Creación de Bases de Datos con Access 2010 desde cero

AUTOR: Angel Amado Hidalgo

Versión 4.0

Elaboración de Bases de Datos Relacionales con Microsoft Access 2010

Módulo 1: Definiciones y Proceso de Creación de una BBDD

1. DEFINICIONES Y PROCESO DE CREACIÓN DE UNA BBDD.....................................................2

1.1. ¿Qué es una tabla, un registro o un campo?................................................................................................2

1.2. Resumen de las definiciones....................................................................................................................... 5

1.3. Pasos a seguir para la creación de la base de datos.....................................................................................61.3.1. Definir objetivos a lograr en la Base de datos.................................................................................................61.3.2. Realizar esquema descriptivo del proceso: Modelo de Entidad/Relación......................................................71.3.3. Campos de las tablas creadas.........................................................................................................................81.3.4. Tipo, tamaño o Formato de los diferentes campos de las Tablas...................................................................91.3.5. Propiedades de los campos..........................................................................................................................11

1.3.5.1. Propiedad Tamaño..............................................................................................................................111.3.5.2. Propiedad Formato.............................................................................................................................12

1.3.5.2.1 Propiedad Formato para campos de tipo Texto o Memo...............................................................121.3.5.2.2 Propiedad Formato para campos de tipo Numérico y Moneda......................................................121.3.5.2.3 Propiedad Formato para campos de tipo Fecha/Hora....................................................................131.3.5.2.4 Propiedad Formato para campos de tipo Sí/No.............................................................................13

1.3.5.3. Propiedad Título..................................................................................................................................131.3.5.4. Propiedad Valor Predeterminado.......................................................................................................141.3.5.5. Propiedad Requerido..........................................................................................................................141.3.5.6. Propiedad Permitir longitud 0.............................................................................................................141.3.5.7. Propiedad Regla de Validación............................................................................................................14

1.3.5.7.1 Campos de Tipos Moneda y Numéricos.........................................................................................151.3.5.7.2 Campos de Tipo Texto....................................................................................................................151.3.5.7.3 Campos de tipo Fecha/Hora...........................................................................................................151.3.5.7.4 Campos de Tipo Sí/No....................................................................................................................16

1.3.5.8. Propiedad Texto de Validación............................................................................................................161.3.5.9. Propiedad Indexado............................................................................................................................16

1.3.5.9.1 Valor “Indexado Sí (con duplicados)”.............................................................................................161.3.5.9.2 Valor “Indexado Sí (sin duplicados)”...............................................................................................17

1.3.5.10. Propiedad Mascara de Entrada...........................................................................................................17

CEAM, S.L. © - Departamento de Formación Página 1

Elaboración de BBDD usando Microsoft Access 2010

Elaboración de Bases de Datos Relacionales con Microsoft Access 2010

Con esta guía se pretende enseñar los diferentes pasos a seguir para crear una base de datos relacional. Antes de comenzar a crear un fichero de bases datos, así como sus diferentes elementos, vamos a comenzar a explicar que es una base de datos y para que se crean.

1. Definiciones y Proceso de Creación de una BBDD

Una base de datos relacional es un conjunto de valores, información o datos que están relacionados entre sí. Convivimos, usamos y tenemos nuestros datos incluidos en un sinfín de bases de datos con diferentes finalidades, un gimnasio, un proveedor de servicios, etc.

Podemos afirmar que las bases de datos, originalmente, se crearon con la finalidad de almacenar diferentes tipos de datos, diferentes tipos de información o valores. Por lo tanto podremos crear una base de datos para dar una solución a una necesidad de archivar datos e información, independientemente del tipo de datos e información a almacenar.

1.1. ¿Qué es una tabla, un registro o un campo?

En una empresa estándar, se guardaran diferentes tipos de papeles o documentación. Todo ese conjunto de información necesaria para gestionar el normal funcionamiento de una empresa, sería lo que podríamos almacenar en una base de datos denominada Empresa.


