Diagnóstico Integral de Archivo Secretaría General

Subdirección Administrativa Grupo de Administración Documental

Mayo de 2015

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Contenido

1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................................3

2. OBJETIVOS ..........................................................................................................................................................4

2.1. General .......................................................................................................................................................4

2.2. Objetivos Específicos ..................................................................................................................................4

3. METODOLOGÍA ...................................................................................................................................................4

4. COBERTURA ........................................................................................................................................................5

5. MARCO LEGAL Y TÉCNICO ..................................................................................................................................6

Constitución Política de Colombia de 1991 ............................................................................................................6

5.1. Marco Normativo Archivo General de la Nación: ......................................................................................7

6. RESEÑA HISTÓRICA .............................................................................................................................................9

7. ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS Y DE CONSERVACIÓN ........................................................................................... 10

7.1. Medición total de los Fondos Documentales .......................................................................................... 10

7.1.1. Archivo de Gestión .............................................................................................................................. 10

7.1.2. Archivo Central y Subfondos ............................................................................................................... 10

7.2. Procesos de gestión documental............................................................................................................. 10

7.2.1. Planeación ........................................................................................................................................... 10

7.2.2. Producción ........................................................................................................................................... 13

7.2.3. Gestión y trámite ................................................................................................................................. 14

7.2.4. Organización ........................................................................................................................................ 15

7.2.5. Transferencia ....................................................................................................................................... 16

7.2.6. Disposición de documentos................................................................................................................. 16

7.2.7. Preservación a largo plazo ................................................................................................................... 17

7.2.8. Valoración ............................................................................................................................................ 18

6.6 Instrumentos archivísticos....................................................................................................................... 18

8. ASPECTOS FINANCIEROS ................................................................................................................................. 20

8.1. Plan de compras y presupuesto .............................................................................................................. 20

8.2. RECURSOS HUMANOS ............................................................................................................................. 20

9. ASPECTOS TECNOLÓGICOS .............................................................................................................................. 21

9.1. Software .................................................................................................................................................. 21

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9.2. Hardware ................................................................................................................................................. 23

10. CONCLUSIONES ........................................................................................................................................... 24

11. BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................................. 25

Tabla 1 Instalaciones físicas de archivo ....................................................................................................................5

Tabla 2 Líneas del plan de acción en Gestión Documental ..................................................................................... 11

Tabla 3 Actividades programadas en el Sistema Institucional de Gestión Institucional ........................................ 12

Tabla 4 Estado de los instrumentos archivísticos .................................................................................................... 19

Tabla 5 Plan de compras .......................................................................................................................................... 20

Tabla 6 Tabla de Recursos Humanos ....................................................................................................................... 21

Tabla 7 Tabla de recursos tecnológicos – Hardware ............................................................................................... 23 1. INTRODUCCIÓN

En el marco de la ley 594 del 2000 por la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras Disposiciones, se establece Función archivística como conjunto de “Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación Permanente” (Colombia. Congreso de la República, 200), dicha labor ha sido asumida por el Grupo de Administración Documental, el cual ha venido desarrollando una importante labor en cumplimiento de la normativa vigente para tal efecto, pero principalmente satisfaciendo las necesidades de información administrativa para la ejecución y cumplimiento de la misión del Ministerio.

Por lo anterior, se ha venido desarrollando la normalización de los procesos y procedimientos en materia documental con el fin de asegurar la calidad y optimización de sus servicios para garantizarle al ciudadano una función más eficiente y transparente.

En este momento la función archivística ha alcanzado un gran cubrimiento en materia de servicios de apoyo al Ministerio, este crecimiento ha evidenciado la necesidad de establecer planes y programas que fortalezcan los mismos ajustándolos con los procedimientos de Administración Documental, el Sistema Integrado de Gestión Institucional, los usuarios internos y principalmente los requerimientos de la ciudadanía.

Otro aspecto importante a resaltar es la importancia que están cobrando la aplicación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la labor pública por medio de la adopción de políticas de gobierno en línea, ley de transparencia, austeridad, directiva cero papel entre otras, de esta forma la función archivística debe modernizarse cumpliendo con lo exigido para tal efecto. En relación a lo anterior el Archivo General de la Nación ha realizado una labor importante en materia de reglamentación y actualización de sus directivas para cumplir con los objetivos nombrados anteriormente.

Teniendo en cuenta los anteriores puntos el Grupo de Administración Documental y la Subdiercción administrativa han identificado la necesidad de realizar un diagnóstico que le permita enfocar los recursos, para

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gestionar planes y proyectos que se ajusten a las necesidades de la ciudadanía y los objetivos estratégicos del Ministerio cumpliendo con la normativa legal y requerimientos técnicos que garanticen una adecuada Gestión documental.

2. OBJETIVOS

2.1. General Elaborar un diagnóstico integral de la gestión documental en el Ministerio de Salud y Protección Social que haga las veces de insumo para implementar planes, programas y proyectos que fortalezcan los procedimientos actuales, permitiendo alinearse con la misión del mismo, bajo los estándares legales y técnicos establecidos para el desarrollo de la gestión documental.

