Descripción Funcional Queryx7

8/18/2019 Descripción Funcional Queryx7

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SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS ueryx ®

ltima actualización del descriptivo: 2014-03-06 CO-COM-D005-R11/Página 1 de 31

PROPIEDAD INTELECTUAL DE SQL SOFTWARE

SQL Software Bogotá, D. C. (Colombia) Calle 94 14-48, piso 2 / PBX: (57-1) 610 7740 Fax: (57-1) 610 7740Santiago de Cali(Colombia)

Carrera 100 11-90, oficina 705, Torre Valle del Lili, Holguines Trade Center /PBX: (57-2) 315 8058 Fax: (57-2)330 2567

Medellín (Colombia) Carrera 43A 1A sur – 29, oficina 811, Edificio Colmena PBX: (57-4) 311 6907 Fax: (57-4) 311 0994

SISTEMA DE RECURSOS HUMANOSueryx

®

El Sistema de Recursos Humanos ueryx ® es unasolución informática diseñada para maximizar la productividad de los procesos de liquidación de Nóminay Administración de Recursos Humanos.

ueryx

® consta de once (11) módulos principales de administración básica para la liquidaciónde Nómina, once (11) módulos de Beneficios, trece (13) módulos de Gestión Humana y cinco(5) sistemas de apoyo Queryx®. Estos módulos a su vez se subdividen en opciones deregistro, modificación, consulta, generación de reportes y de información.

La funcionalidad de la gestión básica de ueryx ® involucra la información completa de lahoja de vida del empleado e información de sus beneficiarios, el perfil de su cargo y su ubicacióndentro de la organización para servir de base a la liquidación de su nómina y prestacionessociales, y el consecuente pago a las entidades externas y el paso de la información deconsolidaciones, provisiones al sistema contable.

Como apoyo a la gestión básica, los módulos de beneficios de

ueryx ®

permiten controlar loscréditos dados a los empleados, los embargos impuestos, los auxilios otorgados, los viáticosentregados, la flexibilización salarial acordada, los turnos asignados, la asistencia médicaotorgada, los costos de producción asociados, además de la proyección de los gastos de personaly su respectivo control de ejecución.

Más allá de la liquidación de la nómina, los módulos de gestión humana ueryx ® permitenautomatizar los demás procesos del área, partiendo de la selección y contratación de empleados,su capacitación interna y las actividades de bienestar social, la evaluación de su desempeño o porcompetencias, el análisis salarial de sus actuales cargos, así como el control de la saludocupacional desde el punto de vista de medicina preventiva como el de seguridad industrial.

Como parte final de la gestión humana, la autogestión que los empleados puedan hacer a su propia información permite la descongestión del departamento de recursos humanos de laboresde atención a usuarios, de manera oportuna, tales como: consulta de la información personal y de


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sus beneficiarios, solicitudes de constancias de trabajo, consulta de vacaciones, cesantías yacumulados, etc.

Los sistemas de apoyo Queryx ® permiten controlar la confidencialidad de la información, lageneración de reportes tabulares y gráficos, la auditoria necesaria y la definición deespecificaciones de cargue de datos de las interfaces de entrada y de salida.

LÓGICA DE NEGOCIO: UN SELLO DE CALIDAD

ueryx ® es el primer software de recursos humanos y de nómina quelogra independizar su lógica de negocio, convirtiéndose en un software

más competitivo.

Con la incorporación de nuestro departamento de Lógica de Negocio hemosaumentado la productividad durante la implantación, mejorado larespuesta del soporte técnico y satisfecho a todos nuestros exigentesclientes.

Mantener la parametrización en una base de conocimientos nos ayudará a crecer con su empresay convertirnos en la casa de software más comprometida con nuestros clientes.

Para conocer más detalles de las ventajas de tener lógica de negocio en ueryx ®, por favor

remitirse a su descripción.

DESCRIPCIÓN FUNCIONAL

MÓDULOS DE ADMINISTRACIÓN BÁSICAueryx

®

1. HOJAS DE VIDA DE EMPLEADOS Y DEPENDIENTES

Este módulo permite administrar toda la información personal y laboral de cada empleado einformación de sus dependientes. Entre otros datos, se encuentran:


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Datos Personales: código, nombre,identificación, fecha de nacimiento,dirección, profesión, idiomas, deportes,otras actividades, avisar en caso deaccidente, etc.

Datos Laborales: ubicación dentro de laempresa, cargo, sueldo, tipo deliquidación, fuente de reclutamiento,tipo de nómina, jornada laboral,entidades a las que aporta (EPS,

Cesantías, Pensiones, Caja de Compensación), etc. Experiencia Laboral: cargos anteriores, jefes, sueldo, etc. Beneficiarios: parentesco, edad, identificación, fecha de nacimiento, profesión, etc. Estudios: institución, título obtenido, fecha, proyecto de grado. Correspondencia: registro de todos los documentos enviados al empleado, con su respectiva

observación. Información adicional según necesidades del cliente: Atributos (Código-descripción y valor);

Tipos de información (cuando se requiera información adicional a la que se almacena enatributos)

Durante el ciclo de vida del empleado, el módulo permite almacenar, consultar, o modificar lainformación de cualquiera de estos grupos manteniendo un registro histórico de los traslados,aumentos de sueldo, cambios de cargo y campos que hayan sido definidos como sensibles por elusuario.

Con estos datos, el sistema genera listados y consultas interactivas de uso frecuente como:

- Listados de empleados por diferentes atributos (cédula, edad, dirección, etc.).- Listado de empleados por cargo, sueldo, antigüedad, centro de costo, régimen laboral, etc.-

Ubicación de empleados por centros de costos.- Constancias de trabajo de retirados.

-

Cumpleaños del mes.-

Históricos por sueldo, traslados, cargo.


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2.

PERFIL DE CARGOSueryx ® define el ciclo de vida de un empleado desde el momento en que se planea el puesto

vacante que va a ocupar y qué características debe tener dicha vacante.

Esta planeación se hace en el módulo de Perfil de Cargos, donde se definen las característicasgenerales y específicas de los diferentes cargos de la organización, tales como el objetivo, lasfunciones, los comités en que participa, las responsabilidades, las políticas, las competencias, lostalentos, los niveles de estudio, las profesiones requeridas, los requisitos laborales y en generalcualquier tipo de información relevante asociada a los cargos, para poder establecer la trayectoria profesional del empleado y la sucesión de los cargos.

