DIAF- MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA TABLA DE … · 2020. 5. 4. · 93 2.5. TRANSFERENCIAS...

MANUAL VERSIÓN: 2

CÓDIGO: DG-DIAF-GA-02-1

DIAF- MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA FECHA: 04/May/2015

TABLA DE CONTENIDO

1. ASPECTOS GENERALES ............................................................................... 4

1.1. ALCANCE .................................................................................................................. 4

1.2. PÚBLICO OBJETIVO ................................................................................................. 4

2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 5

2.1. PLANEACIÓN ............................................................................................................ 5

2.2. PRODUCCIÓN ........................................................................................................... 5 2.2.1. DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL ........................................................... 6 2.2.2. ASPECTOS GENERALES, DEFINICIONES ....................................................... 6 2.2.3. MEDIOS DE PRESENTACIÓN ............................................................................ 7 2.2.4. DESCRIPCIÓN TIPOS DOCUMENTALES MÁS UTILIZADOS .......................... 8 2.2.4.1. Carta ................................................................................................................. 8 2.2.4.2. Memorando .................................................................................................... 14 2.2.4.3. Circular........................................................................................................... 17 2.2.4.4. Comunicado .................................................................................................. 21 2.2.4.5. Acta ................................................................................................................ 23 2.2.4.6. Certificado ..................................................................................................... 28 2.2.4.7. Constancia ..................................................................................................... 30 2.2.4.8. Informe Administrativo ................................................................................. 32 2.2.4.9. Elaboración Sobres Comerciales ................................................................ 33 2.2.4.10. Tarjetas de Invitación ................................................................................ 36 2.2.4.11. Mensaje Electrónico .................................................................................. 37

2.3. GESTIÓN Y TRÁMITE ............................................................................................. 39 2.3.1. RECEPCIÓN, ANÁLISIS Y RADICACIÓN ........................................................ 39 2.3.1.1. Instructivo del Módulo Workflow ................................................................. 41 2.3.2. DISTRIBUCIÓN ................................................................................................. 47 2.3.2.1. Distribución Interna ...................................................................................... 47 2.3.2.2. Distribución Externa ..................................................................................... 49 2.3.3. INSTRUCTIVO PARA EL SERVICIO DE CORREO DISTRIBUCIÓN POR CORREO ESPECIALIZADO........................................................................................... 51

2.4. ORGANIZACIÓN ...................................................................................................... 64 2.4.1. CLASIFICACIÓN ............................................................................................... 69 2.4.2. ORDENACIÓN ................................................................................................... 70 2.4.3. DESCRIPCIÓN .................................................................................................. 70 2.4.4. DIGITALIZACIÓN E INDEXACIÓN DE INFORMACIÓN................................... 71 2.4.4.1. Digitalización ................................................................................................. 72 2.4.4.2. Indexación de Actas ..................................................................................... 75 2.4.4.3. Indexación de Contratos y Convenios ........................................................ 79

MANUAL VERSIÓN: 2



2.4.4.4. Indexación de Historias Académicas .......................................................... 85 2.4.4.5. Indexación de Historias Laborales .............................................................. 90 2.4.4.6. Indexación de Programas Académicos Pregrado Y Posgrado ................ 93

2.5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ................................................................. 98 2.5.1. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS ..................................................................... 98 2.5.2. TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS ............................................................. 101 2.5.3. CONTINGENCIAS ........................................................................................... 101

2.6. CONSULTA DOCUMENTOS ................................................................................. 101

2.7. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS ....................................................................... 102 2.7.1. ELIMINACIÓN .................................................................................................. 103 2.7.2. SELECCIÓN .................................................................................................... 103 2.7.3. OTROS SOPORTES/DIGITALIZACIÓN ......................................................... 103 2.7.4. CONSERVACIÓN PERMANENTE .................................................................. 104

2.8. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO .................................................................... 104 2.8.1. CONTROL HUMEDAD Y TEMPERATURA .................................................... 104 2.8.2. LIMPIEZA DOCUMENTOS Y LIBROS ............................................................ 106

MANUAL VERSIÓN: 2



INTRODUCCIÓN

El Manual de Archivo y Correspondencia es un instrumento de archivo que documenta el desarrollo de procesos archivísticos; está orientado a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la institución, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su gestión y conservación. Este documento se constituye como herramienta administrativa en organización de información y aplica para todas las dependencias administrativas y académicas de la entidad. El Centro de Administración Documental tiene la competencia de dirigir, controlar capacitar y realizar seguimiento al cumplimiento de las directrices establecidas y requiere del compromiso y apoyo de toda la comunidad educativa de la Universidad, para su aplicación. Teniendo en cuenta la reglamentación que viene expidiendo el Archivo General de la Nación, la Universidad adopta parte de su normatividad en los procesos y procedimientos para la gestión de archivos de la Institución. Este documento, tiene la finalidad, servir de apoyo y orientación a los funcionarios en sus gestiones administrativas y legales y se constituye en la herramienta esencial para la recuperación de la información en el momento requerido.

MANUAL VERSIÓN: 2



1. ASPECTOS GENERALES

1.1. ALCANCE

Plan Estratégico Institucional. Para concebir y desarrollar el Manual de Archivo y Correspondencia de la Universidad EAFIT, es indispensable enmarcarlo dentro del Plan de Desarrollo Estratégico 2012-2018, apuntando al primer objetivo estratégico: Preservar la excelencia académica. Plan Operativo. Durante la vigencia 2015 se desarrollarán las siguientes estrategias que apuntan al propósito institucional número 6 Mejorar la capacidad administrativa. Administrar de manera eficiente el talento humano y todos sus recursos físicos y financieros. Estrategias tales como: Recuperar el Archivo fotográfico de la Universidad. Elaborar Programa de Gestión Documental. Describir las series documentales de mayor consulta. Procesos archivísticos. El alcance se proyecta desde el proceso de planeación hasta la preservación a largo plazo.

1.2. PÚBLICO OBJETIVO

El manual va dirigido a todos los funcionarios de la Institución, tanto unidades académicas como administrativas.

MANUAL VERSIÓN: 2



2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN

DOCUMENTAL El artículo 22 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, determina que la gestión de documentos, dentro del concepto de Archivo Total, tal como se concebirá en la Universidad Eafit, comprende los siguientes procesos archivísticos: la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. En tanto que el Decreto 2609 de 2012, en el artículo 9 advierte que la gestión documental comprenderá como mínimo los siguientes procesos, los cuales se caracterizan más adelante: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración.

2.1. PLANEACIÓN

En cumplimiento de las respectivas competencias y actividades, cada dependencia administrativa o académica, aplicará en la elaboración y control de documentos la normatividad exigida de acuerdo a su contexto y estructura documental definida en el sistema de gestión de calidad y realizará este análisis para decidir si se genera un documento de archivo: Debe ser obligatorio e imperioso generarlo. Debe tener en cuenta si el documento es para gestionar un trámite o para atender un servicio y si existe el procedimiento institucional que lo soporta. Tenga en cuenta si su generación disminuye la tramitomanía. Definir si el documento es para un destinatario individual, para varios o para destinatarios masivos. Determine la estructura del contenido del documento: carta, memorando, circular, acta, constancia, certificado, informe, y si por su naturaleza, cubre las necesidad, funcionalidad y propósito de lo requerido. O en caso contrario puede ser cubierto por otro documento, que remplaza, modifica o actualiza otro documento ya existente. Analice si el documento figura como un registro de una actividad del procedimiento institucional del trámite o del servicio. Identifique si está descrito en el Cuadro de Clasificación Documental y/o en los listados maestros de documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad.

2.2. PRODUCCIÓN

Una vez la dependencia haya decidido generar un documento, conforme a los respectivos procedimientos, es indispensable que se analice la forma de producción, respondiendo las siguientes inquietudes, las cuales se enmarcarán dentro de la aplicación de los propios procedimientos de la dependencia, además de los que son transversales y que cumplirán

MANUAL VERSIÓN: 2



todas las dependencias de la universidad en la elaboración y control de las comunicaciones oficiales (se adopta la Guía Técnica Colombiana Icontec GTC-185: Documentación Organizacional), descritas en el numeral 2.2.1 de este manual. ¿A qué tipo documental pertenece? ¿En qué soporte se generará: análogo o electrónico? ¿Puede ser producido con una de las plantillas establecidas institucionalmente? ¿El documento de qué tipo de formato es: textual, cartográfico, gráfico, sonoro u otro? ¿Quién proyecta o produce el documento? ¿El documento se produce en original y cuántas copias? ¿Cuál es el destino del original y de cada copia? ¿Es indispensable imprimir el documento? ¿Está identificado y descrito en el Cuadro de Clasificación Documental y los listados maestros de documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad?

2.2.1. DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL

(Adopción de la Guía Técnica Colombiana GTC-185-2009)

Esta guía presenta las principales características para elaborar los diferentes tipos de documentos que se generan en la institución con el fin de proyectar la imagen corporativa de acuerdo al protocolo institucional. Está dirigida a todos los empleados administrativos y académicos involucrados en la generación de documentos institucionales.

2.2.2. ASPECTOS GENERALES, DEFINICIONES

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. (AGN Acuerdo 060/2001) Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. (AGN Acuerdo 060/2001) Registro de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:

MANUAL VERSIÓN: 2



Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. (AGN Acuerdo 060/2001) Correspondencia: tiene varios significados, uno de ellos alude a la comunicación escrita que se establece entre por lo menos dos personas por medio de una carta y cualquier otro tipo documental adoptado por la organización para establecer su comunicación con los empleados: carta, memorando, circular, acta, comunicado, certificado, constancia, entre otros. Para funcionar adecuadamente, debe reunir características mínimas de redacción que den calidad conceptual, y se tornen agradables para quien las recibe. Estas características son: Concisión, propiedad, precisión, claridad, sencillez, cohesión, sintaxis, integridad, estilo adecuado, estética, ortografía.

2.2.3. MEDIOS DE PRESENTACIÓN

La correspondencia se presenta en las siguientes formas: Externa: - Oficios y/ o cartas: - Informes - Facturas - Fax - Contratos - convenios - Licitaciones - Cotizaciones - Publicidad - Libros - Revistas - Correos electrónico

Interna: - Cartas - Memorandos - Circulares - Comunicados - Actas - Convenios - Comunicados - Resoluciones - Informes - Boletines - Correos electrónico

MANUAL VERSIÓN: 2



2.2.4. DESCRIPCIÓN TIPOS DOCUMENTALES MÁS UTILIZADOS

A continuación, se presenta en forma generalizada los tipos documentales más utilizados en la Universidad EAFIT con la descripción y características que se deben tener en cuenta en su elaboración, según la GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC 185: Documentación Organizacional, que puede ser consultada en internet para quienes deseen ampliar la información. CARTA MEMORANDO CIRCULAR COMUNICADO ACTA CERTIFICADO CONSTANCIA

2.2.4.1. Carta Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre la empresa y sus empleados. Se conoce también como oficio. La correspondencia se considera toda de carácter oficial y debe tener un tratamiento especial de acuerdo a su importancia. Quien la recibe se conoce bajo el nombre de destinatario mientras que al que la envía se le llama remitente. La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados o en cumplimiento de sus funciones. (AGN Acuerdo 060/2001) Se recomienda elaborarla en formato carta, o A4. Tipo de letra Arial o Times New Roman, con logo, membrete y pie de página identificados preferiblemente en todas las hojas. Para su presentación, se debe tener en cuenta:

Tratar un solo tema por carta. Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. Usar tratamiento respetuoso y cortés.

MANUAL VERSIÓN: 2



CARACTERISTICAS REQUERIDAS PARA SU ELABORACIÓN: Para la Universidad EAFIT, se utiliza el estilo Bloque Extremo, para estandarizar su elaboración por parte de cualquier funcionario de la institución, proporcionando uniformidad, presentación e imagen corporativa. Toda carta debe contener además de lo exigido por el Icontec, los siguientes Items: NÚMERO: Este número se debe colocar 2 interlineas abajo del logo de la Universidad, y consta de: Consecutivo + Centro de costos Consecutivo:

Es un número que el Centro de Administración Documental asigna a esta información con el objeto de recopilarla y conformar un expediente general (con la copia que se envía a esta dependencia) para consulta y conservación como testimonio de la actividad diaria de la institución. Se debe solicitar al Centro de Administración Documental de forma telefónica o personal, y una vez elaborada, se debe enviar la copia respectiva el mismo día o máximo el día siguiente; el no cumplir esta norma, entorpece las labores del Centro de Administración e impide realizar consultas posteriores.

Centro de costos:

Debe ir seguido del número consecutivo, separado por un guion; se utiliza para identificar el departamento que envía la correspondencia y establecer el control y la organización debida en el Centro de Administración Documental.

Fecha: En su orden: Ciudad, día – mes – año Ej. Medellín, 8 de agosto de 2014 Transcriptor: Para efectos de control en el CAD es importante tener estos datos, porque se puede establecer el contacto con la persona que elabora la comunicación, en caso de ser diferente al remitente, y se identifica la dependencia cuando se presentan inconvenientes y/o devoluciones de correo. Este dato también es exigido dentro de las normas del Icontec. Tamaño. Arial 8 Nota: si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificador del transcriptor. TENER EN CUENTA AL ELABORAR LA CARTA: ASUNTO: Se recomienda escribirlo de dos a tres interlíneas libres de los datos del destinatario, en mayúscula inicial, sin negrilla y sin subrayar. Constituye la síntesis del tema del documento; es aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras.

MANUAL VERSIÓN: 2



SALUDO: Saludo independiente: Se escribe con mayúscula inicial, para los caballeros se

acostumbra el apellido y para las damas el nombre.

Así: Apreciado señor Jiménez: Apreciada ingeniera Isabel: Señora Ministra: Cordial saludo doctor Barrientos: Saludo como parte inicial del texto: Se escribe con mayúscula inicial. En esta expresión

se utiliza el apelativo o tratamiento de los datos del destinatario; y el nombre si es dama o apellido si es caballero.

Así: Tenemos el gusto de saludarlo, doctor Garrido, y de acuerdo con….

Con agrado le saludamos, doctora Marcela, y le comunicamos…… Con nuestro cordial saludo adjuntamos...

DESPEDIDA: Despedida breve seguida de coma:

Así: Atentamente, Cordialmente, Sinceramente,

Despedida seguida de punto: Así: Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta. Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción. Agradecemos su gentil colaboración.

ANEXOS:

Ejemplos Anexo: uno (9 folios) Un documento de nueve hojas . (Informe, folleto, propuesta por ejemplo).

Anexos: tres (10 folios, un cheque y una revista) Anexos: dos (Un CD-ROM y un Video)

COPIAS: Recuerde que la comunicación que va hacia fuera, debe llevar membrete de la Universidad y en lo posible la copia dirigida al CAD, las demás copias que requiera sacar puede ser en papel sin membrete.

Copia: Señor Julio Montoya, Gerente AMS Doctor Carlos Mario Giraldo, Jefe Servicios Técnicos OCA Copia: Rectoría

MANUAL VERSIÓN: 2



Organización y Gerencia Desarrollo Humano La copia fija que va dirigida al CAD no se enuncia, por ser reglamentaria de la Institución. A continuación EL MODELO de presentación y estilo de elaboración

MANUAL VERSIÓN: 2



FORMATO CARTA - ESTILO BLOQUE EXTREMO 14 cm LOGO UNIVERSIDAD 2 a 3 interlineas NUMERO - CENTRO DE COSTOS 2 a 3 interlíneas

CIUDAD, FECHA

4 a 6 interlíneas

DATOS DESTINATARIO 3 interlíneas

ASUNTO: 2 interlíneas

SALUDO O VOCATIVO: 3 interlíneas

TEXTO __________________________________________________________________________________________ 1interlínea___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________. 2 interlíneas _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________. 2 interlíneas DESPEDIDA, 4 a 6 interlíneas

REMITENTE Cargo 2 interlíneas

ANEXOS: 2 interlíneas

COPIA: 2 interlíneas

Identificación del transcriptor

3 a 4cm

2 a 3 cm

2 a 3 cm

3 a 4 cm

MANUAL VERSIÓN: 2



EJEMPLO CARTA

14684 – 160130 (número sin punto) Medellín, 8 de agosto de 2014

Doctora CLARA MILENA GOMEZ MARTINEZ Directora de Personal AVIANCA S.A. Carrera 13 37-43 Bogotá D.C.

Asunto: Diplomatura en Desarrollo Gerencial

Respetada doctora Clara:

Nos permitimos remitirle la propuesta de contrato para la realización de la DIPLOMATURA EN DESARROLLO GERENCIAL, con el objeto de ser revisada al interior de su empresa y nos comunique su conformidad o los eventuales ajustes que consideren pertinentes. Posteriormente, les estaremos enviando la versión definitiva con la debida copia firmada por nuestro representante para que ustedes procedan igualmente con la respectiva firma.

Atentamente,

OSCAR EDUARDO MARIN RAMIREZ Director de Extensión Anexo: Uno (16 folios) Copia: Doctor Julio Montoya Arango, Gerente AVIANCA S.A.

