Manual de Usuario

“Descripción de Funcionalidades

Servicio Correo Electrónico”

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Índice

1 INTRODUCCIÓN ___________________________________________________________ 3

2 ATRIBUTOS POR TIPO DE SERVICIO DE CORREO ___________________________ 4

2.1 DEFINICIÓN DE ATRIBUTOS ____________________________________________________ 6

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1 INTRODUCCIÓN

Este manual tiene por objetivo describir de las distintas funcionalidades disponibles para el

servicio de Correo Electrónico, de manera que el usuario final tenga claridad sobre qué

significa cada uno de los atributos que se ofrecen en la plataforma y así poder utilizarla de

manera óptima.

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2 ATRIBUTOS POR TIPO DE SERVICIO DE CORREO

La siguiente tabla muestra los atributos que posee cada alternativa del servicio de Correo

Electrónico:

Descripción Atributos Cuenta Básica Cuenta Avanzada

Aplicación Web

Email basado en Web

Búsqueda Básica

UI personalizada x

Vista por conversación x

Etiquetado de Mensajes x

Buscador de archivos

adjuntos x

Pre-visualización de archivos

adjuntos x

Búsquedas visuales

configurables x

Libreta de direcciones

basada en Web

Listas de distribución

personalizadas

Listas globales de

direcciones x

Calendario basado en Web

programación de recursos

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Compartición de archivos y

carpetas x

Aplicación tareas x

Maletín personal/grupal x

Encriptación y Firmas

digitales S/MIME x

Integración con

comunicaciones unificadas x

Políticas de retención x

Emails POP/IMAP

Clientes Desktop

Clientes

CardDAV/iCal/CalDav

Sincronización con Outlook

(MAPI) x

Cliente Web móvil

Dispositivos

Móviles

Email POP/IMAP para

iPhone/Android/Smartphone

Contactos CardDAV &

calendario CalDAV para

iPhone

Conector para BlackBerry x

Políticas de seguridad del

dispositivo móvil x

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2.1 DEFINICIÓN DE ATRIBUTOS

En la presente sección se definen los atributos expuestos en la tabla del punto 2.

1. Email basado en web: El email basado en web corresponde al cliente web avanzado

que posee la plataforma de correo de Gtd. Esto quiere decir que el usuario de Gtdmail podrá

acceder a su correo electrónico desde cualquier navegador con acceso a Internet con una

completa interfaz de usuario.

A continuación se muestra una imagen del cliente web:

2. Búsqueda básica: Corresponde al tipo de búsqueda simple que se obtiene al utilizar el

cuadro de texto de rápido acceso en el cliente web:

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La búsqueda puede ser realizada en:

Correos

Contactos

Lista general de direcciones

Citas

Tareas

Archivos

3. UI Personalizada: Esta funcionalidad permite al usuario de correo electrónico cambiar

la interfaz con la que visualiza el cliente web. Es posible cambiar el tema, el tipo de letra, el

tamaño de la letra y el tamaño de la letra en impresión.

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4. Vista por conversación: Esta opción permite seguir una serie de correos

correspondientes a un mismo asunto, en este caso la bandeja de entrada se separa en

asuntos únicos y por cada asunto se despliegan los correos como si fuese un chat.

5. Etiquetado de mensajes: Es posible asignar etiquetas a los correos electrónicos. La

plataforma de correo Gtd posee una serie de etiquetas predeterminadas o personalizar

etiquetas.

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6. Buscador de archivos adjuntos: El motor de correo de Gtd es capaz de realizar una

búsqueda específica de archivos adjuntos, para ello se debe indicar el tipo de archivo

adjunto en el listado de filtros avanzados (imagen, MS Excel, MS PowerPoint, etc) y un

nombre descriptivo en el buscador.

7. Pre-visualización de archivos adjuntos: Esta característica del correo Gtd permite al

usuario pre-visualizar los archivos adjuntos con tan sólo 1 click. Al hacer click en “Vista

previa” rápidamente se abre una nueva pestaña con la versión HTML del archivo adjunto.

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8. Búsquedas visuales configurables: Las búsquedas visuales corresponde a los filtros

avanzados que se pueden aplicar para refinar los resultados obtenidos al realizar la

búsqueda de algún correo o archivo adjunto.

9. Libreta de direcciones basada en web: La libreta de direcciones corresponde a la lista

de contactos asociados a la cuenta de correo.

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10. Listas de distribución personalizadas: Una lista de distribución consiste en una

agrupación de direcciones de correo creada por el administrador del Servicio de Correo. De

esta manera al enviar un correo a la dirección de la lista se envía un correo a todas las

direcciones perteneciente a la lista.

11. Lista global de direcciones: Es posible configurar una lista global de direcciones la

cual contiene totalidad de los contactos de un usuario de correo. Esta lista se visualiza

escogiendo la opción “Todos” en la sección de “Contactos”

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12. Calendario basado en web: El cliente web de la plataforma de correo posee un

completo calendario con todas las reuniones y citas creadas por el usuario de la cuenta.

