Fecha: 02/03/2018   Responsables: AR - LP Vo.Bo.: PG   Rev.2.1 

TUTORIAL MEDIOS MAGNÉTICOS 

FORMATO 1003 - RETENCIONES  

Versión 8 

 

Objetivo  Aprender a realizar la configuración correcta de la información exógena correspondiente al                       formato de Retenciones en la fuente que le practicaron a la empresa y así generarlo rápida y                                 eficientemente . 

Ruta de Acceso   Menú «Configuracion» Opción « Parámetros Medios », pestaña « Formatos» Código 1003   

   

DESCRIPCIÓN  En el formato 1003 se debe presentar el reporte de las retenciones en la fuente a título de renta, IVA y timbre, que                                             los terceros hayan practicado a la entidad o persona informante; de acuerdo con lo establecido en el literal c) del                                       artículo 631 del Estatuto Tributario.   Mekano es el sistema óptimo que le permite obtener dicha información de una manera fácil y automática según los                                     requisitos de Ley; a continuación veremos cómo revisar, editar y vincular las respectivas cuentas en el formato                                 1003.   Para generar información exógena en Mekano, tenga en cuenta que el sistema tiene una previa parametrización                               que incluye los conceptos básicos que cada formato requiere, lo cual le permitirá configurar rápidamente cada                               empresa que aplique para presentar esta información.   

AMBIENTE DE TRABAJO  Según el modelo de seguridad que ofrece Mekano , para que un usuario pueda realizar la configuración y                                 generación de los medios magnéticos, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú « Configuración »                               y la opción « Parámetros Medios », además el menú « Contable » opción « Medios » y el menú « Consultas »; adicional                               deben estar activados los permisos requeridos, como: Adicionar, Editar, Eliminar, Moldear, Desmoldear,                       Desbloquear, Visualizar, Imprimir, Ejecutar, Exportar, Recolectar, entre otros. los cuales son fijados previamente por                           el usuario Supervisor, que tiene la facultad para activar o restringir. (ver « Perfiles »).    

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Gracias a que Mekano es un so�ware amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar,                                       grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro los botones más usados                                 de la Barra de Funciones, cada uno va acompañado de una tecla rápida:    

  Adicionar [ Ins ]  

  Grabar [ F3 ] 

  Editar  [ F2 ] 

  Borrar    [ Supr ] 

  Refrescar [ Shi� +F3 ] 

 Además, en Mekano también se pueden encontrar campos de tipo selección, que se activan e inactivan con el                                   mouse o con la barra espaciadora, según el caso. Para mayor comprensión ver siguiente cuadro: :    

Campo Activado (activo o marcado)  Campo Inactivo (en blanco) 

 

Campo Null - Significa que está pendiente por definir (Así aparece el campo luego de crear un nuevo                                   registro, cuyos atributos aún no han sido definidos o validados). Recuerde oprimir el botón Refrescar de                               la barra de funciones, pues todo campo debe quedar marcado o en blanco.  

  

CONFIGURACIÓN FORMATO 1003  Para iniciar la configuración de Medios Magnéticos en Mekano , lo primero que debemos hacer es verificar que                                 los datos del tercero solicitados por la DIAN en el prevalidador para el formato 1003, se encuentren marcados en                                     Mekano a través de los siguientes pasos:  

1. Active el prevalidador y en el campo « Formato a diligenciar » seleccione el respectivo formato.          

2. Luego verifique el nombre de cada una de las columnas que este formato contiene e ingrese a Mekano para                                     activar aquellos campos relacionados con cada columna: 

 

    

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CAMPO  DESCRIPCIÓN DEL CAMPO 

CPT  Concepto 

TDOC  Tipo de Documento 

NID  Número de Identificación 

DV  Digito Verificación 

APL1 - APL2  Apellido Uno / Dos 

  3 . Los campos « Valor » también exigidos en el prevalidador deben ser parametrizados de manera correcta, en este caso para el Formato 1003 debe seleccionar los campos « Valor1 » y « Valor2 » , su definición es la siguiente:  

 

( Valor1 = valor ; Valor2 = ret )  

CAMPO  DESCRIPCIÓN DEL CAMPO 

Valor 1  Valor acumulado del pago o abono sujeto a Retención en la fuente. (Base de la Retención). 

Valor 2  Retención que le practicaron.  

