Curso de Inducción de Secretarios y Coordinadores Administrativos SECRETARIA ADMINISTRATIVA Unidad...

Curso de Inducción de Secretarios y Coordinadores Administrativos

SECRETARIA ADMINISTRATIVA

Unidad de Desarrollo Administrativo

Introducción

Objetivo• Brindar al Secretario Administrativo una serie de

conocimientos y herramientas que le sirvan de apoyo en el cumplimiento de su responsabilidad administrativa, para el manejo y observación de la normatividad interna y externa, utilizando herramientas actuales que permitan el cumplimiento oportuno y eficiente de las funciones inherentes al cargo.

Introducción

Alcance

• Comprensión de los aspectos culturales y filosóficos institucionales para la alineación de la actuación del Secretario Administrativo de las unidades.

• Conocimiento de la estructura orgánica institucional con descripción de las funciones y servicios que ofertan las áreas.

• Conocimiento, localización y manejo de los sistemas utilizados como herramientas para el aprovechamiento de los servicios proporcionados por las diferentes áreas.

• Práctica de los Módulos del sistema web en operación para el uso de los servicios que se proporcionan.

Introducción

Dirigido a:• A personas de nuevo ingreso en el puesto de Secretario

Administrativo, por incorporación a la institución o por reemplazo de personal.

• Coordinadores de área administrativa de las entidades

universitarias.• A toda persona involucrada en el manejo de recursos humanos,

financieros y materiales de las unidades universitarias.

Duración: 15 horas

Requisitos:• Conocimientos y/ó formación en administración de recursos. (no

indispensable)

Universidad de Guanajuato

Misión

• Construir, preservar y compartir el conocimiento con el fin de contribuir a la formación integral del Ser Humano, la preservación de su entorno y la construcción y consolidación de una sociedad, democrática, justa y

libre.


• Visión

Una universidad pública modelo dentro de un sistema estatal de educación superior: Abierta a todas las posibilidades académicas. Con presencia en todo el estado. Con apertura nacional e internacional al intercambio académico. Líder en pensamiento y organización. Que conforme personas de la más alta calidad académica y humana. Que contribuya al desarrollo social, científico y tecnológico del estado. Que desarrolle y brinde servicios académicos de docencia, e investigación y

extensión con calidad y apego a los valores. Que brinde a sus colaboradores un ambiente propicio para el desarrollo

académico y administrativo. Que tenga salud financiera. Que cuente con infraestructura y recursos necesarios para atender el avance del

conocimiento.


ValoresLos valores esenciales que sustentan nuestra idea de

universidad son:

• búsqueda y promoción de la verdad,

educación,

construcción y promoción de los valores humanos,

compromiso social,

universidad pluralista y

preservación, promoción y difusión del patrimonio cultural de la humanidad y de la cultura nacional.

Organigrama AdministrativoFuente: WWW.ugto.mx

Organigrama Administrativo


MISION

• Brindar a la comunidad universitaria servicios con calidez y prontitud para cubrir las necesidades y requerimientos humanos, financieros y materiales, preservando el patrimonio institucional y cuidando las transparencia en el uso de los recursos


VISION• Somos una Secretaría que ha integrado

electrónicamente los sistemas de información y los ha descentralizado para la toma de decisiones académicas y administrativas. Entregamos cuentas claras y oportunas al Rector, y a través de él a la sociedad, sobre la administración de los recursos y sobre el patrimonio universitario. La certificación de nuestros procesos prueba que los servicios que ofrecemos son de calidad. La innovación permanente nos permite estar a la vanguardia de las transformaciones de nuestro entorno. Comprendemos la importancia de las funciones sustentivas de la Universidad y nos innovamos cada día para servir mejor a las Unidades Académicas y Administrativas buscando la mejora continua hacia un modelo de Gestión de Calidad.


Función genérica

Planear, organizar, dirigir un sistema administrativo eficiente, ágil y flexible, que dé respuesta oportuna y apoye el cumplimiento de planes y programas de desarrollo institucional.


Estructura

En términos generales, la estructura de la Secretaría Administrativa comprende la secretaría particular, tres direcciones, tres coordinaciones y una unidad de apoyo:

• Secretaría Particular• Director Financiero• Director de Recursos Humanos • Director de Servicios Generales• Coordinador General de Red Médica• Coordinador General de Sistemas y Telecomunicaciones• Coordinador Administrativa SIIA y• Coordinador de la Unidad de Desarrollo Administrativo• Coordinador Institucional de Certificación


ObjetivosLos objetivos de la Secretaría Administrativa son:

• organizar, controlar y registrar, los recursos y servicios de la Universidad, proporcionándoselos a las unidades con eficiencia;

• participar de manera activa en el rediseño administrativo de la Universidad;

• rediseñar la estructura administrativa y los procesos en la propia Secretaría;

• implantar dentro de la Secretaría un proceso de planeación estratégica que incluya la verificación administrativa dentro de la Secretaría y en las unidades de la Universidad;

• mejorar el ambiente organizacional adecuándolo a las necesidades del personal de la institución; e

• implantar el Sistema Integral de Información Administrativa SIIA, como una herramienta dinámica y de apoyo.


PolíticasLas políticas estratégicas que sigue la Secretaría

Administrativa son: Se institucionalizará la cultura de mejora continua en nuestros procesos

administrativos, para que éstos nos permitan ofrecer un servicio de calidad.

Se revisarán y mejorarán de manera continua nuestros procesos, servicios y productos, buscando cumplir y superar las expectativas de nuestros usuarios internos o externos, en la forma y en el tiempo adecuados

Se trabajará en el rediseño de los procesos y procedimientos de trabajo, buscando siempre la simplificación y el ahorro de recursos;

Se creará una cultura que maneje equipos de trabajo, con lo cual se busca mejorar las condiciones de nuestros usuarios externos o internos; y

Se manejará un enfoque administrativo que tienda a la planeación.


