Departamento de Almacén e Inventarios y delegados de la ...

MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS

Y DELEGADOS DE LA ADMINISTRACIÓN INTERNA

EN UNIDADES EJECUTORAS CON UDDAF

CLASE “A Y B”

Dirección de Administración Interna ADMINISTRACIÓN GENERAL

02.20.01.01.02.00.00

Guatemala, agosto 2012

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Almacén e Inventarios

Elaboró:

Director de Planeamiento

-DIPLAN-

Autorizó:

Administrador Interno

Aprobó:

Ministro de Agricultura, Ganadería y

Alimentación

1

PRESENTACIÓN

El Departamento de Almacén e Inventarios de la Administración Interna del Ministerio

de Agricultura, Ganadería y Alimentación, tiene por objeto establecer los lineamientos

organizacionales, que ayudarán a controlar el desarrollo y cumplimiento de las

actividades que se llevan a cabo internamente.

Esta herramienta administrativa, contiene objetivos y normas de observancia general,

en cada procedimiento, proporcionando a los funcionarios un instrumento que facilita

la orientación de las actividades que deberán de realizarse en las dependencias que

conforman la Administración Interna, incidiendo de esta manera en el cumplimiento de

las actividades que desarrolle cada responsable que interviene en los mismos.

Dentro del mismo, se elaboró un capítulo que deberán contemplar las Unidades

Desconcentradas de Administración Financiera con UDDAF Clase “A y B”, diseñados

de forma clara y concreta para su ejecución, en este sentido además de servir de una

guía, fuente de consulta y dar lineamientos uniformes, también sirve de parámetro o

estándar de comparación para las instancias encargadas de monitorear las acciones

de las dependencias en la institución.

Este documento al igual que otras herramientas administrativas se caracteriza por ser

dinámico por optimizar las funciones del personal, por tal motivo está sujeto a mejoras

en la administración actual, así como las que exigen las Leyes vigentes, ofreciendo la

posibilidad de agregar otros procedimientos que se consideren necesarios dada la

demanda que se de en la práctica diaria.


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

2

ÍNDICE

DESCRIPCIÓN

PÁGINA

Presentación 01

CAPÍTULO I GENERALIDADES DEL MANUAL

Objetivo General 04

Objetivos Específicos 04

Alcance 04

Normas Generales 07

CAPITULO II PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE ALMACÉN

Control, registro y archivo de los formularios de solicitudes de pedido

02.20.01.01.02.00.01 09

Ingreso de bienes y suministros 02.20.01.01.02.00.02 12

Registro y control de ingreso de bienes y suministros

02.20.01.01.02.00.03 15

Almacenamiento de bienes y suministros 02.20.01.01.02.00.04 16

Despacho de bienes y suministros 02.20.01.01.02.00.05 18

Registro y control de salida de bienes y suministros

02.20.01.01.02.00.06 20

Entrega de Formulario de Viáticos 02.20.01.01.02.00.07 21

CAPITULO III PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE INVENTARIOS

Registro de bienes 02.20.01.01.02.00.08 24

Registro de donaciones y traslados de activos fijos a favor del MAGA

02.20.01.01.02.00.09 27

Registro de bienes activos ajenos al MAGA que se encuentran al servicio del Ministerio

02.20.01.01.02.00.10 30

Inspección de inventario de bienes muebles

02.20.01.01.02.00.11 32

Emisión de solvencia de inventarios 02.20.01.01.02.00.12 34


Elaboró:


-DIPLAN-

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Alimentación

3

ÍNDICE

DESCRIPCIÓN CÓDIGO PÁGINA

Descarga de bienes muebles activos 02.20.01.01.02.00.13 36

Tramite de baja de bienes muebles en estado inservible

02.20.01.01.02.00.14 38

Emisión de certificación de bienes ingresados al inventario

02.20.01.01.02.00.15 40

Informe anual a Finanzas 02.20.01.01.02.00.16 42

CAPITULO IV PROCEDIMIENTOS DE LOS DELEGADOS DE LA ADMINISTRACIÓN INTERNA EN UNIDADES EJECUTORAS CON UDDAF CLASE “A y B”

ALMACÉN

Control, registro y archivo de los formularios de “SOLICITUDES DE PEDIDO”

01 45

Ingreso de bienes y suministros 02 48

Registro y control de ingreso de bienes y suministros 03 51

Almacenamiento de bienes y suministros 04 52

Despacho de bienes y suministros 05 54

Registro y control de salida de bienes y suministros 06 56

INVENTARIOS

Registro de bienes 07 58

Registro de donaciones y traslados de activos fijos a favor del MAGA

08 61

Registro de bienes ajenos al MAGA que se encuentran al servicio del ministerio

09 64

Descarga de bienes muebles activos 10 66

Tramite de baja de bienes muebles en estado inservible 11 68

Emisión de certificación de bienes ingresados al inventario

12 70


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

4

ÍNDICE

DESCRIPCIÓN

PÁGINA

Glosario de Términos 72

ANEXOS

1 Solicitud de pedido 77

2 Especificaciones técnicas 78

3 Cotización aprobada 79

4 Factura 80

5 Formulario 1-H “Constancia de ingreso a Almacén y a Inventario”

81

6 Tarjeta para control de suministros 82

7 Requisición al almacén de materiales y suministros 83

8 Acuerdo ministerial 214-2006 85

9 Requerimiento de solicitudes de pedido 88

10 Formato de devolución de solicitudes de pedido 89

11 Tarjeta de responsabilidad 90

12 Formulario 1H razonado 91

13 Tarjeta de responsabilidad firmada 92

14 Constancia de bienes en inventario 93

15 Reglamento de inventarios muebles de la administración pública

94

16 Artículo 53 aceptación y aprobación de donaciones 98

17 Control de de activos fijos en hojas moviles inicio de año 99

18 Control de de activos fijos en hojas moviles fin de año 100


Elaboró:


-DIPLAN-

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Aprobó:


Alimentación

5

CAPÍTULO I

GENERALIDADES DEL MANUAL


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

6

OBJETIVO GENERAL

Dotar de instrumentos que guíen el trabajo al Personal de del Almacén e Inventarios de

la Administración Central, Unidades Desconcentradas del Administración Financiera y

Unidades Ejecutoras del MAGA, proporcionándoles normas y procedimientos que rigen

los procesos bajo su responsabilidad, en cumplimiento a lo establecido en leyes y

normativas vigentes.

OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Proveer a personal de Almacén e Inventarios los procedimientos a utilizar en la

realización de las funciones y actividades asignadas.

2. Responsabilizar a cada funcionario en la observancia y cumplimiento de las

normas y procedimientos establecidos para el desarrollo de las actividades de

Almacén e Inventarios.

ALCANCE

El presente Manual está dirigido al personal del Departamento de Almacén e

Inventarios, Almacén, Directores del MAGA y Delegados de Almacén e Inventarios a

nivel departamental y a personas que tienen a su cargo bienes o el resguardo de los

mismos, así como también, a los entes externos que mantienen alguna relación con

bienes adquiridos por el MAGA.


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

7

NORMAS GENERALES:

1. La implementación del presente manual es inmediata, permanente y obligatoria

dentro del Departamento de Almacén e Inventarios y de las Unidades Ejecutoras

que cuentan con UDDAF Clase “A y B”, por lo que es responsabilidad de cada

Jefe Inmediato Superior, socializar el contenido de este documento con el

personal bajo su cargo.

2. Los efectos operativos derivados de la aplicación del Manual, dentro del orden

jerárquico citado a los empleados y funcionarios de contrataciones y

adquisiciones, se verán de inmediato:

En el ordenamiento y racionalización de los sistemas de trabajo;

En la contribución al desarrollo eficiente y eficaz de los servicios que se

prestan;

En la contribución al cumplimiento de políticas, objetivos, prioridades y metas,

previstas para el proceso de análisis, diseño y ejecución de los planes de

trabajo establecidos.

3. Es responsabilidad del Administrador Interno y el Jefe del Departamento de

Almacén e Inventarios y Encargados de Secciones, garantizar la socialización

continua y aplicación del presente manual, de tal manera que en el momento que

las condiciones lo exijan, se modifique o actualice a través de las acciones

administrativas que correspondan.


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

8

CAPÍTULO II

PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE ALMACÉN


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


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Alimentación

9

ADMINISTRACION INTERNA Departamento de Almacén e Inventarios

Sección de Almacén Código 02.20.01.01.02.00.01 Páginas

CONTROL, REGISTRO Y ARCHIVO DE LOS FORMULARIOS DE

SOLICITUDES DE PEDIDO Fecha Agosto 2012 3

OBJETIVO:

Contar con una descripción de los pasos a seguir para el control, registro y archivo de los formularios de Solicitudes de Pedido en la Sección de Almacén del Departamento de Almacén e Inventarios de Administración Interna. NORMAS:

1. La autorización de impresión de Solicitudes de Pedido es requerida a la Contraloría General de Cuentas por medio de un oficio, según la demanda que tenga la institución en las contrataciones y adquisiciones a efectuar durante un periodo determinado, como se describe: (Ver anexo 1)

a. Número de cuentadancia de la institución. b. Cantidad de formularios a imprimir. c. Cantidad de talonarios que debe de contener cada paquete. d. Número de copias que contiene cada una de las solicitudes. e. Las Solicitudes de Pedido deben imprimirse en tres colores:

Original en color blanco

Dos copias a color

2. La Solicitud de Pedido contienen lo siguiente: (Ver anexo 2) a. Nombre de la Institución. b. Membrete de la Institución. c. Dirección y teléfono de la Institución. d. Sello de Autorización de la Contraloría General de Cuentas (CGC). e. Forma -01-S/P-AC. f. Lleva escrita la descripción Sin Serie. g. Número de correlativo del formulario. h. Describe el Nombre del Formulario (Solicitud de Pedido). i. Fecha. j. La descripción siguiente: Señor Jefe del Departamento de Contrataciones y

Adquisiciones. k. Unidad Solicitante. l. La descripción de solicitud siguiente: Atentamente solicito a usted efectuar

las compras detalladas a continuación. m. Contiene 4 columnas y un número de renglones donde se describe el

detalle de la Contratación y Adquisición de bienes y/o servicios requeridos. n. Cada columna describe:


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

1

0

Cantidad

Unidad de medida

Descripción

Observaciones o. Autorización de la Contraloría General de Cuentas. p. La descripción: Se autoriza la adquisición a que se refiere esta solicitud,

debiéndose llenar previamente los requisitos de Ley y según instructivo afín.

q. Contiene 4 campos para: nombre, firma y sello de:

Solicitante,

Encargado de Almacén

Vo. Bo. del Jefe de la Unidad Ejecutora.

3. La Solicitud de Pedido en el reverso de cada una de las hojas contiene un instructivo para llenar correctamente el formato. (Ver anexo 3)

4. Las Unidades Solicitantes deberán solicitar a la Sección de Almacén por medio de un oficio autorizado por el director de éstas, indicando la cantidad necesaria de Solicitudes de Pedido que requieran según las Contrataciones y Adquisiciones que ejecutarán. (Ver anexo 4)

5. Los Jefes de las Unidades Solicitantes, deberán firmar y sellar cada Solicitud de Pedido, la cual será aprobada por el Director y/o Titular de la Unidad Ejecutora.

6. La Sección de Almacén cuenta con el Libro de Control Correlativo y Existencia de Formularios de Solicitudes de Pedido Entregados a cada Unidad Solicitante, autorizado por la Contraloría General de Cuentas. (Ver ejemplo del Libro en la Sección de Almacén)

7. Se entregarán los talonarios necesarios de Solicitudes de Pedido por Unidad Solicitante conforme vayan entregando las copias establecidas para la Sección de Almacén, en orden cronológico.

8. Ninguna Solicitud de Pedido será anulada en blanco si no es utilizada por las

Unidades Solicitantes, estas deberán devolverse a la Sección de Almacén para reasignarlas a otras Unidades Solicitantes.

9. Las copias de las Solicitud de Pedido deberán de estar firmadas y selladas para su distribución, como sigue:

Original en color blanco, se colocará en el expediente que queda en el Departamento de Contabilidad de la Administración Financiera.

Copia a color, se trasladará a Almacén con copia de la cotización autorizada.

Copia a color, se entregará a la Unidad Solicitante.


Elaboró:


-DIPLAN-

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Alimentación

1

1

CONTROL, REGISTRO Y ARCHIVO DE LOS FORMULARIOS DE “SOLICITUDES DE PEDIDO”

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

REQUERIMIENTO DE SOLICITUDES DE PEDIDO

Unidad Solicitante 1 Requiere a la Sección de Almacén, la cantidad de solicitudes de pedido a utilizar. (Ver norma 4)

Auxiliar de Recepción

2 Verifica si la Unidad Solicitante liquido con anterioridad las Solicitudes de Pedido entregadas. Si, sigue paso 3 No, rechaza la solicitud hasta liquidar.

