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Oferta de actividadesVersión 5

Departamento de Sistemas de Información

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Índice de contenido1. Objeto..................................................................................................................................... 32. Alcance................................................................................................................................... 33. Introducción............................................................................................................................34. Herramienta Backend.............................................................................................................3

4.1. Introducción 34.2. Infraestructura web y CRM 54.3. Acceso6

5. Gestión de actividades............................................................................................................75.1. Introducción 75.2. Actividades en Backend 7

5.2.1. Introducción................................................................................................................75.2.2. Creación de pruebas de orientación...........................................................................75.2.3. Creación de ferias.......................................................................................................85.2.4. Creación de talleres..................................................................................................105.2.5. Publicación de Colegios en LP Preuniversitarios.......................................................125.2.6. Reenvío de emails de SdA........................................................................................13

5.3. Actividades en CRM 155.3.1. Ferias/Talleres..........................................................................................................155.3.2. Creación de Colegios................................................................................................16

6. Resumen de URLs utilizadas.................................................................................................16

Índice de ilustracionesIlustración 1: SdA Grado, web corporativa...................................................................................4Ilustración 2: LP Ferias.................................................................................................................4Ilustración 3: LP Preuniversitarios................................................................................................5Ilustración 4: Infraestructura Web y CRM - Esquema conceptual.................................................6Ilustración 5: Backend - Pruebas de orientación..........................................................................7Ilustración 6: Visualización de pruebas en www.usj.es................................................................8Ilustración 7: Registro de la fecha de la prueba en la oportunidad..............................................8 Ilustración 8: Backend - Configuración de una feria....................................................................9Ilustración 9: Backend - Talleres................................................................................................11Ilustración 10: LP Preuniversitarios - Aspecto del nuevo taller creado.......................................12Ilustración 11: Visualización de colegios desde SdA Grado........................................................13Ilustración 12: Integración colegios con LP Preuniversitarios.....................................................13Ilustración 13: Visualización colegio integrado..........................................................................13Ilustración 14: SdA - Resultados................................................................................................14Ilustración 15: Detalle de SdAs recibidas...................................................................................14Ilustración 16: Opción de reenvío..............................................................................................14Ilustración 17: Destinatarios......................................................................................................15Ilustración 18: Visualización de la actividad en CRM..................................................................15Ilustración 19: Mapeo del código de actividad Backend <-> CRM.............................................16

2 Septiembre 2019

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1. Objeto

Se describen en este documento procedimientos funcionales completos necesarios paragestionar los siguientes tipos de actividades:

Ferias. Talleres. Pruebas de orientación.

2. Alcance

Departamento de Información Universitaria (IU en lo sucesivo). Autorizados únicamenteaquellas personas que tengan asignado el rol de seguridad “IU Admin”.

3. Introducción

El contenido de este documento es el siguiente: Capítulo 4 “Herramienta Backend”: se describe la herramienta, infraestructura y

funcionalidades. Capítulo 5 “Gestión de actividades”: se describen las operaciones para necesarias para

gestionar :◦ Pruebas de orientación: publicadas en la SdA de la web corporativa.◦ Ferias: publicadas en el site LP Ferias.◦ Talleres: publicados en el site específico LP Preuniversitarios.

4. Herramienta Backend4.1. Introducción

La integración de aplicaciones implica la sincronización de varios procesos, en elmomento de la redacción de este documento los siguientes sistemas se integran de algunaforma con CRM:

Web (SdIs/SdAs) Gestión Académica Bolsa Empleo Gestor Prácticas

La información a transferir, dependiendo del caso, puede fluir de un sistema concretohacia CRM (ejemplo, solicitudes web) o viceversa (creación de un expediente en UXXI). Dichainformación se registra en una base de datos denominada CRMTMP. Para el acceso a la gestiónde los datos de CRMTMP se utiliza la herramienta Backend.

