Directiva 13 de 2009 PDF - mindefensa€¦ · 12. Resolución Ministerial vigente por la cual se...

Ministerio de Defensa Nacional

República de Colombia

COPIA No. DE COPIAS

D I R E C T I V A P E R M A N E N T E

No. 13 MDVEPDPE / MDSGDFGCP

Bogotá D.C., 08 MAYO 2009 ASUNTO: Disposiciones administrativas y procedimiento para las adquisiciones de bienes y servicios a

través del Programa de Asistencia y Seguridad (Security Assistance Program del Gobierno de EE.UU. – USSAP) con recursos del Presupuesto Nacional y recursos de cooperación del Gobierno de Estados Unidos de América (EE.UU.).

A: Señores Comandante General de las Fuerzas Militares, Comandantes de Fuerza, Director General de

la Policía Nacional, Jefe Estado Mayor Conjunto Fuerzas Militares, Viceministro para la Estrategia y la Planeación, Viceministro para las Políticas y Asuntos Internacionales, Viceministro del Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa, Secretario General Mindefensa, Gerente General SILOG-CNMC, Director Fondelibertad, Director Justicia Penal Militar, Director DIMAR, Director General de Sanidad Militar, Jefes Operaciones Logísticas, Direcciones de Planeación y Presupuestación y Contratación Estatal del Ministerio de Defensa.

Ciudad

I. OBJETO Y ALCANCE.

A. OBJETO. Impartir y precisar en el Sector Defensa de la Nación, los lineamientos para la planeación, trámite, ejecución y seguimiento de bienes y servicios para uso de las Fuerzas Militares a través del USSAP con recursos del Presupuesto Nacional y recursos de cooperación del Gobierno de EE.UU., así como consolidar en el presente documento los procesos que adelantan las Entidades e Instituciones del Sector Defensa de la Nación1 en la adquisición de los mismos. 1 Dentro de las Entidades e Instituciones del Sector Defensa de la Nación se encuentran el Ministerio de Defensa Nacional y sus entidades adscritas o vinculadas, el Comando General de las Fuerzas Militares, el Ejército Nacional, la Armada Nacional, la Fuerza Aérea Colombiana, la Policía Nacional, entre otras.

Continuación Directiva Permanente No. 13 MDVEPDPE/MDSGDFCP

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Establecer el procedimiento para la elaboración y celebración de los instrumentos necesarios para la adquisición de bienes y/o servicios a través del USSAP (LOR, LOA, Enmiendas y Modificaciones). Fortalecer la coordinación entre las dependencias responsables del trámite y seguimiento de las adquisiciones a través del USSAP.

B. ALCANCE.

La presente directiva aplica a las Entidades e Instituciones del Sector Defensa que adelanten programas y proyectos a través del USSAP, con el fin de organizar y coordinar el buen uso del mismo, de manera que se precisen las actividades y pasos a seguir en los procedimientos del Sistema. Asimismo, constituye un referente a tener en cuenta por la Policía Nacional y las entidades descentralizadas del Sector Defensa, las cuales adoptarán las medidas necesarias a fin de que se cumpla la finalidad y los objetivos específicos propuestos en este documento, para lo cual contará, en lo que requiera, con el apoyo y asesoría de la Dirección de Proyectos Especiales y la Dirección de Finanzas, así como de las demás dependencias involucradas directa o indirectamente en los procedimientos a los que alude, en el Ministerio de Defensa Nacional.

II. REFERENCIAS Y MARCO JURÍDICO.

A. REFERENCIAS. 1. Ley 52 del 23 de diciembre de 1947, “por la cual se aprueba un Tratado Internacional”. 2. Acuerdo de Asistencia Militar del 17 de abril de 1952, suscrito por los Gobiernos de los EE.UU. y de la

República de Colombia. 3. Manual para el Programa de Ventas Militares al Extranjero (FMS), traducido al idioma español y

publicado por la Oficina de Asistencia y Seguridad, o su equivalente, del Grupo Militar USA, el 25 de agosto de 1995.

4. Guía para el cliente acerca de los programas de asistencia y seguridad, elaborada por la Agencia de

Cooperación para la Defensa y Seguridad de diciembre de 2001. 5. Manual abreviado para usuarios del Programa FMS en Colombia, elaborado por el Grupo Militar de los

EE.UU., el 28 de diciembre de 2004.

