Curso de Access

Curso de AccessCurso de Access

Universidad Rey Juan CarlosUniversidad Rey Juan Carlosfebrero-marzo 2007febrero-marzo 2007

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¿Qué es una base de datos?¿Qué es una base de datos?• Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que

posee, de los usuarios que tiene, una clínica, de sus posee, de los usuarios que tiene, una clínica, de sus pacientes y médicos, una empresa, de sus productos, pacientes y médicos, una empresa, de sus productos, ventas y empleados. ventas y empleados.

• A este tipo de información se le llama datos. A este tipo de información se le llama datos. • Un gestor de base de datos es un programa que permite Un gestor de base de datos es un programa que permite

introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. • Debe permitir en principio: Debe permitir en principio:

– Introducir datos Introducir datos – Almacenar datos Almacenar datos – Recuperar datos y trabajar con ellos Recuperar datos y trabajar con ellos

• Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero a medida que la cantidad de datos aumenta, papel; pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. han de cambiar las herramientas.

• Se pueden usar carpetas, archivadores, etc. pero en un Se pueden usar carpetas, archivadores, etc. pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas.aunque las operaciones siguen siendo las mismas.

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Diferencias entre Access y Diferencias entre Access y ExcelExcel

• Access es multiusuario, Excel no.Access es multiusuario, Excel no.• Access es un gestor de bases de datos Access es un gestor de bases de datos

relacionales, Excel no.relacionales, Excel no.• Access soporta más de 65.536 registros Access soporta más de 65.536 registros

(filas), Excel no. (filas), Excel no. • Salvo la nueva versión de Excel que salió el Salvo la nueva versión de Excel que salió el

30 de enero del 2007, que ya soporta un 30 de enero del 2007, que ya soporta un millón de filas.millón de filas.

• Por el contrario, Excel es mucho más Por el contrario, Excel es mucho más intuitivo, y para cálculos estadísticos o de intuitivo, y para cálculos estadísticos o de carácter general es mucho mejor que carácter general es mucho mejor que Access. Access.

• Además Excel genera gráficos con sencillez.Además Excel genera gráficos con sencillez.


El concepto de lo relacional en El concepto de lo relacional en las bases de datoslas bases de datos

• Podemos dividir todas las aplicaciones de bases de datos en dos Podemos dividir todas las aplicaciones de bases de datos en dos grupos: grupos: simples (planas) y relacionalessimples (planas) y relacionales..

• Un ejemplo de una Un ejemplo de una base de datos simple o plana es Excelbase de datos simple o plana es Excel, donde , donde tenemos toda la información en un sola tabla.tenemos toda la información en un sola tabla.

• Esto implica que los datos comunes a varios registros tienen que Esto implica que los datos comunes a varios registros tienen que repetirse para cada uno de estos registros.repetirse para cada uno de estos registros.

• Un ejemplo sencillo: si tenemos una hoja de Excel con la Un ejemplo sencillo: si tenemos una hoja de Excel con la información de clientes con los campos de Nombre, Empresa, información de clientes con los campos de Nombre, Empresa, Ciudad, Dirección y Teléfono, los datos que puedan ser comunes (en Ciudad, Dirección y Teléfono, los datos que puedan ser comunes (en este caso Empresa y Ciudad) se repetirían para cada Cliente.este caso Empresa y Ciudad) se repetirían para cada Cliente.

• En una base de datos relacional, como lo es En una base de datos relacional, como lo es AccessAccess, puede haber , puede haber más de una tabla con más de una tabla con relaciones relaciones entre ellas. entre ellas.

• Por ejemplo, además de tener la Por ejemplo, además de tener la tabla de Clientestabla de Clientes podríamos crear podríamos crear una o más tablas con elementos comunes (en nuestro caso podrían una o más tablas con elementos comunes (en nuestro caso podrían ser ser Ciudades y EmpresasCiudades y Empresas) y a continuación crear relaciones entre ) y a continuación crear relaciones entre esta tablas.esta tablas.



• Ejemplo:Ejemplo:• Tenemos una base de datos de un hospital.Tenemos una base de datos de un hospital.• Si cada vez que viene un paciente al médico se le Si cada vez que viene un paciente al médico se le

tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (dirección y datos personales del paciente (dirección y teléfono) estarán repetidos muchas veces. teléfono) estarán repetidos muchas veces.

• Si esto se multiplica por todos los pacientes la Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendrá gran cantidad de datos base de datos contendrá gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentará su redundantes innecesarios, lo que aumentará su tamaño y la hará menos eficaz. tamaño y la hará menos eficaz.

• Para hacer una base de datos como ésta se Para hacer una base de datos como ésta se usarán necesariamente varias tablas que luego usarán necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por un campo común en ambas.se relacionarán por un campo común en ambas.



• De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. • Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no es Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no es

necesario volver a introducir sus datos personales. necesario volver a introducir sus datos personales. • Basta con introducir su código para que el Basta con introducir su código para que el Gestor de base de datosGestor de base de datos

sepa de que paciente se trata. sepa de que paciente se trata. • Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las

dos tablas contengan un dos tablas contengan un campo en comúncampo en común (en este caso el código (en este caso el código del médico).del médico).



• A esta forma de organizar la base de datos mediante A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama se le llama base de datos relacionalbase de datos relacional. .

• Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una una base de datos planabase de datos plana. .

• No todos los programas de gestión de base de datos No todos los programas de gestión de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases de datos tienen esta capacidad de manejar bases de datos relacionales, por eso, antes de elegir uno deberemos relacionales, por eso, antes de elegir uno deberemos considerar si necesitamos o no esta capacidad. considerar si necesitamos o no esta capacidad.

• Generalmente todos los programas de base de datos Generalmente todos los programas de base de datos de propósito múltiple de última generación tienen de propósito múltiple de última generación tienen capacidad relacional. Algunos de los más conocidos capacidad relacional. Algunos de los más conocidos son son Oracle, Fox, Access, FileMaker, 4D, ButlerOracle, Fox, Access, FileMaker, 4D, Butler, etc., etc.



• Otra base de datos posible para un hospital sería ésta: Otra base de datos posible para un hospital sería ésta: guardar sólo información sobre los pacientes, los doctores y guardar sólo información sobre los pacientes, los doctores y las especialidades. las especialidades.

• Asumiendo que cada médico tiene sólo una especialidad, y Asumiendo que cada médico tiene sólo una especialidad, y que cada paciente tiene asignado un médico de cabecera la que cada paciente tiene asignado un médico de cabecera la

estructura de la base de datos sería ésta:estructura de la base de datos sería ésta:



• Se observa que existen Se observa que existen relacionesrelaciones entreentre distintos distintos objetosobjetos de la realidad. de la realidad.

• Estas relaciones deben respetarse para Estas relaciones deben respetarse para luego poder recuperar información de luego poder recuperar información de manera precisa y rápida. manera precisa y rápida.

• Esta Esta base de datos relacionalbase de datos relacional estará estará formada por formada por tablastablas. . con la característica con la característica de que las mismas se relacionan entre sí de que las mismas se relacionan entre sí mediante uno o más mediante uno o más camposcampos. .

• Se puede decir que cada Se puede decir que cada objetoobjeto de la de la realidad será una realidad será una tablatabla en nuestra base de en nuestra base de datos y que hay que buscar la manera de datos y que hay que buscar la manera de reflejar las reflejar las relaciones relaciones antes mencionadas. antes mencionadas.


El concepto de lo relacional El concepto de lo relacional en las bases de datosen las bases de datos

• Hemos visto como lo relacional proporciona muchas Hemos visto como lo relacional proporciona muchas ventajas frente a lo simple: permite ahorrarnos el tiempo ventajas frente a lo simple: permite ahorrarnos el tiempo que perderíamos ingresando una y otra vez la misma que perderíamos ingresando una y otra vez la misma información.información.

• Y además nos ayuda a reducir el número de errores y Y además nos ayuda a reducir el número de errores y facilita la tarea de actualización de datos.facilita la tarea de actualización de datos.

• Aquí podéis ver un ejemplo de cómo Access maneja las Aquí podéis ver un ejemplo de cómo Access maneja las relaciones.relaciones.


Uso de las bases de datosUso de las bases de datos

• El uso de una base de datos de un listín telefónico personal El uso de una base de datos de un listín telefónico personal es muy distinto del uso de una base datos de un hospital, es muy distinto del uso de una base datos de un hospital, una empresa o un banco. una empresa o un banco.

• El listín telefónico sólo lo utilizará una persona cada vez, El listín telefónico sólo lo utilizará una persona cada vez, mientras que las otras bases de datos necesitarán ser mientras que las otras bases de datos necesitarán ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios. distintos sitios.

• En la base de datos de un hospital muchas personas pueden En la base de datos de un hospital muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el médico para estudiar el suministrar de los medicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administración necesitarán los caso de ese paciente; y desde administración necesitarán los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalización. hospitalización.

• Todos ellos necesitarán por tanto hacer consultas o introducir Todos ellos necesitarán por tanto hacer consultas o introducir nuevos datos. nuevos datos.


Uso de las bases de datosUso de las bases de datos• Esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en un Esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en un

ordenador al que no se puede acceder más que sentándose ordenador al que no se puede acceder más que sentándose delante.delante.

• Si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datos Si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datos iguales, al final del día y tras las operaciones que se hayan iguales, al final del día y tras las operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no tendría nada que ver con otra realizado, una base de datos ya no tendría nada que ver con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas no sería y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas no sería fiable. fiable.

• Para este tipo de bases de datos con múltiples usuarios Para este tipo de bases de datos con múltiples usuarios aparecieron las llamadas bases de datos de red. aparecieron las llamadas bases de datos de red.

• Estas están situadas en un único ordenador llamado Estas están situadas en un único ordenador llamado servidor servidor y y se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un programa que permita el acceso a ellas (los llamados programa que permita el acceso a ellas (los llamados clientesclientes). ).

• Los Los Gestores de bases de datosGestores de bases de datos de este tipo permiten que varios de este tipo permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre ella al mismo tiempo: uno usuarios hagan operaciones sobre ella al mismo tiempo: uno puede hacer una consulta al mismo tiempo que otro, situado en puede hacer una consulta al mismo tiempo que otro, situado en un lugar diferente, está introduciendo datos en la base. un lugar diferente, está introduciendo datos en la base.


Uso de las bases de datosUso de las bases de datos

• Gestores de este tipo son: Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL ServerOracle, PL4, DB2 o SQL Server, que , que están pensados para este uso y no se emplean para bases de están pensados para este uso y no se emplean para bases de datos personales.datos personales.

• FileMaker FileMaker yy Access Access, originariamente pensados para uso , originariamente pensados para uso personal, tienen capacidades de red que hacen de ellos personal, tienen capacidades de red que hacen de ellos programas muy aptos para su empleo en bases de datos de programas muy aptos para su empleo en bases de datos de pequeñas empresas, que no necesitan un número de accesos pequeñas empresas, que no necesitan un número de accesos simultáneos muy alto. simultáneos muy alto.


Conceptos previos: Tablas, Conceptos previos: Tablas, campos y registros campos y registros

• Una Una tablatabla es una colección de datos con la misma es una colección de datos con la misma estructura. Si se disponen los datos en una columna, esa estructura. Si se disponen los datos en una columna, esa columna siempre tiene el mismo tipo de datos, por ejemplo columna siempre tiene el mismo tipo de datos, por ejemplo un número de carné, un nombre, etc. un número de carné, un nombre, etc.

• Cada tabla consta, pues, de un cierto numero de campos, Cada tabla consta, pues, de un cierto numero de campos, en cada uno de los cuales se guarda un dato, que puede en cada uno de los cuales se guarda un dato, que puede ser numérico, alfanumérico, fecha, etc.ser numérico, alfanumérico, fecha, etc.

• Un Un campocampo es cada una de las columnas de la tabla y el es cada una de las columnas de la tabla y el nombre de la columna es el nombre del campo.nombre de la columna es el nombre del campo.

• Un Un registroregistro es cada una de las filas de la tabla, y está es cada una de las filas de la tabla, y está formado por el dato de cada uno de los campos formado por el dato de cada uno de los campos almacenados en una misma operación.almacenados en una misma operación.

• Ejemplo:Ejemplo: una lista de clientes constituiría una tabla en una lista de clientes constituiría una tabla en Access. Esta tabla consta de 4 campos: Access. Esta tabla consta de 4 campos: Nombre_cliente, Nombre_cliente, NIF_Cliente, CalleNIF_Cliente, Calle y y Número. Cada uno de los clientes es un Número. Cada uno de los clientes es un registro.registro.


Conceptos previos: Tablas, Conceptos previos: Tablas, campos y registros campos y registros


Conceptos previos: ¿Qué es Conceptos previos: ¿Qué es una base de datos?una base de datos?

• Una base de datos es un conjunto de tablas que se utilizan Una base de datos es un conjunto de tablas que se utilizan para gestionar un determinado tipo de información. para gestionar un determinado tipo de información.

• Ejemplos:Ejemplos: la base de datos de la gestión académica de la base de datos de la gestión académica de una universidad, la base de datos de los pedidos de una una universidad, la base de datos de los pedidos de una empresa o la base de datos de Hacienda.empresa o la base de datos de Hacienda.

• Por lo tanto, la base de datos está constituida por la Por lo tanto, la base de datos está constituida por la estructura de información y la información en ella estructura de información y la información en ella contenida. contenida.

• Es frecuente denominar a Es frecuente denominar a AccessAccess como una base de datos. como una base de datos. Para ser exactos Para ser exactos AccessAccess es una aplicación de gestión de es una aplicación de gestión de base de datos. base de datos.

• Es la misma diferencia que existe entre un procesador de Es la misma diferencia que existe entre un procesador de textos como textos como WordWord y un documento de y un documento de WordWord..

• Una base de datos consta de distintos objetos: Una base de datos consta de distintos objetos: tablas, tablas, índices, consultas, relaciones, informes, formulariosíndices, consultas, relaciones, informes, formularios, etc. , etc.

• Todos los objetos de una base de datos se almacenan Todos los objetos de una base de datos se almacenan físicamente en un sólo fichero. Este fichero tiene la físicamente en un sólo fichero. Este fichero tiene la terminación terminación .md.mdbb..


Conceptos previos: PantallaConceptos previos: Pantalla• Lo que Access muestra en pantalla, tiene una estructura similar a Lo que Access muestra en pantalla, tiene una estructura similar a

cualquier ventana del entorno Windows. En ella podemos cualquier ventana del entorno Windows. En ella podemos distinguir:distinguir:

• Barra de Título:Barra de Título: Consta de los siguientes elementos: Consta de los siguientes elementos:– Menú de control:Menú de control: contiene los comandos que permiten mover, contiene los comandos que permiten mover,

minimizar, ampliar o cerrar una ventana cualquiera en Windows.minimizar, ampliar o cerrar una ventana cualquiera en Windows.– Nombre de la aplicación:Nombre de la aplicación: en este caso Microsoft Access, y nombre de la en este caso Microsoft Access, y nombre de la

base de datos si su ventana está maximizada.base de datos si su ventana está maximizada.– Botón Minimizar:Botón Minimizar: minimiza la aplicación en la barra de tareas. minimiza la aplicación en la barra de tareas.– Botón Maximizar / Restaurar ventana:Botón Maximizar / Restaurar ventana: maximiza la pantalla mostrando maximiza la pantalla mostrando

la ventana a pantalla completa. Cuando la ventana está maximizada la ventana a pantalla completa. Cuando la ventana está maximizada restaura el tamaño de la ventana al tamaño estándar.restaura el tamaño de la ventana al tamaño estándar.

– Botón Cerrar:Botón Cerrar: cierra la aplicación. cierra la aplicación.• Barra de Menús:Barra de Menús: Contiene la lista de menús propios de Access. Se Contiene la lista de menús propios de Access. Se

accede a ellos haciendo clic con el ratón. Dentro de estos menús accede a ellos haciendo clic con el ratón. Dentro de estos menús se encuentran disponibles todos los comandos necesarios para se encuentran disponibles todos los comandos necesarios para realizar cualquier trabajo. Estos menús se adaptarán a la realizar cualquier trabajo. Estos menús se adaptarán a la operación que se esté realizando, no mostrándose siempre los operación que se esté realizando, no mostrándose siempre los mismos. También son dinámicos y solo muestran las últimas mismos. También son dinámicos y solo muestran las últimas operaciones realizadas. Si al abrir un menú nos encontramos que operaciones realizadas. Si al abrir un menú nos encontramos que al final hay unas flechas indica que el menú contiene más al final hay unas flechas indica que el menú contiene más elementos que se mostrarán si pulsamos esta flecha.elementos que se mostrarán si pulsamos esta flecha.


Conceptos previos: PantallaConceptos previos: Pantalla

• Barras de Herramientas:Barras de Herramientas: Se encuentran debajo de la barra de Se encuentran debajo de la barra de menús, y muestran algunos botones para realizar diversas menús, y muestran algunos botones para realizar diversas funciones. Estas barras de herramientas pueden ser modificadas funciones. Estas barras de herramientas pueden ser modificadas por el usuario. Todo lo que se pueda hacer con un botón de una por el usuario. Todo lo que se pueda hacer con un botón de una barra de herramientas, puede hacerse desde alguna opción de barra de herramientas, puede hacerse desde alguna opción de la barra de menús. Al igual que los menús son dinámicas.la barra de menús. Al igual que los menús son dinámicas.

• Barra de Estado:Barra de Estado: Aparece en la parte inferior de la pantalla, en Aparece en la parte inferior de la pantalla, en ella se presenta una breve información acerca del elemento que ella se presenta una breve información acerca del elemento que ha sido seleccionado o del estado actual del entorno de Access.ha sido seleccionado o del estado actual del entorno de Access.

• Paneles:Paneles: Son unas barras de herramientas especiales que Son unas barras de herramientas especiales que permiten realizar operaciones. Hay paneles para las tareas de permiten realizar operaciones. Hay paneles para las tareas de inicio, portapapeles, etc.inicio, portapapeles, etc.

• Área de Trabajo:Área de Trabajo: Es la zona que se utiliza para trabajar con la Es la zona que se utiliza para trabajar con la base de datos. Contiene la base de datos que se ha abierto o base de datos. Contiene la base de datos que se ha abierto o creado en Microsoft Access. Se puede maximizar y minimizar creado en Microsoft Access. Se puede maximizar y minimizar como cualquier ventana de Windows. Dentro de esta área de como cualquier ventana de Windows. Dentro de esta área de trabajo aparecerá la base de datos con sus respectivos trabajo aparecerá la base de datos con sus respectivos elementos: tablas, consultas, formularios, informes y macros.elementos: tablas, consultas, formularios, informes y macros.


Conceptos previos: PantallaConceptos previos: Pantalla


Conceptos previos: Objetos de Conceptos previos: Objetos de AccessAccess

• Tablas:Tablas:– La tabla es el tipo principal de objeto de una base de datos. El La tabla es el tipo principal de objeto de una base de datos. El

concepto de tabla se ha explicado al ver la relación de concepto de tabla se ha explicado al ver la relación de Excel Excel con con las bases de datos. Como resumen, una tabla es un conjunto de las bases de datos. Como resumen, una tabla es un conjunto de datos estructurados en columnas (datos estructurados en columnas (los camposlos campos) y filas () y filas (los los registrosregistros). En las tablas de la base de datos es donde se almacena ). En las tablas de la base de datos es donde se almacena toda la información de la base de datos.toda la información de la base de datos.

• Consultas:Consultas:– Una Una consulta de selecciónconsulta de selección es una operación realizada sobre la es una operación realizada sobre la

base de datos mediante la cual se realiza una selección de datos base de datos mediante la cual se realiza una selección de datos según un criterio. Esta consulta puede realizarse sobre una sola según un criterio. Esta consulta puede realizarse sobre una sola tabla o sobre varias. Las consultas también se pueden realizar tabla o sobre varias. Las consultas también se pueden realizar sobre otras consultas previas o cualquier combinación de sobre otras consultas previas o cualquier combinación de consultas y tablas.consultas y tablas.

– Además de las consultas de selección, existen también Además de las consultas de selección, existen también consultas consultas de acciónde acción, de tal forma que el resultado de la consulta no es una , de tal forma que el resultado de la consulta no es una respuesta con información de la base de datos, si no que es una respuesta con información de la base de datos, si no que es una acción sobre los mismos datos. Estas acciones pueden ser: acción sobre los mismos datos. Estas acciones pueden ser: insertar, borrar o modificar registros y crear nuevas tablasinsertar, borrar o modificar registros y crear nuevas tablas..


Conceptos previos: Objetos de AccessConceptos previos: Objetos de Access


Conceptos previos: Objetos de Conceptos previos: Objetos de AccessAccess

• Formularios:Formularios:– Es una ventana diseñada para la introducción y edición de Es una ventana diseñada para la introducción y edición de

datos. datos. – El formulario permite introducir, modificar, consultar y borrar El formulario permite introducir, modificar, consultar y borrar

los registros de la tabla o consulta para la que se ha los registros de la tabla o consulta para la que se ha diseñado. diseñado.

– La ventaja frente a la presentación como hoja de datos es La ventaja frente a la presentación como hoja de datos es que los campos se presentan de manera más adecuada al que los campos se presentan de manera más adecuada al usuario, con un diseño que ayuda a su comprensión, usuario, con un diseño que ayuda a su comprensión, utilizando los controles más adecuados a cada tipo de utilizando los controles más adecuados a cada tipo de información.información.

• Informes:Informes:– Si el formulario es la forma idónea de introducir y editar los Si el formulario es la forma idónea de introducir y editar los

datos, la mejor forma de mostrarlos es mediante un informe datos, la mejor forma de mostrarlos es mediante un informe en una página impresa o mediante su representación en la en una página impresa o mediante su representación en la pantalla del ordenador. pantalla del ordenador.

– AccessAccess proporciona las herramientas para diseñar informesproporciona las herramientas para diseñar informes con gran flexibilidad y posee funciones para agrupar registros con gran flexibilidad y posee funciones para agrupar registros y mostrar totales y subtotales de los campos deseados.y mostrar totales y subtotales de los campos deseados.


Conceptos previos: Objetos de AccessConceptos previos: Objetos de Access


Crear una base de datos Crear una base de datos nuevanueva• Al iniciar el programa se presentará el Al iniciar el programa se presentará el

panel de panel de Nuevo archivoNuevo archivo, en el que , en el que podemos abrir y crear una base de datos.podemos abrir y crear una base de datos.


Crear una base de datos Crear una base de datos nuevanueva• Si se selecciona Base de datos en blanco y se hace clic. Si se selecciona Base de datos en blanco y se hace clic.

• Aparecerá otro cuadro de diálogo en el que se dará nombre a la Aparecerá otro cuadro de diálogo en el que se dará nombre a la base de datos que se va a crear. base de datos que se va a crear.

• Se debe utilizar un nombre apropiado y relacionado con el Se debe utilizar un nombre apropiado y relacionado con el contenido de la base de datos, para poder recuperarla con contenido de la base de datos, para poder recuperarla con facilidad posteriormente.facilidad posteriormente.


Crear una base de datos Crear una base de datos nuevanueva

• Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botón Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botón crear.crear.

• Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access. Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access. Seleccionando las pestañas se accede a los distintos elementos Seleccionando las pestañas se accede a los distintos elementos que componen una base de datos; tablas, consultas, formularios, que componen una base de datos; tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.informes, macros y módulos.



• Para volver a esta ventana desde cualquier otra se Para volver a esta ventana desde cualquier otra se pulsa el botón .pulsa el botón .

• Seleccionado el objeto adecuado y pulsando el botón Seleccionado el objeto adecuado y pulsando el botón ascvo , se crea un objeto ascvo , se crea un objeto del tipo seleccionado.del tipo seleccionado.

• El botón de la barra de herramientas cambia El botón de la barra de herramientas cambia dependiendo del último objeto creado. dependiendo del último objeto creado.

• Al pulsarlo se creará otro objeto similar al último Al pulsarlo se creará otro objeto similar al último creado.creado.

• Si se quiere elegir otro objeto sólo hay que hacer clic Si se quiere elegir otro objeto sólo hay que hacer clic sobre la flecha de la derecha. sobre la flecha de la derecha.

• Se desplegará el menú de todos los elementos de Se desplegará el menú de todos los elementos de Access.Access.



• En este menú se encuentran todos los elementos que componen En este menú se encuentran todos los elementos que componen Access. Access.

• Para crear uno de ellos, basta con situar el ratón por encima de él y Para crear uno de ellos, basta con situar el ratón por encima de él y hacer clic.hacer clic.


Crear una base de datos Crear una base de datos nuevanueva• Otra forma de crear un elemento de Otra forma de crear un elemento de

Access sin seleccionar la pestaña es a Access sin seleccionar la pestaña es a través del través del menú Insertarmenú Insertar..


TablasTablas

• Para empezar a trabajar con una base de Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las datos primero es necesario crear las tablas. tablas.

• Dentro de cada una hay que definir los Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrán la información.campos que contendrán la información.

• Igual que cualquier otro objeto de la base Igual que cualquier otro objeto de la base de datos, hay varias formas de crear una de datos, hay varias formas de crear una tabla nueva: tabla nueva: – desde el menú.desde el menú.– desde la barra de herramientas.desde la barra de herramientas.– desde la ventana de la base de datos.desde la ventana de la base de datos.


Tablas: Creación desde el Tablas: Creación desde el menúmenú

• Para crear una tabla desde los Para crear una tabla desde los menús hay que seleccionar el menú menús hay que seleccionar el menú InsertarInsertar y dentro de este el comando y dentro de este el comando TablaTabla..



• Aparece el siguiente cuadro de Aparece el siguiente cuadro de diálogo:diálogo:



• Estas son las diferentes opciones que presenta Access para Estas son las diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla:crear una tabla:– Vista hoja de datos:Vista hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de crea una nueva tabla con formato de

tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los campos: tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2, etc., sobre los cuales se escriben los Campo 1, Campo 2, etc., sobre los cuales se escriben los nombres de los campos.nombres de los campos.

– Vista diseño:Vista diseño: permite crear los campos manualmente y permite crear los campos manualmente y configurar el diseño de la tabla.configurar el diseño de la tabla.

– Asistente para tablas:Asistente para tablas: el asistente pide las características de el asistente pide las características de los campos y de la tabla y la genera automáticamente.los campos y de la tabla y la genera automáticamente.

– Importar tabla:Importar tabla: esta opción permite importar datos de otra esta opción permite importar datos de otra base de datos, que no necesariamente tiene que estar creada base de datos, que no necesariamente tiene que estar creada por Access.por Access.

– Vincular tabla:Vincular tabla: crea vínculos entre las tablas importadas y las crea vínculos entre las tablas importadas y las originales, las modificaciones que se efectúen en los datos se originales, las modificaciones que se efectúen en los datos se transmiten a aquéllas.transmiten a aquéllas.


Tablas: Creación desde la Tablas: Creación desde la barra de herramientasbarra de herramientas

• Para crear una tabla desde la barra de Para crear una tabla desde la barra de herramientas hay que pulsar el botón , y herramientas hay que pulsar el botón , y elegir el comando elegir el comando TablaTabla. .

• Muestra el mismo cuadro de diálogo que si se Muestra el mismo cuadro de diálogo que si se hubiera realizado desde el menú insertar.hubiera realizado desde el menú insertar.


Tablas: Creación desde la Tablas: Creación desde la ventana de la base de datosventana de la base de datos

• Para poder crear una tabla desde esta ventana Para poder crear una tabla desde esta ventana hay que tener seleccionado el botón de la hay que tener seleccionado el botón de la barra de objetos.barra de objetos.


Tablas: Creación desde la Tablas: Creación desde la ventana de la base de datosventana de la base de datos

• Ahora hay dos opciones:Ahora hay dos opciones:• Pulsar el botón :Pulsar el botón : Nos volverá a presentar el mismo diálogo de Nos volverá a presentar el mismo diálogo de

creación que el de la transparencia 32.creación que el de la transparencia 32.• Pulsar cualquiera de las tres ordenes que contiene la vista:Pulsar cualquiera de las tres ordenes que contiene la vista:

– Crear una tabla en vista diseñoCrear una tabla en vista diseño. Corresponde a Vista diseño de los puntos . Corresponde a Vista diseño de los puntos anteriores.anteriores.

– Crear una tabla utilizando el asistenteCrear una tabla utilizando el asistente. Corresponde al Asistente para tablas.. Corresponde al Asistente para tablas.– Crear una tabla introduciendo datosCrear una tabla introduciendo datos. Corresponde a Vista hoja de datos.. Corresponde a Vista hoja de datos.

• Cualquiera de estas opciones es válida para crear una tabla. Pero las Cualquiera de estas opciones es válida para crear una tabla. Pero las opciones a través de las cuales se crea personalmente una tabla son opciones a través de las cuales se crea personalmente una tabla son vista hoja de datosvista hoja de datos y y vista diseñovista diseño. .

• Con la opción Con la opción vista diseñovista diseño se crea la estructura para luego rellenar los se crea la estructura para luego rellenar los datos en datos en vista hoja de datosvista hoja de datos. .

• Pero también se puede empezar directamente en Pero también se puede empezar directamente en vista hoja de datosvista hoja de datos introduciendo información y Access crea la estructura introduciendo información y Access crea la estructura automáticamente.automáticamente.

• Independientemente del método utilizado para crear una tabla, se Independientemente del método utilizado para crear una tabla, se puede emplear la puede emplear la vista diseñovista diseño en cualquier momento para personalizar en cualquier momento para personalizar más la tabla, por ejemplo para agregarle campos nuevos.más la tabla, por ejemplo para agregarle campos nuevos.


Tablas: El asistente de Tablas: El asistente de creación de tablascreación de tablas

• El asistente consta de 3 fases:El asistente consta de 3 fases:– Elegir los campos de las tablas: Se elegirá el tipo de Elegir los campos de las tablas: Se elegirá el tipo de

tablas que queremos que nos muestra y se tablas que queremos que nos muestra y se seleccionarán las tablas para que muestre los campos seleccionarán las tablas para que muestre los campos que podemos elegir.que podemos elegir.



– Nombre de tabla y clave principal: Se introducirá el nombre de Nombre de tabla y clave principal: Se introducirá el nombre de la tabla y si queremos que Access elija la clave principal por la tabla y si queremos que Access elija la clave principal por nosotros o no.nosotros o no.



– Indicaremos si queremos modificar el diseño, introducir Indicaremos si queremos modificar el diseño, introducir datos directamente o que el asistente cree un formulario datos directamente o que el asistente cree un formulario para introducir los datos.para introducir los datos.


Tablas: Introduciendo datosTablas: Introduciendo datos

• Hacemos doble clic en la opción que está en azul:Hacemos doble clic en la opción que está en azul:


Tablas: Introduciendo datosTablas: Introduciendo datos

• Obtenemos lo siguiente:Obtenemos lo siguiente:


Tablas: Introduciendo datosTablas: Introduciendo datos• En esta tabla ya se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar En esta tabla ya se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar

nombre a los campos. Para esto se hace doble clic sobre nombre a los campos. Para esto se hace doble clic sobre Campo1Campo1 y se escribe el y se escribe el nombre que se le quiera dar al campo. nombre que se le quiera dar al campo.

• Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas:Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas:– Pueden tener hasta 64 caracteres.Pueden tener hasta 64 caracteres.– Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres

especiales, excepto el punto (.), el signo de exclamación (!), el acento grave (`) y especiales, excepto el punto (.), el signo de exclamación (!), el acento grave (`) y corchetes ([ ]).corchetes ([ ]).

– No pueden comenzar por un espacio en blanco.No pueden comenzar por un espacio en blanco.– No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).– No pueden incluir comillas dobles (")No pueden incluir comillas dobles (")– Nos se pueden repetir en la misma tabla.Nos se pueden repetir en la misma tabla.


Tablas: Introduciendo datosTablas: Introduciendo datos• Para escribir el primer registro se sitúa el ratón sobre el campo y Para escribir el primer registro se sitúa el ratón sobre el campo y

se escribe el primer dato. Para pasar a la siguiente columna se se escribe el primer dato. Para pasar a la siguiente columna se puede usar el ratón o la tecla tabulador [ ].puede usar el ratón o la tecla tabulador [ ].

• Siguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, Siguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, se añaden los campos: apellidos, fecha de nacimiento y dirección.se añaden los campos: apellidos, fecha de nacimiento y dirección.

• Access XP decidirá las características de los campos según los Access XP decidirá las características de los campos según los datos introducidos, pero es conveniente revisarlas antes de datos introducidos, pero es conveniente revisarlas antes de introducir más datos, esto se hace en el modo de vista diseño.introducir más datos, esto se hace en el modo de vista diseño.


Tablas: Vista DiseñoTablas: Vista Diseño• Parar pasar a la vista diseño, debemos seleccionar:Parar pasar a la vista diseño, debemos seleccionar:

• Aparece una ventana donde se puede o bien definir un diseño para Aparece una ventana donde se puede o bien definir un diseño para nuestra tabla, si no se había hecho antes, o bien se puede modificar nuestra tabla, si no se había hecho antes, o bien se puede modificar o agregar campos nuevos. En una palabra, se puede cambiar el o agregar campos nuevos. En una palabra, se puede cambiar el Diseño de la tabla.Diseño de la tabla.


Tablas: Vista DiseñoTablas: Vista Diseño• Este diálogo se compone de tres partes. Arriba se nos muestran los Este diálogo se compone de tres partes. Arriba se nos muestran los campos, su tipo y la descripción. Abajo a la izquierda se nos muestra las campos, su tipo y la descripción. Abajo a la izquierda se nos muestra las propiedades del campo seleccionado y abajo a la derecha se nos muestra propiedades del campo seleccionado y abajo a la derecha se nos muestra una ayuda sensible a lo que estemos realizando.una ayuda sensible a lo que estemos realizando.• En la parte superior tenemos tres columnas. En la primera columna se ven En la parte superior tenemos tres columnas. En la primera columna se ven los nombres de los campos, en la segunda columna el tipo de datos que ha los nombres de los campos, en la segunda columna el tipo de datos que ha elegido automáticamente Access XP con los datos introducidos (si hemos elegido automáticamente Access XP con los datos introducidos (si hemos creado la tabla en vista hoja de datos) y en la tercera una descripción que creado la tabla en vista hoja de datos) y en la tercera una descripción que podemos introducir al campo que Access podrá usar cuando se creen podemos introducir al campo que Access podrá usar cuando se creen formularios e informes .formularios e informes .


Tablas: Vista DiseñoTablas: Vista Diseño• Ahora veremos el significado de cada propiedad del campo que Ahora veremos el significado de cada propiedad del campo que nos aparece en la nos aparece en la Vista DiseñoVista Diseño de nuestra tabla: de nuestra tabla:


Tablas: Vista DiseñoTablas: Vista Diseño•Tamaño del Campo:Tamaño del Campo:

•Aquí determinamos el espacio que queremos Aquí determinamos el espacio que queremos asignar al campo, el número máximo de asignar al campo, el número máximo de caracteres que queremos almacenar. caracteres que queremos almacenar. •Para Para TextoTexto este valor no puede ser mayor de este valor no puede ser mayor de 255. 255. •Para numérico por ejemplo, puede ser Para numérico por ejemplo, puede ser Entero Entero LargoLargo (entre -2.000 millones y 2.000 millones) (entre -2.000 millones y 2.000 millones) o o DobleDoble (para valores decimales). (para valores decimales).

•Formato:Formato:•Determina cómo se muestran los datos (por Determina cómo se muestran los datos (por ejemplo moneda o fecha). ejemplo moneda o fecha). •Cuando un valor puede tener formato lo Cuando un valor puede tener formato lo seleccionamos desde la lista desplegable.seleccionamos desde la lista desplegable.


Tablas: Vista DiseñoTablas: Vista Diseño•Lugares decimales:Lugares decimales:

•Aquí seleccionamos el número de decimales Aquí seleccionamos el número de decimales que Access muestra en los campos de tipo que Access muestra en los campos de tipo Moneda o NuméricoMoneda o Numérico..

•Máscara de entrada:Máscara de entrada:•Esta propiedad sirve para introducir datos Esta propiedad sirve para introducir datos válidos en un campo. válidos en un campo. •Por defecto no hay ninguna máscara de Por defecto no hay ninguna máscara de entrada pero en ocasiones nos puede ser útil entrada pero en ocasiones nos puede ser útil (sobre todo para las fechas).(sobre todo para las fechas).

•Título:Título:•Es una propiedad opcional, nos sirve si Es una propiedad opcional, nos sirve si queremos que el nombre de un campo en queremos que el nombre de un campo en vista vista de Hoja de datosde Hoja de datos sea distinto del nombre del sea distinto del nombre del campo en la campo en la Vista DiseñoVista Diseño..


Tablas: Vista DiseñoTablas: Vista Diseño• Valor predeterminado:Valor predeterminado:

• Nos puede ser útil si tenemos siempre el mismo valor en el Nos puede ser útil si tenemos siempre el mismo valor en el campo (o casi siempre). campo (o casi siempre). • Si por ejemplo en nuestra tabla de autores el apellido que Si por ejemplo en nuestra tabla de autores el apellido que más se repita es "García" podemos definirlo como el valor más se repita es "García" podemos definirlo como el valor predeterminado. predeterminado. • Para eso simplemente escribimos el valor predeterminado en Para eso simplemente escribimos el valor predeterminado en la propiedad del campo o pulsamos el botón con "la propiedad del campo o pulsamos el botón con "......" para " para generar expresiones complejas.generar expresiones complejas.

• Regla de ValidaciónRegla de Validación y y Texto de Validación:Texto de Validación:• Son propiedades avanzadas que permiten limitar los valores Son propiedades avanzadas que permiten limitar los valores que introducimos en un campo (que introducimos en un campo (ReglaRegla) y definir el mensaje de ) y definir el mensaje de error cuando introducimos un valor prohibido por la regla error cuando introducimos un valor prohibido por la regla ((TextoTexto).).

• Requerido:Requerido:• Por defecto está puesto Por defecto está puesto "No"No", pero si lo seleccionamos ", pero si lo seleccionamos Access no nos permitiría dejar un campo en blanco.Access no nos permitiría dejar un campo en blanco.

• Permitir longitud cero: Permitir longitud cero: • Permitir o No las cadenas de longitud cero. Por defecto es Permitir o No las cadenas de longitud cero. Por defecto es "No""No"..


Tablas: Vista DiseñoTablas: Vista Diseño• Indexado:Indexado:

• El indexado permite acelerar los procesos de búsqueda y El indexado permite acelerar los procesos de búsqueda y ordenación pero hace aumentar el tamaño de la base de datos. ordenación pero hace aumentar el tamaño de la base de datos. Por defecto solo la clave principal (si la tenemos) aparece Por defecto solo la clave principal (si la tenemos) aparece indexada, para el resto de los campos es opcional. indexada, para el resto de los campos es opcional. • Las opciones de esta propiedad:Las opciones de esta propiedad:

• Sí (Con duplicados): Sí (Con duplicados): EEl campo se indexará pero l campo se indexará pero permitiría tener valores repetidos (duplicados) en más de permitiría tener valores repetidos (duplicados) en más de un registro.un registro.• Sí (Sin duplicados):Sí (Sin duplicados): El campo se indexará pero no El campo se indexará pero no admitirá valores duplicados.admitirá valores duplicados.• No: No: El campo no se indexará. El campo no se indexará.

• Para obtener una vista de todos los campos que tengamos Para obtener una vista de todos los campos que tengamos indexados pulsar el menú indexados pulsar el menú Ver / ÍndicesVer / Índices o el o el botón "Índices"botón "Índices" de la de la Barra de herramientasBarra de herramientas..• Todo esto parece ser demasiada información pero en la Todo esto parece ser demasiada información pero en la práctica normalmente no necesitamos configurar cada una de práctica normalmente no necesitamos configurar cada una de estas propiedades, muchas veces es suficiente dejar los valores por estas propiedades, muchas veces es suficiente dejar los valores por defecto.defecto.


Tablas: Vista DiseñoTablas: Vista Diseño

• Ya podéis introducir todos los campos Ya podéis introducir todos los campos que queráis en la tabla, y definir el tipo que queráis en la tabla, y definir el tipo de datos que vais introducir en cada de datos que vais introducir en cada campo.campo.


Tablas: Vista DiseñoTablas: Vista Diseño• Si estamos introduciendo una tabla nueva en Vista Si estamos introduciendo una tabla nueva en Vista

diseño, o al pasar de la vista de datos a vista diseño, diseño, o al pasar de la vista de datos a vista diseño, Access pedirá que se le de un nombre a la tabla.Access pedirá que se le de un nombre a la tabla.

• A continuación aparecerá otro mensaje comunicando que A continuación aparecerá otro mensaje comunicando que no se ha creado una clave principal. Por el momento se no se ha creado una clave principal. Por el momento se pulsa Nopulsa No, ya que no se va a crear ahora, se verá más , ya que no se va a crear ahora, se verá más adelante en este manual.adelante en este manual.


Tablas: Tipos de DatosTablas: Tipos de DatosValorValor Tipo de datosTipo de datos TamañoTamaño

TextoTexto Texto o combinaciones de texto y números, asíTexto o combinaciones de texto y números, así

como números que no requieran cálculos, comocomo números que no requieran cálculos, como

los números de teléfono. Es el predeterminado.los números de teléfono. Es el predeterminado.

Hasta 255 caracteres o la Hasta 255 caracteres o la longitud que indique lalongitud que indique la

propiedad Tamaño del campo.propiedad Tamaño del campo.

