Creamos clubes y crecemos. plan de acción. estrategia 1.

Creamos Clubes y Crecemos. Campaña de Mercadotecnia 2010-2011

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Creamos Clubes y Crecemos Plan de Acción. Campaña de Mercadotecnia 2010-2011 Juan Carlos Camacho Ruiz DTM Candidato a Vicegobernador de Mercadotecnia, Distrito 34, 2010-2011

Creamos Clubes y Crecemos. Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM 2

Creamos Clubes y Crecemos

Elaborado por Juan Carlos Camacho Ruiz. Reproducción permitida y alentada, para todos los socios de Toastmasters que trabajen en formar un nuevo club. Gobernador Área 16, F, 34 Abril de 2010.

“Creamos Clubes y Crecemos” es un Plan de Acción que forma

parte de la Campaña de Mercadotecnia de Juan Carlos

Camacho Ruiz, DTM. Candidato a Vicegobernador de

Mercadotecnia, Distrito 34. 2010-2011.

Estrategia Detallada Sujeta a Mejoras con las Propuestas de los Socios del Distrito 34


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Índice

Plan de Acción........................................................................................................................ 5

1. Busca un Nuevo Club......................................................................................................... 7

Conocer las posibilidades ......................................................................................... 7

¿Conoces el tipo de Clubes con los que ya contamos en el Distrito 34?.................... 9

2. Habla de tu Experiencia.................................................................................................... 13

3. Haz una Sesión Memorable.............................................................................................. 15

4. Convence e Integra ........................................................................................................... 18

Documentos .............................................................................................................. 20

Formas. Detalles sobre su llenado ............................................................................ 20

5. Consolida.......................................................................................................................... 27

Etapas de los Clubes y el Rol del Mentor en cada una………………… ………. 27

La Estrategia Requiere de Todos.............................................................................. 29

Embajadores y Especialistas de Club……………………………………… ……….. 31 Compromisos de Campaña…………………………………………………………………32

Liderar el proceso Creamos Clubes y Crecemos nivel nacional. ............................. 32

Reconocer los Logros. Ofrecer reconocimiento a Sponsors, Mentores y Gobernadores de Área y División que cumplan sus metas....................................... 33

Trabajo en Equipo. Formar parte de un equipo con los Oficiales del Distrito: ........ 33


ste Plan de Acción se desprende de la Estrategia de Mercadotecnia 2010-2011 planteada por Juan Carlos Camacho Ruiz, DTM, candidato a Vicegobernador del Distrito 34.

Parte de la situación que enfrenta el Distrito 34:

Crecimiento de la Membresía en un 2.7% anual

Un incremento de 30 clubes en 5 años

Para muchos socios no está claro el beneficio que obtienen al participar en la formación de un club nuevo.

Este Plan de Acción pretende contribuir a sentar las bases de un trabajo de creación de nuevos clubes en el que ganen todos: club, área, división y distrito y en el que el socio que lidere el proyecto obtenga reconocimiento y un claro aprendizaje por el que se sienta orgulloso y motivado para continuar trabajando.

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Plan de Acción Introducción

En la página Web de Toastmasters todos los socios podemos revisar el avance de nuestro Distrito por períodos anuales. Ve al siguiente vínculo:

http://reports.toastmasters.org/reports_new/ , selecciona el Distrito 34 y busca el District Performance Detail. Ahí podrás encontrar información relativa al crecimiento de la membresía así como los clubes nuevos.

Haciendo una revisión desde el año 2004 nuestros números son los siguientes:

En 2004-2005 teníamos 2613 socios. El ciclo 2009-2010 cerrará con aproximadamente 2976 socios lo que representa un crecimiento anual de 2.7% 2004-2005 cerró con 140 clubes, se espera un cierre en 2009-2010 de 165-170 clubes, es decir, un crecimiento neto de 30 clubes en 5 años. De los clubes con que contamos 77 tienen más de 13 socios, 32 menos de 13 socios, 38 están suspendidos y tenemos 57 no pagados, lo que los pone en grave riesgo de ser suspendidos y después cancelados

Contamos con un Distrito 34 fuerte, con socios comprometidos y entusiastas, pero ¿qué nos está impidiendo rebasar los 200 clubes y sentar las bases para la creación de más de un Distrito?

En mi perspectiva requerimos de una Estrategia con Visión a Corto, Mediano y Largo Plazo. Un plan de acción con el que trabajemos todos hacia un objetivo común.

Sabemos de importantes iniciativas que pudieron dar un crecimiento sostenido, pero que por diversas razones no fructificaron y hoy están por convertirse en clubes perdidos.

¡Que Hable Toastmasters! es una Campaña que pretende generar cohesión de equipo a partir de un deseo común de hacer crecer la organización y vivir un crecimiento personal que se convierta en motivador para continuar trabajando con ahínco.


