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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA – DAPRE

ANTECEDENTES DE CONTRATACIÓN

F-BS-27 (Versión 04) Página 1 de 42

FECHA: Julio 2019

1. DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD

El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, fue creado a través de la Ley 368 de 1997, como una cuenta

especial del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE, sin personería jurídica, administrada

como un sistema separado de cuentas, cuyo objeto es “El Fondo para la Paz tiene por objeto la financiación de programas

de paz encaminados a fomentar la reincorporación a la vida civil de grupos alzados en armas, que demuestren su voluntad

de incorporarse a la vida civil mediante su desmovilización y la dejación de armas”.

Que el parágrafo del artículo 14 de la Ley 434 de 1998 estableció que “El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA

LA PAZ también tendrá por objeto la financiación de las acciones que realice el Consejo Nacional de Paz, así como los

programas de paz encaminados a fomentar la reincorporación a la vida civil de los grupos alzados en armas, de acuerdo con

la política de paz existente”

Que sus funciones generales establecidas en el artículo 11 de la Ley 368 de 1997 son: 1. Diseñar y desarrollar los planes, programas y estrategias dirigidas a la generación de condiciones y al logro y mantenimiento de la paz, de conformidad con las directrices que señale el Presidente de la República.

2. Financiar y coordinar los planes, programas estrategias e iniciativas de paz. 3. Diseñar y desarrollar planes que conlleven a la habilitación y rehabilitación de los discapacitados víctimas de la violencia. Que el decreto 1081 de 2015 estableció en su artículo 2.2.2.1.1 como funciones específicas del Fondo las siguientes: En desarrollo de su objeto el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, tendrá como funciones específicas las siguientes: 1. Diseñar, desarrollar, financiar y cofinanciar planes, programas y estrategias que generen condiciones, para el logro y mantenimiento de la paz. 2. Administrar y ejecutar los recursos de los planes y programas de paz, que se adelanten en desarrollo de las funciones asignadas a la Oficina del Alto Comisionado para la Paz. 3. Financiar los trámites legales necesarios para el otorgamiento de indultos, amnistías, beneficios y demás garantías jurídicas a los miembros de grupos alzados en armas que se encuentren en proceso de paz con el Gobierno Nacional y demuestren su voluntad de reincorporarse a la vida civil.




4. Financiar y cofinanciar la realización de actividades que generen condiciones para entablar conversaciones, diálogos y firma de acuerdos con grupos alzados en armas que participen en el conflicto interno armado. 5. Adelantar programas de difusión del Derecho Internacional Humanitario, de conformidad con las directrices que señale el Presidente de la República, y financiar el estudio y divulgación de las normas relacionadas con la materia. 6. Financiar los estudios que permitan un seguimiento continuo a los hechos constitutivos de violencia y su evolución, y sirvan para crear alternativas de solución en la construcción de una política de paz. 7. Fomentar la coordinación interinstitucional, la participación de las organizaciones no gubernamentales y de la comunidad en el afianzamiento de una cultura de convivencia, respecto a los derechos humanos y bienestar social. 8. Dar impulso y apoyo económico a las iniciativas de la sociedad civil a nivel nacional y regional, encaminadas al logro y mantenimiento de la paz.

Que el artículo 18 del Decreto 179 de 2019 estableció las funciones de la Oficina del Alto Comisionado para la Paz.

Conforme a lo anterior, el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ para el cumplimiento de las funciones

requiere realizar una serie de actividades y contar con una serie de elementos y herramientas que permitan implementar

planes, programas y estrategias en los territorios, basados en una política de paz en donde prevalezca la convivencia y

legalidad en los territorios. En este orden de ideas, es necesario adelantar un proceso de selección para contratar una

persona con idoneidad y experiencia en la organización, administración y realización de eventos, actividades y/o estrategias

(internas - externas).

Asimismo, es importante mencionar que en el momento en que el Gobierno Nacional reglamente la subcuenta creada en la

ley 1941 de 2018 y se le asignen recursos, el contrato a suscribir mediante esta convocatoria podrá ser adicionado para

garantizar el servicio objeto del mismo, sin que sea necesario realizar un nuevo proceso en cumplimiento del principio de la

eficiencia administrativa.

2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO

OBJETO: Contratar los servicios de un operador logístico para que lleve a cabo la organización, administración y

realización de eventos, actividades y/o estrategias (internas - externas), como respuesta al cumplimiento de las

funciones del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

Plazo de ejecución

El plazo de ejecución del contrato resultante de la presente invitación se contará a partir de la suscripción del acta de inicio y

previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato hasta agotar los recursos o hasta el 31

de diciembre de 2019, lo que ocurra primero.




Presupuesto oficial

El presupuesto oficial para la presente contratación es de SEIS MIL SEISCIENTOS CUARENTA Y CINCO MILLONES DE

PESOS M/Cte ($6.645.000.000,00) M/Cte,. Incluidos todos los tributos y gastos a que haya lugar.

A efectos de estimar el presupuesto de la presente Invitación Abierta a Cotizar, el equipo estructurador de la Invitación del

FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, adelantó un estudio de mercado, en donde se estimó que el valor

para “Contratar los servicios de un operador logístico para que lleve a cabo la organización, administración y

realización de eventos, actividades y/o estrategias (internas - externas), como respuesta al cumplimiento de las

funciones del Fondo de Programas Especiales para la Paz”, es de SEIS MIL SEISCIENTOS CUARENTA Y CINCO

MILLONES DE PESOS M/Cte ($6.645.000.000,00) M/Cte., Incluidos todos los tributos y gastos a que haya lugar.

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: La realización de los pagos del presente contrato resultado de este proceso, se

ordenará con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 3719 de fecha 30 de mayo de 2019, expedido por la

Coordinadora del Grupo de Presupuesto del Área Financiera del DAPRE

FORMA DE PAGO

El contrato que se suscriba como resultado del proceso de selección, se pagará de la siguiente manera:

Los servicios prestados por el operador Logístico se pagarán, para la vigencia 2019 en mensualidades vencidas o

proporcional IVA incluido y demás gastos e impuestos asociados; para ello el Operador presentará a la Entidad dentro de los

5 primeros días hábiles de cada mes, la correspondiente factura de venta adjuntando el detalle de todos los eventos o

actividades efectuados con su correspondiente valor, la cual debe estar avalada por el Supervisor del Contrato.

Con el fin de aceptar y tramitar el respectivo pago mensual, se deben cumplir los siguientes requisitos:

a. El pago del contrato suscrito, se efectuará por parte de la entidad, previo recibo de los siguientes documentos:

o Factura de Venta que cumpla con los requisitos establecidos en el Art. 617 del Estatuto Tributario a saber:

Estar denominada expresamente como factura de venta

Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la

discriminación del IVA pagado.

Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

Fecha de expedición.

Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

Valor total de la operación

El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

o Resolución de Facturación vigente (sólo para el primer pago)




o Certificación expedida por el Representante Legal o Revisor Fiscal, según corresponde, donde se indique

que la empresa se encuentra al día con los pagos de seguridad social.

o Copia del compromiso presupuestal

o Copias de los soportes de los pagos efectuados a los terceros para cada uno de los eventos efectuados en

el periodo facturado

o Certificación de Ejecución suscrita por el Supervisor del Contrato.

o Certificación Bancaria con una antigüedad máxima de noventa (90) días frente a la fecha de la factura

radicada.

o Informe detallado de las actividades facturadas en el respectivo mes.

b. Los pagos se efectuarán sujetos al PAC aprobado y designado por parte del Ministerio de Hacienda y dentro de los

15 días calendario, contados a partir de la fecha de radicación de los documentos soporte en la ventanilla de

radicación de documentos del Departamento Administrativo de la Presidencia (DAPRE) en la Calle 7 # 6-54 Bogotá.

c. En caso que se presenten inconsistencias en los documentos soportes, los mismos serán devueltos por parte del

supervisor para las correcciones del caso y los días para pago, contaran desde la fecha de radicación de los

documentos ya corregidos.

d. La factura deberá dirigirse a la Dirección del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, NIT

899.999.083-0 y se deberá radicar en la ventanilla de correspondencia del Departamento Administrativo de la

Presidencia de la Republica de Colombia, ubicada en la calle 7 # 6 – 54 de la ciudad de Bogotá.

e. La Entidad no reconocerá pagos o entrega de elementos o prestación de servicios que no hubieren sido previamente

requeridos o autorizados por el Supervisor del contrato y/o quien ejerza su apoyo.

EVALUACIÓN DE PROPONENTES

REQUISITOS HABILITANTES

JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN

La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán

objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no

otorgarán puntaje. La exigencia de tales condiciones será adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a

su valor.

CRITERIOS DE VERIFICACIÓN:

Son requisitos y documentos mínimos habilitantes la capacidad jurídica, garantía de seriedad del ofrecimiento, la capacidad

financiera, organizacional y el cumplimiento de las especificaciones técnicas que la entidad ha definido como condiciones

mínimas que deberán cumplir los proponentes para que su propuesta sea habilitada. Estos requisitos no otorgan puntaje y la

entidad los verificará como CUMPLE o NO CUMPLE.




La entidad procederá a verificar y evaluar las condiciones jurídicas, financieras y técnicas de los interesados en participar,

con el propósito de habilitar las propuestas presentadas.

En el momento señalado en los términos de referencia de la Invitación Abierta a Cotizar, los proponentes presentarán una

propuesta completa, que incluya la información sobre la capacidad jurídica y técnica, capacidad financiera y la propuesta

económica o inicial de precio.

En los términos de referencia de la Invitación Abierta a Cotizar se establecerán los factores técnicos y económicos de

escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, que permitirán la selección de la oferta más favorable al

Fondo de Programas Especiales para la Paz.

REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES JURÍDICOS (Cumple / No Cumple)

Podrán participar en la presente invitación, las personas naturales y/o jurídicas directamente, nacionales o extranjeras, o a

través de consorcios o Uniones Temporales, cuyo objeto social se relacione con el objeto de la presente contratación, que no

se encuentre incursas en causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la Constitución y la Ley.

El Objeto social de cada proponente ya sea persona natural, jurídica o las integrantes del consorcio o unión temporal deberá

estar relacionado con el objeto del presente proceso de selección.

El proponente deberá aportar la siguiente documentación:

Carta de presentación de la oferta (Formato No. 2) debidamente firmada por el oferente o Representante Legal

indicando su nombre.

En el evento que la oferta sea presentada en consorcio o unión temporal se deberá anexar el documento consorcial

y/o unión temporal, debidamente diligenciados y firmado por todos y cada uno de sus integrantes. Para cada caso

en particular el documento de constitución del consorcio o la unión temporal se ceñirá a lo establecido en el artículo

7º de la ley 80 de 1993.

Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio correspondiente y/o registro

mercantil, con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de presentación de

la oferta.

Cuando el Representante Legal de la persona jurídica tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre de

la misma, debe adjuntar copia del documento de autorización expresa del órgano social competente, en el cual

conste que está facultado para presentar la oferta de acuerdo con el valor de la presente invitación pública, en

cuantía igual o superior al valor de la oferta, en caso de ser necesaria de conformidad con los Estatutos de la

misma. Se procederá de igual forma en los casos de cualquier limitación estatutaria.




Boletín de Responsables Fiscales expedido por la Contraloría General de la Republica donde se deberá verificar la

no inclusión del oferente.

Certificado del sistema de información y registro de sanciones y causas de inhabilidad – SIRI vigente, expedido por

la Procuraduría General de la Nación (persona natural y/o persona jurídica y Representante Legal).

Fotocopia certificada de antecedentes judiciales, VIGENTE (persona natural y/o persona jurídica y Representante

Legal).

Certificado de Sistema Registro Nacional de Medidas Correctivas RNMC.

Constancia de cumplimiento del pago de parafiscales (ICBF, SENA, Caja de Compensación Familiar) y de Aportes

Patronales, aportes en Pensión, Salud al Sistema de Seguridad Social y Riesgos Laborales. Para efectos del pago

el contratista deberá adjuntar la constancia de pago junto con las planillas correspondientes.

Fotocopia de la inscripción en el RUT Registro Único Tributario.

Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.

Fotocopia de la tarjeta de libreta militar del representante legal, cuando aplique.

Carta de los oferentes (Representante Legal y Persona Jurídica) que declaran no estar incursos en causal de

inhabilidades o incompatibilidades. Garantía de Seriedad de la propuesta

REQUISITOS HABILITANTES TÉCNICOS (CUMPLE/NO CUMPLE): Cumplimiento Especificaciones Técnicas: La aceptación del Formato (3), FICHA DE CONDICIONES TECNICAS esenciales para la prestación del servicio y/o entrega del bien (FCT) se acreditará mediante la suscripción del Formato (2), CARTA DE PRESENTACION DE LA OFERTA a través de la cual acepta la totalidad de las condiciones técnicas descritas dentro del documento referenciado.

Registro Nacional de Turismo: En concordancia con la Ley 300 de 1996, el Artículo 13 de la Ley 1101 de 2006, modificadas por la Ley 1558 de 2012, el Proponente presentará copia del Registro Nacional de Turismo como operador profesional de congresos, ferias y convenciones, vigente a la fecha del cierre de la presente Invitación Abierta a Cotizar expedido por la Cámara de Comercio respectiva. En caso de oferentes plurales, este requisito podrá acreditarlo al menos uno de sus integrantes so pena de rechazo. Alianzas Estratégicas: El Proponente deberá presentar mínimo tres (3) alianzas estratégicas el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, entiende por alianza estratégica, un acuerdo comercial que se establece entre el Operador Logístico y Hoteles, Centros de Convenciones, Auditorios o lugares para la realización de eventos, los beneficios pactados previamente, los cuales se describen en este documento, para ello deberá presentar los documentos que acrediten la existencia y suscripción de alianzas estratégicas con proveedores de bienes y servicios con cubrimiento en todo el territorio




Nacional, (Departamental o Municipal), que brinden al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ tarifas especiales, de la siguiente forma:

Alianzas con sitios para eventos institucionales en ciudades capitales: Mínimo dos (2) alianzas con sitios que cuenten mínimo con un salón con capacidad para 100 personas en acomodación tipo aula, con cinco (5) pines de cortesía para conexión a internet por evento, ayudas audiovisuales que incluyan computador, video beam, sonido, consola, micrófono inalámbrico y parlantes de cortesía para todos los eventos que se realicen en sus instalaciones. Estos servicios deberán estar descritos en la correspondiente certificación.

Alianza con sitios para eventos institucionales en municipios del territorio nacional: Mínimo una (1) alianza con sitios que cuenten mínimo con un salón con capacidad para 100 personas en acomodación tipo aula, con tres (3) pines de cortesía para conexión a internet por evento, ayudas audiovisuales que incluyan computador, video beam, sonido, consola, micrófono inalámbrico y parlantes de cortesía para todos los eventos que se realicen en sus instalaciones. Estos servicios deberán estar descritos en la correspondiente certificación. Las alianzas estratégicas se deben presentar de acuerdo con el Formato 4 - ALIANZAS ESTRATEGICAS, las cuales serán verificadas por FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ a través de certificaciones escritas, las cuales deben contener cada uno de los requisitos descritos anteriormente y que la misma se encuentre vigente. Las empresas con las cuales tiene las alianzas estratégicas deberán, dentro de sus objetos sociales, estar relacionadas con la actividad requerida en los términos de la Invitación abierta a cotizar y además, quien suscribe dichas certificaciones debe ser el Representante Legal o quien se encuentre facultado para ello, para lo cual el Proponente debe presentar cada uno de los Certificados de Existencia y Representación Legal de la empresa aliada con una vigencia no mayor a 30 días calendario y el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ verificará la veracidad de las mismas.

Cuando la propuesta se presente en Consorcio o Unión Temporal, las alianzas estratégicas serán la sumatoria de las alianzas estratégicas de los integrantes. Así mismo, todos los integrantes deberán aportar al menos una (1) certificación de alianza estratégica.

Igualmente, deberá aportar, según el caso:

Hoteles o cadenas hoteleras: Registro Nacional de Turismo como hoteles, centros vacacionales y servicios de alojamiento prestados por clubes sociales.

Agencias de viaje: Registro Nacional de Turismo como agencias de viajes y turismo, agencias mayoristas y las

agencias operadoras.

Experiencia mínima Habilitante: El interesado deberá acreditar en un máximo de hasta cinco (5) certificaciones de contratos ejecutados y terminados a satisfacción durante las últimos cinco (5) años, contados a partir de la fecha de cierre del proceso de licitación, cuyo objeto esté relacionado con la prestación del servicio de organización y realización de acciones logísticas para la realización de eventos. Lo anterior obedece a que EL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, debe garantizar que los proponentes actualmente estén activos en el mercado y así mismo cuenten con relaciones comerciales, cupos de crédito y contratos




vigentes con diferentes proveedores especializados para la realización de eventos, así como con el personal mínimo requerido; de esta manera garantizar la idoneidad y capacidad del oferente para atender el objeto del contrato, teniendo en cuanto el alto volumen de eventos que ejecuta la entidad por mes.

Las certificaciones aportadas deberán cumplir como mínimo con las siguientes condiciones:

CANTIDAD DE

EVENTOS

TIPO DE EVENTO

COBERTURA ASISTENTES POR

EVENTO

LUGAR DE REALIZACION

30 Institucional * Nacional 50 En Municipios (no capitales)

20 Institucional * Nacional 100 En ciudad capital

2 Institucional * Nacional 300 En dos ciudades capitales diferentes

Las condiciones referidas en el cuadro anterior, pueden ser certificadas con una (1) sola certificación o cada una por separado, hasta en las cinco (5) certificaciones de contratos aportados.

*Evento Institucional: Son aquellos eventos de índole corporativo que una Entidad realiza para la sensibilización, divulgación e implementación de sus estrategias, mediante la organización y realización de reuniones locales, regionales, nacionales; dirigidos a personas del entorno social donde se realiza su actividad.

No se aceptarán certificaciones en las que conste la prestación de un servicio de atención de eventos masivos como conciertos, exposiciones, fiestas familiares y demás eventos cuya finalidad involucre actividades que no tengan relación alguna con eventos de carácter Institucional.

NOTA 1: En caso de que las certificaciones aportadas no contengan toda la información requerida; para el sector público se podrán presentar certificaciones que contengan detalles del contrato donde se especifiquen el valor, plazo, objeto contratado, obligaciones específicas, cumplimiento y ejecución del 100% del mismo, junto con la copia del contrato respectivo y para el sector privado deberán presentar actas de recibo final de los bienes y/o servicios, igualmente con la copia del contrato respectivo.

NOTA 2: En el caso en que se presenten contratos iniciados fuera del periodo señalado por la Entidad, solamente se validará el periodo de ejecución que se encuentra dentro del término definido por la Entidad, para lo cual el oferente deberá presentar la certificación del contratante discriminando los valores ejecutados en el tiempo efectivamente valido en el presente proceso y/o documento equivalente. La sumatoria de los valores de los contratos ejecutados y terminados a satisfacción, deberá ser igual o mayor al 100% del presupuesto oficial expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes y por lo menos el 20% de esta experiencia, debe ser con Entidades Públicas Nacionales (colombianas).

SMLV 8.024,24




Lo anterior obedece a que el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, debe garantizar que los proponentes contarán con el entendimiento de la dinámica que maneja la Entidad en el desarrollo de sus eventos de acuerdo a:

Tipología: Es de gran importancia para garantizar la efectividad en la logística, la experiencia que pueda tener el operador en ferias, rendiciones de cuentas, mesas públicas, concertaciones, entre otros.

Públicos: Consideramos valiosa la experiencia que tenga el operador en el manejo de comunidades indígenas, raizales, afrodescendientes, madres comunitarias, niños, niñas y adolescentes, entre otros públicos.

Ubicación: Consideramos relevante la experiencia que tenga el operador en municipios alejados, el personal que pueda ubicar en regiones apartadas, su experiencia ubicando locaciones a través de entes territoriales, y poder ubicar proveedores locales para alimentación y otros requerimientos que representan ahorros a la Entidad.

En ese sentido, es necesarios que se solicite experiencia en el sector público dado que la dinámica del sector es más exigente por cuanto se involucran recursos públicos y las entidades están sometidas al cumplimiento de los principios de austeridad que por estas se rigen.

En el estudio del sector, del análisis de la experiencia remitida por las empresas, se evidenció que, de los contratos reportados, el 12.5% corresponden a contrataciones con Entidades privadas y el 87,5% con Entidades públicas, lo que indica que el 20% de la experiencia en sector público es un rango que respeta la experiencia con que cuentan los posibles oferentes y que garantizaría la libre concurrencia en el proceso de selección. Adicionalmente, se consideró que la Entidad realiza en esa proporción (20%) eventos puntuales que solo ejecutan Entidades públicas (rendiciones de cuentas, mesas públicas, eventos con población beneficiaria de programas sociales). Se tomará el valor del contrato que esté 100% ejecutado, incluidas las adiciones y/o modificaciones se divide por el valor del SMMLV del año correspondiente a la terminación, incluidas sus modificaciones y/o adiciones.

