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Acto de aprobación: RESOLUCIÓN DE RECTORIA 071 DEL 2011 Por la cual se aprueban las Tablas de Retención Documental Elaboró: T. Hugo Armando Díaz Pinto Revisó Tec. Álvaro Trujillo Santacruz

27/08/2015

GESTIÓN

DOCUMENTAL CUADRO DE CLASIFICACIÓN GENERAL DE SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

2

CÓDIGO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

SC= Sección y/o Subsección A.G.= Archivo de Gestión CT= Conservación Total

S= Serie A.C.= Archivo Central E= Eliminación SB= Subserie R= Reproducción en formato PDF S= Selección

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA CENTRO DE ESTUDIOS SUPERIORES MARIA GORETTI OFICINA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

GESTION DOCUMENTAL Cuadro de clasificación general de series, subseries y tipos documentales

CÓDIGO SERIES TIPOS DOCUMENTALES

(anexos que se deben adjuntar a la serie)

RETENCIÓN DISPOSICIÓN

FINAL

OBSERVACIONES

A.G. A.C. CT E R S

SC S SB

01 ACTAS Se anexará a los actas: 1. La citación,

2. Los documentos que se

discuten, los que motivaron la reunión y los que se aprobaron.

Indistintamente del asunto que se desate en un comité o consejo, en

muchas ocasiones el cuerpo colegiado debe pronunciarse,

comunicando la parte pertinente del acta a quien se le define una

situación, esta comunicación se anexa a la respectiva acta.

01 Actas comité de archivo

2 20 X X

02 Actas comité asesor de rectoría

2 20 X X

03 Actas comité de

autoevaluación y acreditación.

2 20

04 Actas comité de becas y subsidios

2 20 X X

05 Actas comité de

biblioteca

2 20 X X

3






SC S SB SERIES

DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES


A.G A.C. CT E R S OBSERVACIONES

06 Actas comité de compras

2 20 X X

07 Actas comité de crédito y cartera

2 20 X X

08 Actas comité curricular 2 20 X X

09 Actas comité de evaluación docente

2 20 X X El comité está conformado por: * Vicerrector Académico quien lo preside

(responsable de las actas) * El decano de la facultad

* Representante de los profesores ante el consejo académico * Representante de los profesores ante el consejo

facultad * El director del programa

* El asistente de gestión humana * El representante estudiantil ante el consejo de

facultad * La secretaria del programa

4






SC S SB SERIES

DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES



10 Actas de comité de investigaciones

2 20 X X

11 Actas de comité negociación de

conflictos

2 20 X X

12 Actas de comité paritario de salud

ocupacional COPASO

2 20 X X

13 Actas de comité de

prácticas

2 20 X X

14 Actas de comité de procedimientos

2 20 X X

15 Actas de comité de selección y admisiones

2 20 X X

16 Actas de comité

unificación de sistemas de información

2 20 X X

17 Actas de consejo académico

2 20 X X

18 Actas de consejo

directivo

2 20 X X

19 Actas de consejo de

facultad

2 20 X X

20 Actas de consejo de Investigaciones

2 20 X X

21 Actas consejo de Postgrados

2 20 X X

5






SC S SB SERIES

DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES



22 Actas de donaciones por venta o baja de

activos

2 20 X X

23 Actas escrutinio 2 20 X X

24 Actas eliminación de

documentos

2 20 X X

25 Actas entrega de Activos

2 20 X X

26 Actas entrega de dotación

2 20 X X Copia de estas actas se archiva en la historia laboral de cada trabajador.

27 Actas de grado 2 20 X X

28 Actas de habilitación

1º Formato de acta de habilitación, numerado consecutivamente,

debidamente diligenciado registrando la fecha, asignatura,

nombre del estudiante; número de identificación, semestre, firma del director del programa, del docente

de la asignatura, de la secretaria del programa y la nota.

2 20 X X Ver Memorando Vicerrectoría Académica 120/2004

29 Actas de semilleros de

Investigación

2 20 X X

6






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DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES



30

Actas de validación

1º Formato de acta de validación, numerado consecutivamente,

debidamente diligenciado registrando la fecha, asignatura, nombre del estudiante; número de

identificación, semestre, firma del director del programa, del docente

de la asignatura, de la secretaria del programa y la nota.

2º Carta de solicitud del estudiante Anexa a cada una de las actas

2 20 X X Ver Memorando Vicerrectoría Académica 120/2004

31 Actas de examen de

reposición o reparatorio CUR

1º Autorización escrita por la CUR

para la realización de estos exámenes especiales

2 20 X X

32 Actas de Centro de

Conciliación

1. Solicitud de audiencia de

conciliación con el visto bueno del coordinador de área.

2. Fotocopia de cédula del

solicitante. 3. Poder autenticado; únicamente

para solicitar conciliación. 4. Formato de autorización para

conciliar 5. Pruebas 6. Formato de ficha

socioeconómica 7. Fotocopia de SISBEN o recibo

de energía o agua.

Serie del Centro de Conciliación

Tramites de conciliación de los cuales el resultado es ACTA

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DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES



02 ACUERDOS Se anexará a los acuerdos:

3. La citación,

4. Los documentos que se

discuten, los que motivaron la reunión y los que se aprobaron.

