57Creación de tablas sin asistente (vista de diseño)

Creación de tablas sin asistente (vista de diseño)

Contenido

Vista de diseñoIniciar la creación de tablas en vista de diseño

Manipulando datos en una tabla

58 Estructura de base de datos

CreaCión de tablas sin asistente (vista de diseño)

Recordemos que la creación de tablas utilizando el asistente consiste en una serie de pasos que permitía al usuario crear tablas de una forma fácil, teniendo la ventaja de poder elegir el tipo de tabla con los campos ya asignados, permitiendo la posibilidad de cambiar los campos de la tabla según las necesidades del usuario.

En este capítulo conocerá otra forma de crear una tabla, personalizándola dependiendo del diseño que haya definido el usuario. Para realizar la creación de una tabla con estas caracterís-ticas, se hace uso de la vista de diseño del programa de Access.

vista de diseño.

La vista de diseño de Access nos permite crear tablas; partiendo de cero, personalizando sus características de acuerdo a lo establecido en el diseño previo de la base de datos. En esta vista usted podrá establecer el nombre de los campos, el tipo de dato que debe almacenar cada campo y una descripción sobre el campo. Otro aspecto es modificar las propiedades de cada campo con la finalidad de crear una tabla mas apegada a las necesidades de los usuarios.

iniCiar la CreaCión de tablas en vista de diseño.

Para crear una tabla en vista de diseño se tendrá que tener la visión de los datos que serán almacenados en una base de datos, ya que el usuario no tendrá una asistencia que pueda indicar el nombre de la tabla ni los campos que se pueden usar para guardar la información, Es importante la creación de una tabla bien diseñada donde al usuario final le sea fácil entender que tipo de dato será utilizado y almacenado. Para crear una tabla por medio de la vista de diseño se hará uso del diseñador de tablas.

Partes que conforman el diseñador de tablas.El diseñador de tablas es una herramienta de Access que permite visualizar y diseñar una sola

tabla de la base de datos a la que esta conectado. El diseñador de tablas se conforma de dos partes:

1) Explicación de los campos. Parte superior del diseñador de tablas que muestra una cuadrícula; donde cada fila representa un campo. En esta parte se establece el nombre del campo, tipo de dato y descripción del campo.

• Nombre del campo.

59Creación de tablas sin asistente (vista de diseño)

• Tipo de datos.

• Descripción.

2) Propiedades de los campos. Parte inferior del diseñador de tablas muestra las carac-terísticas (propiedades) adicionales de cualquier columna de datos seleccionada en la parte superior del diseñador de tablas. Estas características podrán ser modificadas de acuerdo a lo establecido en el diseño de su base de datos. Esta parte se compone de dos carpetas diferentes:

• Carpeta General. Contiene las propiedades de cada campo que ayudan a mejorar el funcionamiento de cada campo en la tabla.

• Carpeta Búsqueda. Especifica el tipo de control utilizado para mostrar el campo. Por ejemplo si el campo es de tipo texto, se puede establecer un tipo de control de cuadro de texto, cuadro de lista o cuadro combinado.

elaborar tablas en vista de diseño.Para elaborar una tabla a través de la vista de diseño debe realizar una serie de pasos que

a continuación se describen detalladamente.

Para elaborar una tabla en la vista de diseño debe realizar:

1) Abra la base de datos donde desea elaborar su tabla.

2) Seleccione [Menú Insertar | Comando Tabla]. Se visualiza el cuadro de dialogo Nueva tabla.

3) Seleccione la opción Vista de diseño y elija el botón Aceptar. De está manera se visualiza el Diseñador de tablas.

4) Escriba el nombre del campo en la columna Nombre del campo.

60 Estructura de base de datos

5) Seleccione el tipo de dato en la columna Tipo de datos.

6) Escriba una breve descripción sobre el campo en la columna Descripción.

7) Establezca las propiedades del campo. Se repiten los pasos del 2 al 7 según el número de campos que componen su tabla. Por ejemplo en una tabla que contenga 5 campos, estos pasos se repetirán 5 veces.

Una vez establecidas las características de los campos, se procede a guardar la tabla.

Para guardar la tabla realice:

1) Seleccione [Menú Archivo | Comando Guardar Como]. Se visualiza el cuadro de dialogo Guardar como.

2) Escriba el nombre de la tabla en el área Guardar tabla en.

3) Seleccione la opción Tabla en el área Como.

4) Seleccione el botón Aceptar. Access enviara un mensaje de alerta solicitando si desea crear una clave principal; en este momento especifique No (posteriormente se habla sobre las claves principales de una tabla).

61Creación de tablas sin asistente (vista de diseño)

Para cerrar una tabla debe realizar:

1) Seleccione [Menú Archivo | Comando Cerrar].

Otro aspecto que debemos considerar es la modificación de una tabla. Una tabla se puede modificar para agregar campos nuevos, eliminar campos o modificar las propiedades de un campo.

