DFM-01 MANUAL FINANCIERO Versión: 06 Vigencia: 2018-04-13

1 REVISADO POR: Ingrid J. Castillo R. APROBADO POR: Ana Fernanda Muñoz O.

CARGO: Directora Financiera CARGO: Presidente Ejecutivo

Código: DFM-01 Versión: 06

Vigencia: 2018-04-13

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CONTENIDO

INTRODUCCION 02 CAPITULO I. INGRESOS 03 CAPITULO 2. CUENTAS BANCARIAS Y AUTORIZACIONES 05

CAPITULO 3. CAJA GENERAL 07

CAPITULO 4. CAJA MENOR 12

CAPITULO 5. CUENTAS POR COBRAR Y CHEQUES DEVUELTOS 18

CAPITULO 6. ANULACION DE RECIBOS, CUADRES DE CAJA, CONSIGNACIONES Y CONCILIACIONES 20

CAPITULO 7. EGRESOS 24

CAPITULO 8. MANEJO DE INVERSIONES 27

CAPITULO 9. MANEJO DE CAJAS FUERTES 28

CAPITULO 10 MEDIDAS DE SEGURIDAD OFICINA DE TESORERIA 29

CAPITULO 11. ANULACION DE CHEQUES NO RECLAMADOS CON MAS DE 60 DIAS

DE GIRO Y DE CHEQUES RECLAMADOS Y NO COBRADOS, CON UNA ANTIGÜEDAD

DE 6 MESES 29

CAPITULO 12. REEMPLAZOS EN EL AREA DE TESORERIA Y CONTABILIDAD 31





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INTRODUCCION

El presente Manual Financiero tiene como objetivo principal dar a conocer a todos los

colaboradores que tengan Incidencia sobre manejos de dinero al interior de la Entidad, la

forma en que se deben desarrollar las actividades que afecten la destinación de los rubros

contables presentes en el Presupuesto de la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.





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CAPITULO I

INGRESOS

Los ingresos en la Cámara de Comercio del Cauca, están clasificados en Ingresos provenientes de la actividad registral (Ingresos de Origen Público) e ingresos provenientes de otras actividades (Ingresos de Origen Los colaboradores tendrán derecho al reconocimiento y pago de

viáticos y gastos de desplazamiento. Para ser autorizados por cada director de acuerdo a la disponibilidad presupuestal. Los viáticos para los colaboradores serán aprobados por el ordenador del gasto que es la presidenta ejecutiva. Los montos cancelados por concepto de viáticos no constituyen salario. Los viáticos se aprobaran de acuerdo a la siguiente tabla:

Público y Privado). 1.1. INGRESOS PROVENIENTES DE LOS REGISTROS PUBLICOS Registro Mercantil. Son aquellos derivados de la matricula mercantil del comerciante y del establecimiento de comercio, así como su respectiva renovación; los valores que se generan por concepto de las inscripciones de actos, documentos y libros de los cuales la Ley exige esa formalidad y las sumas que por concepto de la expedición de certificados recauden las cámaras de Comercio.

Registro de Proponentes: Son aquellos derivados de la inscripción, renovación, actualización y certificación de los proponentes.

Registro de las ESAL: Son aquellos derivados de la inscripción y certificación de las Entidades sin ánimo de lucro.

Otros ingresos públicos: Son aquellos generados por operaciones financiadas con recursos de origen público, tales como seminarios y eventos, rendimientos financieros, arrendamientos de muebles e inmuebles, honorarios.





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1.2. INGRESOS PROVENIENTES DE OTRAS ACTIVIDADES Se incluyen en este grupo las cuotas que el reglamento de la Cámara imponga a los comerciantes afiliados.

Ingresos derivados de capacitaciones seminarios y eventos (En algunos casos puntuales donde los ingresos provenientes de dichos eventos sean catalogados como de origen privado), venta de información, servicios especiales y varios, arrendamientos de inmuebles, honorarios, donaciones y otro tipo de actividades que por su naturaleza puedan catalogarse como de origen privado. 1.3 RECAUDOS Los ingresos de la Cámara de Comercio se recaudan por los siguientes medios:

- A través de las cajas principales de cada una de las sedes de la Cámara, oficinas

receptoras o ventanillas autorizadas, recaudos de dinero en efectivo, tarjetas de crédito o débito, y cheques a la fecha.

- A través de depósitos de los usuarios hechos en las cuentas bancarias de la

cámara, verificados previamente por Tesorería. - A través de certificaciones o notas de rendimientos financieros obtenidos del

manejo de inversiones o cuentas de ahorro propias de la Institución. - A través de los recaudos que hagan los colaboradores o promotores debidamente

autorizados, en las jornadas de renovación o descentralización en los diferentes Municipios del Departamento.

- A través de Internet por transacciones online, por concepto de servicios virtuales

correspondientes a los Registros Públicos. Para estas alternativas se establecen las normas de manejo que se indican en los siguientes numerales y que comprenden autorizaciones, manejo de caja general y caja menor, manejo de cuentas por cobrar y cheques devueltos, además de los conceptos que tienen que ver con los procedimientos del quehacer diario de la gestión financiera y sus relaciones con las demás dependencias.





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VER POLITICAS CONTABLES DFD-13 1.7 INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINANRIAS

CAPITULO 2

CUENTAS BANCARIAS Y AUTORIZACIONES

2.1. REGLAMENTO CUENTAS BANCARIAS Requisito sin el cual determinadas actividades u operaciones de la Entidad no podrán tramitarse o considerarse debidamente autorizadas. Los cheques siempre llevaran dos (2) de cuatro (4) firmas registradas acompañadas del sello húmedo y sello Protectógrafo. Todos los pagos deben llevar sello restrictivo “Páguese al primer beneficiario”, por seguridad de la Entidad. Las solicitudes para el levantamiento de los sellos restrictivos en todos los casos deben constar por escrito, excepto los cheques de reembolsos de caja menor. 2.1.1 FIRMAS Para la autorización de cualquier pago se debe contar con dos (2) firmas de las cuatro (4) autorizadas, para el manejo o pago de dineros, por autorización expresa del ordenador del gasto. 2.2. PROCEDIMIENTOS 2.2.1 APERTURA Y CIERRE DE CUENTAS BANCARIAS El Área de Tesorería es la única dependencia autorizada para el trámite de apertura y/o cierre de cuentas bancarias al interior de la Entidad, previa autorización impartida por la Presidencia Ejecutiva o la Dirección Financiera.





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2.2.1.1 Apertura La apertura de cuentas se puede hacer por la creación de una nueva oficina, por la necesidad de cambio de banco o sucursal del mismo o por necesidad de manejo especial de fondos, el banco en que se realice la apertura de la cuenta debe en todos los casos tener calificación Triple AAA. En todo momento debe ser autorizada por la Presidencia Ejecutiva. Al obtener la autorización de la Presidencia, se diligencian y entregan los formatos correspondientes en la oficina del banco elegido, adjuntando la documentación solicitada. De los documentos generados en esta actividad debe quedar una copia en el área de Tesorería de la Institución, la cual se conservará como una “Hoja de Vida” de las cuentas bancarias propiedad de la Entidad. 2.2.1.2 Cierre de Cuenta Una vez emitida la directriz desde la dirección financiera, la Tesorería solicita al Banco la cancelación de la cuenta, solicitando al banco el giro del saldo de la cuenta de acuerdo a los soportes de liquidación final del convenio, así mismo procederá a anular y destruir la chequera en caso de existir, en todo momento debe ser autorizada por la Dirección Financiera. 2.2.2 SOLICITUD DE CHEQUES O CHEQUERAS El área de Tesorería elabora un oficio a la sucursal del banco respectiva, solicitando la entrega de la chequera de la cuenta bancaria requerida, incluyendo en el oficio el nombre del colaborador autorizado para su entrega, así mismo debe adjuntar el desprendible que viene en la chequera debidamente diligenciado y firmado por el personal autorizado para tales fines. Cuando se trata de cheques en formas continuas la misma dependencia prevé con tiempo suficiente la duración de las formas en existencia y se pone en contacto con el banco para la impresión y suministro de nuevas formas en la cantidad que se determine con la Dirección Financiera. Esta solicitud junto con las características autorizadas por la Entidad para las formas continuas, debe constar por escrito.





