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MANUAL DE USUARIO

MANUAL DEL USO DEL SISTEMA DE CONTROL DE ÓRDENES DE PEDIDO A

TRAVES DE INTERNET

DIRIGIDO A

ESTABLECIMIENTOS DE VENTA AL PÚBLICO Y CONSUMIDORES DIRECTOS

2010

Manual de Uso del Sistema SCOP: Agentes Compradores 2

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 3

I. SISTEMA DE CONTROL DE ÓRDENES DE PEDIDO ............................................. 4

1. DEFINICIÓN .................................................................................................................................................. 4

2. CARACTERÍSTICAS ..................................................................................................................................... 5

3. FUNCIONAMIENTO ...................................................................................................................................... 7

II. ACCESO AL SISTEMA SCOP ............................................................................ 9

1. USUARIO Y PASSWORD ............................................................................................................................ 9

2. PANTALLA INICIAL DEL SCOP .............................................................................................................. 10

3. PANTALLA DE APLICACIONES .............................................................................................................. 11

4. CAMBIO DE CONTRASEÑA ..................................................................................................................... 12

III. GENERAR ÓRDENES DE PEDIDO .................................................................. 13

1. TIPOS DE USUARIO Y TIPOS DE ÓRDENES ....................................................... 13

2. ORDEN SIMPLE........................................................................................................................................... 14

A. NUEVA ORDEN SIMPLE ....................................................................................................................... 14

3. ORDEN MÚLTIPLE ...................................................................................................................................... 19

A. NUEVA ORDEN MÚLTIPLE .................................................................................................................. 19

4. ORDEN ANTICIPADA ................................................................................................................................ 24

A. NUEVA ORDEN ANTICIPADA ............................................................................................................ 24

B. LISTADO DE ÓRDENES ANTICIPADAS ......................................................................................... 28

IV. FINALIZAR LAS ÓRDENES DE PEDIDO ......................................................... 36

1. FINALIZAR UNA ORDEN SIMPLE ......................................................................................................... 37

A. LISTADO DE ÓRDENES SIMPLES .................................................................................................... 37

B. CIERRE DE ÓRDENES SIMPLES....................................................................................................... 39

C. REGISTRO DEL CIERRE DE UNA ORDEN DE PEDIDO SIMPLE ............................................ 40

2. FINALIZAR UNA ORDEN MÚLTIPLE..................................................................................................... 42

A. LISTADO DE ÓRDENES MÚLTIPLES ............................................................................................... 42

B. CIERRE DE ÓRDENES MÚLTIPLES .................................................................................................. 44

C. REGISTRO DEL CIERRE DE UNA ORDEN DE PEDIDO MÚLTIPLE ........................................ 45

3. FINALIZAR UNA ORDEN ANTICIPADA ............................................................................................... 47

A. LISTADO DE ÓRDENES ANTICIPADAS ......................................................................................... 47

B. CIERRE DE ÓRDENES ANTICIPADAS ............................................................................................ 51

C. REGISTRO DEL CIERRE DE UNA ORDEN DE PEDIDO ANTICIPADA .................................. 52

V. MÓDULOS DE CONSULTAS Y REPORTES .......................................................... 54

1. CONSULTAS ................................................................................................................................................ 54

A. CONSULTA DE ORDENES DE PEDIDO........................................................................................... 54

B. CONSULTA DE PLACAS DE TRANSPORTE ................................................................................... 56

2. REPORTES ................................................................................................................................................... 57

1. REPORTE DE ÓRDENES DE PEDIDO ............................................................................................ 57

2. REPORTE DE ÓRDENES DE PEDIDO POR ESTADO ................................................................... 58

3. REPORTE DE OBSERVACIONES POR ESTADO ......................................................................... 59

ANEXO A .............................................................................................................. 61

REQUISITOS PARA OBTENER EL CÓDIGO DE USUARIO Y CONTRASEÑA DEL SCOP ........... 61


INTRODUCCIÓN

Este Manual de Uso explica cómo utilizar el Sistema de Control de Órdenes de Pedido

(SCOP) a través de Internet para realizar las compras de combustibles líquidos en una

planta de abastecimiento a nivel nacional. Además, describe la manera de acceder y

utilizar las otras aplicaciones que brinda este sistema.

El SCOP es un sistema electrónico para la validación de las transacciones comerciales de los

Agentes en el sub sector hidrocarburos. La información es consignada y registrada por cada

agente con carácter de declaración jurada usando el usuario y contraseña que cada uno

tiene bajo responsabilidad individual.

El manual está dirigido a los agentes que emiten Órdenes de Pedido de combustibles

líquidos que estén debidamente habilitados por el Ministerio de Energía y Minas y

OSINERGMIN, es decir los agentes autorizados a comprar en una planta de

abastecimiento, los cuales son:

ESTABLECIMIENTOS DE VENTA AL PÚBLICO

GRIFOS

ESTACIONES DE SERVICIO

GRIFOS RURALES

GRIFOS FLOTANTES

DISTRIBUIDORES MINORISTAS

CONSUMIDORES DIRECTOS

Los agentes compradores, tienen que registrar sus órdenes de pedido en el SCOP para

poder abastecerse de combustibles líquidos en las plantas de abastecimiento, y cerrarlas

cuando el combustible correspondiente a la orden de pedido es entregado y

descargado físicamente en su establecimiento, indicando la conformidad, caso

contrario, el agente debe rechazar la orden.

El sistema es personalizado, por lo que cualquier cambio en los datos del agente debe ser

comunicado mediante oficio a OSINERGMIN para que actualice la información del usuario en

el SCOP, previa actualización del Registro de DGH emitido o de su constancia de Registro de

OSINERGMIN.

A solicitud del Agente se puede implementar pantallas adicionales en el SCOP para fines de

apoyo virtual administrativos y/o logísticos. Es responsabilidad del Agente el registro y

control de la información contenida en las pantallas adicionales que pudieran

implementarse.

Todo trámite ante OSINERGMIN deberá ser realizado por el Representante Legal de la

empresa o por quien haya sido previamente autorizado por el Representante Legal

mediante Carta Poder Simple.

El manual está dividido en 5 capítulos, el primero está referido a los aspectos generales del

SCOP, el segundo a las opciones de acceso a través de Internet que brinda el sistema, el

tercero a la forma cómo el usuario puede generar sus Órdenes de Pedido de acuerdo a

sus características, el cuarto se refiere a la forma cómo el usuario debe finalizar sus

órdenes de pedido y el quinto capítulo trata de cómo utilizar los módulos de consultas y

reportes que le brinda el SCOP.

Las personas que tengan consultas acerca del sistema pueden comunicarse a los teléfonos

(01) 219-3410 ó (01) 219-3411 en Lima o al 0801-10030 en los demás departamentos del

Perú a costo de llamada local.


I. SISTEMA DE CONTROL DE ÓRDENES DE PEDIDO

1. DEFINICIÓN

El SCOP es un servicio que OSINERGMIN brinda a la sociedad para asegurar el

cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias en la comercialización de

combustibles líquidos.

El SCOP es una herramienta basada en un sistema informático de uso obligatorio,

que permite sólo a los agentes habilitados por el Ministerio de Energía y Minas y a

los autorizados por OSINERGMIN, abastecerse y comercializar combustibles de acuerdo

con las restricciones estipuladas en sus respectivas constancias.

El SCOP ha sido desarrollado utilizando herramientas de Internet, obteniéndose una

alternativa de autocontrol virtual bajo la responsabilidad de cada agente con un alcance

geográfico a nivel nacional en la comercialización de combustibles. El SCOP no interfiere en

las transacciones comerciales reales entre los Agentes.

El acceso a los servicios del SCOP se efectúa ingresando al portal Web de OSINERGMIN, con

una identificación (Usuario) y una Clave (Contraseña) entregada por el OSINERGMIN al

Titular de cada Registro. Las mismas que son personales, secretos e intransferibles, siendo

de responsabilidad del Agente tomar las medidas de seguridad en el uso de las mismas y

debido a ello es que estos documentos son entregados exclusivamente al Representante

Legal de la Empresa o a quien este haya delegado poderes, mediante carta poder simple,

para recoger dichos documentos. Finalmente, la información contenida en este sistema tiene

carácter de Declaración Jurada.

El Agente puede acceder, capturar, explorar e imprimir la información disponible en el SCOP,

referida exclusivamente a sus propios registros comerciales.

El sistema SCOP está constituido por los siguientes elementos fundamentales1:

Código de usuario y contraseña SCOP: es la identificación que los administrados

deberán solicitar a OSINERGMIN, a fin de tener acceso y poder efectuar sus

transacciones en el SCOP.

Código de Autorización: es un número de once (11) dígitos que identifica cada

transacción efectuada y registrada en el SCOP.

Validación en línea de la información de las Órdenes de Pedido de Combustibles

Líquidos; Otros Productos Derivados de los Hidrocarburos y Gas Licuado de Petróleo,

a través de la base de datos de OSINERGMIN, que permita la emisión de un Código

de Autorización.

Base de Datos que permita contar con información oportuna e histórica, sobre

despachos, demanda de mercado, autorizaciones, volúmenes, productos, destinos,

unidades de transporte, información y estadísticas del mercado interno, así como la

demás información relevante que permita cumplir eficientemente con las funciones de

supervisión y fiscalización.