3. ESTRUCTURA DE PLANTA DE PERSONAL

Permite controlar la planta de personal con la siguiente información por EstructuraOrganizacional: cargos ocupados, vacantes, temporales, empleados en vacaciones, puestos queestán en proceso de selección e información de reemplazos.

Por parámetros se puede definir si se maneja la planta automáticamente (que se auto-administresegún las novedades presentadas).

En el histórico de planta se guarda toda la información cada vez que se presenta una novedad.Esto permite establecer comparaciones de lo que sucedió en un período (Por ejemplo: creación osupresión de cargos).

4. LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

Está desarrollado de tal manera que permite la mayor parametrización y versatilidad de cada unode los procesos involucrados en la liquidación de nómina. A continuación se describen las principales acciones que se manejan en este módulo.

- Definición de Conceptos: Cada concepto de pago o descuento, es

definido dinámicamente por el usuario de acuerdo con las diferentesformas de liquidación que posee el sistema (Conceptos Fijos, Novedades Fijas, Novedades de Grupo, Cartera, Formulación, etc.).Cuando se trata de un concepto formulado se define una fórmula de


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cálculo que puede involucrar

todas las características laborales del empleado (ej. tipo denómina, sueldo básico, horas trabajadas, etc.)

- Liquidación por grupos: El proceso de liquidación se puede ejecutar para una sociedad, uncentro de costo (a nivel 2, 3, 4,5 o 6), un rango de empleados y hasta un empleado. Ademáses posible liquidar por tipo de periodicidad de liquidación (semanal, quincenal, mensual, o laque el usuario defina). O por cualquier condición que identifique a los empleados y la cualdefina paramétricamente el usuario.

- Captura de Novedades: La captura se puede realizar por empleado, por concepto, pornovedades fijas con vencimiento definido por el usuario, por ausentismos, etc.

-

Liquidación de novedades: Permite liquidar de manera automática descuentos por préstamos,descuentos por embargos, aportes a asociaciones o grupos de ahorro, fondo de empleado, etc.

- Tipo de Pago: El pago de cada empleado se puede hacer a través de cheques, volantes deefectivo, traslado a cuentas bancarias, etc.

-

Grupos de Conceptos: Los conceptos se pueden acumular en grupos mayores definidos por elusuario. (Ejemplo: salarios, bonificaciones, Horas Extras, etc.)

- Maneja histórico de pagos y descuentos (acumulado) detallando cada concepto por empleadoy permite visualizarlo detallados o mensualizados, permitiendo consultar por concepto o porempleado.

Una vez generada la prenómina, el módulo permite consultar el resultado de la liquidación porempleado, por acumulado de empresa, por estructura de la empresa (a nivel 1, 2, 3, 4, 5 o 6), porcentro de costo contable, por sociedad localidad. Además, genera diversos reportes asociados conla liquidación.

5. APORTES A ENTIDADES EXTERNAS

El módulo permite manejar todos los procesos de liquidación y pago mensual de valores porconcepto de aportes a terceros o entidades externas, tales como entidades de seguridad social,

cajas de compensación, fondos de ahorro, cooperativas, clubes, etc.

El módulo se basa en la parametrización de niveles o porcentajes de aportes por cada tipo deentidad (AFP, EPS, ARL, Cajas de Compensación, CLUB, FONDOAHORRO, etc.). De esta


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forma se pueden definir las fórmulas y porcentajes de aportes tanto del empleado como de laempresa.

Además se generan los listados de aportes a entidades detallados por empleado con la base deaporte, el aporte del empleado, el de la empresa y el aporte total. Dentro de los listados incluidosen el módulo, están los de autoliquidación de aportes a seguridad social y medios magnéticos deacuerdo a la Ley 100.

Finalmente, se manejan históricos mensualizados detallados por empleado y concepto que permiten consultar o listar los valores de aporte que se han realizado.

6.

LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES

Este módulo permite liquidar por grupo, todas las prestaciones sociales de ley y extralegales talescomo:

- Períodos de vacaciones pendientes para un empleado o grupo de empleados, adicionando bonificaciones y descuentos especiales.

-

Primas definidas por el usuario a través de fórmulas, (ejemplo: de antigüedad, de Navidad, desemana santa, de clima, de buen desempeño, etc.).

-

Cesantías parciales con base a lo especificado en la reforma laboral pactada con el empleado(ley 50 1990), además de administrar la información relacionada con los fondos de cesantías.

-

Liquidación de contrato laboral por cualquier causal, produciendo en forma automática todoslos pagos y descuentos pendientes del empleado.

-

Reliquidación de prestaciones sociales tales como primas y vacaciones, cuando se realizan cambios en lossalarios tanto fijos como variables que son base deliquidación, se recalculan los valores de éstas. Tambiénse hacen reliquidaciones de salarios y horas extras.

Para que obliguen a la reliquidación, estos cambios debensuceder durante el tiempo transcurrido entre el pago de la prestación y la fecha en que ésta se hace efectiva. Se deben


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definir parámetros específicos que precisan la forma de la reliquidación y se utilizan los mismos procedimientos de liquidación de la prestación social en sí, con la consideración de restar el valor previo pagado al empleado.

7. SIMULADOR DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES

La simulación de las vacaciones, de la liquidación definitiva o de procesos colectivos sonoperaciones constantes en un departamento de nómina.

El simulador de nómina y prestaciones sociales le permite realizar simulaciones de cualquier

proceso de pago y descuento, que se tenga previamente en ueryx

®, mediante una definición

de parámetros muy sencilla.

La simulación se realiza con los datos reales del empleado, haciendo los mismos cálculos que sehacen en la liquidación normal, con los mismos procesos definidos, sin requerir hacermantenimiento a los mismos, por ser una simulación.

Los resultados de la simulación se almacenan en un modelo de datos equivalente y temporal, demodo que los datos de las novedades no se verán afectados.

Una vez realiza la simulación, se puede consultar el resultado de la liquidación por cadaempleado incluido, así como los informes de simulación de liquidación de vacaciones y deliquidación definitiva.

