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Revisión 01 Marzo/2016PRO: 011-002A-2016 Dirección de Inspección y Certificación Aeronáutica / VONA1

DIRECCIÓN GENERAL DE AVIACIÓN CIVILPROCEDIMIENTO No. 011-002A-2016

ACEPTACION Y EVALUACIÓN DEL SMS DEL PROVEEDOR DESERVICIOS DE TRANSITO AEREO

I. PROPOSITO

Proporcionar información y guía a los inspectores de Vigilancia Operacional ala Navegación Aérea ATS para la aceptación y evaluación permanente delSMS, cumpliendo con las Regulaciones Técnicas aplicables.

II. REVISIÓN/CANCELACIÓNEmisión: Déjese sin efecto al Procedimiento Nro. 011-002-2015, de 27 deenero de 2015.

III. MATERIAEste procedimiento, es aplicable por los Inspectores ATS de VigilanciaOperacional a la Navegación Aérea responsables de la aceptación yevaluación permanente del SMS de los Proveedores de Servicio Tránsito deTránsito Aéreo que requieren establecer e implementar un Sistema deGestión de la Seguridad Operacional (SMS).

A. GENERALIDADES

a) Los Inspectores VONA ATS, deben revisar detalladamente la documentacióny Regulaciones Técnicas aplicables, con la finalidad de verificar que losProveedores de Servicio de Tránsito Aéreo cumplan con lo requerido por laAAC, para lo cual deben guiarse con la Lista de verificación deaceptación/evaluación del SMS según la Tabla 1 para laevaluación/aceptación del SMS.

b) La lista de verificación de la Tabla 1 aceptación/evaluación del SMS, contieneun cuestionario para la evaluación y aceptación inicial del SMS delproveedor de servicios ATSP. Esto garantizará que todos los elementos y susprocesos relacionados estén implementados dentro de la organización.

c) La Tabla 2 dispone de una lista de verificación para la evaluación del SMS derutina, a ser utilizada posterior a que el SMS ATSP haya completado elproceso de evaluación y aceptación inicial por la AAC.




I. PROPOSITO




A. GENERALIDADES







I. PROPOSITO




A. GENERALIDADES





d) Algunas preguntas de la lista de verificación de la Tabla 1aceptación/evaluación del SMS, ya no serán apropiadas o necesarias parapropósitos de la evaluación de rutina.

B. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Definiciones

(a) Ejecutivo Responsable: es un funcionario perteneciente a laAlta Dirección quien debe tener conjuntamente:

i. Autoridad en cuestiones de recursos humanos;ii. Autoridad en cuestiones financieras significativas;iii. Autoridad sobre las operaciones certificadas;iv. Autoridad sobre los asuntos de seguridad operacional;v. Responsabilidad directa en los asuntos de la organización

(b) Encargado/Oficial de la seguridad operacional. Es lapersona que centraliza y coordina todos los aspectosrelacionados con el SMS y, es el responsable de la oficina deseguridad operacional.

(c) Gerentes funcionales: son los encargados y responsablesde las áreas operacionales y que están vinculados con laseguridad operacional, ejemplo: gerente de mantenimiento,gerente de operaciones, etc.

(d) Gestión. El proceso de planear, organizar, ejecutar,coordinar, monitorear, prever y ejercer control, este procesoque comprende la dirección y control para obtener resultadosde acuerdo a estándares de desempeño establecidostomando en cuenta alcance, calidad, tiempo y costo. Elproceso contempla la participación para el establecimiento delos estándares y el monitoreo del desempeño.

(e) Informe de seguridad operacional. Es la descripcióndocumentada de una preocupación de seguridadoperacional.

(f) Política. Una política constituye un plan general de alto nivelque establece los objetivos y las metas de una organización.


Son los principios y guías para dar dirección a unaorganización.

(g) Preocupación de seguridad operacional. Es una situaciónobservada, luego de la identificación de un peligro ocondición peligrosa, evaluada sus consecuencias yevaluadas también las consecuencias de los riegos deseguridad operacional, y que genera un “informe deseguridad operacional”.

(h) Proactivo. Una vigilancia del tipo proactiva busca identificaractivamente peligros potenciales mediante un análisis de lasactividades cotidianas de la compañía.

(i) Procedimiento. Un procedimiento son pasos o actividadescontroladas de carácter documentado mediante las cuales sepuede lograr las metas y directivas de una política respectiva.

(j) Reactivo. Una vigilancia mediante el proceso reactivoresponde a eventos que ya ocurrieron.

(k) Seguridad Operacional. Es el estado donde la posibilidadde dañar a las personas o las propiedades se reduce ymantiene al mismo nivel o debajo de un nivel aceptablemediante un proceso continuo de identificación de peligros ygestión de riesgos de la seguridad operacional.

(l) Sistema. Conjunto de reglas o principios sobre unamateria, estructurados y enlazados entre sí. También, sepuede decir que es un conjunto de ideas, principios oque conforman una teoría coherente y completa.

(m) Sistema de gestión de seguridad operacional (SMS). Esun enfoque sistemático para la gestión de la seguridadoperacional, que incluye la estructura orgánica, las líneas deresponsabilidad, las políticas y los procedimientos necesariospara ese fin.