AÑO SMLV

2019 $828.116

2018 $781.242

2017 $737.717

2016 $689.455

2015 $644.350

2014 $616.000

La Entidad verificará que el o los contrato(s) se encuentre(n) identificado(s) en el siguiente código del Clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas - UNSPSC.




SEGMENTO FAMILIA CLASE NOMBRE

80 14 16 ACTIVIDADES DE VENTAS Y PROMOCION DE NEGOCIOS

Condiciones Generales para la Presentación de Certificaciones de Experiencia

1. La verificación de la experiencia se realizará con base en la información que reporten los Proponentes en el Formato 5 - RELACION CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE dispuesto para tal fin y en los respectivos soportes de la información consignada en el mismo.

2. En dicho formato el Proponente deberá certificar, bajo la gravedad de juramento, que toda la información contenida en el mismo sea veraz, al igual que la reportada en los documentos soporte.

3. En todo caso cuando se pretende acreditar la experiencia exigida, el Oferente deberá aportar la certificación en

papelería institucional (incluso anexos, si llegare a tener) expedida por la entidad contratante y suscrita por el funcionario competente en la que se reflejen como mínimo los siguientes requisitos:

a. Nombre de la empresa contratante. b. Dirección y teléfono del contratante. c. Nombre del contratista. d. Si se trata de un Consorcio o Unión Temporal, se debe señalar el nombre de quienes lo conforman,

adicionalmente se debe indicar el porcentaje de participación de cada uno de sus miembros. e. Número del contrato (si tiene). f. Objeto del contrato. g. Valor ejecutado del contrato que se pretende acreditar. h. Lugar de ejecución. i. Actividades ejecutadas (hospedaje, alimentación, ayudas, audiovisuales, transportes, espacios físicos, entre

otros). j. Estado del contrato (en caso de que la certificación no indique que el estado del contrato es terminado, el

Proponente podrá adjuntar la correspondiente acta de terminación debidamente suscrita). k. Fecha de inicio (día, mes, año) y fecha de terminación (día, mes, año). l. Fecha de expedición de la certificación (día, mes, año). m. Nombre y firma de quien expide la certificación (la certificación deberá estar firmada por el funcionario

competente para suscribirla). n. Relación de los eventos realizados donde se detalle el cumplimiento de las características mínimas requeridas.

NOTA 1: En caso de que las certificaciones no cuenten con la totalidad de la información aquí solicitada, el oferente

podrá allegar, adicionalmente acta de liquidación con la respectiva copia del contrato.

4. Así mismo, en el evento que las certificaciones no contengan la información que permita su evaluación, el Proponente deberá anexar a la propuesta copia del contrato o de los documentos soportes que sean del caso, que permita tomar la información que falte en la certificación.




5. Los contratos verbales no serán tenidos en cuenta para acreditar experiencia. No serán válidas las certificaciones expedidas por el mismo contratista.

6. Cuando en la certificación no se indique el porcentaje de participación, deberá adjuntarse certificación del Oferente

individual o del integrante del Oferente plural que desea hacer valer la experiencia y/o documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, en el cual conste dicho porcentaje de participación.

7. Si el contrato que se pretende hacer valer como experiencia fue cedido o recibido en cesión, la certificación deberá especificar la fecha de la cesión y discriminar el valor del contrato ejecutado por el cedente y el cesionario.

8. El valor que se contabilizará para los efectos de los valores requeridos en este numeral, será aquel que se certifique

como ejecutado, es decir no se tendrá en cuenta el valor no ejecutado.

9. En caso que las certificaciones aportadas que acreditan experiencia sea expedida por una Entidad privada con quien se haya prestado, junto con la respectiva certificación podrá anexarse copia del contrato correspondiente.

10. No se aceptarán las certificaciones que no se encuentren diligenciadas en su totalidad Reglas generales para la valoración de la experiencia

1. Regla de sumatoria: Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales: Cuando la propuesta se presente en Consorcio o Unión Temporal, la experiencia será la sumatoria de las experiencias de los integrantes. Así mismo cuando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, todos los integrantes deberán aportar al menos una (1) certificación de experiencia.

2. La experiencia adquirida en consorcio o unión temporal será tenida en cuenta de acuerdo con el porcentaje de participación en el Consorcio o Unión Temporal, en la cual fue adquirida.

3. Si el Proponente adjunta con su propuesta certificaciones adicionales a las cinco (5) máximas requeridas por la

Entidad, se tendrán en cuenta solo las máximas establecidas conforme a lo que el oferente manifieste y/o allegue y solamente las cinco (5) primeras que se relacionen en el Formato 5 - RELACION CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE.

4. En caso que se relacione más de un contrato en una sola certificación, para efectos de verificación se tomará la

experiencia especifica del Proponente directamente relacionado con los servicios y/o actividades solicitadas por la Entidad, de cada contrato individualmente considerado, en orden de mayor a menor valor ejecutado siempre que cumplan con las especificaciones establecidas en el presente documento y en el pliego de condiciones.

5. Cuando el valor de los contratos y/o certificaciones con el cual se pretende acreditar la experiencia se encuentre

expresado en moneda extranjera:

Para el caso de los contratos en dólares americanos, se hará la conversión a pesos colombianos con la TRM publicada en las estadísticas del Banco de la República en su página oficial, para la fecha de terminación del contrato.




Cuando la experiencia reportada se haya facturado en moneda extranjera diferente al dólar americano, se

realizará su conversión a dólares americanos de acuerdo a las tasas de cambio estadísticas publicadas por el Banco de la República en su página oficial, teniendo en cuenta la fecha de terminación del contrato y seguidamente a pesos colombianos

6. Cuando la experiencia a aportar haya sido obtenida de manera directa con el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, el Proponente podrá acreditar la misma, tal como está establecido con el presente pliego o aportando copia de los contratos suscritos, sin perjuicio que el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ verifique internamente la real ejecución de los mismos.

7. El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, podrá en cualquier estado en que se encuentra el proceso de selección, verificar y solicitar ampliación de la información presentada por el oferente para la acreditación de la experiencia.

8. Cuando en las certificaciones mediante las cuales se pretende acreditar la experiencia se encuentren también

relacionados bienes y/o servicios y/o operaciones de características disímiles a las del objeto del presente proceso contractual, se tendrá en cuenta únicamente la experiencia correspondiente a la relacionada con el objeto del presente proceso de selección. Para el efecto, debe discriminarse claramente el (los) valor(es) parcial(es) de los diferentes bienes o servicios u operaciones incluidos en dicha certificación.

9. Se tomará el valor del contrato al momento de la finalización, incluidas las adiciones y/o modificaciones, se divide por

el valor del SMMLV del año correspondiente a la terminación, incluidas sus modificaciones y/o adiciones.

NOTA 1: El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, se reserva el derecho de comprobar la autenticidad

de los documentos aportados, así como de verificar el cumplimiento a cabalidad de los contratos y/o certificaciones que

el oferente aporte.

NOTA 2: Si se trata de un Oferente extranjero, deberá relacionar y certificar la experiencia exigida en este proceso y dentro

del territorio Colombiano. Adicionalmente si la certificación se encuentra en idioma diferente al castellano, deberá

adjuntar al documento en idioma extranjero, la traducción oficial del documento.

NOTA 3: En el evento de resultar favorecido con la adjudicación, un Proponente extranjero sin domicilio ni sucursal en

Colombia, para efectos de poder ejecutar el contrato deberá previamente constituir una sucursal en Colombia en los

términos del Código de Comercio, de acuerdo con lo señalado en los Artículos 471 y 474 del citado Código.

NOTA 4: Así mismo cuando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, todos los integrantes deberán aportar al menos

una certificación de experiencia.

1.1. NOTA 5: El Proponente cuya constitución sea inferior a tres (3) años, podrá acreditar la experiencia solicitada, aportando certificaciones de los socios, accionistas o constituyentes, conforme a lo establecido en el numeral 2.5 del artículo 2.2.1.1.1. Capacidad Operativa: Teniendo en cuenta que el FONDO DE PROGRAMAS




ESPECIALES PARA LA PAZ realiza eventos simultáneos, se requiere que el proponente garantice una capacidad operativa de haber realizado cuatro (4) eventos institucionales el mismo día (misma fecha).

El siguiente criterio será cumplido aportando una (1) sola certificación o hasta las cinco (5) certificaciones de los contratos aportados en el numeral 1.4 Experiencia mínima habilitante, donde se evidencie que se hayan realizado las actividades demostrando nombre del evento, fecha de realización del evento (día, mes, año), lugar de realización (ciudad y departamento). Dichas certificaciones deberán relacionarlas en el Formato 6 - CAPACIDAD OPERATIVA DEL PROPONENTE.

1.2. Certificación del equipo de trabajo mínimo requerido para la ejecución (Cumple/no cumple): Las

condiciones técnicas de obligatorio cumplimiento para el personal mínimo requerido para la ejecución del contrato se encuentran contenidas en el Formato 7 - PERFILES MINIMOS REQUERIDOS el cual hace parte integral del presente documento.

El Proponente debe allegar en la propuesta, certificación de acuerdo con el Formato 8 - CARTA DE COMPROMISO PERSONAL MINIMO REQUERIDO que contará con un gerente de proyecto (ejecutivo de cuenta), un productor de eventos y tres (3) asistentes operativos en oficina y exclusivos para el contrato y que cumplan con las condiciones de formación y experiencia contenidas en el Formato 7 - PERFILES MINIMOS REQUERIDOS, uno de los asistentes operativos deberá gestionar la legalización de pagos que sean necesarios para la participación efectiva de los participantes en los diferentes eventos y espacios dispuestos y solicitados por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ. El contratista deberá entregar los siguientes apoyos económicos:

1. Apoyo de Transporte: Gastos en que incurre la persona para asistir al evento, se cuenta desde el sitio de su vivienda hasta llegar al lugar del evento y viceversa.

2. Apoyo compensatorio: Se cancela de acuerdo a lo determinado por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ y cuyo valor será cuantificado por el responsable del evento e informado al contratista en el requerimiento operativo.

3. Apoyo de Estadía: Es el valor a reembolsar a la persona en cuyo traslado tuvo que pernoctar en sitio diferente al evento.

El CONTRATISTA, deberá cancelar en efectivo y en el lugar de la reunión convocada, los valores que por los conceptos

anteriores se fijen y sean solicitados por el SUPERVISOR.

Como soporte de la entrega del recurso, el CONTRATISTA deberá presentar: Cuenta de cobro firmada y con huella de la persona, discriminando los conceptos anteriormente establecidos, fotocopia de la cédula, anexando los soportes de pago entregados por los participantes al evento: Facturas de hoteles, recibos de pago (peajes, gasolina, alimentación, otros), recibos de caja.