Las medidas que se toman para llevar a cabo satisfactoriamente todas esta políticas son:

Simplificar los trámites. Mejorar el servicio a los usuarios internos y/o

externos. Prever las necesidades de nuestros usuarios

internos y/o externos. Eficientar el uso de los recursos. Instalar un Sistema de Gestión de Calidad. Y Buscar la Certificación de Procesos.

Secretaria AdministrativaOrganigrama General

Apoyo SecretarialY Mensajería

Apoyo SecretarialY Mensajería

Secretario AdministrativoSecretario Administrativo

Secretario ParticularSecretario Particular

Coordinador de la Unidad de Desarrollo

Administrativo


Administrativo

Coordinador Administrativo

SIIA

Coordinador Administrativo

SIIA

Coordinador General de Sistemas y

Telecomunicaciones

Coordinador General de Sistemas y

Telecomunicaciones

Director FinancieraDirector Financiera Director de Recursos

Humanos

Director de RecursosHumanos Director de Servicios

Generales

Director de Servicios Generales Coordinador

General de Red Médica

Coordinador General de Red Médica

Línea de autoridad

Línea de apoyo

Coordinado Institucional de Certificación

Coordinado Institucional de Certificación

Asistente AdministrativoAsistente Administrativo

Secretaria AdministrativaOrganigrama General

Secretario Administrativo


Director Financiero

Director Financiero

Director de Recursos Humanos


Director de Servicios Generales


Coordinador General de Red

Médica


Médica

Coordinación General de Sistemas y

Telecomunicaciones


Telecomunicaciones

Secretario Particular


Asistente Administrativo


Apoyo Secretarial y mensajería


Coordinador Administrativo SIIA



Administrativo


Administrativo

Coordinador Institucional de Certificación




Director Financiero

Director Financiero






Médica


Médica


Telecomunicaciones


Telecomunicaciones









Director Financiero

Director Financiero






Médica


Médica


Telecomunicaciones


Telecomunicaciones










Administrativo


Administrativo



Dirección FinancieraJuan Fernando Calderón

Cabello

Unidad de Atención y TrámiteJosé Luís Olmos

Secretaría AdministrativaMartín Pantoja Aguilar

Dirección de Recursos HumanosJuan Francisco Llovera

Arredondo

Dirección de Servicios GeneralesRafael Ornelas Esqueda

Departamento de Presupuestos y ProgramasMartha Pérez

Departamento de CajaAlfonso Adrián Martínez Plaza

Departamento de ContabilidadSoledad García Saldaña

Depto. de Selección y Desarrollo

Andrea León Zavala

Depto. de SistemasMarcela Flores Yurrita

Depto. De Relaciones Laborales

J. Antonio Marmolejo García

Depto. de Sueldos y SalariosFrancisco Morales Vallejo

Departamento de Adquicisiones

J. Francisco Martínez Gallardo

Departamento de Servicios Generales

Alberto E. Páez Pérez

Departamento de Control de Bienes

Verónica Segoviano Mena

Departamento de Conservación y Mantenimiento

Rafael Vargas Gallardo

Departamento de Transportes Octavio Contreras García

Coordinación de Mensajería

Secretario ParticularArmando Preciado Gutiérrez

Apoyo Secretarial y MensajeríaMa. Elena Gutiérrez Delgado

Coordinador General de Sistemas y Telecomunicaciones

Guillermo Carrillo Gallardo

Departamento de Proyectos Arquitectónicos

Esaul Bueno

Depto. de Gestión Organizacional

Eloy Arredondo Luna

Coordinador Administrativo SIIAPatricia Carrillo Gallardo

Coordinador de la Unidad de Desarrollo Administrativo

Santiago Salmerón González

Sistemas e InformáticaJesús Amador

Coordinación de Calidad

Coordinación de Organización y Procesos

Alfonso Flores

Coordinadora General de Red Médica

Brenda del Carmen Sabanero Contreras


Apoyo Secretarial y MensajeríaPablo Rodríguez González

Estructuras Funcionales de las Direcciones

-RECEPCIÓN, REVISIÓN, VALIDACIÓN, ALTA EN SISTEMA DE DOCUMENTOS DE PAGO

DIRECCION FINANCIERA

UNIDAD DE ATENCION Y

TRAMITE

DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTOS

DEPARTAMENTO DE CAJA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

-CONTROL DEPRESUPUESTO: ORDINARIO, PROSAA, PIFI,CONVENIOS.-VALIDACIÓN DE: REQUISICIONES, CONTROL DE BECAS

-RECEPCIÓN DE PAGOS.-ELABORACIÓN DE CHEQUES-DISPERCION DE FONDOS.-CONTROL DE INGRESOS PROPIOS-MANEJO DE CTAS DE CHEQUES.-MANEJO DE INVERSIONES.-MANEJO DE FIDEICOMISOS.-CONCILIACIONESBANCARIAS.-RESPONSIVAS DE DONATIVOS Y FACTURAS.-RESGUARDO DOCUMENTOS POR COBRAR (FINANCIAMIENTO)

-VALIDA REGISTRO DE INGRESOS Y EGRESOS.-CORRIGE REGISTROS.-CONTROLA CUENTAS POR COBRAR.

-CONTROLA CUENTAS POR PAGAR.ELABORA ESTADOS FINANCIEROS

SISTEMAS E INFORMATICA

APOYO SECRETARIAL

CALIDAD

-Módulos Locales para usuarios locales-Análisis, diseño, creación, implementación y mantenimiento de sistemas de información.-Generación de reportes especiales.-Seguridad de la red-Respaldos-Administración de la red, bases de datos, web.-Mantenimiento de equipo.

-SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Estructuras Funcionales de las Direcciones

-REALIZACIÓN DE CURSOS DE CAPACITACIÓN.-SELECCIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO.ELABORACIÓN Y REVISIÓN DE CONTRATOS HONORARIOS.

DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS

DEPARTMANETO DE SELECCIÓN Y DESARROLLO

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

DEPARTAMENTO DE RELACIONES LABORALES

DEPARTAMENTO DE SUELDOS Y SALARIOS

-CÁLCULO DE IMPUESTOS DE PAGOS POR CONTRATO DE HONORARIOS.-ADECUACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMÁTICA DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE CADA ÁREA.-ATENCIÓN DE LAS SOLICITUDES DE ADELANTO DE QUINCENAS.-ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE CONSTANCIAS DE RETENCIÓNES.-INFORMACIÓN A PROVEEDORES PARA AUTORIZACIÓN DE DESCUENTOS EN NÓMINA.-INFORMACIÓN Y APOYO AL PERSONAL EN EL LLENADO DE LAS FORMAS DE PRÉSTAMOS PERSONALES E HIPOTECARIOS.-OTORGAR INFORMACIÓN A LAS UNIDADES COMO PLANTILLAS Y BASES DE DATOS.-EMISIÓN DE NÓMINA.

-APOYA A LAS UNIDADES ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS EN LA APLICACIÓN Y OBSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS NORMATIVOS QUE REGULAN LAS RELACIONES ENTRE LA UNIVERSIDAD Y SUS TRABAJADORES.-ATENCIÓN DE CONFLICTOS LABORALES TANTO INDIVIDUALES COMO COLECTIVOS.-ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS DE CONTRATOS COLECTIVOS DE TRABAJO.-DIFUSIÓN DE LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES A LOS DIRECTIVOS DE LA UNIDADES.-ASESORÍA SOBRE CONDICIONES DE RIESGO E IMPLEMENTACIÓN DE MEDIDAS DE SEGURIDAD, HIGIENE Y PROTECCIÓN..-ASESORÍA Y CAPACITACIÓN EN SEGURIDAD, HIGIENE Y PROTECCIÓN.

-ATENCIÓN A SOLICITUDES DE REALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS CONTROLES DE PAGOS DE SUELDOS, PRESTACIONES, ASÍ COMO DEDUCCIONES DE JUBILACIONES Y PESNSIONES.ATENCIÓN A SOLICITUDES PARA EL OTORGAMIENTO DE LAS PRESTACIONES CONTRACTUALESCONVENIOS PARA PROTECCIÓN AL

SALARIO CON DIFERENTES CASAS COMERCIALES.-PROGRAMA DE CALIDAD DE VIDA EN EL TRABAJO.-ATENCIÓN A SOLICITUDES DE ELABORACIÓN DE HOJAS DE SERVICIO.

DEPARTAMENTO DE GESTIÓN

ORGANIZACIONAL

-PLAN DE PERMANENCIA.-APOYO A LA NEGOCIACIÓN COLECTIVA.APOYO EN EL PROCESO DE MEDICIÓN DEL CUMPLIIMIENTO DE METAS.APOYO EN EL SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO.

Estructuras funcionales de las direcciones

COORDINACIÓN

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

DEPARTAMENTO DE CONTROL BIENES

DEPARTAMENTO DE CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO

DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES

COORDINACION DE MENSAJERIA

-ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS.-ENTREGA DE BIENES A LAS UNIDADES.-ASESORÍA EN MANEJO DE EQUIPOS (CALIDAD, PRECIOS, ENTREGAS, GARANTIAS, SOPORTE TÉCNICO, PAGO, ETC.)-LOGÍSTICA DE IMPORTACIONES.

-MANTENER EL PROGRAMA DE LIMPIEZA Y VIGILANCIA EN EL EDIFICIO DE LACURAIN DE RETANA.-BRINDAR APOYO CON LOS SERVICIOS DE INTENDENCIA EN EVENTOS EXTRAORDINARIOS.-APOYAR LOS SERVICIOS DE VIGILANCIA EN UNIDAD NORIA ALTA.-BRINDAR SERVICIO DE FOTOCOPIADO CON EQUIPOS EN RENTA.

-LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS.-REALIZAR LOS MOVIMIENTOS DE CAMBIO DE RESGUARDO.-REALIZAR BAJAS DEFINITIVAS.

-ASESORÍA PARA REALIZAR MEJORAS EN LOS ESPACIOS.-SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LAS OBRAS.-MANTENIMIENTO EN LAS ÁREAS DE: ALBAÑILERÍA, FONTANERÍA, CARPINTERÍA, ELECTRICIDAD, PINTURA Y HERRERÍA.-MONTAJE PARA FERIAS Y EXPOSICIONES.-APOYO EN LEVANTAMIENTOS TOPOGRÁFICOS.-RETIRO DE LAS UNIDADES DE LOS BIENES NO NECESARIOS, OBSOLETOS O EN MALAS CONDICIONES.-DOTAR A LAS UNIDADES DE BIENES MUEBLES EN BUEN ESTADO Y DE REUSO.-APOYO EN MOVIMIENTO EXTRAORDINARIO DE BIENES MUEBLES.

-MANTENIMIENTO DE LA FLOTILLA VEHICULAR.-TRÁMITE DE TENENCIAS Y SEGUROS.-APOYO EN CASO DE SINIESTROS.-SERVICIO DE MENSAJERÍA.

-RECEPCCION Y DISTRIBUCION DE MENSAJERIA-RECEPCCION Y ENTREGA DE PAQUETERIA-RECOLECCION DE MENSAJERIA LOCAL

DEPARTAMENTO DE PROYECTOS

ARQUITECTÓNICOS

-ELABORACIÓN DE PROYECTOS ARQUITECTÓNICOS Y EJECUTIVOS.-SUPERVISIÓN ARQUITECTÓNICA EN EL PROCESO DE LAS OBRAS.

