DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y DE COMERCIO

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y DE COMERCIO

CARRERA: INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA

Autor: Juan Francisco Suquillo Chacón

Dr. Eduardo Ron Dr. Patricio GálvezDirector Co Director AÑO

2013

TEMA: AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL PROCESO DE COMPRAS HASTA EL DESEMBOLSO DE EFECTIVO POR PAGOS, ANALIZANDO LAS ÁREAS DE PROVEEDURÍA,

BODEGA, CONTABILIDAD Y TESORERÍA DE LA COMPAÑÍA PROGRESO S.A.

CAPÍTULO IASPECTOS

GENERALES

CAPÍTULO I ANTECEDENTES

+ +

Tecnología CompetenciaConsumidores

Requiere mejorar eficiencia a través de mayores controles

CAPÍTULO I LA EMPRESA

19 de Julio de 1892

Fundadores

Años 70

CAPÍTULO I LA EMPRESA

Producción

Distribución

CAPÍTULO I LA EMPRESAOrganigrama Personal

CAPÍTULO IIANÁLISIS

SITUACIONAL

CAPÍTULO II ANÁLISIS INTERNO

Proceso Completo de Compras hasta el desembolso de efectivo


Departamento de Compras


PROCESO Nº 1: CREACION DE SOLICITUD DE PEDIDO

OBJETIVO:Solicitar al jefe directo una adquisición de bienes o

servicios con la finalidad de satisfacer necesidades internas.

PROCESO Nº 2: CREACIÓN DE ORDEN DE COMPRA

OBJETIVO:Crear la Orden de Compra para solicitar formalmente el

pedido del bien o servicio al proveedor.

CAPÍTULO II ANÁLISIS INTERNODIAGRAMA DE FLUJO ÁREA DE COMPRAS

Llenar la información que seCreación Solicitud solicita en el sistema SAP

de pedido

Se lanza un "flow de aprobación"en el sistema al dueño centro de costo

Realizar varias cotizaciones delCreación de bien o servicio solicitado con

Orden de Compra varios proveedores

Se selecciona un proveedor yse negocia la adquisición

Generación de Orden de Compraen SAP y "flow de aprobación"

Envío y confirmación en la ordende compra de los materiales y precios al proveedor.


TIPO DE INDICADOR

NOMBRE DEL INDICADOR

DESCRIPCIÓN FÓRMULAFRECUENCIA DE

MEDICIÓN

EficaciaSolicitud de compra con

soporte

Este indicador permite verificarque todas las solicitudes decompra tengan su debido soportede requisición.

Trimestralmente

EficaciaContratos con

respaldo correcto

Permite identificar que todas lascontrataciones realizadas aproveedores tengan respaldoscorrectamente soportados.

Anualmente

Eficacia

Solicitud de compra con segregación

correcta de roles

Este indicador permite verificarque todas las solicitudes decompra sean realizados por unusuario distinto al que realiza laorden de compra.

Semestralmente

Eficacia

Órdenes de compra generadas exactamente por

la solicitud realizada

Permite identificar si se han

realizado compras en más o en

menos variando a la solicitud de

compra aprobada por la Gerencia.

Trimestralmente

INDICADORES DEL PROCESO DE COMPRAS

Eൌ��ௌ��௧௨ௗ�௦ �� ௦௧ ௧

��௦௧௨ௗ�௦ �� ௩௦��௦

Eൌ��ௌ��௧௨ௗ�௦ �� ×௦ ௦ ௧

��௦௧௨ௗ�௦ �� ௩௦��௦

Eൌ��௧௧௦ ௦��௦ ௧௦

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Eൌ��ௌ��௧௨ௗ�௦ �� ௨ௗ �� ௦௧௨ௗ�௦ �� ௩௦��௦


Departamento de Bodegas


PROCESO Nº 1:RECEPCIÓN DE PRODUCTO TERMINADO (TABACO)

OBJETIVO:

Realizar la recepción de cantidades en las bodegas

de la fábrica de producto terminado, de manera correcta

y ordenada.

PROCESO Nº 2: RECEPCIÓN DE SUMINISTROS Y MATERIALES

OBJETIVO:

Realizar la recepción de cantidades de suministros

y materiales de oficinas, cumpliendo con las políticas y

procedimientos establecidos por la compañía.

PROCESO Nº 3: RECEPCIÓN DE SERVICIOS VARIOS

OBJETIVO:

Realizar la recepción del servicio en el sistema

para dejar constancia de que el mismo fue recibido

completamente y a cabalidad.


Se recibe pedido de planificaciónRecepción de de logística

Producto Terminado

La fábrica procede a la entrega del producto terminado y se revisa físicamente

Se hace el ingreso en el sistemapara reflejar la contabilización del inventario

Usuario recibe los suministros Recepción del servicio porRecepción de y materiales administrativos Recepción de parte del proveedorsuministros y servicios

materiales varios

Verifica contra factura los items Verificación de la recepción delrecibidos en cantidades servicio al 100%

Se distribuye a los demás Usuario hace el ingreso en el usuarios responsables de los sistema SAP para reflejar lasuministros por departamento contabilización-cuenta por pagar

DIAGRAMA DE FLUJO ÁREA DE BODEGAS


TIPO DE INDICADOR



MEDICIÓN

EficaciaIngreso de bienes en el sistema vs

físico

Este indicador permite identificarla variación que existe entre loingresado en el sistema derecepción de bienes contra lorealmente ingresado físicamente

Semanal

Eficacia

Manejo de bienes claramente

identificados y separados en

bodega

Este indicador permite identificarel porcentaje de bienes que no se encuentran identificados ycolocados de manera adecuadaen las bodegas

Mensual

Eficacia

Ingresos realizados en el

sistema con contabilización

exitosa

Permite verificar y asegurarseque todos los ingresos realizadosen el sistema por parte debodegas, hayan tenido unacontabilización exitosa

Semanal

Eficacia

Servicios recibidos

justamente como se solicitó al proveedor

Este identificador revela losservicios que se han recibido porparte de los usuarios sinnovedades importantes

Semanal

INDICADORES DEL PROCESO DE BODEGAS

Eൌ��௦௦ ௦௦௧ À௦ ௦௦ ௩௦��௦ ௨௦௧

Eൌ��ௌ�௧௦ ��௧��௦ ௗௗ À௦ ௧ ୱ୧୬௩�� ௧௦ ௨௦௧

Eൌ��௦௦ ௨ ×௧௭ �� ௦௦ ௩௦��௦ ௨௦௧

Eൌ��ௌ��௩௦ ௗ௦ ��ୱ୧୬௩�� ௦௩௦ ௨௦௧


Departamento de Contabilidad


PROCESO Nº 1:RECEPCIÓN Y CONTABILIZACION DE FACTURAS DE PROVEEDORES

OBJETIVO:

Realizar la recepción de facturas de proveedores, cumpliendo los

requisitos legales que indica el SRI y contabilizándolas de manera

correcta.

CAPÍTULO II ANÁLISIS INTERNODIAGRAMA DE FLUJO ÁREA DE CONTABILIDAD

Entrega de la factura al analistaRecepción y de cuentas por pagar

Contabilizaciónde facturas

Recepción de mail del usuario alanalista de cuentar por pagarcomo constancia de entrega.

Se coloca sello, fecha de recepción del documento y firmas

Analista revisa la validez de losdocumentos fiscales

Se procede a contabilizar en elsistema sap

Se archiva el documento físico yse lanza un "flow de aprobación"al aprobador respectivo.


TIPO DE INDICADOR



MEDICIÓN

Eficacia

Facturas que cumplan con

requisitos fiscales y contabilización cuenta correcta

Este indicador permite identificarlas facturas que no han cumplidocon la contabilización correcta ycon las especificaciones fiscales

Mensual

EficaciaFacturas sin

problemas de contabilización

Permite identificar la cantidad defacturas que tuvieron problemaspara realizarse la contabilizacióna tiempo.

Mensual

EficaciaEmisión correcta de comprobantes

de retención

El indicador permite medir lacantidad de retenciones que nohan sido emitidas en el plazo queexige la ley.

Semanal

Eficacia

Retenciones archivadas con el respetivo sello y

firma de recepción del

proveedor

Este identificador permitevisualizar la cantidad deretenciones que se posee con lafirma y sello de recepción departe del proveedor

Trimestral

INDICADORES DEL PROCESO DE CONTABILIDAD

Eൌ��௧௨ௗ௦ ௩௦��௦ ௨ ௧ ௦

�௧ ��௧௨ௗ௦ ௩௦��௦ ௨ௗ௦௧

Eൌ��௧௨ௗ௦ ௧௭��௦ ௗୱ୧୬ ௦�௧ ��௧௨ௗ௦ �� ௨ௗ௦௧

Eൌ�� ×௦ ��௧௦ ௨ �� ௬�௧ �� ௦௦ ௩௦��௦ �� ௨ௗ௦௧

Eൌ��ோ��௧௦ ௦ ��௩��

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Departamento de Tesorería


PROCESO Nº 1: PAGO DE FACTURAS DE PROVEEDORES

OBJETIVO:Realizar los pagos de las facturas a tiempo para no tener

inconveniente con los proveedores.

CAPÍTULO II ANÁLISIS INTERNODIAGRAMA DE FLUJO ÁREA DE TESORERIA

El analista de tesorería revisaPago de facturas las facturas registradas y liberadasde proveedores

El sistema verifica las facturasse encuentren aprobadas

Se verifica automáticamente los terminos de pago de cadadecumento

Se corre la transacción de corridade pagos en sap

Se compensa la cuenta por pagarcon el registro bancario

El banco procede con la emisiónde cheques y/o transferenciasbancarias.


TIPO DE INDICADOR



MEDICIÓN

Eficacia

Pagos realizados dentro de los

términos de pago acordado con el

proveedor

Este indicador permite verificar sila Compañía está realizando suspagos acorde a lo estipulado enlos contratos con los proveedores

Mensual

Eficacia

Contabilización de registro de

pago correcto y por el método de

pago acordado con el proveedor

Permite identificar la cantidad defacturas que tuvieron problemaspara realizarse la contabilizacióna tiempo.

Mensual

Eficacia

Compensación correcta de la

cuenta por pagar con bancos

El indicador permite observar siexisten registros incorrectos quemantengan documentos sincompensarse en la cuenta porpagar al proveedor.

Mensual

Eficacia

Registros para corregir

contablemente cuando las

transferencias han sido

rechazadas

Este identificador permiteidentificar la cantidad de erroresque existen en las transferenciasy que son rechazadas por el banco

Mensual

INDICADORES DEL PROCESO DE TESORERÍA

Eൌ��௧௨ௗ௦ ��௦ ௧ ௧௨ௗ௦ ��௦ ௨ௗ௦௧

Eൌ�� ௦ ௭��௦ ୱ୧୬ ௦ ௦ ௭��௦ ௨ௗ௦௧

Eൌ�� ோ��௦௧௦ ௧௦ ௧௦

௦௧௦ ௧௦ ௨ௗ௦௧

Eൌ��ோ��௦௧௦ ௨ௗ௭��௦ ௧௧

௦௧௦ ௭��௦

CAPÍTULO II ANÁLISIS EXTERNO

Factor Político

“Los productos de tabaco son los productos de consumo sujetos a los impuestos más elevados del mundo, y los impuestos a menudo representan más de la mitad del precio de venta al público”

Presión Fiscal: 75% del

PVP


Mes/año Activa Pasiva Inflaciónago-13 8,17% 4,53% 2,27%jul-13 8,17% 4,53% 2,39%jun-13 8,17% 4,53% 2,68%may-13 8,17% 4,53% 3,01%abr-13 8,17% 4,53% 3,03%mar-13 8,17% 4,53% 3,01%feb-13 8,17% 4,53% 3,48%ene-13 8,17% 4,53% 4,10%dic-12 8,17% 4,53% 4,16%nov-12 8,17% 4,53% 4,77%oct-12 8,17% 4,53% 4,94%sep-12 8,17% 4,53% 5,22%ago-12 8,17% 4,53% 4,88%jul-12 8,17% 4,53% 5,09%jun-12 8,17% 4,53% 5,00%may-12 8,17% 4,53% 4,85%abr-12 8,17% 4,53% 5,42%

Año Tipo de Impuesto Valor

2011 Ad valorem 150%2012 Específico 0,08 cts x unidad2013 Específico 0,081 cts x unidad

Factor Económico


Factor Social

2% anualVolumen ventas


Factor Tecnológico

No gran aceptación en el mercado ecuatoriano

1) Alto costo2) No es el mismo sabor


Factor Legal

El 14 de Julio del 2011 la Asamblea Nacional aprobó la Ley Orgánica para la regulación y control del tabaco según decreto ejecutivo No. 1047. El 22 de Julio del 2011 se emitió el Registro oficial Nro. 497 para este decreto.


Clientes

10.000 Clientes Exportaciones

Mayoristas Minoristas Tiendas


Proveedores


Competencia

99% mercado de cigarrillos en el Ecuador

1%

Contrabando

Otras marcas importadas

CAPÍTULO IIIDIRECCIONAMIENTO

ESTRATÉGICO

CAPÍTULO III

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Misión y Visión

CAPÍTULO III

Objetivos

General

Específicos

Satisfacer las expectativas de los fumadores adultos, ofreciendo productos innovadores de tabaco de la más alta calidad en su categoría de precio recomendado.

Generar retornos superiores a los accionistas a través de los ingresos, el volumen, y el crecimiento del flujo de caja y un programa equilibrado de dividendos y recompra de acciones. Reducir el daño causado por los productos de tabaco mediante el apoyo a una regulación integral y desarrollar productos con el potencial de reducir el riesgo de enfermedades relacionadas con el tabaco. Ser un ciudadano corporativo responsable y llevar a cabo el negocio con el más alto grado de integridad.


CAPÍTULO III


Políticas Estrategias 1. Seleccionar y controlar proveedores.2. Importaciones.3. Revisión de contratos con

proveedores.4. Pagos a proveedores.5. Control de aspectos financieros.6. Solicitud de reembolso de gastos.7. Adquisición de activos de capital.8. Control de ingresos de mercadería.

1. Impulsar el crecimiento de su cartera de marcas de liderazgo mediante una mayor comprensión de los consumidores y la innovación.

2. Expandirse geográficamente.3. Fortalecer la eficacia de la

organización y generar ahorros en la productividad.

4. Atraer, motivar y retener a los mejores talentos a nivel mundial.

CAPÍTULO III


Principios Valores

1. No recibir regalos de terceros. 2. Protección información confidencial.3. Trabajar con integridad basándose en

las leyes.4. Seleccionar los proveedores más

aptos que cumplan con las políticas y procedimientos internos.

5. Mantener cuidado sobre los activos fijos de la compañía.

6. Salvaguardar la integridad de sus empleados.

7. Protección de las marcas.

1. Un sentido de urgencia y la velocidad

2. Anticipación, decisión y toma de riesgos

3. Pasión por conseguir las cosas más difíciles de hacer.

4. La confianza, la humildad, la integridad.

5. Escuchar, aprender, compartir, enseñar.

CAPÍTULO IVFUNDAMENTOS

TEÓRICOS

CAPÍTULO IV

FUNDAMENTOS TEÓRICOS

Auditoría de Gestión

Examen o Evaluación

Compañía Recursos

CAPÍTULO IV


PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN

COMUNICACIÓN DE

RESULTADOSSEGUIMIENTO

Fases de la Auditoría de Gestión

CAPÍTULO IV


PLANIFICACIÓN

Conocer la Compañía en Base al Archivo Corriente y Permanente.

Determinación del Riesgo Inherente en Visita preliminar y entrevistas.

Emisión del Informe preliminar y la presentación de oferta

• Motivo del Examen• Objetivos del Examen• Alcance• Base legal• Objetivos de la

Compañía• Determinación de

Recursos: financieros, materiales y humanos

• Distribución del tiempo de trabajo

PRELIMINAR

CAPÍTULO IV


PLANIFICACIÓN

• Programa y Evaluación de Control Interno

• Programa de Auditoría

ESPECÍFICA

CAPÍTULO IV

MEDICIÓN DE RIESGOS

RIESGO INHERENTE - RI

Riesgo no controlado por el Auditor

Se da por la naturaleza propia del negocio y sus productos.

Directamente relacionado con el factor externo a la Empresa

PROCESO DE COMPRAS HASTA DESEMBOLSO Ref.:XXXX

Período: 1 de Enero al 31 de Diciembre 2012

Matriz de Riesgo Inherente

1. Planificación Estratégica

2. Estructura Orgánica

3. Calidad de Control Interno

4. Formas de Operar

5. Aprovechamiento de Recursos

6. Sistemas de Información

7. Indicadores de Gestión

PROGRESO S.A

DE EFECTIVO

Calificación Subjetiva

Calificación Importancia

Factor de Ponderación

Elaborado por: Revisado por:

Fecha:Fecha:

No Componente Calificación Final

Total

CAPÍTULO IV


RIESGO CONTROL - RC

Riesgo no controlado por el Auditor

Riesgo relacionado directamente por el sistema de control interno de la Empresa

CAPÍTULO IV


RIESGO DE DETECCIÓN - RD

El riesgo de detección está dado por la posibilidad de que existan distorsiones significativas, que los procedimientos de auditoría no los revelen.

RIESGO DE AUDITORIA – RA

El Riesgo de Auditoría es la posibilidad de emitir un Informe de Auditoría incorrecto causado por no detectar errores o irregularidades significativas que modificarán el sentido de la opinión del informe final.

CAPÍTULO IV


EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

Condición Criterio Causa Efecto

Permiten medir el logro de objetivos

HALLAZGOSINDICADORES

Se desarrollo del programa de auditoría

APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS

DE AUDITORÍA

CAPÍTULO IV


GRUPO TÉCNICA DEFINICIÓN

COMPARACIÓNConsiste en poner atención a dos o más

cosas que tengan relación y determinar lassemejanzas o diferencias.

OBSERVACIÓN Apreciar de forma visual y evaluar la forma en la que se realizan las operaciones.

REVISIÓN SELECTIVA Revisión ocular rápida, supone un tipo más casual de inspección.

RASTREO Efectuar seguimiento a la transacción desde el inicio hasta el final de la misma.

VERIFICACIÓN VERBAL INDAGACIÓN Es el proceso de interrogar a los empleados a cerca de las transacciones u operaciones.

ANÁLISISClasificación y agrupación de os elementos que forman una

cuenta de los estados financieros, se puede hacer análisis de Saldos o de los Movimientos de las cuentas.

CONCILIACIÓN Cotejar información entre dos fuentes distintas de información.

CONFIRMACIÓN Obtención de una comunicación escrita, la misma que puede ser: Positiva, Negativa o Indirecta.

