DEFINICIN ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

Forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos ms importantes y crticos de los administradores.

Algunas de las Caractersticas del Tiempo son: Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias aun emprendedor. Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. No se puede comprar. No se puede atrapar, detener o regresar. Es lo ms valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el mximo grado de efectividad. Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo. Principios Bsicos para Administrar con Eficiencia el Tiempo:

Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilizacin efectiva del tiempo. Est comprobado y es un principio fundamental de la planeacin del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecucin y produce mejores resultados. Una tcnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los ltimos 20 minutos de labores, en planear el da siguiente. El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como l lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos. Los resultados ms efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, ms que por la pura casualidad. El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo en relacin a la importancia de sus actividades. El establecer un determinado tiempo o fechas lmites para cumplir con los compromisos de los emprendedores, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisin y a la tardanza. Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad. No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados. El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situacin en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por s mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo. Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hbito que desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presin de las fechas lmite establecidas. Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible. Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repeticin de acciones y reducir las interrupciones a un mnimo como contestar o hacer llamadas telefnicas. El mantener a la vista la agenda del da facilita el administrar correctamente el tiempo. El registro de cmo se piensa utilizar el tiempo en el da, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

Caractersticas de un Emprendedor que Administran Eficientemente el Tiempo: Recopilan toda la informacin existente sobre el tema en cuestin, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia. Delegan con claridad y precisin para asegurase que se ha comprendido lo asignado. Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen. Establecen los posibles cursos de accin que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo ms corto. Definen alternativas de accin y previenen posibles consecuencias positivas y negativas. Analizan y eligen la que parece la mejor opcin en cada caso. Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se estn logrando los resultados planeados. Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.Es importante recordar que la administracin del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinacin de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronizacin conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados.Administrar el tiempo eficazmente, es un "Don", que se puede desarrollar por la mayora de las personas que se lo propongan.

Administracin del Tiempo Impacto en Nuestra Gestin.

Ms all del tiempo, de lo que ms se habla en la actualidad es de cumplimiento.El tiempo, como es escaso se debe administrar adecuadamente.Dentro de las organizaciones, existen sistemas como el justo a tiempo, u otros modelos de gestin para cumplir con sus cronogramas.Respecto al trabajo, los expertos en gestin empresarial se han dado cuenta del estrs que supone para los trabajadores estar tanto tiempo en la oficina agobiados por plazos que hay que cumplir, informes que revisar o trabajos que rehacer. A la vista de la mala gestin del tiempo que se suele tener en los trabajos, han salido al paso tesis o ideas de gurs en recursos humanos que apuntan hacia la necesidad de aprovechar mejor el tiempo en los lugares de trabajo, con una planificacin adecuada para as poder disfrutar mejor del tiempo de ocio, que este sirva para cargar las pilas y volver el lunes a la tarea con el nimo renovado.

Recomendaciones:

En el caso de comenzar el da con un contratiempo, lo primero que recomienda es que se detenga, cuente hasta cinco y ordene sus ideas. Si est sentado en su mesa de trabajo, procure ordenarla, no tenga demasiadas cosas atiborradas a la vista, le agobiaran ms todava.

El paso siguiente es revisar lo que conviene hacer.

Decida qu actividades de la jornada va a rescatar y cules van a dejar expirar. Una vez estudiadas, vuelva a negociar las fechas lmite que le han dado para los asuntos ms urgentes. Sobre este tema, Turla recomienda que en caso de que dichas fechas sean inamovibles y los plazos se le echan encima, intente delegar parte de ese trabajo para que pueda salir adelante.

Es importante que en su jerarquizacin de temas prioritarios para sacar adelante, posponga todas las trivialidades que pueda para otro da. En lugar de darse una paliza trabajando dos horas extras para terminar todo, considere la posibilidad de trabajar slo veinticinco minutos extra al da durante el resto de la semana.Aplicar planes alternativos. Es importante que sepa distinguir entre reuniones de relevancia y las puramente rutinarias, as podr mandar a estas ltimas a alguien en su nombre, de este modo usted dispondr de ese tiempo a sacar adelante parte del trabajo que no le deja dormir.

