqJR57Lcc

FAQ

TENIR DIFERENTS COMPTES A LA MATEIXA

ESTACIÓ DE TREBALL

Chrome navegador per utilitzar GSuite

Baixa’t el chrome: https://www.google.com/intl/ca/chrome/

Ajuda de google https://support.google.com/chrome/answer/95346?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=ca

Posa’t la sessió al chrome (opció 1/2)

1. Apreta Continua 2. nom.cognom@upc.edu 3. nom.cognom i contrasenya

4. Desa la contrasenya 5. Verifica la teva identitat. Apreta Continua 6. Activa la sincronització. Tindràs el mateix si ja havies

Posa’t la sessió al chrome (opció 2/2)

Personalitza el chrome per cada usuari

Personalitza el chrome per cada usuari

1. Apreta Continua 2. Selecciona les APPs pàgina inicial 3. Selecciona un fons per identificar-te

Joan personalJoan (joan.giralt@upc.edu)

Suport

Com obtinc suport?

També pots trobar informació a:- Google- Youtube- serveistic.upc.edu- ATIC

Més Preguntes?