DELEGACIÓN - Alcaldía Cuauhtémoccuauhtemoc.cdmx.gob.mx/transparencia/articulos/bfb9c7a73...De la...

MMANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS EN CUAUHTÉMOC

DELEGACIÓN CUAUHTÉMOC

Marzo 2015

Registro:

D E L E G A C I Ó N

C u a u h t é m o c

MANUAL ADMINISTRATIVO DELEGACIÓN CUAUHTÉMOC

Página 1 de 29



CONTENIDO Páginas

I. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO DE ACTUACIÓN 1

II. OBJETIVO GENERAL 3

III. INTEGRACIÓN 3

IV. ATRIBUCIONES 5

V. FUNCIONES 6

VI. CRITERIOS DE OPERACIÓN 8

VII. PROCEDIMIENTO(S) 10

VIII. GLOSARIO 22

IX. VALIDACIÓN DEL MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN 29


Página 2 de 29



I. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO DE ACTUACIÓN

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, D.O.F 05/02/1917, Última reforma 07/07/2014.

Estatuto de Gobierno del Distrito Federal, D.O.F 26/07/1994, Última reforma 27/06/2014.

Ley de Archivos del Distrito Federal, G.O.D.F 08/10/2008, Última reforma 28/11/2014.

Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal, G.O.D.F 31/12/2009, Última reforma 22/12/2014.

Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal, G.O.D.F 19/12/1995, Última reforma 28/11/2014.

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, G.O.D.F 28/03/2008, Última reforma 18/12/2014.

Ley de Ciencia, Tecnología e Innovación del Distrito Federal G.O.D.F 29/01/2013, Última reforma 07/08/2014.

Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, G.O.D.F 29/Diciembre/1998, Última reforma 29/01/2015.

Reglamento de la Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal, G.O.D.F 08/Marzo/2010, sin modificación.

Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, G.O.D.F 25/Noviembre/2011, sin modificación.

Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal, G.O.D.F 28/Diciembre/2000, Última reforma 19/11/2014.

Circular UNO Bis, G.O.D.F Última Publicación 28/05/2014.


Página 3 de 29



II. OBJETIVO GENERAL Establecer los lineamientos, políticas y procedimientos para regular la integración del COTECIADCUAU, su funcionamiento así como los procesos de operación.

III. INTEGRACIÓN

INTEGRANTES TITULAR PRESIDENTE DIRECCIÓN GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN SECRETARIO EJECUTIVO ASESOR (RESPONSABLE DE LA

OFICINA DE INFORMACIÓN PÚBLICA)

SECRETARIO TÉCNICO DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

VOCALES SECRETARÍA PARTICULAR COORDINACIÓN DE DESARROLLO

DELEGACIONAL CENTRO DE SERVICIO Y ATENCIÓN

CIUDADANA VENTANILLA ÚNICA

DELEGACIONAL DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN

SOCIAL DIRECCIÓN DE GESTIÓN

AMBIENTAL DIRECCIÓN DE DESARROLLO

ECONÓMICO Y FOMENTO COOPERATIVO

DIRECCIÓN DE PROTECCIÓN CIVIL COORDINACIÓN TERRITORIAL

INTERNA DIRECCIÓN TERRITORIAL CENTRO

HISTÓRICO DIRECCIÓN TERRITORIAL JUÁREZ

SAN RAFAEL DIRECCIÓN TERRITORIAL OBRERA

DOCTORES DIRECCIÓN TERRITORIAL SANTA

MARÍA TLATELÓLCO DIRECCIÓN TERRITORIAL ROMA


Página 4 de 29



CONDESA DIRECCIÓN TERRITORIAL TEPITO

GUERRERO DIRECCIÓN GENERAL JURÍDICA Y

DE GOBIERNO SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS

GENERALES DIRECCIÓN GENERAL DE OBRAS Y

DESARROLLO URBANO DIRECCIÓN GENERAL DE

SERVICIOS URBANOS DIRECCIÓN GENERAL DE

DESARROLLO SOCIAL DIRECCIÓN GENERAL DE

SEGURIDAD PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE CULTURA

REPRESENTANTES DIRECCIÓN JURÍDICA DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO Y

FINANZAS JEFATURA DE UNIDAD

DEPARTAMENTAL DE INFORMÁTICA

CONTRALORÍA INTERNA INVITADOS

SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO

AL TITULAR DEL CONSEJO GENERAL DE ARCHIVOS


5 de 29



IV. ATRIBUCIONES IV. 1.- Establecer los criterios para la organización y conservación de los expedientes de la Delegación de acuerdo con una estructura lógica, bajo estándares archivísticos que permitan el acceso oportuno y organizado de la información.