Establecer prioridades, es fundamental, temas como calidad, cumplimiento o manejo de inventarios son importantes desde el punto de vista de empresaEl mito de la actividad: "El emprendedor ms lleno de trabajo es el ms eficiente". Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte.El mito del hombre equipo: "Cuanto ms alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor". Se regatea la delegacin, y se pretende hacer las cosas uno mismo "para estar en todo": invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.El mito de la decisin aplazada: "Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos". Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.El mito del indispensable: "Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, as que yo trabajo 15 horas diarias". Se centra el inters en trabajar ms, en vez de trabajar mejor.El mito de ahorrar tiempo: "Hay que ahorrar tiempo a travs de soluciones sencillas y fciles". Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difciles, tratndolos de manera superficial, de modo que se est condenando a repetir lo que sali mal.

El mito de trabajar contra el tiempo: "El tiempo presiona al emprendedor: se le echa encima". El ms precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensin; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podra estar haciendo.Desperdiciador de tiempo: Es cualquier cosa que impida que un emprendedor alcance sus objetivos de la manera ms efectiva posible.Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son provocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos.Administracin de tiempo/Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos.

Realizar las Actividades Planeadas sin Descuidar los Objetivos. Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las actividades previamente planeadas, organizadas y priorizadas, con flexibilidad, pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la consecucin de los objetivos.Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los tenemos claros somos fcilmente manejables por cualquier evento que se presente, en cambio, si no los descuidamos siempre sabremos hacia dnde dirigirnos.

Administracin de Tiempo/Como ocupar "Tiempo Muerto"

Tiempo comprometido: En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no est haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio cuando se est esperando o no totalmente ocupado.

Para la mayora de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de planeacin y resolucin, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al mdico. Podemos planear el trabajo de maana, escribir una carta o buscar soluciones a algn problema que nos inquiete.

Ross Webber nos comenta: "Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios:

Carpetas de beige que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes por revisar. Carpetas rosas que contienen proyectos en va de elaboracin, como pueden ser presupuestos, polticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc. Carpetas azules que contienen los sueos dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cul de todas las ideas se puede convertir en el prximo proyecto y as transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es breve se dedica a procesar los aspectos ms o menos rutinarios que encuentra en la carpeta beige".Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle algn uso al tiempo que esperamos, podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de mucha atencin y mucho menos de nuestro tiempo ptimo.Otra forma prctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro -delgado- o revista de nuestro inters. De esa manera aprovechamos cada "tiempo muerto" en aumentar nuestros conocimientos. Colocar una tarjeta telefnica usada a modo de separador nos ahorrar tiempo al buscar continuar nuestra lectura."Todo lo que no llega a ser un compromiso consciente con lo sustancial, termina siendo un compromiso inconsciente con lo insustancial"

Las Personas y el Cambio.

Hoy existe un generalizado acuerdo acerca de que las organizaciones son organismos vivos e inteligentes, en el sentido de que tienen la posibilidad de evolucionar hacia maneras superiores de hacer y de ser. Estos atributos organizacionales son un derivado directo de la capacidad de las personas que las integran. Y lo que nos distingue a las personas de cualquier otro organismo viviente es nuestra capacidad de formular y cumplir promesas, a nosotros mismos y a los dems. Esta capacidad es la que nos permite coordinar acciones con otros y mejorar nuestros hbitos en el manejo del tiempo."El filsofo alemn Friederich Nietzsche sostuvo: "Los hombres son animales que hacen promesas"Pero si de nuestra capacidad de cambiar de hbitos deriva la mejora de la administracin del tiempo, es preciso que reconozcamos ciertas caractersticas contradictorias que asume el proceso de cambio en las personas.La primera cuestin a considerar es que los seres humanos vivimos en un constante devenir, en un estado de incompletud e insatisfaccin y que a lo largo de nuestra vida necesitamos buscarle sentido a nuestra existencia. Esta caracterstica presupone que contamos con una natural fuerza impulsora hacia el cambio.Pero en forma paralela, somos una gran fuerza conservadora que concibe al cambio slo como una opcin secundaria porque lo percibimos como una amenaza a nuestro ncleo bsico de coherencia y estabilidad. Sin embargo, la necesidad de transitar el cambio es a menudo en s mismo un intento por restablecer la misma coherencia y equilibrio de la fuerza conservadora personal que se ve amenazada.Si adherimos a este enfoque, podemos reconocer que todo proceso de cambio desata una tensin entre las fuerzas restrictivas al cambio y las fuerzas impulsoras, pero cuando se dan condiciones adecuadas nuestras fuerzas personales impulsoras del cambio superan con creces a las fuerzas conservadoras que lo resisten.