Este calendario posee una vista diaria, semanal, mensual o en formato lista.

13. Programación de recursos: Esta característica de la plataforma de correo permite

visualizar en el cliente web un esquema con las tareas y citas que posee cada asistente de

la reunión que se está programando.

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14. Compartición de archivos y carpetas: Es posible compartir carpetas o archivos con

solo hacer click derecho sobre el elemento que se desea compartir y seleccionando la

acción correspondiente.

15. Aplicación tareas: Corresponde a una pestaña en el cliente web de la cuenta de correo

en donde se pueden agregar tareas con su fecha de inicio, término y porcentaje avance

entre otros.

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16. Maletín personal/grupal: El maletín permite subir y almacenar archivos en el servidor

del servicio de correo y así utilizar la casilla de correo como un servicio de storage en la

nube.

17. Firmas digitales y encriptación S/MIME: S/MIME es un método estándar de

encriptación. Habilitando esta opción los correos enviados serán firmados y encriptados.

Nota: El receptor debe contar con certificados para poder recibir el correo.

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18. Integración con comunicaciones unificadas: La plataforma de correo de Gtd se

integra con el servicio de comunicaciones unificadas de Cisco. Los complementos

disponibles de comunicación unificada son:

Click-to-Call: Marcación con sólo 1 click a un número en el cliente web.

Visual Voicemail: Acceso integrado al voicemail en el cliente web, se puede realizar

play, pause, borrar, adelantar, descargar, restaurar y llamado de vuelta.

Instant Messaging (IM): Es posible chatear al hacer click sobre la tarjeta de contacto

de cualquier dirección.

Registro histórico de llamados: Visualización de llamadas recibidas, realizadas y

perdidas en el cliente web.

Conferencia web: Completa integración con Cisco WebEx.

19. Políticas de retención: La plataforma de correo electrónico permite crear políticas de

retención. Estas políticas se pueden aplicar sobre las carpetas tales como: Bandeja de

entrada, Borradores, Spam, Papelera, etc.

Las políticas de retención definen el tiempo que es almacenado un mensaje antes de ser

eliminado. Para aplicar la política de retención sólo basta con acceder a las propiedades de

la carpeta por medio de un click derecho sobre la carpeta.

20. Emails POP/IMAP: La plataforma de correo posee soporte para los protocolos POP3 e

IMAP4. Estos protocolos permiten a los clientes desktop de correo acceder a los correos

almacenados en un servidor de internet.

21. Clientes CarDAV/iCal/CalDav: La plataforma de correo posee soporte para las

siguientes funcionalidades en clientes desktop:

Compartir y acceder a información de contactos a través del protocolo CarDAV.

Intercambio y acceso de información de calendarios por medio de los estándares

iCal/CalDav.

22. sincronización con Outlook (MAPI): La plataforma de correo de Gtd posee un

conector para Outlook que permite a los usuarios utilizar Outlook para acceder al servidor

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de correo de Gtd. Por medio de este conector es posible sincronizar información hacia y

desde Outlook para su uso offline.

23. Cliente Web móvil: La plataforma de correo de Gtd posee una completa interfaz web

móvil, optimizada para aprovechar los recursos de ancho de banda móvil 3G/4G y liviana

para adecuarse al hardware de la mayoría de los smartphones/tablets.

24. Email POP/IMAP para iPhone/Android/Smarthphones: Para aquellos usuarios que

deseen movilidad, la plataforma de correo de Gtdmail permite conectarse a diversos

clientes de correo para Android o iPhone que utilicen los protocolos POP/IMAP.

25. Contactos CarDAV & calendario CalDAV para iPhone: Para los equipos iPhone es

posible la compartición y acceso a contactos por medio del estándar CarDAV y la

compartición y acceso de calendarios por medio del estándar CalDAV.

26. Conector para Blackberry: Por medio de este conector es posible integrar el servidor

de Gtd con el servidor Blackberry Enterprise.

Los beneficios principales de la integración son:

Sincronización del correo, libreta de direcciones y calendario en la UI nativa de

Blackberry.

Sincronización para todos los dispositivos Blackberry.

Acceso completo a Lista global de direcciones.

Búsqueda de mensajes.

Abrir/ver adjuntos.

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27. Políticas de seguridad del dispositivo móvil: El administrador del correo puede

configurar políticas de seguridad a los dispositivos móviles para reforzar las reglas de

seguridad.

Algunas de las opciones configurables para mejorar la seguridad en dispositivos móviles

son las siguientes:

Limpieza remota para borrar todos los datos del dispositivo móvil si éste se perdiese

o fuese robado.

Políticas de encriptación S/MIME.

Es posible deshabilitar el uso de la cámara, sincronización con el escritorio,

bluethooth y almacenamiento extraíble.