IV. 2 Establecer criterios que garanticen la guarda y custodia de archivos de manera homologa, cuidando el contenido de la información de acceso restringido en sus modalidades de reservada y confidencial de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y a la Ley de Protección de Datos Personales ambas para el Distrito Federal;

IV. 3.- Fomentar la modernización y homogeneización metodológica de la función archivística, propiciando la integración de los archivos y la cooperación institucional.

IV. 4.- Proponer mejoras e innovaciones a los mecanismos archivísticos observando las mejores prácticas de la materia, en los ámbitos local, nacional e internacional.

IV. 5.- Asesorar en los procesos archivísticos durante las fases del ciclo vital de los documentos de archivo.

IV. 6.- Dar seguimiento al cumplimiento oportuno de las actividades y proyectos del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico;

IV. 7.- Elaborar proyectos de actualización de los manuales de políticas y procedimientos archivísticos que serán presentados al COTECIADCUAU para su discusión y aprobación;

IV. 8.- Elaborar proyectos de actualización de los instrumentos de control archivístico que serán presentados al COTECIADCUAU para su aprobación;

IV. 9.- Dar seguimiento a los programas de capacitación archivística;


6 de 29



V. FUNCIONES V .1.- De la o el Presidente tiene las funciones siguientes:

V.1.1.- Representar al COTECIADCUAU;

V.1.2.- Convocar y presidir las reuniones del COTECIADCUAU;

V.1.3.- Ordenar la integración de comisiones para análisis y estudio de los temas archivísticos;

V.1.4.- Presentar ante el Pleno de la Delegación el informe anual de actividades del Sistema Institucional de Archivos;

V.1.5.- Presentar ante el Pleno de la Delegación, para su aprobación, el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico; y

V.1.6.- Las demás que en el ámbito de su competencia le sean encomendadas expresamente por el Pleno de la Delegación.

V. 2.- De la o el Secretario/a Técnico/a:

V. 2.1.- Previo acuerdo con la o el Presidente del COTECIAD, organizar las reuniones del COTECIAD, elaborar los proyectos de orden del día y las actas de las reuniones, así como la documentación que soporte los asuntos a tratar;

V. 2.2.- Apoyar a la o el Presidente del COTECIADCUAU en la conducción de las reuniones;

V.2.3.- Dar seguimiento a los acuerdos y a las medidas acordadas por el COTECIADCUAU; y

V.2.4.- Las demás que en el ámbito de su competencia le sean encomendadas expresamente por la o el Presidente del COTECIADCUAU.


7 de 29



V.3.- De la o el Secretario/a Ejecutivo/a:

V.3.1.- Comunicar a la o el Presidente del COTECIADCUAU los criterios aprobados por el Comité de Transparencia de la Delegación, relativos al acceso a la información y protección de datos personales vinculados a los procesos documentales;

V.3.2.- Apoyar a la o el responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos para dar seguimiento a la aplicación de la normatividad archivística aprobada por el COTECIADCUAU;

V.3.3.- Fungir como enlace entre el COTECIADCUAU y el Comité de Transparencia en materia de intercambio de información archivística;

V.3.4.- Dar seguimiento a las y los productores de documentos del Instituto en materia de acceso a la información pública y de acceso, rectificación, cancelación u oposición de datos personales, así como del resguardo de la información de acceso restringido; y

V.3.5.- Las demás que en el ámbito de su competencia le sean encomendadas expresamente por la o el Presidente del COTECIADCUAU.

V.4.- De las o los representantes:

V.4.1.- De la Dirección Jurídica, apoyar a la o el Secretario/a Técnico/a en la elaboración de los proyectos de normatividad archivística, asesorar a las y los integrantes del COTECIADCUAU en materia de interpretación jurídica y de aplicación normativa en temas archivísticos;

V.4.2.- De la Contraloría, vigilar el cumplimiento de la normatividad archivística en el ámbito de su competencia;

V.4.3.- De la Jefatura de Informática, apoyar a la o el Secretario/a Técnico/a en la elaboración de los proyectos en materia de documentos electrónicos y de su automatización, formulación de proyectos de desarrollo de sistemas automatizados vinculados a los procesos documentales y apoyo en las asesorías para la aplicación de los Criterios en materia de Documentos Electrónicos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal; y

V.4.4.- De la Dirección de Administración y Finanzas, emitir opinión respecto de los recursos materiales y financieros para el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos.