Documentación para Gestionar la Facturación de una Empresa = Base de Datos "Facturación"

Facturas de

Ventas o

Servicios

Artículos

Facturas de

Compras

Fichas de

Clientes

Fichas de

Proveedores

Cartillas de

Bancos


En el hogar podemos disponer de diferentes formas de disfrutar del ocio, del tiempo libre. Podemos disponer de colecciones de películas, libros, Cd de Música, Juegos de Ordenador o Consolas, etc. Si deseásemos tener un control sobre los diferentes elementos indicados anteriormente, podemos crear una base de datos denominada “OCIO”.

Si analizamos el tipo de documentación que maneja una empresa, veremos que entre sí, están todos relacionados. Esta es la razón que se no hablemos de bases de datos “a secas”, sino de bases de datos relacionales. Podemos ver que esta empresa, dedicada a la compra-venta de Artículos, cada vez que realiza una venta (salida de artículos), genera una factura de Venta, la cual generará un cobro. Asimismo, cada vez que realizamos una compra, el Proveedor nos realizará una factura de Compra, por la que se generará un pago.

Comprobamos que todos los elementos de la Base de Datos están relacionados entre sí. Por eso indicamos que son Bases de Datos Relacionales.


Libros

Peliculas

Juegos

Fotos

Recetas Cocina

Cobro Pago

Entrada de ArtículosSalida de Artículos

Bancos

Artículos

Factura de Compra

Proveedor

Factura de Venta Cliente


En la base de Datos “Empresa” disponemos de diferentes tipos de elementos, tal y como hemos visto en el esquema. Esos diferentes tipos de elementos en Bases de Datos, se denominan tablas.

El número de tablas a crear en una base de datos, dependerá del número de tipos de elementos diferentes que poseamos o de los diferentes tipos de documentos que maneje.

Asimismo, crearemos diferentes tablas porque en cada una de ellas guardaremos unos datos o valores específicos. Por cada cliente almacenaremos unos determinados valores como pueden ser: Nombre Empresa, NIF/DNI, Dirección, Telefono, Fax, Móvil, Email, etc. En cambio, por cada artículo almacenaremos datos como Nombre de Artículo, Código, Stock, Cantidad almacenada, precio de venta, precio de compra, caducidad, etc. Al almacenar valores diferentes deberemos de crear diferentes tablas.

Si visualizamos la carpeta o cajón donde almacenamos los datos de los clientes, observaremos que existe una ficha por cada cliente, donde guardamos los datos específicos de cada uno de ellos. La Imagen que se muestra de información es un ejemplo de ficha o registro.

Un registro es el equivalente electrónico de una ficha representada en papel . En un registro o ficha se almacenan por defecto, los diferentes datos de un tipo de información, como el nombre, apellidos, dirección, teléfono de un cliente, si la tabla es de clientes. Si nos referimos a una factura, almacenaremos los datos específicos de la factura como nº de factura, cliente al que se factura, fecha de emisión, forma de pago, etc.



Los campos son cada uno de los valores específicos que se almacenan por cada registro. Por lo tanto la tabla Clientes, deberá de tener como mínimo tantos campos como diferentes valores desee almacenar y a su vez, tendrá tantas fichas o registros como clientes.

1.2. Resumen de las definiciones

En cada BBDD, crearemos tantas tablas como tipos de Información diferentes necesitemos. Las tablas están compuestas por Campos y Registros Por cada tabla, dispondremos de diferentes registros según el tipo de tabla. Cada registro

según la tabla de la que nos referimos será un cliente, una factura, un albarán, un pago, un cobro, etc.

Las tablas están compuestas por campos, de tal forma que cada cliente guardaremos una serie de valores, por cada factura guardaremos otros valores diferentes


Campos

Por cada registro introduciremos valores en diferentes campos. Cada espacio a rellenar será un

campoCada tabla dispondrá de 1 a ∞

registros o fichas

T_ClientesBBDD Empresa

TABLAS

Clientes Proveedores Facturas de Venta Facturas de Compra Bancos Pagos Cobros


1.3. Pasos a seguir para la creación de la base de datos

Antes de crear una base de datos mediante Access 2010, deberemos de realizar primero los siguientes pasos:

1. Definir objetivos a lograr en la Base de Datos: ¿Qué proceso deseamos controlar con la BBDD?2. Realizar esquema descriptivo del proceso (Modelo de Entidad/Relación): ¿Qué elementos o

tablas crearemos inicialmente en la BBDD?3. Definir Campos de las tablas: ¿Qué campos tenemos que crear en cada tabla?4. Dividir una tabla en varias si nos damos cuenta que en una tabla se muestran valores únicos y

múltiples simultáneamente.5. Definir por cada campo el tipo, el tamaño u formato y resto de propiedades.