Sistemas de seguridad que permitan salvaguardar la confidencialidad de la

comercialización de Combustibles Líquidos, los Otros Productos Derivados de los

Hidrocarburos y Gas Licuado de Petróleo.

Plan de Contingencia con la finalidad de cubrir el eventual riesgo de que ocurra algún

evento imprevisto. Los agentes de la cadena de comercialización de Combustibles

Líquidos, Otros Productos Derivados de los Hidrocarburos y Gas Licuado de Petróleo,

1 Resolución de Consejo Directivo Nº 048-2003-OS-CD, se amplía el alcance del presente dispositivo legal de acuerdo a lo

establecido en el Artículo 1 de la Resolución de Consejo Directivo Nº 183-2007-OS-CD


en lo que corresponda, deberán contar y proporcionar las facilidades técnicas de

comunicación e infraestructura necesaria en sus instalaciones, para la operación del

presente sistema.

2. CARACTERÍSTICAS

Las Características del SCOP se detallan a continuación:

Es innovador, nuevo en su género, diseñado exclusivamente para

alcanzar los objetivos mencionados utilizando las tecnologías de información

y comunicaciones.

Funciona las 24 horas del día los 7 días a la semana.

El acceso a los servicios del SCOP se efectúa ingresando al portal Web de

OSINERGMIN, con una identificación (Usuario) y una Clave (Contraseña)

entregada por el OSINERGMIN en sobre cerrado al Representante Legal de la

Empresa o quien haya sido previamente autorizado por éste, mediante carta

poder simple, las mismas que son personales, secretas e intransferibles,

siendo de responsabilidad del Agente tomar las medidas de seguridad en el

uso de las mismas.

Es adaptable, pues permite amoldarse de acuerdo a la legislación vigente, a

las prácticas comerciales comúnmente aceptadas y los cambios en el

mercado, sin perder la coherencia en la lógica y los datos registrados.

Además, se puede acceder al sistema de diferentes maneras.

Es un sistema de autocontrol, que permite el asegurar cumplimiento de las

normas de comercialización automáticamente como requisito obligatorio para

que los agentes realicen sus transacciones comerciales.

El SCOP no crea condiciones para las prácticas informales, al contrario

imposibilita a los agentes informales de abastecerse de combustible

actuando unilateralmente, es decir no pueden hacerse pasar por un agente

Formal para abastecerse de combustible en una planta de ventas.

Aumenta los incentivos en los agentes a formalizarse, lo que significa

adecuarse a las normas de seguridad en el transporte y abastecimiento de

combustibles.

No interfiere en las transacciones comerciales, reduce la competencia desleal

al asegurar que sólo los agentes que cumplan los requisitos establecidos

puedan realizar las transacciones.

Cuenta con sistemas y procedimientos para casos de contingencia.

Es una importante herramienta que provee datos que permiten una

regulación más eficiente, además de brindar la posibilidad de generar

información relativa al movimiento de los combustibles con alto detalle

temporal, geográfico, sectorial, etc. Lo cual permite preveer dificultades,

plantear estrategias de acuerdo a los objetivos regionales y nacionales.

Permite contar con un nexo directo entre todos los administrados y el estado,

es una evolución del concepto de e-government.

Garantiza la Seguridad y Confidencialidad de la Información.

Brinda gratuitamente a los Usuarios una base de datos detallada de todas

las transacciones realizadas, que puede ser consultada de manera simple por

el Agente de mercado quien es el único responsable de la información que

registra en el sistema SCOP.

Finalmente, la información contenida en este sistema de acuerdo a lo

establecido en la Resolución de Consejo Directivo N° 307-2004-OS/CD goza de

carácter de Declaración Jurada.

Por las características mencionadas, el sistema permite una autorregulación por parte del

administrado en forma permanente, lo cual genera una drástica disminución en el

abastecimiento de combustibles líquidos a los agentes informales lo que significa


aumentar el cumplimiento de las normas vigentes, aumentar la seguridad de la población,

reducir la competencia desleal, promover la formalidad, prever problemas de

abastecimiento y contar con información que permita un manejo estratégico del mercado de

combustibles. Cabe señalar, que el sistema ha recibido diferentes reconocimientos por

instituciones privadas por su originalidad, eficiencia y eficacia.

El SCOP valida virtualmente la información de las órdenes de pedido online (en línea), en tiempo

real y cuenta con procedimientos alternativos para ser activados en caso de ocurrir una

contingencia para garantizar la continuidad de las operaciones. La información que se transfiere a

las partes pasa encriptado, a fin de salvaguardar la confidencialidad de la comercialización de

hidrocarburos.

Cabe señalar, que los Grifos Rurales, Grifos de Kerosene y los Consumidores Directos pueden

abastecerse de combustible de los Distribuidores Minoristas. En este caso, el registro en el

SCOP sólo lo realiza el Distribuidor Minorista.


3. FUNCIONAMIENTO

El proceso de registro de las órdenes de pedido a través del SCOP se describe a través

del siguiente gráfico:

Al ingresar su pedido (1) el sistema valida:

Si su Registro de Hidrocarburos está vigente,

Si está autorizado a adquirir los productos que está solicitando,

Si la cantidad de combustible que está solicitando no excede su capacidad de

almacenamiento (solo en el caso de Estaciones de Servicios y Grifos),

Si el transporte que va a llevar el producto tiene su Registro de Hidrocarburos

vigente.

Para el caso de requerimientos físicos, si el número de la orden de pedido esté

dentro del rango asignado, que no haya sido utilizada y que guarde una correlación

lógica de uso.

Si todas las validaciones son correctas, el sistema procede a emitir un Código de

autorización, el mismo que vía Internet es recibido simultáneamente por el Distribuidor

Mayorista (quien se encarga de vender y facturar el combustible) y luego, por el

Operador de la Planta de Abastecimiento (quien se encarga de despachar el combustible).

El Distribuidor Mayorista, sólo puede atender los pedidos autorizados por OSINERGMIN,

procediendo, antes de facturar, a consultar en el sistema SCOP la autorización

correspondiente. Luego registra en el sistema el número de la factura, para

posterior cruce con la Superintendencia de Administración Tributaria (SUNAT).

El Operador de Planta de Abastecimiento es el encargado de registrar el despacho

del combustible en la Planta de Venta; permitiendo solo el ingreso de los camiones cisterna

que tengan la correspondiente autorización de OSINERGMIN. Asimismo, solo en los casos en

los que el Operador de la Planta determine, de la inspección previa que efectúa de la cisterna,

que la misma no cumple con las condiciones técnicas o de seguridad adecuadas podrá

rechazar dicho código de autorización, siempre que el Distribuidor Mayorista no haya

efectuado el cambio de la cisterna observada por otra unidad de transporte.


Finalmente, y luego de que ha sido despachado por el Operador de la Planta se iniciará el

“temporizador”, una medida de autocontrol que se aplica sobre el Agente Comprador que

consiste en la asignación de un tiempo en minutos desde que la cisterna sale de la

P l a n t a h a s t a q u e l l e g a a l e s t a b l e c i m i e n t o d e l agente comprador; sólo

después de recibir y descargar del combustible en su establecimiento ubicado y

autorizado en su Constancia de registro DGH, deberá efectuar el cierre de la

transacción en el SCOP, condición indispensable para no limitar su capacidad de compra.


II. ACCESO AL SISTEMA SCOP

Para acceder al Sistema SCOP el agente debe contar con un código de usuario y contraseña

entregados por OSINERGMIN a los agentes autorizados, los requisitos para acceder a estos

códigos se encuentran en el ANEXO A del manual.

El acceso al sistema a través de Internet2 es a través de la siguiente página web

http://scop.osinerg.gob.pe , al teclear esta dirección en el navegador aparece la siguiente

pantalla:

1. USUARIO Y PASSWORD3 En el lugar indicado por el círculo, el agente ingresa el código de usuario y contraseña que le han sido asignados, y pulsa el botón Aceptar.

Al realizar esta acción aparecerá la Pantalla Inicial SCOP, que corresponde a la sesión

personalizada del agente. En caso que el usuario digite un código incorrecto el sistema

volverá a mostrar la pantalla de acceso con un mensaje de error.

2 Se recomienda usar la versión del Internet Explorer 6 o una versión superior.

3 El usuario y la contraseña del SCOP son documentos personales, secretos e intransferibles por lo que es responsabilidad de EL

AGENTE tomar las medidas de seguridad en el uso de los mismos. Asimismo, el recojo de estos documentos deberá ser realizado

por el Representante Legal de la Empresa o por quien haya sido delegado previamente por el Representante Legal mediante

carta poder simple.

http://scop.osinerg.gob.pe/


2. PANTALLA INICIAL DEL SCOP Al colocar correctamente el código de usuario y contraseña e ingresar al sistema, el

agente ve la pantalla inicial del SCOP, esta pantalla está dividida en tres partes.

a) La parte izquierda de la pantalla muestra la fecha actual, la opción Salir que

sirve para cerrar la sesión del agente y también se muestra las alertas que

brinda el sistema.

b) En la parte superior se muestra las Pestañas de Opciones que le permite acceder

a diferentes menús de opciones y pantallas del SCOP.

c) En la parte central se muestra información institucional de OSINERG, así como

información de contacto respecto al sistema SCOP.

