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AUDITORIA PRELIMINAR DEL 1 DE ENERO AL 30 DE ABRIL 2011

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

SI NO N/A Comentarios

I Estructura de la compañía

1.

a) ¿La estructura organizativa se encuentra debidamente establecida? b) ¿Existe un archivo de la documentación debidamente organizado? c) ¿Tiene el archivo un instructivo de manejo?

2.

¿Se encuentran establecidas y delimitadas por escrito, las responsabilidades?

3. 3 ¿Existe una adecuada segregación de funciones de los funcionarios y empleados de la Compañía?

4. 4 ¿Existe un flujo adecuado de información entre La Junta Directiva y personal ejecutivo? ¿Se comunican las responsabilidades y consecuencias de los incumplimientos a todos los empleados?

5. 5 ¿Se selecciona al personal de acuerdo con su capacidad técnica, profesional, honestidad y que no tenga impedimento legal para desempeñar el cargo?

6. 6 ¿Se cuenta con un adecuado plan de entrenamiento al personal que labora para las Compañía, que responda a sus objetivos y necesidades? ¿Se evalúa el personal periódicamente?

7. 7 ¿Existe un programa de capacitación para el personal de la Compañía?

8. 8 En lo posible, ¿se rota adecuadamente al personal relacionado con la administración, custodia y registro de recursos de la Compañía, a fin de disminuir el riesgo de errores de eficiencia y evitar adiestrar al nuevo personal constantemente?

9.

Se propician las condiciones y el ambiente adecuado al personal, en el desempeño de sus funciones?

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2

10.

¿Se lleva un expediente que contenga el historial de cada uno de los trabajadores y funcionarios de la Compañía en cuanto a:

Solicitud de Empleo

Curriculum Vitae

Fotografía

Fotocopia Títulos Académicos

Contrato de trabajo

Nombramiento

Promociones

Control de Vacaciones

Conducta ética y moral

11.

¿Se han establecido adecuados controles que permitan verificar la asistencia y permanencia en el lugar de trabajo de los funcionarios y empleados de la Compañía?

12.

¿Se han tomado las medidas correctivas en el caso de violaciones de normas y leyes pertinentes para empleados?

¿Están los documentos de base legal aplicables al ámbito de la compañía?

13.

¿Se dan a conocer claramente los movimientos y la organización de los empleados y personal ejecutivo?

II

PRESUPUESTO:

14. 1 En el manejo de la compañía: a) ¿Se conocen, discuten, aprueban el presupuesto de la Compañía? b) ¿Se conocen, discuten y aprueban las reformas y correcciones del presupuesto de la Compañía? c) ¿Se le informa a la Junta Directiva sobre las reformas y correcciones del presupuesto de la Compañía?

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15.

¿Se conocen y se aprueban los estados financieros anuales y los informes de ejecución presupuestaria? ¿Se discute y se aprueba las operaciones de crédito de la Compañía?

16. 3 ¿En caso de desviaciones al presupuesto, ¿Se ha tomado algún tipo de acción?

17.

Se efectúa un análisis de la ejecución presupuestaria, desde un ángulo amplio en busca de más evidencias, que garanticen:

a) Composición de los rubros del Presupuesto?

b) ¿Uso exclusivo de la Compañía?

III AREAS CONTABLES Y FINANCIERAS

18. I

I

I

Fondos en Caja:

19. ¿La función del Cajero (a), es independiente al manejo de los registros contables?

20.

¿La función del Cajero (a), es independiente de la que maneja la función de cobranza?

21.

¿En caso de existir colectores, estos son arqueados diariamente al final del día?

22.

¿Se arquea la caja de forma sorpresiva y sistemática?

23.

¿Quién realiza dichos arqueos?

24.

¿Se deja evidencia de ellos?

25.

¿En caso de diferencia como se procede?

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26.

¿En caso de recibir cheques, éstos se reciben a nombre de la Compañía?

27.

En el caso de cheques endosados por Terceros, se informa a: a) ¿La Gerencia Financiera?

b) ¿Contabilidad?

28.

¿Estos cheques son sellados inmediatamente para su depósito?

29.

