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BANCO DEL AHORRO NACIONAL Y SERVICIOS FINANCIEROS, S.N.C.

INSTITUCIÓN DE BANCA DE DESARROLLO

Febrero de 2018.

Actualización del

Catálogo de Disposición Documental



Contenido

I. Presentación................................................................................................................................................ 3

II. Marco Jurídico........................................................................................................................................... 4

III. Objetivos del Catálogo de Disposición Documental............................................................5Objetivo General....................................................................................................................................... 5

Objetivos Específicos............................................................................................................................. 5

IV. Metodología seguida para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental....................................................................................................................................................... 6

IV.1 Fase de identificación...................................................................................................................6

IV.2 Fase de Valoración........................................................................................................................8

IV.3 Fase de regulación........................................................................................................................ 9

IV.4 Fase de control..............................................................................................................................10

V. Políticas de Valoración y Disposición Documental.............................................................11

VI. Instructivo de uso del Catálogo de Disposición Documental.......................................14

VII. Catálogo de Disposición Documental.....................................................................................16

VIII. Hoja de cierre......................................................................................................................................38

Catálogo de Disposición Documental 2018 Página 2 de 39



I. Presentación

Las disposiciones, lineamientos y regulaciones jurídico normativas en materia de gestión de documentos y archivos emitidas, fundamentalmente, por el Archivo General de la Nación (AGN), con el acompañamiento y coadyuvancia de la Secretaría de la Función Púbica (SFP), y el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI), han mandatado a los sujetos obligados a construir y mantener actualizados sus instrumentos de control y consulta archivística, particularmente, el Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) y el Catálogo de Disposición Documental (CDD).

Estos instrumentos constituyen las herramientas esenciales para la ejecución y conducción controlada de los principales procesos de la gestión documental, asociados a la clasificación archivística y a la valoración y disposición documental, respectivamente.

Para dar cumplimiento a la normatividad y regulaciones técnicas en la materia, el Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros, S.N.C.(BANSEFI), se dio a la tarea de actualizar sus instrumentos, bajo la metodología diseñada por el Archivo General de Nación (AGN), descrita en los instructivos para la elaboración del CGCA y el CDD.

Adicionalmente, para el BANSEFI contar con estos instrumentos es un esfuerzo que se centra no sólo en el cumplimiento formal del marco jurídico que regula hoy en día a los archivos gubernamentales sino, sobre todo, porque se conciben como la columna vertebral para la ejecución ordenada de los procesos de gestión documental y la organización de los archivos de la institución. En tal virtud, se ha procedido a su actualización a partir de un mejor y más amplio reconocimiento de la normatividad en la materia y el análisis pormenorizado de las atribuciones, funciones específicas y procesos de gestión que sustentan la operación del BANSEFI.

Este esfuerzo de actualización de los instrumentos se ha llevado a cabo teniendo en mente que la buena organización de los archivos institucionales tendrá un impacto de corto, mediano y largo plazo, que redundará en enormes beneficios para la buena conducción de las responsabilidades del BANSEFI en la materia, así como para identificar y construir su memoria histórico documental y para favorecer el uso de los archivos como recurso de transparencia, acceso a la información y rendición de cuentas.




De conformidad con lo anterior, en este documento se presenta el Catálogo de Disposición Documental del BANSEFI, como instrumento estandarizado, esencial para la valoración de sus series documentales y los expedientes que las constituyen, así como para determinar sus vigencias o plazos de conservación dentro del Sistema Institucional de Archivos y para determinar su selección o baja, esto es su destino final al término de sus vigencias de orden administrativo, legal y fiscal o contable.

El presente Catálogo de Disposición Documental anula y reemplaza todas y cada una de las versiones anteriores a este, por lo que, a partir de su emisión oficial, previo dictamen favorable del Archivo General de la Nación sustituirá a la versión anterior, constituyéndose como el instrumento que regulará las acciones de valoración y disposición de las series y expedientes del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros, S.N.C.

II. Marco Jurídico

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, 5 de febrero de 1917 y sus modificaciones.

Leyes

Ley Federal de Archivos. DOF. 23 de enero de 2012.

Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. DOF, 04 de mayo de 2015.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública. DOF, 09 de mayo de 2016 y sus modificaciones.

Ley Orgánica del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros. DOF, 01 de junio de 2001 y sus modificaciones.

Reglamentos

Reglamento Orgánico del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros, Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarrollo. DOF 25 de agosto de 2015.

Reglamento de la Ley Federal de Archivos. DOF, 13 de mayo de 2014.

Lineamientos

Acuerdo del Consejo Nacional de Sistema de Transparencia y Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se aprueban los Lineamientos para la organización y conservación de archivos. DOF 04 de mayo de 2016.




Lineamientos para la creación y uso de sistemas automatizados de gestión y control de documentos. DOF, 03 de julio de 2015.

Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal. DOF, 16 de marzo de 2016.

Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal. DOF, 03 de julio de 2015.

ACUERDO que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de archivos y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único. DOF 15 de mayo de 2017.

Manuales

Manual General de Organización del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros, S.N.C.

Instructivos

Instructivo para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística. Archivo General de la Nación, 2004, última reforma 16 de abril de 2012.