Abreviaturas

AAC Autoridad Aeronáutica CivilAD Directriz de aeronavegabilidadADREP Notificación de datos sobre accidentes/incidentes (OACI)AIB Comité de investigación de accidentesAIR AeronavegabilidadALoSP Nivel aceptable del rendimiento en materia de seguridad

operacional

AMAN Maniobra abruptaAMS Programa de mantenimiento de aeronavesANS Servicios de navegación aéreaATC Control de tránsito aéreoATM Gestión del tránsito aéreoATS Servicios de Tránsito AéreoATSP Proveedor de servicios de Tránsito AéreoCAN Aviso de medida correctivaCFIT Impacto contra el suelo sin pérdida de controlCMA Enfoque de observación continuaCNS Comunicaciones, navegación y vigilanciaCRM Gestión de recursos de tripulaciónDMS Sistema de gestión de documentaciónDoc DocumentoECCAIRSCentro europeo Centro europeo de coordinación de sistemas de incidentes y

accidentes de aviación

EMS Sistema de gestión ambientalERP Plan de respuesta ante emergenciasFRMS Sistema de gestión de riesgos asociados a la fatigaGAQ Cuestionario del análisis de brechasH PeligroHF Factores humanosHIRA Identificación de peligros y evaluación de riesgosHIRM Identificación de peligros y mitigación de riesgosISO Organización Internacional de Normalización

iSTARS Sistema integrado de análisis y notificación de tendencias de seguridadoperacional

MCM Manual de control de mantenimientoMEL Lista de equipo mínimoMSL Nivel medio del marN/A No corresponde


OACI Organización de Aviación Civil InternacionalOHSMS Sistema de gestión sobre cuestiones de salud y seguridad en

el trabajo

ORP Perfil de riesgo de la organizaciónOSC Cultura de seguridad operacional de la organizaciónOSHE Seguridad, salud y ambiente en el trabajoPC Control preventivoPOA Aprobación como organización de producciónQA Aseguramiento de la calidadQC Control de la calidadQM Gestión de la calidadQMS Sistema de gestión de la calidadRSOO Organización regional de vigilancia de la seguridad operacionalSA Garantía de seguridad operacionalSAG Grupo de acción de seguridad operacionalSARPSSDCPS

Normas y métodos recomendados (OACI)Sistema de recopilación y procesamiento de datos sobreseguridad operacional.

SHEL Software/hardware/entorno/livewareSM Gestión de la seguridad operacionalSMM Manual de gestión de la seguridad operacionalSMP Grupo de expertos sobre gestión de la seguridad operacionalSMS Sistema de gestión de la seguridad operacionalSOP Procedimientos operacionales normalizadosSPI Indicador de rendimiento en materia de seguridad operacionalSRM Gestión de riesgos de seguridad operacionalSSO Oficina de servicios de seguridad operacionalSSP Programa estatal de seguridad operacionalUSOAP Programa universal de auditoría de la vigilancia de la seguridad

operacional (OACI)

WIP Obras en progreso

Las definiciones y abreviaturas adicionales relativas a este procedimiento, se podránencontrar en el Doc. 9859 AN/474, Tercera edición- 2013.

C. PROCESO DE ACEPTACIÓN DEL SMSEl Proceso de Aceptación del SMS del Proveedor de Servicios ATSP,consta de:

Reunión Inicial Solicitud Formal


Aceptación por etapas del SMS ATSP Mecanismo de evaluación al SMS ATSP; y, Aceptación Final del SMS

La implementación del SMS ATSP, se ajustará a la dimensión delproveedor de servicios y la complejidad de los productos o serviciosbrindados por mencionado proveedor.

El tiempo para la implementación será el acordado entre los InspectoresVONA ATS, responsables del proceso de aceptación y el Proveedor deServicio de Tránsito Aéreo.

D. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Convenio sobre Aviación Civil Internacional; (Documento 7300) Anexos 1, 6, 8, 11, 13, 14 y 19 de la OACI; Normativa 11, Regulaciones Técnicas RDAC, Parte: 91, 121, 135, 139, 141,

145, 153. Manual de gestión de la seguridad operacional (SMM) OACI, Doc. 9859

AN/474 tercera edición -2013;

E. DESARROLLO DEL PROCESO DE ACEPTACIÓN DEL SMSEl Proveedor de servicios de Tránsito Aéreo, para cumplir las etapas deImplementación del SMS, podrá revisar, sin limitarse a éste procedimiento,la Circular de Asesoramiento, las RDAC y la documentación OACIpertinente.

Para fines de registro, control y archivo, se deberá elaborar las respectivasActas del desarrollo del proceso.

REUNION INICIALLa AAC a través de los Inspectores responsables del proceso de aceptacióndel SMS ATSP, establecerá fecha y hora para la Reunión Inicial con elProveedor de Servicios de Tránsito Aéreo, en la que se proporcionaráinformación general de cómo se llevará a cabo éste proceso y ladocumentación técnica necesaria, como; Regulaciones, Circulares deAsesoramiento, Manuales, etc., que ayudarán a éste propósito.

SOLICITUDMediante oficio dirigido a la AAC, el Proveedor de Servicios, de TránsitoAéreo, presentará la Solicitud para Aceptación de su SMS, adjuntando lainformación relevante (Plan de implementación del SMS), así como lanómina del personal clave de la seguridad operacional que lo representaráen el proceso.Ver Anexo 1 de este Doc.


La AAC, verificará la información presentada y convocará a través de losInspectores designados por esta autoridad como responsables del procesode aceptación del SMS ATSP a una reunión para dar inicio al proceso deaceptación.Ver Anexo 2 de este Doc.

ACEPTACIÒN POR ETAPAS DELSMS ATSPEl proceso de aceptación del SMS del proveedor de servicios de TránsitoAéreo ATSP, se efectuará en 4 Etapas, que serán ejecutadas en formaprogresiva, cada etapa, se asocia con varios elementos según el marco detrabajo del SMS determinado por el proveedor de servicios.

ETAPA I.-

OBJETIVO: La Etapa I de la implementación del SMS, es proporcionar unametodología sobre cómo se van a cumplir los requerimientos del SMS eintegrar dentro de los sistemas de control de la organización, así como unmarco de responsabilidad para esta implementación.