5. Indistintamente del asunto que

se desate en un comité o consejo, en muchas ocasiones el cuerpo colegiado debe

pronunciarse, comunicando la parte pertinente del acuerdo a

quien se le define una situación, esta comunicación se anexa al

respectivo acuerdo.

1. Su ordenación es numérica consecutiva y se organizan por años.

2. La carpeta de las actas debe acompañarse del

correspondiente índice.

01 Acuerdos comité Curricular

1º Convalidaciones 2 20 X X

8






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DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES



02 Acuerdos de comité de Investigaciones

programas.

1. Viabilidad a propuestas de investigación

2. Prorroga a la presentación de

informe de la investigación

3. Asignación de nuevo jurado

evaluador y asesor (anexar la petición del estudiante, copia de

solicitud de licencias de los jurados)

2 20 X X

03 Acuerdos comité de

Practica

2 20 X X

04 Acuerdos de consejo académico

2 20 X X

9






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DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES



05

Acuerdos de consejo directivo

2

20

X

X

Acuerda sobre: 1. Cursos de perfeccionamiento

2. Cursos especiales 3. Cursos ascenso al escalafón docente 4. Especializaciones

5. Creación de comités 6. Planta de Personal

7. Diplomados 8. Plan de Desarrollo Institucional

9. Crea, fusiona actualiza suprime dependencias.

06 Acuerdos Consejo de Facultad

5 5 X Según los estatutos “Las Providencias emanadas del Consejo de Facultad se denominarán

ACUERDOS” Acuerda y recomienda sobre:

*Menciones meritorias, laureadas de sus programas *Grados de honor

*Reconocimientos y felicitaciones *PPD; Proyecto pedagógico Disciplinar

*Cambio de temas en los componentes (asignaturas). *Propuesta curricular del programa para renovación

del registro calificado. *Asignaturas validables y no validables

07 Acuerdos de consejo de investigaciones

5 5 X

08 Acuerdos consejo de postgrados

5 5 X

10






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DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES



04 ASIGNACIÓN ACADÉMICA

(docente, asignatura,

semestre, intensidad horaria, total de horas)

1. Concepto financiero del proyecto de asignación (Vicerrectoría Administrativa y F

verifica si se encuentra ajustada al presupuesto)

2. Reporte de novedades a la

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

3. Adición de horas,

4. Renuncia a las horas asignadas

5. Reemplazos. 6. Resumen de la carga

académica

7. Disponibilidad presupuestal 8. Adiciones presupuestales

9. Solicitud de elaboración de

contratos

2 20 X X Estatutos. Artículo 46. Funciones del Vicerrector Administrativo y Financiero. “Ser instancia administrativa para asuntos relacionados con la

administración de personal, las vigentes y coordinar los procesos de modernización institucional en

apoyo integral a la actividad académica”.

Análisis archivístico de la información:

1. La asignación a partir del 2P/2012 se encuentra

en el sistema ZEUS, ello permite ver el historial, anterior al IP/2012 la información se encuentra

en soporte papel. 2. Vicerrectoría A.F Revisa que la propuesta se

encuentre ajustada a lo proyectado en el presupuesto.

3. Vicerrectoría A.F; realiza las recomendaciones

pertinentes. 4. Vicerrectoría Académica modifica la asignación

en el sistema, hace ajustes. 5. Vicerrectoría A.F Para expedir la disponibilidad

presupuestal para el semestre necesita la

aprobación del Consejo Directivo. 6. Vicerrectoría A.F La asignación académica

aprobada, se envía a Gestión Humana como insumo para la elaboración de contratos.

7. Vicerrectoría A.F Cualquier cambio por aumento de horas o vinculación de más docentes es estudiada por la vicerrectoría.

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DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES



05 CERTIFICACIONES

01 Certificado de

asistencia

2 X

02 Certificado de becas 2 X

03 Certificado de créditos 2 X

04 Certificado de

donaciones

2 X

05 Certificado de notas 2 X

06 Certificado de

exoneraciones

2 X

07 Certificado de paz y salvo académico

2 X Archivar en el respectivo expediente académico

08 Certificado de retención en la fuente

2 10 X X Se elaboran anualmente y se entregan al interesado

06 CIRCULARES 2 20 X X

07 CONSECUTIVO CORRESPONDENCIA

2 20 X X Serie exclusiva de Unidad de Correspondencia, proyecto 27 Acuerdo Consejo Directivo 31/2013

01 NUMERO DE RADICADO

02 NUMERO DE

RADICACIÓN

12






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DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES



08 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES

01

02

CARTA

MEMORANDO

1. La respuesta a la comunicación

atendiendo a la causa y el efecto.

2 20 X X Consecutivo numérico (asignado por la oficina productora) NTC 3393: para carta

NTC 3397: para los memorandos. La numeración puede ser la misma del consecutivo de correspondencia o ser independiente, depende de la cantidad.

Los docentes que en razón de la práctica empresarial de los estudiantes, requieran emitir comunicaciones escritas a los centros de práctica, estas llevarán el visto bueno del director del programa y el respectivo consecutivo.

Cuando la carta o el memorando hagan parte de una serie, expediente o asunto se respetará este orden.