DIRECCION DE SERVICIOS GENERALES

APOYO SECRETARIAL

-ADQUISICIÓN DE BIENES.-CONSTRUCCIÓN. Y MANTENIMIENTO. DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA.-APOYO EN MONTAJE LOGISTICO EN FERIAS Y EXPOSICIONES.-CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES.-BRINDAR SERVICIO DE LIMPIEZA, VIGILANCIA Y FOTOCOPIADO.-PROPORCIONAR SERVICIO DE TRANSPORTE.-ELABORAR PROYECTOS ARQUITECTÓNICOS Y EJECUTIVOS.

Puesto de Secretario Administrativo

Objetivo del puesto

• El puesto de Secretario ó Coordinador Administrativo, fue creado para ser enlace entre la administración y la ejecución de los programas y proyectos a cargo de la unidad, es el que funge como apoyo para la ejecución de los programas de la dirección como labor adjetiva para el cumplimiento de sus metas.

• Sirve de apoyo para la planeación financiera de la unidad, coadyuvando en la clasificación, aplicación y ejecución correcta del gasto de operación, ingresos propios y convenios específicos.


Ubicación orgánica del puesto dentro de la

unidad

• Por lo general el puesto de Secretario o Coordinador Administrativo, su nombramiento depende del Director de la unidad, con una línea de autoridad del propio director de la dependencia.

1.- Dirección

1.1.-Secretaria Académica

1.1.1- Apoyo Administrativo

1.1.-Secretaría Administrativa

1.1.1- Apoyo Administrativo

1.1.2 - Auxiliares de Servicios


Secretaría o Coordinación Administrativa en

Unidades Académicas ó Administración

SECRETARIO ADMINISTRATIVO

DIRECCIÓN DE LA UNIDAD

SECRETARIO ACADÉMICO

APOYO ADMINISTRATIVO

APOYO ADMINISTRATIVO

AUXILIAR DE SERVICIOS


Descripción genérica del puesto

• Realiza funciones de planeación, organización, coordinación, registro y control de los asuntos administrativos propios de la unidad.

• Mantiene vínculos con las unidades universitarias relacionadas con su función; así mismo, con terceros en el suministros de bienes y servicios para la operación de la unidad.


Funciones y responsabilidades (DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA)

RECURSOS HUMANOS:

Levanta actas circunstanciadas de cualquier eventualidad del área administrativa que afecte las labores ordinarias de la unidad, reportando a la Dirección de Recursos Humanos.

Genera y tramita contratos por servicios profesionales que requiera y sean autorizados por la dirección de la unidad, reportando a la Dirección de Recursos Humanos.

Lleva el control de guardias y horarios del personal administrativo y de servicios.

Distribuye y asigna las áreas y tareas de limpieza al personal Auxiliar de Servicios.

Controla las tareas de vigilancia de las instalaciones de la unidad. Lleva el control y apoya el desarrollo de los eventos a realizarse en las

áreas de la unidad. Aplica pruebas de trabajo específicas para candidatos en el proceso de

selección del personal sindicalizado y de confianza.


Funciones y responsabilidades (DESCRIPCION ESPECIFICA)

RECURSOS HUMANOS:

Aplica el diagnostico de capacitación al personal administrativo y realiza el reporte correspondiente a la Dirección de Recursos Humanos, cuando ésta lo solicite.

Elabora y actualiza la base de datos sobre la capacitación de los trabajadores de su unidad, y reporta los cambios a la Dirección de Recursos Humanos.

Reporta a la Dirección de la unidad sobre cualquier problema relacionado con el desempeño de sus funciones, comunicando posibles soluciones.

Lleva el control de asistencia del personal administrativo y de servicios y reporta las incidencias a la Dirección de Recursos Humanos.

Integración y actualización de expedientes del personal adscrito a la unidad.


RECURSOS FINANCIEROS:

Elabora en coordinación con la Dirección Financiera el presupuesto anual de gasto conforme a las necesidades de la unidad, asignando y haciendo una distribución equitativa del gasto.

Lleva el control de fondo revolvente que tiene a cargo la unidad.

Maneja las cuenta bancarias con apego a las políticas emitidas por la Dirección Financiera.

Registra y controla las operaciones económicas y de ingresos propios generados por la unidad.

Concilia cada mes los saldos contables y presupuestales con la información de Dirección Financiera.


RECURSOS FINANCIEROS:

Propone estrategias para la generación de ingresos propios.

• Genera, controla y da seguimiento a los contratos en los que intervenga la unidad.

Vigila la razonabilidad del gasto de la unidad.

Observa el manejo del sistema de ingresos del Departamento de Caja de la Dirección Financiera, enviando los reporte de ingresos.

Controla y comprueba el manejo de responsivas de donación y facturas que la unidad solicite a la Dirección Financiera.


RECURSOS MATERIALES:

Controla el inventario de bines muebles, archivo y movimientos internos (altas, bajas, reubicaciones) en coordinación con el Departamento de Control de Bienes.

Realiza gestiones para el mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles de la unidad, estableciendo prioridades conforme a los recursos disponibles.

Aplicar criterios y políticas de la Dirección de Servicios Generales para el uso de los bienes muebles de la unidad.


ORGANIZACIÓN:

Organiza y coordina el trabajo del personal de apoyo administrativo y de servicios de acuerdo con los objetivos a cumplir.

Dicta en ausencia del Director de la unidad, las disposiciones que estime urgentes y convenientes de su área de competencia, dando después cuenta de ellas.