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Todos los pagos que deba realizar la Cámara de Comercio, serán ejecutados a través del Área de tesorería, mediante cheques, o transferencia electrónica previo cumplimiento de los requisitos que se establecen para cada caso en lo concerniente a autorizaciones y soportes. Las firmas válidas ante los Bancos para la rubricación de cheques y aspectos de representación, serán autorizadas por la Presidencia Ejecutiva. Ídem para los cambios de firmas. Los colaboradores autorizados para firmar los cheques emitidos por la institución no podrán delegar tal autorización y los bancos deben tener confirmación escrita de la Presidencia Ejecutiva en este sentido. Cuando un colaborador autorizado para firmar cheques anuncie su retiro de la Cámara, deberá existir comunicación previa de la Presidencia Ejecutiva a los Bancos, anunciando el evento y la fecha límite de vigencia de la autorización a revocar; esta actividad se debe realizar desde la Tesorería. El diligenciamiento de las chequeras o cheques impresos en forma continua, será privativo de la sección de Tesorería El almacenamiento de las formas continuas en blanco sin autorización del banco será responsabilidad de la Tesorería. El almacenamiento de las formas continuas en blanco con autorización del banco será responsabilidad de tesorería, y deberán permanecer dentro de la caja fuerte cuando no se estén utilizando. El almacenamiento de los cheques girados y no entregados al proveedor será responsabilidad de tesorería, y deberán permanecer dentro de la caja fuerte. En ninguna circunstancia deberá firmarse cheques en blanco, ni girados al portador, como tampoco autorización de compra de chequera al portador. Las cuentas bancarias de las Oficinas Seccionales deben establecerse condicionadas de la misma manera que en la Sede Principal.





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No deben autorizarse a ningún nivel Jerárquico cambios de cheques de cuentas personales, de otras plazas o girados por la entidad con dineros de los recaudos de la Cámara de Comercio, excepto los cheques de reembolsos de caja menor.

CAPITULO 3

CAJA GENERAL

El manejo de la caja general en la Institución estará bajo la responsabilidad directa de la Dirección Financiera, como jefe de tesorería propiamente dicho. De esta manera queda establecida la asignación de la responsabilidad por el manejo de ingresos, egresos, inversiones y flujo de fondos, con sus respectivas proyecciones y presupuestos. Todo ingreso debe estar soportado por el correspondiente recibo de caja oficial (documento equivalente a la factura) o el respectivo documento soporte como consignaciones, notas contables o notas créditos. Los recibos de caja serán prenumerados por el sistema y emitidos en original y una copia. Cuando el pago se origina por documentos de los registros públicos, El recibo original será entregado al cliente y la copia acompañará a los documentos radicados en la sección de registro en todo su trámite. Cuando el pago se origina por otros conceptos, el original será para el cliente y la copia para el área generadora del ingreso. Para el caso de las Jornadas de Descentralización del Registro en los Municipios distintos a donde se ubican las sedes de la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, se podrá hacer uso de Recibos de caja para ser diligenciados en forma Manual con las siguientes observaciones:

a. Los recibos de Caja para diligenciamiento Manual deben ser preimpresos en

Tipografía, prenumerados en forma consecutiva y con la información completa de la Entidad, en original y una copia.

b. El control de los Talonarios de Recibos de Caja debe ser ejercido por el colaborador encargado de la Tesorería, el cual llevara un registro de control donde se indique la asignación de los talonarios y la numeración de los recibos en la distribución a cada una de las sedes, para la legalización de cada recibo manual, este deberá contar con el número del recibo pre impreso para garantizar así el registro y control de los dineros recaudados, cuando se agote cada talonario, este deberá ser entregado a la





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Tesorería. El manejo de los recibos de caja manuales, será responsabilidad del colaborador autorizado para su uso.

c. En las oficinas seccionales, el Director de sede serán los responsables de la custodia, los mismos deberán guardar el orden cronológico del uso, dar ingreso en la misma fecha de su elaboración generando el recibo oficial de caja emitido por el Sistema, cada recibo manual expedido con anterioridad deberá contar con el número del recibo. En las sedes respectivas, esta labor y responsabilidad recae en el Colaborador encargado de la Jornada de descentralización del Registro.

d. Queda absolutamente Prohibido la Elaboración de Recibos Manuales de Caja en

situaciones Distintas a las Jornadas de Descentralización de Registro como se enunció en los literales anteriores, a excepción de la venta de formularios y recepción manual de tramites de los registros Públicos en caso de presentar problemas con el sistema y cuando los enlaces de contingencia no den respuesta; para tales fines se deberá solicitar el respectivo talonario al responsable, igualmente se llevaran recibos manuales para el cobro de seminarios y campañas en municipios diferentes a las Sedes, los cuales deberán ingresar al sistema el mismo día de su emisión.

e. Cuando se produzcan errores en el registro de ingresos, por parte de los Auxiliares de Registro II, el colaborador responsable informará al superior inmediato, sobre este error para que este solicite a la Dirección Financiera la anulación de la operación correspondiente, esto se deberá realizar el mismo día, adjuntando el recibo original y la copia, de no hacerse así dicho colaborador deberá cancelar el valor generado por este error en tesorería, para el respectivo cierre de caja. En caso de requerir la generación de un certificado por gastos administrativos, el colaborador habilitado para tal fin deberá solicitar autorización al jefe inmediato o persona autorizada de área de Registros Públicos, quien llevará el control respectivo.

f. Absolutamente todos los ingresos recaudados por la Entidad deben consignarse a más tardar el día hábil siguiente de servicio Bancario a la fecha en que se produjo dicho recaudo.

g. Una vez se entregue al mensajero el dinero con las respectivas consignaciones, este debe firmar el formato de Ingresos públicos y privados DFF-01, los recursos deberán ser consignados inmediatamente en los bancos asignados; bajo ninguna circunstancia estos dineros deberán ser regresados al tesorero; salvo un caso comprobado de fuerza mayor.





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3.1. INGRESOS POR FACTURACIÓN DE SERVICIOS O PRODUCTOS: La Cámara de Comercio, en principio, no ofrecerá servicios para facturar a crédito. No obstante, para cubrir las eventualidades que puedan presentarse con los usuarios oficiales o los de excepción, se hace necesario establecer la emisión de una factura a crédito, con autorización de la Presidencia Ejecutiva o el Director Administrativo mediante oficio. 3.1.1. Autorizados para emitir facturas: El área de Tesorería, es la única dependencia autorizada para la elaboración de las facturas, las cuales serán expedidas por el software contable.

3.1.2. El original de la factura y sus copias serán distribuidos así:

- Original para el cliente. - Copia para archivo del área de Tesorería. - Copia para el colaborador que solicita la emisión de la factura, quien será el responsable directo de realizar la actividad de seguimiento para el cobro de los dineros facturados.