Objetivos:

1. Cada club trabaja en crear un club nuevo con el apoyo de todos sus socios 2. 120 clubes nuevos en 3 años 3. Incrementar la membresía en un 15% anual ( 450 socios en 2010-2011)


Compromisos.

Liderar el proceso Creamos Clubes y Crecemos a nivel nacional. A través de

capacitación formal, herramientas disponibles, apoyo personal y comunicación permanente motivar a Gobernadores de División y Área a dar seguimiento a sus planes de creación de nuevos clubes y retención e incremento de su membresía actual

Reconocer los Logros. Ofrecer reconocimiento a Sponsors, Mentores y Gobernadores

de Área y División que cumplan sus metas Trabajo en Equipo. Formar parte de un equipo con los Oficiales del Distrito y generar

mecanismos para que el Distrito 34 trabaje como un solo equipo que aprenda, hable y decida

Proceso Creamos Clubes y Crecemos Un club nuevo comienza con un sueño: llevar el mensaje de Toastmasters a un nuevo grupo de personas que pueden verse beneficiadas por todo lo que la organización les ofrece. Ese sueño ofrece también un camino de aprendizajes significativos para el socio y equipo que lo emprende, del que se disfrutará el viaje, y al llegar a la meta, se generarán cambios en diferentes niveles:

Un nuevo club en el área que le permite ser Distinguida del Presidente

20-30 personas que se benefician del programa

Dos Mentores y dos Sponsors que pueden registrar sus ALS como camino al DTM

y lo más importante:

Socios con aprendizajes significativos que pueden cambiar sus vidas

Te ofrecemos ahora cada uno de los pasos que te llevarán a Crear un Nuevo Club, Consolidarlo y Crecer


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Busca un Nuevo Club

En esta primera fase sugerimos que cada uno de los Gobernadores de Área lance la iniciativa de Crear un Nuevo Club. En dicha reunión deberán estar los Presidentes de Clubes y Los VP de Membresía. El Objetivo de la Reunión: Planear qué tipo de club se puede formar Se requiere de los presentes un Estilo de Liderazgo VISIONARIO con el cual indagar las mejores posibilidades, establecer un plan, comunicarlo e implantarlo con la motivación e inspiración necesarias para cumplirlo. ¿Cuál es el primer paso?

Conocer las posibilidades En Toastmasters se pueden crear diferentes tipos de clubes. Abiertos a todos los interesados y Cerrados a un tipo de audiencia con intereses comunes.


Al registrar un Club Nuevo la sede contempla varias categorías adicionales: Iglesias, Clubes Escolares, Comunitarios, Empresariales, Correccionales, Agencias de Gobierno. Militares, Otras Instituciones Especializadas. (ver siguiente ilustración)

Algunas categorías adicionales son: Clubes Avanzados y Clubes en Inglés

La Estrategia de Toastmasters International contempla como un asunto clave el que convivimos gente de diversas generaciones en total armonía. Baby Boomers, Post Baby Boomers, Generación X, Y y Z.

Esa gran fortaleza de nuestra organización nos puede llevar a pensar, lo mismo en clubes juveniles que en clubes en asociaciones de jubilados o una mezcla de todos.

La Planeación a llevar a cabo parte de conocer todas las posibilidades existentes en atención a las siguientes razones:

Aprovechar experiencias de otros socios del país en la creación de nuevos clubes

Iniciar un proyecto a partir de las relaciones personales de los socios involucrados

Promover el inicio de un Club con una Visión Nacional analizando todas las posibilidades que se podrían generar en el resto del país


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¿Conoces el tipo de Clubes con los que ya contamos en el Distrito 34?

Aquí te damos algunos ejemplos. Los datos corresponden al Nombre del Club/Área/División/Año de Fundación/ Ciudad. Te solicitamos tu apoyo para que la información esté más actualizada.


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Analiza las diferentes categorías de clubes que existen actualmente. Hazte las siguientes preguntas:

1. ¿Qué tipo de club puedo contribuir a formar?

2. ¿Dónde conozco gente o tengo influencia personal para liderar el esfuerzo?

Una vez que hayan tomado una decisión

Establezcan contacto con el “Especialista” de esa categoría de clubes quien te proveerá de apoyo y recomendaciones específicas


Acérquense a los Presidentes de los Clubes ya formados de esas categorías y pregunten por su experiencia. “Las experiencias de otros socios serán un recurso de inmejorable valor”

(Compromiso: Elaborar un documento digital las experiencias y casos de éxito que hay detrás de cada club nuevo)

Establezcan una lista de sus contactos y promuevan una reunión con los posibles organizadores del Club, líderes de la asociación, responsables del área educativa, recursos humanos, etc.

Elaboren una propuesta breve que sea atractiva para su cliente potencial.