08 03 COMUNICACIONES

PROVENIENTES DE OTRAS

DEPENDENCIAS I.U. CESMAG

(documentos de apoyo)

2 X Cuando la carta o el memorando hagan parte de una

serie, expediente o asunto se respetará este orden, cualquiera que sea su procedencia. Si no hace parte de una serie, expediente o asunto y cumplidos los tiempos de retención en el archivo de gestión, se procede a su eliminación por depuración. Para

su ordenación es opcional el uso de folder AZ Principio de procedencia: los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Acuerdo 027 de 2006 Archivo General de la Nación, Ley 594/2000 artículo 11.

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SC S SB SERIES

DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES



08 04 COMUNICACIONES EXTERNAS

PROVENIENTES DE EMPRESAS, INSTITUCIONES,

ESTUDIANTES, CONTRATISTAS,

TRABAJADORES

2 X Cuando la comunicación haga parte de una serie, expediente o asunto (contrato, convenio, historia laboral, historia académica) se respetará este orden, cualquiera que sea su procedencia. Si la solicitud de un estudiante tiene que resolverse en un comité o en un consejo está se anexará en la respectiva acta o acuerdo. Si la comunicación de un estudiante hace parte de un proceso disciplinario se anexará al respectivo proceso. Artículo 57 del Estatuto Docente: “Toda solicitud de permiso, una vez efectuado el procedimiento para su consecución, deberá enviarse a la oficina de Gestión Humana.” La solicitud, autorización, formato de reposición de clases, se archivarán en la historia laboral del trabajador. Para las solicitudes de permiso de los estudiantes se utilizará el formato para tal fin, publicado en la página web www.iucesmag.edu.co link archivo y correspondencia/formatos. Si la comunicación se relaciona con un convenio o contrato, será un anexo del mismo. Si la comunicación hace parte de un documento contable, será anexo del mismo. Si respondemos a la comunicación, será anexo de nuestra respuesta (causa y efecto). Si se trata de una invitación, será anexo de nuestra solicitud para asistir al evento. Si no hace parte de una serie, expediente o asunto y cumplidos los tiempos de retención en el archivo de gestión, se procede a su eliminación por depuración. Para su ordenación es opcional el uso de folder AZ

http://www.iucesmag.edu.co/

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SC S SB SERIES

DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES



10 CONSTANCIAS

01 Constancias de estudios

2 X

02 Constancias Laborales 2 X

03 Constancia de inasistencia de las

partes

2 20 X Serie del centro de conciliación Tramites de conciliación que terminan en

constancias.

04 Constancia de no

acuerdo entre las partes

2 20 X Serie del centro de conciliación

Tramites de conciliación que terminan en constancias.

11 CONTRATOS Su ordenación es numérica tomando como referencia el NIT, o el código del País (aplicativo

MUISCA – DIAN), seguido del ente económico y año.

01 Contratos con consecutivo asignado

por la Institución

2. Certificado de Cámara de Comercio

3. NIT 4. Fotocopia de cédula del

representante legal 5. Contrato

6. Adiciones, renovaciones, prorrogas.

7. Cotizaciones

8. Comunicaciones tipo carta o mensajes de datos.

9. Póliza 10. Otros relacionados con el

contrato.

2 20 X X X 1. Su ordenación es numérica consecutiva y se organizan por años.

2. El folder AZ de los contratos debe acompañarse

del correspondiente índice.

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DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES



11 02 Contratos de adhesión (El consecutivo y el

formato no es asignado por la Institución)

1. Certificado de Cámara de Comercio

2. NIT 3. Fotocopia de cédula del

representante legal

4. Contrato 5. Adiciones, renovaciones,

prorrogas 6. Cotizaciones

7. Comunicaciones tipo carta o mensajes de datos.

8. Póliza

9. Otros relacionados con el contrato.

2 20 X X 1. Su ordenación es numérica tomando como referencia el NIT y se organizan por años.

2. El folder AZ de los contratos debe acompañarse

del correspondiente índice.

04 Contratos de

Aprendizaje SENA

1. Hoja de vida

2. Contrato de aprendizaje 3. Seguridad social salud 4. Adiciones, renovaciones,

prorrogas 5. Comunicaciones del SENA que

se relacionen con el aprendiz. 6. Otros relacionados con el

aprendiz.

2 98 X X Ordenación numérica, números de cédula

CST. Art. 81. DEFINICION. Contrato de aprendizaje es aquel por el cual un empleado se obliga a prestar

servicio a un empleador, a cambio de que éste le proporcione los medios para adquirir formación

profesional metódica y completa del arte u oficio para cuyo desempeño ha sido contratado, por un tiempo determinado, y le pague el salario

convenido.

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DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES



11 05 Contratos de Prestación de Servicios

1. Hoja de vida 2. Contrato de prestación de

servicios 3. Seguridad social salud y

pensión

4. RUT 5. Adiciones, renovaciones,

prorrogas

2 20 X X Sobre el “contrato de prestación de servicios”, la Corte Constitucional mediante Sentencia C-154/97,

Magistrado Ponente HERNANDO HERRERA VERGARA, señaló que “un contrato de prestación de servicios era la actividad independiente

desarrollada, que puede provenir de una persona jurídica con la que no existe el elemento de la

subordinación laboral o dependencia consistente en la potestad de impartir órdenes en la ejecución de la

labor contratada.”

12 CONVENIOS

1. Actas 2. Informes

3. Comunicaciones relacionadas con el convenio.

2 20 X X 1. Convenios nacionales se ordenan

numéricamente tomando como referencia el NIT.

2. Convenios internacionales se ordenan

numéricamente tomando como referencia el

código del País (aplicativo MUISCA – DIAN).