VERIFICACIÓN DOCUMENTAL

COMPROBACIÓN Inspección detallada de los documentos que respaldan una operación o una transacción.

CÁLCULO Comprobar la exactitud matemática de las operaciones efectuadas por la empresa.

VERIFICACIÓN FÍSICA INSPECCIÓN Examen físico de los bienes de la entidad.

Aplicación de Procedimientos y Técnicas de Auditoría

VERIFICACIÓN ESCRITA

VERIFICACIÓN OCULAR

CAPÍTULO IV


Papeles de Trabajo

EVIDENCIA DEBE SER:

Suficiente Relevante Competente Pertinente

CAPÍTULO IV


COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

Se revisa ante los funcionarios de la Empresa para la presentación de los resultados

Carta a la Gerencia: Informe de Control interno e Informe de Auditoría

Hallazgos Conclusiones Recomendaciones

LECTURA DEL BORRADOR EMISIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA

Revisión del informe de Control Interno y de Auditoría

BORRADOR DEL INFORME

CAPÍTULO IV


SEGUIMIENTO

Se evalúa los resultados obtenidos de las recomendaciones sugeridas en el informe de auditoría

Se emite un nuevo informe que determina los resultados de las recomendaciones

MEDICIÓN DE RESULTADOS

EMISIÓN NUEVO INFORME

Se asigna responsables para la ejecución de recomendaciones

ASIGNACIÓN DE RESPONSABLES

CAPÍTULO VAplicación de la

práctica propuesta

Planificación preliminar

CAPÍTULO V PLANIFICACIÓN PRELIMINAR PROGRESO S.A

PROCESO DE COMPRAS HASTA DESEMBOLSO Ref.: DE EFECTIVO P/T 1Período: 1 de Enero al 31 de Diciembre 2012 1/1

Programa de Auditoría Preliminar

Objetivos:

1) Conocer las actividades específicas que realiza cada departamento2) Determinar funciones y responsables3) Evaluación del Control interno de cada área

No. Procedimiento Ref/PT Realizado por:Fecha:

1Visita previa a las instalaciones de la compañía, con el fin de observar e indagar el desarrollo de las actividades de las áreas a ser auditadas.

P/T CD1 P/T CB1 P/T CC1 P/T CT1

JS 08/10/2013

2Recopilar la información sobre la base legal de la Compañía PROGRESO S.A.

Pág. 8-10 LC 08/10/2013

3Realizar una entrevista a los Jefes departamentales de: Bodega, Compras, Contabilidad, Tesorería y Director Financiero

P/T CD2 P/T CB2 P/T CC2 P/T CT2 P/T CF1

JS 09/10/2013

4Solicitar los organigramas estructural, funcional y personal.

Pág. 23-34 LC 11/10/2013

5Solicitar toda la información relacionada al direccionamiento estratégico de la Compañía.

Pág. 75-82 JS 12/10/2013

6Evaluación del Riesgo Inherente mediante la aplicación de la matriz del riesgo preliminar.

P/T 2 1-3

JS 13/10/2013

7Obtener la información de los productos que ofrece la compañía.

Pág. 14-15 LC 08/10/2013

8Elabore el informe preliminar de la auditoría de gestión.

P/T 2 4-5

JS 19/10/2013

9Recopilar la documentación de la aceptación de la auditoría.

P/T 3 LC 21/10/2013

10 Plan Global de Auditoría. P/T 4 JS 27/10/2013

Auditor Jefe: Juan Suquillo JSAuditor Senior: Liliana Castellanos LCAuditor Junior: José Albuja JA

Capítulo III

Observaciones

Capítulo I

Capítulo I Gráfico Nro. 7,8,9

Capítulo I Gráfico Nro. 1,2

CAPÍTULO V

CÉDULA NARRATIVA Ref.: P/T CB1

Período: 1 de Enero al 31 de Diciembre 2012 1/1

VISITA PRELIMINAR

Departamento: BODEGASFecha: 6 de octubre del 2013

El día 6 de octubre del 2013 se procedió a realizar la visita a las instalaciones de la Compañía Progreso S.A ubicada en las afueras de la ciudad

Se pudo observar lo siguiente:

1) Cuentan con 3 personas en el Área de Bodegas, se encuentran bajo nómina de una de las Compañías afiliadas TASA S.A

2) El Área trabaja directamente en las bodegas de producto terminado.

3) Existe un solo representante legal que esta a cargo de todo el grupo de Compañías.

4) El ingreso a las oficinas es restringido, ya que se debe poseer de una tarjeta de acceso especial para cada uno de los pisos

5) El Jefe del Área de Bodegas es el Ing Irwing Carrera

6) El sistema que usan para realizar el ingreso de los inventarios es: Sistema, Aplicaciones y Productos "SAP"

7) En el Área de Bodegas, se recibe el producto terminado ya sea de cigarrillos y de otras líneas de negocio por parte de sus proveedores estratégicos. Adicionalmente realizan movimientos para la venta al cliente mediante un sistema interno, posteriormente mediante interfaz se refleja en SAP.

8) También se realizan inventarios diarios, movimiento entre bodegas, traslados de mercadería recepción de bienes y servicios.

El Departamento cuenta con todos los recursos físicos necesarios para su labor diario, el ambiente laboral es tranquilo. Para la auditoría que vamos a realizar, se deberá hacer mayor énfasis en la revisión del ingreso de los inventarios al sistema vs el físico y las fechas de recepción.

Revisado por: ER Fecha: 7 de octubre del 2013

PROGRESO S.A

Elaborado por: JS Fecha: 6 de octubre del 2013

VISITA PRELIMINAR Y ENTREVISTA

CAPÍTULO V

CÉDULA NARRATIVA Ref.: P/T CB2


ENTREVISTA

Nombre del Entrevistado: Irwing Carrera Cargo: Jefe de Bodega Entrevistador: Juan Suquillo Día : 10 de octubre del 2012 Hora solicitada: 9H00 Lugar: Oficina del empleado - Fábrica

1) ¿Cómo participa su Departamento en el proceso de compras hasta el desembolso de efectivo?

Luego de que se hizo la Orden de Compra, el proveedor viene a dejar el bien en las Bodegas de la Compañía, en ese momento el Auxiliar de Bodega se encarga de revisar que la cantidad de ítems solicitados sean exactamente a los que se indica en la Orden de Compra y se encuentren en perfectas condiciones. Finalmente, se ingresa los items de la Orden de Compra en SAP

2) ¿Qué ocurre si hay diferencias en la cantidad de ítems a los solicitados o están con algún defecto?

No se recibe el bien en las bodegas, únicamente se debe recibir la cantidad exacta solicitada en la orden de compra. En el caso que hayan recibido en más o en menos, se le levantará el punto con el Supervisor y se conversará el tema directamente con el proveedor para realizar el reclamo.

3) ¿Ustedes verifican precios en alguna parte del proceso?

No, por políticas internas de la empresa, en las bodegas solamente se reciben los items sin tener acceso a los precios, el proveedor debe entregar las facturas directamente a Cuentas por Pagar.

4) ¿Hacen ingresos en el sistema solo bienes o también servicios?

También se hace de servicios, por ejemplo los de limpieza de las bodegas. Siempre debe existir primero la recepción del servicio para posteriormente ingresar en el sistema.

5) ¿Qué productos manejan en sus bodegas?

Se hace la recepción de bienes de producto terminado recibido desde la otra afiliada local, también recepción de materia prima, material de embalaje, inventario de repuestos y servicios recibidos únicamente para el Área de Bodegas.

Elaborado por: JS Fecha: 9 de octubre del 2012 Revisado por: ER Fecha: 10 de octubre del 2012

PROGRESO S.A


CAPÍTULO V

CÉDULA NARRATIVA Ref.: P/T CC1


VISITA PRELIMINAR

Departamento: COMPRASFecha: 7 de octubre del 2013



1) Cuentan con 3 personas en el Área de Compras, se encuentran bajo nómina de una de las Compañías afiliadas TASA S.A

2) El Área trabaja en las oficinas administrativas que existen en la fábrica.



5) El Jefe del Área de Compras es la Eco. Gabriela Ludeña

6) El sistema que usan para realizar la solicitud de pedidos y generación de órdenes de compra es: Sistema, Aplicaciones y Productos "SAP"

7) En el Área de Compras se realiza la búsqueda de proveedores, concurso de merecimientos, negociaciones en búsqueda del mejor precio con el proveedor, manejo de conflictos, análisis de desviaciones de precios.

El Departamento cuenta con todos los recursos físicos necesarios para su labor diario, el ambiente laboral es tranquilo. Se observa que existe varias solicitudes de compras y que los empleados están en constante comunicación con los proveedores buscando el mejor precio. Es necesario revisar que las solicitudes de pedido y generación de órdenes de compra se realicen bajo prioridades del negocio.


PROGRESO S.A


CAPÍTULO V VISITA PRELIMINAR Y ENTREVISTA



VISITA PRELIMINAR

Departamento: COMPRASFecha: 7 de octubre del 2013



1) Cuentan con 3 personas en el Área de Compras, se encuentran bajo nómina de una de las Compañías afiliadas TASA S.A

2) El Área trabaja en las oficinas administrativas que existen en la fábrica.



5) El Jefe del Área de Compras es la Eco. Gabriela Ludeña

6) El sistema que usan para realizar la solicitud de pedidos y generación de órdenes de compra es: Sistema, Aplicaciones y Productos "SAP"

7) En el Área de Compras se realiza la búsqueda de proveedores, concurso de merecimientos, negociaciones en búsqueda del mejor precio con el proveedor, manejo de conflictos, análisis de desviaciones de precios.

El Departamento cuenta con todos los recursos físicos necesarios para su labor diario, el ambiente laboral es tranquilo. Se observa que existe varias solicitudes de compras y que los empleados están en constante comunicación con los proveedores buscando el mejor precio. Es necesario revisar que las solicitudes de pedido y generación de órdenes de compra se realicen bajo prioridades del negocio.


PROGRESO S.A




ENTREVISTA

Nombre del Entrevistado: Gabriela Ludeña Cargo: Jefe de Compras Entrevistador: Juan Suquillo Día : 10 de octubre del 2012 Hora solicitada: 16H00 Lugar: Oficina del empleado - Fábrica

1) ¿Cómo participa su Departamento en el proceso de compras hasta el desembolso de efectivo?

El usuario solicita al Departamento de Compras que busque un proveedor que satisfaga sus necesidades, luego se cotiza, se hace el contrato con el proveedor, se lo crea en SAP y se procede a hacer la solicitud de compra formal en el sistema incluyendo lo que se necesita y precios, luego es aprobado en el sistema y se crea la Orden de Compra.

2) ¿Existe calificación previa de proveedores?

Se busca los mejores proveedores, de los tres mejores seleccionados se procede a solicitar cotizaciones, al final gana la que ofrezca el mejor bien/servicio al mejor costo. El Gerente de Supply Chain finalmente es el que toma la decisión de selección de proveedor

3) ¿El sistema les da algún tipo de restricción en las compras?

No, de hecho, el sistema es muy bondadoso ya que mediante reportes, se puede observar las variaciones de precios en compras mediante un histórico. Adicionalmente el sistema valida el precio en la Orden de Compra cruce exactamente con lo que se esta facturando, sino es igual, dispara un flow de aprobación al dueño del gasto para que apruebe esa variación.

4) ¿Tienen una política especial en restricción de negociaciones con proveedores?

Lógico, la empresa puede seleccionar solamente proveedores que cumplan con algunos requerimientos que exigen nuestras políticas y prácticas, adicionalmente que emitan documentos fiscales autorizados, que no tengan historiales malos, etc.

5) Sobre los montos de negociaciones, quien realiza las aprobaciones y por qué montos?

Si la negociación es hasta $50.000 el Gerente de Supply Chain puede autorizar la negociación, si es hasta $100.000 debe autorizarlo el Director de Operaciones, y si es sobre los $100.000 debe ser autorizado por el Gerente General.


PROGRESO S.A


CÉDULA NARRATIVA Ref.: P/T CD1


VISITA PRELIMINAR

Departamento: CONTABILIDAD

Fecha: 7 de octubre del 2013

El día 7 de octubre del 2013 se procedió a realizar la visita a las instalaciones de la Compañía Progreso S.A

ubicada en la Av Chimborazo y Pampite, Cumbayá.


1) Cuentan con 6 personas en el Área de Contabilidad, se encuentran bajo nómina de la Compañía

PROGRESO S.A

2) Toda el Área administrativa trabaja en Cumbayá


4) El ingreso a las oficinas es restringido, ya que se debe poseer de una tarjeta de acceso especial

para cada uno de los pisos.

5) El Contador de la Compañía es la Sra Janneth Zárate

6) El sistema contable que usan es SAP

7) El Área de Contabilidad recibe las facturas de los usuarios con el número de la cuenta contable

y centro de costos para proceder al registro en el sistema. También se encarga de la emisión de

las retenciones.

8) Los registros contables son diarios, consolidación del cierre de mes, análisis de cuentas,

declaraciones de impuestos, preparación de estados financieros, informes a la Gerencia.

El Departamento cuenta con todos los recursos físicos necesarios para su labor diario, el ambiente

laboral es tranquilo, sin embargo, al no contar con un Área específica cerrada, se corre el riesgo de

tener pérdida de documentos o confusión de los mismos.


PROGRESO S.A





ENTREVISTA

Nombre del Entrevistado: Janneth Zárate Cargo: Contadora Entrevistador: Juan Suquillo Día : 10 de octubre del 2012 Hora solicitada: 15H00 Lugar: Oficina del empleado - Cumbayá

1) ¿El Departamento de Contabilidad aproximadamente cuantas facturas recibe al mes?

Aproximadamente 1000 facturas entre proveedores locales e internacionales.

2) ¿Cómo es el proceso desde que reciben la factura por parte del usuario hasta que pasa a responsabilidad de Tesorería.

El Analista recibe la factura con el número de Orden de Compra e ingreso (si es logística) o con el número de la cuenta y centro de costo (si es financiera). Posteriormente revisa que el documento fiscal cumpla con todos los requisitos de ley y que los datos sean los correctos. Luego procede a registrar el documento en SAP mediante una la transacción llamada "MIRO" y se contabiliza. Continuando con el ciclo, posterior al registro en SAP, el sistema lanza "flows" de aprobación a los jefes dueños de cada gasto para proceder con su aprobación y que el documento se libere al pago.

3) ¿Cual es la diferencia entre una factura logística y una factura financiera?

La factura logística está ligada a una Orden de Compra (70% del total de facturas recibidas), mientras que las facturas financieras no van ligadas a OC y se imputa directamente a una cuenta y centro de costo.

4) ¿Qué tipo de errores generalmente existen y cómo son resueltos?

Generalmente se da los errores como: Proveedor no creado en el sistema o bloqueado, mala práctica de retenciones fiscales, contabilización de gasto incorrecto, etc.

Cuando existen estos errores, los documentos son reversados en el mismo mes para evitar problemas en las declaraciones de impuestos, en el caso de que el proveedor este mal creado se solicita al Área de Master Data que corrijan el error. En los casos de contabilizaciones incorrectas se procede a realizar reclasificaciones contables. Este tipo de errores no es ni el 1% de los documentos registrados en el mes ya que nuestros empleados poseen gran experiencia.


PROGRESO S.A




ENTREVISTA

Nombre del Entrevistado: Janneth Zárate Cargo: Contadora Entrevistador: Juan Suquillo Día : 10 de octubre del 2012 Hora solicitada: 15H00 Lugar: Oficina del empleado - Cumbayá

5) ¿Cómo es el proceso de generación de retenciones fiscales a los proveedores?

Se generan posterior al registro contable del documento fiscal en SAP. Luego del registro, se audita el documento máximo hasta un día posterior al registro, con la finalidad de que el registro haya sido realizado de manera correcta. Las retenciones se emiten en documentos pre-impresos en SAP desde la transacción ZXXXLFCU10

6) ¿Las contabilizaciones se realizan de la misma forma en ambos casos?

No, en las que van ligada a una Orden de Compra, la afectación al gasto/inventario se da cuando se hace el ingreso en el sistema (gasto/inventario contra Cuenta por Pagar transitoria), esta cuenta por pagar transitoria se encera cuando se registra la factura en la Orden de Compra y se genera la Cuenta por Pagar al proveedor.

Las facturas financieras al no venir ligada bajo una Orden de compra, la contabilización al gasto es el momento de registrar la factura contra la cuenta por pagar al proveedor (ahí se registran también los impuestos). Ejemplo de contabilización:

---- 1 -----Débito Gasto/InventarioCrédito Cuenta por pagar transitoria

---- 2 -----Débito Cuenta por pagar transitoriaCrédito Cuenta por Pagar proveedores


PROGRESO S.A



CÉDULA NARRATIVA Ref.: P/T CT1


VISITA PRELIMINAR

Departamento: TESORERÍAFecha: 8 de octubre del 2013

El día 8 de octubre del 2013 se procedió a realizar la visita a las instalaciones de la Compañía Progreso S.A ubicada en la Av Chimborazo y Pampite, Cumbayá.


1) Cuentan con 3 personas en el Área de Tesorería, se encuentran bajo nómina de la Compañía Progreso S.A

2) El Área trabaja en las oficinas administrativas que son en Cumbayá



5) El Jefe del Área de Tesorería es Juan M. Villamarín

6) El sistema que usan para realizar los pagos es SAP, el cual se conecta directamente con los Bancos

7) En el Área de Tesorería se realizan los pagos a los proveedores, empleados, nómina. Adicionalmente se encargan del flujo de efectivo, de las cobranzas, lo que es el ingreso de precios intercompany y análisis regionales

El Departamento cuenta con todos los recursos físicos necesarios para su labor diario, el ambiente laboral es tranquilo. La mayoría de los procesos que tienen que ver con cash flow y pago a través de los bancos, se están manejando desde Argentina mediante una afiliada. Se deberá verificar el procedimiento completo de pagos y el manejo correcto de fondos.


PROGRESO S.A


CÉDULA NARRATIVA Ref.: P/T CT2


ENTREVISTA

Nombre del Entrevistado: Juan M. Villamarín Cargo: Coordinador de Tesorería Entrevistador: Juan Suquillo Día : 9 de octubre del 2012 Hora solicitada: 10H30 Lugar: Oficina del empleado - Cumbayá

1) ¿Cuál es su proceso posterior al registro y aprobación de los documentos a pagar en SAP?

Se procede a ingresar a la transacción F110 en SAP, esta transacción automáticamente selecciona todas las facturas que se encuentran vencidas para sacar al pago. Se ejecuta la transacción y ésta se conecta directamente con el Banco para sacar las transferencias/cheques. La corrida de pagos se hace solamente los días viernes y se ejecutan pagos los miércoles.