MemoMemo Estos campos son particularmente adecuados para Estos campos son particularmente adecuados para dotar a cada registro de la tabla de un lugar para dotar a cada registro de la tabla de un lugar para escribir todo tipo de comentarios. No es necesario escribir todo tipo de comentarios. No es necesario definir su longitud, ya que la misma se maneja de definir su longitud, ya que la misma se maneja de manera automática, extendiéndose a medida que se manera automática, extendiéndose a medida que se le agrega información. El texto allí colocado no le agrega información. El texto allí colocado no dispone de ninguna posibilidad de formato, ni de dispone de ninguna posibilidad de formato, ni de carácter ni de párrafo.carácter ni de párrafo.

Hasta 65.535 caracteres.Hasta 65.535 caracteres.

NuméricoNumérico Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. 1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el 1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. de réplica).del campo es Id. de réplica).

Fecha/HoraFecha/Hora Valores de fecha y hora.Valores de fecha y hora. 8 bytes.8 bytes.

MonedaMoneda Valores de moneda y datos numéricos utilizados en Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.mismo.

8 bytes.8 bytes.


Tablas: Tipos de DatosTablas: Tipos de Datos

Sí/NoSí/No Valores Sí y No, y campos que contengan Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

1 bit.1 bit.

Objeto OLEObjeto OLE Objeto (como por ejemplo una hoja de Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Excel, un documento de Word, cálculo de Excel, un documento de Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios) gráficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de vinculado o incrustado en una tabla de Access.Access.

Hasta 1 gigabyte (limitado por Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible en el espacio disponible en disco)disco)

HipervínculoHipervínculo Almacena una ruta UNC o una URL.Almacena una ruta UNC o una URL. Hasta 64000 caracteres.Hasta 64000 caracteres.

AutonuméricoAutonumérico Número secuencial (incrementado de uno Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden campos Autonumérico no se pueden actualizar.actualizar.

4 bytes (16 bytes si el valor 4 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del de la propiedad Tamaño del campo es Id. La réplica).campo es Id. La réplica).

Asistente para Asistente para búsquedasbúsquedas

Crea un campo que permite elegir un valor Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.combinado.

Tamaño igual al del campo Tamaño igual al del campo clave principal utilizado para clave principal utilizado para realizar la búsqueda.realizar la búsqueda.


Tablas: Introducir datos en la Tablas: Introducir datos en la tablatabla

• En Vista Hoja de Datos se pueden introducir datos. En Vista Hoja de Datos se pueden introducir datos. • En el primer registro sólo aparecerá una fila. En el primer registro sólo aparecerá una fila. • Se hace clic sobre ella y se escriben los datos en los campos. Se hace clic sobre ella y se escriben los datos en los campos. • En el momento en que se empiece a escribir se añadirá una En el momento en que se empiece a escribir se añadirá una

fila más. fila más. • En la primera columna de la fila sobre la que esté En la primera columna de la fila sobre la que esté

escribiendo aparecerá un lápiz, y en la siguiente un escribiendo aparecerá un lápiz, y en la siguiente un asterisco. asterisco.

• Para pasar de un campo a otro pulse Para pasar de un campo a otro pulse Intro o TabuladorIntro o Tabulador. .

• Cuando se quiere añadir otro registro sólo se tiene que Cuando se quiere añadir otro registro sólo se tiene que pinchar sobre la fila con el asteriscopinchar sobre la fila con el asterisco. .


Tablas: Ejercicio1: Hospital:Tablas: Ejercicio1: Hospital:• Se van a crear 3 tablas: Se van a crear 3 tablas: • Pacientes:Pacientes:

– Campos: Código del paciente, Nombre, Apellidos, Campos: Código del paciente, Nombre, Apellidos, Sexo, Fecha de nacimiento, DNI, Dirección, Sexo, Fecha de nacimiento, DNI, Dirección, Población, Provincia y Teléfono.Población, Provincia y Teléfono.

• Médicos:Médicos:– Campos: Código del médico, Nombre, Apellidos, Campos: Código del médico, Nombre, Apellidos,

Departamento, Dirección, Teléfono, Fecha de Departamento, Dirección, Teléfono, Fecha de nacimiento, DNI, y Salario.nacimiento, DNI, y Salario.

• Visitas:Visitas:– Campos: Nº de visita, Fecha de visita, Código del Campos: Nº de visita, Fecha de visita, Código del

paciente, Código del médico, Motivo de visita, paciente, Código del médico, Motivo de visita, Exploración, Pruebas realizadas, Diagnóstico.Exploración, Pruebas realizadas, Diagnóstico.

• Además, tenéis que determinar el tipo de datos que Además, tenéis que determinar el tipo de datos que corresponden a cada campo, y en cada una de las corresponden a cada campo, y en cada una de las tablas.tablas.


Tablas: Ejercicio1: Hospital:Tablas: Ejercicio1: Hospital:• Las tablas presentarán el siguiente Las tablas presentarán el siguiente

aspecto:aspecto:


Tablas: Ejercicio1: Hospital:Tablas: Ejercicio1: Hospital:

• Insertamos los siguientes registros:Insertamos los siguientes registros:


Tablas: Ejercicio1: Hospital:Tablas: Ejercicio1: Hospital:


Tablas: Ejercicio2: Empresa:Tablas: Ejercicio2: Empresa:• Se van a crear 6 tablas: Se van a crear 6 tablas: • Clientes:Clientes:

– Campos: Id_Cliente, Nombre_Compañía, Nombre_Contacto, Campos: Id_Cliente, Nombre_Compañía, Nombre_Contacto, Cargo_Contacto, Dirección, Ciudad, Código_Postal, País, Cargo_Contacto, Dirección, Ciudad, Código_Postal, País, Teléfono y Fax.Teléfono y Fax.

• Empleados:Empleados:– Campos: Id_Empleado, Apellidos, Notas, Nombre, Cargo, Campos: Id_Empleado, Apellidos, Notas, Nombre, Cargo,

Fecha_Nacimiento, Fecha_Contratación, Dirección, Fecha_Nacimiento, Fecha_Contratación, Dirección, Código_Postal, Teléfono_Domicilio.Código_Postal, Teléfono_Domicilio.

• Productos:Productos:– Campos: Id_Producto, Nombre_Producto y Precio_Unidad.Campos: Id_Producto, Nombre_Producto y Precio_Unidad.

• Pedidos:Pedidos:– Campos: Id_Pedido, Id_Cliente, Id_Empleado, Fecha_Pedido, Campos: Id_Pedido, Id_Cliente, Id_Empleado, Fecha_Pedido,

Fecha_Entrega, Fecha_Envío y Forma_Envío.Fecha_Entrega, Fecha_Envío y Forma_Envío.• Compañía de envíos:Compañía de envíos:

– Campos: Id_Compañía_Envíos, Nombre_Compañía y Teléfono.Campos: Id_Compañía_Envíos, Nombre_Compañía y Teléfono.• Detalles de pedido:Detalles de pedido:

– Campos: Id_Pedido, Id_Producto, Id_Compañía_Envíos, Campos: Id_Pedido, Id_Producto, Id_Compañía_Envíos, Precio_Unidad, Cantidad y Descuentos.Precio_Unidad, Cantidad y Descuentos.


Tablas: Ejercicio 2: Tablas: Ejercicio 2: Empresa:Empresa:

• Las tablas tendrán el siguiente aspecto:Las tablas tendrán el siguiente aspecto:



• Insertamos los siguientes registros:Insertamos los siguientes registros:


Tablas: Ejercicio3: Música:Tablas: Ejercicio3: Música:

• Se van a crear 2 tablas: Se van a crear 2 tablas: • Discos:Discos:

– Campos: Id_Disco, Título_Disco, Campos: Id_Disco, Título_Disco, Intérprete, Número_Copias, Intérprete, Número_Copias, Disponible, Id_Tipo_Producto, Disponible, Id_Tipo_Producto, Carátula y Tema_Principal.Carátula y Tema_Principal.

• Tipo Productos:Tipo Productos:– Campos: Id_Tipo_Producto e Campos: Id_Tipo_Producto e

Tipo_Producto.Tipo_Producto.


Tablas: Ejercicio 3: Música:Tablas: Ejercicio 3: Música:• Las tablas tendrán el siguiente aspecto:Las tablas tendrán el siguiente aspecto:


Tablas: Ejercicio 3: Música:Tablas: Ejercicio 3: Música:• Insertamos los siguientes datos:Insertamos los siguientes datos:


Tablas: Insertar imágenesTablas: Insertar imágenes• Nos creamos una nueva base de datos, que vamos a llamar Nos creamos una nueva base de datos, que vamos a llamar

“Música”“Música”. .

• Dentro de ella, creamos una tabla que se llame Dentro de ella, creamos una tabla que se llame “Discos”.“Discos”.

• Esta tabla contendrá los siguientes campos: Esta tabla contendrá los siguientes campos: Id_Disco, Id_Disco, Título_Disco, Intérprete, Número_Copias, Disponible, Título_Disco, Intérprete, Número_Copias, Disponible, Tipo_Producto, Carátula y Tema_PrincipalTipo_Producto, Carátula y Tema_Principal..

• Una vez que están creados los campos, introducimos los Una vez que están creados los campos, introducimos los siguientes registros:siguientes registros:


Tablas: Insertar imágenesTablas: Insertar imágenes• Una vez que tenemos los registros creados vamos a Una vez que tenemos los registros creados vamos a

insertar las carátulas. insertar las carátulas.

• Para insertar imágenes pinchamos con el Para insertar imágenes pinchamos con el botón derecho del botón derecho del ratónratón sobre la celda en la que queremos insertar la imagen, sobre la celda en la que queremos insertar la imagen, y a continuación en y a continuación en Insertar ObjetoInsertar Objeto::


Tablas: Insertar imágenesTablas: Insertar imágenes

• Nos sale el siguiente menú, en el que Nos sale el siguiente menú, en el que elegimos la opción elegimos la opción Imagen de Imagen de PaintbrushPaintbrush, y luego damos a , y luego damos a AceptarAceptar::



• Se nos abre una ventana del Se nos abre una ventana del PaintPaint::


Tablas: Insertar imágenesTablas: Insertar imágenes• A continuación nos vamos a la carpeta en la que A continuación nos vamos a la carpeta en la que

tenemos los archivos BMP de imagen. tenemos los archivos BMP de imagen.

• Pinchamos con el Pinchamos con el botón derecho del ratónbotón derecho del ratón sobre sobre la imagen que vamos a insertar. la imagen que vamos a insertar.

• Abrir con Paint.Abrir con Paint.


Tablas: Insertar imágenesTablas: Insertar imágenes• Se nos abre otra ventana del Se nos abre otra ventana del PaintPaint con la foto que con la foto que

hemos elegido:hemos elegido:

• Pinchamos en el Pinchamos en el botónbotón y y seleccionamos la fotoseleccionamos la foto..

• Después hacemos Después hacemos Edición/CopiarEdición/Copiar..

• Nos vamos a la otra pantalla de Paint que se nos Nos vamos a la otra pantalla de Paint que se nos abrió.abrió.



• Hacemos Hacemos Edición/PegarEdición/Pegar..

• Pinchamos Pinchamos Archivo/Actualizar Discos: tablaArchivo/Actualizar Discos: tabla..

• Por ultimo, Por ultimo, Archivo/Salir y volver a Discos: Archivo/Salir y volver a Discos: tablatabla..



• Acabamos de insertar una imagen. Acabamos de insertar una imagen.

• La tabla tendrá el siguiente aspecto:La tabla tendrá el siguiente aspecto:


Tablas: Insertar sonidoTablas: Insertar sonido

• Hay tres posibles formatos para incrustar Hay tres posibles formatos para incrustar documentos de audio en una base de documentos de audio en una base de datos de Access:datos de Access:– Clips multimedia: Clips multimedia: Se pueden insertar tanto Se pueden insertar tanto

archivosarchivos *.wav *.wav, como, como *.mp3 *.mp3..– Archivos de sonido: Archivos de sonido: Sólo admite archivosSólo admite archivos

*.wav*.wav..– PaquetesPaquetes

• El mejor de todos, y el que vamos a El mejor de todos, y el que vamos a utilizar será utilizar será PaquetesPaquetes, aunque veremos , aunque veremos como se crean cada uno de ellos.como se crean cada uno de ellos.


Tablas: Insertar sonidoTablas: Insertar sonido

• Clip multimedia:Clip multimedia:– Botón derecho del ratón/Insertar objeto.Botón derecho del ratón/Insertar objeto.– Aparece el siguiente menú:Aparece el siguiente menú:

– Pinchamos en Pinchamos en “Clip Multimedia”,“Clip Multimedia”, y damos a y damos a AceptarAceptar..


Tablas: Insertar sonidoTablas: Insertar sonido• Clip multimedia:Clip multimedia:

– Aparece el siguiente programa:Aparece el siguiente programa:

– Pinchamos Archivo/AbrirPinchamos Archivo/Abrir

– Elegimos el archivo que deseemos insertar, y Elegimos el archivo que deseemos insertar, y obtenemos:obtenemos:


Tablas: Insertar sonidoTablas: Insertar sonido• Clip multimedia:Clip multimedia:

– Pinchamos Pinchamos Archivo/Actualizar tablaArchivo/Actualizar tabla..

– Por último pinchamos Por último pinchamos Archivo/Salir y volver a tablaArchivo/Salir y volver a tabla..

– El inconveniente de este tipo de formato es que sólo se El inconveniente de este tipo de formato es que sólo se puede escuchar el archivo de sonido desde la tabla. puede escuchar el archivo de sonido desde la tabla.

– Si quisiéramos escucharlo desde un formulario, por Si quisiéramos escucharlo desde un formulario, por ejemplo, no podríamos.ejemplo, no podríamos.


Tablas: Insertar sonidoTablas: Insertar sonido• Archivo de Sonido:Archivo de Sonido:

• De nuevo: De nuevo: botón derecho de ratón/Insertar botón derecho de ratón/Insertar objetoobjeto::

• Aparece el siguiente menú:Aparece el siguiente menú:

• Pinchamos enPinchamos en Archivo de Sonido, y Aceptar. Archivo de Sonido, y Aceptar.


Tablas: Insertar sonidoTablas: Insertar sonido• Aparece el siguiente programa (Aparece el siguiente programa (grabadora de grabadora de

sonidossonidos).).

• Este programa te permite crear un archivo Este programa te permite crear un archivo *.wav*.wav, , o abrir uno ya existente.o abrir uno ya existente.

• Pinchamos Pinchamos Edición/Insertar archivoEdición/Insertar archivo..

• Elegimos el archivo de sonido que deseamos.Elegimos el archivo de sonido que deseamos.

• Finalmente, pinchamos en Finalmente, pinchamos en Archivo/Salir y volver a Archivo/Salir y volver a tablatabla..


Tablas: Insertar sonidoTablas: Insertar sonido• El aspecto de la tabla sería el siguiente:El aspecto de la tabla sería el siguiente:

• Para escuchar los archivos de sonido, Para escuchar los archivos de sonido, independientemente del formato elegido, hay que independientemente del formato elegido, hay que hacer hacer doble clickdoble click sobre el archivo deseado. sobre el archivo deseado.


Tablas: Insertar sonidoTablas: Insertar sonido• La última forma de insertar un archivo de sonido La última forma de insertar un archivo de sonido

es la siguiente:es la siguiente:

• Aparece el siguiente asistente:Aparece el siguiente asistente:


Tablas: Insertar sonidoTablas: Insertar sonido• Pulsamos Pulsamos Aceptar.Aceptar.

• Pulsamos Pulsamos Archivo/ImportarArchivo/Importar::

• Elegimos el archivo que queremos incrustar: Elegimos el archivo que queremos incrustar:


Tablas: Insertar sonidoTablas: Insertar sonido• Si queremos que aparezca un icono que indique que se Si queremos que aparezca un icono que indique que se

trata de un archivo de sonido, pinchamos en trata de un archivo de sonido, pinchamos en Insertar Insertar iconoicono::

• Y aparece el siguiente mensaje:Y aparece el siguiente mensaje:

• Hacemos Hacemos click en Aceptarclick en Aceptar, y aparece la siguiente , y aparece la siguiente ventana:ventana:– Elegimos el icono que más nos Elegimos el icono que más nos

guste para indicar que se trata deguste para indicar que se trata de

un archivo de sonido, y damos a un archivo de sonido, y damos a

AceptarAceptar..


Tablas: Insertar sonidoTablas: Insertar sonido• El resultado es el siguiente:El resultado es el siguiente:

• Aunque todavía no hemos visto los formularios, Aunque todavía no hemos visto los formularios, quedaría así:quedaría así:


Tablas: Insertar un campoTablas: Insertar un campo• El campo Sexo se encuentra entre Apellidos y El campo Sexo se encuentra entre Apellidos y

Fecha de Nacimiento. Fecha de Nacimiento. • Para introducir un campo nuevo entre dos ya Para introducir un campo nuevo entre dos ya

existentes pulsa la tecla . existentes pulsa la tecla . • El campo insertado aparecerá sobre el campo El campo insertado aparecerá sobre el campo

que estaba seleccionado cuando se pulsó la tecla que estaba seleccionado cuando se pulsó la tecla insertar campo en este caso, estaba seleccionado insertar campo en este caso, estaba seleccionado "Fecha de nacimiento","Fecha de nacimiento", por lo tanto el nuevo por lo tanto el nuevo campo se creará encima de él y se le pondrá el campo se creará encima de él y se le pondrá el nombre nombre "Sexo"."Sexo".

• Para introducir el nombre del campo Para introducir el nombre del campo "Sexo""Sexo" se se tiene que seleccionar el campo Fecha de tiene que seleccionar el campo Fecha de nacimiento, y nacimiento, y pulsar insertar campopulsar insertar campo: :


Tablas: Mover un campoTablas: Mover un campo• A continuación se va a mover el campo A continuación se va a mover el campo "DNI""DNI" y se va a y se va a

situar debajo de situar debajo de "Fecha de nacimiento"."Fecha de nacimiento". • Para mover el campo, primero se debe seleccionar Para mover el campo, primero se debe seleccionar

haciendo clic sobre él. haciendo clic sobre él. • El campo cambia de color y a su izquierda aparece una El campo cambia de color y a su izquierda aparece una

flecha. flecha. • Situando el cursor sobre esta flecha el cursor mismo se Situando el cursor sobre esta flecha el cursor mismo se

convierte en otra flecha. convierte en otra flecha. • Si se pulsa en ese momento el botón del ratón se puede Si se pulsa en ese momento el botón del ratón se puede

arrastrar el campo a la posición que se quiera. arrastrar el campo a la posición que se quiera. • La tabla de pacientes quedará finalmente así: La tabla de pacientes quedará finalmente así:


Tablas: Editar registrosTablas: Editar registros

• Modificar registros:Modificar registros:– Es posible modificar los datos que Es posible modificar los datos que

contienen los registros introducidos, sin contienen los registros introducidos, sin más que situar el cursor en el campo que más que situar el cursor en el campo que se quiere modificar y establecer los se quiere modificar y establecer los cambios necesarios en el dato que cambios necesarios en el dato que contiene, pudiendo también eliminar el contiene, pudiendo también eliminar el dato y dejar el campo en blanco o a cero.dato y dejar el campo en blanco o a cero.

– De este modo tan sencillo se pueden De este modo tan sencillo se pueden cambiar datos que han sido mal cambiar datos que han sido mal introducidos, modificar datos que han introducidos, modificar datos que han variado o bien introducir datos que no se variado o bien introducir datos que no se habían introducido anteriormente.habían introducido anteriormente.


Tablas: Editar registrosTablas: Editar registros• Eliminar registros:Eliminar registros:

– Es posible que en alguna ocasión algunos de los registros Es posible que en alguna ocasión algunos de los registros introducidos en una base de datos dejen de ser necesarios. introducidos en una base de datos dejen de ser necesarios.

– Su eliminación de la base de datos es sencilla si bien hay que Su eliminación de la base de datos es sencilla si bien hay que tener presente que tener presente que el proceso es irreversibleel proceso es irreversible, por lo cual hay , por lo cual hay que tener muy claro que el registro ya no va a ser necesario.que tener muy claro que el registro ya no va a ser necesario.

– Para eliminar un registro basta con activar el mismo, situando Para eliminar un registro basta con activar el mismo, situando el cursor en uno de sus campos, y seleccionar la el cursor en uno de sus campos, y seleccionar la opción opción EliminarEliminar registro del registro del menú Editarmenú Editar, o bien hacer clic sobre el , o bien hacer clic sobre el botón Eliminar registrobotón Eliminar registro de la de la barra de herramientasbarra de herramientas. .

– Es posible eliminar varios registros a la vez, siempre que éstos Es posible eliminar varios registros a la vez, siempre que éstos estén contiguos. estén contiguos.

– Para ello hay que seleccionar el primer registro haciendo clic Para ello hay que seleccionar el primer registro haciendo clic sobre su selector (cuadro gris situado a la izquierda del sobre su selector (cuadro gris situado a la izquierda del primer campo de cada registro) y, sin soltar el botón del ratón, primer campo de cada registro) y, sin soltar el botón del ratón, arrastrarlo hacia abajo hasta el último registro que se quiere arrastrarlo hacia abajo hasta el último registro que se quiere eliminar. eliminar.

– Los pasos siguientes son los mismos que para un registro, Los pasos siguientes son los mismos que para un registro, pudiendo también, en este caso, ser eliminados pulsando la pudiendo también, en este caso, ser eliminados pulsando la tecla Suprtecla Supr..


Tablas: Tablas: Modificar el aspecto de la Modificar el aspecto de la tabla tabla

• Modificar el tipo de letra:Modificar el tipo de letra:– Hay que tener en cuenta que la modificación del tipo de letra Hay que tener en cuenta que la modificación del tipo de letra

afecta a la fuente con que se visualiza toda la tabla. afecta a la fuente con que se visualiza toda la tabla. – Los pasos a seguir son: Los pasos a seguir son: 1.1. Seleccionar la Seleccionar la opción Fuenteopción Fuente del del menú Formatomenú Formato. . 2.2. El cuadro de diálogo que aparece es el que muestra la figura El cuadro de diálogo que aparece es el que muestra la figura

siguiente. siguiente.

3.3. Establecer las opciones que se quieren modificar. Establecer las opciones que se quieren modificar. 4.4. Hacer clic sobre el Hacer clic sobre el botón Aceptarbotón Aceptar para aplicar el tipo de letra para aplicar el tipo de letra

seleccionado en la tabla. seleccionado en la tabla.



• Modificar el aspecto de las celdas:Modificar el aspecto de las celdas:• También en este caso los cambios realizados en cuanto al También en este caso los cambios realizados en cuanto al

formato de las celdas afectarán a todas las de la tabla.formato de las celdas afectarán a todas las de la tabla.• Para establecer el formato de las mismas los pasos a Para establecer el formato de las mismas los pasos a

seguir son: seguir son: 1.1. Seleccionar la Seleccionar la opción Hoja de datosopción Hoja de datos del del menú Formatomenú Formato. .

Aparecerá el cuadro de diálogo Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de hoja de datosFormato de hoja de datos..

2.2. Activar las opciones que se precisen. Activar las opciones que se precisen. 3.3. Hacer clic sobre el Hacer clic sobre el botón Aceptarbotón Aceptar, para aplicar el formato , para aplicar el formato

seleccionado a la tabla. seleccionado a la tabla.



• Modificar el ancho de las columnas:Modificar el ancho de las columnas:– En muchas ocasiones es necesario modificar el ancho En muchas ocasiones es necesario modificar el ancho

de las columnas de una tabla, con el fin de visualizar de las columnas de una tabla, con el fin de visualizar mejor los datos contenidos en las mismas, bien por no mejor los datos contenidos en las mismas, bien por no verse el dato completo (ensanchamos) o porque la verse el dato completo (ensanchamos) o porque la columna es demasiado ancha en proporción al dato columna es demasiado ancha en proporción al dato que contiene (estrechamos).que contiene (estrechamos).

– Se puede modificar el ancho de la columna utilizando Se puede modificar el ancho de la columna utilizando la la opción Ancho de columnaopción Ancho de columna del del menú Formato,menú Formato, aparecerá un cuadro de diálogo en el que se puede aparecerá un cuadro de diálogo en el que se puede establecer el tamaño requerido. establecer el tamaño requerido.

– La La opción Ajuste perfectoopción Ajuste perfecto permite calcular el ancho permite calcular el ancho exacto para que quepa el dato. exacto para que quepa el dato.

– El ancho afecta a la columna actual o a las El ancho afecta a la columna actual o a las seleccionadas previamente.seleccionadas previamente.



• Otra posibilidad es la de realizar la modificación Otra posibilidad es la de realizar la modificación directamente sobre la tabla mediante el ratón, los pasos directamente sobre la tabla mediante el ratón, los pasos a seguir en este caso son: a seguir en este caso son:

1.1. Situar el puntero del ratón en la primera fila de títulos, Situar el puntero del ratón en la primera fila de títulos, sobre el borde derecho de la columna cuyo ancho se sobre el borde derecho de la columna cuyo ancho se quiere modificar. quiere modificar.

2.2. Cuando el puntero del ratón tome forma de doble Cuando el puntero del ratón tome forma de doble flecha negra, pulsar el flecha negra, pulsar el botón izquierdo del ratónbotón izquierdo del ratón y, sin y, sin soltarlo, soltarlo, arrastrar el ratón hacia la derecha o la arrastrar el ratón hacia la derecha o la izquierdaizquierda en función de si se quiere ampliar o reducir, en función de si se quiere ampliar o reducir, respectivamente, el ancho de la columna (igual que en respectivamente, el ancho de la columna (igual que en Excel). Excel).

3.3. Una vez establecido el ancho adecuado soltar el botón Una vez establecido el ancho adecuado soltar el botón del ratón. del ratón.



• Para realizar el autoajuste con el ratón, Para realizar el autoajuste con el ratón, hacer un doble clic sobre la línea de hacer un doble clic sobre la línea de división de dos columnas, la columna de división de dos columnas, la columna de la izquierda quedará autoajustada. la izquierda quedará autoajustada.

• Si previamente se seleccionan varias Si previamente se seleccionan varias columnas (haciendo clic en el nombre del columnas (haciendo clic en el nombre del campo y arrastrando hacia su derecha campo y arrastrando hacia su derecha para abarcar y seleccionar los campos para abarcar y seleccionar los campos contiguos) el autoajuste afectará a todas contiguos) el autoajuste afectará a todas las columnas seleccionadas.las columnas seleccionadas.



• Modificar la altura de las filas:Modificar la altura de las filas:– Al modificar la altura de una fila se modifica Al modificar la altura de una fila se modifica

automáticamente la altura de todas las filas de la tabla.automáticamente la altura de todas las filas de la tabla.– La forma de modificar la altura de las filas es similar a lo La forma de modificar la altura de las filas es similar a lo

expuesto en el caso de las columnas, a través de la expuesto en el caso de las columnas, a través de la opción opción Alto de filaAlto de fila del del menú Formatomenú Formato o mediante el ratón, situando o mediante el ratón, situando el puntero del mismo sobre la columna de selección (a la el puntero del mismo sobre la columna de selección (a la izquierda del primer campo del registro) y cuando tome izquierda del primer campo del registro) y cuando tome forma de doble flecha negra pulsar el botón izquierdo del forma de doble flecha negra pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrar hasta conseguir la altura indicada.ratón y arrastrar hasta conseguir la altura indicada.



• Desplazar columnas:Desplazar columnas:– Es posible modificar la colocación de los campos en la tabla, Es posible modificar la colocación de los campos en la tabla,

independientemente de la situación de los mismos en la independientemente de la situación de los mismos en la estructura de la tabla. estructura de la tabla.

– De este modo la visualización de los campos en la hoja de datos De este modo la visualización de los campos en la hoja de datos se puede adaptar a lo que en un momento dado se requiera.se puede adaptar a lo que en un momento dado se requiera.

– Los pasos a seguir para desplazar campos en una hoja de datos Los pasos a seguir para desplazar campos en una hoja de datos son: son:

1.1. Hacer clic sobre el nombre del campo que se quiere mover, Hacer clic sobre el nombre del campo que se quiere mover, seleccionándose así toda la columna. seleccionándose así toda la columna.

2.2. Situar el puntero del ratón de nuevo sobre el nombre del campo y Situar el puntero del ratón de nuevo sobre el nombre del campo y pulsar el botón izquierdo. pulsar el botón izquierdo.

3.3. Arrastrar el ratón, sin soltar el botón del mismo, a derecha o izquierda Arrastrar el ratón, sin soltar el botón del mismo, a derecha o izquierda hasta colocar la columna en el lugar indicado. hasta colocar la columna en el lugar indicado.

– Una línea negra gruesa irá indicando la posición que tomará la columna Una línea negra gruesa irá indicando la posición que tomará la columna que se está desplazando, tal y como muestra la figura. que se está desplazando, tal y como muestra la figura.

4.4. Una vez se alcance la posición indicada, soltar el botón del ratón .Una vez se alcance la posición indicada, soltar el botón del ratón .



• Ocultar y visualizar columnas:Ocultar y visualizar columnas:– Es posible ocultar columnas de la hoja de datos con el fin de Es posible ocultar columnas de la hoja de datos con el fin de

que no se visualicen los datos incluidos en ella, siendo el que no se visualicen los datos incluidos en ella, siendo el paso siguiente el de visualizar las mismas.paso siguiente el de visualizar las mismas.

• Ocultar columnas:Ocultar columnas:– Los pasos a seguir para ocultar columnas son: Los pasos a seguir para ocultar columnas son:

1.1. Situarse en cualquier celda correspondiente a la columna Situarse en cualquier celda correspondiente a la columna que se quiera ocultar o bien seleccionar el campo por su que se quiera ocultar o bien seleccionar el campo por su columna. columna.

2.2. Seleccionar la Seleccionar la opción Ocultar columnasopción Ocultar columnas del del menú menú FormatoFormato. La columna indicada queda oculta de manera . La columna indicada queda oculta de manera inmediata. inmediata.

3.3. Si se desean ocultar varias columnas a la vez, Si se desean ocultar varias columnas a la vez, seleccionarlas y realizar el paso 2.seleccionarlas y realizar el paso 2.



• Mostrar columnas:Mostrar columnas:– Para volver a visualizar las columnas que se hayan ocultado Para volver a visualizar las columnas que se hayan ocultado

los pasos a seguir son: los pasos a seguir son: – Seleccionar la Seleccionar la opción Mostrar columnasopción Mostrar columnas del del menú Formatomenú Formato. .

Aparece el cuadro de diálogo en el cual se muestran todos Aparece el cuadro de diálogo en el cual se muestran todos los campos de la tabla, teniendo los campos que los campos de la tabla, teniendo los campos que permanecen ocultos desactivada la casilla de verificación. permanecen ocultos desactivada la casilla de verificación.

– Activar la casilla de verificación de aquellas columnas que se Activar la casilla de verificación de aquellas columnas que se quieren visualizar. quieren visualizar.

– Finalmente hacer clic en el Finalmente hacer clic en el botón Cerrarbotón Cerrar para visualizar las para visualizar las columnas. columnas.


Tablas: Clave principalTablas: Clave principal• La La clave principalclave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. suele ser uno o varios de los campos de la tabla. • El contenido de este campo identifica cada registro del campo de El contenido de este campo identifica cada registro del campo de

manera única. manera única. • No se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores No se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores

nulos en los campos de la clave principal. nulos en los campos de la clave principal. • No es obligatorio que una tabla tenga clave principal, pero si es No es obligatorio que una tabla tenga clave principal, pero si es

recomendable (sin clave no se pueden relacionar).recomendable (sin clave no se pueden relacionar).• Para la tabla “Para la tabla “ClientesClientes” se tiene que pensar que campo no se ” se tiene que pensar que campo no se

repite. repite. • Podría ser el campo “Podría ser el campo “NombreNombre”, pero el nombre no es algo único. ”, pero el nombre no es algo único. • Los campos “Nombre” y “Apellidos” juntos también se podrían Los campos “Nombre” y “Apellidos” juntos también se podrían

repetir en algún caso. repetir en algún caso. • Se podría usar el campo “Se podría usar el campo “DNIDNI”, pero decidimos que queremos crear ”, pero decidimos que queremos crear

un código único para cada paciente. un código único para cada paciente. • Se selecciona el campo “Se selecciona el campo “NombreNombre” y se inserta un campo. Se llama ” y se inserta un campo. Se llama

““Id_PacienteId_Paciente” y se elige el tipo de dato ” y se elige el tipo de dato AutonuméricoAutonumérico. . • Este tipo de dato hace que Access genere un número único a cada Este tipo de dato hace que Access genere un número único a cada

registro de la tabla. registro de la tabla. • De esta forma es totalmente seguro que el campo no tendrá ningún De esta forma es totalmente seguro que el campo no tendrá ningún

registro repetido.registro repetido.


Tablas: Clave principalTablas: Clave principal• Es decir los datos de un paciente no aparecerán repartidos en tres Es decir los datos de un paciente no aparecerán repartidos en tres

veces, sino en una sola vez, de forma que cuando se quiera veces, sino en una sola vez, de forma que cuando se quiera consultar el estado físico de un paciente se tendrá la seguridad de consultar el estado físico de un paciente se tendrá la seguridad de que ahí están todos sus datos médicos. que ahí están todos sus datos médicos.

• Para establecer este campo como clave principal se hace clic Para establecer este campo como clave principal se hace clic sobre él y en la barra de Herramientas se pulsa el sobre él y en la barra de Herramientas se pulsa el botón botón Establecer Clave PrincipalEstablecer Clave Principal. También se puede realizar esta . También se puede realizar esta operación desde el operación desde el Menú Edición/Establecer Clave PrincipalMenú Edición/Establecer Clave Principal. .


Tablas: Clave principalTablas: Clave principal• No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero

normalmente es conveniente hacerlo. normalmente es conveniente hacerlo. • Si no se establece la clave principal, al cerrar la tabla aparece un cuadro de Si no se establece la clave principal, al cerrar la tabla aparece un cuadro de

diálogo pidiendo que se establezca: diálogo pidiendo que se establezca:

• Si se elige la opción "Si", Access creará automáticamente un campo Si se elige la opción "Si", Access creará automáticamente un campo Autonumérico que será la clave principal.Autonumérico que será la clave principal.


Tablas: Tipos clave principalTablas: Tipos clave principal• En Microsoft Access existen tres tipos de clave principal: En Microsoft Access existen tres tipos de clave principal:

Autonumérico, Campo simple y Campos múltiplesAutonumérico, Campo simple y Campos múltiples. .

• Claves principales de AutonuméricoClaves principales de Autonumérico – Un campo Autonumérico puede establecerse para que el Un campo Autonumérico puede establecerse para que el

programa introduzca automáticamente un número programa introduzca automáticamente un número secuencial cuando se agrega un registro a la tabla. secuencial cuando se agrega un registro a la tabla.

– Designar un campo de este tipo como clave principal de Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma más sencilla de crear una clave una tabla es la forma más sencilla de crear una clave principal. principal.

– Cuando no se establece una clave principal antes de Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recién creada, Microsoft Access guardar una tabla recién creada, Microsoft Access pregunta si se desea que cree una clave principal pregunta si se desea que cree una clave principal automáticamente. automáticamente.

– Si se contesta afirmativamente, Microsoft Access creará Si se contesta afirmativamente, Microsoft Access creará una clave principal de Autonumérico. una clave principal de Autonumérico.


Tablas: Tipos clave principalTablas: Tipos clave principal• Claves principales de Campo simple:Claves principales de Campo simple:

– Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como números de identificación o números de pieza, se puede números de identificación o números de pieza, se puede designar ese campo como la clave principal. designar ese campo como la clave principal.

– Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece la clave duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece la clave principal. principal.

• Claves principales de Campos múltiples:Claves principales de Campos múltiples: – En situaciones en las que no se puede garantizar la En situaciones en las que no se puede garantizar la

exclusividad de un solo campo, se pueden designar dos o más exclusividad de un solo campo, se pueden designar dos o más campos como clave principal. campos como clave principal.

– La situación más común en la que surge este problema es en La situación más común en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relación varios a varios. relación varios a varios.

– Si no se está seguro de poder seleccionar una combinación de Si no se está seguro de poder seleccionar una combinación de campos apropiada para una clave principal de campos campos apropiada para una clave principal de campos múltiples, probablemente resultará más conveniente agregar múltiples, probablemente resultará más conveniente agregar un campo Autonumérico y designarlo como la clave principal un campo Autonumérico y designarlo como la clave principal en su lugar.en su lugar.



• Clientes:Clientes: Clave principal: Id_Cliente. Clave principal: Id_Cliente.

• Empleados:Empleados: Clave principal: Id_Empleado. Clave principal: Id_Empleado.

• Productos:Productos: Clave principal: Id_Producto. Clave principal: Id_Producto.

• Pedidos:Pedidos: Clave principal: Id_Pedido. Clave principal: Id_Pedido.

• Compañía de envíos:Compañía de envíos: Clave principal: Clave principal: Id_Compañía_Envíos.Id_Compañía_Envíos.

• Detalles de pedidos:Detalles de pedidos: Clave principal Clave principal compuesta: Id_Pedido e Id_Producto.compuesta: Id_Pedido e Id_Producto.



• En el caso de la En el caso de la tabla de detalles de pedidostabla de detalles de pedidos la la clave está formada por dos campos, y se clave está formada por dos campos, y se establece de la siguiente forma:establece de la siguiente forma:

1.1. Abrimos la tabla en modo diseño:Abrimos la tabla en modo diseño:


Tablas: Ejercicio1: Empresa:Tablas: Ejercicio1: Empresa:• Mientras mantenemos pulsada la Mientras mantenemos pulsada la tecla CTRLtecla CTRL

seleccionamos los dos campos que formarán la seleccionamos los dos campos que formarán la clave principal (clave principal (Id_ProductoId_Producto e e Id_PedidoId_Pedido) ) pulsando en los botones de la izquierda.pulsando en los botones de la izquierda.

• Pulsamos sobre el botón para establecer la Pulsamos sobre el botón para establecer la clave quedando marcada la clave en ambos clave quedando marcada la clave en ambos campos. campos.


Tablas: Ejercicios 2 y 3:Tablas: Ejercicios 2 y 3:• Hospital:Hospital:

– Pacientes:Pacientes: • Clave principal: Código del paciente.Clave principal: Código del paciente.

– Médicos:Médicos: • Clave principal: Código del médico.Clave principal: Código del médico.

– Visitas:Visitas: • Clave principal: Nº de visita.Clave principal: Nº de visita.

• Música:Música:– Discos:Discos:

• Clave principal: Id_Disco.Clave principal: Id_Disco.– Tipo Productos:Tipo Productos:

• Clave principal: Id_Tipo_Producto.Clave principal: Id_Tipo_Producto.


TablasTablas• Guardar la tabla:Guardar la tabla:• Una vez haya definido la estructura de la tabla se pulsa el botón Una vez haya definido la estructura de la tabla se pulsa el botón

de de GuardarGuardar o se elige o se elige Archivo/GuardarArchivo/Guardar. . • El nombre que se le va a asignar a esta tabla es El nombre que se le va a asignar a esta tabla es "Pacientes"."Pacientes". • Conviene guardar la tabla siempre que se realiza algún cambio. Conviene guardar la tabla siempre que se realiza algún cambio. • Abrir y trabajar una tabla:Abrir y trabajar una tabla: • Para abrir una tabla de una base de datos ya existente, primero se Para abrir una tabla de una base de datos ya existente, primero se

tendrá que estar en esa base de datos. tendrá que estar en esa base de datos. • Para abrir una base de datos, se selecciona Para abrir una base de datos, se selecciona Archivo/AbrirArchivo/Abrir, o se , o se

pulsa el botón . pulsa el botón . • Aparecerá una ventana de diálogo con las diferentes bases de Aparecerá una ventana de diálogo con las diferentes bases de

datos, se selecciona la que interese y se pulsa datos, se selecciona la que interese y se pulsa AceptarAceptar. . • Una vez abierta la base de datos, siempre aparece la ventana de Una vez abierta la base de datos, siempre aparece la ventana de

la base de datos, con múltiples pestañas. Se elige la pestaña la base de datos, con múltiples pestañas. Se elige la pestaña y se hace clic sobre la tabla que se desea abrir. y se hace clic sobre la tabla que se desea abrir.

• Se pulsa el botón Se pulsa el botón AbrirAbrir, si se desea introducir datos, o , si se desea introducir datos, o DiseñoDiseño si se si se desea añadir un campo o variar las propiedades de los campos. desea añadir un campo o variar las propiedades de los campos.

• Una vez se encuentra dentro de una de estas dos opciones Una vez se encuentra dentro de una de estas dos opciones siempre se tiene la oportunidad de cambiar pulsando el botón siempre se tiene la oportunidad de cambiar pulsando el botón cambiar de vistas: cambiar de vistas:


Tablas:Tablas: RelacionesRelaciones• Diferencia de una base de datos relacional: Diferencia de una base de datos relacional:

• La diferencia de las bases de datos relacionales con La diferencia de las bases de datos relacionales con respecto a una base de datos plana consiste en que los respecto a una base de datos plana consiste en que los datos sólo se introducen una sola vez en una tabla, datos sólo se introducen una sola vez en una tabla, pero gracias a las relaciones pueden aparecer en las pero gracias a las relaciones pueden aparecer en las tablas que se quiera. tablas que se quiera.

• Cualquier modificación sólo hay que realizarla una sola Cualquier modificación sólo hay que realizarla una sola vez y automáticamente se realizará en todas las demás vez y automáticamente se realizará en todas las demás tablas. tablas.

• De este modo se ahorra mucho tiempo, espacio y De este modo se ahorra mucho tiempo, espacio y exactitud en los datos que siempre estarán exactitud en los datos que siempre estarán actualizados independientemente de la tabla en la que actualizados independientemente de la tabla en la que estemos. estemos.