1.3.1. Definir objetivos a lograr en la Base de datos

A través de este paso, delimitaremos cual es el motivo de la creación de la Base de Datos, ya que cuando se crea una BBDD desde cero, se tienden a hacer excesivamente grandes y complejas y a tratar de controlar más aspectos de los planteados inicialmente.

Objetivo de la Base de DatosLa librería “Libro Feliz”, va a crear una sección de alquiler de libros usados y desea que hagamos una base de datos para llevar el control de los alquileres y devoluciones y de los ingresos que obtenemos a través de los alquileres.

Otras consideraciones

Adquirir libros nuevos, nos supone un coste 0, ya que hay un patrocinador nos los proporciona de forma desinteresada.

No permitiremos que ningún cliente alquile un libro sino esta dado de alta El alquiler no se termina hasta que no nos devuelven el libro. Si por algún motivo el cliente nos devuelve el libro en mal estado automáticamente

deberá de pagar el precio del libro. Al cliente se le cobra un importe dependiendo de si el libro es novedad o no y

dependiendo del número de días que haya tenido alquilado el libro. Los libros de tipo “Novedad” tienen un precio de alquiler diario de 0,20 euros y los libros que no son novedades su precio de alquiler diario es de 0,10 euros.

Por lo tanto, deberemos de tener en cuenta para los pasos siguientes tanto el objetivo como las diferentes consideraciones.



1.3.2. Realizar esquema descriptivo del proceso: Modelo de Entidad/Relación

En este paso realizaremos un esquema o gráfico en el que se reflejen los diferentes elementos o procesos que componen la base de datos. Los diferentes elementos que se ven en ese esquema serán las diferentes tablas a crear en la base de datos.

En programación este esquema descriptivo o diagrama de flujo de la información, se conoce como modelo de entidad/relación.

Sin saberlo hemos presenciado con anterioridad un ejemplo de Modelo Entidad/Relación mientras estábamos aprendiendo las definiciones. Este esquema de Relaciones es el Modelo de Entidad/Relación de la Base de Datos “Facturación”. En Bases de Datos, el concepto Entidad equivale a tabla.

Esquema de Relaciones o Modelo de Entidad/Relación Los clientes crean una ficha con sus datos personales y escogen un libro. Se acercan al mostrador y deberemos de dejar constancia al realizar el alquiler que socio

alquila que libro. El cliente pasado un tiempo, pasará a devolvernos el libro y le cobraremos en función de

los días y del tipo de libro escogido. Si al devolvernos el libro tiene algún desperfecto, le cobraremos 19,95 por un libro que

sea “Novedad” y 9,95 por un libro que no sea Novedad. Cuando un libro sufre desperfectos lo daremos de baja.

Realizar en el cuaderno vuestro boceto del Esquema de Relaciones, sin mirar la página siguiente, que es donde se muestra.


Cobro Pago

Entrada de ArtículosSalida de Artículos

Bancos

Artículos

Factura de Compra

Proveedor

Factura de Venta Cliente


Con este Esquema podremos realizar las relaciones entre las tablas, ya que debemos de evitar que existan campos innecesariamente duplicados en las diferentes tablas.

1.3.3. Campos de las tablas creadas

Una vez que hemos identificado o enumerado, las tablas que debemos a crear a priori. Deberemos de razonar que campos hay que crear para las diferentes tablas.

Los campos se crean para atendiendo a uno de estos motivos:

1) Necesidad de almacenar datos o información: Hay ciertos campos que crearemos para guardar una información específica. Por ejemplo, no necesitamos conocer el código postal de un cliente para realizar un alquiler, pero crearemos un campo para almacenar ese dato.