¿El efectivo recibido en caja se deposita íntegramente al día siguiente hábil, en el banco?

30.

En el caso de que los ingresos percibidos se utilicen para cubrir gastos emergentes, se informa a: a) ¿La Gerencia Financiera? b) ¿Contabilidad?

31.

El lugar donde se guardan documentos y valores responsabilidad del cajero (a) es de acceso restringido?

32.

¿Se han tomado las pólizas necesarias para la protección de los recursos de la compañía?

33. ¿Se comparan datos financieros y contables predeterminados contra los resultados reales (presupuestado vs. ejecutado)?

34. ¿Existe (n) fondo (s) de Caja Chica para hacer frente a pagos menores en efectivo?

35. ¿Se cuenta con un documento de Pago por caja chica debidamente prenumerado y que contenga las cuentas de asignación contable donde se cargará el gasto?

36. ¿Existe un reglamento de caja chica, donde se establezcan los límites máximos a desembolsar a través del fondo, debidamente aprobado por la autoridad competente?

37. ¿Cuándo se anula un Recibo de Caja Chica, se archiva este para no perder el control numérico?

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38. ¿Los documentos que amparan los desembolsos de caja chica son mutilados adecuadamente para evitar el doble pago?

39. ¿Se efectúan arqueos periódicos o sorpresivos a los fondos de caja chica?

40.

¿Se deja evidencia de ellos?

41.

¿Se revisan las diferencias detectadas?

42.

¿Se elaboran vales provisionales para efectuar gastos en forma de anticipo?

43.

¿Existe un tiempo prudencial para rendir cuenta sobre los anticipos? ¿Cuánto tiempo?

44.

¿Se cumple con la disposición?

45.

¿Todos los desembolsos por caja chica son autorizados por personal competente?

46.

¿Es independiente la función del responsable del fondo de caja chica de la función de Caja?

IV Bancos:

47.

¿La apertura o cierre de cuentas corrientes son autorizadas por el Gerente General de la Compañía o por la autoridad competente en quien este delegue?

48. 2 ¿Las firmas autorizadas para girar contra las cuentas corrientes son establecidas por el Junta Directiva de la Compañía o por la autoridad competente en quien este delegue?

49. ¿Todas las cuentas de ahorro y certificados a plazo están a nombre de la Compañía?

50. 4 ¿La emisión de cheques se encuentra respaldada por firmas mancomunadas, previamente autorizadas?

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51. 5 Cuándo ocurren cambios en las firmas libradoras ¿Se incorporan las nuevas al banco, y con las anteriores se procede de forma inmediata a eliminarlas?

52. 6

¿Son todos los pagos efectuados a través de cheques y emitidos a nombre del beneficiario correspondiente?

53. 7 ¿ Los cheques emitidos están soportados adecuadamente con: a) ¿Cotizaciones? b) ¿Facturas originales o contratos? c) ¿Entradas de Almacén? d) ¿Solicitud emisión de cheque?

e) ¿Autorizada?

a) ¿Cotizaciones?

b) ¿Facturas originales o contratos?

c) ¿Entradas de Almacén?

d) ¿Solicitud emisión de cheque?

e) ¿Autorizada?

54. 8 ¿Existen sellos de cancelado, anulado y máquina protectora de cheques, en la Compañía?

55. 9

¿La documentación que soporta los cheques emitidos es mutilada adecuadamente para evitar el doble pago?

56. 1

0

¿Los cheques anulados son archivados?

57. 1

1

Cuándo las firmas autorizadas no están presentes en la Compañía, ¿dejan firmados cheques en blanco para su posterior emisión?

58. 1

2

¿Se efectúan conciliaciones bancarias de forma mensual por personas ajenas a la función de caja, emisión de cheques y afectación de registros?

59. 1

3

Al efectuar las conciliaciones bancarias ¿Se examinan las firmas libradoras y endosos de los cheques devueltos por el banco?

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7

60. 1

4

¿Se investigan adecuadamente aquellas partidas registradas por el banco y que no se cuenta con la documentación soporte en la Compañía?

61. 1

5

¿Son los cheques emitidos no presentados al cobro durante 6 meses después debidamente investigados y revertidas las partidas contables?