DESARROLLO DE LA ETAPA I

Durante la Etapa I, se evaluará el establecimiento de la planificación básica yla asignación de responsabilidades, análisis de carencias, la identificación delEjecutivo Responsable, Coordinador y personal clave de seguridadoperacional del ATSP, a fin de determinar el estado de los procesosexistentes de gestión de seguridad operacional y de ser necesario planificar eldesarrollo de procesos adicionales mediante la lista de evaluación de la Tabla1.El resultado significativo de la Etapa I es el plan de implementación del SMS.Al completar la Etapa I, las actividades deben estar finalizadas y aceptadaspor los Inspectores responsables del proceso de aceptación del SMS ATSP,de manera que se verifique que los Elementos 1.1; 1.3; 1.5; 4.1 y 4.2 del SMSse encuentren cumplidos.

Elemento 1.1 - Compromiso y responsabilidad de la gestión

Elemento 1.5 – Documentación del SMS

Elemento 1.3 - Nombramiento del personal de seguridad operacionalClave

Elemento 4.1 - Capacitación y educación

Elemento 4.2 - Comunicación de la seguridad operacional


AYUDA DE TRABAJO ETAPA I

ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACION

1.1 Compromiso yresponsabilidad de lagestión del SMS Identificar al Ejecutivo

Responsable SMS Establecer un equipo de

implementación del SMS Definir el alcance y la

descripción del sistema Realizar un análisis de

brechas de SMS1.5 Documentación del SMS Desarrollar un Plan de

implementación SMS1.3 Nombramiento del

personal de S.O. clave Establecer una

persona/oficina claveresponsable de laadministración ymantenimiento del SMS

4.1 Capacitación yeducación

Establecer un plan decapacitación para elpersonal, con prioridadpara el equipo deimplementación del SMS.

4.2 Comunicación de la S.O Iniciar canales de

comunicación del SMS/seguridad operacional.

ACEPTACION DE LA ETAPA I

Una vez que los Inspectores responsables del proceso de aceptación delSMS ATSP, hayan verificado que la documentación presentada es completay adecuada, procederán a la aceptación y cierre de la misma, mediante unActa, a fin de que el Proveedor de servicios ATSP, pueda continuar con laEtapa II.Ver Anexo 3 de este Doc.


ETAPA II.-

OBJETIVO: El objetivo de La Etapa II es poner en práctica procesos esencialesde gestión de la seguridad operacional, corrigiendo al mismo tiempo lasposibles deficiencias en los procesos de gestión de la seguridad operacionalexistentes. Esta etapa se dirige a consolidar las actividades de la Organizacióny desarrollar aquellas que todavía no existen.

DESARROLLO DE LA ETAPA II

Durante la Etapa II, se evaluará el establecimiento de la política y los objetivosde seguridad, las responsabilidades del personal clave de la seguridadoperacional, la conformación del o los comités de seguridad operacional consus funciones y responsabilidades, el funcionamiento de la oficina deseguridad operacional, el plan de respuesta ante una emergencia y eldesarrollo progresivo, a fin de determinar el estado de implementación y suavance, mediante la lista de evaluación de la Tabla 1.El resultado significativo de la Etapa II es la consolidación del plan deimplementación del SMS. Al completar la Etapa II, las actividades deben estarfinalizadas y aceptadas por los Inspectores responsables del proceso deaceptación del SMS ATSP, de manera que se verifique que los Elementos 1.1;1.2; 1.4 y 1.5 del SMS se encuentren cumplidos.

Elemento 1.1 - Compromiso y responsabilidad de la gestión delSMS

Elemento 1.2- Responsabilidades de la seguridad operacional

Elemento 1.4- Coordinación de la planificación de respuesta anteemergencias

Elemento 1.5 - Documentación del SMS

AYUDA DE TRABAJO ETAPA II

ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACION1.1 Compromiso y responsabilidad dela gestión del SMS Política y los Objetivos de seguridad

operacional Política de seguridad operacional

firmada por el ejecutivo responsable Se comunica la política de

seguridad operacional en toda la


organización. Existe un procedimiento de revisión

de la política de seguridadoperacional para garantizar que siguesiendo pertinente y adecuada para laorganización.

Se establecen objetivos deseguridad operacional para el SMSmediante el desarrollo de normas derendimiento en materia de seguridadoperacional en términos de:

1. Indicadores de rendimiento enmateria de seguridadoperacional;

2. Niveles de objetivos y alertasde rendimiento en materia deseguridad operacional; y

3. Planes de acción. Se establecen los requisitos del SMS

para los subcontratistas:1. Procedimiento para escribir

requisitos de SMS en elproceso contratante; y

2. Se establecen requisitos deSMS en la documentación delicitación

1.2 Responsabilidades de la seguridadoperacional Se define las responsabilidades de la

seguridad operacional y se lascomunica en toda la organización.

Esta establecido el grupo de acciónde seguridad operacional (SAG).

Esta establecido el comité decoordinación de la seguridadoperacional/SMS.

Están definidas las funciones claraspara el SAG y el comité decoordinación de la seguridadoperacional/SMS.

Están establecidas líneas decomunicación entre la oficina deservicios de seguridad operacional, elejecutivo responsable, el SAG y elcomité de coordinación de laseguridad operacional/SMS.

Se encuentra asignado un ejecutivoresponsable como el líder del comitéde coordinación de seguridadoperacional/SMS.

Está desarrollado un programa dereuniones para la oficina de serviciosde seguridad operacional para


reunirse con el comité de coordinaciónde seguridad operacional/SMS y elSAG, según sea necesario.

1.4 Coordinación de la planificación derespuesta ante emergenciasEstablecer un plan de respuesta anteemergencias Revisar la descripción del ERP

relacionado con la delegación deautoridad y asignación deresponsabilidades de emergencia.

Establecer procedimientos decoordinación para medidas medianteel personal clave durante laemergencia y volver a las operacionesnormales.