Tablas:Tablas: RelacionesRelaciones• Tipos de relaciones:Tipos de relaciones: • Existen tres tipos de relaciones, que se explican a Existen tres tipos de relaciones, que se explican a

continuación. continuación. • Más adelante se verá cómo quedan guardadas relaciones de Más adelante se verá cómo quedan guardadas relaciones de

este tipo en Access. este tipo en Access. • Relación uno a uno:Relación uno a uno:

– Cada registro de la tabla A se relaciona sólo con un registro de Cada registro de la tabla A se relaciona sólo con un registro de una tabla B y cada registro de la tabla B se relaciona sólo con un una tabla B y cada registro de la tabla B se relaciona sólo con un registro de la tabla A. registro de la tabla A.

– Relaciones de este tipo se almacenan guardando en la tabla el Relaciones de este tipo se almacenan guardando en la tabla el identificador de la otra tabla con la que mantiene la relación.identificador de la otra tabla con la que mantiene la relación.

– En la base de datos del hospital, un registro de la tabla de En la base de datos del hospital, un registro de la tabla de pacientes sólo se relaciona con un registro de la tabla médicos.pacientes sólo se relaciona con un registro de la tabla médicos.


Tablas:Tablas: RelacionesRelaciones• Relación uno a varios:Relación uno a varios:

– Cada registro de la tabla A está relacionado con varios Cada registro de la tabla A está relacionado con varios registros de la tabla B y cada registro de la tabla B está registros de la tabla B y cada registro de la tabla B está relacionado con un sólo un registro de la tabla A. relacionado con un sólo un registro de la tabla A.

– Aplicando esto a nuestro ejemplo, una relación de este Aplicando esto a nuestro ejemplo, una relación de este tipo se daría entre la tabla pacientes y la tabla médicos, tipo se daría entre la tabla pacientes y la tabla médicos, ya que el mismo médico se hará cargo de varios ya que el mismo médico se hará cargo de varios pacientes. pacientes.

– Un solo registro de la tabla de médicos se relaciona con Un solo registro de la tabla de médicos se relaciona con varios registros de la tabla de pacientes. varios registros de la tabla de pacientes.


Tablas:Tablas: RelacionesRelaciones• Relación varios a varios:Relación varios a varios:

– Cada registro de la tabla A puede estar relacionado con más de un Cada registro de la tabla A puede estar relacionado con más de un registro de la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar registro de la tabla B y cada registro de la tabla B puede estar relacionado con más de un registro de la tabla A. relacionado con más de un registro de la tabla A.

– En la base de datos del hospital tenemos dos tablas: médicos y En la base de datos del hospital tenemos dos tablas: médicos y pacientes, con una relación directa entre ellos, un médico podría pacientes, con una relación directa entre ellos, un médico podría atender a muchos pacientes y un mismo paciente podría ser atendido atender a muchos pacientes y un mismo paciente podría ser atendido por varios médicos.por varios médicos.

– Varios registros de la tabla de médicos se relacionaría con varios Varios registros de la tabla de médicos se relacionaría con varios registros de la tabla de pacientes. registros de la tabla de pacientes.

– Relaciones de este tipo se almacenan creando una tabla especial donde Relaciones de este tipo se almacenan creando una tabla especial donde se colocan los identificadores de cada tabla y otros campos que puedan se colocan los identificadores de cada tabla y otros campos que puedan ser de utilidad, por ejemplo la fecha, la hora, comentarios acerca de la ser de utilidad, por ejemplo la fecha, la hora, comentarios acerca de la visita médica, etc. visita médica, etc.

– En la tabla Visitas, donde aparecen tanto el código del médico como el En la tabla Visitas, donde aparecen tanto el código del médico como el del paciente. del paciente.


Tablas:Tablas: RelacionesRelaciones• Ejemplo de relación varios a varios:Ejemplo de relación varios a varios:

– TTenemos la tabla enemos la tabla “Pedidos"“Pedidos" que que contiene campos contiene campos "Producto""Producto" y y "Cliente""Cliente" y mantiene la relación de y mantiene la relación de uno a varios con las tablas uno a varios con las tablas "Productos""Productos" y y "Clientes""Clientes" que a su que a su vez mantienen la relación de vez mantienen la relación de varios a varios entre sí.varios a varios entre sí.


Tablas:Tablas: RelacionesRelaciones• Crear relaciones ente dos tablas: Crear relaciones ente dos tablas:

• Para crear una relación entre las tablas de una base de Para crear una relación entre las tablas de una base de datos primero es necesario cerrar todas las tablas. Con las datos primero es necesario cerrar todas las tablas. Con las tablas abiertas no se puede crear o modificar una relación. tablas abiertas no se puede crear o modificar una relación. Para poder utilizar la integridad referencial será necesario Para poder utilizar la integridad referencial será necesario que las tablas no tengan ningún registro. que las tablas no tengan ningún registro.

• Desde la ventana Base de datos, se pulsa el Desde la ventana Base de datos, se pulsa el botónbotón o se o se selecciona el menú selecciona el menú Herramientas/RelacionesHerramientas/Relaciones. . Automáticamente se abrirá la ventana Relaciones Automáticamente se abrirá la ventana Relaciones

totalmente vacía.totalmente vacía.


Tablas:Tablas: RelacionesRelaciones• Para añadir las tablas que van a estar Para añadir las tablas que van a estar

relacionadas se pulsa el botón Mostrar relacionadas se pulsa el botón Mostrar tabla tabla o o se selecciona el menú se selecciona el menú Relaciones/Mostrar TablaRelaciones/Mostrar Tabla. .

• Aparecerá una ventana con el listado de las Aparecerá una ventana con el listado de las tablas:tablas:


Tablas:Tablas: RelacionesRelaciones

• Se seleccionan aquellas Se seleccionan aquellas tablastablas que van a que van a formar parte de una relación y se formar parte de una relación y se pulsa pulsa AgregarAgregar. .

• Después de pulsar Agregar en la ventana Después de pulsar Agregar en la ventana Relaciones aparecerá la tabla en un Relaciones aparecerá la tabla en un recuadro con todos los campos. recuadro con todos los campos.

• Cuando ya no se quieran agregar mas Cuando ya no se quieran agregar mas tablas se pulsa el tablas se pulsa el botón Cerrarbotón Cerrar..

• Quedará abierta únicamente la ventana Quedará abierta únicamente la ventana Relaciones. Relaciones.


Tablas:Tablas: RelacionesRelaciones• En este caso se van a incluir las tres tablas de nuestro En este caso se van a incluir las tres tablas de nuestro

ejemplo: ejemplo: Médicos, Pacientes y VisitasMédicos, Pacientes y Visitas..

• Para crear las relaciones entre estas tres tablas se Para crear las relaciones entre estas tres tablas se relacionará primero médicos con visitas y luego pacientes relacionará primero médicos con visitas y luego pacientes con visitas. con visitas.


Tablas:Tablas: RelacionesRelaciones• Para relacionar médicos con visitas el campo en común es el Para relacionar médicos con visitas el campo en común es el

código del doctor. código del doctor.

• Este dato está almacenado en la tabla médicos, por tanto, el Este dato está almacenado en la tabla médicos, por tanto, el campo se arrastrará desde médicos hasta campo se arrastrará desde médicos hasta VisitasVisitas. .

• Para arrastrar el campo primero se selecciona, se hace clic, y sin Para arrastrar el campo primero se selecciona, se hace clic, y sin soltar el botón del ratón se arrastra hasta situar el cursor sobre el soltar el botón del ratón se arrastra hasta situar el cursor sobre el campo campo Código del doctorCódigo del doctor de la de la tabla Visitastabla Visitas. .

• Al arrastrar el campo el cursor se convertirá en un rectángulo Al arrastrar el campo el cursor se convertirá en un rectángulo pequeño. pequeño.

• Tras arrastrar el campo se abrirá esta ventana:Tras arrastrar el campo se abrirá esta ventana:


Tablas:Tablas: RelacionesRelaciones• Dentro de la ventana hay dos columnas en las dos debe Dentro de la ventana hay dos columnas en las dos debe

estar un campo con un contenido similar. estar un campo con un contenido similar.

• No importa la coincidencia del nombre sino del contenido. No importa la coincidencia del nombre sino del contenido.

• MédicosMédicos es la tabla primaria en esta relación (es la que es la tabla primaria en esta relación (es la que contiene los datos) y contiene los datos) y VisitasVisitas es la tabla secundaria (tomará es la tabla secundaria (tomará los datos de médicos a través del campo común). los datos de médicos a través del campo común).

• Si se pulsa el Si se pulsa el botón Tipo de combinaciónbotón Tipo de combinación, se abrirá una , se abrirá una ventana explicando los tres tipos de combinaciones. ventana explicando los tres tipos de combinaciones.

• Automáticamente aparece seleccionada la primera Automáticamente aparece seleccionada la primera combinación. combinación.

• En este ejemplo se puede dejar así. En este ejemplo se puede dejar así.


Tablas:Tablas: RelacionesRelaciones• Integridad referencial:Integridad referencial:• La integridad referencial es un La integridad referencial es un

conjunto de reglas de Access que conjunto de reglas de Access que garantizan que las relaciones entre los garantizan que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos modifican accidentalmente datos relacionados que satisfacen dicha relacionados que satisfacen dicha relación. relación.

• Sirve para aumentar la seguridad en el Sirve para aumentar la seguridad en el tratamiento de los datos que coexisten tratamiento de los datos que coexisten entre dos tablas relacionadas.entre dos tablas relacionadas.


Tablas:Tablas: RelacionesRelaciones• Exigir integridad referencial:Exigir integridad referencial:

• La integridad referencial son unas normas que mantienen la La integridad referencial son unas normas que mantienen la coherencia de datos entre dos tablas relacionadas. Estas normas coherencia de datos entre dos tablas relacionadas. Estas normas son: son:

1.1. No puede haber registros en la tabla secundaria que no estén en la No puede haber registros en la tabla secundaria que no estén en la primaria. primaria.

2.2. No se puede borrar un registro de la tabla principal si hay registros No se puede borrar un registro de la tabla principal si hay registros en la secundaria. en la secundaria.

• Para poder exigir integridad referencial en una relación de uno a Para poder exigir integridad referencial en una relación de uno a varios es necesario que :varios es necesario que :

1.1. El campo relacionado de la tabla principal sea la clave principal. El campo relacionado de la tabla principal sea la clave principal. 2.2. Los campos contengan el mismo tipo de datos a excepción de que la Los campos contengan el mismo tipo de datos a excepción de que la

relación se establezca entre un campo de tipo relación se establezca entre un campo de tipo AutonuméricoAutonumérico y un y un campo de tipo campo de tipo NuméricoNumérico, siempre y cuando este último sea un Entero , siempre y cuando este último sea un Entero largo (por lo tanto los dos campos con la misma longitud: entero largo (por lo tanto los dos campos con la misma longitud: entero largo).largo).

3.3. No se pueden relacionar un campo de texto con uno de fecha, o uno No se pueden relacionar un campo de texto con uno de fecha, o uno numérico con uno de texto.numérico con uno de texto.

4.4. Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datosAmbas tablas deben pertenecer a la misma base de datos. .


Tablas:Tablas: RelacionesRelaciones• Cuando se establece la integridad referencial (marcando la Cuando se establece la integridad referencial (marcando la

casilla pertinente en el panel de modificar relaciones) se van a casilla pertinente en el panel de modificar relaciones) se van a cumplir obligatoriamente, las siguientes reglas: cumplir obligatoriamente, las siguientes reglas:

• No podemos introducir un valor para ese campo en la tabla No podemos introducir un valor para ese campo en la tabla relacionada si antes no ha sido introducido en la tabla principal.relacionada si antes no ha sido introducido en la tabla principal.

• Ejemplos:Ejemplos: – No podemos tener en la tabla de pedidos un pedido realizado por un No podemos tener en la tabla de pedidos un pedido realizado por un

código de cliente que no exista.código de cliente que no exista.– No podemos tener o anotar en la tabla de participantes un No podemos tener o anotar en la tabla de participantes un

participante con un número de socio que no exista en la tabla participante con un número de socio que no exista en la tabla relacionada de socios (habría que dar de alta al participante relacionada de socios (habría que dar de alta al participante previamente en la tabla socios. previamente en la tabla socios.

– Una buena opción sería colocar en el formulario de inscripciones un Una buena opción sería colocar en el formulario de inscripciones un botón de comando que nos lleve y abra el formulario de socios para botón de comando que nos lleve y abra el formulario de socios para poderle dar de alta. poderle dar de alta.

– Al cerrar el formulario de socios una vez dado de alta, regresaríamos Al cerrar el formulario de socios una vez dado de alta, regresaríamos al formulario de inscripciones y como ese nuevo socio ya existe en la al formulario de inscripciones y como ese nuevo socio ya existe en la tabla de socios, nos permitiría su entrada). tabla de socios, nos permitiría su entrada).

– No podremos introducir tampoco a un empleado un código de No podremos introducir tampoco a un empleado un código de entidad bancaria si no se ha introducido esa entidad previamente en entidad bancaria si no se ha introducido esa entidad previamente en la tabla entidades. la tabla entidades.

– No se puede asignar a un trabajador un código de categoría si esa No se puede asignar a un trabajador un código de categoría si esa categoría no está dada de alta en la tabla categorías. categoría no está dada de alta en la tabla categorías.

– No se puede añadir un pedido en una tabla de pedidos de un artículo No se puede añadir un pedido en una tabla de pedidos de un artículo si el artículo no existe previamente en la tabla de artículos.si el artículo no existe previamente en la tabla de artículos.


Tablas:Tablas: RelacionesRelaciones• No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen

registros coincidentes en la tabla relacionada.registros coincidentes en la tabla relacionada.• Ejemplos:Ejemplos:

– No podemos eliminar un cliente que está en la tabla de pedidos, es No podemos eliminar un cliente que está en la tabla de pedidos, es decir está realizando un pedido.decir está realizando un pedido.

– No podemos eliminar un socio que está en la tabla de No podemos eliminar un socio que está en la tabla de participaciones. participaciones.

– No podremos eliminar una entidad bancaria mientras existe un No podremos eliminar una entidad bancaria mientras existe un empleado que domicilie su nómina por ella, no podremos eliminar empleado que domicilie su nómina por ella, no podremos eliminar una categoría profesional de la empresa mientras algún empleado la una categoría profesional de la empresa mientras algún empleado la tenga asignada. tenga asignada.

– No se podría borrar un artículo mientras existen pedidos de ese No se podría borrar un artículo mientras existen pedidos de ese artículo en la tabla de pedidos. artículo en la tabla de pedidos.

– No se podría dar de baja un vehículo (de una base de datos de un No se podría dar de baja un vehículo (de una base de datos de un ayuntamiento) mientras en la tabla relacionada multas existan ayuntamiento) mientras en la tabla relacionada multas existan multas sobre ese vehículo.multas sobre ese vehículo.

• No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si el registro tiene registros relacionados.principal si el registro tiene registros relacionados.

• Ejemplos:Ejemplos:– No podríamos cambiar el número de cliente en la tabla de clientes si No podríamos cambiar el número de cliente en la tabla de clientes si

este cliente en este momento esta realizando un pedido, es decir este cliente en este momento esta realizando un pedido, es decir está en la tabla pedidos.está en la tabla pedidos.

– No podríamos cambiar el número de socio en la tabla de socios si No podríamos cambiar el número de socio en la tabla de socios si este socio en este momento esta participando en un torneo, es decir este socio en este momento esta participando en un torneo, es decir está en la tabla participaciones. está en la tabla participaciones.


Tablas:Tablas: RelacionesRelaciones• Si se quiere exigir el cumplimiento de estas reglas, hay que Si se quiere exigir el cumplimiento de estas reglas, hay que

seleccionar la casilla de verificación seleccionar la casilla de verificación Exigir integridad Exigir integridad referencialreferencial al crear la relación. al crear la relación.

• Muy Importante: Muy Importante: Esta opción es muy arriesgada ya que en Esta opción es muy arriesgada ya que en Access una vez que se elimina un registro ya no se puede Access una vez que se elimina un registro ya no se puede volver a recuperar. volver a recuperar.

• Es fundamental llevar una buena política de copias de Es fundamental llevar una buena política de copias de seguridad. seguridad.


Tablas:Tablas: RelacionesRelaciones• Access verificará que los campos cumplen todas Access verificará que los campos cumplen todas

las condiciones para que haya integridad las condiciones para que haya integridad referencial. referencial.

• Si no se cumplen todas las condiciones no Si no se cumplen todas las condiciones no permitirá que esa relación tenga integridad permitirá que esa relación tenga integridad referencial. referencial.

• Quedan activadas las dos acciones siguientes:Quedan activadas las dos acciones siguientes:– Actualizar en cascada los campos relacionados:Actualizar en cascada los campos relacionados: se está se está

indicando que si se modifica el valor de un campo indicando que si se modifica el valor de un campo desde un lado de la relación automáticamente se desde un lado de la relación automáticamente se actualicen en todos los registros relacionados. actualicen en todos los registros relacionados.

– Eliminar en cascada los registros relacionados:Eliminar en cascada los registros relacionados: si se si se borra un registro de un lado de la relación se borrarán borra un registro de un lado de la relación se borrarán automáticamente todos los registros que estaban automáticamente todos los registros que estaban relacionados con él. relacionados con él.


Tablas:Tablas: RelacionesRelaciones• Al establecer la integridad referencial en la figura Al establecer la integridad referencial en la figura

siguiente se observa que la relación es siguiente se observa que la relación es uno (1)uno (1) a a varios varios ((∞∞),), un cliente (cuyos datos se encuentran en la tabla un cliente (cuyos datos se encuentran en la tabla Clientes) puede haber realizado varios pedidos (los datos Clientes) puede haber realizado varios pedidos (los datos de éstos se encuentran en la tabla Pedidos).de éstos se encuentran en la tabla Pedidos).


Tablas:Tablas: RelacionesRelaciones• Cuando ya se han especificado las características de la relación Cuando ya se han especificado las características de la relación

se pulsa el se pulsa el botón Crearbotón Crear. .

• Entre las dos tablas relacionadas aparecerá una línea. Entre las dos tablas relacionadas aparecerá una línea.

• Esta línea simboliza la relación entre las dos tablas. Esta línea simboliza la relación entre las dos tablas.

• Si la relación cumple la integridad referencial la línea será más Si la relación cumple la integridad referencial la línea será más gruesa.gruesa.

• En nuestro ejemplo del hospital:En nuestro ejemplo del hospital:


Tablas:Tablas: RelacionesRelaciones• A continuación se creará la A continuación se creará la relaciónrelación entre entre

PacientesPacientes y y VisitasVisitas. .

• Y se exigirá integridad referencial en las dos Y se exigirá integridad referencial en las dos relaciones. relaciones.

• Para exigir la integridad referencial se Para exigir la integridad referencial se hace hace doble clicdoble clic sobre la sobre la línea de relaciónlínea de relación, se volverá , se volverá abrir la ventana de la relación. abrir la ventana de la relación.


Tablas:Tablas: RelacionesRelaciones• Una vez se ha terminado de crear las relaciones entre Una vez se ha terminado de crear las relaciones entre

las tablas se guardan. las tablas se guardan.

• Para guardar se selecciona el botón guardar o el menú Para guardar se selecciona el botón guardar o el menú Archivo/GuardarArchivo/Guardar. .

• Después de guardar ya se puede cerrar la ventana de Después de guardar ya se puede cerrar la ventana de relaciones. relaciones.

• Si se cierra antes de guardar, se abrirá un mensaje de Si se cierra antes de guardar, se abrirá un mensaje de aviso. aviso.

• Access permite guardar las relaciones en la Access permite guardar las relaciones en la Base de Base de DatosDatos. .

• Esto será muy importante para que siempre que se Esto será muy importante para que siempre que se lleven a cabo modificaciones en los datos se tenga en lleven a cabo modificaciones en los datos se tenga en cuenta que las relaciones están presentes entre los cuenta que las relaciones están presentes entre los mismos y no se puedan infringir las reglas de mismos y no se puedan infringir las reglas de consistencia vigentes. consistencia vigentes.


Tablas:Tablas: RelacionesRelaciones• Modificar y eliminar relaciones:Modificar y eliminar relaciones:• Ambas operaciones se realizan desde la Ambas operaciones se realizan desde la

Ventana de relacionesVentana de relaciones, como ya se ha , como ya se ha comentado anteriormente.comentado anteriormente.

• Para modificar una relación los pasos a seguir Para modificar una relación los pasos a seguir son: son:

– Hacer Hacer clicclic sobre la sobre la línea de la relaciónlínea de la relación que se quiere que se quiere modificar, ésta se visualizará con un trazo más grueso, modificar, ésta se visualizará con un trazo más grueso, indicando que está seleccionada. indicando que está seleccionada.

– Seleccionar la Seleccionar la opción Modificar relaciónopción Modificar relación del del menú menú RelacionesRelaciones. Se muestra el mismo cuadro de diálogo . Se muestra el mismo cuadro de diálogo que aparecía al crear la relación. que aparecía al crear la relación.

– Realizar las modificaciones necesarias. Realizar las modificaciones necesarias. – Hacer clic sobre el Hacer clic sobre el botón Aceptarbotón Aceptar. .

• Para eliminar una relaciónPara eliminar una relación, basta con , basta con seleccionar la relaciónseleccionar la relación que se quiere eliminar y que se quiere eliminar y pulsar a continuación la pulsar a continuación la tecla Suprtecla Supr (o (o seleccionar la seleccionar la opción Eliminar del menú Ediciónopción Eliminar del menú Edición).).


Tablas:Tablas: EjemplosEjemplos• Ejemplo 1:Ejemplo 1:• Supongamos que en la federación de golf (ejemplo de la base de Supongamos que en la federación de golf (ejemplo de la base de

datos Socios del Club) se ha asignado un responsable tutor por datos Socios del Club) se ha asignado un responsable tutor por cada uno de los niveles de juego de forma que a cada jugador le cada uno de los niveles de juego de forma que a cada jugador le pasa a corresponder un responsable deportivo en virtud de si su pasa a corresponder un responsable deportivo en virtud de si su nivel de juego es principiante, medio o senior. nivel de juego es principiante, medio o senior.

• Dicho tutor, tiene unos datos que lo identifican, tales como son Dicho tutor, tiene unos datos que lo identifican, tales como son su nombre, apellidos, teléfono de contacto, fax, dirección de e-su nombre, apellidos, teléfono de contacto, fax, dirección de e-mail, dirección de oficina.mail, dirección de oficina.

• Sería preciso que en el registro de cada socio se dispusiera de Sería preciso que en el registro de cada socio se dispusiera de toda la información de su tutor o responsable deportivo.toda la información de su tutor o responsable deportivo.

• Tras un análisis de la nueva situación, se deduce que si en la Tras un análisis de la nueva situación, se deduce que si en la tabla socios agregamos tantos campos como para albergar la tabla socios agregamos tantos campos como para albergar la información de dichos tutores, a todos los socios con el mismo información de dichos tutores, a todos los socios con el mismo nivel de juego, les va a corresponder el mismo tutor, con lo que nivel de juego, les va a corresponder el mismo tutor, con lo que todos los datos del tutor estarían repetidos de forma masiva y todos los datos del tutor estarían repetidos de forma masiva y redundante en la tabla socios (ocupando mucho espacio y redundante en la tabla socios (ocupando mucho espacio y lentificando el proceso básicamente). lentificando el proceso básicamente).

• Quizás la mejor solución sea, en este caso, definir otra tabla Quizás la mejor solución sea, en este caso, definir otra tabla llamada Tutores, en la que deberá existir un registro para cada llamada Tutores, en la que deberá existir un registro para cada nivel de juego y por lo tanto para cada tutor. nivel de juego y por lo tanto para cada tutor.


Tablas:Tablas: EjemplosEjemplos• La estructura de la tabla sería la siguiente:La estructura de la tabla sería la siguiente:

• Se introducirán los datos de los niveles junto a sus Se introducirán los datos de los niveles junto a sus responsables.responsables.

• Pero, ¿De que manera podríamos enlazar o Pero, ¿De que manera podríamos enlazar o relacionar esta nueva tabla de tutores con la gran relacionar esta nueva tabla de tutores con la gran tabla de socios?tabla de socios?


Tablas:Tablas: EjemplosEjemplos• Será necesario relacionar el nivel de juego de cada socio Será necesario relacionar el nivel de juego de cada socio

de la tabla de socios con en código de nivel de la tabla de de la tabla de socios con en código de nivel de la tabla de tutores. tutores.

• Pero como son de distinto tipo (texto “en socios” frente a Pero como son de distinto tipo (texto “en socios” frente a numérico “en tutores”) no se podrá. numérico “en tutores”) no se podrá.

• La solución es sustituir en la tabla de socios el campo La solución es sustituir en la tabla de socios el campo nivel por el campo nivel por el campo codnivelcodnivel (por ejemplo) de tipo (por ejemplo) de tipo numérico y luego colocar a cada socio un código (el que numérico y luego colocar a cada socio un código (el que corresponde a su nivel de juego) en este campo de corresponde a su nivel de juego) en este campo de acuerdo a los niveles y tutores introducidos en la tabla de acuerdo a los niveles y tutores introducidos en la tabla de tutores (1, 2 o 3).tutores (1, 2 o 3).

1.1. Se deberá crear en la tabla de socios el campo Se deberá crear en la tabla de socios el campo codnivelcodnivel..2.2. Mediante tres consultas de actualización, a aquellos que Mediante tres consultas de actualización, a aquellos que

tengan nivel de juego principiante, actualizaremos ese tengan nivel de juego principiante, actualizaremos ese nuevo campo codnivel (de la tabla de socios) a 1. nuevo campo codnivel (de la tabla de socios) a 1.

• De igual manera, los socios con nivel senior actualizaremos a De igual manera, los socios con nivel senior actualizaremos a 2 su campo 2 su campo codnivelcodnivel. .

• Y a 3 el campo codnivel de los socios con nivel senior.Y a 3 el campo codnivel de los socios con nivel senior.


Tablas:Tablas: EjemplosEjemplos

3.3. A continuación deberemos (de forma recomendada, A continuación deberemos (de forma recomendada, aunque en este ejemplo no lo borremos) eliminar el aunque en este ejemplo no lo borremos) eliminar el campo nivel de la tabla socios ya que, a partir de ahora, campo nivel de la tabla socios ya que, a partir de ahora, se conocerá el nivel de juego gracias a un código en la se conocerá el nivel de juego gracias a un código en la tabla de socios, que se corresponderá con uno de los tabla de socios, que se corresponderá con uno de los niveles y tutores de la tabla tutores.niveles y tutores de la tabla tutores.

4.4. Ahora tendremos que establecer la relación (en la pantalla Ahora tendremos que establecer la relación (en la pantalla de relaciones) de acuerdo a la siguiente pantalla:de relaciones) de acuerdo a la siguiente pantalla:


Tablas:Tablas: EjemplosEjemplos

• A partir de este momento, podríamos crear A partir de este momento, podríamos crear consultas, formularios e informes en donde consultas, formularios e informes en donde aparecen ambas tablas implicadas, eso si, aparecen ambas tablas implicadas, eso si, previamente relacionadas.previamente relacionadas.


Tablas:Tablas: EjemplosEjemplos• Ejemplo 2:Ejemplo 2: • Supongamos un ejemplo superficial de gestión Supongamos un ejemplo superficial de gestión

de sanciones de tráfico en una localidad.de sanciones de tráfico en una localidad.• Existen diferentes tipos de sanción (tipos de Existen diferentes tipos de sanción (tipos de

multa), diferentes guardias o agentes, los multa), diferentes guardias o agentes, los vehículos, los cuales pertenecen a un ciudadano vehículos, los cuales pertenecen a un ciudadano o propietario, y por supuesto sanciones. o propietario, y por supuesto sanciones.

• Las sanciones las "pone" un agente a un Las sanciones las "pone" un agente a un vehículo, un determinado día, a una hora, en un vehículo, un determinado día, a una hora, en un lugar, y esa infracción es de un determinado lugar, y esa infracción es de un determinado tipo de entre las que se pueden sancionar. tipo de entre las que se pueden sancionar.

• Un ciudadano puede tener mas de un vehículo.Un ciudadano puede tener mas de un vehículo.• La información habrá que disgregarla en La información habrá que disgregarla en

diferentes tablas, (la de vehículos se supone que diferentes tablas, (la de vehículos se supone que la facilita tráfico con todos los vehículos), que la facilita tráfico con todos los vehículos), que deberán estar relacionadas. deberán estar relacionadas.


Tablas:Tablas: EjemplosEjemplos• La siguiente imagen muestra un posible La siguiente imagen muestra un posible

planteamiento:planteamiento:


Tablas:Tablas: Relaciones:Relaciones: Ejercicio 1: Ejercicio 1: Hospital:Hospital:

• La siguiente imagen muestra el La siguiente imagen muestra el resultado:resultado:


Tablas:Tablas: Relaciones:Relaciones: Ejercicio 2: Ejercicio 2: Empresa:Empresa:

• La siguiente imagen muestra el La siguiente imagen muestra el resultado:resultado:


Ejercicio 3 de Relaciones de Ejercicio 3 de Relaciones de TablasTablas

• Ejemplo de una base de datos de una Ejemplo de una base de datos de una UniversidadUniversidad..

• La base de datos va a tener cinco La base de datos va a tener cinco tablas: tablas: “Alumnos”“Alumnos”, , “Asignaturas”“Asignaturas”, , “Profesores”“Profesores”, , “Departamentos”“Departamentos” y y “Matrículas”“Matrículas”..

• Tabla Alumno:Tabla Alumno:– Campos: DNI, Nombre, Apellido1, Campos: DNI, Nombre, Apellido1,

Apellido2, Teléfono, Calle, Ciudad, Apellido2, Teléfono, Calle, Ciudad, Provincia, Fecha Nacimiento, Estado Civil.Provincia, Fecha Nacimiento, Estado Civil.

– Clave Principal: DNIClave Principal: DNI



• Tabla Asignatura:Tabla Asignatura:– Campos: Código Asignatura, Nombre, Créditos, DNI, Campos: Código Asignatura, Nombre, Créditos, DNI,

Curso, Departamento.Curso, Departamento.– Clave Principal: Código Asignatura.Clave Principal: Código Asignatura.



• Tabla Profesores:Tabla Profesores:– Campos: DNI, Nombre, Apellido 1, Apellido 2, Fecha Campos: DNI, Nombre, Apellido 1, Apellido 2, Fecha

Nacimiento, Calle, Ciudad, Provincia, Estado Civil, Nacimiento, Calle, Ciudad, Provincia, Estado Civil, Código Departamento, Cargo.Código Departamento, Cargo.

– Clave Principal: DNI.Clave Principal: DNI.

• Tabla Departamentos:Tabla Departamentos:– Campos: Código Departamento, Nombre Departamento.Campos: Código Departamento, Nombre Departamento.– Clave Principal: Código Departamento.Clave Principal: Código Departamento.



• Tabla Matricula:Tabla Matricula:– Y sabiendo que un alumno se puede matricular de Y sabiendo que un alumno se puede matricular de

muchas asignaturas y que una asignatura a su vez muchas asignaturas y que una asignatura a su vez puede tener muchos alumnos matriculados, y que puede tener muchos alumnos matriculados, y que un profesor puede impartir varias asignaturas, y un profesor puede impartir varias asignaturas, y una asignatura puede ser impartida por varios una asignatura puede ser impartida por varios profesores, podemos definir esta tabla como:profesores, podemos definir esta tabla como:

– Campos: DNI Alumno, DNI Profesor, Código Campos: DNI Alumno, DNI Profesor, Código Asignatura, Curso Académico, Nota.Asignatura, Curso Académico, Nota.

– Clave Principal: DNI Alumno, DNI Profesor, Código Clave Principal: DNI Alumno, DNI Profesor, Código Asignatura.Asignatura.



• Introducción de datos:Introducción de datos:



• Creación de Relaciones:Creación de Relaciones:– Seleccionamos la opción Seleccionamos la opción RelacionesRelaciones de la barra de de la barra de

herramientas.herramientas.– Agregamos las 5 tablas de nuestra base de datos y Agregamos las 5 tablas de nuestra base de datos y

establecemos las relaciones entre ellas, de forma que el establecemos las relaciones entre ellas, de forma que el ee

– esquema quede del siguiente modo:esquema quede del siguiente modo:


Tablas:Tablas: Propiedades de los Propiedades de los camposcampos

• Cada campo de una tabla dispone de una Cada campo de una tabla dispone de una serie de característicasserie de características que proporcionan que proporcionan un control adicional un control adicional sobre la forma de sobre la forma de funcionar del campofuncionar del campo. .

• Las propiedades aparecen en la parte Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la ventana inferior izquierda de la ventana Diseño de Diseño de tablatabla cuando tenemos un campo cuando tenemos un campo seleccionado.seleccionado.


Tablas:Tablas: Propiedades de los Propiedades de los camposcampos

• Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha GeneralGeneral donde indicamos las características donde indicamos las características generales del campo y la ficha generales del campo y la ficha Búsqueda Búsqueda en la que en la que podemos definir una lista de valores válidos para el podemos definir una lista de valores válidos para el campo.campo.

• Las propiedades de la ficha Las propiedades de la ficha General General pueden cambiar pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la ficha propiedades de la ficha BúsquedaBúsqueda cambian según el cambian según el tipo de control asociado al campo. tipo de control asociado al campo.

• Hay que tener en cuenta que si se modifican las Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber propiedades de un campo después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos. introducidos.

• A continuación se explican las propiedades de que A continuación se explican las propiedades de que disponemos según los diferentes tipos de datos. disponemos según los diferentes tipos de datos.


Tablas:Tablas: Tamaño del campoTamaño del campo

• Para los Para los campos Numéricocampos Numérico, las opciones son: , las opciones son: – Byte:Byte: (equivalente a un carácter) para almacenar valores (equivalente a un carácter) para almacenar valores

enteros entre 0 y 255. enteros entre 0 y 255. – Entero:Entero: para valores enteros comprendidos entre -32.768 y para valores enteros comprendidos entre -32.768 y

32.767. 32.767. – Entero largo:Entero largo: para valores enteros comprendidos entre - para valores enteros comprendidos entre -

2.147.483.648 y 2.147.483.647. 2.147.483.648 y 2.147.483.647. – Simple:Simple: para la introducción de valores comprendidos entre - para la introducción de valores comprendidos entre -

3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y 3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

– Doble:Doble: para valores comprendidos entre - para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para 1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.4,94065645841247E-324 para valores positivos.

– Id. de réplica:Id. de réplica: se utiliza para claves autonuméricas en bases se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.réplicas.

– Decimal:Decimal: para almacenar números entre -10^28-1 y 10^28- para almacenar números entre -10^28-1 y 10^28-1.1.


Tablas:Tablas: Tamaño del campoTamaño del campo

• Para los Para los campos Textocampos Texto, esta propiedad , esta propiedad determina el número máximo de determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de campo. Siendo por defecto de 50 50 caracterescaracteres y y valor máximo de 255valor máximo de 255. .

• Los Los campos Autonuméricocampos Autonumérico son son Entero Entero largolargo. .

• A los demás tipos de datos no se les A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño. puede especificar tamaño.


Tablas:Tablas: Formato del campoFormato del campo

• Esta propiedad se utiliza para personalizar la Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. informe.

• Se puede establecer para todos los tipos de datos Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el excepto el Objeto OLEObjeto OLE y y AutonuméricoAutonumérico. .

• Para los Para los campos Numéricocampos Numérico y y MonedaMoneda, las opciones , las opciones son: son:

– Número general:Número general: presenta los números tal como fueron presenta los números tal como fueron introducidos. introducidos.

– Moneda:Moneda: presenta los valores introducidos con el presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €. Windows como puede ser €.

– Euro:Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro. euro.

– Fijo:Fijo: presenta los valores sin separador de millares. presenta los valores sin separador de millares. – Estándar:Estándar: presenta los valores con separador de millares. presenta los valores con separador de millares. – Porcentaje:Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de multiplica el valor por 100 y añade el signo de

porcentaje (%). porcentaje (%). – Científico:Científico: presenta el número con notación científica. presenta el número con notación científica.


Tablas:Tablas: Formato del campoFormato del campo• Los Los campos Fecha/Horacampos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: tienen los siguientes formatos:

– Fecha general:Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. 3/4/93 05:34:00 PM.

– Fecha larga:Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000. mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.

– Fecha mediana:Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000. caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.

– Fecha corta:Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00. mes y año. Ejemplo: 01/08/00.

– El formato El formato Fecha cortaFecha corta asume que las fechas comprendidas asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999. 1999.

– Hora larga:Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. 17:35:20.

– Hora mediana:Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm. 5:35 Pm.

– Hora corta:Hora corta: presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.


Tablas:Tablas: Formato del campoFormato del campo• Formatos Número y Moneda:Formatos Número y Moneda:

• Formato Fecha/Hora:Formato Fecha/Hora:


Tablas:Tablas: Formato del campoFormato del campo• Los Los campos Sí/Nocampos Sí/No disponen de los formatos predefinidos disponen de los formatos predefinidos

Sí/NoSí/No, , Verdadero/FalsoVerdadero/Falso y y Activado/DesactivadoActivado/Desactivado. . • Sí, Verdadero y ActivadoSí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al son equivalentes entre sí, al

igual que lo son igual que lo son No, Falso y DesactivadoNo, Falso y Desactivado. . • El control predeterminado para un dato El control predeterminado para un dato Sí/NoSí/No es la casilla es la casilla

de verificación por lo que en la vista de verificación por lo que en la vista Hoja de DatosHoja de Datos los los datos de este tipo aparecen como una casilla de datos de este tipo aparecen como una casilla de verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato. verificación y no se ve el efecto de la propiedad formato.

• Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la ficha predeterminado en la ficha BúsquedaBúsqueda de las propiedades de las propiedades del campo, en la propiedad del campo, en la propiedad Mostrar controlMostrar control elegir el elegir el Cuadro de textoCuadro de texto como te mostramos a continuación. como te mostramos a continuación.

• Los Los campos Textocampos Texto y Memoy Memo no disponen de formatos no disponen de formatos predefinidos, para los predefinidos, para los campos Textocampos Texto se tendrían que crear se tendrían que crear

formatos personalizados.formatos personalizados.


Tablas:Tablas: Lugares decimalesLugares decimales

• Esta propiedad nos permite indicar Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que el número de decimales que queremos asignar a un tipo de queremos asignar a un tipo de dato dato NuméricoNumérico o o MonedaMoneda. .


Tablas:Tablas: TítuloTítulo

• Se utiliza esta propiedad para indicar Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cómo queremos que se visualice la cabecera del campo. cabecera del campo.

• Por ejemplo, si un campo se llama Por ejemplo, si un campo se llama FnacFnac e e indicamos indicamos Fecha de nacimientoFecha de nacimiento como como valor en la propiedad valor en la propiedad TítuloTítulo, en la , en la cabecera del campo cabecera del campo FnacFnac veremos veremos Fecha Fecha de nacimientode nacimiento. .


Tablas:Tablas: Valor predeterminadoValor predeterminado• El valor predeterminado es el valor que se El valor predeterminado es el valor que se

almacenará automáticamente en el campo si no almacenará automáticamente en el campo si no introducimos ningún valor. introducimos ningún valor.

• Se suele emplear cuando se sabe que un Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. hora de introducir los datos de la tabla.

• Por ejemplo, si tenemos la tabla Por ejemplo, si tenemos la tabla ClientesClientes con el con el campo campo ProvinciaProvincia y la mayoría de clientes son de la y la mayoría de clientes son de la provincia provincia MadridMadrid, se puede introducir ese valor en la , se puede introducir ese valor en la propiedad propiedad Valor predeterminadoValor predeterminado del campo del campo Provincia Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes, y así a la hora de introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor automáticamente aparecerá el valor Madrid Madrid y no lo y no lo tendremos que teclear. tendremos que teclear.

• Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el de datos excepto el Objeto OLE,Objeto OLE, y el y el AutonuméricoAutonumérico. .


Tablas:Tablas: Valor predeterminadoValor predeterminado

• Los Los campos Memocampos Memo y y TextoTexto cuentan cuentan con esta propiedad para controlar con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.caracteres o estén vacíos.


Tablas:Tablas: Máscaras de Máscaras de entrada:entrada:

• Una máscara de entrada es un formato que asignamos Una máscara de entrada es un formato que asignamos para la introducción de valores en el campo. para la introducción de valores en el campo.

• Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo máscara de entrada para un campo Número de teléfonoNúmero de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____. número nuevo: (___) ___-____.

• Access dispone de un Access dispone de un Asistente para máscaras de Asistente para máscaras de entradasentradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón que cual accederemos al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. activada dicha propiedad.

• También podemos definir nuestras propias máscaras de También podemos definir nuestras propias máscaras de entrada.entrada.

• Esta propiedad sólo se puede utilizar en campos con Esta propiedad sólo se puede utilizar en campos con formato formato “texto”“texto” o o “fecha”“fecha”..

• La propiedad La propiedad Máscara de entradaMáscara de entrada puede contener hasta puede contener hasta tres secciones separadas por signos de punto y coma tres secciones separadas por signos de punto y coma (;)(;)..


Tablas:Tablas: Máscaras de entrada:Máscaras de entrada:

SecciónSección DescripciónDescripción

PrimeraPrimera

Especifica la máscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !Especifica la máscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999) 999-9999. Para ver una lista de los caracteres que puedes (999) 999-9999. Para ver una lista de los caracteres que puedes utilizar para definir la máscara de entrada, mira la tabla que utilizar para definir la máscara de entrada, mira la tabla que aparece a continuación.aparece a continuación.

SegundaSegunda

Especifica si Access almacena los caracteres de visualización Especifica si Access almacena los caracteres de visualización literales en la tabla al introducir datos. Si utilizas 0 para esta literales en la tabla al introducir datos. Si utilizas 0 para esta sección, todos los caracteres de visualización literales (por sección, todos los caracteres de visualización literales (por ejemplo, el paréntesis de una máscara de entrada de un número ejemplo, el paréntesis de una máscara de entrada de un número de teléfono) se almacenan con el valor; si introduces 1 o dejas esta de teléfono) se almacenan con el valor; si introduces 1 o dejas esta sección en blanco, sólo se almacenan los caracteres introducidos sección en blanco, sólo se almacenan los caracteres introducidos en el control.en el control.