Instructivo para elaborar el Catálogo de disposición documental. Archivo General de la Nación, 2004, última reforma 16 de abril de 2012.

III. Objetivos del Catálogo de Disposición Documental

Objetivo General

Contar con un instrumento de control y consulta archivística que permita reconocer los valores administrativos, legales y fiscales o contables, asociados a las series documentales producidas y usadas en el BANSEFI, con arreglo a sus atribuciones genéricas, funciones específicas y procesos de gestión, así como sus plazos de conservación o vigencia en los archivos de trámite y concentración y el destino final de la documentación al término de sus valores primarios, para su selección como memoria histórica o para su baja documental.

Objetivos Específicos

Efectuar, a partir de la utilización sistemática del CDD y en concordancia con la normatividad en la materia, el proceso de valoración y disposición documental dentro del Sistema Institucional de Archivos del BANSEFI.




Conocer y respetar los plazos de conservación de las series documentales y los expedientes que las constituyen, registrados en el CDD, con el fin de custodiarlos debidamente durante su vigencia, tanto en los archivos de trámite como de concentración del Banco.

Utilizar el CDD para propiciar la correcta circulación de los expedientes y series producidas por el BANSEFI, propiciando la ejecución ordenada de su ciclo vital dentro de la institución.

Realizar los procedimientos de transferencia primaria, secundaria y baja documental que procedan, de conformidad con las disposiciones contenidas en el instrumento y la normatividad vigente en la materia.

Establecer, con base en el CDD, los calendarios de conservación y transferencia en cada una de las unidades administrativas del BANSEFI para la ejecución de los procesos de disposición documental registrados en el instrumento.

IV. Metodología seguida para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental

De conformidad con las disposiciones normativas emitidas por el Archivo General de la Nación, para el diseño, desarrollo, elaboración y actualización del CDD que se presenta en este documento, se llevó a cabo un intenso proceso de trabajo, basado en una metodología que cubrió las sucesivas fases consideradas seguidamente:

1. Fase de Identificación2. Fase de Valoración3. Fase de Regulación4. Fase de control

IV.1 Fase de identificación

Durante la fase de identificación se realizaron diversas actividades, centradas en la determinación de la estructura del Fondo, las Secciones y las Series producidas por el BANSEFI, con base en sus atribuciones, funciones reglamentarias.




Este proceso de identificación se llevó a cabo tanto para la actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística como para la integración del CDD.1

Como parte de esta primera fase, se llevaron a cabo, entre otras, las acciones siguientes:

Estudio institucional

Dicho estudio implicó la recopilación y análisis de la normatividad en la que se sustenta la organización y el funcionamiento del BANSEFI, paralelamente, se realizó una revisión y análisis exhaustivo de la normatividad y el marco jurídico regulatorio en materia de gestión de documentos y administración de archivos, tanto general como los antecedentes a escala institucional.

El propósito específico de dicho análisis fue reconocer y definir la estructura funcional que da lugar a la formación del Fondo, Secciones y Series documentales del Banco, enmarcándolo en la normatividad vigente y propiciar la determinación de las categorías de agrupación, especialmente las secciones y series tanto comunes como sustantivas que se incorporarían tanto al Cuadro General de Clasificación Archivística, como en el Catálogo de Disposición Documental.

Con base en la documentación revisada, se formuló un primer esquema conceptual sobre la estructura del Fondo, Secciones y Series Documentales a incorporar dentro de los instrumentos de control y consulta archivísticos del BANSEFI, integrándose dentro del Cuadro para su análisis, revisión y determinación en una serie de sesiones de trabajo celebrada con todas las unidades administrativas del Banco, previo proceso de capacitación archivística2.

Sesiones de asesoría técnica

En esta misma etapa se realizaron dos acciones fundamentales para la integración de los instrumentos de control archivístico: la primera, tuvo que ver con la determinación de los macro procesos y procesos específicos del Banco, celebrándose reuniones de trabajo con el personal que dentro de la institución se ocupa de esta función, con el objeto de inducir su participación en la integración de los instrumentos de control y consulta archivístico, sensibilizarlos sobre la importancia del Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental y facilitar la participación de los responsables de los archivos en el desarrollo del programa de actualización de estos instrumentos.

1 Ver documento Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística de Bansefi, 2018.2 Ver Informe de resultados del proceso de capacitación en gestión de documentos y administración de archivos y en el Taller de desarrollo de los instrumentos de control y consulta archivística.




Posteriormente se llevaron a cabo sesiones de asesoría técnica con el personal encargado de la función archivística dentro de las diversas unidades administrativas y áreas internas de la institución. En ellas se analizó exhaustivamente la estructura del Fondo, las Secciones y Series, visitándose a las diversas áreas para detectar la expresión documental de las mismas y así poder determinar las que se incorporarían tanto al CGCA como posteriormente al CDD.

Para desahogar este proceso técnico se formuló desde el área coordinadora de archivos con el apoyo de la Dirección de Contraloría Interna una presentación en Power Point, en la que se describieron los macro procesos y procesos específicos derivados de las funciones reglamentarias del Banco, así como los principales conceptos asociados a las categorías de agrupación documental, los procesos que dan lugar a la generación de documentos y su integración como información archivística, todo esto con el fin de establecer un piso básico de análisis y determinación de las categorías a considerar en los instrumentos de control y consulta archivísticos.