Efectúa reportes periódicos de sus actividades al director. Vigila el cumplimiento de las políticas generales que dicte la

administración central. Genera y aplica manuales de organización y procedimientos conforme

a sus necesidades. Coordina y en su caso administra los convenios que tenga la unidad o

sus investigadores y profesores. Interviene en la entrega - recepción en el cambio de las autoridades,

preparando la documentación necesaria para la elaboración del acta respectiva.


Procedimientos de Trabajo

El documento “Manual de Trámites y Servicios” expedido por la Secretaria Administrativa de la Universidad de Guanajuato, que es un instrumento de información para la comunidad universitaria y contiene las condiciones de gestione de los diferentes servicios prestados por las direcciones que integran la Secretaria Administrativa.

En los diferentes módulos que integran la página Web del SIIA, se encuentran los lineamientos y la normatividad aplicable para las gestiones hacia el interior de la Secretaría Administrativa, conteniendo documentos relevantes tales como: “Lineamientos para el manejo de recursos aplicables a partir del 1º. de Enero de 2007” aprobados por le H. Consejo Universitario y los “Lineamientos para contratos de prestación de servicios Profesionales” expedido por la Dirección de Recursos Humanos, entre otros que también son importantes para la gestión administrativa.


Uso de equipo, materiales y herramientas

Se refiere al equipo de computo, el cual para efectos deque funcionen los diferentes módulos generados por lasDirecciones: Financiera, de Recursos Humanos y de

Servicios Generales; se requiere el equipo de computo con determinadas características suficientes para la operación de los módulos operativos del sistema.

Los operadores del equipo, se requieren con un mínimo de conocimiento para operar los programas diseñados


Herramientas de trabajo

• Existen varios Módulos que operan los diversos tramites administrativos implementados por la Secretaria Administrativa de la Universidad, nombrándolos en este curso como Herramientas de trabajo. Los Módulos desarrollados forman parte del Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA); con el Modulo de Emisión de cheques, Adquisiciones. Además, sistemas complementarios como: Mensajería, Control de bienes, Transportes, Código programático presupuestal

Aspectos operacionales del puesto

Importancia del puesto dentro de la unidad

• Enlace entre las partes sustantivas y adjetivas de la unidad

• Ministración de insumos para cumplir los programas

• Planeación financiera de los programas

• Ejecución y control del gasto presupuestado


Importancia del puesto para la Secretaria Administrativa de la Universidad de Guanajuato

• Es el puesto clave para recibir insumos de calidad en la gestión de los tramites administrativos que tienen encomendados cada una de las Direcciones que conforman esta Secretaria, ya que de este dependen la calidad, oportunidad, valides, de los documentos generados para la gestión de los diferentes servicios prestados por las direcciones.

• De igual forma, vigila la aplicación de normas externas e internas en lo correspondiente a la operación de los diferentes programas y convenios a cargo de la unidad docente o administrativa que se trate.


De quien es cliente y que tipo de servicios recibe

El Secretario Administrativo es cliente de todos los departamentos que conforman las diferentes direcciones de la Secretaria Administrativa de la Universidad de Guanajuato, en los servicios que proporcionan cada uno de estos


Quines son los clientes del puesto dentro de la unidad

Son: el Director de la Unidad, el personal docente y de investigación, el personal administrativo y de servicios y toda persona que requiera de un servicios comprendido dentro del ámbito de influencia de las responsabilidades del Secretario Administrativo


Clientes del puesto dentro de la institución y fuera de su unidad

El Secretario Administrativo de la Universidad de Guanajuato, Directores que integran la Secretaria Administrativa, Jefes de Departamentos que integran éstas Direcciones son los que generalmente están dentro del padrón de clientes del Secretario Administrativos de las unidades.


Clientes externos

• Todos los proveedores de bienes o servicios brindados a la unidad; así como, los organismos y organizaciones gubernamentales o privadas financiadores de programas específicos, ejecutados por personal de la unidad; todos estos conforman el padrón de clientes externos del puesto de Secretario Administrativo.


Rol que desempeña el Secretario Administrativo

• Planeación de los programas ordinarios, extraordinarios, específicos ó convenios, en lo referente la planeación financiera de estas acciones

• Apoyo para la clasificación adecuada del gasto conforme los objetivos planteados en cada proyecto

• Participación en la validación de la comprobación del gasto

• Vigila el cumplimiento de disposiciones normativas internas y externas

• Cubre los requerimientos de gestión de las entidades financiadoras de los programas

• Participa en organización y realización de proyectos para la generación de fuentes alternas de financiamiento

• Vigila en forma cercana el origen y la aplicación de los recursos

Dirección Financiera Módulo financiero

Con el Módulo Financiero . . . .

• La Dirección Financiera tiene un Sistema de información que responde de manera eficiente y oportuna a la gestión y trámite de recursos de las Unidades Académicas y Administrativas


Y le permite . . .

• Desconcentrar los procesos de trámite y gestión de los recursos

• Transparentar el uso de los recursos por medio del acceso a la información

• Permitir la gestión más eficiente de cada tipo de recurso por parte de las unidades


Su objetivo es apoyar a las unidades Académicas y Administrativas para que puedan acceder en línea al sistema de información de la Dirección Financiera de manera que puedan efectuar:

• Captura y consulta de solicitudes• Consulta de movimientos y saldos• Consulta de la situación presupuestal• Transferencia de partidas presupuestales• Emisión de cheques• Compartir información con las unidades de apoyo

académico y administrativo • Ayuda a los niveles ejecutivos para la toma de

decisiones oportuna con la información necesaria


Las Unidades (Uso y participación en el sistema)

• Integración de códigos por medio de conceptos• Compromiso de recursos en la misma solicitud• Transferencia en cuentas que lo permitan• Procesamiento del documento al momento de

capturarse• Integración del documento con impresión para

firmas y pendientes si es necesario• Formato único de documentos


Estándares utilizados

• Código Programático de 35 posiciones (PRONAD)

• Claves de convenios SEP• NUA de alumnos (Dirección de Administración

Escolar)• Número de Empleado (Dirección de Recursos

Humanos)• Claves de documentos internos: SP / SF / OR /

RE / RI


En el Rediseño de Procesos

Se tiene:

• Generación de solicitudes en Internet para todas las dependencias

• Consultas por Internet• Movimientos en Internet sujetos a autorización• Notificación vía e-mail• Comunicación por Messenger• Emisión de cheques por parte de las unidades que lo

requieran• Formato único para documentos de entrada• Administración presupuestal en línea.