TerceraTercera

Especifica el carácter que Access muestra para el espacio en el Especifica el carácter que Access muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un carácter en la máscara de entrada. que el usuario debe escribir un carácter en la máscara de entrada. Para esta sección puedes utilizar cualquier carácter; para mostrar Para esta sección puedes utilizar cualquier carácter; para mostrar una cadena en blanco, utiliza un espacio entre comillas (“ ").una cadena en blanco, utiliza un espacio entre comillas (“ ").


Tablas:Tablas: Máscaras de entrada:Máscaras de entrada:

• Al crear una máscara de entrada, puedes Al crear una máscara de entrada, puedes utilizar caracteres especiales para hacer utilizar caracteres especiales para hacer que la introducción de determinados que la introducción de determinados datos (por ejemplo, el código de área de datos (por ejemplo, el código de área de un número de teléfono) sea obligatoria y un número de teléfono) sea obligatoria y que los demás datos sean opcionales que los demás datos sean opcionales (como la extensión de teléfono). (como la extensión de teléfono).

• Estos caracteres especifican el tipo de Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el número o el símbolo que datos, como el número o el símbolo que se debe introducir para cada carácter de se debe introducir para cada carácter de la máscara de entrada. la máscara de entrada.


Tablas:Tablas: Máscaras de Máscaras de entrada:entrada:

• Puedes definir una máscara de entrada utilizando los Puedes definir una máscara de entrada utilizando los siguientes caracteres:siguientes caracteres:

CarácterCarácter DefiniciónDefinición

00 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria).Dígito (0 a 9, entrada obligatoria).

99 Dígito o espacio (entrada no obligatoria).Dígito o espacio (entrada no obligatoria).

# # Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edición, pero Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos permitidos).se eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos permitidos).

LL Letra (A a Z, entrada obligatoria).Letra (A a Z, entrada obligatoria).

?? Letra (A a Z, entrada opcional).Letra (A a Z, entrada opcional).

AA Letra (A a Z, entrada obligatoria).Letra (A a Z, entrada obligatoria).

aa Letra, espacio o dígito (entrada opcional).Letra, espacio o dígito (entrada opcional).

&& Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).

CC Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).

. , : ; - /. , : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha.Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha.

<< Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas.Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas.

>> Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.

\\Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, \A se muestra sólo Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, \A se muestra sólo como A).como A).


Tablas:Tablas: Máscaras de entrada: Máscaras de entrada: Ejemplo 1: Empresa:Ejemplo 1: Empresa:

• Abrimos la base de datos Abrimos la base de datos “Empresa”“Empresa”..

• Abrimos la tabla Abrimos la tabla “Pedidos”“Pedidos” en modo diseño, y señalamos en modo diseño, y señalamos el campo el campo “Fecha_Pedidos”“Fecha_Pedidos”..



• Nos situamos con el ratón en la propiedad máscaras de Nos situamos con el ratón en la propiedad máscaras de entrada, y hacemos clic sobre el entrada, y hacemos clic sobre el botónbotón , que abrirá el , que abrirá el asistente de máscaras de entrada.asistente de máscaras de entrada.

• Seleccionamos la Seleccionamos la opción fecha cortaopción fecha corta o o fecha medianafecha mediana, , según se prefiera, y pulsamos según se prefiera, y pulsamos siguientesiguiente..



• Aparece el siguiente menú, que nos permite hacer Aparece el siguiente menú, que nos permite hacer pruebas, y elegir el carácter marcador.pruebas, y elegir el carácter marcador.



• Hacemos clic en Hacemos clic en siguientesiguiente::

• Por último, hacemos clic en Por último, hacemos clic en finalizarfinalizar..



• El resultado es el siguiente:El resultado es el siguiente:



• Ahora, vamos a hacer una prueba. Ahora, vamos a hacer una prueba.

• Nos vamos a la tabla pedidos en vista hoja de datos parta Nos vamos a la tabla pedidos en vista hoja de datos parta introducir un nuevo registro:introducir un nuevo registro:



• Ahora, vamos a abrir la tabla Ahora, vamos a abrir la tabla “Empleados”“Empleados” en modo diseño. en modo diseño.

• Vamos a hacer que no se puedan Vamos a hacer que no se puedan introducir números de teléfono introducir números de teléfono incorrectos.incorrectos.

• Los únicos números que aceptará Los únicos números que aceptará nuestra tabla serán los que nuestra tabla serán los que empiecen por “91”empiecen por “91”, y que en total , y que en total no tengan más de 9 dígitosno tengan más de 9 dígitos..



• Señalamos la Señalamos la opción Número de opción Número de teléfonoteléfono, y hacemos clic en , y hacemos clic en siguientesiguiente..



• Lo transformamos hasta que tenga Lo transformamos hasta que tenga el siguiente aspecto:el siguiente aspecto:

• Hacemos clic en Hacemos clic en siguientesiguiente..




• Seleccionamos la primera opción, y hacemos clic Seleccionamos la primera opción, y hacemos clic en en siguientesiguiente..



• Por último hacemos clic en Por último hacemos clic en finalizarfinalizar..



• Si guardamos la tabla y la cerramos y a Si guardamos la tabla y la cerramos y a continuación la volvemos a abrir, el resultado es continuación la volvemos a abrir, el resultado es el siguiente:el siguiente:



• Tenemos que transformarlo de la siguiente Tenemos que transformarlo de la siguiente manera:manera:



• Si intentáramos introducir un nuevo Si intentáramos introducir un nuevo registro en esta tabla aparcería lo registro en esta tabla aparcería lo siguiente:siguiente:


Tablas:Tablas: Máscaras de entrada: Máscaras de entrada: Ejemplo 3: Música:Ejemplo 3: Música:

• Abrimos la tabla Abrimos la tabla “Clientes”“Clientes” en modo diseño.en modo diseño.

• En este caso, los clientes En este caso, los clientes pueden ser de varias pueden ser de varias provincias españolas provincias españolas y por tanto, la única y por tanto, la única condición que queremos condición que queremos imponer es que todos imponer es que todos los teléfonos empiecen los teléfonos empiecen

por 9, y tengan 9 dígitos por 9, y tengan 9 dígitos en total.en total.



• Si sustituyéramos los ceros por nueves:Si sustituyéramos los ceros por nueves:



• Al introducir el nuevo teléfono, aparecería el Al introducir el nuevo teléfono, aparecería el nueve como primer dígito obligatorio, pero no nueve como primer dígito obligatorio, pero no nos obliga a introducir 9 dígitos en total. nos obliga a introducir 9 dígitos en total.

• Podemos introducir menos.Podemos introducir menos.



• Abrimos de nuevo la tabla Abrimos de nuevo la tabla “Clientes”“Clientes”..

• Vamos a conseguir que todos los nombre de clientes que Vamos a conseguir que todos los nombre de clientes que introduzcamos nuevos estén en mayúscula.introduzcamos nuevos estén en mayúscula.

• Si quisiéramos que todas las letras aparecieran como Si quisiéramos que todas las letras aparecieran como minúsculas sustituiríamos el signo minúsculas sustituiríamos el signo >> por el de por el de <<..

• La La “a”“a” indica que se van a introducir indica que se van a introducir

letras (también nos permite introducirletras (también nos permite introducir

espacios) pero no implica obligatoriedad.espacios) pero no implica obligatoriedad.


Tablas:Tablas: Máscaras de Máscaras de entrada: Ejemplo 3: Música:entrada: Ejemplo 3: Música:



Tablas:Tablas: Reglas de validación:Reglas de validación:

• Esta propiedad nos permite controlar la entrada de Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay que datos según el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido introducido en el campo para que sea introducido correctamente. correctamente.

• Por ejemplo si queremos que un valor introducido Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre esté comprendido entre 100 100 y y 20002000, se puede , se puede especificar en esta propiedad especificar en esta propiedad >=100>=100 Y <=2000Y <=2000..

• Para formar la condición puedes utilizar el Para formar la condición puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos en generador de expresiones como te explicamos en la secuencia animada. la secuencia animada.

• Se puede utilizar esta propiedad para todos los Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el tipos de datos excepto el Objeto OLEObjeto OLE, y el , y el AutonuméricoAutonumérico. .



• EJEMPLO:EJEMPLO:

• Abrimos la base de datos Abrimos la base de datos “Empresa”“Empresa”..

• Hacemos clic sobre la tabla Hacemos clic sobre la tabla “Pedidos”/Diseño.“Pedidos”/Diseño.



• Señalamos el campo Señalamos el campo “Fecha del pedido”.“Fecha del pedido”.

• Nos situamos con el ratón en la propiedad de Nos situamos con el ratón en la propiedad de reglas de validación, y hacemos clic en el reglas de validación, y hacemos clic en el botónbotón para abrir el generador de expresiones. para abrir el generador de expresiones.



• Nos situamos con el ratón en la Nos situamos con el ratón en la propiedad de reglas de validación, y propiedad de reglas de validación, y hacemos clic en el hacemos clic en el botónbotón para abrir para abrir el generador de expresiones.el generador de expresiones.

• Vamos a validar el campo comprobando Vamos a validar el campo comprobando que la fecha de pedido es inferior a la que la fecha de pedido es inferior a la fecha de hoy haciendo primero clic en el fecha de hoy haciendo primero clic en el signo signo “<““<“..



• Luego buscaremos una función que Luego buscaremos una función que devuelva la fecha de hoy.devuelva la fecha de hoy.

• Para ello hacemos doble clic en Para ello hacemos doble clic en Funciones/Funciones Funciones/Funciones incorporadas/Fecha/Hora/Fecha.incorporadas/Fecha/Hora/Fecha.



• Para agregar la regla de validación Para agregar la regla de validación hacemos clic en hacemos clic en PegarPegar..

• Ahora tenemos nuestra regla de validación Ahora tenemos nuestra regla de validación completa.completa.

• Finalmente hacemos clic en Finalmente hacemos clic en AceptarAceptar..


Tablas:Tablas: Texto de validación:Texto de validación:• Access también ofrece la posibilidad de introducir un texto Access también ofrece la posibilidad de introducir un texto

de validación.de validación.

• Esta propiedad permite que si en el campo se intenta Esta propiedad permite que si en el campo se intenta introducir un valor que no cumpla la regla de validación, introducir un valor que no cumpla la regla de validación, aparecerá un mensaje de error con el texto de validación aparecerá un mensaje de error con el texto de validación que hayamos escrito.que hayamos escrito.


Tablas:Tablas: Campo requerido:Campo requerido:• Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente

tendremos que asignar a esta propiedad el valor tendremos que asignar a esta propiedad el valor SíSí, en caso , en caso contrario el valor será el de contrario el valor será el de NoNo. .

• Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos

excepto el excepto el Objeto OLEObjeto OLE y el y el AutonuméricoAutonumérico.. • Ahora vamos a hacer que sea obligatoria la entrada de datos en Ahora vamos a hacer que sea obligatoria la entrada de datos en

el campo del ejemplo (el campo del ejemplo (Fecha_PedidosFecha_Pedidos).).

• Para ello, hacemos Para ello, hacemos clic en “Requerido”clic en “Requerido” y seleccionamos y seleccionamos “Sí”.“Sí”.


Tablas:Tablas: IndexadoIndexado• Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo.

• Los Los índicesíndices hacen que las consultas basadas en los campos hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. ordenación y agrupación.

• Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado ApellidosApellidos, puedes crear un índice sobre este campo para hacer más , puedes crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda. rápida la búsqueda.

• Esta propiedad dispone de tres valores: Esta propiedad dispone de tres valores: – No:No: Sin índice. Sin índice. – Sí (con duplicados):Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y Cuando se asigna un índice al campo y

además admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor además admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). en el campo).

– Sí (sin duplicados):Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados. valores duplicados.

– Si aplicamos la propiedad Si aplicamos la propiedad Sin duplicadosSin duplicados, Access no nos permitirá , Access no nos permitirá introducir un valor en este campo si este valor ya existe para otro introducir un valor en este campo si este valor ya existe para otro registro. Para que un campo pueda ser la registro. Para que un campo pueda ser la clave principalclave principal de una de una

tabla, es requisito que el mismo sea un índice tabla, es requisito que el mismo sea un índice sin duplicadossin duplicados..


Tablas:Tablas: IndexadoIndexado• Ejemplo:Ejemplo:

• Abrimos la base de datos Abrimos la base de datos “Hospital”.“Hospital”.

• Abrimos la tabla Abrimos la tabla “Médicos”“Médicos”..

• Nos puede interesar crear un índice para poder Nos puede interesar crear un índice para poder buscar los médicos de nuestro hospital según la buscar los médicos de nuestro hospital según la especialidad (departamento en nuestro caso).especialidad (departamento en nuestro caso).

• Elegimos la opción de Elegimos la opción de Sí conSí con

duplicadosduplicados, ya que puede haber, ya que puede haber

varios médicos con la misma varios médicos con la misma

especialidad.especialidad.


Tablas:Tablas: Propiedades de campo: Ejercicio:Propiedades de campo: Ejercicio:

1.1. Modificar la estructura de la tabla Modificar la estructura de la tabla “Clientes”“Clientes” de la base de datos de la base de datos “Música”“Música” siguiendo los pasos que vienen en la tabla.siguiendo los pasos que vienen en la tabla.

2.2. Probar cambiar el código del primer cliente por Probar cambiar el código del primer cliente por 100000000100000000. . – Observa como no nos deja por no cumplir la regla de validación. Observa como no nos deja por no cumplir la regla de validación.

3.3. Volver a dejar el código Volver a dejar el código originaloriginal. . 4.4. Comprobar todas las demás propiedades que hemos incluido.Comprobar todas las demás propiedades que hemos incluido.

Nombre del campoNombre del campo PropiedadesPropiedades

NIF_ClienteNIF_Cliente No se puede introducir clientes cuyo código no esté No se puede introducir clientes cuyo código no esté comprendido entre los valores 1 y 99999999. comprendido entre los valores 1 y 99999999.

Nombre_ClienteNombre_Cliente Tamaño:45 Tamaño:45

CalleCalle Tamaño: 30 Tamaño: 30

LocalidadLocalidad Tamaño: 15 Tamaño: 15

Por defecto el valor será: Madrid ya que la mayoría de Por defecto el valor será: Madrid ya que la mayoría de nuestros clientes están en esta provincia. nuestros clientes están en esta provincia.

Código_PostalCódigo_Postal Sólo admite números de 5 cifras e inferiores a 95000.Sólo admite números de 5 cifras e inferiores a 95000.

Número_TeléfonoNúmero_Teléfono Con máscara de teléfono Con máscara de teléfono



• Para resolver el apartado del NIF del cliente tenemos que Para resolver el apartado del NIF del cliente tenemos que situarnos con el ratón en la propiedad de regla de situarnos con el ratón en la propiedad de regla de validación y escribir: <1 Y <99999999.validación y escribir: <1 Y <99999999.

• Para mejorar la regla de validación hacemos clic sobre la Para mejorar la regla de validación hacemos clic sobre la propiedad Texto de validación para especificar el mensaje propiedad Texto de validación para especificar el mensaje que deberá aparecer en pantalla si introducimos un valor que deberá aparecer en pantalla si introducimos un valor que no cumple la condición anterior. que no cumple la condición anterior.

• Escribimos: “Introducir Códigos comprendidos entre 1 y Escribimos: “Introducir Códigos comprendidos entre 1 y 3000”. 3000”.



• Para resolver el apartado del nombre del cliente y de la Para resolver el apartado del nombre del cliente y de la calle, nos situamos con el ratón en la propiedad tamaño.calle, nos situamos con el ratón en la propiedad tamaño.



• Para resolver el apartado de la localidad nos con el ratón en Para resolver el apartado de la localidad nos con el ratón en la propiedad valor predeterminado, y escribimos Madrid.la propiedad valor predeterminado, y escribimos Madrid.


Tablas:Tablas: Propiedades de campo: Ejercicio:Propiedades de campo: Ejercicio:• El apartado del número de teléfono ya lo hemos resuelto antes.El apartado del número de teléfono ya lo hemos resuelto antes.• Para el código postal, tenemos que introducir una máscara de Para el código postal, tenemos que introducir una máscara de

entrada: 00000.entrada: 00000.• Ya hemos visto que el 0 representa un dígito numérico obligatorio Ya hemos visto que el 0 representa un dígito numérico obligatorio

para que no puedan introducir letras y que si se introduce un para que no puedan introducir letras y que si se introduce un valor, este deberá contener obligatoriamente cinco cifras.valor, este deberá contener obligatoriamente cinco cifras.

• Queremos, también que sea menor de 95000, de modo, que Queremos, también que sea menor de 95000, de modo, que tenemos que introducir una regla de validación: <95000. tenemos que introducir una regla de validación: <95000.

• Además, queremos introducir un texto de validación: “El código Además, queremos introducir un texto de validación: “El código postal debe ser inferior a 53000”.postal debe ser inferior a 53000”.


FormulariosFormularios• La introducción de los datos directamente sobre las tablas La introducción de los datos directamente sobre las tablas

es bastante incómoda. es bastante incómoda. • No sólo no se pueden ver todos los campos sin desplazarse No sólo no se pueden ver todos los campos sin desplazarse

con la barra de herramientas, sino que además los registros con la barra de herramientas, sino que además los registros están uno encima de otro. están uno encima de otro.

• Si se pierde la referencia del registro se pueden introducir Si se pierde la referencia del registro se pueden introducir datos que no correspondan a ese registro. datos que no correspondan a ese registro.

• Los formularios permiten la introducción de datos en las Los formularios permiten la introducción de datos en las tablas de una forma más sencilla y más limpia. tablas de una forma más sencilla y más limpia.

• En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a través de los los datos se introducen en la tabla a través de los formularios. formularios.

• En una base de datos se puede crear más de un formulario En una base de datos se puede crear más de un formulario basado en una misma tabla. basado en una misma tabla.

• Un formulario puede tomar varios campos de una tabla o Un formulario puede tomar varios campos de una tabla o todos, incluso puede tomar campos de diferentes tablas. todos, incluso puede tomar campos de diferentes tablas.

• Las tablas almacenan la información, los formularios se Las tablas almacenan la información, los formularios se encargan de recogerla. encargan de recogerla.

• Para que las tablas puedan incluir los datos de los Para que las tablas puedan incluir los datos de los formularios deben estar cerradas.formularios deben estar cerradas.

• Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se actualizan.Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se actualizan.


Formularios: Crear un Formularios: Crear un formularioformulario

• Para crear un nuevo formulario se selecciona la Para crear un nuevo formulario se selecciona la pestaña pestaña de la ventana de la base de datos. de la ventana de la base de datos.

• Se pulsa Se pulsa NuevoNuevo, aparecerá la siguiente ventana:, aparecerá la siguiente ventana:

• En esta ventana se dan siete posibilidades distintas para En esta ventana se dan siete posibilidades distintas para crear un formulario. crear un formulario.

• Crear el formulario manualmente en Crear el formulario manualmente en Vista diseñoVista diseño, con , con asistentesasistentes o con los o con los autoformulariosautoformularios..



• Vista Diseño:Vista Diseño: – Seleccionando esta opción se puede crear un formulario totalmente Seleccionando esta opción se puede crear un formulario totalmente

personalizado. personalizado. • Asistente para formularios:Asistente para formularios:

– Access crea automáticamente un formulario con los campos que el usuario Access crea automáticamente un formulario con los campos que el usuario seleccione. seleccione.

– Con este asistente se pueden crear formularios de formatos muy distintos. Con este asistente se pueden crear formularios de formatos muy distintos. • Autoformulario: columnas:Autoformulario: columnas:

– Access crea un formulario en columnas con todos los campos de la tabla. Access crea un formulario en columnas con todos los campos de la tabla. – Cada registro aparece de forma independiente con los campos ordenados en una Cada registro aparece de forma independiente con los campos ordenados en una

columna. columna. • Autoformulario: tabular:Autoformulario: tabular:

– Crea automáticamente un formulario con todos los campos en formato tabular.Crea automáticamente un formulario con todos los campos en formato tabular.– Los registros aparecen en filas y columnas. Los registros aparecen en filas y columnas. – En este tipo de formulario se presentan todos los registros que se hayan En este tipo de formulario se presentan todos los registros que se hayan

introducido. introducido. • Autoformulario:Autoformulario: hoja de datos:hoja de datos:

– Esta opción crea automáticamente un formulario con el formato de hoja de Esta opción crea automáticamente un formulario con el formato de hoja de datos.datos.

– Este es el mismo formato que el que tienen las tablas para introducir datos. Este es el mismo formato que el que tienen las tablas para introducir datos. • Asistente para gráficos:Asistente para gráficos:

– Crea un formulario con un gráfico, muestra los datos en formato gráfico. Crea un formulario con un gráfico, muestra los datos en formato gráfico. • Asistente para tablas dinámicas:Asistente para tablas dinámicas:

– Crea un formulario de Microsoft Access con una tabla dinámica de Microsoft Crea un formulario de Microsoft Access con una tabla dinámica de Microsoft Excel.Excel.

– Una tabla dinámica es una tabla interactiva que puede resumir grandes Una tabla dinámica es una tabla interactiva que puede resumir grandes cantidades de datos utilizando el formato y los métodos de cálculo que se elijan.cantidades de datos utilizando el formato y los métodos de cálculo que se elijan.



• Para continuar con el ejemplo del hospital se va a crear un Para continuar con el ejemplo del hospital se va a crear un formulario de la tabla pacientes. formulario de la tabla pacientes.

• Se Se selecciona Autoformulario: columnasselecciona Autoformulario: columnas y la tabla y la tabla PacientesPacientes. .

• Para seleccionar la tabla se Para seleccionar la tabla se pulsa pulsa

sobre la flecha de la derecha, se despliegan las diferentes sobre la flecha de la derecha, se despliegan las diferentes tablas que existen en la base de datos. tablas que existen en la base de datos.

• Para seleccionar una se hace clic sobre ella. Para seleccionar una se hace clic sobre ella.

• Si se quisiera extraer datos de varias tablas se tendría que Si se quisiera extraer datos de varias tablas se tendría que seleccionar Vista Diseñoseleccionar Vista Diseño ó ó Asistente para formulariosAsistente para formularios, o , o bien crear una consulta de varias tablas y hacer un bien crear una consulta de varias tablas y hacer un formulario con ella. formulario con ella.



• Al seleccionar la opción Al seleccionar la opción Autoformulario: Autoformulario: columnascolumnas Access automáticamente Access automáticamente generará un formulario en columnas y lo generará un formulario en columnas y lo abrirá en abrirá en Vista Formulario:Vista Formulario:


Formularios: Vista DiseñoFormularios: Vista Diseño• En Formulario hay tres vistas distintas, En Formulario hay tres vistas distintas,

además de la presentación preliminar. además de la presentación preliminar.

• Vista diseño:Vista diseño:– Como su nombre indica en esta vista Como su nombre indica en esta vista

fundamentalmente se varía el diseño del fundamentalmente se varía el diseño del formulario.formulario.

– La ventana se compone de un menú y tres La ventana se compone de un menú y tres barras de herramientas: barras de herramientas:


Formularios: Vista DiseñoFormularios: Vista Diseño


Formularios: Vista DiseñoFormularios: Vista Diseño• La primera barra de herramientas se refiere al diseño de La primera barra de herramientas se refiere al diseño de

formularios. formularios.

• Puede aparecer integrada debajo del menú o de forma Puede aparecer integrada debajo del menú o de forma independiente tal como aparece en el gráfico de debajo: independiente tal como aparece en el gráfico de debajo:

• El botón caja de herramientas sirve para abrir o cerrar el cuadro El botón caja de herramientas sirve para abrir o cerrar el cuadro de herramientas. de herramientas.

• Y el Y el botón autoformulariobotón autoformulario para crear un autoformulario cuando se para crear un autoformulario cuando se desee. desee.

• El resto de los elementos que componen la barra ya se han visto. El resto de los elementos que componen la barra ya se han visto.

• La siguiente barra de herramientas se refiere al formato del La siguiente barra de herramientas se refiere al formato del formulario, es muy parecido a la barra de herramientas de un formulario, es muy parecido a la barra de herramientas de un editor de textos. editor de textos.


Formularios: Vista DiseñoFormularios: Vista Diseño• Objeto:Objeto: dentro del marco aparecerá el objeto seleccionado. Si se dentro del marco aparecerá el objeto seleccionado. Si se

pulsa la flecha de la derecha aparecerán todos los objetos del pulsa la flecha de la derecha aparecerán todos los objetos del formulario. Haciendo clic sobre cualquiera de ellos el objeto se formulario. Haciendo clic sobre cualquiera de ellos el objeto se seleccionará y se le podrán aplicar todas las características de seleccionará y se le podrán aplicar todas las características de formato que se quiera. Seleccionando a través de este menú los formato que se quiera. Seleccionando a través de este menú los objetos sólo se pueden seleccionar de uno en uno. objetos sólo se pueden seleccionar de uno en uno.

• Fuente:Fuente: al pulsar la flecha de la derecha se despliegan los al pulsar la flecha de la derecha se despliegan los diferentes tipos de fuentes que existen, y que se pueden aplicar a diferentes tipos de fuentes que existen, y que se pueden aplicar a todos los objetos de un formulario. todos los objetos de un formulario.

• Tamaño:Tamaño: sirve para dar mayor número de puntos a una fuente, y sirve para dar mayor número de puntos a una fuente, y de esta forma aumentar el tamaño. de esta forma aumentar el tamaño.

• Color del borde o de la línea:Color del borde o de la línea: pulsando sobre este botón se pulsando sobre este botón se despliega una paleta de colores predeterminados. Al elegir despliega una paleta de colores predeterminados. Al elegir cualquiera de ellos este color se aplicará al objeto que esté cualquiera de ellos este color se aplicará al objeto que esté seleccionado. seleccionado.

• Ancho del borde de la línea:Ancho del borde de la línea: hay seis grosores diferentes hay seis grosores diferentes además del que viene por defecto. además del que viene por defecto.

• Efecto especial:Efecto especial: hay seis efectos especiales para aplicar al hay seis efectos especiales para aplicar al campo: sin relieve, con relieve, bajo relieve, grabado, sombreado campo: sin relieve, con relieve, bajo relieve, grabado, sombreado y cincelado. y cincelado.


Formularios: Vista DiseñoFormularios: Vista Diseño

• En el cuadro de herramientas se encuentran En el cuadro de herramientas se encuentran todos los elementos que componen el formulario, todos los elementos que componen el formulario, y se explicarán más adelante.y se explicarán más adelante.


Formularios: Vista Formularios: Vista FormularioFormulario

• Esta vista es para introducir los datos en el formulario. Esta vista es para introducir los datos en el formulario. • La barra de herramientas es la misma que la de Vista Hoja de La barra de herramientas es la misma que la de Vista Hoja de

datos, ya que en ambas vistas se pueden introducir registros: datos, ya que en ambas vistas se pueden introducir registros:

• Los elementos de la barra de herramientas son todos conocidos. Los elementos de la barra de herramientas son todos conocidos.


Formularios: Vista Hoja de Formularios: Vista Hoja de DatosDatos

• En esta vista se introducen datos como si se tratara de una En esta vista se introducen datos como si se tratara de una hoja de cálculo. hoja de cálculo.

• Esta vista es común con la Vista Hoja de datos de las Esta vista es común con la Vista Hoja de datos de las tablas, la única diferencia con respecto a las tablas es que tablas, la única diferencia con respecto a las tablas es que en el formulario puede haber campos de diferentes tablas. en el formulario puede haber campos de diferentes tablas.

• El formulario creado automáticamente no es muy claro. El formulario creado automáticamente no es muy claro.

• Las etiquetas de algunos campos no se ven completas, y Las etiquetas de algunos campos no se ven completas, y los datos de los diferentes campos se alinean en distintas los datos de los diferentes campos se alinean en distintas posiciones. posiciones.


Formularios: Vista Hoja de Formularios: Vista Hoja de DatosDatos

• Para mejorar la presentación se pulsa el botón Vista de la barra de herramientas, y Para mejorar la presentación se pulsa el botón Vista de la barra de herramientas, y se cambia a Vista se cambia a Vista DiseñoDiseño, el aspecto del formulario será este: , el aspecto del formulario será este:

• Para modificar la posición, el tamaño y el aspecto en general de cada elemento primero es necesario Para modificar la posición, el tamaño y el aspecto en general de cada elemento primero es necesario saber qué es cada elemento, como se mueven, modifican o añaden nuevos elementos. saber qué es cada elemento, como se mueven, modifican o añaden nuevos elementos.

• Los elementos que componen un formulario se llaman controles. Los elementos que componen un formulario se llaman controles.


Formularios: ControlesFormularios: Controles• Estos son los diferentes tipos de Estos son los diferentes tipos de

controles: controles: Cuadro de texto Cuadro de texto Sirven para mostrar o introducir datos Sirven para mostrar o introducir datos

Etiqueta Etiqueta Crea una etiqueta Crea una etiqueta

Grupo de opciones Grupo de opciones Formado por un grupo de casillas de Formado por un grupo de casillas de verificación o botones de opción. Sólo verificación o botones de opción. Sólo permite que se active una opción. permite que se active una opción.

Botón de opción Botón de opción Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones. de un grupo de opciones.

Casilla de Casilla de verificación verificación

Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones. de un grupo de opciones.

Botón de alternar Botón de alternar Para valores Si/No. No puede utilizarse Para valores Si/No. No puede utilizarse dentro de un grupo de opciones. dentro de un grupo de opciones.

Cuadro combinado Cuadro combinado Permite seleccionar un elemento de una lista Permite seleccionar un elemento de una lista o escribir el dato directamente. o escribir el dato directamente.

Cuadro de lista Cuadro de lista Permite seleccionar un elemento de una lista. Permite seleccionar un elemento de una lista.


Formularios: ControlesFormularios: Controles Botón de comando Botón de comando Inserta un botón que al ser pulsado ejecuta Inserta un botón que al ser pulsado ejecuta

instrucciones. instrucciones.

Imagen Imagen Inserta un marco para incluir una imagen. No Inserta un marco para incluir una imagen. No es un objeto OLE. No se edita. es un objeto OLE. No se edita.

Marco de objeto Marco de objeto dependiente dependiente

Inserta un marco para incluir un objeto OLE Inserta un marco para incluir un objeto OLE que depende del valor de un campo. que depende del valor de un campo.

Marco de objeto Marco de objeto independiente independiente

Inserta un marco para incluir un objeto OLE Inserta un marco para incluir un objeto OLE que no depende del contenido de un campo. que no depende del contenido de un campo.

Subformulario/Subformulario/subinforme subinforme

Permite introducir un formulario dentro de Permite introducir un formulario dentro de otro. otro.

Salto de página Salto de página Cuando el formulario tiene mas de una Cuando el formulario tiene mas de una página, así se indica dónde empieza cada página, así se indica dónde empieza cada una. una.

Línea Línea Inserta una línea en el formulario. Inserta una línea en el formulario.

Rectángulo Rectángulo Inserta un rectángulo. Inserta un rectángulo.


Formularios: ControlesFormularios: Controles

• En el cuadro de herramientas hay otros En el cuadro de herramientas hay otros botones que no son controles: botones que no son controles:

• Pulsando este botón se podrá Pulsando este botón se podrá seleccionar cada uno de los objetos. seleccionar cada uno de los objetos.

• Para utilizar el asistente de Para utilizar el asistente de controles. controles.

• Para ver más controles.Para ver más controles.


Formularios: ControlesFormularios: Controles• Manejo de controles:Manejo de controles:

• Hay controles que muestran información que sólo está en el Hay controles que muestran información que sólo está en el formulario (controles independientes) estos son las formulario (controles independientes) estos son las etiquetas, las líneas y los rectángulos. Los cuadros de texto, etiquetas, las líneas y los rectángulos. Los cuadros de texto, los marcos de objeto muestran información contenida en la los marcos de objeto muestran información contenida en la tabla o consulta adyacente. tabla o consulta adyacente.

• Para realizar cualquier modificación en un control se hace Para realizar cualquier modificación en un control se hace clic sobre él. clic sobre él.

• Para modificar el tamaño de la etiquetas y desplazar los Para modificar el tamaño de la etiquetas y desplazar los

campos se selecciona la etiqueta:campos se selecciona la etiqueta:



– Seleccionar:Seleccionar:• Para seleccionar varios campos se debe pulsar la tecla Mayúsculas Para seleccionar varios campos se debe pulsar la tecla Mayúsculas

o Control y sin soltarla hacer clic sobre todos los elementos que se o Control y sin soltarla hacer clic sobre todos los elementos que se desee seleccionar.desee seleccionar.

• Si por equivocación se seleccionara uno que no se quisiera, sin Si por equivocación se seleccionara uno que no se quisiera, sin soltar la tecla Mayúsculas se debe volver a hacer clic para soltar la tecla Mayúsculas se debe volver a hacer clic para deseleccionar. deseleccionar.

• También se puede seleccionar uno o varios elementos haciendo un También se puede seleccionar uno o varios elementos haciendo un cuadrado con el ratón. cuadrado con el ratón.

• Para realizar esta operación se hace clic sobre una de las esquinas Para realizar esta operación se hace clic sobre una de las esquinas de lo que va a ser el cuadrado, se arrastra el ratón en diagonal sin de lo que va a ser el cuadrado, se arrastra el ratón en diagonal sin soltar el botón, cuando ese cuadrado abarque todo lo que se quiere soltar el botón, cuando ese cuadrado abarque todo lo que se quiere seleccionar se suelta el botón del ratón. seleccionar se suelta el botón del ratón.



– Modificar el tamaño:Modificar el tamaño: • Haciendo clic sobre los cuadraditos pequeños de las Haciendo clic sobre los cuadraditos pequeños de las

esquinas se modifica el tamaño del objeto seleccionado. esquinas se modifica el tamaño del objeto seleccionado. • El ratón se convertirá en una flecha que apunta en dos El ratón se convertirá en una flecha que apunta en dos

direcciones y al estirar hacia una de ellas variará el tamaño. direcciones y al estirar hacia una de ellas variará el tamaño. – Modificar la posición:Modificar la posición:

• Si se pulsa sobre la esquina superior izquierda el ratón se Si se pulsa sobre la esquina superior izquierda el ratón se convertirá en una mano con el dedo índice apuntando hacia convertirá en una mano con el dedo índice apuntando hacia arriba. arriba.

• Haciendo clic se podrá mover la etiqueta o el campo de Haciendo clic se podrá mover la etiqueta o el campo de forma independiente. Sin embargo si pasa el ratón sobre forma independiente. Sin embargo si pasa el ratón sobre cualquiera de los bordes del campo o de la etiqueta el cualquiera de los bordes del campo o de la etiqueta el cursor será una mano abierta. cursor será una mano abierta.

• Si se hace clic y se mueve se moverá tanto el campo como Si se hace clic y se mueve se moverá tanto el campo como la etiqueta. la etiqueta.



– Alinear:Alinear: • Para alinear varios elementos primero hay que Para alinear varios elementos primero hay que

seleccionarlos y luego abrir el menú seleccionarlos y luego abrir el menú Formato/Alinear Formato/Alinear y se y se desplegará un menú para seleccionar respecto a qué lado desplegará un menú para seleccionar respecto a qué lado se deben alinear esos campos. se deben alinear esos campos.

• En vista diseño también se pueden añadir más elementos a En vista diseño también se pueden añadir más elementos a la presentación de formularios que se verán más adelante.la presentación de formularios que se verán más adelante.

– Modificando el formulario con respecto a la creación Modificando el formulario con respecto a la creación automática del programa, el aspecto del formulario será automática del programa, el aspecto del formulario será más claro:más claro:


FormulariosFormularios• Una vez creado este formulario, se puede Una vez creado este formulario, se puede

introducir todos los datos que se quiera. introducir todos los datos que se quiera.

• Para moverse entre los diferentes Para moverse entre los diferentes registros se utilizan los botones que hay registros se utilizan los botones que hay debajo del formulario: debajo del formulario:


Formularios: Asistente para Formularios: Asistente para formulariosformularios

• Otra forma de generar un formulario es Otra forma de generar un formulario es utilizando el asistente para formularios. utilizando el asistente para formularios.

• Tras pulsar Nuevo aparecerá esta ventana: Tras pulsar Nuevo aparecerá esta ventana:



• En este caso se En este caso se selecciona Asistente para selecciona Asistente para formulariosformularios. .

• Después se Después se selecciona la tablaselecciona la tabla de la que se van a de la que se van a extraer los campos y se extraer los campos y se pulsa Aceptarpulsa Aceptar. .

• Aparecerá esta ventana: Aparecerá esta ventana:



• En esta ventana se eligen los campos que se desea que aparezcan En esta ventana se eligen los campos que se desea que aparezcan en el formulario. en el formulario.

• Aunque en la ventana anterior se ha seleccionado la tabla de la Aunque en la ventana anterior se ha seleccionado la tabla de la cual se quieren extraer los campos para el formulario, aún se cual se quieren extraer los campos para el formulario, aún se puede cambiar de tabla pulsando sobre la flecha que se encuentra puede cambiar de tabla pulsando sobre la flecha que se encuentra bajo bajo Tablas/ConsultasTablas/Consultas..

• Una vez seleccionada la tabla se escogen los campos que se Una vez seleccionada la tabla se escogen los campos que se quiere que aparezcan en el formulario. quiere que aparezcan en el formulario.

• Se pueden seleccionar todos los campos o sólo algunos.Se pueden seleccionar todos los campos o sólo algunos.• Incluso se pueden seleccionar campos de diferentes tablas para Incluso se pueden seleccionar campos de diferentes tablas para

un mismo formulario. un mismo formulario. • Para seleccionar los campos del formulario se utilizan los botones Para seleccionar los campos del formulario se utilizan los botones

que hay entre que hay entre Campos disponiblesCampos disponibles y y Campos seleccionadosCampos seleccionados::Pasar un campo Pasar un campo

Pasar todos los campos Pasar todos los campos

Eliminar un campo Eliminar un campo

Eliminar todos los campos ya seleccionados Eliminar todos los campos ya seleccionados



• Para añadir un campo a la lista de Campos Para añadir un campo a la lista de Campos seleccionados: primero se selecciona el campo seleccionados: primero se selecciona el campo con el ratón y después se pulsa el con el ratón y después se pulsa el botónbotón . .

• El campo aparecerá en la zona de la derecha: El campo aparecerá en la zona de la derecha: Campos seleccionadosCampos seleccionados. .

• A su vez el campo desaparecerá de la lista de A su vez el campo desaparecerá de la lista de Campos disponiblesCampos disponibles..

• Tras seleccionar todos los campos que se quiere Tras seleccionar todos los campos que se quiere que aparezcan en el formulario se pulsa el que aparezcan en el formulario se pulsa el botón botón SiguienteSiguiente para continuar con la creación del para continuar con la creación del formulario. formulario.



• Siempre se puede volver al paso anterior pulsando el Siempre se puede volver al paso anterior pulsando el botón botón AtrásAtrás para volver y modificar alguna de las elecciones para volver y modificar alguna de las elecciones hechas. hechas.

• Si se pulsa el Si se pulsa el botón Cancelarbotón Cancelar se cancela la creación de un se cancela la creación de un formulario sin guardar lo que se ha hecho. formulario sin guardar lo que se ha hecho.

• Si se pulsa el botón Terminar el formulario quedará Si se pulsa el botón Terminar el formulario quedará guardado hasta el paso en el que se esté en ese momento. guardado hasta el paso en el que se esté en ese momento.

• Tras Tras pulsar Siguientepulsar Siguiente aparece esta pantalla, en la que se aparece esta pantalla, en la que se debe seleccionar el tipo de distribución de los campos. debe seleccionar el tipo de distribución de los campos.



• Al seleccionar cada opción aparece una muestra Al seleccionar cada opción aparece una muestra de cada distribución en la ventana izquierda:de cada distribución en la ventana izquierda:

En columnas:En columnas: cada cada columna tiene un campo columna tiene un campo y una etiqueta. y una etiqueta.

Tabular:Tabular: cada fila un cada fila un registro. En la primera registro. En la primera fila las etiquetas. fila las etiquetas.



• Al seleccionar cada opción aparece una muestra Al seleccionar cada opción aparece una muestra de cada distribución en la ventana izquierda:de cada distribución en la ventana izquierda:

Hoja de datos:Hoja de datos: es el es el mismo formato que el de mismo formato que el de las tablas. las tablas.

Justificado:Justificado: los campos los campos están juntos respetando están juntos respetando la longitud de cada uno.la longitud de cada uno.



• Tras elegir el tipo de distribución se pulsa Siguiente. Tras elegir el tipo de distribución se pulsa Siguiente.

• En esta ventana se selecciona el aspecto gráfico del formulario. En esta ventana se selecciona el aspecto gráfico del formulario. • El color o la imagen de fondo. El color o la imagen de fondo. • El color de las etiquetas y los botones.El color de las etiquetas y los botones.• Se selecciona uno de los modelos de la lista y se pulsa Se selecciona uno de los modelos de la lista y se pulsa Siguiente.Siguiente.



• En esta ventana se le da nombre al formulario. En esta ventana se le da nombre al formulario. • Este es el último paso de creación del formulario, a partir Este es el último paso de creación del formulario, a partir

de este momento se pueden introducir datos a través del de este momento se pueden introducir datos a través del formulario. formulario.

• También cabe la opción de seguir modificando el diseño del También cabe la opción de seguir modificando el diseño del formulario desde la Vista diseño.formulario desde la Vista diseño.