Lo Urgente y lo ImportanteEstas premisas tambin se adecuan a las organizaciones, ms all del tipo de organizacin que se trate: empresas, instituciones sin fines de lucro u organismos estatales. Porque la nocin de organizacin presupone un doble significado: Primero, el que identifica a un grupo de personas que voluntariamente se agrupan para desarrollar tareas a travs de las cuales esperan transformar la realidad. Segundo, la propia distribucin y coordinacin de esas tareas y actividades.Considerando este doble significado, toda organizacin debe tomar decisiones sobre 2 tipos de aspectos a los debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos aspectos es la atencin de lo Urgente. Lo Urgente est dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atencin inmediata. Podemos definir a la atencin de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a travs de la produccin de resultados cotidianos de una organizacin.El otro aspecto a integrar es la atencin de lo Importante. Definimos as a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organizacin: Lo que constituye la razn de ser o Misin. Al igual de lo que pasara en nuestro plano personal, la definicin de lo que resulta Importante para una organizacin, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectndonos hacia el futuro. La atencin de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podramos decir que el equilibrio del sistema depender del balance que se logre entre la energa asignada a atender lo Urgente y lo Importante.

La matriz de administracin del tiempoRepresentar las variables en una matriz de doble entrada, facilitar no slo la comprensin, sino que adems nos brindar una herramienta til para luego "vivir" el modelo propuesto.Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante Lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veramos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo lmite, vencimientos, resolucin de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestin orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.Cuadrante 2: lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien estn ms lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolucin, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de una mejora futura. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperacin de energas personales, etc. Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafos futuros.Pero adems este cuadrante y lo que coloquemos en l, determina a todos los dems: Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), ser nuestra consigna. Como estas cuestiones estn ms lejanas en el tiempo para su resolucin, no presionan sobre nosotros. Sino, que nosotros debemos presionar sobre ellas.8. Los "Roba tiempos"Pero tambin las personas invertimos tiempo en actividades y tareas que no corresponden a los Cuadrantes 1 o 2.Llamaremos Roba tiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra energa. A los Roba tiempos los ubicaremos en nuestro esquema en:Cuadrante 1: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las dems personas que se transforman en solicitudes explcitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una tentacin constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptacin personal frente a las dems personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. En mis cursos ejemplifico este cuadrante con una frase habitual entre nosotros: "Me pas todo el da ocupado, pero siento que no hice nada de lo importante que tena previsto".Cuadrante 2: Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasin, trivialidades, ocio no planificado, prdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsin y preparacin adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante.

Grfico de la Matriz de Manejo del TiempoUrgenteNo Urgente

ImportanteCuadrante 1:Crisis, Presin, "Apagar Incendios", Fechas Lmites, Problemas Acuciantes.Cuadrante 2:Planificacin, Visin, Valores, Preparacin, Recreacin verdadera.

No ImportanteCuadrante 3:Interrupciones Varias, Reuniones Imprevistas, Visitas Inesperadas.Cuadrante 4:Actividades de Evasin, Trivialidades, Prdidas de Tiempo.