2) Identificación de un registro: Es recomendable crear un campo por cada tabla que identifique un registro. Este campo recibe el nombre de “Campo Clave Principal” y se identifica en Access con el icono de una llave. Por ejemplo, el título de un libro no se podía considerar campo clave ya que podemos poseer varios ejemplares del mismo libro. En cambio, podemos asignar a cada libro un número identificativo para saber cuál de todos los ejemplares es que el realmente está alquilado o ha sufrido desperfectos. Estos campos son los que usaremos para las relaciones entre tablas.

3) Relacionar tablas: Si deseamos evitar duplicidad de datos, debemos de hacer uso de las relaciones. Si tenemos presente el esquema de Relaciones o Modelo de Entidad Relación, veremos que en la tabla Alquiler tenemos que reflejar que cliente en particular es el que realiza el alquiler de un libro en concreto.

4) Controlar supuestos o Situaciones que puedan surgir en el proceso que controla la base de datos. La BBDD la hemos creado para controlar los alquileres, por lo tanto las diferentes situaciones o supuestos que se den en los alquileres, deberán de estar reflejadas.

5) No existencia de campos duplicados o no necesarios: Mediante las relaciones podemos usar o recurrir a la información que esta almacenada en los diferentes campos de las otras tablas. Por lo tanto, si podemos recurrir a un campo que está en otra tabla relacionado, no lo crearemos.

6) Campos de Importes y Precios. Los campos que guarden precios, importes se acaban duplicando en las diferentes tablas, por una razón y es que una guardaremos el precio de lo


Clientes Alquiler Libros


que cuesta el artículo en una fecha y hora concreto y en otra tabla se almacenará el precio actual.

7) Dividir tablas que contengan campos con valores únicos y campos con valores repetidos. Por ejemplo si analizamos una tabla de facturas, veremos que por cada factura o registro se almacenan valores únicos como el número de factura, fecha, forma de pago, datos del cliente, etc., y valores múltiples como los referentes a las líneas de la factura que estamos creando. Si pretendiésemos crear una tabla única con los diferentes campos que vemos en la imagen de la derecha, deberíamos de crear 9 campos de unidad, de concepto, de Precio Unitario y de Importe. Por lo que deberíamos de crear en la tabla esos 36 campos para crear esa tabla de factura. En la práctica se deben de crear una tabla con los campos que se muestran en la cabecera de facturas y otra tabla donde se reflejen los campos de las líneas de las facturas, uniendo las dos tablas mediante relaciones.

Se recomienda crear campos con nombres cortos, sin acentuar y sin separaciones. Si queremos crear un campo llamado “Código Postal” este se puede llamar como “Cod_Postal” o “CP”. Los nombres de los campos no pueden contener caracteres como los siguientes “. , ( ) ; & ¡,”, ya que en Access son usados para diferentes fines.

Para nombrar los campos necesarios, deberemos de realizar una tormenta de ideas o “brainstorming” para la cual puede ayudar si os proporcionan algún tipo de documentación ya existente. El docente asignará un tiempo para que realicéis esta tarea de forma individual y a continuación, pondremos en común los diferentes campos que vamos a crear por cada tabla.

1.3.4. Tipo, tamaño o Formato de los diferentes campos de las Tablas.

Procederemos a asignar un tipo y un tamaño o formato de campo según el tipo de información que vamos a almacenar en dicho campo. Para designar el tipo se recomienda ponerse varios ejemplos diferentes, a fin de ver diferentes variables y tomar una decisión. Cambiar un campo de un tipo a otro puede llegar a ser un inconveniente. Los diferentes tipos de campos que se pueden crear en Access son los siguientes:

Tipo de Campo Capacidad, características y Uso más frecuente

Texto

En este tipo se pueden almacenar cualquier tipo de carácter, (Hasta 255 caracteres), entendiendo como carácter, letras, números y signos de cualquier tipo. Con este tipo de campo no se pueden hacer operaciones matemáticas.

Memo Los campos de tipo memo son similares a los campos de tipo Texto, salvo que tienen una capacidad de hasta 65535 caracteres. Solo podemos crear un campo de tipo MEMO por tabla. Se suelen utilizar



para introducir grandes cantidades de texto, como por ejemplo, los campos donde reflejemos las observaciones. No se pueden ordenar las tablas por campos Memo.

