DE PROCEDIMIENTOS MANUAL · La estructura del contenido del Manual de Procedimientos del...
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Junio 2016Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Organización y Procesos AdministrativosSI/DEOH-P-01-A6
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda
Subsecretaría de Ingresos
COPIA N
O CONTROLA
DA
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016
ÍNDICE
Presentación
Estructura Orgánica de la Secretaría..................................................................................................................................................
Estructura Orgánica del Departamento.............................................................................................................................................
Simbología de Diagramas.......................................................................................................................................................................
Descripción y Diagramas de Procedimientos
Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda
Analista Administrativo(a) de Recursos Materiales
Mantenimiento Preventivo del Equipo de Oficina...............................................................................................................................
Solicitud y Suministro de Insumos y Materiales..................................................................................................................................
Mantenimiento Preventivo y Correctivo de las Unidades Móviles...................................................................................................
Envío de Paquetería a las Oficinas de Hacienda del Estado................................................................................................................
Analista Administrativo(a) de Recursos Financieros
Trámite Administrativo de Gastos.........................................................................................................................................................
Analista Informático(a) de Soporte Técnico a las Oficinas de Hacienda del Estado
Soporte Técnico de Apoyo en el Manejo del Sistema de Recaudación en las Oficinasde Hacienda del Estado.............................................................................................................................................................................
Administrativo(a) Especializado(a) de Formas Valoradas y Numeradas
Solicitud de Formas Valoradas y Numeradas........................................................................................................................................
Dotación de Formas Valoradas y Numeradas a las Oficinas de Hacienda del Estado...................................................................
Recepción del Informe y Control de Formas Valoradas y Numeradas de las Oficinasde Hacienda del Estado.............................................................................................................................................................................
Firmas de Autorización...........................................................................................................................................................................
1
2
3
6
10
16
20
26
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45
48
COPIA N
O CONTROLA
DA
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de ProcedimientosPRESENTACIÓN
JUNIO 2016
La presente administración se caracteriza por promover una mejora en los procesos y resultados del Gobierno paraeficientar la función pública, bajo criterios de mejoras operacionales y administrativas, evaluando permanentemente laorganización, funcionamiento y responsabilidades de la Administración Pública Estatal.
Asimismo, el Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, establece en sus acciones impulsar el desarrollo organizacionaly proveer a los órganos y áreas administrativos de herramientas que permitan mejorar la función pública, a fin decoadyuvar en el establecimiento de un Sistema de Planeación Estatal Moderno, que responda con oportunidad a lasnecesidades de los diferentes sectores y regiones de la Entidad.
La Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos, establece los procesos que realizan lasáreas administrativas, con el fin de que contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad que demanda lasociedad, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignaciode la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código de ProcedimientosAdministrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas yPlaneación y Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016.
La estructura del contenido del Manual de Procedimientos del Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda ofreceuna respuesta a las necesidades del área administrativa. Para su manejo se indican y describen brevemente loscomponentes que lo integran:
• Estructura Orgánica de la Secretaría: Representa la estructura general de la Dependencia con el registro estatal,autorizada por el Secretario de Finanzas y Planeación y el Contralor General de conformidad con la normatividadvigente.
• Estructura Orgánica del Área: Refleja en forma esquemática la jerarquización del área, objeto del Manual encuestión.
• Simbología de Diagramas: Incluyen las figuras que se utilizan en las representaciones gráficas de losprocedimientos.
• Descripción y Diagramas de Procedimientos: Expone de manera clara y concreta, cuáles son las actividades que leson inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puesto responsable de realizarlas.
• Firmas de Autorización: Incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas y Planeación hasta elJefe de Departamento del área, dando formalidad al documento.
La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades: a) indirecto: através del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con los niveles involucrados en cadaprocedimiento.
Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:
• Nombre del procedimiento.• Objetivo que se persigue en la realización del mismo.• Frecuencia de realización.• Procedimientos con los que conecta.• Normas que rigen el procedimiento.
• Firma de validación del procedimiento.
• Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las actividades quedeben llevarse a cabo para operar el proceso.
• Diagrama correspondiente.
COPIA N
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JUNIO 2016 1PÁG.
Enero 2016
SECRETARÍADE FINANZAS
Y PLANEACIÓN
SUBSECRETARÍADE INGRESOS
SUBDIRECCIÓN DEINFRAESTRUCTURA
TECNOLÓGICA
SUBDIRECCIÓNDE POLÍTICA
INFORMÁTICA
SUBDIRECCIÓNDE GOBIERNOELECTRÓNICO
SUBPROCURADURÍADE ASUNTOS
CONTENCIOSOS
DIRECCIÓNGENERAL DE
FISCALIZACIÓN
SUBDIRECCIÓNDE OPERACIÓN
FINANCIERA
TESORERÍA
SUBDIRECCIÓNDE REGISTROY CONTROL
SUBDIRECCIÓN DEPROGRAMACIÓN DELA FISCALIZACIÓN YCONTRIBUYENTES
ESPECIALES
SUBDIRECCIÓNDE RECURSOSMATERIALESY SERVICIOSGENERALES
SUBDIRECCIÓNDE RECURSOS
HUMANOS
DIRECCIÓNGENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS YACTIVOS
SUBDIRECCIÓN DEORGANIZACIÓN
Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓNGENERAL DE
RECAUDACIÓN
SUBPROCURADURÍADE LEGISLACIÓN
Y CONSULTA
PROCURADURÍAFISCAL
DIRECCIÓNGENERAL DEINNOVACIÓN
TECNOLÓGICA
SUBPROCURADURÍADE ASUNTOSFISCALES Y
PROCEDIMIENTOSADMINISTRATIVOS
SUBDIRECCIÓNDE SERVICIO
PÚBLICODE CARRERA
SUBDIRECCIÓN DEFINANCIAMIENTO
Y APOYOINSTITUCIONAL
DIRECCIÓN GENERALDE FINANCIAMIENTO
Y SEGUIMIENTODE PROGRAMASDE DESARROLLO
SUBSECRETARÍADE PLANEACIÓN
SUBDIRECCIÓN DESEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DELSISTEMA INTEGRALDE INFORMACIÓN
DIRECCIÓN GENERALDE PLANEACIÓN Y
EVALUACIÓN PARAEL DESARROLLO
SUBDIRECCIÓN DEINFORMACIÓNPRESUPUESTAL
SUBDIRECCIÓNDE CONTROL
PRESUPUESTAL
SUBDIRECCIÓNDE PRESUPUESTO
SUBDIRECCIÓNDE CONTROLFINANCIERO
SUBDIRECCIÓN DEEVALUACIÓN DE
INVERSIONES
DIRECCIÓN GENERALDE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL
DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN
Y PRESUPUESTO
DIRECCIÓN GENERALDE INVERSIÓN
PÚBLICA
SUBDIRECCIÓNDE ANÁLISIS EINTEGRACIÓNDE LA CUENTA
PÚBLICA
SUBDIRECCIÓNDE FIDEICOMISOS
DIRECCIÓN GENERALDE FIDEICOMISOS Y
DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS
SUBDIRECCIÓN DEGESTIÓN PARA LA
DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS
SUBDIRECCIÓNDE BIENESINMUEBLES
SUBDIRECCIÓNDE ADQUISICIÓN
DE SUELO YCONTRATACIÓN
SUBDIRECCIÓN DEREGULARIZACIÓNDE LA TENENCIA
DE LA TIERRA
DIRECCIÓNGENERAL DELPATRIMONIODEL ESTADO
SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN
COORDINACIÓNDE ASESORES
UNIDAD DEACCESO A LA
INFORMACIÓNPÚBLICA
UNIDADDE GÉNERO
SUBSECRETARÍADE EGRESOS
SUBDIRECCIÓNDE POLÍTICA
FISCAL
OFICINAS DEHACIENDA
DEL ESTADO
DELEGACIONESREGIONALES DEL
PATRIMONIODEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERALDE VINCULACIÓNY COORDINACIÓN
HACENDARIA
SUBDIRECCIÓNDE POLÍTICA DECOORDINACIÓN
HACENDARIA
SUBDIRECCIÓNDE COMERCIO
EXTERIOR
INSTITUTO DEPENSIONES DEL
ESTADO
ÓRGANOS DESCONCENTRADOS
ÓRGANO DESCENTRALIZADO
LIC. ANTONIO GÓMEZ PELEGRINSecretario de Finanzas y Planeación
DR. RICARDO GARCÍA GUZMÁNContralor General
SUBDIRECCIÓNDE REGISTRO Y
CONSOLIDACIÓNCONTABLE
SUBDIRECCIÓN DESEGUIMIENTO DE
AUDITORIAS
SUBDIRECCIÓN DEINTEGRACIÓN Y
ANÁLISIS DEINFORMACIÓN
SUBDIRECCIÓN DESEGUIMIENTO DEPROGRAMAS DE
DESARROLLO
SUBDIRECCIÓNDE VISITAS
DOMICILIARIAS YREVISIONES DE
GABINETE
SUBDIRECCIÓNDE REGISTRO
Y CONTROL DEOBLIGACIONES
SUBDIRECCIÓNDE EJECUCIÓN
FISCAL
Secretaría de Finanzas y PlaneaciónEstructura Orgánica
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
COPIA N
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DA
ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 2PÁG.