8 de 29



V.5.- De las o los vocales:

V.5.1.- Comunicar a la o el titular de su área de adscripción las normas, acuerdos, instrumentos documentales y actividades aprobadas por el COTECIADCUAU; Reglamento de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Delegación Cuauhtémoc

V.5.2.- Instrumentar en el área de su adscripción las actividades archivístico cumplimiento de la normatividad en materia de archivos;

V.5.3.- Intervenir en el destino de los documentos de archivo de su área de adscripción;

V.5.4.- Participar en los programas de modernización archivística del Ente; y

V.5.5.- Las que dentro del ámbito de su competencia les sean encomendadas expresamente por la o el Presidente del COTECIADCUAU.

VI. CRITERIOS DE OPERACIÓN VI.1.- Las y los integrantes del COTECIADCUAU se reunirán cuando sean convocados por la o el Presidente del Comité.

VI.2.- Cualquier integrante del Comité podrá solicitar de manera formal a la o el Presidente del COTECIADCUAU, que convoque a reunión, indicando el asunto a tratar, quedando a consideración de la o el Presidente la decisión final.

VI.3.- La convocatoria a las reuniones se realizará con al menos tres días hábiles de anticipación y será acompañada por el orden del día y los documentos que soportan los asuntos a tratar.

VI.4.- El quórum indispensable para la celebración de las reuniones del COTECIADCUAU será de la mitad más uno de sus integrantes.

VI.5.- Al no reunirse quórum en la hora convocada, se esperarán quince minutos, y transcurrido ese término si aún no se integra, dicha situación se documentará en acta circunstanciada, precisando las inasistencias y se convocará nuevamente.

VI.6.- Las y los integrantes del COTECIADCUAU tienen derecho a voz y voto en las reuniones, y podrán intervenir para comentar, opinar o refutar los asuntos tratados en la reunión.

VI.7.- Las y los integrantes del COTECIADCUAU solo podrán hacer uso de la palabra con la autorización previa del Presidente.


9 de 29



VI.8.- Ninguno podrá ser interrumpido cuando se encuentre en uso de la palabra, a excepción del Presidente para dirigir a discusión en el tema que se encuentra en desahogo.

VI.9.- Una vez que la o el Presidente considere suficientemente discutido un asunto listado en el orden del día, lo pondrá a consideración de las y los integrantes del COTECIADCUAU para darlo por atendido o, en su caso, para someterlo a aprobación mediante votación.

VI.10.- Todas las decisiones se tomarán por mayoría simple.

VI.11.- Las y los integrantes del COTECIADCUAU tendrán derecho a emitir un voto a favor o en contra de los asuntos sometidos a votación.

VI.12.- Todos los acuerdos que se voten como aprobados, los son en fondo y forma, quedando en firme con plena validez para su aplicación.

VI.13.- La o el Presidente del COTECIADCUAU podrá, siempre y cuando se justifique el caso, declarar un receso en el desahogo de la reunión que se trate, estableciendo día, lugar, fecha y hora de reanudación de dicha reunión. El receso se hará constar en el acta de la reunión.

VI.14.- Una vez desahogados los puntos del orden del día, la o el presidente del Comité declarará el cierre de la reunión quedando en firme todos los acuerdos tomados al momento de cierre de la sesión.

VI.15.- La o el Presidente instruirá a la o el Secretario/a Técnico/a elaborar acta correspondiente.

VI.16.- Suscribirán el acta aprobada las y los integrantes que en la fecha de presentación del acta final estén en funciones.

VI.17.- No se solicitará la firma a quienes ya no laboren en la institución y hayan participado en la reunión a que se refiera el acta.

.18.-Los acuerdos del COTECIADCUAU deberán constar por escrito y estar debidamente firmados.


10 de 29



VII. PROCEDIMIENTO(S) Nombre del Procedimiento: Recepción, revisión e integración de las propuestas que serán presentadas para consideración del Comité. Objetivo General: Recibir, revisar e integrar las propuestas entregadas por las distintas áreas las cuales serán presentadas a consideración del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Delegación Cuauhtémoc para su aprobación, a fin de obtener un manejo integral de los documentos y archivos.

Normas y Criterios de Operación:

1. Este procedimiento deberá '"apegarse a lo señalado en el Manual

Específico de Operación para la "Integración y Funcionamiento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Delegación Cuauhtémoc", Circular Uno Bis 2014, Normatividad en Materia de Administración de Documentos y a la Ley Archivos del Distrito Federal.