El nombre de los campo s « Valor » también los puede verificar en los campos que se encuentran continuos                               llamados « Nombre Valor » que según las especificaciones técnicas se distinguen como lo muestra la siguiente                             imagen:  

   

 

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CONFIGURACIÓN CONCEPTOS  

Como se menciona inicialmente, los formatos clasifican la información que se reporta a la Dian y a su vez cada                                       formato contiene “ Conceptos ” que vienen configurados por defecto, sin embargo es posible que cada año se                               presenten cambios con respecto a la información que se reporta y para ello Mekano permite insertar nuevos                                 renglones o conceptos. Algunos de estos campos son:  

CONCEPTO  DESCRIPCIÓN DEL CONCEPTO 

1301  Retención por salarios prestaciones y demás pagos laborales. 

1302  Retención por ventas. 

1303  Retención por servicios. 

1304  Retención por honorarios. 

1305  Retención por comisiones. 

1306  Retención por intereses y rendimientos financieros. 

1307  Retención por arrendamientos. 

1308  Retención por otros conceptos. 

1309  Retención en la fuente en el impuesto sobre las ventas. 

1310  Retención por dividendos y participaciones. 

1311  Retención por enajenación de act fijos de personas naturales ante oficinas de tránsito y otras                             entidades autorizada. 

1312  Retención por ingresos de tarjetas débito y crédito. 

1313  Retención por loterías, rifas, apuestas y similares. 

1314  Retención por impuesto de timbre. 

 Con lo anterior y para realizar la configuracion de los conceptos que pertenecen al formato 1003, seleccione el                                   formato y ubíquese en el panel lateral izquierdo, bloque « Principal », allí de clic en el botón « Conceptos » y de                                   acuerdo a los campos que incluye esta ventana, realice su configuración y relacione las cuentas auxiliares donde se registra                                     la información requerida por la DIAN: 

 

Recuerde que los datos de esta ventana vienen predefinidos, sin embargo cada empresa según su manejo debe                                 configurar los siguientes campos: 

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CAMPO  DESCRIPCIÓN 

Cuenta  Digite en este campo el código de la cuenta que contiene la información relacionada con el concepto que se está configurando. 

Tipo  Este campo es opcional, allí se puede relacionar un tipo de documento específico para que el                               sistema tome sólo la información registrada en este, en caso de dejar este campo en blanco el                                 sistema tomará todos los documentos. 

Saldo  Campo de tipo selección en el cual se determina el tipo de saldo que el                             sistema tomará de la cuenta seleccionada previamente, las opciones son:                   Saldo Inicial, Final,Movimiento, Débito, Crédito, Base y Último Mes.   Según la información requerida en el formato 1003 se deben seleccionar las                       opciones “ BASE ” y “ FINAL ” para cada cuenta.  

Valor  En este campo se indica la columna o “valor” en la cual se reporta la información de cada                                   concepto según el saldo seleccionado previamente, de esta forma para el formato 1003 la                           información de los conceptos se configura así:  

Saldo Base = Valor Uno Saldo Final = Valor Dos 

Tope  Verifique en este campo el valor establecido por la Dian y que corresponde al año a reportar en                                   el formato 1003, como el valor límite para informar sobre las retenciones que le practicaron los                               terceros. 

Tercero  Campo útil para informar el saldo de una cuenta que se debe reportar y que está a nombre de                                     un tercero en específico. 

  

GENERAR CONSULTAS  La generación de los medios magnéticos requiere a su vez la generación de consultas que permitan analizar y                                   verificar que los datos reportados sean correctos y que coincidan con las declaraciones presentadas durante el                               periodo a reportar, para ello Mekano cuenta con un gran potencial que le permitirá realizar la verificación de la                                     información registrada en el aplicativo de una manera sencilla.  

● Generar Libro Mayor y Balances  A través de este informe usted podrá verificar qué cuentas se manejaron para registrar los anticipos de retención                                   en la fuente que le practicaron y el valor que debe ser reportado al momento de obtener la información exógena.  Para su generación ingrese al menú « Consultas » opción « Estados Financieros » pesta ña « Informes » , de clic                                         en el grupo « Libros y Saldos de Cuentas», seleccione el reporte «Libro Mayor y Balances» y en la región de filtros                                           digite el rango de fecha en la que requiere generar la consulta a través de los campos «Desde y Hasta» . Finalmente                                         de clic en el botón «Ejecutar».     

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                    Si requiere exportar el informe cierre esta ventana y a continuación ubíquese en la parte superior de la pantalla y de                                         clic en el botón «Exportar» ; Mekano genera un mensaje indicando su ruta de ubicación.         Como se observa, el informe queda guardado en la carpeta donde está instalado el “ Mekano Remoto ”,                               generalmente es el «Disco Local C» , dentro de dicha carpeta ubique la subcarpeta «Informes» y allí encontrará los                                   archivos que han sido exportados, de esta manera podrá analizar la información según lo requiera.  

