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Cuantificar la agilidad en el trabajo

Measuring the benefits of Agility @ Work

Philippe JiménezRegus

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Cuantificar la agilidad en el trabajo

Agility@Work

6 tendencias transformando el espacio de trabajo

La preocupación Nº 1 del negocio – Control de costes

• Uso del espacio en un 45%• Disminución del coste inmobiliario

Incremento de la productividad

Beneficios del ‘Trabajo Ágil’

Mayor flexibilidad

Beneficios del ‘Trabajo Ágil’

Beneficios del ‘Trabajo Ágil’

4 generaciones en un mismo espacio de trabajo

Beneficios del ‘Trabajo Ágil’

Enfoque en el resultado y no en la presencia

Beneficios del ‘Trabajo Ágil’

Reducción de la emisión de carbono

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Cuantificar la agilidad en el trabajo

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Definición de un valor para medir la agilidad corporativa

Las 3 V

Virtual¿Cómo trabajamos?

Ventaja¿Cuáles son los beneficios?

Valor¿Cómo los traducimos en dinero?

Virtual

FÍS

ICO

FÍS

ICO

VIR

TUA

L

VIR

TUA

L

PSICOLÓGICOPSICOLÓGICO

Organizaciones y personas

Comportamiento

Proceso

TRABAJO

Edificio y espacio de trabajo

Infra-estructura

Tecnología de la información y de las comunicaciones

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@trabajo

Un 63,5% sigue trasladándose para ir a la oficina

cuatro o cinco veces a la semana

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@trabajo

Un1,6% trabaja desde casa(empresas grandes)

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Si se prevé que la población en las ciudades duplique en los próximos 40 años, ¿por qué mandar gente a trabajar en las zonas de negocios ya saturadas?

POBLACIÓN TOTALPOBLACIÓN RURALPOBLACIÓN URBANA

Fuente: Naciones Unidas

@trabajo

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Desplazamientos actuales – hacia trabajo local

Un 32,1% dedica entre 41 minutos a una hora

Un 27,4% emplea más de una hora

Un 59,5% tarda diariamente más de 41 minutos por trayecto al trabajo

PERO…

…Sólo el 12,3% quiere trabajar desde casa

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Desplazamientos actuales – hacia trabajo local

OFICINA

TRANSPORTE

CASA

El trayecto ideal al trabajo es de menos de 20 minutos (63,5%). Un 25,2% quiere tardar menos de 10 minutos

CASA

BUS

COCHE

BIBLIOTECA

CAFÉ

AVIÓN

TREN

OFICINA

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Los factores que van impulsar el cambio en la forma de trabajar en su empresa

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20

40

60

80

Pro

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Pequeña

Mediana

Grande

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Inmigrantes y nativos digitales

El 70,9% de los encuestados cree que los más jóvenes (nacidos en el siglo XXI y los que todavía están en la escuela) aceptarán con mayor facilidad el trabajo virtual y rechazarán la oficina tradicional…

Sólo el 8,9% piensa que continuarían trabajando en el puesto de trabajo de hoy

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Grandes empresas

El 58,2% prevé una disminución de la demanda de espacios de oficina como consecuencia de los estilos de trabajo del futuro.

Sólo el 7% prevé un aumento

La mayoría cree que la oficina se convertirá en un lugar de uso ocasional (51,2%)

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La nueva generación de oficinas

Interpolis, Netherlands

Vodafone, New Zealand

Microsoft, Amsterdam

Medición de la agilidad: empresa

ABC•1.500 empleados• Oficina en la City (Londres). •contrato de alquiler de 15 años• 14.000 metros cuadrados • Coste del edificio al año: 14 millones de € (alquiler, impuestos, servicios generales, mantenimiento) • El coste total bruto anual por metro cuadrado es de 1.000€.

• Durante los 15 años la carga inmobiliaria supone un pasivo de 210 millones €, ó 140.000 € por empleado.

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La oficina de ABC en la actualidad

15%

3%

14%

59%

4% 5%

Espacio para circulaciónSalas de reunionesDespachosPuestos de trabajo abiertosAlmacenesOtros

Uso típico de oficinas: 45%

• 1.150 escritorios

• Los puestos de trabajo compartidos ya existen en una relación de 1.2-1

• Coste anual por escritorio: 12.000€

• Quedan 632 mesas sin usar al día.

El 55% de los escritorios no se usa

Uso de las oficinas …..

Hora del día

VACÍO

SIN OCUPAR

EN PAUSA

PAPELEO

LECTURA

ESCRITURA

CHARLA

TELÉFONO

ORDENADOR

REUNIÓN

¿Tiene sentido tener mesas vacías en una época en que las personas aceptan la movilidad como forma de trabajo más

eficiente y sostenible?.

Coste del espacio inutilizado: 7,6 millones € al año

Si el espacio se aprovechara al 95%, con una utilización del espacio más eficiente, la empresa se ahorraría 7 millones € cada año

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Cómprelo usted mismo: BYOC

Ejemplos de otros modelos:

BYOC – Compre su propio ordenador

Citrix – Citrix dio a su personal en 2009 un presupuesto de 1.500€ para que se comprase su propio ordenador. Con ello se ahorró entre el 15 y el 20% de costes

Desde BYOC hasta BYO workplace El usuario elige

Libertad de eligir su propio espacio de oficina

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Costes variables : OPEX(gastos explotación)

Costes variables (OPEX)Costes fijos (CAPEX) (gastos de capital)

Costes fijos (CAPEX)

Costes variables (OPEX)BYO

Camino hacia lo virtual: modelo de valor

Oficina tradicional ExternalizaciónTrabajo según actividad

Oficina virtualTrabajo ágilCloud computing

HOY MAÑANA FUTURO

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El dividendo de la agilidad

p (f+o) + c (t+c) + d (s)

 Dividendo de eficiencia propiedad (p) ahorro de costes fijos (f) y de explotación Dividendo de felicidad ahorro de transporte (c) ahorro de tiempo (t) y de costes (c)Dividendo de productividad tiempo de inactividad (d) coste de empleados/salarios (s)

¿Cómo traducimos la agilidad en dinero?

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Tarjeta frente a propiedad

Yell

• 700 empleados• Cerró 18 edificios• El detonante fue el coste• Ahorro de 1,5 millones de £ anuales / 40%• Acceso a más de 150 centros Regus frente a los 18 de antes• Aumento de un 10-15% de la productividad• Transición en un mes• Ejemplo de Watford a Londres

7-Eleven

• Detonante: 1º cambio de cultura, 2º, coste • 1.000 empleados trasladados• Gestión de venta al menor y franquicias• Cerró 36 de 44 oficinas• Dejó 8 centros abiertos• Ahorro de 8 millones de USD anuales• Acceso a 450 centros de Regus• Salas de reuniones• Oficinas de día

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Conclusión

…da a los individuos la libertad de trabajar dónde y cuándo quieran

…da a las empresas las ventajas competitivas que necesitan para lograr éxito

…contribuye a ahorrar costes

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¿Alguna pregunta?

Gracias por su atención