CREACIÓN DE GRÁFICOS EN MICROSOFT OFFICE EXCEL

Vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. Así

resultará más sencilla la interpretación de los datos.

Terminología de los gráficos: Los términos más comunes que se utilizan en los gráficos son :

Filas: se refiere a la forma de ver el gráfico, si se elige en forma de filas el gráfico aparecerá en

forma horizontal.

Columnas: se refiere a la forma de ver el gráfico, si se elige en forma de columnas el gráfico

aparecerá en forma vertical.

Barras: es un tipo de gráfico tipo filas u horizontal.

Rango de datos: se refiere al conjunto de valores o datos que conforman el gráfico, que por lo

general es un conjunto de celdas.

Series: las son conjuntos de datos en forma de filas o columnas que tienen valores de un mismo

rubro o categoría, por lo cual sí hay más de uno se deben nombrar las series, colocando un

nombre significativo a los valores que representará en el gráfico.

Leyenda: es la serie o series que se mostraran en el gráfico, o de otra manera es un cuadro que

se puede colocar arriba, abajo, izquierda o derecha del área de trazado del gráfico, ésta

representará cada uno de los rubros o categorías de los valores graficados.

Área de trazado: el área de trazado de un gráfico es el cuadro interior del gráfico en donde se

muestran los objetos o figuras que representan los valores que se eligieron para graficar.

Cómo emplear los diferentes tipos de gráficos

Los diferentes tipos de gráficos que se muestran en la figura de abajo, ya que es el primer paso a

seguir después de seleccionar los datos a graficar, se emplean de muchas maneras, ya que estos

están creados de distintas maneras para representar valores o rangos de datos diferentes, por

ejemplo para mostrar un conjunto de valores tipo porcentaje y que pertenecen a un mismo conjunto

de datos, se debe elegir un gráfico circular o pastel que sería en este caso el ideal para representar

éste conjunto de datos. Los demás tipos de gráficos se emplean para representar otros tipos de

datos, por ejemplo para representar un rango de datos que comprende varios rubros o categorías

se debe utilizar un gráfico de columnas o barras.

Crear gráficos en Excel

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su

interpretación.

Para crear un gráfico en Excel, lo primero que debes hacer es organizar los datos que deseas

trazar. Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda “entender” la

información y crear el gráfico.

Observa el siguiente ejemplo de datos:

Una vez organizada la información debes seleccionar el rango completo para indicar a Excel que

trazará el gráfico utilizando como base dicha información:

Antes de continuar debo decir que es importante conocer los tipos de gráficos en Excel de manera

que puedas tomar la decisión adecuada sobre el gráfico a crear.

El siguiente paso para crear un gráfico en Excel es ir a la ficha Insertar, y dentro del grupo Gráficos

hacer clic en el tipo de gráfico que has decidido crear. Para este ejemplo he decidido crear un

gráfico de columnas por lo que haré clic sobre Columna y seleccionaré la primera de las opciones:

Justo después de haber seleccionado el gráfico que deseas Excel lo incrustará en la hoja:

Agregar títulos de eje a un gráfico

Cuando crea un gráfico, puede agregar títulos de ejes a cualquier eje horizontal, vertical o de

profundidad en el gráfico. Los títulos ayudarán a los usuarios que vean el gráfico a comprender de

qué tratan los datos. No puede agregar títulos de ejes a gráficos que no tengan ejes (como gráficos

circulares o gráficos de anillos).

1. Haga clic en cualquier parte del gráfico al que desea agregar títulos de eje.

2. Haga clic en el botón Elementos de gráfico Botón Elementos de gráfico junto a la esquina

superior derecha del gráfico.

3. Active la casilla Títulos de los ejes.

4. Los títulos de los ejes horizontales y verticales principales se agregan al gráfico.

5. Si su gráfico es un gráfico 3-D, o si tiene ejes horizontales o verticales secundarios, haga clic en

la flecha que se encuentra junto a Títulos de los ejes y, a continuación, haga clic en Más

opciones para seleccionar los títulos de los ejes de profundidad y secundarios que desea

agregar.

Haga clic en cada cuadro Título del eje que aparece en el gráfico y, a continuación, escriba el

texto que desea.

Para iniciar una nueva línea en el título, presione Mayús+Entrar.

Para aplicar formato a los títulos de ejes, haga clic con el botón secundario en ellos y, a

continuación, haga clic en Formato del título del eje para elegir las opciones de formato que

desea

Vincular títulos de eje en la hoja de cálculo

Si desea usar texto en la hoja de cálculo para el título del gráfico, puede vincular títulos de eje a las

celdas de la hoja de cálculo que contienen dicho texto. Los títulos vinculados se actualizan

automáticamente en el gráfico cuando se modifica el texto correspondiente en la hoja de cálculo.