AUTORIZACIÓN Y ENTREGA

Encargado de Almacén 3 Autoriza la cantidad de Solicitudes de Pedido según existencias.

Auxiliar de Recepción 4 Anota en el Libro de Control los formularios entregados. (Ver norma 6)

5 Entrega los Formularios a la Unidad Solicitante.

Unidad Solicitante 6 Firma en el Libro de Control de recibido.

7 Recibe la cantidad de formularios autorizados.

8 Entrega oficio con formato de devolución y copias de Solicitudes de Pedido utilizadas al Auxiliar de Recepción de la Sección de Almacén. (Ver anexo 9). -----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------


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-DIPLAN-

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Alimentación

1

2


Sección de Almacén

Código 02.20.01.01.02.00.02 Páginas

INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS Fecha Agosto 2012 3

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

Recibir de los proveedores los bienes y suministros adquiridos por el MAGA para ingresarlos al almacén y suministrar los requerimientos de las dependencias del Ministerio. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. No se acepta que los proveedores realicen entregas parciales de los bienes o

suministros.

2. Toda entrega de bienes o suministros deberá acompañarse de la solicitud de pedido, especificaciones técnicas, cotización aprobada y la factura original que debe contener la información siguiente: (Ver anexos 1,2,3 y 4) a. Fecha b. Nombre del MAGA c. NIT del MAGA d. Dirección del MAGA e. Cantidad de bienes o suministros f. Descripción de los bienes o suministros g. Precio unitario (si existe la columna en la factura) h. Precio total. i. Especificar si la retención es del 5% o Contribuyente General. j. Debe de llevar el sello de Cancelado.

3. Según lo establecido en el Acuerdo Ministerial No. 214-2006 del MAGA no ingresan

al Almacén y no son inventariables los bienes y suministros siguientes: (Ver anexo 8) a. Combustibles y Lubricantes b. Agua Purificada c. Materiales de Construcción d. Accesorios y Repuestos en General

4. La factura se devuelve al proveedor con firma y sello de recepción. (Ver anexo 4)

5. El Formulario 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén e Inventario” debe ser firmado

por el Encargado de Almacén, Administrador Interno y Encargado de Inventarios (en


Elaboró:


-DIPLAN-

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Alimentación

1

3

los casos que el bien sea inventariable) o las personas que los sustituyan en su ausencia. Se distribuye de la manera siguiente: (Ver anexo 5) a. Original – Expediente de Compra b. Copia color – Sección de Almacén c. Copia color – Departamento de Inventarios d. Copia color – Departamento de Tesorería

INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS


RECEPCIÓN DE LOS BIENES Y SUMINISTROS

Auxiliar de Recepción 1

Verifica que los bienes o suministros entregados por el proveedor coincidan con la descripción de la factura. Si, sigue paso 2 No, rechaza la entrega

2

Verifica que los productos cumplan con los requisitos consignados en la solicitud. Si, recibe el producto No, rechaza la entrega

3 Firma y sella la factura de recibido.

4 Llena la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” de acuerdo a la información de la Solicitud de Pedido y la factura.

5 Traslada la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” al Encargado de Almacén para aprobación.

APROBACIÓN DE LA COMPRA DEL BIEN O SUMINISTRO


6 Revisa que la información contenida en la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” coincida con la factura.

7 Firma y sella la forma.

8 Traslada la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” al Administrador Interno.

Administrador Interno 9

Firma la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”

10 Devuelve Forma 1-H al Auxiliar de Recepción.

VERIFICACIÓN DEL BIEN O SUMINISTRO


11

Verifica que el producto sea inventariable para la identificación del bien o suministro. Si, Coordina con el personal de inventarios y sigue paso 12. No, se acomoda el producto en Almacén


Elaboró:


-DIPLAN-

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Alimentación

1

4



Personal de Inventarios 12

Se presenta al Almacén, asignan un número de inventario e identifican el bien o suministro.

13 Llena la columna “Folio Libro Inventario” en la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” firmado y sellado por el Encargado de Inventarios.

14 Traslada expediente al Auxiliar de Recepción

REGISTRO Y CONTROL INTERNO DEL BIEN O SUMINISTRO


15 Verifica que los bienes hayan sido identificados y el formulario haya sido llenado, firmado y sellado correctamente.

16 Traslada la papelería al Solicitante para que realice el trámite de pago.

17 Elabora un registro de control interno para el traslado del expediente.

18 Entrega los bienes y Suministros al Encargado de Almacenamiento.

19 Distribuye los originales y copias de los documentos al Auxiliar de Registro.

20

Archiva una fotocopia de la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” y fotocopia de factura. ------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------


Elaboró:


-DIPLAN-

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Aprobó:


Alimentación

1

5



Código 02.20.01.01.02.00.03 Páginas

REGISTRO Y CONTRO DE INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS

Fecha Agosto 2012 1


Registrar los bienes y suministros adquiridos por el MAGA, para ingresarlos al Almacén y suministrar los requerimientos de las dependencias del Ministerio. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:

1. El único documento para el Registro de Ingreso es el Formulario 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén e Inventario”.

2. Los Registros deberán operarse diariamente, conforme se presente el proveedor con los productos.

3. El registro y control de ingreso de bienes y suministros, deberá realizarse por producto en la Tarjeta para Control de Suministros, con número de correlativo, identificando el tipo de producto y el número de renglón presupuestario, dicha tarjeta estará autorizada por la Contraloría General de Cuentas. (Ver anexo 6).

REGISTRO Y CONTRO DE INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS


REGISTRO Y CONTROL DE SUMINISTROS

Auxiliar de Registro

1 Recibe el Formulario 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén e Inventario”.

2 Registra en la Tarjeta para Control de Suministros el producto ingresado.

3 Archiva tarjeta y formulario por correlativo. -----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------


Elaboró:


-DIPLAN-

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Alimentación

1

6



Código 02.20.01.01.02.00.04 Páginas

ALMACENAMIENTO DE BIENES Y SUMINISTROS

Fecha Agosto 2012 2


Almacenar en la bodega los bienes y suministros adquiridos por el MAGA para atender posteriormente los requerimientos de las Unidades Solicitantes. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. El mobiliario y equipo de oficina, equipo de cómputo, los vehículos y bienes que por

su naturaleza y características no pueden resguardarse en el Almacén, se

despachan inmediatamente a la Unidad Solicitante.

2. El Auxiliar de Almacén tomará las medidas necesarias para que cada bien o

suministro se coloque en la estantería adecuada de acuerdo a las condiciones

ambientales de la bodega.

3. El Auxiliar de Almacén acomodará los bienes y suministros de tal forma que exista

una rotación adecuada del inventario.

4. El Auxiliar de Almacén será el responsable de mantener la bodega en buenas

condiciones de higiene y seguridad.



RECEPCIÓN DEL BIENES Y SUMINISTROS

Auxiliar de Almacenamiento 1

Verifica que los bienes y suministros coincidan con la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”

2 Recibe los Bienes y Suministros

3 Firma el registro de control interno para el traslado del expediente.


Auxiliar de Almacenamiento

4 Clasifica los bienes o suministros.

5 Establece fechas de vencimiento o caducidad.

6 Identifica el lugar que se tiene establecido para el bien o suministro


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

1

7



7 Verifica e informa al Encargado de Almacén de las fechas de vencimiento o caducidad del producto.

8 Acomoda el bien o suministro de acuerdo al sistema de rotación de inventarios. -----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO-----------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

1

8



Código 02.20.01.01.02.00.05 Páginas

DESPACHO DE BIENES Y SUMINISTROS Fecha Agosto 2012 2


Suministrar a las dependencias del MAGA los bienes o suministros almacenados en la bodega. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. Todo despacho de Bienes o suministros se realiza mediante el Formulario de

“Requisición al Almacén de Materiales y Suministros” firmado por el solicitante y

únicamente los titulares de cada dependencia o el Administrador General podrán

dar el visto bueno a la solicitud de requerimiento.

2. El Encargado del Almacén o la persona que lo sustituya en su ausencia establece la

cantidad de artículos a despachar de acuerdo a las existencias.

3. El solicitante, requerirá únicamente los días lunes y miércoles a la Sección de

Almacén el formulario de Requisición al Almacén de Materiales y Suministros para

listar los productos necesarios en su dependencia. (Ver anexo 7)

4. Almacén despachará los bienes o suministros requeridos por las dependencias

solicitantes de lunes a jueves.

5. No se aceptan devoluciones de bienes o suministros que hayan sido consignados

en la Requisición.

DESPACHO DEBIENES Y SUMINISTROS


RECEPCIÓN DEL REQUERIMIENTO

Asistente del Encargado de Almacén

1 Recibe el formulario de Requisición al Almacén de Materiales y Suministros”

2 Verifica los datos consignados en el formulario.

3 Verifica que el formulario tenga las firmas del solicitante y el visto bueno del titular de la


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

1

9

DESPACHO DEBIENES Y SUMINISTROS


dependencia.

4 Elabora un registro de control interno para el traslado del formulario.

5 Traslada Formulario al Encargado de Almacén para autorización de los productos a entregar.

APROBACION DE DESPACHO DE BIENES O SUMINISTROS

Encargado de Almacén 7 Verifica la información contenida en el formulario.

8

Verifica las existencias en el registro electrónico de control interno del Almacén de bienes o suministros Si, autoriza la cantidad a despachar. No, entrega la cantidad existente, caso contrario desaprueba el despacho.

9 Traslada Formulario al Auxiliar de Almacenamiento para recolectar los productos autorizados.

DESPACHO DE BIENES O SUMINISTROS

Auxiliar de Almacenamiento

10 Verifica que la Requisición contenga las cantidades de bienes o suministros a despachar.

11 Procede a preparar el despacho de acuerdo a las cantidades y descripción de los bienes o suministros autorizados.

12 Traslada el pedido al Auxiliar de Despacho para la entrega.

Auxiliar de Despacho 13

Verifica que los bienes y suministros coincidan con la descripción y cantidad de la Requisición.

14 Despacha los bienes o suministros al solicitante.

15 Firma la Requisición como constancia de haber entregado el pedido.

16 Requiere la firma del Solicitante en la Requisición como comprobante de recepción de los bienes o suministros.

17 Traslada el formulario original y las copias al Auxiliar de Registro. ------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

2

0



Código 02.20.01.01.02.00.06 Páginas

REGISTRO Y CONTROL DE SALIDA DE BIENES Y SUMINISTROS

Fecha Agosto 2012 1


Registrar los bienes y suministros despachados por el Almacén a las diferentes dependencias del Ministerio. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:

1. El único documento para el Registro de Salidas de Bienes o suministros es el Formulario “Requisición al Almacén de Bienes y Suministros”. (Ver anexo 7)

2. Los Registros deberán operarse en Almacén de lunes a jueves, días que se entregarán los Bienes o Suministros.

3. El registro y control de salida bienes y suministros, deberá realizarse por

producto en la tarjeta para control de suministros, con número de correlativo, identificando el tipo de producto y el número de renglón presupuestario, dicha tarjeta estará autorizada por la Contraloría General de Cuentas. (Ver anexo 6).




Auxiliar de Registro

1 Recibe el Formulario “Requisición al Almacén de Bienes y Suministros”.

2 Registra en la Tarjeta para Control de Suministros el producto entregado.

3 Archiva tarjeta y formulario por correlativo. ------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

2

1



Código 02.20.01.01.02.00.07 Páginas

ENTREGA DE FORMULARIOS DE VIÁTICOS Fecha Agosto 2012 1


Tener mejor control de los formularios de viáticos, utilizados en las comisiones asignadas por las distintas unidades de este Ministerio a diferentes departamentos, para que puedan liquidar los gastos de dicha comisión. . NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. No se entregaran los formularios de viáticos, si no traen oficio firmado por jefe o

coordinador de área. 2. Todo oficio deberá traer fecha de comisión y detalle de a donde se dirige, listado

de personas que saldrán de comisión para la entrega total de formularios de acuerdo al número de personas y nombre del responsable.

3. Todos los formularios de viáticos se entregaran por juego de cuatro. 4. Almacén es el único encargado de entrega de formularios de viáticos, no de

archivos. 5. Solamente se podrá entregar un máximo de 8 juegos de formularios de viáticos

por Unidad.