2) Cómo aseguran que las cuentas bancarias posean siempre fondos para realizar los pagos?

Se realiza un análisis de cash flow de manera semanal, con lo cual se proyectan los pagos que se realizan semanalmente, en el caso de que el dinero que poseemos en las cuentas no es suficiente, se realizan préstamos entre Compañías o se solicita préstamos/sobregiros a bancos.

3) Qué tipos de pagos realizan?

Se paga básicamente: pagos en general a todo tipo de proveedores ya sea locales o del exterior, pago de facturas intercompany, pagos de nómina, utilidades, beneficios y bonos a empleados

4) Tienen una política especial de pago?

Correcto, tenemos varias políticas, pero principalmente, se deben realizar los pagos solamente los días miércoles (con debidas excepciones solicitadas por Gerencia General). Se realizan los pagos únicamente con cheque o transferencia bancaria.

5) Los pagos salen directamente desde el banco posterior a la contabilización en SAP o existe algún otro tipo de validación final?

Cuando se ejecuta los pagos en el banco, previo a la emisión final del cheque/transferencia, el Gerente de Contraloría ingresa con su clave bancaria al banco a autorizar los pagos que sean hasta $50.000, en pagos superiores, la aprobación llega del Director Financiero.


PROGRESO S.A


CAPÍTULO V BASE LEGAL

MEDICIÓN DEL RIESGO INHERENTE

CAPÍTULO V MATRIZ DE RIESGO PRELIMINAR

PROCESO DE COMPRAS HASTA DESEEMBOLSO Ref.: P/T 2


Matriz de Conocimiento Preliminar

Identificación Efecto Potencial A M B

1. Planificación Estratégica

Cuenta con una planificación debidamente

estructurada y a nivel

departamental, va acorde con los objetivos y lineamientos del negocio.

Tanto la alta dirección como los empleados

están al tanto de cómo reaccionar

ante posibles riesgos externos.

XPruebas de

Cumplimiento

2. Estructura Orgánica

Cuentan con organigramas debidamente

estructurados y claramente

identificados

Descripción del trabajo y funciones

segregadas ordenadamente.

XPruebas de

Cumplimiento

3.Reglamentos y Manuales de

Funciones

Poseen manuales de

políticas y procedimientos no solo locales sino también

regionales

Se realizan auditorías de

manera frecuente a cada

proceso.

XPruebas de

Cumplimiento

4. Canales de Comunicación

Las comunicaciones

de cambios y políticas se las

realiza mediante

conocimiento público en la

intranet.

La comunicación inter

departamental debería hacerse de manera que estén al tanto

todos los empleados de los cambios.

XPruebas de

Cumplimiento

No

DE EFECTIVO

Elaborado por: Liliana Castellanos Fecha: 12 de Octubre del 2012 Revisado por: Juan Suquillo Fecha: 14 de Octubre del 2012

Componente

PROGRESO S.A

Riesgo Detectado CalificaciónEnfoque de Auditoría

A = AltoM = MedioB = Bajo

CAPÍTULO V MATRIZ DE RIESGO PRELIMINAR

PROCESO DE COMPRAS HASTA DESEEMBOLSO Ref.: P/T 2


Matriz de Conocimiento Preliminar

Identificación Efecto Potencial A M B

5. Monitoreo del Rendimiento

Se envían reportes al

menos semestralmente

de las dificultades que

se van presentando.

Evaluación de los problemas para

darles soluciones oportunas

X Pruebas Sustantivas

6. Sistemas de Información

Se cuenta con el soporte del

Departamento de Sistemas

local y regional.

Entrega de información no

es oportuna cuando se debe hacer cambios

en sistemas regionales.

X Prueba Mixta

7. Indicadores de Gestión

Se tiene reportes en los

cuales se observa que

existen indicadores que miden posibles

riesgos.

Son enviados a los diferentes

departamentos para realizar correcciones

internas.

XPruebas de

Cumplimiento

Revisado por: Juan Suquillo Fecha: 14 de Octubre del 2012

DE EFECTIVO

No ComponenteRiesgo Detectado Calificación

Enfoque de Auditoría

PROGRESO S.A

Elaborado por: Liliana Castellanos Fecha: 12 de Octubre del 2012

CAPÍTULO V EVALUACIÓN DEL RIESGO INHERENTE

PROCESO DE COMPRAS HASTA DESEMBOLSO Ref.: P/T 2


Matriz de Riesgo Inherente

1. Planificación Estratégica 22,22 3 0,11 2,44

2. Estructura Orgánica 22,22 2 0,07 1,56

3.Reglamentos y Manuales de

Funciones22,22 1 0,04 0,89

4. Canales de Comunicación 55,55 7 0,25 13,89

5. Monitoreo del Rendimiento 22,22 6 0,21 4,67

6. Sistemas de Información 55,55 4 0,14 7,78

7. Indicadores de Gestión 22,22 5 0,18 4,00

28 1 35,22

Revisado por: Juan Suquillo Fecha: 15 de Octubre 2012

No ComponenteCalificación

SubjetivaCalificación Importancia

Factor de Ponderación

PROGRESO S.A

DE EFECTIVO

Calificación Final

Total

Elaborado por: Liliana Castellanos Fecha: 13 de Octubre 2012

CAPÍTULO V EVALUACIÓN DEL RIESGO INHERENTE

CAPÍTULO V INFORME PRELIMINAR

Ref.:Período: 1 de Enero al 31 de Diciembre 2012 P/T 2

4/4

INFORME PRELIMINAR

Quito, 19 de Octubre del 2012

La empresa auditora JS & LC Auditores S.A, atendiendo a la solicitud de la Compañía Progreso S.A

para realizar una Auditoría de Gestión al proceso de compras hasta el desembolso de efectivo, se

realizó la visita a las instalaciones, posteriormente las entrevistas mantenidas durante las dos primeras

semanas del mes de Octubre del 2012, y finalmente la elaboración de la matriz de riesgo preliminar, se

determinó un riesgo inherente del 35,22%, equivalente a un riesgo MODERADO-BAJO, según las

consideraciones siguientes:

1.- Los canales de comunicación no son lo suficientemente eficientes debido a que se realizan

solamente por mails o se coloca en la intranet, no existe un método para asegurarse que los

empleados estan completamente al tanto de las comunicaciones que se recibe.

2.- En el Departamento de Contabilidad se manejan una alta cantidad de papeles. Éstos se

encuentran encima de los escritorios y podrían ser manipulados, destruidos o inclusive sufrir

pérdidas sin llegar a determinar certeramente quién fue el que ocasionó ese percance.

3.- Los sistemas de información que se manejan a nivel regional (principalmente el tema de

configuración), no existe celeridad de respuesta a los posibles requerimientos urgentes o

inmediatos que puedan solicitar las entidades del gobierno locales.

PROGRESO S.A

CAPÍTULO V PLAN GLOBAL DE AUDITORÍA

Planificación ESPECÍFICA

Evaluación del control interno

CAPÍTULO V PROGRAMA DE AUDITORÍA – EVALUACIÓN DE CI PROGRESO S.A

PROCESO DE COMPRAS HASTA DESEMBOLSO Ref.: P/T 5

1/1Período: 1 de Enero al 31 de Diciembre 2012

PROGRAMA DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

No. Actividades a realizarse Horas/Planif. Horas/Reales Diferencia Ref/PT Elaborado por Observaciones

Procedimiento

1 Elabore el cuestionario de control interno 8 8 0


J.S

2 Aplique el cuestionario de control interno 6 6 0


L.C

3 Efectúe la medición de riesgos de control, detección y auditoría 4 4 0


J.S L.C

4 Programa 8 8 0


J.A

Total 26 26

Auditor Jefe: Juan Suquillo J.SAuditor Senior: Liliana Castellanos L.C

Auditor Junior: José Albuja J.A

DE EFECTIVO

Elaborado por: J.S Fecha: 30 de Octubre del 2012 Revisado por: E.R Fecha: 31 de Octubre del 2012

CAPÍTULO V CUESTIONARIO CI - BODEGAS

Ref.: P/T CB3


Entrevistado: Ing. Irwing CarreraFecha y hora aplicación del cuestionario: 5 de noviembre del 2012 14:00PM

SI NO

1 X 10 8

2 X 10 7El 20% de los manuales no se han actualizado en los últimos 2 años.

3 X 10 8

4 X 10 10

1 X 10 8

2 X 10 8

3 X 10 5Desconozco muchas políticas

Evaluación de Riesgos¿Ha comunicado a su jefe los

posibles riesgos de su departamento?

¿Ud aplica una revisión aleatoria de los procesos que

realiza su departamento?¿Cuenta Ud con conocimiento amplio de las normas y leyes

vigentes internas?

Cuestionario Control Interno Administrativo

Nro. PreguntasRespuestas

Ponderación

Ambiente de Control¿Conoce la estructura organizacional de la

Compañía?¿Su departamento posee

manuales y procedimientos actualizados?

¿La empresa capacita siempre al personal nuevo que ingresa

a la Compañía?¿Conoce claramente la

normativa de los procesos de su departamento?

PROGRESO S.A

Departamento de Bodega

Revisado por: ER Elaborado por: JS

Calificación Obtenida

Observación


Ref.: P/T CB3



SI NO

1 X 10 5Solo se mandan mails, mas no capacitación

2 X 10 9

3 X 10 9

4 X 10 8

1 X 10 8

2 X 10 10

3 X 10 9

Actividades de Control¿La Compañía le proporciona

facilidades para su capacitación y actualización en

cuanto a normativas?¿Se realiza un control antes,

durante y después del proceso de compras hasta desembolso

de efectivo?¿Se ha establecido horas topes para realizar el proceso en su

área?¿Se cuenta con un plan por

escrito de retroalimentación en el proceso?

Información y Comunicación¿Usted cree que la

comunicación entre áreas sobre este proceso es

eficiente y eficaz?

¿La información y comunicación cree que se

maneja tanto horizontal como vertical dentro de su área?

¿Se presentan informes periódicos sobre el

desempeño del departamento relacionado al proceso a ser

auditado? Elaborado por: JS Revisado por: ER

PROGRESO S.A

Departamento de BodegaCuestionario Control Interno Administrativo


PonderaciónCalificación

ObtenidaObservación


Ref.: P/T CB3



SI NO

1 X 10 8

2 X 10 9

3 X 10 8

170 137


TOTAL


Departamento de Bodega

Observación

Supervisión y Monitoreo¿ El Departamento de Control

interno supervisa las actividades de control que

actualmente tiene su Departamento?

¿ Cree Ud que el Gerente del Área revisa y monitorea al

menos una vez mensual este proceso?

¿Usted monitorea constantemente el proceso de

sus subordinados?


Obtenida

Elaborado por: JS Revisado por: ER

PROGRESO S.A


Ref.: HH CB1


Recomendaciones: Fomentar una capacitación al menos a las jefaturas de los procesos para que ellos se encarguen de bajar directamente estos cambios a sus subordinados.

Elaborado por: JS Fecha: 10 de Noviembre del 2012 Revisado por: ER Fecha: 11 de Noviembre del 2012

Referencia a Papel de Trabajo

Conclusiones: La Compañía a pesar de que tiene políticas y procedimientos claramente publicados, los empleados no conocen a profundidad los cambios que se realizan, esto puede afectar en los controles de los procesos que debe existir en cada una de las actividades.

P/T CB3 1/5

Condición: No se conoce a fondo las políticas y normativas que rigen al proceso de compras hasta el desembolso de efectivo.

Criterio: Para poder cumplir con las normas establecidas por la Compañía, el departamento completo debe conocer a cabalidad las políticas, con la finalidad de que puedan realizar un correcto y efectivo control a cada actividad dentro del proceso.

Causa: Cuando se emiten nuevas políticas y normativas, se debe asegurar que al menos las jefaturas de las áreas tengan el conocimiento a cabalidad de los cambios realizados.

Efecto: Se genera desconocimiento en los empleados, lo que puede llevar a incumplimiento de políticas y falta de control en sus actividades diarias.

BODEGAS

PROGRESO S.A

HOJA DE HALLAZGOS

PAPEL DE TRABAJO

Hallazgo Nro. 1

Tema: FALTA DE CONOCIMIENTO DE POLÍTICAS Y NORMATIVAS VIGENTES


Ref.: HH CB2


Referencia a Papel de Trabajo

Conclusiones: La Compañía al contar con un Departamento de Control Interno, posee fortalezas para manejar de mejor manera los posibles riesgos existentes en cada uno de los procesos. Deberá aprovechar los recursos que tiene y llegar más al empleado para que conozca mucho mejor las políticas que rigen a sus procesos.

Recomendaciones: Implementar un plan de capacitación a las jefaturas cuando existan cambios en las políticas en cada uno de los procesos que se vean afectados.

Elaborado por: JS Fecha: 10 de Noviembre del 2012

Tema: FALTA DE CAPACITACIÓN AL PERSONAL SOBRE POLÍTICAS P/T CB3 2/5

Condición: No existe capacitación sobre cambios de políticas, solamente se manda mails de actualizaciones a las normativas.

Criterio: Para poder cumplir con las normas establecidas por la Compañía, cada departamento completo debe conocer a cabalidad las políticas, con la finalidad de que puedan realizar un correcto y efectivo control a cada actividad dentro del proceso.

Causa: El Departamento de Control Interno solo manda las actualizaciones por mail, en algunos casos, gente de la compañía no accede mucho al mail o ni siquiera tiene acceso.

Efecto: Se puede caer en incumplimiento de políticas

PAPEL DE TRABAJO

PROGRESO S.A

HOJA DE HALLAZGOSBODEGAS

Hallazgo Nro. 2

Revisado por: ER Fecha: 11 de Noviembre del 2012

CAPÍTULO V CUESTIONARIO CI - COMPRAS

Ref.: P/T CC3


Entrevistado: Sra. Gabriela LudeñaFecha y hora aplicación del cuestionario: 5 de noviembre del 2012 10:00AM

SI NO

1 X 10 10

2 X 10 8

3 X 10 10

4 X 10 9

1 X 10 7

2 X 10 8

3 X 10 9

ObservaciónNro. PreguntasRespuestas


Obtenida

PROGRESO S.A


¿Conoce claramente la normativa de los procesos de

su Departamento?

¿Ha comunicado a su jefe los posibles riesgos de su

departamento?

¿Cuenta Ud con conocimiento amplio de las normas y leyes

vigentes internas?

¿Conoce la estructura organizacional de la

Compañía?¿Su departamento posee



a la Compañía?


Ambiente de Control

Evaluación de Riesgos



realiza su Departamento?


Ref.: P/T CC3



SI NO

1 X 10 7

2 X 10 10

3 X 10 9

4 X 10 4Retroalimentación solo hay en la evaluación del año.

1 X 10 7

2 X 10 9

3 X 10 10

Observación

¿La Compañía le proporciona facilidades para su

capacitación y actualización en cuanto a normativas?

¿Se realiza un control antes, durante y después del proceso de compras hasta desembolso

de efectivo?



Obtenida

Revisado por: ER

¿Se ha establecido horas topes para realizar el proceso en su

Área?¿Se cuenta con un plan por


¿Usted cree que la comunicación entre áreas

sobre este proceso es eficiente y eficaz?


desempeño del Departamento relacionado al proceso a ser

auditado?


Actividades de Control

Información y Comunicación


maneja tanto horizontal como vertical dentro de su Área?

PROGRESO S.A


Elaborado por: JS

CAPÍTULO V CUESTIONARIO CI - COMPRASRef.:

P/T CC3



SI NO

1 X 10 3Las revisiones son esporádicas.

2 X 10 8

3 X 10 10

170 138

Revisado por: ER

TOTAL



sus subordinados?

PROGRESO S.A


Elaborado por: JS

Observación

¿ El Departamento de Control Interno supervisa las

actividades de control que actualmente tiene su

departamento?¿ Cree ud que el Gerente del

área revisa y monitorea al menos una vez mensual este

proceso?

Supervisión y Monitoreo



Obtenida


Ref.: HH CC1



Causa: No existen reuniones periódicas entre las jefaturas para dialogar sobre los problemas que se tiene en cada una de las áreas.

Efecto: Retraso en los procesos, incumplimiento de políticas, horas de trabajo no eficientes debido a re-trabajos.

Conclusiones: Actualmente existe retroalimentaciones en intervalos amplios, esto puede llevar a que un problema que no haya sido monitoreado , sea cada vez más profundo y acarree mayores problemas. Una retroalimentación realizada de manera correcta ayuda en la eficiencia y eficacia de procesos. El incumplimiento causa ineficiencias internas.

Recomendaciones: Realizar reuniones una vez cada trimestre para evaluar deficiencias en los procesos y recibir sugerencias para mejorar las operaciones que signifiquen un costo/beneficio para la Compañía.

PAPEL DE TRABAJO

COMPRAS

Hallazgo Nro. 1Referencia a

Papel de Trabajo

Tema: CARENCIA DE UN PLAN OFICIAL DE RETROALIMENTACION SOBRE EL PROCESO P/T CC3 2/5

PROGRESO S.A

HOJA DE HALLAZGOS

Condición: Actualmente, la retroalimentación de un proceso es de manera "informal", debido a que solo se revisa en las evaluaciones al personal a la mitad y final del año, no hay un plan oficial definido.

Criterio: Para llegar a la eficiencia y eficacia en el manejo de procesos, es clave la retroalimentación ya que siempre va a existir algo se que pueda mejorar. Internamente hay una campaña para que los supervisores retroalimenten constantemente.


Ref.: HH CC2



Causa: Falta de supervisión periódica por parte de Auditoría Interna/Control Interno

Efecto: Incumplimiento de políticas, posibles riesgos financieros

Conclusiones: El proceso completo de compras hasta el desembolso de efectivo es crítico en la Compañía. Se observa que no existe una auditoría al menos una vez por año. El Departamento de Control Interno tiene la responsabilidad de monitorear constantemente el proceso. El incumplimiento puede determinar grandes riesgos financieros.

Recomendaciones: Evaluar al proceso por lo menos dos veces al año.



Papel de Trabajo

Tema: SUPERVISIÓN PERIÓDICA DE CONTROL INTERNO A LOS PROCESOS P/T CC3 3/5

Condición: La revisión al proceso completo de compras hasta el desembolso de efectivo aparentemente no es controlada, por ningún Departamento peor auditada al menos una vez por año.

Criterio: El proceso actualmente auditado, requiere de un monitoreo por parte de la Compañía. Esto va acorde a lo establecido en los roles y responsabilidades anuales del Departamento.