Identificar entidades externas queinteractuarán con la organizacióndurante situaciones de emergencia.

Evaluar los ERP respectivos de lasentidades externas.

Establecer la coordinación entre losdiferentes ERP.

Incorporar información acerca de lacoordinación entre los diferentes ERPen la documentación de SMS de laorganización.

1.5 Documentación del SMS Está creado un sistema de

documentación de SMS paradescribir, guardar, recuperar yarchivar toda la información y losregistros relacionados con SMS al:1. Desarrollar un documento de

SMS que sea un manualindependiente o una seccióndistinta dentro de un manualinstitucional controlado existente(véase el Apéndice 4 cap. 5 doc.9859 para una guía sobre eldesarrollo de un manual deSMS);

2. Establecer un sistema de archivode SMS para recopilar ymantener los registros actualesen relación con los procesos deSMS constantes de laorganización;

3. Mantener registros paraproporcionar una referenciahistórica, así como también, elestado actual de todos losprocesos de SMS, como porejemplo: un registro de peligros;


un índice de evaluaciones deseguridad operacionalcompletadas; registros decapacitación de SMS/ seguridadoperacional; los SPI actuales ylos objetivos de seguridadoperacional asociados; informesde auditoría interna de SMS;actas de la reunión del comité deSMS/seguridad operacional y elplan de implementación de SMS;

4. Mantener registros que serviráncomo evidencia de la operaciónde SMS y las actividades durantela evaluación o auditoría internaso externas del SMS.

ACEPTACION DE LA ETAPA II

Una vez que los Inspectores responsables del proceso de aceptación del SMSATSP hayan verificado que la documentación presentada es completa yadecuada, procederán a la aceptación y cierre de la misma, mediante un Acta,a fin de que el Proveedor de servicios ATSP, pueda continuar con la Etapa III.Ver Anexo 3 de este Doc.

ETAPA III.-

OBJETIVO: El objetivo de la Etapa III es el de establecer un proceso para lagestión de los riesgos. El proveedor de servicios ATSP, deberá estar listo pararecopilar información sobre seguridad operacional, y, realizar análisis de losdatos de seguridad operacional obtenidos por medio de los distintos sistemasde notificación de peligros.

DESARROLLO DE LA ETAPA III

Durante la Etapa III, se evaluará el establecimiento de los procedimientos parala identificación de peligros (procesos reactivos, proactivos y predictivos),priorización de peligros identificados para la mitigación de riesgos,procedimientos de gestión de riesgo para evaluación y mitigación de riesgosde seguridad operacional mediante la utilización de matrices de riesgo, evaluarla metodología aplicada por el proveedor de servicios ATSP para el control ymedición del rendimiento de seguridad operacional (internos); verificar losindicadores de seguridad operacional (ALoSP inicial) aceptables a la AAC; seevaluará el establecimiento de un proceso para la gestión del cambio,garantizando los procedimientos y mejora continua de seguridad operacionaldel proveedor de servicios.


Al completar la Etapa III, las actividades deben estar finalizadas y aceptadaspor la AAC, de manera que se verifique que los Elementos 2.1; 2.2; 3.1; 3.2 y3.3 del SMS se encuentren cumplidos.

Elemento 2.1 - Identificación de peligros

Elemento 2.2 - Evaluación y mitigación de riesgos de seguridadoperacional

Elemento 3.1 - Control y medición del rendimiento en materia deseguridad operacional

Elemento 3.2 - La gestión de cambio

Elemento 3.3 - Mejora continua del SMS

AYUDA DE TRABAJO ETAPA III

ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACION2.1 Identificación de peligros Establecer un sistema de notificación

voluntaria y confidencial Está establecido un plan para la

revisión sistemática de todos losprocesos relacionados con laseguridad operacional de aviaciónaplicables que sean idóneos para elproceso de identificación de peligros ymitigación de riesgos (HIRM)

Está establecido un proceso para lapriorización y asignación de peligrosidentificados para la mitigación deriesgos.

2.2 Evaluación y mitigación del riesgode la seguridad operacional Están establecidos procedimientos

de gestión de riesgos de la seguridadoperacional:1. Que incluya aprobación y proceso

de revisión periódico2. Desarrollar y adoptar matrices de

riesgosEstán incluidas matrices de riesgos en elmaterial de instrucción3.1 Control y medición del rendimientoen materia de seguridad operacional Están establecidos procedimientos de


notificación e investigación desucesos

Está establecido un sistema derecopilación, procesamiento y deanálisis de datos de seguridadoperacional de los resultados de altoimpacto;

Están desarrollados SPI de altoimpacto y una configuración deobjetivos y alertas asociada, estosindicadores deben de ser acordados.

3.2 La gestión del cambio Está establecido un proceso formal

para la gestión del cambio Está garantizado que los

procedimientos de la gestión delcambio aborden el impacto de losregistros existentes de rendimiento enmateria de seguridad operacional y demitigación de riesgos antes deimplementar nuevos cambios.

Están establecidos procedimientospara garantizar que se lleve a cabo (ose considere) la evaluación deseguridad operacional de lasoperaciones, los procesos y losequipos relacionados con la seguridadoperacional de la aviación, segúncorresponda, antes de ponerlos enservicio.

3.3 Mejora continua del SMSEstá establecido un programa interno deauditoría de la calidad.Está establecido un programa externo deauditoría de la calidad. Desarrollar formularios para las

evaluaciones internas. Definir un proceso de auditoría interna

de seguridad operacional. Definir un proceso de auditoría

externa de seguridad operacional. Definir un programa para la

evaluación de instalaciones, equipos,documentación y procedimientos quese deben completar medianteauditorías y estudios.

Desarrollar documentación pertinentepara el aseguramiento de la seguridadoperacional.

