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DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONALDEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS

INFORME DE INSPECCIÓN N° II-01-2015

MUNICIPALIDAD DE DESAMPARADOS

REALIZADO POR: LUIS CARLO ROJAS MORA

FEBRERO 2015

2Informe de Inspección Nº 001-2015Municipalidad de Desamparados

INFORME DE INSPECCIÓN N° II-01-2015MUNICIPALIDAD DE DESAMPARADOS

JUSTIFICACIÓN

Con el propósito de dar cumplimiento a las disposiciones de los artículos 23, inciso j) y 51 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202 y los artículos 156, 157 y 158 de su Reglamento, se presenta el siguiente informe de inspección.

Se realizó una visita de inspección a las instalaciones de la Municipalidad de Desamparados, ubicada en calle 2, avenida primera del distrito homónimo.

ALCANCE

El presente informe se circunscribe únicamente al Archivo Central de la Municipalidad de Desamparados. Se incluyó además una referencia a las siguientes dependencias: Dirección de Urbanismo y Secretaría del Concejo, ya que producen documentos declarados con valor científico cultural por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

FUENTES UTILIZADAS

Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento N° 24023-C.

Ley General de Control Interno N° 8292. Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites

administrativos N° 8220. Código Municipal N° 7794. Entrevista a los funcionarios: señor Carlos Quesada Barahona,

funcionario del Archivo Central; Marcos Flores Mora, funcionario de Control Urbano, Yorleny Mora Robles, Coordinadora de Recursos Humanos, Alex Núñez Cambronero, Coordinador de Informática.

Correspondencia, informes archivísticos, expedientes de inspección, transferencias, asesoría e informes de estudio correspondientes a la Municipalidad de Desamparados, custodiados en el Departamento Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional.


METODOLOGÍA

Se analizaron las fuentes antes mencionadas. Se revisaron los expedientes de la Municipalidad de Desamparados,

que se encuentran en los archivos de gestión del DSAE, para determinar los antecedentes de la relación entre estas instituciones en materia archivística.

Se realizó dos visitas de inspección a la Municipalidad de Desamparados, los días 22 enero y 6 de febrero de 2015.

Se realizó una entrevista a funcionarios del área de Archivo Central, Concejo Municipal, Control Urbano, Recursos Humanos e Informática.

Se visitaron las distintas áreas donde se almacenan documentos. Se tomaron fotografías del estado actual de los documentos de la

entidad.

I. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD

1. Acerca de la Municipalidad de Desamparados

1.1 Reseña Histórica1

Desamparados antiguamente se llamó Dos Cercas ya que los primeros pobladores ubicaron sus casitas a lo largo del camino que unía San José con Aserrí, y separaron sus propiedades con cercas de piedra o árboles.

En 1821 se construyó un oratorio en Dos Cercas y se obsequió a los vecinos una imagen de la Virgen de los Desamparados. En 1824 los vecinos pusieron la comunidad en manos de esta Virgen y a partir de 1825 se conoció como la Parroquia de Nuestra Señora de los Desamparados.

El 4 de julio de 1855, Desamparados se erigió como Villa. El 4 de noviembre de 1862 se constituyó como Cantón y el 20 de julio de 1923 fue declarado Ciudad.

1.2 Misión2

Crecer juntos con la ciudadanía, para construir un cantón modelo de desarrollo integral.

1 Tomada del sitio web de la Municipalidad de Desamparados http://www.desamparados.go.cr/index.php/canton-desamparados/64-historia-de-desamparados Consultado el 19 de enero de 20152 Tomada del sitio web de la Municipalidad de Desamparados http://www.desamparados.go.cr/index.php/mision-vision-y-valores Consultado el 19 de enero de 2015


1.3 Visión3

Ser un gobierno local multidisciplinario, líder en el régimen municipal, comprometido con el desarrollo y conformado por el mejor equipo humano, para ofrecer servicios de alta calidad a nuestros ciudadanos y ciudadanas

1.4 Marco Legal4

El fundamento jurídico que regula el quehacer institucional se encuentra establecido en la Constitución Política de 1949, en los artículos 168 al 175 y la Ley 4574 del 4 de mayo de 1970, que decretó el Código Municipal, reformado mediante la Ley No. 7794 del 30 de abril de 1998, publicada en la Gaceta No. 94 del 18 de mayo de 1998. El artículo 4 del Código Municipal determina:

“La Municipalidad posee la autonomía política, administrativa y financiera que le confiere la Constitución Política.Dentro de sus atribuciones se incluyen:

a) Dictar los reglamentos autónomos de organización y de servicio, así como cualquier otra disposición que autorice el ordenamiento jurídico.

b) Acordar sus presupuestos y ejecutarlos.c) Administrar y prestar los servicios públicos municipales.d) Aprobar las tasas, los precios y las contribuciones municipales, y proponer

los proyectos de tarifas de impuestos municipales.e) Percibir y administrar, en su carácter de administración tributaria, los

tributos y demás ingresos municipales.f) Concertar, con personas o entidades nacionales o extranjeras, pactos,

convenios o contratos necesarios para el cumplimiento de sus funciones.g) Convocar al municipio a consultas populares, para los fines establecidos en

esta ley y su reglamento.”

II. SITUACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA MUNICIPALIDAD DE DESAMPARADOS.

1. ANTECEDENTES DE LA RELACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA MUNICIPALIDAD DE DESAMPARADOS CON LA DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL.

De acuerdo con la revisión de los expedientes correspondientes a la Municipalidad de Desamparados, custodiados en el Departamento Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional, se evidencia que a partir del año 1987 existe relación entre ambas instituciones. A continuación se presenta un resumen con los principales antecedentes de dicha relación:

3 Ibíd.4 Informe de Asesoría IA-22-2005, Diseño SAI, Municipalidad de Desamparados, elaborado por el señor Carlos Quesada Barahona, Encargado del Archivo Central de la Municipalidad de Desamparados y la señorita Camila Carreras Herrero, funcionaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos, Archivo Nacional de Costa Rica. págs., 15-16-17.


1.1 Correspondencia.

Principalmente comprende recordatorios del Archivo Nacional sobre la obligatoriedad e importancia del cumplimiento del marco legal vigente en materia archivística. Además, incluye solicitudes de capacitación para la municipalidad e informes sobre avances en la conformación del Archivo Central Institucional, así como gestiones para la contratación de un encargado para esta dependencia.

1.2 Inspecciones.

Informe de Inspección número 13-2002, enviado a la Municipalidad de Desamparados mediante oficio DSAE-329-2002 de 27 de junio de 2002. Se realizó la inspección para evaluar la situación archivística del Municipio. Se determinó una mejora en las condiciones del Archivo Central, sin embargo, destacó que existe insuficiencia del espacio disponible para albergar la documentación y no se habían realizado gestiones en materia de valoración documental. Se recomendó elaborar cronogramas de transferencias al Archivo Central, elaborar lineamientos sobre la reproducción de los documentos e iniciar con las labores del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.

1.3 Transferencias.

Es necesario aclarar que en la sesión Nº 12-2003, celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) el 05 de noviembre de 2003, se acordó declarar con valor científico cultural las actas originales de los Concejos Municipales.

Debido a esta declaratoria, en el mes de junio de 2004, la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional solicitó al Concejo Municipal de Desamparados transferir las Actas del Concejo Municipal originadas en los años anteriores a 1984.

La Municipalidad de Desamparados remitió, mediante oficio OFUAM-0015-04 de 20 de octubre de 2004, 36 tomos de Actas del Concejo con fechas extremas entre 1959 y 1984.