2. El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Delegación Cuauhtémoc, es el Órgano Colegiado en el cual se delegan facultades para atender los asuntos relacionados con la implantación de normas archivísticas, de administración, resguardo y custodia de documentos para el mejoramiento integral de los archivos.

3. Las propuestas que deban ser objeto de la consideración y resolución por parte del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Delegación Cuauhtémoc, deberán ser presentadas por las diferentes áreas al Secretario Ejecutivo del Comité.

4. Las propuestas que requieran de la consideración del Comité, deberán ser presentadas cuando menos con diez días de anticipación a la fecha en que habrá de celebrarse la Sesión y deberá incluir: a) Planteamiento claro, concreto y completo b) Documentación soporte que lo justifique, y c) Antecedentes, justificación y fundamento legal


11 de 29



5. El Secretario Técnico del Comité deberá integrar la carpeta de trabajo

que contenga el planteamiento formal y los documentos soportes para su análisis, evaluación y resolución que serán presentados ante el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Delegación Cuauhtémoc.

6. En el presente procedimiento se entenderá por "Comité Delegacional" al Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Delegación Cuauhtémoc y como "Área" a las Áreas Administrativas y a las Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo que integran la Estructura Orgánica Delegacional.

7. Se entenderá como Tiempo Variable en la descripción narrativa, aquel que no pueda ser específicamente determinado por el área ejecutora del procedimiento.

Descripción Narrativa:

Unidad Administrativa

No. Deescripción de la Actividad Tiempoo

Área 1 Envía Propuesta y Documentación soporte de la propuesta a presentar al Comité

Variable

Comité Delegacional (Secretario Ejecutivo)

2 Recibe Propuesta y Documentación soporte, revisa y entrega

1 día

Comité Delegacional (Secretario Técnico)

3 Recibe propuesta y documentación soporte, registra, revisa, analiza y determina.

1 día

¿Cumple con lla Documentación?

No

4 Elabora oficio informando inconsistencias que presenta la propuesta, firma y turna

1 hora

5 Recibe oficio, revisa, solventa inconsistencias y

1 hora


12 de 29



Nombre del Procedimiento: Presentación de Propuestas ante el Pleno del Técnico de Administración de Documentos Delegación Cuauhtémoc.

Objetivo General: Presentar propuestas ante el Pleno del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Delegación Cuauhtémoc a fin de propiciar el desarrollo de medidas acciones permanentes que permitan coordinar, organizar, modernizar y promover la implantación de normas archivísticas; así como, para la administración, resguardo y custodia de documentos.

Normas y Criterios de Operación: 1.- Este procedimiento deberá apegarse a lo señalado en el Manual Específico de Operación para la Integración y Funcionamiento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Delegación Cuauhtémoc.

2.- El Comité Interno de Administración de Documentos de la Delegación Cuauhtémoc (COTECIADCUAU), es el Órgano Colegiado en el cual se delega facultades para instrumentar disposiciones en materia de archivos y los servicios relacionados con los mismos.

3.- El COTECIADCUAU sesionará de manera ordinaria una vez cada trimestre; sólo en caso debidamente justificado o cuando se estime necesario se realizarán sesiones extraordinarias.

presenta

Regresa a la Actividad 2

Si


6 Informa de manera económica al Secretario Ejecutivo que procede la propuesta presentada

1 hora

7 Integra la propuesta a la Carpeta de trabajo y queda en espera de Sesión

30 minutos

Fin del Procedimiento


13 de 29



4.- A las sesiones del Comité, deberán asistir los Vocales Titulares con derecho a voz y voto o en su caso podrán acreditar formalmente por escrito a sus representantes que fungirán como suplentes.

5.- Para la celebración de la sesión del Comité, deberá asistir la mitad más uno de los miembros con derecho a voz y voto, contando invariablemente con la del Presidente o su suplente y la del Secretario Ejecutivo o su suplente.

6.- En ausencia del Presidente o su suplente y del Secretario Ejecutivo o su suplente y/o por falta de Quórum, el Secretario Técnico deberá cancelar formalmente la sesión.

7.- Las Propuestas que requieran la consideración y resolución del Comité, deberán ser presentadas por el Secretario Ejecutivo o su suplente y deberán de incluir:

a) Planteamiento claro, concreto y completo

b) Documentación soporte que lo justifique

c) Antecedentes, justificación y fundamento legal

8.- La Convocatoria junto con la Orden del Día y la Carpeta con los asuntos de los de la reunión que contenga todas las propuestas que analizarán en el Pleno del Comité, se harán llegar a todos los miembros integrantes del Órgano Colegiado a través de medios magnéticos y/o electrónico con tres días hábiles de anticipación a la celebración de la sesión ordinaria y con un día-hábil en el caso de las sesiones extraordinarias.