1. En el gráfico, haga clic en un gráfico Título del eje.

2. En la hoja de cálculo, haga clic dentro de la barra de fórmulas y, a continuación, escriba un

signo igual (=).

3. Seleccione la celda de la hoja de cálculo que contiene el texto que desea usar para el título del

eje.

4. Presione ENTRAR.

Además de cambiar el texto de los títulos de eje, puede que desee cambiar las etiquetas de ejes.

También puede agregar un título de eje al gráfico.

Diseño de gráficos

Seleccionar un diseño de gráfico predefinido

1. Haga clic en el gráfico al que desea dar formato.

2. Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

3. En la ficha Diseño en el grupo Diseños de gráfico, haga clic en el diseño que desee usar.

Nota: Cuando se reduzca el tamaño de la ventana de Excel, los diseños de gráfico estarán

disponibles en la galería Diseño rápido del grupo Diseños de gráfico.

Sugerencia: Para ver todos los diseños disponibles, haga clic en Más .

Seleccionar un estilo de gráfico predefinido

1. Haga clic en el gráfico al que desea dar formato.

2. Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

3. En la ficha Diseño en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el estilo que desee usar.

Sugerencia Para ver todos los estilos de gráfico disponibles, haga clic en Más .

Nota Cuando se reduzca el tamaño de la ventana de Excel, los estilos estarán disponibles en la

galería Estilos rápidos de gráfico del grupo Estilos de diseño.

Sugerencia Los estilos de gráfico usan los colores del tema de documento actual que se aplica

al libro. Para cambiar los colores, puede cambiar el tema del documento. También puede

personalizar un documento para mostrar un gráfico con los colores específicos que desee.

Cambiar manualmente el diseño de elementos de gráfico

1. Haga clic en cualquier parte del gráfico o en el elemento del gráfico que desee modificar.

2. Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

3. En la ficha Presentación, siga uno o varios de estos procedimientos:

4. En el grupo Etiquetas, haga clic en la opción de diseño de etiqueta que desee cambiar.

En el grupo Ejes, haga clic en una opción de diseño para el eje o las líneas de división que desee

cambiar.

En el grupo Fondo, haga clic en una opción de diseño para el fondo que desee cambiar.

Las opciones de paredes, pisos y giro 3D se ofrecen en los gráficos 3D únicamente.

En el grupo Análisis, haga clic en una opción de diseño para las líneas o barras que desee agregar

o cambiar.

Según el tipo de gráfico, algunas opciones de análisis pueden o no estar disponibles.

Nota Las opciones de diseño que seleccione se aplicarán al elemento que haya seleccionado.

Por ejemplo, si está seleccionado todo el gráfico, las etiquetas de datos se aplicarán a todas las

series de datos. Si está seleccionado un único punto de datos, las etiquetas de datos se aplicarán

solamente a la serie de datos o al punto de datos seleccionado.

Sugerencias

En la ficha Diseño también puede encontrar opciones para agregar imágenes, formas o

cuadros de texto (grupo Insertar) y para cambiar el nombre del gráfico (grupo

Propiedades).

Para cambiar el formato de un elemento de gráfico específico, haga clic con el botón

secundario en dicho elemento y a continuación haga clic en Aplicar formato a <elemento

de gráfico>.

Cambiar manualmente el estilo de formato de elementos de gráfico

1. Haga clic en el elemento de gráfico que desee modificar o haga lo siguiente para seleccionarlo

de una lista de elementos de gráfico:

a) Haga clic en el gráfico.

Se mostrarán las Herramientas de gráficos con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

b) En la ficha Formato en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro

Elementos de gráfico y, a continuación, haga clic en el elemento que desee.

2. En la ficha Formato, siga uno de estos procedimientos:

a) En el grupo Selección actual, haga clic en Aplicar formato a la selección y luego, en el

cuadro de diálogo Aplicar formato a <elemento de gráfico>, seleccione las opciones de

formato que desee.

b) En el grupo Estilos de forma, haga clic en el botón Más Imagen del botón y a continuación

seleccione un estilo.

c) En el grupo Estilos de forma, haga clic en Relleno de forma, Contorno de forma o Efectos

de formas y luego seleccione las opciones de formato que desee.

d) En el grupo Estilos de WordArt, haga clic en una opción de estilo de WordArt o haga clic en

Relleno de texto, Contorno de texto o Efectos de texto y a continuación seleccione las

opciones de formato que desee.

Sugerencia Para cambiar el formato de un elemento de gráfico específico, haga clic con el botón

secundario en dicho elemento y a continuación haga clic en Aplicar formato a <elemento de

gráfico>.

Guardar un gráfico como una plantilla de gráfico

Si desea crear otro gráfico como el que acaba de crear, puede guardar el gráfico como una plantilla

que pueda usar como base para otros gráficos similares.