SUBSECRETARÍADE PLANEACIÓN
SECRETARÍA DEFINANZAS YPLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERALDE RECAUDACIÓN
DIRECCIÓN GENERALDE FISCALIZACIÓN
DIRECCIÓN GENERALDE VINCULACIÓN Y
COORDINACIÓNHACENDARIA
SUBSECRETARÍADE EGRESOS
SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y
ADMINISTRACIÓNSUBSECRETARÍA
DE INGRESOS
COORDINACIÓNDE ASESORES
PROCURADURÍAFISCAL
UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN
PÚBLICA
UNIDAD DEGÉNERO
DEPARTAMENTODE ENLACE CON
OFICINAS DEHACIENDA
ANALISTAADMINISTRATIVO(A)
DE RECURSOSFINANCIEROS
ANALISTAINFORMÁTICO(A)
DE SOPORTE TÉCNICOA LAS OFICINAS DE
HACIENDA DEL ESTADO
ADMINISTRATIVO(A)ESPECIALIZADO(A) DEFORMAS VALORADAS
Y NUMERADAS
AUXILIARADMINISTRATIVO(A)
ANALISTAADMINISTRATIVO(A)
DE RECURSOSMATERIALES
CONDUCTOR(A) DETRANSPORTE DE
CARGA /CONDUCTOR(A)OPERATIVO(A)
CAPTURISTA AUXILIARADMINISTRATIVO(A)
AUXILIARADMINISTRATIVO(A)
AUXILIARADMINISTRATIVO(A)
COPIA N
O CONTROLA
DA
JUNIO 2016
SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Organización
3PÁG.
Inicio y fin
Actividad
Documento
Sistema y/o archivo informático
Decisión
Pasa el tiempo
Conector de actividad
Conector de página
Conector de procedimientos
Cinta magnética
Archivo temporal: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)
Archivo definitivo: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)
Efectivo o cheque
Objeto o cosa
Actividades que se realizan demanera continua
Actividades que se realizan demanera simultánea
Indicadores de texto
Disco compacto (CD) oDisco de video digital (DVD)
USB
COPIA N
O CONTROLA
DA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2014 4PÁG.
DEPARTAMENTO DE ENLACE CON OFICINAS DE HACIENDA
COPIA N
O CONTROLA
DA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 5PÁG.
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE RECURSOS MATERIALES
COPIA N
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DA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
6PÁG.
ES RESPONSABILIDAD DEL(DE LA) JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CONOFICINAS DE HACIENDA LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
JUNIO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓDIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓNSUBSECRETARÍA DE
INGRESOSSECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
Quincenal.
Mantenimiento Preventivo del Equipo de las Oficinas de Hacienda del Estado.
Atender las solicitudes de las Oficinas de Hacienda del Estado en cuanto al mantenimiento preventivo de máquinas deescribir, calculadoras y fax, para realizarse en las Oficinas Centrales.
El Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda, debe atender las solicitudes de mantenimiento preventivo delequipo de oficina, de acuerdo a la disponibilidad presupuestal, en apoyo a las Oficinas de Hacienda del Estado.
El Oficio de envío de equipo que se reciba de las Oficinas de Hacienda del Estado debe especificar las característicasdel equipo que se va a reparar y las fallas que presenta.
El Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda, debe determinar el equipo que se dará de baja, con base en elDictamen técnico que reciba del taller o proveedor del servicio.
Ninguno
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Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 7PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Mantenimiento Preventivo del Equipo de las Oficinas de Hacienda del Estado.
Analista Administrativo(a) deRecursos Materiales.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
7A.
8.
9.
Recibe de las Oficinas de Hacienda del Estado, a través del (de la) Jefe(a) de Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda, el Oficio deenvío de equipo en original y el Equipo de oficina para reparación.
Elabora el Expediente de la Oficina de Hacienda y anexa el Oficio deenvío de equipo en original.
Elabora e imprime la Responsiva de servicio de reparación en untanto.
Recaba firma de autorización del (de la) Jefe(a) de Departamento deEnlace con Oficinas de Hacienda, en la Responsiva de servicio dereparación en un tanto, y obtiene copia.
Elabora el Recibo de la reparación en original, y recaba firma derecibido del (de la) encargado(a) del taller de reparación.
Entrega al (a la) técnico(a) del taller de reparación, el Equipo deoficina y la Responsiva de servicio de reparación en copia.
Pasa el tiempo.
Recibe del (de la) técnico(a) del taller de reparación, el Equipo deoficina y verifica si funciona correctamente.
¿Funciona correctamente?
En caso de no funcionar correctamente:
Devuelve al (a la) técnico(a) del taller de reparación, el Equipo deoficina, para que se encargue de revisarlo nuevamente.
Continúa con la actividad No. 7.
En caso de funcionar correctamente:
Elabora el Oficio de envío en original, para devolver a la Oficina deHacienda el Equipo de oficina reparado.
Recaba firma de autorización del (de la) Jefe(a) de Departamento deEnlace con Oficinas de Hacienda, en el Oficio de envío en original yobtiene dos copias.
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Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 8PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Mantenimiento Preventivo del Equipo de las Oficinas de Hacienda del Estado.
Analista Administrativo(a) deRecursos Materiales.
10.
11.
12.
13.
14.
Envía a la Oficina de Hacienda del Estado, a través de la unidad móvilel Oficio de envío en original y primera copia, el Equipo de oficinareparado y el Recibo de la reparación en original.
Integra al Expediente de la Oficina de Hacienda, la Responsiva deservicio de reparación en un tanto y el Oficio de envío en segundacopia.
Pasa el tiempo.
Recibe de las Oficinas de Hacienda del Estado a través del(de la)Encargado(a) de la Unidad Móvil, el Recibo de la reparación enoriginal sellado de recibido.
Integra al Expediente de la Oficina de Hacienda, el Recibo de lareparación en original.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente dela Oficina de Hacienda.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
COPIA N
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RECIBO DE LAREPARACIÓN
EQUIPO DE OFICINA
O
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE RECURSOS MATERIALES
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL EQUIPO DE LAS OFICINAS DE HACIENDA DEL ESTADO
JUNIO 2016
1
EQUIPO DE OFICINA
OFICINAS DE HACIENDADEL ESTADO
INICIO
FIN
OFICIO DE ENVÍODE EQUIPO
RECIBE
O
OFICIO DE ENVÍODE EQUIPO
EXPEDIENTE DELA OFICINA DEHACIENDA
ELABORA Y ANEXA
O
RESPONSIVA DESERVICIO DEREPARACIÓN
ELABORA E IMPRIME
1T
¿FUNCIONACORRECTAMENTE?
NO
SI
DEVUELVE PARAQUE LO REVISE
EQUIPO DE OFICINA
OFICIO DE ENVÍO
ELABORA
O
1
RESPONSIVA DESERVICIO DEREPARACIÓN
RECABA FIRMA DEAUTORIZACIÓN Y
OBTIENE COPIA
1T
JEFE(A) DEDEPARTAMENTO. DE
ENLACE CON OFICINAS.DE HACIENDA
RECIBO DE LAREPARACIÓN
ELABORA Y RECABAFIRMA
O
ENCARGADO(A) DEL TALLERDE REPARACIÓN
RESPONSIVA DESERVICIO DEREPARACIÓN
1
ENTREGA
EQUIPO DE OFICINA
TÉCNICO(A) DEL TALLERDE REPARACIÓN
RECIBE Y VERIFICASI FUNCIONA
CORRECTAMENTE
EQUIPO DE OFICINA
1
OFICIO DE ENVÍO
RECABA FIRMA DEAUTORIZACIÓN Y OBTIENE
O
JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DEENLACE CON OFICINAS.
DE HACIENDA
OFICIO DEENVÍO
ENVÍA
O
1-2
OFICINA DE HACIENDADEL ESTADO
OFICIO DEENVÍO
RESPONSIVA DESERVICIO DEREPARACIÓN
INTEGRA AL EXPEDIENTEDE LA OFICINADE HACIENDA
RECIBO DE LAREPARACIÓN
RECIBE SELLADODE RECIBIDO
O
INTEGRA AL EXPEDIENTE DELA OFICINA DE HACIENDA
O
EXPEDIENTE DELA OFICINADE HACIENDA
ORDENA
1T
2
OFICINAS DE HACIENDADEL ESTADO
A TRAVÉS DELA UNIDADMOVIL
C
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DE DEPTO. DEENLACE CON OFICINASDE HACIENDA
TÉCNICO(A) DEL TALLERDE REPARACIÓN
TÉCNICO(A) DEL TALLERDE REPARACIÓN
A TRAVÉS DELENCARGADO DE
LA UNIDAD MOVIL
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
( 7 )
( 7A )
( 8)
( 9 )
( 10 )
( 11 )
( 12 )
( 13 )
( 14 )
PARA DEVOLVER ALA OFICINA DEHACIENDA ELEQUIPO DE OFICINAREPARADO
RECIBO DE LAREPARACIÓN
1
DEPARTAMENTO DE ENLACE CON OFICINAS DE HACIENDA
COPIA N
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NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
10PÁG.
ES RESPONSABILIDAD DEL(DE LA) JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CONOFICINAS DE HACIENDA LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
JUNIO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓDIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓNSUBSECRETARÍA DE
INGRESOSSECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
Quincenal.
Solicitud y Suministro de Insumos y Materiales.
Solicitar y suministrar los insumos y materiales que requieren las Oficinas de Hacienda para su operación diaria.
Las Oficinas de Hacienda deben solicitar: Papelería, artículos de oficina, material de cómputo y de limpieza.
La Estadística de envío de insumos y materiales de años subsecuentes se debe elaborar con base en los consumoshistóricos del año anterior.
El Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda, debe elaborar en forma semestral para la licitación de losinsumos y materiales, una Requisición de bienes materiales a través de medio electrónico SIAFEV y otra demanera mensual para solicitar la dotación.
El Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda, debe recibir el Reporte de existencias de insumos y materiales,durante la primera semana del mes en curso, el cual será elaborado por las Oficinas de Hacienda el último día hábil delmes anterior.
El Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda, debe solicitar a la Subdirección de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos, los Insumos y materiales que requieran las Oficinas deHacienda, de acuerdo a la disponibilidad presupuestal existente, a través del Sistema electrónico del SIAFEV.
Ninguno.
COPIA N
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Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 11PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
NORMAS
Solicitud y Suministro de Insumos y Materiales.
El suministro de Insumos y materiales, deben sujetarse a los Lineamientos para el ejercicio de los recursospúblicos bajo criterios de disciplina, racionalidad y austeridad presupuestal, emitidos por la Contraloría General.
El Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda, debe elaborar la Requisición de bienes materiales a través demedio electrónico SIAFEV, con base en el Informe de existencias de insumos y materiales, en caso de requerir lasOficinas de Hacienda, Insumos y materiales adicionales a la dotación semestral.
COPIA N
O CONTROLA
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Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 12PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Solicitud y Suministro de Insumos y Materiales.
Analista Administrativo(a) deRecursos Materiales.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Recibe de la Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos el Oficio de notificación enoriginal, para que soliciten los Insumos y materiales que necesiten lasOficinas de Hacienda.
Elabora la Estadística de envío de insumos y materiales detalladapor Oficina de Hacienda en original, con base en las necesidades delas mismas.
Captura e imprime la Requisición de bienes materiales a través delSistema SIAFEV en dos tantos con base en la Estadística de envío deinsumos y materiales en original y firmado de autorizado y respaldaen el CPU el archivo electrónico.
Turna en primer tanto y de manera electrónica la Requisición debienes materiales a la Subdirección de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos, y recabasello de recibido en el segundo tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, la Requisición debienes materiales en segundo tanto, la Estadística de envío deinsumos y materiales en original y el Oficio de notificación enoriginal.
Pasa el tiempo.
Obtiene del archivo cronológico temporal el segundo tanto de laRequisición de bienes materiales.
Turna a la Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos, la Requisición de bienesmateriales en segundo tanto.
Recibe notificación vía telefónica del (de la) almacenista que yapuede acudir por los Insumos y materiales solicitados.
Recibe del (de la) almacenista, la Nota de salida sellada deentregado en un tanto, junto con los Insumos y materialessolicitados y la Requisición de bienes materiales en segundo tanto.
Separa los Insumos y materiales, con base en las necesidades de lasOficinas de Hacienda, e integra el Paquete de insumos y materiales.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 13PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Solicitud y Suministro de Insumos y Materiales.
Elabora la Relación de insumos y materiales en original y copia,para describir lo que se envía en el Paquete de insumos y materialesy archiva de manera cronológica temporal, la Nota de salida en untanto y la Requisición de bienes materiales en segundo tanto.
Elabora el Oficio de envío en original y copia, para enviar a lasOficinas de Hacienda, el Paquete de insumos y materiales.
Entrega quincenalmente al (a la) Conductor(a) de Transporte deCarga, la Relación de insumos y materiales en original y copia, elOficio de envío en original y copia y el Paquete de insumos ymateriales.
Pasa el tiempo.
Recibe de las Oficinas de Hacienda del Estado, a través del (de la)Jefe(a) de Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda, lacopia sellada de la Relación de insumos y materiales y el Informe deexistencias de insumos y materiales en original.
Accesa al archivo de Control de existencias, y registra lainformación del Informe de existencias de insumos y materiales enoriginal.
Obtiene del archivo cronológico temporal el Expediente de laoficina.
Integra al Expediente de la oficina, el Informe de existencias deinsumos y materiales en original y la copia sellada de la Relación deinsumos y materiales.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente dela oficina.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Analista Administrativo(a) deRecursos Materiales.
COPIA N
O CONTROLA
DA
REQUISICIÓN DE BIENESMATERIALES
NOTA DE SALIDA (SELLADA)
2T
REQUISICIÓN DEBIENES MATERIALES
REQUISICIÓN DEBIENES MATERIALES
PAQUETE DEINSUMOS Y
MATERIALES
REQUISICIÓN DE BIENESMATERIALES
INSUMOS YMATERIALES
CPU
REQUISICIÓN DEBIENES MATERIALES
REQUISICIÓN DE BIENESMATERIALES
REQUISICIÓN DE BIENESMATERIALES
DEPARTAMENTO DE ENLACE CON OFICINAS DE HACIENDA
SOLICITUD Y SUMINISTRO DE INSUMOS Y MATERIALES
INSUMOS YMATERIALES
SUBDIRECCIÓN DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y
ACTIVOS
INICIO
OFICIO DENOTIFICACIÓN
RECIBE
O
ESTADÍSTICA DEENVÍO DE INSUMOSY MATERIALES
ELABORA
OBTIENE
OFICIO DEENVÍO
ELABORA
O
CAPTURA, IMPRIME YRESPALDA EN CPU
REQUISICIÓN DEBIENES MATERIALES
TURNA Y RECABASELLO DE RECIBIDO
1T
OFICIO DENOTIFICACIÓN
ESTADÍSTICA DEENVÍO DE INSUMOSY MATERIALES
REQUISICIÓN DEBIENES MATERIALES
ORDENA
O
2T
SUBDIRECCIÓN DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y
ACTIVOS
2T
O
O
C
TURNA
RECIBE NOTIFICACIÓN
SEPARA E INTEGRA
RELACIÓN DEINSUMOS YMATERIALES
ELABORA
C
ALMACENISTA
O
1T
PARA QUE SE SOLICITENLOS INSUMOS YMATERIALES
( 1 )
( 2 )
CON BASE EN LASNECESIDADES DE
LAS OFICINAS DEHACIENDA
CON BASE EN LAESTADÍSTICA DEENVÍO DE INSUMOSY MATERIALES
( 3 )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
( 7 )
VÍA TELEFÓNICA,PARA ACUDIR PORLOS INSUMOS Y
MATERIALESSOLICITADOS
CON BASE ENLAS NECESIDADES
DE LAS OFICINAS DEHACIENDA
( 10 )
( 11 )
( 12 )
REQUISICIÓN DE BIENESMATERIALES SIAFEV
2T
SUBDIRECCIÓN DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y
ACTIVOS
NOTA DE SALIDA (SELLADA)
RECIBE
2T
( 9 )
1T
C
2T
SUBDIRECCIÓN DECONTRATACIONES GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS
( 8 )
ALMACENISTA
2T
1
PARA ENVIAR A LASOFICINAS DE HACIENDA,EL PAQUETE DE INSUMOS
Y MATERIALES
JUNIO 2016
PARA DESCRIBIR LO QUESE ENVÍA EN EL
PAQUETE DE INSUMOS YMATERIALES
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE RECURSOS MATERIALES
1
1
COPIA N
O CONTROLA
DA
PAQUETE DEINSUMOS Y
MATERIALES
OFICIO DEENVÍO
DEPARTAMENTO DE ENLACE CON OFICINAS DE HACIENDA
SOLICITUD Y SUMINISTRO DE INSUMOS Y MATERIALES
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE RECEPCIÓN DE INFORMES DIARIOS DE RECAUDACIÓN
1
RELACIÓN DE INSUMOS YMATERIALES (SELLADA)
INFORME DE EXISTENCIAS DEINSUMOS Y MATERIALES
1
O
FIN
RELACIÓN DEINSUMOS YMATERIALES
ENTREGAQUINCENALMENTE
O
INTEGRA AL EXPEDIENTE DELA OFICINA
EXPEDIENTE DELA OFICINA
ORDENA
C
CONDUCTOR(A) DETRANSPORTE DE CARGA
( 13 )
( 17 )
( 18 )
O
JUNIO 2016
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE RECURSOS MATERIALES
EXPEDIENTE DE LA OFICINA
OBTIENE
( 16 )
C
INFORME DEEXISTENCIAS DEINSUMOS YMATERIALES
RELACIÓN DEINSUMOS YMATERIALES
RECIBE
1
O
OFICINAS DEHACIENDA
DEL ESTADO
INFORME DEEXISTENCIAS DEINSUMOS YMATERIALES
ACCESA Y REGISTRA
ARCHIVO DECONTROL DEEXISTENCIAS
O
( 15 )
( 14 )
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A) DEL DEPTO.DE ENLACE CON
OFICINAS DEHACIENDA.
1
1
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
16PÁG.
ES RESPONSABILIDAD DEL(DE LA) JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CONOFICINAS DE HACIENDA LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
JUNIO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓDIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓNSUBSECRETARÍA DE
INGRESOSSECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
Semanal.
Mantenimiento Preventivo y Correctivo de las Unidades Móviles.
Mantener en buenas condiciones las unidades móviles que se utilizan para el envío de algunos cheques, paquetería ycorrespondencia a las Oficinas de Hacienda del Estado y con Organismos del Gobierno Estatal.
El Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda, debe elaborar la Solicitud de servicios y/o reparaciones, deacuerdo a la disponibilidad presupuestal existente antes de turnarla al Departamento de Control de Maquinaria yTransporte.
El (La) Analista Administrativo(a) de Recursos Materiales, es el (la) responsable de detectar y reportar al (a la)Jefe(a) de Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda, las fallas que presente la unidad.
El (La) Analista Administrativo(a) de Recursos Materiales, debe revisar las condiciones físicas de la unidad al recibirlay entregarla al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte.
Ninguno.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 17PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Mantenimiento Preventivo y Correctivo de las Unidades Móviles.
Jefe(a) de Departamento deEnlace con Oficinas de Hacienda.
Analista Administrativo(a) deRecursos Materiales.
Jefe(a) de Departamento deEnlace con Oficinas de Hacienda.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Recibe del (de la) Analista Administrativo(a) de RecursosMateriales, la notificación verbal sobre el desperfecto o necesidadesde mantenimiento de la unidad.
Elabora y firma la Solicitud de reparación en un tanto.
Recaba firma de la Subsecretaría de Ingresos en la Solicitud dereparación en un tanto y obtiene dos copias.
Turna al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte, laSolicitud de reparación en un tanto y primera copia y recaba sello derecibido en la segunda copia, la cual archiva de manera cronológicatemporal.
Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento de Control de Maquinaria y Transporte, laSolicitud de cotización de reparación y/o servicio en un tanto.
Revisa la Solicitud de cotización de reparación y/o servicio en untanto y se la entrega al (a la) Analista Administrativo(a) de RecursosMateriales.
Recibe del (de la) Jefe(a) de Departamento de Enlace con Oficinas deHacienda, la Solicitud de cotización de reparación y/o servicio enun tanto y entrega la unidad móvil al Departamento de Control deMaquinaria y Transporte.