• El formulario ya está creado, dependiendo de la El formulario ya está creado, dependiendo de la modificaciones personales tendrá un aspecto modificaciones personales tendrá un aspecto distinto, pero la finalidad es la misma: distinto, pero la finalidad es la misma: introducir introducir datos de una forma más cómodadatos de una forma más cómoda. .

• Este podría ser el aspecto de un formulario Este podría ser el aspecto de un formulario retocado desde la retocado desde la Vista diseñoVista diseño: :


Formularios: Formulario con Formularios: Formulario con subformulariosubformulario

• Utilidad:Utilidad: Poder observar los datos de dos tablas que tienen Poder observar los datos de dos tablas que tienen algo en común. algo en común.

• Ejemplo:Ejemplo: Cada paciente tiene asignado un médico de Cada paciente tiene asignado un médico de cabecera.cabecera.

• De esta forma cada médico tiene una lista de los pacientes De esta forma cada médico tiene una lista de los pacientes que le corresponden. que le corresponden.

• Con el subformulario será posible ver dentro del formulario Con el subformulario será posible ver dentro del formulario de los médicos la lista de los pacientes que le corresponde a de los médicos la lista de los pacientes que le corresponde a cada médico. cada médico.

• De forma que tras crear el formulario médicos, con todos los De forma que tras crear el formulario médicos, con todos los datos del médico, se va a crear dentro del formulario, el datos del médico, se va a crear dentro del formulario, el subformulario. subformulario.

• Para generar un subformulario de manera manual dentro de Para generar un subformulario de manera manual dentro de un formulario primero se debe abrir el formulario principal en un formulario primero se debe abrir el formulario principal en Vista diseño. Vista diseño.

• Dentro del cuadro de herramientas se encuentra el botón Dentro del cuadro de herramientas se encuentra el botón Subformulario/Subinforme . Subformulario/Subinforme .

• Se abre el formulario de Médicos con el que se va a trabajar, Se abre el formulario de Médicos con el que se va a trabajar, en modo diseño. en modo diseño.

• Y se hace clic sobre el Y se hace clic sobre el botón subformulariobotón subformulario: . : .



• Se crea un rectángulo con el ratón en la zona Se crea un rectángulo con el ratón en la zona donde se quiera situar el subformulario. donde se quiera situar el subformulario.

• Para crear el rectángulo se hace clic en lo que va a Para crear el rectángulo se hace clic en lo que va a ser la esquina superior izquierda y se desplaza el ser la esquina superior izquierda y se desplaza el ratón en diagonal hacia la esquina inferior derecha. ratón en diagonal hacia la esquina inferior derecha.

• Cuando el rectángulo tenga la forma deseada se Cuando el rectángulo tenga la forma deseada se suelta el ratón. suelta el ratón.

• Dentro del rectángulo creado estará el Dentro del rectángulo creado estará el subformulario. subformulario.

• Tras crear el rectángulo aparece la siguiente Tras crear el rectángulo aparece la siguiente ventana de diálogo, donde se elige si el formulario ventana de diálogo, donde se elige si el formulario se hace a partir de una tabla o de un formulario ya se hace a partir de una tabla o de un formulario ya existente. existente.

• El diseño será mejor si se escoge un formulario, El diseño será mejor si se escoge un formulario, pero para eso el formulario de pacientes tiene que pero para eso el formulario de pacientes tiene que estar ya creado.estar ya creado.

• En este caso se selecciona Tabla o consulta. En este caso se selecciona Tabla o consulta.



• En la ventana siguiente se En la ventana siguiente se selecciona la tabla de selecciona la tabla de PacientesPacientes y los campos que se quiere que formen y los campos que se quiere que formen parte del subformulario. parte del subformulario.



• Se Se pulsapulsa SiguienteSiguiente. .



• En esta ventana hay que determinar el tipo de conexión que En esta ventana hay que determinar el tipo de conexión que existe entre el formulario principal y el subformulario. existe entre el formulario principal y el subformulario.

• El programa sugiere vínculos, si ninguno de ellos coincide con la El programa sugiere vínculos, si ninguno de ellos coincide con la relación real que hay entre las dos tablas se selecciona relación real que hay entre las dos tablas se selecciona Definir la Definir la mía propiamía propia, si alguno de los vínculos coincide con la relación real. , si alguno de los vínculos coincide con la relación real. Se selecciona y se Se selecciona y se pulsa Siguientepulsa Siguiente. .

• En este caso, la relación que sugiere el programa no coincide con En este caso, la relación que sugiere el programa no coincide con la realidad. la realidad.



• Los campos de las dos tablas que coinciden en su Los campos de las dos tablas que coinciden en su contenido son contenido son "Código del médico""Código del médico" de la tabla médicos con de la tabla médicos con el campo el campo "médico de cabecera""médico de cabecera" de la tabla pacientes. de la tabla pacientes.

• Para poder definir bien la relación se selecciona Para poder definir bien la relación se selecciona Definir la Definir la mía propiamía propia. .

• El aspecto de la ventana variará: El aspecto de la ventana variará:



• En Campos del En Campos del formulario/informeformulario/informe se debe seleccionar el campo del se debe seleccionar el campo del formulario formulario MédicosMédicos que permite la relación con la otra tabla; que permite la relación con la otra tabla; VisitasVisitas. .

• Y en Campos del Y en Campos del subformulario/subinformesubformulario/subinforme se debe seleccionar el campo se debe seleccionar el campo que permite la relación de la tabla que permite la relación de la tabla VisitasVisitas con el formulario con el formulario MédicosMédicos. .

• Los campos que permiten la relación deben contener el mismo dato, no Los campos que permiten la relación deben contener el mismo dato, no importa su nombre si no los datos que contengan. importa su nombre si no los datos que contengan.

• Para seleccionar los campos campo del formulario y del subformulario se Para seleccionar los campos campo del formulario y del subformulario se pulsa la flecha que hay en el primer recuadro bajo Campos del... pulsa la flecha que hay en el primer recuadro bajo Campos del...

• En la siguiente ventana se le da nombre al subformulario, ya que se En la siguiente ventana se le da nombre al subformulario, ya que se almacenará junto con los demás formularios. almacenará junto con los demás formularios.



• Tras realizar estos pasos el formulario de Tras realizar estos pasos el formulario de “Médicos”“Médicos” quedará así en el quedará así en el Vista DiseñoVista Diseño: :



• En En Vista FormularioVista Formulario se ve la utilidad del se ve la utilidad del subformulario: subformulario:


Formularios: Ejercicios:Formularios: Ejercicios: • Ejercicio 1: Ejercicio 1: Crear los formularios, con Crear los formularios, con

autoformulario en columnas, para las autoformulario en columnas, para las tablastablas “Médicos” “Médicos”,, “Pacientes” “Pacientes”,, yy “Visitas” “Visitas”,, de la base de datosde la base de datos “Hospital” “Hospital”..

• Ejercicio 2: Ejercicio 2: Crear los formularios, con Crear los formularios, con autoformulario en columnas, para las autoformulario en columnas, para las tablastablas “Clientes” “Clientes”,, “Pedidos” “Pedidos”, , “Detalles de “Detalles de Pedido”Pedido”, , “Compañía de Envíos”“Compañía de Envíos”, , “Empleados” “Empleados” yy “Productos” “Productos”,, de la base de de la base de datosdatos “Empresa” “Empresa”. .

• Ejercicio 3:Ejercicio 3: Crear los formularios, con Crear los formularios, con autoformulario en columnas, para las autoformulario en columnas, para las tablastablas “Discos” “Discos”,, “Clientes” “Clientes”, “Empleados” , “Empleados” “Pedidos”“Pedidos” yy “Desglose de pedidos” “Desglose de pedidos”,, de la de la base de datosbase de datos “Música” “Música”..


Formularios: Ejercicios:Formularios: Ejercicios:

• Solución del ejercicio 1: Solución del ejercicio 1:

• Para crear un autoformulario en Para crear un autoformulario en columnas, vamos al menú columnas, vamos al menú Nuevo/Autoformulario en columnasNuevo/Autoformulario en columnas, , y elegimos la tabla y elegimos la tabla “Médicos”“Médicos”. .




• Finalmente, se guarda el formulario.Finalmente, se guarda el formulario.


Formularios: Ejercicios:Formularios: Ejercicios: • Ejercicio 4: Ejercicio 4: Abrir la base de datosAbrir la base de datos “Hospital” “Hospital”..

Crear un subformulario Crear un subformulario “Visitas”“Visitas”, dentro del de , dentro del de “Médicos”“Médicos”. El campo en común de estas dos . El campo en común de estas dos tablas es tablas es “Código del Médico”“Código del Médico”..

• Ejercicio 5: Ejercicio 5: Crear un subformulario Crear un subformulario “Pacientes”“Pacientes”, , dentro del de dentro del de “Visitas”“Visitas”. El campo en común de . El campo en común de estas dos tablas es estas dos tablas es “Código del Paciente”“Código del Paciente”..

• Ejercicio 6:Ejercicio 6: Abrir la base de datos Abrir la base de datos “Empresa” “Empresa”.. Crear un subformulario Crear un subformulario “Pedidos”“Pedidos”, dentro del , dentro del de de “Clientes”“Clientes”. El campo en común de estas dos . El campo en común de estas dos tablas es tablas es “Id_Cliente”“Id_Cliente”..

• Ejercicio 7:Ejercicio 7: Crear un subformulario Crear un subformulario “Productos”“Productos”, , dentro del de dentro del de “Detalles de Pedido”“Detalles de Pedido”. El campo . El campo en común de estas dos tablas es en común de estas dos tablas es “Id_Producto”“Id_Producto”..



• Ejercicio 8:Ejercicio 8: Crear un subformulario Crear un subformulario “Pedidos”“Pedidos”, , dentro del de dentro del de “Empleados”“Empleados”. El campo en común . El campo en común de estas dos tablas es de estas dos tablas es “Id_Empleado”“Id_Empleado”..

• Ejercicio 9:Ejercicio 9: Abrir la base de datos Abrir la base de datos “Música” “Música”.. Crear Crear un subformulario un subformulario “Pedidos”“Pedidos”, dentro del de , dentro del de “Clientes”“Clientes”. El campo en común de estas dos . El campo en común de estas dos tablas es tablas es “NIF_Cliente”“NIF_Cliente”..

• Ejercicio 10: Ejercicio 10: Crear un subformulario Crear un subformulario “Pedidos”“Pedidos”, , dentro del de dentro del de “Empleados”“Empleados”. El campo en común . El campo en común de estas dos tablas es de estas dos tablas es “NIF_Empleado”“NIF_Empleado”..

• Ejercicio 11: Ejercicio 11: Crear un subformulario Crear un subformulario “Discos”“Discos”, , dentro del de dentro del de “Desglose de Pedido”“Desglose de Pedido”. El campo en . El campo en común de estas dos tablas es común de estas dos tablas es “Id_Disco”“Id_Disco”..

• Ejercicio 12:Ejercicio 12: Crear un subformulario Crear un subformulario “Desglose “Desglose Pedidos”Pedidos”, dentro del de , dentro del de “Pedidos”“Pedidos”. El campo en . El campo en común de estas dos tablas es común de estas dos tablas es “Id_Pedido”“Id_Pedido”..



• Solución del ejercicio 4:Solución del ejercicio 4:

• Para crear un subformulario Para crear un subformulario “Visitas”“Visitas”, dentro del de , dentro del de “Médicos”“Médicos”, , hay que abrir este último en hay que abrir este último en vista vista diseñodiseño, y hacer clic en el comando:, y hacer clic en el comando:



• Aparece el asistente de subformularios.Aparece el asistente de subformularios.

• Se puede hacer de dos formas.Se puede hacer de dos formas.

• La primera consiste en hacer los subformularios La primera consiste en hacer los subformularios desde una tabla o consulta existente.desde una tabla o consulta existente.



• En la siguiente ventana, se elige la tabla En la siguiente ventana, se elige la tabla “Visitas”“Visitas”, y se insertan todos los campos de esta , y se insertan todos los campos de esta tabla.tabla.



• En la siguiente ventana, elegimos la segunda En la siguiente ventana, elegimos la segunda opción opción “Definir la mía propia”“Definir la mía propia”, y seleccionamos el , y seleccionamos el campo que tienen en común las dos tablas, en campo que tienen en común las dos tablas, en este caso “Código del Médico”.este caso “Código del Médico”.



• En la última ventana, escribimos el nombre del En la última ventana, escribimos el nombre del subformulario que se va a crear subformulario que se va a crear “Subformulario Visitas”“Subformulario Visitas”..

• Hacemos clic en Hacemos clic en FinalizarFinalizar..



• Como podemos observar, al hacer el Como podemos observar, al hacer el subformulario usando la tabla subformulario usando la tabla “Visitas”“Visitas”, aparece , aparece un un “Subformulario Visitas”“Subformulario Visitas” en la ventana de la en la ventana de la base de datos.base de datos.



• Esto no sucede al utilizar la segunda forma, que consiste en Esto no sucede al utilizar la segunda forma, que consiste en crear un subformulario utilizando un formulario existente.crear un subformulario utilizando un formulario existente.

• Hacemos clic en el mismo comando que antes, y aparece el Hacemos clic en el mismo comando que antes, y aparece el asistente.asistente.

• En esta ocasión, señalamos la segunda opción, y elegimos En esta ocasión, señalamos la segunda opción, y elegimos el formulario el formulario “Visitas”“Visitas”..



• En la siguiente ventana, señalamos la opción En la siguiente ventana, señalamos la opción “Definir la mía “Definir la mía propia”propia”, al igual que en el caso anterior, y de nuevo , al igual que en el caso anterior, y de nuevo elegimos el campo que tienen en común, elegimos el campo que tienen en común, “Código del “Código del Médico”Médico”..



• Aparece la siguiente ventana, en la que se elige el nombre Aparece la siguiente ventana, en la que se elige el nombre del subformulario: del subformulario: “Visitas”“Visitas”..

• Por último, hacemos clic en Por último, hacemos clic en FinalizarFinalizar..



• Como se puede observar, el resultado es diferente al Como se puede observar, el resultado es diferente al obtenido en el caso anterior.obtenido en el caso anterior.


Formularios: Asistente para Formularios: Asistente para tablas dinámicastablas dinámicas

• Crea un formulario de Microsoft Access con una tabla Crea un formulario de Microsoft Access con una tabla dinámica de Microsoft Excel. dinámica de Microsoft Excel.

• Una Una tabla dinámicatabla dinámica es una tabla interactiva que puede es una tabla interactiva que puede resumir grandes cantidades de datos utilizando el formato resumir grandes cantidades de datos utilizando el formato y los métodos de cálculo que se elijan. y los métodos de cálculo que se elijan.

• Para continuar con el ejemplo del hospital se va a crear un Para continuar con el ejemplo del hospital se va a crear un formulario de la tabla pacientes. formulario de la tabla pacientes.

• Se selecciona Se selecciona Autoformulario:Autoformulario: columnascolumnas y la y la tabla tabla PacientesPacientes. .

• Para seleccionar la tabla se Para seleccionar la tabla se pulsapulsa . .

sobre la flecha de la derecha, se despliegan las diferentes sobre la flecha de la derecha, se despliegan las diferentes tablas que existen en la base de datos. tablas que existen en la base de datos.

• Para seleccionar una se hace clic sobre ella. Para seleccionar una se hace clic sobre ella. • Si se quisiera extraer datos de varias tablas se tendría que Si se quisiera extraer datos de varias tablas se tendría que

seleccionar seleccionar Vista DiseñoVista Diseño ó ó Asistente para formulariosAsistente para formularios, o , o bien crear una consulta de varias tablas y hacer un bien crear una consulta de varias tablas y hacer un formulario con ella. formulario con ella.




• Pinchamos enPinchamos en Aceptar Aceptar, y aparece:, y aparece:



• Hacemos clic enHacemos clic en siguiente siguiente::

• Hacemos clic en Hacemos clic en finalizarfinalizar..



• Aparecen el siguiente menú, que nos permite ir arrastrando Aparecen el siguiente menú, que nos permite ir arrastrando los campos que deseamos que entren dentro de la tabla los campos que deseamos que entren dentro de la tabla dinámica.dinámica.

• Además, también nos permite dentro de cada campo Además, también nos permite dentro de cada campo introducido, seleccionar los registros que deseemos. introducido, seleccionar los registros que deseemos.

• Como vemos, son muy útiles ya que nos permiten, muy Como vemos, son muy útiles ya que nos permiten, muy fácilmente, realizar consultas dinámicas.fácilmente, realizar consultas dinámicas.


Formularios con gráficosFormularios con gráficos

• Vamos a crear un formulario con un Vamos a crear un formulario con un gráfico que nos muestre en columnas gráfico que nos muestre en columnas los salarios de los médicos de la base los salarios de los médicos de la base de datos de datos “Hospital”“Hospital”..

• Para ello, nos vamos a los formulario Para ello, nos vamos a los formulario y hacemos clic en y hacemos clic en Nuevo/Asistente Nuevo/Asistente para gráficospara gráficos..

• Después seleccionamos la tabla Después seleccionamos la tabla “Médicos”“Médicos”..



• Aparece la siguiente ventana:Aparece la siguiente ventana:

• Seleccionamos los campos Seleccionamos los campos Código del Código del médicomédico y y SalarioSalario y hacéis clic en y hacéis clic en SiguienteSiguiente..




• Seleccionamos cualquiera de los dos Seleccionamos cualquiera de los dos primeros que os aparecen en la ventana (primeros que os aparecen en la ventana (de de columnascolumnas) y hacéis clic en ) y hacéis clic en SiguienteSiguiente..




• Hacemos clic en Hacemos clic en SiguienteSiguiente..




• Nos pide el título que queremos darle a gráfico.Nos pide el título que queremos darle a gráfico.• Escribimos: Escribimos: Salario de los médicosSalario de los médicos..• Hacemos clic en Hacemos clic en SiguienteSiguiente..



• Nos aparece el formulario con el gráfico:Nos aparece el formulario con el gráfico:

• Finalmente guardamos el formulario con el Finalmente guardamos el formulario con el nombre: nombre: “Gráfico del Salario de los Médicos”“Gráfico del Salario de los Médicos”..


Formularios con botonesFormularios con botones

• Para crear un formulario con Para crear un formulario con botones, debemos crear un nuevo botones, debemos crear un nuevo formulario en vista diseño:formulario en vista diseño:


Formularios con botonesFormularios con botones• Aparece la siguiente ventana:Aparece la siguiente ventana:

• Ahora, vamos a introducir en este formulario Ahora, vamos a introducir en este formulario un botón que nos dé la bienvenida a nuestra un botón que nos dé la bienvenida a nuestra base de datos del hospital.base de datos del hospital.


Formularios con botonesFormularios con botones• Para ello, hacemos clic sobre el botón , que está dentro de las Para ello, hacemos clic sobre el botón , que está dentro de las

herramientas de los formularios:herramientas de los formularios:

• Ahora, nos vamos de nuevo al formulario y dibujamos el botón.Ahora, nos vamos de nuevo al formulario y dibujamos el botón.

• Nos aparece el siguiente asistente.Nos aparece el siguiente asistente.• Hacemos clic en cancelar.Hacemos clic en cancelar.


Formularios con botonesFormularios con botones• Cambiamos el nombre del botón: Cambiamos el nombre del botón: “Bienvenido al hospital”“Bienvenido al hospital”..

• Hacemos clic con el botón derecho del ratón, y vamos a Hacemos clic con el botón derecho del ratón, y vamos a “propiedades”“propiedades”..

• Donde pone Donde pone “Otras”“Otras”, en , en “Nombre”“Nombre” ponemos ponemos “Bienvenida”“Bienvenida”..

• Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el botón, Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre el botón, y luego en generar evento:y luego en generar evento:



• Aparece la siguiente ventana de Visual Basic.Aparece la siguiente ventana de Visual Basic.



• Escribid el siguiente código:Escribid el siguiente código:

Private Sub Bienvenida_Click()Private Sub Bienvenida_Click()

MsgBox Prompt:="Bienvenido a nuestro hospital", MsgBox Prompt:="Bienvenido a nuestro hospital", Buttons:=vbOKOnly + vbInformationButtons:=vbOKOnly + vbInformation

End SubEnd Sub



• Guardad el formulario con el nombre Guardad el formulario con el nombre “Bienvenida al “Bienvenida al hospital”.hospital”.

• Ejecutad el formulario, y observad que, efectivamente, sale Ejecutad el formulario, y observad que, efectivamente, sale el mensaje: el mensaje: “Bienvenido a nuestro hospital”.“Bienvenido a nuestro hospital”.

• Ahora vamos a crear dentro de ese mismo formulario otros Ahora vamos a crear dentro de ese mismo formulario otros tres botones que nos abran los formularios detres botones que nos abran los formularios de “Médicos” “Médicos”,, “Pacientes” “Pacientes” yy “Visitas” “Visitas”..

• Para ello, volvemos a poner el formulario en Para ello, volvemos a poner el formulario en “Vista Diseño”“Vista Diseño”..



• Creamos otro botón debajo del que previamente habíamos Creamos otro botón debajo del que previamente habíamos creado.creado.

• Directamente sale el asistente. Esta vez no le cerramos, ya que Directamente sale el asistente. Esta vez no le cerramos, ya que hay una opción que nos permite abrir formularios.hay una opción que nos permite abrir formularios.

• Hacemos clic en Hacemos clic en Operaciones con formularios/Abrir formularioOperaciones con formularios/Abrir formulario..



• Elegimos el formulario que queremos Elegimos el formulario que queremos abrir, por ejemplo, abrir, por ejemplo, “Médicos”“Médicos”, y hacemos , y hacemos clic en clic en siguientesiguiente..



• Seleccionamos la pestaña que dice Seleccionamos la pestaña que dice “Abrir “Abrir el formulario y mostrar todos los el formulario y mostrar todos los registros”registros”..




• La siguiente ventana nos permite insertar La siguiente ventana nos permite insertar un icono o texto para mostrar la acción un icono o texto para mostrar la acción que lleva a cabo nuestro botón.que lleva a cabo nuestro botón.

• Hay dos opciones:Hay dos opciones:


Formularios con botonesFormularios con botones• Elegimos la segunda opción (la que Elegimos la segunda opción (la que

muestra el icono del formulario), y muestra el icono del formulario), y hacemos clic en siguiente.hacemos clic en siguiente.

• Aparece la siguiente ventana, en la que Aparece la siguiente ventana, en la que escribimos el nombre del botón, en este escribimos el nombre del botón, en este caso caso “Médicos”“Médicos”..



• Hacemos lo mismo para los formularios Hacemos lo mismo para los formularios “Pacientes”“Pacientes” y y “Visitas”.“Visitas”.

• Ahora queremos crear botones que nos Ahora queremos crear botones que nos abran las tablas deabran las tablas de “Médicos” “Médicos”,, “Pacientes” “Pacientes” yy “Visitas” “Visitas”..

• Para ello, nos vamos de nuevo al Para ello, nos vamos de nuevo al formulario en vista diseño, y agregamos un formulario en vista diseño, y agregamos un nuevo botón debajo de los ya existentes.nuevo botón debajo de los ya existentes.

• Una vez creado nos vamos al botón Una vez creado nos vamos al botón derecho y a generador de eventos.derecho y a generador de eventos.



• Hacemos clic en generador de macros.Hacemos clic en generador de macros.

• Nos pide un nombre para guardar la macro. Nosotros Nos pide un nombre para guardar la macro. Nosotros escribimos: escribimos: “Abrir tabla Médicos”.“Abrir tabla Médicos”.



• En acción elegimos la acción que queremos que lleve a cabo el botón, En acción elegimos la acción que queremos que lleve a cabo el botón, en este caso en este caso “Abrir tabla”“Abrir tabla”, y en nombre de la tabla elegimos , y en nombre de la tabla elegimos “Médicos”“Médicos”..

• Finalmente, le cambiamos el nombre al comando.Finalmente, le cambiamos el nombre al comando.

• Hacemos lo mismo con las otras dos tablas: Hacemos lo mismo con las otras dos tablas: “Pacientes”“Pacientes”, y , y “Visitas”“Visitas”..


Formularios con botonesFormularios con botones• El resultado es el siguiente:El resultado es el siguiente:


Ordenar, buscar, reemplazar y Ordenar, buscar, reemplazar y

filtrarfiltrar • Los comandos de buscar, reemplazar y ordenar Los comandos de buscar, reemplazar y ordenar

resultan prácticos para la búsqueda de datos en resultan prácticos para la búsqueda de datos en una tabla. Es una forma muy sencilla de buscar una tabla. Es una forma muy sencilla de buscar datos y realizar modificaciones dentro de una datos y realizar modificaciones dentro de una tabla. Edición/Buscar o bien Edición/Reemplazar tabla. Edición/Buscar o bien Edición/Reemplazar

• Ordenar Registros:Ordenar Registros:

• Los registros de las tablas aparecen Los registros de las tablas aparecen generalmente en el orden en el que han sido generalmente en el orden en el que han sido introducidos aunque también pueden aparecer introducidos aunque también pueden aparecer ordenados por el campo que es la clave principal. ordenados por el campo que es la clave principal.

• Este orden no tiene por qué quedar así, los Este orden no tiene por qué quedar así, los registros se pueden ordenar de formas muy registros se pueden ordenar de formas muy distintas según el contenido de los campos.distintas según el contenido de los campos.


Ordenar, buscar, reemplazar y Ordenar, buscar, reemplazar y

filtrarfiltrar • Para ordenar los registros de la tabla de Para ordenar los registros de la tabla de

pacientes se abre la tabla de pacientes desde la pacientes se abre la tabla de pacientes desde la vista hoja de datos: vista hoja de datos:


Ordenar: Ordenar: Ordenar los registros con un Ordenar los registros con un

campocampo • Ordenar los registros con un campo:Ordenar los registros con un campo:

• El orden se puede aplicar a un solo campo o a varios. El orden se puede aplicar a un solo campo o a varios.

• En este caso se van a ordenar los pacientes por el En este caso se van a ordenar los pacientes por el apellido alfabéticamente, lo primero es situarse en la apellido alfabéticamente, lo primero es situarse en la columna de Apellidos. columna de Apellidos.

• El orden alfabético puede ser ascendente o El orden alfabético puede ser ascendente o descendente. descendente.

• Si no se ordenan los datos de los pacientes aparecen en Si no se ordenan los datos de los pacientes aparecen en el orden en el que se introdujeron. el orden en el que se introdujeron.

• Para ordenar los pacientes según el apellido de forma Para ordenar los pacientes según el apellido de forma ascendente se pueden seguir tres procedimientos: ascendente se pueden seguir tres procedimientos:

1.1. Pulsar sobre el Pulsar sobre el botónbotón . Si se prefiere el orden . Si se prefiere el orden descendente descendente

2.2. Se selecciona el menú Se selecciona el menú Registros/Ordenar/Orden Registros/Ordenar/Orden AscendenteAscendente..


Ordenar: Ordenar: Ordenar los registros con un Ordenar los registros con un

campocampo

3. 3. Utilizar el menú que aparece al pulsar el botón derecho del Utilizar el menú que aparece al pulsar el botón derecho del ratón situándose sobre la columna que se desea ordenar:ratón situándose sobre la columna que se desea ordenar:


Ordenar: Ordenar: Ordenar los registros con un Ordenar los registros con un campocampo

• Siguiendo cualquiera de estos tres procedimientos se pueden ordenar los Siguiendo cualquiera de estos tres procedimientos se pueden ordenar los registros de un campo de forma ascendente o descendente. registros de un campo de forma ascendente o descendente.

• El resultado del orden será este: El resultado del orden será este:

• Los campos de tipo Memo u Objeto OLE no se pueden ordenar. Los campos de tipo Memo u Objeto OLE no se pueden ordenar. • Esto mismo se puede hacer desde la Vista Diseño seleccionando Esto mismo se puede hacer desde la Vista Diseño seleccionando

el campo. el campo.


Ordenar: Ordenar: Ordenar los registros con varios Ordenar los registros con varios camposcampos

• En el ejemplo anterior se ordenaban los registros de los En el ejemplo anterior se ordenaban los registros de los pacientes según un único dato: pacientes según un único dato: su apellidosu apellido. .

• Si se quisiera ordenar esta misma tabla pero también en Si se quisiera ordenar esta misma tabla pero también en función del apellido, la edad y la provincia de procedencia función del apellido, la edad y la provincia de procedencia el procedimiento sería distinto. el procedimiento sería distinto.

• Desde la Desde la Vista FormularioVista Formulario sólo es posible ordenar los sólo es posible ordenar los registros con un campo. registros con un campo.

• Sin embargo la Sin embargo la Vista Hoja de DatosVista Hoja de Datos permite seleccionar permite seleccionar varios campos para realizar este orden, siempre y cuando varios campos para realizar este orden, siempre y cuando estos campos estén juntos en la estos campos estén juntos en la Vista Hoja de DatosVista Hoja de Datos. .

• Para que los campos por los que queremos realizar el orden Para que los campos por los que queremos realizar el orden estén juntos es necesario mover las columnas que estén juntos es necesario mover las columnas que contienen los datos.contienen los datos.

• Para mover una columna primero se tiene que seleccionar. Para mover una columna primero se tiene que seleccionar. • Al pasar el ratón por encima el cursor del ratón se convierte Al pasar el ratón por encima el cursor del ratón se convierte

en una en una flecha negra flecha negra , se , se pulsa el botón del ratónpulsa el botón del ratón. . • La columna ya está seleccionada si se colorea de negro. La columna ya está seleccionada si se colorea de negro.


Ordenar: Ordenar: Ordenar los registros con Ordenar los registros con varios camposvarios campos

• Para mover la columna seleccionada se debe Para mover la columna seleccionada se debe pulsar el botón izquierdo pulsar el botón izquierdo del ratóndel ratón de nuevo, y de nuevo, y sin soltarlosin soltarlo arrastrar la columna a la nueva arrastrar la columna a la nueva posición. posición.

• Se debe Se debe soltar el botónsoltar el botón cuando la unión de dos columnas esté más cuando la unión de dos columnas esté más oscura. oscura.

• El campo trasladado aparecerá entre esos dos campos. El campo trasladado aparecerá entre esos dos campos.

• Una vez los campos apellidos, edad y provincia están situados de Una vez los campos apellidos, edad y provincia están situados de forma contigua, se seleccionan los campos.forma contigua, se seleccionan los campos.

• Para seleccionarlos los tres con todos sus datos, se utiliza sólo la Para seleccionarlos los tres con todos sus datos, se utiliza sólo la primera fila, donde están los nombres de los campos. primera fila, donde están los nombres de los campos.

• Se hace Se hace clic sobre la primera cabeceraclic sobre la primera cabecera y y sin soltarsin soltar el botón, el botón, se arrastra se arrastra el ratónel ratón hasta la última. hasta la última.

• Al seleccionar la cabecera se selecciona toda la columna, de forma que Al seleccionar la cabecera se selecciona toda la columna, de forma que sólo hay que seleccionar la cabecera para seleccionar todos los sólo hay que seleccionar la cabecera para seleccionar todos los registros que contiene. registros que contiene.



• Una vez seleccionadas las tres columnas se pulsa Una vez seleccionadas las tres columnas se pulsa el botón de orden ascendente. Los datos se el botón de orden ascendente. Los datos se ordenarán según la primera columna empezando ordenarán según la primera columna empezando de izquierda a derecha. de izquierda a derecha.



• Si hay dos registros iguales en la primera columna, el Si hay dos registros iguales en la primera columna, el criterio de orden entre esos registros será la segunda criterio de orden entre esos registros será la segunda columna. columna.

• Si volvieran a coincidir en la segunda entonces se Si volvieran a coincidir en la segunda entonces se

ordenarán según el tercer campo, y así sucesivamente.ordenarán según el tercer campo, y así sucesivamente.


Buscar datosBuscar datos• En las tablas se puede buscar un dato determinado. En las tablas se puede buscar un dato determinado. • Esta forma de búsqueda localiza un registro Esta forma de búsqueda localiza un registro

conociendo uno de sus datos. conociendo uno de sus datos. • La diferencia de esta búsqueda con respecto a los La diferencia de esta búsqueda con respecto a los

filtros es que sólo localiza los registros con ese dato filtros es que sólo localiza los registros con ese dato de uno en uno. de uno en uno.

• Los filtros localizan todos los registros que tienen un Los filtros localizan todos los registros que tienen un dato en común de una sola vez. dato en común de una sola vez.

• En la tabla pacientes vamos a localizar a un paciente En la tabla pacientes vamos a localizar a un paciente procedente de Madrid. procedente de Madrid.

• Para realizar esta operación primero es muy Para realizar esta operación primero es muy importante abrir la tabla de pacientes y situar el importante abrir la tabla de pacientes y situar el cursor sobre el campo Provincia. cursor sobre el campo Provincia.

• Se selecciona el menú Se selecciona el menú Edición/BuscarEdición/Buscar o se pulsa el o se pulsa el botón botón ..


Buscar datosBuscar datos• A continuación se abrirá esta ventana:A continuación se abrirá esta ventana:

• Buscar:Buscar: en este campo se determina el dato a en este campo se determina el dato a buscar en los registros. buscar en los registros.

• Buscar en:Buscar en: aquí se determina la dirección de la aquí se determina la dirección de la búsqueda según la situación del cursor en la búsqueda según la situación del cursor en la tabla. tabla.


Buscar datosBuscar datos

– Arriba:Arriba: si se selecciona y el cursor está en mitad de la si se selecciona y el cursor está en mitad de la tabla, buscará sólo en la mitad superior de la tabla. tabla, buscará sólo en la mitad superior de la tabla. Cuando llegue a la parte superior de la tabla no seguirá Cuando llegue a la parte superior de la tabla no seguirá buscando. buscando.

– Abajo:Abajo: si se selecciona pasará lo mismo pero hacia el si se selecciona pasará lo mismo pero hacia el final de la tabla. final de la tabla.

– Todos:Todos: si se selecciona, el programa seguirá buscando si se selecciona, el programa seguirá buscando hasta que haya encontrado todos los registros que hasta que haya encontrado todos los registros que contengan ese dato independientemente de la zona de contengan ese dato independientemente de la zona de la tabla en la que estén. la tabla en la que estén.

• Coincidir:Coincidir: aquí se debe señalar si el texto que se aquí se debe señalar si el texto que se ha escrito en buscar debe coincidir con: ha escrito en buscar debe coincidir con:


Buscar datosBuscar datos– Hacer coincidir todo el campo:Hacer coincidir todo el campo: los datos deben ser los datos deben ser

exactamente esos en el registro completo. exactamente esos en el registro completo. – Cualquier parte del campo:Cualquier parte del campo: si sólo debe encontrarse ese si sólo debe encontrarse ese

texto en alguna parte del registro. texto en alguna parte del registro. – Comienzo del campo:Comienzo del campo: el dato debe empezar por ese el dato debe empezar por ese

texto. texto. – De esta forma se puede buscar un dato sin recordar la De esta forma se puede buscar un dato sin recordar la

palabra entera, por ejemplo el apellido de una persona palabra entera, por ejemplo el apellido de una persona si no se recuerda cómo se escribía:"Jiménez"; si no se recuerda cómo se escribía:"Jiménez"; "Giménez", se puede poner sólo la parte de la que uno "Giménez", se puede poner sólo la parte de la que uno esté seguro: "imenez". esté seguro: "imenez".

– O buscar todos los apellidos que terminen en "ez". O buscar todos los apellidos que terminen en "ez". – Todos los nombres que empiecen por:Todos los nombres que empiecen por:


Buscar datosBuscar datos– Mayúsculas y minúsculas:Mayúsculas y minúsculas: si en el campo si en el campo

Buscar se escribe alguna mayúscula y se Buscar se escribe alguna mayúscula y se selecciona Mayúsculas y minúsculas, el selecciona Mayúsculas y minúsculas, el registro que se busca deberá tener las mismas registro que se busca deberá tener las mismas mayúsculas y minúsculas, aunque el texto sea mayúsculas y minúsculas, aunque el texto sea el mismo. el mismo.

– Buscar los campos con formato:Buscar los campos con formato: buscará sólo buscará sólo aquellos campos que coincidan exactamente aquellos campos que coincidan exactamente con el formato utilizado en Buscar. con el formato utilizado en Buscar.

– Buscar sólo el campo activo:Buscar sólo el campo activo: buscará los datos buscará los datos sólo en la columna en la que estuviera el sólo en la columna en la que estuviera el cursor antes de seleccionar Buscar. cursor antes de seleccionar Buscar. •Si se deselecciona esta opción buscará en Si se deselecciona esta opción buscará en

todos los campos, pero dependiendo de la todos los campos, pero dependiendo de la extensión de la base de datos esto puede extensión de la base de datos esto puede resultar mucho más lento. resultar mucho más lento.


Buscar datosBuscar datos• Una vez especificadas las características de la Una vez especificadas las características de la

búsqueda se procede a realizarla pulsando: búsqueda se procede a realizarla pulsando:

• Este botón sólo buscará el primer Este botón sólo buscará el primer registro que cumpla las condiciones de búsqueda registro que cumpla las condiciones de búsqueda de forma que sólo se podrá utilizar una vez. de forma que sólo se podrá utilizar una vez.

• Busca de uno en uno todos los Busca de uno en uno todos los registros, se podrá pulsar hasta que no haya más registros, se podrá pulsar hasta que no haya más registros que coincidan con la petición de registros que coincidan con la petición de búsqueda. búsqueda.

• Cuando se de la búsqueda por Cuando se de la búsqueda por finalizada porque ya no haya más registros con finalizada porque ya no haya más registros con las condiciones, o simplemente se quiera finalizar las condiciones, o simplemente se quiera finalizar la búsqueda de forma voluntaria, se pulsa en este la búsqueda de forma voluntaria, se pulsa en este botón. botón.


Reemplazar datosReemplazar datos• Esta opción es muy similar, sólo que no sólo Esta opción es muy similar, sólo que no sólo

busca los datos de registro en registro sino que busca los datos de registro en registro sino que además los sustituye por otro dato, o el mismo además los sustituye por otro dato, o el mismo dato con modificaciones. dato con modificaciones.

• El funcionamiento de esta función es muy similar El funcionamiento de esta función es muy similar al de Buscar. al de Buscar.

• Para reemplazar es necesario tener la tabla Para reemplazar es necesario tener la tabla abierta y situarse sobre la columna donde se va a abierta y situarse sobre la columna donde se va a buscar el dato a sustituir. buscar el dato a sustituir.

• Se selecciona el menú Se selecciona el menú Edición/ReemplazarEdición/Reemplazar, a , a continuación se abrirá esta ventana: continuación se abrirá esta ventana:


Reemplazar datosReemplazar datos• En esta ventana primero se realiza la búsqueda y En esta ventana primero se realiza la búsqueda y

una vez encontrado el dato se sustituye. Casi una vez encontrado el dato se sustituye. Casi todas las funciones de la ventana son las mismas, todas las funciones de la ventana son las mismas, las únicas distintas son los botones de la derecha: las únicas distintas son los botones de la derecha:

• Reemplaza un registro encontrado Reemplaza un registro encontrado por lo que se haya indicado en Reemplazar por. por lo que se haya indicado en Reemplazar por. Reemplaza de uno en uno. Reemplaza de uno en uno.

• Reemplaza todos los registros que Reemplaza todos los registros que coincidan con las características de la búsqueda coincidan con las características de la búsqueda por lo indicado en Reemplazar por. por lo indicado en Reemplazar por.

• Cuando Access no encuentra más elementos que Cuando Access no encuentra más elementos que coincidan con el de búsqueda muestra un coincidan con el de búsqueda muestra un mensaje de aviso. Para terminar se mensaje de aviso. Para terminar se pulsa el botón pulsa el botón . .


FiltrosFiltros• Un filtro es un selección de algunos elementos de Un filtro es un selección de algunos elementos de

una tabla o de un formulario. una tabla o de un formulario. • Aplicando un filtro es posible ver dentro de una Aplicando un filtro es posible ver dentro de una

tabla sólo aquellos registros que cumplen unas tabla sólo aquellos registros que cumplen unas condiciones. condiciones.

• El resto de los registros no desaparecen, sólo El resto de los registros no desaparecen, sólo están ocultos. están ocultos.

• Access tiene tres tipos de filtros: Access tiene tres tipos de filtros: – Filtro por selección Filtro por selección – Filtro por formulario Filtro por formulario – Filtro u orden avanzado Filtro u orden avanzado


FiltrosFiltros• Para aplicar un filtro se selecciona el menú Para aplicar un filtro se selecciona el menú

Registros/FiltroRegistros/Filtro: :

• O bien se utilizan los botones de la barra de O bien se utilizan los botones de la barra de herramientas: herramientas:

• Para aplicar o desactivar un filtro se puede Para aplicar o desactivar un filtro se puede utilizar el botón . utilizar el botón .

• Aplicará el último filtro utilizado y desactivará el Aplicará el último filtro utilizado y desactivará el filtro que en ese momento esté activado. filtro que en ese momento esté activado.


Filtros: por selecciónFiltros: por selección• Este filtro se aplica seleccionando dentro de la tabla el elemento que Este filtro se aplica seleccionando dentro de la tabla el elemento que

va a ser la condición de filtrado. va a ser la condición de filtrado. • Cuando la tabla o el formulario no es muy grande es sencillo de Cuando la tabla o el formulario no es muy grande es sencillo de

utilizar. utilizar. • En el ejemplo de los pacientes si se quiere a aplicar un filtro para En el ejemplo de los pacientes si se quiere a aplicar un filtro para

mostrar sólo aquellos pacientes que se apelliden García, lo primero es mostrar sólo aquellos pacientes que se apelliden García, lo primero es situarse sobre cualquier registro que tenga el apellido García. situarse sobre cualquier registro que tenga el apellido García.

