Es revisar y analizar nuestros conceptos sobre la correcta aplicación del tiempo.

administrar el tiempo realmente significa administrarse uno mismo, de tal manera

que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo del que se dispone. El tiempo es

una simple medida.

Se ahorra tiempo en las tareas de gestión de los documentos: El tiempo dedicado

por un trabajador a la gestión de documentos supone entre un 30 y un 40% del

tiempo total cuando con un sistema de gestión documental, éste, se reduciría a

10.71%.

Se reduce el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos: Buscar un

documento por el método tradicional le lleva a un empleado cuatro minutos, a través

de un sistema de gestión documental

el tiempo se reduce a 30 segundos.

Los profesionales pierden de media

hasta 500 horas laborales al año

buscando.

Disminuye el riesgo de extravío y los costes que tendría para la empresa, como

mínimo tener que generar de nuevo el documento, volver a realizar un trabajo o

adquirir un nuevo conocimiento.

Disminuyen considerablemente los gastos de copia y transferencia de

documentos entre personas. Un documento se copia 19 veces de media, sin ningún

tipo de control.

LA FORMA DE CÓMO USAS TU TIEMPO.

La forma como usas tu tiempo define quién eres, más aún que lo que dices, lo

que vistes, los amigos que eliges, lo que piensas. Mucha gente dice algo y hace lo

contrario, por ejemplo: mucha gente dice darle importancia a ser productivo y sin

embargo invierte muy poco tiempo en organizarse y en encontrar maneras de ser

más enfocado y eficiente. Tu compromiso para administrar tu tiempo es

realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es importante.

LOS MITOS DEL TIEMPO El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones

sencillas y fáciles”.

El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa

encima”.

DESPERDICIADORES DE TIEMPO EXTERNOS EN UN

ARCHIVO DE GESTIÓN.

Visitantes.

Reuniones.

Fallas de comunicación.

Políticas y procedimientos.

Información. (Falta / exceso) .

INTERRUPCIONES Y VISITANTES INESPERADOS

Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.

No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.

Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.

No contribuyas a conversaciones innecesarias.

Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.

Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan ¿Tienes un minuto?.

REUNIONES Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias.

Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. ¿Una conversación telefónica tendría el mismo efecto? ¿Es necesaria mi presencia?.

Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él.

Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones, mantente en el tema.

Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias.

DESPERDICIADORES DE TIEMPO INTERNOS Falta de prioridades.

Falta de planes.

Objetivos no claros.

Dejar cosas para después.

Intentar hacer muchas cosas a la vez.

Falta de autodisciplina.

Falta de habilidad y conocimientos.

SOLUCIONESo Reflexión

o Decisión

o Disciplina

o No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hábitos

MOROSIDAD La morosidad es la enemiga del éxito. El éxito llega cuando se hacen en el

momento preciso las cosas realmente importantes que conducen a los resultados

deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes las que usualmente dejamos

para después.

Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra

tendencia a resistir el comienzo de acciones. Una vez que la acción ha

comenzado, será más fácil continuarla. Lo difícil es comenzar.

La morosidad conduce en la mayoría de los

casos a carreras de último minuto, resultados

por debajo de la calidad esperada, fechas tope

no cumplidas, ventas perdidas, clientes

insatisfechos, embotellamiento mental y

estrés, lo cual se traduce en más tiempo

improductivo. Esto disminuye nuestra

efectividad.

El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas

eficiente y efectivamente.

Las principales causas de morosidad son:

Trabajos no placenteros.

Trabajos difíciles.

Indecisión.

PLANEAR LAS ACTIVIDADES

Diseño de Objetivos.

Planes de contingencia.

El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a

menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye

en actividades más rutinarias.

Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la

capacidad de mantenerse dueños de la situación. Para esto es indispensable

Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo más posible el tiempo del que

disponemos en el archivo.

Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente (por ejemplo:

diariamente, una vez a la semana, o tan siquiera cada mes), es fundamental para

no perder la orientación y no malgastar tiempo y energías en cosas secundarias o

en actividades innecesarias.

Puedo realizar una planificación eficaz si:

Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas.

Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea.

Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré.

Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:

Estén en línea con mis valores.

Sean de tiempo definido.

Estén definidas clara y específicamente.

Sean completamente mías.

Sean realistas.

EFECTIVIDAD DEL TIEMPO EN LA OFICINAEn nuestra oficina regularmente encontramos trabajando a otras personas, las cuales

es muy posible que no utilicen su propio tiempo efectivamente. Peor aún, es posible

que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos de diversas maneras. Es

por esto que debemos de transformar nuestra oficina en una plataforma para la

acción efectiva.

VENTAJAS DE CÓMO ADMINISTRAR EL TIEMPO

Reaccionar conscientemente frente a ocasiones frecuentes que implican riesgo

de mal uso del tiempo.

