Datos 1: Los Datos como la base de una estrategia en mi ONG
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Datos en mi organización I Cómo realizar una buena recolección de datos para luego armar una base
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Datos 1: Los Datos como la base de una estrategia en mi ONG. Slides del Webinario emitido el 20/05/2014. Hace tiempo que las bases de datos se volvieron clave en nuestra organización, sin embargo, por falta de tiempo y una visión global muchas veces pasan a ser un repositorio de información con poca inteligencia. Es claro que las bases de datos son esenciales para la administración de una ONG. Necesitamos guardar bien la información de los recursos (colaboradores, voluntarios, donantes, etc) y de nuestro trabajo en si, investigaciones, encuestas, etc. Por eso son tan preciados estos espacios de almacenamiento, pero a la hora de armarlas, ¿las pensamos estratégicamente? No es raro encontrar organizaciones (incluso muy desarrolladas) con múltiples planillas que ofician de bases de datos. Todas diseminadas, ordenadas según las necesidades de cada área, éstas crecen en forma autónoma unas de otras, reflejando la falta de una estrategia organizacional común. La información así se duplica, siguiendo diferentes criterios de almacenamiento, el cual suele responder al sentido común (que en estos casos es “el menos común de los sentidos”). ¿Cómo podemos sanear esta des-inteligencia en el almacenamiento de datos? ¿Cómo puedo saber si lo estamos haciendo bien o mal? En este webinario los invitamos a reflexionar en estas cuestiones; definir lineamientos básicos para armar una base datos, formulas sencillas para armar una base de datos en una planilla de cálculo; pensar en el futuro de nuestra base y cómo llevarla por buen camino. Pero sobre todo vamos a entender que armar o re-formular una base de datos es una oportunidad para revisar los procesos de mi organización estratégicamente. Nuestra experiencia de trabajo nos ayuda a comprender cuáles son las necesidades de las organizaciones, por eso decidimos vincular las capacitaciones online que daremos a lo largo del año en un recorrido lógico. Arrancamos por el inicio: las bases de datos, piedra fundamental que nos permite luego pensar en estrategias de comunicación, procesos y mucho más. Para ver el video ingresar a www.youtube.com/winguchannel
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Datos en mi organización I Cómo realizar una buena recolección de datos para
luego armar una base
Datos en mi organización I
¿Qué significado tiene la palabra Datos?Su definición viene del latín, datum,
cuyo significado es “lo que se da”.
Un dato es un documento, un
testimonio que permite llegar al
conocimiento de algo y a realizar una
acción con algún objetivo.
Datos en mi organización I
¿Qué diferencia existe entre Datos e Información?
Datos en mi organización I
¿Qué es una Base de Datos?
Conjunto de datos sobre un determinado objeto.
Los datos que conforman una Base de Datos:
● pertenecen todos a un mismo contexto,● se almacenan de forma sistemática,● son utilizados por varias personas.
Es mucho más que una lista
Datos en mi organización I
¿Por qué una base de datos en mi ONG?Una base de datos puede ayudarte a:
● Conocer mejor a tu público,
● Administrar mejor la información,
● Ahorrar tiempo y costos,
● y mejorar tu productividad.
Uno de los principales desafíos de las organizaciones es lograr el orden de su información, procesos y datos.
Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño y presupuesto pueden tener una buena BD.
Datos en mi organización I
Recolección de DatosLa circulación de datos en las organizaciones es
constante. ¿Somos realmente conscientes de ello?
¿Estamos listos para almacenarlos de forma sistemática para utilizarlos
eficientemente luego?
¿Cómo se recolectan los datos en una organización?
Es fundamental que todos entiendan la importancia de esos datos
Datos en mi organización I
Buenas Prácticas para armar una BD (¡y mantenerla!)● Determinar su finalidad. Tener en claro para qué se utilizarán los
datos
● Definir las herramientas.
● Buscar y organizar la información necesaria
● Estandarizar los datos para que sea fácil su procesamiento y
análisis posterior.
● Capacitar a los recolectores de datos.
● Monitorizar y actualizar la BD.
● Mantener backup actualizado.
Datos en mi organización I
Algunas funciones para mejorar la recolección de Datos
Validación de Datos: nos permite definir el tipo de datos
que se ingresan
• Crear Listas de Selección → Estandarizar la
Información
• Mensajes de Entrada → Mejora el Ingreso de Datos
• Mensajes de Error → Impide la Entrada de Datos
Erróneos
Datos en mi organización I
Algunas funciones para controlar los Datos Almacenados
Formato Condicional: nos permite resaltar un grupo
de celdas en base al valor de otra celda
Quitar Duplicados: nos permite seleccionar criterios
para eliminar registros duplicados
Datos en mi organización I Algunos Datos que nos pueden ayudar a detectar duplicados en nuestra Base de Datos
CRITERIOS MARGEN DE ACIERTO POSIBLES ERRORES TIPO DE ERROR
DNI 100%
CORREO ELECTRÓNICO ALTO
MÚLTIPLES CUENTAS EXCLUSIÓN
CAMBIO EXCLUSIÓN
2 PERSONAS CON = MAIL INCLUSIÓN
CELULAR ALTO
MÚLTIPLES NÚMEROS EXCLUSIÓN
CAMBIO EXCLUSIÓN
2 PERSONAS CON = N° INCLUSIÓN
Datos en mi organización I Algunos Datos que nos pueden ayudar a detectar duplicados en nuestra Base de Datos
CRITERIOS MARGEN DE ACIERTO POSIBLES ERRORES TIPO DE ERROR
TELÉFONO FIJO MEDIO
CAMBIO EXCLUSIÓN
PERSONAS QUE VIVEN BAJO EL MISMO TECHO EXCLUSIÓN
NOMBRE Y APELLIDO MEDIO
ABREVIATURAS, FALTAS DE ORTOGRAFÍA
EXCLUSIÓN
PERSONAS CON MISMO NOMBRE Y APELLIDO INCLUSIÓN
Datos en mi organización I
Buenas Prácticas:
• Comprobar en qué medida estos Datos son Completados o
Pedidos en Nuestra Organización
• Explicar a quienes les pedimos sus Datos, y a quien los recopilan,
la importancia que estos Datos tienen para la organización
• Evitar duplicados, nos ahorra recursos y tiempo
• No atosigar con Comunicaciones y llamados innecesarios a
nuestros Contactos
• Transmitir la finalidad que le vamos a dar a esos Datos
Datos en mi organización I
Seguridad de las Bases de DatosEn Argentina, la Dirección Nacional de Protección
de Datos Personales -DNPDP- es el órgano de
control creado en el ámbito Nacional, para la
efectiva protección de los datos personales.
Tiene a su cargo el Registro de las Bases de
Datos, instrumento organizado a fin de conocer y
controlar las bases de datos.
Datos en mi organización I
¿Qué es un CRM?CRM en inglés ¨Customer Relationship Management¨
(Gestión de las Relaciones con el Cliente).
Es una estrategia organizacional soportada por sistemas que
permiten aumentar, retener y mejorar las relaciones con los
diferentes públicos con los que se relaciona la organización.
Datos en mi organización I
El consejo de Juani
● Hacer y actualizar backups
● Estar atento a los links en los emails
● Navegador actualizado y seguro
● Mantener el sistema operativo y antivirus actualizado
● Evitar redes WiFi sin contraseña
● Utilizar contraseñas seguras y evitar repetirla:
no usar palabras conocidas ni datos personales
Ej: Los Webinarios de Wingu Son Muy Utiles: lwdWsmu1012
Datos en mi organización I
¡ M U C H A S G R A C I A S !