Cabe mencionar que la Dirección General del Archivo Nacional realizó un reclamo administrativo por las actas faltantes del periodo entre 1877 y 1959, así como los tomos de los siguientes periodos: setiembre de 1960-diciembre de 1962, enero-octubre de 1964 y junio de 1967 a mayo de 1968. La Municipalidad de Desamparados dio respuesta a dicho reclamo mediante oficio UAM-019-07 de 4 mayo de 2007, indicando que no fue posible la recuperación de estos documentos debido a un traslado de edificio en 1976 y una quema de documentación en 1988.


1.4 Selección.

En materia de selección y valoración documental, la Municipalidad de Desamparados cuenta con una Tabla de Plazos de Conservación de Documentos que fue conocida por la CNSED en la sesión 3-2006 de 22 de febrero de 2006. A continuación se detallan las series documentales declaradas con valor científico cultural:

Serie Fechas Extremas

Cantidad

Observaciones

Actas de sesiones del Consejo Municipal

1985-2005

10,00 VCC

Actas de las Comisiones del Concejo Municipal

No indica No indica VCC, parcial. Conservar permanente las que no están incluidas en las actas de sesiones del Consejo Municipal

Actas de las Comisión de Patentes

1998-2005

0,32 VCC

Actas de registro de defunciones

1996-2005

1,60 VCC

Actas de exhumación

1996-2005

0,32 VCC

Actas de juramentación de Juntas de Educación, administrativas y de cementerios

1999-2005

0,50 VCC

Actas de remate de patentes

1968-1990

0,08 VCC

Afiches No indica 10 unidades

VCC, parcial. Conservar 2 ejemplares por cada emisión producida por la Municipalidad

Álbum de recortes de periódico

2000-2005

2,00 VCC

Circulares 1998-2006

1,50 VCC, parcial. Conservar una muestra de las que se refieren a



Cantidad

Observaciones

procedimientos y políticas institucionales, las cuales están incluidas en la correspondencia del Alcalde

Compendio de normas y procedimientos

1981-1992

2,00 VCC

Convenios internacionales

1999 0,08 VCC, parcial. Conservar una muestra de los relacionados con ciudades hermanas y proyectos relevantes

Convenios Nacionales

2000-2004

0,32 VCC, parcial. Conservar una muestra de los relacionados con proyectos relevantes

Correspondencia del Concejo y la Alcaldía

1988-2005

50,00 VCC

Declaración de Bienes Inmuebles

1996-2005

25,00 VCC, parcial. Conservar una muestra de todos los incluidos en los años terminados en 0 y 5

Denuncias 2000-2005

0,16 VCC, parcial. Conservar una muestra de las que conforman un expediente

Encuestas sobre servicios municipales

2004-2005

0,07 VCC

Escrituras de propiedades municipales

1969-2001

0,10 VCC

Estados financieros anuales

1976-2005

25,00 VCC

Expedientes administrativos por irregularidades de funcionarios

2001 0,32 VCC, parcial. Conservar una muestra de los que se resuelven en alto nivel

Expedientes de acuerdos del Concejo

1981-2005

0,32 VCC



Cantidad

Observaciones

Municipal Expedientes de auditoría

2000-2005

2,00 VCC, parcial. Conservar una muestra

Expedientes de casos de agresión en la comunidad

2003-2005

0,16 VCC

Expedientes de cementerios

1996-2005

0,50 VCC, parcial. Conservar una muestra de los que incluyan documentos sobre exhumaciones por asuntos importantes

Expedientes de exhumación

1996-2005

1,50 VCC

Expedientes de festejos

1992-2005

0,50 VCC

Expedientes de juicios

2000-2005

4,00 VCC, parcial. Conservar una muestra de los juicios más relevantes

Expedientes de licitaciones

1999-2005

0,32 VCC, parcial. Conservar una muestra de las ganadoras que tienen que ver proyectos sustantivos en la entidad

Expediente de partidas específicas

2000-2005

0,32 VCC, parcial. Conservar una muestra de las más importantes

Expedientes de patentes

1978-2005

25,00 VCC

Expedientes de permisos de construcción

1976-2005

50,00 VCC

Expedientes de personal

1976-2005

10,00 Conservar una muestra de los expedientes de las personas que han ocupado puestos de jerarcas o que han destacado en su labor

Expedientes de préstamos

2000-2005

0,32 VCC, parcial. Conservar una muestra de los sustantivos para la institución

Expedientes de proyectos

1998-2002

10,00 VCC, parcial. Conservar una muestra de los que



Cantidad

Observaciones

urbanísticos tienen transcendencia para el cantón

Expedientes de remates

1968-1997

1,00 VCC, parcial. Conservar una muestra de los más importantes

Expedientes de ventas ambulantes, estacionarias

1985-2005

0,32 VCC, parcial. Conservar una muestras representativas

Expedientes de visados

1981-2005

30,00 VCC

Fotografías No indica No indica VCCInformes de auditoría

2000-2005

0,16 VCC, parcial. Conservar una muestra de los elevados al Concejo o al Alcalde

Informe de labores anuales

1998-2004

0,08 VCC, parcial. Conservar los anuales del Concejo y el Alcalde

Libros de Diario legalizados

1978-2005

5,00 VCC

Libros mayores de ingresos y egresos legalizados

1978-2005

5,00 VCC

Liquidaciones presupuestarias

1998-2005

0,50 VCC, parcial. Conservar los del último trimestre

Manuales de procedimientos

2000-2005

0,32 VCC, parcial. Conservar una muestra

Mapas del plan regulador

2004-2005

0,16 VCC

Planes de trabajo

2000-2005

0,16 VCC, parcial. Conservar los anuales del Concejo y el Alcalde

Plan regulador 2004-2005

0,16 VCC

Planos de construcción

1978-2005

No indica VCC, parcial. Conservar una muestra representativa de todos los planos de construcción

Planos de proyectos urbanísticos

1998-2002

No indica VCC, parcial. Conservar una muestra representativa de los que



Cantidad

Observaciones

tengan repercusión ambiental

Planos de obras municipales

1998-2002

No indica VCC, parcial. Conservar una muestra representativa de los que tengan repercusión ambiental

Presupuestos 1980-2005

0 ,5 VCC, parcial. Conservar los informes anuales

Reglamentos internos

2000-2005

0,32 VCC

Tabulados de movimientos censales

2000-2005

0,25 VCC

1.5 Asesorías.

Informe de asesoría Nº 22-2005 de diciembre de 2005, relacionado con el diseño de un sistema archivístico institucional.

2. SITUACIÓN ARCHIVÍSTICA ACTUAL.

El Archivo Central de la Municipalidad de Desamparados se encuentra ubicado en calle 2, avenida primera del distrito homónimo. Está adscrito al Área Administrativa, que a su vez depende de la Alcaldía.

Alberga aproximadamente 455 metros de documentación en dos depósitos con un área total de 118 m2. Durante la inspección se observó que la mayor parte del acervo documental se conserva en el depósito del Archivo Central ubicado en la segunda planta del edificio Municipal.

Es necesario destacar que al momento de la visita se observaron cajas con documentación en el suelo de dicho depósito, en un área de tránsito. El funcionario responsable del Archivo Central indicó que se trataba de transferencias recién recibidas.

Además, pudo comprobarse que ambas bodegas presentan saturación documental. Durante la visita de inspección pudo notarse que las estanterías están ocupadas casi a su totalidad y se mantienen documentos encima de la de la mayoría de estas.


Adicionalmente, en las instalaciones del Archivo Central se localizaron documentos fuera de contenedores adecuados, encima de varias bandejas de la estantería en desuso en un pasillo del depósito. Estos documentos presentaban daños por la forma en que eran almacenados.

