Manual Usuario QUIPUX

Manual de uso QUIPUX CONSEJO NACIONAL ELECTORAL

COORDINACIÓN GENERAL DE GESTIÓN ESTRATÉGICA

DIRECCIÓN NACIONALD DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Enero de 2013

CONSEJO NACIONAL

ELECTORAL

GS.

MANUAL DE USO QUIPUX

DIRECCIÓN NACIONAL DE ASEGURAMIENTO DE LA

CALIDAD

Versión: 0.0 Pág.: 2 de 17

RESPONSABLE DE APLICACIÓN TODAS LAS AREAS DE LA INSTITUCIÓN

RESPONSABLE DE MONITOREO DIRECCIÓN NACIONAL DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

I ndice

1. ALCANCE 3

2. OBJETO 3

3. MARCO LEGAL 3

4. POLÍTICAS 3

5. USUARIOS 4

6 DESCIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA 4

7. ELABORACIÓN DE UN DOCUMENTO 9

8. SUBROGACIÓN DE CARGOS 13

9. TAREAS 14

10. GLOSARIO DE TÉRMINOS 16

11. BIBLIOGRAFÍA 16



CALIDAD




1. ALCANCE

Este manual comprende las funcionalidades de la herramienta QUIPUX en

bandeja de entrada y de salida para todos los usuarios registrados.

2. OBJETO

Establecer una guía para el uso de la herramienta de gestión documental QUIPUX

implantado en el Consejo Nacional Electoral, a manera de una herramienta de consulta

para los funcionarios del Consejo Nacional Electoral,

3. MARCO LEGAL

3.1 Norma Técnica Ecuatoriana 2410, 25 de marzo de 2011, R.O N.- 466

3.2 Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, 10 de abril de

2002, R.O N.- 735

4. POLI TICAS

4.1 El Quipux es de uso obligatorio para todo el personal del Consejo Nacional Electoral. Solo los

documentos generados a través de esta herramienta de gestión documental serán considerados

válidos y legales.



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4.2 A los miembros del consejo, coordinadores y directores de área, secretario general, y

directores de las delegaciones provinciales se les otorgará firma digital para la autentificación y

firmas de los documentos.

4.3 La numeración de los documentos se encerará a partir de la implementación del QUIPUX a

nivel nacional en todas las áreas de CNE matriz y delegaciones provinciales.

4.4 Se manejará un archivo digital, además del físico, para todos los documentos generados a

través del QUIPUX

4.5 La numeración de todos los documentos (memorandos, circulares, oficios, resoluciones, etc.)

serán encerados a partir de la fecha de uso del QUIPUX.

5. USUARIOS

Todo el personal del CNE tendrá habilitada una cuenta en el sistema de gestión documental

QUIPUX. Entre los cuales se podrán diferenciar cuatro grupos:

5.1 Jefes: En esta categoría se encuentran los consejeros, asesores, coordinadores, y directores

5.2 Asistentes: son las asistentes o secretarias de área

5.3 Generales: Todos los funcionarios del CNE que no estén comprendidos dentro de la categoría

jefes o asistentes.

5.4 Ciudadanos: Son los ciudadanos, personas naturales que no pertenecen a la función electoral.

6 DESCIPCIO N DE LA HERRAMIENTA

Para ingresar al sistema de gestión documental QUIPUX, se debe ingresar a la siguiente dirección

URL https://quipux.cne.gob.ec

https://quipux.cne.gob.ec/



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En la dirección proporcionada se despliega la página mostrada en la parte superior, una vez

cargada se procede a dar click en INGRESAR AL SISTEMA. Una vez dado click aparecerá la siguiente

pantalla donde se deberá ingresar la cédula del usuario y su respectiva contraseña.



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Una vez ingresados los campos solicitados aparecerá el interfaz de la herramienta, y como

predeterminada se visualiza la bandeja de recibidos.

Punto 1.

Se visualiza en esta sección los datos generales del sistema, los datos del usuario autenticado y los

botones habilitados de firma digital (permite ingresar a una página web donde se puede validar la

autentificación de la firma digital de un documento), ayuda y salir.

Punto 2.

Se visualiza el menú de opciones que estarán de acuerdo al perfil del usuario que haya ingresado

al sistema.



CALIDAD




Punto3.

En esta sección se visualizará la funcionalidad de cada opción seleccionada del menú (punto 2).

6.1 MENÚ OPCIONES

6.1.1 Bandejas Válida para todos los usuarios

a) Nuevo

Permite elaborar un nuevo documento (oficio, memo, circular,

etc.)

b) En elaboración

Visualiza los documentos que se están elaborando y aún no

han sido enviados

c) Recibidos

Muestra los documentos que se han enviado a la persona que

ha ingresado a la herramienta

d) Eliminados

Se encuentran los documentos que han sido eliminados de la

bandeja de recibidos.

e) No enviados

Documentos que con firma digital que no se han enviado correctamente

f) Enviados

Visualiza los elementos que han sido enviados por el usuario de manera satisfactoria

g) Reasignados

Documentos que el usuario ha enviado a otro usuario para que gestione alguna acción

h) Archivados

Se almacenan los documentos que se mueven de la bandeja de recibidos una vez han sido

respondidas las solicitudes



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i) Informados

Se encuentran los documentos a manera de circular que son enviados a los diferentes usuarios.

j) Tareas recibidas

Permite observar las tareas enviadas por el jefe inmediato del usuario

k) Tareas enviadas

Son las tareas enviadas por el usuario para que otro usuario las ejecute

6.1.2 Registro de Documentos Externos. Válida para los usuarios de información / recepción de documentos externos. Para el registro de un documento se requiere el número de la cédula de ciudadanía de quien lo emite.

a) Registrar

Registra el ingreso de un documento en la institución y

la persona quién lo remite.

b) Comprobante

Una vez registrado el documento esta opción permite

buscar e imprimir el ticket del documento.

c) Cargar documento digitalizado

Permite asociar un anexo a un documento que haya sido registrado y elaborado.