9.- Las decisiones del Comité se tomarán por unanimidad o sea el 100% como votación favorable o desfavorable, o por mayoría de votos que es la votación favorable o desfavorable del 50% más uno de los miembros presentes con derecho a voto.

10.- En cada sesión ordinaria y/o extraordinaria que se lleve a cabo, se levantará el Acta correspondiente, todos los acuerdos que se voten como aprobados, los son en fondo y forma, quedando en firme con plena validez para su aplicación.

11.- Será firmada el Acta, únicamente por los miembros que asistieron.

.12.- El Secretario Ejecutivo, validará la correcta elaboración del acta de cada sesión.


14 de 29



13.- En la descripción de actividades se entenderá por "Comité" al Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Delegación Cuauhtémoc.

14.- Se entenderá como Tiempo Variable en la descripción narrativa, aquel que no pueda ser específicamente determinado por el área ejecutora del procedimiento.

15.- En todo caso el suplente adquiere plena capacidad de decisión.

Descripción Narrativa: Unidad Administrativa No. Deescripción de la Actividad Tiempoo


1 Elabora convocatoria y orden del día, rubrica, integra con la Carpeta que contiene los asuntos de la reunión y entrega

Variable

Comité Delegacional (Secretario Ejecutivo

2 Recibe Convocatoria, Orden del Día y Carpeta, revisa, firma Convocatoria y turna

Variable

Comité Delegacional (Miembros)

3 Recibe Convocatoria, Orden del Día y Carpeta para su análisis, firman Acuse y minutos devuelven

10 minutos


4 Recibe Acuses, revisa, integra en Expediente e informa de manera económica

1 hora


5 Recibe información y queda en espera de Sesión en fecha y hora programada

10 minutos


6 Registran asistencia en fecha y hora Variable programada de sesión

Variable


7 Verifica asistencia a la Sesión en fecha y hora programada y de manera económica informa

Variable


15 de 29



Comité Delegacional (Presidente)

8 Recibe información y determina Variable

¿Exxiste Quórum?

No

9 Cancela la Sesión e instruye que se levante Acta de cancelación de Sesión y convoque a una nueva

10 minutos


10 Recibe instrucción, elabora Acta de cancelación de Sesión, recaba firmas de asistentes y archiva.

Variable

Reinicia procedimiento.

Si


11 Declara formalmente el inicio de la Sesión e instruye.

10 minutos


12 Recibe instrucción, da lectura a la Orden del Día, presenta la(s) Propuesta(s) y solicita comentarios.

Variable


13 Analizan y evalúan cada Propuesta a tratar de acuerdo a la Orden del Día, emiten sus comentarios y opiniones.

Variable


14 Registra, resume y sintetiza todas y cada una de las consideraciones vertidas, elabora Informe y Acta correspondiente a la Sesión.

Variable


15 Recibe resumen e informe, revisa y somete a votación la(s) Propuesta(s).

Variable


16 Votan la(s) Propuesta(s). 5 minutos

DELEGACiÓN

CuauhtémocCDMX

............. __ .__ ._ _-_._ .._--_._ __ .._ -----_._ _ _ _ .._ ..__ _ .._ .._._ _-- - _---_._--_._ .._._-MANUAL ADMINISTRATIVO

DELEGACiÓN CUAUHTÉMOC

(Secretario Ejecutivo) Acuerdos, revisa y turna.

Comité Delegacional 28 Recibe Acta y Minuta de 10(Secretario Técnico) Acuerdos firmadas, revisa, minutos

integra el Expediente y archiva.

Fin del Procedimiento

C'l(,\'\'c C2:MEXICOl ••·.iol;.·.lIio.fI"n!,,·

AUTORIZÓ Y VALIDÓ

NOMBRE Y CARGO

c. P. Silvia Alejandra Limón Carmona

Directora General de Administración

PRESIDENTA

Dr. José Luís Domínguez Rodríguez

Asesor del C. Jefe Delegacional

SECRETARIO EJECUTIVO

Lic. Jimena Martín del Campo Porras

Directora de Recursos Materiales yServicios Generales

SECRETARIA TÉCNICA

VOCALES

FIRMA

Lic. Vanessa Irlanda Infante Ramírez

Secretaria Particular del C. JefeDelegacional

-- 17 de 29 ----

,/'

CDMX

MANUAL ADMINISTRATIVODELEGACiÓN CUAUHTÉMOC

DELEGACiÓN

Cuauhtémoc

Mtro. Jorge Padilla Castillo

Director General de Obras yDesarrollo Urbano

Coordinación de DesarrolloDelegacional

C. Juan José Pandal Jiménez

Director de Desarrollo Económico yFomento Cooperativo

Lic. Ariadna Bermeo Villazana

Directora de Comunicación Social

Lic. Inés Miriam Martínez Merino

Subdirectora de Administración de laDirección General de Desarrollo

Social •

Dr. Eduardo Lima Gómez

Director General Jurídico y Gobierno.