Notifica verbalmente al (a la) Jefe(a) de Departamento de Enlacecon Oficinas de Hacienda, que ya entregó la unidad móvil y archiva demanera cronológica temporal, la Solicitud de cotización dereparación y/o servicio en un tanto.
Recibe notificación verbal del (de la) Analista Administrativo(a) deRecursos Materiales, sobre la entrega de la unidad móvil alDepartamento de Control de Maquinaria y Transporte.
Pasa el tiempo.
Recibe notificación vía telefónica del Departamento de Control deMaquinaria y Transporte, de la reparación y condiciones de la unidadmóvil.
Notifica verbalmente al (a la) Analista Administrativo(a) deRecursos Materiales, que ya fue reparada la unidad móvil y que debede acudir a recogerla.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 18PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Mantenimiento Preventivo y Correctivo de las Unidades Móviles.
Analista Administrativo(a) deRecursos Materiales.
12.
13.
13A.
14.
Recibe notificación verbal del (de la) Jefe(a) de Departamento deEnlace con Oficinas de Hacienda, y acude a recoger la unidad móvil alDepartamento de Control de Maquinaria y Transporte.
Recibe la unidad móvil del Departamento de Control de Maquinaria yTransporte, y verifica si funciona correctamente.
¿Funciona correctamente la unidad móvil?
En caso de no funcionar correctamente la unidad móvil:
Informa verbalmente al Departamento de Control de Maquinaria yTransporte, y devuelve la unidad móvil para su reparación.
Continúa con la actividad No. 10.
En caso de funcionar correctamente la unidad móvil:
Informa verbalmente al Departamento de Control de Maquinaria yTransporte, que la unidad móvil ya fue reparada.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
COPIA N
O CONTROLA
DA
C
SOLICITUD DEREPARACIÓN
2
OFICINA DE RECURSOS MATERIALES
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LAS UNIDADES MÓVILES
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE RECEPCIÓN DE INFORMES DIARIOS DE RECAUDACIÓN
JUNIO 2016
JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CON OFICINAS DE HACIENDA
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A)DE RECURSOSMATERIALES
INICIO
RECIBE
SOLICITUD DEREPARACIÓN
ELABORA Y FIRMA
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE RECURSOS MATERIALES
SOLICITUD DEREPARACIÓN
RECABA FIRMA YOBTIENE COPIA
1T
SOLICITUD DECOTIZACIÓN DEREPARACIÓN Y/OSERVICIO
RECIBE Y ENTREGALA UNIDAD MÓVIL
JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DEENLACE CON OFICINAS
DE HACIENDA
SOLICITUD DEREPARACIÓN
TURNA Y RECABA SELLODE RECIBIDO
SOLICITUD DECOTIZACIÓN DEREPARACIÓN Y/OSERVICIO
RECIBE
1T
DEPARTAMENTO DE CONTROL DEMAQUINARIA Y TRANSPORTE
SOLICITUD DECOTIZACIÓN DEREPARACIÓN Y/OSERVICIO
REVISA Y ENTREGA
SOLICITUD DECOTIZACIÓN DEREPARACIÓN Y/OSERVICIO
NOTIFICA QUEENTREGÓ LA
UNIDAD MÓVIL
C
RECIBE LA UNIDADMÓVIL Y VERIFICA SI
FUNCIONACORRECTAMENTE
RECIBE NOTIFICACIÓNDE LA REPARACIÓN YCONDICIONES DE LA
UNIDAD MÓVIL
NOTIFICA QUE YA FUEREPARADA LA UNIDAD
MÓVIL Y QUE DEBERECOGERLA
RECIBE NOTIFICACIÓNY ACUDE A RECOGER
LA UNIDAD MÓVIL
VERBALMENTE
1
SUBSECRETARÍADE INGRESOS
1-2
DEPARTAMENTO DECONTROL DE MAQUINARIA
Y TRANSPORTE
1T
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A)DE RECURSOSMATERIALES
1T
DEPARTAMENTO DE CONTROL DEMAQUINARIA Y TRANSPORTE
1T
JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DEENLACE CON OFICINAS
DE HACIENDA
1T
DEPARTAMENTO DECONTROL DE MAQUINARIA
Y TRANSPORTE
ANALISTAADMINISTRATIVO(A) DERECURSOS MATERIALES
JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DEENLACE CON OFICINAS
DE HACIENDA
VERBALMENTE
RECIBENOTIFICACIÓN
DE LA ENTREGADE LA UNIDAD MÓVIL
VERBAL
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A)DE RECURSOSMATERIALES
VERBAL
DEPARTAMENTO DE CONTROL DEMAQUINARIA Y TRANSPORTE
DEPARTAMENTO DE CONTROLDE MAQUINARIA Y
TRANSPORTE
FIN
¿FUNCIONACORRECTAMENTE LA UNIDAD
MÓVIL?
NO
SI
INFORMA Y DEVUELVELA UNIDAD MÓVIL
PARA SU REPARACIÓNVERBALMENTE
INFORMA QUE LAUNIDAD MÓVIL YA
FUE REPARADAVERBALMENTE
1
DEPARTAMENTO DECONTROL
DE MAQUINARIA YTRANSPORTE
DEPARTAMENTO DE CONTROL DEMAQUINARIA Y TRANSPORTE
NOTIFICACIÓN VERBAL,SOBRE EL DESPERFECTOO NECESIDADES DE
MANTENIMIENTO DE LAUNIDAD
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
( 5 )
(6 )
(7 )
(8 )
( 9 )
VÍA TELEFÓNICA
( 10 )
( 11 )
( 12 )
( 13 )
( 14A )
( 14 )
1T
DEPARTAMENTO DECONTROL DE MAQUINARIA
Y TRANSPORTE
1
DEPARTAMENTO DE ENLACE CON OFICINAS DE HACIENDA
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
20PÁG.
ES RESPONSABILIDAD DEL(DE LA) JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CONOFICINAS DE HACIENDA LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
JUNIO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓDIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓNSUBSECRETARÍA DE
INGRESOSSECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
Quincenal.
Envío de Paquetería a las Oficinas de Hacienda del Estado.
Proporcionar a las Oficinas de Hacienda del Estado algunos cheques y paquetería correspondientes a casos especialesasicomo proveer los insumos necesarios para el desarrollo de sus actividades.
El(La) Jefe(a) de Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda, debe establecer las rutas de las unidades móviles(norte, sur y cuenca) en el Programa Anual de Salidas, el cual contempla una salida quincenal a cada zona, deacuerdo a la disponibilidad presupuestal existente.
El(La) Jefe(a) de Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda, debe difundir a la Oficinas de Hacienda yusuarios de este servicio, el Programa Anual de Salidas.
En el Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda, se deben recibir de manera extraordinaria cheques de laSecretaría de Desarrollo Agropecuario, Rural y Pesca, Secretaría de Gobierno (Administrativo), Secretaría deSeguridad Pública, Secretaría de Desarrollo Social, Secretaría del Medio Ambiente, Coordinación General deComunicación Social, Secretaría de Educación (Sistema Estatal Regular y Administrativo), Tribunal Superior deJusticia, Fiscalía General del Estado y del DIF Estatal, así como Órdenes de Pago (rentas) de la SEFIPLAN.
El (La) Jefe(a) de Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda, debe supervisar la recepción y entrega de losSobres y/o Paquetes que se envían a las Oficinas de Hacienda.
El (La) Jefe(a) de Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda, debe informar a las Secretarías que la recepciónde Sobres y/o Paquetes se llevará a cabo hasta las 14:00 horas del día hábil anterior a la fecha de salida programada.
El (La) Analista Administrativo(a) de Recursos Materiales, debe revisar que los Sobres y/o Paquetes, que se recibanestén bien cerrados, sellados, empacados y amarrados, que señalen remitente y destinatario, que especifiquen elcontenido, que no contengan líquidos corrosivos o inflamables y que se encuentren numerados y relacionados,conforme a las zonas de distribución en los formatos autorizados por el Departamento de Enlace con Oficinas deHacienda.
Ninguno.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de IngresosManual de Procedimientos
JUNIO 2016 21PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
NORMAS
Los Paquetes que se reciban de las Dependencias y/o áreas administrativas de la SEFIPLAN, pueden contener: Placas,engomados, material de papelería, cómputo o de limpieza y equipos de cómputo y Sobres con documentación.
Los Paquetes se deben depositar en las unidades móviles, un día antes de la fecha programada para su salida.
El Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda, debe recibir a través de las unidades móviles, el mobiliariodeteriorado o en desuso que tengan bajo su custodia las Oficinas de Hacienda del Estado, para apoyarlas en su trámitede baja.
Envío de Paquetería a las Oficinas de Hacienda del Estado.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 22PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Envío de Paquetería a las Oficinas de Hacienda del Estado.
Jefe(a) de Departamento deEnlace con Oficinas de Hacienda.
Analista Administrativo(a) deRecursos Materiales.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Elabora en archivo electrónico el Programa anual de salidas y loimprime en un tanto, con base en los recorridos que se deban realizarpara el reparto de sobres y/o paquetería.
Completa el formato de Control de entrega en original, para detallarel control de entrega a las Oficinas de Hacienda.
Turna al (a la) Analista Administrativo(a) de Recursos Materiales, elPrograma anual de salidas en archivo electrónico, Control deentrega en original y archiva de manera cronológica temporal elPrograma anual de salidas en un tanto .
Recibe del (de la) Jefe(a) de Departamento de Enlace con Oficinas deHacienda, el Programa anual de salidas en archivo electrónico y elControl de entrega en original.
Pasa el tiempo.
Recibe de las Dependencias y/o áreas administrativas de laSEFIPLAN, los Sobres y/o Paquetes, la Relación de entrega enoriginal y dos copias, para su envío a las Oficinas de Hacienda.
Devuelve firmado de recibido a las Dependencias y/o áreasadministrativas de la SEFIPLAN solicitantes, la Relación de entregaen primera copia.
