Título

Quipux – Sistema de Gestión Documental

QUIPUX es un s is tema de ges t ión documenta l .

E l s is tema fue mod i f i cado a par t i r de l s i s tema de ges t ión documenta l ORFEO e l cua l u t i l i za tecno log ías y es tándares ab ie r tos .

La Subsecre ta r ía de Gob ie rno E lec t rón ico e fec tuó mod i f i cac iones a la vers ión o r ig ina l adap tándo las a las neces idades de ges t ión documenta l de las en t idades de la Admin is t rac ión Púb l i ca Cent ra l .

Quipux – Sistema de Gestión Documental

Quipux, es un sistema web, que gestiona la

documentación digital y/o impresa, dicha

documentación puede se interna, es decir aquella

que se remite y se recibe en los departamentos de la

misma organización.

Asi mismo, el Quipux controla la documentación

externa, es decir la que es emitida por entre

entidades y la enviada por la ciudadanía a su

organización. .

Quipux – Sistema de Gestión Documental

En Reg is t ro Of ic ia l No 597 de mayo de l 2009 , según Acuerdo M in is te r ia l 718 que norma e l uso de l s i s tema QUIPUX para ges t ión documenta l en la Admin is t rac ión Púb l i ca Cent ra l , exped ido por la Secre ta r ía Nac iona l de la Admin is t rac ión Pub l i ca , e l 11 de mayo de l 2009

Quipux – Sistema de Gestión Documental

Los s is temas de in fo rmac ión para ges t ión documenta l se han conver t ido en her ramien tas bás icas para sopor ta r e l reg is t ro , con t ro l , c i r cu lac ión y o rgan izac ión de los documentos d ig i ta les y /o impresos que se env ían y rec iben en una o rgan izac ión

Quipux – Sistema de Gestión Documental

Funciones principales

• Ahorro de espacio físico para almacenamiento de documentos.

• Disminución del riesgo de la perdidas por incendios, robos e

inundaciones.

• Conservación intacta de los documentos a lo largo del tiempo.

• Acceso inmediato a los documentos independientemente del lugar

geográfico.

• Búsqueda de documentos definiendo criterios de acceso de forma

flexible y fácil.

• Consulta simultanea de varios lectores.

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COMO FUNCIONA

QUIPUX, gestiona la documentación digital y/o impresa al interior de una entidad, entre entidades y la enviada por la ciudadanía a las instituciones.

Creación, envío, recepción, almacenamiento y clasificación de memorandos, oficios y circulares y anexos.

Búsqueda, recuperación y presentación de documentos.

Acceso al sistema de usuarios internos y externos.

Almacenamiento permanente y transferencia de archivos o expedientes.

Seguridad y auditoría a través de usuarios, perfiles y archivos de auditoría.

Quipux – Sistema de Gestión Documental

QUIENES SON LOS USUARIOS DE QUIPUX

QUIPUX está disponible para el uso de entidades de la Administración Pública Central (Ministerios, Secretarías, Direcciones, etc.) y sus funcionarios o trabajadores como usuarios finales de acuerdo a la estructura orgánica de la institución.

Funcionarios  La participación de los funcionarios de una institución como usuarios del sistema depende de cada institución. Cada usuario puede enviar y recibir documentos de acuerdo al orgánico funcional vigente. Los usuarios pueden acceder solo a los documentos generados por si mismos.

Quipux – Sistema de Gestión Documental

Recordatorios enviados por máximas autoridades.

Mediante Quipux Memorando Nro. MSP-SDM-10-2012-0124-M. enviado el 28 de febrero del 2012, enviado por la Srta. Ministra Carina Vance, el cual indica:

“Una vez que se ha implementado el sistema de Gestión Documental Quipux a nivel de planta central y direcciones provinciales de salud y progresivamente en los Hospitales,Centros y Subcentros de Salud, me permito recordar a ustedes, la obligación que tienen todos los funcionarios de la utilización de este sistema de manera diaria, dispuesto por la Presidencia de la República.….

…En caso de incumplimiento de esta obligación se procederá con la sancióncorrespondiente, según los reglamentos establecidos.”

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Recordatorios enviados por máximas autoridades.

Oficio Nro. SNAP-SNADP-2013-000017-O firmado por el Lcdo. Cristian Leonardo Castillo Peñaherrera, Secretario Nacional de la Administración Pública, el cual indica:

“Como es de su conocimiento, el artículo 116 númeral 1 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva establece que "La Administración Pública impulsará elempleo y aplicación de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que a lautilización de estos medios establecen la Constitución y las leyes". A su vez el artículo 102 del mismo Estatuto, determina "Las comunicaciones entre órganos administrativos podrán efectuarse por cualquier medio que asegure la constancia de su recepción“…

Quipux – Sistema de Gestión Documental

… Adicionalmente, el Acuerdo Ministerial 718, publicado en el Registro Oficial No. 597 del 25 de mayo del 2009, de esta Cartera de Estado, normó el uso del sistema QUIPUX para gestión documental en la Administración Pública Central, y en el artículo 1 dispuso a las entidades de la Administración Pública Central de la Función Ejecutiva, la utilización del sistema webwww.gestiondocumental.gob.ec para la gestión de la correspondencia interna, externa e interinstitucional de documentos digitales y físicos. …

… El uso de QUIPUX es obligatorio para todos los servidores públicos de la Administración Pública Central, Institucional y que dependen de la Función Ejecutiva, …

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IMPORTANTE

Todo soporte, mantenimiento de usuarios finales, consultas, deben realizarse a la Unidad de TICs del Hospital.

O dirigirse al correo: soporte.tics@hvalenzuela.gob.ec.

Quipux – Sistema de Gestión Documental

Quipux: Ingreso al sistema

Requisitos mínimos:

• Computador completo con acceso a Internet• Una cuenta de correo Electrónico• Navegador WEB Mozilla FireFox

Quipux – Sistema de Gestión Documental

Abrir el explorador Mozilla Firefox, que se identifica

con el ícono.

En la casilla de direcciones web digitar: www.gestiondocumental.gob.ec o

www.quipux.gob.ec

Quipux – Sistema de Gestión Documental

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