2.2. Objetivos Específicos

Establecer el estado actual y los factores que afectan la conservación física y digital de los diferentes archivos e información del Ministerio.

Identificar la situación actual del proceso de gestión documental en cada una de sus etapas, permitiendo ser una herramienta para la toma de acciones correctivas.

Identificar los planes y proyectos necesarios para fortalecer la función archivística del Ministerio.

Alinear los instrumentos y herramientas archivísticas con los objetivos misionales del Ministerio para apoyar su función brindando servicios más eficientes, transparentes y en concordancia con las políticas nacionales.

3. METODOLOGÍA Para la realización de este diagnóstico se tomaron en cuenta los mismos aspectos que contempla el Archivo General de la Nación para este tipo de labores, además se revisó la normatividad al respecto y las últimas actualizaciones en materia de normas técnicas.

Los ítems de los cuales se realizó el levantamiento de información para su evaluación son los siguientes:

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Medición de Archivos

Para realizar la medición se usaron instrumentos de recolección ver anexo 1. Además se tuvo en cuenta lo dispuesto en Norma Técnica Colombiana NTC 5029: 20011 (ICONTEC, 2001)

Aspectos Ambientales

Para los aspectos ambientales se tomó en cuenta la medición que realizó en AGN a las bodegas de COLVATEL, quien es el responsable de la custodia del Archivo Central en el momento, teniendo en cuenta los acuerdos 049 y 050 del 2000, entre otros.

Descripción de información

Para la verificación de inventarios se identificó la información publicada en la página del ministerio y se efectuó una muestra aleatoria para confrontar la información de inventarios vs. los informes recibidos por parte de la empresa contratista.

Aspectos Archivísticos

La verificación de la función archivística se tuvo en cuenta el decreto 2609 de 2012 (Colombia. Presidencia de la República, 2012) y el “Manual de Implementación de un Programa de Gestión Documental (Colombia. Ministerio de Cultura. Archivo General de la Nación, 2014)”, entre otros.

4. COBERTURA El levantamiento de información se realizó en los archivos de Gestión y Central, ubicados en los siguientes sitios:

Tabla 1 Instalaciones físicas de archivo

De la misma manera se tuvieron en cuenta los sistemas de información documentales que se manejan en el Ministerio, desde los aspectos de planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencias, preservación y valoración documental.

1 Norma Técnica Colombiana. Medición de Archivos

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Otro aspecto que se tuvo en cuenta fue el Sistema de Gestión Documental Orfeo y su incidencia sobre la función archivística del Ministerio.

5. MARCO LEGAL Y TÉCNICO

Constitución Política de Colombia de 1991:

Artículo 15, Artículo 20, Artículo 74, Artículo 94.

Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones, y su normatividad reglamentaria.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 734 de 2002. Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Artículo 192. Violación ilícita de comunicaciones, Artículo 286 Falsedad ideológica en documento público. Artículo 287. Falsedad material en documento público, Artículo 289 Falsedad en documento privado. Artículo 291. Uso de documento falso. Artículo 309. Sustracción de cosa propia al cumplimiento de los deberes constitucionales o legales. Artículo 350. Incendio. Artículo 418. Revelación de secreto. Artículo 419. Utilización de asunto sometido a secreto o reserva. Artículo 431 Utilización indebida de información obtenida en el ejercicio de la función pública. Artículo 463. Espionaje.

Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y Derecho al Acceso a la Información Pública”

Decreto 2609 de 2012. “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado".

Código Penal. Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos.

Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

Código de Procedimiento Penal. Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.

Código de Comercio Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios para el asiento de operaciones Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.

Ley 47 de 1920. Sobre protección del patrimonio documental y archivístico

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección de patrimonio cultural

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Decreto 264 de 1963. Reglamenta la Ley 163, sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico, monumentos.

Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.

Ley 1448 de 2011. Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno.

5.1. Marco Normativo Archivo General de la Nación:

Acuerdo No. 048. Conservación Integral. Los tratamientos de Conservación Preventiva, Conservación o Restauración deben estar precedidos de la estricta documentación “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva.

Acuerdo 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración de la Tabla de Retención Documental, para su aplicación, seguimiento y actualización de la TRD.

Acuerdo 03 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y se reglamenta el Comité evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 04 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 y 2609 de 2012, se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.

Acuerdo 05 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo No. 042. Organización de los archivos de gestión en las entidades públicas, se regula el Inventario Único Documental- FUID.

Decreto Ley 019 de 2012. “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.

Ley 1437 de 2011. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.

Directiva Presidencial 04 de 2012. Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública.

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Decreto 2578 de 2012. "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado"

Decreto 2609 de 2012. “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado".

Ley 1448 de 2011. Ley de víctimas - Artículo 36. Garantía de Comunicación a las Victimas. Parágrafo 1°. Las comunicaciones se harán por escrito, por medio electrónico o por cualquier medio idóneo para la víctima, y el funcionario deberá dejar constancia o registro de ellas en su despacho.

