APTITUDCapacitacin

Mdulo N 01 ORGANIZACIN DOCUMENTALTEORA Y PRCTICA

I. LA IDENTIFICACIN:

Uno de los objetivos principales de la identificacin es asegurar, mediante su resultado, la clasificacin y valoracin de las series documentales. De hecho, podemos decir que la identificacin es inseparable de la evaluacin documental: identificacin y evaluacin documental constituyen necesariamente un paso previo ineludible para proceder de manera coherente a la clasificacin, descripcin y recuperacin de los documentos y de la informacin. Dicho de otro modo, la identificacin es el primer paso de un proceso secuencial, puesto que proporciona una caracterizacin de la estructura del fondo documental imprescindible para la evaluacin y organizacin de documentos.[footnoteRef:1] [1: GAVILAN, C (2009) Gestion de Fondos Documentales: Identificacin, descripcin, valoracin y seleccin. Temas de Biblioteconoma. ]

En todo proceso de organizacin de un archivo se deben respetar dos principios bsicos de clasificacin (entindase como organizacin) del archivo, estos son:

1. El principio de procedencia o respeto de fondos2. El principio de estructura o de orden original

Estimado participante a partir de estos dos principios entendemos bsicamente como clasificamos nuestros archivos, por ello la clasificacin consiste en el anlisis de las caractersticas de la entidad o institucin que determinan la estructura donde se debe colocar los documentos. Antes de ordenar un archivo debemos crear esa estructura conociendo la estructura de este, en tal sentido los documentos deben estar plenamente identificados y conocer su procedencia y orden de acuerdo a la forma en que fueron generados (funciones, actividades, procedimientos, procesos, trmites, etc).

La clasificacin de documentos nos permite acelerar la ubicacin o bsqueda de documentos e informacin, la clasificacin nos permite identificar agrupaciones documentales y brindarles una denominacin unvoca.

II. AGRUPACIONES DOCUMENTALES

2.1 El Documento de Archivo:

Los documentos de archivo como unidad de toda gestin se pueden agrupar y trabajar en conjunto nos permite tratarlos como unidad en distintas acciones de naturaleza archivstica y administrativa.

El Documento de Archivo: Su definicin nos permite asociar el tratamiento que le corresponde y diferenciar de otros tipos de documentos que no ameritan un tratamiento archivstico y por ende no conllevan una responsabilidad archivstica administrativa.

Entendemos al documento de archivo a aquel que ha sido producido (emitido y recibido) por un productor (oficinista, secretaria, director, servidor) en el ejercicio de una o mas funciones o actividades) bajo un sistema de produccin (trmite, procedimientos, asuntos) y que son testimonio o prueba administrativa, legal, fiscal, jurdica de uno o ms actos o procedimientos.

2.1.1 Caractersticas de los Documentos de Archivo:

Los documentos de archivo tienen caractersticas que le son propias y les ayuda a diferenciarse de otros tipos de documentos como los documentos hemerogrficos, bibliotecolgicos, referencia, bibliogrficos, etc.

a. La integridad: Todo documento de archivo debe conservar su integridad o relacin de parte con un todo, es decir podemos tener documentos de archivo fsicamente separados pero debe existir referencia con su totalidad para poder interpretarlos como documentos de archivo.

b. La Inalterabilidad: Los documentos de archivo deben conservar su carcter de inalterabilidad y as poder dar fe del contenido que representan, en tal sentido los archivos no conservan documentos alterados o adulterados que puedan sustentar fraudes o delitos.

c. El carcter original: De esta forma son resultado de un acto natural propio de una funcin (se producen), los documentos no son creaciones intelectuales a las que le son propias el derecho de autor.

d. No generan derecho de autor: as de acuerdo al punto anterior los documentos no pueden ser retirados de un centro documental o un archivo.

e. Tienen distintos caracteres segn su utilizacin, pueden ser testimoniales, dispositivos y/o informativos, cada uno de ellos no menoscaba al otro pero si determina el valor de cada pieza.

f. Se valoran de acuerdo a la funcin o actividad que les da origen.