Separa y clasifica por Oficina de Hacienda, los Sobres y/o Paquetesy los coloca en bolsas y/o cajas selladas, para asegurar su contenido.
Revisa en la Relación de entrega en original, los Sobres y/oPaquetes, que serán enviados y respalda en el CPU el Programaanual de salidas en archivo electrónico.
Clasifica y coloca los Sobres y/o Paquetes, en la Unidad Móvil, parasu traslado a las Oficinas de Hacienda.
Realiza el recorrido a las Oficinas de Hacienda, distribuye los Sobresy/o Paquetes y recaba sello de recibido en la Relación de entrega enoriginal y segunda copia.
Anota en el Control de entrega en original, la entrega de los Sobresy/o Paquetes.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 23PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Envío de Paquetería a las Oficinas de Hacienda del Estado.
Analista Administrativo(a) deRecursos Materiales.
12.
13.
Entrega a las Dependencias y/o áreas administrativas de laSEFIPLAN, la Relación de entrega en segunda copia y recibe laprimera copia.
Devuelve al (a la) Jefe(a) de Departamento de Enlace con Oficinas deHacienda, la Relación de entrega en original y primera copia y elControl de entrega en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
COPIA N
O CONTROLA
DA
CONTROL DEENTREGA
PROGRAMA ANUAL DESALIDAS EN CPU
CONTROL DEENTREGA
PROGRAMA ANUAL DESALIDAS
PROGRAMA ANUALDE SALIDAS
PROGRAMA ANUALDE SALIDAS
OFICINA DE RECURSOS MATERIALES
ENVÍO DE PAQUETERÍA A LAS OFICINAS DE HACIENDA DEL ESTADO
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE RECEPCIÓN DE INFORMES DIARIOS DE RECAUDACIÓN
JUNIO 2016
JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CONOFICINAS DE HACIENDA
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE RECURSOS MATERIALES
RELACIÓN DEENTREGA
O
RELACIÓN DEENTREGA
O
PAQUETES
INICIO
ELABORA E IMPRIME
1T
CONTROL DEENTREGA
COMPLETA EL FORMATO
O
FIN
PROGRAMA ANUALDE SALIDAS
CONTROL DEENTREGA
TURNA
C
RECIBE
SOBRES
RECIBE
PAQUETES
SOBRES
SEPARA, CLASIFICAY COLOCA EN BOLSASY/O CAJAS SELLADAS
RELACIÓN DEENTREGA
DEVUELVE FIRMADODE RECIBIDO
1
PAQUETES
SOBRES
CLASIFICA Y COLOCAEN LA UNIDAD MÓVIL
RELACIÓN DEENTREGA
REVISA Y RESPALDA
PAQUETES
SOBRES
REALIZA RECORRIDO,DISTRIBUYE Y RECABA
SELLO DE RECIBIDO
CONTROL DEENTREGA
ANOTA ENTREGA DESOBRES Y/O PAQUETES
O
RELACIÓN DEENTREGA
ENTREGA Y RECIBE
2
1
RELACIÓN DEENTREGA
DEVUELVE
ANALISTAADMINISTRATIVO(A) DERECURSOS MATERIALES
O
1T
JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DEENLACE CON OFICINAS
DE HACIENDA
O
DEPENDENCIAS Y/OÁREAS ADMINISTRATIVAS
DE LA SEFIPLAN
DEPENDENCIAS Y/OÁREAS ADMINISTRATIVAS
DE LA SEFIPLAN
SOBRES Y/O PAQUETESQUE SERÁN ENVIADOS
O
OFICINAS DE HACIENDADEL ESTADO
O
O
JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DEENLACE CON OFICINAS
DE HACIENDA
DEPENDENCIAS Y/OÁREAS ADMINISTRATIVAS
DE LA SEFIPLAN
CON BASE EN LOSRECORRIDOS QUE SE
DEBAN REALIZAR PARAEL REPARTO DE SOBRESY/O PAQUETERÍA( 1 )
(2 )
( 3 )
(4 )
(5 )
( 6 )
(7 )
( 8 )
( 9 )
(10 )
( 11 )
( 12 )
( 13 )
PROGRAMA ANUALDE SALIDAS
E
DEPARTAMENTO DE ENLACE CON OFICINAS DE HACIENDA
1-2
2
1
COPIA N
O CONTROLA
DA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 25PÁG.
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE RECURSOS FINANCIEROS
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
26PÁG.
ES RESPONSABILIDAD DEL(DE LA) JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CONOFICINAS DE HACIENDA LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
JUNIO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓDIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓNSUBSECRETARÍA DE
INGRESOSSECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
Quincenal.
Trámite Administrativo de Gastos.
Cubrir los gastos menores y gastos de viaje de las Oficinas de Hacienda del Estado.
La Oficina de Hacienda del Estado debe realizar el corte de gastos los días 15 y 30 ó 31 de cada mes.
Todos los Comprobantes de gastos que envíen las Oficinas de Hacienda del Estado al Departamento de Enlace conOficinas de Hacienda deben tener sello y firma del(de la) Jefe(a) de la Oficina, sin tachaduras y enmendaduras,anexando la relación a detalle de lo que se está comprobando.
Los Comprobantes de gastos que entregue la Oficina de Hacienda del Estado deben estar a nombre de la Secretaríade Finanzas y Planeación con los requisitos fiscales siguientes:
- Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal decontribuyentes de quien los expida.
- Contener impreso el número de folio, lugar y fecha de expedición.- Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien expida.- Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.- Valor unitario consignado en número e importe total asignado en número y letra.- Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado.
La Oficina de Hacienda del Estado tiene un plazo de 3 días hábiles para entregar los Comprobantes de gastos alDepartamento de Enlace con Oficinas de Hacienda.
Ninguno.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 27PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
NORMAS
El (La) Analista Administrativo(a)de Recursos Financieros debe notificar al área correspondiente (Subdirección deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos, Departamento de Servicios Generales oDepartamento de Control de Maquinaria y Transporte) de la Solicitud-comprobación de recursos paraautorización.
El Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda debe elaborar el Informe con los trámites realizados ante elDepartamento de Órdenes de Pago y que han sido pagados por el Departamento de Caja, para realizar el pagocorrespondiente a las Oficinas de Hacienda.
Trámite Administrativo de Gastos.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 28PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Trámite Administrativo de Gastos.
Analista Administrativo(a) deRecursos Financieros.
1.
2.
2A.
2A.1.
3.
4.
Recibe de la Oficina de Hacienda del Estado el Oficio de envío enoriginal, Oficio de comisión en copia, el formato de Registro únicode comisiones al personal en original, el formato de Comprobaciónde gastos en original y copia y los Comprobantes de gastos enoriginal.
Revisa detalladamente que los Comprobantes de gastos recibidosen original, cumplan con todas las normas establecidas y archiva demanera cronológica temporal el Oficio de envío en original.
¿Cumplen con las normas establecidas los Comprobantes degastos?
En caso de no cumplir con las normas establecidas losComprobantes de gastos:
Obtiene del archivo cronológico temporal el formato Ajustes decuentas y completa según el tipo de ajuste, en original.
Devuelve a la Oficina de Hacienda del Estado, a través de las UnidadesMóviles, los Comprobantes de gastos en original, que nocumplieron con las normas junto con el formato de Ajuste decuentas, en original.
Continúa con la actividad No.3
En caso de cumplir con las normas establecidas los Comprobantesde gastos:
Integra el Paquete de documentos comprobatorios con lossiguientes documentos:- Oficio de comisión, en copia.- Formato de Registro único de comisiones al personal, en
original.- Formato de Comprobación de gastos, en original y copia.- Comprobantes de gastos, en original.
Turna el Paquete de documentos comprobatorios al área de EnlaceAdministrativo de la Subsecretaría de Ingresos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
COPIA N
O CONTROLA
DA
COMPROBANTESDE GASTOS
PAQUETES DE DOCUMENTOSCOMPROBATORIOS
COMPROBANTESDE GASTOS
DEPARTAMENTO DE ENLACE CON OFICINAS DE HACIENDA
TRÁMITE ADMINISTRATIVO DE GASTOS
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DE RECURSOS FINANCIEROS
JUNIO 2016
COMPROBACIÓNDE GASTOS
REGISTRO ÚNICODE COMISIONESAL PERSONAL
OFICIO DECOMISIÓN
OFICIO DEENVÍO
RECIBE
OFICIO DEENVÍO
COMPROBANTESDE GASTOS
REVISA
C
O
O
¿CUMPLEN CON LAS NORMASESTABLECIDAS
LOS COMPROBANTESDE GASTOS?
NO
SI
1
C
COMPROBACIÓNDE GASTOS
REGISTRO ÚNICODE COMISIONESAL PERSONAL
OFICIO DECOMISIÓN
INTEGRA PAQUETEDE DOCUMENTOS
COMPROBATORIOS
TURNA
AJUSTE DECUENTAS
COMPROBANTESDE GASTOS
DEVUELVE
O
1
INICIO
O
O
O
1
O
OFICINA DE HACIENDADEL ESTADO
AJUSTE DECUENTAS
OBTIENE Y COMPLETASEGÚN EL TIPO DE
AJUSTE
O
OFICINA DE HACIENDADEL ESTADO
QUE NO CUMPLIERONCON LAS NORMAS
O
O
1
O
O
( 1 )
( 2 )
CUMPLAN CON LASNORMAS ESTABLECIDAS
( 2A )
A TRAVÉS DELAS UNIDADES
MÓVILES( 2A1 )
( 3 )
1
(4 )
ÁREA DE ENLACEADMINISTRATIVO DE LA
SUBSECRETARÍA DE INGRESOS
FIN
1
COPIA N
O CONTROLA
DA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 30PÁG.
ANALISTA INFORMÁTICO(A) DE SOPORTE TÉCNICO A LASOFICINAS DE HACIENDA DEL ESTADO
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
31PÁG.
