QUE ES EL QUIPUX  es un sistema de gestión documental. El  sistema  fue  modificado  a  partir  del sistema  de  gestión  documental  ORFEO  el cual  utiliza  tecnologías  y  estándares abiertos. 

¿QUIENES USAN QUIPUX?

Cien  instituciones públicas a nivel nacional se sumaron  a  las  186  que  usan  el  Sistema  de Gestión  Documental,  Quipus,  herramienta generada  y  desarrollada  por  la  Secretaria Nacional  de  la  Administración  Pública,  que gestiona  la  documentación  oficial  de  diversos procesos  generados  entre  entidades  estatales y con la ciudadanía a través de internet.

ENTRE LOS ORGANISMOS PÚBLICOS QUE SE HAN SUMADO AL USO DE QUIPUX ESTÁN: 

El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, La  Dirección  General  de  Registro  Civil,  Identificación  y Cedulación, 

Empresa Eléctrica Quito, Servicio Integrado de Seguridad ECU 911, Secretaría Técnica de Discapacidades, Empresa Pública Yachay, Empresa Pública de Parques Urbanos y Espacios Públicos, Empresa  Pública  Estratégica  Hidroeléctrica  COCA  CODO SINCLAIR y 

Centro Nacional de Control de Energía. 

un  total  de  3.544  usuarios  ya  cuentan con  firma  electrónica  de  documentos,  lo que  permitirá  mayor  ahorro  de  recursos económicos del Gobierno en la utilización de  papel,  consumibles  de  impresión, energía  eléctrica  y  los  servicios  de  envió de correo postal.

QUIPUX, está disponible en:Ambiente de Producción en la dirección www.gestiondocumental.gob.ec

Como ingresar al sistema 

En QUIPUX se  incluye  la firma electrónica de  los documentos generados en el sistema, para hacer uso  de  esta  funcionalidad,  se  sugiere  utilizar  la aplicación http://firmaelectronica.gobiernoelectronico.gob.ec/

Estos sistemas facilitan la gestión de un archivo digital con las siguientes ventajas:

Ahorro de espacio físico para almacenamiento de documentos.Disminución  del  riesgo  de  las  pérdidas  por  incendios,  robos, inundaciones, otros.

Conservación intacta de los documentos a lo largo del tiempo.Acceso  inmediato  a  los documentos  independientemente del lugar geográfico

Búsqueda  de  documentos  definiendo  criterios  de  acceso  de forma flexible y fácil

Consulta simultánea de varios lectoresReproducción  y  envío  de  documentos  obviando  el  traslado físico

A continuación se resume la funcionalidad general del sistema:

Creación,  envío,  recepción,  almacenamiento  y  clasificación de memorandos, oficios y circulares y anexos

Control  de  documentos  impresos  almacenados  en  archivos físicos.

Recepción, captura e ingreso de documentos impresos.Firma electrónica personal de documentos.Firma manuscrita de documentos impresos desde el sistema.Reportes  estadísticos  de  documentos  creados  y  enviados, tramitados, pendientes, archivados.

¿Cómo Organiza La Documentación?Organización del archivo digitalEl  archivo  digital  está  conformado  por  carpetas  creadas  en  el sistema operativo.  Todo documento  digital  deberá  ser  asignado  a una carpeta. Codificación documentalLos  documentos  digitales  se  almacenarán  con  base  a  una numeración  secuencial  única  en  la  base  de  datos  y  un  código  de identificación institucional del documento de la siguiente forma:Los  tipos  de  documento:  memorando,  oficio  y  circular,  contarán con  un  identificador  asignado  por  el  sistema  y  compuesto  de  la siguiente forma general:Siglas de la Institución y/o Área.Año en cursoSecuencialTipo de documento

Conservación del archivoQUIPUX  gestiona  el  almacenamiento  y clasificación de la información documental de las instituciones  que  utilizan  el  sistema.  Se  aplican estrictas  normas  y  estándares  de  seguridad, confidencialidad,  privacidad,  disponibilidad  y conservación de la información.La  información  se  almacena  en  una  base  de datos  y  de  los  documentos  generados  y anexados  en  formato  PDF  en  carpetas  del sistema.  Las  características  de  autenticidad, fiabilidad  e  integridad  de  los  documentos digitales  están  garantizadas  por  el  firmado electrónico.

¿CÓMO ES LA SEGURIDAD? Usuarios y rolesEl esquema de seguridad se implementa por usuarios y roles que se asignan a los mismos por parte del administrador institucional.Administrador InstitucionalExiste  un  usuario  con  el  rol  de  administrador  institucional  del sistema.  El  administrador  es  responsable  de  la  configuración  así como de la seguridad a nivel institucional, además deberá autorizar el acceso a los documentos conforme a la normativa institucional.Firma Electrónica de DocumentosQUIPUX, explota  la  tecnología de Firma Digital en  los documentos generados. Accesibilidad y confidencialidadLa  accesibilidad  a  la  información  estará  restringida  de  acuerdo  al área  de  la  organización  a  la  que  esté  asignado  un  usuario  del sistema, respetando el principio de confidencialidad.

¿Quiénes Son Los Usuarios De Quipux?InstitucionesLa participación  como usuario  institucional  del  sistema es por adhesión. Funcionarios La  participación  de  los  funcionarios  de  una  institución como usuarios del sistema depende de cada institución.   CiudadanosLos  ciudadanos  pueden  utilizar  el  sistema  únicamente para consultar el estado de un documento

¿Cuáles Son Los Requerimientos Para Utilizar Quipux? Requerimientos mínimos de hardware y

software      Antes de utilizar QUIPUX  se deberá verificar los  siguientes  requerimientos  en  las  estaciones de trabajo: » HardwareEnlace de acceso a la red Internet de 128kbps mínimo

Dispositivo  Token  USB  de  firma  electrónica (para funcionarios autorizados)

Scanner  de  alta  velocidad  A4  (para digitalización documentos entrada)

» SoftwareInstalación programa navegador 

Mozilla Firefox .Instalación y funcionamiento apropiado del

programa Máquina Virtual de Java (JVM) versión 1.5 (para funcionarios con firma electrónica)

Instalación del programa manejador (driver) del token USB para el sistema operativo