Resuelvan que personas asumirán el Rol de Sponsors (su responsabilidad terminará una vez que el club haya sido registrado) y Mentores (trabajarán con el nuevo club al menos 6 meses después de su registro. [Los 4 pueden registrar su rol como requisito para el ALS]

(Compromiso: Liderar el esfuerzo de la traducción de catálogos que hay en inglés para tal efecto, buscando el apoyo de la sede)

Una Planeación Exitosa les ayudará a tener éxito en su proyecto. Al término de la Planeación pregúntense los beneficios que han obtenido y cómo les puede ayudar esta experiencia en sus clubes y vida profesional.


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Habla de tu Experiencia

Una vez que hayan definido el tipo de club que desean crear tendrán que planear una reunión con los interesados.

Trabajen en la integración de una propuesta atractiva para su cliente. Aprovechen las herramientas que diseñaremos para tal efecto.

Les hacemos las siguientes recomendaciones para esa primera reunión:

Acudan no más de 2 personas. Un grupo grande puede generar confusión en los interesados. Idealmente deberá acudir uno de los sponsors y la persona que tenga la relación directa con el prospecto

Escuchen antes de hablar. Hagan preguntas para entender las expectativas que tienen en crear un club y qué saben de Toastmasters.

Hablen de su experiencia. Mas allá de datos o información técnica compartan lo que ha hecho para ustedes Toastmasters


No teman hablar de dinero ¿Y cuánto cuesta? Nadie ofrece tanto por tan poco. Lleven una explicación detallada de la inversión que implica fundar un club

Sugiero llevar a ésta primera reunión el Juego de Manuales que forman parte del “New Member Kit.”: Manual de Comunicación Competente, Manual de Liderazgo Competente, Cuadernillo sobre la Evaluación Efectiva, Gestos. Tu Cuerpo Habla, Tu Voz al Hablar y Revistas que de preferencia incluyan el último número.

Colóquenlas sobre la mesa. Su cliente sabrá que obtiene algo por su inversión. El hojearlas, sentirlas, le hará comenzar a vivir Toastmasters.

Esta fase puede consistir en una o varias reuniones con las que se irá generando interés por la organización y el nuevo club.

Cuiden que uno de las sponsors que acudió desde la primera reunión sea identificado como el interlocutor permanente para responder al cliente y dar seguimiento y servicio.

Promuevan la realización de una Sesión Muestra. Esa será su primera gran oportunidad de Cerrar la Venta. De preferencia agenden la programación de la Sesión Muestra con no menos de 15 días de anticipación para poder realizar una sesión exitosa.

El cumplimiento de esta fase les ayudará a generar confianza en la seriedad de ustedes y de Toastmasters. Les ayudará así mismo a desarrollar una importante habilidad: Escuchar para entender las necesidades del otro y Crear confianza, herramientas ambas sobre las que se construye la pirámide de la persuasión.


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Haz una Sesión Memorable

Una sesión muestra tiene los siguientes objetivos:

Presenciar la dinámica de Toastmasters.

Hacer sentir que en la organización hay un clima propicio al aprendizaje

Apreciar que además del aprendizaje Toastmasters es un club de amigos

Conocer oradores que sirvan de modelos a seguir

Generar las condiciones para cerrar la venta o quedarse cerca de ello

Lograr lo anterior requiere de una cuidadosa organización en la que todo debe funcionar de la mejor forma posible.

1. Integra un equipo perfecto. Selecciona de entre todos tus clubes al mejor en cada rol: evaluador gramatical, contador de muletillas, evaluador general, Toastmasters de la sesión.


2. Transmite el objetivo de la sesión muestra. Recuerda a todos los integrantes que la sesión muestra tiene el objetivo de vender Toastmasters. Todos los comentarios deberán realizarse con ese objetivo en mente.

3. Haz un Plan en atención al tipo de prospecto. No podrás seleccionar los mismos tópicos de mesa en un grupo de jubilados que en una asociación empresarial.

4. Cuida la cultura, el lenguaje, las formas. Asegúrate de que los discursos que se presentarán y las preguntas de tópicos de mesa estén alineadas con tu tipo de público. Cuida el que no se toquen temas delicados o se realicen preguntas que puedan incomodar a tus invitados

5. Tiempo apropiado. De preferencia organiza una sesión muestra cercana a la hora de duración

6. Prevé un tiempo para preguntas y respuestas. Esa será tu oportunidad para alinear expectativas y cerrar la venta

Una sesión muestra es todo un arte que requiere de maestría en su organización y liderazgo. Los retos que enfrentarás son: Integrar un buen equipo, liderarlo para que todos trabajen en el objetivo común, reconocer el buen desempeño, aprender de las experiencias.

Los sponsors liderarán este esfuerzo con el apoyo de todo su club y eventualmente de otros clubes del área.

En el Manual de Construcción de Clubes, (Ítem 121) encontrarás sugerencias para la Agenda de una Sesión Muestra.

En mi experiencia hay elementos que no pueden faltar:

Materiales de Toastmasters, disponibles en las mesas. Un lugar bien acondicionado. Cómodo, con detalles cuidados.