Doctora Claudia Jaramillo, Coordinadora Logística

Julia Morales

MANUAL VERSIÓN: 2



2.2.4.2. Memorando

Comunicación escrita de carácter interno de una organización, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la Institución. No se debe enviar una comunicación de carácter externo con este tipo de formato, sólo es para comunicación interna entre funcionarios de la institución. Utilización del memorando El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:

Informar sobre un hecho en forma breve; expresar necesidades; hacer requerimientos; regular o aclarar una situación; conocer detalles sobre un aspecto determinado; tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; reiterar información, requerimiento o solicitud urgente; felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias , y hacer llamados de atención, entre otros

Requisitos para tener en cuenta en su elaboración: NÚMERO: es consecutivo y es general para toda la universidad. Cada año se inicia con el número desde 001. Consta de un número consecutivo de tres dígitos y el centro de costos. Ejemplo: 001 - 160150 Para Eafit, debe ir centrado y debajo de la palabra memorando. Este formato fue aprobado el 9 de julio de 1997 en reunión con el departamento de Comunicación y Cultura de la Universidad. ASUNTO: Síntesis del tema expresado en cuatro palabras. Mayúscula inicial. DATOS DEL DESTINATARIO Y REMITENTE: Se deben presentar así: Destinatario: Tratamiento, nombre, cargo. Remitente: Dependencia o departamento. Ejemplo: PARA: Doctor Carlos Mario Carvajal, Director Comercial DE: Dirección Administrativa En este caso el nombre del remitente y su cargo aparecerán al final del texto con mayúscula inicial y contra el margen izquierdo (bloque extremo). NOTA: Recuerde hacer llegar la copia al CAD. La copia que se envía a esta dependencia no se enuncia en el memorando, por ser la reglamentaria de la Institución.

MANUAL VERSIÓN: 2



FORMATO MEMORANDO

14 cm LOGO UNIVERSIDAD 2 a 3 interlineas

MEMORANDO 2 a 3 interlíneas

NUMERO – CENTRO DE COSTOS 2 a 3 interlíneas

CIUDAD, FECHA

3 interlíneas PARA: Datos destinatario (con mayúscula inicial) Tratamiento nombre, cargo 2 interlíneas DE: Datos del remitente (con mayúscula inicial) Departamento 2 interlíneas ASUNTO: Síntesis del documento, con mayúscula inicial 3 a 4 interlíneas TEXTO ________________________________________________________________________________________ 1interlínea__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________. 2 interlíneas _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________. 2 interlíneas

DESPEDIDA, 4 a 6 interlíneas REMITENTE (Mayúscula inicial) Cargo 2 interlíneas ANEXOS: 2 interlíneas COPIA: 2 interlíneas Identificación del transcriptor

3 a 4cm 2 a 3 cm

3 a 4 cm

MANUAL VERSIÓN: 2



EJEMPLO MEMORANDO

MEMORANDO

150-220148 Medellín, 24 de julio de 2014

PARA: Doctor Carlos Mario Parra, Director Desarrollo Humano DE: Centro de Administración Documental ASUNTO: Curso Archivo y Correspondencia

Informo a usted que el curso de Archivo y correspondencia dirigido a secretarias y asistentes, se iniciará el próximo 8 de agosto de 2014, en el aula Estella Gaviria.

Solicito me envíe el listado actualizado de las personas que asistirán, así mismo, su número de extensión y nombre dependencia.

Atentamente, Oscar Castro Martínez (Mayúscula inicial) Director (cargo) Anexo: uno (16 folios) Copia: Doctor Julio Montoya Arango, Director Administrativo

Doctora Claudia Jaramillo, Coordinadora cursos de extensión Julia Monsalve.

2 a 3 cm

MANUAL VERSIÓN: 2



2.2.4.3. Circular

Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. Es impartido por la autoridad competente, en desarrollo de los reglamentos que rigen la Institución, para enterar a los empleados sobre los procedimientos que se adoptan, o acerca de orientaciones relativas al trabajo que cumplen los empleados. Las circulares sólo podrán ser emitidas por los consejos, la Rectoría, la Vicerrectoría, la Secretaría General, Decanaturas y Direcciones. Público Objetivo: personal administrativo y docente de la Universidad. Para su redacción se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

tratar un sólo tema; iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía; redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; usar un tratamiento respetuoso y cortés

Clases de circulares La circular general se dirige a un grupo específico de personas. La carta circular está dirigida en forma personalizada Para la universidad Eafit, se utilizará estilo BLOQUE EXTREMO tanto para circular interna como externa con las siguientes características diferenciales: La palabra CIRCULAR debe escribirse de forma centrada y con negrilla. Número: a 2 interlíneas y debe ir centrada debajo de la palabra circular. Se coloca el número: consecutivo – centro de costos. GRUPO DESTINATARIO: Debe ir contra el margen izquierdo, en mayúscula sostenida. Los demás ítems se muestran en el ejemplo, y son las que propone el ICONTEC (NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC 3234) A continuación se puede observar la presentación y ejemplo de circular.

MANUAL VERSIÓN: 2



FORMATO CIRCULAR

2 a 3 interlíneas

CIRCULAR 2 a 3 interlíneas

NÚMERO

2 a 3 interlíneas Ciudad y fecha 3 interlíneas GRUPO DESTINATARIO 3 interlíneas Asunto 3 a 4 interlíneas Texto _____________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2 interlíneas ______________________________________________________________________ _____________________________________________________. 2 interlíneas Despedida, 4 a 6 interlíneas NOMBRE FIRMANTE Cargo 2 interlíneas Anexos (si los hay) 2 interlíneas Identificador del transcriptor

3 y 4 cm

2 y 3 3 y 4 cm

MANUAL VERSIÓN: 2



CIRCULAR 071-160150

Medellín, 8 de agosto de 2014 PARA TODO EL PERSONAL Asunto: Inscripciones capacitación interna Con agrado informamos al personal que del 2 al 17 de octubre se recibirán las inscripciones para la capacitación interna en los programas del segundo semestre de 2014, cuyos temas se describen en el anexo. La señora Angela Mesa estará a cargo de las inscripciones en la oficina de Desarrollo de empleados, únicamente en la mañana y una vez conformados los listados serán publicados en todas las carteleras de la Universidad. La capacitación es la base del desarrollo y esperamos contar con su entusiasmo para recibirla. ANGELA GUZMAN ALVAREZ Jefe Desarrollo de Empleados Anexo: uno (dos hojas) Sandra Morales

2 y 3 cm

MANUAL VERSIÓN: 2



EJEMPLO 2 CIRCULAR

CIRCULAR 071-160150

Medellín, 4 de septiembre de 2000 PARA TODO EL PERSONAL Asunto: Servicio mensajería Para lograr una mejor optimización del servicio de mensajería externa, nos permitimos informarle que a partir del 11 de septiembre de 2014, las diligencias de mensajería se canalizarán a través del Centro de Administración Documental CAD, y la correspondencia será distribuida por una entidad de mensajería externa, la cual garantiza su entrega máximo en tres días. Para efectos de organización y cumplimiento en el tiempo de entrega, toda correspondencia que usted vaya a enviar, debe estar en el Centro de Administración Documental el día anterior máximo a las 5:30 p.m. de lo contrario quedará para que sea recogida al día siguiente y se demorará un día más en la entrega. Las diligencias de su departamento que requieran del servicio de mensajería adscrita a la Universidad, deben ser entregadas al CAD, igualmente el día anterior a las 5 p.m. con el fin de que este departamento planee las rutas correspondientes de cada uno de los mensajeros de acuerdo al total de diligencias de todas las áreas de la Universidad y así optimizar el tiempo de dedicación y oportunidad de esta labor. Le solicitamos divulgar este procedimiento a las personas adscritas a su área, con el fin de que se planee la entrega de la correspondencia respectiva y se cumpla el procedimiento anterior. Cordialmente, LUIS EUGENIO GOMEZ C ALEJANDRA PATRICIA LARA P. Director Administrativo Jefe Centro de Administración Documental Rosario Acevedo.

MANUAL VERSIÓN: 2



2.2.4.4. Comunicado

Los comunicados internos son un medio escrito formal que se utiliza para dar información oficial sobre las decisiones de los directivos de la institución, que ameriten ser de conocimiento público. La redacción del comunicado interno debe ser concreta, breve y escrita en tercera persona. El Departamento de Comunicación y Cultura es la dependencia que realiza dicha función en la Universidad EAFIT. Público objetivo: estudiantes, egresados, directivos, administrativos y docentes. Como los demás formatos, la palabra comunicado interno debe ir centrada y en negrilla; a una interlínea y centrado, debe ir el número del consecutivo de comunicados internos y al igual que las demás comunicaciones no debe interrumpirse por años, debe continuar con el que terminó en el año anterior.

MANUAL VERSIÓN: 2



EJEMPO COMUNICADO

COMUNICADO INTERNO

013

La Decanatura de la Escuela de Administración informa que, a partir del 15 de mayo, el

doctor Rubén Darío Parra Ramírez fue nombrado como Jefe del Departamento de

Organización y Gerencia, cargo que venía desempeñando el doctor Omar Diaz G., quien

continuará como Jefe del pregrado de Administración de Negocios.

Medellín, 23 de mayo de 2014

2 y 3 cm

MANUAL VERSIÓN: 2



2.2.4.5. Acta

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación .De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete. Las actas se elaboran en papel membreteado siempre y cuando se trate de un comité o grupo reconocido como estamento (Comité de Dirección, Comité Rectoral, Junta Escalafón, Consejo Académico, Consejo Directivo, Consejo Superior), de lo contrario si los comités no han sido formalizados, pueden desarrollarse en hojas blancas sin membrete. CARACTARISTICAS: Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario. Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes. Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse entiempo presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados. Para su elaboración en la universidad EAFIT, se utiliza la norma propuesta por el ICONTEC (NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3394) CLASES DE ACTAS:

- actas de comités - actas del concejo municipal, - actas de consejos, - actas de junta directiva, - actas de asambleas, - actas de reuniones administrativas. - actas de baja de inventarios, - actas de eliminación de documentos, - actas de entrega

MANUAL VERSIÓN: 2



ELABORACIÓN:

Título: está conformado por nombre del grupo que se reúne. Se ubica centrado y puede utilizar negrilla. Denominación documento y número: Después del título se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.

Nota: Se suprime el símbolo de número (#) o la abreviatura (No.)

Fecha: En mayúscula sostenida, dos puntos (Ciudad y fecha de la reunión) Hora: En mayúscula sostenida, dos puntos (Hora de inicio y finalización reunión. Lugar: En mayúscula sostenida, dos puntos (Sitio de la reunión) Ej. Bloque 27-102 Aula Estella Gaviria (De lo más general a lo particular).

Asistentes: se debe tener en cuenta el nombre y cargo que desempeña cada uno

en la reunión y se sigue el orden jerárquico establecido por la reunión, en caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.

Invitados: a continuación de los asistentes se colocan los nombres de los

invitados.

Ausentes: se debe colocar el nombre, es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

Orden del día: se tiene en cuenta separar entre tema y tema.

Desarrollo:

Firmas responsables: Los nombres y cargos de los firmantes se reparten de forma

que el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, en el mismo renglón a la derecha.

LUIS FERNANDO MAZO JUAN CAMILO TORRES

Presidente Secretario

Toda acta lleva la firma de los responsables, de los cuales mínimo dos aparecen en la página donde finaliza el texto. En caso de varios firmantes, se describen de cuatro a seis interlíneas distribuidos por pares.

MANUAL VERSIÓN: 2



FORMATO ACTA

3 interlíneas NOMBRE DEL COMITÉ

2 Interlíneas NÚMERO FECHA: 1.5 a 2 HORA: 1.5 a 2 LUGAR: 1.5 a 2 ASISTENTES: 1.5 a 2

INVITADOS (Si los hay) 1 interlinea libre

AUSENTES: 3 ORDEN DEL DIA:

1. Número y tema 2. Número y tema

DESARROLLO:

1. Número y tema

Texto correspondiente_________________________________________

2. Número y tema

Texto correspondiente__________________________________________ ____________________________________________________________

3

CONVOCATORIA. (Para nueva reunión) 4 a 6

NOMBRE COMPLETO NOMBRE COMPLETO Cargo Cargo Anexos: (Si los hay) 2

Transcriptor

MANUAL VERSIÓN: 2



EJEMPLO ACTA

COMITÉ DE DIRECCION

ACTA 030 FECHA: Medellín, 8 de agosto de 2014 HORA: De 15:00 a 18:00 horas

LUGAR: Bloque 27, Aula Estella Gaviria ASISTENTES: Carlos Mario Uribe, Presidente Catalina Orozco Estrada, Vicepresidente Jaime Camargo, Secretario INVITADOS: Omar Gómez, Ingeniero Civil AUSENTES: Roberto Gutiérrez (con justificación) ORDEN DEL DIA:

1. Verificación del quórum

2. Lectura, discusión y aprobación del acta anterior.

3. Directrices para el plan de remodelación y ampliación del área administrativa y área de ingeniería.

DESARROLLO: 1. Verificación del quórum y ----------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------ 2. Lectura, discusión y aprobación del acta anterior

Se dio lectura al acta 029 y después de discutirla se dio aprobación con las siguientes modificaciones:

MANUAL VERSIÓN: 2



Comité de Dirección - Acta 030 2

2.1 ------------------------------------------------------------------------------------------

2.2------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------. 3. Directrices para el plan de remodelación y ampliación del área Administrativa y área de ingeniería.

Se inició con la presentación que hizo--------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------- 3.1 El presupuesto para estas actividades--------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------

3.2 EL bloque 18 -------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------. CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizará el 23 de agosto a las 14:00 horas. CARLOS MARIO URIBE JAIME CAMARGO PAZ Presidente Secretario Anexos: dos (27 hojas) Transcriptor: Olga Zuluaga

MANUAL VERSIÓN: 2



2.2.4.6. Certificado

Documento de carácter probatorio, público o privado que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma). ALGUNOS EJEMPLOS PARA ELEBORACIÓN DE CERTIFICADOS SON: Calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos; Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o defunción; Asistencia a congresos, cursos y seminarios que la Universidad realice; Certificados de Aseguramiento de la Calidad; Becas, donaciones y exenciones; Créditos, préstamos (por ejemplo con el ICETEX); Relación retenciones de impuestos; Paz y salvos; Resultados de exámenes médicos. ESTILO: BLOQUE EXTREMO Número, fecha y firmante parten del margen izquierdo.

MANUAL VERSIÓN: 2



ELABORACION CERTIFICADO

018 (NÚMERO CONSECUTIVO) 2 interlíneas

Medellín, 15 de agosto de 2000 4 interlíneas

LA CONTADORA GENERAL 3 a 4 interlíneas

CERTIFICA 3 a 4 interlíneas

Que a MUNDO NACIONAL S.A., con NIT 40901703-1, se le efectuó retención en la fuente por el año gravable de 1998, según lo dispuesto por el Artículo 381 del Estatuto Tributario. Este certificado se expide para una transacción bancaria. 4 a 6 interlíneas

MARIA CECILIA GOMEZ

2 interlíneas

Eugenia Restrepo

MANUAL VERSIÓN: 2



2.2.4.7. Constancia Documento de carácter probatorio, en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad, puede ser personal.

SE ELABORAN CONSTANCIAS PARA: Tiempo de servicio, Experiencia laboral, Salarios u honorarios, Clase de trabajo, Jornada laboral, Comportamiento del trabajador, entre otros. ESTILO BLOQUE EXTREMO Número, fecha y firmante parten del margen izquierdo.

Tanto en el certificado como en la constancia, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; - usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés; - emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo; - distribuir el texto de acuerdo con su extensión; - expedir siempre un original

A continuación, un ejemplo:

MANUAL VERSIÓN: 2



018 (numerados preferiblemente) Medellín, 15 de agosto de 2000

LA JEFA DE DESARROLLO HUMANO

(Centrado)

HACE CONSTAR

No se escribe la palabra No.

Que la ingeniera MARIELA HENAO ORTIZ, identificada con cédula de ciudadanía

41.505.260 de Medellín, trabaja en esta empresa desde el 15 de junio de 1989, y

desempeña el cargo de Analista de Sistemas.

Esta constancia se expide para trámites de visa en el Consulado de los Estados Unidos de

América.

GLORIA PATRICIA MARTINEZ (no se coloca el cargo porque aparece en el

encabezado)

Beatriz R.

MANUAL VERSIÓN: 2



2.2.4.8. Informe Administrativo

Los informes pueden ser Resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas.

Informe corto, que consta de una a 10 páginas. Informe extenso: Son informes de 11 páginas en adelante. Tienen por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe. Consta de una cubierta, una portada, tabla de contenido, glosario, cuerpo del informe, conclusiones, recomendaciones y bibliografía. Resumen ejecutivo: se usa para

- Informar sobre el desarrollo de un evento organizacional, - reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión, - dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de

verificación, - presentar resumen de un proceso de evaluación y certificación, - elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo

(maquinaria), grupo de personas o de un individuo. Se recomienda que el resumen incluya: - encabezamiento, conformado por razón social, dependencia, número o código, - título, lugar de origen y fecha de elaboración; - autoría del resumen ejecutivo; - objetivos; - numerales o temas; - conclusiones y recomendaciones, y - firma

MANUAL VERSIÓN: 2



ELABORACION INFORME CORTO

Departamento de Comunicaciones INFORME GENERAL DE ACTIVIDADES

FECHA: Medellín, 17 de febrero de 2015

2 interlíneas

ELABORADO POR:

2 a 4 interlíneas

OBJETIVO:

2 a 3 interlíneas

TEXTO:

1. PRIMER NIVEL 1.1 SEGUNDO NIVEL 1.1.1 Tercer Nivel

2 a 4 interlíneas

CONCLUSONES FIRMA Transcriptor

2.2.4.9. Elaboración Sobres Comerciales

- El sobre es la cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío.