Acuerdo 041 de 2002. Por el Cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y parágrafo de la Ley 594 de 2000.

Cartilla Estrategias, para la Construcción del Plan Anticorrupción – Departamento Nacional de Planeación.

Compendio de Normas Técnicas Colombianas sobre documentación – Instituto Colombiano de Normas Técnicas ICONTEC.

Acuerdo No. 007 de 2014. Por Medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de Expedientes.

Norma técnica de medición de Archivos NTC 5029: 20012 (ICONTEC, 2001)

2 Norma Técnica Colombiana. Medición de Archivos

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6. RESEÑA HISTÓRICA El Ministerio de Salud y Protección Social es una entidad pública cuya misión es “dirigir el sistema de salud y protección social en salud, a través de políticas de promoción de la salud, la prevención, el tratamiento y la rehabilitación de la enfermedad y el aseguramiento, así como la coordinación intersectorial para el desarrollo de políticas sobre los determinantes en salud; bajo los principios de eficiencia, universalidad, solidaridad, equidad, sostenibilidad y calidad, con el fin de contribuir al mejoramiento de la salud de los habitantes de Colombia.”

En sus inicios datan desde la ley 30 de 1886 con la Creación de la Junta Central de Higiene a cargo del Ministerio de Fomento; durante la primera década del siglo XX paso por varios gabinetes dentro de los que se pueden destacar el Ministerio de Instrucción Pública, Ministerio de Gobierno, Ministerio de Agricultura y Gobierno entre otros, hasta 1938 cuando se crea el Ministerio de Trabajo Higiene y Previsión Social por medio de la ley 96 de ese mismo año y para 1946 se le da su autonomía denominándosele Ministerio de Higiene. Para esta época ya existían entes adscritos tales como la Caja Nacional de Previsión y el Instituto Colombiano de Seguros Sociales.

Años más tarde, en 1953 deja de existir el Ministerio de Higiene para convertirse en Ministerio de Salud Pública y en el 2002, fue fusionado con la cartera de trabajo, finalmente en 2011 y mediante la Ley 1444 del mismo año, se realiza el proceso de escisión se Convirtió en el actual Ministerio de Salud y Protección Social.

Gracias a todas estas transiciones este órgano público ha heredado varios fondos documentales que reposan en custodia de su archivo central y pueden ser consultados según lo dispuesto en la ley de transparencia en los medios adecuados para su uso.

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7. ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS Y DE CONSERVACIÓN

7.1. Medición total de los Fondos Documentales

Esta información ya se solicitó a la Alexandra Michelli la encargada de archivo central

7.1.1. Archivo de Gestión

7.1.2. Archivo Central y Subfondos

7.2. Procesos de gestión documental

A continuación se analizan los principales procesos documentales señalados en el decreto 2609 de 2012, con el fin de determinar su estado.

7.2.1. Planeación La planeación en gestión documental es el “Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico” (Colombia. Ministeriode Cultura, 2012)

Es importante destacar que el Grupo de Administración Documental viene adelantando labores de planeación de la función archivística del ministerio desde sus diferentes actividades, por lo tanto ha venido desarrollando proyectos y tareas que le ha permitido avanzar en el área de la modernización de la función archivística; de esta manera se identifican los siguientes ítems en cuanto al proceso de planeación:

Programa de Gestión Documental – PGD: Dentro del marco de la política documental del ministerio se identifica la elaboración del Programa de Gestión documental donde se evidencia los alcances realizados por el grupo de administración documental en el plano de la ejecución de planes y proyectos, esta herramienta es la base para la planeación actual ya que es el punto de partida para los proyectos de modernización de acuerdo con la normativa actual.

Sin embargo se debe realizar un proceso de actualización que refleje las necesidades actuales del ministerio y que se encuentre alineado con la normativa actual y los requerimientos dispuestos en el Manual publicado en el 2014 para tal efecto “ (Colombia. Ministerio de Cultura. Archivo General de la Nación, 2014)

Plan de Compras: En esta actividad se pretende realizar una recopilación de las actividades encaminadas a la función archivística y documental del ministerio con el fin de direccionar recursos de manera eficiente

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encaminados a fortalecer y apoyar los procesos misionales del Ministerio, dentro de este marco podemos ver las siguientes actividades:

Plan de compras: dentro del plan de compras se pueden identificar las siguientes líneas para la vigencia 2015:

Dependencia Códigos UNSPSC

Descripción Fecha estimada de ejecución

Oficina Tecnología de la Información y la Comunicación

81111600 Prestación de servicios profesionales para apoyar al Ministerio de Salud y Protección Social, en el desarrollo y mejoramiento a funcionalidades dentro de las aplicaciones y módulos del sistema para la gestión documental ORFEO en el Ministerio

Octubre

Secretaría general 81111820 Apoyar al Ministerio de Salud y Protección Social en la implementación de un sistema electrónico de gestión documental a partir del uso e integración del sistema de gestión documental-ORFEO

Grupo Administración Documental

81112005 Digitalización documentos del msps Mayo

Grupo Administración Documental

78102203 Contratar los servicios de recepción, curso y entrega de toda la correspondencia y demás objetos postales que produce el ministerio de salud y protección social, incluyendo mensajero motorizado y todos los servicios relacionados con administración de correspondencia.

