Universidad de Oriente

Ncleo Monagas

Ingeniera de Sistemas

Cursos Especiales de Grado

Automatizacin y Control de Procesos

UNIDAD III

CEG / Sistemas de Gestin Empresarial para Procesos y Comunicacin Industrial

(071-5116)/Cohorte-3

TEMA 8 Equipo de implantacin de ERP

Equipo DCS

Patete A. Edgard A. C.I. 17.090.652

Carvajal F. Carlos E. C.I.18.653.937

Maturn, Abril 2.015

NDICE

INTRODUCCIN...

3

EQUIPO DE IMPLEMENTACIN ERP.

4

ACTORES FUNDAMENTALES..

4

LATROCINANTE

4

GERENTE DE PROYECTO.

5

USUARIOS LIDERES......

6

EQUIPO DE DATOS.....

6

EQUIPO DE INFRAESTRUCTURA

6

DEPARTAMENTO R.R.H.H.

6

ANALISTA DE CAMBIO...

7

ANALISTA DE PROCESOS....

7

USUARIOS FINALES...

7

ADMINISTRADOR DEL SISTEMA.....

7

CONSULTORES EXTERNOS.

7

CONSULTORES EXTERNOS ERP..

8

DISCUSIN

9

CONCLUSIN

11

BIBLIOGRAFA..

12

INTRODUCCIN

Conforme se van desarrollando las actividades en el curso especial de reas de grado, los temas y la informacin recibida se torna ms interesante, sobre todo en cuanto al uso de las estrategias y herramientas que permiten optimizar los procesos industriales, una de ellas es la implementacin de los sistemas ERP, los cuales son programas transversales, que recorren por completo las actividades de la organizacin y son capaces de mejorar notablemente los procesos que comprenden cada uno de los mdulos aplicados por la estrategia.

Es posible que la organizacin en estudio no posean un software de esta magnitud o simplemente poseen alguno pero que por diversas razones no cumple con sus expectativas, es por ello que debe surgir como una necesidad, la necesidad de un cambio que activa la bsqueda de la innovacin y que esta inquietud conlleva a la posibilidad de implantar un software ERP,

Pero que necesito como organizacin para implantar este proyecto? Existen un conjunto de factores de vital importancia que sern evaluadas por diferentes actores que definirn el xito del proyecto. Es por ello que en la siguiente investigacin se desarrollaran los perfiles de estos factores involucrados en el proceso de implantacin y as determinar Cmo se debe conformar un equipo para la implementacin de un ERP?

Al implementar unERP(sigla deEnterprise Resource Planning, que denomina a los sistemas que cruzan la organizacin de punta a punta) deberamos tener en claro, como primera reflexin, que estamos frente a un proyecto y como tal, se trata de un esfuerzo temporal, nico y progresivo. Por eso, entre otros tems, es necesario considerar de antemano como ser la conformacin del equipo que llevar adelante el proyecto.

Recordemos que un sistema ERP es un integra diversos procesos organizativos, tales como gestin de recursos humanos, contabilidad de inventario, compras y fabricacin. La implementacin de un ERP se inicia con la instalacin de paquetes de hardware y software y luego se procede a la gestin y el mantenimiento de este sistema unificado. Por lo tanto, el ERP es un sistema complejo requiere de individuos altamente especializados y cualificados para ejecutarlo. A las empresas les resulta ms rentable contratar a los consultores de implementacin de un ERP de los proveedores o de empresas de consultora independientes para trabajar con sus expertos tcnicos internos.

Cualquier implantacin de un ERP y por extensin, cualquier software de gestin empresarial, requiere la eleccin del personal adecuado que garantice el xito del proyecto o por lo menos, minimice los riesgos de un fracaso por este motivo. Esta necesidad es evidente en el equipo del suministrador del servicio, pero igual de importante lo es en el caso del cliente. No todos tienen las mismas capacidades tcnicas, psicolgicas, formativas, entre otros. Elaborar un buen equipo desde el principio es clave para evitar demoras del proyecto debido a cambios de personal, inadaptaciones y resistencias.

Es importante resaltar que aquellos que poseen un conocimiento amplio de la organizacin, sern claves dentro de este proyecto, debido a que podran aportar informacin relevante en el proceso de cambio, estas personas deben dedicar tiempo al proyecto sin que dejen de desarrollar sus rutinas habituales. La eleccin del equipo de implantacin interno, depende del tamao de empresa, podramos llevarla a cabo con la eleccin de los usuarios, los cuales deben cumplir cierto perfil y/o disponer de ciertas capacidades.