Asimismo, la Institución dispuso de una bodega en el inmueble de la antigua cárcel de Desamparados en el costado norte de las instalaciones de la institución para almacenar documentación.

Es necesario acotar que en dicha bodega se instaló estantería únicamente en una de las antiguas celdas, que al momento de la visita se encontraba ocupada casi en su totalidad. No obstante, en una de las celdas adjuntas se ubicó gran cantidad de planos en bolsas de basura así como órdenes de compra y reportes de recibos (impresiones del sistema informático de la Municipalidad) en cajas comerciales. Estos documentos se encontraban en estado de abandono junto a material de desecho y mobiliario en desuso.

Al respecto se le consultó al señor Carlos Quesada Barahona, funcionario del Archivo Central, quien indicó desconocer las razones que mediaron para que la documentación fuera almacenada bajo las condiciones anteriormente descritas. Por lo tanto, se realizaron indagaciones en la Dirección de Urbanismo, los funcionarios dijeron que en el año 2010 se realizó el traslado de los planos a esa área por falta de espacio sin que mediara documentación sobre el asunto.

Por lo tanto, este traslado se realizó sin ningún tipo de directriz y sin instrumentos de control, de manera que los funcionarios desconocen qué documentos se conservan con exactitud en esa área.

Además, durante la inspección el señor Carlos Quesada Barahona fue enfático en que no se desempeña como encargado del Archivo Central. La señora Yorleny Mora Robles, Coordinadora de Recursos Humanos, se refirió al respecto indicando que ese puesto se encuentra vacante desde el año 2013 cuando el funcionario Edgardo Jara Rojas, responsable de la unidad, fue nombrado en otro cargo en la Municipalidad; de manera que el señor David Hidalgo Porras, Coordinador del Área Administrativa, asumió el Archivo Central.

No obstante, según lo señaló el señor Quesada Barahona, él ha continuado llevando a cabo las labores sustantivas de dicha dependencia, mientras que los asuntos administrativos han sido responsabilidad del señor Hidalgo Porras. Asimismo, la señora Mora Robles agregó que se encuentran a la espera de que las autoridades municipales saquen la plaza a concurso. Sin embargo este cargo tiene más de un año de estar vacante y no se han realizado gestiones al respecto.


Estas situaciones denotan el desinterés de las autoridades municipales sobre el adecuado manejo de su acervo documental, una deficiente gestión de los documentos y un grave incumplimiento al marco legal vigente.

Como se mencionó, actualmente las funciones del Archivo Central son llevadas a cabo por el señor Carlos Quesada Barahona, quien posee un diplomado en Administración Municipal de la Universidad Estatal a Distancia y una capacitación de la Dirección General del Archivo Nacional sobre el diseño de un sistema archivístico institucional. Según indicó el señor Quesada, no existe personal adicional que colabore en las labores del Archivo Central.

Además, el Archivo Central se encuentra visibilizado en el organigrama institucional ubicado como una dependencia del Área Administrativa, que a su vez depende de la Alcaldía.

2.1 El fondo documental.

Los principales tipos documentales encontrados fueron: permisos de construcción, expedientes sobre uso del suelo, comprobantes de cheques, órdenes de compra, correspondencia, patentes, expedientes de personal, afiches, entre otros.

Debe resaltarse que se observaron gran cantidad de planos en la Dirección de Urbanismo. Estos se almacenan en el suelo y en dos estantes metálicos.

Este fondo documental presenta las siguientes características:

• Clase documental: Textual y Gráfica• Forma: originales y copias.• Unidades de almacenamiento: carpetas, cartapacios tipo AMPO,

cajas comerciales, cajas de archivo• Cantidad y fechas extremas: 455 metros con fechas extremas entre

1969 y 2012

3. TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO.

3.1 Clasificación y ordenación.

La municipalidad de Desamparados no cuenta con un cuadro de clasificación ni métodos de ordenación normalizados. Sin embargo, existe un manual para los archivos de gestión que incluye la información necesaria para implementar un cuadro de clasificación orgánico, funcional y por asuntos.


No obstante, este documento no se encuentra formalmente aprobado por las autoridades municipales, está desactualizado sobre la estructura orgánica de la Institución y según indicó el señor Carlos Quesada Barahona, funcionario del Archivo Central, no es de aplicación generalizada por todos los archivos de gestión de la entidad; de manera que los documentos se organizan en función de los criterios personalizados de los funcionarios. Por otra parte, en el archivo central se utiliza un método de ordenación numérico por transferencia para las cajas y cronológico al interior de las carpetas.

3.2 Descripción

La institución no implementa ninguna norma de descripción. En el Archivo Central, la información se localiza a partir de las listas de remisión de la documentación que se recibe. Además, existe un modelo de registro de correspondencia en el manual supracitado. Sin embargo, según indicó el funcionario del Archivo Central, no se utiliza de forma generalizada en la Municipalidad.

3.3 Normalización

Existe un manual para los procedimientos archivísticos de la institución titulado: Cuadro de clasificación, Archivos de Gestión, elaborado en el año 2008. Este documento incluye referencias sobre las tareas básicas en materia de clasificación, ordenación y descripción que deben realizarse en los archivos de las diferentes unidades administrativas así como conceptos básicos de archivística.

Sin embargo, el apartado de clasificación se encuentra desactualizado debido a que la estructura orgánica institucional expuesta no coincide con la organización actual del municipio.

Por otra parte, no se divulga la legislación archivística vigente por lo que existe un desconocimiento institucional sobre las obligaciones y responsabilidades que todos los funcionarios tienen con respecto a los documentos que producen, gestionan y conservan. Asimismo, el señor Quesada Barahona indicó desconocer la Directriz General para la Normalización del Tipo Documental Actas Municipales, publicada en la Gaceta número 5 de 8 de enero de 2015. Al respecto el señor Mario Vindas Navarro, Secretario del Concejo Municipal, señaló que había conocido esta directriz pero aún no la leía con detenimiento.


Por tanto, al momento de la inspección no se habían realizado los ajustes necesarios para su implementación en la institución.

3.4 Préstamo de documentos

Existe un control para el préstamo de los documentos que se custodian en el Archivo Central. Este registro consigna la siguiente información: el tipo documental que se solicita, una casilla para indicar el contenido de éste, la cantidad de folios, la fecha en que se realiza el préstamo y la fecha en que se devuelve el documento. Además, incluye un apartado tanto para el nombre como la firma de quien solicita el documento así como la firma del encargado del Archivo Central que realiza el préstamo.

Debe mencionarse que no existen controles de préstamo para los archivos de gestión formalmente aprobados por el Concejo Municipal de Desamparados ni se hace mención de estos en el manual supracitado.

Es importante señalar que durante la visita de inspección un grupo de funcionarios de la Municipalidad solicitaron algunos documentos del Archivo Central. El funcionario de la unidad les permitió realizar la búsqueda y sacar la documentación del depósito sin que mediara ningún control. Esta práctica es inconveniente ya que representa un riesgo de extravío del patrimonio documental institucional.

3.5 Transferencias de documentos

Según el funcionario del Archivo Central, existe un calendario de transferencias y se realizan remisiones periódicas de documentos desde los archivos de gestión.

Para la realización de las transferencias las oficinas productoras elaboran una lista de remisión que contiene una casilla para consignar cada uno de los siguientes elementos: el tipo documental, el contenido, la cantidad en términos de cartapacios tipo AMPO o cajas y un último apartado donde el encargado del Archivo Central indica el lugar que le corresponde en la estantería; así como las firmas de los funcionarios involucrados en la realización de la transferencia.

No obstante, no existen lineamientos formalmente aprobados por las autoridades de la Municipalidad de Desamparados sobre los requisitos que debe cumplir la documentación para que ingrese al Archivo Central.