Bienvenida cálida del Toastmaster hacia invitados con agradecimiento por haber aceptado la sesión muestra

Presentación de oficiales de la sesión con breve descripción de sus responsabilidades

Explicación de ¿qué es Toastmasters? de ser posible con apoyo multimedia

Un discurso de manual presentado por un socio de poca experiencia y evaluación con balance positivo. Un discurso de manual avanzado con evaluación analítica, que mantenga el tono positivo pero provea recomendaciones específicas. El objetivo es transmitir 2 ideas:

o No debes tener miedo a ingresar si estás empezando y

o Aún los más experimentados pueden aprender


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Una sección creativa y bien planeada de tópicos de mesa en la que se invite a participar a los invitados

Evaluación de la Sesión con balance positivo y recomendaciones específicas. El mensaje a transmitir deber ser: “los evaluadores ven lo que para otros pasa desapercibido y te permiten aprender”

Tiempo suficiente para preguntas y respuestas

Esta etapa te ayudará a desarrollar las habilidades de colaboración que requieres para integrar un equipo alrededor de un objetivo común: Organizar una Sesión Memorable.

Desde el momento en que se vaya integrando ese equipo mantente abierto a la retroalimentación, establece bases de comunicación constantes para que puedan integrase y surja la confianza, la comunicación y la cohesión.

Igual que un equipo de futbol o cualquier otro deporte, quienes los observen trabajar sabrán si son un equipo de verdad o son un grupo con estupendas individualidades.

Tu rol como líder de ese grupo, será el de convertirlo en equipo.


Convence e Integra

En esta fase desarrollarás una de las habilidades que más puertas pueden abrir en tu vida: Saber Vender.

Como Sponsor de Club estarás cercano a lograr la meta más importante de este esfuerzo inicial: Cerrar la Venta y contar con un nuevo club en tu área.

Puedes tener el producto o servicio de mayor valor, pero si no sabes comunicar sus ventajas, generar en los otros el deseo y la necesidad de tenerlo, puede quedarse en un proyecto no realizado o una venta no realizada.

Saber vender abre las puertas que tú has decidido abrir. No es fácil, pues seguramente en el mercado habrá muchas opciones con características similares a lo que tú ofreces y el consumidor decidirá al final con qué se queda.


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Vender Toastmasters requiere de una suma de elementos:

Conocer tu producto. Nuestra organización es sólida y posee características que la hacen única. Por ello deberás profundizar en el conocimiento de sus cualidades, en qué países se encuentra, cómo garantizamos el retorno de la inversión, qué garantías tiene el cliente en el manejo adecuado de los recursos qué aporta, etc.

Hablar desde la experiencia. Una buena parte de los compradores, ejercemos decisiones emocionales más que racionales. Lo que puede ser la diferencia entonces entre cerrar la venta y no hacerlo es que hables desde tu emoción, que pongas la pasión por delante, que invites a tu cliente a visitar otros clubes, concursos, eventos especiales. Haz que viva la pasión Toastmaster

Dar seguimiento. Realiza un seguimiento prudente. El que un prospecto no se concrete rápidamente no significa una negativa. Tú estarás entre una lista amplia de prioridades. Haz lo posible para mantenerte en las primeras. Envía correos breves. Mantén la comunicación. Maneja objeciones.

Sé flexible. Algunos prospectos te pedirán requisitos extraños. “Altas de proveedor”, “facturas electrónicas”, “cartas poder”. No lo niegues, ponte en contacto con el Gobernador de Distrito o escribe una carta a Cristina López para que te aclare sus dudas ([email protected])

Sigan sesionando. De ser posible, continúen sesionando. Un club no es más que 20 personas que se reúnen periódicamente para aprender. Si has logrado la periodicidad de las reuniones, el club existe, sólo tendrás que dar seguimiento al pago

(Compromiso: Diseñar un entrenamiento con el apoyo del Vicegobernador de Educación orientado a desarrollar estas habilidades)

Cerrar la venta significa que tengas un mínimo de 20 personas dispuestas a iniciar un club. Pero ¿cuáles son los pasos que debes seguir para registrarlo?


Documentos Desde la página Web puedes obtener todos los documentos que requerirás en el proceso de registro de club nuevo. Ve al siguiente vínculo, http://www.toastmasters.org/startaclub.aspx, llena la forma en línea que ahí aparece. Una vez enviada la forma, la página te llevará a la siguiente dirección:

http://www.toastmasters.org/Members/MembershipBuilding/NewClubs/Forms.aspx

De ahí podrás bajar toda la información necesaria para formar tu club y promoverlo. Hoy en día uno de los retos con los que se enfrentan los vendedores profesionales es de la necesidad de realizar labores administrativas que permitan un cierre efectivo. Aquí, más que la persuasión se requiere de esmero y atención a los detalles.

Formas Un club nuevo requiere la integración de 6 formas. Toastmasters Internacional es meticuloso en el llenado de cada una de ellas, por lo que te sugerimos familiarizarte con ellas y pedir apoyo en caso de requerirlo. Acércate a Cristina López ([email protected]), a los Vicepresidentes de Membresía, Especialista de Categoría de Club o al Vicegobernador de Mercadotecnia del Distrito 34.