8. CONSOLIDACIONES Y PROVISIONES

Este módulo permite realizar la causación de provisiones mes a mes, por empleado, dentro delaño en curso de los gastos de prestaciones sociales con el objetivo de no tener que causar todo elgasto de alguna prestación social en el momento que se hace exigible, sino causarla mes a meshasta el momento en que se paga.

El módulo permite definir paramétricamente los conceptos y las fórmulas para el cálculo de la

provisión, por ejemplo para: prima extralegal, prima legal, prima de Semana Santa, vacaciones, prima de vacaciones, cesantías, intereses de cesantías, etc.


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El cálculo de la provisión de cada prestación social, mes a mes, se basa en los datos proyectadosde la prestación social a provisionar y en Diciembre (normalmente) o en el mes que el usuario lorequiera, se produce una consolidación real (sobre los datos actuales de cada empleado) la cual sealmacena en forma histórica.El módulo tiene una formulación estándar que permite producir entre otros, los informes de rentasobre dichas prestaciones sociales, una vez sea producida la consolidación real, en los cuales seinforma sobre el saldo del año anterior, lo pagado durante el año de la respectiva prestaciónsocial, los diferentes abonos y cargos y el nuevo saldo de cada prestación social. Además, elmódulo genera los libros auxiliares de todas las prestaciones sociales que tienen saldo al final delaño. Esta formulación estándar puede ser personalizada paramétricamente.

9.

PAGOS DE NÓMINA Y A TERCEROS

El objetivo principal del módulo, es permitir la administración de las diferentes interfacesgeneradas por otros módulos, dando la posibilidad de generar y controlar la emisión tanto decheques como de órdenes de pago por diversos conceptos. El módulo permite a través deformulación, definir las condiciones para generar pagos a empleados o terceros. Este último es producido directamente de la información que se encuentra disponible en la tabla temporal denómina y que guarda la información del período corriente de liquidación.

Cualquiera que sea la fuente de generación del cheque u orden de pago, se guarda y administra elestado de la misma, es decir, se puede saber si el documento valor se encuentra simplementegenerado o si ya está impreso, si fue anulado o si fue entregado. Se podrían adicionar nuevosestados según sea la conveniencia del usuario.

10. INTERFAZ CONTABLE

Este módulo permite producir una relación contable de cada gasto de personal con la respectivacuenta contable que afecta según su movimiento (débito o crédito). La presentación de la interfazse produce al nivel que el usuario desee, es decir, en forma agrupada o detallada por conceptos, por centros de costo y por empleado.

La generación de la interfaz al sistema contable se puede realizar según la periodicidad que laorganización requiera para los respectivos análisis, es decir, en forma diaria, por procesos,semanalmente, quincenalmente, mensualmente, etc.


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El reporte de la interfaz al sistema contable puede ser un listado o un listado soporte de unarchivo plano para cargue automático, que contiene la información de la relación contable en laestructura que el usuario requiera, para ser cargada en forma automática a un sistema financierode contabilidad con el propósito de evitar digitación y disminuir errores.

Una vez cargada la información en el sistema contable del usuario, dicho sistema deberá estar enla capacidad de realizar la respectiva distribución de comprobantes contables.

El sistema cuenta con interfaces hacia sistemas financieros conocidos como SAP, Macola,BAAN, People Soft, Oracle Financials y sistemas financieros de varios proveedores locales.

11. MANTENIMIENTO GENERAL

Módulo encargado del mantenimiento de todos los parámetros básicos (esenciales de laaplicación), tales como: tipos de documentos de identificación, constantes del sistema, fechas detarjetas de control, sociedades que se manejen, localidades, sitios geográficos (países, ciudades),tipos de calendarios, tipos de terceros, etc.


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DESCRIPCIÓN FUNCIONALMÓDULOS DE BENEFICIOS ueryx ®

1.

CARTERA DE PRÉSTAMOS A EMPLEADOS

Este módulo permite adicionar, consultar, modificar (con previa autorización) y cancelar odesactivar préstamos que la organización le hace al empleado.

La parametrización de este módulo permite:

- Definición de tipos de préstamo; cada tipo de préstamo permite definir la fórmula de cálculode intereses, la tasa de interés anual, gastos de timbre, etc.

- Definición de formas de pago; A cada forma de pago se le asocian las fórmulascorrespondientes para que se realicen los descuentos y/o Cálculos de Intereses. Los conceptosde pago son conceptos de nómina.

-

Definición de préstamos; cada préstamo tiene como atributos: El tipo de préstamo y la formade pago, logrando obtener un sinnúmero de combinaciones de préstamos por empleado.Además el sistema puede generar el respectivo cheque del préstamo y realiza loscorrespondientes descuentos automáticos por nómina.

-

Administración de pagos; permite consultar el histórico de pagos de cada uno de los préstamos activos de cada empleado y registrar pagos extraordinarios. Además permitegenerar estados de cuenta de cada uno de los préstamos activos.

- Definición paramétrica de cuotas de abono a capital, tasas de interés, seguro de vida, etc., bien sea como cuotas de valor fijo, porcentuales o formuladas. Permitiendo comprometer pagos contra cualquier concepto de pago (sueldo, pagos extraordinarios, prestacionessociales).

2. EMBARGOS

Este módulo está diseñado para administrar la correcta liquidación de embargos judiciales,dictados por entidad competente, en contra de alguno de los empleados vinculados a la empresa.


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El control de un embargo implica el conocimiento de información básica como el juzgadoemisor, el demandante y el beneficiario, el tipo de embargo impuesto (ejecutivo o de alimentos),el número del oficio, el valor total a pagar (para los ejecutivos) o el valor que se descontará periódicamente (para los de alimentos) y cómo se descontarán las cuotas.

La liquidación de un embargo puede implicar cualquier concepto de devengo de un empleado,incluidos los que no tienen fecha definida en el futuro, permitiendo comprometer: salarios, prestaciones sociales (legales o extraordinarias), bonificaciones, comisiones, etc.

La forma de pago de un embargo se define paramétricamente bien sea porcentual, valor fijo oformulado, teniendo en cuenta el grupo de conceptos que son base embargable para el empleadoy los tiempos (si aplican) definidos en el dictamen del juez.

La definición del embargo permite entregar la información de los descuentos en cada proceso de pago involucrado, sin tener que disponer de personas dedicadas al control del pago o de lavigencia del mismo, descargando la labor operativa y de seguimiento.