Los documentos soportes que debe presentar para acreditar el personal mínimo requerido, deberá presentarlos dentro de los

cinco (5) días hábiles siguientes a la firma del contrato.




El tiempo de experiencia se tendrá en cuenta sumando la experiencia aportada sin traslapos y desde la terminación del

pensum académico, por lo tanto, no se contabilizará dedicaciones en dos o más proyectos en un mismo periodo de tiempo,

cualquier que sea su dedicación en cada proyecto.

La entidad se reserva el derecho de pedir cambio del personal: Se requiere que el contratista mantenga la persona validada

para este cargo, si se llegare a requerir su cambio, deberá presentar al supervisor la nueva persona propuesta para su

validación en las mismas o superiores condiciones.

REQUISITOS HABILITANTES FINANCIEROS

El Proponente debe tener la capacidad suficiente para ejecutar adecuadamente el contrato, por lo tanto deberá demostrar

dicha capacidad, con los estados financieros de los dos (2) últimos años de acuerdo con los siguientes aspectos:

El objeto de la verificación financiera, es validar si los proponentes cuentan con los recursos suficientes para ejecutar las

actividades solicitadas en la presente invitación, garantizando optimizar los recursos y el buen manejo de los mismos,

evitando al máximo incumplimientos que originen sanciones.

De acuerdo con lo establecido en el numeral 15 del art 25 de la ley 80 de 1993, Articulo 6 de la ley 1150 de 2007 modificado

por el artículo 221 del decreto ley 019 de 2012 y el decreto 1082 de 2015, la capacidad financiera será objeto de verificación

sin calificarse, por cuanto no es un factor de comparación de las ofertas y, por lo tanto, podrá complementarse en los

términos que establezcan las citadas normas y el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

REQUISITOS HABILITANTES DOCUMENTALES

Se considera que el proponente y los integrantes del consorcio o unión temporal, cumplen con los requisitos documentales si

aportan la totalidad de los siguientes documentos, completos y totalmente legibles.

Registro Único Tributario – RUT.

El proponente y los integrantes del Consorcio o Unión temporal, deberán presentar el Registro Único tributario RUT, expedido

por la DIAN, en el caso de los Consorcios o Uniones Temporales, dicho documentos deberá ser aportado por cada uno de los

integrantes del mismo.

Estados Financieros

El proponente y los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, deberán aportar los Estados Financieros (Estado de

Situación Financiera, Estados de Resultado Integral, Estado de Flujo de Caja, Estado de Cambios en la Situación Financiera

y Estado de cambios en el Patrimonio) y sus correspondientes revelaciones bajo normas NIIF, para los años 2017 y 2018,

debidamente certificado por Revisor Fiscal o Contador Público según corresponda. Adicionalmente, deberá aportar un estado

de Situación Financiera de Prueba al corte del mes de mayo del año 2019, debidamente certificado por Revisor Fiscal o

Contador Público según corresponde.




Declaración de Renta

El Proponente y los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, deberán aportar copia de la declaración de Renta

Presentada para los periodos gravables 2017 y 2018.

Certificado de Existencia y Representación Legal – Cámara de Comercio

El Proponente y los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, deberán aportar copia del Certificado de Existencia y

Representación Legal, con fecha no superior a 30 días en relación con la fecha de la presente invitación.

Certificación bancaria

El Proponente deberá aportar certificación expedida por la entidad financiera cuya fecha no sea mayor a treinta (30) días

calendario a la fecha de cierre del proceso de selección, la cual debe contener el nombre de la entidad financiera, el nombre

del beneficiario, el tipo de cuenta y el número de la cuenta de ahorros o corriente que posea.

Este requisito no aplica para el caso de Consorcios o Uniones Temporales.

Nota: Para el caso de los proponentes que posean el Registro Único de Proponentes vigente, se podrá incluir dentro de la

documentación aportada para el proceso.

REQUISITO HABILITANTE DE INDICADORES FINANCIEROS

Se considera que el proponente y los integrantes del consorcio o unión temporal, cumplen con el requisito de los indicadores

financieros, si se encuentran dentro de los valores requeridos para cada uno, según la siguiente tabla:

Indicador Formula Valor Requerido

Capital de Trabajo – capacidad

Financiera

Activo Corriente – Pasivo Corriente Mayor o igual a 30% del valor del contrato

Índice de Liquidez Activo Corriente / Pasivo Corriente Mayor o Igual a 1,5%

Índice de Endeudamiento Total Pasivo / Total Activo Menor o igual a 60%

Capacidad Organizacional

Rentabilidad del Activo Utilidad Operacional / Total Activo Mayor o igual a 4%

Rentabilidad del Patrimonio Utilidad Operacional / Total Patrimonio Mayor o igual a 8%




Capacidad Financiera: Este indicador representa la liquidez operativa del proponente, es decir el remanente del proponente

luego de liquidar sus activos corrientes (convertirlos en efectivo) y pagar el pasivo de corto plazo. Una capacidad financiera

positiva contribuye con el desarrollo eficiente de la actividad económica del proponente.

Índice de Liquidez: Determina la capacidad que tiene un proponente para cumplir con sus obligaciones de corto plazo. A

mayor índice de liquidez, menor es la probabilidad de que el proponente incumpla sus obligaciones de corto plazo.

Índice de Endeudamiento: Determina el grado de endeudamiento en la estructura de financiación (pasivos y patrimonio) del

proponente. A mayor índice de endeudamiento, mayor es la probabilidad del proponente de no poder cumplir con sus

pasivos.

Rentabilidad sobre activos: Determina la rentabilidad de los activos del proponente, es decir, la capacidad de generación

de utilidad operacional por cada peso invertido en el activo. A mayor rentabilidad sobre activos, mayor es la rentabilidad del

negocio y mejor la capacidad organizacional del proponente. Este indicador debe ser siempre menor o igual que el de

rentabilidad sobre patrimonio.

Rentabilidad sobre patrimonio: Determina la rentabilidad del patrimonio del proponente, es decir, la capacidad de

generación de utilidad operacional por cada peso invertido en el patrimonio. A mayor rentabilidad sobre el patrimonio, mayor

es la rentabilidad de los accionistas y mejor la capacidad organizacional del proponente.

Consorcios – Uniones Temporales

Cando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, se deberá especificar de manera clara y precisa el porcentaje

participación de cada uno de los integrantes, de tal forma que la sumatoria de los mismos siempre arroje como resultado el

100%.

Para verificar la capacidad financiera de acuerdo con el numeral 3 del artículo 2.2.1.1.1.5.3 del decreto 1082 de 2015, se

tendrá en cuenta el grado de participación de cada uno de ellos y se efectuara la sumatoria de las diferentes variables para

establecer los indicadores financieros. Así:

Capital de Trabajo = Capital del Trabajo (A) + Capital de Trabajo (B)

Índice de Liquidez = (Valor Activo Corriente (A) * % de participación) + (Valor Activo Corriente (B) * % de participación) //

(Valor Pasivo Corriente (A) * % de participación) + (Valor Pasivo Corriente (B) * % de participación)

Índice de Endeudamiento = (Total Pasivo (A) * % de participación) + (Total Pasivo (B) * % de participación) // (Total Activo

(A) * % de participación) + (Total Activo (B) * % de participación)

Rentabilidad del Activo = (Utilidad Operacional (A) * % de participación) + (Utilidad Operacional (B) * % de participación) //

(Total Activo (A) * % de participación) + (Total Activo (B) * % de participación)




Rentabilidad del Patrimonio = (Utilidad Operacional (A) * % de participación) + (Utilidad Operacional (B) * % de

participación) // (Total Patrimonio (A) * % de participación) + (Total Patrimonio (B) * % de participación)

Proponentes extranjeros

Las personas jurídicas extranjeras deberán presentar la certificación de indicadores financieros firmada por el Representante

Legal, acompañada de traducción simple al idioma español, con los valores reexpresados en la moneda funcional

colombiana, a la tasa de cambio de la fecha de cierre de los mismos avalados con la firma de un contador público con tarjeta

profesional expedida por la Junta Central de Contadores de Colombia. La información debe ser presentada en español y en

moneda legal colombiana, por ser esta la unidad de medida por disposición legal.

Por lo anterior y para permitir la pluralidad de los proponentes, los proponentes naturales sin domicilio en Colombia y las

personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia, que de acuerdo con las normas aplicables aprueben sus estados de

situación financiera en una echa diferente al 31 de diciembre de cada vigencia, debe presentar su información financiera a 31

de diciembre de 2018 suscritos por el Representante Legal junto con un preinforme de auditoria, en el cual el auditor o revisor

fiscal, certifique: a) la información financiera es la entregada al auditor o revisor fiscal para cumplir su función de auditoria; Y

b) el proponente en forma regular y para ejercicios contables anteriores a adoptado normas y principios de contabilidad

generalmente aceptados para preparar su información y estados financieros.

CRITERIOS DE PONDERACIÓN

Una vez Fondo Paz haya determinado que la propuesta se ajusta a los requisitos habilitantes jurídicos, técnicos y financieros, se catalogará como HABILITADA y se procederá a su evaluación y ponderación. El procedimiento de selección del contratista se ajustará a los principios de transparencia, economía, responsabilidad, selección objetiva e igualdad de derechos y oportunidades. De los que deriva la obligación de someter a todos los oferentes a las mismas condiciones definidas en la ley y en el pliego de condiciones. La oferta más favorable para Fondo Paz, será la que presente mejor relación de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones. Las propuestas serán calificadas teniendo en cuenta los criterios de precio, calidad y apoyo a la industria nacional, el puntaje máximo obtenido por la sumatoria de los criterios antes mencionados, será de CIEN (100) puntos, de conformidad con la siguiente tabla:

CRITERIO DE PONDERACION PUNTAJE MAXIMO

Evaluación Económica 40

Evaluación Técnica 49

Puntaje adicional para proponentes con trabajadores con discapacidad 1

Apoyo a la Industria Nacional 10

TOTAL PUNTAJE 100




Evaluación Económica (máximo cuarenta (40) puntos)

El Proponente deberá diligenciar el Formato (9), PROPUESTA ECONOMICA que se incluye en el pliego de condiciones, cualquier omisión en la determinación del valor de la propuesta no dará lugar a modificación posterior y el contratista lo deberá asumir por su cuenta.