Pestañas de Opciones

Información

Institucional

Fecha

Salir

Alertas


3. PANTALLA DE APLICACIONES

RUTA: INICIO / APLICACIONES La pantalla de aplicaciones del SCOP muestra todos los menús y opciones que otorga el

sistema. Los módulos a los cuales tiene acceso el agente dependen de la actividad que

éste realiza, y en algunos casos los módulos son activados a solicitud escrita del usuario.

En esta pantalla puede apreciarse en Menú de Navegación en la parte central, y al

lado derecho se encuentra la Información del Usuario, Información del SCOP y la opción

Cambio de Contraseña.

Menú de

Navegación Información del Usuario

Información del SCOP

Cambio de

Contraseña


4. CAMBIO DE CONTRASEÑA

RUTA: INICIO / APLICACIONES/ CAMBIE SU CONTRASEÑA

Descripción: Esta opción permite cambiar la Contraseña con la que el agente accede al

sistema. Por seguridad se recomienda hacerlo regularmente y tomar las medidas para

que esta contraseña no sea olvidada.

Cuadros:

Cuadro Usuario: Muestra el nombre del usuario (no modificable).

Cuadro Login: Muestra el login del usuario (no modificable).

Cuadro Password: Permite digitar la nueva contraseña que se desea usar.

Cuadro Confirmar Password: Sirve para confirmar digitando la contraseña que se ha

ingresado en el cuadro password, con el objetivo de evitar errores de digitación.

Botones:

Actualizar: Ejecuta el cambio de contraseña, registrando la digitada en los Cuadros

Password y Confirmar Password

Cerrar Ventana: Cierra la ventana.


III. GENERAR ÓRDENES DE PEDIDO

1. TIPOS DE USUARIO Y TIPOS DE ÓRDENES La Aplicación SCOP contiene los diferentes módulos que permiten administrar las órdenes

de pedido del agente. Al seleccionar, en la Pantalla Aplicaciones y luego Expandir

Todo se muestran todas las opciones disponibles. Cabe señalar, que algunos módulos

corresponden exclusivamente a un tipo de agente (Establecimiento de Venta al Público,

Distribuidor Minorista o Consumidor Directo) y otras están disponibles sólo para aquellos

usuarios que hayan solicitado por escrito su activación.

El módulo Órdenes de Pedido está dividido en tres tipos de orden disponibles, las cuales

son:

Orden Simple: Es el módulo básico para generar órdenes de pedido. Permite

generar una orden para el establecimiento del agente, en un momento determinado.

Este módulo está disponible para todos los agentes por defecto.

Orden Múltiple: Permite generar varias órdenes de pedido para diferentes destinos

simultáneamente desde una cuenta matriz a cuentas sucursales, cada una de las cuales

tendrá su propio código de autorización.

Para acceder a este módulo se debe solicitar por escrito, indicando el establecimiento

principal y las sucursales, adjuntando el sustento de propiedad y/o control sobre ellos.


Orden Anticipada: Permite agrupar varias órdenes de pedido para diferentes

fechas, a través de un código de referencia, y así poder administrar compras de grandes

volúmenes de combustible.

Este módulo está disponible por defecto para los Consumidores Directos.

A continuación, se explica la forma cómo se generan las órdenes de pedido en el

SCOP, de acuerdo a cada uno de los tipos de órdenes de pedido.

2. ORDEN SIMPLE

RUTA: INICIO / APLICACIONES/ ORDEN DE PEDIDO / ORDEN SIMPLE

Para generar una orden de pedido el usuario debe ingresar a la opción Nueva Orden

Simple.

A. NUEVA ORDEN SIMPLE

RUTA: INICIO/APLICACIONES/ORDEN DE PEDIDO/ORDEN SIMPLE/NUEVA ORDEN SIMPLE

Descripción: Es el módulo básico para generar órdenes de pedido. Permite generar una

orden para el establecimiento del agente, en un momento determinado. Este módulo

está disponible para todos los agentes por defecto.


:

Cuadros y Combos:

Combo Empresa Mayorista: Muestra la lista de Empresas Mayoristas habilitadas. El

agente elige a su proveedor.

Combo Planta: Muestra la lista de Plantas en las que el mayorista, previamente

seleccionado, opera. El agente elige la planta desde donde se despachará el

combustible.

Cuadro Número de Orden de Compra: Permite ingresar el Número de Orden de

Compra que se está realizando. El llenado de este campo es opcional.

Cuadro Placa de Transporte: Permite elegir el transporte que el agente

utilizará, digitando la placa del mismo. El sistema permitirá registrar, sólo a los

transportes habilitados. El llenado de este campo es opcional. En el caso de los

Distribuidores Minoristas este campo aparece lleno por defecto y no puede

modificarse y corresponde a la unidad autorizada por el Ministerio de Energía y

Minas del agente.

Cuadro Fecha Entrega: Permite registrar una fecha referencial para la realización

del despacho del combustible en la planta de abastecimiento. El llenado de este

campo es opcional.

Botones:

: Muestra un calendario donde se puede ubicar con facilidad la fecha

elegida para el cuadro Fecha de Entrega.

: Muestra el listado de los últimos transportes utilizados y permite

seleccionar uno de ellos pulsando sobre la placa correspondiente.

Ver detalles: Muestra la lista de productos habilitados a comprar por el agente de

acuerdo a su registro en el Ministerio de Energía y Minas.

Limpiar: Borra los datos ingresados, para un nuevo registro.

Vista previa: Muestra los datos ingresados listos para registrarse; lleva a la

pantalla “ Vista Previa de Orden de Pedido Simple”, donde luego de revisar la

información ingresada se procede al registro de la Orden de Pedido.

Cerrar ventana: Cierra la ventana.

Columnas:

Producto: Muestra la relación de producto(s) que el agente está autorizado a

adquirir.

Volumen Máximo Comprador: Es el volumen máximo autorizado a almacenar, por

producto.

Volumen Pedido: Aquí se registra el volumen en galones solicitado para cada

producto, este volumen no debe exceder al Volumen Máximo Permitido.


VISTA PREVIA DE ORDEN DE PEDIDO SIMPLE

RUTA: INICIO/APLICACIONES/ORDENDEPEDIDO/ORDEN SIMPLE/NUEVA ORDEN SIMPLE

/VISTA PREVIA

Descripción: Esta pantalla permite verificar la información ingresada antes de realizar su

registro.

Botones:

Registrar Orden: Permite registrar la Orden de Pedido Simple y generar un código

de autorización. Lleva a la Pantalla de “Registro de Orden de Pedido Simple”.

Cerrar ventana: Cierra la Ventana. Columnas:

Producto: Muestra la relación de producto(s) que el agente desea adquirir.


producto.

Volumen Pedido: Es el volumen en galones solicitado para cada producto.

Transporte: Muestra la placa del transporte seleccionado en caso que se haya

registrado.


REGISTRO DE ORDEN DE PEDIDO SIMPLE RUTA: INICIO/APLICACIONES/ ORDEN DE PEDIDO / ORDEN SIMPLE / NUEVA ORDEN SIMPLE/VISTA PREVIA / REGISTRAR ORDEN

Descripción: Esta pantalla muestra la información de la Orden de Pedido

Simple Registrada con su correspondiente Código de

Autorización.

Botones:

Imprimir: Facilita una impresión de la orden de pedido. Cerrar

ventana: Cierra la Ventana.

Columnas:

Producto: Muestra la relación de producto(s) que el agente desea adquirir.


producto.

Volumen Pedido: Es el volumen en galones solicitado para cada producto.

Volumen Vendido: Mostrará el volumen vendido por el distribuidor mayorista.

Volumen despachado: Mostrará el volumen despachado por el operador de planta

de abastecimiento.

Volumen recibido: Mostrará el volumen recibido por el agente comprador en

su establecimiento.


Transporte: Mostrará la placa del transporte seleccionado.

Estado: Muestra el Estado actual de la Orden de Pedido.

TOMAR EN CUENTA:

- Las columnas volumen vendido y volumen despachado pueden varían en su

contenido, cuando el distribuidor mayorista y el operador atienden la orden de

pedido con volúmenes diferentes, respectivamente.

- La columna volumen recibido la actualizará el agente comprador por si mismo en el

momento que se registre el cierre de la orden de pedido; esta operación se

debe realizar luego que el producto solicitado llegue y sea descargado en su

establecimiento ubicado y autorizado en la Constancia de Registro de la Dirección

General de Hidrocarburos o de la Dirección Regional de Energía y Minas o en la ficha

de registro emitida por OSINERGMIN, para la que se hace la orden de pedido. (Ver

IV FINALIZAR ORDENES DE PEDIDO).

- Si no se ha asignado ningún transporte, la columna correspondiente estará en

blanco, hasta que el distribuidor mayorista asigne el transporte.

- La columna “Estado” presenta la situación actual de la orden la misma que puede

tener los siguientes valores:

SOLICITADA: Desde que el agente comprador genera la orden de pedido hasta

que el distribuidor mayorista registra la venta. Téngase en cuenta que la vigencia de

la Orden de Pedido generada en el SCOP y que permanece en este Estado es de 30

días calendarios, vencido este plazo dichas órdenes de pedido son autoeliminadas.

VENDIDA: Desde que el distribuidor mayorista registra la venta de la orden hasta

que el operador de planta de abastecimiento registra el ingreso a la planta del

transporte o registra el despacho de la orden de pedido.

POR DESPACHAR: Desde que el operador de planta de abastecimiento registra

al entrada del transporte a sus instalaciones hasta que registra el despacho de la

orden de pedido.