3. El folder AZ de los convenios debe acompañarse del correspondiente índice.

01 Convenios de práctica 1. Postulación de las instituciones como centro de práctica.

2. Carta de propuesta de convenio 3. Carta de presentación de

estudiantes. 4. Comunicaciones entre centro de

práctica y el coordinador de

práctica. 5. Los demás documentos

relacionados del convenio.

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SC S SB SERIES

DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES



13 CONCEPTOS

01 Conceptos Jurídicos 2 20 X X Copia del concepto jurídico de un contrato, convenio deberá archivarse en el respectivo expediente.

14 CONTABLES

01 Comprobantes de Egreso

Seguridad Social

(documento de apoyo) *Copias de notas L8 Y

L9 Material de apoyo

1. Formato de comprobante 2. Facturas originales 3. Cuentas de cobro

4. Constancias de cumplido 5. L 2 Notas de Legalización de

Viáticos 6. L 7 Notas de Causación 7. L 8 Notas de Legalización de

anticipos 8. L 9 Notas Pagos con traslados

bancarios 9. (Línea Virtual) Pensión, salud,

SENA, ICBF

2 20 X X X Los comprobantes de egreso, deben acompañarse de sus anexos originales.

(Ver acta del comité de archivo 01 del 2014)

02 Cuadres de caja

(ingresos)

1. Facturas F-3

2. Recibos de caja R -1 3. Consignaciones L 3

4. Fotocopias de los cheques

2 20 X X X Los consecutivos de la caja uno son diferentes de la

caja dos.

03 Estados financieros 2 20 X X Original lo emite contabilidad

(Ver estatutos, artículo 46 letra i) Estados financieros mensuales ante Rectoría

Estados financieros trimestrales ante Consejo Directivo.

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SC S SB SERIES

DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES



14 04 Consiliaciones bancarias

2 20 X X

05 Libros de contabilidad

2 20 X X Descripción especifica:

1. Libro anexos de balance 2. Libros auxiliares

3. Libros oficiales *Libro de Diario *Libro de Inventario

*Libro de Mayor y Balance

06 Nomina

1. Parafiscales 2 98 X X

07 Notas

Notas bancarias L 1 2 20 X X

08 Notas de cartera L17 2 20 X X

09 Notas cliente L15 2 20 X X

10 Notas contables N2 2 20 X X

11 Notas internas N1 2 20 X X

12 Notas de nómina N5 2 20 X X

13 Notas de pagaduría L6 2 20 X X

14 Notas de recaudos de

Bancos L33

2 20 X X

15

Notas de remisiones y

descarga de publicaciones S1

2 20 X X

16 Notas de registro de nómina L60

2 20 X X

19






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DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES



14 17 Notas de salida de activos H1

2 20 X X

18 Notas salida de kárdex H3

1. Solicitud de pedidos internos 2 20 X X

19 Notas de incapacidades N3

2. Certificado de incapacidad laboral EPS

3. Certificado de licencia de maternidad, paternidad EPS

4. Incapacidades riesgos profesionales

5. Liquidación de prestaciones económicas

6. Notificación de pago de

prestaciones económicas

2 20 X X Las notas N3 deben acompañarse de sus anexos originales.

20 Notas de causación N4 2 20 X X

21 Ordenes

Órdenes de Compra

1 X

22 Ordenes de Servicio 2 20 X X

20






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DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES



15 CURSOS ESPECIALES

1. Autorización de la CUR para la

realización del curso

2. Resolución de Rectoría I.U.

CESMAG; Refrenda la autorización

dada por la CUR para realizar curso

de…

3. Descripción de la asignatura

4. Formularios de inscripción al curso

especial diligenciado por el

estudiante

5. Formato de solicitud de curso

especial diligenciado por el

estudiante

6. Otras solicitudes de estudiantes y

sus respectivas respuestas

7. Listado de calificaciones de los

estudiantes, firmada por el docente

8. Recibos de caja, factura cambiaria

9. Solicitud de contratación del

docente, prorrogas del contrato y

su respectiva autorización

10. Viabilidad financiera

11. Constancia de cumplido para el

pago del docente

2 20 X X En la CORPORACION UNIVERSITARIA

REMINGTON se denominan curso intensivo de

vacaciones 64 horas y curso dirigido 32 horas.

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DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES



16 DECLARACIONES TRIBUTARIAS

(documento de apoyo)

2 20 X X Material de apoyo, los originales del pago se archivarán con el respectivo comprobante de

egreso.

01 Declaración del impuesto sobre las

ventas

2 20 X X

02 Declaración del impuesto de industria y comercio.

2 20 X X

03 Declaración de

Retención en la Fuente

2 20 X X

04 Declaración del

impuesto sobre la renta

2 20 X X

05 Impuestos nacionales 2 20 X X

17 DERECHOS

PECUNIARIOS Ley 30/92 Art.122

1. Resolución Ministerio de

Educación Nacional 2. Requerimiento ICFES

3. Requerimiento Ministerio de Educación

4. Copia del Acuerdo del Consejo Directivo 5. Justificación de los incrementos

en los valores

2 20 X X

18 ESCRITURAS

PÚBLICAS

2 20 X X

22






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DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES



19 EVENTOS Y CURSOS DE EDUCACIÓN NO

FORMAL

01 Conferencias

1. Formato para la presentación de

eventos y cursos de educación no formal

2. Formulario de presupuesto para la ejecución de proyectos.

3. Autorización escrita de Rectoría 4. Publicidad de la conferencia 5. Listado de las personas a

certificar

2 20 X X

02 Diplomados

1. Copia del Acuerdo del Consejo Directivo que lo aprueba.

2. Formato para la presentación de diplomados 3. Solicitud de reserva de espacios

4. Formulario de presupuesto para la ejecución de proyectos

5. Publicidad del diplomado 6. Listado de las personas a certificar.

2 20 X X

03 Congresos

04 Cursos

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TIPOS DOCUMENTALES



20 GESTION DE CALIDAD

01 Pruebas SABER PRO antes (ECAES)

1. Análisis de los resultados de la prueba.

2 20 X X Estos exámenes son un instrumento para evaluar el nivel de los estudiantes universitarios colombianos.

(Ver acuerdo del Consejo Directivo I.U.CESMAG

040 del 2014)

01 Evaluación Administrativos

2 X

02 Evaluación Docentes 1. Acta del comité de evaluación docente con sus anexos.

2. Informe de evaluación docente

3. Acta de acuerdo para

mejoramiento de la asignatura firmada por el docente, director

y representante estudiantil.

2 X Las impresiones que se hacen de ZEUS se someten al comité de desempeño docente y se genera ACTA

03 Autoevaluación

Institucional

Es un proceso participativo busca identificar puntos

fuertes y débiles, diagnostica la situación de la Institución, el plan de desarrollo se basa en la

autoevaluación.

04 Acreditación Institucional

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TIPOS DOCUMENTALES



21 Gestión Curricular

01 Contenidos Programáticos

1. Concepto del docente coordinador de componente

2. Aprobación de la propuesta de los contenidos programáticos

por el Director de Programa.

2 20 X X

02

Ficha de Desarrollo Temático para cada

espacio académico

1. Revisión del coordinador del

componente.

2

20

X

X

Art. 6 Acuerdo 53/2009 Consejo Directivo I.U.CESMAG: “Corresponde al docente responsable de la orientación de cada espacio académico presentar, con base en los contenidos programáticos entregados por el Director de Programa la ficha de desarrollo temático en la oportunidad y el formato que la Institución establezca previa revisión de la misma por parte del Coordinador del Componente.”

03 Acta de gestión

curricular semanal

2 20 X X

04 Acta de gestión curricular alterna.

1. Solicitud de asignación de horas para el espacio de reflexión

2. Certificación de asistencia

2 20 X X

05 Actas de coordinación

de componente

1. Registro diario de clase

2. Informe de seguimiento mensual del registro diario de

clase.

2 20 X X

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DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES



21 06 Informes coordinador de componente

1. Anexa los documentos que menciona en el informe.

2 20 X X Acuerdo 053/2009 Consejo Directivo I.U CESMAG

Acuerdo del Consejo Directivo 053/2009 Art 7. “El Coordinador de Componente realizará el seguimiento a las acciones correctivas concertadas

con los docentes que presenten dificultades en el desarrollo de los espacios académicos y dará

cuenta por escrito de los resultados al Director de Programa.”

Control docente 1. Copia de los contenidos programáticos vigentes.

2. Copia de la ficha de desarrollo

temático vigente.

1. Registro diario de clases *Revisado y firmado por el coordinador de componente

2 20 X X

07 Microdiseño curricular

2 20 X X Información del documento:

*Identificación del espacio académico: Ej.: Metodología de la investigación Ciclo, área, componente, espacio académico,

número de créditos, semestre. *Contenidos analíticos: competencias

*Contenidos temáticos: Unidades y temas *Metodología

*Estrategias didácticas *Criterio de evaluación *Bibliografía

*Nombre del docente

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TIPOS DOCUMENTALES



22 HISTORIAS

01 Historias Académicas de estudiantes

1. Fotografía 2. Formulario F 03 3. Acta de matrícula

4. Recibo de pago de inscripción 5. Certificado médico

6. Registro civil 7. Fotocopia de documento

identidad TI o C.C. 8. Carnet EPS 9. Fotocopia del diploma

bachillerato 10. Notas de 6 a 11, Tarjeta ICFES

11. Libreta Militar (antes del 18/12/2014)

12. Certificado de Paz y salvo académico

13. Certificado de paz y salvo

financiero 14. Certificado de judicatura

(externo) 15. Certificado de práctica (externo) 16. Y relacionados con el estudiante

2 50 X X Las historias académicas que ingresen mediante transferencia al archivo central contendrán los siguientes descriptores El número de cédula; en el entendido que el estudiante

que va a obtener su título y con miras a obtener su paz y salvo académico hace entrega de la fotocopia de la cédula. Apellidos y nombres y agrupadas por programa. Resolución ICFES 560/1990, 2037/1991 Unidad de carreras técnicas de Nariño UCITEN – Técnico

profesional en Educación preescolar 80 egresados. LEY 1738/2014 (18 de diciembre del 2014) “Si al acceder a la mayoría de edad el joven que hubiere aplazado su servicio militar estuviere matriculado o

admitido en un programa de pregrado en institución de educación superior, tendrá la opción de cumplir inmediatamente su deber o de aplazarlo para el momento de la terminación de sus estudios. Si optare por el cumplimiento inmediato, la institución educativa le

conservará el respectivo cupo en las mismas condiciones. La interrupción de los estudios superiores hará exigible la obligación de incorporarse al servicio militar. Ninguna institución de educación superior podrá exigir como requisito para obtener título de pregrado el presentar libreta militar.”