Los actores fundamentales en la instalacin de un ERP en una empresa son:

1. Patrocinador:Es quien toma la decisin de llevar adelante el proyecto y autoriza la financiacin del mismo. Posee caractersticas de liderazgo y de innovacin. Por lo general, se trata del dueo de la empresa o de alguno de los gerentes con competencias decisorias dentro de la organizacin. Ser l, quien deba institucionalizar el proyecto de manera que tome la dimensin e importancia para ocupar un lugar en la agenda de todos los miembros internos de la empresa que conforman el equipo del proyecto. Este debe tomar en cuenta los aspectos ms importantes de la empresa, sin subestimar los grados de dificultad de las fases del proyecto, muchas veces las tareas y procesos que se consideran menos problemticos o pocos significativos tienden a causar mayores atrasos

Debe elaborar una documentacin exhaustiva de los procesos de negocio actuales, cuanto ms informado este de la situacin de la organizacin, mas fcil comprender los aspectos de la migracin del nuevo sistema. Esto implica obtener los conocimientos bsicos sobre el ERP que ser implementado, Debe tomar en cuenta los servicios o soluciones que sern implantados en la organizacin. Muchas veces los colaboradores no estn familiarizados con estos por cuanto aun no existen y no sern tomados en cuenta. Por lo tanto se convierten en una fuente de retrasos.

El patrocinador debe tomar en cuenta al personal que utilizara las herramientas que sern implantadas por el ERP, es posible que su falta de inters al proyecto obstaculice la implementacin. Todos los equipos deben estar al corriente de las fases del proyecto tanto como sea posible, indicando de forma clara los impactos especficos que el ERP tendr con su trabajo indicando el rol que ejecutara en cada periodo de implantacin.

Debe recordar que las personas son adversas al cambio o simplemente no poseen el tiempo suficiente para dedicarlo a la adaptacin, debe otorgar tiempo e incentivos que motiven a los involucrados ya que estos costos son mnimos en comparacin con los beneficios que supone la implantacin del sistema ERP.

2. Gerente del Proyecto:esta es una de las figuras ms importantes que conforman el equipo del proyecto ya que es quien se encarga de planificar el proyecto, gestionar proactivamente los riesgos, coordinar las actividades y mantener informada a la Direccin de la empresa sobre el avance del Proyecto. Un gerente de proyecto exitoso debe ser capaz de visualizar el proyecto completo de principio a fin y tener la habilidad de asegurar que esa visin se haga realidad.

En la mayora de las pequeas y medianas empresas, esta figura es ocupada por un consultor externo con amplia experiencia en este rol, mientras que en empresas ms grandes puede constituirse un equipo con un Gerente Interno (tpicamente el Gerente a cargo del rea de Sistemas) y uno Externo. Mientras que el Interno garantiza el conocimiento de la organizacin y las habilidades de la navegacin poltica del proyecto, el Externo puede actuar como facilitador de los procesos de cambio, adems de ser quien garantiza el uso de la metodologa de proyectos ms adecuada para el caso. Debe tener habilidades gerenciales para el manejo de los recursos personas, tiempo, costo y capacidad de integracin con personas de otras reas.

El gerente de proyectos, tiene a su disposicin los siguientes actores

2.1. Usuarios Lderes:son los miembros de la organizacin, habitualmente el Management funcional de la empresa, que proveern los recursos humanos y materiales para llevar adelante el proyecto. Por lo general, son los responsables funcionales de las reas afectadas por la implementacin de un ERP (Enterprise Resource Planning).

Debern poseer un espritu colaborador que permita la afectacin de los recursos en tiempo y forma de manera tal que los objetivos se obtengan de acuerdo a los tiempos planeados. Si bien muchas veces no se involucran directamente por falta de tiempo, es clave que compren los nuevos procesos y formas de operar que vendrn de la mano del nuevo sistema informtico. La experiencia indica que los mayores esfuerzos de Gestin del Cambio deben ocurrir a este nivel.

Estos actores representan lo que son Comit ejecutivo del proyecto; es la instancia mxima de la administracin del proyecto. Se rene al menos una vez al mes, con el objetivo de hacer una revisin general, monitorear el avance y resolver los asuntos que en las instancias anteriores del proyecto no se hayan solucionado. Est conformado por directivas de la empresa y del implementador o patrocinadores y gerentes del proyecto.

2.2. Equipo de datos: esta unidad presta apoyo al patrocinador para encontrar, extraer y validar informacin de los sistemas actuales, en las plantillas determinadas para el nuevo sistema. Debe poseer personal calificado capaz de definir las estructuras de los datos y as disear e implementar las mejores proactivas con la finalidad de crear parmetros que estandaricen los datos. Coordinando y controlando el levantamiento y depuracin de los datos con la mayor calidad posible.