DESPACHADA: Desde que el operador de planta de ventas registra el despacho

del producto hasta que el agente comprador finaliza la orden de pedido en el

sistema. Téngase en cuenta que el Operador de la Planta de Ventas y/o Terminal

puede rechazar una Orden de Pedido cuando la unidad de transporte a utilizar no

reúne las condiciones de seguridad y técnicas mínima exigidas por la reglamentación

vigente, como podrían ser por ejemplo: cocadas de las llantas expuestas, faros sin

funcionar, etc.

RECIBIDA: Este estado corresponde a una pantalla adicional para fines de apoyo

virtual administrativo y/o logístico, a solicitud del Agente y visualizado por el

establecimiento que recibe el combustible; sin perjuicio de que el Agente que generó

la Orden de Pedido efectúe el cierre correspondiente de cada Código de Autorización

generado. Es responsabilidad del Agente el registro y control de la información en

esta pantalla adicional.


3. ORDEN MÚLTIPLE

RUTA: INICIO / APLICACIONES/ ORDEN DE PEDIDO / ORDEN MÚLTIPLE Para generar una orden de pedido el usuario debe ingresar a la opción Nueva Orden Múltiple.

A. NUEVA ORDEN MÚLTIPLE

RUTA: INICIO / APLICACIONES/ ORDEN DE PEDIDO / ORDEN MÚLTIPLE / NUEVA ORDEN

MÚLTIPLE

Descripción: Permite generar órdenes para diferentes destinos, es decir que desde

una cuenta matriz se pueden hacer pedidos a cuentas sucursales. Para

acceder a este módulo se debe solicitar por escrito, indicando el

establecimiento principal y las sucursales, adjuntando el sustento de

propiedad y/o control sobre ellos. Este módulo permite generar

varias órdenes de pedido para diferentes destinos

simultáneamente, cada una de las cuales tendrá su propio código de

autorización.


:

Cuadros y Combos:

Combo Establecimiento de Destino: Permite al agente comprador seleccionar el

establecimiento de destino de la orden de pedido.



Combo Planta: Muestra la lista de Plantas en las que el mayorista previamente

seleccionado opera. El agente elige la planta desde donde se despachará el

combustible.




utilizará digitando la placa del mismo. El sistema permitirá registrar sólo a los

transportes habilitados. El llenado de este campo es opcional. En el caso de los

Distribuidores Minoristas este campo no puede modificarse y corresponde a la

unidad autorizada por el Ministerio de Energía y Minas u OSINERGMIN.

Cuadro Fecha Entrega: Permite registrar una fecha referencial para la realización

del despacho del combustible en la planta de abastecimiento. El llenado de este

campo es opcional.

Botones:

: Muestra un calendario donde se puede ubicar con facilidad la fecha elegida

para el cuadro Fecha de Entrega.


seleccionar uno de ellos pulsando sobre la placa correspondiente.

Ver detalles: Muestra la lista de productos habilitados a comprar por el

establecimiento elegido.



Agregar pedido: Muestra los datos ingresados en la pantalla Orden

Múltiple: Resumen por establecimiento de Destino.

Cancelar: Cancela la operación y cierra la ventana.

Columnas:

Producto: Muestra la relación de producto(s) que el establecimiento elegido está

autorizado a adquirir.


producto.

Volumen Pedido: Aquí se registra el volumen en galones solicitado para cada

producto, este volumen no debe exceder al Volumen Máximo Permitido.


RESUMEN POR ESTABLECIMIENTO DESTINO

RUTA: INICIO/APLICACIONES/ORDEN DE PEDIDO/ORDEN MÚLTIPLE/NUEVA ORDEN

MÚLTIPLE / AGREGAR PEDIDO

Descripción: Esta pantalla permite ver la lista de establecimientos para los que el

agente comprador ha ingresado órdenes de pedido.

Botones:

Agregar destino: Permite añadir un nuevo destino a la orden de pedido

múltiple, muestra nuevamente la pantalla Nueva Orden Múltiple.

Vista Previa: Muestra las ordenes de pedido ingresadas listas para ser

Registradas. Lleva a la pantalla Vista Previa de Orden de Pedido Múltiple.

Eliminar: Elimina el registro seleccionado.

Columnas:

Seleccionar: Permite seleccionar un registro para eliminarlo.

Destino: Muestra el establecimiento de destino relacionado a la orden de

pedido.

Empresa Mayorista: Muestra la empresa mayorista a la que se compra el(los)

producto(s).

Placa Transporte: Muestra el número de la placa del transporte si se seleccionó.

Capacidad de Transporte: Muestra la capacidad total del transporte, en galones.


Volumen pedido: Muestra el volumen total solicitado, en galones.

Editar: Permite modificar la orden correspondiente al

establecimiento de destino seleccionado.

VISTA PREVIA DE ORDEN DE PEDIDO MÚLTIPLE


MÚLTIPLE / AGREGAR PEDIDO / VISTA PREVIA

Descripción: Esta pantalla permite ver el detalle de las órdenes de Pedido; las

mismas que están listas para ser registradas.

Botones:

Registrar Orden: Permite registrar las órdenes de pedido múltiple.

Cerrar ventana: Cierra la Ventana y muestra la pantalla Resumen por

Establecimiento Destino.

Columnas:

Producto: Muestra la relación de productos que el agente está solicitando por

establecimiento.

Volumen Máximo Comprador: Muestra el volumen total máximo de

almacenamiento del agente.

Volumen pedido: Muestra el volumen solicitado por producto.


Transporte: Muestra el número de placa del transporte si se hubiere seleccionado.

REGISTRO DE ORDEN DE PEDIDO MÚLTIPLE


MÚLTIPLE / AGREGAR PEDIDO / VISTA PREVIA / REGISTRAR ORDEN

Descripción: Esta pantalla permite ver el detalle de la orden de pedido registrada, en

la cual cada destino tiene su propio código de autorización.

Botones:

Imprimir: Facilita una impresión del detalle del registro.

Cerrar ventana: Cierra la Ventana.

Columnas:

Producto: Muestra la relación de productos el agente está solicitando por

establecimiento.

Volumen Máximo Comprador: Muestra el volumen total máximo de

almacenamiento del agente.

Volumen pedido: Muestra el volumen solicitado por producto.

Transporte: Muestra el número de placa del transporte si se hubiere seleccionado.


4. ORDEN ANTICIPADA

RUTA: INICIO / APLICACIONES/ ORDEN DE PEDIDO / ORDEN ANTICIPADA

Para generar una orden de pedido el usuario debe ingresar a la opción Nueva Orden

Anticipada.

A. NUEVA ORDEN ANTICIPADA RUTA: INICIO / APLICACIONES/ ORDEN DE PEDIDO / ORDEN ANTICIPADA / NUEVA ORDEN

ANTICIPADA

Descripción: Esta opción permite generar varias órdenes de pedido agrupadas

mediante un código de referencia, y así poder administrar compras

de grandes volúmenes de combustible. Este módulo está disponible

por defecto para los Consumidores Directos.

Cuadros y Combos:



Combo Planta: Muestra la lista de Plantas en las que el mayorista previamente

seleccionado opera. El agente elige la planta desde donde se despachará el

combustible.




Botones:

Ver detalles: Muestra la lista de productos habilitados a comprar por el agente de

acuerdo a su registro emitido en el Ministerio de Energía y Minas u OSINERGMIN.


Vista previa: Muestra los datos ingresados listos para registrarse; nos lleva a

la pantalla Vista Previa de la Orden Anticipada, donde luego de revisar la

información ingresada se procede al registro de la orden anticipada.


Columnas:

Producto: Muestra los productos que el Agente está autorizado a comprar.

Volumen Máximo Permitido: Muestra el volumen de almacenamiento registrado por

el Agente por producto.

Volumen Total Pedido: Es el cuadro donde se registra el volumen total pedido

(puede ser mayor al Volumen Máximo permitido)


VISTA PREVIA DE ORDEN DE PEDIDO ANTICIPADA

RUTA: INICIO / APLICACIONES/ ORDEN DE PEDIDO / ORDEN ANTICIPADA / NUEVA

ORDEN ANTICIPADA / VISTA PREVIA

Descripción: Esta pantalla permite verificar la información ingresada antes de realizar

su registro.

Botones:

Registrar Orden: Permite registrar la Orden de Pedido Anticipada. Lleva a la

Pantalla de Registro de la Orden Anticipada.


Columnas:

Producto: Muestra los productos que el Agente ingresó en la Orden Anticipada.


el Agente por producto.

Volumen Total Pedido: Muestra el volumen total pedido.


REGISTRO DE ORDEN DE PEDIDO ANTICIPADA

RUTA: INICIO / APLICACIONES/ ORDEN DE PEDIDO / ORDEN ANTICIPADA / NUEVA

ORDEN ANTICIPADA / VISTA PREVIA / REGISTRAR ORDEN

Descripción: Esta pantalla muestra la información de la Orden Anticipada Registrada.

Figura el Código de Referencia asignado a la Orden Anticipada.

Botones:

Imprimir: Facilita la Impresión de la Orden Anticipada.

Agregar Pedido: Permite registrar una nueva Orden Anticipada.


Columnas:

Producto: Muestra los productos que el Consumidor Directo registra en su Orden

Anticipada a comprar.


el Consumidor Directo, por producto.

Volumen Total Pedido: Muestra el volumen total pedido.