ACEPTACION DE LA ETAPA III

Una vez que los Inspectores responsables del proceso de aceptación del SMS


ATSP hayan verificado que la documentación presentada es completa yadecuada, se procederá a la aceptación y cierre de la misma, mediante unActa, a fin de que el Proveedor de servicios ATSP, pueda continuar con laEtapa IV.Ver Anexo 3 de este Doc.

ETAPA IV.-

OBJETIVO: El objetivo de la Etapa IV es el de la implementación madura dela gestión de riesgos de la seguridad operacional y el aseguramiento de laseguridad operacional, y, se evalúa mediante la implementación de controlperiódico, retroalimentación y una medida correctiva continua para mantenerla eficacia de los controles de riesgos de seguridad operacional.

DESARROLLO DE LA ETAPA IV

Durante la Etapa IV, se evaluará el establecimiento del procedimientodisciplinario y política existentes considerando los errores o lasequivocaciones accidentales de las infracciones deliberadas o graves, laintegración de los peligros identificados en los informes de investigación desucesos y el procedimiento de notificación, el control y medición derendimiento mediante la mejora continua con la recopilación y procesamientode datos de seguridad operacional, los indicadores de seguridad operacional(ALoSP maduro) aceptable para la AAC, y, el establecimiento de programasde auditorías del SMS.Se verificará que la capacitación y educación mediante los programasestablecidos por el proveedor de servicios ATSP, asi mismo haya promovidola comunicación mediante medios internos y externos.Al completar la Etapa IV, las actividades deben estar finalizadas y aceptadaspor la AAC, de manera que se verifique que los elementos 1.1; 2.1; 3.1; 3.3;4.1 y 4.2 del SMS se encuentren cumplidos.

Elemento 1.1 - Compromiso y responsabilidad de la gestión

Elemento 2.1 - Identificación de peligros

Elemento 3.1 - Control y medición del rendimiento en materia deseguridad operacional

Elemento 3.3 - Mejora continua del SMS

Elemento 4.1 - Capacitación y educación


Elemento 4.2 - Comunicación de seguridad operacional

AYUDA DE TRABAJO ETAPA IV

ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACION1.1 Compromiso y responsabilidadde la gestión — del SMS Mejorar el procedimiento

disciplinario/la política existentescon una debida consideración delos errores o las equivocacionesaccidentales de las infraccionesdeliberadas o graves.

Cultura justa1. La administración debe

promover un ambiente laboralno punitivo. Esto se refieresencillamente como “CulturaJusta”.

2. Un ambiente no punitivo esfundamental para tener unabuena cultura para laelaboración de informes.

3. Los empleados deben conocery estar de acuerdo con lo quees un comportamientoaceptable e inaceptable.

4. La administración no debetolerar la negligencia oinfracciones deliberadas. Unacultura de equidad reconoce,que en determinadascircunstancias, existe unanecesidad de una acciónpunitiva e intenta definir lalínea entre las actividades yacciones aceptables y noaceptables.

Política disciplinaria no punitiva1. Se sabe que los humanos

tendrán errores y se debendesarrollar sistemas que seantolerantes a los errores ydeben cambiarse loscomportamientos para reducirla oportunidad de que ocurranerrores.

2. No es objetivo de la políticabuscar la parte culpable con elfin de administrar la retribución


del error. La meta no esimponer una acción punitiva,sino asegurarse de que nosuceda de nuevo.

2.1 Identificación del Peligro Integrar los peligros identificados

en los informes de investigación desucesos con el sistema denotificación voluntaria.

Integrar los procedimientos deidentificación de peligros y gestiónde riesgos con el SMS delsubcontratista o del cliente, dondecorresponda.

Si fuera necesario, desarrollar unproceso para priorizar peligrosrecopilados para la mitigación deriesgos según las áreas de mayornecesidad o preocupación.

3.1 Control y medición delrendimiento en materia deseguridad operacional Mejorar el sistema de recopilación

y procesamiento de datos deseguridad operacional para incluireventos de bajo impacto.

Desarrollar SPI de bajo impacto yuna configuración deobjetivos/alertas asociada.

Indicadores de alto impacto

Indicadores de bajo impacto

Lograr un acuerdo con la autoridadde vigilancia del Estado sobreindicadores de rendimiento enmateria de seguridad operacionalde bajo impacto y niveles deobjetivos/alertas de rendimiento enmateria de seguridad operacional.

3.3 Mejora continua del SMS Establecer auditorías de SMS o

integrarlas en los programas deauditoría interna o externaexistentes.

Establecer otros programas derevisión/estudio de SMSoperacional, donde corresponda.

4.1 Capacitación y educación Completar un programa de

capacitación de SMS para todo elpersonal pertinente.

4.2 Comunicación de la seguridadoperacional


Establecer mecanismos parapromover la distribución y elintercambio de información deseguridad operacional de formainterna y externa.

En la implementación del enfoque por etapas, los siguientes elementos 1.5;4.1; 4.2, se implementarán progresivamente en cada una de las etapas.

ACEPTACION DE LA ETAPA IV

Una vez que los Inspectores responsables del proceso de aceptación delSMS ATSP hayan verificado que la documentación presentada es completa yadecuada, se procederá a la aceptación y cierre de la misma, mediante unacta.

MECANISMO DE EVALUACIÓN AL SMS ATSP

La implementación del sistema de gestión de seguridad operacional delproveedor de servicios será evaluado mediante la aplicación de la Tabla 1.Aceptación/Evaluación del SMS

ACEPTACION FINAL DEL SMS

La AAC, previo al informe final de los Inspectores responsables del procesode aceptación, comunicará oficialmente al Proveedor de Servicios de TránsitoAéreo ATSP, mediante documento formal, la aceptación de su Sistema deGestión de Seguridad Operacional (SMS).