ENTREGA DE FORMULARIOS DE VIATICOS



Unidad Ejecutora

1 Elabora oficio para solicitar formularios de viáticos.

2 Entrega el oficio de solicitud de formulario de viáticos al Encargado de Almacén.

Encargado de Almacén 3

Recibe oficio y verifica si hay existencia. Si, sigue paso 4. No, solicita la compra de más formularios de


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

2

2

ENTREGA DE FORMULARIOS DE VIATICOS


viáticos

4

Anota el número correlativo de los formularios de viáticos en un libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas

5 Requiere al solicitante que firme y selle la copia del oficio en calidad de recibido.

6 Entrega los formularios al solicitante

7 Archiva la copia del oficio. -FIN DEL PROCESO-


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

2

3

CAPÍTULO III

PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE INVENTARIOS


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

2

4


Sección de Inventarios Código 02.20.01.01.02.00.08 Páginas

REGISTRO DE BIENES Fecha Agosto 2012 3

OBJETIVO Registrar en SICOIN los bienes activos contemplados en el Grupo 3, que se han adquirido por el MAGA por las diferentes modalidades de adquisiciones que son sujetas al inventario. NORMAS 1. Bajo ninguna circunstancia debe elaborarse ingreso a Almacén e inventario Forma

1- H, cuando los bienes no han ingresado físicamente a la dependencia que lo solicito.

2. Los documentos que deberán entregar los auxiliares de almacén a la Sección de Inventarios para el registro de bienes son los siguientes:

a. Original y copias de Forma 1 - H “Constancia de Ingreso a Almacén e Inventarios” debidamente llena y firmada, la cual no deberá anularse, sino razonarse al existir un error u omisión al llenar dicho formulario. (Ver anexo 12)

b. Fotocopia legible de factura del bien adquirido que coincida con la forma 1-H. c. Tarjeta preliminar de responsabilidad debidamente firmada, si se trata de bienes

adquiridos por las diferentes UDDAF. 3. Previo al registro en SICOIN, el técnico de campo de la sección de inventarios

deberá realizar las siguientes actividades: a. Confrontara que los valores unitarios consignados en factura y Forma 1-H

cuadren con el valor total. b. Verificara que las características técnicas y generales coincidan con la factura y

Forma 1-H. c. Si se trata de bienes adquiridos por la administración central, elabora tarjeta

preliminar de responsabilidad del bien adquirido, indicando las características consignadas.

4. Cada Unidad Solicitante que adquiera bienes del Grupo 3, es responsable de la

recepción a entera satisfacción de los bienes solicitados, por lo que ésta debe verificar las características técnicas y especificas según factura para su recepción.

5. El Técnico de campo colocara un código en el bien conforme a control de la Sección

de inventarios cuando haya verificado el cumplimiento de la norma 3.


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

2

5

6. El personal de la sección de Inventarios, para registrar un bien deberá contar con lo siguiente:

a. Hojas movibles, autorizado por la Contraloría General de Cuentas para el control de inventarios.

b. Impresión de hojas numeradas para las Tarjetas de Responsabilidad, autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.

7. No se entregara ningún bien si no se encuentra firmada la tarjeta de responsabilidad

preliminar.

REGISTRO DE INVENTARIOS


RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA SU REGISTRO


1 Recibe bienes inventariadles del grupo 3 y solicita a la Sección de Inventarios que proceda a su verificación. (Ver norma 2).

2 Traslada expediente al Encargado de Inventarios para su análisis.

Encargado de Inventarios

3

Verifica que el expediente de los Bienes adquiridos por el MAGA cumple con requerimiento de inventarios. (Ver norma 2 ) Si, sigue paso 4. No, solicita se realicen correciones

4 Designa Técnico de campo para que analice físicamente y contra expedientes si el bien cumple con las normativas.

5 Traslada el expediente para que se realice el analisis.

REGISTRO DE EXPEDIENTE Y ANALISIS DE BIENES

Técnico de campo 6

Verifica fisicamente y conforme a documentos que el bien a inventariar cumpla con normas para el registro del bien.

7 Colocara un codigo al bien . (Ver norma 4 ).

ELABOARACION DE TARJETA PRELIMINAR

Técnico de campo 8

Si se trata de bienes adquiridos por la administración central, elabora tarjeta preliminar del bien con firma del responsable del bien.

9 Traslada expediente al Tecnico Digitador para que registre bienes según expediente.

REGISTRO DE BIENES EN SICOIN E IMPRESIÓN DE TARJETA


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

2

6



Tecnico Digitador de Inventarios

10 Ingresa las nuevas adquisiciones en el Módulo de Inventarios del SICOIN y en el Libro de inventarios de la Unidad de Administración Financiera,

11 Coloca en el formulario 1-H el folio en que se anotó en el libro.

12 Solicita al Encargado de Inventarios firme y selle el formulario 1-H para hacer constar el registro.

13 Imprime tarjeta de responsabilidad emitida por el Módulo de Inventarios del SICOIN. (Ver anexo 15)

14 Traslada expediente con tarjeta de responsabilidad final al tecnico de inventarios para tramite final.

Técnico de Campo 15 Solicita al responsable del bien adquirido que firme tarjeta de responsabilidad autorizada por la Contraloría General de Cuentas.

Técnico Digitador 16

Imprime constancia de resguardo emitida por el Módulo de Inventarios del SICOIN,

17 Traslada expediente a secretaria para su resguardo

Secretaria 18 Archiva expediente en la carpeta correspondiente. -----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

2

7

ADMINISTRACION INTERNA Departamento Almacén e Inventarios


REGISTRO DE DONACIONES Y TRASLADOS DE ACTIVOS FIJOS A FAVOR

DEL MAGA Fecha Agosto 2012 3

OBJETIVO Llevar el registro y control de todos los activos fijos donados a la institución, conforme a normas establecida en el Reglamento de Inventarios Muebles de la Administración Publica (Ver Anexo 15 y 16) para poder hace un uso adecuado de las donaciones a la Institución. NORMAS

1. Todas las dependencias del MAGA que reciban bienes en calidad de donación estan obligads a notificar a la Sección de Inventarior, adjuntando la siguiente documentación indicando lo siguiente:

a. Fotocopia certificada del acta entre el ente donante y el Ministerio de entrega y

recepción mediante la cual se donan o trasladan los bienes al MAGA, detallando los mismos e indicando su valor.

b. Fotocopia de la factura de adquisición de los bienes. Si no existe factura le da un valor estimado al bien conforme al precio actual del mercado.

c. Fotocopia de boletas preliminares de responsabilidad en las que se asignan temporalmente los bienes adquiridos.

2. La Sección de Inventarios debera registrar las donaciones temporalmente, hasta

recibir resoluciòn oficial del Departamento de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicas –MINFIN-.

3. Todo bien donado al MAGA, deberá registrarse en el libro u hojas movibles, Módulo

de Inventarios del SICOIN, así como Inventario General de Activos Fijos del Ministerio.


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

2

8

REGISTRO DE DONACIONES O TRASLADOS DE ACTIVOS FIJOS A FAVOR DEL MAGA


SOLICITUD DE REGISTRO DE DONACIONES O TRASLADO DE BIENES

Jefe de Almacen e Inventarios

1

Recibe del enlace de Inventarios documentación (Ver norma 1) que acredita la donación o traslado de activos fijos adquiridos por la dependencia del MAGA, verificando que la documentación cumpla con normativa. Si, sigue paso 2 No, regresa expediente para corrección indicando las acciones que deben de rmodificarse.

2 Traslada expediente a tecnico de campo.


Técnico de campo 3

Verifica fisicamente y conforme a documentos que el bien a inventariar cumpla con normas para el registro del bien. Si, Sigue paso 4 No, devuelve expediente para correcciones.


Técnico de campo

4 Elabora tarjeta preliminar del bien con firma del responsable del bien.

5 Traslada expediente por medio de nota de traslado al Encargado de inventarios notificando de lo actuado.

INGRESO DE BIENES DE DONACION EN SICOIN EN FORMA TEMPORAL

Encargado Sección de Inventarios

6

Revisa expediente y nombra Tecnico Digitador para que ingrese bien en SICOIN de las donaciones hasta recibir resoluciòn oficial del departamento de Bienes del Estado del MINFIN



8 Ingresa las nuevas adquisiciones en forma temporal

SOLICITUD DE APROBACION DE REGISTRO DE BIENES DEL ESTADO A MINFIN


9

Elabora oficio departamento de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicas solicitando aprobacion de registro de bienes adjuntando fotocopia del expediente completo.

10 Traslada expediente para firma del Encargado de Inventarios.

Encargado de Inventarios 11 Firma y sella oficio dirigido a la Dirección de Bienes del Estado


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

2

9



12 Traslada expediente para visto bueno de la Subdirección de Administración Interna

Subdirección de Administración Interna

13 Revisa expediente, firma y sella.

14 Devuelve expediente al Encargado de Inventarios


15 Taslada expediente al MINFIN

16 Recibe notificación de la Dirección de Bienes del Estado de la aprobación de registro de bienes donados a cargo del MAGA

REGISTRO DE BIENES DONADOS EN SICOIN E IMPRESIÓN TARJETA DEFINITIVA

Encargado de Inventarios 17

Revisa expediente y solicita el registro del bien en SICOIN

18 Traslada expediente para registro



20 Imprime tarjeta de responsabilidad emitida por el Módulo de Inventarios del SICOIN (Ver anexo 13)

21 Imprime constancia de resguardo emitida por el Módulo de Inventarios del SICOIN, la cual debe firmar y sellar

22 Traslada expediente y tarjeta de responsabilidad final al tecnico de inventarios para tramite final.

FIRMA DE TARJETA POR RESPONSABLE DEL BIEN

Técnico de Campo 23

Solicita al responsable del bien adquirido que firme tarjeta de responsabilidad autorizada por la Contraloría General de Cuentas.

24 Traslada expediente a secretaria para su resguardo

Secretaria 25

Archiva expediente en la carpeta correspondiente. ----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

3

0



REGISTRO DE BIENES ACTIVOS AJENOS AL MAGA QUE SE ENCUENTRAN AL

SERVICIO DEL MINISTERIO Fecha Agosto 2012 2

OBJETIVO Contar con un procedimiento para el registro y control bienes ajenos al MAGA, que se encuentran al servicio del Ministerio temporalmente. NORMAS 1. Todas las dependencias del MAGA, que reciban de bienes en calidad de prestamo

para su uso en esta depencencias, deberán remitir a la Sección de Inventarios del MAGA, la siguiente documentación:

a. Fotocopia de documento mediante el cual los activos fueron entregados al MAGA.

b. Fotocopia de la Tarjeta de Responsabilidad provisional de Control Interno, mediante la cual fueron asignados los bienes.

2. Todos los bienes catalogados como activos fijos, entregados al MAGA en calidad

de prestamo deben de ser registrad y asignar Tarjetas de Responsabilidad Temporales a los responsables de su uso.


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

3

1

REGISTRO DE BIENES ACTIVOS AJENOS AL MAGA QUE SE ENCUENTRAN AL SERVICIO DEL MINISTERIO


SOLICITUD DE REGISTRO DE BIENES AJENOS AL MAGA

Jefe del Departamento de Almacen e Inventarios

1

Recibe documentación de Unidades Ejecutoras en Lque solicitan se realice el control del uso de bienes ajenos al MAGA entregados en forma de prestamo por dependencia ajenas al MAGA.

2 Traslada expediente al Tecnico de Campo

Técnico de campo 3

Verifica que la documentación de los Bienes activos prestados al MAGA cuentan con documentación de soporte que permita su control y uso legitimo en la institución,asi como que estos coincidan con las caracteristicas plasmadas en documentación. (Segun Norma 1) Si, sigue paso 4 No, solicita su corrección.

4 Traslada expediente a tecnico de digiatador para control interno

ANALISIS DE EXPEDIENTE Y REGISTRO EN CONTROLES INTERNOS

Tecnico Digitador

5 Verifica conforme a documentos que el bien a inventariar cumpla con normas para el registro del bien.

6 Elabora tarjeta de control de bienes ajenos al MAGA para firma del responsable del bien.

7 Traslada expediente al Tecnico de Campo para que solicite firma del responsable del bien ajeno a la institución.

FIRMA DE RESPONSABLE EN TARJETA DE RESPONSABILIDAD

Tecnico de campo

8 Solicita firma en tarjeta de control de bienes ajenos al MAGA a la persona que hace uso del bien

9 Entrega fotocopia de la tarjeta de bienes ajenos con firmas a secretaria para su resguardo.

Secretaria del Departamento de Almacen e Inventarios

10 Archiva expediente en la carpeta correspondiente. -----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

3

2



INSPECCIÓN DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES Fecha Agosto 2012 2

OBJETIVO Supervisar en sitio los bienes propiedad del MAGA para determinar el uso que se le está dando, así como, si se encuentra conforme a los registros de la Sección de inventarios. NORMAS

1. La Sección de Inventarios debe realizar práctica de inventario físico de bienes

muebles por lo menos una vez al año en las instalaciones del MAGA tomando en cuenta personal y bienes asignados para su cumplimiento.