Debido a la importancia del tipo de embargos de alimentos, estos tienen prelación sobre losejecutivos, además se pueden definir una cantidad máxima de embargos ejecutivos activos porempleado. En caso de superar el topo definido, se ingresan en estado inactivo, esperando a quelos actuales se cancelen para iniciar sus descuentos.

La información de los descuentos realizados al empleado se reportan a la entidad encargada del pago directo a los beneficiarios, en un archivo plano.

El módulo dispone de la generación de reportes de control sobre la información de los embargosy de los históricos de saldos para el caso de los ejecutivos.

3. AUXILIOS A EMPLEADOS Y DEPENDIENTES

Este módulo permite registrar la información de auxilios extralegales no periódicos, que otorguela empresa a sus trabajadores por diferentes causas y que tengan como objetivo ayudarle a cubrirgastos ocasionales como servicios médicos, gastos funerarios, matrimonio, educación, etc.

Dentro de la concepción del módulo se pueden definir diferentes tipos de auxilios y conceptos alos que estos se relacionan, con parámetros de validación que establecen los beneficiarios del


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empleado para quienes es válido generar cada tipo de auxilio, los rangos de valores validos y lasedades.

Se da la facilidad para definir la forma en que se hará el desembolso de cada auxilio bien seadentro de la nómina, o por fuera de ella a través de cheques. Adicionalmente el módulo ofrece unreporte de control sobre los datos de los auxilios registrados en el sistema.

4. CONTROL DE TIEMPO

Dentro de las funciones del módulo se incluyen:

-

Permite la creación y programación de los diferentes turnosdefinidos operativamente por la empresa (adicional al turnouniversal de ej.: 08:00 a 17:00), esta programación se puedehacer por tipo de turno o por empleado

- Administra las marcaciones bien sea leyéndolas a través de unainterfaz con el sistema de reloj por medio de archivos planos, o permitiendo su ingreso directamente al sistema mediante la digitación de planillas o tarjetasde tiempo.

Una vez se encuentran organizadas tanto la programación como las marcaciones, se procede aejecutar la liquidación de tiempo extra o recargos de acuerdo con la formulación ingresada porcada turno.

El resultado de esta liquidación se puede supervisar para aceptar, eliminar, insertar o modificarlos valores obtenidos, a fin de obtener la liquidación de tiempo extra definitiva.

Esta labor debe estar en cabeza del usuario o usuarios que tengan el suficiente criterio,autorización y conocimiento de la información de turnos y ausentismos.

Adicional al cálculo de tiempo extra es posible utilizar el efecto de la marcación en determinadosorígenes (relojes), para detectar si se ingresó o no a la cafetería o casino, asumiendo que de serasí se puede liquidar un descuento por consumo de alimentos (desayuno, almuerzo o comida), ala tarifa que se indique a través de la formulación correspondiente. Para esta función se disponede un procedimiento adicional al que genera las novedades de tiempo extra.


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5.

ASISTENCIA MÉDICAPermite registrar las afiliaciones de los empleados con su grupo familiar a una medicina prepagada o a una póliza de hospitalización y cirugía.La tarifa se relaciona por entidad, plan, nivel, vigencia, parentesco y rangos de edad.

Si se presentan cambios de tarifas, el sistema permite actualizarlas en forma masiva, mediante parámetros, la tabla de tarifas y los beneficiarios que cumplen con dichos parámetros.

6.

VIÁTICOS O GASTOS DE VIAJE DE EMPLEADOS

Para la administración de los gastos de viaje y en general de los viáticos por manutención,alojamiento y transporte, entre otros, el módulo dispone de las transacciones que permitenregistrar y liquidar los anticipos y posteriormente efectuar la liquidación y cruce de lasrespectivas legalizaciones.

Los valores por los conceptos que componen el viático, están relacionados en tablas de tarifas previamente establecidas que se definen por grupo de empleados, origen y destino.

Se pueden registrar diferencias a favor del empleado, para ser pagadas en un nuevo cheque o através de una novedad en la nómina siguiente.

7. JUBILADOS

Corresponde a un módulo aplicable a aquellas empresas u organizaciones en las que el régimende ley 50 no opera para la totalidad de los empleados y por el contrario poseen todavía lanecesidad de liquidar pensiones y mesadas de jubilación bien sea que estén totalmente a cargo dela empresa o que sean eventualmente compartidas con otras entidades como por ejemplo elSeguro Social.

Las transacciones que componen el módulo permiten registrar el evento de cambio de empleadoactivo a pensionado con la correspondiente liquidación del valor de pensión de acuerdo con los parámetros dispuestos precisamente para tal fin (edad, tiempo de vinculación y sexo).

En el caso de pensiones por sustitución, este módulo permite administrar los beneficiarios que previo cumplimiento de los requisitos, logran el beneficio de la pensión (identificación, ubicación


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y porcentajes de beneficio). Para las pensiones compartidas se registran las entidadesconcurrentes y sus correspondientes porcentajes de participación (en el evento de que la empresasea precisamente quien la liquide y pague).

Existen adicionalmente las funciones que permiten el manejo de grupos para efectos del cálculoactuarial (constituye una herramienta pero no efectúa el cálculo como tal). También se guardaregistro de personas autorizadas para reclamar el pago en caso de imposibilidad del pensionado yregistro de los certificados de supervivencia. Para el evento de las pensiones por sustitución, secontrola el tope de edad de los hijos beneficiarios mediante un tipo de pensión a término definidolo que puede ser observado a través del reporte estándar de empleados con vencimiento delcontrato próximo.

Vale la pena anotar que los pensionados se encuentran en la tabla de Empleados con estadoactivo pero sus parámetros de liquidación (tipo de nómina, tipo de liquidación, conceptos de pagofijo) están normalmente de acuerdo con las tres formas típicas de efectuar su pago y liquidación yque por consiguiente debe ser consistente con ellas (Pensión exclusiva, pensión compartida yPensión por sustitución).

8. COSTOS DE PRODUCCIÓN

Este módulo maneja lo referente al valor de producción de tareas realizadas dentro de la empresa, permitiendo distribuir los costos de producción en diferentes centros de costo para un empleado.

La distribución es histórica y se puede actualizar periódicamente.

Adicionalmente el sistema genera los siguientes reportes:

- Distribución Contable de Empleado- Nomina por Centro de Costo Distribuido-

Acumulados por Centro de Costo Distribuido.