- De acuerdo con su aplicación comercial, se clasifican en :

- Sobre Oficio( con ventanilla o sin ventanilla)

- Sobre para tarjeta

- Sobre de manila

MANUAL VERSIÓN: 2



REQUISITOS Zona 1 Espacio destinado para la ubicación de la razón social. Ocupa los dos primeros tercios desde el borde izquierdo del sobre y entre 3cm y 4cm verticales desde el borde superior. Zona 2 Espacio destinado para la impresión de Dirección, apartado, fax, teléfono, NIT, dirección electrónica, ciudad y país. Zona 3 Espacio superior derecho que se deja libre para el uso del correo.

DISTRIBUCION DE LOS DATOS DEL SOBRE:

Datos del Remitente: Se distribuye según el modelo, para EAFIT se utiliza sobre oficio sin ventanilla en el cual debe aparecer el Logotipo que se utiliza para la correspondencia oficial de la Universidad. Es importante tener en cuenta como dato adicional, colocar el departamento o dependencia para ubicación del destinatario y la ciudad, porque tenemos varias Sedes.

Datos del Destinatario:

Se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de acuerdo con el tamaño del sobre, su distribución debe ser armónica. Se dirige en forma personalizada; si es posible obtener el nombre, se envía al cargo del directivo responsable.

ZONA 1 ZONA 3 ZONA 2

MANUAL VERSIÓN: 2



Estos datos se escriben a interlineación sencilla y pueden ocupar hasta ocho renglones

ASPECTOS GENERALES Se recomienda que el sobre oficio coincida en color, calidad y diseño con la papelería de la Institución. Los sobres que van hacia entidades externas, deben tener el membrete impreso. Cuando se utilizan servicios especiales de correo, se escribe el número telefónico del destinatario en el renglón anterior a la ciudad y el del remitente debajo de la zona 1 Ejemplo

LOGO INSTITUCION

Tratamiento o título académico Nombre (Mayúscula sostenida; de preferencia los dos apellidos) Cargo (Mayúscula inicial) Empresa (Razón social, sigla o acrónimo) Dirección o apartado Número telefónico Destino (Puede ser local, nacional o internacional)

MANUAL VERSIÓN: 2



SOBRE PARA CORRESPONDENCIA EN EAFIT

2.2.4.10. Tarjetas de Invitación

Para la celebración de un acontecimiento significativo, la tarjeta de invitación es uno de los primeros requisitos que debemos tener en cuenta. Su importancia radica en el efecto que produce en quien la recibe y en la expectativa que le genera la invitación de que ha sido objeto. A continuación se describen los requisitos que deben cumplir las tarjetas de invitación formales: • Venir escritas con caligrafía o letra impresa; el papel debe ser fino y el tamaño ajustado a las especificaciones que determine la ocasión (generalmente se maneja un tamaño de 16 centímetros de ancho por 12 centímetros de alto). • Señalar con toda claridad a quién se invita, el motivo de la invitación, la fecha, el lugar y la hora en que el evento se llevará a cabo. Adicionalmente, y para mayor formalidad, se podrá especificar el tipo de traje que se debe llevar (etiqueta, coctel, etc.); si es necesario que la persona confirme su asistencia, se añadirán las indicaciones usuales para estos casos. • En una invitación sólo puede ir una de las dos abreviaturas que se indican a continuación: R.S.V.P. Es la abreviatura de la expresión francesa “Réspondez s’il vous plait” que literalmente traduce “Sírvase responder por favor”. P.M.: Se utiliza cuando el invitado ya ha sido notificado previamente vía telefónica de que un determinado evento tendrá lugar y ha manifestado deseos de asistir. En la tarjeta que se le envía posteriormente se incluyen las iniciales de la expresión francesa “Pro Mémoire”, que significa “Sólo para recordar”.

MANUAL VERSIÓN: 2



• La tarjeta debe ser enviada con un mínimo de dos semanas de anticipación al evento o ceremonia, lo cual, además de ser una muestra de consideración hacia el invitado, le da tiempo de confirmar su asistencia. • Incluir el nombre completo de la persona que hace las veces de anfitrión y el de la institución u organización a cargo. Ejemplo: El Rector de la Universidad EAFIT, Juan Luis Mejía Arango, tiene el gusto de invitar a… • Ser personalizadas y no llevar abreviaturas, a excepción de las sociales. • El sobre de las tarjetas de invitación es preferible que sea marcado a mano, con tinta negra y no mediante adhesivos impresos por computador. • Si se utilizan tarjetas preimpresas, los espacios en blanco de las mismas deben llenarse a mano. Y dichos espacios no deben tener línea horizontal en forma de renglón. • Se envían dos tarjetas cuando quien ocupa un cargo es mujer y está casada, una para ella y otra para el esposo. Se envía una sola cuando el acto es social únicamente y se remite al esposo y la señora, aunque la persona que ostente el cargo sea ella.

2.2.4.11. Mensaje Electrónico El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la Internet. Este medio se puede utilizar para enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la sustentación del contenido. Para garantizar el éxito en el intercambio del correo electrónico, se presentan las siguientes Cuerpo del texto Se recomienda que el saludo y la despedida sean como en una carta normal. Se sugiere escribir el mensaje, teniendo en cuenta las reglas básicas de ortografía (tildes, mayúsculas, diéresis, puntuación, entre otras).Se aconseja incorporar una firma al final de cualquier mensaje, puede incluir el cargo, la organización, el departamento, el teléfono y la extensión, entre otros. Recomendaciones El correo electrónico es para transmitir información, no se usa para resolver problemas complejos, ya que la comunicación y la retroalimentación son lentas y limitadas. Se recomienda no participar en cadenas de mensajes.

MANUAL VERSIÓN: 2



NOTA Este tipo de mensajes consumen recursos de la red y del correo que son costosos y adicionalmente distraen del trabajo. Generalmente, este tipo de correos se usa para recoger direcciones electrónicas y para luego enviar mensajes de propaganda o de todo tipo (spam); también son muy usados para propagar virus.

Se recomienda utilizar las letras mayúsculas sólo en los casos necesarios, como lo recomienda el libro Ortografía de Real Academia Española.

Antes de contestar un mensaje individual o a través de una lista, se debería tener en cuenta lo que se va a contestar y lo que es imprescindible para entender el contexto del mensaje.

Se recomienda identificar claramente la persona a quien se enviará el correo. Es importante recordar que existen nombres parecidos u homónimos.

Se recomienda utilizar el campo con copia oculta (CCO), cuando se envíe o se responda un mensaje que incluya múltiples direcciones, o cuando se envíen mensajes que incluyan muchas personas o grupos corporativos. Esto con el fin de no publicar las direcciones de correo y que después se utilicen para enviar correos basura.

Se deberían utilizar con prudencia las listas de direcciones. Se recomienda no enviar copias de correo electrónico a personas que no necesitan un mensaje determinado.

Se recomienda ser breve. Se sugiere pensar en el tiempo del destinatario y en los costos de la comunicación. Los mensajes deberían ser cortos y concisos.

Se debería tener cuidado con los archivos adjuntos; se recomienda no adjuntar archivos con virus o con un tamaño que no pueda recibir o descargar el destinatario.

Se recomienda no utilizar formatos o codificaciones propios de los mensajes, sino los compatibles con la Internet, porque hay que tener en cuenta que no todos los usuarios utilizan el mismo programa de correo electrónico ni su mismo sistema operativo.

NOTA 1 Se recomienda tener el menor número posible de mensajes en la bandeja de entrada, para ello se sugiere crear carpetas personales. Estas carpetas se pueden organizar por temas, labores, proyectos, mensajes pendientes, años, entre otros.

NOTA 2 Cuando el software no reorganice el texto se sugiere dar formato al mismo, con una resolución del 75 %ciento del zoom para facilitar la impresión.

NOTA 3 Se recomienda tener conciencia de que el correo electrónico puede ser archivado y bajo ciertas circunstancias no ser confidencial.

A continuación, un ejemplo de correo electrónico

MANUAL VERSIÓN: 2



2.3. GESTIÓN Y TRÁMITE

El proceso de recepción, radicación y distribución de la información se encuentra centralizada en actividades como: recepción correspondencia general, documentos de contratistas de personas naturales y facturas con orden de servicio.

2.3.1. RECEPCIÓN, ANÁLISIS Y RADICACIÓN

CORRESPONDENCIA GENERAL La radicación implica recibir las solicitudes externas, cartas, derechos de petición, revistas, libros, muestras, invitaciones, facturas , extractos, publicaciones, información en medio magnético, y demás documentos referentes al quehacer de la Institución. Las cuales son presentadas por medio de los canales habilitados por la Universidad para su atención:

o Ventanilla: o Apartado aéreo y empresas de correo.

Una vez se recibe, se debe:

Analizar el tipo de documento, e ingresar los siguientes datos en la planilla de control de correspondencia recibida: número de radicado, remitente (persona natural o entidad), detalle o asunto, ciudad de origen, fecha de origen de documento, dependencia a quien va dirigido, el tipo de solicitud.

MANUAL VERSIÓN: 2



De acuerdo con la información anterior se debe realizar el control del plazo

establecido para la respuesta (notificando por correo electrónico al usuario responsable) teniendo en cuenta los tiempos de Ley definidos, para las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o denuncias y los tiempos definidos por la entidad para los trámites.

Se realiza monitoreo para el control de tiempo de respuesta. Precisando que la responsabilidad directa de emitir respuesta en el tiempo establecido es del funcionario competente.

Consigna en Registro de correspondencia recibida fecha de respuesta para controles requeridos.

Si se trata de correspondencia personal, se devuelve con el mensajero que viene a entregarla, si llega por servicio de correo, se direcciona el documento al repositorio general para ser reclamada por el usuario respectivo. Esta información no se radica NOTA: Véase Circular 022 de octubre de 2007, en: http://entrenos.eafit.edu.co/gestion-administrativa/diaf/cad/Paginas/procedimientos-formatos.aspx FACTURAS CON ORDEN DE SERVICIO: Inicialmente el auxiliar administrativo revisa los requisitos legales vigentes y normas internas exigidas de la factura como: denominación factura de venta, consecutivo, fecha de expedición, resolución vigente, datos comprador y vendedor, descripción y valor por el servicio prestado, IVA y agente retenedor discriminado. Coincidencia del valor factura física con el reportado en el sistema de información de solicitud de servicio (AGORA). Si cumple con los requisitos, registra los datos, radica y digitaliza el documento en el sistema de almacenamiento digital (módulo work flow facturas). Una vez almacenada, el sistema genera de forma automática una notificación electrónica al correo del ordenador del gasto para continuar con el proceso. El ordenador aprueba la factura en el sistema, la libera y pasa al proceso de causación (departamento de contabilidad) de forma electrónica. (Véase Manual de Archivo y Correspondencia numeral 2.3.1.1 instructivo de aprobación facturas) Una vez aprobadas, envía reporte por correo electrónico a contabilidad de las facturas ingresadas en el día, en planilla: control entrega de facturas. Una vez causadas, se envía el reporte electrónico a Tesorería y Cartera y se pasan físicamente las facturas para su pago respectivo.

MANUAL VERSIÓN: 2



En caso de falla en el sistema de información, realiza el procedimiento a través del sistema AGORA indexando la información de la factura y digitalizando la misma en un archivo alterno para respaldo de la información. Si el sistema auxiliar falla, se recibe la cuenta de cobro condicionada a la revisión posterior para devolución de la misma si fuera del caso.

Para generar mayor claridad en la aprobación de facturas a través del módulo workflow, se realiza el siguiente instructivo que presenta las actividades a ejecutar con el detalle requerido:

2.3.1.1. Instructivo del Módulo Workflow OBJETIVO: Permitir al usuario seguir paso a paso las indicaciones para aprobar una factura que le llegue por el módulo work flow. 1. El usuario recibe notificación mediante el correo electrónico, sobre el nuevo

documento radicado en el CAD

2. El usuario presiona clic sobre la palabra ver documento para desplegar la

imagen (factura) desde la aplicación wokflow.

MANUAL VERSIÓN: 2



3. Seguidamente el usuario visualiza los siguientes iconos:

Cerrar el documento. Aprobar factura. Ver seguimiento. Rechazar factura

4. Si la factura cumple con los requisito para ser aprobada, presione el icono APROBAR EL DOCUMENTO.

MANUAL VERSIÓN: 2



Se activa la siguiente ventana, donde valida si esta seguro de la aprobación respectiva.

MANUAL VERSIÓN: 2



Se despliega un cuadro de aletarta para validar si la tarea fue exitosa, presione aceptar

6. Una vez aprobado el documento, se despliega la siguiente ventana con la

información de la factura aprobada. Si desea generar trazabilidad del proceso debe presionar el botón que se muestra en la pantalla y visualizar.

MANUAL VERSIÓN: 2



7. En esta ventana se observa el estado actual de la factura y se puede

consultar en el momento que se desee. La ventana se va actualizando de acuerdo al proceso que lleve la factura hasta llegar al pago de factura en cuentas por pagar.

8. Si la factura debe ser rechazada, presiona el botón SELLO RECHAZO

DEPENDENCIA

MANUAL VERSIÓN: 2



9. Y aparece el siguiente cuadro de dialogo para indicar la ubicación del sello

de rechazo en la factura.

Y el siguiente pantallazo ratificando que si la va a rechazar.

MANUAL VERSIÓN: 2



10. Puede salir de la aplicación cerrando la ventana del explorador.

RECEPCIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DE CONTRATISTAS PERSONAS NATURALES Previo diligenciamiento del formato de ingreso a la ARL; el auxiliar administrativo recibe y valida los documentos exigidos: copia de cédula, copia del contrato firmado, certificados de EPS, certificado de pensión, certificado de ARL (si aplica) se procede a la afiliación a la entidad administradora seleccionada por el contratista de acuerdo con los lineamientos establecidos por las mismas: Sura, Positiva, Colmena, Colpatria entre otras. Si es necesario presta la asesoría para procedimientos de afiliación a seguridad social. Recepciona la cuenta de cobro presentada por el contratista y los soportes respectivos. Valida documentos entregados frente a condiciones del contrato para radicación y proceso siguiente con la cuenta. Revisa los requisitos de factura legal vigente y normas internas exigidas como se establece en el control de facturas con orden de servicio. En caso de presentarse inconsistencias con soportes, se devuelve al contratista la cuenta para corrección respectiva. Realiza control de afiliados y retirados de forma periódica en bases de datos elaboradas para tal fin. Organiza documentos recibidos y transfiere a contratos y convenios para archivar en el expediente respectivo del contratista

2.3.2. DISTRIBUCIÓN

Se realiza la distribución interna y externa de los documentos, comunicaciones, paquetes, equipos, bienes muebles entre otros, a través de la programación de los mensajeros y el uso de empresas de mensajería especializada:

2.3.2.1. Distribución Interna Los mensajeros internos realizan recorridos en las diferentes dependencias de la universidad y, recogen la documentación de los usuarios para trámite en las diferentes oficinas.

MANUAL VERSIÓN: 2



Los mensajeros internos tienen los siguientes recorridos y horarios con el propósito de obtener el máximo beneficio: 08:00am a 09:15am Los mensajeros deben ir a las porterías y recoger la prensa y sobres que llegan de Llanogrande, distribuyen la prensa y llevan los sobres al CAD para el trámite requerido con cada uno. Organizan la información que se encuentra en los casilleros, retiran el correo de las tulas que lleguen de la empresa de mensajería externa y ubican la información en las carpetas de mensajería para iniciar los recorridos. Así mismo cuentan con dos colores de carpetas para la mensajería interna: color azul y roja con el fin de que el usuario de la dependencia identifique el recorrido. Primer Recorrido: 09:15 a.m. Los mensajeros regresan del corrido entre 10:15 y 10:30 de nuevo al CAD, retiran la información, ubican los sobres para el correo en su lugar, distribuyen en los casilleros lo que recolectado en las carpetas de mensajería y nuevamente organizan la información para salir de nuevo. Segundo Recorrido 10:45 a.m. Los mensajeros organizan la información de la misma forma para iniciar luego los recorridos de la tarde. 2 a 3:00 p.m. Los mensajeros deben volver a las porterías y recoger la documentación que se encuentre allí. Tercer Recorrido: 03:15 p.m. Cuarto Recorrido: 04:45 p.m. El formato de mensajería interna debe ser diligenciado por los auxiliares operativos, antes de iniciar los recorridos, este debe evitar al máximo los tachones y enmendaduras:

MANUAL VERSIÓN: 2



Fecha: Diligenciar DMA Recorrido No: Diligenciar el número de recorrido al que corresponde, siendo 1 y 2

los de la mañana y los restantes de la tarde Documentos enviados: Corresponde a los datos de la información a distribuir

o Tipos documentales: Diligenciar el campo según las convenciones descritas en la parte inferior del formato

o No. Radicado: Detallar el número consecutivo interno asignado desde la ventanilla única.

Remitente: Detallar el nombre de la entidad o dependencia que envía el comunicado

Destinatario: Detallar el nombre de la entidad o persona a la que va dirigido el comunicado

Firma de quien recibe: Nombre de la persona que recibe en la dependencia destinataria, para tener constancia o prueba de recibido.

Convenciones tipos documentales: Corresponde a las siglas de los tipos de documentos frecuentemente distribuidos, esto permite agilizar el diligenciamiento del campo “documentos enviados”.