2.3. Equipo de infraestructura: Es el responsable de entregarle, tanto al equipo del proyecto como a las reas usuarias, la infraestructura requerida servidores, equipos, comunicaciones. Adems, debe definir todos los esquemas de seguridad y darle soporte tcnico al proyecto. Este equipo trabaja articuladamente con el consultor, que es el encargado de garantizar la integridad de las bases de datos, el funcionamiento del hardware y la seguridad del sistema planes de contingencia, accesos y autorizaciones, actualizaciones, entre otros. Por su parte, el consultor debe conocer los planes de mantenimiento para verificar los sistemas de contingencia, garantizar la conectividad de los usuarios, las impresiones y el intercambio de informacin.

3. rea de RR. HH. O de gestin humana, Como componente fundamental del proyecto se encuentra la participacin del rea de recursos humanos o de gestin humana de la organizacin. Su participacin es fundamental para aportar el conocimiento de la empresa, los usuarios, las polticas y la cultura organizacional que ser transformada a partir de la implementacin de la ERP.

3.1. Analista de cambio, este cargo poya al los procesos de cambio de la organizacin y debe estar en capacidad de apoyar en cuatro frentes principales: comunicacin, formacin, sensibilizacin y capacitacin. Crea un canal de comunicacin bidireccional entre los grupos de cambio y los grupos que se vern afectados por el proyecto, canalizando inquietudes y propuestas que debe manejar el comit ejecutivo del proyecto identificando a su vez las posibles barreras o resistencias organizacionales que puedan afectar la implantacin efectiva del ERP. Es importante que se identifiquen las necesidades de conocimiento de los empleados de la organizacin para as establecer planes de capacitacin y entrenamiento que colaboren con el xito del proyecto.

3.2. Analista de procesos: Debido a que la esencia del cambio nace en el proceso, el equipo de cambio requiere un analista de procesos que identifique y gestione los generadores de cambio y sus impactos. Debe estar en capacidad de elaborar la definicin del modelo de cada proceso desarrollando el diseo de los procesos, normas y estndares tcnicos que la conforman. Elaborar del materiales de capacitacin en procesos que permita la asimilacin de los cambios en dichos procesos por parte de los empleados involucrados, es necesario que levante informacin de los procesos que permitan definir y desarrollar los manuales y normas de procedimiento. Estableciendo los factores de riesgo que surjan del estudio de los procesos e informar a la gerencia de proyectos.

4. Usuarios Claves y Finales:son los miembros de la organizacin cuyos puestos de trabajo se ven afectados y modificados en mayor medida y de manera directa por el cambio que supone la implementacin de un ERP. Estos, debern ser flexibles y tolerantes para adoptar las nuevas formas de ejecutar sus tareas a partir de la implementacin de un sistema integrado de gestin. El aporte de los Usuarios ser fundamental a la hora de disear los procesos que subyacen la implementacin de todo ERP.

5. Administrador del Sistema:este es un rol clave, y en muchas ocasiones implica una nueva posicin en el rea de Sistemas, pero es absolutamente indispensable, un nuevo ERP (Enterprise Resource Planning) ser una aplicacin viva que requerir de continuos ajustes que justificarn esta posicin. Contar con esta posicin cubierta al comenzar el proyecto facilitar la induccin y traspaso de conocimiento a la persona que la ocupe.

6. Consultores Externos (Procesos y Proyecto):es un rol clave y de carcter temporario (usualmente dura lo que dura el proyecto), tpicamente se conforma con una o ms personas. Son quienes colaboran con el Gerente de Proyecto en la definicin de la metodologa de implementacin, participan en la definicin de los requisitos y el diseo de los procesos de negocio y las soluciones que se van a implementar, hacen el seguimiento detallado de las tareas de todo el equipo, asisten en la elaboracin de la documentacin de usuarios. En las pequeas y medianas empresas, este rol es ocupado por consultores externos con experiencia en gestin de proyectos ya que resumen un saber cmo que por su especializacin no se encuentra en forma interna dentro de la organizacin. Esta tercerizacin permite disminuir riesgos y garantizar la calidad de los objetivos de la implementacin.

7. Consultores del Software ERP:es un rol que generalmente esta tercearizado en la empresa que brinda la solucin tecnolgica (el software ERP). Dicho rol debe ser ocupado por organizaciones que posean un staff de trabajo coordinado, disciplinado y sistemtico donde el trabajo requerido sea entregado en tiempo y forma. El proveedor y su personal, deber trabajar en conjunto con los todos los miembros del equipo de proyecto de manera de poder ajustar lo mximo posible su producto a las necesidades de la organizacin.

Estos ltimos representan el Comit operativo del proyecto, este comit se rene semanalmente o cuando el proyecto lo requiera, con el objetivo de hacer el seguimiento de las actividades, actualizar el plan de trabajo, revisar los puntos de integracin del modelo de negocio, hacerle seguimiento a las diferentes iniciativas del proyecto incluyendo datos, el plan tecnolgico y resolver los problemas que se vayan presentando. Est conformado por el gerente del proyecto y los lderes funcionales y/o tcnicos, aunque, dependiendo de su agenda, puede incluir consultores funcionales y tcnicos, tanto de la compaa implementadora como de la empresa.

