Universidad Abierta y a Distancia de Mxico

Grado: 5to. Semestre.Materia: Estructura organizacionalUnidad: 2. Fundamentos del diseo de estructuras organizacionales. Actividad: Actividad 2. Estructuracin de un organigramaFecha: 01/03/2015

Estructura y diseo organizacionalBolsas S.R.L. es una empresa ubicada en Pachuca, que se dedica a la produccin y comercializacin de bolsas plsticas de distinto tamao y espesor para supermercados, comercios y tiendas de todo el pas. Las bolsas se fabrican en el local de la empresa y el proceso productivo implica la compra de materia prima en el exterior e insumos (tintas, por ejemplo) en la ciudad; la fabricacin de la bolsa y la impresin del logo del cliente o lo que ste desee. La empresa entrega la mercadera en el domicilio del cliente, para lo cual dispone de dos camionetas. La empresa ocupa a 44 personas y es asesorada por el Contador Martn Rivero para la liquidacin y el pago de impuestos y aportaciones sociales. La Direccin est formada por Jorge Bravo y Ral Valiente. De la Direccin dependen: El Departamento de Produccin a cargo de Ral Valiente y del que dependen dos Secciones: Fabricacin, a cargo del proceso productivo e integrada por un Jefe y 7 operarios y Almacn, encargada del almacenamiento y custodia de las materias primas y productos terminados, as como de la preparacin de los pedidos para ser entregados a los clientes. La Seccin est integrada por un jefe y dos auxiliares. Departamento de Ventas, a cargo de Jorge Bravo, del que depende la Seccin Ventas, integrada por un Jefe y 13 vendedores (7 para Pachuca y 6 para otras ciudades). Asimismo, dependen directamente del Jefe del Departamento 4 auxiliares de compras que se encargan de las compras de la empresa (materias primas, papelera, compras menores) y 2 auxiliares de mantenimiento que se encargan de las reparaciones de la maquinaria y de las camionetas de la empresa. La Seccin Finanzas, integrada por un Jefe (el Sr. Diego Lagos), de quien dependen en forma directa 9 auxiliares y 3 choferes. Los choferes estn encargados de manejar las 2 camionetas de la empresa y entregar las mercancas a los clientes. Los auxiliares se encargan indistintamente de facturar, registrar y cobrar las ventas; registrar las compras y pagar a los proveedores; liquidar y pagar los sueldos; preparar la informacin necesaria para la liquidacin de los impuestos y aportaciones sociales. Como la materia prima usada en la fabricacin de las bolsas es un producto derivado del petrleo, el alza en el precio de ste provoc un aumento en el costo de la materia prima que no se pudo trasladar a los precios de venta para no perder competitividad, con lo que el margen de ganancia de Bolsas S.R.L. disminuy y puso en evidencia problemas que la buena marcha de los negocios hizo que se descuidaran. Ral Valiente plante su preocupacin: la calidad de la materia prima no es la misma de antes y parece que nadie se preocupa y los clientes comenzaron a quejarse. Por su parte, Jorge Bravo se preocupaba del tema de importaciones. Los auxiliares no toman ninguna decisin respecto a las importaciones, tengo que hacerlo yo en lugar de preocuparme por conseguir nuevos clientes o nuevos negocios - plante. Tambin coment: el Jefe de la Seccin Ventas no puede supervisar bien a todos los vendedores y estos cometen errores sea en el precio de venta como en el tipo de bolsas. Luego de un problema especialmente grave con un cliente, los dos Directores se reunieron y comentaron: - Lo que pasa dijo Ral - es que crecimos mucho... Te acuerdas cmo empezamos? Quin iba a decir a donde llegaramos....Estbamos sin trabajo, no tenamos idea qu hacer, y surgi esto de las bolsas y probamos a ver qu pasaba sin pensarlo mucho, y la verdad es que nos fue bien y pudimos darle empleo a amigos que estaban como nosotros. - S - contest Jorge- Tienes razn. A medida que surgan problemas o nuevas tareas que no podamos cumplir contratbamos ms gente. - En general, hemos contratado a todos nuestros amigos! Slo por eso vale la pena llevar adelante la empresa. - Pero antes ganbamos ms que ahora... Ser la crisis o lo que sea, pero tengo la sensacin que antes no trabajaba tanto y ganaba ms. - As es... ahora estamos todos atareados, pero las ganancias terminan por ser menores. No podemos seguir as... Por qu no le pedimos al Contador algn asesoramiento? Ha insistido tantas veces con que tenemos que organizarnos mejor y en especial que tenemos que informatizar los procesos...Y l sabe de eso: hace muchos trabajos de organizacin de empresas...