3.2 INGRESOS POR RENTA DE INVERSIONES: Los ingresos por rendimientos de inversiones se harán efectivos con la certificación o nota crédito que al respecto conseguirá tesorería ante la correspondiente entidad bancaria, generando ésta el movimiento contable y soportándose con el título correspondiente de cada inversión. Los títulos serán custodiados en la caja fuerte de la Tesorería. 3.3 ARQUEOS Y SUPERVISIÓN DE CAJA 3.3.1 Objetivo

Mantener el control de todas aquellas operaciones de ingreso de dineros que se reciben y se consignan en la Entidad. De igual forma se debe aplicar este procedimiento para cajas menores y todo lo relacionado con dineros. 3.3.2 Responsable





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El responsable directo de los arqueos es la Dirección Financiera sin eximirlo de la misma cuando este delega en otro colaborador su elaboración; el Área de Calidad y Control Interno realizara arqueos en forma selectiva y aleatoria como actividad complementaria. 3.3.3 Normas El arqueo de caja se debe hacer directamente en el sitio donde se encuentra ubicada la caja y sin previo aviso. El colaborador encargado deberá escoger al azar una o más de las cajas de acuerdo a su criterio, rotándolas en cada oportunidad. Las fechas en las que se realiza el arqueo deben ser diferentes.

El colaborador que coordina el arqueo debe diligenciar el formato de arqueo, en donde se describen tanto los dineros y títulos valores como los documentos que en el momento del arqueo se encuentren en la caja. Formatos que se deben tener archivados en orden cronológico en la dependencia de quien la realiza, debidamente firmadas.

El colaborador responsable del recaudo y de las cajas menores, deberán colaborar plenamente con el desarrollo del arqueo.

Sólo se realizarán arqueos a las cajas del Registro Público y a la Caja Menor del dinero que se encuentre en el cajón destinado para guardar el mismo, el colaborador encargado de esta labor no podrá mantener dinero que provenga de actividades propias de la Cámara por fuera del Cajón de Seguridad asignado para tal fin, y dada la razón del cargo, los dineros particulares o personales los debe guardar aparte de los recursos Cámara y nunca mezclarlos ni dejarlos a la vista en el sitio de trabajo.

Los Auxiliares de Registro II con funciones de caja y los responsables del manejo de la caja menor solo están autorizados para realizar cambio de dinero por sencilla con el responsable de tesorería en cada una de las sedes.

Este arqueo se deberá realizar mínimo una (1) vez al mes, entregando copia del formato de arqueo respectivo al Director Financiero para Vo Bo.

EL monto de dinero recaudado incluyendo la base en cada caja del registro, no puede sobrepasar el valor máximo expresado y contenido en las Pólizas de Seguros vigentes.

3.3.4 Creación Autorización de bases de Caja





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Las bases de caja se deben crear, eliminar o modificar mediante memorandos, a solicitud del Director Financiero quien revisará la viabilidad en asocio con el jefe de área, para posterior solicitud de aprobación de la Presidencia Ejecutiva de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA.

3.3.5 Apertura de bases de Caja La Dirección Financiera será la dependencia encargada de preparar las comunicaciones por medio de las cuales se constituyan o modifiquen las bases de Caja y de coordinar el trámite para contar con la disponibilidad respectiva. De la misma manera se le debe Informar a la Tesorería sobre la creación de bases de Caja, las bases deben quedar a nombre de la persona responsable del cargo de Tesorería y en las seccionales a cargo del colaborador que ejerce las funciones de Tesorería en su defecto el Director de la Seccional, para el caso de auxiliares de registro II con funciones de caja temporales las bases deben quedar a nombre de cada responsable de acuerdo al memorando emitido por la Coordinación de Talento Humano y Contratación, según solicitud previa realizada por la Dirección de Registros Públicos en la sede principal y por los directores de las oficinas seccionales, para que Tesorería a su vez realice la apertura de la misma en el Software contable de la Entidad, referenciado el nombre del colaborador responsable con su respectiva identificación, este memorando deberá ser firmada por presidencia Ejecutiva y entregada a Tesorería para la expedición del cheque a nombre de la Tesorera o las personas encargadas en las sedes de esta función. Una vez finalizada la contratación del personal temporal, se procede a la devolución de dichas bases de caja mediante consignación del valor de las bases, soporte que se deberá adjuntar al acta de entrega realizada entre Tesorería y la persona responsable, para posterior registro contable.

3.4. FALLAS EN LA COMUNICACIÓN ENTRE LA SEDE PRINCIPAL (POPAYAN) Y LAS SEDES

DE SANTANDER Y/O EL BORDO.

Para que no se presenten inconvenientes con el procedimiento establecido, se deben seguir los siguientes pasos:

Se debe informar inmediatamente del problema de comunicaciones, a la Dirección de Tecnología de la sede principal. Con ayuda de los encargados de sistemas, realizar el montaje del plan de contingencia para la comunicación.





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Las cajas, sin excepción se deben cerrar en el mismo día de operación y por ningún motivo deben quedar pendientes para el día siguiente.

Se debe tener en cuenta igualmente, que al finalizar la jornada laboral, el Auxiliar de registro II con funciones de caja debe esperar hasta el cierre correspondiente realizado por Tesorería, en caso de que no se haya restablecido la comunicación, en alguna sede, se deben comunicar por medio de celular con el tesorero e informarle el valor del dinero recaudado en el día mediante correo electrónico, para que este realice el procedimiento de cuadre de caja. VER POLITICAS CONTABLES DFD-13 1.1 EFECTIVOS Y EQUIVALENTES DE EFECTIVOS

CAPITULO 4

CAJA MENOR

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE CAJAS MENORES CREADAS EN EFECTIVO

4.1. Creación Autorización de cajas menores

Las cajas menores se deben crear o modificar mediante memorandos autorizados por la Presidencia Ejecutiva a solicitud de la Dirección Financiera de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA, según las necesidades identificadas.

4.2. Apertura de cajas menores

La Coordinación de Talento Humano y Contratación será la dependencia encargada de preparar las comunicaciones por medio de las cuales se constituyan o modifiquen las cajas menores referenciado el nombre del colaborador responsable con su respectiva identificación. De la misma manera se le debe Informar tanto a la Dirección Financiera la creación de la Caja Menor para que esta a su vez realizar la apertura de la misma en el Sistema Contable, como al área de Calidad y Control Interno para lo de su competencia.

4.3. Procedimientos de control y registro de las cajas menores.

El registro del movimiento de las cajas menores se debe llevar por los colaboradores asignados para su manejo, a través del software contable de acuerdo con la estructura de





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control que establecidos por la Entidad. Registro que en cualquier momento puede ser verificado.

El responsable de caja menor debe realizar los siguientes controles:

Un control diario de la caja menor, para registrar las operaciones realizadas con cargo a los fondos de la caja menor, por cada uno de los conceptos autorizados.

Las operaciones se deben registrar de manera individual y en orden cronológico, con base en los comprobantes o documentos que respalden cada operación, indicando: fecha del pago, número del comprobante de caja menor, nombres y apellidos completos del beneficiario, Nit. del beneficiario, dirección y teléfono del beneficiario, codificación del centro de costos y el programa afectados, concepto claro del pago y valor pagado, lo anterior de acuerdo a la información solicitada por el software contable, los comprobantes de pago o comprobantes de egreso por caja menor utilizados, deben enumerarse en forma consecutiva y ascendente.

La primera entrada (partida débito) en el Control diario de la caja menor, corresponderá al valor del primer cheque que se expida para disponer de los fondos en efectivo, y las salidas (partida crédito) cuando se realicen pagos de los bienes o servicios.