Este documento detallará el procedimiento a seguir para conseguir:

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Publicación de nuevas pruebas de orientación, se muestra en la siguiente figura:

Integración de SdI obtenidas en LP Ferias, se muestra en la siguiente figura:

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Ilustración 1: SdA Grado, web corporativa.

Ilustración 2: LP Ferias.

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Accesible desde http://ferias.usj.es. El candidato elige la feria del desplegable,posteriormente en función de la configuración de la misma, se le permitirá informar sus datospersonalizar, seleccionar un producto y posteriormente confirmar la solicitud.

Integración de SdI obtenidas en LP Preuniversitarios, se muestra en la siguiente figura:

Accesible desde http://www.undiaenlausj.com. El candidato elige su colegio en unapantalla previa, posteriormente en función de la oferta educativa del colegio, se le permitiráseleccionar el taller, el producto, informar sus datos personales y posteriormente confirmar lasolicitud.

4.2. Infraestructura web y CRM

En la siguiente figura se muestra la infraestructura utilizada para la publicación deactividades (feria/taller) la web, la base de datos utilizada (CRMTMP) así como su interrelacióncon CRM:

5 Septiembre 2019

Ilustración 3: LP Preuniversitarios.

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Como se puede apreciar en la figura anterior existen diferentes sitios web desde los quese capturan SdI/SdA, dichas solicitudes se albergan en la base de datos “Temporal” (base dedatos intermedia entre web y CRM). Para la correcta integración de SdIs cuyo origen es LPFerias/Preuniversitarios es fundamental que la feria y el taller, respectivamente existan en:

Base de datos Temporal. CRM.

En caso contrario se reproducirán errores de integración, ejemplo: se podría realizar elintento de integración de una solicitud cuya feria existe en LP Ferias y no en CRM, el resultadode esto provocaría que no se informaría, en la ficha del contacto en CRM, la feria en la que hafacilitado sus datos. Para el acceso a la gestión de los datos ubicados en CRMTMP se utiliza laaplicación “Backend”, es una herramienta accesible a través de navegador que permite añadir,modificar los datos que se necesiten en función del rol (responsabilidad) del usuario.

En los siguientes capítulos se explica el proceso completo de creación de ferias/talleresen Backend y CRM, y lo más importante: cómo se relacionan.

4.3. Acceso

Se accede a través de la siguiente dirección: URL: https://backendcrm.usj.es

Una vez iniciada la sesión, en el menú “Actividades” se pueden observar el conjunto deentidades que se permiten gestionar, interesan las siguientes:

Ferias: conjunto de ferias a las que los candidatos se pueden inscribir desde la LPFerias.

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Ilustración 4: Infraestructura Web y CRM - Esquema conceptual.

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Talleres: conjunto de talleres a los que los candidatos se pueden inscribir desde la LPPreuniversitarios.

Talleres Oferta: control de talleres ofertados por curso académico.

5. Gestión de actividades5.1. Introducción

En este apartado se va a detallar la creación completa de una actividad (feria/taller) enel Backend (base de datos CRMTMP) así como en CRM. El objetivo se basa en permitir realizartodas las tareas necesarias para que una nueva actividad esté disponible en los sitios web queinterese y las solicitudes que las incorporen se integren directamente en CRM.

5.2. Actividades en Backend5.2.1. Introducción

Se describe a continuación el procedimiento funcional para la creación de las siguientesactividades a través del Backend:

Ferias Pruebas de orientación Talleres

Se mostrarán imágenes para ilustrar el comportamiento relacionado entre Backend y lossitios web correspondientes.

5.2.2. Creación de pruebas de orientación

El procedimiento de creación es el siguiente:1. Se inicia sesión en el Backend.2. Se accede a la opción Actividades → Pruebas de orientación, se muestra a continuación

el aspecto:

3. Se añade una nueva pulsando en “Add new”:4. Se completan los siguientes campos siguiendo las indicaciones que se detallan a

continuación:

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Ilustración 5: Backend - Pruebas de orientación.