3.6 Valoración, selección y eliminación

Actualmente la Municipalidad de Desamparados no cuenta con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED).


Además, no posee tablas de plazos o valoraciones parciales vigentes; de manera que no están autorizados para realizar eliminaciones. Como se indicó en párrafos anteriores, el Municipio no cuenta con un encargado del Archivo Central por lo que no es posible conformar el CISED. El señor Carlos Quesada Barahona, funcionario del Archivo Central, agregó que esta situación se debía a la falta de un nombramiento oficial de sus miembros por parte de las autoridades institucionales. Sin embargo, durante la visita de inspección se le recordó al señor Quesada que la conformación de este órgano colegiado se encuentra contemplada en el artículo 33 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos. El fondo documental de la Municipalidad de Desamparados cuenta con varias declaratorias de valor científico cultural incluidas en la tabla de plazos de conservación de documentos que fue aprobada por la CNSED en la sesión 3-2006 de 22 de febrero de 2006. Además, existen varias declaratorias generales de valor científico cultural contempladas en las resoluciones CNSED-01-2014, CNSED-02-2014 y CNSED-03-2014, publicadas en la Gaceta número 5 de 8 de enero de 2015. Las series declaradas se conservan en su mayoría en el Archivo Central, sin embargo, no fue posible corroborar la cantidad de cada una de estas por la forma en que fueron almacenadas. Es importante resaltar que las actas del Concejo Municipal se resguardan bajo llave en dos estantes de madera en la sala de sesiones de éste órgano colegiado en el segundo nivel del edificio de la Institución.

4. El Local

La Municipalidad de Desamparados destinó dos áreas para la conservación de sus documentos. La primera es una bodega de 9.30 x 11 metros, donde además se encuentran las oficinas del Archivo Central, ubicada en el segundo piso del edificio Municipal.

En este inmueble no hay divisiones entre el área administrativa y el depósito. Además, no se ha dispuesto mobiliario ni un espacio apropiado para la consulta de documentos por parte de los usuarios.

Este local está equipado con estanterías tanto metálicas como de madera que se encontraban ocupadas casi al total de su capacidad al momento de la visita. Los pasillos en algunos casos miden menos de un metro de ancho, lo que puede significar un riesgo para la integridad física de los funcionarios en caso de una emergencia.


Los cielorrasos son de poliestireno, algunas láminas tienen manchas provocadas por la humedad y pudo observarse que hay placas faltantes. Además, se detectaron instalaciones eléctricas expuestas y existe un baño en uso al interior del depósito que representa un riesgo de inundación. Pudo observarse además señales de plagas en el suelo del aposento, principalmente comején, arañas y cucarachas muertas. Asimismo se localizaron cajas con señales de deterioro por humedad. Se debe agregar que la documentación está expuesta a la incidencia directa de la luz solar y la contaminación ambiental ya que no existen barreras para contener su entrada a las instalaciones.

Por otra parte, el municipio posee una bodega de 4.70 metros x 3.40 metros en las instalaciones de la antigua cárcel de Desamparados, al costado este del edificio principal de la entidad. Al tratarse de una prisión, las paredes, cielos y piso son de concreto y piedra. Asimismo, por su antigüedad el edificio no posee previstas para instalaciones eléctricas, de manera que se colocó iluminación con cableados expuestos en la entrada y el área que se utiliza como depósito.

Debe destacarse que en las habitaciones adyacentes a la bodega utilizada como depósito existe gran cantidad de material de desecho como equipo de cómputo, mobiliario de oficina en mal estado, llantas e inclusive una motocicleta y varios barriles de aceite de vehículos ya utilizado. Entre todos estos elementos se ubicó gran cantidad de documentación, principalmente planos procedentes de la Dirección de Urbanismo.

Además, el suelo se encuentra cubierto de aserrín. Según el funcionario encargado del Archivo Central, esto se debe a un derrame de combustible que ocurrió en ese inmueble. Todos los elementos anteriormente mencionados pueden representar un riesgo para la documentación en caso de incendio.

Al igual que la bodega del edificio de la Municipalidad, este inmueble fue equipado con estantería tanto metálica como de madera y la documentación se almacena en su mayoría en cajas de archivo, cabe mencionar que al momento de la visita pudo observarse una caja comercial en el suelo con documentación del Departamento de Ingeniería.

Cuadro N°1Condiciones Ambientales de las bodegas en donde se custodian los documentos de la Municipalidad de Desamparados


Depósitos Limpieza

Iluminación Natural

Iluminación Artificial

Sistema Eléctrico

Ventilación y contaminación ambiental

Bodega ubicada en el Edificio de la Municipalidad de Desamparados

Las condiciones de limpieza del local son buenas, sin embargo no se realiza limpieza de la estantería por lo que en la visita de inspección se observó polvo acumulado sobre ésta y en las cajas, así como señales de la presencia de insectos.

No existe un calendario de limpieza.

La luz incide directamente en los documentos a través de las ventanas del depósito

Cuenta con bombillos fluorescentes en mal estado

Oculto, entubado y en buenas condiciones.

Sin embargo, se localizaron instalaciones eléctricas expuestas al interior del depósito junto a la estantería.

Existen tomacorrientes al interior del depósito

Ventilación: Natural

Ruido: Si proveniente de la carretera y las paradas de buses que están localizadas a un costado del Archivo Central

Plagas: Se observó telas de araña y señales de comején en el suelo, así como cucarachas muertas.

Fumigación: Si, el encargado del Archivo Central indicó que se realiza cada dos meses.

Humedad: Sí, existen marcas de humedad en algunas láminas del cielorraso y en cajas en la estantería.


Depósitos Limpieza

Iluminación Natural

Iluminación Artificial

Sistema Eléctrico

Ventilación y contaminación ambiental

Además, existe un baño en uso dentro de las instalaciones del depósito.

Bodega ubicada en la antigua Cárcel de Desamparados

Malas condiciones de limpieza, se observó gran cantidad de polvo acumulado sobre los documentos y la estantería

No hay incidencia de luz natural

Cuenta con un bombillo incandescente

Expuesto, en mal estado.

Ventilación: Natural, al tratarse de una antigua celda hay poca circulación de aire

Ruido: Si, proveniente de la vía pública

Plagas: Hay evidencias de la presencia de insectos en el suelo del local.

Fumigación: No

Humedad: Sí debido a la poca circulación de aire


Cuadro N°2Condiciones de Seguridad de los depósitos en el que se custodian los documentos de la Municipalidad de Desamparados

Vigilancia Prevención contra incendios

Salidas de emergencias del depósito

Bodega ubicada en el Edificio de la Municipalidad de Desamparados

Se cuenta con vigilancia. Se observó un oficial en la entrada del Edificio.

No existe una división entre el depósito y el área administrativa.

El local permanece bajo llave y esta la custodia el Encargado del Archivo Central.

Materiales de construcción:

Piso: concretoParedes: Vidrio, Madera, Concreto, Cartón

Techo: Láminas de poliestireno Extintores: si

Alarmas contra incendios y detectores de humo: no

Salidas de emergencia: No

Plan de emergencia: No

Antiguo Depósito del Archivo Central ubicado en el inmueble desalojado de la Municipalidad

No hay vigilancia

Solamente el Encargado del Archivo Central ingresa al Depósito

El local permanece bajo llave custodiada por el Encargado del Archivo Central.

Materiales de construcción:

Primer nivel

Piso: concretoParedes: ladrillo, piedra, concreto

Techo: concreto

Extintores: no.

Alarmas contra incendios y detectores de humo: No se cuenta con estos dispositivos.