Mayo

Grupo Administración Documental

80101509x Prestar apoyo profesional al grupo de administración documental en la implementación y desarrollo del sistema de gestión documental, la articulación de procesos y procedimientos de PQRSD y las etapas de preparación y clasificación previas a la digitalización

de documentos del MSPS

marzo

Grupo Soporte Informático 43231500 Mejoramiento de la aplicación, de los componentes de infraestructura y la plataforma del Sistema de gestión documental – ORFE

Mayo

Tabla 2 Líneas del plan de acción en Gestión Documental

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Por lo anterior se muestra que el MSPS realizo un trabajo de planeación de los recursos con el fin de fortalecer los procesos documentales.

Para la planeación de recursos a corto, mediano y largo plazo se está implementando la elaboración del Plan Institucional de Archivo - PINAR en el cual se establecerán los proyectos y planes, cada uno con su priorización, con el fin de establecer actividades de planeación estratégica.

Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI: Dentro del marco de este programa se verifican aspectos de

“políticas, estrategias, metodologías, principios, normas, procedimientos y mecanismos para fortalecer el desempeño institucional que permita el logro de la misión del MinSalud” (Colombia. Ministerio de Salud y Protección Social, 2014)

Desde este enfoque el Grupo de Administración Documental viene planeando actividades enfocadas a fortalecer la gestión documental del ministerio lo cual se puede evidenciar de la siguiente manera:

ACTIVIDADES INDICADORES Y PRODUCTOS

Realizar las transferencias primarias (archivos de gestión de las diferentes áreas del Ministerio al archivo central).

Tablas de retención documental implementadas y aplicadas: 1. Cronograma de transferencia del archivo de gestión, elaborado (Grupo de Administración Documental). 2. Realizar la transferencia de archivo de gestión al Grupo de Administración Documental de acuerdo con el cronograma dispuesto (dependencias) 3. Documentos almacenados y en custodia (Grupo de Administración Documental).

Organizar y Conservar el acervo documental del Ministerio conforme a la normatividad vigente en materia archivística.

Tablas de Valoración Documental Implementadas y aplicadas: 1. Archivos del acervo documental organizados. 2. Documentos almacenados y en custodia.

Actualizar el Programa de Gestión Documental.

1 Programa de Gestión Documental actualizado 2 Programa de Gestión Documental aprobado 3 Programa de Gestión Documental divulgado

Desarrollar las fases de implementación para el Sistema de Gestión Documental ORFEO

Fase II de Orfeo 1 Capacitación y sensibilización de la herramienta 2 Incorporar las TRD al Sistema Orfeo 3 Ajustes a la herramienta Orfeo acorde a las necesidades

Tabla 3 Actividades programadas en el Sistema Institucional de Gestión Institucional

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Por lo anterior se puede evidenciar la gestión de planeación del GAD, pero a su vez se identifica la necesidad de alinear todos los instrumentos de la misma con los procesos administrativos y el plan de compras de manera que se trabaje bajo las mismas líneas de acción de manera centralizada para esto se debe enfatizar en la elaboración del PINAR.

7.2.2. Producción

Según el decreto 2609 de 2012 las actividades de producción son “Actividades destinadas al estudio de los Documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el Trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados” (Colombia. Ministeriode Cultura, 2012).

Dentro de este marco se pueden establecer los siguientes ítems:

Dentro del marco anterior entendemos que este ítem debe asociar todos los mecanismos de producción de documentos que sean susceptibles de gestionarse dentro del ciclo vital y el programa de Gestión Documental, se pueden identificar los siguientes factores que afectan este ítem:

Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI: La institución cuenta con un Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI3 dentro del cual se pueden encontrar los formatos distribuidos por cada dependencia asociados al mapa de procesos establecido para tal efecto.

Sistema de Gestión Documental – Orfeo: De la misma manera el Sistema de Gestión Documental cuenta con las plantillas necesarias para soportar los procesos de correspondencia que sean necesarios tales como Oficios, memorandos y masivas. Lo que genera una normalización de los formatos alineados con la NTC-3393 y el acuerdo 060 de 2001.

Repositorio Institucional Digital: Este sistema maneja la información que publica el Ministerio en materia técnica desde sus áreas misionales razón por la cual la mayoría de sus contenidos están delimitados por los temas de patrimonio, deposito, legal, etc.; sin embargo se evidencia transversalidad en los procesos.

Actualmente el sistema cuenta con plantillas de documentos para publicación de contenidos y no se están relacionando con las dispuestas en el SIGI o el sistema de plantillas de Orfeo.

Cada uno de los sistemas anteriormente mencionados se encargan de tareas específicas, lo que se puede evidenciar es que no existe un programa que centralice toda la producción de la información, integrando a los diferentes sistemas de gestión del Ministerio.

En el PGD se relaciona el documento “Directrices para la Elaboración de Comunicaciones Oficiales” el cual no se encuentra publicado en la intranet.