Este proceso junto con los eventos de capacitación previamente impartidos, propiciaron el desarrollo de un lenguaje común entre la Coordinación de Archivos y los Responsables de Archivos de las unidades administrativas del Banco, así como con el personal del Archivo General de la Nación que acompañó estas actividades.

Visitas a Unidades Administrativas

Finalmente en esta misma fase de identificación se llevaron a cabo sesiones de trabajo con todas y cada una de las unidades administrativas y las áreas bajo su tramo de control con el objeto de cotejar la documentación que generan con arreglo al desempeño de sus funciones y procesos de gestión, en concordancia con su reglamentación interna, lo que dio pie a la plena identificación de las secciones y series documentales y los expedientes que las constituyen, así como la integración de los mismos y su tipología documental. Este proceso fue realizado del 14 al 24 de agosto con un total de 12 sesiones3.

IV.2 Fase de Valoración

Recabada la información asociada a la estructura del Fondo, Secciones y Series de la etapa previa, inició la fase de valoración documental. Con el aporte de los asistentes a las reuniones de trabajo, se integraron las fichas técnicas de valoración documental, para la

3 Ver lista de asistencia a las visitas y memoria fotográfica.Catálogo de Disposición Documental 2018 Página 8 de 39



identificación del contexto y contenido de las secciones y series sustantivas y comunes del Banco, así como sus valores, vigencia y destino final.

Las fichas técnicas en las que se registró toda la información asociada a las series documentales generadas y usadas por el BANSEFI, constituyeron la base para la integración de los instrumentos, configurando así, con base en ellas, un esquema de secciones y series plenamente consensuado con todas y cada una de la Unidades Administrativas de la institución.

Las fichas técnicas fueron registradas y cotejadas con la normatividad e incorporadas para su llenado dentro de una plataforma en base de los datos proporcionados del BANSEFI por el Archivo General de la Nación.

Para acompañar este llenado se realizaron varias sesiones de asesoría a personal de archivos del Banco, haciéndose una segunda revisión efectuada por el Archivo General de la Nación en plena comunicación con la Coordinación de Archivos, lo que permitió precisarlas a fin de presentarlas al Grupo Interdisciplinario para su análisis y validación.

A estas fichas, en el proceso de integración del CDD, se les incorporó la información asociada a los valores administrativos, legales, fiscales o contables de las series, así como sus vigencias en Archivo de Trámite y Concentración y la determinación del destino final de las series, a efecto de ser validadas, por el Grupo interdisciplinario de valoración documental, así como para su aprobación por parte del Comité de Transparencia del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros, S.N.C.

IV.3 Fase de regulación

En esta fase se construyó propiamente, con base en las fichas técnicas4 y el proceso de consenso descrito en las etapas previas, el Catálogo de Disposición Documental, con el uso de la plataforma informática citada previamente, incorporando en el instrumento doce secciones comunes, de conformidad con el Cuadro General de Clasificación Archivística previamente formulado por el AGN y seis secciones sustantivas.

Las secciones sustantivas se integraron con base en el núcleo esencial de actividades del Banco, asociados a sus funciones reglamentarias y los macro procesos y procesos

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específicos que se desempeñan en el BANSEFI, y la documentación resultante del ejercicio de sus procesos.

Con el modelo de fichas técnicas y de CDD recomendado por el AGN, se integró este instrumento, registrándose en él, para cada una de sus series y subseries, los valores administrativos, legales y fiscales o contables de la documentación, tanto en sus series comunes como sustantivas.

A cada una de las series y subseries, con base en sus valores, se les asignaron sus vigencias o plazos de conservación en los archivos de trámite y concentración del Banco. Al respecto, además de la normatividad y la revisión de disposiciones jurídicas que permitieran identificar si había o no para ellas términos de prescripción legal determinados exprofeso, se tomó en cuenta la frecuencia de uso de la información en las áreas, el volumen documental, la capacidad de almacenamiento y la periodicidad de la información, con el objeto de que la práctica archivística coadyuvara también a la determinación de los plazos de conservación asociados a cada serie en los archivos de trámite y concentración, todo lo cual se registró en las fichas técnicas de valoración y en la propia construcción del CDD.

Del mismo modo se procedió con la determinación y registro de las acciones de disposición documental o técnicas de selección para cada una de las series incorporadas dentro del CDD.

IV.4 Fase de control

La fase de control del CDD hace referencia, de conformidad con la metodología y normatividad emitida por el AGN, al conjunto de acciones prácticas que supone la utilización del instrumento dentro del Sistema Institucional de Archivos del BANSEFI y el control del proceso de valoración a escala institucional.

Se tiene previsto que con el propósito de utilizar el CDD para las posteriores acciones instrumentales de transferencia primaria, secundaria y baja documental, supuestas en la fase de regulación, el instrumento deberá ser previamente validado por el Archivo General de la Nación.