- 18de29-

DELEGACiÓN CDMXCuauhtémoc

_ .._-_ ..._-_._------_._._ ....._-----_ ..-


Loc. Gerardo Zapata Calzada

Director General de Cultura

C. Gilberto Sebastián Montes de OcaCervantes -Director General de Servicios

Urbanos

Lic. Arlette María Salyano Tourres

Directora de Protección Civil

Coordinación Territorial Interna

Lic. Raúl Nieto Castañeda

Director General de SeguridadPública

Lic. Edith Morales Vite

Coordinación de Ventanilla ÚnicaDelegacional

Lic. Héctor Cruz Trejo

Coordinador del Centro de Serviciosy Atención Ciudadana (CESAC)

-- 19de29-

DELEGACiÓN

CuauhtémocCDMX

...._._ _ _._-_ _._ ..__ _._ _ __ ._._ .._----------


C. Claudia Edith VicenteñoHernández

Subdirectora de Servicios Generales

Biólogo Joel Adrián Tovar Velasco

Director de Gestión Ambiental

Arq. José Manuel Ángeles Hernández

Director Territorial en Santa MaríaTlatelolco

C. Jorge López Teoyotl

Director Territorial en TepitoGuerrero

Dra. Alva Ordaz Ramírez

Directora Territorial en RomaCondesa

C. David Guzmán Colin

Director Territorial Obrera Doctores

- 20de29-

CDMX


DELEGACiÓN

CuauhtémocClUL',\O Di¿ ME.XICOUni,ji,"u!"juol'"

C. Luis Alfonso González Barriguete

Director Territorial Centro Histórico

C. Margarita del Río Manríquez

Directora Territorial Juárez SanRafael

REPRESENTANTES

Lic. Judith Martínez Martínez

Encargada del Despacho enContraloría Interna

M.F. Alberto Herrera Loera

Director de Presupuesto y Finanzas

Lic. Israel Jiménez Lomelí

Jefe de la Unidad Departamental deInformática

Lic. Rocío Liliana Landeros Rico

Directora de Jurídico (r!

-- 21de29-


22 de 29



VIII. GLOSARIO

Archivo. Conjunto orgánico de documentos organizados y reunidos por una persona o institución pública o privada, en el desarrollo de sus competencias, el cual sirve de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de estudio de la historia e investigación.

Administración de documentos. Conjunto de métodos y prácticas destinadas a planificar, dirigir, administrar y controlar la generación, circulación, organización, uso y destino final del documento de archivo.

Análisis archivístico. Pasos a seguir para la organización de los fondos documentales de un archivo.

Análisis documental. Clasificación de los documentos que se generan o reciben en la Delegación para adecuarlos conforme al cuadro general de clasificación archivística.

Archivo de trámite o de gestión administrativa. Conformado por los documentos que se encuentren en trámite. Los documentos serán resguardados en él de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental de cada ente público, por el tiempo estrictamente indispensable para cumplir con el objetivo para el cual fue creado, debiendo ser remitidos a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria.

Archivo de concentración. Conformado por los documentos que habiendo concluido su trámite y luego de haber sido valorados, sean transferidos por la Unidad de Archivos de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental del ente público. En esta Unidad de archivo se integran los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los entes públicos y cuyos valores primarios aún no prescriben.

Archivo histórico. Conformado por los documentos que habiendo completado su vigencia en la Unidad de Archivo de Concentración, sean transferidos para completar su Ciclo Vital a la Unidad de Archivo histórico del ente público o en su caso, al Archivo Histórico del Distrito Federal, constituyendo el Patrimonio Histórico del Distrito Federal.


23 de 29



Baja documental o depuración. Es el proceso de eliminación razonada y sistemática de documentación que haya prescrito en sus valores primarios: administrativos, legales o fiscales, y que no posea valores secundarios o históricos: evidénciales, testimoniales o informativos, de conformidad con la valoración de los documentos de archivo. La temporalidad y los procesos de baja o depuración documental se determinarán en el catálogo de disposición documental que cada ente público genere.

