8/10/2019 Desarrollo Taller # 9

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SISTEMA DE CONTROL INTERNO - TALLER

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INSTRUCCIONES GENERALES:

DESARROLLE DOS DE LOS DIEZ TEMAS QUE SE EXPONEN A CONTINUACIN YEXPONGA LOS RESULTADOS.

EL TIEMPO MXIMO PARA DESARROLLAR LOS DOS TEMAS ES DE UNA HORAY PARA EXPOSICIN Y ANLISIS DE RESULTADOS 40 MNUTOS.

PARA EL ANLISIS UTILICE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LASENTIDADES DEL SECTOR PBLICO, ACUERDO No. 039-CG DEL CONTRALORGENERAL DEL ESTADO.

Caso 1: Usted ha sido contratado para efectuar un examen al sistema de controlinterno del Gobierno Provincial Nuevas Esperanzas, por el perodo comprendido del3 de agosto del 2009 al 31 de diciembre del 2010, de cuya labor establece lasobservaciones que se describen a continuacin:

1. El Prefecto de Nuevas Esperanzas se posesion en sus funciones el 3 de agostodel 2009, en cuya sesin orden al Director Administrativo que se contrate servicios debuffet y brindis para 100 personas al costo total de USD 25,200.00, factura que fuecancelada a fines de agosto de ese ao con su autorizacin, de los seores DirectorAdministrativo, Director Financiero, Tesorero y Contador; este gasto no estuvopresupuestado y se conoce que el propietario de la empresa proveedora del servicioes de su propiedad pero la administra un familiar.

2. A la presente fecha ha sido requerido en dos oportunidades por el ConsejoProvincial para que rinda cuentas de la labor que est desarrollando en beneficio de la

provincia; sin embargo, no ha presentado ningn informe de su gestin.3. Los servidores de la Prefectura a travs de sus representantes han solicitado entres oportunidades que se elabore y apruebe el Cdigo de tica de la institucin y elEstatuto Orgnico de la entidad en el que se incluya la estructura organizacional,manual de funciones y distributivo de sueldos, sin que tales peticiones hayan sidoatendidas aduciendo que no se dispone de recursos econmicos para contratar laelaboracin del Cdigo de tica y del Estatuto; hace hincapi que es necesario hacerms obras y que puede trabajar perfectamente sin tales documentos normativos.

4. El Prefecto comunic en diciembre del 2010 que durante los aos 2009 y 2010 noha sido necesario contar con el Presupuesto Operativo Anual (POA) ni el Plan Anual

de Contrataciones (PAC) porque en el Presupuesto aprobado para los aos 2009 y2010 por su persona y por el Consejo Provincial est todo lo relacionado con las obrasque se estn ejecutando. Finalmente seala que de ser necesarios tales documentosno tiene inconveniente en presentarlos pero ya sera para el ao 2011.

5. El Director de Informtica, realiz algunos ajustes del sistema informtico, porencontrar modificaciones en los datos de la base original, sin que conozca qu usuarioefectu estas operaciones; por este motivo se adquiri hace tres meses un lote de diezequipos de computacin y un software, sin que haya obtenido la garanta demantenimiento y de calidad tcnica de los bienes; los equipos comenzaron a tenerproblemas de funcionamiento.

6. El Director Administrativo, responsable de las compras, argument que en lasespecificaciones tcnicas dadas por el Director de Informtica no constaba los

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requisitos de garanta de mantenimiento y calidad tcnica y por ello no fueron exigidos.El Prefecto autoriz la adquisicin y el Director Financiero solicit el pago al Ministeriode Finanzas a travs del sistema Sigef, finalmente el Banco Central del Ecuadorcancel el valor al beneficiario a travs del SPI.

7. El Prefecto en el mes de enero del 2010, dispuso al Director de Planificacin laelaboracin del plan de mitigacin de riesgos desarrollando y documentando unaestrategia clara organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos quepuedan impactar la entidad, plan que hasta la fecha no ha sido presentado por elindicado funcionario.

8. El Director de Obras Pblicas nombrado el 15 de noviembre del 2010, en relacin ala carretera que va hasta el sitio El Porvenir, inaugurada el 31 de octubre del 2010,remiti un reporte de novedades al Prefecto, en el cual seala que debido a los fuertesaguaceros de la ltima semana de octubre y primera semana del mes de noviembredel 2010, el 20% del tramo construido presenta grandes huecos en el 40% del tramoconstruido, de al no haberse colocado una de las carpetas asflticas en dicho sector.