B. LISTADO DE ÓRDENES ANTICIPADAS

RUTA: INICIO / APLICACIONES/ ORDEN DE PEDIDO / ORDEN ANTICIPADA / LISTADO DE

ÓRDENES ANTICIPADAS

Descripción: Esta pantalla permite ver el listado de Órdenes Anticipadas generadas

hasta el momento ordenadas por fecha, para poder realizar la

programación de las Órdenes de Pedido y finalizar las mismas cuando el

combustible es recibido y descargado. Desde la columna Ver

situación se podrá observar el detalle de cada Orden Anticipada.

Cuadros y Combos:

Cuadro Código de Referencia: Permite la búsqueda por Código de Referencia.

Cuadro Número de Orden de Compra: Permite la búsqueda por Número de

Orden de Compra.

Combo Empresa Mayorista: Permite la búsqueda por Empresa Mayorista.

Combo Planta: Permite la búsqueda por Planta de Abastecimiento.

Cuadro Fecha Inicio: Limita la búsqueda desde una fecha determinada.

Cuadro Fecha Fin: Limita la búsqueda hasta una fecha determinada.


Botones:

Buscar: Ejecuta la búsqueda de acuerdo a los criterios aplicados.

Limpiar: Borra los criterios ingresados para hacer una nueva búsqueda.

Nueva Orden: Permite registrar una nueva Orden Anticipada.


Columnas:

Código de Referencia: Es el código de referencia de la Orden Anticipada

registrada, generado por SCOP.

Número de Orden de Compra: Muestra el número de la orden de pedido,

registrada al momento de generar la orden anticipada, es definida por el

agente.

Fecha de Registro: Muestra la fecha y la hora en que se registró la Orden

Anticipada.

Empresa Mayorista: Muestra el nombre de la Empresa Mayorista a la que se le hace

el pedido.

Volumen Total Pedido: Muestra el volumen total pedido en la Orden Anticipada.

Saldo Total: Muestra el volumen total cuya entrega aún no ha sido programada.

Ver Situación: Muestra el Detalle de la Orden seleccionada, permite programar y

finalizar los despachos.


SITUACIÓN DE DESPACHOS DE PEDIDOS ANTICIPADOS

RUTA: INICIO / APLICACIONES/ ORDEN DE PEDIDO / ORDEN ANTICIPADA /

LISTADO DE ÓRDENES ANTICIPADAS / VER SITUACIÓN

Descripción: Esta pantalla permite ver el Estado de cada una de las Órdenes

Anticipadas, es decir permite generar, cerrar y ver la programación de las Órdenes de

Pedido asociadas a cada Orden Anticipada.

Cuadros y Combos:

Cuadro Volumen Total Pedido: En este cuadro figura el Volumen Total de la Orden

Anticipada por producto, puede ser modificado por el Agente.

Botones:

Agregar Pedido: Permite programar una Orden de Pedido para retirar

físicamente el combustible de planta.

Actualizar: Permite actualizar el Volumen Total Pedido si éste es modificado.


Cancelar: Cancela la modificación hecha en el Volumen Total Pedido restaurando el

valor que estaba registrado al abrir la ventana.

Columnas:

Producto: Muestra los productos que se han registrado en la orden anticipada.


Volumen Total Pedido: En este cuadro figura el Volumen Total de la Orden

Anticipada que puede ser modificado por el Agente.

Saldo: Es el volumen de combustible que esta cuya programación está aún

pendiente.

Código de Autorización: Muestra el Código de Autorización asignado a la Orden de

Pedido programada.

Fecha de Registro: Muestra la fecha en que se realizó la programación de la

Orden de Pedido.

Estado: Muestra el estado actual en que se encuentra la Orden de Pedido

programada.

Fecha de Entrega: Muestra la fecha referencial programada para efectuar el

despacho de combustible de la Planta de Abastecimiento.

Factura: Muestra el número de Factura emitida por el Distribuidor Mayorista.

Guía: Muestra el número de Guía de Remisión emitida por el

Distribuidor Mayorista.

Ver Detalles: Muestra el detalle de la Orden de Pedido seleccionada (productos,

volúmenes, transporte), además permite cerrar la orden correspondiente cuando

se recibe y descarga físicamente el combustible en el establecimiento

autorizado por el Ministerio de Energía y Minas del agente, para el que se

registra la Orden de Pedido.

Ver Movimientos: Permite ver el flujo que ha seguido la Orden de Pedido, la hora

y el agente que efectuó la solicitud, venta, despacho y cierre, según sea el caso.

Ver Detalle Producto: Muestra el detalle de la programación seleccionada

(productos, volúmenes, transporte).

Anular Orden: Permite anular una Orden de Pedido mientras ésta se encuentre en

estado “SOLICITADA”. La anulación de Órdenes de Pedido la realiza el Agente bajo

su responsabilidad y por motivos concernientes y atribuibles al mismo, no

requiriendo ni previo aviso, ni consentimiento, ni autorización alguna por parte del

OSINERGMIN.


C. PROGRAMAR EL DESPACHO DE UNA ORDEN ANTICIPADA


LISTADO DE ÓRDENES ANTICIPADAS / VER SITUACIÓN / AGREGAR PEDIDO

Descripción: Esta opción se utiliza para programar el despacho de combustible de

una orden anticipada, genera un código de autorización con el cual el

distribuidor mayorista registra la venta y el operador de planta de

abastecimiento registra el despacho de combustible.

Cuadros y Combos:

Cuadro Fecha de Entrega: Permite registrar una fecha referencial para la

realización del despacho del combustible en la planta de abastecimiento. El

llenado de este campo es opcional.


utilizará digitando la placa del mismo. El sistema permitirá registrar sólo a los

transportes habilitados. El llenado de este campo es opcional.


:

Botones:

: Muestra un calendario donde se puede ubicar con facilidad la fecha en que

se desea programar el pedido


seleccionar automáticamente uno de ellos.

Vista previa: Muestra los datos ingresados listos para registrarse; nos lleva a

la pantalla Vista Previa, donde luego de revisar la información ingresada se

procede al registro de la Orden de Pedido.


Columnas:


Volumen Total de la Orden: Es el volumen total registrado para la

Orden Anticipada.

Volumen Comprometido: Es el volumen que ha sido programado previamente

correspondiente a la Orden Anticipada.

Saldo Orden: Es el saldo de la orden anticipada cuya programación aún está

pendiente.

Volumen Máximo Permitido: Muestra la capacidad de almacenamiento del agente por

producto autorizada por el Ministerio de Energía y Minas.

Volumen a Solicitar: Es el volumen que se programa para su respectivo

despacho.


VISTA PREVIA DE PROGRAMACIÓN DE ORDEN ANTICIPADA


LISTADO DE ÓRDENES ANTICIPADAS / VER SITUACIÓN / AGREGAR PEDIDO /

VISTA PREVIA

Descripción: Esta pantalla permite verificar la información ingresada antes de realizar

su registro.

Botones:

Registrar Orden: Permite registrar la programación de la Orden de Pedido. Lleva a

la Pantalla de Registro.


Columnas:

Producto: Muestra los productos que para los que el Agente realiza la

programación de despacho.

Volumen Máximo Permitido: Muestra la capacidad de almacenamiento del agente por

producto autorizada por el Ministerio de Energía y Minas.

Capacidad del Camión: Muestra la capacidad autorizada del transporte

seleccionado.

Volumen a Solicitar: Muestra el volumen solicitado.


PANTALLA DE REGISTRO

RUTA: INICIO / APLICACIONES/ ORDEN DE PEDIDO / ORDEN ANTICIPADA / LISTADO DE ÓRDENES ANTICIPADAS / VER SITUACIÓN / AGREGAR PEDIDO / VISTA PREVIA / REGISTRAR ORDEN

Descripción: Esta pantalla muestra la información de la Orden de Pedido programada y

registrada. En esta pantalla figura el Código de Autorización asignado a la Orden de

Pedido programada.

Botones:

Imprimir: Facilita la Impresión de la Orden de Pedido.

Resumen: Este botón nos lleva a la pantalla Situación de Despachos de Pedidos

Anticipados.

Columnas:

Producto: Muestra los productos que para los que el Agente realiza la

programación de despacho.

Volumen Máximo Permitido: Muestra la capacidad de

almacenamiento del agente por producto autorizada por el Ministerio de Energía y

Minas.

Capacidad del Camión: Muestra la capacidad autorizada del

transporte seleccionado.

Volumen a Solicitar: Muestra el volumen solicitado.


IV. FINALIZAR LAS ÓRDENES DE PEDIDO

Los agentes compradores (Estación de Servicio, Grifo y/o Consumidor Directo), tienen

que finalizar todas las Órdenes de pedido cuando el combustible correspondiente es

entregado y descargado físicamente en los tanques de almacenamiento de los

Agentes compradores que correspondan dando conformidad así al “CIERRE” de la Orden

de Pedido registrada en el SCOP.

Téngase en cuenta que luego de que ha sido despachado por el Operador de la Planta se

aplicará sobre el Agente comprador el “temporizador”, que es una medida de autocontrol

que consiste en la asignación de un tiempo en minutos desde que la cisterna sale de la

P l a n t a h a s t a q u e l l e g a a l e s t a b l e c i m i e n t o d e l agente comprador;

sólo después de recibir y descargar del combustible en su establecimiento ubicado y

autorizado en su Constancia de registro DGH, deberá efectuar el cierre de la

orden de pedido en el SCOP, condición indispensable para no limitar su capacidad de

compra.