Para la evaluación económica el puntaje total es de 40 puntos y se asignara sobre las propuestas hábiles, a partir de estos tres elementos dando la puntuación correspondiente de la siguiente manera:

CONCEPTO ITEM A EVALUAR PUNTAJE MAXIMO

Honorarios diarios

Valor diario del(os) asistente(s) operativo(s) adicional(es) a los mínimos requeridos en el Formato “Perfiles mínimos Requeridos” designados para la coordinación del mismo, los cuales deben ser aprobados previamente por el supervisor del contrato o quien este delegue. El valor máximo a ofertar de acuerdo al estudio del sector, es de $79.616, IVA incluido

5

Gastos de viaje

Valor diario que se paga al asistente operativo para cubrir la alimentación, hospedaje y desplazamiento al interior de la ciudad, cuando se desplaza a una ciudad o municipio diferente a donde resida (es de aclarar que el proponente deberá disponer de asistentes operativos en las regiones donde se realice el evento). Estos gastos deberán ser validados por el supervisor, o quien este designe, dado que dependerá del lugar donde se realice el evento o duración del mismo. El valor máximo a ofertar, de acuerdo al estudio del sector, es de $125.606. IVA incluido

5




Comisión

Porcentaje que define el operador para los gastos administrativos y operativos del contrato, resulta de aplicar el porcentaje propuesto en la oferta económica, al valor del evento antes de IVA o pago por cuentas a terceros antes de IVA. El porcentaje máximo a ofertar de acuerdo al estudio del sector, corresponde al 7.7%, antes de IVA

30

Los precios por honorarios diarios, gastos de viaje y comisión se deben mantener durante toda la vigencia que abarcará el

contrato, el cual se extenderá hasta el 31 de diciembre de 2019.

Para los honorarios y gastos de viaje, el oferente no deberá anotar centavos. Los valores deberán aproximarse por exceso o

por defecto al entero más cercano así: Si es igual o superior a 50 centavos, se aproxima al entero siguiente, si es inferior a 50

centavos, se baja al entero anterior.

Podrá utilizar máximo dos decimales en el porcentaje de comisión ofertado so pena de causal de rechazo de la propuesta.

La valoración económica de la propuesta para los honorarios, gastos de viaje y comisión, se realizará de acuerdo con la

información suministrada en el Formato 9 - PROPUESTA ECONOMICA.

La evaluación se realizará para cada ítem mediante media aritmética: Consiste en la determinación del promedio aritmético

de las ofertas válidas y la asignación de puntos en función de la proximidad de las ofertas a dicho promedio aritmético, como

resultado de aplicar las siguientes formulas:

X =

X = Media aritmética

Xi = Valor de la oferta i

n = Número total de las ofertas validas presentadas




Obtenida la media aritmética se procederá a ponderar las ofertas de acuerdo con la siguiente formula:

X -Vi

X1 -Incluir el valor del máximo puntaje x

Para valores menores o iguales a X

Puntaje i =

X -Vi

XIncluir el valor del máximo puntaje x 1-2

Para valores mayores a X

X = Media aritmética

Vi = Valor total de cada una de las Ofertas i

i = Número oferta

En el caso de ofertas económicas con valores mayores a la media aritmética se tomará el valor absoluto de

la diferencia entre la media aritmética y el valor de la oferta, como se observa en la fórmula de ponderación.

NOTA 1: Se tendrá en cuenta hasta el séptimo (7º) decimal del valor obtenido como puntaje.

NOTA 2: Si al cálculo de la fórmula para la asignación del puntaje da como resultado un valor negativo se

asignará como puntaje cero (0)

Evaluación Técnica (máximo cuarenta y nueve (49) puntos) Oferta de personal adicional (Puntaje máximo treinta (30) puntos)

Cantidad: Un (1) Asistente operativo en campo (evento) hasta para cinco (5) eventos que requieran asistentes en el mes

durante la ejecución del contrato. Condición mínima de obligatorio cumplimiento contenida en el Formato (7), PERFILES

MINIMOS REQUERIDOS.

El Proponente podrá ofrecer, sin costo para la Entidad, el acompañamiento por parte del asistente operativo en campo

(evento) hasta para cinco (5) eventos en cada mes durante la ejecución del contrato, a solicitud del supervisor, en cualquiera




de las ciudades capitales y/o Municipios del territorio Nacional, de acuerdo a los requerimientos. Los puntajes se asignarán

de la siguiente manera:

Un (1) asistente operativo en campo

hasta para tres (3) eventos en cada mes

durante la ejecución del contrato

Un (1) asistente operativo en campo

hasta para cinco (5) eventos en cada

mes durante la ejecución del contrato

20 puntos

30 puntos

Para ello, el proponente deberá diligenciar carta de compromiso informando la opción que ofrezca y tramitar el Formato (10),

OFERTA DE PERSONAL ADICIONAL PONDERABLE.

Requerimientos adicionales para la entidad (Puntaje máximo diecinueve (19) puntos) Se asignará un máximo de diecinueve (19) puntos al proponente que, como valor agregado, ofrezca sin costo adicional para EL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, los requerimientos relacionados en la siguiente tabla:

Requerimientos No. eventos Puntaje

Ayudas audiovisuales que incluyan: Un computador, un video beam, sonido con consola, micrófono inalámbrico, parlante, atril.

Un evento diario de acuerdo con las solicitudes de servicio enviadas al operador logístico, de los eventos a realizar en la ciudad de Bogotá durante la vigencia del contrato en los que dichos equipos sean requeridos total o parcialmente por el Entidad.

10

Estación de bebidas que incluyan café, aromáticas y agua.

Hasta para cinco (5) eventos mensuales de máximo cincuenta (50) asistentes cada uno, de acuerdo con las solicitudes de servicio enviadas al operador logístico, de los eventos a realizar en la ciudad de Bogotá durante la vigencia del contrato.

9

El Proponente podrá ofrecer los dos requerimientos, en las condiciones señaladas en el cuadro anterior para obtener el

puntaje de 19 puntos, para ello deberá diligenciar el Formato 11 - CERTIFICACION DE REQUERIMIENTOS ADICIONALES

PARA LA ENTIDAD, donde defina cuales requerimientos ofrece.




El Proponente deberá garantizar el uso de los requerimientos en los lugares que sean aprobados para la realización del

evento y en caso de haber eventos simultáneos, solo se deberán prestar los requerimientos sin costo para la entidad para un

(1) evento diario.

Apoyo a la Industria Nacional (Puntaje máximo diez (10) puntos)

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 2 de la Ley 816 de 2003, el puntaje que se aplicará como protección a la Industria Nacional, será el siguiente: De acuerdo con el Artículo 51 del Decreto 019 de enero 10 de 2012, se otorgara tratamiento de bienes y servicios nacionales a aquellos bienes y servicios originarios de los países con los que Colombia ha negociado trato nacional en materia de compras estatales y de aquellos países en los cuales a las ofertas de bienes y servicios colombianos se les conceda el mismo tratamiento otorgado a sus bienes y servicios nacionales. Considerando que el objeto del contrato se refiere a la prestación de un servicio, la ponderación respecto de la Industria Nacional se efectuará atendiendo el origen del servicio prestado, así: Se otorgarán hasta diez (10) puntos a los oferentes que acrediten tener origen nacional y además acrediten que para la ejecución del contrato los servicios profesional, técnico y/o operativo son de origen colombiano; o hasta cinco (5) puntos a los Oferentes de origen extranjero o quienes oferten incorporar en el desarrollo del contrato personal nacional y extranjero. Para tal efecto, se deberá presentar el Formato 12 - APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL debidamente diligenciado y suscrito por el Representante Legal.

Origen del Proponente

Puntaje

En caso de que el proponente sea de origen nacional, de origen extranjero o mixto y el extranjero acredite la situación del parágrafo del artículo 1 de la ley 816 de 2003, modificado por el artículo 51 del Decreto-Ley 019-2012

5 puntos

En caso de que el proponente sea de origen mixto (nacional y extranjero) y el extranjero no acredite la situación del parágrafo del artículo 1 de la ley 816 de 2003, modificado por el artículo 51 del Decreto-Ley 019-2012

2,5 puntos

En caso de que el proponente sea de origen extranjero y no acredite la situación del parágrafo del artículo 1 de la ley 816 de 2003, modificado por el artículo 51 del Decreto-Ley 019-2012

0 puntos

Total hasta 5 puntos

HASTA 5 PUNTOS

OFRECIMIENTO DE RECURSO HUMANO

Puntaje




El proponente que acredite que el recurso humano ofrecido es de origen nacional, de extranjero o mixto y el extranjero acredite la situación del parágrafo del artículo 1 de la ley 816 de 2003, modificado por el artículo 51 del Decreto-Ley 019-2012

5 puntos

El proponente que acredite que el recurso humano ofrecido es de origen mixto (nacional y extranjero) y el extranjero no acredite la situación del parágrafo del artículo 1 de la ley 816 de 2003, modificado por el artículo 51 del Decreto-Ley 019-2012

2,5 puntos

El proponente que acredite que el recurso humano ofrecido es de origen extranjero y no acredite la situación del parágrafo del artículo 1 de la ley 816 de 2003, modificado por el artículo 51 del Decreto-Ley 019-2012

0 puntos

Total hasta 5 puntos

HASTA 5 PUNTOS

El criterio se evaluará de conformidad con lo manifestado por el proponente en el Formato 12 - APOYO A LA INDUSTRIA

NACIONAL.

En caso de que no conste por escrito, el Fondo de Programas para la Paz se abstendrá de otorgar puntaje. En ausencia de tratado de Libre Comercio o Acuerdo Comercial y en caso de que se oferten bienes y/o servicios extranjeros que acrediten trato nacional en virtud del principio de reciprocidad, deberán soportarlo mediante certificación expedida por el Director de Asunto Jurídicos Internacionales del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, la cual contendrá lo siguiente: 1. Lugar y fecha de expedición de la certificación 2. Objeto de la certificación 3. Nombre y firma del funcionario que expide la certificación. Al respecto, vale la pena precisar que las certificación expedidas por parte del Director de Asunto Jurídicos Internacionales del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia donde consta el trato nacional de bienes y/o servicios en los países que no tienen tratado comercial en materia de contratación con Colombia, se encuentran disponibles para conocimiento de los interesados en el Portal Único de Contratación Pública (SECOP) previsto en la página web www.colombiacompra.gov.co.