La obra tiene suscritas las actas de entrega-recepcin definitivas.9. Al solicitar al Contador General los estados financieros al 31 de octubre del 2010,nos respondi que estos no han sido elaborados hasta la presente fecha, en razn deque no han recibido la documentacin pertinente de los hechos econmicosproducidos en las diferentes unidades administrativas y operativas. En el sistemacontable constan transacciones registradas hasta el mes de septiembre del 2010, sinembargo, no se evidenci en los archivos de ese departamento, ninguna de lasrdenes de pago correspondiente al mes de noviembre del 2010. Se determintambin que las conciliaciones bancarias son realizadas por el Tesorero y corregidaspor el Contador General; a este ltimo servidor tambin el Prefecto le asign el fondode caja chica.

10. El Jefe de Bodega nos entreg un inventario con los bienes que estn bajo sucustodia; en la constatacin fsica efectuada se determin lo siguiente: el 10% debienes como faltantes, el 20% de los bienes no han sido codificados y no los tieneingresados en su registro y el 30% de los bienes no concuerdan con lasespecificaciones que estn en las actas de entrega-recepcin. Se observa tambinque dicho servidor no realiza conciliaciones con los registros contables niconstataciones fsicas de los bienes que estn asignados a los empleados y obreros,aduciendo que dicha labor le compete al Director Financiero y a la Auditora Interna.

REQUERIMIENTO:

CONSIGNE EN UN CUADRO POR CADA OBSERVACIN LAS NORMAS DECONTROL INTERNO INCUMPLIDAS Y LAS RECOMENDACIONES APLICABLESPARA SUPERARLAS. COMENTE LOS RESULTADOS AL RESTO DEPARTICIPANTES.

NOTA: UTILICE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO DEL ACUERDO 039.

Desarrollo:

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NObservacin

Cdigos Normas Recomendacin

1 402-01

La mxima autoridad de unaentidad, u organismo delsector pblico, dispondr a losresponsables de las unidadesinherentes a la materia, eldiseo de los controles que seaplicarn para asegurar elcumplimiento de las fases delciclo presupuestario en basede las disposiciones legales,reglamentarias y polticasgubernamentales, sectorialese institucionales, que regulanlas actividades delpresupuesto y alcanzar losresultados previstos.

Primeramente recomendaraque nunca debiera contratarsepara que sirviera el Buffet unaempresa que tenga estrecharelacin con una persona quelabora dentro de la entidadpblica, porque se podradeterminar que existe peculado,aunque dicha empresa seaadministrada por un familiar.

Adems que se debi haberemitido la correspondientereforma presupuestaria paraque dicho gasto sea incluido, yaque fue un gasto nopresupuestado.

2 100-04

La mxima autoridad, losdirectivos y dems servidorasy servidores, segn suscompetencias, dispondrn yejecutarn un procesoperidico, formal y oportunode rendicin de cuentas sobreel cumplimiento de la misin yde los objetivos institucionalesy de los resultadosesperados.

Se sugiere a las mximasautoridades de control realizaruna auditora documentalinmediata para determinar si elplan de trabajo presentado porel C.P.N.E. se est realizando,pues no han presentadoreportes de sus gestiones y losrecursos asignados si estnsiendo empleados quizs demanera inadecuada. Adicionalse recomienda que el C.P.N.E.haga reportes peridicos de sugestin para evitar

especulaciones sobre sugestin y aplicacin deauditoras.

3 200-01

La integridad y los valoresticos son elementosesenciales del ambiente decontrol, la administracin y elmonitoreo de los otroscomponentes del controlinterno.La mxima autoridad y losdirectivos establecern losprincipios y valores ticoscomo parte de la cultura

organizacional para queperduren frente a los cambiosde las personas de libreremocin; estos valores rigenla conducta de su personal,orientando su integridad ycompromiso hacia laorganizacin.

Se recomienda que la mximaautoridad emita formalmente lasnormas propias del cdigo detica que estn solicitando losempleados, que sern parte dela cultura organizacional parahacer el buen uso de losrecursos y combatir lacorrupcin.Se recomienda que la mximaautoridad y directivos creen esta

estructura dependiendo deltamao y de la naturaleza de lasactividades de la prefectura.Todo esto con el manual deorganizacin donde indique lasfunciones y responsabilidadesde cada cargo. Es verdad quese puede trabajar sin estosdocumentos normativos peroser difcil alcanzar los objetivosy metas y realizar el trabajo coneficacia y eficiencia y con unpobre nivel de productividad.