2. Toda persona contratada por el MAGA, que tenga bienes a su servicio debe

contar con tarjeta de responsabilidad. 3. La inspección de fisica de bienes del estado consistira en:

a. Revisar que los bienes consignados en las tarjetas se encuentren en sitio y e

informar del estado actual. b. Confirmar si la persona consignada en la tarjeta es la que actualmente utiliza el

bien. c. Verificar si el codigo que se le asigno al bien y esta consignado en la tarjeta es

el correcto y si esta aun colocado en el bien. d. Observar y pregunta si encuentra bienes que no estan registrados en tarjetas.

4. En el caso de pérdidas, faltantes o extravío de bienes, se procederá conforme lo

estable el Acuerdo Gubernativo No. 217-94 (Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública). (Ver anexo 15).


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

3

3

INSPECCIÓN DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES


INSPECCION DE INVENTARIOS


1 Planifica inspección de inventario (Según norma 1)

2 Nombra a uno o más técnicos de inventarios para realizar el levantamiento físico de inventario.

3 Traslada el nombramiento al (los) técnico (s) de campo.

Técnico de Campo 4

Verifica(n) si el inventario se encuentra actualizado, así como el adecuado manejo y control de bienes muebles al servicio de la dependencia visitada y conforme a tarjetas de responsabilidad. (Según norma 3)

5 Levanta acta informando del estado del inventario de bienes muebles..

ACTA DE INFORME DEL INVENTARIO

Técnico de Campo 6

Elabora informe al Encargado de Inventarios, indicando que el inventario se encuentra actualizado y se maneja de manera adecuada.

7 Traslada informe a Encargado de Inventarios

ELABORACION DE INFORME DE MEDIDAS A TOMAR


8

Elabora oficio, adjuntando fotocopia al Jefe del Departamento de Almacén e Inventarios, indicando las medidas que se deben de tomar con el personal del MAGA que incumpla con el resguardo de bienes de la Institución.

9

De encontrar incumplimientos legales notificara a jefe inmediato y asesoria juridica para que se tomen las medidas correctivas de ley. -----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

3

4



EMISIÓN DE SOLVENCIA DE INVENTARIOS Fecha Agosto 2012 2

OBJETIVO Extender solvencia de inventarios a personas que hicieron entrega de bienes bajo su responsabilidad, para garantizarles que se encuentran solventes ante el MAGA de esta responsabilidad. NORMAS 1. Para extender Solvencia de Inventarios es necesario conocer los siguientes datos

de la persona que tenia bienes a su cargo a. Lugar en donde presto sus servicios. b. Cargo funcional. c. Fecha en que finalizo la relación con el Ministerio.

EMISIÓN DE SOLVENCIA DE INVENTARIOS


SOLICITUD DE EMISIÓN DE SOLVENCIA DE INVENTARIOS

Subdirección de Recursos Humanos o Interesado

1 Solicita se extienda Solvencia de Inventarios, indicando las generales del interesado. ( Ver norma 2)


2

Verifica que la solicitud cuente con la documentación según normativa. Si, sigue paso 3 No, devuelve.

3 Asigna un digitador para el tramite de solvencia y traslada el expediente

EMISION DE EMISIÓN DE SOLVENCIA

Digitador de Inventarios

4

Revisa en el Módulo de Inventarios del SICOIN y en los archivos la tarjeta de responsabilidad del solicitante y verifica que la persona entregó todos los bienes que le fueron asignados. Si, sigue paso 5


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

3

5

EMISIÓN DE SOLVENCIA DE INVENTARIOS


No. solicita reposición del bien con identicas caracteristicas y calidad del original o el pago del valor consignado en la tarjeta de responsabilidad.

5 Emite solvencia de Inventarios y firma.

6 Traslada Solvencia de Inventarios al Encargado de Inventarios para firma y sello.


7 Revisa que el expediente cuente con firma y sello del digirador y da el visto bueno firmando y sellando el certificado.

8 Entrega la solvencia de inventarios al interesado. ----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

3

6



DESCARGA DE BIENES MUEBLES ACTIVOS Fecha Agosto 2012 2

OBJETIVO: Establecer el procedimiento para el registro de transacciones de egreso o descargo de bienes muebles por motivos de baja, mal estado o traslado a otro responsable. NORMAS:

1. Los motivos por los cuales una dependencia puede solicitar se descargue un bien

mueble en su dependencia son las siguientes:

a. Retiro del trabajado. b. Contar con bienes muebles no utilizados o que quieran trasladar a otra

persona. c. Traslado a otra dependencia. d. Entrega a Sección o Enlace de Inventarios.

2. El oficio de solicitud de descarga debe de presentarse en hoja membretada de la

institución y contener la siguiente información. a. Número de inventario del bien a ser descargado. b. Nombre del responsable y cargo. c. Número de NIT. d. En el caso de que un bien se desea asignar a otra persona debe de incluir el

nombre completo de la persona a la que se le desea asignar el bien y el cargo que ocupa la misma.

e. Los bienes a ser descargados deben de ser entregados especificando el estado de los mismos.

3. No se desasignarán bienes sin previa solicitud por escrito (oficio dirigido al Jefe de

Inventarios, con visto bueno de su jefe inmediato exponiendo los motivos del descargo), en su defecto llenar la solicitud de descarga de bienes activos.


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

3

7

DESCARGA DE BIENES MUEBLES ACTIVOS


SOLICITUD DE DESCARGA DE BIENES

Director Unidad Solicitante

1

Elabora solicitud de descargo de bienes, de diferentes departamentos a que pertenece o solicita se descarguen bienes a personal a su cargo. (Ver normas 1, 2 y 3)

2 Traslada solicitud al Departamento de Almacen e Inventarios

DESCARGA DE BIENES


3

Verifica que la documentación fue presentada en cumplimiento a (las normas 1, 2 y 3) Si, sigue paso 4 No, devuelve solicitud para que complemente la documentación conforme a normativas

4 Nombra a digitador

5 Traslada doocumentación a tecnico de campo para verifique en sitio los bienes sujetos a descargarse

Tecnico de Campo

6 Se presenta a dependencia para realizar el traslado en tarjetas provisionales

7 Traslada expediente a Encargado de Inventarios para que verifique la gestión realizada a traves de tarjetas.

Encargado de Inventarios 8 Revisa expediente y solicita a Tecnico Digitador que realice en SICOIN los cambios solicitados

Tecnico Digitador 9

Descarga los bienes asignados e imprime nuevamente las tarjetas de responsabilidad.

10 Traslada nuevas tarjetas a tecnico de campo para que solicite firmas al personal

Tecnico de Campo 11

Solicita firma a los responsables de las tarjetas que fueron objeto de modificación.

12 Traslada tarjeta original a secretaria para su resguardo

Secretaria de Departamento

13 Archiva tarjeta y expediente de solicitud -----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

3

8



TRAMITE DE BAJA DE BIENES MUEBLES EN ESTADO INSERVIBLE Fecha Agosto 2012 2

OBJETIVO Establecer el procedimiento para la descarga de bienes muebles en estado inservible cargados en el sistema SICOIN a personal del MAGA. NORMAS

1. Las dependencias que tengan bienes muebles en estado inservible o en desuso,

lo deberán hacer del conocimiento de la Autoridad superior de que dependan y esta deberá de notificar a la Sección de Inventario;

2. Los bienes activos únicamente pueden dársele baja por los siguientes motivos:

a) Mal estado b) Por traslado a otra entidad del Estado c) En los casos de robo, hurto, perdida, faltante o extravió, siempre y cuando

exista resolución de baja autorizada por la Contraloría General de Cuentas. 3. Al oficio de solicitud de baja que se traslade al Departamento se debe de adjuntar

la siguiente documentación: a. Certificación ´de acta en la que se detallen los bienes de los cuales se

solicita la baja, separando los que contengan material ferroso de los que no, indicando además número de inventario, valor en libros, motivo de la solicitud de baja y firma de la máxima autoridad de la UDDAF.

TRAMITE DE BAJA DE BIENES MUEBLES EN ESTADO INSERVIBLE


SOLICITUD DE TRAMITE DE BAJA DE MUEBLES

Unidades Ejecutoras 1 Solicitan tramite de baja de bienes en estado inservible o desuso (Según normas 1, 2 y 3).


2

Verifica que la documentación que se adjunta este completa (Según normas 2 y 3). Si, sigue paso 3 No, devuelve para que complemente la documentación

3 Designa tecnico de campo para que verifique


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

3

9



estado de bienes.

VERIFICACION DE BIENES INSERVIBLES O EN DESUSO

Tecnico de Campo

4 Verifica si el estado de los bienes amerita darles de baja.

5 Elabora informe del estado de los bienes.

6 Traslada informe al Encargado de Inventarios.

SOLICITUD DE BAJA DE BIENES DEL ESTADO


7 Elabora, firma y sella oficio dirigido a la Direccion de Bienes del Estado solicitando la baja de bienes inventariables.

8 Traslada expediente para firma de la Subdirección de Administración Internas.


9 Firma y sella expediente a Bienes del Estado para solicitar la baja a La Comisón de Bienes de Estado y Contraloria General de Cuentas.

10 Envia solicitud a Bienes del estado.

11 Recibe resolución de baja.

12 Traslada expediente al Encargado de Inventarios para que completen la baja de bienes en desuso

Encargado de Inventarios 13 Revisa que el expediente este completo.

14 Traslada doocumentación a Tecnico de campo para que realice la baja de bienes

BAJA DE BIENES FISICOS, EN SICOIN Y TARJETA DE RESPONSABILIDAD

Tecnico de Campo

15 Realiza la baja de bienes en desuso fisico y en tarjeta.

16 Traslada expediente para que el Tecnico Digitador de de baja en SICOIN y en tarjeta de responsable del bien.

Tecnico Digitador 17 Descarga los bienes en SICOIN.

18 Resguarda copia del expediente de baja. -----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

4

0



EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE BIENES INGRESADOS AL INVENTARIO Fecha Agosto 2012 2

OBJETIVO Confirmar la existencia de bienes ingresados en inventario del SICOIN para llevar controles para la adquisición de suministros que el bien requiera. NORMAS

1. Se entrega Certificación de Inventario únicamente con previa solicitud por escrito

“solicitud de certificación de inventario” (Ver anexo 14) 2. Se emitirá certificación únicamente de los bienes que se encuentran registrados

en el libro de inventarios del MAGA. 3. De no existir el bien en el libro de inventarios, se extenderá un oficio al solicitante

informándole que el bien no pertenece al Ministerio. 4. Para emitir certificación de vehículos es necesario adjuntar copia de tarjeta de

circulación.


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

4

1

EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE BIENES INGRESADOS AL INVENTARIO


SOLICITUD DE EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE BIENES

Interesado o solicitante

1 Requiere formulario “Solicitud de Certificación de Inventario” que le es proporcionado en la Sección de inventarios.

2 Llena y firma el formulario “Solicitud de Inventario”.

3 Entrega el formulario de Solicitud de Certificación de Inventario a la Secretaria de la Sección de Inventarios.

Secretaria de Inventarios 4

Recibe formulario de Solicitud de Certificación de Inventario y lo registra en el control respectivo.

5 Traslada solicitud a Digitador de Inventarios para su trámite.

ANALISIS DE BIENES EN SISTEMA Y EN CONTROLES FISICOS

Digitador de Inventarios 6

Recibe la solicitud y verifica en SICOIN y en controles fisicos si existe el bien y esta cargado al solicitante. Si, escribe el Vo. Bo. de aprobación y sigue paso 7 No, devuelve solicitud explicando el porque no se emitio certificación de bienes

7 Traslada solicitud y/u oficio a Encargado de la Sección de Inventarios.

EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE BIENES


8 Recibe y revisa, que la certificación esté correcta. Si, sigue paso 9 No, devuelve para su corrección.

9 Firma y sella la certificación a la Secretaria de Inventarios.

10 Entrega la Certificación a la Secretaria de Inventarios.

Secretaria de Inventarios

11 Entrega la certificación y solicita que le firme la copia de recibido.

12 Archiva la copia de la certificación con firma de recibido. ----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

4

2

ADMINISTRACION INTERNA Departamento de Inventarios


INFORME ANUAL A FINANZAS Fecha Agosto 2012 1

OBJETIVO Contar con un procedimiento para Notificar en forma detallada a la Dirección Contabilidad del Estado Dirección de Bienes del Estado del MINFIN de los bienes muebles que posea el MAGA. NORMAS 1. El encargado de Almacen e inventarios debera notificar al MINFIN a mas tardar el

día 31 de enero de cada año de los bienes muebles adquiridos en el ultimo año. 2. El encargado de inventarios debera supervisar el informe detallado de los bienes

del MAGA registrados hasta el 31 de diciembre de cada año y conforme a los formularios FIN 01 y FIN 02.

3. Los formularios FIN 01 y FIN 02 debe presentaros a la Dirección de contabilidad del

Estado y Dirección de Bienes del Estado.