6.1.3 Otros Este menú permite buscar documentos e imprimirlos

a) Búsqueda avanzada

NOTA: todos los documentos que se encuentran en la bandeja de entrada se los toma como

pendientes, se los debe archivar para finalizar la acción o dar respuesta al documento.



CALIDAD




Permite buscar documentos en la herramienta en base

a diversos filtros, tales como número de documento,

referencia, remitente, destinatario, asunto, categoría,

tipificación, firma electrónica, por fecha, por área etc.

b) Carpetas Virtuales

Permite buscar documentos dentro de las carpetas virtuales que posee o está relacionado el

usuario.

c) Por imprimir

Muestra todos los documentos necesarios de impresión.

7. ELABORACIO N DE UN DOCUMENTO

Para elaborar un documento en la herramienta quipux se da click en la opción NUEVO del menú de

opciones:



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Paso 1

Al inicio de la elaboración de un documento se debe seleccionar el remitente, destinatario y en

caso de necesitarlo los usuarios a los cuales se les enviará una copia del documento a generar.



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Paso 2 y Paso 3

Como todo documento es necesario ingresar un asunto que identifique claramente de lo que trata

el oficio, circular o memo que está siendo generado.

Paso 4

En este campo se visualiza una vista previa de cómo va a quedar el documento en redacción, con

la única diferencia que en el número de documento aparecerá OF en vez de TEMP.



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Paso 5

Graba el documento y pasa a la página de consulta en donde se visualizan varias acciones para

eliminar, editar, reasignar o firmar y enviar el documento.



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En este campo se pueden anexar documentos, ver el recorrido de un documento, y las carpetas y

documentos asociados al mismo.

Paso 6

Cancela la edición del documento.

Paso 7

Visualiza la pantalla inicial donde se edita el documento a enviar.



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Paso 8

Muestra todos los anexos cargados en el documento

Paso 9

Muestra todas las opciones de impresión para el documento en edición

Una vez se encuentra el documento en la forma deseada con el texto indicado se procede a

enviar/firmar, esta opción se la puede visualizar en el paso 5.

Paso 10

Se introduce un comentario en el campo habilitado para tal efecto, y se procede a poner aceptar

en cuyo caso pasará a la siguiente persona indicada. De no estar conforme con algo del

documento se procede a poner regresar y se volverá a la pantalla de edición del documento.

8. SUBROGACIO N DE CARGOS

La subrogación de cargo es un encargo o nombramiento provisional de un puesto

de un funcionario a otro en la misma institución.

La herramienta Quipux en esta nueva versión cuenta con espacio para

subrogación de cargo, al realizarse, todos los documentos en las bandejas de



CALIDAD




entrada, recibidos y en elaboración pueden ser visualizados por el subrogante y al

finalizar la subrogación del cargo.

El subrogante puede seleccionar la cuenta del subrogado en la parte superior donde se ubica el

menú azul. De esta manera el subrogante puede acceder a las carpetas del subrogado.

9. TAREAS

La versión actual del quipux cuenta con una bandeja de tareas que servirán al jefe o compañeros e

área para realizar actividades en que involucre el dar respuesta a un documento recibido.

NOTA: Todos los documentos generados en la cuenta del subrogante se transfieren a las respectivas bandejas del subrogado.



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Una vez se asigna la tarea a la persona indicada, esta aparece en la bandeja de tareas recibidas de

la misma.

Para ejecutar la tarea asignada se debe abrir la misma y verificar las acciones que se encuentran

detalladas para poder realizar y así finalmente terminar la tarea.

De la misma forma la persona quien envía la tarea puede verificar las tareas que ha enviado en la

bandeja de tareas enviadas del panel de bandejas.

Tarea a realizar

FIN



CALIDAD




10. GLOSARIO DE TE RMINOS

Ciudadano:

Persona externa a una Institución Pública que utiliza la herramienta Quipux y que no está asociado

a la Institución.

Documentación del sistema:

Son los documentos que se generan en el sistema: Oficios, memorandos, acuerdos y circulares.

Documento digitalizado

Documento físico que ha sido escaneado y convertido a un documento electrónico.

Documentos externos

Documentos generados fuera de la institución cuyo destinatario es funcionario de la institución

Firma digital

Concepto jurídico, equivalente electrónico al de la firma manuscrita, donde una persona acepta el

contenido de un mensaje electrónico a través de cualquier medio electrónico válido.

11. BIBLIOGRAFI A

http://informatica.gob.ec

Manual de Bandeja de Entrada Sistema de Gestión Documental Quipux

Manual de Bandeja de Salida Sistema de Gestión Documental Quipux

http://informatica.gob.ec/

Manual Usuario QUIPUX

Documents

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