Personal en condición de discapacidad (Puntaje máximo un (1) punto)

Se asignará un puntaje de un (1) punto, al proponente que acredite tener vinculado dentro de su planta de personal, personas en condición de discapacidad, atendiendo lo establecido en el Artículo 1 del Decreto 392 de 2018 y de conformidad con la siguiente tabla:

http://www.colombiacompra.gov.co/




Número total de trabajadores de la planta de personal del proponente

Número mínimo de trabajadores con discapacidad exigible

Entre 1 y 30 1

Entre 31 y 100 2

Entre 101 y 150 3

Entre 151 y 200 4

Más de 200 5

El proponente (persona natural, el Representante Legal de la persona jurídica o el Revisor Fiscal) según corresponda, certificará el número total de trabajadores vinculados a la planta de personal del proponente o sus integrantes a la fecha del cierre del proceso de selección. El proponente, deberá acreditar el número mínimo de personas con discapacidad en su planta de personal, de conformidad con lo señalado en el certificado expedido por el Ministerio de Trabajo, el cual deberá estar vigente a la fecha de cierre del proceso de selección. Para efectos de lo señalado en el presente artículo, si la oferta es presentada por un Consorcio, Unión temporal o promesa de sociedad futura, se tendrá en cuenta la planta de personal del integrante del proponente plural que aporte como mínimo el cuarenta por ciento (40%) de la experiencia requerida para la respectiva contratación. NOTA 1: Se tendrá en cuenta para la verificación de este ponderable, la información relacionada en el Formato (13), 10% DE EMPLEADOS DISCAPACITADOS EN NOMINA. OBLIGACIÓN EN MATERIA DE ACUERDOS COMERCIALES: Acuerdos Comerciales: Tratados Internacionales vigentes celebrados por el estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los que existe como mínimo compromiso de trato nacional para: (I) los bienes y servicios de origen colombiano y (II) los proveedores colombianos. Atendiendo los artículos 2.2.1.2.4.1.1, 2.2.1.2.4.1.2 y 2.2.1.2.4.1.3 del Decreto 1082 de 2015, la contratación a realizar se encuentra cobijada por siguientes acuerdos comerciales:

Acuerdos Comerciales

Entidad Estatal incluida

Presupuesto del proceso de

contratación superior al valor del Acuerdo Comercial

Excepción aplicable al proceso de

contratación

Proceso de contratación cubierto por el Acuerdo Comercial

Alianza del

Pacifico

Chile SI SI NO SI

México SI SI NO SI

Perú SI SI NO SI




Canadá SI SI NO SI

Chile SI SI NO SI

Corea SI SI NO SI

Costa rica SI SI NO SI

Estados AELC SI SI NO SI

Estados unidos SI SI NO SI

Triangulo norte

El Salvador SI SI NO SI

Guatemala SI SI NO SI

Honduras NO SI NO NO

Unión Europea SI SI NO SI

Comunidad Andina SI SI NO SI

El principio de reciprocidad también se aplicará para los países que forman parte de la comunidad Andina, extensivo únicamente a los prestadores de servicios. Lo anterior teniendo en cuenta las reglas previstas en el Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en procesos de contratación, publicado en la página web de Colombia Compra Eficiente 1.

3. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN, INCLUYENDO LOS

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

Teniendo en cuenta que de acuerdo con el correspondiente estudio de mercado, que hace parte integral de este documento,

son varias las empresas que pueden ejecutar el contrato a suscribir, el Fondo realizará una invitación abierta a cotizar, con

fundamento en el numeral 6.9.1.2. del Manual de Contratación del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ,

el artículo 15 de la Ley 434 de 1998 y el artículo 2.2.2.1.3, del Decreto 1081 de 2015, dando así cumplimiento a los principios

constitucionales de la función pública.

4. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR

4.1. Tipo de contrato

La presente invitación tiene como propósito seleccionar un proveedor bajo la figura jurídica de contrato de PRESTACIÓN DE

SERVICIOS, de acuerdo con las especificaciones particulares establecidas en el presente documento.

4.4. Supervisión

El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ supervisará y controlará la correcta ejecución del presente

contrato por intermedio del o los funcionarios o contratistas que designe el Ordenador del Gasto, lo cual deberá constar por

escrito, quien asume la responsabilidad por el seguimiento y control del contrato, así como la correcta y cabal ejecución del

mismo.




El supervisor tendrá además de las funciones que por índole y naturaleza del contrato le son propias, las consagradas en la

Ley 1474 del 2011 y las siguientes:

Certificar el cumplimiento del objeto contratado, dentro de las condiciones exigidas.

Revisar y aprobar los informes de actividades que deba rendir EL CONTRATISTA.

Autorizar con su firma los pagos que deban efectuarse a EL CONTRATISTA.

Elaborar y suscribir las actas respectivas.

Informar oportunamente al Ordenador del Gasto sobre el desarrollo del presente contrato y sobre cualquier

incumplimiento en que pueda incurrir EL CONTRATISTA.

Informar y solicitar oportunamente al ordenador del gasto las modificaciones contractuales, siempre y cuando

estén plenamente justificados y por escrito.

Impartir las órdenes y sugerencias por escrito y formular las observaciones que estime conveniente sobre el

desarrollo del contrato.

Verificar como requisito para cada pago, que EL CONTRATISTA se encuentre al día en el pago de sus aportes

al sistema general de seguridad social en pensión, salud y riesgos laborales, para lo cual se deberán anexar las

certificaciones expedidas por las entidades en las cuales se realizan dichos aportes.

Publicar los documentos de ejecución contractual en la plataforma SECOP I y en los demás sistemas que se

requieran de acuerdo a las políticas del Fondo.

Enviar copia de todo lo actuado al área de gestión documental, con el fin de que todos aquellos documentos

que corresponden a la ejecución contractual, reposen en la carpeta original del contrato.

Certificar la calidad del servicio, cuando EL CONTRATISTA lo solicite.

Nota: En el evento de cambio del supervisor, no será necesario modificar el presente contrato y la designación se

efectuará mediante comunicación escrita.

4.3. Obligaciones de las partes

A) OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA

1) Disponer lo necesario para cumplir con el objeto de este contrato.

2) Constituir la garantía establecida en los términos pactados y allegarla dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a

la suscripción del contrato.

3) Presentar oportunamente la cuenta de cobro o factura, los soportes correspondientes y demás documentos

necesarios para el pago.

4) Suministrar al supervisor del contrato toda la información que le sea solicitada para verificar el correcto y oportuno

cumplimiento de las obligaciones que contrae.

5) Reportar de manera inmediata al supervisor, la ocurrencia de cualquier novedad o anomalía durante la ejecución del

contrato.

6) Atender los requerimientos, instrucciones y/o recomendaciones que durante el desarrollo del contrato le imparta el




FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ a través del supervisor del mismo, para una correcta

ejecución y cumplimiento de sus obligaciones, sin perjuicio de su autonomía técnica y administrativa.

7) Colaborar con el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZpara que el objeto contratado se cumpla

a cabalidad y sea de la mejor calidad.

8) Obrar con lealtad y buena fe en la ejecución del contrato, evitando dilaciones.

9) No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúan por fuera de la ley, con el fin de obligarlo a hacer u omitir

algún acto o hecho, informando inmediatamente al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ y las

autoridades competentes.

10) Remitir al supervisor del contrato, dentro de los tres (3) días siguientes a la consignación, copia del documento

donde conste la operación que, por concepto de reintegros, rendimientos financieros, multas o cualquier otro, se

causen a favor de la entidad en razón a la ejecución el contrato. PARAGRAFO: Las consignaciones a que hace

referencia esta obligación deben realizarse únicamente en la cuenta informada por escrito por el supervisor del

contrato.

11) Participar y apoyar al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, en todas las reuniones a las que

éste lo convoque relacionadas con la ejecución del contrato.

12) Disponer de los medios necesarios para el mantenimiento, cuidado y custodia de la documentación objeto del

presente contrato.

13) Guardar estricta reserva sobre toda la información y documentos que tenga acceso, maneje en desarrollo de su

actividad o que llegue a conocer en desarrollo del contrato y que no tenga carácter de pública. En consecuencia, se

obliga a no divulgar por ningún medio dicha información o documentos a terceros, sin la previa autorización del

FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

14) Mantener correctamente actualizados cada uno de los sistemas de información que maneje en desarrollo de su

actividad.

15) Asumir un buen trato para con los demás colaboradores internos y externos del FONDO DE PROGRAMAS

ESPECIALES PARA LA PAZ y actuar con responsabilidad, eficiencia y transparencia.

16) Devolver al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, una vez finalizado la ejecución del contrato

los documentos que en desarrollo del contrato se hayan producido, e igualmente todos los archivos que se hayan

generado en cumplimiento de sus obligaciones.

17) Colaborar con el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ en el suministro y respuesta de la

información correspondiente, a los requerimientos efectuados por los organismos de control del Estado Colombiano

en relación con la ejecución, desarrollo o implementación del contrato objeto del presente documento.

18) Utilizar la imagen del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ y de la oficina del ALTO

COMISIONADO PARA LA PAZ, de acuerdo con los lineamientos establecidos por éste, salvo autorización expresa y

escrita de las partes para fines publicitarios o de cualquier otra índole.

19) Realizar los pagos SISS (salud, pensión y riesgos laborales), de acuerdo con la normatividad vigente aportando los

soportes de pago correspondientes.

20) Respetar la política medio ambiental del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, política que

incluye todas las normas internas sobre el uso de los recursos ambientales, como el agua y la energía,




racionamiento de papel, normas sobre parqueaderos y manejo de desechos residuales en cada uno de los eventos.

21) Las demás inherentes al objeto y la naturaleza del contrato que surjan conforme las funciones que debe cumplir.

OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA

1) Cumplir con plena autonomía técnica y administrativa, con las actividades, lineamientos y estándares definidos en el

numeral de “Especificaciones Técnicas de los insumos, bienes, productos, obras o servicios a entregar” de la Ficha

de Condiciones Técnicas esenciales para la Prestación del Servicio y/o Entrega del Bien.

2) Orientar, planear, organizar, administrar y ejecutar los eventos según las necesidades definidas por el FONDO DE

PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

3) Realizar las cotizaciones de cada servicio o bien requerido por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA

LA PAZ teniendo en cuenta las políticas de austeridad y lo definido en la presente ficha de condiciones técnicas,

dando prioridad de acuerdo con la fecha de realización del evento, pero siempre respetando el tiempo establecido.

Las cotizaciones y negociaciones deben hacerla a nombre propio y no del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES

PARA LA PAZ.

4) Realizar la contratación de los proveedores de manera oportuna una vez el supervisor apruebe la mejor propuesta,

de tal forma que se garantice el desarrollo del evento con el proveedor aprobado.

5) Operar la logística necesaria para llevar a cabo la realización de los eventos, según los requerimientos del FONDO

DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, solicitados a través del supervisor del contrato.

6) Identificar al productor de evento y a los asistentes operativos en campo, a través del uniforme institucional, carné de

identificación visible y garantizar una excelente presentación personal para los eventos.

7) Realizar la contratación o adquisición de un bien o servicio logístico, previa autorización del supervisor del contrato.