3 Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI establecido mediante resolución 375 de 2014

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7.2.3. Gestión y trámite

Este proceso de la gestión documental se entiende como el “conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, la recuperación y el acceso para la consulta de los documentos, el control y seguimiento de los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos” (Colombia. Ministeriode Cultura, 2012)

Para poder entender cómo se encuentran documentados estos procesos se identificaron los procedimientos asociados a los trámites de la organización los cuales son:

o Procedimiento GDO-P02 Recepción de Comunicaciones o Procedimiento GDO-P03 Trámite de Comunicaciones o Procedimiento GDO-P04 Envío de Comunicaciones o Procedimiento GDO-P05 Consulta y Préstamo de Documentos

Una vez identificados estos procedimientos se pueden evidenciar los siguientes puntos:

Los procedimientos publicados se actualizaron en el 2013

Los procedimientos publicados no se encuentran alineados con las últimas actualizaciones procedimentales y del sistema

Los procedimientos publicados no se encuentran actualizados con lo que respecta a la ley de víctimas y la de transparencia

Correspondencia: después de analizar los aspectos más relevantes del trámite de correspondencia y teniendo en cuenta el informe realizado anteriormente “Análisis documental integral a los procedimientos y la operación de la herramienta tecnológica” (Colombia. Ministerio de Salud y Protección Social, 2014) y además observaciones de funcionarios se puede identificar los siguientes aspectos:

En ocasiones los asuntos de las comunicaciones no son bien descritos

La correspondencia no se direcciona adecuadamente

Existe una gran cantidad de entradas por correspondencia de comunicaciones que no son competencia del ministerio lo que ocasiona desgaste administrativo

No existe un documento que identifique cuales son los parámetros a tener en cuenta para el direccionamiento de las comunicaciones

Existen trámites que generan entradas al Ministerio que no se están direccionando por el sistema de Gestión documental (https://tramites.minsalud.gov.co/tramitesservicios/)

Se conoce la trazabilidad de las comunicaciones recibidas

Se identifica el cumplimiento de lo establecido en el acuerdo 060 de 2001 y el decreto 2609 de 2012 en cuanto al manejo de las comunicaciones y trámites documentales

La institución cuenta con ventanilla única

Existe la documentación de los procedimientos:

Se ejerce control sobre el recibo y envío de las comunicaciones por medio de planillas

Se cuenta con el módulo de gestión de correspondencia de Orfeo el cual soporta los procedimientos anteriormente mencionados, sin embargo se evidencia una necesidad de ajustes con respecto del sistema para fortalecer y optimizar el proceso.

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7.2.4. Organización

La organización es “Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el Sistema de Gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente” (Colombia. Ministeriode Cultura, 2012)

Ya que el Ministerio ha tenido varias reestructuraciones a lo largo de su historia cuenta con varios fondos documentales, los cuales se encuentran administrados de la siguiente forma: existen TVD Tablas de Valoración Documental para los fondos acumulados de Ministerio de Higiene, Ministerio de Salud Pública y Ministerio de Protección Social, actualmente se están desarrollando transferencias documentales para el Ministerio de Salud y protección Social el cual vienen funcionando desde el 2011 y se cuenta con Tablas de Retención Documental aprobadas desde 2014.

Por otra parte los archivos de gestión se manejan en cada dependencia y se encuentran realizando transferencias con las Tablas de Retención del Ministerio de la Protección Social.

Se pudo identificar dos proyectos que involucran la integración de la Dirección Nacional de Estupefacientes y la de la Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social, ya que tenían programas propios y no se encontraban dentro del sistema documental del Ministerio.

Ministerio. De la misma manera se puede identificar un fondo de la Subdirección de Prestación de Servicios y la Subdirección de Infraestructura relacionado con el “Programa de Reorganización rediseño y modernización de las redes de prestación de servicios en salud, el cual inicia proceso de transferencia.

Tablas de Retención Documental: Se ha realizado un trabajo importante en el área de levantamiento y elaboración de las TRD, en este momento se encuentran en proceso de aprobación por parte del consejo administrativo y de la emisión del acto administrativo para que sean convalidadas por el AGN.

Formato único de inventario: Existen los inventarios publicados correspondientes a los siguientes fondos:

Inventario documental del Archivo Central del Grupo de Entidades Liquidadas

Inventario Minsalud Archivo Central

Inventario transferencias secundarias AGN

Actualmente se está realizando el fortalecimiento de los inventarios de los fondos acumulados actualizándolos con las TVD.

Se están realizando intervenciones en los archivos de gestión de algunas dependencias garantizando la trazabilidad con las transferencias primarias de la información. Y se evidencia un avance en la actualización de los inventarios documentales de cada dependencia.

Aspectos a evidenciados:

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A pesar de que existen las tablas de retención la mayoría de los funcionarios no tienen claro su alcance e importancia es necesario desarrollar un programa de conceptualización y sensibilización al respecto.

Se deben actualizar y aprobar con acto administrativo las TRD para que puedan entrar en vigencia acorde a lo establecido anteriormente.