En función de lo anterior y una vez aprobado el documento por el Comité de Transparencia de BANSEFI, el Responsable del Área Coordinadora de Archivos solicitará oficialmente al AGN la validación y registro correspondiente, lo que deberá hacerse antes




del vencimiento que marca la normatividad (28 de febrero de 2018). El CDD actualizado del BANSEFI, a partir de su validación, deberá ser el instrumento de control archivístico que regulará los procesos de valoración y disposición documental de forma normalizada dentro del Banco.

Una vez valido el CDD, el instrumento se utilizará dentro del BANSEFI con base en las políticas e instrucciones para su uso que se incluyen seguidamente en la presente guía técnica.

V. Políticas de Valoración y Disposición Documental

El uso del Catálogo de Disposición Documental, como herramienta para la realización de transferencias primarias y secundarias, así como para la baja de documentación que prescriba en sus valores administrativos, legales, fiscales y/o contables, revela la función principal de este instrumento.

El Catálogo de Disposición Documental es, ante todo, una herramienta instrumental en la que se registran todos los criterios y acciones de valoración que fueron definidas durante las etapas a partir de las cuales se construyó el CDD.

Por tanto, es el principal instrumento de regulación de los procesos de transferencias, selección y baja, pues con arreglo a las disposiciones contenidas en el instrumento es posible efectuar operativamente el ciclo de vida de los documentos de archivo, facilitando la correcta circulación de los documentos dentro del Sistema Institucional de Archivos del BANSEFI.

Las políticas que deberán cumplirse en todas las unidades administrativas del BANSEFI en materia de valoración y disposición documental son las siguientes:

1. La Unidad de trabajo de la valoración es la serie documental. Todos y cada uno de los expedientes que la constituyan deberán tener, por tanto, los mismos valores, vigencias o plazos de conservación y la misma disposición documental, esto es, el mismo destino final. No podrán, en consecuencia, asignarse valores, vigencias y destino final distintos para los expedientes de una misma serie.

2. Las vigencias documentales registradas en el Catálogo de Disposición Documental corren a partir de la conclusión de los asuntos contenidos en los expedientes que las




constituyen, esto es, cuando los trámites acreditados en los expedientes que las constituyen hayan concluido.

3. Cualquier cambio que se desee hacer sobre las valoraciones, vigencias y destino final de las series documentales, deberá solicitarse por escrito con antelación a la Coordinación de Archivos del BANSEFI, así como justificarse técnica y jurídicamente por la Unidad Administrativa que desee hacer la modificación correspondiente. El cambio podrá solicitarse sea porque la experiencia en el uso de la información revela su necesidad o bien por disposiciones reglamentarias que modifiquen los valores, vigencias o destino final.

4. La actualización del CDD que deseen promover las unidades administrativas del BANSEFI deberá realizarse antes del 31 de diciembre de cada año, con el fin de promover su autorización ante el Archivo General de la Nación en la fecha limite prevista para ello, de acuerdo con la normatividad vigente, la cual vence en último día del mes de febrero de cada año.

5. En la carátula de los expedientes de cada serie deberá registrarse, de conformidad con la normatividad en la materia, toda la información relativa al código de clasificación establecido en el Cuadro General de Clasificación Archivística, así como la relacionada en materia de Valoración y Disposición Documental asociada al Catálogo de Disposición Documental, en concordancia con las fichas técnicas en las que se sustenta la información de cada serie.

6. Una vez concluida la vigencia de los expedientes en los Archivos de Trámite de la Entidad, los Responsables de Archivo de Trámite promoverán ante el Archivo de Concentración, por escrito, la transferencia de los expedientes para su envío a dicho archivo institucional, anexando el inventario de transferencia primaria correspondiente a la solicitud oficial.

7. La transferencia primaria deberá realizarse en los formatos de inventario de transferencia establecidos al efecto por la Coordinación de Archivos. No se aceptarán transferencias que no se registren en el inventario oficial de transferencia primaria.

8. Las transferencias primarias se realizarán de conformidad al calendario que establezca para cada área la Coordinación de Archivos.




9. Será responsabilidad de los Archivos de Trámite preparar la documentación objeto de transferencia primaria, lo que implica levantar el inventario de la documentación y hacer un cotejo puntual de la documentación objeto de transferencia para que corresponda plenamente con su inventario.

10. No se podrá enviar documentación al Archivo de Concentración que no haya sido registrada en el inventario de transferencia primaria.

11. Toda la documentación que corresponda a las series documentales consideradas dentro del CDD deberá transferirse al Archivo de Concentración al término de su vigencia primaria en el Archivo de Trámite. No se recibirán expedientes en el Archivo de Concentración que no hayan concluido con su plazo de conservación en el Archivo de Trámite.

12. Las acciones de disposición (transferencia primaria, selección, transferencia secundaria y baja documental) deberán realizarse con apego al Catálogo de Disposición Documental y en los inventarios correspondientes que determine la Coordinación de Archivos.

13. Para la tramitación del dictamen de baja de documentos ante el Archivo General de la Nación, será únicamente el Archivo de Concentración o, en su caso, la Coordinación de Archivos, las áreas facultadas para establecer el vínculo operativo con dicha institución para dichos efectos. Ninguna Unidad Administrativa, podrá operar la baja de expedientes vencidos ante el AGN, pues esta es una atribución que corresponde únicamente a la Coordinación de Archivos o el Archivo de Concentración del Banco.