2.3.2.2. Distribución Externa

Si es para distribución externa: Se dirige a las dependencias que requieran la realización de un trámite con instrucciones precisas. La mensajería externa se encuentra centralizada en el CAD, servicio que permite distribuir sobres, paquetes y realizar diligencias requeridas por las dependencias con el requisito de que sean prioritarias, presenciales y que sean en sectores como el centro de la ciudad y

MANUAL VERSIÓN: 2



alrededores de la universidad, de lo contrario, la dependencia debe utilizar el servicio de correo. Las diligencias que requieren el servicio de distribución mediante los mensajeros externos, deben ser reportadas y entregadas al auxiliar administrativo del correo del CAD con el fin programar las rutas correspondientes de cada uno de los mensajeros y así optimizar el tiempo de entrega de su información. Para realizar el respectivo control de la distribución los mensajeros externos deben diligenciar el siguiente formato, en lo posible sin tachones ni enmendaduras:

Nombre responsable: Nombre del mensajero externo que realiza las diligencias Fecha: DMA en el que realizo las diligencias Departamento y/o Centro de Costos: Nombre de la dependencia o el CC del

departamento que solicita la diligencia Tipo de diligencia: Diligenciar el campo, según las convenciones descritas en la

parte inferior del formato Destinario/entidad: Nombre de la entidad en donde se realizara la diligencia. Descripción diligencia: Detallar la diligencia solicitada por la dependencia Recibido en EAFIT por: Nombre del funcionario de la dependencia al que le fue

informado o devuelto la constancia de la diligencia solicitada. Firma y Sello: Campo que permite constatar la diligencia realizada en la entidad

destinataria Convenciones tipo de diligencia: Corresponde a las siglas de los tipos de diligencias

frecuentemente solicitadas, esto permite agilizar el diligenciamiento del campo “documentos enviados”.

Adicional, el CAD cuenta con el servicio de varias empresas de correo para toda la documentación que no puede ser entregada por los mensajeros de la institución, con el fin

MANUAL VERSIÓN: 2



de realizar una mejor distribución y entrega oportuna de esta información y para una mejor comprensión y utilización de este servicio se realiza el siguiente instructivo:

2.3.3. INSTRUCTIVO PARA EL SERVICIO DE CORREO DISTRIBUCIÓN POR CORREO ESPECIALIZADO

Este instructivo se realiza con el fin de que el usuario conozca de forma detallada los servicios de correo que ofrece la universidad a través del Centro de Administracion Documental y pueda realizar sus envíos de forma efectiva y hacer el seguimiento y control respectivo. INDICE:

1. Servicios ofrecidos 1.1. Correo Premier (urbano y nacional) 1.2. Correo masivo (urbano y nacional) 1.3. Correo internacional 1.4. Transporte de acarreos (muebles y enseres) 1.5. Recolección de mercancía a nivel nacional

2. Rotulación y marcación mercancías (sobres y paquetes ) 3. Aseguramiento de mercancía (pólizas de cubrimiento) 4. Empresas y tarifas 5. Código Postal 6. Trámite para reclamación por pérdida o extravío de envíos 7. Aspectos a tener en cuenta en los envíos

1. SERVICIOS OFRECIDOS

La Universidad cuenta con relaciones comerciales, con diversas empresas de correos (ver numeral 4), las cuales ofrecen diferentes productos de acuerdo a las necesidades del remitente, de esta manera se garantiza la efectividad en la recolección y entrega al destinatario, siendo necesario conocer los siguientes aspectos: El usuario que tenga la necesidad de realizar algún envío, debe rotular y sellar el

sobre o caja a despachar. El usuario debe remitir al CAD a través de los mensajeros internos o personalmente,

lo que requiera enviar. El administrador del correo del CAD, es el responsable de realizar los envíos, y hacer

el seguimiento, a través de los portales de las empresas de mensajería e informar a la dependencia el estado del envío en caso que lo requiera.

El administrador del correo, verifica el costo de los envíos y si supera el valor de $8.000.000, debe solicitar a la dependencia la aprobación por escrito de dicho envío.

En caso que se presente alguna novedad en la entrega del envío, el administrador del correo debe notificarlo a la dependencia para resolver la situación y autorizar la devolución como última opción.

1.1. Correo Premier

MANUAL VERSIÓN: 2



El correo premier es el servicio que garantiza la entrega de envíos en las 24 horas siguientes al despacho, permite realizar rastreo del estado del envió y descargar la prueba de entrega.

Este correo comprende los despachos urbanos y nacionales así: 1.1.1. Correo Urbano: Consiste en la entrega del envío dentro del área metropolitana,

comprendida desde Caldas hasta Girardota e incluyendo los corregimientos de San Cristóbal y Santa Elena. Las empresas de correo que prestan este servicio son:

Envigado Express Servientrega Deprisa Servicios postales nacionales 472

1.1.2. Correo Nacional: Consiste en la entrega de envíos a las diferentes ciudades del

país en 24 horas, exceptuando La Guajira, Los Llanos Orientales, Amazonas y Santanderes que tiene un tiempo de entrega de 48 horas.

Los productos ofrecidos para este servicio pueden ser: Hoy mismo: se entrega el mismo día que se despacha, en horas de la tarde (5:00 y 7:00 p.m.) y solo opera en Medellín y Bogotá; Cero horas hábiles: entrega al día siguiente antes de las 8:00 a.m.; aeropuerto-aeropuerto: Se coloca el paquete en el aeropuerto y lo deben reclamar en el aeropuerto de la ciudad de destino. Servicios que deben ser informados al auxiliar administrativo según necesidad del remitente. Estos productos solo aplican para ciudades principales.

Las empresas de correo que prestan este servicio son:

Servientrega Deprisa Servicios postales nacionales 472 Fedex

1.2. Correo Masivo

Se denomina así al correo que se envía por volumen, y es superior a 100 sobres, el peso no debe superar los 250 gramos y el tiempo de entrega es entre 1 y 5 días hábiles a partir del momento de recibido en el CAD. El correo masivo no cuenta con prueba de entrega digitalizada, sino con un informe suministrado por el proveedor del correo, donde relaciona el estado de los envíos. Las empresas de correo que prestan este servicio son:

Servientrega Envigado Express.

Para realizar un despacho masivo, el remitente debe elaborar la base de datos en Excel y

MANUAL VERSIÓN: 2



remitirla al e-mail del administrador del correo, con el fin de que la empresa de correo genere las guías para este despacho y posterior informe del estado de entrega de los envíos. Se adjunta formato de muestra para la elaboración de base de datos con los datos que debe contener como mínimo:

Las empresas de correo ofrecen el servicio de alistamiento en caso que el destinatario lo requiera; esto consiste en el pegado de los rótulos, insertos adicionales y empaque, servicio que tiene un costo adicional a la tarifa del envío. Nota: Es importante tener presente que el correo masivo no tiene cobertura a direcciones cuyo destino sea en kilómetros, apartados aéreos y veredas. Si dentro del volumen de masivos, se encuentra esta situación, estos sobres se envían por otro proveedor de correo a otro costo. 1.3. Correo Internacional

Se presta a través de las siguientes empresas de correo:

Fedex Servientrega internacional DHL Servicios postales nacionales 472

Si el envío tiene un valor comercial, se debe anexar los siguientes documentos: Carta de responsabilidad: Este formato se diligencia cuando el usuario va a

realizar envíos tales como: muestras, y otros elementos que requieran declarar que no es material de prohibido transporte, tal como narcótico, medicamentos, dinero en efectivo, joyas, alimentos entre otros. Lo debe diligenciar el usuario remitente del envío.

Factura proforma: Si la mercancía a enviar supera los U$10, se debe diligenciar esta factura y el administrador del correo lo diligenciará según la necesidad planteada.

MANUAL VERSIÓN: 2



FACTURA COMERCIAL/COMERCIAL INVOICE

Número de Guía Aérea/ AWB No. Fecha/Date: 00/00/0000

REMITENTE: CONSIGNATARIO: (SHIPPER) (CONSIGNEE)

NOMBRE DE LA PERSONA NOMBRE DE LA PERSONA

DE CONTACTO: DE CONTACTO: (CONTACT) (CONTACT) DIRECCION: CRR 49 7 SUR 50 DIRECCION: (ADDRESS) (ADDRESS) TELEFONO: 2619500 TELEFONO: (TELEPHONE) (TELEPHONE)

UNIDADES DESCRIPCION DETALLADA DE LOS ARTICULOS

VALOR UNIT. EN DOLARES

VALOR SUBTOTAL

EN DOLARES(UNITS) (COMPLETE DESCRIPTION OF GOODS) (UNIT

VALUE $) (SUBTOTAL

VALUE $)

0

Total piezas Valor total en

dolares

(TOTAL PIECES) (TOTAL

VALUE $)

País de Origen de los Artículos Arriba Descritos/Country of Origin of the Above-described Goods: DECLARACION DE REMITENTE: Yo/nosotros certifico/certificamos que he/hemos cumplido con todas las leyes y regulaciones aplicables a la importación, exportación y demás de los países a los que, desde donde y a través de los cuales puedan pasar las mercancías arriba citadas. Yo/nosotros autorizo/autorizamos a FEDEX . a completar en mi/nuestro nombre cualquier documento requerido para cumplir con esas leyes y regulaciones. Por lo tanto, Yo/nosotros designo/designamos a FEDEX o su Representante como mi/nuestro agente para proceder con los despachos de aduana y entrega y designo/designamos a FEDEX. o su Representante como consignataria únicamente con el propócito de designar un agente de aduanas para ejecutar los despachos de aduana y entrega de las mercancías descritas en esta declaración, Yo/nosotros certifico/certificamos que toda información proporcionada a FEDEX. oralmente o en en esta declaración es precisa y completa.

MANUAL VERSIÓN: 2



Yo/nosotros acuerdo/acordamos indemnizar y absolver aFEDEX. por cualquier reclamación, obligación o costo debido a mi/nuestro incumplimiento de cualquier ley o regulación aplicable.

SHIPPER´S DECLARATION: I/we warrant that all applicable customs, import, export, and other laws and regulations, of all countrie to from, or through which the abovementioned merchandise may pass have been complied with. I/we authorized FEDEX. to complete on my/our behalf any documents requiered to comply with such laws and regulations. I/we hereby appoint FEDEX. or its representantive as my/our agente to conduct customs clearance and entry and certify FEDEX. as the consignee solely for the porpouse of designating a customs broker to perform customs clearance and entry of the merchandise described above. I/we certify that all information provied to FEDEX. orally, or set forth in this commercial invoice is acurate and complete. I/we agree to indemnity and hold FEDEX. harmles for any claim, liability or expense arising from my/our failture to comply with any applicable law or regulation.

Página 1 page

Nombre/Name: Firma/Signature:

de/of 1

MANUAL VERSIÓN: 2



Nota: Para envíos de muestras orgánicas o vegetales además de lo descrito anteriormente, debe anexar permisos por el ICA o el Ministerio de Agricultura, los cuales son descargados de los sitios web de dichas entidades. Una vez diligenciados los formatos descritos, el CAD elabora la guía; realiza el despacho al destino específico y el respectivo seguimiento al envío para informar a la dependencia sobre el estado del mismo. 1.4. Transporte de acarreos

El transporte de acarreos se realiza a nivel nacional y el servicio es prestado por las

MANUAL VERSIÓN: 2



empresas TRANSPORTE Y TURISMO 1A y CTAP, las cuales trasladan bienes tales como: muebles, enseres, equipos de oficina, maquinaria, instrumentos musicales, obras de arte, papelería, herramientas, muestras de laboratorio industrial, entre otros. Cuando la dependencia requiera dicho servicio, debe remitir al administrador del correo un e-mail a la dirección [email protected] con el formato de solicitud del servicio de transporte diligenciado y con mínimo 4 horas de antelación para realizar la gestión ante las empresas transportadoras y, así realizar la programación del vehículo adecuado.

El formato debe ser diligenciado en su totalidad, con el propósito de tener la información suficiente para que el envío sea asegurado y entregado correctamente en su destino final.

SOLICITUD SERVICIO TRANSPORTE

Fecha de Solicitud 14/01/2015 Hora 11:20:02 a. m.

Coordinador Operación

Jerson Steve Hernandez Osorno

Teléfono/ Extensión 9971

INFORMACION DE RECOGIDA

Empresa donde se Recoge

Dirección de Recolección

Contacto

Teléfono/ Extensión

Fecha de Recolección

Hora Recolección

Tipo Vehículo

INFORMACION DE LA MERCANCIA

Número de Piezas

Peso (kg)

MANUAL VERSIÓN: 2



Valor de la Mercancía (en Pesos)

Tipo de Empaque

Tipo de Mercancía

INFORMACION DE ENTREGA

Empresa Destino

Dirección de Entrega

Contacto

Teléfono/ Extensión

INFORMACION GENERAL

Facturar a Nombre de

Dependencia:

Centro de Costos:

Nombre responsable:

Valor Flete Pactado (en Pesos)

Escolta

OBSERVACIONES

Solicitud Enviada Por

MANUAL VERSIÓN: 2



Las empresas de transporte, cuentan con pólizas de responsabilidad civil y contractual, lo que permite cubrimiento total a los bienes transportados. Previo envió de la mercancía el remitente debe garantizar que esta se encuentra cubierta por las pólizas institucionales (véase numeral 3: aseguramiento de mercancías),

1.5. Recolección de mercancía a nivel nacional

Este servicio es prestado en el momento que algún usuario requiera una recolección de mercancía a nivel nacional, para lo cual requiere enviar e-mail al correo [email protected] y [email protected] al administrador del correo, proporcionando la siguiente información:

Nombre de la empresa remitente Nombre de contacto remitente Dirección contacto donde se recoge Número telefónico contacto Centro de costos al que se le cargara esta recolección Valor a asegurar (si se requiere) Tipo de mercancía y especificando el peso y dimensión

MANUAL VERSIÓN: 2



Horario de recolección

2. ROTULACIÓN Y MARCACIÓN MERCANCÍAS

Para el envío de correo ya sea en sobre de manila, en sobre tipo carta, cajas u otro tipo de empaque debe contener los siguientes requisitos:

Sobre de manila Ver Ejemplo

MANUAL VERSIÓN: 2



Sobre tamaño carta Ver Ejemplo

Sobre Internacional Ver Ejemplo

MANUAL VERSIÓN: 2



3. ASEGURAMIENTO DE MERCANCIAS (POLIZAS DE CUBRIMIENTO):

Cuando la mercancía a enviar tiene un costo representativo o valor comercial alto que amerita ser asegurado, el usuario debe informar al área de activos fijos en el departamento de compras el valor de la mercancía, para que allí determinen si lo aseguran por las pólizas de la universidad o se le aconseja tomar el seguro de la empresa transportadora, en tal caso, el administrador del correo procederá a asegurarlo ante la empresa de transporte. El costo de asegurar la mercancía con la empresa transportadora representa el 2% sobre el valor a asegurar; la empresa reconoce el 100% del valor asegurado siempre y cuando haya sido declarado y enviado con los requerimientos especificados en cada caso. En caso de transportar un elemento o equipo de una empresa externa que ha sido prestado a la universidad para su utilización, se debe obligatoriamente asegurar mediante las pólizas de la empresa de transporte. 4. EMPRESAS Y TARIFAS

4.1. Empresas

El Centro de Administración Documental es el responsable de la coordinación de los envíos, para esto cuenta con relaciones comerciales con las siguientes empresas:

EMPRESAS SITIO WEB

SERVIENTREGA

www.servientrega.com.co

DEPRISA

www.deprisa.com

FEDEX

www.fedex.com

4-72 RED POSTAL DE

COLOMBIA

www.4-72.com.co

ENVIGADO EXPRESS

www.envigadoexpress.com.co

MANUAL VERSIÓN: 2



TRANSPORTE Y

TURISMO 1A

www.transporteyturismo1a.com

CTAP

www.cooperativactap.com

4.2. Tarifas: Las tarifas se pueden consultar en Intranet Entrenos en la página del Centro de Administración documental.

5. CÓDIGO POSTAL:

Para diligenciar formatos a nivel internacional, tenga en cuenta el siguiente código: CODIGO POSTAL: 050022 6. TRÁMITE PARA RECLAMACIÓN POR PÉRDIDA O EXTRAVÍO DE ENVÍOS:

Cuando se verifica que un documento o mercancía no llegó a su destinatario en el tiempo estipulado; se extravió o llegó en malas condiciones se procede de la siguiente manera con la empresa transportadora:

Se debe informar de inmediato a través de un correo electrónico ([email protected]) al administrador del correo, lo sucedido con la mercancía: condición en que llegó: deterioro, saqueo, pérdida de elementos, retraso de entrega, y otros detalles que amerite explicar; con el fin de proceder con la reclamación respectiva.

Si pasados tres días no se realiza la gestión, la empresa de transporte puede negarse a reconocer el valor a reclamar.

MANUAL VERSIÓN: 2



Si la mercancía o documentación enviada fue asegurada debidamente, para la

reclamación se debe presentar la factura comercial como evidencia de lo transportado.

Una vez realizada la reclamación, la empresa de correo procede a la revisión de la trazabilidad del transporte y debe reconocer en los 15 días siguientes a la misma, el valor asegurado o la solución al evento presentado.

7. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA EL ENVÍO: El horario para recepción de sobres y mercancías en el CAD es de lunes a

viernes de 8am-12 y de 2:00pm a 4:00pm, con el fin de realizar el despacho el mismo día.

Si su envío es de contenido delicado, debe informarle al administrador del correo con el fin de efectuar los trámites pertinentes para la identificación y tratamiento especial del envío.

Los equipos electrónicos deben ser enviados en la caja original, si se requiere

ser embalados en un guacal la empresa de correo ofrece dicho servicio, con un costo adicional que puede ser cargado al centro de costos requerido.

Para la distribución de los documentos electrónicos el envío lo realiza la dependencia responsable, a través del sistema de forma automática una vez cuente con el consecutivo y la firma digital o escaneada.

ASIGNACIÓN CONSECUTIVO PARA LAS COMUNICACIONES: Para que el documento se proyecte y produzca legítimamente, cada dependencia debe solicitar al auxiliar administrativo II de CAD, el consecutivo del documento a producir: memorando y carta, quien debe tener presente: A qué categoría de radicación se le asigna el consecutivo Si el documento corresponde a la gestión de un trámite o a la prestación de un servicio Personal autorizado para suscribir el documento

2.4. ORGANIZACIÓN

Para la organización e archivos tenga en cuenta:

MANUAL VERSIÓN: 2



Identificación de carpetas Cada Unidad Académico y/o Administrativa, hace apertura e identificación de carpetas con base en el cuadro de clasificación documental. De los documentos de apoyo, los de conservación y los generados en el Sistema de Gestión de la Calidad es conveniente que se abran carpetas para cada serie y subserie. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, la información general será: CODIGO: SERIE: SUBSERIE: FECHA EXTREMAS: CANTIDAD DE LEGAJOS Notas: En caso de que la documentación no tenga fecha se anotará s.f. (sin fecha). Foliación: Los documentos que integran las unidades documentales estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. Se exige este procedimiento para expedientes como historias clínicas. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada y Depurada. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento; Organización de Carpetas: La ubicación física de los documentos se hará de tal manera que la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. No se deben guardar duplicados y documentos en papel químico o de fax, cuando éstos existan se recomienda sacar fotocopia, debido a que con el tiempo sufren deterioro Cuando se proceda a archivar documentos se debe tener especial cuidado de verificar que efectivamente han cumplido su trámite y que corresponden a la serie bajo la cual se están archivando. En el caso de las historias laborales, se deben tener en cuenta las Circulares No. 004 de 2.003 y No. 012 de 2.004 del Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación, que establecen los criterios generales para su organización. Para la organización de las historias clínicas, se debe tener en cuenta la Resolución No. 01995 del 8 de julio de 1999 del Ministerio de Salud.

MANUAL VERSIÓN: 2



Organización de expedientes: Los expedientes se conformarán con la totalidad de los documentos de archivo

agrupados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento, independientemente del tipo de información, formato o soporte y deben agruparse formando series o subseries documentales.

Las personas responsables de gestionar los trámites o actuaciones en una determinada dependencia u oficina, deben identificar los expedientes en series o subseries de acuerdo con el cuadro de clasificación de la Universidad Eafit.

Se deben organizar los expedientes, de tal forma que se agrupen los tipos documentales de acuerdo con el principio de procedencia.

Los documentos que conforman un expediente se deben organizar siguiendo la secuencia de la actuación o trámite, de acuerdo con los procedimientos establecidos para cada caso.

Si esto no es posible se organizan en el orden en que se incorporan al expediente. Una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el trámite o procedimiento administrativo

se procederá al cierre del expediente. Las pastas para legajar se deben solicitar a compras, ya que se han estandarizado para su utilización en toda la universidad, igualmente los ganchos legajadores. A continuación se presenta un ejemplo de un legajo y su marcación respetiva:

MANUAL VERSIÓN: 2



Marcación Legajo

CENTRO DE ADMINISTRACION

DOCUMENTAL CAD

MANUAL VERSIÓN: 2



Ubicación Del Gancho

El gancho debe ubicarse de arriba hacia abajo como muestra la figura, recordar que se archiva en orden ascendente (la información más antigua es la primera y la más reciente es la última) y en lo posible utilizar gancho plástico para evitar que la documentación sufra mayor deterioro por el óxido del gancho metálico.

Si la información a archivar en un mismo expediente contiene hojas tamaño carta y oficio, este debe legajarse teniendo como guía la hoja tamaño oficio y el legajo tamaño oficio de tal forma que la documentación quede alineada en el borde superior y pueda conservar uniformidad y estética

MANUAL VERSIÓN: 2



El proceso de organización comprende la ejecución de las actividades de clasificación, ordenación y descripción, las cuales son desarrolladas de la siguiente manera:

2.4.1. CLASIFICACIÓN

La información institucional es clasificada a través de códigos que identifican la dependencia, serie y subserie, los cuales se encuentran condensados en el instrumento archivístico llamado Cuadro de Clasificación documental el cual se actualiza periódicamente de acuerdo a los nuevos tipos documentales que van surgiendo. Codificación de Información La Universidad EAFIT, realiza una codificación alfanumérica para identificar las oficinas productoras según la carta organizacional, así como los diferentes asuntos almacenados en el CAD. En el momento de la creación o supresión de una dependencia se actualiza la base de datos. La estructura permite identificar tanto la dependencia, como la serie y subserie y lo especifico de cada expediente. Posee múltiples ventajas entre las que se destacan: Ahorro de espacio por la ubicación en el estante o archivador, Ubicación rápida de la información, Identificación visual de la información, Reconocimiento de un código fácil de manejar y manipular de acuerdo con las

circunstancias del archivo a organizar. A continuación se explica cómo se estructura el código y el significado del mismo: Estructura del Código: El código contiene siete (7) cifras que significan: 04 : (04) Identificación dependencia o departamento. 04 102 : (102) Serie y 04 102 01 : (01) Subserie

o Identificación de las dependencias:

Para la codificación de las dependencias se tuvo en cuenta la estructura de organización académico-administrativa de la universidad EAFIT aprobada por el Consejo Directivo en

MANUAL VERSIÓN: 2



septiembre 29 de 1991 y con base en su jerarquía, se inició la numeración desde los niveles directivos desde los dígitos el 0 0, una vez termine en 9 9 si se crean nuevas dependencias o departamentos, se continua con un número y las letras del abecedario, es decir: 1A -2A – 3A ... 1B - 2B – 3B ... 1C -2C - 3C ... y así sucesivamente hasta agotar las letras, siendo lo suficientemente amplia esta numeración De acuerdo a la dinámica de la universidad las subseries pueden ir creciendo, y por tanto el cuadro de clasificación se va actualizando periódicamente. Las dependencias en la medida que realicen actividades nuevas, debe reportarse al CAD para asignarle un nuevo código a la información que va a organizar y legajar-

2.4.2. ORDENACIÓN

Una vez clasificada la información institucional, se ordena el expediente según la disposición física del mismo, la ordenación determina qué documento va primero y cuáles van después; orden cronológico ascendente a continuación se legaja. La ordenación da respuesta al principio de procedencia y orden original. Principio de procedencia: Es aquél según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter seriado de las secciones, series y expedientes. Principio de orden original: Hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o expediente ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su producción.

2.4.3. DESCRIPCIÓN

Una vez la información se encuentre ordenada, se debe describir en el Formato único de inventario documental, con el detalle requerido para identificación y posterior consulta. Igualmente el CAD, debe una vez recibida la documentación por transferencia, realizar la descripción en el sistema DocuWare para identificar todo el acervo documental y permitir ubicar la consulta de forma ágil y oportuna.

MANUAL VERSIÓN: 2



2.4.4. DIGITALIZACIÓN E INDEXACIÓN DE INFORMACIÓN

OBJETIVO Describir de forma detallada las actividades a desarrollar en el proceso de digitalización con el fin de mejorar la eficiencia del proceso. ALCANCE Este instructivo aplica para las series documentales de conservación total, que dada su consulta y la importancia que reviste la serie con relación a la misión institucional, se decide digitalizar para agilidad y fácil acceso. DEFINICIONES Conservación Total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente,

es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.

Depurar: Consiste en retirar elementos metálicos de cada documento como clips y ganchos, y en organizar los documentos que contengan dobleces y rayones

Digitalizar: Es pasar un documento de formato papel a medio digital a través de un Software que permite visualizar toda la información que se somete a este proceso a través de una pantalla de computador. Para esta actividad se requiere de un escáner.

Escáner: Periférico de entrada de datos (texto impreso e imágenes). Su función es Capturar estos datos y transmitirlos al ordenador para su posterior manipulación. El escáner pueden trabajar con texto impreso, fotografías y dibujos.

Indexar: Es editar la información en los campos claves seleccionados en el software utilizado para la digitalización.

Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad Administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven Como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática

EJECUCION PROCEDIMIENTO: Se determinada la serie y subserie documental a digitalizar y se llevan a cabo las siguientes actividades: 1. Se depura la documentación a digitalizar:

MANUAL VERSIÓN: 2



Se selecciona la información a digitalizar, dejando los documentos que contengan mejor calidad.

2. Se retiran elementos metálicos de cada documento como clips y ganchos, se quitan dobleces, se borran rayones y se limpia el documento si contiene manchas u otros líquidos que afecten el original e impidan leer el documento.

3. Se crea la carpeta virtual con los campos necesarios para ubicación posterior del documento.

4. Se digitaliza la subserie 5. Se indexan los campos con la información requerida, teniendo en cuenta colocar la

ubicación física del documento. 6. Se realiza el control de calidad respectivo a las imágenes y a los datos indexados. 7. Se almacena nuevamente la subserie física en el estante correspondiente para su

posterior consulta.

Se han identificado las siguientes series y subseries:

Serie: Actas Subseries: Actas de cada consejo y comité Serie: Contratos Subseries: Contratos y Convenios específicos por proveedor Serie: Historias Subserie: Historias Académicas Serie: Historias Subserie: Historias Laborales Serie: Programas Subserie: Programas académicos (Acreditación y

correspondencia de cada carrera)

A continuación se describe el procedimiento a seguir con la seria Actas, el mismo procedimiento se desarrolla con las demás series documentales.

2.4.4.1. Digitalización 1. Se accede al software Docuware mediante la siguiente ruta: inicio/todos los

programas/Docuware. Al hacer click en la opción Docuware se abrirá la siguiente ventana:

MANUAL VERSIÓN: 2



2. Ingresado en Docuware se abre la bandeja destinada para el almacenamiento temporal

ejemplo actas rectoría, contratos escaneados y demás mediante la siguiente ruta: Archivo/Administración de bandejas, y posteriormente se selecciona la bandeja respectiva, al seleccionarla se cierra la ventana de administración de bandejas:

3. Aparecerá la siguiente imagen donde la bandeja ya se encuentra abierta, allí

permanecerá dispuesto el documento para su posterior almacenamiento definitivo:

4. Se ubica el documento en el escáner y se da click en el botón Escanear por documento, donde aparecerá la ventana de Control de escáner del DACS y se selecciona la opción correspondiente al tamaño del documento. Esta actividad se repite cada que se escanea un nuevo documento.

MANUAL VERSIÓN: 2



5. A continuación aparecerá la ventana del VRS el cual permite regular la calidad de la imagen, por lo tanto se realizan los siguientes pasos: se habilitan las opciones de configuración de contraste y de limpieza inteligente dando click en las casillas ubicadas en la parte derecha de la pantalla y llevando el medidor al máximo nivel (5) posteriormente se da click en aceptar para continuar con la digitalización.

MANUAL VERSIÓN: 2



6. Existe la opción de corregir errores en la imagen, como imperfecciones del papel o

marcas de legajos y grapas, para esto se debe abrir el documento en la bandeja, luego se deshabilita la opción Objetos transparentes mediante el botón ubicado en la parte izquierda de la ventana, y se selecciona el color blanco en la opción de Seleccionar color, luego se procede a corregir resaltando con el cursor las áreas que lo requieren.

Nota: Cuando en las actas hay cuadros, imágenes y texto a color, se sugiere digitalizar el acta en dos versiones una a color que será la que se carga a Docuware y otra a blanco y negro que se almacena en la carpeta de Actas del disco extraíble en formato PDF para contingencia.

2.4.4.2. Indexación de Actas

La serie actas es enviada para digitalización al Centro de Administración Documental por la Secretaría General o la Rectoría, Desarrollo Humano y la Dirección Administrativa, cada que se realiza reunión de alguno de los comités o consejos: Consejo Directivo, Consejo Académico, Consejo Superior, Consejo de Gobierno, Comité de escalafón, Comité de Administración de recursos financieros. Cada que se recibe un Acta se realizan las siguientes revisiones por la coordinación del CAD previo a la digitalización: 1. Verificar que el Acta esté con las firmas correspondientes, de lo contrario hacer

devolución de manera inmediata.

MANUAL VERSIÓN: 2



2. Verificar la paginación y secuencia de los temas tratados, en caso que no esté

numerada se revisa detalladamente para evitar faltantes.

3. Verificar que la fecha y el consecutivo de Acta sea el mismo que está en el encabezado, esto debe hacerse con cada hoja del Acta:

4. Comprobar que el documento no tenga tachones o correcciones manuales, si esto se presenta debe ser devuelta para su correcto envío.

5. Verificar que cada hoja del Acta este legible y sin defectos de impresión, de lo contrario es necesario devolverla para su corrección.

Este proceso consiste en diligenciar los campos mediante los cuales se podrán realizar las consultas: Se selecciona el documento escaneado y se da clic en la opción Almacenar, inmediatamente aparecerá la ventana cuadro de dialogo de almacenamiento, la cual posee todos los campos a indexar:

MANUAL VERSIÓN: 2



Se deben tener en cuenta los siguientes estándares para los campos que son de obligatorio diligenciamiento: COMITÉ: Al oprimir simultáneamente las teclas ALT+W aparecerá una ventana con

todos los nombres de los consejos y comités existentes, se selecciona el que corresponde al documento haciendo doble click sobre el nombre del comité o consejo.

ACTA NÚMERO: Se digita el número consecutivo del acta, expresado en un número entero, por ejemplo si el número del Acta es 002 se ingresa solo el número 2.

FECHA: Se digita la fecha del acta en el formato dd/mm/aaaa. ANEXOS: Dependiendo si el acta tiene o no anexos se selecciona CON ANEXOS o

SIN ANEXOS oprimiendo simultáneamente las teclas ALT+W LIBRO: Posterior al empaste de las Actas Se ingresa el número del libro o tomo en el

que se almacena físicamente. CLAVES: Se ingresan palabras claves que permitan la recuperación de los temas que

contiene el Acta para lograr una consulta efectiva y delimitada, es decir, palabras que indiquen con certeza los temas tratados, como nombres de programas, materias y personas.

ORDEN DEL DÍA: Se digita el orden del día planteado, omitiendo los ítems de

verificación de quorum y aprobación del Acta, y asegurarse de revisar si existe o no alguna modificación del orden durante el desarrollo del Acta, con el fin de consignar la información real. Los ítems del orden del día no se numeran y la separación entre un tema y otro es identificado con punto seguido (.). Así mismo se recomienda omitir los signos de puntuación, suprimir los artículos, preposiciones, conjunciones (y, el, lo, los, la, las) a no ser que hagan parte de un nombre propio o sea necesario para concretar la idea, debido a que la cantidad de caracteres que se permite ingresar es reducido.

SERIE: Al oprimir simultáneamente las teclas ALT+W se desplegará una ventana con las series documentales, se seleccionada dando doble clic a la serie ACTAS.

CÓDIGO SERIE: Al oprimir simultáneamente las teclas ALT+W se desplegará una

ventana con los códigos de las series, en el caso de la serie Actas será 001, según cuadro de clasificación documental y se selecciona dando doble clic sobre el número.

SUBSERIE: Al oprimir simultáneamente las teclas ALT+W se desplegará una ventana

con las subseries documentales, se seleccionada dando doble clic a la subserie correspondiente al Acta.

CÓDIGO SUBSERIE: Al oprimir simultáneamente las teclas ALT+W se desplegará una

ventana con los códigos de las subseries, se selecciona dando doble clic sobre el

MANUAL VERSIÓN: 2



código respectivo de la subserie del Acta, previa verificación en el cuadro de clasificación documental.

TEMAS TRATADOS: Luego de una lectura analítica del Acta se realiza la descripción

completa de cada tema del orden del día, con el fin de obtener resumidos los temas relevantes que se trataron en determinada reunión. Esta descripción se realiza en mayúscula sostenida.

DOCUMENTO RELACIONADO: No se diligencia. PERMISOS USR: No se diligencia.

Nota: Es muy importante la aprobación y modificación de programas, esto debe quedar muy claro en la descripción, como también reestructuraciones y creación de dependencias, debido a que este tipo de información es solicitada frecuentemente. Una vez indexados todos los campos y con el archivador ACTAS seleccionado se da clic en aceptar y queda almacenado el documento.

MANUAL VERSIÓN: 2



Cuando las Actas físicas de los Consejos, tengan el volumen de folios suficientes se envían a empastar con condiciones especiales y se devuelven a Rectoría, donde se conserva físicamente esta.

2.4.4.3. Indexación de Contratos y Convenios

Estos documentos son enviados al Centro de Administración Documental periódicamente por el departamento de Contratos y Convenios para digitalización. Son contratos del archivo de gestión que se decide digitalizar para mejor control por los interventores de los mismos cuando requieren realizar la consulta. Una vez se digitalizan, se devuelven a la oficina de contratos y convenios para la administración respectiva. Cuando el contrato cumple el plazo establecido y ha sido liquidado, se transfiere definitivamente al CAD para su conservación. Actividad 1. Preparación o depuración de documentos. De acuerdo a lista de envío se verifica que se encuentre la totalidad de los documentos

remitidos.