Catálogo de disposición documental. Registro general y sistemático elaborado por la unidad coordinadora de archivos y aprobado por el COTECIADCUAU de cada ente público, en el que se establece en concordancia con el cuadro general de clasificación archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información pública o de acceso restringido ya sea reservada o confidencial y su destino.

Ciclo vital del documento. Etapas por las que atraviesa cada documento a lo largo de su existencia, siendo tres (activa, semiactiva e inactiva) determinadas por los valores y usos que tiene en cada una, correspondiéndole un tratamiento especializado y la conservación de los documentos en un archivo específico.

Componentes Operativos: Se entenderán como componentes operativos a las Unidad Coordinadora de Archivos, de la misma manera a las unidades de archivo de trámite, concentración e histórico.

Clasificación archivística. Es el proceso de agrupación de las unidades documentales (expedientes), con base en la estructura orgánico - funcional del ente obligado, referidas con una clave alfanumérica, que responderá a la estructura del fondo y subordinaciones que los conforman.

Clasificación de valores de información. Proceso con el que se identifican los valores de información en documentos clasificados como protegidos o restringidos, los cuales tienen un tiempo de reserva y confidencialidad.

Clave de gestión. Clave que se le asigna de acuerdo a la estructura orgánico funcional.

Conservación de archivos. Conjunto de procedimientos y medidas que garantizan la preservación de los documentos previniendo alteraciones físicas.

COTECIADCUAU. Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Delegación Cuauhtémoc.


24 de 29



Cuadro General de Clasificación Archivística: Instrumento técnico que describe la estructura jerárquica y funcional documental, en la que se establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de un ente público. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo, sección, serie, expediente y unidad documental. Datos personales. Toda información relativa a la vida privada de las personas, en términos de la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal. Descripción archivística: Elaboración de los instrumentos de descripción básicos y auxiliares, utilizados durante todo el ciclo vital. Destino final. Selección de expedientes que conforman una serie documental cuyo plazo precautorio ha prescrito, con el fin de analizar sus valores para transferencia al archivo histórico o su baja definitiva. Documento de archivo. El registro de un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, generado o recibido en el ejercicio de las funciones de un ente obligado. Documento electrónico. Aquella información cuyo soporte durante todo su ciclo de vida se mantiene en formato electrónico y su tratamiento es automatizado, requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse. Entrada de documentos. Procedimiento que registra el principio de procedencia y orden original de los documentos, para ser transferidos al trámite que corresponda. Ente obligado. El Órgano Político – Administrativo genéricamente denominado Delegación Cuauhtémoc y sus áreas que lo conforman. Expediente. Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un método determinado y que tratan de un mismo asunto, de carácter indivisible y estructura básica de la Serie Documental. Expediente Electrónico. Documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento y que tratan de un mismo asunto. Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su soporte o tipo documental, producidos orgánicamente o acumulados y utilizados por una persona física, familia, institución pública o privada en el transcurso de sus actividades como productor.


25 de 29



Gestión Documental: Sistema de procedimientos que permite conducir el flujo informativo dentro de una institución, mediante el cual los responsables administrativos se aseguran de que los asuntos por ellos tratados se desahoguen con efectividad, prontitud, eficiencia y apego a derecho.

Guía general de fondos. Instrumento básico de descripción de la totalidad de los fondos documentales que conforman al ente obligado.

Guía parcial de archivo. Herramienta que describe el fondo documental de un componente orgánico.

Identificación archivística. Principio de procedencia de la estructura orgánico funcional del ente público que genera el documento, en referencia al cuadro general de clasificación archivística.

Identificación de valores. Proceso de selección de los elementos intrínsecos de información que contienen los documentos para determinar sus valores primarios o secundarios..

Información confidencial. La información que contiene datos personales y se encuentran en posesión de los entes obligados, susceptibles de ser tutelada por el derecho fundamental a la privacidad, intimidad, honor y dignidad y aquella que la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (LTAIPDF) prevea como tal.

Información de acceso restringido. Todo tipo de información en posesión de entes obligados, bajo las figuras de reservada o confidencial en términos de la LTAIPDF.

Información pública. Es publico todo archivo, registro o dato contenido en cualquier medio, documento o registro impreso, óptico, electrónico, magnético, físico que se encuentre en poder de los entes obligados o que, en ejercicio de sus atribuciones, tengan la obligación de generar en los términos de la LTAIPDF, y que no haya sido previamente clasificada como de acceso restringido.