INFORME ANUAL A FINANZAS


INFORME ANUAL A FINANZAS

Encargado de Inventarios 1 Solicita al digitador la consolidación de las compras adquiridas hasta el 31 de diciembre en llas formas FIN 1 y FIN 2

Digitador 2 Imprime fomas FIN 1 y FIN 2

3 Traslada a Jefe del Departamento de Almacen e Inventarios para firma

Jefe del Departamento de Almacen e Inventarios

4 Firma y sella formularios

5 Envia espediente a la Dirección Contabilidad del Estado Dirección de Bienes del Estado del MINFIN -----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

4

3

CAPÍTULO IV

PROCEDIMIENTOS DE LOS DELEGADOS DE LA ADMINISTRACIÓN INTERNA EN UNIDADES EJECUTORAS

CON UDDAF CLASE “A y B”


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

4

4

PROCEDIMIENTOS DE ALMACÉN


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

4

5

Delegados de la Administración Interna en Unidades Ejecutoras con UDDAF Clase “A y B” Código 01 Páginas


Fecha Agosto 2012 3


Contar con una descripción de los pasos a seguir para el control, registro y archivo de formularios de las Solicitudes de Pedido en la Sección de Almacén del Departamento de Inventarios de la Administración Interna. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:

1. La autorización de impresión de Solicitudes de Pedido es requerida a la Contraloría General de Cuentas por medio de un oficio, según la demanda que tenga la institución en las contrataciones y adquisiciones a efectuar durante un periodo determinado, como se describe: (Ver anexo 1)

a. Número de cuentadancia de la institución. b. Cantidad de formularios a imprimir. c. Cantidad de talonarios que debe de contener cada paquete. d. Número de copias que contiene cada una de las solicitudes. e. Las Solicitudes de Pedido deben imprimirse en tres colores:

Original en color blanco

Dos copias a color

2. La Solicitud de Pedido contienen lo siguiente: (Ver anexo 2) a. Nombre de la Institución. b. Membrete de la Institución. c. Dirección y teléfono de la Institución. d. Sello de Autorización de la Contraloría General de Cuentas (CGC). e. Forma -01-S/P-AC. f. Lleva escrita la descripción Sin Serie. g. Número de correlativo del formulario. h. Describe el Nombre del Formulario (Solicitud de Pedido). i. Fecha. j. La descripción siguiente: Señor Jefe del Departamento de Contrataciones y

Adquisiciones. k. Unidad Solicitante. l. La descripción de solicitud siguiente: Atentamente solicito a usted efectuar

las compras detalladas a continuación. m. Contiene 4 columnas y un número de renglones donde se describe el

detalle de la Contratación y Adquisición de bienes y/o servicios requeridos. n. Cada columna describe:


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

4

6

Cantidad

Unidad de medida

Descripción

Observaciones o. Autorización de la Contraloría General de Cuentas. p. La descripción: Se autoriza la adquisición a que se refiere esta solicitud,

debiéndose llenar previamente los requisitos de Ley y según instructivo afín.

q. Contiene 4 campos para: nombre, firma y sello de:

Solicitante,


Vo. Bo. del Jefe de la Unidad Ejecutora.

3. La Solicitud de Pedido en el reverso de cada una de las hojas contiene un instructivo para llenar correctamente el formato. (Ver anexo 3)

4. Las Unidades Solicitantes deberán requerir a la Sección de Almacén por medio de un oficio autorizado por el director de éstas, indicando la cantidad necesaria de Solicitudes de Pedido que demanden según las Contrataciones y Adquisiciones que ejecutarán. (Ver anexo 4)

5. Los Jefes de las Unidades Solicitantes, deberán firmar y sellar cada Solicitud de Pedido, la cual será aprobada por el Director y/o Titular de la Unidad Ejecutora.

6. La Sección de Almacén cuenta con el Libro de Control Correlativo y Existencia de Formularios de Solicitudes de Pedido Entregados a cada Unidad Solicitante, autorizado por la Contraloría General de Cuentas. (Ver ejemplo del Libro en la Sección de Almacén)

7. Se entregarán los talonarios necesarios de Solicitudes de Pedido por Unidad Solicitante conforme vayan entregando las copias establecidas para la Sección de Almacén, en orden cronológico.

8. Ninguna Solicitud de Pedido será anulada en blanco si no es utilizada por las

Unidades Solicitantes, estas deberán devolverse a la Sección de Almacén para reasignarlas a otras Unidades Solicitantes.

9. Las copias de las Solicitud de Pedido deberán de estar firmadas y selladas para su distribución, como sigue:

Original en color blanco, se colocará en el expediente que queda en el Departamento de Contabilidad de la Administración Financiera.

Copia a color, se trasladará a Almacén con copia de la cotización autorizada.

Copia a color, se entregará a la Unidad Solicitante.


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

4

7



REQUERIMIENTO, AUTORIZACIÓN Y ENTREGA SOLICITUDES DE PEDIDO

Unidad Solicitante 1 Requiere a la Sección de Almacén, la cantidad de solicitudes de pedido a utilizar. (Ver norma 4)

Auxiliar de Almacén

2 Verifica si la Unidad Solicitante liquidó con anterioridad las Solicitudes de Pedido entregadas. Si, sigue paso 3 No, rechaza la solicitud hasta liquidar.

3 Autoriza la cantidad de Solicitudes de Pedido según existencias.

4 Anota en el Libro de Control los formularios entregados. (Ver norma 5)

5 Entrega los Formularios a la Unidad Solicitante.

Unidad Solicitante 6 Firma en el Libro de Control de recibido.

7 Recibe la cantidad de formularios autorizados.

8 Entrega oficio con formato de devolución y copias de Solicitudes de Pedido utilizadas al Auxiliar de Recepción de la Sección de Almacén. ----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

4

8


INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS Fecha Agosto 2012 3


Recibir de los proveedores los bienes y suministros adquiridos por el MAGA para ingresarlos al almacén y suministrar los requerimientos de las dependencias del Ministerio. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. No se acepta que los proveedores realicen entregas parciales de los bienes o

suministros.

2. Toda entrega de bienes o suministros deberá acompañarse de la solicitud de pedido, especificaciones técnicas, cotización aprobada y la factura original que debe contener la información siguiente: (Ver anexos 1,2,3 y 4) a. Fecha b. Nombre del MAGA c. NIT del MAGA d. Dirección del MAGA e. Cantidad de bienes o suministros f. Descripción de los bienes o suministros g. Precio unitario (si existe la columna en la factura) h. Precio total i. Especificar si la retención es del 5% o Contribuyente General. j. Debe de llevar el sello de Cancelado.

3. Según lo establecido en el Acuerdo Ministerial No. 214-2006 del MAGA no ingresan

al Almacén y no son inventariables los bienes y suministros siguientes: (Ver anexo 8) a. Combustibles y Lubricantes b. Agua Purificada c. Materiales de Construcción d. Accesorios y Repuestos en General

4. La factura se devuelve al proveedor con firma y sello de recepción. (Ver anexo 4)

5. El Formulario 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén e Inventario” debe ser firmado

por el Auxiliar de Almacén, Jefe de la UDDAF y Auxiliar de Inventarios (en los casos que el bien sea inventariable) o las personas que los sustituyan en su ausencia. Se distribuye de la manera siguiente: (Ver anexo 5)


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

4

9

a) Original – Expediente de Compra b) Copia color – Sección de Almacén c) Copia color – Departamento de Inventarios d) Copia color – Departamento de Tesorería



RECEPCIÓN Y APROBACIÓN DE LOS BIENES Y SUMINISTROS

Auxiliar de Almacén 1

Verifica que los bienes o suministros entregados por el proveedor coincidan con la descripción de la factura. Si, sigue paso 2 No, rechaza la entrega

2

Verifica que los productos cumplan con los requisitos consignados en la solicitud. Si, recibe el producto No, rechaza la entrega

3 Firma y sella la factura de recibido.

4 Llena la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” de acuerdo a la información de la Solicitud de Pedido y la factura.

5 Traslada la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” al Jefe de la UDDAF para aprobación.

Jefe de la UDDAF 6

Firma la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”

7 Devuelve Forma 1-H aprobada al Auxiliar de Almacén.

VERIFICACIÓN DEL BIEN O SUMINISTRO


8

Verifica que el producto sea inventariable para la identificación del bien. Si, Coordina con el Auxiliar de Inventarios y sigue paso 9. No, se acomoda el producto en Almacén

Auxiliar de Inventarios 9

Se presenta al Almacén, asignan un número de inventario e identifican el bien.

10 Llena la columna “Folio Libro Inventario” en la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” firma y sella.

11 Traslada expediente al Auxiliar de Almacén.

REGISTRO Y CONTROL INTERNO DEL BIEN O SUMINISTRO


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

5

0




12 Verifica que los bienes hayan sido identificados y el formulario haya sido llenado, firmado y sellado correctamente.

13 Traslada la papelería al Solicitante para que realice el trámite de pago.

14 Elabora un registro de control interno para el traslado del expediente.

15

Archiva una copia de la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” y fotocopia de factura. -------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

5

1


REGISTRO Y CONTROL DE INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS

Fecha Agosto 2012 1


Registrar los bienes y suministros adquiridos por el MAGA, para ingresarlos al Almacén y suministrar los requerimientos de las UDDAF Clase A y B. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:

1. El único documento para el Registro de Ingreso, es la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén e Inventario”.

2. Los Registros deberán operarse diariamente, conforme se presente el proveedor con los productos.

3. El registro y control de ingreso de bienes y suministros, deberá realizarse por producto en la Tarjeta para Control de Suministros, con número de correlativo, identificando el tipo de producto y el número de renglón presupuestario, dicha tarjeta estará autorizada por la Contraloría General de Cuentas. (Ver anexo 6)

REGISTRO Y CONTROL DE INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS




1 Recibe la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén e Inventario”.

2 Registra en la Tarjeta para Control de Suministros el producto ingresado.

3 Archiva tarjeta y formulario por correlativo. -------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

5

2



Fecha Agosto 2012 2


Almacenar en la bodega los bienes y suministros adquiridos por el MAGA para atender posteriormente los requerimientos de las Unidades Solicitantes. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. El mobiliario y equipo de oficina, equipo de cómputo, los vehículos y bienes que por

su naturaleza y características no pueden resguardarse en el Almacén, se

despachan inmediatamente a la Unidad Solicitante.

2. El Auxiliar de Almacén tomará las medidas necesarias para que cada bien o

suministro se coloque en la estantería adecuada, de acuerdo a las condiciones

ambientales de la bodega.

3. El Auxiliar de Almacén acomodará los bienes y suministros de tal forma que exista

una rotación adecuada del inventario.

4. El Auxiliar de Almacén será el responsable de mantener la bodega en buenas

condiciones de higiene y seguridad.


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

5

3



RECEPCIÓN DEL BIENES Y SUMINISTROS


Verifica que los bienes y suministros coincidan con la Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”

2 Recibe los bienes y suministros

3 Firma el registro de control interno para el traslado del expediente.

4 Identifica el lugar de almacenamiento y clasifica los bienes o suministros según su naturaleza.

5 Verifica e informa al Jefe de UDDAF de las fechas de vencimiento o caducidad del producto.

6 Acomoda el bien o suministro de acuerdo al sistema de rotación de inventarios. -------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO--------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

5

4


DESPACHO DE BIENES Y SUMINISTROS Fecha Agosto 2012 2


Suministrar a las Unidades Solicitantes los bienes o suministros almacenados en la bodega. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:

1. Todo despacho de Bienes o suministros se realiza mediante el Formulario de

“Requisición al Almacén de Materiales y Suministros” firmado por el solicitante y

el Jefe de la UDDAF podrá dar el visto bueno a la solicitud de requerimiento.

2. El Auxiliar de Almacén o la persona que lo sustituya en su ausencia establece la

cantidad de artículos a despachar de acuerdo a las existencias.

3. El solicitante, requerirá únicamente los días lunes y miércoles al Auxiliar de

Almacén el formulario de Requisición al Almacén de Materiales y Suministros

para listar los productos necesarios en su dependencia. (Ver anexo 7)

4. El Auxiliar de Almacén despachará los bienes o suministros requeridos por las

unidades solicitantes de lunes a jueves.

5. No se aceptan devoluciones de bienes o suministros que hayan sido

consignados en la Requisición.


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

5

5

DESPACHO DE BIENES Y SUMINISTROS


ENTREGA DEL REQUERIMIENTO


Recibe el formulario de Requisición al Almacén de Materiales y Suministros”

2 Verifica los datos consignados en el formulario.

3 Verifica que el formulario tenga las firmas del solicitante y el visto bueno del titular de la dependencia.

4

Verifica las existencias en el registro electrónico de control interno del Almacén de bienes o suministros. Si, autoriza la cantidad a despachar. No, desaprueba el despacho.