PAPEL DE TRABAJO

COMPRAS

PROGRESO S.A

HOJA DE HALLAZGOS

CAPÍTULO V CUESTIONARIO CI - CONTABILIDAD

Ref.: P/T CD3


Entrevistado: Sra. Janneth ZárateFecha y hora aplicación del cuestionario: 6 de noviembre del 2012 10:00AM

SI NO

1 X 10 10

2 X 10 9

3 X 10 9

4 X 10 10

1 X 10 5No, se debe evaluar el impacto de documentos físicos principalmente.

2 X 10 9

3 X 10 9

Evaluación de Riesgos¿Ha comunicado a su Jefe los

posibles riesgos de su Departamento?


realiza su Departamento?¿Cuenta ud con conocimiento amplio de las normas y leyes

vigentes internas?



Ponderación


Compañía?¿El Departamento posee




normativa de los procesos de su Departamento?

PROGRESO S.A




Observación


Ref.: P/T CD3



SI NO

1 X 10 7

2 X 10 10

3 X 10 10

4 X 10 9

1 X 10 6Se debe mejorar la comunicación de los procesos entre áreas.

2 X 10 10

3 X 10 10










eficiente y eficaz?






PROGRESO S.A

Departamento de ContabilidadCuestionario Control Interno Administrativo





Ref.: P/T CD3



SI NO

1 X 10 9

2 X 10 9

3 X 10 10

170 151


TOTAL



Observación

Supervisión y Monitoreo¿ El departamento de control


actualmente tiene su departamento?

¿ Cree ud que el Gerente del área revisa y monitorea al



sus subordinados?


Obtenida


PROGRESO S.A


Ref.: HH CD1


Conclusiones: El área Contable al manejar muchos papeles, corre el riesgo de que se pierdan documentos al tenerlos en un área en la que puede acceder cualquier persona y manipularlos. Es importante tener los documentos intactos mas que nada para cumplir con la legislación fiscal y evitar glosas por parte del SRI en una revisión.

Recomendaciones: Realizar un levantamiento completo de riesgos y ver la manera de tener todos los documentos en un área en la cual sea de acceso solamente a personas autorizadas.


Tema: FALTA COMUNICACIÓN DE RIESGOS P/T CD3 1/5

Condición: Actualmente, no se ha discutido con la gerencia sobre el riesgo que existe en mantener los documentos físicos a exposición de todas las áreas

Criterio: En las políticas internas sobre archivo de documentos fiscales se detalla "el archivo de documentos fiscales deberá ir acorde a lo estipulado en la ley de reglamento de comprobantes de venta emitido por el SRI", actualmente mínimo 7 años

Causa: El riesgo es causado por la falta de medidas de acción sobre este problema.

Efecto: Incurrir en riesgos por pérdida o traspapelación de documentos fiscales, contingencias en revisiones con el SRI.

PAPEL DE TRABAJO

CONTABILIDAD


Papel de Trabajo

HOJA DE HALLAZGOS

PROGRESO S.A


Ref.: HH CD2



Condición: Las áreas que están involucradas dentro del proceso de compras hasta el desembolso de efectivo carecen de reuniones trimestrales entre ellos, con la finalidad de evaluar deficiencias en sus procesos o implementar mejoras.

Criterio: La comunicación inter - departamental es importante ya que se puede solventar problemas frecuentes y evitar retrabajos en todas las áreas implicadas. Esto iría dentro del plan de retroalimentación a procesos estipulado por la Compañía.

Causa: El problema se da debido a la inexistencia de reuniones períodicas para revisar los procesos en conjunto entre las jefaturas.

Efecto: Retrasos en los procesos, incumplimiento de políticas, pagos atrasados, inexistencia de trabajo en equipo.

Conclusiones: El proceso no esta cumpliendo con estándares de eficiencia y eficacia debido a la falta de comunicación entre las áreas. El plan de retroalimentación en los procesos contempla también la evaluación de los procesos entre las áreas para detectar áreas de mejora. La falta de reuniones periódicas genera retraso en procesos.

Recomendaciones: Mantener reuniones al menos de manera semestral para solventar todos los riesgos que está corriendo la empresa por no tener retroalimentación entre las áreas de manera oportuna.

PAPEL DE TRABAJO

CONTABILIDAD


Papel de Trabajo

Tema: DEFICIENTE COMUNICACIÓN INTER-DEPARTAMENTAL P/T CD3 2/5

PROGRESO S.A

HOJA DE HALLAZGOS

CAPÍTULO V CUESTIONARIO CI - TESORERÍA

Ref.: P/T CT3


Entrevistado: Sr. Juan M.VillamarínFecha y hora aplicación del cuestionario: 6 de noviembre del 2012 15:00PM

SI NO

1 X 10 10

2 X 10 10

3 X 10 6En su mayoría toca realizar autocapacitación

4 X 10 9

1 X 10 9

2 X 10 9

3 X 10 8

Evaluación de Riesgos¿Ha comunicado a su Jefe los

posibles riesgos de su Departamento?


realiza su Departamento?¿Cuenta ud con conocimiento amplio de las normas y leyes

vigentes internas?



Ponderación


Compañía?¿Su Departamento posee




normativa de los procesos de su Departamento?

PROGRESO S.A




Observación


Ref.: P/T CT3



SI NO

1 X 10 9

2 X 10 9

3 X 10 10

4 X 10 9

1 X 10 6Se debe mejorar la comunicación de los procesos entre áreas.

2 X 10 10

3 X 10 10










eficiente y eficaz?






PROGRESO S.A

Departamento de TesoreríaCuestionario Control Interno Administrativo





Ref.: P/T CT3



SI NO

1 X 10 10

2 X 10 9

3 X 10 9

170 152


TOTAL



Observación

Supervisión y Monitoreo¿ El departamento de control


actualmente tiene su departamento?

¿ Cree ud que el Gerente del área revisa y monitorea al



sus subordinados?


Obtenida


PROGRESO S.A


Ref.: HH CT1



Causa: Falta de un programa de capacitación de políticas por parte del Departamento de Control Interno.

Efecto: El empleado puede cometer incumplimiento de políticas por desconocer las mismas.

Conclusiones: El personal que ingresa a la empresa, es altamente vulnerable a cometer errores por incumplimiento de políticas. El conocimiento de éstas políticas es obligatorio para todos los empleados. Al no existir un programa de capacitación al personal nuevo, la persona fácilmente podrá incumplir políticas debido al desconocimiento de las mismas.

Recomendaciones: La Compañía debe implementar un plan de capacitación de políticas al menos un día completo, principalmente de las políticas pertenecientes al área en la que va a trabajar.



Papel de Trabajo

Tema: CAPACITACIÓN SOBRE POLÍTICAS AL PERSONAL NUEVO P/T CT3 1/5

Condición: Al personal que ingresa a la compañía, no se le da una introducción sobre políticas y procedimientos que maneja la compañía. Mucho de eso, lo aprenden mientras comienzan a trabajar.

Criterio: Las políticas y procedimientos en una compañía, es importante que conozca el personal que ingresa. La capacitación inicial es un parámentro que se encuentra estipulado en la política interna de Recursos Humanos.

PAPEL DE TRABAJO

TESORERÍA

PROGRESO S.A

HOJA DE HALLAZGOS


Ref.: HH CT2


Conclusiones: El proceso no esta cumpliendo con estándares de eficiencia y eficacia debido a la falta de comunicación entre las áreas. El plan de retroalimentación en los procesos contempla también la evaluación de los procesos entre las áreas para detectar áreas de mejora. La falta de reuniones periódicas genera retraso en procesos.

Recomendaciones: Mantener reuniones al menos de manera semestral para solventar todos los riesgos que está corriendo la empresa por no tener retroalimentación entre las áreas de manera oportuna.


Tema: DEFICIENTE COMUNICACIÓN INTER-DEPARTAMENTAL P/T CT3 2/5

Condición: Las áreas que están involucradas dentro del proceso de compras hasta el desembolso de efectivo carecen de reuniones trimestrales entre ellos, con la finalidad de evaluar deficiencias en sus procesos o implementar mejoras.

Criterio: La comunicación inter - departamental es importante ya que se puede solventar problemas frecuentes y evitar retrabajos en todas las áreas implicadas. Esto iría dentro del plan de retroalimentación a procesos estipulado por la Compañía.

Causa: El problema se da debido a la inexistencia de reuniones períodicas para revisar los procesos en conjunto entre las jefaturas.

Efecto: Retrasos en los procesos, incumplimiento de políticas, pagos atrasados, inexistencia de trabajo en equipo.

PAPEL DE TRABAJO

TESORERÍA


Papel de Trabajo

PROGRESO S.A

HOJA DE HALLAZGOS

CAPÍTULO V MEDICIÓN DE RIESGOS - BODEGAS

CAPÍTULO V MEDICIÓN DE RIESGOS - COMPRAS

CAPÍTULO V MEDICIÓN DE RIESGOS - CONTABILIDAD

CAPÍTULO V MEDICIÓN DE RIESGOS - TESORERÍA

Programa de auditoría

CAPÍTULO V PROGRAMA DE AUDITORÍA - COMPRAS

PROGRESO S.A

Ref.: P/T CC5



1 SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA

1

Tome una muestra de las solicitudes de compra realizadas para verificar que las solicitudes hayan sido hechas acorde a las necesidades del negocio.

8 8 0 P/T CC6 J.A

2Verifique que exista un contrato de negociación con el proveedor seleccionado y haya existido un concurso de oferta.

8 8 0 P/T CC7 J.A

2 GENERACION DE ORDEN DE COMPRA

1

Verifique segregación de roles. El que realizó la solicitud de orden de compra no puede ser el mismo que haya generado la orden de compra.

4 4 0 P/T CC8 L.C

2

Tome una muestra de las órdenes de compra emitidas y verifique que hayan sido generadas exactamente por lo solicitado

8 8 0 P/T CC9 J.A

Procedimiento de auditoría

PROGRAMA DE AUDITORÍA

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Nombre del Proceso


CAPÍTULO V PROGRAMA DE AUDITORÍA - BODEGAS|

PROGRESO S.A

Ref.: P/T CB5



1 INGRESOS DE BIENES

1

Tome una muestra de los ingresos r ealizados en el sistema y verifique contra las ordenes de ingreso que sean exactamente iguales tanto el físico como el ingreso en el sistema.

12 12 0 P/T CB6 L.C

2

Verifique aleatoriamente el manejo de los bienes en las bodegas, que se encuentren claramente identificados y separados por tipo de material.

12 12 0 P/T CB7 J.A

2 INGRESOS DE SERVICIOS

1

Tome una muestra de los ingresos realizados en el sistema y verifique el número de ingreso generado. Esto debió haber generado una contabilización exitosa.

8 8 0 P/T CB8 L.C

2

Revise aleatoriamente algunos servicios recibidos en el 2012 y verifique con el usuario si realmente se recibió el servicio exitosamente.

8 8 0 P/T CB9 J.A



DEPARTAMENTO DE BODEGAS

Nombre del Proceso


CAPÍTULO V PROGRAMA DE AUDITORÍA - CONTABILIDAD

|

PROGRESO S.A

Ref.: P/T CD5



1 RECEPCION DE FACTURAS

1

Tome una muestra de las facturas recibidas y verifique que cumpla con: Requisitos fiscales, número de ingreso y OC/cuenta y centro de costos.

8 8 0 P/T CD6 J.S

2Verifique que la muestra seleccionada se haya realizado una contabilización de manera correcta.

8 8 0 P/T CD7 L.C

2 EMISION DE RETENCIONES

1

De la muestra tomada en el proceso 1, verifique la correcta emisión de los comprobantes de retención en el tiempo que estipula la ley.

8 8 0 P/T CD8 J.A

2Verifique los sellos de recepción en la copia sin derecho a crédito tributario por parte del proveedor.

4 4 0 P/T CD9 J.A


DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Nombre del Proceso



CAPÍTULO V PROGRAMA DE AUDITORÍA - TESORERÍA

|

PROGRESO S.A

Ref.: P/T CT5



1 GENERACION DE PAGOS

1De la muestra tomada al proceso 1 de Contabilidad, verifique si se pagó en los términos de pago acordados con el proveedor.

8 8 0 P/T CT6 L.C

2

Verifique que las transferencias se hayan realizado por el registro realizado en cuentas por pagar y con el método de pago acordado.

6 6 0 P/T CT7 J.A

2 CONTABILIZACION DE PAGOS

1

De la muestra tomada en el proceso 1 de Contabilidad, verifique si se contabilizó y compensó correctamente la cuenta del proveedor contra bancos.

6 6 0 P/T CT8 J.A

2

Verifique las medidas correctivas que toma el departamento cuando una transferencia ha sido rechazada o ha tenido problemas.

4 4 0 P/T CT9 L.C

Auditor Jefe: Juan Suquillo JSAuditor Senior: Liliana Castellanos LCAuditor Junior: José Albuja JA




DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

Nombre del Proceso

EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

Departamento de compras

CAPÍTULO V EJECUCIÓN AUDITORÍA- COMPRAS

Aplicación de Técnicas y Procedimientos Ref.: P/T CC6


Papeles de Trabajo

7575


Solicitudes de compra con soporte correctoTotal de solicitudes de compra revisadas

= 100%

Elaborado por: Liliana Castellanos Fecha: 25 de Enero del 2013 Revisado por: Juan Suquillo Fecha: 29 de Enero del 2013

APLICACIÓN

Aplicados los procedimientos deauditoría, no se encontraron hallazgosde comentar.

Se revisó un total de 75 solicitudes de comprageneradas, verificando que todas las solicitudestengan al menos un mail o una solicitud escrita porparte del requisitor de la compra para soportar lasolicitud. El 100% de la muestra revisada cumple elprocedimiento analizado.

Cálculo indicador

PROGRESO S.A

Proceso No. 1 Hallazgos

SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA

Procedimiento Nro.1

Tome una muestra de las solicitudes de comprarealizadas para verificar que las solicitudes hayansido realizadas acorde a las necesidades delnegocio.


Ref.: P/T CC6


Papeles de Trabajo

En el cálculo de la muestra, se aplica un procedimiento general con muestreo de población

finita. Se conoce que la Empresa PROGRESO S.A durante el período evaluado realizó un total

de 13.456 solicitudes de compra de bienes y servicios para todas las áreas de la compañía.

N = 13456Z = 95%p = 70%q = 30%e = 5%

n = 75

Se obtiene como muestra 75 solicitudes de compras, los cuales deberán ser revisados

en nuestro examen de auditoría.



PROGRESO S.A

Revisión de Solicitudes de Compra


Ref.: P/T CC6


Papeles de Trabajo

Nro.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25


7504

706

12906

©

©

© ©

©

©

©

©

©

©

©

©

©

©

©

ð

¥

ð

¥

¥

µ

µ

©

©

©

©

©

©

©

©

©

©

¥

µ

µ

µ

¥

µ

ð

µ

µ

µ

µ

¥

ð

¥

ð

¥

ð

©

8064

7651

11812

13024

12385

8829

4231

8304

1860

12913

2126

4908

4185

3542

5222


Nro Solicitud de Compra

Registro en el sistema

Respaldo adjunto

©

©

©

©

©

©

©

©

©

©

©

©

©

Tipo de Respaldo

13087

4585

13071

13102

5769

6851

3479


©

©

©

©

©

©

©

©

©

©

©

ð

PROGRESO S.A


Ref.: P/T CC6


Papeles de Trabajo

Nro.

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

Revisado por: Juan Suquillo Fecha: 29 de Enero del 2013

7764 © © µ Elaborado por: Liliana Castellanos Fecha: 25 de Enero del 2013

9447 © © µ

2102 © © ¥

13503 © © ¥

13381 © © ð

9909 © © ð

6383 © © µ

1460 © © ð

11591 © © ¥

3278 © © ð

4430 © © ¥

© © µ

6745 © © µ

12483 © © µ

4691 © © µ

5841 © © ð

10961 © © µ

12934 © © ¥

3361 © © ð

13313 © © ð

6733 © © µ

11791 © © ¥

11305 © © ð

9638

4555 © © ¥

2718 © © ð




Respaldo adjunto Tipo de Respaldo


PROGRESO S.A


Ref.: P/T CC6


Papeles de Trabajo

Nro.

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75


4968 © © ¥ Elaborado por: Liliana Castellanos Fecha: 25 de Enero del 2013

10303 © © ð

3896 © © ð

12484 © © ð

10209 © © ¥

3369 © © µ

12968 © © ð

2075 © © ¥

7376 © © µ

3482 © © ð

1797 © © µ

6784 © © ¥

12948 © © ð

551 © © ¥

8851 © © ð

10652 © © ð

7514 © © ð

6270 © © ð

10864 © © ¥

11668 © © ¥

4930 © © µ

4728 © © ð

8575 © © ð

8303 © © ð

1941 © © µ





Respaldo adjunto Tipo de Respaldo

PROGRESO S.A


Ref.: P/T CC6


Papeles de Trabajo

MARCAS:

© Si cumple - Registro Correcto

ð Mail Gerente Área

µ Mail Solicitante

¥ Escrito impreso




PROGRESO S.A




Papeles de Trabajo

4049


APLICACIÓN

HH CC3

Se verificó 49 contratos, determinando si en todoslos contratos ha existido un concurso de méritosacorde a las políticas y procedimientos de lacompañía. El resultado determina unincumplimiento del 18,87% de contratos sin soporteo sin la hoja de concurso de oferta.

Cálculo indicador

Contratos con respaldos correctosTotal de contratos revisadas

= 81%


SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA

Procedimiento Nro.2

Verifique que exista un contrato de negociación conel proveedor seleccionado y haya existido unconcurso de oferta.


PROGRESO S.A


Ref.: P/T CC7


Papeles de Trabajo



de 312 nuevos contratos de compra de bienes y servicios para todas las áreas.

N = 312Z = 95%p = 80%q = 20%e = 5%

n = 49

Se obtiene como muestra 49 contratos, los cuales deberán ser revisados en nuestro

examen de auditoría.

Revisión de Contratos



PROGRESO S.A


Ref.: P/T CC7


Papeles de Trabajo

Nro.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25


182 © © Elaborado por: Liliana Castellanos Fecha: 25 de Enero del 2013

2 © ©

45 © ©

234 © § ð

286 © ©

70 © ©

200 © ©

273 © ©

217 © ©

205 © ©

291 © § ð

306 © ©

250 © ©

225 © ©

122 © ©

98 © ©

49 © ©

100 § § µ, ð

89 © ©

253 © ©

70 © ©

34 © § ð

174 © ©

4 © ©

69 © ©


Nro de ContratoRegistro en el

sistema contratosRespaldo completo

de contrataciónTipo de Respaldo


PROGRESO S.A


Ref.: P/T CC7


Papeles de Trabajo

Nro.