62. 1

6

¿Las transferencias entre cuentas son documentadas y autorizadas antes de efectuarse la transacción? ¿Se registran contablemente?

63. 1

7

¿Los ajustes por partidas de conciliación se registran contablemente en el mes correspondiente?

64. 1

8

¿Las conciliaciones bancarias son firmadas y autorizadas por el personal competente?

V Documentos y Cuentas por Cobrar:

65. 1

1) ¿Se llevan auxiliares contables y si están conciliados con la cuenta de mayor? 2) ¿Existen políticas definidas en cuanto a los tiempos o plazos de los créditos?

66. 2 ¿Existen controles para determinar las cuentas canceladas por los clientes y las que están pendientes de cobro?

67. 3 ¿Se autorizan debidamente los arreglos de pago de los clientes?

68. 4 ¿Se han establecido normas y procedimientos para una gestión de cobro adecuada?

69. 5

¿Cuándo se han agotado las vías administrativas, se procede al cobro judicial?

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8

70. 6 ¿Si el cobro judicial resulta insuficiente se han tomado medidas o provisiones para cuentas incobrables o se manejan las mismas en Cuentas de Orden?

71. 7

¿Se autoriza la cancelación de las cuentas por cobrar a los clientes cuando éstas se consideran incobrables? ¿Por quién?

72.

¿Aún cuando la cuenta por cobrar ha sido considerada como incobrable, se sigue la gestión de cobro?

73.

¿Existen políticas de rebajas en el pago de los adeudos o pagos? Observaciones:

74. ¿Son los términos de venta y pagos de los clientes claramente definidos por escrito?

75. V

I

Cuentas por Cobrar a los Empleados:

76.

¿Los prestamos y anticipos que se efectúan a los empleados son autorizados por funcionarios autorizados para ello?

77.

¿Se tiene como norma deducir a través de nómina, los pagos y abonos?

78.

¿Existen políticas definidas relativas a los montos, plazo, condiciones de pago, etc. en cuanto al otorgamiento de préstamos y anticipos a empleados?

79.

¿Se conceden nuevos préstamos o anticipos a empleados, aún cuando éstos tengan saldos pendientes?

80.

¿Existen registros auxiliares para el control de préstamos y anticipos a empleados?

81.

¿Se concilian las cuentas por cobrar contra los auxiliares correspondientes?

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82. 7 ¿Se verifican los pagos y su registro en los informes contables?

83.

En el caso de retiro de algún empleado, por cualquier circunstancia o razón, ¿se le deducen préstamos y anticipos concedidos?

84. V

I

I

Cuentas por cobrar y pagar con empresas relacionadas:

85. ¿Se concilian los saldos por cobrar y por pagar con empresas relacionadas?, ¿Se deja evidencia en una conciliación de saldos debidamente firmada por el contador general?

86. ¿Están debidamente autorizadas las partidas por cobrar y por pagar con las compañías relacionadas?

87. ¿Quién autoriza las cancelaciones y ajustes a estas cuentas por cobrar y por pagar con empresas relacionadas?

88. ¿Existen registros auxiliares individuales para cada cuenta por cobrar y por pagar de las empresas del grupo?

VII INVENTARIOS: (Productos terminados y materiales)

89. 1

¿Se autorizan previamente las compras de bienes por los funcionarios designados para ello?

90.

¿Se efectúan las adquisiciones de acuerdo con el presupuesto y el plan de compras?

91. 3 ¿Se efectúan compras que no están autorizadas en el presupuesto aprobado por la Junta Directiva de la Compañía?

92.

¿Son todas las adquisiciones recibidas en almacén y se les efectúa su Nota de Entrada a Almacén?

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93.

¿Se lleva un adecuado control de las existencias a fin de no tener volúmenes inadecuados que permitan que estas se vuelvan obsoletas o se deterioren?

94.

¿Se efectúan tomas físicas de inventarios al cierre de cada periodo y estos se comparan con el kardex?

95. 7 ¿Se aclaran y se concilian correctamente las diferencias de Inventario?¿Con quién?

96.

¿Se separan los bienes obsoletos o en mal estado de los que están en buen estado?

97.