14. Los Documentos Administrativos de Comprobación Inmediata (DACI) se darán de baja en los plazos que se determinen dentro del CDD, y siguiendo los criterios y procedimientos recomendados por el Archivo General de la Nación para este tipo de documentación. Al respecto y de acuerdo con la normatividad en la materia, se levantará el inventario de los documentos que posean este carácter, de conformidad con los enlistados en la sección respectiva del CDD.

15. Ninguna área podrá enviar documentación DACI al Archivo de Concentración del BANSEFI al término de su utilidad o vigencia en los Archivos de Trámite.




El presente Catálogo de Disposición Documental constituye la versión actualizada del formulado en el año de 2012, por lo que, a partir de su validación por parte del Archivo General de la Nación, sustituirá en todos sus términos a versiones anteriores.

VI. Instructivo de uso del Catálogo de Disposición Documental

Para facilitar el uso del CDD es necesario utilizar algunos otros instrumentos auxiliares al proceso de valoración, como son los inventarios de transferencia primaria, secundaria y baja documental, que, si bien son instrumentos descriptivos, se asocian de manera estrecha a las acciones instrumentales de valoración y disposición.

En tal virtud, dentro del BANSEFI el CDD funcionará como una guía que debe revisarse constantemente, a efecto de proceder a la realización de las transferencias primarias de aquellos documentos que pierdan su utilidad en los archivos de trámite hacia el Archivo de Concentración, o bien la realización de las transferencias secundarias, esto es, el traslado de la documentación que una vez perdidos sus valores primarios, posea valores secundarios de orden testimonial, evidencial o informativo que ameriten su conservación permanente en un Archivo Histórico.

Para cumplir con los propósitos instrumentales del CDD, los Responsables de los Archivos de Trámite y el responsable del Archivo de Concentración de BANSEFI, deberán realizar las acciones siguientes:

Revisar periódicamente el Catálogo a fin de detectar si los expedientes que obran en sus archivos han culminado en sus vigencias y plazos de conservación en sus oficinas de adscripción. Se recomienda al respecto, integrar un calendario de bajas y transferencias en cada unidad administrativa, con base en las disposiciones que determine la Coordinación de Archivos.

En el caso de que así sea, procederán a levantar el inventario de transferencia primaria en el que deberán registrar todos los expedientes que procedan para su transferencia al Archivo de Concentración.

Al propio tiempo, deberán extraer los expedientes que hayan culminado con sus vigencias en el Archivo de Trámite, a efecto de transferirlos al Archivo de Concentración, previo levantamiento del inventario de transferencia primaria.




Los responsables de los Archivos de Trámite entrarán en comunicación y coordinación con el titular del Archivo de Concentración o, en su caso, con el responsable de la Coordinación de Archivos para programar la fecha y hora de la transferencia primaria.

La transferencia primaria de los expedientes deberá realizarse invariablemente en cajas de las llamadas de “Archivo muerto” (si bien esta denominación es incorrecta, por lo que debe usarse la más precisa de cajas de archivo de concentración o cajas de transferencia primaria), a cada una de las cuales se les adherirá una copia de la relación de inventario de transferencia, correspondiente con los expedientes que se incluyan en cada caja.

El Archivo de Concentración por su parte, tendrá la responsabilidad de revisar el Catálogo de Disposición Documental periódicamente, tanto para determinar las acciones de transferencia secundaria que procedan, como para preparar los inventarios de baja de la documentación que no contenga valores históricos.




VII. Catálogo de Disposición Documental

Series Comunes

FONDO Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros, S.N.C.

Código Nivel de clasificaciónVigencia documental Técnicas de

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InformaciónValor documental

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Sección y series documentales A L C/F AT AC Total

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SECCIÓN 1C LEGISLACIÓN

1C.10 Instrumentos jurídicos consensuales (contratos, convenios, bases de colaboración, acuerdos, etc.) X X 12 12 24 X







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SECCIÓN 2C ASUNTOS JURÍDICOS

2C.5 Actuaciones y representaciones en materia legal X 2 3 5 X

2C.8 Procedimientos Judiciales y Administrativos X 2 3 5 X

2C.18 Derechos Humanos X 2 3 5 X X Por Selección

2C.19 Registro Industrial e Intelectual X X 10 3 13 X







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Sección y series documentales A L C/F AT AC Tota

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SECCIÓN 3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN

3C.4 Elaboración del Programa Anual de Inversiones X X 2 3 5 X

3C.10 Dictaminen técnico de estructuras X 4 5 9 X

3C.18 Programas y proyectos en materia de Presupuestación X X 2 3 5 X

3C.20 Evaluación y control del ejercicio presupuestal X X 2 3 5 X







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SECCIÓN 4C RECURSOS HUMANOS

4C.3 Expediente único de personal X X 10 20 30 X X

4C.4 Registro y control de puestos y plazas X 4 5 9 X X

4C.5 Nómina de pago de personal X X X 5 7 12 X

4C.8 Control de asistencia (vacaciones, descansos y licencias, incapacidades, etc.) X 1 1 2 X