 

 Al momento de ubicar y abrir el informe puede continuar con el proceso señalando las cuentas de retenciones que                                     le practicaron y su saldo final (si las cuentas están cerradas), caso contrario será la diferencia entre la cuenta débito                                       y la cuenta crédito (movimiento). Con esta información podrá verificar si los valores de este informe coinciden con                                   los valores que se generan al consultar el reporte “ Información Medios Magnéticos ”.  

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  Para generar este reporte ingrese al Menú « Consultas » opción « Informes », Módulo « Contable » Grupo « Medios                           Magnéticos para la DIAN » Informe « Información de Medios Magnéticos básico o Información Exógena »                         

A continuación seleccione el tipo de visualización que requiere del reporte, es decir Vista Previa, Imprimir o                                 Exportar. Para su generación digite los campos “ Formato ”, “ Fecha Inicial ” y “ Fecha Final ” y de clic en el botón                                     “ Ejecutar ”  

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GENERACIÓN DE INFORME XML  

Al momento de terminar toda la configuracion necesaria para este Formato 1003 y haber validado que toda la                                   información suministrada en el sistema sea correcta, Mekano le permite generar el informe XML , el cual le                                   ayudará a que toda la información del programa sea exportada de manera automática y así mismo que pueda subir                                     esta información al prevalidador de la DIAN de manera directa.  Para exportar este informe debe ingresar a menu «Contable» opcion «Medios» allí encontrará las siguientes                             opciones y deberá generarlo en el siguiente orden: 

 

PASO 1: Pesta ña «Procesos» , donde podrá visualizar la información que corresponde a la generación del informe,                               allí debe verificar el formato, las fechas que coincidan con el año tributario a reportar y la sumatoria que en esta                                         caso seria UNO.  

PASO 2: Pestaña «Generar XML» Una vez esté ubicado y seleccionado el Formato 1003 a exportar en la ventana                                     «Procesos» , debe dar clic en esta opción para que el sistema genere el informe.  

PASO 3: Pestaña «Archivo XML» Al momento de haberse generado el informe, en esta pestaña podrá visualizar                                 toda la información suministrada que será reportada en el prevalidador de la DIAN.  

PASO 4: Pestaña «Validador» Aquí encontrará toda la información que presente inconsistencias, este creará una                             lista con nit del tercero y le indicará cual es el error hallado, en este caso deberá presentar las correcciones                                       respectivas y generar de nuevo el archivo para que el sistema actualice la información. 

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CASOS QUE SE PRESENTAN AL GENERAR EL REPORTE XML  

Es importante conocer los siguientes casos que se pueden presentar al momento de generar el Reporte xml y la                                     solución que corresponde:  

Caso 1  ● Si al momento de Generar el Reporte XML se genera algún error, en la pestaña «Validador» el sistema cuenta                                     

con un proceso sencillo para que de forma fácil pueda realizar la corrección, en este caso deberá seleccionar el                                     «Año del formato» a reportar y dar clic en el botón «Marcar Terceros» . 

     Una vez los terceros hayan sido marcados, debe dirigirse al menú                     «Parámetro» s en la opción «Terceros» , ubicado allí debe abrir el                   selector de campos que está señalado en la parte superior izquierda                     con el signo (*) y activar la opción “ Validador ”.         De esta manera el sistema habilitará dicho campo indicando en este los terceros específicos que se deben modificar                                   y el motivo de corrección, así Mekano le facilitara el proceso para que este lo pueda realizar de una forma mas                                         rapida y sencilla.             

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Caso 2  

● Otro de los casos que se puede presentar es: Si al momento de realizar el proceso el sistema indica que el                                         campo « Municipio » está en blanco, para completarlo se debe realizar la siguiente configuracion:  

Ubicado en el Menú « Configuración » opción « Parámetros Medios» en la parte inferior de la pantalla                             ubique la pestaña «Equivalencia:» , en esta opción complete el campo como lo muestra la siguiente                             imagen: 

 

(Equivalencia: mun=mcpo)  

Ahora, una vez el informe no presente ninguna inconsistencia deberá generarlo nuevamente, realizando de nuevo                             el paso a paso para la “Generación de Informe xml” y así ubicarlo en el ordenador para subir al prevalidador de la                                           DIAN:  

● Recuerde: En el equipo donde se encuentra instalado el programa y se está ejecutando el proceso, ubique                                 el «Disco Local C» que es donde generalmente está la carpeta «Mekano Remoto» y en ella seleccione la                                   subcarpeta «XML». 