5 Recolecta los productos autorizados.

6 Verifica que la Requisición contenga las cantidades de bienes o suministros a despachar.

7 Procede a preparar el despacho de acuerdo a las cantidades y descripción de los bienes o suministros.

8 Despacha los bienes o suministros al solicitante.

9 Firma la Requisición como constancia de haber entregado el pedido.

10 Requiere la firma del Solicitante en la Requisición como comprobante de recepción de los bienes o suministros.

11 Registra la entrega en los controles correspondientes. -----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO-----------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

5

6



Fecha Agosto 2012 1


Registrar los bienes y suministros despachados por el Auxiliar de Almacén a las Unidades Solicitantes. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO:

1. El único documento para el registro de salidas de bienes o suministros es el formulario “Requisición al Almacén de Bienes y Suministros”. (Ver anexo 7)

2. Los Registros deberán operarse en Almacén de lunes a jueves, días que se entregarán los Bienes o Suministros.

3. El registro y control de salida bienes y suministros, deberá realizarse por producto en la tarjeta para control de suministros, con número de correlativo, identificando el tipo de producto y el número de renglón presupuestario, dicha tarjeta estará autorizada por la Contraloría General de Cuentas. (Ver anexo 6)





1 Recibe el Formulario “Requisición al Almacén de Bienes y Suministros”.

2 Registra en la Tarjeta para Control de Suministros el producto entregado.

3 Archiva tarjeta y formulario por correlativo. ------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

5

7

PROCEDIMIENTOS DE INVENTARIOS


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

5

8


REGISTRO DE BIENES Fecha Agosto 2012 3

OBJETIVO Registrar en SICOIN los bienes activos contemplados en el Grupo 3, que se han adquirido por el MAGA por las diferentes modalidades de adquisiciones que son sujetas al inventario. NORMAS 1. Bajo ninguna circunstancia debe elaborarse ingreso a Almacén e inventario Forma

1- H, cuando los bienes no han ingresado físicamente a la Unidad Ejecutora que lo solicito.

2. Los documentos que deberá entregar el Auxiliar de Almacén al Auxiliar de Inventarios para el registro de bienes son los siguientes: a. Original y copias de Forma 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén e Inventarios”

debidamente llena y firmada, la cual no deberá anularse, sino razonarse al existir un error u omisión al llenar dicho formulario. (Ver anexo 5 )

b. Fotocopia legible de factura del bien adquirido que coincida con la forma 1-H c. Tarjeta preliminar de responsabilidad debidamente firmada.

3. Previo al registro en el SICOIN, el Auxiliar de Inventarios deberá realizar las

siguientes actividades: a. Confrontara que los valores unitarios consignados en factura y Forma 1-H

cuadren con el valor total. b. Verificara que las características técnicas y generales coincidan con la factura y

Forma 1-H. c. Elabora tarjeta preliminar de responsabilidad del bien adquirido, indicando las

características consignadas.

4. Cada Unidad Solicitante que adquiera bienes del Grupo 3, es responsable de la recepción a entera satisfacción de los bienes solicitados, por lo que ésta debe verificar las características técnicas y especificas según factura para su recepción.

5. El Auxiliar de Inventarios colocará un código en el bien conforme a control de la

Unidad Solicitante cuando haya verificado el cumplimiento de la norma 3. 6. Para registrar un bien, el Auxiliar de Inventarios deberá contar con lo siguiente:

a. Impresión de hojas numeradas para las Tarjetas de Responsabilidad, autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

5

9

7. No se entregara ningún bien si no han firmado tarjeta de responsabilidad preliminar

el usuario.



RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA SU REGISTRO


1 Recibe bienes inventariables del grupo 3 y solicita al Auxiliar de Inventarios que proceda a su verificación. (Ver norma 2)

2 Traslada expediente al Auxiliar de Inventarios para que participe en el registro de bienes.



Verifica que el expediente de los Bienes adquiridos por el MAGA cumple con requerimiento de inventarios. (Ver norma 2 ) Si, sigue paso 4 No, devuelve para correcciones


Auxiliar de Inventarios

4 Elabora tarjeta preliminar de responsabilidad.

5 Traslada el expediente a la Sección de Inventarios para que se realice el analisis y registro en el SICOIN. (Ver norma 3)

Jefe del Departamento de Almacén e Inventarios

6

Verifica si la documentación de los bienes adquiridos por la Unidad Solicitante, cumple con los requisitos de inventarios. (Ver norma 2 ) Si, sigue paso 7 No, devuelve para correcciones

REGISTRO DE BIENES EN SICOIN E IMPRESIÓN DE TARJETA

Técnico Digitador de Inventarios

7 Ingresa los bienes al libro de inventarios y módulo de inventarios del SICOIN.

8 Emite el Resguardo de Responsabilidad generado por módulo de inventarios del SICOIN.

9 Traslada el Resguardo de Responsabilidad al Auxiliar de Inventarios de la UDDAF para requerir las firmas correspondientes.


10 Confronta la información contenida en los Resguardos de Responsabilidad.

11 Requiere las firmas a los usuarios responsables.

12 Traslada a la Sección de Inventarios los Resguardos de Responsabilidad debidamente


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

6

0



firmados.


13 Asigna folio a Forma 1-H y traslada al Jefe de Inventarios para firma.

Jefe del Departamento de Almacén e Inventarios

14 Firma y sella la Forma 1-H y devuelve al Técnico Digitador.


15 Genera constancia de resguardo emitida por el SICOIN.

16 Traslada constancia de resguardo al Auxiliar de Inventarios de la UDDAF.

Auxiliar de Inventarios 17 Ingresa los bienes adquiridos al libro auxiliar de inventarios de la UDDAF. ----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

6

1


REGISTRO DE DONACIONES Y TRASLADOS DE ACTIVOS FIJOS A FAVOR

DEL MAGA Fecha Agosto 2012 3

OBJETIVO Llevar el registro y control de todos los activos fijos donados a la institución, conforme a normas establecida en el Reglamento de Inventarios Muebles de la Administración Publica (Ver Anexo 15 y 16) para poder hace un uso adecuado de las donaciones a la Institución. NORMAS 1. Todas las Unidades Ejecutoras de la UDDAF que reciban bienes en calidad de

donación estan obligads de notificar a la Sección de Inventarior a traves del Auxiliar de Inventarios del bien adquirido en donación, adjuntando la siguiente documentación:

a. Fotocopia certificada del acta entre el ente donante y el Ministerio de entrega y

recepción mediante la cual se donan o trasladan los bienes al MAGA, detallando los mismos e indicando su valor.

b. Fotocopia de la factura de adquisición de los bienes. Si no existe factura le da un valor estimado al bien conforme al precio actual del mercado.

c. Fotocopia de boletas preliminares de responsabilidad en las que se asignan temporalmente los bienes adquiridos.

2. La Sección de Inventarios debera registrar las donaciones temporalmente, hasta

recibir resoluciòn oficial del Departamento de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicas –MINFIN-.

3. Todo bien donado al MAGA, deberá registrarse en el libro u hojas movibles,

Módulo de Inventarios del SICOIN, así como Inventario General de Activos Fijos del Ministerio.


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

6

2



SOLICITUD DE REGISTRO DE DONACIONES O TRASLADO DE BIENES


Recibe de Unidades Ejecutoras de la UDDAF documentación (Ver norma 1) que acredita la donación o traslado de activos fijos adquiridos por la dependencia del MAGA,.



Verifica fisicamente y conforme a documentos si el bien a inventariar cumpla con normas para el registro del bien. Si, Sigue paso 3 No, devuelve expediente para correcciones.

ELABORACION DE TARJETA PRELIMINAR


3 Elabora tarjeta preliminar del bien con firma del responsable del bien.

4 Traslada expediente por medio de nota de traslado al Encargado de inventarios notificando de lo actuado.

INGRESO DE BIENES DE DONACION EN SICOIN EN FORMA TEMPORAL


5

Revisa expediente y nombra Tecnico Digitador para que ingrese bien en SICOIN de las donaciones hasta recibir resoluciòn oficial del departamento de Bienes del Estado del MINFIN



7 Ingresa las nuevas adquisiciones en forma temporal

SOLICITUD DE APROBACION DE REGISTRO DE BIENES DEL ESTADO A MINFIN


8

Elabora oficio departamento de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicas solicitando aprobacion de registro de bienes adjuntando fotocopia del expediente completo.

9 Traslada expediente para firma del Encargado de Inventarios.


Firma y sella oficio dirigido a la Dirección de Bienes del Estado

11 Traslada expediente para visto bueno de la Subdirección de Administración Interna


12 Revisa expediente, firma y sella.

13 Devuelve expediente al Encargado de Inventarios


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

6

3




14 Taslada expediente al MINFIN

15 Recibe notificación de la Dirección de Bienes del Estado de la aprobación de registro de bienes donados a cargo del MAGA

REGISTRO DE BIENES DONADOS EN SICOIN E IMPRESIÓN TARJETA DEFINITIVA


Revisa expediente y solicita el registro del bien en SICOIN

17 Traslada expediente para registro



19 Imprime tarjeta de responsabilidad emitida por el Módulo de Inventarios del SICOIN (Ver anexo 13)

20 Imprime constancia de resguardo emitida por el Módulo de Inventarios del SICOIN, la cual debe firmar y sellar

21 Traslada expediente y tarjeta de responsabilidad final al auxiliar de inventarios para tramite final.

FIRMA DE TARJETA POR RESPONSABLE DEL BIEN


22 Solicita al responsable del bien que firme tarjeta de responsabilidad autorizada por la Contraloría General de Cuentas.

23 Traslada tarjeta de responsabilidad original a la Sección de Inventarios para su resguardo

24 Registra en su libro auxiliar de inventarios los bienes trasladados o donados al MAGA

25 Archiva copia de tarjeta de responsabilidad. -----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

6

4


REGISTRO DE BIENES AJENOS AL MAGA QUE SE ENCUENTRAN AL SERVICIO

DEL MINISTERIO Fecha Agosto 2012 2

OBJETIVO Contar con un procedimiento para el registro y control bienes ajenos al MAGA, que se encuentran al servicio del Ministerio temporalmente. NORMAS 1. Todas las dependencias del MAGA, que reciban de bienes en calidad de prestamo

para su uso en esta depencencias, deberán remitir a la Sección de Inventarios del MAGA, la siguiente documentación: a. Fotocopia de documento mediante el cual los activos fueron entregados al

MAGA. b. Fotocopia de la Tarjeta de Responsabilidad provisional de Control Interno,

mediante la cual fueron asignados los bienes. 2. Todos los bienes catalogados como activos fijos, entregados al MAGA en calidad de

prestamo deben de ser registrad y asignar Tarjetas de Responsabilidad Temporales a los responsables de su uso.



SOLICITUD DE REGISTRO DE BIENES AJENOS AL MAGA


1

Recibe documentación de Unidades Ejecutoras en la que solicitan se realice el control del uso de bienes ajenos al MAGA entregados en forma de prestamo por dependencia ajenas al MAGA.

2

Verifica que la documentación de los Bienes activos prestados al MAGA cuentan con documentación de soporte que permita su control y uso legitimo en la institución,asi como que estos coincidan con las caracteristicas plasmadas en documentación. (Ver Norma 1) Si, sigue paso 3 No, solicita su corrección.


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

6

5



Auxiliar de Inventarios 3 Elabora tarjeta de control de bienes ajenos al MAGA para firma del responsable del bien.

FIRMA DE RESPONSABLE EN TARJETA DE RESPONSABILIDAD


Solicita firma en tarjeta de control de bienes ajenos al MAGA a la persona que hace uso del bien

5 Entrega fotocopia de la tarjeta de bienes ajenos con firmas a Sección de Inventarios para control Interno.

Encargado de la Sección de Inventarios 6

Registra en control interno el bien ajeno al MAGA correspondiente. -----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

6

6


DESCARGA DE BIENES MUEBLES ACTIVOS Fecha Agosto 2012 2

OBJETIVO: Establecer el procedimiento para el registro de transacciones de egreso o descargo de bienes muebles por motivos de baja, mal estado o traslado a otro responsable. NORMAS:

1. Los motivos por los cuales una dependencia puede solicitar se descargue un bien

mueble en su dependencia son las siguientes:

a. Retiro del trabajado. b. Contar con bienes muebles no utilizados o que quieran trasladar a otra persona. c. Traslado a otra dependencia. d. Entrega a Sección o Enlace de Inventarios.

2. El oficio de solicitud de descarga debe de presentarse en hoja membretada de la

institución y contener la siguiente información. a. Número de inventario del bien a ser descargado. b. Nombre del responsable y cargo. c. Número de NIT. d. En el caso de que un bien se desea asignar a otra persona debe de incluir el

nombre completo de la persona a la que se le desea asignar el bien y el cargo que ocupa la misma.

e. Los bienes a ser descargados deben de ser entregados especificando el estado de los mismos.