TABLA 1. LISTA DE ACEPTACIÓN/EVALUACIÒN DEL SMS DEL ATSP

Lista de VerificaciónEvaluación/Aceptación de SMS

PDE-VONA-ATS

Nombre de la Organización: Fecha de la Evaluación: Evaluado por:

ETAPA I

ITEMS SI NO REFERENCIA OBSERVACIONES

1.1 Compromiso y responsabilidadde la gestión del SMS

Está Identificado el EjecutivoResponsable de SMS del ATSP

Está establecido un equipo deimplementación del SMS

Se encuentra definido elalcance y la descripción delsistema

Existe un análisis de brechas deSMS

1.5 Documentación del SMS Existe un Plan de

implementación SMS1.3 Nombramiento del personal deS.O.clave

Está establecida unapersona/oficina claveresponsable de laadministración y mantenimientodel SMS

4.1 Capacitación y educación

Está establecido un plan decapacitación para el personal,con prioridad para el equipo deimplementación del SMS.

4.2 Comunicación de la S.O. Se han iniciado canales de

comunicación delSMS/seguridad operacional.


ETAPA II


1.1 Compromiso y responsabilidadde la gestión del SMS

Existe una declaración dePolítica y Objetivos deseguridad operacionaldocumentada.

Se encuentra la Política deseguridad operacional firmadapor el ejecutivo responsable

Se comunica la Políticaoperacional en toda laorganización.

Existe un procedimiento derevisión de la política deseguridad operacional paragarantizar que sigue siendopertinente y adecuada para laorganización.

Se establecen objetivos deseguridad operacional para elSMS mediante el desarrollo denormas de rendimiento enmateria de seguridadoperacional en términos de:

1. Indicadores de rendimientoen materia de seguridadoperacional

2. Niveles de objetivos y alertasde rendimiento en materia deseguridad operacional; y,

3. Planes de acción. Se establecen los requisitos del

SMS para los subcontratistas:1. Procedimiento para escribir

requisitos de SMS en elproceso contratante; y

Se establecen requisitos deSMS en la documentación delicitación

1.2 Responsabilidades de laseguridad operacional

Se define las responsabilidadesde la seguridad operacional y selas comunica en toda laorganización.

Esta establecido el grupo deacción de seguridad operacional


(SAG). Esta establecido el comité de

coordinación de la seguridadoperacional/SMS

Están definidas las funcionesclaras para el SAG y el comitéde coordinación de la seguridadoperacional/SMS.

Están establecidas líneas decomunicación entre la oficina deservicios de seguridadoperacional, el ejecutivoresponsable, el SAG y el comitéde coordinación de la seguridadoperacional /SMS

Se encuentra asignado unejecutivo responsable como ellíder del comité de coordinaciónde seguridad operacional/SMS

Está desarrollado un programade reuniones para la oficina deservicios de seguridadoperacional para reunirse con elcomité de coordinación deseguridad operacional/SMS y elSAG, según sea necesario.

1.4 Coordinación de la planificaciónde respuesta ante emergenciasEstablecer un plan de respuesta anteemergencias

Revisar la descripción del ERPrelacionado con la delegaciónde autoridad y asignación deresponsabilidades deemergencia.

Establecer procedimientos decoordinación para medidasmediante el personal clavedurante la emergencia y volvera las operaciones normales.

Identificar entidades externasque interactuarán con laorganización durantesituaciones de emergencia.

Evaluar los ERP respectivos delas entidades externas.

Establecer la coordinación entrelos diferentes ERP.

Incorporar información acercade la coordinación' entre losdiferentes ERP en ladocumentación de SMS de laorganización.


1.5 Documentación del SMS Está creado un sistema de

documentación de SMS paradescribir, guardar, recuperar yarchivar toda la información ylos registros relacionados conSMS al:

1. Desarrollar un documento deSMS que sea un manualindependiente o una seccióndistinta dentro de uninstitucional controladoexistente (véase elApéndice 4 cap. 5 doc. 9859para una guía sobre eldesarrollo de un manual deSMS);

2 Establecer un sistema dearchivo de SMS pararecopilar y mantener losregistros actuales enrelación con los procesosde SMS constantes de laorganización;

3. Mantener registros paraproporcionar una referenciahistórica, así como también,el estado actual de todos losprocesos de SMS, como porejemplo: un registro depeligros; un índice deevaluaciones de seguridadoperacional completadas;registros de capacitación deSMS/ seguridad operacional;los SPI actuales y losobjetivos de seguridadoperacional asociados;informes de interna de SMS;actas de la reunión delcomité de SMS/seguridadoperacional y el plan deimplementación de SMS

4 Mantener registros queservirán como evidencia dela operación de SMS y lasactividades durante laevaluación o auditoríainternas o externas del SMS


ETAPA III


2.1 Identificación de peligros

Establecer un sistema denotificación voluntaria y confidencial

Está establecido un plan para larevisión sistemática de todos losprocesos relacionados con laseguridad operacional de aviaciónaplicables que sean idóneos para elproceso de identificación depeligros y mitigación de riesgos(HIRM)

Está establecido un proceso para lapriorización y asignación depeligros identificados para lamitigación de Riesgos.

2.2 Evaluación y mitigación delriesgo de la seguridadoperacional

Están establecidos procedimientosde gestión de riesgos de laseguridad operacional:

1. Que incluya aprobación y procesode revisión periódico

2. Desarrollar y adoptar matrices deriesgos

Están incluidas matrices de riesgosen el material de instrucción3.1 Control y medición delrendimiento en materia deseguridad operacional

Están establecidos procedimientosde notificación e investigación desucesos.

Manual SMS Cap. 9,9.8

Está establecido un sistema derecopilación, procesamiento y deanálisis de datos de seguridadoperacional de los resultados dealto Impacto.