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9.

COMPENSACIÓN FLEXIBLEEste módulo permite hacer una distribución de una parte del sueldo sujeto a flexibilización entrelos diferentes conceptos ya definidos para flexibilizar.

Incluye el manejo y distribución de productos tales como: Canasta, Restaurante, Salud yEducación, Medios de Transporte, Leasing para Vehículo, Aportes voluntarios a Fondos de pensiones o cualquier otro concepto que la organización considere.

Permite hacer la captura y posterior modificación tanto del valor del sueldo a flexibilizar, comode los conceptos que se utilizarán para tal efecto, con su valor o porcentaje.

Por lo menos un concepto de los que se utilizan para la flexibilización, tendrá un porcentajeasignado. La suma de los porcentajes debe ser 100 y se guardará la información histórica de ladistribución que el empleado haya escogido en un período determinado.

Para un grupo de conceptos (canasta, restaurante, gasolina, etc.) se permitirá la captura de detallede los tickets. Esto permite que el empleado decida que valor de tickets desea utilizar.

Permite la consulta del histórico de salario donde se puede encontrar el porcentaje deflexibilización, valor del concepto fijo flexibilizado y fecha de flexibilización.

La liquidación de conceptos relacionados a procesos de pagos y descuentos, tales como laliquidación de nómina, se encargarán de la liquidación de la flexibilización y la repercusión en laretención en la fuente hace parte de la formulación en el momento de la implantación.

Se pueden generar el comprobante de la flexibilización, el reporte del abono en cuenta de losconceptos flexibilizados que se consignan y la carta de tránsito a la compensación flexible (otrosíal contrato o arreglo contractual).


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10.

PROYECCIONES DE GASTOS DE PERSONAL

El módulo se desarrolló en forma paramétrica, permitiendoreportar formulaciones que podría definir el usuario y se puede proyectar teniendo en cuenta los datos históricos de acumulados;así mismo, genera una imagen de la estructura organizacional, para que se pueda crear o eliminar nuevos nivelesorganizacionales, lo mismo con los cargos y los empleados quetiene la empresa.

Permite proyectar los períodos definidos por el usuario que pueden variar desde dos meses en adelante, una serie de conceptos de nómina distribuidos mes ames para cada uno de los empleados que cumplieron los parámetros reportados.

La proyección está dividida en tres grandes grupos: conceptos fijos, conceptos variables yconceptos globales; para proyectar cada concepto tiene los siguientes campos: formulación,condición, períodos a proyectar y estructura organizacional.

Los conceptos proyectados se pueden consultar en forma detallada o consolidada, tanto porEmpresa como por Empleado, de acuerdo con los parámetros de consulta.

11.

CONTROL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

Este módulo permite hacer comparativos de lo presupuestado con lo ejecutado, correspondiente acada gasto de personal en un período de tiempo determinado por el usuario. En cada comparativose obtiene el porcentaje de cumplimiento y su diferencia en valores.

Los comparativos que se pueden obtener son:

Ejecutado y presupuestado

Ejecutado y ejecutado Presupuestado y presupuestado

Las consultas se pueden hacer de acuerdo con la estructuraorganizacional (cualquier nivel), por empleado, por tipo de nómina, por cargo, por tipo de liquidación, etc.


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DESCRIPCIÓN FUNCIONAL

MÓDULOS DE GESTIÓN HUMANA ueryx

®

1.

SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN

Permite manejar todo el proceso de selección y contratación de personal desde las requisicionesde personal, las hojas de vida de los prospectos, la selección de los posibles candidatos, laaplicación de las diferentes pruebas establecidas de acuerdo al cargo solicitado hasta el reportedel candidato contratado o promovido.

La requisición de personal se puede descentralizar por ciudad,indicando división de trabajo (Estructura Organizacional), elcargo requerido, el perfil del candidato (estudios, idiomas,experiencia laboral, profesión, áreas de trabajo, datos personales, etc.) y las características de contratación.

La hoja de vida del prospecto, registra la fuente dereclutamiento, el tipo de recomendación, el empleado que lorecomienda, los datos personales, los estudios realizados, la

experiencia laboral, profesión y datos del último empleo.

En la selección de los candidatos, el sistema compara el perfil de la requisición de personal contrala hoja de vida tanto de los prospectos como la de los empleados y muestra los posiblescandidatos, para que el usuario los seleccione.

Las pruebas van relacionadas a cada uno de los cargos que se definan para la empresa, dondecada una puede contener todos los pasos que se requieran con sus notas mínima y máxima deaprobación, y su ponderación (peso o importancia del paso dentro de la Prueba).

El sistema clasifica a los candidatos como finalistas o descartados de acuerdo con las pruebasreportadas. Para los candidatos finalistas, el usuario determinará cual de ellos es el contratado o

promovido.


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En la inscripción a las actividades, el sistema brinda la facilidad de relacionar los empleados queestán activos en la compañía, en forma manual o automática mediante definición de parámetrosde cargue.

Para la evaluación, el sistema permite calificar a los Instructores y la entidad que desarrolló laactividad.

4. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Permite registrar el desempeño tanto de los empleados como de los directivos, con o sin personala cargo, en un período determinado y por un motivo justificado. Permite consultar históricamente

las evaluaciones por empleado y los promedios de los factorescalificados por nivel del empleado y estructura organizacional.La evaluación de los directivos (realizada por sus subalternos)se registra en forma cualitativa y por medio de un consecutivoque se le asigna a cada uno de los evaluadores.

La consulta de las evaluaciones de los Directivos consolida lasnotas cualitativas por factor para su interpretación y análisis.

En la evaluación de los Empleados (con o sin personal a cargo), se califican los factores connotas cualitativas y como tienen su equivalente en cuantitativa se le puede (ponderar) dar un peso, donde la sumatoria de estos no debe ser mayor al 100% por cada grupo que se reporte.

En cada uno de los grupos reportados se obtienen promedios cualitativos y cuantitativos, paraluego obtener la nota final cualitativa y cuantitativa.

El Sistema permite consultar los factores promediados de un período determinado, como tambiénlos empleados que tienen pendiente sus evaluaciones.