Se retiran elementos metálicos de cada documento como clips y ganchos, dobleces, se borran rayones y se limpia el documento si contiene manchas u otros líquidos que puedan retirarse.

Se ubica en el archivador CONTRATOS, luego selecciona las imágenes que se

escanearon y se dirige al menú de herramientas y se ubica en la opción Almacenar, se

MANUAL VERSIÓN: 2



da click en Dialogo de almacenamiento estándar, donde inmediatamente aparecerá la ventana “Cuadro de dialogo de almacenamiento” la cual posee todos los campos a indexar; Una vez abierto este menú, deben quedar marcadas las opciones guardar valores y la opción solo pre-indexación, (esto con el fin de que una vez se indexé el primer documento, queden guardados los campos y cuando se valla a indexar otro documento, no tenga que volver a digitar los mismos campos, solo cambiaria el tipo de documento.)

Se procede a llenar los campos que son obligatorios, los cuales se pueden ver en el

documento escaneado, ya que cuando aparece el menú de almacenamiento, aparece también la imagen del documento que se va a indexar.

CAMPOS OBLIGATORIOS PARA INDEXAR.

Radicado Entidad Objeto Fecha de inicio Fecha de Terminación Clase (Se coloca contrato o convenio) Código Documental Código dependencia

El campo “código documental” es numérico y está conformado por 4 dígitos: los dos

primeros indican el tipo de contrato, y los dos siguientes números indican el tipo documental, se digitan sin dejar espacio; para llenar este campo se debe tener en cuenta la siguiente imagen.

TIPO DE CONTRATO CODIGO TIPO DOCUMENTAL CODIGOARRENDAMIENTO 01 CONTRATO 01COMODATO 02 OTRO SI 02COMPRA-VENTA 03 POLIZA 03

EDICION 04 CORRESPONDENCIA 04MANTENIMIENTO 05 CERTIFICADO 05OBRAS CIVILES 06 ACTA 06PRACTICAS PROFESIONALES 07PRESTACION DE SERVICIOS 08SUMINISTRO 09GENERAL 10ASESORIA 11APRENDIZAJE 12INNOMINADO 13LICENCIA DE USO 14CUENTA COMERCIAL 15CUENTA CORRIENTE 16DONACION 17MERCANCIA CONSIGNACION 18CONCESION DE ESPACIOS 19CESION DE DERECHOS 20

MANUAL VERSIÓN: 2



El campo “código dependencia” es numérico y está conformado por 2 dígitos; para llenar este campo se debe tener en cuenta el siguiente listado, que identifica el código que le corresponde a cada dependencia.

DEPENDENCIA CÓDIGO

CONSEJO SUPERIOR 00

REVISORIA FISCAL 01

CONSEJO DIRECTIVO 02

CONSEJO ACADEMICO 03

RECTORIA 04

VICERRECTORIA 05

PLANEACION INTEGRAL 06

COMUNICACIONES 07

CONTROL INTERNO 08

ADMISIONES Y REGISTROS 09

SEDE BOGOTA 10

SEDE LLANOGRANDE 11

SEDE PEREIRA 12

DECANATURA ADMINISTRACION Y CONTADURIA 13

PYMES 14

ORGANIZACIÓN Y GERENCIA 15

GESTION PUBLICA 16

MERCADEO 17

ECONOMIA 18

HUMANIDADES Y LENGUAS 19

FINANZAS 20

NEGOCIOS INTERNACIONALES 21

FORMACION AVANZADA 22

DIRECCION DE EXTENSION 23

DEPARTAMENTO DE PRACTICAS PROFESIONALES 24

CENTRO DE EDUCACION CONTINUA (EVEN. ESPEC.) 25

RELACIONES INTERNACIONALES 26

EUROCENTRO 27

CENTRO DE EGRESADOS 28

CENTRO DE ASESORIAS Y CONSULTORIAS 29

CENTRO DE IDIOMAS 30

CORPORACION AMIGOS EAFIT 31

MANUAL VERSIÓN: 2



INVESTIGACION Y DOCENCIA 32

BIBLIOTECA 33

CENTRO DE TELECOMUNICACIONES 34

CENTRO DE INFORMATICA 35

CENTRO DE ASESORIAS Y SERVICIOS EDUCATIVOS- CANAL E 36

CENTRO DE PUBLICACIONES 37

DEPARTAMENTO DE ARCHIVO 38

DIRECCION DESARROLLO HUMANO 39

DESARROLLO ESTUDIANTIL 40

DESARROLLO DE EMPLEADOS 41

CENTRO DE SERVICIOS FORMATIVOS-SERVICIO MEDICO 42

DEPORTES 43

ORGANIZACIÓN ESTUDIANTIL /NEXOS/OPCION COLOMBIA 44

FOMUNE 45

DIRECCION ADMINISTRATIVA 46

CONTABILIDAD 47

COMPRAS 48

COSTOS Y PRESUPUESTOS 49

ALMACEN 50

SERVICIOS GENERALES 51

TESORERIA 52

IMPUESTOS 53

CARTERA 54

CUENTAS POR PAGAR 55

ACTIVOS FIJOS 56

CONTRATOS Y CONVENIOS 57

DECANATURA ESCUELA DE INGENIERIA 58

INGENIERIA DE SISTEMAS 59

INFORMATICA EDUCATIVA 60

CONEXIONES 61

INGENIERIA DE PRODUCCION 62

LINEA DE INVESTIGACION Y AUTOMATIZACION 63

INGENIERIA MECANICA 64

INGENIERIA CIVIL 65

INGENIERIA DE PROCESOS 66

GEOLOGIA 67

CIENCIAS BASICAS 68

MANUAL VERSIÓN: 2



CENTRO DE LABORATORIOS 69

LABORATORIO MAQUINA Y HERRAMIENTAS 70

LABORATORIO PROCESAMIENTO DE IMAGENES 71

LABORATORIO DE FISICA 72

LABORATORIO DE QUIMICA 73

LABORATORIO DE GEOLOGIA 74

LABORATORIO DE METROLOGIA 75

LABORATORIO DE MATERIALES 76

LABORATORIO DE HIDRAULICA 77

LABORATORIO DE SUELOS, CONTR. Y PAVIMENTOS 78

LABORATORIO DE MODELOS Y SOLDADURA 79

LABORATORIO DE SALUD OCUPACIONAL 80

LABORATORIO DE GEOTECNIA 81

INFORMATICA ACADEMICA 82

CALIDAD TOTAL 83

DESARROLLO Y FOMENTO PATRIMONIAL 84

SECRETARIA GENERAL 85

DECANATURA DE CIENCIAS Y HUMANIDADES 86

ORQUESTA 87

CONTADURIA 88

INSTITUTO DEL PLASTICO 89

CENTRO DE DESARROLLO EMPRESARIAL 90

PSICORIENTACION 92

MUSICA 93

INTERRED 94

FONDO EDITORIAL EAFIT 95

INGENIERIA DE DISEÑO 96

DERECHO 97

DESARROLLO ORGANIZACIONAL 98

PROMOCION Y DESARROLLO ARTISTICO 99

PROYECTO CONVERGENCIA 1A

EXTENSION CULTURAL 2A

DEPARTAMENTO DE CATEDRA 3A

PROYECTOS 4A

MANUAL VERSIÓN: 2



Indexados todos los campos, se da clic en aceptar, y se procede a Seleccionar archivador de CONTRATOS, luego selecciona todos los documentos que están el la bandeja y se dirige a la barra de herramientas se ubica en la opción EDICION, luego almacenamiento automático, donde aparece una ventana con la siguiente advertencia” ¿Desea eliminar los documentos de la bandeja una vez almacenados correctamente en el archivador? Se da la opción si, y quedan almacenados los documentos.

MANUAL VERSIÓN: 2



Se termina este proceso colocándole sello de escaneado a los contratos físicos, y se

devuelven al departamento de Contratos y Convenios, con las respectivas observaciones si es del caso.

Una vez el contrato sea remitido al CAD para conservación, se debe ingresar al sistema e indexar el campo estado del documento donde se coloca la palabra terminado y se adiciona la ubicación física: estante cuerpo entrepaño.

2.4.4.4. Indexación de Historias Académicas

Se compone de varios tipos documentales, cuya estructura es la siguiente

HISTORIA ACADÉMICAS DE ESTUDIANTES

ESTRUCTURA DE CÓDIGOS SUBSERIES

CLASE DE DOCUMENTO CODIGO

ASIGNADO

01 Información Personal

IP 01 Formulario de Ingreso 0101

02 Foto Estudiante 0102 03 Formato Entrevista 0103 04 Cédula y Libreta militar-visas 0104

MANUAL VERSIÓN: 2



05 Hoja de vida estudiante posgrado 0105

02 Información Académica

IA 01 Acta de Grado Eafit 0201

02 Actas de grado (Bachillerato o profesión) 0202 03 Bilingüismo ( Michigan , Toefel, y certificados) 0203 04 Calificaciones Eafit y Notas Manuales Eafit 0204 05 Icfes /Ecaes 0205 06 Calificaciones Bachillerato 0206 07 Calificaciones otra universidad 0207 08 Solicitud grado colectivo 0208 09 Matrícula para cada ciclo Posgrado 0209 10 Certificado grado pendiente 0210

11 Pagos (recibos de caja, acuerdos de pago, supletorios, grado) 0211

12 Certificado verificación datos estudiante 0212 13 Plan Académico (lo que le falta al estudiante por cursar) 0213

14 Certificados otros estudios del estudiante 0214

15 Correspondencia general (activar como estudiante nuevamente, por ejemplo) 0215

03 Requisito de

Ingreso RI

01 Reingreso 0301 02 Reserva de cupo 0302

03 Transferencia Externa, Interna correspondencia 0303 04 Conocimientos en Música 0304 05 Cartas recomendación (para posgrados) 0305 06 Circular seguro de accidentes 0306

07 Constancias y certificados de otra institución. Comportamiento Disciplinario 0307

08 Control entrevista estudiante Formato 0308 09 Programa Básico 0309 10 Plan Simultáneo (Estudios Simultáneos) 0310

04 Comunicaciones

oficiales CO

01 Reconocimiento materias o asignaturas 0401

02 Validación práctica 0402 03 Sanciones 0403 04 Reconocimiento desempeño especifico 0404 05 Tutelas 0405 06 Modificaciones notas (email impresos con notas) 0406 07 Permisos Especiales 0407 08 Cancelación semestre 0408 09 Cancelación de Materias 0409 10 Cancelación por faltas de asistencia 0410 11 Matricula condicional 0411 12 Becas 0412

MANUAL VERSIÓN: 2



13

Proyecto de grado: anteproyecto, correspondencia aceptación proyecto, asignación asesor, prorrogas, asignación jurado para evaluación 0413

14 Carreras simultaneas 0414 15 Derechos de petición 0415

05 Comunicaciones

Especiales

01 Convenios 0501 De estos tipos documentales, se decide escanear o no escanear de acuerdo al estado de la historia académica: Activos = se escanea toda la información Retirados y egresados = se escanean los tipos documentales que según decisión en comité deben conservarse o eliminarse. Por tal motivo el Centro de Administración Documental, entrega al personal que digitalice el formato respectivo para determinar la actividad (instrucción a seguir) con cada documento:

TIPOS DOCUMENTALES HISTORIA ACADÉMICA EGRESADOS

TIPO DOCUMENTAL INSTRUCCION CODIGO DOCTO

Acta de grado de Eafit Escanear y conservar en legajo 0201

Acta de grado profesión /Diploma profesión/ certificados de estudio.

Escanear y conservar en legajo 0202

Becas (por desempeño académico: mención de honor o excelencia, otras becas otorgadas al estudiante.

Escanear y Destruir 0412

Bilingüismo, Michigan toefel.certificado donde lo realizó Escanear y Destruir 0203 Calificaciones Bachillerato. Escanear y Destruir 0206 Calificaciones Eafit y Notas manuales (Hojas de vida viejas que no están en el sistema de Admisiones)


calificaciones otra universidad Escanear y Destruir 0207 Cancelación de materias Escanear y destruir 0409 Cancelación de materias(Formato con firma profesor, cartas) Escanear y destruir 0409 Cancelación por faltas de asistencia. Incapacidades Escanear y destruir 0410 Cancelación Semestre Escanear y destruir 0408 Carreras simultaneas Escanear y destruir 0414 Cartas de Recomendación ( Para Posgrados) Escanear y devolver 0305

Cartas para activar el carnet de un estudiante (cuando cancelan un semestre vencido, puede ser una notificación por correo electrónico que se imprime)

No Escanear y Destruir

Certificado aprobación once Cuando no han terminado año escolar y se realizan los tramites sin el título de bachiller, de lo contrario se escanea es el Título de Bachiller.

Escanear y devolver 0202

Certificados verificación datos del estudiante Escanear y destruir 0212 Circular seguro de Accidentes Escanear y destruir 0306

MANUAL VERSIÓN: 2



Cita para entrevista No Escanear y Destruir Conocimientos en música (certificados) Escanear y devolver 0304 Constancias motivo de retiro de otra institución, comportamiento disciplinario


Convenios para intercambios estudiantiles (correspondencia enviada y recibida). Ejemplo: SIGUEME, ENIM

Escanear y Destruir 0501

Correspondencia General Escanear y destruir 0215 Derechos de Petición Escanear y destruir 0415 Documentos personales: Visas , cedula de ciudadanía, tarjeta de identidad, libreta militar, pasaporte


Email impresos con la nota asignada por el profesor Escanear y destruir 0406 Ficha firma de matrícula (ficha pequeña que contienen las hojas de vida antiguas donde se firmaba el control de matrícula cada semestre)

No Escanear y Destruir

Formato control entrevista estudiante Escanear y destruir 0308 Formato entrevista ingreso (ojo se debe colocar con el formulario de ingreso)

Escanear y destruir 0101

Formulario de ingreso (Fichas de inscripción, solicitud de ingreso.) Escanear y conservar en legajo 0101

Foto estudiante Escanear y conservar en legajo 0102

Hoja de vida estudiante posgrado Escanear y devolver 0105 Incapacidades No Escanear y Destruir Matrícula condicional Escanear y destruir 0411

Modificaciones nota : Corrección nota - segundo calificador Escanear y conservar en legajo 0406

PERMISOS ESPECIALES. Solicitud y respuesta a Permisos: libre configuración, línea de énfasis, examen suficiencia, presentar supletorio


plan académico Escanear y destruir 0213

Programas Analíticos (se escanea el formato de aceptación de asignaturas reconocidas). Se Llama es estudiante y se devuelven los programas. Se hace firmar formato de recibido

No Escanear y devolver según politicas tomadas en Admisiones

Proyecto de grado: anteproyecto, Correspondencia aceptación proyecto, asignación asesor, prorrogas, asignación jurado para evaluación.


Pruebas Ecaes Escanear y devolver 0205 Pruebas Icfes Escanear y devolver 0205 Recibo de Caja: por Inscripción por derecho de grado. No Escanear y destruir Reconocimiento de materias para quienes han adelantado otros estudios ya sea en la misma institución o en otra


Reconocimiento materias (formato y cartas) Escanear y destruir 0401

Reconocimiento a desempeño específico (comunicaciones enviadas por Rectoría o Decanaturas como conocimiento a desempeño especifico.)


Reingreso Escanear y destruir 0301 Reserva de cupo Escanear y destruir 0302

MANUAL VERSIÓN: 2



Sanciones (disciplinarias y académicas: anulación examen, fraudes, faltas al profesor, llamados de atención: correspondencia enviada y recibida)


Solicitud de grado colectivo Escanear y destruir 0208 Transferencia Externa, Interna Escanear y destruir 0303

Tutelas /Demandas Escanear y conservar en legajo 0405

Validación practica(autorización, permisos de validación, proyecto práctica)


Aclaración campo INSTRUCCIÓN:

Escanear y conservar en legajo, se refiere la información que debe conservarse de forma permanente, por lo tanto una vez digitalizado, se conservan en una carpeta donde quedan archivadas alfabéticamente por apellidos y por carreras. Escanear y destruir, se refiere a que una vez digitalizado el documento, se deja al final de la carpeta que se está depurando para luego ser destruida. Escanear y devolver, Una vez digitalizado el documento, se deja al final de la carpeta que se está depurando para luego devolverla al estudiante. No escanear y destruir, son documentos que por su contenido, no requieren ser escaneados, por lo tanto se dejan al final de la carpeta que se está depurando. Todos los documentos que tienen instrucción escanear, se les debe colocar el código

del documento que aparece en la anterior imagen, al lado superior derecho con lápiz. Una vez depurada la información se procede al escaneo, la indexación y

almacenamiento de los documentos, para la indexación es obligatorio llenar los siguientes campos:

Número de identificación Tipo de identificación Nombres Apellidos Código del programa (Se coloca el código del programa)

CÓDIGOS PROGRAMAS ACADEMICOS PREGRADO CODIGO NOMBRE PROGRAMA

001 ADMINISTRACION DE NEGOCIOS

080 ADMINISTRACION DE NEGOCIOS LLANOGRANDE

111 CIENCIAS POLITICAS

112 COMUNICACIÓN SOCIAL

MANUAL VERSIÓN: 2



011 CONTADURIA

084 DERECHO

085 DISEÑO

003 ECONOMIA

015 GEOLOGIA

013 INGENIERIA CIVIL

004 INGENIERIA DE PROCESOS

012 INGENIERIA DE PRODUCCION

010 INGENIERIA DE SISTEMAS

081 INGENIERIA DE SISTEMAS LLANOGRANDE

113 INGENIERIA FISICA

101 INGENIERIA MATEMATICA

014 INGENIERIA MECANICA

083 MUSICA

002 NEGOCIOS INTERNACIONALES Código Documental (Se coloca el código del documento que se le escribió al

documento en la parte superior derecha.) Esta serie documental se almacena inicialmente en el archivador tmpestud, archivador

temporal el cual se utiliza para realizar el control de calidad de las imágenes digitalizadas, una vez se comprueba la calidad de las mismas, se migra al archivador principal llamado: hvestudi.