Se debe actualizar el cuadro de clasificación documental y las TRD de acuerdo a la circular externa 003 de 2015.

7.2.5. Transferencia

Transferencias Primarias: Se está iniciando el procedimiento de transferencias primarias de las dependencias según lo establecido, para ello se estima que este proceso de transferencias se complete en un tiempo no superior a un año, por esto se ha realizado y socializado el cronograma de transferencias y una guía del paso a paso para la realización de las mismas.

Transferencias secundarias: Existen dos fondos a los cuales se les quiere realizar el procedimiento de traslado al Archivo general de la Nación, el fondo de Malaria el cual contiene información desde 1945 aproximadamente hasta 1995 y el fondo acumulado del Ministerio de Salud que va desde 1954 hasta 2011, estas transferencias se han venido adelantando con la asesoría y respaldo del AGN.

Las transferencias primarias se están realizando de acuerdo a las TRD de Protección Social en lo correspondiente a los años 2011, 2012 y 2013, se debe realizar un consejo donde por acta se apruebe el uso de estas tablas para dicho efecto.

Se identifica con urgencia la aprobación delas TRD y de las TVD lo antes posible para evitar hallazgos en caso de auditoria.

7.2.6. Disposición de documentos

Actualmente se tiene documentado el proceso de préstamos de documentos según el Procedimiento: GDO-P05 Consulta y Préstamo de Documentos

Actualmente se presentan las siguientes observaciones sobre los procesos de disposición de documentos:

Archivo de gestión: En archivo de gestión de algunas dependencias no se está realizando la actualización de los inventarios documentales de manera periódica perjudicando las futuras transferencias.

Documentos digitales: A pesar de que se cuenta con la plataforma para consulta de documentos digitales Orfeo no existe un método claro que permita establecer los parámetros para la digitalización del mismo.

Se tiene pendiente el proceso de ejecución de los expedientes virtuales para mejorar la gestión, sin embargo es necesario organizar los procedimientos de digitalización y firma digital. Acorde a los requerimientos actuales

Subfondo de la Dirección de Talento Humano en Salud: Este fondo se encuentra organizado y su consulta se realiza manualmente, a través de unas fichas que indican su ubicación física para después obtener el documento.

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Este subfondo es de alta consulta ya que se encuentran todas las resoluciones de registros de las áreas médicas, sin embargo el mprocedimiento de consulta y préstamo de material se realiza de forma manual lo que dificulta su rápida gestión.

Prestamos de carpetas: Actualmente los préstamos de expedientes se realiza de forma manual es necesario instalar el módulo de préstamos de expedientes, esta aplicación permitirá controlar la consulta, facilitara el trámite y evitara la pérdida o deterioro de la documentación.

Programa de documentos vitales: No existe un documento o política que identifique el manejo de documentos vitales para la institución, este programa es esencial para la disposición y su posterior preservación.

7.2.7. Preservación a largo plazo

“Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento” (Colombia. Ministeriode Cultura, 2012)

Documentos físicos: Actualmente se están desarrollando actividades de conservación encaminadas a proteger la memoria del Ministerio dentro de las cuales se encuentra el proyecto de custodia de archivo central que se viene desarrollando con el proveedor del servicio, esta empresa fue avalada por el Archivo General de la Nación en función del cumplimiento de los acuerdos 049 y 050 de 2000 (Colombia. Ministerio de Cultura. Archivo General de la Nación, 2000).

Documentos Electrónicos: No se encuentra documentación relacionada con protocolos de digitalización o preservación a largo plazo de documentos digitales según los requerimientos de las guías 5 (Colombia. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Dirección de Gobierno en Línea, 2012?) y 6 del Ministerio de Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Los documentos en formato digital se encuentran en muchos casos en servidores locales sistemas de información anexos en Share Point, y CD´s en las oficinas de los funcionarios, no se ha realizado procesos de transferencias a archivo central de este material.

Para los documentos que ingresan al sistema Orfeo por comunicaciones se cuenta con servidores que almacenan la información de manera permanente en los sistemas de seguridad del sistema.

Sistema Integrado de Conservación – SIC: El Archivo General de la Nación, expidió el 15 de octubre de los corrientes, el Acuerdo 006 de 2014 “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000, de esta manera es necesario desarrollar lo establecido en este acuerdo, por lo anterior se requiere realizar el documento según los requerimientos solicitados por el AGN. Lo anterior no se encuentra implementado.

18

7.2.8. Valoración Se viene adelantando un proyecto de implementación de Tablas de Retención Documental donde se pueden identificar la valoración de los documentos y los tiempos de conservación.

Tablas de Valoración documental: Las TVD necesarias para los procesos de transferencias se encuentran pendientes de aprobación por parte del consejo Administrativo, además se debe realizar un cambio que le permita modificar la disponibilidad final de eliminación a conservación total según las recomendaciones del AGN., estas TVD se aplicaron en los procesos de inventarios documentales de los fondos transferidos procesos de los distintos actos administrativos del Ministerio.