ES RESPONSABILIDAD DEL(DE LA) JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CONOFICINAS DE HACIENDA LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
JUNIO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓDIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓNSUBSECRETARÍA DE
INGRESOSSECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
Diaria.
Soporte Técnico de Apoyo en el Manejo del Sistema de Recaudación en las Oficinas de Hacienda del Estado.
Brindar apoyo en el manejo del Sistema de Recaudación a las Oficinas de Hacienda del Estado.
El (La) Analista Informático(a) de Soporte Técnico a las Oficinas de Hacienda del Estado, debe recibir las solicitudesde actualización de usuarios (de Jefes(as) de Oficina, Administradores(as) del Sistema o Auxiliares), para su alta obaja en el sistema.
El (La) Analista Informático(a) de Soporte Técnico a las Oficinas de Hacienda del Estado, debe recibir y atender lasobservaciones correspondientes en caso de existir inconsistencias en las actualizaciones, enviadas por las exactoras.
Las exactoras deben informar al (a la) Analista Informático(a) de Soporte Técnico a las Oficinas de Hacienda delEstado, sobre las fallas técnicas del equipo de cómputo para que se determine la reparación o reposición del mismo ensu caso.
Ninguno.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 32PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Soporte Técnico de Apoyo en el Manejo del Sistema de Recaudación en las Oficinas de Hacienda del Estado.
Analista Informático(a) deSoporte Técnico a las Oficinas deHacienda del Estado.
1.
1A.
1B.
1B.1.
1B.2.
1C.
1C.1.
Recibe de las Oficinas de Hacienda del Estado, los siguientesdocumentos:- Solicitud de alta o baja de usuarios en original y copia.- Credencial de sefiplan o Identificación oficial en copia.- Reporte de falla de equipo en original y copia.Y verifica si se requiere alta en el sistema o reparación de equipo.
¿Qué tipo de movimiento se requiere?
En caso de requerirse alta en el sistema:
Verifica la clave de la Oficina de Hacienda, que estén completos ycorrectos los datos de alta y que efectivamente no existan.
¿Están completos y correctos los datos a dar de alta?
En caso de no estar completos y correctos los datos a dar de alta:
Solicita vía telefónica, mensajero o correo electrónico al (a la)Jefe(a) de la Oficina de Hacienda del Estado, que verifique los datos adar de alta.
Recibe los datos proporcionados por el (la) Jefe(a) de la Oficina deHacienda del Estado y los verifica con base en la información deldocumento original.
Determina los datos correctos y lo informa vía telefónica, mensajero,correo electrónico, oficio o tarjeta al (a la) Jefe(a) de la Oficina deHacienda del Estado.
Continúa con la actividad No. 1C.
En caso de estar completos y correctos los datos a dar de alta:
Realiza la actualización del Sistema de Recaudación para las Oficinasde Hacienda del Estado.
Ordena y archiva de manera cronológica definitiva en el expedientede la exactora que corresponda la Solicitud de alta o baja deusuarios en original y copia, la Credencial de sefiplan oIdentificación oficial en copia y el Reporte de falla de equipo enoriginal y copia.
Fin del procedimiento.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 33PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Soporte Técnico de Apoyo en el Manejo del Sistema de Recaudación en las Oficinas de Hacienda del Estado.
Analista Informático(a) deSoporte Técnico a las Oficinas deHacienda del Estado. 2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
En caso de requerirse reparación de equipo:
Solicita vía telefónica, mensajero, correo electrónico, oficio o tarjetaa la Oficina de Hacienda del Estado que corresponda el envío delequipo de cómputo para su reparación.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Oficina de Hacienda del Estado el Equipo de cómputo areparar junto con el Oficio de envío en original.
Elabora Reporte de reparación de Equipo de cómputo a través delCentro de Atención a Usuarios (CAU), con base en el Reporte defalla de equipo en original y copia.
Turna a la Subdirección de Infraestructura Tecnológica(Departamento de Soporte Técnico), el Equipo de cómputo areparar y archiva de manera cronológica definitiva en el expedientede la exactora el Oficio de envío en original enviado por la Oficina deHacienda del Estado.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Subdirección de Infraestructura Tecnológica el Equipode cómputo reparado.
Elabora e imprime el Oficio de envío en dos tantos y recaba la firmadel (de la) Jefe(a) de Departamento de Enlace con Oficinas deHacienda del Estado.
Turna el Equipo de cómputo reparado y el Oficio de envío en dostantos a la Oficina de Hacienda del Estado que corresponda.
Recibe de la Oficina de Hacienda del Estado el segundo tanto delOficio de envío debidamente sellado de recibido y lo archiva demanera cronológica definitiva en el expediente de la exactora, asícomo los siguientes documentos.- Solicitud de alta o baja de usuarios en original y copia.- Credencial de sefiplan o Identificación oficial en copia.- Reporte de falla de equipo en original y copia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
COPIA N
O CONTROLA
DA
REPORTE DE FALLADE EQUIPO
CREDENCIAL DE SEFIPLAN OIDENTIFICACIÓN OFICIAL
CENTRO DE ATENCIÓN AUSUARIOS: REPORTE DEREPARACIÓN DE EQUIPODE CÓMPUTO
C
DEPARTAMENTO DE ENLACE CON OFICINAS DE HACIENDA
SOPORTE TÉCNICO DE APOYO EN EL MANEJO DEL SISTEMA DE RECAUDACIÓN EN LAS OFICINAS DE HACIENDA DEL ESTADO
ANALISTA INFORMÁTICO(A) DE SOPORTE TÉCNICO A LAS OFICINAS DE HACIENDA DEL ESTADO
JUNIO 2016
¿QUÉ TIPO DE MOVIMIENTOSE REQUIERE?
ALTA ENSISTEMA
REPARACIÓNDE EQUIPO
SOLICITA ENVÍO DEEQUIPO DE CÓMPUTO
ELABORA
OFICINAS DE HACIENDADEL ESTADO
VERIFICA LA CLAVE DELA OFICINA DE HACIENDAY QUE LOS DATOS A DAR
DE ALTA ESTEN COMPLETOSY CORRECTOS
¿ESTÁN COMPLETOSY CORRECTOS LOS DATOS A
DAR DE ALTA?
NO
SI
REALIZA LA ACTUALIZACIÓN
SISTEMA DERECAUDACIÓN PARA
LAS OFICINAS DEHACIENDA DEL EDO.
RECIBE DATOS Y LOSVERIFICA CON BASE EN ELDOCUMENTO ORIGINAL
SOLICITA VERIFICARLOS DATOS A DAR
DE ALTA
DETERMINA LOSDATOS CORRECTOS
E INFORMA
1
SOLICITUD DE ALTAO BAJA DE USUARIOS
RECIBE YVERIFICA SI SE REQUIEREALTA EN EL SISTEMA O
REPARACIÓN DE EQUIPO
INICIO
FIN
JEFE(A) DE LA OFICINA DEHACIENDA DEL ESTADO
VÍA TELEFÓNICA, MENSAJEROO CORREO ELECTRÓNICO
JEFE(A) DE LA OFICINA DEHACIENDA DEL ESTADO
JEFE(A) DE LA OFICINA DEHACIENDA DEL ESTADO
VÍA TELEFÓNICA, MENSAJERO,CORREO ELECTRÓNICO,OFICIO O TARJETA
OFICINA DE HACIENDADEL ESTADO
OFICIO DEENVÍO
O
RECIBE
EQUIPO DE CÓMPUTO
OFICINA DE HACIENDADEL ESTADO
( 1 )
(1A )
( 1B )
( 1B.1 )
(1B.2 )
( 1C )
( 1C.1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
O
O
1
CON BASE EN EL REPORTE DE FALLADE EQUIPO
1
1
REPORTE DE FALLADE EQUIPO
CREDENCIAL DE SEFIPLAN OIDENTIFICACIÓN OFICIAL
SOLICITUD DE ALTAO BAJA DE USUARIOS
ORDENA EN EL EXPEDIENTEDE LA EXACTORA
O
O
1
1
1
VÍA TELEFÓNICA, MENSAJERO,CORREO ELECTRÓNICO, OFICIOO TARJETA
COPIA N
O CONTROLA
DA
1
REPORTE DE FALLADE EQUIPO
CREDENCIAL DE SEFIPLAN OIDENTIFICACIÓN OFICIAL
SOLICITUD DE ALTA O BAJADE USUARIOS
DEPARTAMENTO DE ENLACE CON OFICINAS DE HACIENDA
SOPORTE TÉCNICO DE APOYO EN EL MANEJO DEL SISTEMA DE RECAUDACIÓN EN LAS OFICINAS DE HACIENDA DEL ESTADO
ANALISTA INFORMÁTICO(A) DE SOPORTE TÉCNICO A LAS OFICINAS DE HACIENDA DEL ESTADO
JUNIO 2016
FIN
1
OFICIO DEENVÍO
O
TURNA
EQUIPO DE CÓMPUTO
RECIBE
EQUIPO DE CÓMPUTO
SUBDIRECCIÓN DEINFRAESTRUCTURA
TECNOLÓGICA
SUBDIRECCIÓN DEINFRAESTRUCTURA
TECNOLÓGICA
OFICIO DEENVÍO
ELABORA, IMPRIMEY RECABA FIRMA
2T
JEFE(A) DEDEPARTAMENTODE ENLACE CON
OFICINAS DE HACIENDA
OFICIO DEENVÍO
2T
TURNA
EQUIPO DE CÓMPUTO
OFICINA DE HACIENDADEL ESTADO
C
(5 )
(6 )
( 7 )
( 8 )
OFICIO DEENVÍO
RECIBE
2T
OFICINA DE HACIENDADEL ESTADO
(9 )
O
C
O
1
1
COPIA N
O CONTROLA
DA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 36PÁG.
ADMINISTRATIVO(A) ESPECIALIZADO(A) DE FORMAS VALORADAS YNUMERADAS
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
37PÁG.
