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Creacin y organizacin de documentos escritos

Nombre: Andrea correa riveraGrado:8-2Materia: sistemas Profesora: irela Garca

Archivo: Las empresas pblicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemtica, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fcil y prontamente.

Funciones de los archivos.

a.- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.

b.- Asegurar la perfecta conservacin de los documentos.

c.- Asegurar la mxima rapidez en la localizacin y envo de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.

Gua para la organizacin de archivos

Tipos de Archivos. Para la adecuada conservacin del material, documentacin que se debe archivar, es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, as se encuentran archivadores de diversa ndole como los archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema electrnico que utilice una unidad principal.

Archivo vertical: Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una gua dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrs de otra con el borde que presenta la pestaa hacia arriba, donde se escribe la identificacin de lo que all se conserva.

Archivo lateral: Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantera en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.

Archivo horizontal: Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones. Este archivo es vlido en el caso de tener que archivar pocosArchivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuntemente o que la documentacin por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisin de los registros no es superior a los cinco aos y es consultada ms de una vez al mes.

Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el ao fiscal. Su finalidad es suministrar informacin para comprobar operaciones realizadas. documentos o cuando se trate de planos o mapas.

Tipos de archivos

Generalidades. Un sistema de archivo est conformado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la informacin que se necesite, as se tiene:

Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaa en la hoja de atrs. En la pestaa se escribe el rtulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma o institucin o referidos a un mismo asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas individuales y carpetas miscelneas. Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volmen de correspondencia que se recibe en el perodo de archivo, que puedes ser de seis meses a un ao.

Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales se mantiene comunicacin constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente. se ordena alfabticamente detrs de cada gua primaria. Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronolgicamente hacia arriba, por orden de fecha, la ms reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos.

Carpetas miscelneas: Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicacin. Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta individual. Es el hogar "temporal"de toda correspondencia.

Guas: Tarjetas indicadoras hechas de carton fuerte y resistente, provistas de una pestaa en la parte superior donde aparece el ttulo, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en secciones e indicar donde deben archivarse o localizarse los documentos.

Rtulo: Ttulo que parece impreso en la pestaa superior de la gua. Identifica cada gua, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrs de ella.

Archivos materiales

Clasificacin: Es el arte de ordenar objetos, documentos... designando a cada uno su lugar respectivo. (Ensenyat y Artigas, 1980). Se puede considerar tambin como la distribucin de documentos escritos de inters para la empresa, suministrando a cada uno un orden especfico de acuerdo a sus caractersticas.

- Marcado de los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su ubicacin por trminos semejantes y para su posterior localizacin

- Establecimiento de un orden determinado acorde con un sistema o criterio.

Para lograr una mayor eficiencia, cada empresa debe seleccionar aquel sistema que mejor se adapte a su actividad especfica siguiendo una coordinacin sistemtica que permita mayor fluidez y garanta de informacin y control.

Manual o Cdigo de Clasificacin

Las operaciones que comprende el archivo de documentos son las siguientes:

- Reunin de los documentos, colocacin de los documentos en las carpetas y archivos, empleo de guas y carpetas, preparacin de las etiquetas para carpetas y archivadores

Previo a la colocacin de documentos dentro de las carpetas, es necesario preparar dichos documentos, de manera que ocupen el menor espacio posible sin que sufran deterioro.

Archivo clasificacin

Principios Fundamentales de Clasificacin.

los principios fundamentales en el proceso de archivar son:

- Clasificar, ordenar y archivar.

- Clasificar: se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivar un documento. Es establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido.

- Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificacin ha sealado.

-Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinado.

Existen autores que unen los conceptos de clasificacin y archivo, si bien es cierto que uno es complemento del otro, no es menos cierto que entre ellos existen diferencias, como, la clasificacin es el sistema y archivar es el mtodo. Es decir la clasificacin seala el camino a seguir y el mtodo ejecuta.

Principios fundamentales de clasificacin

Sistemas de clasificacin.

Sistema alfabtico.

Sistema numrico.

Sistema fundamental de clasificacin

1- Nombres de individuos. Se invierte el nombre de cada individuo, considerando en primer lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundo nombre o inicial, si existiere. Ejemplo: Maria Elena Salas. quedar as:

- Apellido, en este caso, Salas;

2- Nombre de pila: Mara;

3- Segundo nombre: Elena; es decir quedara asi:

Salas, Mara Elena, siempre la inversin delnombre debe ir precedida por una coma. ( Si aparecen los dos apellidos, el apellido materno constituira la segunda unidad de archivo, es conveniente aclarar que Unidad de archivo ES CADA PALABRA, NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE APAREZCA EN EL NOMBRE DE UN INDIVIDUO, EMPRESA O INSTITUCIN.

Reglas de clasificacin

Creacin de documentos escritos

El procesador de texto es un tipo de aplicacin informtica para la creacin, edicin, modificacin y procesamiento de documentos de texto con formato (tal como el tipo y tamao de la tipografa, adicin de grficos, etctera), a diferencia de los editores de texto, que manejan solo texto simple.

Los procesadores de textos son una clase de software con mltiples funcionalidades para la redaccin, con diferentes tipografas, tamaos de letras o caracteres, colores, tipos de prrafos, efectos artsticos y otras opciones.

Representa una alternativa moderna a las antiguas mquinas de escribir, siendo mucho ms potente y verstil.

Procesador de textos

Los procesadores de textos brindan una amplia gama de funcionalidades, ya sean tipogrficas, semnticas, organizativas o estticas; con algunas variantes segn el programa informtico de que se disponga.

Como regla general, todos pueden trabajar con distintos tipos y tamaos de letras o caracteres, formato de prrafo y efectos artsticos; adems de brindar la posibilidad de insertar tablas, imgenes u otros objetos grficos dentro del texto.

Como ocurre con la mayora de las herramientas informticas, los trabajos realizados en un procesador de textos pueden ser guardados en forma de archivos, usualmente llamados documentos, as como impresos a travs de diferentes medios.

Los procesadores de texto tambin incorporan correctores de ortografa y gramtica, as como diccionarios multilinges y de sinnimos o tesauros, que facilitan en gran medida la labor de redaccin.

FUNCIONES

La mayora de los procesadores de texto ms utilizados en la actualidad se basan en el concepto WYSIWYG (del ingls What You See Is What You Get, que significa lo que ves es lo que obtienes), en el que el aspecto final del documento es el que el usuario ve mientras lo edita. Este tipo de programas utilizan formatos de archivo propios o estndares, tales como OpenDocument (.odt) u Office Open XML (.docx). Algunos procesadores de texto bastante conocidos que pertenecen a esta categora son Apache OpenOffice Writer, LibreOffice Writer o Microsoft Word.

Una aproximacin diferente a la edicin de textos es la que hacen los editores de TeX (y sus derivados como LaTeX), que usan cdigo fuente (texto plano) que es procesado para crear archivos de texto con formato en forma de un archivo de impresin, tal como PDF o PostScript. Entre este tipo de programas se encuentran Kile, Texmaker, TeXstudio, TeXworks, entre otros.

Otro tipo son los procesadores WYSIWYM (del ingls What You See Is What You Mean, que significa lo que ves es lo que quieres decir). Estos integran las caractersticas de los editores de TeX con las caractersticas de los procesadores WYSIWYG. Dentro de esta categora se destaca el programa Lyx.

Tipos

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