NU-ME-ROS1

Numérico

Valores numéricos (enteros o fraccionarios). Su principal característica es que podemos hacer con ellos operaciones matemáticas o diferentes cálculos. Los números enteros se separan de los decimales mediante una coma.

Moneda

Valores monetarios. Son campos numéricos a los que se varia su formato agregando el símbolo de moneda, por defecto, el €. No debemos escribir nunca el símbolo del euro ni espacios en blanco, ya que los considera caracteres.

Autonumérico oAutonumeración

Valores numéricos que se incrementan automáticamente por cada registro agregado a la Tabla. Los podemos denominar como contadores, ya que asigna un número correlativo a medida que vamos creando un registro nuevo. Solo podemos crear un campo Autonumérico por tabla.Si eliminamos un registro, el nº que asigna el Autonumérico no puede volver a ser usado nunca más.

Sí/No/. Admiten dos valores posibles Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado, 0 / -1, True/False. Se usan en campos donde solo existen dos posibles valores. ¿Estás trabajando? (¿sí o no?)

Objeto OLELos objetos OLE permiten insertar cualquier tipo de archivo diferente de Access, destacando diferentes clases de documentos, imágenes o elementos gráficos, videos y sonidos.

Fecha/HoraAlmacena campos de Fecha y/u hora teniendo en cuenta el formato de :DD/MM/AAAA HH:MM:SS15/05/2012 15:35:47

Hipervínculo Texto o combinación de texto y números, almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo (ruta de acceso de un objeto, documento, página Web u otro destino). Una dirección de hipervínculo puede contener hasta 3 partes, siendo su aspecto “www.yahoo.es” y no podemos asignarle un tamaño. Se pueden escribir hasta 2048 caracteres por cada parte del campo hipervínculo.

1 Los campos de tipo Numérico, Autonumérico y Moneda almacenan solamente números, por lo que solo debemos de introducir números separando los números enteros de los decimales por una coma. No usar la coma del teclado numérico para la coma, ya que Access lo que se introduce es un punto.


http://www.yahoo.es/


Asistente paraBúsquedas…

Crea un campo que permite elegir un valor de otra Tabla diferente para que lo almacene en esta tabla, Para que funcione deben de estar las tablas relacionadas por ese campo.

A modo de información, campos como el código postal, que almacenan números, los definiremos como texto para poder delimitar su tamaño. Como norma todo valor número con el que no vayamos a realizar operaciones matemáticas, deberemos de crearlo como un campo de tipo Texto. Si en un campo de tipo código postal, lo guardásemos como número en lugar de texto el código postal 01013 pasaría a 1013 los números los 0 a la izquierda no significativos desaparecen

Debemos de tener en cuenta que para que podamos realizar las relaciones los campos deben de ser del mismo tipo y con el mismo formato o tamaño.

1.3.5. Propiedades de los campos

Por cada campo podemos establecer diferentes propiedades o características. Cada una de las características tiene una finalidad diferente. Con estas propiedades de campos podemos desde establecer el número de caracteres máximo que hay en un campo de texto, definir si un campo se debe de rellenar de forma obligatoria o definir un valor por defecto cada vez que creamos un registro nuevo.

1.3.5.1. Propiedad Tamaño

Estableceremos el número de caracteres o el espacio que va a ocupar el campo creado para los campos de tipo texto o Número.

En los campos de tipo Texto deberemos de introducir el número de caracteres. Por defecto, Ms Access 2010, asigna el máximo tamaño posible a cada campo, 255 caracteres, siendo este valor modificable.

En los campos de tipo Numero y Autonumérico debemos de especificar un tamaño entre los valores de la siguiente tabla:

Valor de Tamaño

del Campo

Rango de valores Decimales Espacio que ocupa

en disco

Byte 0 a 255 Ninguno 1 byte

Entero -32.768 a 32.767 Ninguno 2 bytes

Entero Largo -2.147.483.648 a

2.147.483.647

Ninguno 4 bytes

Simple -3,4x1038 a 3,4x1038 7 4 bytes



Doble -1.797x10308 a

1.797x10308

15 8 bytes

Decimal -1028 a 1028 28 28 bytes.