ES RESPONSABILIDAD DEL(DE LA) JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CONOFICINAS DE HACIENDA LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
JUNIO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓDIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓNSUBSECRETARÍA DE
INGRESOSSECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
Diaria.
Solicitud de Formas Valoradas y Numeradas.
Mantener en existencia las Formas valoradas y numeradas, para satisfacer oportunamente los requerimientos de lasOficinas de Hacienda del Estado.
El Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda, debe enviar a la Subdirección de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos, la Solicitud de formas valoradas y numeradas requeridas,para que se realice la licitación y mantener las existencias óptimas, de acuerdo a la disponibilidad presupuestalexistente.
Las Formas valoradas y numeradas deben clasificarse de acuerdo a su tipo, así como asignarles una numeraciónprogresiva en cuanto a su folio, antes de ser almacenadas en la bodega.
- Dotación de Formas Valoradas y Numeradas a las Oficinas de Hacienda del Estado.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 38PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Solicitud de Formas Valoradas y Numeradas.
A d m i n i s t r a t i v o ( a )Especializado(a) de FormasValoradas y Numeradas.
Jefe (a) de Departamento deEnlace con Oficinas de Hacienda.
A d m i n i s t r a t i v o ( a )Especializado(a) de FormasValoradas y Numeradas.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Realiza inventario físico de las Formas valoradas y numeradas.
Determina las necesidades de las Formas valoradas y numeradas,con base en los requerimientos históricos.
Elabora e imprime el Oficio de solicitud de formas valoradas ynumeradas en dos tantos.
Turna al (a la) Jefe(a) de Departamento de Enlace con Oficinas deHacienda, el Oficio de solicitud de formas valoradas y numeradasen primer tanto y archiva de manera cronológica temporal elsegundo tanto.
Recibe del (de la) Administrativo(a) Especializado(a)de FormasValoradas y Numeradas, el Oficio de solicitud de formas valoradas ynumeradas en primer tanto.
Elabora e imprime la Solicitud de adquisiciones en dos tantos, conbase en el Oficio de solicitud de formas valoradas y numeradas enprimer tanto.
Turna a la Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos, la Solicitud de adquisiciones endos tantos.
Recibe sellado de recibido de la Subdirección de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos, la Solicitudde adquisiciones en segundo tanto y la archiva de maneracronológica temporal, junto con el Oficio de solicitud de formasvaloradas y numeradas en primer tanto.
Pasa el tiempo.
Recibe del proveedor, la Nota de remisión en primera y segundacopia y las Formas valoradas y numeradas.
Firma de recibido, la Nota de remisión en primera copia y la devuelveal Proveedor.
Clasifica por numeración de menor a mayor las Formas valoradas ynumeradas y archiva de manera cronológica temporal, la Nota deremisión en segunda copia.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 39PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Solicitud de Formas Valoradas y Numeradas.
A d m i n i s t r a t i v o ( a )Especializado(a) de FormasValoradas y Numeradas.
12.
12A.
12A.1.
13.
14.
15.
Verifica que sea correcto el folio de las Formas valoradas ynumeradas.
¿Está correcto el folio de las Formas valoradas y numeradas?
En caso de no estar correcto el folio de las Formas valoradas ynumeradas:
Informa vía telefónica o se comunica verbalmente con laSubdirección de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos, para que avise al Proveedor, que debe enviar losfolios faltantes de las Formas valoradas y numeradas.
Pasa el tiempo.
Recibe del Proveedor, los folios faltantes de las Formas valoradas ynumeradas y los integra con los anteriores.
Continúa con la actividad No. 13.
En caso de estar correcto el folio de las Formas valoradas ynumeradas:
Recibe del Proveedor y sella la Factura en original, turnándola a laSubdirección de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos.
Elabora en Excel un Acceso Holográfico de Formas donde captura yel control de los documentos que recibe del proveedor.
Guarda en la bodega las Formas valoradas y numeradas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Dotación de Formas Valoradas y Numeradas a las Oficinas de
Hacienda del Estado.
COPIA N
O CONTROLA
DA
DEPARTAMENTO DE ENLACE CON OFICINAS DE HACIENDA
ANALISTA INFORMÁTICO DE SOPORTE TÉCNICO A LAS OFICINAS DE HACIENDA DEL ESTADOADMINISTRATIVO(A) ESPECIALIZADO(A) DE FORMAS VALORADAS Y NUMERADAS JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CON OFICINAS DE HACIENDA
INICIO
OFICIO SOLICITUDDE FORMASVALORADAS YNUMERADAS
ELABORA E IMPRIME
1-2T
FIN
DETERMINA NECESIDADESDE
FORMAS VALORADASY NUMERADAS
FORMASNUMERADAS
FORMASVALORADAS
REALIZA INVENTARIOFÍSICO
OFICIO SOLICITUDDE FORMASVALORADAS YNUMERADAS
TURNA
1T
OFICIO SOLICITUDDE FORMASVALORADAS YNUMERADAS
RECIBE
1T
SOLICITUD DEADQUISICIÓN
ELABORA E IMPRIME
1-2T
SOLICITUD DEADQUISICIÓN
TURNA
1-2T
OFICIO SOLICITUDDE FORMASVALORADAS YNUMERADAS
SOLICITUD DEADQUISICIÓN
RECIBE SELLADODE RECIBIDO
2T
1T
C
FORMASNUMERADAS
FORMASVALORADAS
NOTA DEREMISIÓN
RECIBE
CON BASE EN LOSREQUERIMIENTOS
HISTÓRICOS
JEFE(A) DE DEPARTAMENTODE ENLACE CON OFICINAS
DE HACIENDA
ADMINISTRATIVO(A)ESPECIALIZADO(A)
DE FORMAS VALORADASY NUMERADAS
SUBDIRECCIÓN DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y
ACTIVOS.
PROVEEDOR
1-2
NOTA DEREMISIÓN
FIRMA DE RECIBIDOY DEVUELVE
1
PROVEEDOR
NOTA DEREMISIÓN
FORMASNUMERADAS
FORMASVALORADAS
CLASIFICA
2
C
FORMASNUMERADAS
FORMASVALORADAS
VERIFICA QUE SEACORRECTO EL FOLIO
¿ESTÁ CORRECTOEL FOLIO DE LAS
FORMAS VALORADASY NUMERADAS?
NO
SI
FACTURA
RECIBE, SELLA Y TURNA
O
PROVEEDOR
INFORMA
FORMASNUMERADAS
FORMASVALORADAS
RECIBE FOLIOSFALTANTES Y LOSINTEGRA CON LOS
ANTERIORES
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- DOTACIÓN DE FORMAS VALORADAS Y NUMERADAS
A LAS OFICINAS DE HACIENDA DEL ESTADO.
SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS Y ACTIVOS.
PROVEEDOR
SUBDIRECCIÓN DECONTRATACIONES
GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y
ACTIVOS.
1
2
2
1
FORMASNUMERADAS
FORMASVALORADAS
GUARDA EN LABODEGA
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
( 9 )
( 10 )
( 11 )
( 12 )
( 12A )
( 13 )
( 15 )
( 12A1 )
( 5 )
CON BASE EN ELOFICIO SOLICITUD DEFORMAS VALORADASY NUMERADAS
( 6 )
( 7 )
( 8 )
2T
C
VÍA TELEFONICA OVERBAL, PARA QUEAVISE AL PROVEEDOR YENVÍE LOS FOLIOSFALTANTES
ELABORA EN EXCEL
ACCESO HOLOGRÁFICODE FORMAS
( 14 )
DEPARTAMENTO DE ENLACE CON OFICINAS DE HACIENDA
SOLICITUD DE FORMAS VALORADAS Y NUMERADAS
JUNIO 2016
SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIONESGUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS Y ACTIVOS.
POR NUMERACIÓN DEMENOR A MAYOR
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
41PÁG.
ES RESPONSABILIDAD DEL(DE LA) JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CONOFICINAS DE HACIENDA LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
JUNIO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓDIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓNSUBSECRETARÍA DE
INGRESOSSECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
Quincenal.
Dotación de Formas Valoradas y Numeradas a las Oficinas de Hacienda del Estado.
Entregar oportunamente y cuando lo requieran las Oficinas de Hacienda, las Formas valoradas y numeradas.
Las Formas valoradas y numeradas deben clasificarse por separado, así como asignarles una numeración progresivaen cuanto a su folio, antes de ser almacenadas en la bodega.
- Recepción del Informe y Control de Formas Valoradas y Numeradas de las Oficinas de Hacienda del Estado.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 42PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Dotación de Formas Valoradas y Numeradas a las Oficinas de Hacienda del Estado.
Jefe(a) de departamento deEnlace con Oficinas de Hacienda.
A d m i n i s t r a t i v o ( a )Especializado(a) de FormasValoradas y Numeradas.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Recibe de las Oficinas de Hacienda del Estado notificación víatelefónica u Oficio de solicitud de formas valoradas y numeradasen original y en archivo electrónico.
Revisa el Oficio de solicitud de formas valoradas y numeradas enoriginal y en archivo electrónico.
Turna al (a la) Administrativo(a) Especializado(a) de FormasValoradas y Numeradas, el Oficio de solicitud de formas valoradas ynumeradas en original y en archivo electrónico.
Recibe del (de la) Jefa(a) de Departamento de Enlace con Oficinas deHacienda, el Oficio de solicitud de formas valoradas y numeradasen original y en archivo electrónico.
Obtiene de la bodega, las Formas valoradas y numeradas y lasintegra para su envío en el Paquete de documentación procediendoa archivar de manera cronológica temporal, el Oficio de solicitud deformas valoradas y numeradas en original y respalda en el CPU elarchivo electrónico.
Elabora el Oficio de envío en tres tantos y recaba firma del (de la)Jefe(a) de Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Programa anual desalidas en un tanto.
Programa el envío del Paquete de documentación, con base en elPrograma anual de salidas de las unidades móviles en un tanto.
Entrega al (a la) Analista Administrativo(a) de Recursos Materialesdel Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda, el Paquete dedocumentación y el Oficio de envío en tres tantos y archiva demanera cronológica temporal, el Programa anual de salidas en untanto.