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DOCUMENTALES

TIPOS DOCUMENTALES



22 02 Historias de crédito estudiantil

1. Pagaré 2. Carta de instrucciones

3. Constancias laborales

2 X Por contener títulos valores tales como el Pagaré, estas historias deben eliminarse una vez se cumpla

la obligación.

03 Historias deportivas de

estudiantes

2 X X Se deben seleccionar las historias de los deportistas

destacados nacional e internacional.

Estas historias se integrarán a la historia académica del estudiante.

04 Historias Laborales Tipos documentales:

1. Hoja de vida con soportes de estudios

2. Contrato laboral 3. Cédula de ciudadanía

4. Formulario de Afiliación a salud 5. Formulario de Afiliación fondo

de pensiones 6. Preaviso de terminación de

contrato

7. Solicitud de retiro de cesantías y soportes.

8. Proceso disciplinario 9. Permisos 10. Licencias

11. Los demás relacionados con el trabajador.

2 98 X X X Los documentos deben archivarse en orden cronológico de conformidad a la Circular 04/2003

del Archivo General de la Nación de Colombia.

Se conserva en el archivo de gestión dos (2) años después del retiro del funcionario de la Institución y

se transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de noventa y ocho (98) años.

Tiempo total de conservación cien (100) años, cumplido éste, se realizará el proceso de selección

y análisis de los valores secundarios.

05 Historias de

Practicantes

1. Certificación de práctica

empresarial. 2. Actas de posesión 3. Resolución de nombramiento

4. Informe de la práctica 5. Formato de evaluación de la

práctica

2 X X Los Consultorios Jurídicos transferirán al archivo

central únicamente las certificaciones de cumplimiento de la práctica, las actas de posesión y las resoluciones de nombramiento, la relación

deberá contener; año, periodo académico, nombres apellidos del practicante, institución donde realizó la

práctica y numero de documento de identidad.

28






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TIPOS DOCUMENTALES



22 06 Historia del programa académico

1. Crónica histórica del origen y evolución del programa.

* Copia del acto administrativo de creación.

*Reconocimientos, premios *Noticias de estudiantes destacados

a nivel regional, nacional e internacional

* Publicaciones *Histórico de matriculados *Histórico de desertados

*Histórico de las promociones académicas.

2 20 X X

23 INFORMES

01 Informe semestral Estatutos artículo 26 letra n

02 Informe de actividades

trimestral de Vicerrectoría Académica para

Rectoría

2 20 X X Estatutos artículo 37 letra n

(El análisis de la información permite deducir que los informes los realizan respecto de la ejecución del plan de acción de la vicerrectoría académica)

03 Informe de actividades semestral de

Vicerrectoría Académica para Consejo Directivo

2 20 X X Estatutos artículo 27 letra n

04 Informe de actividades

trimestral de Vicerrectoría de Bienestar para Rectoría

2 20 X X Estatutos artículo 43 letra h

29






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TIPOS DOCUMENTALES



23 05 Informe de actividades semestral de

Vicerrectoría Bienestar para Consejo Directivo

2 20 X X Estatutos artículo 43 letra h

06 Informe trimestral general de

Vicerrectoría Administrativa y

Financiera

2 20 X X Estatutos artículo 46 letra i

07 Informes semestrales

de avance de la Vicerrectoría de

Investigaciones ante Rectoría.

2 20 X X Estatutos artículo 40 letra f “Orientar y dirigir la

organización del Banco de Datos y Proyectos, efectuar los controles y seguimiento de desarrollo

correspondientes, presentando informes semestrales de avance ante Rectoría.

08 Informes mensuales de Vicerrectoría de

Investigaciones ante el Rector

2 20 X X Estatutos artículo 40 letra r “Presentar mensualmente al Rector y trimestralmente al

Consejo Directivo un informe de actividades.”

09 Informes trimestrales de Vicerrectoría de

Investigaciones ante el Consejo Directivo

2 20 X X Estatutos artículo 40 letra r

10 Informe semestral del

Director de programa ante el Decano de la facultad

2 20 X X Estatutos artículo 58 letra o “Informar

semestralmente sobre el funcionamiento de su Dependencia al Decano de la Facultad.”

11 Informes de los

Decanos ante Rectoría

2 20 X X Estatutos artículo 51 letra e “Mantener informado al

Rector sobre el funcionamiento de la Facultad.”

30






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TIPOS DOCUMENTALES



25 INVENTARIOS

01 Inventarios de Activos 2 X

02 Inventarios

Bibliográficos

2 X

03 Inventarios de Consumo

2 X

04 Inventarios Documentales

2 X

05 Inventarios de Partes y

Repuestos

2 X

06 Inventarios de

Publicaciones

2 X

26 INVESTIGACIONES Y ESTUDIOS

1. Resumen del proyecto de investigación

2. Asignación presupuestal

2 20 X X Estatutos artículo 40 letra h “Enviar un resumen de los proyectos de investigación a la Vicerrectoría Administrativa para asignación del respectivo

presupuesto.”