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

Revisado por: Juan Suquillo Fecha: 29 de Enero del 2013 Elaborado por: Liliana Castellanos Fecha: 25 de Enero del 2013

207 © ©

245 © § ð

145 § § µ, ð

263 © ©

146 © ©

241 © ©

99 § § µ, ð

59 © ©

140 © ©

275 © ©

218 © ©

277 © ©

255 © ©

307 © ©

126 © § ð

240 © ©

219 © ©

64 © ©

278 © ©

24 © ©

213 © ©

149 © § ð

194 © ©

104 © ©



Nro de ContratoRegistro en el

sistema contratosRespaldo completo

de contrataciónTipo de Respaldo

PROGRESO S.A


Ref.: P/T CC7


Papeles de Trabajo

MARCAS:

© Si cumple - Registro Correcto§ Cumple parcialmenteð Falta aprobación escritaµ Falta hoja concurso




PROGRESO S.A


Ref.: HH CC3


Hoja de Hallazgos

P/T CC7

Condición: Se tiene algunos contratos de la muestra seleccionada con la documentación incompleta. El 18,37% le falta algún requisito para que el proceso de contratación haya sido cumplido de manera que lo establece las políticas y procedimientos internos.

Criterio: Según las normativas internas, toda contratación de terceros debe tener su proceso de contratación debidamente completo en los archivos físicos y cargados en el sistema de contratación de la compañía.

Causa: El momento en que se procede al archivo físico y magnético de los historiales de contratación, no ha existido un control para verificar que toda la documentación se la esté archivando de manera completa.

Ref PT:

PAPEL DE TRABAJO

Hallazgo Nro. 1: Falta de Documentación que avalice la contratación de un nuevo proveedor

PROGRESO S.A


Conclusiones: El 18,37% de la actividad no esta siendo cumplida a cabalidad como dispone las políticas internas, esto surge a la inexistencia de un control en el archivo de éstos documentos por parte de algún empleado y revisar que la documentación este completa. Esto puede originar pérdida de documentos e historial de contratación.

Recomendaciones: En el sistema de archivo de contratos debe ponerse un "check" obligatorio en cada una de las actividades que realiza el usuario para guardar el historial de contratación con terceros.

Elaborado por: Liliana Castellanos Fecha: 10 de Febrero del 2013 Revisado por: Juan Suquillo Fecha: 13 de Febrero del 2013

Efecto: Cuando un archivo del proceso de contratación con una compañía está incompleto, puede caer en riesgos como: no se puede verificar legalmente el proceso de contratación, perder el historial de aprobaciones de las gerencias, conflicto de intereses.




Papeles de Trabajo

7575


APLICACIÓN

Aplicados los procedimientos deauditoría, no se encontraron hallazgossignificativos de comentar.

Se revisó un total de 75 órdenes de comprageneradas, en donde se verificó que el usuario quegenera la orden de compra, sea distinto al quesolicitó la compra del bien o servicio. El 100% de lamuestra revisada cumple el procedimientoanalizado.

Cálculo indicador

Solicitudes de compra segregación roles correctaTotal de solicitudes de compra revisadas

= 100%


GENERACION DE ORDEN DE COMPRA

Procedimiento Nro.1

Verifique segregación de roles. El que realizó lasolicitud de orden de compra no puede ser elmismo que haya generado la orden de compra.


PROGRESO S.A


Ref.: P/T CC8


Papeles de Trabajo



de 13456 órdenes de compra de bienes y servicios para todas las áreas.

N = 13456Z = 95%p = 70%q = 30%e = 5%

n = 75

Se obtiene como muestra 75 órdenes de compra, los cuales deberán ser revisados




Revisión de Órdenes de Compra

PROGRESO S.A


Ref.: P/T CC8


Papeles de Trabajo

Nro.

12345678910111213141516171819202122232425


450123011 © ©450155837 © ©

450100126 © ©450191718 © ©

450131597 © ©450155929 © ©

450125449 © ©450152935 © ©

450156925 © ©450183526 © ©

450135178 © ©450175820 © ©

450167697 © ©450141482 © ©

450121199 © ©450183914 © ©

450111862 © ©450179316 © ©

450109591 © ©450186768 © ©

450104077 © ©450136819 © ©

450146933 © ©450154913 © ©

Justificación

450105129 © ©



Nro Orden de Compra


Usuario generador distinto al solicitante

PROGRESO S.A


Ref.: P/T CC8


Papeles de Trabajo

Nro.

26272829303132333435363738394041424344454647484950



450129608 © ©450124507 © ©

450124164 © ©450143790 © ©

450167202 © ©450155236 © ©

450154058 © ©450147137 © ©

450177236 © ©450189231 © ©

450158014 © ©450167560 © ©

450184663 © ©450185522 © ©

450171287 © ©450149040 © ©

450199075 © ©450144321 © ©

450112752 © ©450120738 © ©

450125514 © ©450164532 © ©

450121780 © ©450145092 © ©


Nro Orden de Compra



Justificación


PROGRESO S.A


Ref.: P/T CC8


Papeles de Trabajo

Nro.

51525354555657585960616263646566676869707172737475



450175612 © ©450184882 © ©

450139037 © ©450193984 © ©

450192342 © ©450131097 © ©

450116251 © ©450192634 © ©

450104842 © ©450176951 © ©

450149978 © ©450141469 © ©

450143893 © ©450122693 © ©

450150484 © ©450166427 © ©

450140001 © ©450120322 © ©

450193156 © ©450130040 © ©

450199552 © ©450143322 © ©

450161385 © ©450184813 © ©



Nro Orden de Compra



Justificación

PROGRESO S.A


Ref.: P/T CC8


Papeles de Trabajo

MARCAS:





Elaborado por: Liliana Castellanos Fecha: 25 de Enero del 2013

PROGRESO S.A




Papeles de Trabajo

6175


Cálculo indicador

Solicitudes de compra igual a la orden de compraTotal de solicitudes de compra revisadas

= 81%

GENERACIÓN DE ORDEN DE COMPRA

Procedimiento Nro.2

Tome una muestra de las órdenes de comprageneradas y verifique que hayan sido generadasexactamente por lo que se hizo la solicitud.

APLICACIÓN

HH CC4

Se revisó un total de 75 ordenes de comprageneradas, en donde se verificó que la orden decompra haya sido exactamente generada por lo quese realizó en la solicitud generada en el sistema. Seobtuvo que del total de la muestra revisada, existeun incumplimiento en el proceso del 18,67% desolicitudes que no son exactamente igual a la ordende compra.



PROGRESO S.A


Ref.: P/T CC9


Cálculo de la Muestra



de 13456 órdenes de compra de bienes y servicios para todas las áreas.

N = 13456Z = 95%p = 70%q = 30%e = 5%

n = 75

Se obtiene como muestra 75 órdenes de compra, los cuales deberán ser revisados




Revisión de OC vs Solicitudes OC

PROGRESO S.A


Ref.: P/T CC9


Papeles de Trabajo

Nro.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25 Elaborado por: Liliana Castellanos Fecha: 25 de Enero del 2013 Revisado por: Juan Suquillo Fecha: 29 de Enero del 2013

450123011 © ©

450155837 © ©

450100126 © ©

450191718 © ©

450131597 © ©

450155929 © ©

450125449 © ©

450152935 © ©

450156925 © ©

450183526 © § ¥

450135178 © ©

450175820 © ©

450167697 © ©

450141482 © ©

450121199 © § µ

450183914 © ©

450111862 © ©

450179316 © ©

450109591 © ©

450186768 © ©

450104077 © § ð

450136819 © ©

450146933 © ©

450154913 © ©

Justificación

450105129 © ©



Nro Orden de Compra

Orden Compra registrada

correctamente

Orden de Compra igual a Solicitud de

Compra

PROGRESO S.A


Ref.: P/T CC9


Papeles de Trabajo

Nro.

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50



450129608 © § µ

450124507 © ©

450124164 © ©

450143790 © ©

450167202 © ©

450155236 © ©

450154058 © ©

450147137 © ©

450177236 © ©

450189231 © ©

450158014 © ©

450167560 © ©

450184663 © § ð

450185522 © § ¥

450171287 © ©

450149040 © ©

450199075 © § ð

450144321 © ©

450112752 © ©

450120738 © ©

450125514 © ©

450164532 © ©

450121780 © ©

450145092 © ©


Nro Orden de Compra


correctamente


CompraJustificación


PROGRESO S.A


Ref.: P/T CC9


Papeles de Trabajo

Nro.

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75



450175612 © ©

450184882 © § ð

450139037 © ©

450193984 © § µ

450192342 © ©

450131097 © ©

450116251 © ©

450192634 © ©

450104842 © ©

450176951 © § ð

450149978 © § ¥

450141469 © ©

450143893 © ©

450122693 © ©

450150484 © ©

450166427 © ©

450140001 © § ¥

450120322 © ©

450193156 © ©

450130040 © § µ

450199552 © ©

450143322 © ©

450161385 © ©

450184813 © § ð



Nro Orden de Compra


correctamente


CompraJustificación

PROGRESO S.A


Ref.: P/T CC9


Papeles de Trabajo

MARCAS:

© Si cumple - Registro Correcto§ No cumpleð Documento Anuladoµ Cambio pedido del solicitante al ultimo momento¥ Proveedor no puede despachar lo solicitado





PROGRESO S.A


Ref.: HH CC4


Hoja de Hallazgos

P/T CC9

PAPEL DE TRABAJO

Hallazgo Nro. 2: No es igual la solicitud de compra que realiza el usuario contra la orden de compra efectiva realizada por el analista de compras

Conclusiones: El 18,67% de los casos revisados no cumplen con lo establecido en los estándares funcionales de la empresa, esto se debe a que el sistema no tiene restricciones al momento en que se genera la orden de compras, solamente sale una "advertencia" en la cual le indica al comprador que las cantidades no son exactamente a las solicitadas. Esto puede generar compras innecesarias y no aprobadas por parte de la Gerencia.

Recomendaciones: En el caso de que sea factible, se debe modificar en el sistema esa señal de "advertencia" y poner una que bloquee la generación de OC en el caso de que no sea ésta igual a la solicitud. Si existen urgencias en el negocio, todo deberá estar respaldado al menos mediante un mail con el aprobado Gerencial y guardado en los archivos del Departamento para futuras revisiones.

Elaborado por: Liliana Castellanos Fecha: 10 de Febrero del 2013

Ref PT:

Revisado por: Juan Suquillo Fecha: 13 de Febrero del 2013

PROGRESO S.A


Condición: De la muestra seleccionada, se pudieron encontrar solicitudes de compra que no son exactamente iguales a la orden de compra generada por el analista. El 18,67% de los casos revisados, no cumplen con lo descrito en las políticas y procedimientos de la compañía.

Criterio: La compañía en sus estándares funcionales, indica que la solicitud de compra tanto de bienes o servicios debe ser exactamente igual a la orden de compra generada por el departamento de compras, con la finalidad de evitar compras no autorizadas, desviaciones en compras, etc.

Causa: Luego de realizar la solicitud de compra, existen requerimientos a "última hora" por parte del solicitante y para ganar tiempo, no regulariza en la solicitud de compras sino que vía mail o telefónicamente le solicita al comprador operacional que modifique la solicitud debido a cambios de último momento. También existen casos que la orden de compra fue anulada o que el proveedor no tiene la capacidad de despachar lo solicitado en el tiempo requerido por el usuario.

Efecto: Este hecho genera principalmente desviaciones en compras, incumplimiento de políticas, saltarse aprobaciones requeridas en el manual, posibles retrasos del requerimiento por parte del proveedor.

Departamento de bodegas

CAPÍTULO V EJECUCIÓN AUDITORÍA- BODEGAS

Aplicación de Técnicas y Procedimientos Ref.: P/T CB6


Papeles de Trabajo

6776


Cálculo indicador

Ingresos en sistema igual a lo recibido físicamenteTotal de ingresos de la muestra

= 88,16%

INGRESO DE BIENES

Procedimiento Nro.1

Tome una muestra de los ingresos realizados en elsistema y verifique contra las ordenes de ingresoque sean exactamente iguales tanto el físico comoel ingreso en el sistema.

APLICACIÓN

HH CB3

Se revisó un total de 76 ingresos realizados en elsistema, en donde se verificó que el ingreso encantidades en el sistema haya sido exactamente a laorden de ingreso firmada físicamente por elresponsable de bodegas. Se observó que el 11,84%de los casos no son iguales los ingresos en elsistema vs lo físico recibido en bodega.



PROGRESO S.A


Revisión ingresos sistema vs ingresos físicos Ref.: P/T CB6





de 38560 ingresos en el sistema de compras de bienes para todas las áreas de la compañía.

N = 38560Z = 95%p = 70%q = 30%e = 5%

n = 76

Se obtiene como muestra 76 ingresos, los cuales deberán ser revisados en nuestro




PROGRESO S.A




Papeles de Trabajo

Nro.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25


450123011 5055751840 ©

450155837 5079076368 ©

450100126 5182769350 ©

450191718 5017704267 ©

450131597 5116751285 ©

450155929 5148367837 ©

450125449 5116011975 ©

450152935 5192412752 ©

450156925 5053754611 ©

450183526 5068459927 § ¥

450135178 5175196830 ©

450175820 5194653841 ©

450167697 5056087200 ©

450141482 5182767731 ©

450121199 5194350709 § µ

450183914 5140664703 ©

450111862 5198361861 ©

450179316 5026945184 ©

450109591 5122702573 ©

450186768 5128045906 ©

450104077 5134905379 ©

450136819 5028019105 ©

450146933 5160149635 ©

450154913 5156519369 ©

Justificación

450105129 5170250520 § ð


Nro Orden de Compra

Nro Ingreso Contabilizado

Ingreso en cantidades en el sistema igual al físico recibido

PROGRESO S.A




Papeles de Trabajo

Nro.

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50


450172476 5045136351 © Elaborado por: Liliana Castellanos Fecha: 25 de Enero del 2013

450129608 5136467813 § µ

450124507 5164108087 ©

450124164 5035817537 ©

450143790 5035732625 ©

450167202 5163854783 ©

450155236 5117088156 ©

450154058 5092160641 ©

450147137 5110832123 ©

450177236 5198123709 ©

450189231 5070844272 ©

450158014 5182852536 ©

450167560 5094567709 ©

450184663 5127704512 ©

450185522 5102946800 § ¥

450171287 5170582610 ©

450149040 5185969270 ©

450199075 5115041893 ©

450144321 5194240722 ©

450112752 5099501130 ©

450120738 5159718862 ©

450125514 5062459958 ©

450164532 5079897761 ©

450121780 5146286770 ©

450145092 5048203965 ©


Nro Orden de Compra



Justificación

PROGRESO S.A




Papeles de Trabajo

Nro.

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75



450175612 5097360671 ©

450184882 5129898601 ©

450139037 5146676897 ©

450193984 5105653921 § µ

450192342 5013293531 ©

450131097 5043948693 ©

450116251 5048731195 ©

450192634 5157948805 ©

450104842 5043633380 ©

450176951 5112872245 ©

450149978 5129715976 § ð

450141469 5138332494 ©

450143893 5130813276 ©

450122693 5181012710 ©

450150484 5066448895 ©

450166427 5090588718 ©

450140001 5071323559 § ¥

450120322 5095500725 ©

450193156 5060550829 ©

450130040 5078475182 § µ

450199552 5035506012 ©

450143322 5100522652 ©

450161385 5097965853 ©

450184813 5050228311 ©


Nro Orden de Compra



Justificación

PROGRESO S.A




Papeles de Trabajo

76

MARCAS:

© Si cumple - Registro Correcto§ No cumpleð Fallo en tipeo en el sistemaµ Proveedor entregó menos - más de lo registrado en sistema¥ Producto devuelto por fallas




450184886 5149483187 ©

PROGRESO S.A


Ref.: HH CB3


Hoja de Hallazgos

P/T CB6


Causa: En algunos casos se indica que se debe a la recepción de cantidades grandes de insumos que lleva bastante tiempo el contar uno a uno los materiales recibidos, en otros casos es por descuido de parte del bodeguero, también existe errores involuntarios en realizar los ingresos en cantidades en el sistema, productos con fallas, producto entregado en más de parte del proveedor.

Efecto: Cuando los ingresos en cantidades de los bienes recibidos en el sistema vs lo ingresado físicamente, causa impactos financieros como: Descuadre de inventarios del sistema versus lo físico, pérdida de control de materiales en bodega, robo o pérdida de bienes. Este tipo de causas en una auditoría generarán ajustes contables que pueden afectar en montos altos a la compañía.

Conclusiones: En este proceso el Departamento de Bodegas tiene un incumplimiento del 11,84% de los casos revisados en la muestra, con lo cual se incumple lo establecido en las políticas internas establecidos para Bodegas. Las diferencias se deben principalmente a errores involuntarios en conteo, en ingreso de cantidades al sistema, proveedor despacha en más o en menos. Esto puede causar grandes diferencias de inventarios, pérdida de materiales y financieros.Recomendaciones: Disponer a Contabilidad que los cuadres de inventarios se realicen con mayor frecuencia dependiendo del volumen de bienes recibidos durante un mes. Adicionalmente el Departamento de Control Interno de la Compañía debe intervenir en estas revisiones con la finalidad de validar que las políticas y procedimientos están siendo cumplidas a cabalidad por parte de los funcionarios de la empresa.


PAPEL DE TRABAJO

Hallazgo Nro. 1: Ingresos de bienes realizados en el sistema no son iguales a los recibidos físicamente en bodegas.

Ref PT:

Condición: De la muestra seleccionada, se detectó que existen ingresos de bienes realizados en el sistema que no son en algunos casos, exactamente iguales a las cantidades del bien recibidos en bodegas. El 11,84% de los casos revisados, no cumplen con lo descrito en las políticas y procedimientos de la Compañía.

Criterio: En las políticas de bodegas, claramente se indica que debe ser iguales las recepciones realizadas en el sistema vs las cantidades físicas recibidas del proveedor, éstos bienes deben estar en perfecto estado y es responsabilidad del supervisor, garantizar que los materiales sean recibidos en perfectas condiciones.

PROGRESO S.A





Papeles de Trabajo

4446


APLICACIÓN

Aplicados los procedimientos deauditoría, no se encontraron hallazgossignificativos de comentar

Se revisó un total de 46 materiales registrados en elsistema, aquí se verificó que los materiales seencuentren claramente diferenciados, ordenados ylistos para la producción/distribución. El 96% de lamuestra revisada cumple el procedimientoanalizado.

Cálculo indicador

Materiales identificados físicamente sin novedadTotal de materiales de la muestra

= 96%



INGRESO DE BIENES

Procedimiento Nro.2

Verifique aleatoriamente el manejo de los bienesen las bodegas, que se encuentren claramenteidentificados y separados por tipo de material.