Por defecto cada vez que se cree un campo de número, asignará un tamaño de tipo Entero Largo.

1.3.5.2. Propiedad Formato

A través de esta propiedad podemos establecer cuál será el aspecto del contenido del campo. Los formatos varían en función del tipo de campo que tenemos seleccionado.

1.3.5.2.1 Propiedad Formato para campos de tipo Texto o Memo

Podemos usar los siguientes símbolos para crear formatos definidos por el usuario.

Símbolo Descripción

@ Se requiere un carácter de texto (un carácter o un espacio)

& No se requiere ningún carácter de texto.

> Fuerza todos los caracteres a mayúsculas.

< Fuerza todos los caracteres a minúsculas

1.3.5.2.2 Propiedad Formato para campos de tipo Numérico y Moneda

Observaremos en la imagen que se muestra a continuación, los diferentes tipos de formatos y el aspecto resultante para el valor 3456,789.

Podemos observar que tanto el formato Euro, como el formato moneda tienen el mismo aspecto. Esto sucede porque en nuestra configuración regional del Sistema Operativo, nuestra moneda por defecto es el Euro. Si nos desplazásemos a otro país con moneda diferente al Euro y modificamos la configuración Regional adaptándola al país lo que se mostrará será el símbolo de moneda correspondiente.

Es recomendable, usar el formato de moneda en lugar del formato Euro.



Formato Descripción

Número General Es el predeterminado. Presenta el número tal y como se introdujo.

Moneda Utiliza separador de miles, muestra los números negativos entre paréntesis y permite decimales.

Fijo Presenta por lo menos un dígito. Permite decimales.Estándar Utiliza separador de miles y Permite decimales.Porcentaje Multiplica el número por 100 agregándole el símbolo %.

Permite decimales.Científico Usa la notación científica estándar.

1.3.5.2.3 Propiedad Formato para campos de tipo Fecha/Hora

Para los campos de tipo Fecha/Hora podemos obtener los aspectos que se muestran a continuación para la fecha 19/06/2007 13:34:23

1.3.5.2.4 Propiedad Formato para campos de tipo Sí/No

Por defecto, nos mostrará el formato Verdadero/Falso, pudiendo elegir entre las diferentes variables que se muestran en la imagen de la izquierda.

1.3.5.3. Propiedad Título

Con la propiedad Título podemos establecer una etiqueta diferente al nombre del campo, mostrando esta etiqueta en la vista hoja de datos de las tablas, consultas, formularios e Informes. En la etiqueta podré usar los caracteres o símbolos no permitidos en los nombres de campos como: “. , ( ) ; &, ¡ !” etc. Podemos fijar esta propiedad Título en cada uno de los diferentes tipos de campos.

Si vamos a hacer operaciones matemáticas o vamos a hacer uso de consultas de acción, nos deberemos de referir a los campos por su nombre, no por su título.



1.3.5.4. Propiedad Valor Predeterminado

Es el valor por defecto o preestablecido para los nuevos registros que se vayan a crear. Aunque se muestre un valor de forma automática, este valor siempre puede modificarse.

A modo de ejemplo, si en una tabla de clientes vamos a tener la mayor parte de los clientes van a ser de Vitoria, ese puede ser el valor predeterminado para un campo “localidad” y “Álava” será el valor por defecto para el campo “Provincia”.

1.3.5.5. Propiedad Requerido

Es una propiedad que pueda tener dos valores posibles “Sí” o “No”. Si establecemos esta propiedad al valor “Sí”, el campo de la tabla será de obligada introducción, no podemos dejar el campo sin introducir ningún valor, aunque sea un punto (“.”).

Activaremos el valor “Sí” para todos aquellos campos que deseemos que se rellenen, que tengan contenido. Por ejemplo, si el DNI o NIF de un cliente es un campo que debemos de guardar siempre por cada cliente, estableceremos la propiedad indicada a “Sí”.

Otro ejemplo práctico puede ser un campo de teléfono móvil o email. Debemos de considerar si todos nuestros clientes tendrán móvil o si tendrán dirección de correo electrónico. Cómo no todos los clientes tendrán email o móvil estableceremos la propiedad a “No”.

