CUESTIONARIO Sem 5Mauricio Sierra Cubides

En esta evaluacin, redacta entre una y tres prrafos como respuesta a cada una de las siguientes preguntas: Escribe prrafos completos con ejemplos de un pensamiento bien argumentado y analtico.

1. Por qu son tan importantes las prcticas de cierre adecuadas?

Esta actividad consiste en resumir los datos del proyecto, en cuanto a funcionalidad, tecnologa, equipo tcnico, formacin recibida, experiencias, logros, problemas encontrados y, en general, cualquier dato que el Jefe de Proyecto considere de inters. Hay que tener en cuenta que esta informacin tiene la finalidad de servir de apoyo a proyectos futuros, aprovechando las experiencias habidas y tratando de evitar incurrir en los mismos errores.

El objetivo de esta actividad es concluir el proyecto, para lo que ser necesario registrar toda la informacin que an no lo est, realizar el balance final del proyecto y extraer toda la documentacin para archivarla adecuadamente.

2. Qu son las entregas principales (salidas) del cierre del proyecto y por qu son tan importantes?

Las entregas principales (salidas) del proceso de cierre del proyecto o de la fase incluyen la transicin del producto/servicio/resultado y las actualizaciones de los activos de los procesos de la organizacin que cuentan con una aceptacin formal.

Cuando se genera el cronograma del proyecto, tambin deberan planificarse las actividades que deben llevarse a cabo para cerrar con elegancia el proyecto. Estas actividades incluyen:

Al final del proyecto se debe mantener una reunin de revisin. Una reunin que se celebrar con las partes interesadas, el equipo del proyecto, los patrocinadores y apropiada para concluir formalmente el proyecto. Esta reunin incluir un resumen del proyecto, la documentacin de cosas que salieron bien y cosas que salieron mal, fortalezas y debilidades del proyecto y los procesos de gestin de proyectos, y los pasos restantes necesarios para terminar el proyecto. Las tcnicas o procesos que funcionaron especialmente bien, o mal, se identifican como las principales enseanzas del proyecto.Si su organizacin tiene una manera de publicar o aprovechar estos aprendizajes fundamentales, deben ser enviados al grupo apropiado. (Aprendizajes clave que parecen funcionar consistentemente en muchos proyectos, en muchas circunstancias, podra ser elevado a la categora de mejores prcticas y se utilizar para todos los proyectos similares.) Una agenda para la reunin de conclusin debe centrarse en lo que el proyecto iba a lograr y lo que el proyecto efectivamente realiz. La discusin debe conducir a un conjunto de aprendizajes clave que describen lo que sali bien y lo que no funcionOtra importante razn para originar este entregable es asegurarse de compartir las mejores prcticas entre diferentes proyectos a travs de las lecciones aprendidas que lega cada proyecto.Seguidamente se da una gua del contenido y razn de ser de cada una de las secciones del entregable de cierre de proyecto.

3. Cmo se lleva a cabo el cierre del proyecto?

Se inicia con la divulgacin de los logros contra objetivos establecidos, la finalidad es la de exponer los objetivos definidos en el plan de proyecto y establecer brevemente cmo fueron alcanzados (o no) o qu fue cambiado.

EntregablesEstablecer los entregables tal como fueron relacionados en los planes de proyecto y calidad y su estado final (completado, abandonado, pospuesto, cerrado). A manera de ejemplo se refleja una seccin de la tabla en mencin incluida en el entregable de un proyecto real.

Cambios de alcance aprobados durante el curso del proyectoRelacionar los cambios de alcance aprobados durante el curso del proyecto y describir su impacto sobre el proyecto. Las actas de su aprobacin (comit de cambios) pueden ser un anexo del entregable de cierre.

Actividades de control de calidadDebe incluirse una tabla resumen de las actividades de control de calidad asociadas a cada entregable en el plan de calidad y para cada una establecer si fueron llevadas a cabo y una breve descripcin del beneficio. A manera de ejemplo se refleja una seccin de la tabla en mencin incluida en el entregable de un proyecto real (note que en el plan de calidad aparece una tabal por cada entregable, aqu solo se incluye una nica tabla con todos los entregables).

Performance de ejecucin de las actividades del programaEn forma breve debe exponerse como fue el cumplimiento del programa con respecto a lo planeado. Para aquellas actividades del plan que presenten varianzas significativas, debe explicarse razn, plan de choque que se realiz y efecto sobre el proyecto de manera general. Un buen nivel de sntesis es una tabla que incluya actividades principales, fecha planeada, fecha real y explicacin de varianzas con el alcance aqu expresado.

Performance de ejecucin del presupuestoAl igual que en caso anterior, en forma breve debe exponerse como fue la ejecucin del presupuesto con respecto a lo planeado. Para aquellas actividades o rubros del plan que presentaron varianzas significativas, debe explicarse con suficiente nivel de detalle las razones de tales varianzas. Un buen nivel de sntesis es una tabla que incluya actividades/rubro, valor presupuestado, valor ejecutado y explicacin de varianzas con el nivel de cobertura aqu expuesto.

Impacto sobre el servicioSi el proyecto impact la prestacin del servicio, debe explicarse en qu forma fue impactado y qu manejo se realiz del impacto.

Evolucin de supuestos y riesgosRelacionar los supuestos consignados en el Plan de Proyecto y establecer si fueron correctos y cmo fueron manejados.Relacionar del documento de Plan de Riesgos solamente aquellos riesgos que terminaron impactando el proyecto y como fue manejado su impacto (en teora si las medidas de contingencia estuvieron suficientemente estudiadas, tendra que ser lo realizado).

Acuerdos para soporte y evolucinBrevemente describir los acuerdos para el soporte en curso, referenciando cuando sea necesario un acuerdo de nivel de servicio (service level agreement) y el resultado del traspaso a los usuarios y la organizacin de prestacin de servicios.

Reconciliacin del presupuesto del proyectoExplicar el estado de las cuentas del proyecto, describiendo cuando sea necesario acuerdos sobre la gestin de operaciones pendientes, tales como previsiones para trabajo residual o la aprobacin de facturas pendientes.

Lecciones aprendidas del proyectoExplicar qu lecciones han sido aprendidas de este proyecto y cmo pueden ser comunicadas y aplicadas. Conocimiento que es legado de este proyecto a la organizacin.

Acciones y responsablesAcciones que deban ser llevadas a cabo, responsables de su cumplimiento y fecha planeada de terminacin: Completar entregables. Hacer frente a las cuentas del proyecto. Asegurar que los beneficios completos del proyecto sean alcanzados. Comunicar y aplicar las lecciones aprendidas.