Salidas de emergencia: No

Plan de emergencia: No

5. Mobiliario y equipo

La Municipalidad de Desamparados cuenta, en la bodega ubicada en el edificio principal de la institución, con 61 cuerpos sencillos de estantería convencional y 11 cuerpos de madera. Ambos con longitudes y cantidad


de bandejas variables, además, se encuentra equipado con una mesa de trabajo.

Por otra parte, al encargado del Archivo Central se le asignó un equipo de cómputo, un escritorio, una impresora y un escáner para sus labores diarias. A su vez, existe un equipo de cómputo y un escritorio adicionales en el área de trabajo. La bodega en la Antigua Cárcel de Desamparados ha sido provista de 2 estantes de madera, deformados por el peso de las cajas, así como 4 cuerpos sencillos de estantería convencional con bandejas de madera. Debe señalarse que tanto la estantería metálica como la de madera presentan distintas longitudes y cantidad de bandejas.

Es necesario señalar que al momento de la visita la estantería de ambas bodegas se encontraba ocupada casi en su totalidad, se conservaban documentos en las bandejas superiores de éstas e inclusive se apilaban cajas unas sobre otras en las bandejas. Estas prácticas no son convenientes porque favorecen el deterioro del acervo documental de la institución a la vez que representan un riesgo para el personal del Archivo Central en caso de desastre.

6. Recurso humano

El Archivo Central de la Municipalidad de Desamparados estuvo dirigido hasta el 11 de marzo del 2013 por el señor Edgardo Jara Rojas, quien según la circular AMURH-007-2013 de 13 de marzo de ese mismo año, asumió de forma interina la Contraloría de Servicios de la Institución.

Ante esta situación, la señora Yorleny Mora Robles, Coordinadora de Recursos Humanos, indicó que el puesto de Encargado del Archivo Central fue recargado en el señor David Hidalgo Porras, Coordinador del Área Administrativa. La señora Mora Robles no fue clara sobre las gestiones que se han llevado a cabo para llenar dicha vacante, a pesar de que al momento de la visita de inspección este puesto tenía más de un año de estar desocupado.

No obstante, el Archivo Central ha seguido con la ejecución de algunas de sus labores sustantivas, como la recepción de transferencias desde los archivos de gestión y la facilitación del acervo documental institucional. Estas labores han sido ejecutadas por el señor Carlos Quesada Barahona, quien ocupa un puesto como técnico y es actualmente el único funcionario con que cuenta el Archivo Central.El señor Quesada Barahona posee un diplomado en Administración Municipal de la Universidad Estatal a Distancia y una capacitación de la Dirección General del Archivo Nacional sobre el diseño de un sistema archivístico institucional.


7. Sistemas de información

No existen sistemas automatizados que permitan la recuperación eficaz de la información resguardada en el Archivo Central. Sin embargo el señor Alex Núñez Cambronero, Coordinador de Informática, indicó que la Municipalidad de Desamparados posee un sistema de elaboración propia elaborado en PRO/5. Este sistema se utiliza en los procesos tributarios, de contabilidad, recursos humanos y proveeduría institucional.

Dicha aplicación fue auditada en dos ocasiones por la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General de la República, específicamente en el área tributaria. Dichas auditorías señalan una serie de deficiencias mediante los informes DFOE-SM-IF-21-2010 de 15 de noviembre de 2010 y DFOE-DL-IF-27-2012, de 29 de noviembre de 2012.

Es importante destacar que sobre este aplicativo el informe DFOE-SM-IF-21-2010 indica:

…no se puede garantizar la integridad de la información, ni su protección contra una modificación no autorizada. Además, al no evidenciarse una apropiada gestión de la administración de datos, procesados mediante tecnologías de la información no es posible asegurar que la información contenida en las bases de datos sea de calidad, que todas las transacciones sean válidas y debidamente autorizadas, ni que los datos son procesados de forma completa, exacta y oportuna, transmitidos almacenados y desechados de forma íntegra y segura.

Asimismo, el informe DFOE-DL-IF-27-2012 establece un plazo de 24 meses para: implementar un sistema informático, acorde con los requerimientos definidos por la Administración Municipal para la integración de la información y de las actividades de la gestión tributaria, con los niveles de seguridad y demás requerimientos técnicos, que garanticen razonablemente, al confiabilidad, la integridad y la exactitud de los datos y operaciones.

Al momento de la inspección no había sido implementado un nuevo sistema informático. El señor Núñez Cambronero, Coordinador de Informática, indicó que se estaba haciendo una contratación externa para la elaboración de un sistema de información para la Municipalidad y resaltó que este no contempla ningún aspecto referente a la gestión de los documentos que serán generados por el mismo. Además, el funcionario indicó que no se tomó en cuenta el criterio profesional del Archivo Central sobre la materia.


Según expresó el funcionario Núñez Cambronero, los respaldos de los sistemas son diarios en los servidores de la entidad y tres veces por semana se realiza un respaldo en DVD que se deposita en la bóveda del Banco Nacional.

Asimismo, la institución carece de políticas sobre la producción de documentos en soporte electrónico y lineamientos sobre los respaldos de la información producida en este soporte. Además, la institución no posee repositorios digitales.

8. Apoyo institucional

A pesar de que la Municipalidad de Desamparados ha llevado a cabo algunas acciones para consolidar el Archivo Central institucional, estas no corresponden a un esfuerzo coordinado para mejorar la gestión de la información en aras de la eficiencia, la eficacia y la transparencia de la administración.

Esta situación se ve reflejada en la ausencia de un encargado de esa unidad administrativa, así como en la falta de políticas que regulen la gestión documental institucional. Además, pudo constarse que existen escasos controles sobre la forma en que algunas oficinas disponen de su documentación, lo que se evidenció en el desconocimiento del personal del Archivo Central sobre la existencia de documentos en estado de abandono en la bodega de la antigua cárcel.

Asimismo, no se han generado políticas institucionales relacionadas con la seguridad del acervo documental. No se ha formalizado la aplicación de controles de ningún tipo sobre el préstamo o el acceso a las áreas donde se almacena la documentación que eviten el extravío de ésta.


Por otra parte, no se han divulgado las directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional que incluyen: la directriz para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta Nº 226 del 22 de noviembre de 2010 y la directriz con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta Nº de 28 de marzo de 2008. Asimismo de las directrices CNSED-01-2014, CNSED-02-2014, CNSED-03-2014, así como la Directriz general para la normalización del tipo documental actas municipales; todas publicadas en la Gaceta número 5 de 8 de enero de 2015. Esta situación se ve reflejada en las condiciones en que se gestionan y conservan los documentos en la Municipalidad de Desamparados y el desconocimiento en la materia de los funcionarios entrevistados, incluido el actual encargado del Archivo Central.

III. CONCLUSIONES

La Municipalidad de Desamparados posee un Archivo Central conformado, sin embargo, actualmente carece de mobiliario adecuado y suficiente para albergar su acervo documental, así como de personal especializado para la realización de las labores archivísticas de la institución; de manera que no es posible asegurar la transparencia, la eficiencia ni la eficacia de la gestión administrativa de la organización.

La institución no cuenta con sistemas de clasificación ni métodos de ordenación normalizados, por lo que algunos funcionarios organizan la documentación siguiendo sus criterios personalizados. Esta situación atenta contra la recuperación de la información de forma eficiente y eficaz.

Existe un manual que hace referencia a las adecuadas prácticas archivísticas en los Archivos de Gestión, sin embargo, nunca ha sido formalmente aprobado por las autoridades de la Municipalidad y se encuentra desactualizado.

No existe formalización sobre la aplicación de controles de préstamo de la documentación, por lo que no existen mecanismos que permitan sentar responsabilidades en caso de extravío de documentos.