4C.16 Control de prestaciones en materia económica (FONAC, Sistema de ahorro para el retiro, seguros) X X X 5 7 12 X

4C.19 Otorgamiento de Becas X 2 3 5 X

4C.22 Capacitación continua y desarrollo profesional del personal de áreas administrativas X 2 3 5 X

4C.29 Comité de Ética y de prevención de conflictos de interés X 2 4 6 X X

4C.30 Expedientes de Servicio médico X X 3 5 8 X X







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SECCIÓN 5C RECURSOS FINANCIEROS

5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal X X X 1 10 11 X

5C.3.1 Viáticos X X X 1 10 11 X

5C.3.2 Gastos menores de sucursales X X X 1 10 11 X

5C.3.3 Rentas de sucursales X X X 1 10 11 X

5C.5 Libros contables X 1 10 11 X

5C.17 Registro y control de pólizas X X 1 10 11 X

5C.17.1 Pólizas de egresos X X 1 10 11 X

5C.17.2 Pólizas de ingresos X X 1 10 11 X

5C.17.3 Pólizas de diario X X 1 10 11 X

5C.22 Control de cheques X X 2 3 5 X

5C.23 Conciliaciones X X 1 10 11 X

5C.24 Estados financieros X X X 10 30 40 X X Por Selección

5C.25 Auxiliares de cuentas X X 1 15 16 X

5C.26 Estado del ejercicio del presupuesto X X 2 3 5 X

5C.30 Cumplimiento de obligaciones fiscales X X X 1 10 11 X







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SECCIÓN 6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA

6C.3 Contrataciones públicas X X 3 7 10 X

6C.3.1 Licitaciones Públicas X X 3 7 10 X

6C.3.2 Invitación a cuando menos tres personas X X 3 7 10 X

6C.3.3 Adjudicación directa X X 3 7 10 X

6C.6 Administración de contratos X X 3 7 10 X

6C.7 Seguros y fianzas X X 5 3 8 X

6C.13 Conservación y mantenimiento de la infraestructura física X X 5 2 7 X

6C.15 Arrendamientos X X X 5 2 7 X

6C.17 Control de bienes de activo fijo (inventario físico) X 3 4 7 X X Por Selección

6C.23 Comité y Subcomités de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios X 1 5 6 X

6C.24 Comité de Bienes Muebles X 3 4 7 X X Por Selección

6C.25 Comité de Obra Pública X X 5 2 7 X







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SECCIÓN 7C SERVICIOS GENERALES

7C.11 Mantenimiento, conservación e instalación de mobiliario X X 3 4 7 X

7C.13 Control de parque vehicular X 1 1 2 X

7C.16 Protección civil X 1 2 3 X







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SECCIÓN 8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN

8C.4 Desarrollo de la infraestructura de telecomunicaciones X X 3 2 5 X

8C.8 Desarrollo Informático X 3 2 5 X X Por Selección

8C.15 Programas y proyectos en materia de servicios de información X 3 2 5 X X Por Selección

8C.16 Administración y servicios de archivo X 2 5 7 X







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SECCIÓN 9C COMUNICACIÓN SOCIAL

9C.5 Publicidad institucional X 2 3 5 X

9C.8 Inserciones y anuncios en periódicos y revistas X 2 3 5 X

9C.9Atención a agencias periodísticas; de noticias; reporteros; articulistas; cadenas televisivas y otros medios de comunicación social

X 2 3 5 X






Código Nivel de clasificaciónVigencia documental

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SECCIÓN 10C CONTROL Y AUDITORÍA DE ACTIVIDADES PÚBLICAS

10C.3 Auditorías X X 1 4 5 X

10C.15 Actas Entrega – Recepción X X 1 4 5 X

10C.16 Libros blancos y de memorias documentales X X 1 4 5 X








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SECCIÓN 11C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS

11C.7 Programas a mediano plazo 2 3 5 X

11C.9 Sistemas de información estadística de la Entidad 2 3 5 X

11C.15 Evaluación de Programas de Acción X X 2 3 5 X

11C.20 Indicadores y evaluaciones de desempeño, calidad y productividad X X 2 3 5 X








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SECCIÓN 12C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

12C.4 Unidad de Transparencia X 2 3 5 X

12C.5 Comité de Transparencia X 2 3 5 X Por Selección

12C.5.1 Subcomité de Páginas Web y Comunicación Electrónica X 2 3 5 X Por Selección

12C.6 Solicitudes de acceso a la información X 2 3 5 X

12C.7 Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia X 2 3 5 X





Series Sustantivas



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SECCIÓN 1S GOBIERNO CORPORATIVO

1S.1 Consejo Directivo X 3 4 7 X

1S.2 Comité de Auditoría X 2 8 10 X X

1S.3 Comité de Riesgos X 2 4 6 X X Por Selección

1S.3.1 Subcomité de Riesgos X 2 4 6 X X Por Selección

1S.4 Comité de Crédito X 3 4 7 X

1S.5 Comité de Crédito Ejecutivo X 3 4 7 X X Por Selección

1S.6 Comité de Recursos Humanos y Desarrollo Institucional X 4 5 9 X

1S.6.1 Comité de Fondo de Ahorro X X 2 1 3 X

1S.6.2 Comité Técnico del Fideicomiso de Administración de Pago de Pensiones y Jubilaciones X 4 5 9 X