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id: se comprueba el id de la última prueba taller y se incluye aquí el númeroposterior.

curso: ej. 2019-20. fecha: se indica con el selector turno: se indica “mañana” o “tarde”. Comentario: si procede, se añade el texto que se considere oportuno, se mostrará

junto con la fecha y el turno.

En la siguiente figura se muestra el aspecto de las pruebas de orientación, visibles através de la SdA Grado en la web corporativa:

Es importante tener en cuenta:

Se visualizarán únicamente las pruebas cuya fecha no haya expirado. La fecha de la prueba se registra directamente en la oportunidad:

Destacar que en la SdA no se solicita hora, por esta razón, la hora asignada es 00:00. Esresponsabilidad del asesor correspondiente concretar este dato con el candidato.

5.2.3. Creación de ferias

El procedimiento de creación de una feria es el siguiente:1. Se inicia sesión en el Backend.2. Se accede a la opción Actividades → Ferias, se muestra a continuación el aspecto:

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Ilustración 6: Visualización de pruebas en www.usj.es.

Ilustración 7: Registro de la fecha de la prueba en laoportunidad.

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3. Se añade una nueva pulsando en “Add new”:4. Se completan los siguientes campos siguiendo las indicaciones que se detallan a

continuación: id: se comprueba el id de la última feria y se incluye aquí el número posterior. descripción: descripción de la feria, se visualizará literalmente en LP Ferias. fecha ini: fecha inicio, la feria se mostrará a partir de esta fecha (incluida) fecha fin: fecha fin, la feria dejará de visualizarse cuando esta fecha expire. tipo estudio: valores:

◦ G → Grado◦ P → Posgrado◦ ALL → Ambos

curso academico actual: curso con el que se grabará la solicitud:◦ alumnos de grado: se utilizará este curso para informar el apartado “Datos

académicos” del contacto en CRM. El curso académico de la oportunidad secalculará en base al valor de este campo.

◦ alumnos de posgrado: el curso académico de la Oportunidad será elcurso_academico_actual + 1.

curso campana: curso de la campaña a la que pertenece la feria, se mostrarán losproductos ofertados para dicho curso.

idioma_predeterminado: la feria se mostrará en el idioma indicado en estecampo, no obstante, posteriormente el usuario puede cambiar al idioma que leinterese.◦ Valores: es, fr o en.

pais_predeterminado: si se asigna un valor (identificador de un país) en estecampo, se mostrará dicho país en el desplegable país, dicho desplegable no sepodrá modificar, quedando el país seleccionado de forma obligatoria.◦ Valores: cualquier identificador de la entidad país.

provincia_predeterminada: se utilizará únicamente en el caso de que el país seaEspaña (724). En este caso el desplegable país mostraría el valor “España” y no se

9 Septiembre 2019

Ilustración 8: Backend - Configuración deuna feria.

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podría seleccionar otro. El desplegable provincia mostraría el valor de la provinciaindicada en este campo (identificador de una provincia válida). Por ejemplo,identificador 50 (Zaragoza), mostraría “Zaragoza” en el desplegable “Provincia”, yen este caso el usuario puede seleccionar otra provincia. Automáticamente secargarán las poblaciones de la provincia seleccionada, el usuario seleccionará unapoblación del desplegable.◦ Valores: cualquier identificador de la entidad provincia.

A continuación se muestran algunos ejemplos de configuración de ferias: Feria en Zaragoza:

◦ Idioma: es◦ País: 724◦ Provincia: 50◦ Funcionalidad: se muestra en castellano, el país predeterminado y no modificable

“España”. Provincia predeterminada y modificable “Zaragoza”, la población sedeberá seleccionar del desplegable.

Feria en París:◦ Idioma: fr◦ País: 250◦ Provincia: ◦ Funcionalidad: se muestra en francés por defecto, el país predeterminado y no

modificable “Francia”. La provincia se deberá introducir manualmente, al igual quela población.