Si el agente está conforme con el combustible recibido entonces debe proceder a

Cerrar su Orden de Pedido, indicando la cantidad de combustible efectivamente

descargado.

En caso contrario, si se encuentra disconforme con el combustible, debe RECHAZAR la

Orden de Pedido, e indicar el motivo del rechazo, en el campo de observación que

corresponde. Es necesario precisar que este estado se registra cuando el producto ya

ha sido despachado de Planta (salida física de la Planta de Ventas y/o Terminal) pero

que por algún motivo el Agente Comprador (EE.SS, Grifo y/o Consumidor Directo)

decide no descargarlo en sus tanques.

Se permite anular una Orden de Pedido solamente mientras ésta se encuentre en estado

“SOLICITADA”, es decir, antes que Distribuidor Mayorista realice y registre la venta del

combustible. La anulación de Órdenes de Pedido la realiza el Agente bajo su

responsabilidad y por motivos concernientes y atribuibles al mismo, no requiriendo ni

previo aviso, ni consentimiento, ni autorización alguna por parte del OSINERGMIN. Una

Orden SOLICITADA y luego ANULADA ya no se encuentran habilitadas virtualmente para

que el Distribuidor Mayorista proceda a su venta (estado VENDIDO).

Las Órdenes de Pedido que no se encuentren en los estados CERRADA, RECHAZADA o

ANULADA, van limitando la capacidad de almacenamiento límite hasta la cual puede

Comprar un agente (Volumen Máximo Permitido).


1. FINALIZAR UNA ORDEN SIMPLE

Para finalizar una orden de pedido simple el usuario debe ingresar a la opción Listado de

Órdenes Simples.

A. LISTADO DE ÓRDENES SIMPLES RUTA: INICIO/APLICACIONES/ORDEN DE PEDIDO/ORDEN SIMPLE/LISTADO DE ÓRDENES

SIMPLES

Descripción: Esta opción permite ver el listado de las órdenes de pedidos Simples

realizados y sus correspondientes estados, ordenados por fecha. Desde la columna

Ver se podrá observar e detalle de cada orden. La columna “ANULAR” permite al

agente comprador anular una orden de pedido, mientras ésta se encuentre en estado

“SOLICITADA”, es decir, antes que Distribuidor Mayorista realice y registre la venta del

combustible. La anulación de Órdenes de Pedido la realiza el Agente bajo su


previo aviso, ni consentimiento, ni autorización alguna por parte del OSINERGMIN.

Cuadros y Combos: Cuadro Código de Autorización: Permite una búsqueda por código de autorización.

Cuadro Número de Orden de Compra: número de orden de compra.

Permite una búsqueda por:

Combo Estado: Permite filtrar la búsqueda por el estado de la orden.

Combo Empresa Mayorista: Permite filtrar la búsqueda de una orden de pedido

por empresa mayorista.


Combo Planta: Permite filtrar la búsqueda de una orden de pedido por empresa

planta de abastecimiento.

Cuadro Fecha de Inicio: Limita la búsqueda desde una fecha determinada.

Cuadro Fecha fin: Limita la búsqueda hasta una fecha determinada.

Botones:

Buscar: Ejecuta la búsqueda según los criterios especificados.

Limpiar: Borra los datos ingresados, para colocar nuevamente los criterios de

búsqueda.


Columnas:

Código de autorización: Muestra el código de autorización de la orden.

Empresa mayorista: Muestra la empresa mayorista asociada a la orden de pedido.

Canal: Muestra el canal utilizado para registrar la orden de pedido en el sistema

SCOP, Internet (I), IVR o telefónico (V), Carga Masiva (C).

Fecha de Pedido: Muestra la fecha y hora del registro de la operación.

Estado: Muestra el “Estado” actual de la orden de pedido.

Ver: Muestra el detalle del registro seleccionado.

Mov: Permite ver el flujo que ha seguido la Orden de Pedido, la hora y el agente que

efectuó la solicitud, venta, despacho y cierre, según sea el caso.

Anular: Permite anular una Orden de Pedido mientras ésta se encuentre en estado

“SOLICITADA”. La anulación de Órdenes de Pedido la realiza el Agente bajo su


previo aviso, ni consentimiento, ni autorización alguna por parte del OSINERGMIN.


B. CIERRE DE ÓRDENES SIMPLES RUTA: INICIO / APLICACIONES/ ORDEN DE PEDIDO / ORDEN SIMPLE / LISTADO DE

ÓRDENES SIMPLES / VER

Descripción: Esta opción permite Cerrar la Orden de Pedido, o

Rechazarla, según sea el caso.

Botones:

Imprimir: Facilita una impresión de la pantalla.

Finalizar Orden: Ingresa a la pantalla de Cerrar Orden o de Rechazar

Orden.


Columnas:

Producto: Muestra los productos solicitados.

Volumen Máximo Comprador: Indica la cantidad máxima autorizada a

almacenar, por producto.

Volumen Pedido: Indica el volumen solicitado, por producto en galones.

Volumen Vendido: Indica el volumen vendido por el distribuidor mayorista,

por producto en galones.

Volumen Despachado: Indica el volumen despachado por el operador de

planta de abastecimiento, por producto en galones.


Volumen Recibido: Indica el volumen recibido por producto en galones en

el establecimiento ubicado y autorizado en la Constancia de Registro de la

Dirección General de Hidrocarburos o de la Dirección Regional de Energía

y Minas, para la que se hace la orden de pedido. (Ver IV FINALIZAR

ORDENES DE PEDIDO). Requiere finalizar orden.

Temp. Obs.: Muestra la temperatura en grados centígrados del combustible

al ser despachado registrada por el operador de planta de abastecimiento.

API @60º F: Muestra el grado API del combustible al ser

despachado registrado por el operador de planta de abastecimiento.

Transporte: Muestra la placa del transporte asignado.

Estado: Muestra el estado actual de la orden de pedido.

C. REGISTRO DEL CIERRE DE UNA ORDEN DE PEDIDO SIMPLE

RUTA: INICIO / APLICACIONES/ ORDEN DE PEDIDO / ORDEN SIMPLE / LISTADO DE

ÓRDENES SIMPLES / VER / FINALIZAR ORDEN

Botones:


Rechazar Orden: Permite registrar el rechazo de toda la orden de pedido, al

seleccionar esta opción el sistema le solicitará colocar el motivo del rechazo.

mailto:@60º


Cerrar Orden de Pedido: Permite registrar el cierre de la Orden de Pedido, al

seleccionar esta opción, se muestra una pantalla de Vista Previa para que confirme

el registro del Cierre.

Cancelar: Cierra la Ventana. Columnas:


Volumen Máximo Comprador: Indica la cantidad máxima autorizada a almacenar, por

producto.


Volumen Vendido: Indica el volumen vendido por el distribuidor mayorista, por

producto en galones.

Volumen Despachado: Indica el volumen despachado por el operador de planta de

abastecimiento, por producto en galones.

Volumen Recibido: Permite ingresar el volumen real recibido y descargado por el

Agente Comprador.



Rechazar Producto: Permite registrar el Rechazo de un Producto individualmente.


2. FINALIZAR UNA ORDEN MÚLTIPLE Para finalizar una orden de pedido simple el usuario debe ingresar a la opción Listado de

Órdenes Simples.

A. LISTADO DE ÓRDENES MÚLTIPLES RUTA: INICIO / APLICACIONES/ ORDEN DE PEDIDO / ORDEN MÚLTIPLE / LISTADO DE

ÓRDENES MÚLTIPLES

Descripción: Esta opción permite ver el listado de las órdenes de pedidos múltiples

realizados y sus correspondientes estados, ordenados por fecha. Desde la

columna.

Ver se podrá observar el detalle de cada orden. La Columna “ANULAR” permite

anular una Orden de Pedido mientras ésta se encuentre en estado “SOLICITADA”, es decir,

antes que Distribuidor Mayorista realice y registre la venta del combustible. La anulación de

Órdenes de Pedido la realiza el Agente bajo su responsabilidad y por motivos concernientes

y atribuibles al mismo, no requiriendo ni previo aviso, ni consentimiento, ni autorización

alguna por parte del OSINERGMIN.

Cuadros y Combos:

Cuadro Código de Autorización: Permite una búsqueda por código de autorización.

Cuadro Código Referencial: Permite una búsqueda por el código referencial de

las órdenes múltiples.


Cuadro Número de Orden de Compra: Permite una búsqueda por número de orden

de compra.

Combo Estado: Permite filtrar la búsqueda por el estado de la orden.

Combo Empresa Mayorista: Permite filtrar la búsqueda de una orden de pedido por

empresa mayorista.

Combo Planta: Permite filtrar la búsqueda de una orden de pedido por empresa

planta de abastecimiento.

Cuadro Fecha de Inicio: Limita la búsqueda desde una fecha

determinada.

Cuadro Fecha fin: Limita la búsqueda hasta una fecha determinada.

Botones:

Buscar: Ejecuta la búsqueda según los criterios especificados.

Limpiar: Borra los datos ingresados, para colocar nuevamente los criterios de

búsqueda.


Columnas:

Código de autorización: Muestra el código de autorización de la orden. Código de referencial: Muestra el código de referencial de las

órdenes múltiples. Establecimiento Destino: Muestra el establecimiento destino asociado a la orden

de pedido.