5. EVALUACIÓN POR COMPETENCIAS

Las tendencias en las normas internacionales de calidad y en el mercado de Recursos Humanosestablecen que las organizaciones puedan hacer evaluaciones dinámicas, que sean 360° y quegeneren planes de desarrollo para el fortalecimiento de las competencias de los empleados de laorganización.


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El módulo de evaluación por competencias le permite a lasorganizaciones establecer el modelo para evaluar a los empleados,en el que se definen qué competencias, qué indicadoresconductuales (comportamientos, descriptores), bajo qué escalas devaloración y cómo se establecen los árboles de relación (360°) delos evaluadores.

Cuando se ha establecido el modelo de evaluación se procede arealizar las evaluaciones en línea (vía WEB o C/S), permitiendo aldepartamento de Recursos Humanos hacer la administracióninteractiva de los planes de evaluación, para poder establecer todoslos reportes, comparativos (brechas) e indicadores de gestión yestablecer los planes de desarrollo por empleado con su respectivo

seguimiento, buscando el fortalecimiento de las competencias de los empleados.

El módulo permite consultar las competencias promediadas de un período determinado, comotambién los empleados que tienen pendiente sus evaluaciones.

6. ANÁLISIS SALARIAL

Permite generar sueldos proyectados de acuerdo a la política reportada (Método Hay), el IPC(índice del precio al consumidor) y a la evaluación de desempeño del empleado.

El análisis se aplica a los empleados que cumplan los parámetrosde Estructura Organizacional, rango de código de empleados y/omes de aumento salarial definidos para el análisis.

Al proyectar el sueldo de acuerdo a: la política, IPC y evaluaciónde desempeño, se obtiene en términos porcentuales (dispersión),si el ingreso promedio está por encima o por debajo, del ingresomedio de la curva salarial

Una vez definido el porcentaje de aumento (individual ocolectivo), el sistema permite en forma manual o automática,reportarlo con la fecha de aumento, si es retroactivo y el motivo que lo generó. El Programa deaumentos replica el aumento y genera los respectivos históricos.


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7. SALUD EN EL TRABAJO

Permite planear, organizar y evaluar las actividades de medicina preventiva y medicina deltrabajo, tendientes a mejorar la salud individual y colectiva de los trabajadores.Permite analizar estadísticamente por los diferentes tipos de ausentismos (Accidentes,Incapacidades, etc.), las causas y las frecuencias con que se presentan de acuerdo a la poblaciónseleccionada.

Permite registrar lahistoria preocupacional yocupacional de losempleados.

En la parte preocupacional seregistran los antecedentesde enfermedadesaccidentalidad y losriesgos a los que estuvoexpuesto en los empleosanteriores, así como lashoras de entrenamiento

recibido en primeros auxilios, manejo de extintores, brigada de emergencia y planes deevacuación.

En cuanto a la historia ocupacional se registran los antecedentes patológicos, ginecoobstétricos,accidentes de trabajo, la exposición actual del empleado incluida la sintomatología, consulta de ladotación de epp, hábitos, deportes, ficha clínica, exámenes físicos y de laboratorio, historia deevaluación médica, exámen de ingreso/egreso, evaluación por polivalencia, recomendaciones ydiagnóstico, pcl, carta dental, tratamientos, vacunas, remisiones médicas y hallazgos, consulta deaccidentes de trabajo y enfermedades laborales,

Permite hacer consultas de diagnósticos o enfermedades por instalación, por cargo y por un período de tiempo determinado que le permite establecer el origen de determinada enfermedad enáreas específicas para evitar el contagio.


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Permite llevar un control de las consultas y resultados que hacen los empleados al médico oenfermera de la compañía o en consultas externas.

Permite programar las actividades ocupacionales por ciudad, departamento y áreas de laempresa, con fecha, número de participantes y valor. Con el módulo de Capacitación, se puederealizar la inscripción de los participantes a las actividades ocupacionales.

Permite crear y consultar los pve e inscribir empleados a dichos programas de vigilanciaepidemiológica.

Permite inscribir empleados a los diferentes pve teniendo en cuenta el resultado de unaevaluación médica.

Permite ingresar y consultar las diferentes enfermedades laborales que presentan los empleados.

8. SEGURIDAD EN EL TRABAJO

Permite establecer y controlar los riesgos a los que están expuestos tanto el trabajador como lacompañía, disminuyendo la accidentalidad que se pueda presentar. Esto con la asignaciónadecuada de la dotación por riesgo realizando las respectivas inspecciones de elementos,instalaciones y maquinaria en forma periódica.

Permite generar el plan de priorización de la matriz de riesgo,registrando el estudio de los riesgos dentro de las áreas de lacompañía y/o grado cargos, interpretando el nivel del riesgo. .

Se hace un seguimiento y recalificación de la matriz, hasta que elriesgo desaparezca, conociendo las personas expuestas.

Permite consultar elreporte de factores de riesgo por empleado..

Permite registrar en forma detallada los diferentes accidentes e incidentes de trabajo, dentro yfuera de la compañía, conociendo desde el lugar específico con causas y consecuencias de losmismos, ademas de la investigación de éste.


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Permite registrar los hallazgos y recomendaciones por un visitador externo (ARL) o interno,evaluando los riesgos presentes en cada área.

Permite asignar la dotación de elementos a los empleados, necesarios para sus funciones y deacuerdo a los riesgos a los que estén expuestos, controlando la disponibilidad de los mismos.

Permite realizar la inspección de los equipos, elementos de dotación, maquinas instalaciones yextintores de la compañía.

Permite conocer la disponibilidad de los elementos de cada uno de los botiquines asignados a lasdiferentes áreas de la empresa.

Permite el registro y consulta de la matriz de requisitos legales.

Permite el registro y consulta de las mediciones ambientales por ubicación física.

9. AUTOGESTIÓN

La necesidad de liberar la carga operativa generada por las consultas mas comunes de losempleados y ante la tendencia de involucrar a los empleados dentro del mismo proceso derecursos humanos, han llevado a la necesidad de una descentralización de los datos de una formadinámica, en que los mismos empleados puedan hacer gestión y seguimiento a su información.


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El módulo de Autogestión le permite a las organizaciones atender de una manera oportuna lasnecesidades y solicitudes de los empleados, generando confianza, debido a la oportunidad en lasrespuestas y agregando valor a la organización, toda vez que se reducen los costos asociados al proceso de atención al cliente interno.