Los bienes o servicios adquiridos para la realización de un evento que no sean aprobados previamente por

supervisor del contrato no serán pagados por FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

8) Prestar apoyo a los diferentes programas y estrategias del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA

PAZ a realizar, en caso de que sea necesario, como convocatorias a participantes para determinado evento de

acuerdo con los lineamientos impartidos sin que esto genere ningún costo adicional.

9) Buscar las mejores tarifas y descuentos corporativos, de acuerdo con las condiciones particulares del territorio

donde deba desarrollarse la respectiva actividad. Todos los descuentos, tarifas preferenciales, cortesías y demás

beneficios que otorguen proveedores como resultado de la realización de un evento, deben ser trasladados por el

operador al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

10) Responder a los requerimientos realizados por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ dentro

de los tiempos establecidos en la ficha de condiciones técnicas.

11) Solicitar autorización del supervisor cuando requiera realizar alguna modificación a los eventos e informar al

proveedor y al responsable del evento el procedimiento a seguir ante novedades en el evento.

12) Contratar los conferencistas, talleristas que sean requeridos, de acuerdo con el perfil y la experiencia, solicitada por

el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, cuando se requiera y acogerse a la forma de pago

establecida.




13) En todo evento el operador priorizará y dará prevalencia a los proveedores locales y sujetos a la aprobación del

supervisor.

14) Pagar a los proveedores de productos y servicios contratados para la realización de los eventos requeridos, de

acuerdo con los plazos establecidos en las negociaciones comerciales que realice. Las condiciones comerciales que

se pacten el operador con los proveedores son de su responsabilidad y por ningún motivo podrán trasladarse la

misma al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, ni condicionar la realización de un evento o

consecución de un requerimiento logístico a las condiciones de pago establecidas por un proveedor, como es el

caso de pagos anticipados. Por ningún motivo el operador podrá condicionar o amparar su responsabilidad frente al

pago de proveedores, con el momento de realización del pago por parte del FONDO DE PROGRAMAS

ESPECIALES PARA LA PAZ.

15) Tramitar oportunamente los permisos y licencias que se requieran ante las autoridades legales competentes para la

realización de eventos.

16) Designar y mantener durante la vigencia del contrato el personal propuesto con las calidades y con la dedicación de

tiempo establecida, variando lo mismo sólo en casos de fuerza mayor o caso fortuito, previa autorización del

supervisor del contrato y deberá reemplazarse con personal de iguales o mayores características.

17) Informar al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, cualquier situación que altere el normal

funcionamiento de cada uno de los eventos.

18) Informar al supervisor los inconvenientes o problemas que se presenten en el desarrollo del evento, para que de

manera conjunta se validen alternativas de solución de manera inmediata.

19) Realizar al finalizar cada evento, en el que se haya solicitado asistente operativo, una encuesta a por lo menos el

5% de los asistentes al azar, sobre los servicios logísticos prestados, según formulario diseñado para este fin por

parte del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, las cuales se deben incluir en el informe

mensual de ejecución, al supervisor o quien este designe.

20) Realizar, de ser necesario, un plan de mejora, cuando la calificación de alguno de los ítems de la encuesta aplicada

sea menor a 4, en una escala de uno (1) a cinco (5), para garantizar que los inconvenientes presentados no se

repitan en un próximo evento.

21) Presentar mensualmente un informe al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ de acuerdo con el

modelo definido por el mismo sobre la ejecución del contrato, detallando el cumplimiento de las obligaciones, los

eventos realizados, los eventos pagados y saldo del contrato a la fecha del informe.

22) Entregar al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ un informe al finalizar el plazo de ejecución

del contrato, donde se presenten los resultados obtenidos. Este informe deberá ser presentado, en medio impreso y

magnético, de acuerdo con el modelo definido por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

23) Entregar con la oportunidad regulada, los documentos soportes para el trámite de pagos, es decir a más tardar

dentro de los treinta (30) días después de finalizado el evento.

24) Solicitar que las facturas expedidas por los terceros que prestan el servicio se entreguen en un plazo máximo de 15

días siguientes a la realización del evento.

25) Garantizar que los asistentes operativos adicionales que sean requeridos en campo, sean de la región donde se

realice el evento y cumplan con los requisitos definidos en el Formato PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO para ese




perfil y que cuenten con comunicación permanente con el productor y gerente del proyecto, salvo en los casos

donde el supervisor autorice que no se dé en estas condiciones.

26) Presentar los documentos definidos en el Formato – PERSONAL MINIMO REQUERIDO dentro de los cinco (5) días

hábiles siguientes a la firma del contrato, para aprobación por parte del supervisor.

27) Garantizar que los gastos de alojamiento, alimentación, transporte terrestre, visitas técnicas previas a la realización

de un evento y demás serán asumidos por el operador, dentro de sus gastos operativos. Estos gastos no serán

reconocidos por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ como reembolso de gastos logísticos o

de coordinación de evento. Se tendrán algunas excepciones acorde a lo autorizado por el supervisor designado.

28) Garantizar que los proveedores seleccionados realicen el tratamiento adecuado, según la normatividad vigente, a los

residuos y basuras que se produzcan en la realización de cada evento, desde su generación hasta su disposición

final. Así como todas las normas relacionadas vigentes para el momento del cierre de la Invitación Abierta a Cotizar.

29) Realizar las respectivas negociaciones con el fin de evitar o minimizar los costos de multas o indemnizaciones por

concepto de suspensión y/o cancelación del evento o de parte de sus requerimientos en los eventos de no-show no

imputables al operador, el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ pagará el valor del evento,

siempre y cuando, se haya cancelado fuera del tiempo previsto y previa verificación del supervisor, donde se

determine que el operador realizó en todas las acciones necesarias tales como: 1. Cancelación de hoteles, 2.

Cancelación de conferencistas y 3. Demás inherentes para la operación técnica. En estos casos el FONDO DE

PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ suspenderá el evento o tomará las medidas necesarias para no alterar

la ejecución normal del contrato.

30) Cumplir durante la ejecución del contrato con los ofrecimientos adicionales realizados en la propuesta.

31) Tener en cuenta las alianzas estratégicas presentadas en su propuesta con los descuentos ofertados al momento

del presentar las cotizaciones para los eventos.

32) Garantizar la realización de los eventos requeridos dentro de los tiempos definidos, sin importar el número de

eventos simultáneos que se requieran.

33) Garantizar la renovación del Registro Nacional de Turismo anualmente y allegar al FONDO DE PROGRAMAS

ESPECIALES PARA LA PAZ el certificado vigente posterior a cada renovación, a lo largo de la ejecución del

contrato.

OBLIGACIONES CONTRACTUALES ASOCIADAS A LOS EJES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN:

EJE DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

1) Socializar la política de salud y seguridad en el trabajo del Departamento Administrativo de la Presidencia, en virtud

de la ejecución del objeto del contrato.

2) Garantizar la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles, documentos, en el marco

de la Seguridad y Salud en el trabajo durante la ejecución del contrato.




3) Garantizar que todos los colaboradores vinculados para la ejecución del contrato se encuentren afiliados al Sistema

de Seguridad Social, incluidos riesgos laborales.

4) Realizar la inducción al equipo de trabajo que se empleará durante la ejecución del contrato en materia de seguridad

y salud en el trabajo.

5) Garantizar que los colaboradores vinculados para la ejecución del contrato cuentan con los elementos de protección

personal requerido para la realización de sus actividades. En caso de deterioro, daño o perdida deberá

contemplarse los protocolos correspondientes para la reposición, sin afectar la ejecución del contrato.

6) Realizar los exámenes médicos ocupacionales requeridos de acuerdo con las actividades propias del objeto

contratado y la normatividad vigente.

7) Informar al FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, los accidentes de trabajo y enfermedad laboral

– ATEL del personal a cargo del operador/contratista reportados a la ARL y EPS, durante el plazo de ejecución del

contrato.

8) Formular e implementar el plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias.

EJE GESTIÓN AMBIENTAL:

1) Cumplir con la política ambiental del FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ, implementando

buenas prácticas ambientales relacionadas con el ahorro y uso eficiente del agua, energía y papel, y manejo de

residuos.

2) Utilizar productos, empaques y materiales amigables con el medio ambiente.

3) Adoptar las medidas necesarias para el manejo adecuado y la disposición final de los residuos especiales y/o

peligrosos que se generen durante la ejecución del contrato.

4) Adoptar las medidas necesarias para el manejo adecuado de los residuos orgánicos que se generen durante la

ejecución del contrato.

5) Formular e implementar los programas de capacitación del personal manipulador de alimentos, mantenimiento

preventivo de equipos, calibración de equipos e instrumentos para pesar residuos y programas de saneamiento, de

acuerdo con la normatividad vigente.

6) Utilizar logos removibles y/o carnés para la identificación del operador y/o del programa institucional en la dotación e

implementos utilizados.

EJE CALIDAD:




1) Asegurar que el personal requerido para la ejecución del contrato cuente con el perfil de: Educación (formal:

primaria, secundaria, pregrado, posgrado), formación (cursos específicos de la actividad a desarrollar como

diplomas, seminarios, talleres entre otros) o experiencia para garantizar la óptima prestación del servicio.

2) Determinar un mecanismo para conocer la percepción del beneficiario frente a la prestación del servicio, a través de

un instrumento establecido por el mismo operador para tal fin.

3) Demostrar mediante evidencias la implementación de acciones de mejora (correctivas o preventivas frente a

cualquier situación que afecte la prestación del servicio) que permita tomar decisiones a que haya lugar o

experiencia exitosa que demuestre la mejora en la prestación de servicio.

4) Demostrar que selecciona y evalúa sus proveedores de bienes y servicios, relacionados directamente con la

prestación del servicio contratado, haciendo cumplir las normas legales vigentes, así como las normas y

especificaciones técnicas según corresponda.

5) Contar con información documentada para la recepción, tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos,

felicitaciones y sugerencias, en el marco de la ejecución del objeto contractual.

EJE DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:

1) Prever el plan de recuperación y contingencia del servicio contratado ante los eventos que puedan afectar el

cumplimiento de la ejecución del mismo.

2) Suscribir un documento de compromiso de confidencialidad el cual deberá ser entregado al supervisor del contrato

una vez se firme el contrato.

3) Informar al supervisor, en el momento que ocurran incidentes de seguridad que afecten la disponibilidad, integridad

y/o confidencialidad de la información del Departamento Administrativo de la Presidencia, en el marco de la


4) Realizar la devolución de los elementos entregados por EL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ

para la ejecución del contrato, así como la información y elementos adquiridos y generados durante el plazo de

ejecución.

5) Garantizar la inducción al equipo de trabajo que se empleará durante la ejecución del contrato en materia de

seguridad de la información.