Empresa mayorista: Muestra la empresa mayorista asociada a la orden de pedido. Canal: Muestra el canal utilizado para registrar la orden de pedido en el sistema SCOP, Internet (I), IVR o telefónico (V), Carga Masiva (C).

Fecha de Pedido: Muestra la fecha y hora del registro de la

operación. Estado: Muestra el “Estado” actual de la orden de pedido.

Ver: Muestra el detalle del registro seleccionado.

Mov: Permite ver el flujo que ha seguido la Orden de Pedido, la hora y el agente

que efectuó la solicitud, venta, despacho y cierre, según sea el caso.


estado “SOLICITADA”. La anulación de Órdenes de Pedido la realiza el Agente

bajo su responsabilidad y por motivos concernientes y atribuibles al mismo, no

requiriendo ni previo aviso, ni consentimiento, ni autorización alguna por parte

del OSINERGMIN.


B. CIERRE DE ÓRDENES MÚLTIPLES RUTA: INICIO / APLICACIONES/ ORDEN DE PEDIDO / ORDEN MÚLTIPLE / LISTADO DE ÓRDENES MÚLTIPLES / VER



Botones:



Orden.


Columnas:


Volumen Máximo Comprador: Indica la cantidad máxima

autorizada a almacenar, por producto.


Volumen Vendido: Indica el volumen vendido por el

distribuidor mayorista, por producto en galones.




Volumen Recibido: Indica el volumen recibido por producto en galones,

en el establecimiento ubicado y autorizado en la Constancia de

Registro de la Dirección General de Hidrocarburos o de la Dirección

Regional de Energía y Minas, para la que se hace la orden de pedido.

Temp. Obs.: Muestra la temperatura en grados centígrados del combustible

al ser despachado registrada por el operador de planta de abastecimiento.

API @60º F: Muestra el grado API del combustible al ser despachado

registrado por el operador de planta de abastecimiento.



C. REGISTRO DEL CIERRE DE UNA ORDEN DE PEDIDO MÚLTIPLE RUTA: INICIO / APLICACIONES/ ORDEN DE PEDIDO / ORDEN MÚLTIPLE / LISTADO DE

ÓRDENES MÚLTIPLES / VER / FINALIZAR ORDEN

mailto:@60º


Botones:


Rechazar Orden: Permite registrar el rechazo de toda la orden de pedido, al

seleccionar esta opción el sistema le solicitará colocar el motivo del rechazo.


seleccionar esta opción, se muestra una pantalla de Vista Previa para que

confirme el registro del Cierre.

Cancelar: Cierra la Ventana. Columnas:


Volumen Máximo Comprador: Indica la cantidad máxima autorizada a almacenar,

por producto.




Volumen Despachado: Indica el volumen despachado por el

operador de planta de abastecimiento, por producto en galones.

Volumen Recibido: Permite ingresar el volumen real en galones en el establecimiento

ubicado y autorizado en la Constancia de Registro de la Dirección General de

Hidrocarburos o de la Dirección Regional de Energía y Minas, para la que se hace la

orden de pedido.



Rechazar Producto: Permite registrar el Rechazo de un Producto

individualmente.


3. FINALIZAR UNA ORDEN ANTICIPADA Para finalizar una orden de pedido anticipada el usuario debe ingresar a la opción Listado

de Órdenes Anticipadas.

A. LISTADO DE ÓRDENES ANTICIPADAS RUTA: INICIO / APLICACIONES/ ORDEN DE PEDIDO / ORDEN ANTICIPADO /

LISTADO DE ÓRDENES ANTICIPADAS

Descripción: Esta pantalla permite ver el listado de Órdenes Anticipadas generadas

hasta el momento ordenadas por fecha, para poder realizar la

programación de las Ordenes de Pedido y finalizar de las mismas

cuando el combustible es recibido y descargado. Desde la columna

Ver situación se podrá observar el detalle de cada Orden Anticipada.

Cuadros y Combos:

Cuadro Código de Referencia: Permite la búsqueda por Código de

Referencia.

Cuadro Número de Orden de Compra: Permite la búsqueda por

Número de Orden de Compra.

Combo Empresa Mayorista: Permite la búsqueda por Empresa

Mayorista.

Combo Planta: Permite la búsqueda por Planta de Abastecimiento.


Cuadro Fecha Inicio: Limita la búsqueda desde una fecha determinada.


Botones:

Buscar: Ejecuta la búsqueda de acuerdo a los criterios aplicados.

Limpiar: Borra los criterios ingresados para hacer una nueva

búsqueda.

Nueva Orden: Permite registrar una nueva Orden Anticipada.


Columnas:

Código de Referencia: Es el código de referencia de la Orden Anticipada

registrada, generado por SCOP.

Número de Orden de Compra: Muestra el número de la orden de pedido,

registrada al momento de generar la orden anticipada, es definida por el

agente.

Fecha de Registro: Muestra la fecha y la hora en que se registró la Orden

Anticipada.

Empresa Mayorista: Muestra el nombre de la Empresa Mayorista a la que se le hace

el pedido.

Volumen Total Pedido: Muestra el volumen total pedido en la Orden Anticipada.

Saldo Total: Muestra el volumen total cuya entrega aún no ha sido programada.

Ver Situación: Muestra el Detalle de la Orden seleccionada, permite programar y

finalizar los despachos.


SITUACIÓN DE DESPACHOS DE PEDIDOS ANTICIPADOS

RUTA: INICIO / APLICACIONES/ ORDEN DE PEDIDO / ORDEN ANTICIPADO /

LISTADO DE ÓRDENES ANTICIPADAS / VER SITUACIÓN

Descripción: Esta pantalla permite ver el Estado de cada una de las

Órdenes Anticipadas, es decir permite generar, cerrar y ver

la programación de las Órdenes de Pedido asociadas a cada

Orden Anticipada.

Cuadros y Combos:

Cuadro Volumen Total Pedido: En este cuadro figura el Volumen Total de la Orden

Anticipada por producto, puede ser modificado por el Agente.

Botones:

Agregar Pedido: Permite programar una Orden de Pedido para retirar

físicamente el combustible de planta.

Actualizar: Permite actualizar el Volumen Total Pedido si éste es modificado.


Cancelar: Cancela la modificación hecha en el Volumen Total Pedido restaurando el

valor que estaba registrado al abrir la ventana.


Columnas:


Volumen Total Pedido: En este cuadro figura el Volumen Total de la

Orden Anticipada que puede ser modificado por el Agente.

Saldo: Es el volumen de combustible que esta cuya programación está aún

pendiente.

Código de Autorización: Muestra el Código de Autorización asignado a la Orden de

Pedido programada.

Fecha de Registro: Muestra la fecha en que se realizó la programación de la

Orden de Pedido.

Estado: Muestra el estado actual en que se encuentra la Orden de Pedido

programada.

Fecha de Entrega: Muestra la fecha referencial programada para efectuar el

despacho de combustible de la Planta de Abastecimiento.

Factura: Muestra el número de Factura emitida por el Distribuidor Mayorista.

Guía: Muestra el número de Guía de Remisión emitida por el Distribuidor

Mayorista.

Ver Detalles: Muestra el detalle de la Orden de Pedido seleccionada (productos,

volúmenes, transporte), además permite cerrar la orden correspondiente

cuando se recibe y descarga físicamente el combustible en el establecimiento

autorizado por el Ministerio de Energía y Minas del agente, para el que se

registra la Orden de Pedido.

Ver Movimientos: Permite ver el flujo que ha seguido la Orden de Pedido, la hora

y el agente que efectuó la solicitud, venta, despacho y cierre, según sea el caso.

Ver Detalle Producto: Muestra el detalle de la programación

seleccionada (productos, volúmenes, transporte).


estado “SOLICITADA”. La anulación de Ordenes de Pedido la realiza el Agente

bajo su responsabilidad y por motivos concernientes y atribuibles al mismo, no

requiriendo ni previo aviso, ni consentimiento, ni autorización alguna por parte

del OSINERGMIN.


B. CIERRE DE ÓRDENES ANTICIPADAS RUTA: INICIO / APLICACIONES/ ORDEN DE PEDIDO / ORDEN ANTICIPADO / LISTADO DE ÓRDENES ANTICIPADAS / VER SITUACIÓN / VER DETALLES



Botones:



Orden.


Columnas:


Volumen Máximo Comprador: Indica la cantidad máxima

autorizada a almacenar, por producto.


Volumen Vendido: Indica el volumen vendido por el distribuidor mayorista,

por producto en galones.




Volumen Recibido: Indica el volumen recibido por producto en galones en

el establecimiento ubicado y autorizado en la Constancia de

Registro de la Dirección General de Hidrocarburos o de la Dirección

Regional de Energía y Minas, para la que se hace la orden de pedido

Requiere finalizar orden.

Temp. Obs.: Muestra la temperatura en grados centígrados

del combustible al ser despachado registrada por el operador de planta de

abastecimiento.

API @60º F: Muestra el grado API del combustible al ser despachado

registrado por el operador de planta de abastecimiento.