(Compromiso: Estableceré un mecanismo sencillo y accesible a todos para estar siempre disponible y responder dudas sobre este proceso en menos de 24 hrs.).


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Cada una de las formas descritas aquí se pueden enviar por fax, por correspondencia tradicional o escanearlas y lo más sencillo, seguro y rápido, enviarlas por correo electrónico.

Las Formas son las siguientes:

Forma I. Application to Organize.

En esa forma se anotan los siguientes datos:

Responsable del Proceso de Registro. Si es una empresa es probable que alguien de Recursos Humanos quiera hacerse cargo. De ser posible te sugerimos que alguien de Toastmasters esté como responsable desde el inicio hasta el registro del club, ello te ayudará a acelerar el proceso y darle la importancia que requiere la sede. Esta persona podrá ser el Sponsor del Club.

Datos de correspondencia. Ahí enviarán el Charter Kit.

Forma de pago. La mejor y más segura forma de pago es una tarjeta de crédito personal o corporativa, pues ahorra cargos adicionales. Es posible, si la organización lo solicita, que el pago se realice mediante transferencia bancaria (Wire Transfer). En ese caso se deberán pagar $10.00 dlls adicionales que el banco le cobra a Toastmasters

Nombre y número del Club Sponsor

Nombre y números de socio de 2 Sponsors. Su función termina una vez que el club ha quedado registrado. La sede les envía un documento que deberán regresar escaneado a la sede, con la firma del Presidente del Nuevo Club. En ese momento el logro se registra y sirve como requisito para el ALS.

Nombre y número de socio de 2 Mentores. Asegúrate que las personas que asuman este rol poseen disponibilidad, conocimientos y compromiso pues de ellos dependerá en buena parte el sentar las bases de funcionamiento del nuevo club. También les llega carta de la sede que deberá ser firmada por el Presidente del Club. Para que el logro se registre deben transcurrir 6 meses de funcionamiento del club

Alineación del Nuevo Club: Área, División y Distrito

Tipo de Club: Comunitario o Abierto

Idioma de los “New Member Kits


RECOMENDACIÓN:

Con la Forma I deberán enviarse los $125.00 dls. del Charter Fee. Si se va a registrar un club nuevo, una vez que la sede recibe la forma bien llenada y el

dinero, procederá al envío del Charter Kit, que contiene gran cantidad de materiales para el inicio del club: Manuales de Oficiales de Mesa Directiva, Un Mazo, Semáforo de Papel, Recibos de Cobro, Manuales de Concurso, DVD promocional y 20 juegos de socio nuevo.

Si lo que se va a registrar es un Club Avanzado la sede envía una caja más pequeña, sin Juegos de Socio Nuevo.

Se llega a dar el caso de que una vez que el Club Prospecto recibe ésta Caja se siente que tiene todo para sesionar y se olvidan o dejan para después la integración del resto de los documentos y dinero. Toastmasters confía en ti como sponsor para que esto no suceda.

Si los manuales te llegan a ti como Sponsor te sugiero que entregues los Manuales de Nuevo Socio hasta que se haya realizado el resto del pago y no antes.

Forma II. Charter Payments

Ésta es, sin dudarlo, la forma más importante del proceso.

En ella deberás relacionar la cantidad de socios que se inscribirán. Toastmasters da ciertas reglas a seguir:

Club Nuevo: Mínimo 17 socios nuevos y máximo 3 duales

Club Avanzado: Mínimo 17 socios duales y máximo 3 transferidos

Recuerda que un socio nuevo deberá pagar siempre los 20.00 dólares de membresía vitalicia y los 27.00 dólares de seis meses de derechos como socio. Eso le dará derecho a su “New Member Kit” aunque la sede lo haya enviado antes.

Un socio dual sólo deberá pagar 27.00 dólares si desea ser socio fundador del nuevo club, con independencia del mes en que se haga el pago.

El pago de los 27.00 dólares le dan derecho al socio a seis meses de membresía a partir del mes en que se envía el dinero. Si por ejemplo, enviaste el dinero en el mes de enero, tendrás cubierto los meses de enero, febrero, marzo, abril, mayo y junio, por lo que en el mes de marzo la sede internacional te pedirá que pagues sólo 12.50 por socio, equivalente a los meses de julio, agosto y septiembre. Después de ese ajuste los pagos de semi anualidades serán siempre de 27.00 dólares


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Esas cantidades se relacionan en la Forma II y se anotan los datos de la tarjeta de crédito para realizar el pago. Recuerda que si el pago se realiza con transferencia bancaria hay que agregar 10.00 dólares. Escanea el documento y envíalo por correo electrónico.