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1S.6.3 Comité Técnico del Fideicomiso de Administración para el Pago de Primas de Antigüedad X 4 5 9 X

1S.6.4 Comisión Mixta de Seguridad e Higiene X 2 5 7 X

1S.6.5 Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento X 2 3 5 X X

1S.6.6 Subcomité de Cirugía X 3 5 8 X X

1S.7 Comité de Operación X 3 4 7 X X Por Selección

1S.7.1 Subcomité de Evaluación de Proyectos X 2 4 6 X X Por Selección

1S.7.2 Subcomité de Evaluación de Apoyos X 2 4 6 X X Por Selección

1S.7.3 Subcomité de Inversiones X X 5 10 15 X X

1S.7.4

Grupo de Trabajo para el Análisis y Autorización de Apoyos de Asistencia Técnica y Capacitación, Financiado ya sea con Recursos Provenientes del Préstamo de Banco Mundial o Recursos Fiscales Puros

X 2 4 6 X X Por Selección








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1S.7.5 Subcomité de Atención y Reclamaciones de Clientes y Usuarios X 3 4 7 X

1S.7.6 Subcomité de Normas, Políticas y Procedimientos X 2 8 10 X

1S.7.7 Subcomité para la Atención y Seguimiento del Programa Integral de Inclusión Financiera (PROIIF). X 3 4 7 X

1S.7.8 Subcomité para la Administración de las Medidas de Seguridad X 3 4 7 X

1S.7.9 Grupo de Trabajo para Paquete de Beneficios Adicionales del Programa Integral de Inclusión Financiera X 2 4 6 X X Por Selección

1S.8 Comité de Negocios Fiduciarios X X 3 4 7 X X Por Selección

1S.9 Comité de Comunicación y Control X 2 8 10 X X

1S.10 Grupo Estratégico de seguridad de la Información X 3 4 7 X X Por Selección

1S.11 Comité Interno para el Uso Eficiente de Energía X X 2 5 7







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SECCIÓN 2S INCLUSIÓN FINANCIERA Y DESARROLLO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS FINANCIEROS

2S.1 Capacitación, Evaluación y Certificación de competencias en materia de educación financiera X 2 3 5 X X

2S.2 Diseño, desarrollo e implementación de productos, programas y servicios financieros X 3 3 6 X X Por Selección

2S.3 Programas para el fomento y fortalecimiento del Sector de Ahorro y Crédito Popular y Cooperativo X 3 5 8 X

2S.4 Seguimiento de productos, programas y servicios financieros. X 2 3 5 X X Por Selección







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SECCIÓN 3S BANCA SOCIAL

3S.1 Promoción de Crédito X X 5 10 15 X X Por Selección

3S.2 Oferta de productos y servicios financieros X 2 5 7 X

3S.2.1 Expediente único del cliente X X 2 10 12

3S.2.2 Billetes de Depósito (BIDES) X X 1 29 30 X X

3S.3 Paquetes contables X X 2 10 12

3S.4 Mesa de dinero X X 2 3 5 X X

3S.5 Alianzas comerciales X 2 5 7

3S.6 Entrega de apoyos X X 2 10 12 X X Por Selección








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SECCIÓN 4S ORIGINACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL CRÉDITO Y DE LAS GARANTÍAS

4S.1 Expediente único de crédito X X 2 3 5 X X

4S.2 Mesa de control y guardavalores X 3 2 5 X X








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SECCIÓN 5S AUDITORÍA, CONTRALORÍA BANCARIA Y ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

5S.1 Análisis evaluación y administración de riesgos X 2 4 6 X

5S.1.1 Riesgos de crédito y de concentración del Banco X 2 4 6 X

5S.1.2 Riesgos de mercado, liquidez y requerimientos de capital X 2 4 6

5S.1.3 Riesgos operacionales del Banco X 2 4 6

5S.2 Sistema de Control Interno X 1 9 10 X

5S.3 Administración de accesos X X 2 8 10 X X

5S.4 Certificación de corresponsales bancarios X 2 8 10 X








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SECCIÓN 5S AUDITORÍA, CONTRALORÍA BANCARIA Y ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

5S.5 Prevención y detección de operaciones con recursos de procedencia ilícita X X X 2 8 10 X X

5S.6 Seguimiento de prevención de fraudes X 2 8 10 X

5S.7 Programa anual de auditoría interna X X 1 4 5 X

5S.8 Auditoría de operación bancaria y administrativa X X 1 4 5 X

5S.9 Seguimiento de resoluciones y observaciones X 2 8 10 X

5S.10 Revisiones de control X 2 8 10 X








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SECCIÓN 6S FIDUCIARIO

6S.1 Fideicomisos X X 1 5 6 X X Por Selección

6S.2 Mandatos X 1 5 6 X X Por Selección





No. Documentos de comprobación administrativa inmediata

Vigencia administrativa Destino final

Archivo de Trámite

1 Registro de correspondencia de entrada (recepción) y salida (envío). 6 meses

Eliminación en Archivo de Trámite. Por tratarse de documentación que no

reúne las características de ser documentos de archivo al no estar

relacionados con algún asunto, ya sea de carácter sustantivo o adjetivo de la institución y dado que su vigencia es

inmediata, este tipo de documentos no se transfieren al Archivo de

Concentración. Una vez concluida su vigencia y en

cumplimiento a la normatividad aplicable a la materia archivística, se eliminan de manera inmediata bajo

supervisión y mediante el levantamiento de acta administrativa.