1. Haga clic en el gráfico que desea guardar como plantilla.

Se mostrará Herramientas de gráficos, con las fichas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Guardar como plantilla.

3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla.

Sugerencia A menos que especifique una carpeta diferente, el archivo de plantilla (.crtx) se

guardará en la carpeta Gráficos, y la plantilla estará disponible en Plantillas en el cuadro de diálogo

Insertar gráfico (ficha Insertar, grupo Gráficos, Selector de cuadro de diálogo Imagen del botón) y

en el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico (ficha Diseño, grupo Tipo, Cambiar tipo de gráfico).

Nota Una plantilla de gráfico contiene el formato del gráfico y almacena los colores que se

estaban usando al guardar el gráfico como plantilla. Cuando use una plantilla de gráfico para crear

un gráfico en otro libro, el nuevo gráfico usará los colores de la plantilla de gráfico y no los colores

del tema de documento aplicado actualmente al libro. Para usar los colores del tema del

documento en lugar de los de la plantilla de gráfico, haga clic con el botón secundario en el área

del gráfico y a continuación haga clic en Restablecer para hacer coincidir el estilo.

Añadir dibujos en la hoja de trabajo (formas)

En ocasiones es necesario desde la hoja de excel que estamos trabajando, no solamente realizar

operaciones sino también trabajar con dibujos y formas predeterminadas.

Excel presenta la facilidad de insertar formas o dibujos pre-diseñados o determinados y que

contiene en su galería.

La función para incluir dibujos o formas se encuentra en el botón Insertar de la barra de

herramientas

Siendo el ícono correspondiente

Por ejemplo si deseamos insertar una línea con punta de lanza.

a) Seleccionamos del botón Formas, la opción de línea con punta de flecha

b) Dibujamos en la hoja de trabajo nuestra línea con punta de lanza

c) Si observamos la barra de herramientas, se abre una nueva pestaña denominada

Herramientas de dibujo, útil si queremos cambiar el formato y estilo de la forma que hemos

creado

d) Por ejemplo, la siguiente imágen presenta las opciones para cambiar el estilo de la forma

de la fígura que hemos creado. En este caso la línea con punta de lanza

De igual manera, podemos crear una flecha con la punta hacia la derecha, en forma de bloque.

1. Para ello pulsamos el ícono Formas de la barra de herramientas

2. Seleccionamos la flecha de bloque con la punta hacia la derecha (que es la que deseamos

dibujar)

3. Dibujamos la flecha del tamaño que deseamos en la hoja de trabajo

4. Podemos accesar nuevamente a la pestaña que se abre con la creación de la forma

Herramientas de dibujo; y podemos cambiar su formato y estilo.

Crear organigramas

Desde Excel podemos crear organigramas sin salir de esta aplicación.

Para ello llevamos a cabo el siguiente proceso:

1. Nos ubicamos en la pestaña Insertar de la barra de herramientas

2. Buscamos el ícono SmartArt

3. Una vez pulsado el botón SmartArt, se desplega un menú de opciones de todas las formas que

acá se encuentran

4. Seleccionamos Jerarquía que corresponde a la elaboración de organigramas

5. Luego seleccionamos el tipo de gráfico de jerarquía que queremos

6. Ya una vez seleccionado, se habrá creado en la hoja de trabajo el tipo de organigrama que

hemos escogido

7. Para cambiar el formato de la letra, y seleccionar una mucho más pequeña que la que presenta

la plantilla. Seleccionamos cambiar tamaño de fuente de la barra de herramientas

8. Escribimos el organigrama que deseamos presentar, en el caso del ejemplo es uno sencillo que

muestra los niveles más importantes

Modificar organigramas

Podemos modificar el organigrama que ya hemos aprendido a crear en la lección anterior.

Por ejemplo si queremos aumentar un cuadro más que depende del gerente general, realizamos lo

siguiente:

1. Nos ubicamos en el rectángulo de la posición de Gerente General y pulsamos el botón derecho

del ratón, para desplegar el menú de opciones

2. Seleccionamos Agregar forma, seguido de la alternativa Agregar forma debajo, pues es el nivel

que deseamos crear

3. Se habrá creado en nuestro organigrama un rectángulo más bajo el Gerente General

4. Escribimos la nueva posición, Gerente de Compras

Si deseamos incrementar un nivel más, indicando los vendedores que dependen del Gerente de

Ventas, seguimos los pasos a continuación:

a) Nos ubicamos en la casilla Gerente de ventas y apretamos el botón derecho del ratón para

desplegar el menú de opciones

b) Seleccionamos Agregar forma, y más concretamente Agregar forma debajo

c) Se habrá creado en el Organigrama de nuestra hoja de trabajo un rectángulo más, donde

podremos escribir los datos deseados

d) Como son tres vendedores los que dependen del Gerente de Ventas, escribimos esta

información y ya tendremos nuestro Organigrama ya modificado