Forma III. Charter Membership Application

Ésta es la Solicitud de Registro como socio. Pon especial cuidado en que se llene una por cada socio, con todos sus datos de correspondencia y su firma en el reverso de la hoja, acompañada de la firma de algún Oficial del Club.

RECOMENDACIÓN. Envía esta forma desde la primera reunión a todos los interesados en formar parte del club con una breve descripción de todo el dinero que se espera recibir de ellos para formar el club. Pídeles a los

posibles que la llenen y te la envíen por correo o la impriman y te la lleven a la sesión. Una vez que las tengas todas llenas, deberás escanearlas y mandarlas a la sede internacional.

Forma IV. Charter Club, Officer Information.

En esta forma deberás registrar los nombres de al menos 3 oficiales para el inicio del Club: Presidente, un Vicepresidente y el Secretario. Presidente y Secretario deberán llenar varias de las formas.

Requieres el nombre, correo electrónico y número de socio (para socios duales o transferidos).

RECOMENDACIÓN.

Los nombres que aquí registres son necesarios para la constitución del club, pero recuerda que una vez que el club esté registrado y funcionando

normalmente podrás realizar las elecciones y llevar a cabo la instalación de oficiales con el procedimiento formal. Los cambios se podrán hacer ya en la página Web en la Sección de Negocios con el uso del password que proporcione la sede.

Forma V. Club Information.

Toastmasters se apoya en esta forma para llenar la información que aparece en la página Web.


Sé cuidadoso en llenarla con los datos de la persona que puede responder al teléfono que se escriba y dar datos sobre el club. Muchos socios nuevos llegan por este medio y es triste que una vez que han llegado hasta tu club y se han atrevido a llamar por teléfono para pedir informes nadie les responda o el número sea incorrecto.

Hay espacio para que anotes el tipo de club, la periodicidad con la que se reúne y la información de contacto.

Forma VI a. Toastmasters Club Constitution Esta forma contiene reglas generales de la organización y debe ser llenada y firmada por el Presidente del Club y el Secretario

Forma VI b. Toastmasters Clubs Bylaws. Estos son los Estatutos del Club o la llamada Acta Constitutiva. Es el acuerdo inicial entre socios para regir su organización y funcionamiento. Ejemplos:

Artículo II. Membresía

Sec. 1. Puedes documentar que el club quedará restringido a personas que cumplan ciertos requisitos, ejemplo, empleados de la empresa o por el contario, escribir que no habrá restricciones

Sec. 2. Años de vigencia para la designación de socios honorarios o cancelar esa opción

Artículo III. Cuotas

Sec. 1. Cuota que se pide a un nuevo socio. El club podría especificar que además de los 47 dlls. normales se pague algo adicional, o dejar solo los 47 dlls.

Sec. 2. Cuota para los socios activos así como fechas en que se deben realizar

Sec. 3. Opción de establecer una cuota de reinstalación de socio cuando alguien se ha alejado del club y después de cierto tiempo reingresa. Esta cantidad se la queda el club.

Sec. 4. Opción de establecer una cuota para los socios que transfieren sus derechos de otro club. Esta cantidad también permaneces en el club.

Sec. 5. Opción de establecer cuotas para socios inactivos


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Artículo IV. Sesiones

Sec. 1. Periodicidad de las sesiones y día de las mismas

Sec. 3. Periodicidad mínima de reuniones de Mesa Directiva del Club

Artículo V. Elección de Oficiales

Sec. 1. Opción de establecer Oficiales adicionales a los que establecen los manuales

Sec. 2. Responsabilidades de los Oficiales adicionales que hayan sido designados

Sec. 3. Periodicidad en la Elección de Oficiales, semestral o anual

Artículo VI. En el caso de que no se desee el uso de las Reglas de Robert como procedimiento parlamentario, seleccionar otra metodología

Realiza los cambios que las características especiales del club requiera. Esos estatutos quedarán disponibles en la Sección de Negocios del Club y podrán ser modificados por acuerdo de los socios. Si tienes duda en el llenado de los Estatutos acércate al Especialista de Club, Vicepresidente de Membresía del Club, Gobernador de Área o Vicepresidente de Mercadotecnia del Distrito 34.

(Compromiso: Realizar la traducción de los Estatutos e integrar un documento electrónico con tutorial para su llenado)

En esta fase desarrollarás habilidades de Seguimiento y Venta así como de cuidado y esmero en los detalles.

Como Vendedor harás posible que el Club comience a funcionar rápidamente y que el registro en la sede ayude a


tu área, división y distrito. Integrarás a un grupo de nuevos socios que empezarán a beneficiarse del programa Toastmasters y habrás desarrollado el talento necesario para emprender cualquier proyecto y tener la certeza de que lo llevarás hasta el final.

La sede internacional reacciona a una rapidez ejemplar. Una vez que se paga el Charter Fee, la “esperada caja” llega en menos de una semana.

Una vez que envías dinero y papeles el registro del club queda listo en no más de 5 días. No permitas que un club esté en la lista de Club Prospecto por más de 90 días.