  

 

Al momento de localizar el archivo, estará listo para cargar en el prevalidador de la DIAN través de la aplicación                                       destinada para tal fin, para ello ingrese a la opción «Cargar XML» y a continuación de clic en las opciones solicitadas                                         para concluir el proceso exitosamente.        

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TRUCOS DE MANEJO  ● Acceso Rápido : También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas:                           

[ Alt ]+[ E ]+[ M ], Formato 1003. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso,                               deberá consultar el manual de su sistema operativo. 

 ● Ambiente de Trabajo : Gracias a que Mekano es un so�ware de fácil uso, recordamos que todas las ventanas                                   

tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor                                   el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver « Ambiente de Trabajo »). 

 ● Motores de Búsqueda : Mekano brinda al usuario varias alternativas para buscar datos e información                           

requerida (ver « Búsquedas »); en esta ventana puede utilizar por ejemplo la banda buscar ubicada en la parte                                 superior, basta con digitar el código o el nombre del formato, en forma completa o parcial, para obtener sus                                     coincidencias. Para regresar al listado completo elimine la información digitada de tal forma que la banda                               quede en blanco y oprima la tecla [ Enter ]. 

 ● Selector de Columnas : Si requiere personalizar esta ventana ocultando algunos campos, despliegue el                         

selector utilizando el botón asterisco [ * ], ubicado en el punto donde inician las columnas. Basta con usar el                                   mouse para marcar o desmarcar, también puede usar las teclas [ Flecha Arriba ] o [ Flecha Abajo ] para                               desplazarse y rápidamente con la tecla [ Espacio ] activar e inactivar cada campo. 

 ● Ayuda en Línea : Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [ F1 ] o en su defecto,                                       

sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú « Conexión » y hacer clic en « Ayuda ». Recuerde que para                                     su ejecución se requiere señal de internet. 

  

TUTORIALES RELACIONADOS  

● Terceros  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T004.pdf 

● Informes  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T081.pdf 

● Perfiles  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T027.pdf 

● Plan de Cuentas   www.apoloso�.com/documentos/mekano/T001.pdf   

TECLAS DE FUNCIÓN EN MEKANO  A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:  

[ F1 ]  Menú de ayuda en Línea  [ Insert ]  Insertar registro 

[ F2 ]  Editar registro actual   [ Shi� ]+[ F3 ]  Refrescar cambios  

[ F3 ]  Guardar registro  [ Supr ]  Eliminar registro actual 

 

NOTA : Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado    

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BARRA DE FUNCIONES  La Barra de Funciones aparece en cada opción del programa y está ubicada en la parte inferior de la respectiva                                       ventana. Tenga en cuenta que para realizar estas operaciones, el usuario actual debe contar con los permisos                                 respectivos, asignados previamente por el Supervisor del sistema.               

PASOS PARA GENERAR EL FORMATO 1003  

1. Ingrese al Menú « Configuración » Opción « Parámetros Medios » y seleccione el formato 1003 . 2. De acuerdo a las especificaciones técnicas del formato, establecidas por la DIAN active o marque las                               

columnas que incluirán los datos a reportar: Concepto (CPT), Tipo Documento (TDOC), Número de                           Identificación (NID), Digito Verificación (DV), etc. Guarde con la tecla [F3] antes de salir de la ventana.  

3. De clic en la pestaña “ Conceptos ” y configure allí los campos Cuenta, Tipo , Saldo, Valor, Tope y Tercero (Si                                       aplica). No olvide actualizar los valores establecidos por la DIAN según el periodo a reportar. Al finalizar y                                   antes de salir de la ventana guarde con la tecla [F3] . 

4. Genere las respectivas consultas con el fin de analizar y verificar que los datos reportados sean correctos y                                   que coincidan con las declaraciones presentadas durante el periodo a reportar. 

5. Finalmente genere el archivo XML.   

CUESTIONARIO  

● Cual es la ruta indicada para generar el Formato 1003 en XML:   

a. Menú « Configuracion » Opción « Parámetros Medios ». b. Menú « Contable »Opcion « Medios ». c. Menú« Configuracion » Opción « Parámetros Medio » s Pesta ñ a « Equivalencia ». d. Menú « Contable » Pesta ñ a «Validador». 

 ● Configurando la ventana « Conceptos », en el campo « Saldos » para la naturaleza de este formato 1003 se                               

debe utilizar:  

a. Saldo Final. b. Saldo Base. c. Saldo Final y Saldo Base. d. Ninguna de las anteriores. 

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● Cual es la opción que me permitirá identificar los terceros que presentan algún error: a. Equivalencia. b. Terceros. c. Generar XML. d. Validador. 

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