Se procede luego a archivar y conservar la información que se determinó escanear y conservar en legajo, y se asigna en el sistema la ubicación topográfica de esta documentación.

2.4.4.5. Indexación de Historias Laborales

Las historias laborales se componen de varios tipos documentales, con la respectiva codificación para cada uno de ellos y poder así clasificar y preparar la información para digitalizarla (depuración) ESTRUCTURA Y TIPOS DOCUMENTALES HISTORIAS LABORALES 1. DOCUMENTOS PERSONALES

1.1 INGRESOS 1.1.1 Constancias laborales 1.1.2 Certificados laborales 1.1.3 Hoja de vida 1.1.4 Copia Cédula 1.1.5 Copia Libreta Militar 1.1.6 Exámenes médicos 1.1.7 Registro Civil

MANUAL VERSIÓN: 2



1.2 CONTRATACION

1.2.1 Contratos de trabajo, Terminación, Reintegros, Renuncia, Renovación 1.2.2 Cartas de nombramiento, Traslados, Ascensos 1.2.3 Modificaciones de jornada y Horario de trabajo 1.2.4 Otro si y cláusulas adicionales a los contratos de trabajo, Modificación 1.2.5 Cartas ley 50 1.2.6 Contratos de prestación de servicios, cátedra, asesorías. 1.2.7 Prorrogas de contrato. 1.2.8 Contratos condonables, préstamos condonables 1.2.9 Salarios: aumentos, asignación salarial, pagos dobles, pagos nómina 1.2.10 Reconocimientos 1.2.12 Descansos remunerados 1.2.13 Licencias, permisos, compensatorios 1.2.14 Derechos de autor 1.2.15 Regalías 1.2.16 Asignaciones académicas

1.3 CAPACITACION 1.3.1 Certificados Estudio 1.3.2 Títulos 1.3.3 Solicitudes capacitación formal 1.3.4 Cursos y seminarios

1.4 LLAMADOS DE ATENCION 1.4.1 Llamados de atención, quejas, reclamos 1.4.2 Descargos 1.4.3 Suspensiones

1.5 CARGOS 1.5.1 Cartas de traslados, definición funciones, encargos, nuevas actividades,

empalmes cargo 1.5.2 Cartas de representación en comités 1.5.3 Evaluación de desempeño

1.6 EMBARGOS 1.6.1 Cartas de Juzgados. 1.6.2 Recibos de depósitos del embargo. 1.6.3 Recibos de entrega del embargo. 1.6.4 Constancias de embargos.

1.7 PROCESOS JUDICIALES. 1.7.1 Demandas 1.7.2 Otros procesos

1.8 PRESTACIONES SOCIALES, PAGOS Y OTRAS DEDUCCIONES 1.8.1 Liquidación prestaciones, Primas, Cesantías, Intereses a las cesantías,

Reclamación familia, hijos 1.8.2 Vacaciones 1.8.3 Honorarios 1.8.4 Préstamos promesa de venta, Fomune, préstamos, fondo de vivienda 1.8.5 Bonificaciones, primas como bonificación 1.8.6 Horas extras 1.8.7 Devolución en pagos de nómina 1.8.8 Autorización pagos 1.8.9 Pagarés 1.8.10 Deducciones de nómina 1.8.11 Disminución pagos ReteFuente y otra correspondencia 1.8.12 Gastos de Representación (viáticos, alimentación, hospedaje)

MANUAL VERSIÓN: 2



2. SEGURIDAD SOCIAL

2.1 EPS 2.1.1 Afiliaciones 2.1.2 Traslados 2.1.3 Retiros

2.2 PENSION OBLIGATORIA 2.2.1 Afiliaciones 2.2.2 Traslados, Modificaciones 2.2.3 Retiros

2.3 PENSION VOLUNTARIA 2.3.1 Afiliaciones

2.4 OTROS SEGUROS 2.4.1 Afiliación, novedad y retiro póliza vida grupo. 2.4.2 Afiliación, novedad y retiro póliza de Hospitalización y cirugía 2.4.3 Afiliación, novedad y retiro póliza sublime 2.4.4 Póliza del hogar 2.4.5 Póliza Emergencia Médica

2.5 INCAPACIDADES. 2.5.1 EPS 2.5.2 ARP

2.6 CAJAS DE COMPENSACIÓN 3. COMITÉ ESCALAFON 3.1 EVALUACION

3.1.1 Evaluación académica: Estudios, Idioma, Experiencia, Certificados. 3.1.2 Asignación Académica: Cursos que van a dictar

3.1.3 Méritos Docentes: Correspondencia méritos, méritos por investigación, méritos por Sabático. 3.2 Correspondencia generada por el comité escalafón 3.3 Correspondencia enviada al comité Todos los documentos tienen que tener el código del documento que aparece al lado

de cada tipo documental, se debe colocar, al lado superior derecho con lápiz. Una vez depurada la información se procede al escaneo, la indexación y

almacenamiento de los documentos; para la indexación es obligatorio llenar los siguientes campos:

Número de identificación Tipo de identificación Nombres Apellidos Estado (Se coloca Retirado) Tipo Documental (Se coloca: Documentos personales, Seguridad Social, o

Escalafón; de acuerdo a la estructura y tipos Documentales historias laborales.)

Esta serie documental se almacena en el archivador de HVEMPTMP es un archivador

temporal de las historias laborales, que una vez realizado el control de calidad, se

MANUAL VERSIÓN: 2



realiza la migración al archivador principal HVEMPLEA., a través del Centro de informática.

Luego se procede a archivar y conservar la información física e ingresa en el sistema el número de identificación de la carpeta correspondiente.

2.4.4.6. Indexación de Programas Académicos Pregrado Y Posgrado Esta serie Documental se almacena físicamente en carpetas por programa académico. Se retiran elementos metálicos de cada documento como clips y ganchos, y se

organizan aquellos documentos que contengan dobleces y rayones. Se lee cada documento y dependiendo del asunto, se codifica en la parte superior

derecha, con un código que está compuesto por 5 dígitos que se conforman del código de la serie, el código de la subserie y el código del tipo documental de acuerdo al siguiente listado.

CODIFICACIÓN PROGRAMA ACADÉMICO

SERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL 01 CREACIÓN 01 Propuesta Académica

02 Actas - Actos Administrativos

1 Actas del Departamento

2 Actas Consejo de Escuela

3 Actas Consejo Académico

4 Acta Directivo

5 Acta Consejo Superior

03 Comunicaciones 1 Internas y Externas

04 Estudios

05 Informes

06

Pensum Académico (Planes Académicos )

02 APROBACIÓN

01 Actos Administrativos Externos

1 Resoluciones Licencias de funcionamiento

2

Resolución Registro Calificado (SNIES)

3 Reconocimientos

02 Comunicaciones 1 Internas

MANUAL VERSIÓN: 2



2 Externas

3 Informes

03 Renovación

1 Comunicaciones internas

2 Comunicaciones Externas

3 Informe - propuestas

04 Convenios

04 ACREDITACION 01

Autoevaluación para Acreditación y para Renovación

1 Comunicaciones internas y externas

2 Informes autoevaluación

02 Evaluación externa para Acreditación y Renovación

1 Comunicaciones oficiales

2 Designación pares Académicos

3 Informes evaluación

03 Conceptos evaluación programa CNA

1 Comunicaciones oficiales

2 Informes Evaluación

04 Actos Administrativos Aprobación

05 MODIFICACIONES

AL PROGRAMA 01 Reforma curricular

02 Requisitos de Práctica

06 PUBLICIDAD

01 Divulgación programa 1 Plegables

2 Comunicaciones internas y

externas

Se clasifican y agrupan los documentos por código documental para proceder a

escanearlos. Indexación de documentos. Para la indexación y almacenamiento se realiza igual que la actividad 3 en la serie

CONTRATOS Y CONVENIOS, solo que para este caso, debe estar ubicado en el archivador de PROGRAMAS.

Los campos obligatorios para indexar esta serie son:

MANUAL VERSIÓN: 2



Código Programa. (Se describe el código correspondiente a cada programa de

acuerdo al seguinte listado.

PROGRAMAS ACADÉMICOS

NOMBRE CODIGO ADMINISTRACION DE NEGOCIOS 001 ADMINISTRACION DE NEGOCIOS 080 ASISTENTE NIVELATORIO DE MÚSICA 994 ASISTENTES - POSGRADO 099 CIENCIAS POLITICAS 111 COMUNICACION SOCIAL 112 CONTADURIA PUBLICA 011 DERECHO 084 DIRECCIÓN DE OPERACIONES Y LOGÍSTICA 128 DOCTORADO EN ADMINISTRACION 117 DOCTORADO EN INGENIERÍA 125 ECONOMIA 003 ESPECIALIZACIÓN EN ADMINISTRACION 118 ESPECIALIZACIÓN EN ADMINISTRACION 121 ESPECIALIZACIÓN EN ADMINISTRACIÓN 134 ESPECIALIZACIÓN EN ADMINISTRACIÓN 139 ESPECIALIZACIÓN EN ADMINISTRACIÓN 140 ESPECIALIZACIÓN EN ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y SEGUROS 071 ESPECIALIZACIÓN EN ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y SEGUROS 132 ESPECIALIZACIÓN EN ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y SEGUROS 133 ESPECIALIZACIÓN EN AUDITORIA DE SISTEMAS 037 ESPECIALIZACIÓN EN CIENCIAS DE LA TIERRA Y MEDIO AMBIENTE 072 ESPECIALIZACIÓN EN CONTROL ORGANIZACIONAL 063 ESPECIALIZACIÓN EN CONTROL ORGANIZACIONAL 120 ESPECIALIZACIÓN EN DERECHO PENAL 116 ESPECIALIZACIÓN EN DESARROLLO DE SOFTWARE 086 ESPECIALIZACIÓN EN DISENO MECANICO 087 ESPECIALIZACIÓN EN ECONOMIA - UNIANDES 100 ESPECIALIZACIÓN EN ESTUDIOS POLITICOS 095 ESPECIALIZACIÓN EN ESTUDIOS URBANOS 096 ESPECIALIZACIÓN EN FINANZAS 018 ESPECIALIZACIÓN EN FINANZAS 020 ESPECIALIZACIÓN EN FINANZAS 021 ESPECIALIZACIÓN EN FINANZAS 035 ESPECIALIZACIÓN EN FINANZAS 046 ESPECIALIZACIÓN EN FINANZAS 069 ESPECIALIZACIÓN EN FINANZAS 130 ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE LA CALIDAD 053

MANUAL VERSIÓN: 2



ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS 064 ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS 109 ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS 119 ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS 122 ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DEL DESARROLLO HUMANO 066 ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DEL DESARROLLO HUMANO 070 ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA ESTRATEGICA DE COSTOS 104 ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA HOSPITALARIA 048 ESPECIALIZACIÓN EN GESTION DE LA CONSTRUCCION 105 ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN DE PYMES 127 ESPECIALIZACIÓN EN HERMENEUTICA LITERARIA 093 ESPECIALIZACIÓN EN ING. SISMO-RESISTENTE 056 ESPECIALIZACIÓN EN LÓGICA Y FILOSOFIA 091 ESPECIALIZACIÓN EN MANTENIMIENTO INDUSTRIAL 106 ESPECIALIZACIÓN EN MANTENIMIENTO INDUSTRIAL 129 ESPECIALIZACIÓN EN MANTENIMIENTO INDUSTRIAL 131 ESPECIALIZACIÓN EN MECANICA DE SUELOS Y CIMENTACIONES 068 ESPECIALIZACIÓN EN MERCADEO 019 ESPECIALIZACIÓN EN MERCADEO 027 ESPECIALIZACIÓN EN MERCADEO 036 ESPECIALIZACIÓN EN MERCADEO 043 ESPECIALIZACIÓN EN MERCADEO 123 ESPECIALIZACIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES 062 ESPECIALIZACIÓN EN NEGOCIOS INTERNACIONALES 138 ESPECIALIZACIÓN EN ORG. INDUSTRIAL Y REGUL. ECONOMICA 102 ESPECIALIZACIÓN EN PROC. DE TRANSF.DEL PLASTICO Y CAUCHO 061 ESPECIALIZACIÓN EN REDISEÑO DE PRODUCTOS 137 ESPECIALIZACIÓN EN RESPONSABILIDAD CIVIL Y SEGUROS 089 ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACION 028 ESPECIALIZACIÓN EN TECN.DE INFORM.PARA LA EDUCACION 110 ESPECIALIZACIÓN EN TELEINFORMATICA 079 ESTUDIANTE ASISTENTE - PREGRADO 009 GEOLOGIA 015 GERENCIA DE PROYECTOS 124 INGENIERÍA DE DISENO DE PRODUCTO 085 INGENIERÍA CIVIL 082 INGENIERÍA CIVIL - MEDELLÍN 013 INGENIERÍA DE PROCESOS 004 INGENIERÍA DE PRODUCCION 012 INGENIERÍA DE SISTEMAS 010 INGENIERÍA DE SISTEMAS 081 INGENIERÍA FISICA 113 INGENIERÍA MATEMATICA 101 INGENIERÍA MECANICA 014 MAESTRIA EN ADMINISTRACION 006

MANUAL VERSIÓN: 2



MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN 126 MAESTRIA EN CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION 076 MAESTRIA EN CIENCIAS DE LA TIERRA 078 MAESTRÍA EN ESTUDIOS HUMANÍSTICOS 136 MAESTRIA EN FINANZAS 115 MAESTRIA EN INGENIERÍA 114 MAESTRIA EN INGENIERÍA DE PROCESAMIENTO DE POLIMEROS 103 MAESTRIA EN INGENIERÍA INFORMATICA 065 MAESTRIA EN INGENIERÍA SISMO-RESISTENTE 097 MAESTRIA EN MATEMATICAS APLICADAS 016 MAESTRÍA EN MÚSICA 135 MÚSICA 083 NEGOCIOS INTERNACIONALES 002 NIVELATORIO DE MÚSICA 999

Código Serie. Nombre serie. Código Subserie Nombre subserie Código tipo Nombre tipo

Para indexar los campos anteriores se tiene en cuenta el listado de CODIFICACION PROGRAMA. Descripción: Se coloca información más amplia del contenido del documento. Año. Se coloca el año que tiene el documento.

Indexadas y almacenados los programas, se conservan en la misma carpeta en el estante correspondiente.

CONTROL CALIDAD IMÁGENES ESCANEADAS:

Culminado el proceso de escaneo de cierta cantidad de información de manera periódica, se realiza el control de calidad de las imágenes y de los índices con el fin de corregir posibles errores, detectar faltantes y obtener imágenes óptimas para la consulta. Todos los documentos que se sometan al proceso de digitalización, deben pasar por un programa de control de calidad que se debe establecer de acuerdo a la serie y al volumen de información que se esté procesando, control que garantiza la calidad dela información con relación al documento original y que permite legitimar la imagen en cualquier consulta o solicitud de entidad externa.

MANUAL VERSIÓN: 2



2.5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Con el propósito de evitar la acumulación de documentos en las oficinas productoras y cumplir con el ciclo de vida de los archivos, se establecen pautas y cronograma anual para transferir en el tiempo estipulado, los documentos de los Archivos de Gestión al Centro de Administración Documental (Archivo Central) procedimiento identificado como transferencia primaria y posteriormente realizar la transferencia secundaria la cual consiste en el traslado de información del archivo central al archivo Histórico. Teniendo presente para ambos casos que cumplan los criterios de organización y retención en años, almacenando y aplicando la disposición final de los documentos de acuerdo a los valores identificados.

2.5.1. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

El centro de administración documental cuenta con un cronograma de transferencias donde se identifican las fechas en que cada dependencia debe remitir la información al CAD de acuerdo a las siguientes instrucciones: Mediante correo electrónico, el auxiliar administrativo III (Analista de información del

CAD), notifica a los responsables de los Archivos de Gestión, las fechas y los criterios para efectuar la transferencia documental de su respectivo archivo.

En el archivo de gestión se debe conservar la información que se produce en el año en

curso y el año inmediatamente anterior, lo demás es objeto de transferencia al archivo central.

El responsable del archivo de gestión de cada oficina productora, selecciona los expedientes documentales que cumplieron con el tiempo de retención y deben ser transferidos porque culminaron su gestión.

Para la transferencia se debe retirar copias, fax, documentos borradores, ganchos,

clips copias adicionales archivadas en el mismo legajo. Seguidamente el responsable del archivo de gestión de cada oficina productora

diligencia el formato único de inventario documental, donde relaciona uno a uno los legajos a transferir y envía una copia electrónica para revisión por parte del Coordinador del CAD.

