7/23/2019 Cuando Se Escribe y Enva Un Mensaje

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Cuando se escribe y enva un mensaje

Indique el asunto del mensaje con claridad en el campo "Asunto".Esto es

particularmente importante para el destinatario del mensaje. Si el asunto del mensaje es claro,ser mucho ms fcil para el destinatario decidir cules son ms importantes y cules no cuando

lea todos los correos electrnicos recibidos. Esto permitir al destinatario clasificar su correo con

facilidad. Se puede hacer una distincin entre el asunto general, normalmente ubicado entre

parntesis como el nombre del proyecto! y un resumen corto del mensaje, por ejemplo"

[Proyecto X] Reunin el 13 de diciembre

Enve correos electrnicos a las personas que estn involucradas nicamente #o es

aconsejable y es molesto para los destinatarios! enviar correos electrnicos a todos sus

contactos. $os destinatarios pierden un tiempo valioso clasificando los mensajes %ue realmente

les interesa de a%uellos %ue les interesa poco o nada. Es ms, esta prctica ocupa los recursos

de la red innecesariamente.

El campo &'ara&" designa al destinatario principal. (sta es la persona a %uien se

le enva el correo electrnico.

El campo &CC&" muestra las personas a las %ue se les informa sobre esta

comunicacin por correo electrnico.

El campo &CC)&" designa los destinatarios %ue los otros destinatarios no pueden

ver. Se recomienda no usar este elemento. En cambio, se recomienda enviarles una copia

del mensaje anterior aparte.

Sea breve y d un amplio contexto al mensaje. 'ara %ue se lea y se entienda, es

preferible usar oraciones cortas y precisas. Si el mensaje es largo, divdalo en muchos prrafospara %ue sea ms fcil de leer. *n te+to preciso, bien estructurado, ayuda a evitar malentendidos

o confusiones. Se puede enviar un mensaje a otros usuarios rpida y fcilmente. *tilice lenguaje

apropiado y evite el humor, el sarcasmo y los insultos fuera de lugar. 'ara beneficiar a los

destinatarios profesionales, es til comen-ar un mensaje con una de las siguientes frases"

'ara su informacin

'ara su aprobacin

Seguimiento

Si se deben adjuntar documentos al mensaje ten!a en cuenta los destinatarios. Es

posible %ue el destinatario de un archivo adjunto no tenga el softare para leerlo. /segrese de%ue el archivo est guardado en un formato %ue la mayora de los softare actuales puedan leer.

por ej. .rtf en ve- de .doc!. /dems, est atento al tama0o del adjunto. Cuanto ms grande sea

el archivo, se necesitar ms tiempo para enviar y recibir. *n archivo enorme podra ser

blo%ueado por el servidor de correo electrnico remoto o saturar la casilla de entrada del

destinatario, evitando la recepcin de otros mensajes. *tilice las herramientas de

compresin1descompresin como 23'! para reducir el tama0o de estos archivos.

7/23/2019 Cuando Se Escribe y Enva Un Mensaje

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/ntes de enviar un mensaje %ue supuestamente tiene un adjunto, asegrese de %ue tenga el

adjunto4

Evite usar letras maysculas. El te+to escrito en mayscula es difcil de leer. Es ms, usar

palabras en letras maysculas en 3nternet sugiere %ue est e+presando emociones fuertes tales

como alegra o enojo!, lo %ue puede no ser bien visto por el destinatario. 'ara enfati-ar un

trmino, escrbalo entre comillas.

Antes de enviar un mensaje tmese el tiempo para volver a leerlo. 5rate de corregir los

errores tipogrficos o de lengua. El estilo del mensaje refleja la imagen del remitente.

Ase!rese de identiicarse y dejar inormacin de contacto al inal del mensaje.

Considere poner su firma al final de los correos electrnicos, pero sin %uitar demasiado espacio

cuatro o cinco lneas como m+imo!, especificando, por ejemplo, su ocupacin y la organi-acin

a la %ue pertenece. $os nmeros de telfono pueden ser tiles si uno de los destinatarios

necesita contactarlo rpidamente. $a costumbre se0ala %ue la firma debe estar precedida por

una lnea %ue no contenga nada ms %ue dos guiones &66&!.

Cuando se recibe un mensaje

#uando $aya ledo un mensaje decida inmediatamente dnde !uardarlo. $os correos

electrnicos se pueden administrar de la misma manera %ue el correo tradicional. 'ara encontrar

un mensaje fcilmente, acostmbrese a colocar los mensajes recibidos en carpetas por temas.

7e esta manera, ser ms fcil encontrar un mensaje viejo o las partes de un debate. /lgunos

clientes de correo electrnico permiten asignar un color al mensaje. 'uede ser til asignar un

cdigo de color para identificar ciertas categoras de mensajes.

Excepto que sea necesario no imprima los correos electrnicos. Cuando el correo

electrnico est guardado correctamente, se podr encontrar fcilmente si se lo necesita. 'or

esta ra-n, es intil imprimir todos los correos electrnicos. Esto evita desperdiciar papel y

ayuda a preservar el ambiente.

%espete la privacidad de los mensajes que recibe. #unca enve o copie a otros un correo

electrnico %ue fue enviado a usted sin el consentimiento del remitente original.

*so de emoticonos smileys!

$os emoticonosa veces llamados smileys! son smbolos incluidos en los mensajes %ue indican el

humor jocoso, sarcstico, irnico, etc.! de la persona %ue escribi el mensaje. 8eneralmente, suuso se reserva para los mensajes no profesionales.

'ara crear un emoticono, simplemente utilice los smbolos de puntuacin. 'ara verlos ms

fcilmente, incline la cabe-a 9: grados hacia la i-%uierda.

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