Están desarrollados SPI de altoimpacto y una configuración deobjetivos y alertas asociada, estosindicadores deben de seracordados3.2 La gestión del cambio

Está establecido un proceso formalpara la gestión del cambio

Está garantizado que losprocedimientos de la gestión delcambio aborden el impacto de los


registros existentes de rendimientoen materia de seguridadoperacional y de mitigación deriesgos antes de Implementarnuevos cambios.

Están establecidos procedimientospara garantizar que se lleve acabo(o se considere) la evaluaciónde seguridad operacional de lasoperaciones, los procesos y losequipos relacionados con laSeguridad operacional de laaviación, según corresponda, antesdeponerlos en servicio.

3.3 Mejora continua del SMS

Está establecido un programa interno deauditoría de la calidad.Está establecido un programa externo deauditoría de la calidad.

Desarrollar formularios para las evaluacionesinternas.

Definir un proceso de auditoría interna deseguridad operacional.

Definir un proceso de auditoría externa deseguridad operacional.

• Definir un programa para la evaluación deinstalaciones, equipos, documentación yprocedimientos que se deben completarmediante auditorías y estudios.

• Desarrollar documentación pertinente parael aseguramiento de la seguridadoperacional.


ETAPA IV


1.1 Compromiso y responsabilidad de lagestión - del SMS

• Mejorar el procedimiento disciplinario/lapolítica existentes con una debidaconsideración de los errores o lasequivocaciones accidentales de lasinfracciones deliberadas o graves.• Cultura justa

1. La administración debe promover unambiente laboral no punitivo. Esto serefiere sencillamente como "CulturaJusta".2. Un ambiente no punitivo esfundamental para tener una buenacultura para la elaboración de informes3. Los empleados deben conocer y estarde acuerdo con lo que es uncomportamiento aceptable einaceptable.4. La administración no debe tolerar lanegligencia o infracciones deliberadas.Una cultura de' equidad reconoce,que en determinadas circunstancias,existe una necesidad de una acciónpunitiva e intenta definir la línea entrelas actividades y acciones aceptables yno aceptables.• Política disciplinaria no punitiva

1. Se sabe que los humanos tendránerrores y se deben desarrollar sistemasque sean tolerantes a los errores ydeben cambiarse los comportamientospara reducirla oportunidad de queocurran errores2. No es objetivo de la política buscar laparte culpable con el fin de administrarla retribución del error. La meta no esimponer una acción punitiva, sinoasegurarse de que no suceda de nuevo.

2.1 Identificación del Peligro

• Integrar los peligros identificados enlos informes de investigación desucesos con el sistema de Notificaciónvoluntaria• Integrar los procedimientos deidentificación de peligros y gestión de


riesgos con el SMS del subcontratista odel cliente, donde corresponda.• Si fuera necesario, desarrollar unproceso para priorizar peligrosrecopilados para la mitigación deriesgos según las áreas de mayornecesidad o preocupación3.1 Control y medición del rendimientoen materia de seguridad operacional• Mejorar el sistema de recopilación yprocesamiento de datos de seguridadoperacional para incluir eventos de bajoimpacto.• Desarrollar SPI de bajo impacto yUna configuración de objetivos/alertasasociada.• Indicadores de alto impacto• Indicadores de bajo impacto• Lograr un acuerdo con la autoridad devigilancia del Estado sobre indicadoresde rendimiento en materia de seguridadoperacional de bajo impacto y niveles deobjetivos/alertasde rendimiento enmateria de seguridad operacional.3.3 Mejora continua del SMS• Establecer auditorías de SMS ointegrarlas en los programas deauditoría interna o externa existentes• Establecer otros programas derevisión/estudio de SMS operacional,donde corresponda.4.1 Capacitación y educación• Completar un programa decapacitación de SMS para todo elpersonal pertinente4.2 Comunicación de la seguridadoperacional• Establecer mecanismos parapromover la distribución y el intercambiode información de seguridadoperacional de forma interna y externa


TABLA 2. LISTA DE VERIFICACIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL SMS –EVALUACIÓN DEL SMS DE RUTINA.


Compromiso y responsabilidad de laGestión - del SMS (1.1).

1. La política de seguridadoperacional es pertinente para elalcance complejidad de lasoperaciones de la organización.

2. Existe evidencia de que la políticade seguridad operacional secomunica a todos los empleadoscon la intención de crearconciencia de sus obligaciones deseguridad operacional individuales.

3. Existe una revisión periódica de lapolítica de seguridad operacionalpor parte de la administraciónsuperior o el comité de seguridadoperacional.

4. Las atribuciones del Ejecutivoresponsable indican suresponsabilidad general para todoslos problemas de seguridadoperacional.


Responsabilidades de la seguridadoperacional (1.2).

1. Existe un comité de seguridadoperacional (o mecanismoequivalente) que revisa el SMS ysu rendimiento en materia deseguridad operacional

2. La autoridad final del Ejecutivoresponsable sobre todas lasoperaciones realizadas bajo loscertificados de su organización seindica en sus atribuciones.


Nombramiento del Personal deseguridad operacional clave (1.3)

1. El coordinador que desempeña elpapel de SMS tiene funciones deSMS pertinentes incluidas en susatribuciones.

2. El coordinador responsable deadministrar el SMS no tiene otraresponsabilidad que pueda entrar


en conflicto o perjudicar su papelcomo coordinador de SMS.

3. El coordinador de SMS tieneacceso o notificación directos alEjecutivo responsable encargadode la implementación y operacióndel SMS.

4. El coordinador de SMS es unpuesto administrativo superior queno es inferior jerárquicamente osubordinado a otros puestosoperacionales o de producción.