¿Son almacenados en un lugar seguro los bienes obsoletos de inventarios, donde no estorben?

98.

¿Existen políticas establecidas para dar de baja a los inventarios obsoletos o en mal estado?

99.

¿Es autorizada por la Junta Directiva de la Compañía, la baja de los inventarios obsoletos o en mal estado?

100.

¿Todas las salidas del almacén se soportan con su correspondiente requisición de salida?

101.

¿Existe acceso restringido al almacén?

102.

¿Se encuentran los inventarios asegurados contra daños y pérdidas?

103. ¿Se ha tomado una póliza para el responsable del ingreso y

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entrega de los bienes que respalde la ejecución de sus funciones?

104.

¿Se verifican los artículos recibidos contra los detalles de envíos?

105.

¿Se considera las normas establecidas para compras y contrataciones hechas con fondos propios?

VIII PAGOS ANTICIPADOS Y ACTIVOS INTANGIBLES:

106.

¿Existe un adecuado procedimiento de amortización para los desembolsos que requieren efectuarse de forma anticipada?

107.

¿Se lleva un adecuado control de las amortizaciones a fin de que los pagos anticipados se registren en los resultados del ejercicio correspondiente?

108.

¿Concilian mensualmente el control de las amortizaciones con los libros de mayor?

109.

¿En caso de diferencias se ajustan previa autorización de personal competente para ello?

110.

¿Son investigadas y aclaradas las diferencias encontradas?

IX ACTIVO FIJO: (Mobiliario y equipo)

111.

¿Existe un detalle de las inversiones en activos fijos, así como una descripción clara de su origen y su costo?

112.

¿Se ha realizado un inventario de los activos fijos de la Compañía de acuerdo con la política?

113.

¿Se lleva un adecuado registro de los activos fijos de la Compañía, que permita su correcta clasificación, control y codificación del mismo?

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114.

¿Se controla adecuadamente la asignación de activos fijos, traslado o descargo por deterioro de los mismos?

115.

¿Incluyen los registros de activos fijos información tal como:

a) Descripción exacta y completa activo.

b) Ubicación y número de identificación. c) Fecha de compra y costo de adquisición

116.

¿Se controla la depreciación de los activos fijos, en cuanto a:

a) ¿Depreciación del período?

b) ¿Depreciación acumulada?

c) ¿Valor en libro del mismo?

117.

¿Todas las adquisiciones de activos fijos se encuentran autorizadas en el presupuesto aprobado por la Junta Directiva Compañía?

118.

¿Se respetan los montos de capitalización, para considerar el costo de un bien como gasto o como activo fijo?

119.

¿Son los activos fijos adquiridos de acuerdo con las disposiciones legales establecidas para tal efecto?

120.

¿Se mantiene un adecuado control sobre aquellos activos que estando totalmente depreciados aún siguen prestando servicio?

121.

¿Cuándo se realizan bajas al activo fijo estos son debidamente autorizadas?

122.

¿Se efectúan conteos periódicos de los activos fijos, y estos se comparan contra la cuenta de mayor?

123.

¿Las diferencias de importancia resultantes entre el conteo físico y los registros contables son investigadas y aclaradas?

124.

¿Se determinan por escrito las personas responsables de la custodia y mantenimiento de los activos fijos asignados?

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125.

¿Todos los bienes de Activos Fijos se encuentran cubiertos con póliza de seguros contra todo tipo de riesgo con apego a las políticas establecidas?

126.

¿Se verifican periódicamente en cuanto a su vigencia y monto de cobertura correspondiente las pólizas de seguros de activos fijos?

X. OBLIGACIONES POR PAGAR:

127.

¿Existen registros detallados que permitan el control y clasificación de las cuentas de pasivos a corto y largo plazo?

128.

¿Todos los compromisos y obligaciones son previamente autorizados por un funcionario competente?

129.

¿Existe un adecuado control con respecto a las fechas de vencimiento de las obligaciones contraídas?

130.

¿Se planifican los pagos de acuerdo con sus fechas de vencimiento y las proyecciones de ingresos de la Compañía?

131.

¿En los préstamos con instituciones bancarias, se lleva un registro para el control de los saldos del principal, intereses pactados y otros detalles de la obligación?