3. No se desasignarán bienes sin previa solicitud por escrito (oficio dirigido al Jefe de

Inventarios, con visto bueno de su jefe inmediato exponiendo los motivos del descargo), en su defecto llenar la solicitud de descarga de bienes activos.


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

6

7

DESCARGA DE BIENES MUEBLES ACTIVOS


SOLICITUD DE DESCARGA DE BIENES

Director Unidad Solicitante

1

Elabora solicitud de descargo de bienes, de diferentes departamentos a que pertenece o solicita se descarguen bienes a personal a su cargo. (Ver normas 1, 2 y 3)

2 Traslada solicitud al Auxiliar de Almacen e Inventarios

DESCARGA DE BIENES


3

Verifica que la documentación fue presentada en cumplimiento a (las normas 1, 2 y 3) Si, sigue paso 4 No, devuelve solicitud para que complemente la documentación conforme a normativas

4 Verifica en sitio los bienes sujetos a descargarse

5 Traslada expediente a Encargado de Inventarios para que verifique la gestión realizada a traves de tarjetas.

Encargado de Inventarios 6 Revisa expediente y solicita a Tecnico Digitador que realice en SICOIN los cambios solicitados

Tecnico Digitador 7

Descarga los bienes asignados e imprime nuevamente las tarjetas de responsabilidad.

8 Traslada nuevas tarjetas a tAuxiliar de Inventarios para que solicite firmas al personal


Solicita firma a los responsables de las tarjetas que fueron objeto de modificación.

12 Traslada de tarjeta para su resguardo a traves de oficio.


Archiva copia de tarjeta y expediente de solicitud -----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

6

8


TRAMITE DE BAJA DE BIENES MUEBLES EN ESTADO INSERVIBLE Fecha Agosto 2012 2

OBJETIVO Establecer el procedimiento para la descarga de bienes muebles en estado inservible cargados en el sistema SICOIN a personal del MAGA. NORMAS

4. Las dependencias que tengan bienes muebles en estado inservible o en desuso,

lo deberán hacer del conocimiento de la Autoridad superior de que dependan y esta deberá de notificar a la Sección de Inventario;

5. Los bienes activos únicamente pueden dársele baja por los siguientes motivos: d) Mal estado e) Por traslado a otra entidad del Estado f) En los casos de robo, hurto, perdida, faltante o extravió, siempre y cuando exista

resolución de baja autorizada por la Contraloría General de Cuentas. 6. Al oficio de solicitud de baja que se traslade al Departamento se debe de adjuntar

la siguiente documentación: b. Certificación ´de acta en la que se detallen los bienes de los

cuales se solicita la baja, separando los que contengan material ferroso de los que no, indicando además número de inventario, valor en libros, motivo de la solicitud de baja y firma de la máxima autoridad de la UDDAF.



SOLICITUD DE TRAMITE DE BAJA DE MUEBLES

Unidades Ejecutoras 1 Solicitan tramite de baja de bienes en estado inservible o desuso (Según normas 1, 2 y 3).

Auxiliar Inventarios 2

Verifica que la documentación que se adjunta este completa (Ver normas 2 y 3). Si, sigue paso 3 No, devuelve para que complemente la documentación

VERIFICACION DE BIENES INSERVIBLES O EN DESUSO


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

6

9



Auxiliar Inventarios

4 Verifica en sitio si el estado de los bienes amerita darles de baja.

5 Elabora informe del Estado de los bienes.

6 Traslada informe al Encargado de Inventarios.

SOLICITUD DE BAJA DE BIENES DEL ESTADO


7 Elabora, firma y sella oficio dirigido a la Direccion de Bienes del Estado solicitando la baja de bienes inventariables.

8 Traslada expediente para firma de la Subdirección de Administración Internas.

Subdirección de Administración Internas

9 Firma y sella expediente a Bienes del Estado para solicitar la baja a La Comisón de Bienes de Estado y Contraloria General de Cuentas.

10 Envia solicitud a la Comisión de Bienes del estado.

11 Recibe resolución de baja.

12 Traslada expediente al Encargado de Inventarios para que completen la baja de bienes en desuso

Encargado de Inventarios 13 Revisa que el expediente este completo.

14 Traslada doocumentación a Auxiliar Inventarios para que realice la baja de bienes

BAJA DE BIENES FISICOS, EN SICOIN Y TARJETA DE RESPONSABILIDAD

Auxiliar Inventarios

15 Realiza la baja de bienes en desuso fisico y en tarjeta.

16 Traslada expediente para que el Tecnico Digitador de de baja en SICOIN y en tarjeta de responsable del bien.

Tecnico Digitador 17 Descarga los bienes en SICOIN.

18 Resguarda copia del expediente de baja. ----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

7

0


EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE BIENES INGRESADOS AL INVENTARIO Fecha Agosto 2012 2

OBJETIVO Confirmar la existencia de bienes ingresados en inventario del SICOIN para llevar controles para la adquisición de suministros que el bien requiera. NORMAS

1. Se entrega Certificación de Inventario únicamente con previa solicitud por escrito

“solicitud de certificación de inventario” Ver anexo 6

2. Se emitirá certificación únicamente de los bienes que se encuentran registrados en el libro de inventarios del MAGA.

3. De no existir el bien en el libro de inventarios, se extenderá un oficio al solicitante

informándole que el bien no pertenece al Ministerio.

4. Para emitir certificación de vehículos es necesario adjuntar copia de tarjeta de circulación.



SOLICITUD DE EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE BIENES

Solicitante 1 Entrega el formulario de Solicitud de Certificación de Inventario al Auxiliar de Inventarios.

Auxiliar de Inventarios 2 Recibe formulario de Solicitud de Certificación de Inventario y lo registra en el control respectivo.

ANALISIS DE BIENES EN SISTEMA Y EN CONTROLES FISICOS


Recibe la solicitud y verifica en SICOIN y en controles fisicos si existe el bien y esta cargado al solicitante. Si, escribe el Vo. Bo. de aprobación y sigue paso 4 No, devuelve solicitud explicando el porque no se emitio certificación de bienes

EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE BIENES


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

7

1



Auxiliar de Inventarios 4 Elabora, firma y sella la certificación

5 Solicita visto bueno en la sección de Inventarios


6

Verifica si los datos contenidos en la certificación son correctos. Si, firma con visto bueno No, regresa para corrección

7. Traslada expediente al Auxiliar de inventarios


Entrega la certificación y solicita que le firme la copia de recibido.

7 Archiva la copia de la certificación con firma de recibido y envia copia a Seccion de Inventarios. -----------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

7

2

GLOSARIO DE TÉRMINOS

TERMINO

SIGNIFICADO

ACTIVOS FIJOS Conocidos como bienes tangibles del grupo 3

con una vida util aproximada de màs de un año.entre ellos esta la maquinaria, equipo de oficina,transporte, comunicaciones, computos.

ALMACÉN Es el espacio físico dónde se resguardan los materiales, bienes o suministros que la institución necesita para el buen funcionamiento de sus actividades.

BIENES Objetos tangibles o intangibles que constituyen el patrimonio de una Instituciòn.

BIENES FUNGIBLES Se les llama a los bienes cuya vida util aproximada es menor de un año. Incluye la compra de material no inventariable (fungible) para el normal funcionamiento de equipos informáticos o de cómputo, ofimáticas, transmisióny otros, tales como disquetes, discos compactos (CD,DVD), dispositivos portátiles de almacenamiento masivo externos (tales como memorias para puertos USB -por sus siglas en inglés- ), dispositivos inalámbricos de acceso a redes informáticas (intranet, Internet o ambas), etc.

CONTROL INTERNO Mecanismo que le permite a una Institución informarse y cerciorarse si los vicisitudes de un procedimiento se realizan de acuerdo con los objetivos de una institución y conforme a normas y procedimientos establecidos previamente.

CONSTANCIA DE INGRESO A ALMACÉN Y A INVENTARIO

Es la forma oficial autorizada por la Contraloría General de Cuentas, para registrar el ingreso de bines de activo fijo, bienes fungibles y suministros a la Sección de Almacén y al Departamento de Inventarios.


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

7

3


TERMINO

SIGNIFICADO

DIAGRAMA DE FLUJO Sucesion de pasos que lleva un proceso desde su inicio hasta el fin.

DONACIÒN Acto por el cual se transfiere gratuitamente un biena beneficio de otra institución.

FORMATO DE SOLICITUD DE PEDIDO

Es el formato que se utiliza por el Departamento de Contrataciones y Adquisiciones del MAGA para solicitar la compra de bienes, materiales o suministros necesarios para el cumplimiento y desarrollo de sus actividades.

FORMULARIO DE REQUISICIÓN AL ALMACÉN DE MATERIALES Y SUMINISTROS

Es el formulario autorizado por la Contraloría General de Cuentas para solicitar a la Sección de Almacén que proporcione a los diferentes departamentos los bienes y suministros requeridos con la debida autorización.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Documento administrativo que incluye objetivos, normas y procedimientos que se deben de realizar para cumplir actividades determinadas.

OBJETIVO Meta que se desea alcanzar para el cumplimiento de una necesidad a traves de metas o acciones.

SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA SICOIN

Es la herramienta que lleva el control de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos según corresponda, generando automáticamente con cada registro la Contabilidad del Estado y el proceso de pago. También contempla el registro de metas, indicadores de desempeño e ingreso del Plan Operativo Anual de cada institución así como el registro y control de inventarios.


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

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4


TERMINO

SIGNIFICADO

TARJETA PARA EL CONTROL DE SUMINISTROS

Es el formato en donde se registran las operaciones diarias del ingreso y egreso de los bienes y suministros.

TARJETA AUXILIAR ACTIVOS

Sirven a los delegados de inventarios para agilizar el proceso de ubicación de los bienes mientras se establece la nomenclarua de autorizaciòn de la Contraloria.


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Alimentación

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ANEXOS


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-DIPLAN-

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Alimentación

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ANEXO 1

SOLICITUD DE PEDIDO


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REVERSO DE LA SOLICITUD DE PEDIDO


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Alimentación

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ANEXO 2

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS


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ANEXO 3

COTIZACIÓN APROBADA


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0

ANEXO 4

FACTURA


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ANEXO 5

FORMULARIO “CONSTANCIA DE INGRESO A ALMACÉN Y A INVENTARIO”


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Autorizó:


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ANEXO 6

TARJETA DE CONTROL DE SUMINISTROS


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ANEXO 7

REQUISICIÓN AL ALMACÉN DE MATERIALES Y SUMINISTROS


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REVERSO DE LA REQUISICIÓN AL ALMACÉN DE MATERIALES Y SUMINISTROS


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ANEXO 8

ACUERDO MINISTERIAL 214-2006

HOJA 2


Elaboró:


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Alimentación

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HOJA 3


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-DIPLAN-

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Alimentación

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ANEXO 9

REQUERIMIENTO DE SOLICITUDES DE PEDIDO


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ANEXO 10

FORMATO DE DEVOLUCIÓN DE SOLICITUDES DE PEDIDO


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0

ANEXO 11

TARJETA DE RESPONSABILIDAD


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Alimentación

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ANEXO 12

FORMULARIO 1-H RAZONADO


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ANEXO 13

TARJETA DE RESPONSABILIDAD FIRMADA


Elaboró:


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ANEXO 14

CONSTANCIA DE BIENES EN INVENTARIO


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

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ANEXO 15

Hoja 1 REGLAMENTO DE INVENTARIOS MUEBLES

DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA

Palacio Nacional: Guatemala, 11 de mayo de 1994.

El Presidente de la República, CONSIDERANDO:

Que con la derogatoria del Decreto número 35-80 del Congreso de la República, Ley de Compras y Contrataciones y su Reglamento, la del Decreto 436 del Presidente de la República y del Decreto número 83-69 del Congreso de la República, se ha evidenciado la ausencia de normatividad necesaria para la realización de las operaciones de inventario de los bienes muebles pertenecientes a la Administración Pública;

CONSIDERANDO: Congruente con lo anterior y dada la necesidad que dichas regulaciones sean de aplicación inmediata, para lograr un efectivo control de los bienes muebles, así como la actualización del patrimonio estatal, se hace imperativo emitir las disposiciones aplicables a dichos trámites;

POR TANTO, En ejercicio de las funciones que le confiere el artículo 183, literal e) de la Constitución Política de la República de Guatemala, numerales 5), 6) y 16), del artículo 4º. Del Decreto 106-71 del Congreso de la República, que contiene la Ley del Ministerio de Finanzas Públicas, artículo 1., 3. y 6 del Reglamento Interno de la Dirección Bienes del Estado y Licitaciones, contenido en el Acuerdo Ministerial número 8-89 del 27 de marzo de 1989,

ACUERDA:

El siguiente,

REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES

MUEBLES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ARTICULO 1.