Presionar las teclas Control + W permite Grabar y salir del diseñador de tablas.

62 Estructura de base de datos

Para modificar una tabla debe realizar:

1) Abra la base de datos que contiene la tabla que desea modificar.

2) En el área de trabajo de la ventana Base de datos seleccione el nombre de la tabla a modificar.

3) Seleccione el botón Diseño . De está manera se encontrara en posibilidades de modificar su tabla.

Una vez que podamos modificar una tabla, debemos conocer como se pueden manipular los campos de la misma. Entendamos como manipulación el proceso de agregar, eliminar o reemplazar un campo ya que en ocasiones es común que tengamos que rediseñar nuestra tabla.

La manipulación de los campos se da siempre y cuando la tabla se encuentre activa a través del diseñador de tablas.

Para cambiar las características de un campo realice:

1) Seleccione el campo que desea modificar. De está manera podrá cambiar el nombre del campo, tipo de dato, descripción o las propiedades asignadas al campo.

Con un clic derecho sobre el nombre de la tabla y seleccio-nando la opción Vista de Diseño se modifica la tabla.

63Creación de tablas sin asistente (vista de diseño)

Para agregar un campo realice:

1) Seleccione la fila donde se desea agregar el campo.

2) Seleccione [Menú Insertar | Comando Fila]. De está manera se agrega el espacio para agregar el nombre del campo nuevo, así como también el tipo de dato, su descripción y establecer las propiedades del campo.

Para eliminar un campo realice:

1) Seleccione la fila que contienen el campo que desea eliminar.

2) Seleccione [Menú Edición | Comando Eliminar Filas].

64 Estructura de base de datos

Manipulando datos en una tabla.

La manipulación de datos en una tabla consiste en capturar información nueva, eliminar infor-mación o reemplazar información existente. Access nos permite copiar o cortar y posteriormente pegar la información de un campo, en otro campo de un registro diferente.

De ante mano hacemos la aclaración que para manipular los datos de una tabla, se debe encontrar abierta la base de datos correspondiente.

Para activar la tabla en modo de edición debe realizar una serie de pasos que se describen con detalle en los siguientes párrafos.

Para activar la tabla en modo de edición debe realizar:

1) Abra la base de datos que contiene la tabla que desea editar.

Para insertar o eliminar filas de un clic el botón derecho del mouse sobre la fila deseada y seleccione la opción Insertar filas ó Eliminar filas, según sea el caso.

65Creación de tablas sin asistente (vista de diseño)

2) En el área de trabajo de la ventana Base de datos seleccione el nombre de la tabla a editar.

3) Seleccione el botón Abrir . De está manera se encontrara en posibilidades de editar el contenido de su tabla.

agregar registro.En la manipulación de datos una de las actividades fundamentales es la de agregar registros

nuevos a su tabla. Por ejemplo si esta manipulando una tabla de artículos este proceso se efectúa en el momento que desee incorporar artículos nuevos a su tabla.

Para agregar registros nuevos debe realizar:

1) Abra la tabla en modo de edición.

2) Seleccione [Menú Insertar | Comando Nuevo registro]. De esta manera el puntero del registro se ubica al final para agregar información nueva a su tabla.

Para agregar registros a una tabla de doble clic sobre el nombre de la tabla

66 Estructura de base de datos

eliminar registro.La eliminación de registros de una tabla, llega a ser un proceso que nos permite mantener

nuestra base de datos de manera óptima; esto es, con la eliminación de registros de una tabla se provoca que la tabla no contenga información innecesaria. Los registros que debe eliminar son aquellos registros que ya no son necesarios en los procesos de la base de datos.

Para eliminar un registro debe realizar:

1) Abra la tabla en modo de edición.

2) Ubique el puntero de la tabla en el registro que desea eliminar

3) Seleccione [Menú Edición | Comando Eliminar registro]. De esta manera el registro seleccionado será eliminado de su tabla.

modificar registro.En la captura de información de una tabla, suceden situaciones donde se hace necesaria la

modificación de la información capturada, esto se da cuando existen errores de captura o cuando la información del registro es actualizada.

Para modificar un registro debe realizar:

1) Abra la tabla en modo de edición.

2) Ubique el puntero de la tabla en el registro que desea modificar. Y posteriormente ubique el cursor en el campo donde desea realizar cambios.

67Creación de tablas sin asistente (vista de diseño)

3) Presione la tecla de función [F2] para activar el modo de edición en el campo seleccio-nado.

realizar cambios de vista.Una tabla se puede visualizar de dos formas diferentes la vista de diseño y la vista de hoja.

Cada una de ellas tiene una función especifica que a continuación describiremos.

vista de diseño.

Esta vista nos permite establecer y modificar las características o propiedades de los campos de una tabla.

vista hoja de datos.

En la vista de hoja nosotros podremos agregar, eliminar y reemplazar registros a una tabla.