1.3.5.6. Propiedad Permitir longitud 0

Con esta propiedad permitimos que no se puedan dejar el campo vacío.

1.3.5.7. Propiedad Regla de Validación

A través de esta propiedad, le indicamos cuales son los valores posibles o válidos para ese campo. Podemos usar valores, carácter comodín y el lenguaje matemático para poner los criterios de los valores que queremos considerar como válidos en ese campo.

Las reglas de validación, impedirán pasar a otro campo hasta que no introduzcamos un valor acorde a las reglas establecidas.

La forma de introducir las reglas dependerá del tipo de campo que estamos creando. Vamos a ver cuáles son las diferentes posibilidades para los diferentes tipos de campos.



1.3.5.7.1 Campos de Tipos Moneda y Numéricos

Introduciremos solamente números, sin símbolos de moneda. Usaremos la coma para diferenciar los enteros de los decimales.

Operador Valor a IntroducirUn único valor 3,5 (no teclear el símbolo de la moneda)Mayor que 3,5 >3,5Mayor o igual que 3,5 >=3,5Menor que 3,5 <3,5Menor o igual que 3,5 <=3,5Entre 1 y 7 >=1 Y <=7 ó Entre 1 Y 7Distinto de 5 <>5Diferentes valores únicos 3 O 7 O 15 O 25 (Los diferentes valores se separan por O)

1.3.5.7.2 Campos de Tipo Texto

Los diferentes valores se introducirán entre comillas.

Operador Valor a IntroducirUn único valor “La Rioja”Diferentes valores únicos “La Rioja” O “Álava” O “Burgos”De la M a la Z (alfabéticamente) >= “M”De la A la M (alfabéticamente) <=“M”Distinto de Burgos <>“Burgos”1º carácter variable, 2º carácter fijo, resto de caracteres variables

Como “?A*”

1º y 3º carácter variables, 2º carácter una letra, resto de caracteres variables

Como “?a?*”

Tendremos en cuenta que a la hora de introducir una regla de validación, Access no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Si diferencia entre letras con acentos, espacios adicionales o signos de puntuación.

1.3.5.7.3 Campos de tipo Fecha/Hora

Las posibilidades de introducir reglas en campos de tipo fecha y hora son las mismas que para los campos de tipo numéricos. La única diferencia estriba en cómo se introducen las fechas, ya que estas deben de ir entre “#”. Por ejemplo, una fecha anterior a

Operador Valor a IntroducirUn único valor #15/5/2010#



Posterior al 15/5/2010 >#15/5/2010#Posterior o igual que 15/5/2010 >=#15/5/2010#Anterior al 15/5/2010 <#15/5/2010#Anterior o igual que 15/5/2010 <=#15/5/2010#Entre dos fechas >=#15/5/2010# Y <=#17/5/2010# ó

Entre #15/5/2010# Y <=#17/5/2010#Distinto de 15/5/2010 <>#15/5/2010#Diferentes valores únicos #15/5/2010# O <=#17/5/2010# (Los diferentes valores se

separan por O)Relativo a la fecha actual Función AHORA(). La función ahora() devuelve la fecha del

sistema. Si deseamos que la fecha a introducir sea anterior a la fecha de hoy teclearemos: <ahora()

1.3.5.7.4 Campos de Tipo Sí/No

Los campos de tipo “Sí” o “No”, admiten los siguientes posibles valores:

Sí NoVerdadero Falso0 -1TRUE FalseYes No

1.3.5.8. Propiedad Texto de Validación

Esta propiedad esta asociada a la propiedad “Regla de Validación”, ya que lo que hace es mostrar un mensaje personalizado cuando no se cumplan los criterios de la regla de validación.

1.3.5.9. Propiedad Indexado

A través de esta propiedad, le indicamos si deseamos que el campo este ordenado o no. Las aplicaciones prácticas son que los campos por los que activemos un orden las búsquedas por dichos campos serán más eficaces. La otra utilidad de activar los índices es que se mejora la eficacia de las relaciones. El valor por defecto para esta propiedad es “No”. Los valores posibles para la propiedad indexado son los siguientes:

1.3.5.9.1 Valor “Indexado Sí (con duplicados)”

Ordenados la tabla por este campo, permitiendo que tenga valores repetidos en dicho campo. Por ejemplo, nos puede interesar ordenar la tabla por ciertos criterios como la localidad o la provincia y tendremos varios clientes que son de la misma provincia o ciudad.