Identificar con precisión sus causas particulares de desperdicio del recurso.

Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de acción.

Distinguir efectivamente, y no sólo en teoría, la diferencia entre acciones

importantes y acciones urgentes.

Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones

correctivas necesarias.

Invertir el tiempo en habilidades que nos ahorren tiempo. Por ejemplo: aprender

mecanografía, lectura rápida, etc.

FACTORES QUE AFECTAN A LA GESTION DEL TIEMPO

Constantemente el trabajo se ve interrumpido por muchos factores que afectarán a la

realización de tareas:

Interrupciones telefónicas externas o internas.

Filtro, una persona (normalmente la secretaria).

Si no hay persona que haga de filtro acordar

con los compañeros las horas de consulta.

Finalizar la llamada pasando a otra persona

para que tome nota de cierta información y evitar

utilizar personalmente ese tiempo.

Si es posible indicar a la otra persona que se le

llamará más tarde.

Llamadas realizadas.

› Pensar si compensa una llamada en vez de enviar un email por ejemplo que podría llevar menos tiempo.

› Preparar la llamada con un guión ayudará a ser más efectivos.

› Resumir lo hablado.

› Es recomendable hacer las llamadas todas a la vez, para dejar tiempo después a la gestión.

› Duración de las llamadas. Es importante

Saber manejar al comunicante “pesado”, es decir, saber hacer notar al otro que no tenemos tanto tiempo como él para hablar.

Limitar las charlas de cortesía a lo imprescindible

Consultas de compañeros o clientes.

Demandas de superiores.

Visitas no previstas y normalmente

No productivos (compañeros de otros

departamentos).

Situar el escritorio fuera de la vista, para no provocar que entre todo lo que pase por delante.

Si se prevé una visita, anticiparse. Acudir al despacho de otros nos concede la iniciativa de finalizar la visita cosa que podría no suceder después.

Interceptar al interlocutor en la puerta, evitando que entre y se acomode.

Ser concreto, ir al grano.

Delegar la atención de la visita a subordinados, colaboradores u otras personas que tengan competencia en el asunto.

• Reuniones improductivas o no previstas.

Errores de trabajos anteriores y demoras. La acumulación de temas por despachar y resolver perjudica la capacidad de resolverlos.

Dificultad en diferenciar lo urgente o lo importante.

Lo Urgente: requiere una acción rápida, casi inmediata y no es negativa siempre que no quite tiempo a lo importante.

Lo Importante: tiene mayores repercusiones a medio y largo plazo. El análisis de los objetivos ayudará a decidir si realmente es importante

En común tienen que los dos hay que abordarlos lo más rápidamente posible porque alargarlos es peor.

Imprevistos no planificados.

Se pueden producir por la gestión en las siguientes áreas, agravado por los problemas

de coordinación, comunicación con otras áreas y utilización de canales inadecuados:

Equipos de trabajo:

› Falta de coordinación.

› Responsabilidad no definida.

› Discusiones largas.

› Problemas no aclarados.

› Conflictos pendientes.

› Gestión o estilo personal.

No saber decir NO, y asumir tareas que no corresponden.

Organización deficiente del trabajo o tratamiento de la información o archivo.

El archivo informático reduciendo el volumen de papeles y facilita el archivo de información.

No utilizar la información que no nos sea útil, esta dificultará el tratamiento de los documentos verdaderamente útiles.

Repasar los documentos en el momento en el que llegan. Aplazar esta tarea complica el proceso posteriormente.

Responder con la mayor inmediatez posible a la documentación que nos van llegando para eliminar asuntos pendientes lo que aumentará la eficacia.

Prioridades espontáneas sin planificación.

Prisas e impaciencia, que provocan errores.

Baja auto motivación y falta de concentración.

› Planificación:

Objetivos poco definidos.

Información incompleta.

Baja planificación.

No cuantificar actividad.

Métodos confusos.

Las interrupciones absorben nuestro tiempo y no sólo quitan tiempo para atenderlas sino también el tiempo que supone retomar la tarea anterior perdiendo ritmo y eficacia. Eso sí hay que pensar que muchos de estos puntos en sí formar parte de nuestro trabajo y sirven para resolver problemas o aportar información importante. Pero, en cualquier caso, es preciso desarrollar la capacidad para manejarlas positivamente, evitando (plantificación) o limitando el tiempo que nos ocupan.

El teléfono ocupa más tiempo del que nosotros pensamos, por término medio, entre una y dos horas diarias. Es un elemento imprescindible que se hace más importante cuanta mayor responsabilidad se tiene en la empresa. El control sobre el teléfono como un instrumento que agiliza y facilita el trabajo resulta imprescindible.

GRACIAS…