Posterior a la autorización de recepción de la información, el auxiliar administrativo III

(Analista de información del CAD), recibe la transferencia documental en las fechas establecidas, con el inventario documental debidamente diligenciado tanto físico como electrónico y en original y copia, verifica que la documentación transferida este acorde con el respectivo inventario y en caso de no cumplir con lo mencionado anteriormente,

MANUAL VERSIÓN: 2



se devolverá al peticionario, con las respectivas observaciones para los ajustes pertinentes y las fechas para su nueva recepción.

Ubica la información, identifica las carpetas y la indexa al sistema de información Docuware.

Si el responsable de cada archivo de Gestión, requiere asesoría para efectuar la

transferencia, lo debe solicitar con antelación para programar.

Aspectos presentes para la transferencia documental

La documentación a transferir al CAD debe estar organizada y contenida en el Cuadro de Clasificación Documental.

La documentación debe ser legajada en los rótulos de carpetas normalizadas por el CAD y respetando el principio de orden original y procedencia.

La documentación se recibe en las fechas establecidas en el cronograma y los años que corresponden según la retención establecida que es 1 año.

Toda transferencia debe ir acompañada del Inventario Único Documental, tanto en soporte electrónico como físico, original y copia el cual debe ser remitido al correo electrónico [email protected] previo a la transferencia para revisión y aprobación por parte del Coordinador del CAD

En caso de no cumplir con los requisitos establecidos, se devuelve la transferencia a la oficina productora y se reprograma entrega o se aplaza para el siguiente año, en la fecha establecida inicialmente.

Existe información que las dependencias generan para su actividad diaria, la cual es identificada como Documentos de apoyo (información que no inciden en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa y no forman parte de las series documentales de las oficinas) y como tal se debe conservar por un tiempo prudencial; sin embargo esta información tiene un periodo de vigencia inferior a un año, lo que significa que una vez cumplido, se puede destruir en el departamento acogiéndose al procedimiento de acta de eliminación de documentos de apoyo.

MANUAL VERSIÓN: 2



Se establecen pautas para su identificación así:

1DOCUMENTOS DE APOYO CLASE ALCANCE EJEMPLOS

De referencia

Copias de documentos que se conservan a efectos de constancia y control del trabajo desarrollado y cuyo original se almacena en el respectivo expediente.

Copias de informes. Copias de contratos. Copias de actos administrativos

De conocimiento

Copias de documentos que recibe una oficina para ser informada de alguna normativa interna o de un acto administrativo.

Copia de actas Copia de circulares Copia de comunicaciones

De comunicación Copias de documentos que recibe una dependencia por ser notificada de una acción por parte de otra oficina

Copia de memorandos Copia de comunicados

De información Originales de documentos promocionales que recibe una oficina por los proveedores

Catálogos Anuncios

De orden legal Fotocopias de disposiciones y textos legales

Copia leyes Copia decretos Copia resoluciones

Se debe organizar igualmente como la demás información, en fólder con la identificación correspondiente: Código, Serie, Subserie años y a continuación se relacionan algunos ejemplos: Recibos de caja ( copias que guarden los departamentos) Evaluaciones profesores Remisión trabajos publicaciones Salidas almacén ( las anteriores) Ordenes de Trabajo (copias que les envía publicaciones) Pedidos almacén ( anteriores) Gastos de viaje Calendario académico Control matrículas Listados ( de alumnos, de direcciones, de cumpleaños, de teléfonos, de asistencia) Tarifas (cursos, valor matrícula, computadores, correo, fax) Horarios (De estudiantes, de profesores, otros) Planillas elaboradas para algún control de actividad interno Trabajos estudiantes Tarjetas de invitación, agradecimiento entre otras. Ejecución presupuestal de la dependencia. Se recibe el compendio general que

genera Costos y Presupuestos

1 Adaptado del documento Gestión de Archivos en www.academiadedalo.

MANUAL VERSIÓN: 2



Cotizaciones Requerimientos Servicios Generales, SAUL. Listados impresos para control de su actividad Comunicados y circulares, ya que el CAD recibe el original de la dependencia que los

genera. Boletines, folletos, plegables, propaganda de otras entidades

2.5.2. TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

Las transferencias secundarias la realiza El auxiliar administrativo III (Analista de

información del CAD) posterior a la autorización del Coordinador y consiste en el traslado de documentos del archivo central al histórico.

Estas transferencias concluyen los procesos de valoración secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la protección de dichos documentos.

Se requiere diligenciar inventario único documental pero con una descripción detallada

para facilitar la consulta. Para estas transferencias no se establece cronograma, sino que El auxiliar

administrativo III (Analista de información del CAD) de manera anual o en el momento de aplicar la disposición final de documentos se realiza la selección de la información histórica

2.5.3. CONTINGENCIAS

En los casos que las oficinas productoras no realicen las transferencias documentales

en las fechas estipuladas, se debe remitir solicitud al CAD con la debida justificación y se realizara el análisis, en caso de que la respuesta sea positiva, la oficina productora se acogerá a la fecha reprogramada por el archivo central y en caso negativo debe conservar la documentación hasta el siguiente año.

La transferencia de documentos en otros soportes, deben relacionarse en el inventario documental y especificarlo en los campos soporte y notas.

2.6. CONSULTA DOCUMENTOS

Recibe la solicitud de consulta de información de manera personal o vía electrónica en la dirección: [email protected]. Según circular normativa No. 025 de 2007.

MANUAL VERSIÓN: 2



(Circular se puede consultar en la Intranet, procedimientos y formatos del Centro de Administración Documental). Si se presta información física, el usuario debe enviar a personal responsable para reclamarla y firmar el control de préstamo de documentos Si la información esta digitalizada, se remite vía correo electrónico, de otra forma se informa al usuario la disponibilidad de la misma. Realiza seguimiento de acuerdo a las fechas límites de préstamo de la documentación: Documentos administrativos sin restricción: se prestan a la dependencia productora por un plazo máximo de 15 días hábiles. En caso de vencimiento, se llama o escribe al correo electrónico para renovar fecha de préstamo. Documentos históricos: se pueden consultar en el CAD. Si se encuentran digitales, se envían por correo electrónico. Si se encuentran documentos en mal estado, se informa al coordinador del CAD para proceder a su restauración y determinar si se digitalizan para préstamos posteriores. Si el préstamo es solicitado por una persona o dependencia diferente al productor, se debe informar y solicitar autorización al productor para acceder a la consulta del mismo. Información de carácter histórico: Actas de fundación, actas de consejo superior, directivo y académico, actas de junta escalafón, actas de recursos financieros, documentos de la creación de los departamentos, de las carreras y dependencias (folletos, revistas, plegables, proyectos, boletines, libros) resoluciones de creación, estatutos, escrituras, historias académicas de las tecnologías de la institución, documentos seleccionados para conservación en las eliminaciones realizadas (muestra representativa), programas académicos (pensum), no se prestan físicamente, la consulta se realiza en el CAD y en caso de encontrarse digitalizado se envía copia de manera electrónica, teniendo presente que corresponde a documentos únicos y con valor patrimonial para la institución. Si el documento no es devuelto o presenta deterioro, se diligencia formato: Acta de pérdida o daño de documento con la firma del responsable. En el comité de administración documental se informa lo sucedido para el análisis respectivo.

2.7. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

Durante este proceso se contemplan 4 disposiciones que son: eliminación, selección, otros soportes/digitalización y conservación permanente los cuales se realizarán bajo los siguientes criterios:

MANUAL VERSIÓN: 2



2.7.1. ELIMINACIÓN

Aplica para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. El proceso de descarte documental se presenta en estos dos casos:

o Eliminar documentos de apoyo: Las dependencias remiten al CAD el acta de eliminación documentos de apoyo, la cual es analizada y aprobada se les informa que pueden o no eliminar

o Eliminar documentos que cumplieron su vigencia: Basada en la normatividad

Colombiana estipulada para documentos contables y financieros, se seleccionan de acuerdo a cumplimiento de vigencia y según valores de los documentos se elimina información contable que haya cumplido su tiempo de retención.

2.7.2. SELECCIÓN

Este procedimiento aplica para los documentos con valores primarios (contables), donde se escoge una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente en el archivo histórico institucional.

Criterios para la Selección

o La selección puede aplicarse a documentación que ha perdido su vigencia. o La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido

informativo se repite o se encuentra registrado en otras series. o La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su

conservación total. o Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe

seleccionarse a través de muestreo. Se realiza muestreo sistemático que tiene como guía la cronología, es decir, guardar ciertos años o el último mes de cada año o el que realice consolidado, eliminar otros; conservar la producción de una serie correspondiente al primer semestre, eliminar la producción correspondiente al segundo; y muestreo aleatorio. Consiste en que toda unidad tiene igual probabilidad de presentar una serie; en este caso es necesario aplicar una formula estadística.

2.7.3. OTROS SOPORTES/DIGITALIZACIÓN

Las subseries documentales que se digitalizan actualmente son: Actas, contratos, programas académicos, historias académicas, y laborales. Estas series se determinan digitalizar por su frecuencia alta de consulta y preservación de los originales.

MANUAL VERSIÓN: 2



2.7.4. CONSERVACIÓN PERMANENTE

En este proceso, la conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, los cuales lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.

2.8. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

La Universidad tiene establecido las siguientes acciones aplicados a los documentos durante su almacenamiento para garantizar la preservación en el tiempo.

2.8.1. CONTROL HUMEDAD Y TEMPERATURA

Para controlar las condiciones de almacenamiento adecuadas, se cuenta con un instrumento de medición que se conoce con el nombre de termohigrómetro que permite realizar las mediciones de humedad y temperatura del archivo en el día. De manera diaria se realiza lectura del termohigrómetro y se registra el dato de humedad y temperatura en el formato estipulado para tal fin.

F EC HA HOR A HU M ED A D T EM PER A T U R A OB SER V A C ION ES

9:00 AM 58,3 22,6 Soleado

11:00 AM 53,9 23 Soleado

3:00:PM 53,1 23 Soleado

5:00:PM 52,6 23 Opaco

9:00 AM 58 22,8 Opaco

11:00 AM 56,2 23,7 Soleado

3:00:PM 54,7 24 Opaco

5:00:PM 57,1 22,9 Opaco

9:00 AM 57,6 22,5 Lluvioso

11:00 AM 53,4 22,7 Soleado

3:00:PM 52,1 22,8 Soleado

5:00:PM 53,3 22,9 Soleado

9:00 AM 53,3 22,5 Soleado

11:00 AM 52,8 23,3 Soleado

3:00:PM 52,6 23,3 Lluvioso

5:00:PM 52,9 23,1 Opaco

C ON TR OL HU M ED A D Y T EM PER A T U R A

C EN T R O D E A D M IN ISTR A C ION D OC U M EN TA L- A R EA D E A R C HIV O

06/04/2015

07/04/2015

08/04/2015

09/04/2015

MANUAL VERSIÓN: 2



Al finalizar el mes se consolida los datos en planilla de Excel y se genera un promedio de la mañana y otro de la tarde por cada variable, posteriormente con los promedios, se extraen los datos para diseñar los gráficos.

DIAS M T REF

13 58 54 50

14 55 47 50

15 49 46 50

16 48 45 50

19 50 50 50

20 49 49 50

21 51 49 50

22 51 50 50

23 50 48 50

26 51 49 50

27 49 48 50

28 48 49 50

29 49 49 50

30 50 49 50

HUMEDAD ENERO 2 0 15

DIAS M T REF

2 23 23 18

3 23 23 18

4 23 23 18

5 23 23 18

6 23 23 18

9 23 23 18

10 23 23 18

11 23 24 18

12 23 23 18

13 23 23 18

16 23 23 18

17 23 23 18

18 23 23 18

19 23 23 18

20 22 23 18

TEMPERATURA ENERO 2 0 15

Posteriormente genera los gráficos así Insertar/datos (línea)/clic derechos (seleccionar datos)/eliminar días/copiar y pegar en

otra hoja/presentación/ Tabla de datos: mostrar tabla de datos con claves y leyendas Rotulo del eje: título del eje vertical primario/titulo girado Título del Gráfico: Parte superior del gráfico

MANUAL VERSIÓN: 2



Por último se remite informe al Coordinador del CAD para su análisis y en caso de presentarse fluctuaciones por fuera del rango permitido, se realiza gestión necesaria para tomar las acciones pertinentes según sus recomendaciones.

2.8.2. LIMPIEZA DOCUMENTOS Y LIBROS

La limpieza es la mejor opción de conservación. Eliminando el polvo de los libros y documentos evitamos multitud de problemas, como la aparición de hongos e insectos, determinados procesos de degradación química y, además, reducir la posibilidad de alergias y problemas en la piel. Por ello, es recomendable realizar una limpieza periódica del edificio, de las salas de trabajo y, por supuesto, de la documentación.

Condiciones generales:

Aplican para la limpieza del archivo central y para la limpieza del archivo de la bodega.

La limpieza del archivo se hace en horario laboral, ya que por el carácter de información que se conserva, no se permite dejar el área del archivo abierto en las noches.

Cualquier excepción al horario establecido, debe reportarse al coordinador del CAD.

Cada vez que haya cambio del personal que realiza la limpieza, deben informar al Centro de Administración Documental, para capacitarlos.

La limpieza total del archivo: De las instalaciones, de las estanterías y de los propios libros, debe hacerse regularmente, por ciclos, una vez se recorre toda la estantería, se inicia nuevamente el procedimiento.

Se debe tener establecido por parte del personal de aseo, un cronograma con los horarios en que realizan la limpieza.

El personal que realiza la limpieza, debe informar que área se limpió para inspeccionar.

Condiciones específicas:

Aplican para la limpieza del archivo central y para la limpieza del archivo de la bodega.

Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco.

No utilizar jabones, detergentes, ni ceras para la limpieza de documentos y libros.

Nunca se deben usar trapos húmedos ni productos de limpieza

No emplear material tóxico para la limpieza de los documentos.

MANUAL VERSIÓN: 2



Es indispensable organizar el trabajo para que al limpiar cada sector no se contaminen

las áreas contiguas ya limpias.

La higiene del área se hace siguiendo una secuencia lógica: techos, paredes, aberturas, pisos (en primer término lo que está más arriba, porque siempre caerá algo de polvo).

No se deben usar plumeros porque sólo mueven el polvo de lugar.

No es recomendable barrer, pues el polvo se levanta y se esparce, por lo que se recomienda limpiar con aspiradora (provista de filtro) o con frazada humedecida y rápidamente secar.

Limpieza en Documentos:

La limpieza de las colecciones se realiza entrepaños por entrepaños de arriba hacia abajo, removiendo los documentos en el orden en que se encuentran. Se deben retirar de la estantería en lotes de cuatro o cinco ejemplares como máximo, y tomarse siempre por el lomo, nunca por el canto.

En caso de que los documentos se limpien con paños, estos se deben cambiar de manera frecuente.

Cada libro se limpia antes de ser devuelto al estante. La limpieza se hace con aspiradora, interponiendo algún tipo de malla plástica -tipo mosquitero-, de aspiradora, se sugiere hacer la limpieza al aire libre usando un pincel suave.

Los libros deben limpiarse manteniéndose firmemente cerrados y quitándoles el polvo con uno de los paños mencionados arriba. El paño limpiador magnético es preferible porque no contiene químicos u otras sustancias que podrían quedarse en los libros. Si los libros están cubiertos con una capa gruesa de polvo, sería recomendable el aspirado. Se recomienda el uso de una brocha suave. Se debe colocar un pedazo de estopilla o tamiz entre el extremo de la manguera de la aspiradora y la extensión con el cepillo para evitar que fragmentos sueltos de encuadernaciones deterioradas sean succionados por la aspiradora.

La parte superior del libro, que generalmente es el área más sucia, debe limpiarse primero; luego se procederá a limpiar el resto del libro. Los paños para limpiar el polvo deben reemplazarse frecuentemente. Los paños usados para limpiar los estantes nunca deben usarse para limpiar los libros.

MANUAL VERSIÓN: 2



Limpieza estantes:

Los estantes se limpian mejor con un paño limpiador magnético, que atrae y retiene el polvo con una carga electrostática. Nunca se deben usar plumeros porque sólo redistribuyen el polvo.

Se inspecciona el estante (identificando problemas como óxido, clavos salientes, restos de insectos, rastros de humedad) y se lo limpia cuidadosamente con aspiradora. Se comienza por el último tramo o entrepaño, es decir, el más cercano al techo y se sigue hacia abajo hasta terminar. Debe elegirse una aspiradora en la que el sistema de filtros asegure que hasta el polvo más fino será retenido y no volverá al ambiente.

Se deben tomar las precauciones necesarias cuando se lleven recipientes con agua para limpiar la estantería, evitando derramen sobre los documentos. Por tanto el recipiente debe colocarse en el piso cerca de la estantería que se esté limpiando, pero nunca sobre la misma estantería con documentos.

En todo caso, es necesario asegurarse de que los estantes estén completamente secos antes de volver a colocar los libros y documentos especialmente si han sido limpiados con agua.

Los paños utilizados para limpiar estantes, nunca se deben usar para los documentos.

DIAF- MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA TABLA DE … · 2020. 5. 4. · 93 2.5. TRANSFERENCIAS...

Documents

Transcript of DIAF- MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA TABLA DE … · 2020. 5. 4. · 93 2.5. TRANSFERENCIAS...