6.6 Instrumentos archivísticos

A continuación se muestra el estado de los instrumentos archivísticos del Ministerio teniendo en cuenta la información recolectada:

No. Instrumento Archivístico

Estado Fecha de Actualización

Observación

1

El Cuadro de Clasificación Documental –CCD

Publicado 20 de marzo de 2014

Se encuentra publicado en la página del Ministerio. Se debe verificar si cumple con lo establecido en la circular 003 de 2015

2

La Tabla de Retención Documental-TRD

Presentarse al AGN

20 de marzo de 2014

Se encuentran levantadas y se realizo una aprobación en el 2014, actualmente requieren de actualización y aprobación por acto administrativo para realizar la convalidación con el AGN.

Se debe verificar si cumple con lo establecido en la circular 003 de 2015Se debe verificar si cumple con lo establecido en la circular 003 de 2015

3

El Programa de Gestión Documental-PGD

Por actualizar a 2015

10 de octubre de 2013, versión 2 de diciembre de 2014

Se encuentra publicado y actualizado a diciembre de 2014

Se debe realizar la actualización del PGD una vez se tengan los datos del PINAR y basados en el manual de 2014 del AGN

19

4

Plan Institucional de Archivos de la Entidad –PINAR

Iniciando 12 de abril de 2015

Se inicia elaboración del Instrumento en Abril del 2015

5 El Inventario Documental

Publicado 2015 Se deben solicitar la totalidad de los inventarios de fondos acumulados

6

Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

Iniciando NA No existe un documento asociado a este proceso

7

Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales

NO NA No existe documentos oficiales asociados a este proceso

8

Los mapas de procesos, flujos documentales

Iniciando

Ver Intranet en SIGI, Macroproceso Misional, Proceso GDO

9 Tablas de Control de Acceso

NO NA No existe un documento asociado a este instrumento

Tabla 4 Estado de los instrumentos archivísticos

20

8. ASPECTOS FINANCIEROS 8.1. Plan de compras y presupuesto A continuación se describen los ítems sobre las líneas del plan de compras para el año 2015

DESCRIPCIÓN VALOR

Digitalización documentos del MSPS $ 960.000.000

Contratar los servicios de recepción, curso y entrega de toda la correspondencia y demás objetos postales que produce el ministerio de salud y protección social, incluyendo mensajero motorizado y todos los servicios relacionados con administración de correspondencia.

$ 456.000.000

prestar apoyo profesional al grupo de administración documental en la implementación y desarrollo del sistema de gestión documental, la articulación de procesos y procedimientos de PQRSD y las etapas de preparación y clasificación previas a la digitalización de documentos del MSPS

$ 40.000.000

Total vigencia actual $ 1.456.000.000

Tabla 5 Plan de compras

Además existen vigencias futuras por valor de $ 2.337.810.000 lo que garantizaría la ejecución de recursos.

8.2. RECURSOS HUMANOS Actualmente se cuenta con un equipo multifuncional sin embargo se percibe un alto perfil de “Auxiliar Administrativo” y un número limitado de profesionales, según lo evidenciado en los informes presentados se presenta un alto flujo de labores operativas es necesario verificar los procesos y procedimientos para disminuir el desgaste administrativo del grupo.

PERFIL CANTIDAD

Profesionales 2

Técnicos 4

Auxiliares administrativos 10

21

Tabla 6 Tabla de Recursos Humanos de planta

Para proyectos especiales se tienen dos contratistas profesionales y dos para apoyo a labores administrativas

9. ASPECTOS TECNOLÓGICOS

9.1. Software El Ministerio implemento el SGD (Sistema de Gestión Documental) Orfeo, el cual se constituye como la herramienta ofimática - tecnológica para la gestión de los documentos del Ministerio de Salud y Protección Social, conforme con la normatividad archivística vigente.

Sistema Orfeo

Versión 3.8.4 de la comunidad Orfeo gpl con customizaciones para el Ministerio de Salud.

Licencia El sistema esta licenciado mediante GNU/GPL4

Módulos instalados Módulo de radicación Radicados de documentos (entrada, salida, memorandos).

Módulo de radicación Masiva.

Módulo de asociación de imágenes (asociación web y scanner).

Módulo de radicación vía Email.

Módulo de carpetas para la visualización y gestión de radicados.

Módulo de Consulta de radicados.

Módulo de tablas de Retención.

Modulo Administración (Parametrización del sistema y gestión de usuarios).

Módulo de Envío de Documentos.

Módulo de Gestión de Archivo (No se encuentra en Funcionamiento)

Préstamo de documentos. (No se encuentra en Funcionamiento)

Módulo de impresión.

Modulo Devolución de correos

Modulo Estadísticas

Modulo Editor de flujos.

Modulo Expedientes virtuales. (No se encuentra en funcionamiento)

Modulo Para la Modificación de radicados

4 GNU/GPL. Licencia Pública General en: http://www.gnu.org/licenses/licenses.es.html#GPL

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Flujos de trabajo implementados

Flujo PQR, Identifica los pasos y actividades a seguir para la correcta gestión de una PQR dentro el MSPS, este flujo se encuentra activo en el módulo de consulta Web

Desarrollos realizados especiales para el Ministerio

Firma Digital v1.0.