PROGRESO S.A


Revisión almacenamiento de materiales Ref.: P/T CB7




finita. Se conoce que la Empresa PROGRESO S.A durante el período evaluado posee un total

de 215 tipos de materiales en el sistema, tanto de insumos y de producto terminado.

N = 215Z = 95%p = 80%q = 20%e = 5%

n = 46

Se obtiene como muestra 46 materiales, los cuales deberán ser revisados en nuestro




PROGRESO S.A




Papeles de Trabajo

Nro.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25


45 5158252947 ©

64 5024272653 ©

123 5198681825 ©

20 5135762097 ©

136 5018515654 ©

189 5092381275 ©

215 5073635966 ©

70 5140017202 ©

16 5128120001 ©

140 5167512220 § ð

204 5162007314 ©

100 5148046833 ©

203 5156801570 ©

118 5092216189 ©

179 5014676951 ©

41 5047635650 ©

92 5028622896 ©

128 5190667810 ©

51 5034826688 ©

184 5065270029 ©

47 5199954802 ©

122 5109144332 ©

172 5015590266 ©

110 5149899389 ©

Nro. MaterialNro Ingreso

Contabilizado

Material separado y claramente identificado

Justificación

59 5091688085 ©


PROGRESO S.A




Papeles de Trabajo

Nro.

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

MARCAS:


§ No cumple

ð Material en desuso, se dará de baja


121 5016193450 ©

215 5093555093 ©

86 5072705115 ©

202 5030623462 ©

28 5020112766 ©

73 5170650111 ©

205 5118147018 ©

170 5066823527 ©

96 5091836558 § ð

182 5063525237 ©

171 5160346166 ©

208 5166956522 ©

81 5181416934 ©

52 5110002620 ©

10 5192153691 ©

40 5031459277 ©

67 5165546320 ©

104 5121552095 ©

117 5013897522 ©

172 5070654319 ©

Nro. MaterialNro Ingreso

Contabilizado

Material separado y claramente identificado

Justificación

124 5091767004 ©


PROGRESO S.A




Papeles de Trabajo

5558


APLICACIÓN


Se revisó un total de 58 ingresos registrados en elsistema, aquí se verificó que los ingresos encantidades generados en el modulo de bodegas,generen automáticamente un número decontabilización correcta en el módulo de finanzas. El 95% de la muestra revisada cumple elprocedimiento analizado.

Cálculo indicador

Ingresos que generaron contabilización correctaTotal de ingresos revisados de la muestra

= 95%


INGRESO DE SERVICIOS

Procedimiento Nro.1

Tome una muestra de los ingresos realizados en elsistema y verifique el número de ingreso generado.Esto debió haber generado una contabilizaciónexitosa.


PROGRESO S.A


Revisión ingresos - Generación doc. contable Ref.: P/T CB8





de 18342 ingresos en el sistema generados únicamente por prestación de servicios .

N = 18342Z = 95%p = 80%q = 20%e = 5%

n = 58





PROGRESO S.A




Papeles de Trabajo

Nro.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25


5158252947 10291124 ©

5024272653 10563739 ©

5198681825 10175516 ©

5135762097 10438224 ©

5018515654 10999622 ©

5092381275 10989366 ©

5073635966 10539015 ©

5140017202 10893009 ©

5128120001 10460920 ©

5167512220 10322142 ©

5162007314 10555632 ©

5148046833 10768673 ©

5156801570 10945085 ©

5092216189 10109218 ©

5014676951 10516680 ©

5047635650 10022167 ©

5028622896 10209906 ©

5190667810 10612735 ©

5034826688 10765789 ©

5065270029 10678548 § ð

5199954802 10386626 ©

5109144332 10463648 ©

5015590266 10967514 ©

5149899389 10087419 ©

Nro Ingreso Módulo Bodegas

Nro ContabilizaciónContabilización

correctaJustificación

5091688085 10761706 ©


PROGRESO S.A

wCAPÍTULO V EJECUCIÓN AUDITORÍA- BODEGAS



Papeles de Trabajo

Nro.

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

5015468053 10438997 ©

5014004026 10502231 ©

5061295229 10182347

5015266438 10876874



©

©

5016193450 10332956 ©

5093555093 10807949 ©

5072705115 10032638 ©

5030623462 10302061 ©

5107980285 10749675 ©

5020112766 10002690 ©

5170650111 10415051 ©

5118147018 10767174 ©

5066823527 10069402 ©

5091836558 10951903 § ð

5063525237 10345244 ©

5160346166 10632984 ©

5166956522 10746066 ©

5181416934 10331212 ©

5110002620 10709474 ©

5192153691 10647652 ©

5031459277 10048002 ©

5165546320 10859539 ©

5121552095 10807176 ©

5013897522 10890718 ©

5070654319 10905489 ©




5091767004 10416101 ©


PROGRESO S.A




Papeles de Trabajo

Nro.

53

54

55

56

57

58

MARCAS:© Si cumple - Registro Correcto§ No cumpleð Contabilización reversada por error en ingreso


5098108053 10275609 ©

5081868035 10299402 ©

5132024316 10436642 ©

5137307613 10077194 ©

5057147401 10705015 ©

5073471817 10829553 § ð





PROGRESO S.A




Papeles de Trabajo

4558


APLICACIÓN

HH CB4

Se revisó un total de 58 ingresos registrados en elsistema, aquí se verificó que los ingresos deservicios generados por los usuarios en el sistema,concuerde con el servicio exactamente recibido porla compañía. Se obtuvo que el 22,41% de la muestrano se ha recibido en el sistema exactamente elservicio recibido solicitado al proveedor.

Cálculo indicador

Servicios recibidos sin novedadTotal de servicios de la muestra

= 77,59%



INGRESO DE SERVICIOS

Procedimiento Nro.2

Revise aleatoriamente algunos servicios recibidosen el 2012 y verifique con el usuario si realmente serecibió el servicio exitosamente.

PROGRESO S.A


Ref.: P/T CB9





de 18342 ingresos en el sistema generados únicamente por prestación de servicios .

N = 18342Z = 95%p = 80%q = 20%e = 5%

n = 58


examen de auditoría. Se tomará los mismos ingresos revisados en el procedimiento

anterior.

Revisión ingresos - servicio recibido



PROGRESO S.A


Ref.: P/T CB9


Papeles de Trabajo

Nro.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25



5158252947 10291124 ©

5024272653 10563739 ©

5198681825 10175516 § µ

5135762097 10438224 ©

5018515654 10999622 § ¥

5092381275 10989366 ©

5073635966 10539015 ©

5140017202 10893009 ©

5128120001 10460920 ©

5167512220 10322142 ©

5162007314 10555632 ©

5148046833 10768673 ©

5156801570 10945085 ©

5092216189 10109218 § µ

5014676951 10516680 ©

5047635650 10022167 ©

5028622896 10209906 ©

5190667810 10612735 ©

5034826688 10765789 ©

5065270029 10678548 § ¥

5199954802 10386626 § ð

5109144332 10463648 ©

5015590266 10967514 ©

5149899389 10087419 ©


Nro ContabilizaciónRecepción servicio

en el sistema es igual al recibido

Justificación

5091688085 10761706 ©


PROGRESO S.A


Ref.: P/T CB9


Papeles de Trabajo

Nro.

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52



5107980285 10749675 ©

5077464878 10487069 ©

5061295229 10182347 ©

5015266438 10876874 ©

5015468053 10438997 § ð

5014004026 10502231 ©

5016193450 10332956 ©

5093555093 10807949 ©

5072705115 10032638 ©

5030623462 10302061 § µ

5020112766 10002690 ©

5170650111 10415051 ©

5118147018 10767174 § ¥

5066823527 10069402 ©

5091836558 10951903 ©

5063525237 10345244 § ð

5160346166 10632984 ©

5166956522 10746066 ©

5181416934 10331212 ©

5110002620 10709474 ©

5192153691 10647652 § ¥

5031459277 10048002 ©

5165546320 10859539 § ¥

5121552095 10807176 ©

5013897522 10890718 ©

5070654319 10905489 ©




Justificación

5091767004 10416101 ©


PROGRESO S.A


Ref.: P/T CB9


Papeles de Trabajo

Nro.

53

54

55

56

57

58

MARCAS:© Si cumple - Registro Correcto§ No cumpleð Se canceló el servicio a última horaµ Error en tipeo de ingreso en el sistema¥ No se entregó tal cual se solicitó



5081868035 10299402 ©

5137307613 10077194 § ¥

5098108053 10275609 § ð

5073471817 10829553 ©

5132024316 10436642 ©




Justificación

5057147401 10705015 ©


PROGRESO S.A


Ref.: HH CB4


Hoja de Hallazgos

P/T CB9

Condición: De la muestra seleccionada, se detectó que existen ingresos de servicios realizados en el sistema que no cumplieron con la prestación de servicios original establecida en el contrato con el proveedor. El 22,41% de los casos revisados, no cumplen con lo acordado inicialmente con el proveedor.

Criterio: En las políticas internas de la compañía en cuanto a la recepción de servicios, se especifica que el usuario es el responsable de realizar el ingreso cuando el servicio haya sido recibido en su 100% para posteriormente proceder con el pago mediante una factura.


Causa: Los servicios al ser un requerimiento recibido por parte del proveedor de manera "intangible", es mas complicado realizar verificaciones físicas con las cuales pueda realizarse un cuadre por parte de la persona que recibe el servicio. Los usuarios no tienen plena conciencia de exigir al proveedor recibir el servicio tal cual se haya acordado en el contrato y descuida pequeños detalles.

Efecto: Al realizarse ingresos de servicios en el sistema, se ejecuta un gasto para la compañía el cual no se ha recibido completamente, esto puede generar realizar nuevas compras para "completar" el servicio y la empresa incurra en gastos innecesarios. Adicionalmente el error de tipeo en el sistema, puede causar la generación del gasto y pago de la factura sin haber recibido el servicio.

Conclusiones: Se identifica que no se está recibiendo exactamente el servicio que le es solicitado al proveedor, el 22,41% de la muestra no cumple con los parámetros solicitados en la orden de compra. La política es clara, se debe hacer el ingreso en el sistema exactamente lo que se recibe. Esto ocurre porque los usuarios no dan la debida importacia y seguimiento a realizar reclamos al proveedor. La Compañía incurre en gastos que no es justo que el proveedor facture al final del día.Recomendaciones: Capacitar al personal de las áreas involucradas sobre la importancia de exigir al proveedor un servicio de completo y eficiente, además de indicarles los impactos financieros que causan el que realicen ingresos de manera errónea. Adicionalmente es importante que los supervisores de los usuarios monitoreen al menos una vez al mes los ingresos que realicen sus subordinados, con la finalidad de asegurar que los servicios recibidos sean completos tal cual fueron especificados en el contrato.


PAPEL DE TRABAJO

Hallazgo Nro. 2: Ingresos de servicios realizados en el sistema no son iguales a los recibidos por los usuarios tal cual se especificó en el contrato.

PROGRESO S.A


Ref PT:

Departamento de CONTABILIDAD

CAPÍTULO V EJECUCIÓN AUDITORÍA- CONTABILIDAD

Aplicación de Técnicas y Procedimientos Ref.: P/T CD6


Papeles de Trabajo

5767


APLICACIÓN

HH CD3

Se revisó un total de 67 facturas recibidas encuentas por pagar, aquí se verificó que todos losdocumentos cumplan con los requisitos fiscales y laimputación a la cuenta y centro de costos indicadopor el usuario. Se observó que el 15% de losdocumentos procesados no cumplen con losrequisitos fiscales ni que se haya registrado a lacuenta contable indicada por el usuario.

Cálculo indicador

Facturas revisadas que no tienen problemasTotal de facturas revisadas de la muestra

= 85,07%



RECEPCION DE FACTURAS

Procedimiento Nro.1

Tome una muestra de las facturas recibidas yverifique que cumpla con: Requisitos fiscales,número de ingreso y OC/cuenta y centro de costos

PROGRESO S.A


Ref.: P/T CD6





de 14321 facturas tanto de bienes y servicios de todas las áreas de la compañía.

N = 14321Z = 95%p = 75%q = 25%e = 5%

n = 67

Se obtiene como muestra 67 facturas, las cuales deberán ser revisados en nuestro




Revisión de Facturas

PROGRESO S.A


Ref.: P/T CD6


Papeles de Trabajo

Nro.

12345678910111213141516171819202122232425


001001867360736 438697 § ¥001006525875567 453765 ©

001001521097713 405351 ©001002565255149 401752 ©

001004681130492 409260 ©001002013762186 411806 ©

001008484218437 401811 ©001009754221001 439138 § ¥

001001340348430 432544 § ¥001009860322784 406107 ©

001001994222747 423613 ©001006870819425 420779 ©

001009068666617 431642 ©001008488703137 424261 ©

001005406331406 412929 ©001006620768132 416858 ©

001002525676633 448057 ©001004129383023 409494 ©

001009578355038 453083 ©001005238481271 404256 ©

001005240734879 419625 ©001002491590241 414132 ©

001008351507163 439032 ©001008093298472 434977 ©

Justificación

001009280011753 410899 ©



Nro Factura ProveedorEl documento cumple con los

requisitos fiscales

PROGRESO S.A


Ref.: P/T CD6


Papeles de Trabajo

Nro.

262728293031323334353637383940414243444546474849505152



001009635279224 434246 ©011007967405565 400956 ©

001002911835802 434192 ©001004366951699 416330 ©

001008409076658 430736 § ¥001003336251883 409489 ©

001003194426423 414924 ©001009207212660 430703 ©

001005634751195 453617 ©001001843652609 436779 ©

001008311839483 413008 ©001007217547696 402744 ©

001007727132926 427961 ©001006536534579 411153 § ð

001007523444649 409732 ©001007327048262 402080 ©

001008676777868 402354 § ¥001003080536289 414800 ©

001007009154148 414774 ©001003047150215 445668 § ¥

001003355233507 444614 ©001001686001774 436015 ©

001003298967068 448522 ©001004489735558 403565 ©

001009749228166 407554 ©001001411078274 422932 ©



requisitos fiscalesJustificación


PROGRESO S.A


Ref.: P/T CD6


Papeles de Trabajo

Nro.

535455565758596061626364656667

MARCAS:© Si cumple - Registro Correcto§ No cumple ð Documento no válido SRIµ No identificable¥ No se registró en la cuenta contable indicada


001003472847261 417890 §001002571779069 407874 ©001002966892918 410466 ©001009555893987 412162 ©

ð

001007289225930 429805 ©001005213804103 410766 ©

001001799766623 452803 § ¥001001543053475 436024 ©

001009155430064 439334 ©

001005858193234 425081 ©001002951001766 454138 ©

001008899227056 418264 ©001003732373367 442120 ©

001005692409669 411588 § µ001005866970906 441463 ©




requisitos fiscalesJustificación

PROGRESO S.A


Ref.:DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD HH CD3


Hoja de Hallazgos

P/T CD6

PAPEL DE TRABAJO

Hallazgo Nro. 1: Las facturas revisadas principalmente tuvieron problemas en no contabilización en cuenta indicada por el usuario.

Ref PT:

Condición: De la muestra seleccionada, se identificó que existen pocos documentos que no cumplen con parámetros fiscales, adicionalmente documentos que no fueron contabilizados en la cuenta solicitada por el usuario. El 14,93% de los casos revisados, tienen problemas.

Criterio: El usuario es la persona que debe conocer las cuentas contables en donde desea imputar sus gastos, principalmente porque ellos son los responsables del manejo de sus presupuestos. También la política interna indica que tienen que entregar facturas válidas ante el SRI para evitar contingencias con la administración tributaria.


Causa: Los empleados pueden caer en la "confianza" de recibir una factura del proveedor sin revisar a detalle que ésta cumpla con los parámetros fiscales. Por otro lado, no se hacen claramente responsables del manejo de sus presupuestos ni tienen un conocimiento básico contable.

Efecto: Cuando se contabiliza facturas no válidas para el SRI, ese gasto pasa a ser no deducible en el caso de que la administración tributaria en una fiscalización identifique ese documento. Para complementar la revisión, cuando no se registra en la cuenta contable correcta, se mantiene estados financieros no acordes a las normas de contabilidad generalmente aceptadas.

Conclusiones: Se observa un porcentaje considerable de incumplimiento tanto de imputaciones de cuentas contables como de entrega de documentos válidos por el SRI. La política indica que las personas siempre deberán entregar comprobantes autorizados y las facturas con las cuentas contables bajo su responsabilidad. El empleado no hace conciencia o desconoce de la importancia de verificar correctamente este proceso. Esto genera contabilizaciones incorrectas, retrabajos y contingencias

Recomendaciones: Dar una charla a los usuarios e indicarles las cuentas contables correctas que deben usar para evitar retrabajos y reclasificaciones por parte del Departamento Contable. En adición, el departamento de cuentas por pagar deberá ser un mayor filtro para la revisión de las facturas que le entregan los usuarios y revisar más detenidamente los documentos.


PROGRESO S.A




Papeles de Trabajo

6667

PROGRESO S.A




RECEPCION DE FACTURAS

Procedimiento Nro.2

Verifique que la muestra seleccionada se hayarealizado una contabilización de manera correcta.

APLICACIÓN


Se revisó un total de 67 facturas recibidas encuentas por pagar, aquí se verificó que todos losdocumentos hayan sido contabilizados de maneraexitosa. El 99% de la muestra revisada cumple elprocedimiento analizado.

Cálculo indicador

Facturas contabilizadas sin problemasTotal de facturas de la muestra

= 99%



Ref.: P/T CD7





de 14321 facturas tanto de bienes y servicios de todas las áreas de la compañía.

N = 14321Z = 95%p = 75%q = 25%e = 5%

n = 67


examen de auditoría. Se tomará las mismas facturas revisados en el procedimiento

anterior.

PROGRESO S.A

Revisión de Contabilización




Ref.: P/T CD7


Papeles de Trabajo

Nro.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

PROGRESO S.A


001001521097713 51674835 ©

001002565255149 51266451 ©

001001867360736 51807842 ©


001009860322784 51266704 ©

001008484218437 51636213 ©

001009754221001 51185775 ©

001004681130492 51489732 ©

001002013762186 51841613 ©

001009068666617 51494833 ©

001008488703137 51862735 ©

001001994222747 51205361 ©

001006870819425 51444563 ©

001001340348430 51626625 ©

001005238481271 51110997 ©

001002525676633 51852324 ©

001004129383023 51406696 ©

001005406331406 51057962 ©

001006620768132 51631214 ©

001008351507163 51174998 ©

001008093298472 51234157 ©

001005240734879 51914819 ©

001002491590241 51766476 ©

001009578355038 51334203 ©



Nro FacturaNro. Contabilizacion

FacturaDocumento

contable generadoJustificación

001009280011753 51147455 ©


Ref.: P/T CD7


Papeles de Trabajo

Nro.