En el manejo de una tabla se podrá cambiar de la vista de diseño a la vista de hoja y viceversa con la finalidad de realizar cambios a los campos de la tabla o editar el contenido de la misma.

68 Estructura de base de datos

Para hacer el cambio de vista debe realizar:

1) Debe estar activa la tabla (en vista de diseño o en vista de hoja).

2) Seleccione [Menú Ver | Comando Vista de diseño ó Comando Vista hoja de datos].

práCtiCa.

En el siguiente caso supongamos que usted desea crear una base de datos para almacenar toda la información relacionada con los datos generales de sus familiares, amigos, compañeros de trabajo, etc. tal como si fuera una agenda personal. Para almacenar la información que requiere debe crear la tabla de datos utilizando el Diseñador de tablas.

Recordemos que en el diseño de la base de datos debe llevar a cabo los siguientes pasos:

1) Propósito de la base de datos.

Almacenar la información necesaria para llevar el control de su agenda personal. La base de datos se denominará «Agenda».

2) Tablas que conforman a la base de datos.

La base de datos «Agenda» se compondrá de una tabla denominada «Personal».

3) Campos que conforman a la tabla.

La tabla personal estará compuesta de los siguientes campos:

a) Código. Número que identifique los datos del registro.

b) Nombre. Almacenará el nombre de pila y los apellidos paterno y materno de la persona.

c) Domicilio. Nombre de la calle y número de la casa donde vive la persona.

69Creación de tablas sin asistente (vista de diseño)

d) Teléfono. Número telefónico de la casa donde vive la persona.

e) E-Mail. Correo electrónico de la persona.

4) Relaciones de las tablas.

Debido a que la base de datos se compone de una sola tabla, no es posible establecer relaciones de tablas.

5) Compruebe el diseño de su base datos.

Para comprobar el buen funcionamiento del diseño de su base de datos agregue registros a la tabla «Personal» y determine si la información capturada satisface los requerimientos para llevar el control de una agenda personal en Access.

Una vez que haya realizado el diseño de su base de datos debemos proceder a crearla en el programa de Access. Para crear la base de datos realice:

1) Seleccione [Menú Archivo | Comando Nuevo].

2) El en panel de tareas Nuevo archivo seleccione la opción Base de datos en blanco.

3) Especifique la carpeta donde desea guardar su base de datos en el área Guardar en.

4) Escriba el nombre «Agenda» en el área Nombre del archivo.

5) Seleccione el botón Crear.

De esta manera creo su base de datos para posteriormente crear el objeto de la tabla que almacene los datos generales de su agenda personal. Para crear la tabla debe realizar:

1) Verifique que se encuentre abierta la base de datos «Agenda». En caso de que no se encuentre activa, realice el proceso para abrirla.

2) Seleccione [Menú Insertar | Comando Tabla].

3) Seleccione Vista Diseño y elija el botón Aceptar.

4) Escriba el nombre del campo en la columna Nombre del campo.

5) Seleccione el tipo de dato en la columna Tipo de dato.

6) Escriba una breve descripción sobre el campo en la columna Descripción.

7) Establezca las propiedades del campo. Los pasos del 4 al 7 se repetirán según el número de campos que contenga su tabla. Debe considerar las especificaciones descritas en las siguientes tablas.

70 Estructura de base de datos

Las propiedades de cada campo se describen en las siguientes tablas:

71Creación de tablas sin asistente (vista de diseño)

Una vez que definió los campos de la tabla denominada «Personal», proceda a guardarla especificando que no desea agregar clave principal a su tabla:

1) Seleccione [Menú Archivo | Comando Guardar Como].

2) Escriba el nombre de la tabla «Personal» en el área Guardar tabla en.

3) Seleccione la opción Tabla en el área Como.

4) Seleccione el botón Aceptar. Y especifique No en el mensaje ¿Desea crear una clave principal?

Al guardar su tabla, el nombre que se asigno se visualiza en el área de trabajo de la ventana Base de datos. El siguiente proceso que debe realizar; es agregar 5 registros a la tabla «Personal», para llevarlo a cabo realice lo siguiente:

1) En el área de trabajo de la ventana Base de datos seleccione el nombre de la tabla «Personal».

2) Seleccione el botón Abrir para agregar los 5 registros a su tabla «Personal».

72 Estructura de base de datos

resuMen.

En este capítulo usted adquirió los conocimientos necesarios para la creación de tablas a través del Diseñador de tablas, pasando por:

La definición del concepto Vista de diseño.

Identificar las partes que conforman el diseñador de tablas.

Crear tablas por medio del diseñador de tablas.

Manipular datos de una tabla.

Mida sus ConoCiMientos.

1) Herramienta de Access que permite crear tablas partiendo de cero:

a) Vista de diseño b) Asistente c) Informe

2) Escriba el nombre de los 3 procesos que se pueden realizar en la introducción de datos a una tabla.

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3) Vista que permite editar el contenido de una tabla.

a) Vista de diseño b) Vista de hoja c) Formulario