4 402 -04 Control de la evaluacin delpresupuesto por resultados, la

Se recomienda que la mximaautoridad de la entidad exija que

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evaluacin presupuestaria esuna herramienta importantepara la gestin de lasentidades del sector pblico,por cuanto determina susresultados mediante elanlisis y medicin de los

avances financieros fsicos yfinancieros obtenidos.La evaluacin presupuestariacomprende la determinacindel comportamiento de losingresos y gastos, as como laidentificacin del grado delcumplimiento de las metasprogramadas, a base delpresupuesto aprobado y delplan operativo anualinstitucional.

los responsables de la ejecucinpresupuestaria efecten elseguimiento y evaluacin delcumplimiento y logro de losobjetivos, frente a los niveles derecaudacin ptima de losingresos y ejecucin efectiva de

los gastos. Adems,mantendrn procedimientos decontrol sobre la evaluacin encada fase del ciclopresupuestario, tales como:Controles sobre laprogramacin vinculada al PlanOperativo Institucional,formulacin y aprobacin.Controles de la ejecucin encuanto a ingresos y gastosefectivos.Controles a las reformaspresupuestarias, al compromiso

y la obligacin o devengado.Controles a las fases deejecucin, evaluacin, clausura,liquidacin y seguimiento.

5 41004 - 07

La mxima autoridad de laentidad aprobara las polticasy procedimientos quepermitan organizarapropiadamente el rea de latecnolgica de informacin yasignar el talento humanocalificado e infraestructuratecnolgica necesaria

Dispondr al Director deInformtica elabore las polticasy procedimientos que permitenorganizar apropiadamente elrea de Informtica, una vezelaborado los remitir a lamxima autoridad para suaprobacin.

Disponer al Director financiero,Director Administrativo yDirector de Informtica cumplircon las disposiciones legales ynormativas vigentes a fin de quela entidad tome las medidasoportunas de las Normas deControl Interno.

6 41008

La unidad de tecnologa de lainformacin definir,justificara, implantara yactualizara la infraestructuratecnolgica de la organizacinpara lo cual se consideranvarios aspectos.

El Prefecto dispondr al Directorde Informtica que previo adelegar se considere todos losaspectos Precontractuales yContractuales a fin de garantizarel buen uso de los recursospblicos.

7 30002

Los directivos de lasentidades del sector pblico ylas personas jurdicas dederecho privado que dispongade recursos privados pblicos,realizaran el plan demitigacin de riesgosdesarrollando ydocumentando una estrategiaclara, organizada e interactivapara identificar y valorar losriesgos que puedan impactaren la entidad impidiendo ellogro de sus objetivos.

Se recomienda tener personasms capacidades, preparadascon sentido de responsabilidaden las tareas encomendadas, elplan de accin es actuar rpidoante el hecho no presentado yevaluar, realizar el plan deriesgo en una semanalaborando con las personas decada rea.Cada rea debe presentar unaestrategia la cual se evaluara lamejor y ser aplicada en elmenor tiempo posible.

8 408 - 25

Cuando las caractersticas

climticas de la zona o laestacin durante la cual seefecte la construccin y la

Al momento de fiscalizar la obra

debieron de haberse evaluadotodos los parmetros antes dela recepcin de la misma, ya

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etapa en que se encuentre elproceso constructivo loameriten, la entidad ejecutorade la obra deber tomar lasprevisiones del caso parallevar un registro detallado dela incidencia de la lluvia en el

desarrollo de los trabajos enel sitio, conforme se presenteesa situacin.

que el trabajo no fue realizadoacorde con el contrato.

As mismo se debe realizar losestudios necesarios sobre elclima de la zona con la nicafinalidad de evitar que las obras

se destruyan en tan pocotiempo, adems de imponer lassanciones necesarias alcontratista por la mala obrarealizada.

9 40502 y 03

La contabilidad sustituir unabase de datos financieraactualizada y confiable paramltiple usuarios. La funcinde la contabilidad esproporcionar informacinfinanciera valida, confiable y

oportuna, para la toma dedecisiones de las servidoras yservidores que administranfondos pblicos.

Las personas encargadas elrea contable no estnpresionado a las diferentesunidades para el registro diariode las transacciones contables,lo cual se be revisar al detalleporque no lo han realizado y

determinar responsables ybuscar un mejor procedimientopara que esto fluya y lainformacin se alimentada connormalidad a la central.

Separar actividades de acuerdoal cargo y gestin que realizancada persona y por nivel deestructura se asignenresponsabilidad.

10 40601 y 02

La mxima autoridad a travsde la unidad de

administracin de bienes,instrumentara los procesos aseguir en la planificacin,provisin custodia, utilizacin,traspaso, prstamo,enajenacin, baja,conservacin ymantenimiento, medidas deproteccin y seguridad, ascomo el control de losdiferentes bienes, muebles einmuebles, propiedad de cadaentidad u organismo delsector pblico y de implantarun adecuado sistema de

control interno para sucorrecta administracin.

Realizar un nuevo inventariopara validad lo presentado an

falta 40% de bienes y asdeterminar responsabilidad yregistrar todo al sistema de lainstitucin como un activo.Revisar el manual de funcionesy responsabilidad de cadafuncionario para que las acatenal pie de la letra y cumplan consu deber pblico que lesasignaron al 100%.