C. REGISTRO DEL CIERRE DE UNA ORDEN DE PEDIDO ANTICIPADA RUTA: INICIO / APLICACIONES/ ORDEN DE PEDIDO / ORDEN ANTICIPADO /

LISTADO DE ÓRDENES ANTICIPADAS / VER SITUACIÓN / VER DETALLES / FINALIZAR

ORDEN

mailto:@60º


Botones:


Rechazar Orden: Permite registrar el rechazo de toda la programación de la

orden de pedido anticipada, al seleccionar esta opción el sistema le solicitará

colocar el motivo del rechazo.


seleccionar esta opción, se muestra una pantalla de Vista Previa para que

confirme el registro del Cierre.

Cancelar: Cierra la Ventana.

Columnas:


Volumen Máximo Comprador: Indica la cantidad máxima autorizada a almacenar, por

producto.




Volumen Despachado: Indica el volumen despachado por el operador de planta de

abastecimiento, por producto en galones.

Volumen Recibido: Permite ingresar el volumen real recibido y descargado por el

Agente Comprador.



Rechazar Producto: Permite registrar el Rechazo de un Producto individualmente.


V. MÓDULOS DE CONSULTAS Y REPORTES

El Sistema de Control de Ordenes de Pedido brinda a los usuarios la posibilidad de

contar con una base de datos gratuita, completa, detallada y confiable de sus Órdenes de

Pedido, la cual puede consultar o generar reportes.

1. CONSULTAS

A. CONSULTA DE ORDENES DE PEDIDO

RUTA: INICIO / APLICACIONES/ CONSULTAS / ORDENES DE PEDIDO

Descripción: Esta pantalla muestra la información de las Ordenes de Pedido hechas

por el Agente Comprador.

Cuadros y Combos:

Cuadro Código de Autorización: Permite una búsqueda por Código de Autorización.

Cuadro Código de Referencia: Permite una búsqueda por Código de Referencia;

que identifica a todos los Códigos de Autorización que pertenecen a una misma

Orden Anticipada.


Cuadro Código OSINERG: Permite consultar las ordenes de pedido que se han

realizado, filtrándolos por código de OSINERG (en el caso que sea un usuario

múltiple).

Cuadro Registro DGH: Permite al usuario consultar las ordenes de pedido que

han realizado, filtrándolos por registro de DGH (en el caso que sea un usuario

múltiple).

Cuadro N° de Factura: Permite una búsqueda por número de factura.

Combo Estado: Filtra la búsqueda por el estado actual de la orden de pedido.

Combo Canal: Filtra la búsqueda por canal de conexión al SCOP.

Combo Tipo de Orden de pedido: Permite al usuario escoger el tipo de orden que

desea consultar.

Cuadro Fecha Inicio: Limita la búsqueda desde una fecha

determinada.


Botones:

Buscar: Ejecuta la búsqueda de acuerdo a los criterios seleccionados.

Limpiar: Restaura los criterios de búsqueda configurados por

defecto.


Columnas:

Código de Autorización: Muestra el Código de Autorización de la Orden de

Pedido.

Código de Referencia: Muestra el Código de Referencia de la Orden de Pedido.

Código OSINERG: Muestra el Código OSINERG del establecimiento.

Agente Comprador: Muestra el nombre de el agente comprador al que le

corresponde la Orden de Pedido.

Agente Vendedor: Muestra el nombre de el distribuidor mayorista que efectúa la

venta de la Orden de Pedido.

Canal: Muestra el canal que se utilizó para generar la Orden de Pedido.

Tipo: Muestra el tipo de Orden de Pedido que se generó.

Fecha de Pedido: Muestra la fecha y hora en que se generó la Orden de Pedido.

Fecha de Pedido: Muestra la fecha de entrega referencial de la Orden de Pedido.

Estado: Muestra el estado actual de la Orden de Pedido.

Ver: Muestra el detalle de la Orden de Pedido seleccionada

(productos, volúmenes, transporte).

Mov: Permite ver el flujo que ha seguido la Orden de Pedido, la hora y el agente que

efectuó la solicitud, venta, despacho y cierre, según sea el caso.


B. CONSULTA DE PLACAS DE TRANSPORTE RUTA: INICIO / APLICACIONES/ CONSULTAS / PLACAS DE TRANSPORTE

Descripción: Permite visualizar las placas de transporte de todas las unidades que

se encuentran registradas en el Ministerio de Energía y Minas.

Cuadros y Combos

Cuadro Placa de Transporte: Permite realizar la búsqueda por placa de transporte.

Cuadro Registro de DGH: Permite realizar la búsqueda por Nº de

Constancia de Registro en la DGH o DREMS.

Botones:

Buscar: Ejecuta la búsqueda de acuerdo a los criterios seleccionados.

Limpiar: Restaura los criterios de búsqueda configurados por defecto.


Columnas:

DGH Transporte: Muestra el Código asignado por la Dirección


General de Hidrocarburos (DGH) del Transporte.

Placa Transporte: Muestra la Placa del transporte.

Capacidad: Muestra la capacidad total registrada del Transporte.

Ver Historial: Muestra las Órdenes de Pedido atendidas por el transportista.

2. REPORTES

1. REPORTE DE ÓRDENES DE PEDIDO RUTA: INICIO / APLICACIONES/ REPORTES / ÓRDENES DE PEDIDO

Descripción: Esta opción permite obtener un reporte de la información de las Órdenes

de Pedido hechas por el Agente Comprador en formato HTML o en una hoja EXCEL.

Cuadros y Combos:

Cuadro Código de Autorización: Permite hacer un filtro por Código de

Autorización.

Cuadro Código OSINERG: Permite hacer un filtro por Código de OSINERG del

agente comprador.

Cuadro N° Factura: Permite hacer un filtro por número de factura. Cuadro N° Guía: Permite hacer un filtro por número de guía de remisión.

Cuadro Número Placa: Permite una búsqueda por placa del transportista.

Cuadro Registro DGH: Permite una búsqueda por número DGH del transportista.


Combo Estado de Orden: Permite hacer un filtro por el estado actual de la Orden de

Pedido.

Combo Estado de Item: Permite hacer un filtro por el estado actual de la Orden de

Pedido por producto.

Combo Canal: Permite hacer un filtro por canal de conexión al SCOP.

Combo Tipo de Orden de Pedido: Permite al usuario escoger el tipo de orden que

desea consultar.

Combo Tipo de Cliente: Permite al usuario escoger el tipo de usuario que desea

consultar.

Combo Producto: Permite al usuario escoger producto que desea consultar.

Cuadro Fecha Inicio: Limita el reporte desde una fecha determinada.

Cuadro Fecha Fin: Limita el reporte hasta una fecha determinada.

Combo Formato de Reporte: Permite al usuario escoger formato en que desea sea

generado el Reporte.

Botones:

Ver Reporte: Genera el reporte de acuerdo a los criterios seleccionados.

Limpiar: Restaura los criterios configurados por defecto.

2. REPORTE DE ÓRDENES DE PEDIDO POR ESTADO RUTA: INICIO / APLICACIONES/ REPORTES / ÓRDENES DE PEDIDO POR ESTADO



de Pedido por Estado hechas por el Agente Comprador.

Cuadros y Combos:

Cuadro Código de Autorización: Permite hacer un filtro por Código de

Autorización.

Cuadro Código OSINERG: Permite hacer un filtro por Código

OSINERG.

Combo Estado: Permite hacer un filtro por el estado actual de la Orden de Pedido.


determinada.


Combo Formato de Reporte: Permite al usuario escoger formato en que desea

sea generado el Reporte.

Botones:

Ver Reporte: Genera el reporte de acuerdo a los criterios

seleccionados.


3. REPORTE DE OBSERVACIONES POR ESTADO

RUTA: INICIO / APLICACIONES/ REPORTES / OBSERVACIONES POR ESTADO



de Pedido por Estado hechas por el Consumidor Directo.

Cuadros y Combos:

Cuadro Código de Autorización: Permite una búsqueda por Código de Autorización.

Cuadro Código OSINERG: Permite hacer la búsqueda por Código OSINERG.

Combo Estado de Orden: Filtra la búsqueda por el estado actual de la Orden de

Pedido.


determinada.


Combo Formato de Reporte: Permite al usuario escoger formato en que desea

sea generado el Reporte.

Botones:

Ver Reporte: Genera el reporte de acuerdo a los criterios seleccionados.



ANEXO A

REQUISITOS PARA OBTENER EL CÓDIGO DE USUARIO Y CONTRASEÑA DEL SCOP Para obtener el Código de Usuario y Contraseña del SCOP, el agente debe acercarse a

la sede central o a alguna de las Oficinas Regionales de OSINERG con los siguientes

documentos:

Si el propietario o representante legal de la empresa realiza personalmente el trámite:

A. Carta solicitando el acceso al SCOP a través del código de usuario y contraseña.

B. Copia de la Constancia de Registro en la Dirección General de

Hidrocarburos (DGH) o en las Direcciones Regionales de Energía y Minas

(DREM).

C. Copia de su Documento Nacional de Identidad (DNI).

D. Si el representante legal no figura en la Constancia de Registro en la DGH o

DREM se debe adjuntar la vigencia de poder respectiva.

Si el propietario o representante legal de la empresa delega a una persona el realizar el

trámite:

A. Carta solicitando el acceso al SCOP a través del código de usuario y contraseña.

B. Copia de la Constancia de Registro en la Dirección General de

Hidrocarburos (DGH) o en las Direcciones Regionales de Energía y Minas

(DREM).

C. Copia de su Documento Nacional de Identidad (DNI).

D. Carta poder simple original emitida por la empresa donde se le autorice

recoger el usuario y contraseña para el acceso al SCOP.

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