Se determinó que la institución no cuenta con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos ni tablas de plazos de conservación de documentos vigentes, de manera que no posee autorización para eliminar ninguna de las series documentales que produce.


A pesar de que se observó saturación documental en los archivos de gestión, la municipalidad incurre en la eliminación pasiva del acervo documental debido a las malas condiciones de almacenamiento del fondo, incumpliendo los artículos N°33 y N°35 de la Ley Sistema Nacional de Archivos y el artículo N° 131 de su Reglamento.

El acervo documental de la Municipalidad de Desamparados se mantiene en condiciones que favorecen su deterioro ya que parte del fondo fue apilado en cajas de forma desordenada en la estantería del depósito de la antigua cárcel. Asimismo, se colocaron documentos en el suelo de dicho aposento, expuestos a factores biológicos, medioambientales y antrópicos.

Además, las bodegas utilizadas actualmente no poseen mobiliario suficiente para albergar nuevas transferencias desde los archivos de gestión y no ofrece posibilidades de realizar un control efectivo sobre las condiciones de humedad y temperatura.

Por otra parte, no existen planes de emergencia que permitan dar continuidad de los servicios institucionales en caso de que se produzca un desastre y aseguren la integridad del patrimonio documental y el personal ante un evento de esta categoría.

A nivel institucional existe un desconocimiento generalizado en todos los niveles de la administración sobre la normativa vigente en materia archivística y las responsabilidades de los funcionarios sobre los documentos. No se han divulgado las directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, que incluyen: la directriz para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta Nº 226 del 22 de noviembre de 2010, actualizada en la Gaceta Nº 39 del 25 de febrero de 2015; la directriz con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta Nº de 28 de marzo de 2008 y la directriz general para la normalización del tipo documental actas municipales, publicada en la Gaceta N° 5 de 8 de enero de 2015. Ninguna de éstas se ha implementado en la institución, ni tampoco se controla su aplicación.

Aunque la Institución cuenta con un manual que contiene nociones básicas sobre la adecuada gestión y conservación de los documentos, éste no ha sido formalmente aprobado por las autoridades de la municipalidad, se encuentra desactualizado y no contempla elementos sobre la gestión y producción de documentos en otros soportes distintos al papel.


La Municipalidad no cuenta con sistemas de información automatizados que agilicen el préstamo y acceso a los documentos. Además, se desconoce la normativa vigente sobre la producción de documentos en soporte electrónico.

Asimismo, la institución pretende implementar un sistema de información sin definir previamente los detalles sobre la gestión y preservación de los documentos en soporte electrónico.

En el organigrama institucional de la Municipalidad de Desamparados se contempló la unidad del Archivo Central como una dependencia adscrita a al Área Administrativa, lo cual no concuerda con las recomendaciones emitidas en los Lineamientos Generales para Reorganizaciones Administrativas del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, de enero de 2013. Asimismo, no se ha dotado a ésta del personal capacitado, espacio físico, mobiliario ni equipo suficiente para dar cumplimiento de las funciones que le corresponden según la normativa vigente en materia archivística.

IV. DISPOSICIONES DE ACATAMIENTO OBLIGATORIO

La Municipalidad de Desamparados debe ponerse a derecho inmediatamente con lo siguiente:

1. Los jerarcas de la entidad deben realizar las gestiones pertinentes para el nombramiento de una plaza de archivista, esto con el fin de que la entidad cumpla con lo establecido en el artículo N° 43 de la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos:

Artículo 43. - “Cada archivo central tendrá dentro de su personal, cuando menos un técnico profesional en archivística y a los técnicos necesarios de la misma especialidad.”

La Municipalidad de Desamparados debe iniciar con la conformación de un sistema archivístico institucional, para ello los jerarcas de la entidad deben realizar las gestiones pertinentes para contratar por lo menos un profesional en Archivística y los técnicos en esa especialidad que laboren en el Archivo Central y en aquellos archivos de gestión que por su volumen de documentación requieran personal especializado.

2. La Municipalidad de Desamparados debe cumplir con lo estipulado en la Ley General de Control Interno No. 8292, específicamente los artículos 10 y 16:


“Artículo 10.—Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 16. —Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes:

a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.

b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.

c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico”.

Al respecto, es necesario que el Archivo Central cuente con sistemas de información que permitan el control sobre los documentos y faciliten la gestión documental de la institución. Igualmente, es necesario que la administración garantice los recursos humanos y materiales necesarios para que tanto el Archivo Central como los archivos de gestión, desempeñen sus funciones correctamente. Además, debe garantizar que los sistemas informáticos cumplan con la Ley No. 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su reglamento Nº33010 publicado en la Gaceta No. 77 de 21 de abril de 2006; así como con la Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos, publicada en La Gaceta No. 61 del 28 de marzo de 2008, y su Fe de


Erratas en la Gaceta No. 83 del 30 de abril de 2008. De igual forma, debe contemplar las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información. (N-2-2007-CO-DFOE).

3. En relación con las funciones del Archivo Central, es importante que éstas sean definidas en concordancia con lo estipulado en el artículo 42 la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, que indica:

a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.b) Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la institución respectiva.c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.d) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.e) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.f) Los archivistas que laboren en el Archivo Central deberán asistir a la asamblea general de archivistas, cada año.g) Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.h) Integrar el comité a que se refiere el artículo 33 de la presente ley.i) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos. El jefe formará parte de la Comisión de acuerdo con el artículo 32 de la presente ley.j) Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución. Esta Dirección dará a conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.k) Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, según lo establezca el reglamento, una copia de los instrumentos de descripción, en los que esté registrada toda la documentación.l) Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.”

A la mayor brevedad el Archivo Central debe asumir todas las funciones que le corresponden por ley.

4. En cuanto a la conservación y preservación de los documentos, tanto el Archivo Central como en los archivos de gestión, deberán cumplir con las disposiciones establecidas


en los artículos Nº 69, 70 y 71 del Reglamento de la Ley Nº 7202:

“Artículo 69 – Los Archivos de Gestión deberán contar con los materiales, equipo y mobiliario que permitan una buena conservación de los documentos.

Artículo 70 – La preservación es el conjunto de medidas necesarias para mantener la integridad de los documentos y su contenido informativo.

Artículo 71 – La Dirección General del Archivo Nacional y los Archivos Centrales del Sistema deberán observar las siguientes medidas de preservación y control de los documentos y sus locales:

a. Sólo tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas personas que cuenten con previa autorización.b. Será prohibido fumar dentro de los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga documentación.c. Preferiblemente los documentos serán guardados en cajas libres de ácido.d. La estantería, cajas y los documentos deberán someterse a limpieza periódica.e. Se utilizarán en los depósitos niveles bajos de luz artificial.f. Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las áreas de depósito.g. Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre los 45% y un 55%.h. La temperatura en los depósitos deberá fluctuar en lo posible entre los 18ºC y 22ºC.i. Las paredes, suelos y cielo raso serán preferiblemente de material no flamable.j. Existirán las alarmas de incendios e interruptores del fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios.k. Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro.l. En los depósitos debe existir un buen sistema de ventilación, para evitar focos de humedad.m. Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación.n. En aquellos locales donde existan ventanas, debe protegerse la entrada directa de luz solar.ñ. La estantería de los depósitos tendrá una altura entre 2,20 metros y 2,30 metros, con una distancia mínima de 10cm entre el suelo y el primer estante.o. Los pasillos de circulación principal tendrán de 1,00 a 1,20 metros de ancho y los secundarios tendrán de 0,70 m a 0,80 m.p. Debe velarse porque a los documentos se les dé el mejor trato por parte de archivistas y usuarios en general.”