En caso de fallas en el sistema, los registros auxiliares se deben llevar en forma manual, de tal manera que los errores de trascripción que se lleguen a presentar se deben corregir mediante la anotación respectiva en el renglón siguiente, de tal manera que quede constancia de la corrección. No se admiten tachones, borrones o cualquier otra enmendadura.

4.4. Colaboradores encargados del manejo

La Presidencia Ejecutiva, podrá designar a cualquier colaborador idóneo de la entidad para que sea responsable del manejo de las cajas menores, excepto a quienes estén desempeñando funciones del área de Calidad y Control Interno o tengan a su cargo el manejo de bienes o recaudo de dineros por cualquier concepto.

Los pagos deben realizarlos solo los colaboradores que tengan a su cargo el manejo de las cajas menores; no obstante si por alguna razón las compras del bien o servicio debieran realizarla otros colaboradores, se les entrega el dinero necesario y se les hace firmar un recibo provisional, el cual debe ser reemplazado por el comprobante definitivo a más tardar al día hábil siguiente.





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Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia, encargo o vacancia definitiva, el jefe inmediato deberá informar oportunamente a la Coordinación de Talento y Contratación para que éste a su vez, realice el respectivo memorando autorizado por la Presidencia Ejecutiva, para encargar a otro colaborador que deberá ser capacitado por el área financiera para el manejo de la misma. Cuando subsista situación de incapacidad, solo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo al colaborador designado, al recibo y a la devolución de la respectiva Caja Menor, dicho documento debe ser allegado de manera inmediata como soporte a la Dirección Financiera para los tramites contables pertinentes, el jefe inmediato deberá velar para que este procedimiento se cumpla.

Cuando se termine el año fiscal, deberá hacerse una legalización definitiva de la caja menor, efectuando el reembolso total de los gastos realizados, y consignando el efectivo existente con corte a la fecha, enviando los soportes respectivos al área financiera.

4.5 Conceptos y montos.

La cuantía máxima de cada una de las cajas puede ser hasta por el valor que autorice la Presidencia Ejecutiva.

El dinero que se entregue para la constitución de cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos y que tengan el “CARÁCTER DE URGENTES Y/O MENORES”, los cuales, solo requerirán de autorización del Director de área o de las oficinas seccionales.

El monto máximo permitido para pagos en efectivo es el equivalente al 10% del valor de la total de la caja menor, o el valor autorizado estipulado en el memorando respectivo. En forma excepcional se podrán cancelar valores superiores en las Oficinas Seccionales, hasta por el monto de los valores a pagar por concepto de servicios públicos de acueducto y alcantarillado, energía eléctrica y teléfono.

Los recursos asignados a las cajas menores se pueden utilizar para el pago de bienes y/o servicios de cualquier naturaleza con excepción de los siguientes conceptos en el PUC los cuales para su pago por caja menor requieren de autorización previa del de la Jefatura Financiera debido a que están sujetos a retención en la fuente:

Honorarios.

Combustible y lubricantes.





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Otros conceptos que den base para retención en la fuente y se requiera su pago a través de caja menor.

4.6. Documentos soporte de las transacciones

Los colaboradores con atribuciones para el gasto y pago (Presidencia Ejecutiva y Directores de Área y Directores Oficinas Seccionales), deben autorizar con su firma las compras de bienes y servicios susceptibles de atenderse con los recursos de la caja menor. Siempre y en todos los caso, la firma de Autorización del pago es la de los colaboradores antes referenciados. En caso de ausencia de alguno de ellos y especialmente en ausencia de los Directores de las Oficinas Seccionales, la firma de Autorización de los pagos por fondos de caja menor la debe realizar el Director Administrativo o el Colaborador delegado mediante memorandos.

Las facturas que se reciban como soporte de cada uno de los desembolsos de las cajas menores, deben cumplir todos los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario y demás normas legales aplicables:

“ARTÍCULO 617. REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA: Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 617 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a) Estar denominada expresamente como factura de venta; b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio; c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios,

junto con la discriminación del IVA pagado; d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de

facturas de venta; e) Fecha de su expedición; f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados; g) Valor total de la operación; h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura; i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas;

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se





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entienden cumplidos los requisitos de impresión previa, de acuerdo al memorando de autorización de facturación por computador expedida por la DIAN.

En todos los casos el memorando de facturación de DIAN, tiene vigencia de dos años.

Para los responsables del régimen simplificado, se exigirá copia del RUT que corrobore dicha condición y se elaborará la respectiva factura o documento equivalente”.

4.7. Reembolsos y legalización de la caja menor.

Cuando se haya gastado por lo menos el cincuenta por cuento (50%) de los fondos de la caja menor, se debe radicar en Tesorería la relación totalizada de los recibos de caja menor de los gastos efectuados generada por el software, para su correspondiente trámite de reembolso, acompañada de todos los soportes respectivos; una vez la solicitud de reembolso sea revisada y radicada en el area de tesorería se tendrán cuatro (4) días hábiles para el proceso de elaboración de cheque y posteriormente se realizará la entrega o envió a las oficinas solicitantes en especial a las Oficinas Seccionales ubicadas en Municipios diferentes a los de la sede principal de la Entidad.

En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

1. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.

2. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

3. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según el caso.

4. Relacionar dirección, teléfono en el comprobante de gastos. 5. Cumplir con todos los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario y

demás normas legales aplicables.

4.8. Arqueos de la caja menor

Se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos con una periodicidad mínima de una (1) vez al mes por colaboradores que tengan dicha función o la Dirección Financiera, diferentes de quienes manejan las cajas menores, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos, adecuados y que los saldos





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correspondan; constatando los recursos asignados a las cajas menores, realizando el conteo físico, independientemente de la verificación que se pueda realizar por parte de la Revisoría Fiscal.

De los resultados que se establezcan, se debe dejar constancia en el formato de arqueo, firmado tanto por el colaborador que los practique como por quien tenga asignada la caja menor.

En caso de presentarse diferencias por sobrantes se debe realizar la consignación de dichos valores y en caso de un faltante, se debe cancelar inmediatamente, el colaborador responsable del arqueo deberá informar cuando el monto sea superior a $20.000, a la Presidencia Ejecutiva para las investigaciones internas a que haya lugar. En caso de que el sobrante o faltante este en fracción de menos de cincuenta pesos, no será causal de novedad en el arqueo. El faltante o sobrante que arroje el arqueo deberá ser contabilizado a una cuenta de responsabilidades o de otros ingresos dependiendo del hallazgo.

En los arqueos se debe tener en cuenta que la suma del efectivo, los comprobantes de egreso y los recibos provisionales, debe ser igual al valor total autorizado para la caja menor.

4.9. Prohibiciones

Se establecen las siguientes prohibiciones para el manejo de las cajas menores:

1. Atender gastos personales o préstamos y cambiar cheques del colaborador que tenga a su cargo la caja menor, o de cualquier otra persona.

2. Fraccionar pagos de un mismo elemento, servicio o proveedor. 3. Atender pagos por conceptos distintos de los autorizados en la creación de la Caja

menor 4. Atender pagos por conceptos inherentes a la nómina. 5. Permitir demoras mayores a un (1) día hábil para la legalización de recibos

provisionales. 6. Tramitar compras de bienes y servicios a crédito con el compromiso de cancelarlos

con los recursos de la caja menor. 7. No se deben realizar pagos por anticipado de bienes y servicios. 8. Realizar desembolsos para atender gastos ajenos a la entidad.

Cuando por cualquier circunstancia una caja menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla hasta tanto la anterior haya sido legalizado en su totalidad.





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4.10. Póliza global de manejo

Con cargo a la empresa, la Dirección Administrativa es responsable de gestionar ante la Compañía de Seguros respectiva, la inclusión en la Póliza Global de Manejo vigente de los colaboradores a quienes se designe para el manejo de las cajas menores.