2 Fichas de control de correspondencia entrada y salida. 6 meses

3 Vales de préstamo de expedientes. 6 meses

4 Minutarios. 6 meses

5 Solicitudes de servicio (requisición de material, servicios generales, soporte técnico, solicitud de salas o auditorio, etc). 6 meses

6 Vales de salida de almacén y/o documentos de expedición de material. 6 meses

7 Libretas o listados de registro de visitantes. 6 meses

8 Vales de traslado, etc. 6 meses

9 Copias de inventarios 6 meses

10 Copias de conocimiento. 6 meses

11 Copias simples de documentos cuyos originales abren en expedientes. (Entre otras Carpetas de Comités o grupos de trabajo.) 6 meses

12 Designaciones de suplencia. 6 meses

13 Partes de novedades del servicio de vigilancia. 6 meses


BANCO DEL AHORRO NACIONAL Y SERVICOS FINANCIEROS, S.N.C.

INSTITUCIÓN DE BANCA DE DESARROLLOVIII. Hoja de cierre

El presente Catálogo de Disposición Documental consta de 18 Secciones, 92 Series y 31 Subseries documentales las que establecen su valor documental, plazos de conservación y destino final.

El Cuadro General de Clasificación Archivística consta de 18 Secciones, 92 Series y 31 Subseries documentales.

El presente documento fue aprobado por el Comité de Transparencia en la 80 Sesión Ordinaria, celebrada el día 26 de febrero del 2018, (se anexa copia de acta para pronta referencia).

“RESOLUCIÓN CT.O.80.2. En razón de las consideraciones expuestas, con base en lo previsto en el Apartado VII, numeral 3 y Apartado X segundo párrafo, de las Bases de Integración y Funcionamiento del Comité de Transparencia; el Comité de Transparencia, aprueba la actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros, S.N.C., petición realizada por medio del oficio DGAA/157/2018 (Anexo 2), firmado por la Directora General Adjunta de Administración, con la finalidad de dar cumplimiento a los Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo, con base en el artículo décimo primero de ese ordenamiento legal, igualmente con fundamento en lo establecido en el artículo 12 de la Ley Federal de Archivos y su Reglamento, asimismo, con fundamento en el artículo 24, fracción IV, de la Ley General de Transparencia y Acceso a la información Pública; en el mismo sentido, en los términos del documento que se agrega como Anexo 3.”

“RESOLUCIÓN CT.O.80.3. En razón de las consideraciones expuestas, con base en lo previsto en el Apartado VII, numeral 3 y Apartado X segundo párrafo, de las Bases de Integración y Funcionamiento del Comité de Transparencia; el Comité de Transparencia, aprueba la actualización del Catálogo de Disposición Documental del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros, S.N.C., petición realizada por medio del oficio DGAA/157/2018 (Anexo 2), firmado por la Directora General Adjunta de Administración, con la finalidad de dar cumplimiento a los Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo, con base en el artículo décimo primero de ese ordenamiento legal, igualmente con fundamento en lo establecido en el artículo 12 de la Ley Federal de Archivos y su Reglamento, asimismo, con fundamento en el artículo 24, fracción IV, de la Ley General de Transparencia y Acceso a la información Pública; en el mismo sentido, en los términos del documento que se agrega como Anexo 4.”



“RESOLUCIÓN CT.O.80.4. En razón de las consideraciones expuestas, con base en lo previsto en el Apartado VII, numeral 3 y Apartado X segundo párrafo, de las Bases de Integración y Funcionamiento del Comité de Transparencia; el Comité de Transparencia, aprueba la actualización del Programa Anual de Desarrollo Archivístico del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros, S.N.C., petición realizada por medio del oficio DGAA/157/2018 (Anexo 2), firmado por la Directora General Adjunta de Administración, con la finalidad de dar cumplimiento a los Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo, con base en el artículo décimo primero de ese ordenamiento legal, igualmente con fundamento en lo establecido en el artículo 12 de la Ley Federal de Archivos y su Reglamento, asimismo, con fundamento en el artículo 24, fracción IV, de la Ley General de Transparencia y Acceso a la información Pública; en el mismo sentido, en los términos del documento que se agrega como Anexo 5.”

El presente Catálogo de Disposición Documental anula y reemplaza todas y cada una de las versiones anteriores a este, por lo que, a partir de su emisión oficial, previo dictamen favorable del Archivo General de la Nación sustituirá a la versión anterior, constituyéndose como el instrumento que regulará las acciones de valoración y disposición de las series y expedientes del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros, S.N.C.

El Presidente delComité de Transparencia

El Responsable delÁrea Coordinadora de Archivos

El Titular del Órgano Interno de Control en el Banco del Ahorro Nacional y Servicios

Financieros.


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