Para el acceso al Módulo Financiero, se solicita al Director Financiero, en oficio donde se citan los datos de la (s) persona (s) que se le (s) concede (n) derechos para el uso del módulo, especificando el I. P. de la computadora asignada a la persona que se le dan derechos por el titular de la unidad. El formato del oficio esta en la información general que contiene el propio módulo.

El Módulo Financiero se encuentra en la página:

www.siia.ugto.mx

Dirección Financiera Módulo Catálogos del Código

Programático

Módulo interactivo que persigue que el usuario del Módulo Financiero, conozca de una manera teórica y práctica la forma como se estructura el Código Programático Presupuestal.

Dirección Financiera Módulo Catálogos del Código Programático

Donde se identifica a todos y cada uno de los elementos que integran un código

Fondo– Fondo– Subfondo– Subsubfondo

Cuenta Contable– Rubro– Clasificación– Cuenta– Subcuenta– Subsubcuenta

Identificación del Área– Unidad Responsable– Función


Programático

Código Programático Presupuestal

– Programa Presupuestal– Fuente de Financiamiento u organismo otorgante– Subprograma Presupuestal o forma de asignación

presupuestal– Prioridad Institucional (programas prioritarios en el PLADI)– Subprioridad (Identifica programas prioritarios y proyectos

dentro del PLADI)– Objetivo (Conjunto de actividades encaminadas a producir

resultados)– Año de asignación (Año en que fueron autorizados y

otorgados los recursos)


Programático

El Código Programático Presupuestal es usado para toda gestión o aplicación de recursos, con el conocimiento y familiarización de la clave, se identifican: tipo y características del presupuesto.

El Módulo Catálogo del Código Programatico se encuentra en la página:

www.siia.ugto.mx

Módulo de Recursos Humanos.

En el Módulo de Recursos Humanos, el Director de la Unidad puede realizar consultas del personal asignado a su Dependencias sobre:

• Nombramientos, Deducciones, Kardex, Percepciones y Becas.

• Ver los pagos de los trabajadores e imprimir los recibos de pagos.

• Contratos de tu unidad o dependencia y ahora también la posibilidad de renovarlos en línea.

• Tabuladores Académico, Administrativo, Técnico Académico, Beca al Desempeño Académico, Guardias, Deducciones y Percepciones. Todos estos siempre estarán actualizados conforme surjan modificaciones.


En el Módulo de Recursos Humanos, el Director de la Unidad puede realizar consultas del personal asignado a su Dependencias sobre:

• Nombramientos, Deducciones, Kardex, Percepciones y Becas.

• Ver los pagos de los trabajadores e imprimir los recibos de pagos.

• Contratos de tu unidad o dependencia y ahora también la posibilidad de renovarlos en línea.

• Tabuladores Académico, Administrativo, Técnico Académico, Beca al Desempeño Académico, Guardias, Deducciones y Percepciones. Todos estos siempre estarán actualizados conforme surjan modificaciones.

• Listado de las prestaciones, requisitos, formatos y la información de quien está encargado del trámite en esta Dirección.

• Calendarios de corte de Nomina y Contratos además imprimir los calendarios de corte.

• (Información sobre elección y desarrollo de personal)


Para obtener acceso al Módulo de Recursos Humanos, es necesario tener una cuenta en el SIIA, de no ser así, el Titular de la Unidad, dirige un oficio al Jefe de la Unidad de Sistemas de Información y Cómputo solicitando la asignación de una cuenta de usuario en la aplicación del Módulo del SIIA

El Módulo de Recursos Humanos se encuentra en la página:

www.siia.ugto.mx

Dirección de Servicios Generales Módulo Departamento de Adquisiciones

Para el Departamento de Adquisiciones una de las principales tareas es el de surtir a las unidades de la Universidad de Guanajuato, equipamiento de toda índole, desde los materiales de consumo básico para uso cotidiano hasta equipo de alta tecnología para la investigación y la docencia.


Permite:

La consulta en línea del precio de artículos de consumo Conocer el costo de los artículos bajo la modalidad de compra

directa La unidad afecta directamente el sistema de Dirección

Financiera, comprometiendo sus recursos para realizar la compra

Participación directa de las unidades Otorga transparencia y seguridad en el proceso de compra Surtir la mercancía el mismo día que se solicita en unidades

locales; y al día siguiente de su solicitud en unidades foráneas.