Feria en Marruecos:◦ Idioma: fr◦ País: 504◦ Provincia:◦ Funcionalidad: se muestra en francés por defecto, el país predeterminado y no

modificable “Marruecos”. La provincia se deberá introducir manualmente, al igualque la población.

5.2.4. Creación de talleres

En este caso el procedimiento de creación de un taller se divide en tres partes:1. Activar el nuevo curso académico.2. Creación del taller.3. Oferta.

Punto uno, activación curso académico:1. Se accede a la opción Oferta - Cursos académicos. Supongamos que acaba de dar

comienzo el curso académico 2022-23.2. Se desactiva el curso académico que esté activo (2021-22, es decir, el anterior).3. Se activa el siguiente curso académico (2022-23).

Punto dos, creación del taller:

1. Se accede a la opción Actividades - Talleres, se muestra a continuación el aspecto:

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2. Se añade uno nuevo pulsando en “Add new”:3. Se completan los siguientes campos siguiendo las indicaciones que se detallan a

continuación: id: se comprueba el id del último taller y se incluye aquí el número posterior. descripción: descripción del taller, se visualizará literalmente en LP

Preuniversitarios. tipo: valores:

◦ BACH: disponible únicamente para que aquellos colegios que dispongan este tipode oferta académica.

◦ CFGS: ídem.

Punto tres , para ofertar el taller:1. Se accede a la opción Actividades - Talleres Oferta.2. Se pulsa en “Add new”.3. Se introducen los siguientes valores:

id taller: creado en el apartado anterior. id producto: titulación a la que se oferta. curso: curso académico en el que se oferta, 2022-23, siguiendo con el mismo

ejemplo.

En la siguiente figura se muestra el aspecto del taller en LP Preuniversitarios,recientemente creado:

11 Septiembre 2019

Ilustración 9: Backend - Talleres.

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Es importante tener en cuenta:

La landing muestra talleres ofertados en el curso académico informado en laentidad “Cursos académicos”, campo “lp_preunis”. Ej.: 2017-18. Antes de darindicaciones a los futuros candidatos de colegios se necesita indicar el cursoacadémico correspondiente, ofertar los talleres y cerciorarse que semuestran todos.

En la entidad “Cursos acaemicos”, campo “LP preunis”, solo se activará uncurso académico, es decir, nunca figurará más de un curso académico activo.

Si un taller se oferta a varias titulaciones (productos), el proceso de oferta se repetirápara cada una de ellas.

Si el taller ya está creado (se llevó a cabo en algún curso académico previo) no deberáser creado, simplemente se ofertará de nuevo en caso de interesar.

5.2.5. Publicación de Colegios en LP Preuniversitarios

El proceso de integración de cuentas de tipo colegio transfiere los datos de las cuentasde estas categorías al Backend:

Centro educativo público. Centro educativo privado. Centro educativo concertado.

Una vez integrado se da la posibilidad de visualizar dicho colegio en: Web corporativa: si la provincia del colegio coincide con la provincia de la SdA, el

colegio se podrá seleccionar desde la SdA (apartado datos académicos).

Se muestra un ejemplo de visualización en la siguiente figura:

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Ilustración 10: LP Preuniversitarios - Aspecto del nuevo taller creado.

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LP Preuniversitarios: para ello se necesita activar previamente, por defecto laintegración de un colegio de CRM al Backend se realiza en estado inactivo, paraactivarlo:◦ Editar el colegio con el Backend.◦ Indicar a 1 los campos “preuniversitario” y “activo”. Se muestra en la siguiente

figura:

◦ Dependiendo de la oferta académica del colegio (BACH/CFGS) estará accesibledesde LP Preuniversitarios en el desplegable que corresponda.

Tras finalizar estas gestiones los entornos (LP Preuniversitarios y CRM) están preparadospara gestionar solicitudes para el colegio en cuestión.

5.2.6. Reenvío de emails de SdA

13 Septiembre 2019

Ilustración 12: Integración colegios con LP Preuniversitarios.

Ilustración 13: Visualizacióncolegio integrado.