• Después se pulsa el botón de Filtro por selección . Después se pulsa el botón de Filtro por selección . • De la tabla aparecerán sólo aquellos registros en los cuales el campo De la tabla aparecerán sólo aquellos registros en los cuales el campo

apellidos sea García, el resto desaparecerán: apellidos sea García, el resto desaparecerán:

• Para volver a ver todos los registros de la tabla bastará con pulsar Para volver a ver todos los registros de la tabla bastará con pulsar sobre el botón de quitar filtro .sobre el botón de quitar filtro .


Filtros: por formularioFiltros: por formulario• Es un filtro de mucha utilidad para tablas grandes y con Es un filtro de mucha utilidad para tablas grandes y con

un gran número de registros. un gran número de registros. • Tras pulsar sobre el botón de filtro por formulario, el Tras pulsar sobre el botón de filtro por formulario, el

menú y la barra de herramientas variarán: menú y la barra de herramientas variarán:

• Pulsando en la primera fila de cada columna aparecerá Pulsando en la primera fila de cada columna aparecerá una flecha en la zona derecha de la celda. una flecha en la zona derecha de la celda.

• Pulsando sobre esta flecha se despliega la lista de todos Pulsando sobre esta flecha se despliega la lista de todos los valores archivados en ese campo. los valores archivados en ese campo.

• Si desea dejar en blanco esta casilla se pulsa el botón Si desea dejar en blanco esta casilla se pulsa el botón . .


Filtros: por formularioFiltros: por formulario• Si se prefiere se puede escribir directamente el Si se prefiere se puede escribir directamente el

valor exacto que se está buscando o la expresión valor exacto que se está buscando o la expresión cuyo resultado se desea utilizar como criterio.cuyo resultado se desea utilizar como criterio.

• Una vez establecidos los criterios en todos Una vez establecidos los criterios en todos los campos, este filtro se puede guardar, dentro los campos, este filtro se puede guardar, dentro de consultas. de consultas.

• Se pueden volver a aplicar filtros Se pueden volver a aplicar filtros almacenados en consultas. almacenados en consultas.

• Borra lo contenido en la cuadrícula del Borra lo contenido en la cuadrícula del campo, cuando no se quiera aplicar ninguna campo, cuando no se quiera aplicar ninguna criterio en ese campo. criterio en ese campo.

• Cierra esta ventana y vuelve a la tabla Cierra esta ventana y vuelve a la tabla normal. normal.


Filtros: Filtro u orden Filtros: Filtro u orden avanzadoavanzado

• Este filtro permite determinar con mayor minucia las Este filtro permite determinar con mayor minucia las características del filtro. características del filtro.

• Es muy similar a una consulta, y se almacena en Es muy similar a una consulta, y se almacena en ConsultasConsultas. . • Para aplicar este filtro es necesario seleccionar el menú Para aplicar este filtro es necesario seleccionar el menú

Registros/FiltroRegistros/Filtro u orden avanzado ya que no hay ningún u orden avanzado ya que no hay ningún botón en la barra de herramientas con esta función. botón en la barra de herramientas con esta función.

• Tras seleccionar este filtro se abrirá esta ventana: Tras seleccionar este filtro se abrirá esta ventana:



En la parte superior En la parte superior se encuentra la se encuentra la tabla sobre la que tabla sobre la que se está aplicando el se está aplicando el filtro, con la lista de filtro, con la lista de campos campos recuadrada. recuadrada.

En la parte inferior En la parte inferior es donde se es donde se concretan las concretan las características del características del filtro. filtro.


Filtros: Filtro u orden Filtros: Filtro u orden avanzadoavanzado• Para crear el filtro hay que detallar el campo, el orden a seguir y los Para crear el filtro hay que detallar el campo, el orden a seguir y los

criterios: criterios: 1.1. Campo:Campo: para incluir el campo o los campos con los que se va a crear para incluir el campo o los campos con los que se va a crear

el filtro, se pueden emplear tres procedimientos distintos: el filtro, se pueden emplear tres procedimientos distintos: 1.1. Al hacer clic sobre la casilla campo aparece una flechita dentro, Al hacer clic sobre la casilla campo aparece una flechita dentro,

que despliega la lista de todos los campos de la tabla. que despliega la lista de todos los campos de la tabla. 2.2. Seleccionando la tabla en la zona superior y haciendo doble clic Seleccionando la tabla en la zona superior y haciendo doble clic

sobre el campo. sobre el campo. 3.3. Seleccionando la tabla en la zona superior y arrastrando el Seleccionando la tabla en la zona superior y arrastrando el

campo hacia la zona inferior. campo hacia la zona inferior. • Se pueden utilizar tantos campos como se consideren necesario Se pueden utilizar tantos campos como se consideren necesario

para crear el filtro. para crear el filtro. • Para seleccionar todos los campos en una celda se selecciona el *, Para seleccionar todos los campos en una celda se selecciona el *,

el filtrado se realizará en todos los campos de la tabla.el filtrado se realizará en todos los campos de la tabla. 2.2. Orden: Orden: establece el orden que se seguirá cuando se encuentre más establece el orden que se seguirá cuando se encuentre más

de un registro que cumpla las condiciones del filtro. El orden puede de un registro que cumpla las condiciones del filtro. El orden puede ser ascendente, descendente o simplemente no seguir un orden. ser ascendente, descendente o simplemente no seguir un orden.

3.3. Criterios:Criterios: en esta casilla se escribe el criterio que debe seguir el en esta casilla se escribe el criterio que debe seguir el filtro. Se puede escribir: filtro. Se puede escribir: • Un texto:Un texto: se teclea y el programa lo pondrá automáticamente se teclea y el programa lo pondrá automáticamente

entre comillas.entre comillas.• Una expresión:Una expresión: utilizando los operadores "Entre...Y" o los utilizando los operadores "Entre...Y" o los

operadores de comparación (<, >,<>, <=,>=)operadores de comparación (<, >,<>, <=,>=)



• Siguiendo con la tabla Pacientes, se va a aplicar un filtro Siguiendo con la tabla Pacientes, se va a aplicar un filtro para ver únicamente los nombres de aquellos pacientes para ver únicamente los nombres de aquellos pacientes procedentes de Madrid y con menos de 18 años. procedentes de Madrid y con menos de 18 años.

• Lo primero que se debe hacer es seleccionar el menú Lo primero que se debe hacer es seleccionar el menú Registros/FiltroRegistros/Filtro u orden avanzado. u orden avanzado.

• En esta ventana se determinarán las condiciones del filtro En esta ventana se determinarán las condiciones del filtro tal y como aparecen en esta imagen: tal y como aparecen en esta imagen:



• Al escribir >18, el número 18 se ha escrito sin Al escribir >18, el número 18 se ha escrito sin comillas y el programa las añadido comillas y el programa las añadido automáticamente. automáticamente.

• Lo mismo sucede con el criterio de provincia, se Lo mismo sucede con el criterio de provincia, se escribe sin las comillas, y el programa las añade escribe sin las comillas, y el programa las añade de forma automática. de forma automática.

• Una vez se han establecido todos los criterios de Una vez se han establecido todos los criterios de filtrado se pulsa la tecla para aplicar el filtro. filtrado se pulsa la tecla para aplicar el filtro.

• Automáticamente se abrirá la tabla de Pacientes, Automáticamente se abrirá la tabla de Pacientes, pero sólo con los registros que cumplan las pero sólo con los registros que cumplan las condiciones de filtrado. condiciones de filtrado.


ConsultasConsultas• La consulta es una solicitud de información a la base de La consulta es una solicitud de información a la base de

datos. datos. • Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o

de un conjunto de tablas. de un conjunto de tablas. • El resultado de la consulta es la El resultado de la consulta es la "Hoja de respuestas "Hoja de respuestas

dinámica"dinámica"; en esta hoja se encuentra la información ; en esta hoja se encuentra la información extraída de las tablas. extraída de las tablas.

• Pero la información no se guarda en la hoja de respuestas, Pero la información no se guarda en la hoja de respuestas, sino que sigue estando almacenada en las tablas. sino que sigue estando almacenada en las tablas.

• En determinados tipos de consulta se puede modificar la En determinados tipos de consulta se puede modificar la información de las tablas, pero la consulta sigue siendo una información de las tablas, pero la consulta sigue siendo una forma de acceder a la tabla, no un objeto que almacene forma de acceder a la tabla, no un objeto que almacene información. información.

• La consulta muestra lo que la tabla almacena según los La consulta muestra lo que la tabla almacena según los criterios solicitados. criterios solicitados.

• La consulta es un filtro avanzado, y funciona prácticamente La consulta es un filtro avanzado, y funciona prácticamente de la misma forma. de la misma forma.

• Lo único que los diferencia es que los filtros sólo se pueden Lo único que los diferencia es que los filtros sólo se pueden activar desde una tabla o desde un formulario.activar desde una tabla o desde un formulario.


Consultas: UsosConsultas: Usos• Elegir tablas:Elegir tablas:

– Las consultas se pueden realizar sobre una sola tabla o sobre todas las Las consultas se pueden realizar sobre una sola tabla o sobre todas las tablas creadas en esa base de datos. tablas creadas en esa base de datos.

– De esta forma las combinaciones posibles para obtener información De esta forma las combinaciones posibles para obtener información son muchas. son muchas.

• Modificar los datos de las tablas:Modificar los datos de las tablas: – Aunque las consultas no son tablas, dan acceso a ellas, y permite Aunque las consultas no son tablas, dan acceso a ellas, y permite

modificar, eliminar o añadir registros nuevos. modificar, eliminar o añadir registros nuevos. – También se puede utilizar una consulta para crear una nueva tabla que También se puede utilizar una consulta para crear una nueva tabla que

contenga registros de otra tabla o de varias tablas. contenga registros de otra tabla o de varias tablas. • Elegir uno o varios campos:Elegir uno o varios campos:

– Al crear una consulta es posible especificar qué campo se desea ver. Al crear una consulta es posible especificar qué campo se desea ver. • Seleccionar registros:Seleccionar registros:

– Una consulta se puede concretar hasta el punto de ver sólo un registro. Una consulta se puede concretar hasta el punto de ver sólo un registro. • Realizar cálculos:Realizar cálculos:

– Se pueden realizar cálculos con los campos mostrados en la consulta. Se pueden realizar cálculos con los campos mostrados en la consulta. – Por ejemplo contar el número de registros seleccionados o acumular Por ejemplo contar el número de registros seleccionados o acumular

totales. totales. – Se crearán campos nuevos: campos calculados que contendrán el Se crearán campos nuevos: campos calculados que contendrán el

resultado del cálculo. resultado del cálculo. • Para crear nuevos formularios, informes o consultas:Para crear nuevos formularios, informes o consultas:

– Partiendo de los datos obtenidos en una consulta se pueden crear Partiendo de los datos obtenidos en una consulta se pueden crear nuevos elementos. nuevos elementos.


Consultas: TiposConsultas: Tipos

• Consulta de selección: Consulta de selección: – Es la más sencilla, se indican unos criterios para ver sólo lo Es la más sencilla, se indican unos criterios para ver sólo lo

que interesa de una tabla. que interesa de una tabla. – Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinámicas, esta Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinámicas, esta

parece una tabla pero no lo es, sólo muestra los datos de una parece una tabla pero no lo es, sólo muestra los datos de una tabla o de varias tablas según los criterios de la consulta. tabla o de varias tablas según los criterios de la consulta.

– Aunque la hoja de respuestas dinámica no es una tabla se Aunque la hoja de respuestas dinámica no es una tabla se pueden introducir datos en las tablas a través de ella.pueden introducir datos en las tablas a través de ella.

• Consulta de tablas de referencias cruzadas:Consulta de tablas de referencias cruzadas: – Presenta los datos con títulos en las filas y en las columnas; la Presenta los datos con títulos en las filas y en las columnas; la

apariencia es la de una hoja de cálculo. apariencia es la de una hoja de cálculo. – De esta forma se resume en muy poco espacio mucha De esta forma se resume en muy poco espacio mucha

información de una forma muy clara.información de una forma muy clara.


Consultas: TiposConsultas: Tipos

• Consulta de acciones Consulta de acciones – Es una forma de modificar registros de una o varias tablas a Es una forma de modificar registros de una o varias tablas a

través de una sola operación. través de una sola operación. – A través de este tipo de consulta también se puede crear una A través de este tipo de consulta también se puede crear una

nueva tabla, eliminar o añadir registros, modificarlos, etc. nueva tabla, eliminar o añadir registros, modificarlos, etc.

• Consulta de unión: Consulta de unión: – Combina campos que coinciden en más de una tabla. Combina campos que coinciden en más de una tabla.

• Consulta de paso a través: Consulta de paso a través: – Envía instrucciones a una base de datos SQL. Envía instrucciones a una base de datos SQL.

• Consulta de definición de datos:Consulta de definición de datos: – Se puede modificar una base de datos de Access utilizando Se puede modificar una base de datos de Access utilizando

instrucciones de SQL. instrucciones de SQL.


Consultas: Crear una Consultas: Crear una consultaconsulta

• Para crear una consulta hay que seleccionar la Para crear una consulta hay que seleccionar la pestañapestaña de la ventana de la base de datos. de la ventana de la base de datos.

• Si no se está en la ventana Base de datos, para volver a Si no se está en la ventana Base de datos, para volver a ella se pulsa el ella se pulsa el botón base de datos botón base de datos . .

• En la ventana En la ventana ConsultasConsultas puede aparecer algún elemento puede aparecer algún elemento creado si se ha guardado algún filtro:creado si se ha guardado algún filtro:



• Para crear una consulta nueva se pulsa el botón Para crear una consulta nueva se pulsa el botón NuevoNuevo..

• Aparecerá esta ventana: Aparecerá esta ventana:



• Estas son las opciones que ofrece Access para crear Estas son las opciones que ofrece Access para crear una consulta: una consulta:

• Vista diseño:Vista diseño: permite realizar una consulta sin la permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente. ayuda del asistente.

• Asistente para consultas sencillas:Asistente para consultas sencillas: crea una consulta crea una consulta automáticamente, según los campos seleccionados. automáticamente, según los campos seleccionados.

• Asistente para consultas de referencias cruzadas:Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea crea una consulta que muestra los datos con un formato una consulta que muestra los datos con un formato compacto, parecido al de una hoja de cálculo. compacto, parecido al de una hoja de cálculo.

• Asistente para consultas destinados a buscar Asistente para consultas destinados a buscar duplicados:duplicados: crea una consulta en la que se buscan crea una consulta en la que se buscan registros con valores duplicados en un campo. registros con valores duplicados en un campo.

• Asistentes para consultas destinados a buscar no Asistentes para consultas destinados a buscar no coincidentes:coincidentes: crea una consulta que busca registros crea una consulta que busca registros que no tienen registros relacionados en otra tabla.que no tienen registros relacionados en otra tabla.


Consultas: Consultas: Crear una consulta sin Crear una consulta sin asistentesasistentes

• Dentro de la ventana de Dentro de la ventana de Nueva ConsultaNueva Consulta se se selecciona la opción selecciona la opción Vista DiseñoVista Diseño y se y se pulsa pulsa AceptarAceptar..

• Automáticamente se abrirá la ventana de la Automáticamente se abrirá la ventana de la consulta e inmediatamente otra ventana donde consulta e inmediatamente otra ventana donde se debe elegir en que tabla/s se va a realizar la se debe elegir en que tabla/s se va a realizar la consulta. consulta.



• En este ejemplo se va a elegir la tabla Pacientes. En este ejemplo se va a elegir la tabla Pacientes. • Tras seleccionar la tabla se pulsa Tras seleccionar la tabla se pulsa AgregarAgregar. . • Se pueden seleccionar más tablas, e incluso consultas.Se pueden seleccionar más tablas, e incluso consultas.• Una vez se hayan elegido los elementos sobre los que se Una vez se hayan elegido los elementos sobre los que se

quiera realizar la consulta se quiera realizar la consulta se pulsa Cerrarpulsa Cerrar. . • Si tras cerrar se quiere volver a abrir la ventana de agregar Si tras cerrar se quiere volver a abrir la ventana de agregar

Tablas se pulsa el Tablas se pulsa el botónbotón o se selecciona el menú o se selecciona el menú Consulta/Mostrar TablaConsulta/Mostrar Tabla. .

• El aspecto de la ventana de una consulta es este:El aspecto de la ventana de una consulta es este:



• Al igual que en los filtros, la ventana se divide en Al igual que en los filtros, la ventana se divide en dos secciones: dos secciones:

• La superior:La superior: muestra los elementos sobre los que muestra los elementos sobre los que se va a realizar la consulta. se va a realizar la consulta.

• La inferior:La inferior: muestra los criterios que se van a muestra los criterios que se van a aplicar en la consulta a la tabla o consulta aplicar en la consulta a la tabla o consulta seleccionada. seleccionada.

• El proceso de creación de los criterios es muy El proceso de creación de los criterios es muy similar al de los filtros. similar al de los filtros.

• En las consultas hay un elemento más, que da la En las consultas hay un elemento más, que da la opción de que un criterio de selección se vea o opción de que un criterio de selección se vea o no. Esta opción es no. Esta opción es MostrarMostrar..



• Campo:Campo:• En esta casilla se pueden seleccionar todos los En esta casilla se pueden seleccionar todos los

campos de la tabla ( con el *) o de uno en uno, campos de la tabla ( con el *) o de uno en uno, seleccionando cada uno en una columna. seleccionando cada uno en una columna.

• La forma de incluir el nombre de un campo en esta La forma de incluir el nombre de un campo en esta casilla es:casilla es: 1.1. Arrastrando el nombre del campo desde la sección Arrastrando el nombre del campo desde la sección

superior. superior. 2.2. Haciendo doble clic en la tabla de la sección superior. Haciendo doble clic en la tabla de la sección superior. 3.3. Haciendo clic sobre la casilla campo y pulsando sobre la Haciendo clic sobre la casilla campo y pulsando sobre la

flecha que aparece. Se desplegará una lista de los flecha que aparece. Se desplegará una lista de los campos para seleccionar. campos para seleccionar.

• Tabla:Tabla:• En esta casilla figura la tabla de la que procede el En esta casilla figura la tabla de la que procede el

campo seleccionado en esa columna. campo seleccionado en esa columna. • Esta opción es muy importante cuando se trabaja con Esta opción es muy importante cuando se trabaja con

campos de varias tablas. campos de varias tablas.



• Orden:Orden: • Ascendente, descendente o sin orden. Ascendente, descendente o sin orden. • Este orden se aplicará a los registros que se obtengan en la Este orden se aplicará a los registros que se obtengan en la

consulta según la columna en la que se esté indicando el orden. consulta según la columna en la que se esté indicando el orden. • El criterio se establece en un campo y se ordenan los resultados El criterio se establece en un campo y se ordenan los resultados

en función del campo que se quiera. en función del campo que se quiera. • Para seleccionar el tipo de orden que se quiere se hace clic sobre Para seleccionar el tipo de orden que se quiere se hace clic sobre

la casilla Orden, aparecerá una flecha en la zona derecha de la la casilla Orden, aparecerá una flecha en la zona derecha de la casilla. casilla.

• Al pinchar sobre la flecha aparece un menú con los tipos de Al pinchar sobre la flecha aparece un menú con los tipos de orden aplicables a la consulta. orden aplicables a la consulta.

• Mostrar:Mostrar: • Esta casilla tiene un pequeño cuadrado, al hacer clic dentro de Esta casilla tiene un pequeño cuadrado, al hacer clic dentro de

este cuadrado se está indicando al programa que se muestre ese este cuadrado se está indicando al programa que se muestre ese campo. campo.

• Esto tiene sentido cuando se quiere indicar un criterio más para Esto tiene sentido cuando se quiere indicar un criterio más para restringir la búsqueda, pero no se quiere mostrar en el resultado restringir la búsqueda, pero no se quiere mostrar en el resultado de la búsqueda. de la búsqueda.

• Si la casilla esta activada este criterio aparecerá. Si la casilla esta activada este criterio aparecerá. • Si no está activada . Si no está activada .



• CriteriosCriterios::En esta casilla se introduce la condición/es que En esta casilla se introduce la condición/es que debe cumplir un campo para que el registro debe cumplir un campo para que el registro aparezca en la respuesta a la consulta. aparezca en la respuesta a la consulta.

• Cuando se ejecuta la consulta, el programa analiza Cuando se ejecuta la consulta, el programa analiza la expresión de la casilla criterios. la expresión de la casilla criterios.

• Dentro del campo se buscan todos los valores que Dentro del campo se buscan todos los valores que coincidan con el criterio. coincidan con el criterio.

• Los criterios pueden introducirse en uno o más Los criterios pueden introducirse en uno o más campos de una consulta. campos de una consulta.

• O incluso introducir varios criterios en un mismo O incluso introducir varios criterios en un mismo campo. campo.

• No es necesario rellenar todas las casillas en cada No es necesario rellenar todas las casillas en cada columna. columna.

• Todo depende de lo que se quiera pedir al Todo depende de lo que se quiera pedir al programa. programa.



• Ejercicio:Ejercicio:• Una forma más sencilla de ver una búsqueda es un ejemplo. Una forma más sencilla de ver una búsqueda es un ejemplo. • Con la tabla de Con la tabla de PacientesPacientes se va a realizar el siguiente ejemplo: se va a realizar el siguiente ejemplo:

Buscar los pacientes que vivan en MadridBuscar los pacientes que vivan en Madrid. . • En este ejemplo sólo se establece un criterio en un campo: En este ejemplo sólo se establece un criterio en un campo:

"Provincia""Provincia", y el criterio , y el criterio "Madrid""Madrid". . • De todos aquellos registros en los cuales el campo De todos aquellos registros en los cuales el campo ProvinciaProvincia sea sea

MadridMadrid se le pide que muestre: el nombre y el apellido de los se le pide que muestre: el nombre y el apellido de los pacientes, además del criterio, que no está oculto. pacientes, además del criterio, que no está oculto.

• Si no se le añaden más campos no mostrará más datos del Si no se le añaden más campos no mostrará más datos del registro que cumple el criterio.registro que cumple el criterio.



• Para ejecutar la consulta se Para ejecutar la consulta se pulsa el botón pulsa el botón o se o se selecciona el menú selecciona el menú Consulta/EjecutarConsulta/Ejecutar. .

• El programa devolverá el o los registros que cumplan El programa devolverá el o los registros que cumplan con ese criterio, si es que los hay. con ese criterio, si es que los hay.

• Para mostrar los resultados se abrirá la Hoja de Para mostrar los resultados se abrirá la Hoja de respuesta dinámica en la Vista Diseño. respuesta dinámica en la Vista Diseño.

• En esta hoja aparecerán únicamente los datos En esta hoja aparecerán únicamente los datos solicitados en la Consulta. solicitados en la Consulta.



• Para modificar los criterios de una consulta se cambia a la Para modificar los criterios de una consulta se cambia a la Vista DiseñoVista Diseño. .

• Si se quiere que se muestren todos los datos de los Si se quiere que se muestren todos los datos de los pacientes procedentes de Madrid habrá que hacerlo de la pacientes procedentes de Madrid habrá que hacerlo de la siguiente forma. siguiente forma.

• Se ha establecido el Se ha establecido el criterio Madridcriterio Madrid en el en el campo Provinciacampo Provincia. . • A continuación en lugar de detallar cada campo en una A continuación en lugar de detallar cada campo en una

columna se han seleccionado todos los campos en una sola columna se han seleccionado todos los campos en una sola celda con el asterisco. celda con el asterisco.

• Se ha ocultado el criterio, pero se muestran todos los Se ha ocultado el criterio, pero se muestran todos los campos de la campos de la Tabla PacientesTabla Pacientes. .



• Se ejecuta la consulta Se ejecuta la consulta pulsandopulsando es resultado es resultado será este: será este:


Consultas: Consultas: Establecer criteriosEstablecer criterios

• Dentro de la casilla criterio se escribe una expresión, Dentro de la casilla criterio se escribe una expresión, bien de texto, numérica o numérica con operadores. bien de texto, numérica o numérica con operadores.

• Gracias a los operadores, además de palabras, se Gracias a los operadores, además de palabras, se pueden imponer otro tipo de condiciones a las pueden imponer otro tipo de condiciones a las búsquedas dentro de los registros. búsquedas dentro de los registros.

• Rangos de valores: Rangos de valores: – Para buscar un rango de valores dentro de un Para buscar un rango de valores dentro de un

campo se utilizan estos operadores: campo se utilizan estos operadores: – Entre...Y:Entre...Y: por ejemplo para seleccionar los por ejemplo para seleccionar los

pacientes mayores de 18 años pero menores de pacientes mayores de 18 años pero menores de 50. En la casilla Criterios se escribirá: Entre 18 Y 50. En la casilla Criterios se escribirá: Entre 18 Y 50. 50.

– <,>,>=,<=,<>: operadores de comparación.<,>,>=,<=,<>: operadores de comparación.


Consultas: Consultas: Establecer Establecer criterioscriterios

• Varios criteriosVarios criterios – En diferentes campos: criterio Y:En diferentes campos: criterio Y: cuando se escriben cuando se escriben

varios criterios en el mismo renglón el programa varios criterios en el mismo renglón el programa buscará un registro que cumpla todos los criterios. buscará un registro que cumpla todos los criterios.

– El criterio Y se puede utilizar en un mismo campo: >80 El criterio Y se puede utilizar en un mismo campo: >80 Y <100 Y <100

– En un mismo campo: criterio O:En un mismo campo: criterio O: cuando se pone un cuando se pone un criterio en la casilla criterio en la casilla "Criterio""Criterio", otro en la casilla o, y si se , otro en la casilla o, y si se quiere más criterios en las filas de debajo. quiere más criterios en las filas de debajo.

– El programa buscará un registro que cumpla al menos El programa buscará un registro que cumpla al menos uno de los criterios. uno de los criterios.


Consultas: Consultas: Establecer Establecer criterioscriterios

• Este criterio también se puede utilizar en distintos campos: Este criterio también se puede utilizar en distintos campos:

• Seleccionará los registros que o el campo provincia sea Seleccionará los registros que o el campo provincia sea Madrid, o bien el campo edad sea mayor de 18. Madrid, o bien el campo edad sea mayor de 18.


Consultas: Consultas: Los comodinesLos comodines • Se utilizan para buscar datos genéricos, que empiezan por Se utilizan para buscar datos genéricos, que empiezan por

una letra, que terminan por otra, etc.una letra, que terminan por otra, etc.• ** Representa cualquier número de caracteres, por ejemplo: Representa cualquier número de caracteres, por ejemplo:

todos los nombres que terminen por todos los nombres que terminen por "ez”"ez”: : *ez*ez. . • Otro ejemplo: buscar las personas que tienen un nombre Otro ejemplo: buscar las personas que tienen un nombre

compuesto y uno de los dos nombres es compuesto y uno de los dos nombres es "Luis""Luis". . • Se debe escribir el siguiente criterio: Se debe escribir el siguiente criterio: Como *Luis*Como *Luis* o o Como Como

* + Luis +* + Luis + **. . • Access agregará las comillas. Access agregará las comillas. • ## se utiliza para consultas sobre fechas. se utiliza para consultas sobre fechas. • Si queremos que nos muestre los registros de una fecha en Si queremos que nos muestre los registros de una fecha en

particular debemos escribirla del siguiente modo: particular debemos escribirla del siguiente modo: #15/02/2007##15/02/2007#..

• Al introducir una expresión con uno de estos operadores, Al introducir una expresión con uno de estos operadores, Access añadirá automáticamente el operador Access añadirá automáticamente el operador "Como""Como"..


Consultas: Consultas: Selección de registros con datos o Selección de registros con datos o

sin datossin datos • Se puede seleccionar un registro por el criterio Se puede seleccionar un registro por el criterio

de si en el campo hay un dato, o si está vacío. de si en el campo hay un dato, o si está vacío. • Pacientes que tienen teléfono: Pacientes que tienen teléfono: Es Negado NuloEs Negado Nulo

• Pacientes que no tienen teléfono: Pacientes que no tienen teléfono: Nulo o es NuloNulo o es Nulo


Consultas:Consultas: • Fecha actual:Fecha actual:• Se pueden seleccionar los registros que tengan Se pueden seleccionar los registros que tengan

la fecha actual. la fecha actual. • Por ejemplo en una empresa para seleccionar los Por ejemplo en una empresa para seleccionar los

pedidos que haya que entregar ese día. pedidos que haya que entregar ese día. • En criterios se escribe En criterios se escribe Fecha(). Fecha(). • Condición variable:Condición variable: • Para hacer una condición variable; que realice Para hacer una condición variable; que realice

una pregunta cada vez que se abra o ejecute la una pregunta cada vez que se abra o ejecute la consulta, se coloca la pregunta consulta, se coloca la pregunta entre corchetes entre corchetes [ ][ ] debajo del campo que se desea variar debajo del campo que se desea variar (consultas con parámetros). (consultas con parámetros).


Consultas:Consultas: • Criterios con cálculo:Criterios con cálculo:• Dentro de un criterio se puede realizar un cálculo Dentro de un criterio se puede realizar un cálculo

haciendo referencia a otro campo. haciendo referencia a otro campo. • Por ejemplo en la base de datos de una empresa de Por ejemplo en la base de datos de una empresa de

venta de material de construcción se va a consultar:venta de material de construcción se va a consultar:

• Se pide que liste a aquellos clientes cuyo Importe sea Se pide que liste a aquellos clientes cuyo Importe sea

mayor a la cantidad por 10. mayor a la cantidad por 10. • Se ha creado el campo importe que no existía, que es Se ha creado el campo importe que no existía, que es

un campo calculado. un campo calculado. • Los campos van siempre entre corchetes. Los campos van siempre entre corchetes.


Consultas:Consultas: • Dentro del criterio se ha realizado una operación Dentro del criterio se ha realizado una operación

y en función del resultado se han seleccionado o y en función del resultado se han seleccionado o no los registros. no los registros.


Consultas:Consultas: Guardar las Guardar las consultasconsultas

• Siempre es recomendable que se prueben varias Siempre es recomendable que se prueben varias veces las consultas para asegurarse que el veces las consultas para asegurarse que el resultado es el esperado. resultado es el esperado.

• Una vez se comprueba que el resultado es el que Una vez se comprueba que el resultado es el que se esperaba, hay que pensar en guardar o no la se esperaba, hay que pensar en guardar o no la consulta. consulta.

• Todo depende de la frecuencia con la que se vaya Todo depende de la frecuencia con la que se vaya a usar esa consulta. a usar esa consulta.

• Si se va a usar más veces es conveniente Si se va a usar más veces es conveniente guardarla para no tener que rediseñarla la próxima guardarla para no tener que rediseñarla la próxima vez. vez.

• La consulta se puede guardar desde la La consulta se puede guardar desde la Vista DiseñoVista Diseño o la o la Vista Hoja de datosVista Hoja de datos. .

• Se selecciona el Se selecciona el botón guardar botón guardar o el menú o el menú Archivo/GuardarArchivo/Guardar. .


Consultas:Consultas: Campos Campos calculadoscalculados

• Se puede crear un campo que realice una operación con Se puede crear un campo que realice una operación con varios campos de una misma tabla. varios campos de una misma tabla.

• En nuestro ejemplo del hospital se ha creado el campo En nuestro ejemplo del hospital se ha creado el campo calculado calculado "Importe""Importe". .

• Pasos para crear un campo calculado: Pasos para crear un campo calculado: 1.1. Se selecciona una columna en blanco, se escribe el nombre Se selecciona una columna en blanco, se escribe el nombre

del nuevo campo seguido de dos puntos. del nuevo campo seguido de dos puntos. "Importe:""Importe:" 2.2. Se escribe la operación, cuando se hace referencia a un Se escribe la operación, cuando se hace referencia a un

campo este debe ir campo este debe ir entre corchetes [ ].entre corchetes [ ].

• "Importe: [Cantidad] *[Precio Unidad]"Importe: [Cantidad] *[Precio Unidad] • Si sólo se va a operar con un campo, se puede seleccionar Si sólo se va a operar con un campo, se puede seleccionar

el campo de la lista de campos y al añadir un símbolo de el campo de la lista de campos y al añadir un símbolo de operación: operación: /*-+/*-+ el programa añadirá el corchete al campo el programa añadirá el corchete al campo y pondrá un nombre al nuevo campo. y pondrá un nombre al nuevo campo.

• El nombre será El nombre será Expr, Expr1, etcExpr, Expr1, etc..


Consultas:Consultas: Consultas con Consultas con asistentesasistentes

• Asistente para consultas sencillas:Asistente para consultas sencillas: – El Asistente para consultas sencillas crea El Asistente para consultas sencillas crea

consultas que recuperan datos de los campos consultas que recuperan datos de los campos especificados en una tabla o consulta, o en especificados en una tabla o consulta, o en varias tablas o consultas. varias tablas o consultas.

• Asistente para consultas de referencias cruzadas:Asistente para consultas de referencias cruzadas: – Una consulta de tabla de referencias cruzadas Una consulta de tabla de referencias cruzadas

calcula totales resumidos basándose en los calcula totales resumidos basándose en los valores de cada fila y columna. valores de cada fila y columna.

– Calcula una suma, una media, un recuento u Calcula una suma, una media, un recuento u otros tipos de totales de los registros y luego otros tipos de totales de los registros y luego agrupa el resultado en dos tipos de agrupa el resultado en dos tipos de información: uno hacia abajo, en el lado información: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro a lo largo izquierdo de la hoja de datos y otro a lo largo de la parte superior.de la parte superior.


Consultas:Consultas: Consultas con Consultas con asistentesasistentes

• Asistente para consultas de buscar duplicados:Asistente para consultas de buscar duplicados: – Con este asistente se puede determinar si existen registros Con este asistente se puede determinar si existen registros

duplicados en una tabla o determinar qué registros de una duplicados en una tabla o determinar qué registros de una tabla comparten el mismo valor. tabla comparten el mismo valor.

– Por ejemplo, se pueden buscar valores duplicados en un Por ejemplo, se pueden buscar valores duplicados en un campo de dirección para determinar si existen registros campo de dirección para determinar si existen registros duplicados para el mismo paciente. duplicados para el mismo paciente.

– También se pueden buscar valores duplicados en un campo También se pueden buscar valores duplicados en un campo de población para todos los pacientes de una misma ciudad. de población para todos los pacientes de una misma ciudad.

– Puede ser una herramienta útil si se han importado datos Puede ser una herramienta útil si se han importado datos desde otra base de datos, ya que permite depurarlos. desde otra base de datos, ya que permite depurarlos.

• Asistente para buscar registros no coincidentes:Asistente para buscar registros no coincidentes: – Mediante este Asistente se pueden buscar registros en una Mediante este Asistente se pueden buscar registros en una

tabla que no tenga registros relacionados en otra tabla. tabla que no tenga registros relacionados en otra tabla. – Por ejemplo, puede buscar pacientes que no hayan realizado Por ejemplo, puede buscar pacientes que no hayan realizado

ninguna visita. ninguna visita. – También es útil si se han importado datos desde otra base de También es útil si se han importado datos desde otra base de

datos, ya que permite depurarlos. datos, ya que permite depurarlos.


Consultas:Consultas: Consultas con Consultas con parámetrosparámetros

• Se recurre a ellas cuando se quiere hacer una consulta que Se recurre a ellas cuando se quiere hacer una consulta que permita pedir un dato antes de ejecutarla y buscar según permita pedir un dato antes de ejecutarla y buscar según ese dato. ese dato.

• Una consulta que tiene uno o varios parámetros necesitará Una consulta que tiene uno o varios parámetros necesitará que éstos se indiquen para buscar datos en la tabla. que éstos se indiquen para buscar datos en la tabla.

• Por ejemploPor ejemplo, para realizar una consulta sobre los nombres , para realizar una consulta sobre los nombres de los médicos que trabajan en un determinado de los médicos que trabajan en un determinado departamento de un hospital, se tendrá que hacer una departamento de un hospital, se tendrá que hacer una consulta por especialidad utilizando el procedimiento consulta por especialidad utilizando el procedimiento habitual. habitual.

• Si se utiliza una consulta diseñada con parámetros se Si se utiliza una consulta diseñada con parámetros se podrá decir qué especialidad se busca cada vez que se podrá decir qué especialidad se busca cada vez que se ejecute una nueva consulta. ejecute una nueva consulta.

• El proceso es muy parecido al de una consulta normal. El proceso es muy parecido al de una consulta normal. • Se selecciona la tabla, se seleccionan los campos y los Se selecciona la tabla, se seleccionan los campos y los

criterios. criterios. • En este caso se va a utilizar la tabla de médicos. En este caso se va a utilizar la tabla de médicos.



• Después de crear una consulta normal se selecciona Después de crear una consulta normal se selecciona el menú el menú Consulta/ParámetrosConsulta/Parámetros. .

• Se abrirá esta ventana:Se abrirá esta ventana:

• Parámetro:Parámetro: no debe tener el mismo nombre que el no debe tener el mismo nombre que el campo. campo.

• Tipo de campo:Tipo de campo: debe corresponder con el del campo. debe corresponder con el del campo.



• Se crean los parámetros deseados, cada Se crean los parámetros deseados, cada parámetro tiene un nombre y un tipo de datos. parámetro tiene un nombre y un tipo de datos.

• El nombre no puede ser igual al nombre de un El nombre no puede ser igual al nombre de un campo de la tabla y el tipo de datos debe campo de la tabla y el tipo de datos debe corresponder con el tipo de datos del campo por corresponder con el tipo de datos del campo por el que se va a buscar. el que se va a buscar.

• En el campo por el que se va a buscar hay que En el campo por el que se va a buscar hay que añadir el criterio. añadir el criterio.

• En este caso el criterio es el nombre del En este caso el criterio es el nombre del parámetro entre corchetes: parámetro entre corchetes:



• Cuando se ejecute la consulta aparecerá una Cuando se ejecute la consulta aparecerá una ventana que ventana que pide el valor del parámetropide el valor del parámetro. .

• Dentro del recuadro en blanco se escribe la Dentro del recuadro en blanco se escribe la especialidad sobre la que se desea obtener la especialidad sobre la que se desea obtener la lista de médicos que trabajan allí. lista de médicos que trabajan allí.

• Después se Después se pulsa Aceptarpulsa Aceptar. .



• Esta será la hoja de respuestas dinámica: Esta será la hoja de respuestas dinámica:


Consultas:Consultas: Consultas basadas Consultas basadas en más de una tablaen más de una tabla

• Se crean de la misma forma que las anteriores, Se crean de la misma forma que las anteriores, sólo que a la hora de agregar tablas se puede sólo que a la hora de agregar tablas se puede agregar más de una. agregar más de una.

• De esta manera es posible reflejar las relaciones De esta manera es posible reflejar las relaciones entre las tablas, y recuperar los registros entre las tablas, y recuperar los registros relacionados de las dos tablas. relacionados de las dos tablas.

• De cada tabla se seleccionan los campos que se De cada tabla se seleccionan los campos que se necesitan, arrastrándolos y pegándolos en las necesitan, arrastrándolos y pegándolos en las celdas de la consulta. celdas de la consulta.

• Se agregan los criterios que se crean Se agregan los criterios que se crean convenientes, de la misma manera que en las convenientes, de la misma manera que en las consultas basadas en una sola tabla. consultas basadas en una sola tabla.


Consultas:Consultas: Consultas Consultas avanzadasavanzadas

• Hasta ahora hemos visto consultas de selección, consultas Hasta ahora hemos visto consultas de selección, consultas con parámetros y consultas con campos calculados. con parámetros y consultas con campos calculados.

• Para seleccionar otro tipo de consulta más compleja se Para seleccionar otro tipo de consulta más compleja se debe crear una consulta de selección, y después ir al menú debe crear una consulta de selección, y después ir al menú consulta/…consulta/…: :



• Consulta de creación de tabla:Consulta de creación de tabla: – Este tipo de consulta puede ser usada cuando se quiera Este tipo de consulta puede ser usada cuando se quiera

crear una tabla nueva a partir de registros provenientes crear una tabla nueva a partir de registros provenientes de ejecutar una consulta. de ejecutar una consulta.

– La nueva tabla no heredará las propiedades de los La nueva tabla no heredará las propiedades de los campos, ni la clave principal que tuviera la tabla origen. campos, ni la clave principal que tuviera la tabla origen.

• Consulta de actualización:Consulta de actualización: – Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se

quiera actualizar varios registros de una tabla, de una quiera actualizar varios registros de una tabla, de una sola vez. sola vez.

– Se pueden ver los registros a actualizar antes de Se pueden ver los registros a actualizar antes de ejecutar la consulta y que sean modificados ejecutar la consulta y que sean modificados permanentemente. permanentemente.



• Consulta de datos anexados:Consulta de datos anexados: – Este tipo de consultas pueden ser usadas Este tipo de consultas pueden ser usadas

cuando se quiera añadir registros a una tabla cuando se quiera añadir registros a una tabla de otra que ya contenga algunos.de otra que ya contenga algunos.

– Entonces, se podrán agregar datos que Entonces, se podrán agregar datos que estaban en otra tabla de Access o bien en estaban en otra tabla de Access o bien en otros formatos de Tabla, como pueden ser otros formatos de Tabla, como pueden ser DBase, ParadoxDBase, Paradox..

• Consulta de eliminación:Consulta de eliminación:– Este tipo de consultas pueden ser usadas Este tipo de consultas pueden ser usadas

cuando se quiera eliminar varios registros de cuando se quiera eliminar varios registros de una tabla que cumplan determinados criterios. una tabla que cumplan determinados criterios.


Consultas:Consultas: Ejercicios: Consultas Ejercicios: Consultas sencillas:sencillas:

• Ejercicio 1: Base de datos: “Hospital”:Ejercicio 1: Base de datos: “Hospital”:• Vamos a crear una consulta que nos Vamos a crear una consulta que nos

muestre todos los registros de muestre todos los registros de pacientes pacientes de Madridde Madrid..