27 LIBROS DE CONTROL

01 Libros consultorios jurídicos

2 20 X X Descripción especifica:

1. Libro Radicador de Actas de Conciliación 2. Libro de Control de Constancias

3. Libro Radicador de Solicitudes

02 Libros Secretaría

General

10 10 X 1. Libro de registro de actas

2. Libro registro de diplomas

31






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TIPOS DOCUMENTALES



32 PLAN DE ACCIÓN 1. Informes trimestrales de ejecución del plan de acción de

los programas académicos.

2. Informes de plan de acción

para la ejecución de proyectos del plan de desarrollo

institucional.

2 20 X X

34 PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

2001 – 2005

Acuerdo 07/2001 Junta Directiva.

2007 – 2012 Acuerdo 12/2007

Consejo Directivo

2013 – 2019 Acuerdo 31/2013 Consejo Directivo

Relacionados con el plan de desarrollo

(análisis archivístico de la información)

1. Actas de comité de avances plan

de desarrollo. 2. Plan de Acción de Vicerrectoría

Académica (acorde al plan de desarrollo institucional) 3. Informes del plan de acción

(acordes al plan de desarrollo institucional)

4. Resumen de la ejecución y avances de los proyectos. 5. Plan de Acción de programas

académicos acordes al plan de desarrollo institucional).

5 20 X X Instrumento orientador; Lo realiza Planeación y lo aprueba el Consejo Directivo mediante Acuerdo.

PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

NUMERO DE LOS PERFILES DE PROYECTOS Y DESCRIPCIÓN

PLAN DE ACCIÓN DE VICERRECTORIA

DEPENDENCIAS Y PROGRAMAS

INFORMES DE PLAN DE ACCIÓN

32






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34 01 Proyectos aprobados en el plan de desarrollo

(Numerados conforme al PDI)

5 20 X X Descripción especifica: Ej.

34.01 PDI 2001-2005 Proyecto 35 Carrera atlética Pablo de Arma.

34.01 PDI 2007 – 2012 Proyecto 14 Plan trienal de cualificación docente.

35 PRESUPUESTO

01 Presupuesto 2 20 X X

02 Ejecución presupuestal

mensual

2 20 X X Estatutos, artículo 46 letra i

33






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36 PROCESOS DISCIPLINARIOS

01 Procesos Disciplinarios estudiantes

1. Acuerdo del Consejo de Facultad o Acuerdo del Consejo Académico

2. Citación 3. Notificaciones

4. Comunicaciones de descargos del Estudiante

5. Comunicaciones de solitud de pruebas 6. Comunicaciones de alegatos de

conclusión 7Recursos de reposición y

apelación 8. Comunicaciones de recusación a

Investigadores 9. Respuesta a la recusación por parte del Vicerrector Académico y/o

Rector si se declara impedido el primero.

10. Comunicación de designación de autoridad que adelantará el proceso.

2 El proceso disciplinario es una serie documental compuesta.

Artículo 114 y 115 del reglamento estudiantil.

Sí se tramita en primera instancia se archivará con

el respectivo acuerdo del consejo de facultad, si se tramita en alzada de segunda instancia se archivará con el respectivo acuerdo del consejo académico.

El acto administrativo debe acompañarse de los

documentos que motivaron su expedición, en observancia del debido proceso art. 29

constitucional, las actuaciones se archivarán en un solo cuaderno en orden cronológico.

Terminado el proceso disciplinario se archivará en la historia académica del (los) estudiantes.

34






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36 02 Procesos disciplinarios trabajadores

1. Queja formal 2. Notificaciones

3. Diligencias de descargos 4. Investigación preliminar 5. Resolución de Rectoría

2 El proceso disciplinario es una serie documental compuesta.

El acto administrativo Resolución de Rectoría por la cual se archiva la investigación disciplinaria, por la

cual se impone una sanción, por la cual se decide absolver de cargos formulados; debe acompañarse

de los documentos que motivaron dicho acto, en observancia del debido proceso art. 29

constitucional, las actuaciones se archivarán en un solo cuaderno en orden cronológico.

El proceso disciplinario se archivará en la historia laboral.

37 PROYECTOS

01 Proyecto Educativo Institucional PEI

2 20 X X Guía para la alta acreditación de programas, Lo realiza el V. Académico y lo aprueba el Consejo

Directivo, Futuro de la Institución

02 Proyecto Educativo de Facultad. PAF

2 20 X X

03 Proyecto Educativo de del programa

académico. PAP

2 20 X X

04 Proyectos Pedagógicos 2 20 X X Los realizó el V. Académico con el Comité Curricular de cada programa. Disciplinar, etc.

05 Proyección a la comunidad

2 20 X X

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38 PUBLICACIONES FORMATOS

1. Guía de procedimientos de edición y publicación (registro editorial)

2. Solicitud de concepto evaluativo (Editorial a par evaluador)

3. Formato hoja de vida de par académico evaluador (Editorial a par evaluador)

4. Formato para concepto de par académico evaluador

5. Solicitud autorización de pago a pares evaluadores (Editorial a Vicerrectoría Administrativa y Financiera)

6. Envío de libro para evaluación (Editorial a par evaluador)

7. Cumplido de evaluación (Editorial a Vicerrectoría Administrativa y Financiera)

8. Solicitud de autorización para diagramación e impresión del libro (Editorial a Vicerrectoría Administrativa y Financiera)

9. Formato de cesión de derechos de autor (Editorial a autores)

10. Solicitud de autorización de pago de ISBN (Editorial a Vicerrectoría Administrativa Financiera)

11. Solicitud de autorización de depósitos legales (Editorial a Rectoría)

12. Depósitos legales (Editorial a Bibliotecas)

13. Depósitos en donación (Editorial a quien corresponda)

14. Solicitud autorización para gastos de lanzamiento de libro (editorial a Vicerrectoría Administrativa y Financiera)

Editorial I.U.CESMAG

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38 01 Libros resultado de proceso investigativos

2 20 X X

02 Libros de divulgación científica

2 20 X X

03 Libros de texto 2 20 X X

04 Libros de ensayo

05 Revista INVESTIGIUM IRE; Ciencias sociales

y humanas.