4.11. Reintegros Definitivos

Cuando se decida la cancelación de una caja menor, su titular la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió.

4.12. Normas Generales de la Caja Menor.

Previamente a la realización del gasto, se debe consultar la disponibilidad presupuestal. Si no hay presupuesto autorizado, no se debe efectuar el gasto, hasta tanto se haya aprobado la adición o el traslado presupuestal por parte de la Junta Directiva de la Entidad.

La fecha del comprobante de gasto debe corresponder al mes que se está legalizando.

Se debe efectuar corte mensual del movimiento de Caja Menor y pasar al proceso Contable y Financiero todos los Comprobantes de Egreso pendientes de reembolso del mes anterior, a más tardar el primer día hábil siguiente del nuevo mes, con el fin de hacer registros contables en el periodo correspondiente y evitar reportes extemporáneos de documentos al proceso financiero con las implicaciones que esto genera en la calidad de la información de los Estados Financieros.

La legalización definitiva de la Caja Menor, constituida durante el año, se hará antes del 31 de diciembre, fecha en la cual se deberá enviar los comprobantes de Egreso pendientes de reembolso al Proceso Financiero y contable, reintegrar el saldo sobrante y el respectivo colaborador responderá fiscal y pecuniariamente por el cumplimiento de su legalización oportuna y del manejo de los dineros que se encuentren a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiere lugar.

Los responsables de las Cajas Menores deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar al área de Calidad y Control Interno, Revisoría Fiscal o quien delegue la Entidad.

VER POLITICAS CONTABLES DFD-13





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1.1 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO

1.2 INSTRUMENTOS FINANCIEROS

CAPITULO 5

CUENTAS POR COBRAR Y CHEQUES DEVUELTOS

En la Cámara de Comercio del Cauca no existe de manera definida una sección de cobranzas, por lo que la responsabilidad ejecutiva de esta operación queda delegada así: a. Podrán autorizar la venta de bienes y servicios a crédito la Presidencia Ejecutiva, únicamente. b. Para las facturas a crédito autorizadas para cada una de las áreas o seccionales de la Entidad, la responsabilidad del cobro recae sobre cada uno de los colaboradores responsables de dichas áreas o seccionales. c. Como medida restrictiva para la emisión de facturas a crédito, se establece que para su emisión la factura será elaborada en la oficina de Tesorería previo soporte de autorización, el cual debe llevar el Vo Bo de la Dirección Financiera. d. El auxiliar contable II responsable del área de contabilidad deberá informar por escrito área o responsable de la factura para que se inicien la gestión detallada a continuación:

De 1 a 15 días de vencimiento, Llamada telefónica.

Con 30 de vencimiento requerimiento escrito.

Con más de 30 días de vencimiento, requerimiento escrito con aviso de paso a cobro jurídico.

En esta gestión la oficina de tesorería contará con el respaldo y asesoría de la Dirección Financiera.

e. Aquellas cuentas por cobrar que pasados treinta (30) días de su fecha de vencimiento no se hayan hecho efectivas, serán presentadas por el auxiliar contable II de la Entidad con una relación adjunta ante la Dirección Financiera, para que por su conducto se inicie el trámite que se considere conveniente. Esta gestión no implica eximir la responsabilidad al area que solicitó la generación de factura a crédito, la no realización de la gestión





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correspondiente a la recuperación de la cartera, será causal de aplicación al reglamento interno de trabajo para determinar las acciones disciplinarias del caso.

f. La oficina de contabilidad será responsable del trámite de cobranza para aquellas circunstancias excepcionales de crédito que se cursen a través de su área, con la autorización del ente jerárquico superior. g. En la eventualidad que se presenten cheques devueltos y con la información que al respecto suministrará la sección correspondiente, la obtenida a través de llamadas telefónicas de los jefes de cuentas corrientes de los Bancos a Tesorería, al recibir los extractos bancarios, o previa información del conciliador Bancario, será responsabilidad del Tesorero:

- Estar pendiente de las notas de devolución de cheques y de los cheques mismos. - Estar pendiente de las notas débito y crédito. - Llevar el control de los cheques devueltos y hacer las gestiones pertinentes para recuperar estos dineros, informando de su gestión a su jefe inmediato.

Si la gestión se culmina el cheque será devuelto a su girador, previa recepción del soporte que evidencie que el pago ha sido efectivo. Si por el contrario, el cheque resultara incobrable, será entonces enviado a la Dirección Financiera acompañándolo de un memorando explicativo de la situación, para proceder con el cobro judicial. VER POLITICAS CONTABLES DFD-13 1.2 INSTRUMENTOS FINANCIEROS

Medición posterior pasivo financiero

CAPITULO 6

ANULACION DE RECIBOS, CUADRES DE CAJA, CONSIGNACIONES Y CONCILIACIONES

6.1. ANULACION DE RECIBOS: En la eventualidad en que un cajero lance un recibo en forma errada, el mismo día, antes de realizar el cuadre de caja debe informar a la dirección de Registros y Gerente CAE, Dirección de Oficina Seccional o a quien haga sus veces, sobre la situación anómala presentada. El procedimiento que debe seguirse es el siguiente:

1. Cajero emite el recibo y se da cuenta del error.





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2. Cajero informa a la Dirección de Registros Públicos y Gerente CAE, Dirección de Oficina Seccional o a quien haga sus veces, sobre el error.

3. La Dirección de Registros Públicos y Gerente CAE, Dirección de Oficina Seccional o

quien haga sus veces, verifica el error y elabora un oficio o correo electrónico dirigido al Director Financiero o a quien haga sus veces, para que ANULE el recibo; en ausencia del anterior lo realizará la Dirección de Tecnología.

4. El oficio debe contener, como mínimo, la siguiente información:

Solicitud de anulación del recibo. Recibo No. ____ Operación No. _______ Valor del recibo $ _______ Nombre del Usuario ____, Nombre y Código del Cajero _________ CAUSA o motivo que genera la anulación________

NOTA: Al oficio debe adjuntarse el recibo anulado en original y copia, para que se proceda con la anulación del recibo, este soporte debe reposar en la Dirección Financiera.

En el caso en que el cajero no reporte el error, debe responder económicamente, lo que significa que al momento de hacer el cuadre de caja diario, debe pagar el valor que aparece en el recibo.

Cuando por cualquier motivo, la Dirección de Registros Públicos y Gerente CAE no se encuentre en la Entidad, quién está autorizada para solicitar la anulación es el Coordinador CAE. Ningún colaborador está autorizado para modificar la base de datos de Registros Públicos de la CÁMARA DE COMERCIO DEL CAUCA (cambio de fechas, modificación sin justa causa de datos financieros, cambio de estados, etc.). La adulteración comprobada de los datos reportados conlleva para el responsable, además de la investigación y sanción administrativa, una denuncia penal, con las correspondientes consecuencias judiciales. 6.2. CUADRES DE CAJA.





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Antes de iniciar la jornada diaria de trabajo, el Tesorero, debe realizar la entrega de las bases de caja a los Auxiliares de Registro II con funciones de caja. Cada uno de los cajeros al terminar la jornada de la mañana inmediatamente procederá a entregar al colaborador de tesorería o quien ejerza esa función, el valor total recaudado en la jornada más la base en la bolsa de seguridad asignada con llave, de lo cual se dejara constancia en el formato DFF-02 debidamente firmado, el Tesorero procederá a guardar dichos recaudos en la caja fuerte. Al terminar la jornada de la tarde cada uno de los cajeros procederá a entregar al colaborador de tesorería, el valor recaudado en dicha jornada y éste a su vez hará la cuenta total con la suma recibida durante la jornada, determinando así el valor total del día en forma individual y firmando el respectivo recibo por el total recibido.