Funcionalidad de Respuesta en Línea de radicados.

Modificación Modulo de PQR Y PQR MIBI T CONSULTA WEB.

Tramite conjunto de radicados

Estadística de seguimiento a trámite Minsalud.

SGBD y versión del mismo SGBD PostgresSQL 9.1.3.

Sistemas de copias de seguridad (completas, incrementales, diferenciales)

Bases de datos:

Todos los días back-up completo a las 9 PM.

El día sábado se realiza un back up SEMANAL.

El primer día de cada mes se realiza un back-up MENSUAL

Bodega de Datos:

Todos los días back-up completo a las 9 PM.

El día sábado se realiza un back up SEMANAL.

El primer día de cada mes se realiza un back-up MENSUAL

Código Fuente

El día sábado se realiza un back up SEMANAL.

El primer día de cada mes se realiza un back-up MENSUAL

Software auxiliar necesario para su funcionamiento

Orfeo SCAN (Aplicación VBASIC para digitalización de documentos).

Implementaciones en curso Customización módulo de radicación masiva.

Actualización módulo de respuesta en línea.

Modificación reportes módulo de Envíos.

PHP, HTML, Java Sistema

23

9.2. Hardware

EQUIPO CANTIDAD DESCRIPCIÓN

PC

Servidores

Escaner

Impresoras térmicas

Lectores de códigos de barras

Tabla 7 Tabla de recursos tecnológicos – Hardware

24

10. CONCLUSIONES

A continuación se presentan las conclusiones del diagnóstico:

El Grupo de Administración documental viene desarrollando gran cantidad labores de actualización de la función archivística, se puede evidenciar el desarrollo de varios proyectos y actividades enmarcadas en este objetivo, evidencia de esto es la intervención de los fondos acumulados, la elaboración de las TVD y TRD, los desarrollos del Sistema de Gestión Documental – Orfeo.

En cuanto a los procedimientos administrativos se puede identificar una carga alta de labores operativas en los procedimientos GDO-PO02 (Recepción de Comunicaciones), GDO-P03 (Trámite de Comunicaciones) y GDO-P04 (Envío de Comunicaciones) lo cual ocasiona que los recursos no sean suficientes para cubrir la demanda y posibles errores humanos en el trámite.

El Sistema de Gestión Documental Orfeo brinda soluciones en la ejecución de las tareas diarias documentales del ministerio, actualmente es uno de los sistemas más desarrollados en las instituciones públicas que lo tienen instalado, sin embargo por los altos volúmenes de transacciones que maneja y la complejidad de los flujos de trabajo del Ministerio se evidencia la necesidad de potencializarlo para optimizar procesos.

Actualmente se cuenta con los instrumentos archivísticos básicos, pero se evidencia la necesidad de actualizarlos con la normativa vigente y su aprobación según los requerimientos vigentes (Decreto 2609 de 2012), para evitar hallazgos del AGN.

Se requiere un plan de capacitación y sensibilización que involucre una campaña de comunicación de alto impacto que abarque a todas las dependencias del Ministerio donde se establezca la importancia que tiene la Gestión Documental del Ministerio y su importancia legal y administrativa para cumplir con la misionalidad y los objetivos estratégicos.

En relación a los procesos de Gobierno en Línea, la directiva cero papel y la ley antitramites se pueden identificar varias oportunidades para la implementación de servicios en línea que ayudaran a cumplir con lo dispuesto en los mismos y a su vez brindar al ciudadano mejores servicios ayudando a mejorar la imagen del Ministerio en la comunidad

Para continuar con los procesos de modernización se recomienda la elaboración de una matriz que permita identificar las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas teniendo como insumo este diagnóstico y recopilación de información en los usuarios internos y externos.

25

11. BIBLIOGRAFÍA Colombia. Archivo General de la Nación - AGN. (2014). Manual: implementación de un Programa de Gestión

Documental - PGD. Bogotá: El AGN.

Colombia. Archivo General de la Nación. (2006). ACUERDO No. 027-2006. AGN.

Colombia. Ministerio de Cultura. Archivo General de la Nación. (2000). Acuerdo 060. Bogotá: AGN.

Colombia. Ministerio de Cultura. Archivo General de la Nación. (2014). Manual. Implementación de un programa de gestión documental - PGD. Bogotá: Archivo General de la Nación.

Colombia. Ministerio de Salud y Protección Social. (2014). Análisis documental integral a los procedimientos y la operación de la herramienta tecnológica”. Bogotá: El Ministerio.

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Colombia. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Dirección de Gobierno en Línea. (2012?). Guía 5 0 papel: Digitalización certificada de documentos. Bogotá: El Ministerio.

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Colombia. Presidencia de la República. (2012). Decreto No. 2609. Bogotá: La Presidencia.

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ICONTEC. (2001). Norma Técnica Colombiana . Medición de Archivos. Bogotá: El Instituto .