132.

¿En el caso de obligaciones que devenguen intereses, se calculan estos aún cuando el pago se efectúe con posterioridad?

133.

¿Existen Registros auxiliares de C.X.P?

134.

¿Se efectúan conciliaciones de los auxiliares de los pasivos contra las cuentas de mayor general?

135.

¿Existen atribuciones legalmente establecidas para contratar o enajenar de acuerdo a las leyes del país, en la Compañía?

136.

¿Existe el control adecuado (archivo de expedientes) para los contratos suscritos?

XI. INGRESOS:

137. 4

¿Se registran oportunamente en la contabilidad los ingresos a fin de garantizar la confiabilidad de la información que se obtenga sobre el disponible y sirva de base para la toma de decisiones? ¿Estos registros incluyen los ingresos por intereses recibidos?

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138.

¿Todos los ingresos se soportan con documentación prenumerada?

139. 6 ¿En caso de anular algún documento utilizado para soportar los ingresos, este se adjunta a fin de mantener la secuencia y control numérico?

140.

¿En el caso de ingresos por donaciones a estas se les elabora su recibo de caja correspondiente?

141.

¿Se hace revisión periódica de las cifras comparativas (entre lo presupuestado y realizado) y los respectivos análisis de las variaciones importantes?

XII. GASTOS

142.

¿Todos los gastos son aprobados previamente en presupuesto por la Junta Directiva de la Compañía?

143.

¿Existen gastos que no hayan sido aprobados por la Junta Directiva de la Compañía y se han efectuado?

144.

¿En las contabilidades se registran los gastos debidamente clasificados según el catálogo de cuentas?

145.

¿Se realizan análisis de las desviaciones significativas entre los gastos estimados en el presupuesto y lo realmente incurrido con el objetivo de hacer las correcciones que procedan?

146.

¿Todos los gastos son soportados de acuerdo con la documentación que reúne la información necesaria, que permita un registro adecuado y su comprobación posterior?

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147.

¿Todos los gastos son autorizados? ¿Todos los gastos autorizados son verificados en cuanto a su propiedad, legalidad, veracidad y conformidad con el plan de de gastos y presupuesto?

XIII NOMINA:

148.

¿Existe un procedimiento por escrito para el reclutamiento, selección y contratación del personal?

149.

¿Existen constancias debidamente aprobadas por los siguientes (indique quién las aprueba): a.- ¿Sueldos y clasificaciones por clase de trabajo?

b.- ¿Cambios en el personal?

c.- ¿aprobación de la nómina?

150.

¿Aprueba Junta Directiva de la Compañía los sueldos de funcionarios?

151.

¿Se conservan los archivos independiente e inaccesible a personas que: a.- ¿Prepara la nómina?

b.- ¿Aprueban la nómina? c.- ¿Pagan la nómina?

152. ¿Existen contratos individuales de trabajo por escrito?

153.

¿Muestran las solicitudes de empleo las firmas de los empleados?

154.

¿Se utilizan relojes de marcar u otros medios para controlar el tiempo trabajado?

155.

¿El pago por tiempo extra u otras prestaciones, es autorizado por funcionarios facultados para ello?

156.

¿Existe una oficina independiente dedicada a la elaboración de la nómina?

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157.

¿Se revisan todos los cálculos aritméticos de la nómina antes de efectuar los pagos?

158. 1

¿Se revisan o comparan los totales de las nóminas anteriores con los mostrados en la nómina presente y se investigan las variaciones?

159.

¿Las nóminas están sujetas a una aprobación final por algún funcionario responsable?

160.

Si los sueldos se pagan en efectivo: a.- ¿Se retira del banco el monto neto de la nómina? b.- ¿Se toman precauciones para guardar el dinero y protegerlo contra robos?

161.

¿Las personas que pagan en caja y nómina son rotados?

162.

¿Firman los trabajadores la nómina o los recibos por pago de sueldos y salarios?

163.

¿Los sueldos no reclamados se depositan al banco?

164.

¿Los pagos de sueldos no reclamados que se hagan posteriormente, requieren la aprobación de algún funcionario que no sea el encargado de la preparación de la nómina?