El Tesorero procederá a realizar el cierre de caja en el sistema a cada cajero, o a quien haga sus veces en la oficinas seccionales, en el caso de la oficina seccional el Bordo el responsable de esta función es el director de la oficina, quien hará la revisión precisa y determinará si existe sobrante o faltante de acuerdo a los valores que previamente recibió. En caso de presentarse diferencias por sobrantes, este debe registrarse por parte del Tesorero en el soporte de cada cierre y en caso de un faltante, se debe cancelar inmediatamente deberá reportar a la Dirección Financiera, quien a su vez de ser pertinente informará a la Presidencia Ejecutiva, para las investigaciones administrativas a que haya lugar.

Los cuadres finales de cada uno de los cajeros, producidos por el sistema computarizado de cajas, deberán imprimirse y firmarse por ellos y el tesorero, para su posterior archivo. Al finalizar la Jornada los cajeros deberán entregar al tesorero las bases las cuales reposaran en caja fuerte de la oficina de Tesorería, la copia de los recibos de venta de certificados y venta de formularios del Registro, recibos de gastos administrativos con la firma que autoriza la generación del gasto administrativo y la causa de su expedición, lo cual aplica para las oficinas seccionales o receptoras. 6.3. CONSIGNACIONES El tesorero después de realizar los cuadres de caja diario, procederá a elaborar las consignaciones Bancarias teniendo en cuenta que los dineros de naturaleza pública deberán ser consignados en cuenta separada de los dineros de naturaleza privada.





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En las oficinas seccionales se debe observar el mismo procedimiento teniendo en cuenta que será el Jefe de la sede o la persona delegada para tal fin, quien haga las veces de tesorero. Se debe escanear y enviar por correo electrónico al tesorero y auxiliar contable, la información del movimiento diario de las consignaciones realizadas en las sedes, donde se envíe el resumen del movimiento diario de Caja, debidamente firmado por la persona responsable, sin excepción se deben realizar el cierre el mismo día de operación y por ningún motivo deben quedar pendiente para el día siguiente. Las consignaciones diarias del efectivo de la Entidad serán realizadas por:

Sede de Popayán: Mensajero, en su ausencia las realizará el Auxiliar de Almacén II o por la persona designada por la Dirección Financiera.

En la Oficina Seccional Santander de Quilichao: El Director de la Oficina Seccional o quien este delegue.

En la Oficina Seccional el Bordo: El Director de la Oficina Seccional o quien este delegue. NOTA: Todos los Colaboradores que realizan la consignación diaria de dineros de la Entidad, deben en todos los casos y sin excepción alguna estar cubiertos por la Póliza de Seguro respectiva. El monto máximo establecido por las Pólizas de Seguros para transporte de valores entre la sede de la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA y la Entidad Bancaria, es en todos los casos y sin excepción es el expresado y contenido en las Pólizas de Seguros vigentes. Para efectos del transporte en temporada de renovación o cuando así lo estime conveniente, la Dirección Financiera determinará la utilización de los servicios de una empresa privada de transportes de valores y se procederá observando los siguientes puntos: - El dinero de la consignación será preparado por el tesorero, igualmente diligenciará la

planilla de la transportadora. - El tesorero procederá al embalaje del dinero y a la colocación del sello de seguridad, así

mismo debe verificar, que el encargado de la empresa transportadora firme la planilla y verifique la información contenida en la bolsa de seguridad.

- El mensajero o la persona autorizada por la Entidad, se presentará en las oficinas del banco respectivo y presenciará personalmente la apertura del sello de seguridad y el conteo por parte del cajero del banco de los dineros de la consignación, esto si la empresa transportadora de valores así lo requiere.

- El soporte de consignación diaria será entregado a la oficina de Tesorería, con las novedades que se puedan presentar por parte de la Transportadora.





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EL monto de dinero máximo en caja fuerte no puede superar el valor expresado y contenido en las pólizas de seguros vigentes. Cuando se alcancen los montos establecidos en las cajas del Registro Público; el tesorero o quien haga sus veces en las sedes deberá contar el dinero en las cajas, hacer firmar el recibo de avance de cajeros DFF-02; se deberá garantizar el traslado en la sede principal del area de registro al área de tesorería mediante acompañamiento de vigilante. Para el caso específico de las Oficinas Seccionales, cuando se alcancen los montos establecidos en las cajas del Registro Público, deberá utilizarse el sistema de acompañamiento con escolta policivo. Para la jornada ordinaria de recaudos, el mensajero o la persona autorizada por la Entidad encargado de realizar la consignación ante el banco, debe realizar el conteo de los dineros a consignar firmando el formato de ingresos públicos y privados DFF-01, el soporte de consignación diaria será entregado a la oficina de Tesorería el mismo día de dicha consignación 6.4. CONCILIACIONES.

Las conciliaciones bancarias deberán realizarse dentro de los primeros quince (15) días

calendario del mes siguiente y efectuar seguimiento mensual a las partidas pendientes

dejando evidencia del seguimiento a las mismas en el formato establecido para el caso.

Cuando las partidas conciliatorias superen los treinta (30) días se debe realizar llamadas

telefónicas a los beneficiarios de los cheques para que sean cobrados, en el caso de que

estas partidas superen más de ciento ochenta (180) días se deberá remitir un oficio a

Presidencia Ejecutiva, solicitando la anulación del cheque y contabilizándolo en una cuenta

por PAGAR hasta que el proveedor reclame el pago, en el evento de superar los trescientos

sesenta días (360) días se deberá realizar un oficio dirigido a Presidencia Ejecutiva, en

donde se comunique las consideraciones correspondientes para ser llevado al ingreso ante

el no cobro de cheque por parte del proveedor.

El conciliador bancario revisará en el extracto, la liquidación de los intereses sobre los depósitos, cuentas de ahorro y otras inversiones, para realizar los registros contables pertinentes.





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El conciliador se comunicará con los proveedores, recordando el cobro de los cheques girados, vía telefónica hasta 30 días y superior de manera escrita, esta información quedará registrada en el formato de partidas conciliatorias.

6.5. TRASLADOS BANCARIOS.

Siempre que la Entidad requiera realizar traslados bancarios que involucren el movimiento

de ambos fondos, tanto recursos públicos como recursos privados deben quedar consignados

a más tardar dos días antes de finalizar cada mes de tal forma que se realice el canje

bancario dentro del mes, en ningún momento deberán quedar girados los cheques sin

efectuar la consignación respectiva.

El Auxiliar Contable enviará un correo electrónico cuando se trate de ajustes y reintegros

entre ambos fondos a la Tesorería para que esta proceda a elaborar los cheques o

transferencias respectivas, las cuales deben contener el visto bueno del Director Financiero

responsable del Área.

La Tesorería será la responsable de la elaboración y consignación de los traslados en las

fechas establecidas y a los recursos correspondientes (Público o privado) en el presente

manual.

CAPITULO 7

EGRESOS

7.1. LAS DELEGACIONES PARA AUTORIZAR EL GASTO SE ESTABLECEN ASÍ:

En las seccionales, la facultad de ordenar el gasto queda limitada a los montos y procedimientos establecidos para el manejo de las respectivas cajas menores. Los demás gastos serán autorizados por el ordenador del gasto. En la Entidad, la facultad de ordenar el gasto se establece así:

a) Por Presidencia Ejecutiva: Hasta cien (100) S.M.M.L.V.