OBLIGACIONES DEL FONDO DE PROGRAMAS PARA LA PAZ

OBLIGACIONES GENERALES DEL FONDO DE PROGRAMAS PARA LA PAZ




1. Suministrar la información que previamente requiera EL CONTRATISTA en relación con el objeto del presente

contrato.

2. Exigir a EL CONTRATISTA la ejecución idónea y oportuna de las obligaciones del presente contrato.

3. Efectuar la supervisión y seguimiento del presente contrato.

4. Realizar los pagos al CONTRATISTA acorde a la forma de pago establecida y sujeto al PAC.

OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL FONDO DE PROGRAMAS PARA LA PAZ

No aplica.

GARANTÍAS

De Seriedad de la Oferta:

El Proponente deberá presentar junto con su oferta una garantía de seriedad de la oferta con vigencia a partir

de la fecha de cierre del proceso y hasta la suscripción del contrato con una suma asegurada igual al 10% del

presupuesto del proceso.

De Cumplimiento del contrato

Para el cumplimiento idóneo y oportuno de las obligaciones estipuladas, el pago de las multas, de la pena pecuniaria y

demás sanciones que, dado el caso, pudieren imponerse, una vez se adjudique el contrato, EL CONTRATISTA deberá

constituir una garantía única, consistente en una póliza expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para

funcionar en Colombia a favor de la NACIÓN - DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA

REPUBLICA - FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ (NIT: 899.999.083-0), la cual deberá cubrir los

siguientes amparos:

TIPO PORCENTAJE VIGENCIA

Garantia de Cumplimiento del Contrato 20% del valor total del

contrato

Igual al plazo de ejecución del contrato

y seis (6) meses más.

Garantía de Calidad del Servicio 20% del valor total del

contrato


y seis meses más, contados a partir de

la fecha de suscripción del contrato.

Pago de salarios, prestaciones sociales legales e

indemnizaciones laborales

15% del valor total

estimado del aporte de

FONDO PAZ


y tres (3) años más, contados a partir de

la fecha de suscripción del contrato.

Responsabilidad Civil Extracontractual: Cuantía equivalente a 500

SMLV

Con una vigencia igual al plazo de





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ue

se c

om

ple

ta e

l

trat

amie

nto

Monitoreo

y revisión

Pro

bab

ilid

a

d

Imp

acto

calif

icac

ión

Pri

ori

dad

¿C

óm

o s

e

real

iz

a el

mo

nit

ore

o?

Per

io

dic

ida

d

¿C

uá

nd

o?

bajo. expliq

ue y

demue

stre

porque

sostie

ne

esos

precio

s.

9

Gen

eral

INT

ER

NO

CO

NT

RA

TA

CIO

N

RIE

SG

OS

OP

ER

AC

ION

ALE

S

No se

firme el

contrat

o.

Retraso

en la

ejecució

n y

cumplim

iento del

contrato

, y por lo

tanto no

satisfac

ción

oportun

a de la

necesid

ad.

2 5 7

riesg

o al

to

CO

NT

RA

TIS

TA

Adjudi

cación

del

contrat

o a

propon

ente

en

segun

do

menor

valor o

declar

ar

desiert

o el

proces

o si no

hay

más

2 3 5

riesg

o m

edio

NO

CO

OR

DIN

AC

IÓN

DE

CO

NT

RA

TA

CIÓ

N

26/0

2/20

18

01/0

5/20

18

Comun

icación

de

reclam

o de

garantí

a

de

serieda

d y/o

revisió

n

adjudic

ación

al

segund

o

menor

valor.

SE

GÚ

N C

RO

NO

GR

AM

A




No

.

Cla

se

Fu

ente

Eta

pa

Tip

o

Des

crip

ció

n (

Qu

é p

ued

e

pas

ar y

, co

mo

pu

ede

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rrir

)

Co

nse

cuen

cia

de

la

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rren

cia

del

eve

nto

Pro

bab

ilid

ad

Imp

acto

calif

icac

ión

Pri

ori

dad

¿A

qu

ién

se

le a

sig

na?

Tra

tam

ien

to /c

on

tro

les

a

ser

imp

lem

enta

do

s IMPACTO

DESPUÉS DEL

TRATAMIENTO

¿A

fect

a la

eje

cuci

ón

del

con

trat

o?

P

erso

na

resp

on

sab

le

po

r im

ple

men

tar

el

trat

amie

nto

F

ech

a es

tim

ada

en q

ue

se in

icia

el t

rata

mie

nto

F

ech

a es

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ada

en q

ue

se c

om

ple

ta e

l

trat

amie

nto

Monitoreo

y revisión

Pro

bab

ilid

a

d

Imp

acto

calif

icac

ión

Pri

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dad

¿C

óm

o s

e

real

iz

a el

mo

nit

ore

o?

Per

io

dic

ida

d

¿C

uá

nd

o?

propon

entes.

10

Gen

eral

INT

ER

NO

CO

NT

RA

TA

CIO

N

RIE

SG

OS

OP

ER

AC

ION

ALE

S

No se

present

en las

garantí

as

requeri

das en

los

docum

entos

del

Proces

o de

contrat

ación o

que su

present

ación

sea

tardía.

Retraso

en el

inicio de

la

ejecució

n y

cumplim

iento del

contrato

, por lo

tanto,

no

satisfac

ción

oportun

a de la

necesid

ad.

2 3 5

riesg

o m

edio

CO

NT

RA

TIS

TA

Hacer

efectiv

a

póliza

de

garantí

a de

seried

ad de

la

propue

sta en

caso

de

habers

e

solicita

do.

2 3 5

riesg

o m

edio

NO

CO

OR

DIN

AC

IÓN

DE

CO

NT

RA

TA

CIÓ

N

26/0

2/20

18

27/0

2/20

18

Segui

miento

a

proces

o de

reclam

o de

garantí

a de

serieda

d y/o

revisió

n

adjudic

ación

segund

o

menor

valor

SE

GÚ

N C

RO

NO

GR

AM

A

11

Incumpli

miento

de pago

del

contrato

.

12

Gen

er

al

INT

ER

NO

E

JEC

UC

IO N

RIE

SG

OS

OP

ER

AC

ION

ALE

S

Tecnol

ógico

No se

publique1 1 2

riesg

o

bajo

E

NT

ID

AD

Public

ar los 1 1 2

riesg

o

bajo

N

O

SU

PE

RV

ISO

R

26/0

2/

2018

06

/03/

2018

Actos

admini DIA

RI

O




No

.

Cla

se

Fu

ente

Eta

pa

Tip

o

Des

crip

ció

n (

Qu

é p

ued

e

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, co

mo

pu

ede

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Co

nse

cuen

cia

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la

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Pro

bab

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ori

dad

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qu

ién

se

le a

sig

na?

Tra

tam

ien

to /c

on

tro

les

a

ser

imp

lem

enta

do

s IMPACTO

DESPUÉS DEL

TRATAMIENTO

¿A

fect

a la

eje

cuci

ón

del

con

trat

o?

P

erso

na

resp

on

sab

le

po

r im

ple

men

tar

el

trat

amie

nto

F

ech

a es

tim

ada

en q

ue

se in

icia

el t

rata

mie

nto

F

ech

a es

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ada

en q

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se c

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l

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óm

o s

e

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iz

a el

mo

nit

ore

o?

Per

io

dic

ida

d

¿C

uá

nd

o?

en la

publica

ción de

los

docum

entos

del

proces

o

n los

docume

ntos

dando

cumplim

iento a

los

parámet

ros

establec

idos en

la

legislaci

ón

vigente.

docum

entos

con

tiempo

suficie

nte y

dentro

de los

plazos

establ

ecidos

en la

legisla

ción

vigent

e.

strativo

s

13

Gen

eral

INT

ER

NO

EJE

CU

CIO

N

RIE

SG

OS

FIN

AN

CIE

RO

S

Consec

ución

financia

ción

El

contratis

ta no

cuenta

con los

recursos

para

cumplir

con los

compro

misos

adquirid

os en el

contrato

3 1 4

riesg

o ba

jo

CO

NT

RA

TIS

TA

El

contrat

ista

debe

prever

todos

los

costos

genera

dos en

el

cumpli

miento

del

3 1 4

riesg

o ba

jo

SI

SU

PE

RV

ISO

R

26/0

2/20

18

31/1

2/20

18

Requer

imiento

s de

bienes

o

servici

os

DIA

RIO




No

.

Cla

se

Fu

ente

Eta

pa

Tip

o

Des

crip

ció

n (

Qu

é p

ued

e

pas

ar y

, co

mo

pu

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rrir

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Co

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la

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eve

nto

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Tra

tam

ien

to /c

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tro

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a

ser

imp

lem

enta

do

s IMPACTO

DESPUÉS DEL

TRATAMIENTO

¿A

fect

a la

eje

cuci

ón

del

con

trat

o?

P

erso

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resp

on

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po

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mo

nit

ore

o?

Per

io

dic

ida

d

¿C

uá

nd

o?

. objeto

del

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o y

conse

guir la

financi

ación

y

recurs

os que

le

garanti

cen la

liquide

z para

el

desarr

ollo

del

mismo

14

ES

PE

CIF

ICO

INT

ER

NO

EJE

CU

CIO

N

RIE

SG

OS

OP

ER

AC

ION

ALE

S

Accide

ntes

laboral

es de

los

trabaja

dores

del

contrati

Durante

la

ejecució

n de los

trabajos

pueden

present

arse

accident

3 2 5

riesg

o m

edio

CO

NT

RA

TIS

TA

Exigir

al

contrat

ista

que

los

trabaja

dores

se

3 2 5

riesg

o m

edio

SI

SU

PE

RV

ISO

R

26/0

2/20

18

31/1

2/20

18

Exigir

los

soport

es de

los

pagos

a EPS,

ARL,

PENSI

ME

NS

UA

L




No

.

Cla

se

Fu

ente

Eta

pa

Tip

o

Des

crip

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n (

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eve

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tro

les

a

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lem

enta

do

s IMPACTO

DESPUÉS DEL

TRATAMIENTO

¿A

fect

a la

eje

cuci

ón

del

con

trat

o?

P

erso

na

resp

on

sab

le

po

r im

ple

men

tar

el

trat

amie

nto

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icia

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mie

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ech

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ada

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ue

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ta e

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Monitoreo

y revisión

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o s

e

real

iz

a el

mo

nit

ore

o?

Per

io

dic

ida

d

¿C

uá

nd

o?

sta es. encue

ntren

afiliad

os a

EPS,

ARL

PENSI

ON, y

que

durant

e la

ejecuci

ón de

los

trabajo

s

cumpl

an con

las

norma

s de

seguri

dad

industr

ial

ON y

los

elemen

tos de

segurid

ad

industri

al

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA ... · d. La factura deberá dirigirse a la...

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