Información reservada. La información pública que se encuentre temporalmente sujeta a alguna de las excepciones previstas en la LTAIPDF.


26 de 29



Instrumentos archivísticos. Cuadro general de clasificación archivística; inventarios de archivo de trámite, concentración e histórico; Guía general de fondos de los archivos históricos; lnventarios de transferencia primaria y secundaría; inventarios de baja documental; controles de correspondencia de entrada, trámite y salida (control de gestión); control de préstamos de expedientes y estadísticas de usuarios; catálogo de disposición documental; mapas de ordenación topográfica de los acervos de concentración e histórico; así como controles de conservación y restauración de documentos.

Instrumentos archivísticos electrónicos. Elementos informáticos para la ubicación expedita de los catálogos y guías.

Inventario archivístico. Instrumento básico de descripción de series documentales que conforman un fondo determinado.

Ley. Ley de Archivos del Distrito Federal.

Número de gestión o identificador. Número consecutivo renovable anualmente, referido en cada uno de los documentos generados por cada área de la Delegación Cuauhtémoc en el ejercicio de sus funciones.

Ordenación Archivística. Acción que determina el principio de orden original con el que fueron generados los documentos, referido desde una serie determinada por las funciones del ente obligado.

Plazo de conservación: Periodo de conservación de la documentación en las áreas de archivo de trámite son 3 años, concentración son 8 años e histórico permanente después de 11 años;

Principio de orden original. Los documentos creados por la Delegación en el desempeño de sus funciones, deben organizarse conservando el orden de creación dejando al principio el último documento generado.

Principio de Procedencia: Consiste en respetar la procedencia institucional productora de los fondos documentales. Los documentos de archivo procedentes de un área deberán mantenerse agrupados sin mezclarse con otros, respetando su organización y atribuciones.

Principio de procedencia. Protege la integridad de los documentos durante su ciclo vital, organizándolos de acuerdo área que los ha creado, reunido, utilizado y conservado en el desempeño de sus funciones.


27 de 29



Principio de integridad: Es responsabilidad de cada área, mantener organizados los documentos para su fácil localización, consulta y reproducción, haciendo uso de métodos y técnicas para la sistematización de la información, así como el uso de nuevas tecnologías aplicables en la administración de documentos.

Registro documental. Número consecutivo para el control de ingreso del documento.

Salida de documentos. Folio consecutivo y sello, para cada uno de los documentos que salen como consecuencia del trámite, impreso y renovable anualmente.

Sección. Identificador archivístico que se asigna conforme a la secuencia de subordinación jerárquica de acuerdo la estructura vigente autorizada.

Serie. Complemento numérico que se asigna a la sección, para identificar la documentación que genera o recibe cada una de las unidades de acuerdo a su estructura funcional.

SIACUAC. Sistema Institucional de Archivos de la Delegación Cuauhtémoc.

Transferencia: Envío controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de la Unidad de Archivo de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración; así como del traslado controlado y sistemático de documentos de la Unidad de Archivo de Concentración a la Unidad de Archivo Histórico para su conservación permanente.

Valoración documental. Procedimiento metodológico de análisis e identificación de los valores primarios y secundarios, para la conservación o eliminación del documento, cuyo proceso debe ser colegiado y en base a la legislación vigente.

Valores. Características específicas de información que contienen los documentos en relación a su origen funcional, son determinadas en el trámite o gestión, garantizan los derechos y deberes de la administración pública con ciudadanos.

Valores primarios. Elementos intrínsecos que contienen los documentos conservados en la etapa activa y semiactiva del ciclo vital, que contemplan los actos jurídicos, administrativos y fiscales.


28 de 29



Valores secundarios. Elementos propios que sólo presentan los documentos que por su naturaleza funcional, transcienden el acto original, que son resguardados en los archivos en su etapa inactiva del ciclo vital; materializándose como: testimoniales, evidénciales e informativos y son resguardados permanentemente en el archivo histórico.

Vigencia documental. Fecha precaucional determinada por el ente obligado y ratificado o modificado por el COTECIADCUAU con base a la legislación vigente.

IX. VALIDACIÓN DEL MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN

Autorizó y valido el presente manual los miembros del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos en Cuauhtémoc en pleno.

DELEGACIÓN - Alcaldía Cuauhtémoccuauhtemoc.cdmx.gob.mx/transparencia/articulos/bfb9c7a73...De la...

Documents

Transcript of DELEGACIÓN - Alcaldía Cuauhtémoccuauhtemoc.cdmx.gob.mx/transparencia/articulos/bfb9c7a73...De la...