En este módulo cada empleado puede hacer: consultas, actualizaciones, solicitudes, simulaciones,generación de cartas y certificados, evaluaciones en línea, etc., de una manera confidencial ysegura.

Las transacciones a las cuales tiene acceso un usuario de Autogestión son:

Mantenimiento de la contraseña de acceso. Consulta del histórico de vacaciones y de vacaciones pendientes. Consulta de cesantías parciales.

Generación del comprobante de pago. Generación de constancias de trabajo usando los modelos establecidos por la compañía, por

ejemplo: certificados laborales con horas extras, con salario básico, certificados de cajas decompensación.

Consulta de acumulados del empleado, de préstamos, embargos y auxilios. Registro y consulta de la evaluación por competencias. Consulta y actualización de datos de personales, de beneficiarios y estudios realizados.

Validación, relacionado con el anterior, por parte de recursos humanos, de la informacióningresada por el empleado.

Generación del certificado de ingresos y retenciones.

Generación del reporte de vacaciones tomadas. Solicitud de traslados de personal, para aprobación del responsable. Solicitud de vacaciones, para la aprobación del jefe directo y el paso directo de la novedad a

nómina.

Solicitud de cesantías y de descuentos por nómina, para la aprobación del responsable. Registro y autorización de horas extras.

La posibilidad de gestionar solicitudes que requieran aprobación (vacaciones, traslados, cesantías,

descuentos por nómina), permiten que el encargado de atender personalmente dichas solicitudessólo reciba las novedades ya autorizadas, sin hacer trámite adicional.


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Para lograrlo, se pueden definir las personas encargadas de la aprobación por tipo de aprobación, para que las solicitudes sean tramitadas por los directos responsables.

Ya que no siempre todos los empleados tienen disponibles las terminales para hacer suautogestión, se pueden definir responsables por un grupo de empleados, permitiendo que un jefe pueda hacer los trámites de su grupo de trabajo.

El usuario administrador del módulo puede hacer mantenimiento de las contraseñas de losusuarios (masiva o individualmente).

10. MENSAJERIA

EL módulo de Mensajería permite realizar seguimiento a procesos críticos del Sistema ueryx

®., los cuales pueden estar relacionados con cualquiera de los módulos que comprenden lasolución; mediante la generación de mensajes de correo parametrizables que se asocian acualquier evento; un ejemplo de esto puede ser el seguimiento a contratos de trabajo a términofijo, sobre los cuales se debe tomar una decisión por parte del jefe inmediato; el sistema puedeenviar mensajes de correo informando a todos los interesados acerca de los contratos próximos avencer. Otro evento que se puede parametrizar es el envío de los mensajes de felicitación porcumpleaños a los empleados, estos se generan de forma automática sin necesidad de intervención por parte del usuario.

11.

ORGANIGRAMAS (OrgPlus Professional)

OrgPlus Professional es el software estándar de la industria para la creación de organigramas.Más de 400 empresas del Fortune 500 han elegido OrgPlus, una herramienta inteligente para lacreación fácil y rápida de organigramas con aspecto profesional. OrgPlus se encuentra integrado

al Sistema de Recursos Humanos ueryx ®.


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Cree organigramas automáticamente:OrgPlus crea organigramas de forma automática a partir de prácticamente cualquier base de datos

y se encuentra integrado directamente con el Sistema de Recursos Humanos ueryx ®

. Dividade manera automática los organigramas grandes y complejos en manejables suborganigramasconectados por hipervínculos. Ahorre tiempo creando varias pestañas de organigrama diferentesen el mismo archivo para presentar distintas vistas de la organización.

Personalice los organigramas:Una vez construido el organigrama, aplique fácilmente un diseño profesional seleccionando deentre 36 plantillas predefinidas. Trabaje con una multitud de herramientas de diseño y efectos para obtener el máximo impacto visual que impresionará al equipo de gestión o a la juntadirectiva.

Publique en la intranet o red compartida de la empresa:Publique los organigramas de OrgPlus directamente en la intranet o red compartida de la empresay consúltelos de forma interactiva. Los usuarios podrán desplazarse dentro de ellos, realizarconsultas, imprimirlos o guardarlos.Automatice el proceso:Actualice y distribuya de forma automática el organigrama conforme a los horarios que usteddecida, asegurándose así de que los empleados siempre dispongan de laInformación más actual. El proceso de distribución de datos organizativos ha sido completamenteautomatizado.

Planifique con visión de futuro con la función de arrastrar y soltar para el modelado:Utilice las potentes e intuitivas herramientas de OrgPlus para crear uno o más esquemasorganizativos. Establezca límites para el número de empleados, la compensación total o cualquierotra variable, y observe cómo se modifican las cifras al actualizar el organigrama. Compare


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distintos escenarios con sólo hacer un clic, y cuando haya finalizado la edición, presente sus propuestas a los interesados con PowerPoint, MS-Word, PDF, Excel u OrgPlus Reader.

Se integra con Microsoft Office:La compatibilidad con Microsoft Office es un aspecto fundamental en la decisión de adquirircualquier software. La tecnología de OrgPlus está incorporada en las aplicaciones de MicrosoftOffice para garantizar la compatibilidad con su actual inversión en software. Utilice MS-Word oPowerPoint para publicar y distribuir organigramas, así como para abrir y editar en aplicacionesde Microsoft Office archivos creados con OrgPlus. Así, se verán satisfechas las necesidades de planificación y redistribución de aquellos empleados y responsables que no dispongan deOrgPlus instalado en sus equipos.

Publicación y distribución de organigramas:• Distribuya los organigramas publicándolos directamente en la intranet corporativa o en unacarpeta compartida de red.• Cree presentaciones de PowerPoint, folletos de MS-Word o documentos PDF completos con portada, tabla de contenidos e índice, así como hipervínculos a una página o diapositiva desdecada suborganigrama.• Distribuya los organigramas por correo electrónico desde OrgPlus. • Establezca los horarios de actualización y distribuya los archivos publicados de manera

automática: diaria, semanal o mensualmente, mediante correo electrónico, FTP o carpetacompartida de red.• Calcule salarios, recuentos de personal, totales, promedios, fracciones de un total, desviación

estándar, etc.• Confeccione presupuestos a partir de los datos del organigrama. • Utilice las herramientas de cálculo y de subordinación jerár quica dinámica mediante la funciónde arrastrar y soltar.• Defina criterios para localizar grupos predefinidos de un vistazo. • Desvincule la jerarquía entre organigramas en diferentes pestañas para planificar escenarios sinafectar al organigrama principal.• Los formatos condicionales le permiten dar formato al organigrama de forma automática para

crear vistas personalizadas que le ayuden a entender mejor su organización.• Inserte comentarios en los organigramas de OrgPlus para clarificar las modificacionesorganizativas.