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

PROGRESO S.A


001004366951699 51507634 ©

001009635279224 51775815 ©

011007967405565 51322722 ©


001003194426423 51113692 ©

001009207212660 51448276 ©

001008409076658 51026173 ©

001003336251883 51047859 ©

001002911835802 51467243 ©

001006536534579 51483701 ©

001008311839483 51064394 ©

001007217547696 51747637 ©

001005634751195 51533634 ©

001001843652609 51135262 ©

001008676777868 51022489 ©

001003080536289 51245340 ©

001007523444649 51073084 ©

001007327048262 51563994 ©

001007727132926 51776767 ©

001004489735558 51691995 ©

001003355233507 51393502 ©

001001686001774 51180034 ©

001007009154148 51186356 ©

001003047150215 51463617 ©




FacturaDocumento

contable generadoJustificación

001009749228166 51782386 ©

001001411078274 51643630 ©

001003298967068 51934611 ©


Ref.: P/T CD7


Papeles de Trabajo

Nro.

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

MARCAS:

© Si cumple - Registro Correcto§ No cumple ð Registro erróneo reversado - Se generó uno nuevo correcto

PROGRESO S.A

001009555893987 51479224 ©

©




Factura


001009155430064 51920297 ©

001007289225930 51368295 ©

001005213804103 51310800 § ð

001003472847261 51490770 ©

001002571779069 51601092 ©

001002966892918 51179950

001003732373367 51466725 ©

001005858193234 51696609 ©

001002951001766 51881341 ©

001001799766623 51298879 ©

001001543053475 51797164 ©

Documento contable generado

Justificación

001005692409669 51621676 ©

001005866970906 51818135 ©

001008899227056 51011175 ©




Papeles de Trabajo

575

PROGRESO S.A


= 7%




EMISION DE RETENCIONES

Procedimiento Nro.1

De la muestra tomada en el proceso 1, verifique lacorrecta emisión de los comprobantes de retenciónen el tiempo que estipula la ley.

APLICACIÓN

HH CD4

De una muestra de 75 facturas recibidas en cuentaspor pagar, se verificó que todas las retencioneshayan sido emitidas hasta los 5 días posterior a lafecha de emisión de la factura. Solamente el 7% delas retenciones emitidas por la Compañía cumplecon lo estipulado en la ley.

Cálculo indicador

Emisión de retenciones en el plazo que indica la leyTotal de retenciones emitidas de la muestra


Ref.: P/T CD8





de 13679 facturas que son sujetas a retención, tanto de bienes y servicios..

N = 13679Z = 95%p = 70%q = 30%e = 5%

n = 75


examen de auditoría. Se tomará las mismas facturas revisados en el procedimiento

anterior

PROGRESO S.A


Revisión de fecha emisión retenciones



Ref.: P/T CD8


Papeles de Trabajo

Nro.Emitida a tiempo

Justif.

1 § ð2 § ð3 § ð4 § ð5 § ð6 § ð7 § ð8 § ð9 § ð10 ©11 § ð12 § ð13 § ð14 § ð15 § ð16 § ð17 § ð18 § ð19 § ð20 § ð21 § ð22 § ð23 § ð24 § ð25 § ð

PROGRESO S.A



Nro FacturaFecha Emisión

FacturaFecha Emisión

Retención

001009280011753 11/06/2012 30/07/2012

001005238481271 20/06/2012 13/07/2012

001002525676633 20/06/2012 12/07/2012

001004129383023 11/06/2012 24/07/2012

001005406331406 11/06/2012 15/06/2012

001006620768132 03/03/2012 28/06/2012

001008351507163 17/07/2012 22/08/2012

001008093298472 03/08/2012 22/08/2012

001005240734879 16/07/2012 28/08/2012

001002491590241 16/08/2012 28/08/2012

001009578355038 03/07/2012 13/07/2012

001009860322784 03/10/2012 20/11/2012

001008484218437 17/09/2012 20/11/2012

001009754221001 03/09/2012 20/11/2012

001004681130492 05/11/2012 14/11/2012

001002013762186 17/10/2012 25/10/2012

001009068666617 03/03/2012 28/06/2012

001008488703137 03/03/2012 28/06/2012

001001994222747 14/06/2012 27/06/2012

001006870819425 16/11/2012 19/12/2012

001001340348430 03/12/2012 19/12/2012


001001521097713 02/03/2012 13/03/2012

001002565255149 31/12/2011 13/03/2012

001001867360736 16/02/2012 27/02/2012

001006525875567 16/02/2012 24/02/2012



Ref.: P/T CD8


Papeles de Trabajo


Justif.

26 § ð27 § ð28 § ð29 § ð30 § ð31 § ð32 § ð33 § ð34 § ð35 § ð36 § ð37 § ð38 § ð39 § ð40 § ð41 § ð42 ©43 § ð44 § ð45 ©46 § ð47 § ð48 § ð49 § ð50 § ð51 § ð52 § ð

PROGRESO S.A





Retención

001009749228166 01/02/2012 13/02/2012

001001411078274 17/01/2012 26/01/2012

001003298967068 17/01/2012 26/01/2012

001008676777868 19/03/2012 03/04/2012

001003080536289 14/06/2012 27/06/2012

001007523444649 02/06/2012 11/06/2012

001007327048262 16/05/2012 23/05/2012

001007727132926 16/05/2012 23/05/2012

001004489735558 03/01/2012 18/01/2012

001003355233507 17/12/2011 10/01/2012

001001686001774 17/12/2011 05/01/2012

001007009154148 17/12/2011 10/01/2012

001003047150215 17/12/2011 10/01/2012

001003194426423 16/04/2012 19/04/2012

001009207212660 16/04/2012 19/04/2012

001008409076658 05/04/2012 14/05/2012

001003336251883 05/04/2012 14/05/2012

001002911835802 14/12/2012 19/12/2012

001006536534579 02/05/2012 15/05/2012

001008311839483 04/05/2012 15/05/2012

001007217547696 19/03/2012 09/04/2012

001005634751195 02/04/2012 04/04/2012

001001843652609 02/04/2012 18/04/2012


001004366951699 14/12/2012 19/12/2012

001009635279224 17/05/2012 13/06/2012

011007967405565 10/07/2012 18/07/2012

021004062094656 03/08/2012 24/08/2012



Ref.: P/T CD8


Papeles de Trabajo


Justif.

53 § ð54 § ð55 § ð56 ©57 § ð58 § ð59 § ð60 § ð61 § ð62 § ð63 § ð64 § ð65 § ð66 § ð67 ©68 § ð69 § ð70 § ð71 § ð72 § ð73 § ð74 § ð75 § ð

PROGRESO S.A





Retención

001005692409669 13/09/2012 21/09/2012

001005866970906 11/09/2012 26/09/2012

001008899227056 13/07/2012 18/07/2012

001007289225930 12/12/2012 18/12/2012

001005213804103 08/11/2012 26/11/2012

001003472847261 13/11/2012 20/11/2012

001002571779069 05/11/2012 07/11/2012

001002966892918 18/10/2012 09/11/2012

001003732373367 15/06/2012 20/07/2012

001005858193234 14/06/2012 27/06/2012

001002951001766 12/12/2012 18/12/2012

001001799766623 12/12/2012 18/12/2012

001001543053475 12/12/2012 18/12/2012


001009555893987 11/10/2012 09/11/2012

001009155430064 13/11/2012 17/11/2012

03/04/2012

20/03/2012

001007766543211 03/05/2012 14/05/2012

001008764370494 13/11/2012 19/11/2012

001009832309654 02/10/2012 10/10/2012

001005213800656 27/03/2012

001005213804152 12/03/2012

001009157065464 01/02/2012 09/02/2012

001009543666754 09/01/2012 17/01/2012

001003322445643 12/01/2012 20/01/2012


Ref.: P/T CD8


Papeles de Trabajo

MARCAS:


§ No cumple

ð La factura se contabiliza recién cuando la factura llega al

departamento de cuentas por pagar, los proveedores al menos

se demoran entre 5 a 8 días en entregar la factura al usuario

posterior a su emisión.

PROGRESO S.A





Ref.:DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD HH CD4


Hoja de Hallazgos

P/T CD8

PAPEL DE TRABAJO

Hallazgo Nro.2: Las retenciones no son emitidas a los 5 días posteriores de la fecha de emisión de la factura del proveedor.

Ref PT:

Condición: De la muestra seleccionada, se detectó que la gran mayoría de retenciones son emitidas con más de 5 días posterior a la fecha de emisión de la factura del proveedor. Solamente el 6,67% de los casos revisados, cumplen con la disposición del SRI.

Criterio: La administración tributaria exige a los grandes contribuyentes a que emitan la retención tanto de iva como de fuente máximo a los 5 días posteriores a la fecha de emisión del documento fiscal.


Efecto: El recibir las facturas tarde , genera que las retenciones sean emitidas posterior a los 5 días que dictamina la ley. Esto puede traer consecuencias tributarias y malestar en los proveedores. En todo caso, el impacto fiscal no es tan grande, ya que si entre la empresa y el proveedor ya hay un acuerdo, no existiría problemas tributarios ya que las retenciones por parte del cliente pueden tomarse como crédito tributario siempre y cuando hayan sido emitidas dentro del mismo período fiscal, indistintamente del mes que hayan recibido la retención.

Conclusiones: Actualmente el % de cumplimiento de emisión de retenciones en el tiempo que estipula la ley es súper bajo, la ley es clara en su reglamento de comprobantes de venta. Si bien existen varios temas por los cuales no se está cumpliendo con lo que exige la ley, esto puede acarrear a futuro riesgos tributarios y problemas con los proveedores.Recomendaciones: Es importante que la empresa hable con los proveedores y que les entreguen la factura con la fecha que efectivamente se entregue al usuario, de esta manera ya se gana unos días. Por otro lado, el usuario debe tener la obligación de entregar la factura a más tardar al día siguiente de haber recibido el documento fiscal. Cuentas por pagar también deberá registrar el documento a más tardar en dos días posterior a la recepción de la factura. Si se ajusta los tiempos como lo recomendamos, la retención podría salir dentro de los 5 días que exige la ley.


PROGRESO S.A

Causa: Los proveedores entregan a los usuarios las facturas en un gran porcentaje luego de los 5 días de la fecha de emisión, esto se puede dar por temas de traslado de mercadería, retrasos de los transportistas, no encontraron al usuario de la empresa para entregar la factura, etc. Adicionalmente, luego de que el usuario recibe la factura, también puede existir casos que el usuario se demora en entregar la factura a cuentas por pagar ya sea por: no sabe a qué cuenta cargar, la mercadería no se recibió completamente, descuido, etc. Finalmente, cuando recibe la factura cuentas por pagar, se demora en el registro de 1 a 2 días aproximadamente debido al alto volumen de facturas recibidas.




Papeles de Trabajo

7275

PROGRESO S.A




EMISION DE RETENCIONES

Procedimiento Nro.2

Verifique los sellos de recepción en la copia sinderecho a crédito tributario por parte delproveedor.

APLICACIÓN

Aplicados los procedimientos deauditoría, no se encontraron hallazgossignificativos de comentar.

De una muestra de 75 retenciones emitidas encuentas por pagar, se procedió a verificar que todaslas retenciones tengan el sello de recepción delproveedor en la copia sin derecho a créditotributario. El 96% de la muestra revisada cumple elprocedimiento analizado.

Cálculo indicador

Retenciones con el sello del proveedorTotal de retenciones seleccionadas en la muestra

= 96%



Ref.: P/T CD9





de 13679 retenciones, tanto de Iva como de Fuente.

N = 13679Z = 95%p = 70%q = 30%e = 5%

n = 75

Se obtiene como muestra 75 retenciones, las cuales deberán ser revisados en nuestro

examen de auditoría. Se tomará las mismas retenciones revisados en el procedimiento

anterior

PROGRESO S.A

Retenciones con el sello del proveedor



CAPÍTULO V EJECUCIÓN AUDITORÍA- CONTABILIDADRef.:

P/T CD9Período: 1 de Enero al 31 de Diciembre 2012 3/6

Papeles de Trabajo

Nro.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

PROGRESO S.A



Nro Retención ProveedorDocumento físico

posee el sello

001003000030313 438697 ©

001003000030148 453765 © Elaborado por: Liliana Castellanos Fecha: 25 de Enero del 2013 Revisado por: Juan Suquillo Fecha: 29 de Enero del 2013

001003000030338 439138 ©

001003000030337 409260 ©

001003000030192 411806 ©

001003000030195 405351 ©

001003000030200 401752 ©

001003000030314 423613 ©

001003000030311 420779 ©

001003000030328 432544 ©

001003000030323 406107 ©

001003000030320 401811 ©

001003000030325 409494 ©

001003000030333 412929 ©

001003000030315 416858 ©

001003000030312 431642 ©

001003000030337 424261 ©

001003000030632 419625 ©

001003000030631 414132 ©

001003000030630 453083 § ð

001003000030326 404256 ©

001003000030338 448057 ©

Justificación

001003000030642 410899 ©

001003000030638 439032 ©

001003000030637 434977 ©


Ref.: P/T CD9


Papeles de Trabajo

Nro.

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

PROGRESO S.A

001003000031122 400956 ©


001003000031050 430736 ©

001003000031051 409489 ©

001003000031096 434192 § ð

001003000031110 416330 ©

001003000031121 434246 ©

001003000031270 402744 ©

001003000031271 453617 ©

001003000031272 436779 ©

001003000031273 414924 ©

001003000031305 430703 ©

001003000031304 409732 ©

001003000031298 402080 ©

001003000031297 427961 ©

001003000031296 411153 ©

001003000031269 413008 ©

001003000030245 436015 ©

001003000030244 414774 ©

001003000030243 445668 ©

001003000030242 402354 ©

001003000031182 414800 ©

001003000030151 407554 ©

001003000030253 422932 ©

001003000030251 448522 ©

001003000030247 403565 ©

001003000030246 444614 ©




posee el selloJustificación


Ref.: P/T CD9


Papeles de Trabajo

Nro.

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

PROGRESO S.A

001003000030801 413007 ©

001003000030789 436023 ©

001003000030649 429806

001003000030645 422931

001003000030640 42296 ©

001003000030647 448533 ©

©

©


001003000029156 403599 ©

001003000030786 417890 ©

001003000030787 407874 ©

001003000030788 410466 § ð

001003000030790 412162 ©

001003000030791 439334 ©

001003000030800 454138 ©

001003000030567 452803 ©

001003000030568 436024 ©

001003000030793 429805 ©

001003000030792 410766 ©

001003000031124 411588 ©

001003000031125 441463 ©

001003000031095 418264 ©

001003000031126 442120 ©

001003000031127 425081 ©




posee el selloJustificación


Ref.: P/T CD9


Papeles de Trabajo

MARCAS:

© Si cumple - Registro Correcto§ No cumple ð La recepcionista no se percató en exigir el sello y firma del proveedor

PROGRESO S.A




Departamento de tesorería

CAPÍTULO V EJECUCIÓN AUDITORÍA- TESORERÍA

Aplicación de Técnicas y Procedimientos Ref.: P/T CT6


Papeles de Trabajo

2358



GENERACION DE PAGOS

Procedimiento Nro.1

De la muestra tomada en el proceso 1 decontabilidad, verifique si se pagó en los términos de pago acordados con el proveedor.

APLICACIÓN

HH CT3

Se revisó un total de 58 facturas contabilizadas, aquíse verificó si todas las facturas fueron pagados enlos términos de pago establecidos con el proveedor. Se observó que solamente el 40% de los pagos aproveedores, cumplen con los términos de pagoestablecidos en el contrato.

Cálculo indicador

Facturas pagadas en el tiempo acordadoTotal de facturas pagadas de la muestra

= 40%


PROGRESO S.A


Ref.: P/T CT6





de 13331 facturas pagadas tanto de bienes y servicios de todas las áreas de la compañía.

N = 13331Z = 95%p = 80%q = 20%e = 5%

n = 58

Se obtiene como muestra 58 facturas pagadas, las cuales deberán ser revisados en nuestro

examen de auditoría. Se tomará las mismas facturas revisados en el proceso 1,

procedimiento 1 del Departamento de Contabilidad.

Verificación de pagos en tiempo acordado



PROGRESO S.A


Ref.: P/T CT6


Papeles de Trabajo

Nro.Pagada a tiempo

Justif.

1 ©2 § ð3 ©4 ©5 § ð6 § ð7 § µ8 § ð9 § ð10 § ð11 ©12 § ð13 § ð14 ©15 ©16 ©17 ©18 ©19 ©20 § ð21 ©22 ©23 § µ24 ©25 § µ



Nro Factura Fecha tope de pago Fecha real de pago

001009280011753 27/03/2012 27/03/2012

001008351507163 03/04/2012 05/04/2012

001008093298472 10/04/2012 10/04/2012

001005240734879 22/04/2012 22/04/2012

001002491590241 23/04/2012 24/04/2012

001009578355038 24/04/2012 25/04/2012

001005238481271 25/04/2012 14/05/2012

001002525676633 29/04/2012 01/05/2012

001004129383023 30/04/2012 01/05/2012

001005406331406 07/05/2012 08/05/2012

001006620768132 07/05/2012 07/05/2012

001009068666617 14/05/2012 15/05/2012

001008488703137 20/05/2012 22/05/2012

001001994222747 05/06/2012 05/06/2012

001006870819425 13/06/2012 13/06/2012

001001340348430 17/06/2012 17/06/2012

001009860322784 19/06/2012 19/06/2012

001008484218437 26/06/2012 26/06/2012

001009754221001 03/07/2012 03/07/2012

001004681130492 07/07/2012 10/07/2012

001002013762186 08/07/2012 08/07/2012

001001521097713 15/07/2012 15/07/2012

001002565255149 16/07/2012 31/07/2012

001001867360736 18/07/2012 18/07/2012

001006525875567 21/07/2012 31/07/2012


PROGRESO S.A


Ref.: P/T CT6


Papeles de Trabajo

Nro.Pagada a tiempo

Justif.