• Continuación del ejercicio 1: Base de Continuación del ejercicio 1: Base de datos: “Hospital”:datos: “Hospital”:

• Hay otra forma:Hay otra forma:



• Ejercicio 2: Base de datos: “Hospital”:Ejercicio 2: Base de datos: “Hospital”:– Vamos a crear una consulta que nos muestre Vamos a crear una consulta que nos muestre

todos los registros de pacientes de todos los registros de pacientes de Madrid o Madrid o ToledoToledo..

– Hay dos formas:Hay dos formas:




todos los registros de pacientes de todos los registros de pacientes de Madrid y Madrid y ToledoToledo..

– Al ejecutar, no tendría que mostrar ningún Al ejecutar, no tendría que mostrar ningún registro.registro.




todos los registros de pacientes que sean todos los registros de pacientes que sean mujeresmujeres de de MadridMadrid..



• Ejercicio 5: Base de datos: “Hospital”:Ejercicio 5: Base de datos: “Hospital”:– Vamos a crear una consulta que nos muestre todos Vamos a crear una consulta que nos muestre todos

los registros de pacientes cuyos apellidos terminen los registros de pacientes cuyos apellidos terminen en en “ez”“ez”..

– Vamos a hacerlo de 2 formas, y vais a observar la Vamos a hacerlo de 2 formas, y vais a observar la diferencia entre las dos.diferencia entre las dos.

– Primera forma:Primera forma:



• Continuación del ejercicio 5: Base de datos: Continuación del ejercicio 5: Base de datos: “Hospital”:“Hospital”:– Segunda forma:Segunda forma:



• Ejercicio 6: Base de datos: “Hospital”:Ejercicio 6: Base de datos: “Hospital”:– Vamos a crear una consulta que muestre todos los Vamos a crear una consulta que muestre todos los

registros de pacientes que registros de pacientes que tienen teléfonotienen teléfono..




registros de pacientes que registros de pacientes que no tienen teléfonono tienen teléfono..



• Ejercicio 8: Base de datos: “Empresa”:Ejercicio 8: Base de datos: “Empresa”:– Vamos a crear una consulta que muestre todos los Vamos a crear una consulta que muestre todos los

registros de pedidos cuya fecha de envío sea el registros de pedidos cuya fecha de envío sea el 05/02/2007.05/02/2007.




registros de clientes que provengan de “España” o registros de clientes que provengan de “España” o “Suecia” o Bélgica”.“Suecia” o Bélgica”.




registros de pedidos cuya fecha de pedido coincida registros de pedidos cuya fecha de pedido coincida con la fecha actual.con la fecha actual.


Consultas:Consultas: Ejercicios: Consultas con Ejercicios: Consultas con parámetros:parámetros:


registros de pacientes registros de pacientes según el sexosegún el sexo que tengan, y que tengan, y que nos permita decirle si queremos que nos que nos permita decirle si queremos que nos muestre los hombres, o las muestre los hombres, o las mujeresmujeres..

– Para ello, creamos una consulta sencilla del Para ello, creamos una consulta sencilla del siguiente modo:siguiente modo:



• Continuación del ejercicio 11: Base de datos: Continuación del ejercicio 11: Base de datos: “Hospital”:“Hospital”:– A continuación vamos al menú A continuación vamos al menú

consulta/parámetrosconsulta/parámetros::

– Al ejecutar nos pregunta:Al ejecutar nos pregunta:




registros de médicos registros de médicos según el departamentosegún el departamento al al que pertenezcan.que pertenezcan.




registros de pacientes registros de pacientes según la provinciasegún la provincia de la que de la que provengan, y provengan, y según su sexosegún su sexo..




registros de pedidos, dependiendo de la fecha de registros de pedidos, dependiendo de la fecha de envío que tengan.envío que tengan.




registros de clientes según el país al que registros de clientes según el país al que pertenezcan.pertenezcan.


Consultas:Consultas: Ejercicios: Consultas con Ejercicios: Consultas con campos calculados:campos calculados:


registros de la tabla registros de la tabla “Detalles de pedido”“Detalles de pedido” y que a y que a su vez, calcule el su vez, calcule el importe monetario de cada importe monetario de cada pedidopedido..


Consultas:Consultas: Ejercicios: Consultas con Ejercicios: Consultas con campos calculados:campos calculados:


registros de la tabla registros de la tabla “Detalles de pedido”“Detalles de pedido” y que a y que a su vez, calcule el su vez, calcule el importe monetario de cada importe monetario de cada pedidopedido, si éste es , si éste es mayor de 20000 eurosmayor de 20000 euros..


Consultas:Consultas: Ejercicios: Consultas de Ejercicios: Consultas de actualización:actualización:

• Ejercicio 18: Base de datos: “Hospital”:Ejercicio 18: Base de datos: “Hospital”:– Vamos a crear una consulta de actualización que si Vamos a crear una consulta de actualización que si

es ejecutada, es ejecutada, suba un 10% el sueldosuba un 10% el sueldo a los a los empleados, en este caso, los empleados, en este caso, los médicosmédicos del hospital. del hospital.

– Para ello, creamos una consulta sencilla, y nos Para ello, creamos una consulta sencilla, y nos vamos al menú vamos al menú consulta/consulta de actualización.consulta/consulta de actualización.



• Continuación del ejercicio 18: Base de datos: Continuación del ejercicio 18: Base de datos: “Hospital”:“Hospital”:– Por último, completamos la consulta del siguiente Por último, completamos la consulta del siguiente

modo:modo:



• Ejercicio 19: Base de datos: “Empresa”:Ejercicio 19: Base de datos: “Empresa”:– Esta consulta nos permite Esta consulta nos permite aumentar el precio de aumentar el precio de

los productoslos productos, dependiendo del tipo de producto, dependiendo del tipo de producto (consulta con parámetros).(consulta con parámetros).



• Ejercicio 20: Base de datos: “Empresa”:Ejercicio 20: Base de datos: “Empresa”:– Esta consulta nos permite Esta consulta nos permite aumentar el sueldo de aumentar el sueldo de

los empleados los empleados de la empresa, dependiendo del de la empresa, dependiendo del cargo que ocupen cargo que ocupen (consulta con parámetros).(consulta con parámetros).



• Ejercicio 21: Base de datos: “Empresa”:Ejercicio 21: Base de datos: “Empresa”:– Esta consulta nos permite Esta consulta nos permite cambiar el tipo de cambiar el tipo de

contrato de los empleados contrato de los empleados de la empresa, que de la empresa, que tengan el cargo de tengan el cargo de “Dependiente”“Dependiente”..


Consultas:Consultas: Ejercicios: Consultas de Ejercicios: Consultas de eliminación:eliminación:

• Ejercicio 22: Base de datos: “Hospital”:Ejercicio 22: Base de datos: “Hospital”:– Vamos a crear una consulta de eliminación que Vamos a crear una consulta de eliminación que

elimine registros de la tabla elimine registros de la tabla “Médicos”“Médicos”, pero que , pero que pregunte el pregunte el código del médicocódigo del médico que deseamos que deseamos eliminar de la base de datos.eliminar de la base de datos.

– Para ello, creamos una consulta sencilla de la tabla Para ello, creamos una consulta sencilla de la tabla médicos, y vamos al menú médicos, y vamos al menú consulta/consulta de consulta/consulta de eliminación.eliminación.



• Continuación del ejercicio 22: Base de datos: Continuación del ejercicio 22: Base de datos: “Hospital”:“Hospital”:– Como vemos, esta consulta es una consulta de Como vemos, esta consulta es una consulta de

eliminación y de eliminación y de parámetros parámetros ((CódigoCódigo).).– A continuación, completamos la consulta de la A continuación, completamos la consulta de la

siguiente forma:siguiente forma:



• Ejercicio 23: Base de datos: “Hospital”:Ejercicio 23: Base de datos: “Hospital”:– Vamos a crear una consulta de eliminación para la Vamos a crear una consulta de eliminación para la

tabla tabla “Clientes”“Clientes”..– Esta consulta eliminará registros de esta tabla, Esta consulta eliminará registros de esta tabla,

según el código de cliente introducido. (según el código de cliente introducido. (Consulta Consulta con parámetroscon parámetros).).



• Ejercicio 24: Base de datos: “Empresa”:Ejercicio 24: Base de datos: “Empresa”:– Vamos a crear una consulta de eliminación para la Vamos a crear una consulta de eliminación para la

tabla tabla “Clientes”“Clientes”..– Esta consulta eliminará registros de esta tabla, Esta consulta eliminará registros de esta tabla,

según la ciudad que introduzcamos. (según la ciudad que introduzcamos. (Consulta con Consulta con parámetrosparámetros).).



• Ejercicio 25: Base de datos: “Empresa”:Ejercicio 25: Base de datos: “Empresa”:– Vamos a crear una consulta de eliminación para la Vamos a crear una consulta de eliminación para la

tabla tabla “Productos”“Productos”..– Esta consulta eliminará registros de esta tabla, Esta consulta eliminará registros de esta tabla,

según lel producto que introduzcamos. (según lel producto que introduzcamos. (Consulta Consulta con parámetroscon parámetros).).


Consultas:Consultas: Ejercicios: Consultas de Ejercicios: Consultas de creación de tabla:creación de tabla:

• Ejercicio 26: Base de datos: “Hospital”:Ejercicio 26: Base de datos: “Hospital”:– Vamos a crear una consulta de creación de tabla.Vamos a crear una consulta de creación de tabla.– La nueva tabla se llamará La nueva tabla se llamará Coste anual médicosCoste anual médicos..– Esta tabla contendrá, el coste anual que supone cada Esta tabla contendrá, el coste anual que supone cada

médico para al hospital.médico para al hospital.– Para ello, creamos una consulta sencilla para la tabla Para ello, creamos una consulta sencilla para la tabla

médicos, y a continuación, vamos al menú médicos, y a continuación, vamos al menú consulta/consulta de creación de tablaconsulta/consulta de creación de tabla..



• Continuación del ejercicio 26: Base de datos: Continuación del ejercicio 26: Base de datos: “Hospital”:“Hospital”:– A continuación nos pide introducir el nombre de la A continuación nos pide introducir el nombre de la

nueva tabla:nueva tabla:

– Por último, completamos la consulta del siguiente Por último, completamos la consulta del siguiente modo:modo:



• Ejercicio 27: Base de datos: “Hospital”:Ejercicio 27: Base de datos: “Hospital”:– Complicamos el ejercicio anterior introduciendo Complicamos el ejercicio anterior introduciendo

parámetros. parámetros. – Además de hacer todo lo que hacía la consulta anterior, Además de hacer todo lo que hacía la consulta anterior,

nos pregunta nos pregunta qué departamentoqué departamento nos interesa. nos interesa.



• Ejercicio 28: Base de datos: “Hospital”:Ejercicio 28: Base de datos: “Hospital”:– Esta consulta de creación de tabla nos creará una tabla Esta consulta de creación de tabla nos creará una tabla

llamada llamada “Coste total del hospital“Coste total del hospital” que contendrá, como ” que contendrá, como su propio nombre indica, el su propio nombre indica, el coste total del hospitalcoste total del hospital..



• Ejercicio 29: Base de datos: “Empresa”:Ejercicio 29: Base de datos: “Empresa”:– Esta consulta de creación de tabla nos creará una tabla Esta consulta de creación de tabla nos creará una tabla

llamada llamada “Coste anual por empleado”“Coste anual por empleado”,, dependiendo del dependiendo del cargo que ocupecargo que ocupe ((consulta con parámetrosconsulta con parámetros).).



• Ejercicio 30: Base de datos: “Empresa”:Ejercicio 30: Base de datos: “Empresa”:– Esta consulta de creación de tabla nos creará una tabla Esta consulta de creación de tabla nos creará una tabla

llamada llamada “Coste total”“Coste total”,, que como su propio nombre que como su propio nombre indica, nos calculará el coste total que soporta esta indica, nos calculará el coste total que soporta esta empresa.empresa.



• Ejercicio 31: Base de datos: “Música”:Ejercicio 31: Base de datos: “Música”:– Esta consulta de creación de tabla nos creará una tabla Esta consulta de creación de tabla nos creará una tabla

llamada llamada “Coste anual empleados”“Coste anual empleados”,, que nos calculará el que nos calculará el coste anual que supone cada empleado para la coste anual que supone cada empleado para la empresa de música.empresa de música.




llamada llamada “Coste anual de los empleados de limpieza”“Coste anual de los empleados de limpieza”,, que nos calculará el coste anual que supone cada que nos calculará el coste anual que supone cada empleado de limpieza para la empresa de música.empleado de limpieza para la empresa de música.




llamada llamada “Coste anual de empleados dependiendo del “Coste anual de empleados dependiendo del puesto de trabajo”puesto de trabajo”,, que nos calculará el coste anual que que nos calculará el coste anual que supone cada empleado, dependiendo de su cargo, supone cada empleado, dependiendo de su cargo, ((consulta con parámetrosconsulta con parámetros) para la empresa de música.) para la empresa de música.




llamada llamada “Coste total tienda de discos”“Coste total tienda de discos”,, que como su que como su propio nombre indica, nos calculará el coste total que propio nombre indica, nos calculará el coste total que soporta esta empresa.soporta esta empresa.


Consultas:Consultas: Ejercicios: Consultas de Ejercicios: Consultas de referencias cruzadas:referencias cruzadas:

• Ejercicio 35: Base de datos: “Hospital”:Ejercicio 35: Base de datos: “Hospital”:– Esta consulta de referencias cruzadas nos dará, como Esta consulta de referencias cruzadas nos dará, como

resultado, una tabla, en la que el eje X contendrá los resultado, una tabla, en la que el eje X contendrá los nombres de los pacientes, y sus apellidos, y el eje Y, nombres de los pacientes, y sus apellidos, y el eje Y, contendrá las diferentes provincias a las que pueden contendrá las diferentes provincias a las que pueden pertenecer los distintos pacientes.pertenecer los distintos pacientes.



• Ejercicio 36: Base de datos: “Hospital”:Ejercicio 36: Base de datos: “Hospital”:– Esta consulta de referencias cruzadas nos dará, como Esta consulta de referencias cruzadas nos dará, como

resultado, una tabla, en la que el eje X contendrá los resultado, una tabla, en la que el eje X contendrá los códigos de los médicos, y el eje Y, contendrá los códigos de los médicos, y el eje Y, contendrá los sueldos que reciben.sueldos que reciben.



• Ejercicio 37: Base de datos: “Música”:Ejercicio 37: Base de datos: “Música”:– Esta consulta de referencias cruzadas nos dará, como Esta consulta de referencias cruzadas nos dará, como

resultado, una tabla, en la que el eje X contendrá los resultado, una tabla, en la que el eje X contendrá los NIF de los clientes de la tienda de música, y el eje Y, NIF de los clientes de la tienda de música, y el eje Y, contendrá los códigos de identificación de cada contendrá los códigos de identificación de cada producto.producto.

– Esta consulta nos dirá cuantas copias de cada producto Esta consulta nos dirá cuantas copias de cada producto compró cada cliente.compró cada cliente.


Consultas:Consultas: Ejercicios: Consultas de Ejercicios: Consultas de datos anexados:datos anexados:

• Ejercicio 38: Base de datos: “Hospital”:Ejercicio 38: Base de datos: “Hospital”:– Esta consulta de datos anexados añadirá a la tabla Esta consulta de datos anexados añadirá a la tabla

“Coste anual médicos”“Coste anual médicos” más filas, que provendrán de la más filas, que provendrán de la tabla tabla “Médicos nuevos”“Médicos nuevos”, que vamos a crear a , que vamos a crear a continuación. continuación.

– La tabla contendrá los mismos campos que la tabla La tabla contendrá los mismos campos que la tabla médicos.médicos.

– Introduciremos 2 nuevos registros:Introduciremos 2 nuevos registros:



• Continuación del ejercicio 38: Base de datos: Continuación del ejercicio 38: Base de datos: “Hospital”:“Hospital”:– Ahora crearemos una consulta sencilla para la tabla Ahora crearemos una consulta sencilla para la tabla

“Médicos nuevos”“Médicos nuevos” e iremos al menú e iremos al menú consulta/consulta consulta/consulta de datos anexadosde datos anexados..



• Continuación del ejercicio 38: Base de datos: Continuación del ejercicio 38: Base de datos: “Hospital”:“Hospital”:– A continuación, completaremos la consulta con la A continuación, completaremos la consulta con la

siguiente información.siguiente información.



• Ejercicio 39: Base de datos: “Hospital”:Ejercicio 39: Base de datos: “Hospital”:– A continuación, vamos a crear una consulta que añada A continuación, vamos a crear una consulta que añada

los dos registros de la tabla los dos registros de la tabla “Médicos nuevos”“Médicos nuevos” a la tabla a la tabla “Médicos”“Médicos”..


InformesInformes• Un informe es un objeto de Access. Un informe es un objeto de Access. • Los informes no guardan información, sólo son una Los informes no guardan información, sólo son una

presentación gráfica de los datos contenidos en tablas o los presentación gráfica de los datos contenidos en tablas o los hallados en consultas. hallados en consultas.

• Esta presentación gráfica está orientada a la impresión de Esta presentación gráfica está orientada a la impresión de los datos. los datos.

• El diseño puede ser en columnas o en etiquetas, El diseño puede ser en columnas o en etiquetas, dependiendo de la utilidad que se le vaya a dar al impreso. dependiendo de la utilidad que se le vaya a dar al impreso.

• Diferentes formas de crear un informe:Diferentes formas de crear un informe: • Dentro de la ventana de la base de datos se selecciona la Dentro de la ventana de la base de datos se selecciona la

pestaña de Informes . pestaña de Informes . • Para crear un informe nuevo se hace clic sobre el Para crear un informe nuevo se hace clic sobre el botón botón

NuevoNuevo. . • Para modificar el diseño de un informe ya creado se Para modificar el diseño de un informe ya creado se

selecciona Diseñoselecciona Diseño. .

• Para ver cómo se imprimirá el informe se Para ver cómo se imprimirá el informe se selecciona Vista selecciona Vista

PreviaPrevia..


InformesInformes• Tras Tras seleccionar Nuevoseleccionar Nuevo aparecerá la aparecerá la

ventana dónde se indican los diferentes ventana dónde se indican los diferentes modos de creación de un informe: modos de creación de un informe:


InformesInformes1.1.Vista Diseño:Vista Diseño: permite crear permite crear

manualmente un informe sin manualmente un informe sin ayuda de los asistentes. ayuda de los asistentes.

2.2.Asistente para informes:Asistente para informes: el el asistente guía al usuario para la asistente guía al usuario para la creación de varios modelos de creación de varios modelos de informes. informes.


InformesInformes3. Autoinforme columnas:3. Autoinforme columnas: es una forma automática de crear es una forma automática de crear

un informe en columnas. un informe en columnas. • Sólo hay que seleccionar la tabla o la consulta de la Sólo hay que seleccionar la tabla o la consulta de la

cual van a extraerse los datos. cual van a extraerse los datos. • Los nombres de los campos aparecen en la columna Los nombres de los campos aparecen en la columna

izquierda y a la derecha el dato. izquierda y a la derecha el dato. • En cada registro vuelven a aparecer los nombres de los En cada registro vuelven a aparecer los nombres de los

campos.campos.


InformesInformes4.4. Autoinforme tabular:Autoinforme tabular: esta opción crea de forma esta opción crea de forma

automáticamente un informe. automáticamente un informe.

1.1. El diseño es en filas y columnas, como en una hoja de El diseño es en filas y columnas, como en una hoja de cálculo. cálculo.

2.2. En la primera fila aparecen los nombres de los campos En la primera fila aparecen los nombres de los campos y en el resto de las filas los datos.y en el resto de las filas los datos.


InformesInformes5. 5. Asistente para gráficos:Asistente para gráficos: es un asistente que crea informes es un asistente que crea informes

gráficos. gráficos. – El asistente ayuda a elegir los campos a incluir en el gráfico El asistente ayuda a elegir los campos a incluir en el gráfico

y el tipo de gráfico que se quiere.y el tipo de gráfico que se quiere.

– Con este asistente se seleccionarán campos que se desea Con este asistente se seleccionarán campos que se desea que pasen a formar parte de un gráfico donde, por ejemplo, que pasen a formar parte de un gráfico donde, por ejemplo, se pueden hacer comparaciones entre datos visualmente. se pueden hacer comparaciones entre datos visualmente.


InformesInformes6.6. Asistente para etiquetas:Asistente para etiquetas: ayuda a la ayuda a la

creación de informes tipo etiquetas. creación de informes tipo etiquetas. • Con este formato se pueden confeccionar Con este formato se pueden confeccionar

etiquetas postales. etiquetas postales. • El asistente ayuda a la elección de los campos El asistente ayuda a la elección de los campos

a incluir en la etiqueta y al diseño de la a incluir en la etiqueta y al diseño de la misma. misma.


Informes: Informes: Asistente para Asistente para informesinformes

• Con este asistente se pueden crear informes Con este asistente se pueden crear informes genéricos con diseños variados. genéricos con diseños variados.

• Tras haber seleccionado Asistente para informes Tras haber seleccionado Asistente para informes en la ventana de nuevo Informe, se debe en la ventana de nuevo Informe, se debe seleccionar la tabla o la consulta con la que se seleccionar la tabla o la consulta con la que se va a elaborar el informe: va a elaborar el informe:



• Se Se pulsa Aceptarpulsa Aceptar. .

• En esta ventana se seleccionan los campos En esta ventana se seleccionan los campos que se quiere que aparezcan en el informe. que se quiere que aparezcan en el informe.



• Si se quiere en esta ventana se puede variar de Si se quiere en esta ventana se puede variar de tabla o incluso tomar campos de diferentes tabla o incluso tomar campos de diferentes tablas. tablas.

• Para seleccionar los campos se utilizan estos Para seleccionar los campos se utilizan estos botones:botones:

Seleccionar un campo Seleccionar un campo

Seleccionar todos los campos Seleccionar todos los campos

Deseleccionar un campo Deseleccionar un campo

Deseleccionar todos los Deseleccionar todos los campos seleccionados campos seleccionados



• Una vez ya se han seleccionado los Una vez ya se han seleccionado los campos que aparecerán en el informe se campos que aparecerán en el informe se pulsa Siguiente: pulsa Siguiente:



• En esta ventana se especifican los niveles de En esta ventana se especifican los niveles de agrupamiento. agrupamiento.

• Por ejemplo agrupar los registros por la Por ejemplo agrupar los registros por la especialidad. especialidad.

• Para añadir o quitar un agrupamiento se utilizan Para añadir o quitar un agrupamiento se utilizan las flechas que hay entre los dos recuadros. las flechas que hay entre los dos recuadros.

• Recuadro izquierdo:Recuadro izquierdo: muestra los campos muestra los campos seleccionados para el informe. seleccionados para el informe.

• Recuadro derecho:Recuadro derecho: muestra los campos del muestra los campos del informe agrupados según se haya seleccionado. informe agrupados según se haya seleccionado.

• Si no se toca nada los campos aparecerán sin Si no se toca nada los campos aparecerán sin agrupación, tal y como están en la imagen agrupación, tal y como están en la imagen superior. superior.



• Botones de agrupamiento:Botones de agrupamiento:

Sitúa en el nivel superior el campo Sitúa en el nivel superior el campo seleccionado, creando dos grupos en el seleccionado, creando dos grupos en el recuadro derecho. recuadro derecho.

Elimina el grupo creado y vuelve a situar ese Elimina el grupo creado y vuelve a situar ese campo con los demás. campo con los demás.

Aumenta la prioridad del grupo seleccionado. Aumenta la prioridad del grupo seleccionado.

Disminuye la prioridad del grupo Disminuye la prioridad del grupo seleccionado. seleccionado.



• Botones de agrupamiento:Botones de agrupamiento: • Para agrupar los campos del informe por Para agrupar los campos del informe por

especialidad se selecciona el campo especialidad se selecciona el campo especialidad en el recuadro izquierdo y se pulsa especialidad en el recuadro izquierdo y se pulsa . .

• La ventana quedará así:La ventana quedará así:



• Una vez determinado el agrupamiento de Una vez determinado el agrupamiento de los campos los campos se hace clic sobre Siguiente: se hace clic sobre Siguiente:



• En esta ventana se establece si se quiere modificar el orden en En esta ventana se establece si se quiere modificar el orden en el que aparecerán los registros. el que aparecerán los registros.

• Se pueden ordenar por uno o por varios campos de forma Se pueden ordenar por uno o por varios campos de forma ascendente o descendente. ascendente o descendente.

• En los campos en blanco se selecciona el nombre del campo y En los campos en blanco se selecciona el nombre del campo y pulsando la tecla variará , varía el orden a aplicar, pulsando la tecla variará , varía el orden a aplicar, ascendente o descendente. ascendente o descendente.

• Tras haber determinado el orden de los registros Tras haber determinado el orden de los registros se hace clic se hace clic

sobre Siguientesobre Siguiente para continuar. para continuar.



• En esta ventana se selecciona el tipo de distribución del informe. En esta ventana se selecciona el tipo de distribución del informe.

• Seleccionando cada tipo de distribución la pantalla izquierda mostrará Seleccionando cada tipo de distribución la pantalla izquierda mostrará gráficamente de qué se trata. gráficamente de qué se trata.

• Para un informe sólo se puede utilizar un tipo de distribución. También se Para un informe sólo se puede utilizar un tipo de distribución. También se puede modificar la orientación de la página. puede modificar la orientación de la página.

• Con la opción Con la opción "Ajustar el ancho del campo""Ajustar el ancho del campo" cabrán todos los campos en cabrán todos los campos en una sola línea del ancho de la página, pero es posible que no se vea el una sola línea del ancho de la página, pero es posible que no se vea el contenido completo. contenido completo.

• Esto se puede intentar mejorar, bien cambiando posteriormente el Esto se puede intentar mejorar, bien cambiando posteriormente el tamaño de la letra, o bien seleccionando menos campos. tamaño de la letra, o bien seleccionando menos campos.

• Tras Tras pulsar Siguientepulsar Siguiente aparecerá esta ventana para seleccionar un diseño aparecerá esta ventana para seleccionar un diseño

predeterminado de los que presenta el programa.predeterminado de los que presenta el programa.



• Según se vayan seleccionando los nombres del recuadro Según se vayan seleccionando los nombres del recuadro derecho el aspecto del recuadro izquierdo variará. derecho el aspecto del recuadro izquierdo variará.

• Este diseño no tiene por qué ser definitivo, se podrá Este diseño no tiene por qué ser definitivo, se podrá modificar posteriormente. modificar posteriormente.

• Se selecciona un diseño y se Se selecciona un diseño y se pulsa Siguientepulsa Siguiente..



• En esta última ventana se le asigna un nombre al informe que se En esta última ventana se le asigna un nombre al informe que se ha creado y se decide si se quiere ver el aspecto del informe; ha creado y se decide si se quiere ver el aspecto del informe; "Vista previa""Vista previa" o si se quiere modificar el diseño del informe. o si se quiere modificar el diseño del informe.

• Una vez se seleccionan las opciones que se quieran utilizar se Una vez se seleccionan las opciones que se quieran utilizar se pulsa Terminar. pulsa Terminar.

• La creación del informe ha finalizado. La creación del informe ha finalizado. • Si se ha seleccionado ver la vista previa del informe lo que se Si se ha seleccionado ver la vista previa del informe lo que se

verá será esto. verá será esto. • Para modificarlo se pulsa en el Para modificarlo se pulsa en el botón de cambio de vista .botón de cambio de vista .



• Si se ha seleccionado modificar el diseño del Si se ha seleccionado modificar el diseño del informe la ventana que se abrirá será ésta. informe la ventana que se abrirá será ésta.

• Para ver cómo va quedando se Para ver cómo va quedando se pulsa el botón pulsa el botón cambio de vista . cambio de vista .



• Si una vez confeccionado y cerrado el informe Si una vez confeccionado y cerrado el informe se desea hacer algún cambio, se selecciona la se desea hacer algún cambio, se selecciona la pestaña pestaña InformesInformes y y se pulsa el botón Diseñose pulsa el botón Diseño. .

• Desde Desde Vista DiseñoVista Diseño se hacen todos los cambios se hacen todos los cambios referentes al aspecto del informe. Se pueden referentes al aspecto del informe. Se pueden modificar las fuentes de los campo, añadir modificar las fuentes de los campo, añadir logotipos, texto. logotipos, texto.

• Para cambiar un campo se selecciona el campo Para cambiar un campo se selecciona el campo haciendo clic sobre él. haciendo clic sobre él.

• A continuación, se busca en la hoja de A continuación, se busca en la hoja de propiedades la que se quiera modificar. propiedades la que se quiera modificar.

• Para ver cómo quedará el informe impreso se Para ver cómo quedará el informe impreso se utiliza la utiliza la Vista preliminarVista preliminar..


Informes: Informes: Ejercicios:Ejercicios:

• Ejercicio 1:Ejercicio 1:– Realizar un informe para los pacientes. Realizar un informe para los pacientes. – Con nivel de agrupamiento: NingunoCon nivel de agrupamiento: Ninguno– Ordenamos por apellidos y ponemos un orden Ordenamos por apellidos y ponemos un orden

ascendente.ascendente.

• Ejercicio 2:Ejercicio 2:– Realizar un informe para las visitas.Realizar un informe para las visitas.– Ordenamos por fecha de visita, orden Ordenamos por fecha de visita, orden

descendente.descendente.– Con nivel de agrupamiento: Número de visita.Con nivel de agrupamiento: Número de visita.


Informes: Informes: Asistente para Asistente para etiquetasetiquetas

• Las etiquetas es un tipo de informe de Access que permite Las etiquetas es un tipo de informe de Access que permite imprimir información de una tabla o consulta en forma de imprimir información de una tabla o consulta en forma de etiquetas. etiquetas.

• La creación de etiquetas utilizando el asistente resulta muy La creación de etiquetas utilizando el asistente resulta muy sencilla. sencilla.

• Al igual que con el asistente para informes sólo hay que ir Al igual que con el asistente para informes sólo hay que ir completando las pantallas que aparezcan. completando las pantallas que aparezcan.

• Para comenzar a crear las etiquetas hay que situarse en la Para comenzar a crear las etiquetas hay que situarse en la carpeta informes carpeta informes pulsando la pestañapulsando la pestaña , aparecerá la , aparecerá la ventana donde se elige el tipo de informe que se va a crear y el ventana donde se elige el tipo de informe que se va a crear y el modo de crearlo: modo de crearlo:



• Para crear etiquetas con el asistente se selecciona Asistente para etiquetas. Para crear etiquetas con el asistente se selecciona Asistente para etiquetas. • La tabla que se va a utilizar es la de La tabla que se va a utilizar es la de PacientesPacientes. . • Tras seleccionar el asistente y la tabla Tras seleccionar el asistente y la tabla se pulsa Aceptarse pulsa Aceptar. .

• En esta ventana se debe elegir el tamaño de las etiquetas. En esta ventana se debe elegir el tamaño de las etiquetas. • Todo depende del papel de impresión de etiquetas que se tenga. Todo depende del papel de impresión de etiquetas que se tenga.



• En la segunda columna se encuentran las dimensiones de la En la segunda columna se encuentran las dimensiones de la etiqueta, para seleccionar por medida. etiqueta, para seleccionar por medida.

• Estas dimensiones se pueden ver en dos tipos de medidas, Estas dimensiones se pueden ver en dos tipos de medidas, inglesa o métrica, dependiendo de la que esté seleccionada en inglesa o métrica, dependiendo de la que esté seleccionada en Unidad de medida. Unidad de medida.

• Además del tamaño de las etiquetas se puede seleccionar si el Además del tamaño de las etiquetas se puede seleccionar si el papel en el que se imprimirán las etiquetas es continuo o si son papel en el que se imprimirán las etiquetas es continuo o si son hojas sueltas. hojas sueltas.

• Tras seleccionar todo Tras seleccionar todo se pulsa Siguientese pulsa Siguiente..



• En esta ventana se selecciona el formato del texto de las En esta ventana se selecciona el formato del texto de las etiquetas. etiquetas.

• El nombre de la fuente, el tamaño, si es normal, fina, El nombre de la fuente, el tamaño, si es normal, fina, negrita, etc. y el color de la letra. negrita, etc. y el color de la letra.

• A continuación se seleccionarán los campos que A continuación se seleccionarán los campos que aparecerán en la etiqueta. aparecerán en la etiqueta.



• Se pueden seleccionar todos los campos o sólo aquellos Se pueden seleccionar todos los campos o sólo aquellos que interesen. que interesen.

• Para seleccionar un campo se hace doble clic sobre el Para seleccionar un campo se hace doble clic sobre el campo o bien se utiliza el botón que hay entre los dos campo o bien se utiliza el botón que hay entre los dos recuadros. recuadros.

• Los campos aparecerán todos en la misma línea si no se Los campos aparecerán todos en la misma línea si no se pulsa la tecla pulsa la tecla introintro después de insertar un campo. después de insertar un campo.

• En este ejemplo se han seleccionado estos campos, con En este ejemplo se han seleccionado estos campos, con este orden: este orden:



• En la primera línea se han insertado dos campos. En la primera línea se han insertado dos campos. • En las siguientes se ha En las siguientes se ha pulsado intropulsado intro después de añadir cada campo. después de añadir cada campo. • El orden que presenten las etiquetas puede ser el que se utilizó cuando El orden que presenten las etiquetas puede ser el que se utilizó cuando

se introdujeron los datos u otro distinto. se introdujeron los datos u otro distinto.

• En esta ventana Access permite seleccionar el campo por el que se En esta ventana Access permite seleccionar el campo por el que se ordenarán las etiquetas para la impresión. ordenarán las etiquetas para la impresión.



• En este caso se ha decidido ordenar las etiquetas de los pacientes por el En este caso se ha decidido ordenar las etiquetas de los pacientes por el apellido. apellido.

• En esta ventana se indica el nombre del informe y el paso que se En esta ventana se indica el nombre del informe y el paso que se dará a continuación, bien ver la vista previa de las etiquetas, o dará a continuación, bien ver la vista previa de las etiquetas, o bien modificar el diseño de las etiquetas en bien modificar el diseño de las etiquetas en Vista DiseñoVista Diseño. .

• Tras seleccionar todo se Tras seleccionar todo se pulsa Aceptarpulsa Aceptar. .



• Ejercicio 1:Ejercicio 1: Abrir la base de datos Abrir la base de datos “Hospital”“Hospital”. Hacer . Hacer los informes con la los informes con la opción autoinforme en opción autoinforme en columnascolumnas, de , de “Pacientes”“Pacientes”, , “Médicos”“Médicos”, y , y “Visitas”“Visitas”..

• Ejercicio 2:Ejercicio 2: Abrir la base de datos Abrir la base de datos “Empresa”“Empresa”. . Hacer los informes con la Hacer los informes con la opción autoinforme en opción autoinforme en columnascolumnas, de , de “Clientes”“Clientes”, , “Empleados”“Empleados”, , “Pedidos”“Pedidos”, , “Detalles de Pedido”“Detalles de Pedido”, , “Compañía de envíos”“Compañía de envíos” y y “Productos”.“Productos”.

• Ejercicio 3:Ejercicio 3: Abrir la base de datos Abrir la base de datos “Música”“Música”. Hacer . Hacer los informes con la los informes con la opción autoinforme en opción autoinforme en columnascolumnas, de , de “Clientes”“Clientes”, , “Empleados”“Empleados”, , “Discos”“Discos”,, “Pedidos”“Pedidos”,, “Desglose Pedidos” “Desglose Pedidos” yy “Tipo Productos” “Tipo Productos”..



• Solución del ejercicio 1:Solución del ejercicio 1:

• Abrimos la base de datos Abrimos la base de datos “Hospital”“Hospital”. .

• Vamos a hacer el informe para Vamos a hacer el informe para “Médicos”“Médicos”..

• Para ello, hacemos clic en Para ello, hacemos clic en Nuevo/Autoinforme en columnasNuevo/Autoinforme en columnas, y , y seleccionamos la tabla seleccionamos la tabla “Médicos”“Médicos”..


Informes: Informes: Ejercicios:Ejercicios:• El resultado es el siguiente:El resultado es el siguiente:

• Finalmente, guardamos el informe.Finalmente, guardamos el informe.



• Ejercicio 4:Ejercicio 4: Abrir la base de datos Abrir la base de datos “Hospital”“Hospital”. Hacer un informe con un . Hacer un informe con un gráfico sobre los salarios de los gráfico sobre los salarios de los médicosmédicos..

• Ejercicio 5:Ejercicio 5: Abrir la base de datos Abrir la base de datos “Empresa”“Empresa”. Hacer un informe con un . Hacer un informe con un gráfico sobre el sueldo de los gráfico sobre el sueldo de los empleadosempleados..

• Ejercicio 6:Ejercicio 6: Abrir la base de datos Abrir la base de datos “Música”“Música”. Hacer un informe con un . Hacer un informe con un gráfico sobre el salario de los gráfico sobre el salario de los empleadosempleados..


Informes: Informes: Ejercicios:Ejercicios:• Solución del ejercicio 4:Solución del ejercicio 4:


• Para hacer un informe con un gráfico Para hacer un informe con un gráfico sobre los salarios de los sobre los salarios de los médicosmédicos, , hacemos clic en hacemos clic en Nuevo/Asistente para Nuevo/Asistente para gráficosgráficos, y seleccionamos la tabla , y seleccionamos la tabla médicosmédicos..


Informes: Informes: Ejercicios:Ejercicios:• Aparece la siguiente ventana en la que Aparece la siguiente ventana en la que

elegimos los camposelegimos los campos “Código del “Código del médico”médico”,, yy “Salario” “Salario”..


Informes: Informes: Ejercicios:Ejercicios:• En la siguiente ventana se elige el tipo de En la siguiente ventana se elige el tipo de

gráfico que se desea realizar. gráfico que se desea realizar.

• Nosotros elegimos cualquiera de los dos Nosotros elegimos cualquiera de los dos primeros (de barras).primeros (de barras).


Informes: Informes: Ejercicios:Ejercicios:• Aparece la siguiente ventana:Aparece la siguiente ventana:



Informes: Informes: Ejercicios:Ejercicios:• Aparece la siguiente ventana:Aparece la siguiente ventana:

• En esta ventana se elige el título del gráfico: En esta ventana se elige el título del gráfico: “Gráfico Salarios Médicos”“Gráfico Salarios Médicos”..



Informes: Informes: Ejercicios:Ejercicios:• Ejercicio 7:Ejercicio 7: Abrir la base de datos Abrir la base de datos

“Hospital”“Hospital”. Hacer etiquetas para los . Hacer etiquetas para los médicosmédicos..

• Ejercicio 8:Ejercicio 8: Abrir la base de datos Abrir la base de datos “Hospital”“Hospital”. Hacer etiquetas para los . Hacer etiquetas para los pacientespacientes..

• Ejercicio 9:Ejercicio 9: Abrir la base de datos Abrir la base de datos “Empresa”“Empresa”. Hacer etiquetas para los . Hacer etiquetas para los clientesclientes,, los empleados los empleados y losy los productos productos..

• Ejercicio 10:Ejercicio 10: Abrir la base de datos Abrir la base de datos “Música”“Música”. Hacer etiquetas para los . Hacer etiquetas para los clientes clientes yy los empleados los empleados..




• Para hacer etiquetas para los Para hacer etiquetas para los médicosmédicos, , hacemos clic en hacemos clic en Nuevo/Asistente para Nuevo/Asistente para etiquetasetiquetas, y seleccionamos la tabla , y seleccionamos la tabla “Médicos”“Médicos”..



elegimos elegimos unidad de medida métricaunidad de medida métrica, y la , y la primera opción posible. primera opción posible.


Informes: Informes: Ejercicios:Ejercicios:• Aparece la siguiente ventana en la que se Aparece la siguiente ventana en la que se

puede cambiar el tipo de letra, el puede cambiar el tipo de letra, el tamaño, el color, etc. tamaño, el color, etc.


Informes: Informes: Ejercicios:Ejercicios:• En la siguiente ventana se eligen los En la siguiente ventana se eligen los

campos. campos.


Informes: Informes: Ejercicios:Ejercicios:• En la siguiente ventana se puede elegir el En la siguiente ventana se puede elegir el

campo o campos que se deseen para campo o campos que se deseen para ordenar las etiquetas.ordenar las etiquetas.

• Nosotros las ordenamos por Nosotros las ordenamos por “Código del “Código del Médico”Médico”..


Informes: Informes: Ejercicios:Ejercicios:• Aparece la siguiente ventana en al que Aparece la siguiente ventana en al que

escribimos el nombre del informe: escribimos el nombre del informe: “Etiquetas Médicos”“Etiquetas Médicos”..



Informes: Informes: Ejercicios:Ejercicios:• Ejercicio 11:Ejercicio 11: Abrir la base de datos Abrir la base de datos

“Hospital”“Hospital”. Hacer un subinforme de la . Hacer un subinforme de la tabla tabla “Pacientes”“Pacientes” dentro del informe de dentro del informe de “Visitas”“Visitas”, previamente realizado, , previamente realizado, utilizando el campo que tienen e común utilizando el campo que tienen e común ((Código del PacienteCódigo del Paciente).).

• Ejercicio 12:Ejercicio 12: Abrir la base de datos Abrir la base de datos “Hospital”“Hospital”. Hacer un subinforme de . Hacer un subinforme de “Visitas”“Visitas” dentro del informe de dentro del informe de “Médicos”“Médicos”, previamente realizado, , previamente realizado, utilizando el campo que tienen e común utilizando el campo que tienen e común ((Código del PacienteCódigo del Paciente).).




• Para hacer un subinforme de la tabla Para hacer un subinforme de la tabla “Pacientes”“Pacientes” dentro del informe de dentro del informe de “Visitas”“Visitas”, tenemos que abrir el informe , tenemos que abrir el informe “Visitas”“Visitas” en en vista diseñovista diseño..