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b) Presidencia Ejecutiva con autorización de la Presidencia de la Junta Directiva: Mayores a cien (100) S.M.M.L.V e inferiores a ciento cincuenta (150) S.M.M.L.V.

c) Junta Directiva: De ciento cincuenta (150) S.M.M.L.V. en adelante.

7.2 RADICACIÓN DE FACTURAS Y/O CUENTAS DE COBRO: Aunque los gastos puedan generarse en cualquiera de las dependencias de la Institución, su contabilización y/o causación se tramitará a través de un documento cierto (facturas, o cuentas de cobro, exclusivamente) originales y con el lleno de los requisitos legales. Cuando por necesidad urgente no se cuente en forma inmediata con el documento original se podrá tramitar la contabilización y pago con documento diferente mientras se provea dicho original; situación de la cual deberá encargarse el auxiliar contable II, este trámite debe ser autorizado en cada caso por la Presidencia Ejecutiva. 7.2.1 Para las facturas o cuentas de cobro debe tenerse en cuenta los siguientes aspectos: (Ver instructivo pago a proveedores DFI-01). Las cuentas de cobro, como las facturas, deben remitirse a contabilidad acompañadas de los documentos referenciados en el Manual De Contratación de la Entidad y teniendo en cuenta la tabla de cuantía para la cancelación del servicio, Con la respectiva orden de compra del bien o servicio generada por el sistema y debidamente diligenciada, con el visado del responsable que recibió lo facturado. Si la Cuantía establece que debe generar contrato las órdenes de compra y/o de servicios deberán llevar el visto bueno de la Coordinación del Área de Talento Humano y contratación con lo que se garantiza que el proveedor cumple con todos los requisitos establecidos en el Manual De Contratación, es importante que tanto en la factura o cuenta de cobro como en la orden de servicio, debe hacerse figurar el número del contrato y la cuota del pago que se tramita.

a) Todas las órdenes de servicio y de compra deben llevar el visto bueno del ordenador

del gasto, de acuerdo a lo reglamentado para tal fin. Las facturas o cuentas de cobro, con sus soportes, deben ser entregadas personalmente a tesorería por el colaborador del área que generó el gasto, quien deberá registrar la información en el libro de radicación.

a) Se debe presentar cada factura o cuenta de cobro en original debidamente

diligenciada y a ella le debe adjuntar la orden de compra o de servicios. Si el monto requiere cotización, este documento evaluativo (Acta de selección) debe adjuntarse junto con el pago del proveedor seleccionado.





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b) El Auxiliar Contable II, será responsable de la revisión de los soportes, con el lleno de

los requisitos establecidos por la Entidad, para posterior radicación y pago de facturas. Las facturas o cuentas de cobro únicamente se recibirán en el área de contabilidad, dentro del plazo y horarios establecidos en circular interna.

c) El Auxiliar Contable II, tendrá la responsabilidad de registrar contablemente tales facturas o cuentas de cobro dentro de los tiempos establecidos, el Tesorero deberá devolver a la dependencia emisora todo documento que se halle incompleto o mal diligenciado y que vaya en contra de lo dispuesto en la Normatividad legal vigente y/o los procedimientos internos de la entidad, dejando evidencia de dicha devolución. Al no tramitarse una factura o cuenta de cobro por cualquier motivo, esta cuenta será registrada con una observación en el libro de radicación.

d) A todos los documentos procesados en contabilidad, se les adjuntará la impresión de

la causación contable, las cuales será remitidas por el Auxiliar Contable II al Contador para su revisión y firma, este a su vez los pasará a Tesorería para la elaboración de los pagos respectivos.

e) Los cheques de pagos a terceros se entregarán en Tesorería en el horario establecido

por la Entidad a sus beneficiarios o en casos excepcionales al mensajero quién firmará con nombre legible, con cédula de ciudadanía, quien deberá entregar al área de tesorería el respectivo soporte de la aplicación del pago.

Para los casos de extravío, el área generadora del gasto tramitará ante su proveedor la consecución de un duplicado del original de la factura extraviada y llevara la leyenda (duplicado), lo cual será causal de trazabilidad por parte del área de Control Interno para toma de acciones por parte de Presidencia Ejecutiva.

NOTA IMPORTANTE: Las facturas emitidas por parte de los proveedores deberán cumplir con los requisitos de ley. Se aceptarán facturas con formatos impresos en computador, de acuerdo al memorando de autorización por la DIAN. 7.3 REINTEGRO A CLIENTES POR SERVICIOS NO PRESTADOS:

a) Para los casos de reintegro de dinero por servicios no prestados se hace necesario observar los siguientes pasos:





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b) Se debe adjuntar el recibo original y diligenciar el formato el cual debe llevar la firma del interesado, en el cual se indicará la fecha, dirección y teléfono para ubicación, número del recibo de caja en trámite, el nombre y el NIT a quien se le hará la devolución, los conceptos objeto de la devolución con sus respectivos valores y total y la firma del Director dela rea generadora del ingreso. En todos los casos se debe adjuntar el recibo de caja.

c) En todos los casos de solicitud de devolución se debe de atender en forma inmediata, cumpliendo con los requisitos estipulados en el punto anterior, para proceder con el trámite por parte del responsable de la caja menor destinada para tal fin, si el valor está dentro de los topes establecidos, si el valor es superior, debe tramitarse a través tesorería para realizar el proceso de pago determinado por la Entidad.

d) Al momento de realizar la generación de cheque al interior de la Entidad, se debe

tener en cuenta que en los comprobantes de egreso deben quedar totalmente diligenciadas las casillas de Preparado y Revisado. En este orden de ideas, la casilla preparado por, llevará la firma o indicador del visto bueno del colaborador que elabore el cheque con el respectivo comprobante de egreso; la casilla revisado por, llevará la firma o indicador del visto bueno del Director Financiero en su ausencia del Contador.

CAPITULO 8

MANEJO DE INVERSIONES

Las inversiones financieras en procura de rentabilidad para incrementar los ingresos tanto de Origen Públicos como de Origen Privado de la Institución es en principio, decisión de la Presidencia Ejecutiva, como resultado de los análisis de la situación financiera que rija para el entorno económico de la Cámara de Comercio, en el momento que se determine realizar una inversión. Desde este punto de vista, será responsabilidad de la Dirección Financiera, el análisis de los flujos de efectivo de la Cámara y ofrecimientos del mercado. De igual manera, también será de su responsabilidad el control y comportamiento de tales inversiones, la vigilancia de sus rendimientos y de las fechas de vencimiento, este último aspecto estará a cargo de la Tesorería. 8.1. INGRESOS POR RENTA DE INVERSIONES:





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Los ingresos por rendimientos de inversiones, se harán efectivos con la certificación o nota crédito que al respecto conseguirá tesorería ante la correspondiente corporación o entidad bancaria, generando ésta el movimiento contable y soportándose con el título correspondiente de cada inversión.

8.1.1. Las solicitudes de inversión serán elaboradas por el área Financiera, dirigidas a la respectiva entidad financiera indicando el tipo de inversión tales documentos autorizados por Presidencia Ejecutiva, llevarán las firmas giradoras registradas para tales fines.

8.1.2. Para escoger la entidad en donde se constituirá el CDT, se tienen que tener en cuenta los siguientes requisitos: tener mínimo 3 cotizaciones, Calificación AAA, autorización de Presidencia Ejecutiva.

8.1.3. La cancelación de los títulos valores y sus respectivos intereses ante

entidades financieras, será solicitada por escrito con dos de las firmas autorizadas para el propósito. En la cancelación de los títulos valores, deberá abonarse en una de las cuentas bancarias de la Entidad, el valor de la liquidación, caso en el cual debe solicitarse la nota crédito respectiva para proceder a su contabilización.