Otras Características:• La actualización de datos en un sólo clic elimina la necesidad de volve r a importarlos cada vezque se modifican en la base de datos y conserva el formato del organigrama.


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• Identifique y corrija los datos de subordinación ausentes mediante la gestión integrada deelementos huérfanos.• Especifique asistentes, puntos de corte y de repliegue del organigrama y estilos de ramas.• Filtre datos y obtenga organigramas para departamentos específicos. • Interfaz y barr as de herramientas con el estilo de Windows Office.• Escriba nombres, cargos e información en cada caja: ésta variará su tamaño para ajustarse perfectamente al texto.• Elija entre 36 plantillas de estilo de organigrama y de caja predefinidas. • Cree varias pestañas dentro de un mismo archivo.• Defina una página de fondo común a todos los suborganigramas. • Incluya imágenes y dibujos en las cajas. • Personalice los organigramas con efectos de relleno que incluyen degradados y texturas. • Divida organigramas de gran tamaño en pequeños suborganigramas más manejables para unanálisis más preciso.• Cree listas de teléfonos, tablas salariales, recuentos de empleados, directorios y perfiles. • Realice funciones de hoja de cálculo en las cajas del organigrama como, por ejemplo, totalesacumulados, promedios, fracciones y desviación estándar.• Muestre u oculte la información confidencial. • Inserte vínculos a otros archivos que contengan información relativa a los empleados,

incluyendo presupuestos, currículum vítae o descripción de funciones.• Busque y ordene información dentro de los organigramas.

12.

INDICADORES DE GESTIÓN

Es un sistema de información integrado al Sistema de Recursos Humanos ueryx ®, diseñado para optimizar los procesos de administración y análisis de los indicadores de gestión de suempresa, convirtiendo la información existente en indicadores y relaciones fáciles de analizar ymonitorear. Nuestra aplicación facilita un análisis efectivo y en tiempo real de la información,mediante una estructura flexible que permite al usuario definir las características de susindicadores y la manera como estos medirán el desempeño de la organización.


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Creación de indicadores a la medida:La flexibilidad del sistema permite a los usuarios crear indicadores a su medida y clasificarlos deacuerdo a la estructura organizacional de su empresa, logrando de esta manera múltiples nivelesde agrupación. De igual forma es posible definir parámetros como escalas de medición, periodicidad, responsables, valores esperados y una serie de características que garantizan unajuste perfecto a los procesos de medición de su empresa.

Evaluación del desempeño de su organización:Después de definir los Indicadores Clave de Desempeño, usted podrá verificar periódicamentecómo su organización está cumpliendo con las metas o valores esperados establecidos. Laevaluación podrá ser realizada automáticamente por unidades estratégicas de negocio, sucursales,departamentos o de acuerdo a cualquier estructura organizacional que usted haya definido.

Control de la Planeación Estratégica:Uno de los principales requerimientos en la implementación y mantenimiento de sistemas decalidad (ISO, BPM, etc.), es el control y seguimiento de la planeación estratégica. A través dePISYS se puede asignar indicadores a sus objetivos estratégicos, de manera que sea posibleverificar la evolución de su estrategia de negocios.

Implementación de la Metodología Balance Scorecard:Permite manejar la planeación estratégica bajo el esquema Balance Scorecard, con lo cual usted podrá complementar sus tradicionales medidas financieras con perspectivas enfocadas a losclientes, los procesos internos y el aprendizaje y crecimiento. Adicionalmente, se podrá

establecer relaciones causa-efecto entre sus indicadores para identificar con facilidad los puntoscríticos dentro de su organización.


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13.

E-LEARNINGEl término e-Learning se presenta al mercado como la evolución natural dentro de la industria dela formación y la educación; y como la siguiente fase dentro de la revolución digital. ElliotMasie, gurú de e-Learning en los EE.UU., aporta el siguiente punto de vista sobre e-Learning:"La formación on-line no es una simple descarga de contenidos en el escritorio. Es una nuevaforma o conjunto de recursos, interactividad y actividades estructuradas". Más específicamente e-Learning es un concepto que mejora el conocimiento y el desempeño, con base en solucionesgeneradas mediante el uso de las tecnologías de Internet.

Es un sistema de componentes que se integran para ofrecer una solución de e-Learningcompetitiva y de gran valor tecnológico. Permite la creación de cursos en línea, la administraciónde su contenido y apoya la gestión del conocimiento mediante el seguimiento de los procesos deaprendizaje de los estudiantes y la generación de informes. Además ofrece el ambiente perfecto para la generación de comunidades de aprendizaje continuo mediante el uso de bases de datos de conocimiento, boletines especializados de información y la integración del sistema con Intranetscorporativas y/o portales.

Es una plataforma LMS (Learning Management System / Sistema de administración deaprendizaje) ideal para poner en práctica la educación virtual y lo más importante, automatizarlos procesos de gestión del conocimiento.


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La plataforma e-Learning es:Robusta:Permite automatizar los procesos de educación y entrenamiento de forma dinámica y completa.Interoperable:Interactúa con otros sistemas y bases de datos manteniendo la integridad de la plataforma, usandoestándares de bases de datos SQL y de e-Learning IMS y XML.Flexible:Facilita la configuración de perfiles de usuarios con diferentes opciones de acceso. Característicasde manejo parametrizables en línea. Interfaz gráfica personalizable con la imagen corporativa desu organización.Fácil:Se aprende a usar de forma intuitiva. Desarrollada con arquitectura flexible y robusta que facilitael proceso de extensión de nuevas funciones y su implantación.Fácil mantenimiento.Amigable:Guía al estudiante en el proceso de aprendizaje, dándoles las herramientas necesarias para profundizar en los temas y materiales de estudio que causaron dificultad. Facilita a los tutores laestructuración del conocimiento y su evaluación de manera ordenada y sencilla.

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