Las dependencias que tengan bienes muebles no utilizables o en desuso, por encontrarse en mal estado, lo harán del conocimiento de la Autoridad Superior de que dependan, para que ésta por el conducto correspondiente, solicite a la dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, proceda al traslado, destrucción o trámite de baja correspondiente. ARTICULO 2.

Cuando los bienes se encuentren en buen estado o puedan ser reparados y se necesite darles baja del inventario, por traslado a otra dependencia, deberá suscribirse actas de entrega y recepción y, con certificación de ingreso al inventario, solicitar, por el conducto correspondiente, a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, emita la resolución respectiva. ARTICULO 3.

Las dependencias que tengan bienes en buen estado o deteriorados, pero que no los utilicen, deben solicitar su traslado a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones, del Ministerio de Finanzas Públicas, para que los ingrese como bienes en tránsito y posteriormente los asigne a otra dependencia estatal que los necesite.


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

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5

Hoja 2 ARTICULO 4.

Para los casos de baja, por destrucción de bienes inservibles, que no sea posible reparar o utilizar, se deberá suscribir acta describiéndolos, separando aquellos que tengan componentes de metal e indicándose su valor registrado. Con certificaciones del acta y del ingreso al inventario, se deberá solicitar a la autoridad superior correspondiente, que autorice la continuación del trámite. Obtenida la misma, se enviará lo actuado a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, para que designe un delegado y solicite la intervención de un auditor de la Contraloría General de Cuentas, para que procedan a la verificación, luego de lo cual, se ordenará la destrucción o incineración de los mismos, suscribiéndose acta y compulsando copias certificadas a las dependencias relacionadas. ARTICULO 5.

El procedimiento consignado en el artículo precedente, es el que deberá utilizarse cuando los bienes se encuentren en el Departamento de Guatemala; similar procedimiento se seguirá cuando se trate de bienes que se hallen en los demás departamentos de la República, correspondiendo al Gobernador Departamental y al delegado de la Contraloría General de Cuentas realizar tal actividad. ARTICULO 6.

Cuando se trate de semovientes o de otras especies animales que hayan muerto, bajo la responsabilidad del Jefe en el lugar, deberán incinerarse los restos en forma inmediata, suscribiéndose acta en la que deberá intervenir además del Jefe, el Gobernador Departamental o su representante y un delegado de la Contraloría General de Cuentas. Igual procedimiento se seguirá cuando estando los animales vivos sea imprescindible sacrificarlos por su estado. En ambos casos, posteriormente se compulsará certificación del acta e ingreso al inventario y con el expediente que se forme se remitirá a la Contraloría, para la prosecución del trámite de baja respectivo. ARTICULO 7.

En los casos de pérdida, faltante o extravío, el Jefe de la dependencia deberá proceder a suscribir acta, haciendo constar, con intervención del servidor que tenga cargados el bien o bienes, lo siguiente: 1) Lo relativo al caso; 2) el requerimiento de pago o reposición del bien, según corresponda. En esta última situación el bien restituido deberá ser de idénticas características y calidad del original. ARTICULO 8.

Cuando se trate de armas de fuego, el pago deberá realizarse de conformidad con los valores vigentes en el mercado interno y si se opta por la reposición, tendrá que ser con un bien de idénticas características y calidad. ARTICULO 9.

Concluido el trámite especificado en los dos artículos anteriores, deberá compulsarse copia certificada del acta y con certificación de ingreso al inventario, el expediente que se forme se deberá remitir a la Contraloría General de Cuentas, para que si procede, ordene la baja que corresponda. ARTICULO 10.

En caso de sustracción de bienes muebles, en circunstancias que puedan ser constitutivas de delito o falta, el Jefe de la dependencia, deberá proceder a la suscripción del acta en que se haga constar lo sucedido. Con una copia certificada de la misma, presentará la denuncia ante la autoridad policíaca más cercana o ante Tribunal competente. Igual procedimiento se observará si se tratare de robo o hurto de vehículos, debiéndose cumplir además del procedimiento antes descrito, con obtener certificación de la fase en que se encuentre el proceso judicial, así como certificación de ingreso al inventario y remitir el expediente a la Contraloría General de Cuentas para la continuación y fenecimiento del trámite de baja. ARTICULO 11.

Cuando con ocasión de un incendio, terremoto, inundación, atentado o cualquier otra acción natural o humana, se registre la destrucción, daño o desaparición de bienes, el jefe de la dependencia deberá suscribir acta en la que se haga constar lo acontecido, detallando pormenorizadamente los bienes afectados. Con certificación de dicha acta, presentará la denuncia ante la autoridad policíaca más cercana o ante tribunal competente. Posteriormente, remitirá las actuaciones a la Contraloría General de Cuentas para la continuación y conclusión del trámite de baja respectivo.

Hoja 3


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

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6

ARTICULO 12.

Cuando una Embajada o Consulado de Guatemala en el exterior, requiera la baja de su inventario o el traslado de algún bien mueble, el jefe de la misión, con la comparecencia de por lo menos dos de sus funcionarios, suscribirá acta haciendo constar los motivos y la descripción del bien, remitiendo copias certificadas del acta y del ingreso a inventario, al Ministerio de Relaciones Exteriores, para que con su anuencia se trasladen las diligencias a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, para que emita la resolución pertinente, en la que deberá indicar la procedencia de la destrucción y posterior soterramiento del bien o bienes de que se trate, observando en todo caso la legislación del país donde tiene su sede la Misión. ARTICULO 13.

En caso de cierre de Embajadas o Consulados de Guatemala, en el exterior, el jefe de la misión, bajo su estricta responsabilidad, y con la aprobación previa del Ministerio de Relaciones Exteriores, deberá vender los bienes inventariados, en pública subasta o al mejor postor, observando las disposiciones legales del país en donde se encuentre la sede diplomática. Si existe la oportunidad y conveniencia de que los bienes sean traídos a territorio guatemalteco, así deberá hacerse, sin perjuicio de que puedan ser trasladados a otra representación nacional. ARTICULO 14.

En los casos de adquisición de bienes por parte de las representaciones Diplomáticas, a cuenta del precio de los bienes a adquirirse, podrán entregarse bienes inventariados, debiéndose contar previamente con la documentación justificativa proporcionada por el Jefe de la misión, con la anuencia del Ministerio de Relaciones Exteriores a través del Acuerdo respectivo, el que si lo estima necesario podrá recabar previamente dictamen de la Contraloría General de Cuentas. ARTICULO 15.

Los bienes que se adquieran por las Embajadas o consulados, deberán ser ingresados en el inventario correspondiente, en quetzales, consignándose su valor también en dólares de los Estados Unidos de América, al cambio del día en que se efectúe la compra, con base para el efecto, en la información que proporcione el Banco de Guatemala. ARTICULO 16.

Las Embajadas o Consulados bajo la responsabilidad del jefe de la misión, quedan obligados a remitir al Ministerio de Relaciones Exteriores, informe trimestral acerca de la adquisición de bienes que realicen, ya sean éstos fungibles o no fungibles. ARTICULO 17.

En los casos de depreciación y revaluación de bienes muebles, se deberá aplicar lo dispuesto en el Decreto Ley número 2-86, que contiene la Ley Orgánica del Presupuesto y sus reformas y Acuerdo Gubernativo número 7-86 que contiene el Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto y sus modificaciones. ARTICULO 18.

Cada funcionario que tenga a su cargo cualquiera de las dependencias a que se refiere el presente reglamento, será responsable de que en cualquier transacción de bienes muebles que realice el Estado, éste no sufra perjuicio en sus intereses. ARTICULO 19.

Las dependencias a que se refiere el presente reglamento, bajo la responsabilidad directa de su jefe superior, están obligadas a remitir a más tardar el treinta y uno de enero de cada año, un informe pormenorizado de los bienes muebles que tengan registrados en su inventario, al treinta y uno de diciembre de cada año, a las Direcciones de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado y Licitaciones, ambas del Ministerio de Finanzas Públicas. Dicho informe deberá ser independiente al que se refiere el artículo 70 de la Ley Orgánica del Presupuesto, contenida en el Decreto Ley número 2-86 y 27 de su Reglamento contenido en Acuerdo Gubernativo 7-86.

Hoja 4

ARTICULO 20.


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

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7

Los bienes de metal o que contengan partes metálicas y que se encuentren en mal estado, deberán ser entregados a la Comisión Recolectora de Chatarra - CORECHA- del Ministerio de la Defensa Nacional, conforme a lo estipulado por el Decreto número 77-75 del Congreso de la República. Previamente deberá verificarse el mal estado de los mismos, a través de una revisión practicada por un delegado de la Contraloría General de Cuentas. Si se establece que los bienes están en buen o regular estado, tendrán que entregarse a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, para que los ingrese al inventario de bienes en tránsito y posteriormente los asigne a otra dependencia que los necesite. ARTICULO 21.

Las dependencias que a la fecha tengan ingresados en su inventario general, bienes fungibles, o sea los que se consuman rápido por su uso constante, deberán suscribir acta identificándolos y, con certificación de la misma y del ingreso a dicho inventario, iniciarán el trámite de baja respectivo, ante la Contraloría General de Cuentas, para que ésta ordene su ingreso al inventario de bienes fungibles. ARTICULO 22.

Los funcionarios o empleados que contravengan lo dispuesto en este reglamento, serán sancionados de conformidad con lo que sobre el particular disponen la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, su Reglamento, Ley de Servicio Civil, Ley de Responsabilidades, Ley de Probidad o cualquiera otra regulación que contengan sanciones administrativas, pecuniarias, civiles o penales. ARTICULO 23.

Los casos no previstos en el presente reglamento, serán resueltos por la Contraloría General de Cuentas, a solicitud del jefe de la dependencia interesada. ARTICULO 24.

El presente Acuerdo empieza a regir el día siguiente de su publicación en el Diario Oficial. Comuníquese Ramiro de León Carpio La Ministra de Finanzas Públicas


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

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ANEXO 16

ARTICULO 53 ACEPTACIÓN Y APROBACIÓN DE DONACIONES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA GUBERNAMENTAL

ARTICULO 53. ACEPTACIÓN Y APROBACIÓN DE DONACIONES. Sin la previa autorización del Ministerio de Finanzas Públicas, los Organismos del Estado y sus entidades descentralizadas y autónomas no pueden aceptar donaciones o préstamos no reembolsables que exijan aporte nacional o que impliquen gastos inmediatos que deba cubrirse con recursos estatales. Los convenios de donación, que en parte o en su totalidad contengan aportes en especie, deben incluir cláusula de obligatoriedad de certificar a la unidad especializada del Ministerio de Finanzas Públicas, el ingreso a almacén o inventario. Todo convenio de donación debe ser aprobado por acuerdo gubernativo con el refrendo del Ministerio de Finanzas Públicas.


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

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9

ANEXO 17

CONTROL DE DE ACTIVOS FIJOS HOJAS MOVILES INICIO DE AÑO

FECHA DESCRIPCION INGRESOS EGRESOS SALDO

1 2 3 4 5

INSTRUCTIVO

1. Colocar la fecha en la documentación para el registro en Almacen, en el

formulario 1-H y en la copia de factura, en el caso de donación se realizará acta. Se debe de registrar en el libro de entradas a diario por el control númerico de las mismas.

2. Describir el bien según las caracterìsticas de Factura y Formulario 1-H revisando que coincidan, colocar el número de tarjeta y registro de SICOIN que le asignaron.

3. En la casilla de ingresos colocar el valor del bien con sus decimales si los tuvieran.

4. La columna de egresos se utiliza únicamente cuando se da de baja a un bien. 5. En la columna saldo deberan ir sumando el valor del bien presente más lo que

traen de los bienes anteriores.


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

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ANEXO 18

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS EN LIBRO A FIN DE AÑO

1 2 3 4 5

RESUMEN DE INVENTAFIO

Ministerio de Agricultura, Ganaderia y Alimentacion

Periodo 2011

No. De cuenta

Descripciòn de la cuenta

Parcial Total

Equipo de computo

xxxxxx xxxxxx

El infrascrito Encargado de la Secciòn de Inventarios tiene a la vista el cierre del inventario del Ministerio de Agricultura al 31 de diciembre de 2011, el cual asciende a la cantidad de Q, xxxx. Guatemala 14 enero 2012.

Firma y sello Encargado de

Inventarios

Firma y sello jefe del

Departamento de Almacen e

Inventarios

INSTRUCTIVO


Elaboró:


-DIPLAN-

Autorizó:


Aprobó:


Alimentación

1

0

1

1. El tipo de cuentas que afecta 2. Nombre de la Cuenta 3. Nada 4. La cantidad parcial por equipo 5. El total de las cuentas que afecta

Nota: Debera cerrar el ejercicio del año que finalizo, indicando ademas el periodo y monto de las adquisiciones firmando y sellando el Auxiliar de Inventarios y el Jefe de Almacen e inventarios

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