VER POLITICAS CONTABLES DFD-13

1.2 INSTRUMENTOS FINANCIEROS

Activos Financieros

CAPITULO 9

MANEJO DE CAJAS FUERTES La Entidad ha instalado en la sede principal y en cada una de las seccionales una caja fuerte la cual estará únicamente bajo la responsabilidad del Tesorero, en la sede principal y del colaborador autorizado en las seccionales. La clave debe ser memorizada por el colaborador encargado de la caja y la copia la tendrá el jefe inmediato, guardada bajo llave en un sobre sellado. A diario la caja se abre en la mañana para retirar el efectivo y los títulos valores que se van a consignar o a tramitar, el resto del día deberá permanecer cerrada; si durante el día se





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reciben o hay que sacar dineros o títulos valores se debe abrir, guardarlos o sacarlos y cerrar nuevamente. Al finalizar el día tanto los dineros como los títulos valores recibidos durante el mismo y las chequeras deben ser guardados allí, por ninguna razón se podrán guardar en cajones u oficinas que supuestamente cuentan con seguridad. El colaborador encargado responderá por los dineros, títulos valores y chequeras que no sean guardados debidamente en la caja fuerte y sean hurtados. En la caja fuerte no se podrán guardar dineros y/o títulos valores que no sean de la Entidad. Si por alguna circunstancia, el colaborador responsable del manejo de la caja fuerte se debe ausentar de sus labores habituales y este es reemplazado por otro trabajador, se debe realizar el respectivo cambio de clave de la caja fuerte. Cuando el titular del cargo regresa a sus labores ordinarias, nuevamente se debe proceder a cambiar la clave de acceso a la caja fuerte de la Entidad. Nota: Como medida de contingencia se debe manejar una base de caja con dinero de baja

denominación, por fuera de la caja fuerte y custodiada en la Tesorería bajo medidas de seguridad, la misma solo podrá ser utilizada en casos fortuitos y con la autorización del Director Financiero o quien haga sus veces, esta medida se debe implementar en las seccionales bajo la responsabilidad del Director de sede.

CAPITULO 10

MEDIDAS DE SEGURIDAD OFICINA DE TESORERIA 10.1. La oficina de tesorería deberá permanecer con la puerta cerrada. 10.2. Cuando se realicen arqueos o entrega de dinero por parte de los auxiliares de registro con funciones de caja o entrega al responsable de consignación debe cerrar la puerta de acceso al área de tesorería y contabilidad. 10.3. La caja fuerte en todo momento debe permanecer cerrada.





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10.4. Cada vez que una persona ingrese al área de tesorería debe estar acompañada en todo momento del Tesorero, con el conocimiento del jefe inmediato. 10.5. El colaborador responsable del área de tesorería deberá mantener consigo y mientras se encuentre en su lugar de trabajo, el botón de pánico entregado para comunicar posibles situaciones sospechosas a la empresa de seguridad contratada por la Entidad.

CAPITULO 11

ANULACION DE CHEQUES NO RECLAMADOS CON MAS DE 60 DIAS DE GIRO Y DE CHEQUES

RECLAMADOS Y NO COBRADOS, CON UNA ANTIGÜEDAD DE 6 MESES 11.1. ANULACIÓN DE CHEQUES GIRADOS Y NO RECLAMADOS

11.1.1. Después de girado el cheque, la Tesorería debe requerir telefónicamente al beneficiario para que se acerque a reclamar el título valor, con el cual se cancela la obligación que tiene la Cámara de Comercio con el titular del cheque. 11.1.2. Una vez surtida la etapa anterior y transcurrido el tiempo establecido por la ley, y el beneficiario no se acerca a reclamar el cheque, se procederá a anularlo y a registrar su valor nuevamente en el renglón contable correspondiente a la obligación por pagar. 11.2. CHEQUES RECLAMADOS POR EL BENEFICIARIO Y NO COBRADOS DESPUÉS DE SEIS (6)

MESES DE GIRADOS 11.2.1. Después de seis (6) meses de girado un cheque, reclamado por el beneficiario y no cobrado, se debe proceder a reversar la operación del pago que originalmente cursó el giro del instrumento e informar al Banco el no pago del mismo. 11.2.2. Trasladar el valor de cheque como “acreedores varios”

Si el beneficiario del cheque emitido por la cámara de Comercio, después de 18 meses no exige el pago en el Banco girado, o no reclama y no hay mérito para efectuar un pago por consignación, se debe trasladar dicho valor de la cuenta “Acreedores varios” a la espera de la prescripción legal de la obligación.





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11.3. CHEQUES GIRADOS A EMPLEADOS O EXEMPLEADOS PRODUCTO DE LA TERMINACIÓN DEL CONTRATO LABORAL.

11.3.1. Después de girado el cheque, sin que haya sido reclamado, la tesorería debe requerir telefónicamente al beneficiario del cheque girado, para que se acerque a reclamar el título valor, con el cual se cancela la obligación que tiene la Cámara de Comercio con el titular del cheque. 11.3.2. Si una vez surtida la etapa anterior y transcurridos máximo quince (15) días calendario, contados a partir de la fecha de terminación del contrato, el ex empleado no se acerca a reclamar el cheque, se procederá a consignar el valor de la liquidación en la entidad financiera con dicha competencia y posteriormente a depositar el título en un Juzgado Laboral del Circuito, notificando al interesado de dicha actuación mediante comunicación escrita a la última dirección registrada. 11.3.3. En el caso de fallecimiento de un beneficiario de un pago bien sea particular o empleado, se deberá publicar mediante tres edictos en un diario de amplia circulación informando a las personas del fallecimiento del acreedor e invitando a las personas familiares que crean tener derecho que lo hagan saber a la Cámara de Comercio del Cauca, estableciendo un plazo prudencial entre aviso y aviso de 30 días calendario, al final de los cuales y previo análisis por parte de la oficina Jurídica de la Cámara, se establecerá el derecho al pago a los herederos en concordancia con lo establecido por la Ley.





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CAPITULO 12

REEMPLAZOS EN EL AREA DE TESORERIA Y CONTABILIDAD Cuando se realicen reemplazos en el Área de Tesorería, el Tesorero debe entregar el cargo mediante acta en donde conste el dinero en caja fuerte, los títulos valores, relación de cheques girados y no entregados a los proveedores, el tesorero deberá entregar el cargo con todas las funciones cumplidas hasta la fecha de entrega, de igual manera dejará registrado en el acta las actividades pendientes para los días en que se realizara el reemplazo. Cada vez que se efectué un reemplazo se deberá cambiar la clave de la caja fuerte y el Director financiero deberá deshabilitar el acceso al sistema contable. Cuando se realicen reemplazos en el cargo de Auxiliar Contable II, se efectuará un acta de entrega en donde conste el estado en que se entrega el cargo y actividades pendientes en los días en que se realizara el reemplazo. En ningún caso se autorizara la entrega si no se verifica que el cargo no tenga actividades represadas. Es importante aclarar que esta acta deberá estar firmada por las partes que intervienen, el Director Financiero y entregada a la Coordinación del Área De Talento Humano Y Contratación para que sea archivada en la carpeta de hoja de vida correspondiente. CAMBIO DE VERSIÓN: Actualización general del manual, referenciando las políticas contables y directrices para el mejoramiento en el control interno financiero en el manejo de caja Menor y apertura de bases de caja para auxiliares de registro II con funciones de caja.

DFM-01 MANUAL FINANCIERO Versión: 06 Vigencia: 2018-04-13

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