Es perfectamente posible que de la fase 1 a la 4 te lleves 60 días. Tu liderazgo de equipo te permitirá conseguir ese objetivo.

Una vez que has llegado a esta fase está atento como Sponsor del momento en que en la página Web se ha hecho el cambio de Club Prospecto a Nuevo Club. Hazle llegar al Club su número y explícales el uso del password.

Los Sponsors recibirán un documento de Toastmasters Internacional que deberán presentar ante el nuevo Presidente del Club para que se los firme. Envíen esta carta por correo electrónico a la sede y en unos días habrán registrado su logro.

Sugerimos en este momento algunas actividades de gran importancia:

Coordinar con el Gobernador del Distrito la entrega del Banderín del Club

Programar con el Gobernador de Área la Ceremonia de Instalación de Oficiales

Establecer un diálogo con los Mentores del Club a efecto de comunicarles los avances, compartirles toda la información del nuevo club a efecto de que formalmente apoyen al club desde la primera sesión

Mantenerse al pendiente de las necesidades del club así como de los Mentores. Su experiencia acumulada como Sponsors agregará valor siempre


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Consolida

Saber que el Club se ha registrado en la sede internacional es sin duda un motivo de gran satisfacción para todos los organizadores y los nuevos socios. Merece la ocasión para realizar una ceremonia de instalación de oficiales presidida por el Gobernador de Área y, en su caso, el Director de la Organización.

Avisa al Oficial de Relaciones Públicas para que dé la debida promoción al evento, que se publique en algún medio local, que esté presente la prensa y se haga un evento inolvidable. Los Sponsors deberán coordinar una reunión con los Oficiales del club en la que presenten a los Mentores y expliquen sus funciones.

El reto que viene ahora es uno de los más interesantes:

Todos los clubes, como equipos viven diferentes momentos:

Formación. Caracterizado por gran entusiasmo hacia el objetivo común, pero poco orden debido a que el grupo se está integrando. Ello requerirá un seguimiento detallado de los Mentores, capacitación constante, coaching a los oficiales y reconocimiento. Ese proceso puede llevarte de 4 a 10 sesiones.


Participación. Caracterizado por el deseo de los socios de involucrarse activamente en la toma de decisiones y roles en el club. Pueden manifestarse conflictos por poder. Esta etapa requerirá de una actitud de mediador del Mentor y hacer uso de su estilo de liderazgo Visionario para clarificar el objetivo del club y canalizar apropiadamente el entusiasmo.

Estabilidad. Los roles y responsabilidades están bien definidas. Las decisiones se toman por consenso. Existe un clima positivo de trabajo y los socios han avanzado en la presentación de sus proyectos. Esta etapa requiere del Mentor asumir un rol más de apoyo cuando es requerido. Paulatinamente debe aprender a “sacar las manos” y permitir que el mismo club tome sus decisiones. Se puede llegar a esta etapa en aproximadamente 6 meses a un año.

Alto Desempeño. En esta etapa el club adquiere su madurez. Los líderes dirigen adecuadamente. Cada quién conoce sus responsabilidades y derechos. Esta etapa puede llevar al Mentor a tomar la decisión se retirarse del club o seguir formando parte de él pero ya como un socio regular. Si se ha realizado un trabajo correcto, se puede llegar a esta etapa en aproximadamente un año.

El reto del Mentor será principalmente adaptarse al momento que esté viviendo el club para proveerle de herramientas, aclarar dudas, apoyar a los socios, mantener alta la motivación, generar una visión, comunicar la dimensión nacional e internacional de la organización.

(Compromiso: Realizar una campaña para integrar Mentores a nivel nacional que apoyen con el reto planteado, ofrecerles herramientas para que lleven a cabo su función y crear un foro en la página Web para que compartan sus experiencias y se cree una comunidad de aprendizaje)

Si bien como hemos mencionado el Mentor cumple con su función y puede registrar su logro después de 6 meses, el compromiso hacia un club formado debe ir más allá. Mentores, Sponsors, Gobernador de Área y División y con el apoyo del Distrito deberán trabajar de la mano para apoyar los momentos complejos del club.


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La Estrategia Requiere de Todos


Cada Gobernador de Área tiene establecida la meta de crear un club nuevo para poder aspirar a ser Área Distinguida del Presidente. Basándome en esa meta, sugiero que sean ellos los responsables de operar la estrategia planteada. Hoy en día contamos con 52 Áreas. Si cada uno de ellos cumple su meta podríamos quedar muy por encima del objetivo. El que los Gobernadores de División apoyen el cumplimiento de esta meta, lo cual les permitirá no tener pérdidas netas y generar crecimiento neto de un club o más (División Distinguida del Presidente) Será un Compromiso el generar una campaña nacional para que todos los socios Toastmasters se involucren en el proyecto de Crear Clubes y Crecer. Embajadores Desde mis inicios como socios en Toastmasters he percibido el gran valor que aportan a la organización los Past Governors. Por ello sugiero que a ellos se les dé un rol en esta estrategia como “Embajadores”. Ello implicará realizar un plan de trabajo para que desde su experiencia y disponibilidad puedan apoyar en las iniciativas nacionales de formación de clubes.