26 ©27 § ð28 § ð29 § ð30 ©31 ©32 § ð33 § ð34 § ð35 § ð36 § ð37 ©38 § ð39 § ð40 § ð41 § ð42 ©43 § ð44 § µ45 § µ46 § µ47 § ð48 ©49 § µ50 § µ51 ©52 § ð




001009749228166 23/07/2012 23/07/2012

001001411078274 28/07/2012 31/07/2012

001003298967068 29/07/2012 31/07/2012

001004489735558 30/07/2012 31/07/2012

001003355233507 31/07/2012 31/07/2012

001001686001774 07/08/2012 07/08/2012

001007009154148 09/08/2012 13/08/2012

001003047150215 14/08/2012 18/08/2012

001008676777868 20/08/2012 21/08/2012

001003080536289 21/08/2012 28/08/2012

001007523444649 27/08/2012 30/08/2012

001007327048262 29/08/2012 29/08/2012

001007727132926 03/09/2012 04/09/2012

001006536534579 04/09/2012 11/09/2012

001008311839483 17/09/2012 18/09/2012

001007217547696 22/09/2012 25/09/2012

001005634751195 02/10/2012 02/10/2012

001001843652609 03/10/2012 09/10/2012

001003194426423 06/10/2012 16/10/2012

001009207212660 08/10/2012 23/10/2012

001008409076658 15/10/2012 30/10/2012

001003336251883 30/10/2012 06/11/2012

001002911835802 31/10/2012 31/10/2012

001004366951699 04/11/2012 20/11/2012

001009635279224 12/11/2012 27/11/2012

011007967405565 04/12/2012 04/12/2012

021004062094656 08/12/2012 11/12/2012


PROGRESO S.A


Ref.: P/T CT6


Papeles de Trabajo

Nro.Pagada a tiempo

Justif.

53 § ð54 § ð55 ©56 ©57 ©58 ©

MARCAS:


§ No cumple

ð No ingresó en la corrida de pagos de la semana, se realizó a la

siguiente semana

µ Aprobación tardía por parte del usuario para liberación de pago.




001005692409669 15/12/2012 18/12/2012

001005866970906 16/12/2012 19/12/2012

001008899227056 18/12/2012 18/12/2012

001003732373367 23/12/2012 23/12/2012

001005858193234 24/12/2012 24/12/2012

001002951001766 25/12/2012 25/12/2012


PROGRESO S.A




Papeles de Trabajo

5658




GENERACION DE PAGOS

Procedimiento Nro.2

Verifique que las transferencias se hayan realizadopor el registro realizado en cuentas por pagar y conel método de pago acordado.

APLICACIÓN


Se revisó un total de 58 pagos contabilizados, aquíse verificó si todas los pagos se realizaronefectivamente por el monto contabilizado y por elmétodo de pago solicitado por el proveedor. El 97%de la muestra revisada cumple el procedimientoanalizado.

Cálculo indicador

Pagos realizados sin erroresTotal de pagos realizados de la muestra

= 97%


PROGRESO S.A


Ref.: P/T CT7






N = 13331Z = 95%p = 80%q = 20%e = 5%

n = 58

Se obtiene como muestra 58 facturas pagadas, las cuales deberán ser revisados en nuestro

examen de auditoría. Se tomará las mismas facturas revisados en el proceso 1,

procedimiento 1 del Departamento de Contabilidad.

Revisión pagos USD y vía de pago



PROGRESO S.A


Ref.: P/T CT7


Papeles de Trabajo

Nro.Monto

SistemaMonto Pagado

Vía Pago Original

Vía Pago Real

Pago exitoso

Justif.

1 1.999,00 1.999,00 Cheque Cheque ©2 3.388,00 3.388,00 Transfer. Transfer. ©3 6.274,00 6.274,00 Cheque Cheque ©4 4.394,00 4.394,00 Transfer. Transfer. ©5 4.545,00 4.545,00 Cheque Cheque ©6 8.757,00 8.757,00 Transfer. Transfer. ©7 1.039,00 1.039,00 Cheque Cheque ©8 4.321,00 4.321,00 Transfer. Transfer. ©9 4.676,00 4.676,00 Cheque Cheque ©10 7.684,00 7.684,00 Transfer. Transfer. ©11 1.049,00 1.049,00 Cheque Cheque ©12 1.799,00 1.799,00 Transfer. Transfer. ©13 2.306,00 2.306,00 Transfer. Cheque § µ14 3.877,00 3.877,00 Transfer. Transfer. ©15 8.288,00 8.288,00 Transfer. Transfer. ©16 2.362,00 2.362,00 Transfer. Transfer. ©17 1.417,00 1.417,00 Transfer. Transfer. ©18 8.095,00 8.095,00 Transfer. Transfer. ©19 7.624,00 7.624,00 Transfer. Transfer. ©20 1.661,00 1.661,00 Transfer. Transfer. ©21 3.135,00 3.135,00 Cheque Cheque ©22 5.275,00 5.275,00 Cheque Cheque ©23 3.827,00 3.827,00 Cheque Cheque ©24 6.117,00 6.117,00 Transfer. Transfer. ©25 8.582,00 8.582,00 Transfer. Transfer. ©



Nro Factura

001009280011753

001008351507163

001006870819425

001001340348430

001009860322784

001008484218437

001009754221001

001004681130492

001004129383023

001005406331406

001006620768132

001009068666617

001008488703137

001001994222747

001008093298472

001005240734879

001002491590241

001009578355038

001005238481271

001002525676633


001002013762186

001001521097713

001002565255149

001001867360736

001006525875567


PROGRESO S.A


Ref.: P/T CT7


Papeles de Trabajo

Nro.Monto

SistemaMonto Pagado

Vía Pago Original

Vía Pago Real

Pago exitoso

Justif.

26 3.547,00 3.547,00 Transfer. Transfer. ©27 2.860,00 2.860,00 Transfer. Transfer. ©28 1.498,00 1.498,00 Transfer. Transfer. ©29 1.557,00 1.557,00 Transfer. Transfer. ©30 2.554,00 2.554,00 Transfer. Transfer. ©31 3.941,00 3.941,00 Transfer. Transfer. ©32 4.769,00 4.769,00 Transfer. Transfer. ©33 2.411,00 2.411,00 Cheque Cheque ©34 4.139,00 4.139,00 Cheque Cheque ©35 6.009,00 6.009,00 Cheque Cheque ©36 4.656,00 4.656,00 Cheque Cheque ©37 8.679,00 8.679,00 Cheque Cheque ©38 3.019,00 3.019,00 Cheque Cheque ©39 6.612,00 6.612,00 Transfer. Transfer. ©40 8.329,00 8.329,00 Transfer. Transfer. ©41 5.879,00 5.879,00 Cheque Cheque ©42 3.926,00 3.926,00 Cheque Cheque ©43 7.256,00 7.256,00 Transfer. Transfer. ©44 7.884,00 7.884,00 Cheque Cheque ©45 2.080,00 2.080,00 Cheque Cheque ©46 1.054,00 1.054,00 Transfer. Transfer. ©47 1.922,00 1.922,00 Transfer. Transfer. ©48 7.936,00 7.936,00 Transfer. Transfer. ©49 5.421,00 5.421,00 Transfer. Transfer. ©50 2.473,00 2.473,00 Transfer. Transfer. ©51 2.496,00 2.496,00 Transfer. Transfer. ©52 2.488,00 2.488,00 Transfer. Transfer. ©

001003355233507

001001686001774

001007009154148

001003047150215

001008676777868

001003080536289



Nro Factura

001009749228166

001001411078274

001003298967068

001004489735558

001002911835802

001004366951699

001009635279224

011007967405565

021004062094656


001005634751195

001001843652609

001003194426423

001009207212660

001008409076658

001003336251883

001007523444649

001007327048262

001007727132926

001006536534579

001008311839483

001007217547696


PROGRESO S.A


Ref.: P/T CT7


Papeles de Trabajo

Nro.Monto

SistemaMonto Pagado

Vía Pago Original

Vía Pago Real

Pago exitoso

Justif.

53 3.346,00 3.346,00 Transfer. Cheque § µ54 1.048,00 1.048,00 Cheque Cheque ©55 4.499,00 4.499,00 Transfer. Transfer. ©56 7.458,00 7.458,00 Transfer. Transfer. ©57 8.311,00 8.311,00 Transfer. Transfer. ©58 7.616,00 7.616,00 Cheque Cheque ©

MARCAS:

© Si cumple - Registro Correcto§ No cumple µ El proveedor solicitó por cierre de cuenta que se saque pago

con cheque

001005858193234

001002951001766




Nro Factura

001005692409669

001005866970906

001008899227056

001003732373367


PROGRESO S.A




Papeles de Trabajo

5758



CONTABILIZACION DE PAGOS

Procedimiento Nro.1

De la muestra tomada en el proceso 1 decontabilidad, verifique si se contabilizó y compensócorrectamente la cuenta del proveedor contrabancos.

APLICACIÓN


Se revisó un total de 58 facturas contabilizadas, endonde se verificó si todas los registros contables depago se han realizado contra cuenta de bancos yneteando la cuenta del proveedor. El 98% de lamuestra revisada cumple el procedimientoanalizado.

Cálculo indicador

Registros contables correctosTotal de registros contables

= 98%


PROGRESO S.A


Ref.: P/T CT8






N = 13331Z = 95%p = 80%q = 20%e = 5%

n = 58

Se obtiene como muestra 58 registros de pago contabilizados, los cuales deberán ser

revisados en nuestro examen de auditoría. Se tomará las mismas facturas revisados

en el proceso 1, procedimiento 1 del Departamento de Contabilidad.

Verificación de contabilización de pagos



PROGRESO S.A


Ref.: P/T CT8


Papeles de Trabajo

Nro.Contabili

zación correcta

Justif.

1 ©

2 ©3 ©4 ©5 ©

6 ©7 ©8 ©9 ©

10 ©11 ©12 ©13 ©

14 ©15 ©16 ©17 ©

18 ©19 ©20 ©21 ©

22 ©23 ©24 ©25 ©



Nro FacturaNúmero de

Contabilización Bancos

Número de Contabilización

Proveedor

001009280011753 1700099459 1500083009

001008351507163 1700027828 1500032308

001008093298472 1700093831 1500035644

001005240734879 1700058093 1500061060

001002491590241 1700015199 1500094532

001009578355038 1700076151 1500053271

001005238481271 1700012129 1500092351

001002525676633 1700015559 1500057210

001004129383023 1700062987 1500018621

001005406331406 1700073324 1500060782

001006620768132 1700062509 1500072895

001009068666617 1700047280 1500010745

001008488703137 1700093622 1500031895

001001994222747 1700036813 1500062066

001006870819425 1700037933 1500088779

001001340348430 1700044517 1500083157

001009860322784 1700044938 1500010636

001008484218437 1700080853 1500088535

001009754221001 1700093794 1500002622

001004681130492 1700080914 1500027772

001002013762186 1700087337 1500012674

001001521097713 1700081880 1500034315

001002565255149 1700013528 1500075986

001001867360736 1700046457 1500041727

001006525875567 1700089489 1500072299


PROGRESO S.A


Ref.: P/T CT8


Papeles de Trabajo

Nro.Contabili

zación correcta

Justif.

26 ©27 ©28 ©29 ©30 ©31 ©32 ©33 ©34 ©35 ©36 ©37 ©38 ©39 § ð40 ©41 ©42 ©43 ©44 ©45 ©46 ©47 ©48 ©49 ©50 ©51 ©52 ©






Proveedor

001009749228166 1700049335 1500036095

001001411078274 1700037248 1500059523

001003298967068 1700019525 1500007111

001004489735558 1700071730 1500065225

001003355233507 1700092910 1500095870

001001686001774 1700078149 1500034398

001007009154148 1700008637 1500025957

001003047150215 1700056586 1500089457

001008676777868 1700046598 1500074616

001003080536289 1700027817 1500074398

001007523444649 1700020415 1500072322

001007327048262 1700093698 1500060034

001007727132926 1700080427 1500092399

001006536534579 1700085141 1500018295

001008311839483 1700013251 1500001074

001007217547696 1700045869 1500018329

001005634751195 1700096942 1500040916

001001843652609 1700032319 1500085319

001003194426423 1700042702 1500022431

001009207212660 1700063247 1500062412

001008409076658 1700028012 1500050624

001003336251883 1700065318 1500026590

001002911835802 1700087984 1500085430

001004366951699 1700096676 1500019699

001009635279224 1700038042 1500084506

011007967405565 1700023915 1500034980

021004062094656 1700099848 1500044550


PROGRESO S.A


Ref.: P/T CT8


Papeles de Trabajo

Nro.Contabili

zación correcta

Justif.

53 ©54 ©55 ©56 ©57 ©58 ©

MARCAS:

© Si cumple - Registro Correcto§ No cumple ð Rebotó la transferencia realizada y por eso se reversó el registro

en bancos, pendiente en la conciliación bancaria.






Proveedor

001005692409669 1700056518 1500035990

001005866970906 1700060927 1500093118

001008899227056 1700011449 1500047104


001003732373367 1700023618 1500093569

001005858193234 1700071142 1500080181

001002951001766 1700090976 1500020156

PROGRESO S.A




Papeles de Trabajo

2941



CONTABILIZACION DE PAGOS

Procedimiento Nro.2

Verifique las medidas correctivas que toma eldepartamento cuando una transferencia ha sidorechazada o ha tenido problemas.

APLICACIÓN

HH CT4

Se revisó un total de 41 transferencias rebotadas orechazadas, con la finalidad de verificar si se reversó el asiento contable y se regulariza cuandoefectivamente se procede a realizar el pago porsegunda vez, de acuerdo a las políticas contablesinternas. Se observó que solamente se regularizóde manera oportuna y correcta el 71% de los casos.

Cálculo indicador

Registros de pago regularizados correctamenteTotal de registros de pago revisados

= 71%


PROGRESO S.A


Ref.: P/T CT9





de 134 transferencias rebotadas por pagos a proveedores.

N = 134Z = 95%p = 80%q = 20%e = 5%

n = 41

Se obtiene como muestra 41 registros de pago contabilizados, los cuales deberán ser

revisados en nuestro examen de auditoría.


Verificación corrección registros de pago



PROGRESO S.A


Ref.: P/T CT9


Papeles de Trabajo

Nro.Se

corrige el registro

Justif.

1 ©2 § µ3 ©4 ©5 ©6 § µ7 ©8 ©9 § µ10 ©11 ©12 ©13 ©14 § ð15 § ð16 ©17 ©18 ©19 ©20 ©21 § µ22 ©23 § ð24 ©25 ©

1720066477

1700052940 1710067857 1720080295

1700093153 1710076192 1720024883

1700003651 1710038186

1700018619 1710046365 1720029934

1700098359 1710054252 1720088078

1700008697 1710034003

1700046083 1710065062 1720094754

1700021131 1710015634 1720019657

1700094053 1710011458 1720017224

1700029970 1710029832 1720094621

1700012827 1710075875

1700069334 1710017550

1700013705 1710085858 1720002274

1700036698 1710071328 1720043729

1700058594 1710049664 1720066758

1700024368 1710046871 1720004331

1700089450 1710076003 1720042568

1700059294 1710003013

1700013407 1710005833 1720090393

1700016883 1710063699

1700059716 1710082748 1720022583

1700059567 1710067329 1720048528


PROGRESO S.A




Original


Reverso


Final

1700027700 1710086908 1720012796

1700041511 1710041788

1700083661 1710062134


Ref.: P/T CT9


Papeles de Trabajo

Nro.Se

corrige el registro

Justif.

26 ©27 ©28 ©29 § µ30 ©31 § ð32 ©33 § ð34 ©35 ©36 § µ37 ©38 ©39 ©40 § µ41 ©

MARCAS:

© Si cumple - Registro Correcto§ No cumple ð No se puede realizar nuevamente la transferencia porque el

proveedor no regulariza sus papeles con la compañíaµ Pendiente de registro, consta en conciliación bancaria




Original


Reverso


Final

1700080519 1710004054 1720036693

1700079992 1710057988 1720078577

1700031426 1710058984 1720065964

1700046495 1710085373

1700038848 1710098984 1720081235

1700012486 1710093469

1700079563 1710055257 1720061402

1700055211 1710001356

1700069354 1710088931 1720076356

1700087623 1710042705 1720089723

1700022763 1710028053

1700002661 1710074068 1720034709


1700070684 1710044550 1720035343

1700093742 1710073921 1720002035

1700046975 1710028383

1700028018 1710026106 1720042241

PROGRESO S.A

CAPÍTULO V EJECUCIÓN AUDITORÍA- TESORERÍARef.:

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA HH CT4 Período: 1 de Enero al 31 de Diciembre 2012 1/1

Hoja de Hallazgos

P/T CT9


PAPEL DE TRABAJO

Hallazgo Nro. 2: No se regulariza oportunamente los registros de pago cuando ha existido transferencias rechazadas por el banco.

Ref PT:

Condición: De la muestra seleccionada, se detectó que algunas transferencias han sido rechazadas por el banco y no se ha regularizado la generación nueva de pago y corrección contable. El 70,73% de la muestra seleccionada cumple con la regularización contable y generación nueva de pago al proveedor.

Criterio: El registro de pago efectivo debe ser realizado de manera urgente acorde a lo señalado en las políticas internas de la empresa. Cuando se rechaza la transferencia, la empresa no realiza el pago efectivo al proveedor y puede incurrir en generación de pagos atrasados.

Causa: Cuando una transferencia es rechazada por el banco, es generalmente porque los datos bancarios del proveedor no están actualizados en nuestro sistema, realizó cambios de cuenta, cambio de representante legal, etc. Este tema igualmente causa un incorrecto reflejo contable ya que el pago no puede ser contabilizado y queda partidas conciliatorias abiertas pendientes de regularizar.

Efecto: Se genera pagos retrasados al proveedor, se puede incurrir en multas o intereses según cómo se haya acordado con el proveedor en el contrato. Desde el ámbito contable, se generan varias partidas conciliatorias.

Conclusiones: Las transferencias rechazadas por parte del banco en la Compañía son regularizados solamente el 71% de las partidas, esto genera incumplimiento desde el lado contractual y de políticas de pago. Se genera principalmente porque los datos del proveedor no están actualizados en el sistema. Esto conlleva a tener pagos fuera de tiempo y generar partidas conciliatorias, adicionalmente retrabajos por parte de los empleados.

Recomendaciones: Enviar una comunicación a todos los proveedores indicando que remitan una actualización de sus datos bancarios, principalmente aquellos que en el último año hayan tenido problemas de pagos por parte de la Compañía. Posteriormente se debe corregir en el sistema, de tal forma que se mitigue los riesgos al mínimo para que no existan transferencias rechazadas y por ende, regularizaciones manuales y partidas conciliatorias.


PROGRESO S.A

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

CAPÍTULO V INFORME CONTROL INTERNO

CAPÍTULO V INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

Conclusiones y recomendaciones

CAPÍTULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

SEGUIMIENTO

CAPÍTULO V INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

¡¡GRACIAS por su atención!!

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y DE COMERCIO

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