Los procesos que incluye el Módulo son: Recepción de requisiciones (Vía Web) Autorización de las requisiciones en liga con la Dirección

Financiera Compromiso de artículos del almacén con base en

requerimientos Salida de artículos del almacén según surtimientos Cotización de requisiciones de compra directa y tabla

comparativa de la misma Generación de ordenes de compra con base en proveedor

seleccionado Generación de solicitudes de pago según ordenes de compra

surtidas Administración del documento en trámite por parte del Jefe de

Departamento


Objetivos del módulo:

Mejorar la calidad y rapidez en el servicio Tener un mejor control de entradas y salidas de

almacén Tener un mejor control del gasto de las unidades Abatir costos en la prestación del servicio de

surtimiento Realizar adquisiciones con apego a la legalidad Respetar las políticas presupuestales Integrarse con otros módulos


Licitaciones Electrónicas• El sistema permite consultar en una página de Internet:

La información de licitaciones Dar seguimiento al procedimiento de contratación Consulta gratuita de las bases de licitaciones Generación de formatos para el pago en banco Facilita la participación de proveedores de todo el

país


Para la asignación de cuentas de usuarios:

• Los interesados deben presentar un oficio llamado “Solicitud de cuenta de usuario SIIA”, formato contenido en la página principal del Sistema Integral de Información Administrativa SIIA

www.siia.ugto.mx

Dirección de Servicios Generales Módulo Departamento de Transportes

Las funciones principales del Departamento de Transportes son:

La atención de las solicitudes de servicio de transportación

El mantenimiento de la flotilla vehicular en óptimas condiciones

Mantener actualizadas las bitácoras de los vehículos

Dirección de Servicios Generales Módulo Departamento de Transportes

Sistema de Gestión de Solicitudes de Servicio

• Es un sistema que esta incorporado al Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA)

Se pretende mejorar la calidad y rapidez del servicio Obtener un mejor control de las solicitudes Evitar duplicidad de funciones

El Módulo de Transportes se encuentra en la página:

www.siia.ugto.mx

Dirección de Servicios Generales Módulo Departamento de Mensajería

Permite el registro y seguimiento de documentos enviados por otras instancias vía la mensajería interna de la universidad.

El Módulo de Mensajería contempla una extensión en plataforma Web para brindar servicio de manera ágil y automatizada a las unidades.

Evita la duplicidad de funciones Mejor control de envíos Ofrecer un medio seguro y confiable de los envíos

de documentos normales y de valor

Dirección de Servicios Generales Módulo Coordinación de Mensajería

El enlace de la Coordinación de Mensajería se encuentra en el portal de SIIA de la Universidad en la dirección:

Para la asignación de cuentas de usuarios:Los interesados deben presentar un oficio llamado “Solicitud de cuenta de usuario SIIA”, formato contenido en la página principal del Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA)

El Módulo Coordinación de Mensajería se encuentra en la página:

www.siia.ugto.mx

Coordinación General de Telecomunicaciones y Cómputo

Organigrama Funcional

DEPARTAMENTO DE TELECOMUNICIONES

UNIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y

CÓMPUTO

COORDINACIÓN DE TELEFONÍA

-DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE REDES DE TELECOMUNICACIÓNES Y COMPUTO.-ADMINISTRAR SERVICIOS DE TELECOMUNICACIONES.

COORINADOR GENERAL

-ORIENTA EL TRABAJO DE LAS ÁREAS QUE CONFORMAN LA --COORDINACIÓN A LAS NECESIDADES DE LAS UNIDADES ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS CON CALIDAD Y OPORTUNIDAD

COORDINACIÓN TÉCNICA DEL SIIA.-DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.-APOYO TÉCNICO, DE ADMINISTRACIÓN, MANTENIMIENTO Y SOPORTE.

-ASESORÍAA EN INSTALACIONES MAANTENIMIENTO, SOPORTE, MODERNIZACIÓN Y COMPRA DE INFRAESTRUCTURA DE TELEFONÍA.-DESARROLLO DE PROYECTOS E INFRAESTRUCTURA DE CABLEADO Y CONECTIVIDAD.


Módulo de Telefonía.

Coordinación de servicio de redes de voz y datos.

Entra sus funciones en los siguientes servicios:

Planeación, administración y asesoría de los servicios de redes locales (LAN)

Planeación, administración y asesoría de servicio de redes de vos (Telefonía)


Módulo de Telefonía.

Algunos servicios que proporciona:

• Asesoría en la planeación e instalación de sistemas telefónicos en las dependencias UG

• Asesoría en la instalación, mantenimiento y compra de infraestructura de telefonía

Integración y desarrollo de los proyectos en infraestructura de cableado estructurado y conectividad

Análisis de tráfico en las líneas de la UG Proyecto de crecimiento de la infraestructura de telefonía Análisis de servicios de larga distancia y telefonía celular

Entre otros. . . . . .


Módulo de Telefonía

Objetivos:

Establecer la comunicación entre las dependencias de la Universidad de Guanajuato

Proporcionar los servicios básicos de telecomunicaciones

Administrar y monitorear el gasto en las líneas telefónicas de la UG


Módulo de Telefonía

Para la asignación de cuentas de usuarios:

• Los interesados deben presentar un oficio llamado “Solicitud de cuenta de usuario SIIA”, formato contenido en la página principal del Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA)

• www.siia.ugto.mx

Unidad de Desarrollo AdministrativoOrganigrama Funcional

COORDINACIÓN DE INDUCCIÓN Y DESARROLLO

COORDINACIÓN CALIDAD Y PROCESOS

COORDINACIÓN DE CONTROL DE RIESGOS

-DAR SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y DESARROLLO DE SECRETARIOS ADMINISTRATIVOS.-REALIZAR Y DAR SEGUIMIENTO A LA DETECCNIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN.-LLEVAR A CABO LOGÍSTICA DE EVENTOS.

COORINADOR GENERAL

-COORDINAR, SUPERVISAR, APOYAR Y DAR SEGUIMIENTO A ÁREAS DE LA UNIDAD.GESTIÓN ANTE SECRETARIA ADMINISTRATIVA APOYOS PARA ACTIVIDADES DE LA UNIDAD.

-ASESORAR, COORDINAR Y SUPERVISAR LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS.-APOYAR LA CERTIFICACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS.

-IMPLEMENTAR Y DAR SEGUIMIENTO A UN SISTEMA INTEGRAL DE PROTECCIÓN Y SEGURIDAD PARA LA UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO.