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Especialistas de Club La formación de un nuevo club genera sin duda alguna grandes aprendizajes para quienes contribuyen desde su concepción hasta su registro. Debemos aprovechar ese conocimiento. Algunas de las categorías que requerirán un especialista son:

Clubes Universitarios Clubes Juveniles Clubes Corporativos Clubes en Inglés Clubes en Asociaciones Políticas Clubes en Asociaciones Empresariales

Requeriremos de los especialistas conocimiento en el sector, experiencia en formación de clubes y disponibilidad para liderar iniciativas a nivel nacional. Su rol consistiría en integrar experiencias de éxito en la categoría, proveer información clave, apoyar a los responsables y liderar con el Vicegobernador de Mercadotecnia iniciativas nacionales de formación de clubes.

Mis Compromisos como Candidato a Vicegobernador de Mercadotecnia, Distrito 34, 2010-2011 son los siguientes:

Liderar el proceso Creamos Clubes y Crecemos a nivel nacional. A través de capacitación formal, herramientas disponibles, apoyo personal y comunicación permanente motivar a Gobernadores de División y Área a dar seguimiento a sus planes de creación de nuevos clubes.

Generales: Crear 40 clubes en 2009-2010.

Con el apoyo de Especialistas de Club, Gobernadores de Área y División definiremos un plan de trabajo para crear al menos:

• 10 clubes en Inglés u otros idiomas distintos al español • 10 clubes Corporativos • 5 clubes en asociaciones empresariales (Canaco, Coparmex) • 5 clubes universitarios • 5 clubes en asociaciones políticas • 5 clubes abiertos


Organizar al menos 3 Ferias de Membresía Toastmasters en diferentes ciudades del país en las que se invite a Corporativos con presencia en diferentes ciudades

Organizar un evento, Concurso de Comunicación y Liderazgo

Universitario en el que se convoque a Universidades con presencia nacional como TEC de Monterrey, Universidad del Valle de México, UIA, Universidad La Salle, Universidad Anahuac

En el mes de junio: Lanzar la Convocatoria Crea Clubes y Crece a nivel nacional con apertura total a ideas de socios para enriquecerla Integración del equipo de Especialistas de Club y definición de roles y responsabilidades de los “Embajadores” Conferencia telefónica con los Gobernadores de División para definir alcances del proyecto Una vez definida la fecha de la Capacitación del Distrito incluir una capacitación sobre el Proceso Crea Clubes y Crece así como las iniciativas para Exceder la Expectativa de Nuestros Socios

En el mes de julio:

Sesión estratégica con especialista de club para definir roles y responsabilidades así como posibles iniciativas nacionales Integración del Foro en la Página Web para que todos los Gobernadores de Área puedan registrar sus logros parciales Conferencias telefónicas con Gobernadores de División y Área para alinear expectativas y apoyar con herramientas la etapa de “En Búsqueda del Club” Dejar lista una sección en la página Web en la que se incluyan los casos de éxito en la formación de categorías especiales de clubes

A lo largo del año:

Conferencias telefónicas bimestrales para dar seguimiento al proceso con Gobernadores de División y Área Trabajar en conjunto con el Comité de Traducciones la integración de Catálogos de Promoción de Toastmasters en Español Diseñar con el apoyo del Vicegobernador de Entrenamiento un Manual para Formación de Sponsors y Mentores Establecer un mecanismo en la página Web para respuestas a los socios en un máximo de 24 horas Crear un “tutorial” para llenado de formas para la formación de un club


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Reconocer los Logros. Ofrecer reconocimiento a Sponsors, Mentores y Gobernadores de Área y División que cumplan sus metas

Definir con el apoyo del Distrito y la Sede Internacional un reconocimiento especial a los Mentores, Sponsors y Gobernadores de Área por lograr su meta de un Club Nuevo

Trabajo en Equipo. Formar parte de un equipo con los Oficiales del Distrito: Gobernador, Vicepresidente de Educación, Vicepresidente de Relaciones Públicas para lograr los objetivos planteados

Un verdadero líder crea una visión, la comunica y genera compromiso hacia ella. Facultar a los socios, ofrecerles herramientas para formar líderes autónomos y responsables, permitirá a los Mentores, Sponsors, Gobernadores de Área convertirse en líderes de servicio.

Cumplir con las 5 etapas del Proceso Creamos Clubes y Crecemos te dará muchas recompensas:

Tendrás un importante requisito cumplido para registrar el ALS

Obtendrás un reconocimiento por integrar un club nuevo a la organización

Habrás desarrollado habilidades clave que te permitirán ser un mejor comunicador y líder

Creamos clubes y crecemos. plan de acción. estrategia 1.

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