De inmediato se debe centralizar y reubicar todo el acervo documental depositado en el edificio de la antigua cárcel de Desamparados. Debe colocarse en un área que ofrezca las condiciones medioambientales y de seguridad necesarias para la adecuada conservación y preservación del fondo documental.

Debe dotarse del área suficiente para centralizar todo el acervo documental de la Municipalidad de Desamparados, es indispensable que el local destinado al Archivo Central cuente con sistemas de detección y combate de incendios a fin de reducir las repercusiones de este tipo de siniestros.

El depósito además debe ofrecer condiciones ambientales óptimas que garanticen la buena conservación de los documentos, sin importar su clase, vigencia o soporte.

Además, los planos resguardados en la Dirección de Urbanismo deberán ser ordenados, descritos y trasladados a contenedores adecuados.

5. Se debe conformar de inmediato el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), y cumplir con las siguientes funciones, según el artículo 33 de la Ley 7202.

Artículo 33 “ Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2° de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación de documentos, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. El comité tendrá las siguientes funciones:

a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo.” (El subrayado no es del original)

Además, debe acatarse lo dictado en el artículo Nº 35 de la supracitada Ley:

Artículo 35. - “Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2° de la presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por medio del Director General del Archivo Nacional.”

Así como, lo estipulado en los artículos N° 131 y 139 de su reglamento:


Artículo 131: “Las entidades productoras podrán hacer sus consultas a través de dos procedimientos:a) La tabla de plazos de conservación: Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.b) Cuando no existan éstas, se harán consultas parciales si se desea eliminar uno o varios tipos documentales que han perdido su valor administrativo y legal. La Comisión determinara cuáles tipos documentales tiene valor científico-cultural”.

Artículo 139 “Los comités institucionales podrán integrar miembros adicionales, según los objetivos y funciones específicas de cada entidad, en calidad de observadores”

Igualmente, se le recuerda que el artículo 36 de la Ley 7202 especifica lo siguiente:

Artículo 36: “Será penado con seis meses a tres años de prisión, el funcionario que autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con transgresión de lo que dispone el artículo anterior, salvo que el hecho configure un delito sancionado con una pena mayor”.

Se le comunica a la Municipalidad de Desamparados que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) declaró con valor científico cultural, en la sesión 9-2003 de 10 de setiembre de 2003, las siguientes series documentales: los libros contables legalizados, liquidaciones presupuestarias anuales, memorias, presupuestos generales (anuales o en su defecto semestrales), plan anual operativo, plan anual de trabajo. Además, en la sesión 11-2003 de 15 de octubre de 2003 dicha Comisión declaró con valor científico cultural las actas del Concejo Municipal.

Además, existen varias declaratorias generales de valor científico cultural contempladas en las resoluciones CNSED-01-2014, CNSED-03-2014 y CNSED-05-2014, publicadas en la Gaceta número 5 de 8 de enero de 2015.

Por tanto, la Municipalidad debe iniciar una investigación que permita localizar y posteriormente trasladar al Archivo Nacional, aquellos documentos declarados con valor científico cultural y que hayan cumplido con los plazos establecidos en la legislación archivística vigente.

Se deben elaborar a la mayor brevedad las tablas de plazos de conservación de documentos de las diferentes oficinas de la institución y seguir los lineamientos del instructivo para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales, así como las resoluciones emanadas por la Comisión Nacional de Selección


y Eliminación de Documentos (CNSED) disponibles en la página web del Archivo Nacional, en: http://www.archivonacional.go.cr/index.php?option=com_content&view=article&id=195:valoracion-documental&catid=54:rectoria-sistema-nacional-de-archivos&Itemid=85. Incluyendo las resoluciones CNSED-02-2013, publicada en La Gaceta 216 de 10 de noviembre de 2014; CNSED-01-2014, CNSED-02-2014 y CNSED-03-2014, publicadas en la Gaceta número 5 de 8 de enero de 2015.Adicionalmente, se debe cumplir con la “Actualización de la Guía de Trámites y Servicios de la Dirección General del Archivo Nacional. Servicio Valoración documental” publicado en la Gaceta N° 179 de 18 de setiembre de 2013.

Además, deberán realizarse trámites de valoración parcial para aquellas series que han cumplido su vigencia administrativa y legal, hasta que se cuente con tablas de plazos de conservación de documentos aprobadas por el Comité Institucional de Eliminación y Selección de Documentos (CISED) y conocidas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED).

El Concejo Municipal de Desamparados debe solicitar inmediatamente una investigación interna para determinar él o los responsables por la eliminación pasiva de documentos y la negligencia sobre el cumplimiento de la normativa vigente en materia archivística, situación descrita en el apartado 2 del presente informe, y comunicar a la Dirección General del Archivo Nacional los resultados de la pesquisa en un plazo no mayor a 2 meses.

6. En el caso de producir documentos electrónicos, se debe cumplir con lo estipulado en la Ley Nº 8454 “Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos”, y la “Política de formatos oficiales de los documentos electrónicos firmados digitalmente”, emitida por la Dirección de Certificados de Firma Digital del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, publicado en el alcance 92 de La Gaceta No. 95 de 20 de mayo de 2013; así como la Directriz “Masificación de la implementación y el uso de la forma digital en el Sector Público costarricense”, publicada en la Gaceta No. 79 de 25 de abril de 2014. 7. Deben implementarse las directrices emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional con las regulaciones técnicas sobre administración de los documentos producidos por medios automatizados, publicada en La Gaceta No. 61 de 28 de marzo 2008 y su fe de erratas publicada en La Gaceta No. 83 del 30 de abril de 2008, así como la relacionada con la producción de documentos de conservación permanente en soporte papel, publicada en la Gaceta N° 226 del 22 de noviembre de 2010.


Estos documentos están disponibles en la página web del Archivo Nacional: www.archivonacional.go.cr .

8. La Municipalidad de Desamparados debe implementar lo estipulado en la Directriz general para la normalización del tipo documental actas municipales, publicada en La Gaceta No. 05 de 08 de enero 2015.

V. RECOMENDACIONES TÉCNICAS

1. Es urgente que exista un proceso de sensibilización de parte de las autoridades de la Municipalidad de Desamparados, sobre su responsabilidad legal y profesional en cuanto al manejo de la documentación en cualquier soporte, en procura de la transparencia en los actos administrativos y resguardo de los intereses de los usuarios.

2. El Archivo Central debe estar a cargo de un profesional en Archivística quien debe elaborar el cuadro de clasificación de la Municipalidad de Desamparados, difundirlo e instruir al personal responsable de los archivos de gestión para que sea aplicado en todas las dependencias de esta institución. En este sentido, es recomendable revisar el cuadernillo del Archivo Nacional N° 16 que abarca el tema “Clasificación y ordenación documental en los archivos de oficina”, escrito por María Teresa Bermúdez Muñoz y María del Carmen Retana Ureña, en diciembre 2006, publicado por la Dirección General del Archivo Nacional. En resumen, lo que plantean las autoras, respecto a la clasificación orgánico-funcional y por asuntos o materias (ORFUAS), es que el cuadro de clasificación se compone de seis ámbitos:

N° ÁMBITO1 Oficina productora2 Institución a la que pertenece la oficina

productora3 Administración pública4 Empresas privadas5 Particulares6 Organismos internacionales

3. En cuanto al proceso de descripción documental se recomienda utilizar la Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G, en el Archivo Central. Para agilizar el control y localización de documentos se puede utilizar una base de datos referencial, siempre tomando en cuenta los elementos de la norma citada. Si


se crea la base de datos se deben establecer políticas que garanticen el mantenimiento de respaldos, ello con el fin de evitar la pérdida o extravío de la información. De igual forma, se puede implementar el sistema Ica AtoM del Consejo Internacional de Archivos, que está disponible gratuitamente.