• Una vez hemos abierto el informe, Una vez hemos abierto el informe, hacemos clic en el botónhacemos clic en el botón



elegimos la primera opción elegimos la primera opción “Usar tablas y “Usar tablas y consultas existentes”consultas existentes”..



elegimos la tabla elegimos la tabla “Pacientes”“Pacientes” y todos los y todos los campos de esta tabla.campos de esta tabla.



elegimos elegimos “Definir la mía propia”“Definir la mía propia” y el y el campo que tienen las dos tablas en campo que tienen las dos tablas en común, en este caso, común, en este caso, “Código del “Código del Paciente”Paciente”..


Informes: Informes: Ejercicios:Ejercicios:• Por último, aparece la siguiente ventana, Por último, aparece la siguiente ventana,

en la que se elige el nombre del en la que se elige el nombre del subinforme: subinforme: “Subinforme Pacientes”“Subinforme Pacientes”..


Las macrosLas macros

• Una macro es un objeto más de la base de Una macro es un objeto más de la base de datos. datos.

• Este objeto ejecuta unas instrucciones concretas Este objeto ejecuta unas instrucciones concretas de forma automática, en el orden determinado de forma automática, en el orden determinado por el usuario. por el usuario.

• Una macro puede ser:Una macro puede ser: enviar a imprimir un enviar a imprimir un informe de forma automática, abrir informe de forma automática, abrir automáticamente un formulario, o una hoja de automáticamente un formulario, o una hoja de datos de una tabla, o ejecutar automáticamente datos de una tabla, o ejecutar automáticamente una consulta. una consulta.

• Las macros se ejecutan a través de botones de Las macros se ejecutan a través de botones de comando, estos botones se pueden incluir en un comando, estos botones se pueden incluir en un informe o un formulario. informe o un formulario.


Las macrosLas macros

• Las macros se crean exactamente igual que los Las macros se crean exactamente igual que los demás objetos de Access. demás objetos de Access.

• Se selecciona la Se selecciona la pestaña Macrospestaña Macros y y se pulsa se pulsa NuevoNuevo. .

• Se abrirá la ventana para definir las macros. Se abrirá la ventana para definir las macros.


Las macrosLas macros • Para comenzar la macro se debe hacer clic sobre la flecha Para comenzar la macro se debe hacer clic sobre la flecha

que aparece en la celda de Acción: que aparece en la celda de Acción:

• En la columna En la columna AcciónAcción se indican en cada fila las diferentes se indican en cada fila las diferentes acciones a ejecutar en secuencia. acciones a ejecutar en secuencia.

• En la columna En la columna ComentarioComentario se puede escribir una explicación se puede escribir una explicación de lo que realiza esa acción. de lo que realiza esa acción.


Las macrosLas macros • En la parte inferior de esta pantalla, una vez se ha seleccionado En la parte inferior de esta pantalla, una vez se ha seleccionado

una acción, aparecen los una acción, aparecen los Argumentos de AcciónArgumentos de Acción. .

• Dependiendo de la acción seleccionada tendrá más o menos Dependiendo de la acción seleccionada tendrá más o menos argumentos. argumentos.

• Cada acción tiene un número de argumentos con valores Cada acción tiene un número de argumentos con valores distintos. distintos.

• Un argumento con el mismo nombre puede actuar de forma Un argumento con el mismo nombre puede actuar de forma distinta dependiendo del objeto sobre el que actúe. distinta dependiendo del objeto sobre el que actúe.


Las macros: Las macros: Argumentos de Argumentos de

acciónacción • Nombre del Nombre del Informe/Formulario/TablaInforme/Formulario/Tabla: objeto de la base : objeto de la base

de datos sobre el que recae la acción. de datos sobre el que recae la acción.

• Al hacer clic en el campo aparecerá una flecha en la zona Al hacer clic en el campo aparecerá una flecha en la zona derecha, si se pulsa, se despliega la lista de todos los derecha, si se pulsa, se despliega la lista de todos los informes que haya en la base de datos (si la Acción es informes que haya en la base de datos (si la Acción es Abrir Informe). Abrir Informe).

• Vista:Vista: indica la vista en la que se activará el objeto indica la vista en la que se activará el objeto seleccionado. seleccionado.

– Variará según el objeto del que se trate, un informe Variará según el objeto del que se trate, un informe tiene tres vistas, pero un formulario tiene cuatro vistas.tiene tres vistas, pero un formulario tiene cuatro vistas.FormularioFormulario InformeInforme TablaTabla



acciónacción • Nombre del filtro:Nombre del filtro:

– Con el filtro se utilizan criterios de selección, de esa forma sólo se Con el filtro se utilizan criterios de selección, de esa forma sólo se obtendrán determinados datos por sus características. obtendrán determinados datos por sus características.

– Se puede utilizar un filtro o una consulta existente, con la condición Se puede utilizar un filtro o una consulta existente, con la condición de que coincida en número de campos con el objeto que se desee de que coincida en número de campos con el objeto que se desee abrir. abrir.

• Condición WHERE:Condición WHERE: – Es una cláusula del lenguaje SQL, que permite seleccionar Es una cláusula del lenguaje SQL, que permite seleccionar

determinados registros de una tabla o consulta. determinados registros de una tabla o consulta. – Si se seleccionan nombre de filtro y la condición WHERE entonces se Si se seleccionan nombre de filtro y la condición WHERE entonces se

ejecutará sobre el resultado de aplicar el filtro. ejecutará sobre el resultado de aplicar el filtro. – Un Un ejemploejemplo de la de la condición WHEREcondición WHERE: :



acciónacción • Para redactar la condición se hace clic sobre los puntos Para redactar la condición se hace clic sobre los puntos

suspensivos, se abrirá el generador de expresiones: suspensivos, se abrirá el generador de expresiones:

• Para seleccionar un campo de una tabla o de un formulario se Para seleccionar un campo de una tabla o de un formulario se abre la carpeta que corresponda. abre la carpeta que corresponda.

• Luego se selecciona el campo y después la condición que Luego se selecciona el campo y después la condición que debe cumplir para que sea seleccionado. debe cumplir para que sea seleccionado.



acciónacción • Modo de datos:Modo de datos:

– En esta opción se indica la forma en la que se va a trabajar En esta opción se indica la forma en la que se va a trabajar sobre los datos que se muestren.sobre los datos que se muestren.

• Agregar:Agregar: – Permitirá agregar nuevos registros a la tabla en la que esté Permitirá agregar nuevos registros a la tabla en la que esté

basado el formulario, el informe o la consulta. basado el formulario, el informe o la consulta.

• Modificar:Modificar: – Permite agregar nuevos registros y modificar los existentes. Permite agregar nuevos registros y modificar los existentes.

• Sólo lectura:Sólo lectura: – No permite realizar ningún cambio en los registros ni añadir No permite realizar ningún cambio en los registros ni añadir

ninguno, sólo consultar los registros existentes. ninguno, sólo consultar los registros existentes.

• Modo de la ventana:Modo de la ventana: – Esta opción es el modo en el que se trabajará el objeto Esta opción es el modo en el que se trabajará el objeto

seleccionado. seleccionado. – Los posibles modos son normal, oculta, icono, diálogo. Los posibles modos son normal, oculta, icono, diálogo. – El modo normal muestra el objeto según las propiedades El modo normal muestra el objeto según las propiedades

normales. normales.


Las macros: Las macros: Guardar una macroGuardar una macro • Una vez se han determinado todas las acciones Una vez se han determinado todas las acciones

sucesivas, y los argumentos de acción de cada sucesivas, y los argumentos de acción de cada acción, se guarda la macro pulsando el acción, se guarda la macro pulsando el botón botón guardarguardar . .

• Aparecerá la siguiente ventana en la que se debe Aparecerá la siguiente ventana en la que se debe adjudicar un nombre a la macro creada: adjudicar un nombre a la macro creada:

• Si no se pulsara el botón guardar y se cerrara la Si no se pulsara el botón guardar y se cerrara la ventana de la macro Access preguntará si se desea ventana de la macro Access preguntará si se desea

almacenar la macro o no:almacenar la macro o no:


Las macros: Las macros: Ejecutar una macroEjecutar una macro • Desde la ventana de la base de datos, Desde la ventana de la base de datos,

seleccionando la pestaña macros, aparecerán seleccionando la pestaña macros, aparecerán todas las macros creadas. todas las macros creadas.

• Se selecciona la macro que se desee ejecutar. Se selecciona la macro que se desee ejecutar. • Se pulsa el Se pulsa el botón Ejecutarbotón Ejecutar. . • Automáticamente se ejecutará la macro Automáticamente se ejecutará la macro

correspondiente. correspondiente. • Si aún se está en la ventana de la macro se Si aún se está en la ventana de la macro se

puede ejecutar seleccionando puede ejecutar seleccionando el botón ejecutar el botón ejecutar o el menú o el menú Macro/EjecutarMacro/Ejecutar. .

• Tras pulsar ejecutar todas las acciones se Tras pulsar ejecutar todas las acciones se realizarán de una sola vez. realizarán de una sola vez.

• Si se desea observar primero cada uno de los Si se desea observar primero cada uno de los pasos de la macro se selecciona pasos de la macro se selecciona el botón paso a el botón paso a paso paso y después se pulsa y después se pulsa el botón ejecutarel botón ejecutar . .


Las macros: Las macros: Ejecutar una macroEjecutar una macro

• Aparecerá cada acción en una ventana con sus Aparecerá cada acción en una ventana con sus argumentos y la posibilidad de ver en cada paso argumentos y la posibilidad de ver en cada paso lo que se ha puesto en la Macro, para depurarla lo que se ha puesto en la Macro, para depurarla en el caso de que tenga algún error.en el caso de que tenga algún error.


Las macros: Las macros: Ejecutar una macroEjecutar una macro

• Paso a paso:Paso a paso: pulsando este botón se ejecuta la pulsando este botón se ejecuta la acción que se muestre en ese momento en la acción que se muestre en ese momento en la ventana, y muestra la ventana de la siguiente ventana, y muestra la ventana de la siguiente acción. acción.

• Detener: Detener: para detener la macro. para detener la macro. – Se cerrará la ventana de Paso a paso y se cancelará la Se cerrará la ventana de Paso a paso y se cancelará la

macro. macro.

• Continuar:Continuar: continúa ejecutando la macro pero sin continúa ejecutando la macro pero sin mostrar la ventana de Paso a paso antes de realizar mostrar la ventana de Paso a paso antes de realizar cada acción. cada acción.

• Para modificar una macro:Para modificar una macro: se selecciona la carpeta se selecciona la carpeta macros en la ventana de la base de datos.macros en la ventana de la base de datos.

– Se selecciona la macro a modificar y se hace clic en el Se selecciona la macro a modificar y se hace clic en el botón botón DiseñoDiseño. .

– Entonces se quita o modifica lo que se crea conveniente. Entonces se quita o modifica lo que se crea conveniente.


Las macros: Las macros: Ejercicios:Ejercicios: 1.1. Crear una macro que abra todos los formularios Crear una macro que abra todos los formularios

de la base de datos de la base de datos “Hospital”“Hospital”,, en vista diseño en vista diseño..

2.2. Crear una macro que abra todos los informes de Crear una macro que abra todos los informes de la base de datos la base de datos “Hospital”“Hospital”, en, en vista preliminar vista preliminar..

3.3. Crear una macro que abra todas las tablas de la Crear una macro que abra todas las tablas de la base de datos base de datos “Hospital”“Hospital”, en , en vista hoja de datosvista hoja de datos..

4.4. Crear una macro que visualice (en vista Crear una macro que visualice (en vista preliminar) e imprima el informe preliminar) e imprima el informe “Etiquetas “Etiquetas Pacientes”Pacientes”..

5.5. Crear una macro que abra el formulario Crear una macro que abra el formulario “Pacientes”“Pacientes”, en vista formulario, y con una , en vista formulario, y con una condición WHERE: que nos ponga sólo los condición WHERE: que nos ponga sólo los pacientes que sean hombres. pacientes que sean hombres.


Las macros: Las macros: Ejercicios:Ejercicios: • Solución del ejercicio 5:Solución del ejercicio 5:

• También podríamos escribir:También podríamos escribir:

• En este caso, al ejecutar la macro nos pide el sexo de los En este caso, al ejecutar la macro nos pide el sexo de los pacientes, y nos da toda la información de los pacientes que pacientes, y nos da toda la información de los pacientes que tengan ese sexo.tengan ese sexo.


Las macros: Las macros: Ejercicios:Ejercicios: • Ejercicio 6:Ejercicio 6:

• Crear una macro en la base de datos Crear una macro en la base de datos “Empresa”“Empresa”, que abra el formulario , que abra el formulario “Clientes”“Clientes”, según el país., según el país.

• Solución:Solución:


Las macros: Las macros: Ejercicios:Ejercicios: • Ejercicio 7:Ejercicio 7:

• Crear una macro en la base de datos Crear una macro en la base de datos “Empresa”“Empresa”, que abra el formulario , que abra el formulario “Empleados”“Empleados”, según su cargo., según su cargo.

• Solución:Solución:


MódulosMódulos

• Los módulos permiten ampliar las Los módulos permiten ampliar las posibilidades de Access. posibilidades de Access.

• Con ellos se pueden hacer procedimientos Con ellos se pueden hacer procedimientos y funciones que no estén ya creados en y funciones que no estén ya creados en Access para efectuar distintas operaciones Access para efectuar distintas operaciones en la base de datos. en la base de datos.

• Los procedimientos y funciones se Los procedimientos y funciones se programan programan en lenguaje Visual Basicen lenguaje Visual Basic, que , que escapa al alcance de este manual, por lo escapa al alcance de este manual, por lo que se puede consultar la que se puede consultar la AyudaAyuda o bien los o bien los manuales completos en el caso de querer manuales completos en el caso de querer crear módulos. crear módulos.


Seguridad:Seguridad: Duplicar tablas. Copias de Duplicar tablas. Copias de

seguridadseguridad • Dada la importancia de los datos que se tienen Dada la importancia de los datos que se tienen

en las tablas, sobre todo en las tablas en las tablas, sobre todo en las tablas denominadas maestras (las que contienen la denominadas maestras (las que contienen la información principal a lo largo de todo un información principal a lo largo de todo un proceso de gestión) es interesante adquirir el proceso de gestión) es interesante adquirir el hábito de realizar asiduamente copias de hábito de realizar asiduamente copias de seguridad de las tablas con una periodicidad seguridad de las tablas con una periodicidad prefijada de antemano en el puesto de trabajo. prefijada de antemano en el puesto de trabajo.

• Por ejemplo, todos los miércoles y viernes, se Por ejemplo, todos los miércoles y viernes, se realizará una copia de seguridad de la tabla realizará una copia de seguridad de la tabla socios (o clientes, o pedidos, o aquellas para las socios (o clientes, o pedidos, o aquellas para las que requiramos un nivel de seguridad mayor). que requiramos un nivel de seguridad mayor).

• Si se perdiera la tabla original por la causa que Si se perdiera la tabla original por la causa que fuera, siempre podríamos retomar el proceso a fuera, siempre podríamos retomar el proceso a partir de la tabla de seguridad renombrándola partir de la tabla de seguridad renombrándola de nuevo como la original.de nuevo como la original.



seguridadseguridad • ¿Como hacerlo?¿Como hacerlo?• Posicionándonos sobre la tabla en el panel de tablas, Posicionándonos sobre la tabla en el panel de tablas,

haciendo clic con el haciendo clic con el botón derecho del ratónbotón derecho del ratón, se presenta , se presenta el menú de contexto de la tabla. el menú de contexto de la tabla.

• Elegimos la Elegimos la opción Copiaropción Copiar. . • A continuación, posicionándonos en cualquier lugar vacío A continuación, posicionándonos en cualquier lugar vacío

del panel de tablas, desde el menú de contexto de nuevo, del panel de tablas, desde el menú de contexto de nuevo, elegimos la elegimos la opción de Pegaropción de Pegar. .

• Se nos solicita el nombre para la nueva tabla, réplica (sin Se nos solicita el nombre para la nueva tabla, réplica (sin vinculación) de la original. vinculación) de la original.

• Una buena estrategia puede ser asignarla nombres del Una buena estrategia puede ser asignarla nombres del tipo: tipo: "Seguridad socios febrero del 2.007""Seguridad socios febrero del 2.007". .

• Al realizar la copia de original el siguiente día asignarle el Al realizar la copia de original el siguiente día asignarle el nuevo nombre que recuerde la fecha en que fue realizada nuevo nombre que recuerde la fecha en que fue realizada borrando a continuación la copia de seguridad previa borrando a continuación la copia de seguridad previa (para que no se nos vayan acumulando).(para que no se nos vayan acumulando).



seguridadseguridad • En Access XP, en el centro de control de la base de datos, en el En Access XP, en el centro de control de la base de datos, en el

panel izquierdo donde tenemos las solapas de Tablas, Consultas, panel izquierdo donde tenemos las solapas de Tablas, Consultas, Formularios, etc. disponemos en la parte inferior de la Formularios, etc. disponemos en la parte inferior de la posibilidad de crear grupos, a modo de carpetas. posibilidad de crear grupos, a modo de carpetas.

• Nos podríamos crear un grupo llamado Seguridad y en él Nos podríamos crear un grupo llamado Seguridad y en él albergar accesos directos a las tablas de seguridad así como albergar accesos directos a las tablas de seguridad así como accesos directos a ciertas consultas (se verán en otros capítulos accesos directos a ciertas consultas (se verán en otros capítulos posteriores) o cualquier objeto que deseemos tener a parte pero posteriores) o cualquier objeto que deseemos tener a parte pero organizado.organizado.



seguridadseguridad • Para crear un grupo nuevo, bastará con Para crear un grupo nuevo, bastará con

llamar al llamar al menú de contextomenú de contexto estando con estando con el puntero señalando dentro del el puntero señalando dentro del apartado apartado GruposGrupos (debajo de un grupo que (debajo de un grupo que inicialmente viene llamado inicialmente viene llamado FavoritosFavoritos). ).

• Se elige del menú de contexto la Se elige del menú de contexto la opción opción Nuevo GrupoNuevo Grupo. .

• También mediante el menú de contexto También mediante el menú de contexto sobre un grupo creado podríamos sobre un grupo creado podríamos cambiarlo de nombre, eliminarlo, etc.cambiarlo de nombre, eliminarlo, etc.


Seguridad:Seguridad: Copia de seguridad Copia de seguridad de la base de la base de datosde datos

• Para realizar una copia de seguridad de la Para realizar una copia de seguridad de la base de datos completa:base de datos completa:


Seguridad:Seguridad: Copia de seguridad Copia de seguridad de la base de la base de datosde datos

• Y nos aparece la siguiente ventana:Y nos aparece la siguiente ventana:


SeguridadSeguridad• Otra opción muy útil de Access es que permite evitar que Otra opción muy útil de Access es que permite evitar que

entren en el diseño de los formularios e informes, creando entren en el diseño de los formularios e informes, creando un MDE desde el menú Herramientas/Utilidades de la base un MDE desde el menú Herramientas/Utilidades de la base de datos/Crear MDE.de datos/Crear MDE.

• En el MDE se trabaja igual que en el MDB pero sin tener En el MDE se trabaja igual que en el MDB pero sin tener acceso a diseño.acceso a diseño.

• En el MDB tú puedes seguir diseñando. En el MDB tú puedes seguir diseñando.


SeguridadSeguridad• Los archivos Los archivos *.mde*.mde te permiten te permiten

crear nuevas tablas y consultas, crear nuevas tablas y consultas, pero no te dejan modificar los pero no te dejan modificar los formularios, ni los informes. formularios, ni los informes.

• Sólo te deja visualizarlos.Sólo te deja visualizarlos.

• Por tanto, no te permiten Por tanto, no te permiten acceder a la vista diseño de los acceder a la vista diseño de los formularios ni de los informes.formularios ni de los informes.


Seguridad: Introducir Seguridad: Introducir contraseñascontraseñas

• Podemos introducir dos tipos de contraseñas: Podemos introducir dos tipos de contraseñas: contraseñas para usuarioscontraseñas para usuarios, y , y contraseñas para la base de contraseñas para la base de datosdatos..

• Abrimos la base de datos Abrimos la base de datos “Hospital” “Hospital” en modo exclusivo.en modo exclusivo.

• Vamos a crear una contraseña par la base de datos.Vamos a crear una contraseña par la base de datos.

• Nos vamos al menú Nos vamos al menú Herramientas/Seguridad/Establecer Herramientas/Seguridad/Establecer contraseña para la base de datoscontraseña para la base de datos..



• Aparece el siguiente menú, en el que escribimos Aparece el siguiente menú, en el que escribimos la contraseña que deseemos, en este caso la contraseña que deseemos, en este caso “Hospital”“Hospital”..

• Hacemos clic en Hacemos clic en AceptarAceptar..

• Cerramos la base de datos, y la volvemos a Cerramos la base de datos, y la volvemos a abrir, para comprobar que funciona.abrir, para comprobar que funciona.



• Para Para eliminar la contraseñaeliminar la contraseña de la base de datos, volvemos de la base de datos, volvemos a abrir la base de datos a abrir la base de datos “Hospital”“Hospital” en modo exclusivo. en modo exclusivo.

• Nos pide introducir la contraseña de la base de datos, ya Nos pide introducir la contraseña de la base de datos, ya que todavía no la hemos eliminado.que todavía no la hemos eliminado.

• Vamos al menú Vamos al menú Herramientas/Seguridad/Anular la Herramientas/Seguridad/Anular la contraseña establecida para la base de datoscontraseña establecida para la base de datos..



• Nos vuelve a pedir la contraseña anterior.Nos vuelve a pedir la contraseña anterior.

• De esa forma la base de datos a anulado la contraseña, y de De esa forma la base de datos a anulado la contraseña, y de hecho si la volvemos a abrir, comprobamos que hecho si la volvemos a abrir, comprobamos que efectivamente, no nos pide ninguna contraseña.efectivamente, no nos pide ninguna contraseña.

• Si lo que queremos es cambiar la contraseña de la base de Si lo que queremos es cambiar la contraseña de la base de datos, debemos anular (como acabamos de hacer) la datos, debemos anular (como acabamos de hacer) la contraseña anterior, y siguiendo el proceso que hemos visto contraseña anterior, y siguiendo el proceso que hemos visto al principio de este apartado crear una nueva contraseña.al principio de este apartado crear una nueva contraseña.



• Ahora vamos a ver como podemos crear contraseñas para Ahora vamos a ver como podemos crear contraseñas para los usuarios.los usuarios.

• Para ello, abrimos la base de datos Para ello, abrimos la base de datos “Hospital”“Hospital” de nuevo, y de nuevo, y vamos al menú vamos al menú Herramientas/Seguridad/Cuentas de Herramientas/Seguridad/Cuentas de usuario y de grupousuario y de grupo..

• Aunque para introducir una contraseña en un grupo de Aunque para introducir una contraseña en un grupo de trabajo da igual que base de datos abramos, porque esta trabajo da igual que base de datos abramos, porque esta contraseña se aplicará a todas las bases de datos que contraseña se aplicará a todas las bases de datos que tengamos dentro de nuestro ordenador.tengamos dentro de nuestro ordenador.



• Aparece el siguiente menú, en el que señalamos la pestaña Aparece el siguiente menú, en el que señalamos la pestaña “Cambiar contraseña de inicio de sesión”.“Cambiar contraseña de inicio de sesión”.

• En este caso el usuario para el que introducimos una clave es En este caso el usuario para el que introducimos una clave es “Administrador”“Administrador”, si quisiéramos introducir una clave para otro , si quisiéramos introducir una clave para otro usuario, en el primer menú cambiaríamos el usuario. usuario, en el primer menú cambiaríamos el usuario.

• En En contraseña nuevacontraseña nueva escribimos escribimos “access”“access”, y en confirmar , y en confirmar también y por último, hacemos clic en también y por último, hacemos clic en aceptaraceptar..



• Para comprobar que efectivamente funciona, cerramos Para comprobar que efectivamente funciona, cerramos Access completamente. Access completamente.

• Volvemos a abrir Access, y concretamente abrimos una Volvemos a abrir Access, y concretamente abrimos una base de datos diferente, por ejemplo, base de datos diferente, por ejemplo, “Empresa”“Empresa”, para , para comprobar que efectivamente se ha aplicado a todas comprobar que efectivamente se ha aplicado a todas nuestras bases de datos.nuestras bases de datos.

• Para Para eliminarlaeliminarla, de nuevo volvemos al menú , de nuevo volvemos al menú Herramientas/Seguridad/Cuentas de usuario y de grupoHerramientas/Seguridad/Cuentas de usuario y de grupo..



• De nuevo aparece el siguiente menú, en el que hacemos clic en De nuevo aparece el siguiente menú, en el que hacemos clic en “Borrar contraseña”“Borrar contraseña”, y posteriormente, en , y posteriormente, en aceptaraceptar..

• Si cerramos Access completamente, y volvemos a abrir cualquier Si cerramos Access completamente, y volvemos a abrir cualquier base de datos, vemos como, efectivamente, ya no nos pide base de datos, vemos como, efectivamente, ya no nos pide ninguna contraseña de usuario.ninguna contraseña de usuario.



• Sin embargo, si lo que queremos es cambiar la clave del Sin embargo, si lo que queremos es cambiar la clave del usuario hacemos clic en la pestaña usuario hacemos clic en la pestaña “cambiar contraseña “cambiar contraseña de inicio de sesión”de inicio de sesión”..

• Escribimos la contraseña anterior Escribimos la contraseña anterior “access”“access”, y en las otras , y en las otras dos casilla, la nueva contraseña. dos casilla, la nueva contraseña.

• Por último hacemos clic en Por último hacemos clic en aceptaraceptar..


Comprimir y restaurar una base de Comprimir y restaurar una base de datosdatos

• Ahora vamos a aprender a comprimir y restaurar una base Ahora vamos a aprender a comprimir y restaurar una base de datos. de datos.

• Hay dos Hay dos formas internasformas internas de compactar una base de datos: de compactar una base de datos:– Comprobamos lo que ocupaba la base de datos antes de ser Comprobamos lo que ocupaba la base de datos antes de ser

comprimida.comprimida.– Abrimos la base de datos Abrimos la base de datos “Música”“Música”, que habéis creado , que habéis creado

vosotros.vosotros.– Para ello, vamos a Para ello, vamos a Herramientas/Utilidades/Compactar y Herramientas/Utilidades/Compactar y

repararreparar..– Comprobamos que se ha reducido el tamaño de la base de Comprobamos que se ha reducido el tamaño de la base de

datos considerablemente.datos considerablemente.


Comprimir y reparar una base de datosComprimir y reparar una base de datos• Segunda forma:Segunda forma:

– Además, en versiones 2000 o superior, tenéis la posibilidad Además, en versiones 2000 o superior, tenéis la posibilidad de compactar siempre al cerrar la base de datos de compactar siempre al cerrar la base de datos automáticamente.automáticamente.

– Ir al menú: Ir al menú:

Herramientas/Opciones/Pestaña General/Compactar al cerrarHerramientas/Opciones/Pestaña General/Compactar al cerrar. .


Comprimir y reparar una base de datosComprimir y reparar una base de datos• También hay una También hay una utilidad externautilidad externa que te que te

permite compactar y reparar una base de datos.permite compactar y reparar una base de datos.– Para ello, ir al link: Para ello, ir al link: – http://support.microsoft.com/default.aspx/kb/

273956

– Una vez ahí, hacéis clic en Una vez ahí, hacéis clic en Download the Download the JETCOMP.exe package nowJETCOMP.exe package now, para descargar la , para descargar la utilidad. utilidad.

– Ejecutáis el programa, y os pide que Ejecutáis el programa, y os pide que introduzcáis el directorio donde queréis que introduzcáis el directorio donde queréis que se extraigan los archivos del programa.se extraigan los archivos del programa.

– Dentro de los archivos extraídos, el archivo Dentro de los archivos extraídos, el archivo ejecutable es el llamado: ejecutable es el llamado: jetComp.exejetComp.exe

http://support.microsoft.com/default.aspx/kb/273956

http://support.microsoft.com/default.aspx/kb/273956


Importar y vincular tablasImportar y vincular tablas

• Una operación muy interesante para quienes Una operación muy interesante para quienes antes de trabajar con Access tienen la antes de trabajar con Access tienen la información introducida y organizada en forma información introducida y organizada en forma de tabla pero en otros entornos de trabajo como de tabla pero en otros entornos de trabajo como Excel, Word, DbaseExcel, Word, Dbase, etc. es la de poder importar , etc. es la de poder importar convirtiendo de formato a formato Access dicha convirtiendo de formato a formato Access dicha información.información.

• Microsoft Access permite importar o vincular Microsoft Access permite importar o vincular una tabla de datos contenida en otra base de una tabla de datos contenida en otra base de datos de Access (de la versión que se está datos de Access (de la versión que se está empleando o de versiones anteriores), e incluso empleando o de versiones anteriores), e incluso datos de otros programas y formatos de archivo, datos de otros programas y formatos de archivo, como pueden ser los de como pueden ser los de Microsoft Excel, dBASE, Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro o ParadoxMicrosoft FoxPro o Paradox..


Importar y vincular tablasImportar y vincular tablas• ¿Qué diferencias existen entre importar y vincular? ¿Qué diferencias existen entre importar y vincular? • Si se importan los datos se crea una copia de la Si se importan los datos se crea una copia de la

información en una tabla nueva de la base de datos. información en una tabla nueva de la base de datos. • En este caso la tabla o archivo de origen no se En este caso la tabla o archivo de origen no se

modificará. modificará. • Tras realizar esta operación de importar, la tabla Tras realizar esta operación de importar, la tabla

creada en Access no depende en absoluto de la creada en Access no depende en absoluto de la original, no existe nexo de unión entre ambas. original, no existe nexo de unión entre ambas.

• La diferencia entre importar y vincular consiste en La diferencia entre importar y vincular consiste en que al importar datos éstos se convierten en una que al importar datos éstos se convierten en una parte integral de la base de datos e independientes parte integral de la base de datos e independientes de la base de datos donde se originaron. de la base de datos donde se originaron.

• En cambio, cuando vinculamos los datos, éstos En cambio, cuando vinculamos los datos, éstos permanecen en su origen . permanecen en su origen .

• El procedimiento para vincular es el mismo, solo en El procedimiento para vincular es el mismo, solo en vez de vez de "Importar""Importar" tenemos que seleccionar tenemos que seleccionar "Vincular "Vincular tablas".tablas".



• Microsoft Access utiliza iconos diferentes Microsoft Access utiliza iconos diferentes para representar las tablas que están para representar las tablas que están guardadas en la base de datos actual y las guardadas en la base de datos actual y las tablas vinculadas, siendo el de estas tablas vinculadas, siendo el de estas últimas distinto en función del tipo de últimas distinto en función del tipo de archivo vinculado.archivo vinculado.

• Hay que tener en cuenta que al eliminar el Hay que tener en cuenta que al eliminar el icono que representa a una tabla icono que representa a una tabla vinculada se elimina el vínculo con la tabla vinculada se elimina el vínculo con la tabla pero no la tabla externa, manteniéndose el pero no la tabla externa, manteniéndose el archivo original intacto. archivo original intacto.

• Se rompe "el cordón umbilical" que existe Se rompe "el cordón umbilical" que existe entre ambas fuentes de datos.entre ambas fuentes de datos.


Importar y vincular tablasImportar y vincular tablas• ¿Cuándo importar y cuándo vincular?¿Cuándo importar y cuándo vincular?• Se importarán los datos cuando éstos sólo se vayan a Se importarán los datos cuando éstos sólo se vayan a

utilizar desde Microsoft Access, de este modo se agiliza utilizar desde Microsoft Access, de este modo se agiliza el trabajo con el programa ya que sus propias tablas las el trabajo con el programa ya que sus propias tablas las gestiona más rápidamente.gestiona más rápidamente.

• Si los datos que desea utilizar los actualiza otro Si los datos que desea utilizar los actualiza otro programa diferente de Microsoft Access, es mejor programa diferente de Microsoft Access, es mejor vincularlos. vincularlos.

• Si utiliza esta opción, puede conservar los métodos Si utiliza esta opción, puede conservar los métodos actuales de actualizar, administrar y compartir los datos actuales de actualizar, administrar y compartir los datos y puede al mismo tiempo, utilizar Microsoft Access para y puede al mismo tiempo, utilizar Microsoft Access para trabajar con los datos. trabajar con los datos.

• Por ejemplo, puede crear consultas, formularios e Por ejemplo, puede crear consultas, formularios e informes que utilicen los datos externos, combinen informes que utilicen los datos externos, combinen datos externos con los datos de tablas Microsoft Access datos externos con los datos de tablas Microsoft Access e incluso presentar y editar los datos mientras otros los e incluso presentar y editar los datos mientras otros los estén utilizando en el programa original.estén utilizando en el programa original.


Importar y vincular tablasImportar y vincular tablas• Importar o vincular datos:Importar o vincular datos:• El proceso para importar datos es muy similar al de vincularlos El proceso para importar datos es muy similar al de vincularlos

siendo los pasos a seguir los que se indican a continuación: siendo los pasos a seguir los que se indican a continuación: 1.1. Hacer clic sobre el Hacer clic sobre el menú Archivomenú Archivo y a continuación sobre la opción y a continuación sobre la opción

Obtener datos externosObtener datos externos. . 2.2. Si se quieren importar los datos hacer clic sobre la opción Si se quieren importar los datos hacer clic sobre la opción Importar Importar y y

si se quieren vincular sobre si se quieren vincular sobre Vincular tablasVincular tablas. .

• La siguiente imagen muestra el aspecto del cuadro de diálogo La siguiente imagen muestra el aspecto del cuadro de diálogo que se presenta. que se presenta.


Importar y vincular tablasImportar y vincular tablas3.3. En la lista En la lista desplegable Buscardesplegable Buscar en en seleccionar la carpeta seleccionar la carpeta

en la cual se encuentra el archivo que se quiere importar en la cual se encuentra el archivo que se quiere importar o vincular y en la lista o vincular y en la lista Tipo de archivoTipo de archivo (abajo) seleccionar (abajo) seleccionar la extensión correspondiente a dicho archivo la extensión correspondiente a dicho archivo (desplegando del triangulito de la derecha, aparecen (desplegando del triangulito de la derecha, aparecen todos los formatos contemplados por Access para todos los formatos contemplados por Access para importar). importar).

– Finalmente seleccionar el archivo y hacer clic sobre el botón Finalmente seleccionar el archivo y hacer clic sobre el botón Importar o VincularImportar o Vincular. .

4.4. En función del tipo de archivo seleccionado se presentará En función del tipo de archivo seleccionado se presentará un Asistente que guiará el proceso de importación. un Asistente que guiará el proceso de importación.

– En el ejemplo se van a importar los datos contenidos en una En el ejemplo se van a importar los datos contenidos en una hoja de cálculo de Excel, en este caso se presenta en primer hoja de cálculo de Excel, en este caso se presenta en primer lugar el siguiente cuadro de diálogo en el cual se deberá lugar el siguiente cuadro de diálogo en el cual se deberá indicar la hoja del libro de Excel que contiene los datos indicar la hoja del libro de Excel que contiene los datos (Hoja1, Hoja2... o el nombre que tuviera). (Hoja1, Hoja2... o el nombre que tuviera).



5. 5. Tras seleccionar la hoja y pulsar el botón Tras seleccionar la hoja y pulsar el botón SiguienteSiguiente, en el , en el cuadro de diálogo que se muestra indicar si la primera fila cuadro de diálogo que se muestra indicar si la primera fila de la tabla corresponde a los títulos de la misma o no de la tabla corresponde a los títulos de la misma o no (generalmente la primera fila de una tabla de datos suele (generalmente la primera fila de una tabla de datos suele contener los rótulos o nombres de campos, no siendo por lo contener los rótulos o nombres de campos, no siendo por lo tanto datos). tanto datos).



6. 6. Tras pulsar el Tras pulsar el botón Siguientebotón Siguiente seleccionar la opción seleccionar la opción En una En una nueva tablanueva tabla para que los datos importados se localicen o para que los datos importados se localicen o ubiquen en una tabla nueva (tabla que crea el propio ubiquen en una tabla nueva (tabla que crea el propio proceso de importación). proceso de importación).



7.7. Seguir las indicaciones del Asistente, el cual permite establecer Seguir las indicaciones del Asistente, el cual permite establecer ciertas características para cada uno de los campos de la tabla que ciertas características para cada uno de los campos de la tabla que se va a crear (el nombre que va a tener cada campo, si van a ser se va a crear (el nombre que va a tener cada campo, si van a ser indexados o no. Pensar que una vez importada, la tabla va a poder indexados o no. Pensar que una vez importada, la tabla va a poder ver modificado su diseño de estructura entrando a la pantalla de ver modificado su diseño de estructura entrando a la pantalla de Vista Diseño como para cualquier tabla existente en la base de Vista Diseño como para cualquier tabla existente en la base de datos actual). datos actual).

8.8. En el último cuadro de diálogo indicar el nombre de la tabla que se En el último cuadro de diálogo indicar el nombre de la tabla que se va a crear y para finalizar, hacer clic sobre el botón va a crear y para finalizar, hacer clic sobre el botón TerminarTerminar. .



• Las tablas importadas presentan el icono Las tablas importadas presentan el icono típico de una tabla de Access mientras típico de una tabla de Access mientras que las vinculadas presentan un icono que las vinculadas presentan un icono relacionado con el tipo de archivo al cual relacionado con el tipo de archivo al cual está vinculada la tabla. está vinculada la tabla.


Importar información de Importar información de otra base de datosotra base de datos

• También se pueden importar tablas, consultas, También se pueden importar tablas, consultas, formularios, etc. de otra base de datos que ya esté formularios, etc. de otra base de datos que ya esté creada.creada.

• Para ello, hacemos Para ello, hacemos clickclick en en Archivo/Obtener datos Archivo/Obtener datos externos/Importarexternos/Importar..



• Nos sale el siguiente menú:Nos sale el siguiente menú:

• Elegimos la base de datos de la que vamos a importar los objetos y Elegimos la base de datos de la que vamos a importar los objetos y hacemos hacemos clickclick en en ImportarImportar..



• Elegimos el tipo de objeto que queremos importar, y Elegimos el tipo de objeto que queremos importar, y damos a aceptar.damos a aceptar.



Exportar datos a ExcelExportar datos a Excel• Abrimos Excel, y vamos al menú: Abrimos Excel, y vamos al menú: Datos/Obtener datos Datos/Obtener datos

externos/Importar datosexternos/Importar datos..


Exportar datos a ExcelExportar datos a Excel• Elegimos la base de datos Elegimos la base de datos “Hospital”“Hospital”, y aparecerá el , y aparecerá el

siguiente menú:siguiente menú:• Vamos a la pestaña Vamos a la pestaña “Avanzadas”“Avanzadas”, y elegimos la opción , y elegimos la opción

“Read/Write”“Read/Write”, para que nos permita leer los datos, y , para que nos permita leer los datos, y escribir nuevos.escribir nuevos.


Exportar datos a ExcelExportar datos a Excel

• Aparece el siguiente menú, que nos permite Aparece el siguiente menú, que nos permite elegir la tabla que deseamos importar.elegir la tabla que deseamos importar.

• Elegimos la tabla Elegimos la tabla “Médicos”“Médicos”, y aparece el , y aparece el siguiente menú:siguiente menú:



• Aparece el siguiente menú, en el que nos Aparece el siguiente menú, en el que nos pregunta si queremos que los datos se añadan pregunta si queremos que los datos se añadan en la hoja que tenemos abierta o en otra nueva.en la hoja que tenemos abierta o en otra nueva.

• Elegimos Elegimos “hoja de cálculo existente”“hoja de cálculo existente”, y hacemos , y hacemos clic en clic en aceptaraceptar..


Imprimir tablas, formularios e Imprimir tablas, formularios e informesinformes

• Ya sabemos cómo abrir una tabla en el Ya sabemos cómo abrir una tabla en el modo de presentación modo de presentación hoja de datoshoja de datos..

• En ese caso pulsaremos el En ese caso pulsaremos el botón imprimir botón imprimir aparecerá el aviso que aparecerá el aviso que tenéis abajo indicándonos que el objeto tenéis abajo indicándonos que el objeto está siendo enviado al dispositivo de está siendo enviado al dispositivo de impresión.impresión.


Imprimir tablas, formularios e Imprimir tablas, formularios e informesinformes

• Si, en cambio, seleccionamos la Si, en cambio, seleccionamos la opción Imprimiropción Imprimir del del menú menú ArchivoArchivo, se mostrará el cuadro de diálogo de control de la , se mostrará el cuadro de diálogo de control de la impresión de la figura siguiente.impresión de la figura siguiente.

• Pulsando aquí el Pulsando aquí el botón aceptarbotón aceptar imprimiremos todos los registros de la imprimiremos todos los registros de la tabla del mismo modo que si utilizáramos el botón que mostramos tabla del mismo modo que si utilizáramos el botón que mostramos anteriormente.anteriormente.

• Para realizar una impresión más acabada utilizaremos el Para realizar una impresión más acabada utilizaremos el InformeInforme que, que, junto con el junto con el FormularioFormulario, constituyen los dos medios más apropiados , constituyen los dos medios más apropiados para brindar información de las bases Access a personas no para brindar información de las bases Access a personas no especializadas en el tema.especializadas en el tema.


Imprimir relacionesImprimir relaciones• Para imprimir las relaciones de una base de datos, Para imprimir las relaciones de una base de datos,

abrimos la base de datos abrimos la base de datos “Neptuno”“Neptuno”. . • Hacemos clic en Hacemos clic en herramientas/relacionesherramientas/relaciones..• Hacemos clic en Hacemos clic en archivos/imprimir relacionesarchivos/imprimir relaciones..

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