1.3.5.9.2 Valor “Indexado Sí (sin duplicados)”

Con este valor en la propiedad, establecemos que el campo no puede tener valores “repetidos”. Lo emplearemos en aquellos campos que identifican registros. Por ejemplo en una tabla de clientes, los campos que identifican un cliente pueden ser un número o código de cliente, el nombre de la empresa y/o el NIF/DNI.

Cuando asignamos un campo como campo clave principal, automáticamente, la propiedad Indexado toma el valor “Sí (sin duplicados).

1.3.5.10. Propiedad Mascara de Entrada

Con esta propiedad le indicamos cual es la forma de introducción y almacenado de los valores en un campo. La utilidad es que se la introducción de valores es siempre homogénea y se acaba mostrando siempre el mismo aspecto. Por ejemplo, si permitimos que los DNI sean introducidos sin mascaras nos podemos encontrar que diferentes usuarios introduzcan el mismo separados por puntos, separados por puntos y con guiones o sin puntos adicionales. Con una máscara de entrada, nos garantizamos que solo tengamos que introducir los números y la letra del DNI y que todos los valores del campo tengan el mismo formato.

Los diferentes caracteres que podemos usar en las diferentes posiciones de un campo de tipo texto o memo son los siguientes:

Carácter de máscara

Significado

0 Posición de número obligatoria (0-9). Los signos +/- no están permitidos9 Número (0-9) o espacio no obligatoria. Los signos +/- no están permitidos# Número (0-9) o espacio opcional (un espacio si no se introduce nada).L Posición de letra obligatoria (A-Z)? No se requiere letra (A-Z), (un espacio si no se introduce nada).A Se requiere número (0-9);o se requiere letra (A-Z)A Número (0-9) o letra (A-Z) opcional& Se requiere cualquier carácter o espacio (introducción obligatoria)C Cualquier carácter o espacio (introducción no obligatoria)* Muestra los caracteres que se escriben como asteriscos (****…) para impedir que

otros vean las entradas., . : ; - /( ) Separador decimal o de miles, así como de fecha y hora< Todos los caracteres situados a su derecha se convierten a minúsculas> Todos los caracteres situados a su derecha se convierten a mayúsculas! Rellena la máscara de izquierda a derecha (Es la forma de introducción por

defecto).\ Precede a los demás marcadores con el fin de incluir el carácter literal de una

cadena de formato.“ pag.” Las cadenas de texto escritas entre comillas se consideran literales.



Se recomienda que las máscaras de entrada se introduzcan mediante el asistente por su sencillez. En el tercer paso del asistente, nos solicitará si deseamos guardar el campo con los símbolos de la máscara o no. Para poder guardar los campos con la máscara, deberemos de haber creado los campos con tamaño suficiente para poder almacenar tanto los valores como los símbolos.

En la tabla inferior podemos ver diferentes ejemplos de máscara de entrada y su uso más frecuente. Observaremos que en la 3ª columna se muestra el valor interno que almacena Access en la propiedad máscara de entrada. En el valor teléfono observaremos que termina con la expresión siguiente “;0;_”, por el contrario, el campo Codigo Postal termina con la expresión “;;_”. En el primer caso indica que se guardan el campo con los símbolos y en el segundo caso sin símbolos.

Aspecto a obtener Valores de la máscara Valor: Máscara de EntradaTelefono: (945) 25 25 25 (000) 00 00 00 \(000") "00\ 00\ 00;0;_Movil: 659 659 659 000 000 000 000\ 000\ 000;0;_DNI: 12.345.678-A 90.000.000->L 00.000.000\->L;0;_Codigo Postal: 01002 00000 00000;;_Contraseña con un máximo de 8 caracteres

******** ********;;_

Nº de Pág: 125 pág., teniendo que escribir solo 125.

9990 “pág.” 9990" min.";0;_


Creación de Bases de Datos con Access 2010 desde cero

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