Planificación de respuesta anteemergencias (1.4)

1. El ERP aborda escenarios deemergencias/crisis posibles oprobables relacionados con lasentregas de servicios de aviación.

2. El ERP incluye procedimientospara la producción, la entrega y elrespaldo seguros y continuos desus productos o servicios de laaviación durante tales emergenciaso contingencias.

3. Los ensayos o ejercicios del ERPse llevan a cabo de acuerdo con elplan y el resultado de los ensayosefectuados se documenta.

4. El ERP aborda la integraciónrelevante con organizaciones delcliente o el subcontratista, dondecorresponda.

5. Existe evidencia de una revisiónperiódica del ERP para garantizarsu relevancia y eficacia continuas.


Documentación del SMS (1.5)1. Los componentes y elementos del

SMS de la organización semanifiestan adecuadamente en eldocumento del SMS,

2. Los componentes y elementos delSMS documentados de laorganización están en línea con losrequisitos de SMS de la autoridadde la aviación.

3. Existe evidencia de unacoordinación o integración de SMSpertinente con las organizacionesde cliente o subcontratistaexternos, donde corresponda.


4. Existe evidencia de procedimientosde revisión periódica deldocumento de SMS y ladocumentación de respaldo paragarantizar su continua relevancia.

5. Se dispone de los registros acercade la revisión periódica de lasevaluaciones de seguridadoperacional/riesgos existentes.


Identificación de Peligros (2.1).1. La cantidad o tasa de informes de

peligros registrados/recopilados dela organización es proporcional a laenvergadura y el alcance de lasoperaciones de la organización.

2. El sistema de notificación depeligros es confidencial y tienedisposiciones para proteger laidentidad del notificador.

3. Existe evidencia de que lospeligros/amenazas descubiertosdurante el proceso de investigaciónde incidentes/accidentes estánregistrados con el sistema HIRM.

4. Existe evidencia de que lospeligros registrados se procesansistemáticamente para lamitigación de riesgos, dondecorresponda.


Evaluación y mitigación de riesgosde seguridad operacional (2.2)

1. Existe evidencia de que lasoperaciones, los procesos, lasinstalaciones y los equipos conimplicaciones de la seguridadoperacional de la aviación sesometen progresivamente alproceso HIRM de la organización.

2. Un nivel adecuado de gestiónaprueba los informes deevaluación de riesgos completada.

3. Existe un procedimiento para larevisión periódica de los registrosde mitigación de riesgoscompletados,


Control y medición del rendimientoen materia de seguridad operacional(3.1).


1. Los indicadores de rendimiento enmateria de seguridad operacionaldel SMS de la organización se hanacordado con la autoridad deaviación nacional pertinente.

2. Existen indicadores de rendimientoen materia de seguridadoperacional basados en datos dealto impacto (por ejemplo, tasas deincidentes graves y accidentes).

3. Hay indicadores de rendimiento enmateria de seguridad operacionalde bajo impacto (por ejemplo, nocumplimiento, eventos dedesviación).

4. Existe una configuración de nivelde alertas u objetivos dentro de losindicadores de rendimiento enmateria de seguridad operacional,donde corresponda.

5. El procedimiento de gestión decambio de la organización incluyeel requisito que señala que serealice una evaluación de riesgosde la seguridad operacional, dondecorresponda.

6. Existe evidencia de una medidacorrectiva o de seguimientotomada cuando no se logran losobjetivos o se violan los niveles dealerta.


La gestión de cambio (3.2)1. Existe evidencia de que hay

procesos y operacionesrelacionados con la seguridadoperacional de aviación pertinenteque se han sometido al procesoHIRM de la organización, segúncorresponda.

2. El procedimiento de gestión decambio de la organización incluyeel requisito que señala que serealice una evaluación de riesgosde la seguridad operacional, dondecorresponda.


Mejora continua del SMS (3.3)


1. Existe evidencia de que se haplanificado y llevado a cabo unaauditoría/evaluación interna delSMS.


Capacitación, educación ycomunicación (4.1, 4.2)

1. Existe evidencia de que todo elpersonal implicado en lasoperaciones de SMS han tomadoun curso de capacitación ofamiliarización de SMS adecuado.

2. Al personal que participa en laevaluación de riesgos se le brindacapacitación o familiarizaciónadecuadas de la gestión deriesgos.

3. Existe evidencia de unapublicación, una circular o un canalde seguridad operacional (SMS)para comunicar la seguridadoperacional y asuntos de SMS alos empleados.


Anexo 1

SOLICITUD DE APLICACIÓN FORMAL

Quito, a

Señor

Director General de Aviación CivilPresente.-

De mi consideración:

En calidad de representante legal del Proveedor de Servicios de Tránsito Aéreo,solicito a usted señor Director General, autorizar el inicio del Proceso de Aceptacióndel SMS, para lo cual adjunto la información correspondiente:

a. Información relevante

Proveedor de Servicios:Plan de implementación del SMS:Dirección matriz: (e-mail, teléfono):

b. Personal clave de Seguridad Operacional

Ejecutivo Responsable:Coordinador de la administración del SMS:

Adjuntamos toda la información reglamentaria requerida:

Atentamente,

Firma y cargoEjecutivo Responsable


Anexo 2

DESIGNACIÓN DE LOS INSPECTORES RESPONSABLES DEL PROCESO DEACEPTACIÓN DEL SMS ATSP

Quito,

Señor __________

Presente.

La Autoridad Aeronáutica Civil, por medio de la Dirección de Inspección yCertificación, designa a los siguientes Inspectores de la Vigilancia operacional a laNavegación Aérea, para conformar el equipo de Aceptación del SMS delproveedor de servicios:

ESPECIALIDAD ATS NOMBRE

Jefe de Equipo Inspector ATS…

Inspector ATS…

Atentamente,

___________________Director Inspección Certificación

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