Privilegiar lo Importante, sobre lo Urgente

Todas las personas -al igual que las organizaciones-, acabamos en mayor medida, transformndonos en el objeto de nuestra atencin, recorriendo un trayecto de profeca auto cumplidor: Si dedicamos la mayor parte de nuestro tiempo a pilotear tormentas y manejar crisis, es probable que slo por azar podamos navegar en aguas calmas. Y esto es lo que habitualmente sucede cuando no conseguimos superar la tendencia a atender slo lo urgente y enfocarnos sobre todo, en planificar y atender lo importante.Para superar esta riesgosa tendencia, es necesario revisar primero algunos esquemas de interpretacin de la realidad. Particularmente, aquel que entiende que ocuparse de planificar el futuro es un privilegio reservado a personas "exitosas" que atraviesan una circunstancia tal, que les permite disponer de tiempo y recursos suficientes para hacerlo.Pero en verdad, este razonamiento invierte peligrosamente los trminos. Porque el xito de una persona u organizacin no deriva de su circunstancia actual, sino que ms bien su circunstancia actual, es el resultado de su comportamiento anterior. Y si observamos a quienes atraviesan hoy circunstancias exitosas, veremos que dedicaron ayer un espacio central para ocuparse de lo importante, adems de atender lo urgente.Por lo tanto la prioridad de quien aspire a alcanzar efectividad, es responsabilizarse por construir desde hoy, los pilares de su futuro.Paradoja: " Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante."Podemos cambiar nuestros hbitos?Los hbitos son patrones de conducta compuestos de tres componentes que se superponen: Conocimiento (Saber), Actitud (Querer) y Habilidad (Poder). Debido a que son aprendidos y no heredados, nuestros hbitos constituyen nuestra segunda naturaleza, no la primera.Nuestros hbitos nos resultan muy tiles, porque nos evitan tener que empezar siempre "desde cero". El problema radica cuando el hbito se transforma de "una manera" de hacer las cosas, en "la nica" manera de hacer las cosas.La primera decisin que debemos tomar para cambiar un hbito es evitar definirnos a nosotros mismos en trminos de nuestros hbitos, caractersticas y tendencias actuales. Los hbitos de la efectividad pueden ser aprendidos, los de la inefectividad desaprenderse. Como el xito del cambio de hbitos deriva inicialmente de la relacin que establecemos con nosotros mismos, es vital mejorar nuestras "conversaciones privadas". Podemos decirnos a nosotros mismos: "No niego, ni reprimo mi estado emocional actual por ms negativo que sea. Pero yo no soy mi emocin dominante, si me lo propongo puedo ejercitar mi capacidad para impedir que este estado emocional negativo me controle o me paralice". Si bien resulta obvio que conversaciones como estas no sern suficientes por si solas para sostener un proceso de cambio, es un punto de partida indispensable para comenzarlo

La Importancia del Manejo del Tiempo.El estrs parece el mal del siglo, no solo para los ejecutivos sino para profesionales y personas. Lo que debes saber es que parte del xito en el control del estrs y superacin de sus efectos nocivos es elmanejo del tiempo. Porque en la medida en que tus actividades se organicen, puedas cumplir tus compromisos y el tiempo te alcance para tus diferentes tareas, entonces no dejars campo para que el estrs aparezca ni se cultive.

Manejo del Tiempo Reduciendo el Estrs Algunos sntomas del estrs y su efecto en elmanejo del tiempo:1. Te sientes que no sabes por dnde comenzar y no tomas la decisin de iniciar alguna tarea.2. Te falta concentracin y no puedes enfocarte en la tarea que ests realizando.3. Tu mente divaga del pasado al futuro sin dejar campo al presente, al aqu y al ahora.4. Te encuentras cansado sobre manera sin saber al razn concreta.5. Sientes que toda esa energa que te llega difcilmente la puedes canalizar en algo constructivo.Elmanejo del tiempose puede ver afectado por el estrs cuando te impide iniciar tus actividades, no puedes concentrarte ni enfocarte en algo concreto, la mente se convierte en un enemigo que divaga por el mundo, tu fsico se encuentra cansado y agotado sin poder de recuperacin, y la energa que sientes no puedes gestionarla para tu beneficio. Algunos Efectos delManejo del Tiempoen la Generacin de Estrs:

1. Sabes que debes entregar una tarea a tiempo y no encuentras la forma de hacerlo.2. Te llegan actividades adicionales a lo planeado y no puedes incluirlas en el cronograma.3. No existen prioridades ni objetivos a alcanzar, lo cual genera desorden y desorganizacin en todos los campos.4. Si no le das un tiempo a cada actividad, puedes durar todo el da y el da siguiente haciendo lo mismo sin aadirle valor.5. Si no realizas seguimiento peridico a tu gestin nunca sabrs si te ests acercando o alejando de tu meta.

Manejo del Tiempo para Beneficio Personal y Profesional

Si realizas una pobre Gestin del Tiempo, entonces solo generars ms ambientes perturbadores a tu vida, y el estrs aparecer indiscutiblemente. Por ello, debes planificar tu tiempo, determinar objetivos, definir responsables y tiempo de ejecucin, establecer prioridades, y hacer seguimiento, en lo posible en tiempo real.El estrs no se puede evitar o eliminar del todo, pero tampoco debes propiciarlo y cultivarlo. Una manera de hacerlo es no manejando el tiempo, dndole poca importancia, no seguir una metodologa adecuada, y dejar esta importante tcnica de administracin y gestin a un segundo plano.LaGestin del Tiempoes muy importante para todas tus reas, personales y laborales, de emprendimiento y desarrollo, sin importar la edad que tengas o el grado de crecimiento que hayas acumulado. Comienza ya mismo y vers como el estrs desaparece en forma mgica y milagrosa.