DISCUSIN

Es de gran importancia que una organizacin logre integrar sus procesos a travs de un sistema planificador de recursos, que le permita manejar la informacin donde el objetivo principal es la integridad y consistencia en la data que a travs del cual optimizar los procesos de procesamiento de dicha informacin y sobre todo la ms importante la toma de decisiones. Antes de todo debe existir una necesidad, la organizacin debe tener esa sensacin de bsqueda de soluciones tecnolgicas que le permitan hacerse de una parte de los agresivos mercados de negocios. Es por ello que el uso de estrategias ERP abren un mundo de posibilidades a las tradicionales y nuevas organizaciones.

Esta necesidad hace que dicha organizacin comience la bsqueda de soluciones, pero ERP es ms que una solucin, es una herramienta estratgica de negocios que no solo debe verse como la implantacin de un software, sino como un cambio radical en la organizacin que deber enfrentar un reto que definitivamente marcara en fin y el inicio de dos etapas.

Una vez que la empresa decide implementar ERP debe tomar en cuenta que ser necesaria una gran inversin de recursos econmicos, infraestructura, tiempo y humano. En donde toda la organizacin debe participar de forma activa y el reto principal es que aun cuando dediquen tiempo al proceso de cambio deben seguir desarrollando sus actividades como las venan haciendo. No todas las organizaciones son capaces de soportar este cambio, sin embargo no es del todo imposible, pues entran en juego un conjunto de factores que de una u otra forma tratan de incentivar a los empleados a participar de forma activa al proceso de cambio, estos factores son desarrollados de forma estratgica por los lderes de la organizacin y los actores de apoyo que son integrados al cambio por los agentes externos.

La implantacin requiere de mltiples factores, una de las ms importantes es el liderazgo, un lder dentro de la organizacin ser capaz de motivar y concientizar al personal para que trabaje en pro del cambio, que conlleve al xito de la implantacin, tratando de disminuir la resistencia al cambio que solo funge como un obstculo para el desarrollo del proyecto. Podra decirse que el sistema ERP significa un replanteo de todos los procesos de la organizacin, un anlisis profundo de todos los procesos, de las estructuras, del manejo de informacin en fin de la forma de cmo se hacen las cosas.

Uno de los ms importantes es el patrocinador del proyecto, es la persona que identifica la necesidad y de acuerdo a ello busca un cambio, este usualmente es el dueo de la organizacin o un gerente con voto importante en el proceso de toma de decisiones. Debe ser un lder dentro de la organizacin, con amplios conocimientos de la misma su punto de vista es clave dentro de todo el proyecto.

El tema abierto dibuja una estructura representativa de cmo debe integrarse el equipo que desarrollara la implementacin de un proyecto ERP en condiciones ideales, sin embargo est sujeta a cambios pues cada organizacin es diferente y pueden ser tomados de forma subjetiva. El proceso de seleccin del equipo es de gran importancia, pues en algunos casos el fracaso de proyectos de implantacin ha sido un fracaso por cuanto el equipo de implantacin fue deficiente

CONCLUSIONES

La implantacin de un sistema como ERP debe ser tomado como un proyecto complejo y de gran envergadura para cualquier organizacin, esta debe suministrar gran cantidad de recursos que permitan alcanzar el xito del proyecto.

El liderazgo dentro de la organizacin es una estrategia fundamental dentro del proceso debido a que la implantacin es un factor de cambio radical, as que deben buscarse mtodos y herramientas que contrarresten el desarrollo del proyecto.

La organizacin debe suministrar parte importante de su personal que suministre informacin de gran importancia y as el proyecto est constituido con informacin consistente.

La comunicacin, la motivacin y la formacin de los usuarios del sistema representan una ventaja importante que harn ms dinmica la implantacin de un ERP.

Referencias Bibliogrficas

Documento en lnea, (revisado el 21-04-15)

http://mundoerp.com/blog/la-eleccion-del-equipo-de-implantacion-del-erp/

Documento en lnea, (revisado el 21-04-15)

http://www.evaluandoerp.com/nota-1540-Como-se-debe-conformar-un-equipo-para-la-implementacion-de-un-ERP.html

Documento en lnea, (revisado el 21-04-15)

http://opinioncrmerp.blogspot.com/2012/10/implantacion-de-un-erp-el-equipo-de.html

Documento en lnea, (revisado el 21-04-15)

http://www.ids-ac.com/index.php?option=com_content&view=article&id=48&type=single&Itemid=8

Documento en lnea, (revisado el 21-04-15)

http://fccea.unicauca.edu.co/old/erp.htm