4. En relación con la distribución del espacio físico dentro del local, se recomienda disponerlo de la siguiente manera5 :

Un área de atención al público, equipada con: mesas y sillas para los usuarios, ventilación e iluminación de acuerdo con las necesidades de los usuarios, entre otras.

Un área administrativa equipada con materiales, muebles y equipo para el buen funcionamiento del archivo

Un área de depósito que debe estar expresamente separada del resto del lugar por una puerta, cuya entrada debe ser restringida. Esta área debe estar equipada con: estanterías debidamente distribuidas y cajas de archivo.

Por tanto, no es conveniente colocar el área administrativa del Archivo Central dentro del depósito, ya que se resta espacio para este y puede significar un riesgo para la seguridad del patrimonio documental de la institución.

Sobre los planos, éstos deben centralizarse y colocarse en muebles que permitan su adecuada preservación, este mobiliario deberá ubicarse en un área con acceso restringido. Además, es importante que se elabore un inventario de éstos para facilitar su localización y funja como instrumento de control sobre la documentación.

5. Deben implementarse controles sobre los documentos, tanto de recibido en las unidades administrativas como de préstamo en los archivos de gestión y el archivo central, de forma que permitan visualizar la trazabilidad de los documentos en el desarrollo de cada uno de los trámites que se realizan en la institución y puedan establecerse responsabilidades en el caso de extravío de éstos.

6. El Encargado del Archivo Central deberá realizar una revisión y actualización del documento: Cuadro de Clasificación, Archivos de Gestión. Además, este deberá ser aprobado por el Concejo Municipal con la finalidad de que se convierta en un instrumento de referencia y de aplicación obligatoria en todas las unidades administrativas de la Municipalidad.

5 Tomado de: Godínez Mora, Guiselle. “Archiveconomía”. Revista del Archivo Nacional. San José, enero a diciembre de 1991,pp 31-56.


7. La Municipalidad de Desamparados debe capacitar al personal responsable del Archivo Central en tanto se concreta la contratación de un Profesional en Archivística para la unidad. Por tanto, la Dirección General del Archivo Nacional pone a su disposición el programa de capacitación externa. Puede contactarse a la señora Rocío Rivera Torrealba, encargada de capacitación del Archivo Nacional al teléfono 228131400 en la extensión 226 o en el correo electrónico capacitació[email protected] . Asimismo, se les recuerda que la institución cuenta con una biblioteca especializada en Archivística que se encuentra al servicio del público de lunes a viernes de 8 de la mañana a 3 y 45 de la tarde.

8. Es importante, comunicar el resultado de esta inspección a los siguientes funcionarios de la Municipalidad de Desamparados: señora Lilliam Arguedas Quesada, Presidenta del Concejo Municipal; a la señora Maureen Fallas Fallas; Alcaldesa de Desamparados; señor David Hidalgo Porras, Coordinador del Área Administrativa; señor Carlos Quesada Barahona, Encargado del Archivo Central, señor Álvaro Rescia Barahona, Auditor Interno. Además a la señora Amelia Jiménez Rueda, Gerente de División a.i. de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General de la República; así como al señor Germán Mora Zamora, Gerente del Área de Desarrollo Local de la Contraloría General de la República.

9. Además, se recomienda remitir una copia de este informe a la señora Guiselle Mora Durán, Asesora Legal de la Dirección General del Archivo Nacional, para que estudie la posibilidad de interponer las denuncias administrativas y penales del caso, por la eliminación de documentos al margen del procedimiento establecido por la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos y por la desorganización y negligencia con la que se ha tratado el acervo documental de la institución.

Finalmente, se comunica que el Departamento Servicios Archivísticos Externos continuará verificando el cumplimiento de las recomendaciones realizadas la Municipalidad de Desamparados, a partir del sexto mes de la fecha de emisión de este informe.

DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOSLuis Carlo Rojas MoraProfesional asignado

mailto:capacitaci%C3%[email protected]


ANEXOS

Fotografía 1: Entrada de la bodega del Archivo Central ubicada en el edificio principal de la Municipalidad de

Desamparados

Fotografía 2:Baño en uso al interior de la bodega del Archivo Central del edificio principal de la Municipalidad

de Desamparados


Fotografía 3: Documentos colocados en el suelo a la entrada del bodega en el edificio principal de la

Municipalidad de Desamparados

Fotografía 4 Documentos colocados sobre la estantería de la bodega del edificio principal de la

Municipalidad, Pueden observarse al fondo láminas del cielorraso con marcas de humedad


Fotografía 5: Documentos colocados sobre estantería de madera en la bodega del edificio principal de la

Municipalidad. Al fondo se observan instalaciones eléctricas expuestas y láminas del cielorraso faltantes

Fotografía 6 Documentos colocados sobre estantería de madera en la bodega del edificio principal de la

Municipalidad.


Fotografía 7Acumulación de polvo y señales de la existencia de insectos bajo la estantería de la bodega del

edificio principal de la Municipalidad

Fotografía 8: Instalaciones eléctricas expuestas al interior de la bodega en el edificio principal de la

Municipalidad


Fotografía 9Material no archivístico ubicado en la bodega del edificio principal de la Municipalidad de

Desamparados

Fotografía 10 Acumulación de polvo sobre las cajas de la bodega del archivo central en el edificio principal de

la Municipalidad


Fotografía 11 Documentos localizados fuera de contenedores junto a una ventana de la bodega del Archivo

Central en el edificio principal de la Municipalidad

Fotografía 12 Señales de la existencia de comején al interior del depósito del Archivo Central en el edificio

principal de la Municipalidad


Fotografía 13 Edificio de la antigua cárcel de Desamparados donde se ubica una de las bodegas del Archivo

Central

Fotografía 14


Material de desecho acumulado en la bodega de la antigua cárcel de Desamparados

Fotografía 15Barriles con aceite, y materiales de desecho acumulados en la bodega de la antigua cárcel de

Desamparados

Fotografía 16: Aserrín vertido en el piso de la bodega para hacer frente a un derrame de combustible


Fotografía 17Bodega del Archivo Central en la antigua cárcel de Desamparados

Fotografía 18Saturación de la estantería de la bodega ubicada en la antigua cárcel de Desamparados


Fotografía 19:Cajas colocadas unas sobre otras en un estante de madera de la bodega de la antigua cárcel de

Desamparados. Puede notarse la deformación de las bandejas por el peso de las cajas

Fotografía 20 Deterioro de las cajas ubicadas en la bodega de la antigua cárcel de Desamparados


Fotografía 21: Cajas comerciales con documentos en el suelo de la bodega de la antigua cárcel de

Desamparados

Fotografía 22 Documentos localizados en las cajas comerciales ubicados en el suelo de la antigua cárcel de

Desamparados


Fotografía 23: Celdas contiguas a la bodega del Archivo Central

Fotografía 24 Bolsas y cajas comerciales con documentos en estado de abandono depositados en la celda

contigua a la bodega del Archivo Central junto a material de desecho


Fotografía 25Planos localizados entre las bolsas plásticas en la celda contigua a la bodega del Archivo Central

Fotografía 26Detalle de los Planos localizados entre las bolsas plásticas en la celda contigua a la bodega del

Archivo Central


Fotografía 27Detalle de los Planos localizados entre las bolsas plásticas en la celda contigua a la bodega del

Archivo Central

Fotografía 28Deterioro de los planos al interior de las bolsas


Fotografía 29Documentos deteriorados en cajas comerciales en la en la celda contigua a la bodega del

Archivo Central

Fotografía 30 Conservación de los planos en la Dirección de Urbanismo

DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL · Web view1968. La Municipalidad de Desamparados dio...

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