Ilustración 11: Visualización de colegios desde SdA Grado.

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En algunas situaciones los compañeros asesores solicitan el reenvío del email que en sudía se envió tras la cumplimentación de una SdA por parte del usuario. El asesor necesitaimprimir dicho email y entregarlo en SGA, pues forma parte del proceso de admisión.

Para ello:1. Se accede a la web corporativa https://www.usj.es.2. Para acceder a las solicitudes recibidas necesitamos estar autenticados en la aplicación,

así que para indicar nuestro usuario/contraseña añadimos al navegador “/user” paraformar la siguiente URL: https://www.usj.es/user

3. Indicamos usuario/contraseña.4. Se navega al estudio que corresponda, ejemplo periodismo: Estudios → Grados →

Periodimo → Solicitud de Admisión, se muestra gráficamente en la siguiente figura:

5. Se accede a “Resultados”, posteriormente se busca el nombre en “Tabla”, nos fijamosen el “id” de la solicitud.

6. Posteriormente se busca la solicitud en “Submissions” y se pulsa en “vista” paraacceder al contenido de la solicitud:

7. Se pulsa en “Resend e-mails”:

14 Septiembre 2019

Ilustración 14: SdA - Resultados.

Ilustración 15: Detalle de SdAs recibidas.

Ilustración 16: Opción de reenvío.

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8. Se visualiza el destinatario/s y se pulsa en “Resend e-mails”, el envío es inmediato.

5.3. Actividades en CRM5.3.1. Ferias/Talleres

A continuación se desarrolla el procedimiento de creación de la actividad (feria/taller) enCRM:

1. Se inicia sesión en CRM.2. Se accede a Configuración → Eventos USJ.3. Se pulsa en “+ NUEVO”.4. Se prestará especial atención a los siguientes campos:

Nombre: descripción de literal que se mostrará en la ficha del contacto y en laoportunidad:

Ilustración 18: Visualización de la actividad en CRM.

Código en Web: se debe indicar el id creado en la tabla Ferias/Talleres del Backend.Se muestra un ejemplo a continuación:

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Ilustración 17: Destinatarios.

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Ilustración 19: Mapeo del código de actividad Backend <-> CRM.

El id de la actividad se deberá indicar en CRM, tanto si pertenece a una feria como sipertenece a un taller.

Propietario: se informa por defecto con el usuario que está creando la actividad. Curso académico: se indica el curso académico que corresponda.

Es fundamental que la actividad (feria/taller) creada en el backend se creetambién en CRM y que el id sea el mismo.

5.3.2. Creación de Colegios

El registro de colegios se materializa al añadir una cuenta de una de las siguientescategorías:

Centro educativo público Centro educativo privado Centro educativo concertado

Se muestra un ejemplo a continuación:

El proceso de integración de colegios (cuentas de las categoría reseñadasanteriormente), transferirá dicho colegio al Backend, para que esté disponible en:

Web corporativa: SdA Grado. LP Preuniversitarios (previa configuración del colegio en Backend).

6. Resumen de URLs utilizadas

Se detallan a continuación, para cada URL se detalla el entorno de pruebas y el deproducción:

Web corporativa:◦ pruebas: http://dragon5des.usj.es◦ producción: https://www.usj.es

Web corporativa (reenvío emails de SdA Grado): https://www.usj.es/user LP Ferias:

◦ pruebas: http://preproduccionweb3.usj.es◦ producción: https://ferias.usj.es

LP Preuniversitarios

16 Septiembre 2019

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◦ pruebas: http://preproduccionweb4.usj.es◦ producción: https://www.undiaenlausj.com

Backend:◦ pruebas: http://backendcrmpruebas.usj.es◦ producción: https://backendcrm.usj.es

CRM:◦ pruebas: https://usjdes.crm4.dynamics.com◦ producción: https://usanjorge.crm4.dynamics.com◦ usuario (para los dos entornos), ejemplo: mrmiravete@usanjorge.onmicrosoft.com

17 Septiembre 2019