Pasa el tiempo.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 43PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Dotación de Formas Valoradas y Numeradas a las Oficinas de Hacienda del Estado.
A d m i n i s t r a t i v o ( a )Especializado(a) de FormasValoradas y Numeradas.
10. Recibe del (de la) Analista Administrativo(a) de RecursosMateriales, el Oficio de envío sellado de recibido en primer tanto y loarchiva de manera cronológica temporal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Recepción del Informe y Control de Formas Valoradas y
Numeradas de las Oficinas de Hacienda del Estado.
COPIA N
O CONTROLA
DA
PROGRAMA ANUALDE SALIDAS
C
1T
CPU
OFICIO DE SOLICITUD DEFORMAS VALORADAS Y
NUMERADAS
OFICIO DE SOLICITUD DEFORMAS VALORADAS Y
NUMERADAS
OFICIO DE SOLICITUD DEFORMAS VALORADAS Y
NUMERADAS
OFICIO DE SOLICITUD DEFORMAS VALORADAS Y
NUMERADAS
DEPARTAMENTO DE ENLACE CON OFICINAS DE HACIENDA
DOTACIÓN DE FORMAS VALORADAS Y NUMERADAS A LAS OFICINAS DE HACIENDA DEL ESTADO
ANALISTA INFORMÁTICO DE SOPORTE TÉCNICO A LAS OFICINAS DE HACIENDA DEL ESTADO
JUNIO 2016
JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CON OFICINAS DE HACIENDA ADMINISTRATIVO(A) ESPECIALIZADO(A) DE FORMAS VALORADAS Y NUMERADAS
INICIO
FIN
OFICIO DE SOLICITUDDE FORMASVALORADAS YNUMERADAS
RECIBE
OFICIO DE SOLICITUDDE FORMASVALORADAS YNUMERADAS
RECIBE
O
OFICIO DEENVÍO
ELABORA Y RECABAFIRMA
1-3T
OFICIO SOLICITUDDE FORMASVALORADAS YNUMERADAS
FORMASNUMERADAS
FORMASVALORADAS
OBTIENE DE LA BODEGA,INTEGRA PAQUETE
DE DOCUMENTACIÓN YRESPALDA
JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DEENLACE
CON OFICINAS DE HACIENDA
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- RECEPCIÓN DEL INFORME Y CONTROL DE FORMAS
VALORADAS Y NUMERADAS DE LAS OFICINAS DEHACIENDA DEL ESTADO.
OFICIO DE SOLICITUDDE FORMASVALORADAS YNUMERADAS
REVISA Y OBTIENE
O
OFICINAS DEHACIENDA
DEL ESTADO
OFICIO DE SOLICITUDDE FORMASVALORADAS YNUMERADAS
TURNA
O
PROGRAMA ANUALDE SALIDAS
OBTIENE
1T
C
PAQUETE DEDOCUMENTACIÓN
PROGRAMA ENVÍO
OFICIO DEENVÍO
PAQUETE DEDOCUMENTACIÓN
ENTREGA
1-3T
OFICIO DE ENVÍO
RECIBE SELLADODE RECIBIDO
1T
C
NOTIFICACIÓNVÍA
TELEFÓNICA
O
ADMINISTRATIVO(A)ESPECIALIZADO(A)
DE FORMAS VALORADASY NUMERADAS
O
JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DEENLACE
CON OFICINAS DE HACIENDA
C
CON BASE EN ELPROGRAMA ANUALDE SALIDAS
ANALISTA ADMINISTRATIVO(A) DERECURSOS MATERIALES
ANALISTAADMINISTRATIVO(A) DERECURSOS MATERIALES
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
( 6 )
( 7 )
( 8 )
( 9 )
( 10 )
( 5 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
45PÁG.
ES RESPONSABILIDAD DEL(DE LA) JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DE ENLACE CONOFICINAS DE HACIENDA LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
JUNIO 2016
FECHA DE ELABORACIÓN/AUTORIZACIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓDIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓNSUBSECRETARÍA DE
INGRESOSSECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
Quincenal.
Recepción del Informe y Control de Formas Valoradas y Numeradas de las Oficinas de Hacienda del Estado.
Mantener actualizado el registro sobre la distribución y manejo de las Formas valoradas y numeradas de lasOficinas de Hacienda del Estado.
El (La) Jefe(a) de la Oficina de Hacienda del Estado, debe enviar al Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda,el Informe de formas valoradas y numeradas quincenalmente.
El Informe de formas valoradas y numeradas, debe contener los datos sobre la existencia inicial, entradas y salidas,así como el número total de Formas valoradas y numeradas al cierre del mes.
El Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda debe recibir de las Oficinas de Hacienda, las Formas valoradasy numeradas canceladas en el curso del mes; así como registrarlas en la Relación de formas canceladas.
Ninguno.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
JUNIO 2016 46PÁG.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Recepción del Informe y Control de Formas Valoradas y Numeradas de las Oficinas de Hacienda del Estado.
A d m i n i s t r a t i v o ( a )Especializado(a) de FormasValoradas y Numeradas.
1.
2.
3.
3A.
3A.1
4.
5.
Recibe de las Oficinas de Hacienda del Estado, a través del (de la)Jefe(a) de Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda, elInforme mensual de formas valoradas y numeradas en dos tantos,así como las Formas valoradas y numeradas canceladas.
Devuelve a las Oficinas de Hacienda del Estado, el Informe mensualde formas valoradas y numeradas sellado de recibido en segundotanto.
Compara el Informe mensual de formas valoradas y numeradas enprimer tanto contra las Formas valoradas y numeradas canceladasy verifica si están completas y correctas.
¿Están completas y correctas?
En caso de no estar completas y correctas:
Elabora Oficio de información en un tanto y recaba firma del (de la)Jefe(a) de Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda.
Aclara vía telefónica con la Oficina de Hacienda del Estado losfaltantes de Formas valoradas y numeradas canceladas, con base enel Informe mensual de formas valoradas y numeradas en primertanto y archiva las Formas valoradas y numeradas canceladascronológica y temporalmente.
Continúa con la actividad No. 4.
En caso de estar completas y correctas:
Obtiene del archivo cronológico temporal el Expediente de controlde formas valoradas y numeradas y registra las Formas valoradasy numeradas canceladas.
Ordena y archiva de manera cronológica definitiva el Informemensual de formas valoradas y numeradas en primer tanto, demanera cronológica temporal el Expediente de control de formasvaloradas y numeradas y de manera numérica definitiva las Formasvaloradas y numeradas canceladas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
COPIA N
O CONTROLA
DA
C
FORMASNUMERADASCANCELADAS
FORMASVALORADASCANCELADAS
FORMASNUMERADASCANCELADAS
FORMASVALORADASCANCELADAS
FORMASNUMERADASCANCELADAS
FORMASVALORADASCANCELADAS
DEPARTAMENTO DE ENLACE CON OFICINAS DE HACIENDA
RECEPCIÓN DEL INFORME Y CONTROL DE FORMAS VALORADAS Y NUMERADAS DE LAS OFICINAS DE HACIENDA DEL ESTADO
ADMINISTRATIVO(A) ESPECIALIZADO(A) DE FORMAS VALORADAS Y NUMERADAS
JUNIO 2016
INICIO
FIN
OFICINAS DEHACIENDA
DEL ESTADO
INFORME MENSUALDE FORMASVALORADAS YNUMERADAS
RECIBE
INFORME MENSUALDE FORMASVALORADAS YNUMERADAS
DEVUELVE SELLADODE RECIBIDO
2T
A TRAVÉS DEL(DE LA)JEFE(A)DE DEPARTAMEN-
TO DE ENLACE CONOFICINAS DE HACIENDA
1-2T
OFICINAS DEHACIENDA
DEL ESTADO
FORMASNUMERADASCANCELADAS
FORMASVALORADASCANCELADAS
INFORME MENSUALDE FORMASVALORADAS YNUMERADAS
COMPARA Y VERIFICASI ESTÁN COMPLETAS
Y CORRECTAS
1T
¿ESTÁN COMPLETASY CORRECTAS?
NO
SI
ACLARA FALTANTESDE FORMAS VALORADAS
Y NUMERADAS CANCELADAS
OFICINA DE HACIENDADEL ESTADO
EXPEDIENTE DECONTROL DEFORMASVALORADAS YNUMERADAS
OBTIENE Y REGISTRA
FORMASNUMERADASCANCELADAS
FORMASVALORADASCANCELADAS
EXPEDIENTE DECONTROL DEFORMASVALORADAS YNUMERADAS
INFORME MENSUALDE FORMASVALORADAS YNUMERADAS
ORDENA
1T
C
C
N
( 1 )
( 2 )
( 3 )
VÍA TELEFÓNICA CONBASE EN EL INFORMEMENSUAL DE FORMAS
VALORADAS YNUMERADAS
( 3A.1 )
( 4 )
( 5 )
OFICIO DE INFORMACIÓN
ELABORA Y RECABA FIRMA
1T
( 3A )
- JEFE(A) DE DEPARTAMENTO DEENLACE CON OFICINAS DEHACIENDA
C
COPIA N
O CONTROLA
DA
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
JUNIO 2016 48PÁG.
Departamento de Enlace con Oficinas de HaciendaManual de Procedimientos
ANTONIO GÓMEZ PELEGRINSECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
EDUARDO CONTRERAS ROJANODIRECTOR GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
ARTURO JARAMILLO DÍAZ DE LEÓNSUBSECRETARIO DE INGRESOS
VERÓNICA ADRIANA REYNAUD ORNELASSUBDIRECTORA DE ORGANIZACIÓN
Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JOSÉ ANTONIO CORREA MARTÍNEZJEFE DE DEPARTAMENTO DE
ENLACE CON OFICINAS DE HACIENDA
Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave, junio de 2016
ELABORA
REVISA
AUTORIZA
COPIA N
O CONTROLA
DA