Estructuracin de un organigramaPara poder estructurar un organigrama es necesario entender la relacin que existe entre los conceptos de jerarqua, funciones y responsabilidades.La jerarqua se refiere a: quien reporta a quien, de acuerdo a sus funciones y responsabilidades. Las funciones es lo referente a los objetivos de cada rea funcional; es decir a que est enfocado y con base a ello se delimitan responsabilidades de acuerdo a las habilidades y/o experiencias de cada integrante de la estructura organizacional. Estructuracin de un organigrama

reas funcionalesRelacin con subsistemaCaractersticas de las reas funcionales y su relacin con un sistema abierto.Relacin del organigrama entre reas como sistema abierto.

DireccinSe relaciona directamente las reas funcionales; los subsistemas forman parte de las reas operacionales relacionadas directamente con la alta direccin. Su caracterstica principal es la toma de decisiones para que otras reas logren sus objetivos. No tiene relacin con un sistema abierto, ya que el rea de compras son las encargadas relacionarse con un sistema abierto para la importacin de insumos o materia prima.Se relaciona con todo el organigrama puesto que es la alta direccin; ya sea de manera directa o indirecta, pues la alta direccin coordina todo el sistema de la organizacin.

VentasSe relaciona directamente con los subsistemas: vendedores, aux. compras y mantenimiento. Es un rea clave para el sistema, pues de ellos depende directamente la existencia o supervivencia de la organizacin; de esta rea de pende las corrientes tanto de entrada como de salida la cual es una caracterstica del sistema abierto. Se relaciona directamente con el rea de produccin ya que la comunicacin y la coordinacin es fundamental entra ellos para poder satisfacer las demandas de los clientes. Ventas necesita saber el inventario de almacn para poder satisfacer la demanda de sus clientes.Por otra parte se relaciona de manera indirecta con finanzas, pues de este depende la asignacin y gestin de recursos monetarios para su funcionamiento.

ProduccinSus subsistemas son fabricacin y almacn. Este es el corazn del sistema principal, sin esta rea los dems (ventas y finanzas) no podran alcanzar sus metas u objetivos, situacin que los llevara a la desaparicin de toda la organizacin. Su relacin con el sistema abierto es que permite la salida o distribucin de los productos terminados. Su relacin es viceversa a la de ventas, como rea de produccin, necesita saber el promedio de ventas para as evitar la sobre produccin. Y su relacin con finanzas no es de manera directa, ya que no necesita realizar compras o ventas de los productos listos. Pero si de manera indirecta pues finanzas es responsable de los inventarios de los productos terminados as como de los productos que salen del almacn.

FinanzasSus subsistemas con sus propios auxiliares y choferes. Esta rea destaca por encima de las dems reas (ventas y produccin) ya que este a pesar de que no se relaciona de manera directa con el sistema abierto, es la encargada de proveer los medios monetarios para que el rea de ventas pueda obtener los recursos o los insumos necesarios para el rea de produccin. Se relaciona de manera directa con las reas de ventas y produccin; la asignacin y gestin recursos para todas las reas y sus subsistemas dependen del rea financiero. Este a su vez se relaciona con el sistema abierto al tener contacto directo con proveedores para el pago de los mismos.

El organigrama pertenece a una estructura matricial, pues la especializacin de cada departamento permite la especializacin de las mismas y consecuentemente alcanzar los objetivos individuales como reas y consecuentemente los objetivos generales de todo el sistema. Este organigrama tambin se observa claramente las jerarquas, las funciones y consecuentemente las responsabilidades de cada rea y sus respectivos subsistemas. Conclusin. La relevancia que representa el organigrama es que a partir de ello se observa que existe una organizacin dentro de un sistema, pues de esto se deriva la estructura de la misma para poder funcionar como un sistema bajo objetivos claros y funcionales. Estructura OrganizacionalJorge Bravo Ral ValienteContador Martin Rivero Fabricacin Almacn ProduccinRal ValienteJefe Operarios Jefe Auxiliares VentasJorge BravoFinanzasSr. Diego LagosJefe Vendedores Local y ForneosAuxiliares Choferes Mantenimiento