2 20 X X

06 Revista Tiempos Nuevos

2 20 X X

07 Módulos de autoformación

2 20 X X

08 Memorias de eventos

académicas en investigativas

2 20 X X

09 Boletines 2 20 X X

10 Publicaciones institucionales

2 20 X X

37






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39 PUBLICIDAD INSTITUCIONAL

Serie de la Coordinación de Publicidad y Mercadeo y de la Jefatura de Recursos Educativos.

01 Audio Visual 2 20 X X

02 Escrita 2 20 X X

03 Hablada 2 20 X X

04 Gráfica *Prospectos *Afiches

2 20 X X

40 REGISTROS O INSTRUMENTOS DE

CONTROL

01 Registro Contable SIIGO

2 1 X Solamente para (copia de seguridad)

02 Registro de proponentes (cámara

de comercio)

2 1 X X Tiene vigencia de un año

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41 REGISTRO CALIFICADO DE

PROGRAMA

1. Concepto de CONACES 2. Condiciones mínimas de calidad

3. Auto MEN 4. Formato de informe evaluativo

de pares académicos

(verificación de condiciones mínimas de calidad)

5. Agenda de visita de pares 6. Notificación

7. Resolución del Ministerio de Educación.

8. Resolución MEN de archivo de

solicitud de registro calificado. 9. Resolución MEN de inactivación

de registro calificado 10. Demás actuaciones

administrativas.

7 20 X X

42 RESOLUCIONES

01 Resoluciones Ministerio

de Educación

2 20 X X Descripción especifica

1. Personería Jurídica de la Institución 2. Licencias de Funcionamiento

3. Autorización para expedición de Títulos 4. Nombramientos de Profesores externos

5. Estatutos 6. Reformas Estatutarias

7. Acreditación de Programas 8. Registro Calificado de Programas 9. Archivo de Solicitud de Registro Calificado

10. Inactivación del Registro de un Programa

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42 02 Resoluciones de Rectoría.

1. Se anexará a las resoluciones aquellos documentos que

motivaron su expedición y los que se aprueban.

2 20 X X Descripción específica, resuelve sobre: *Adopta del himno *Adopta el reglamento interno de trabajo

*Aprueba manuales (presupuesto) *Aprueba pólizas *Aprueba funciones de cargos *Aprueba la conformación de comités *Aprueba procedimientos (pago de viáticos, salida de activos, presentación de grupos de danzas, descuentos

de nómina, retiro de estudiantes, creación y modificación de programas, elaboración y pago de cheques, baja de activos, contratación docentes, paz y salvos, trámite de graduación, prorrogas y liquidación de contratos) *Aprueba pasantías en comisión de estudios *Autoriza la expedición de diplomas

*Actualiza procedimientos *Archiva investigación disciplinaria *Crea comités *Determina el fondo fijo de caja menor *Designan comité de redacción

*Deroga resoluciones *Elige presidente COPASO *Expresa sentimientos de condolencia *Modifica resoluciones *Otorga descuentos hnos. estudiantes *Otorga matrícula de honor

*Otorga becas *Otorga subsidios *Ordena la celebración de contratos *Ratifica procedimientos *Ratifica elecciones

*Reconoce bonificaciones *Reconoce gastos de transporte

40






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03 Resoluciones de Dirección de Programa

En las resoluciones de perdida de asignatura por inasistencia anexará:

1. Reporte de novedades de

estudiante; firmada por el

docente.

2. Carta dirigida al estudiante informándole la pérdida de la

asignatura.

2 20 X X Descripción específica, resuelve sobre:

*Cursos especiales *Perdida de asignatura por inasistencia *Autorización homologación de asignaturas

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04 Resoluciones ICFES

2 20 X X Las Resoluciones ICFES son una serie documental compuesta

El acto administrativo Resolución ICFES debe acompañarse de los documentos que motivaron

dicho acto, en observancia del debido proceso art. 29 constitucional, las actuaciones se archivarán en

un solo cuaderno en orden cronológico.

Descripción especifica: El ICFES resuelve sobre:

Inscripción de Rector y representante legal

Inscripción de Rector y representante legal (E.)

Licencias de funcionamiento

Cesión de la titularidad de programas

Aprobación de programas

Renovación de aprobación

Nombre de la Institución

Equivalencia de títulos

Autorización para incremento de valores de

matrícula

Recursos de reposición

Niega el registro en el SNIES

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44 TRAMITES DE CONCILIACIÓN QUE

TERMINAN EN OTRO RESULTADO (ARCHIVO DE LA

SOLICITUD)

2 20 X X Serie de consultorios jurídicos

cuadro de clasificación general de series y subseries€¦ · Acto de aprobación: RESOLUCIÓN DE...

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