Unidad de Desarrollo Administrativo Módulo de UDA

Es la vía de comunicación de los Secretarios y Coordinadores Administrativos para apoyarlos en el desarrollo de sus funciones.

Contiene información de las áreas de conforman la unidad:

Inducción y Desarrollo Calidad y Procesos Control de Riesgos

Unidad de Desarrollo Administrativo Módulo de UDA

El acceso a esta pagina se tiene en el portal del SIIA, no requiere de autorización previa ni solicitud de registro de usuario por tratarse de información general de los Secretarios Administrativos y de las unidades de la Universidad de Guanajuato.

El Módulo de Unidad de Desarrollo Administrativo se encuentra en la página:

www.siia.ugto.mx

Coordinación SIIASistema Integral de Información

Administrativa

El Sistema de Información Institucional es uno de los programas estratégicos del Plan de Desarrollo Institucional 2002 – 2010, donde las características del sistema se centran en cuanto, a la calidad, accesibilidad y oportunidad para la toma de decisiones.

• El SIIA proporciona diversos servicios a los alumnos, personal académico y administrativo a través de sus diferentes módulos, servicios tales como: trámites, consultas en línea y obtención de reportes en plataforma web a través del Sistema Institucional de Gestión Administrativa (SIGA).

Coordinación SIIASistema Integral de Información

Administrativa

Se han eficientado los procesos Financieros, de Recursos Humanos, Administración Escolar, Servicios Generales y Superación del Personal Académico; con los módulos instalados en cada una de las áreas respectivas.

Otros Módulos desarrollados:• Administración escolar• Tutorias• COSUPERA• Evaluación Docente• Indicadores Estraatégicos• Base Única de Datos• Gestión de Asuntos y• Ordenes de Servicio para soporte Téecnico

Otros Módulos desarrollados

La Dirección de Administración EscolarDirección de Administración Escolar tienen contemplado implementar estudios de trayectoria escolar y de egresados, para lo local ha desarrollado un instrumento auxiliar contenido en el Módulo correspondiente; proporciona a los alumnos, personal académico y administrativo información académica para el control escolar; está integrado como parte del SIIA y se localiza en la misma página.

www.siia.ugto.mx

Otros Módulos desarrolladosTutorías

La Dirección de DocenciaDirección de Docencia busca propiciar el desarrollo del estudiante mediante la extensión del Programa de Programa de TutoríaTutoría Académica Académica:

• Ofrece apoyo académico para que el alumno culmine sus estudios con excelencia y en el plazo previsto.

• Lograr los objetivos de formación establecidos en la Misión Institucional como en los planes y programas de estudio.

• El proyecto permite capacitar a los tutores y generar instrumentos para la evaluación del proceso.

• Su uso y aprovechamiento se orienta a los Alumnos y Personal Académico.

Este Módulo es un componente más del Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA), y se encuentra en la misma página:

Otros Módulos desarrolladosCOSUPERA

La Coordinación de Superación del Personal AcadémicoCoordinación de Superación del Personal Académico con la participación de las direcciones de Docencia, Desarrollo Estudiantil, Apoyo Académico y el Centro de Vinculación con el Entorno (VEN), mantienen el programa de educación continua y actualización.

Además que el Módulo COSUPERA ofrece los programas de:

• Formación de profesores

• Evaluación de profesores

• Educación continua y actualización

Este Módulo se encuentra en el Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA), y encuentra en la página:

www.siia.ugto.mx

Otros Módulos desarrolladosEvaluación Docente

Con el uso del módulo se podrá realizar la Evaluación de DocentesEvaluación de Docentes por ciclo académico:

Evaluación al docente por el estudiante. Evaluación del docente por el Secretario Académico o

Coordinadores de área. Auto evaluación del mismo docente.

Ventajas de las evaluaciones vía web: No tener que hacerlo en papel Facilidad para el reporte de resultados.

Como parte del Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA), se encuentra en la página:

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Otros Módulos desarrolladosIndicadores y Datos Estadísticos

Contempla la información relativa a indicadoresindicadores en los siguientes aspectos: Indicadores Institucionales a una fecha de corte. Indicadores Dinámicos al día de hoy para uso no oficial Datos Estadísticos Históricos

Es información relativa a: Personal Alumnos Biblioteca

• Información anual de 1998 a 2003


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Otros Módulos desarrolladosBase de Datos Única

Módulo Base de Datos ÚnicaMódulo Base de Datos Única

• Contiene datos generales de las entidades que conforman la Universidad de Guanajuato, clasificación, datos específicos de las unidades y directorio.


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Otros Módulos desarrolladosMódulo Institucional de Gestión de

AsuntosMódulo Institucional de Gestión de AsuntosMódulo Institucional de Gestión de Asuntos

• El módulo permite el registro y seguimiento de documentos enviados por otras instancias vía mensajería interna o de instancias externas a la Universidad de Guanajuato. Permite a los usuarios capturar los diferentes asuntos o tareas que les son turnadas. Permite además tener indicadores del tiempo de atención de los asuntos y el flujo que tiene que seguir para ser resuelto, para control de atención y sus tiempos.

Como parte del Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA), se

encuentra en la página:

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Otros Módulos desarrolladosMódulo de Ordenes de Servicio para

Soporte Técnico

Módulo Módulo de Ordenes de Servicio para Soporte Técnicode Ordenes de Servicio para Soporte Técnico

• Es de uso exclusivo del personal de la Secretaria Administrativa, el cual refleja la atención de las solicitudes que recibe la Unidad de Sistemas, Informática y Computo.

Como parte del Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA), se

encuentra en la página:

www.siia.ugto.mx

Curso de Inducción de Secretarios y Coordinadores Administrativos SECRETARIA ADMINISTRATIVA Unidad...

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