6. Estatuto Orgánico del Presupuesto y demás las normas que lo modifiquen, lo adicionen o lo aclaren. 7. Estatuto General de la Contratación Administrativa y sus decretos reglamentarios, así como aquellas

normas que lo modifiquen, lo adicionen, o lo aclaren. 8. Ley 1089 del 31 de agosto de 2006, “por medio de la cual se regula la adquisición de bienes y servicios

destinados a la defensa y seguridad nacional”. 9. Decreto 660 de 2007, "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1089 de 2006". 10. Decreto 3123 de 2007, “Por el cual se modifica parcialmente la estructura del Ministerio de Defensa

Nacional y se dictan otras disposiciones”.


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11. Manual de Contratación con recursos de Crédito Externo, y demás reglamentos que lo modifiquen, lo

adicionen o lo aclaren. 12. Resolución Ministerial vigente por la cual se delegan funciones y competencias relacionadas con la

contratación de bienes y servicios con destino al Ministerio de Defensa Nacional, a las Fuerzas Militares y la Policía Nacional.

13. Resolución Ministerial vigente por la cual se conforma y asignan unas funciones y competencias al

Comité Asesor para el estudio, análisis y seguimiento a los documentos LOR y LOA, relacionadas con la adquisición de bienes y servicios a través del Programa de Asistencia y Seguridad.

14. Manual de Gerencia de Asistencia y Seguridad (SAMM) de DISAM. Última versión disponible en

www.dsca.mil/SAMM. 15. Acto administrativo vigente, por medio del cual se establece el Manual de Procedimientos

Administrativos y Contables para el manejo de los bienes de las Unidades Ejecutoras. 16. Circulares que periódicamente y durante la vigencia de la presente Directiva, emita la Dirección de

Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional en relación con la proyección de obligaciones en dólares y manejo cambiario para su cumplimiento.

B. MARCO JURÍDICO.

El Programa de Asistencia y Seguridad (Security Assistance Program), regulado por el Gobierno de los Estados Unidos de América mediante la Ley de Control de Exportación de Armas (Arm Export Control Act – AECA), se desarrolló en Colombia mediante las siguientes autorizaciones normativas: - Tratado Interamericano de Asistencia Recíproca (TIAR), firmado por Delegados Plenipotenciarios de la

República de Colombia el 2 de septiembre de 1947 y ratificado a través de la Ley 52 del 23 de diciembre de 1947.

- Acuerdo de Asistencia Militar del 17 de abril de 1952, suscrito por los Gobiernos de los EE.UU. y de la República de Colombia, ratificado mediante intercambio de notas diplomáticas el 17 de abril de 1952.

Este programa puede ser definido como un acuerdo para adquisiciones de bienes y servicios entre el Gobierno de los EE.UU. y Gobiernos Extranjeros establecido dentro de ciertos términos y condiciones, cuyo objetivo es ayudar a los países aliados y organizaciones internacionales a fortalecer la capacidad militar, mantener la seguridad, defender su país, cubrirse de las amenazas externas y contribuir a su defensa regional2. Las adquisiciones a través del Programa de Asistencia y Seguridad – USSAP se instrumentalizan mediante la suscripción de una Carta de Oferta y Aceptación (Letter of Offer and Acceptance- LOA) que contiene los términos de la obligación contractual, consistente en un contrato bilateral o acuerdo entre las dos partes, respaldada por las firmas de los representantes del Gobierno de los EE.UU. y un país receptor u organización internacional3. En el caso de Colombia, la suscripción de LOAs y/o enmiendas se efectúa por el Comandante de Fuerza, o representante legal de un organismo descentralizado o vinculado, y el señor Ministro de Defensa Nacional. En el evento que se decida realizar una adquisición de bienes o servicios por medio de este Programa con recursos del presupuesto nacional, la entidad e institución del Sector Defensa, dando aplicación al principio de 2 Manual para el Programa de Ventas Militares al Extranjero (FMS), traducido al idioma español y publicado por la Oficina de Asistencia y Seguridad o su equivalente del Grupo Militar USA, el 25 de agosto de 1995. 3 Ibíd.


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planeación que rige la actividad contractual del Estado, elaborará el correspondiente estudio previo teniendo en cuenta el modelo incluido en el Anexo 2, en concordancia con lo establecido en la Ley 1089 de 2006, “por medio de la cual se regula la adquisición de bienes y servicios destinados a la Defensa y Seguridad Nacional” y el Decreto 660 de 2007, precisándose en el estudio de conveniencia y oportunidad que no existen productores nacionales y/o que conviene a los intereses de seguridad y defensa, de manera que se sustente el acudir a las adquisiciones a través del USSAP, sin tener que acudir a los reglamentos del Estatuto General de Contratación Administrativa y el parágrafo 1º del artículo 20 de la Ley 1150 de 2007, que establece que: “los contratos o acuerdos celebrados con personas extranjeras de derecho público podrán someterse a las reglas de tales organismos”. Es importante señalar que lo mencionado en la presente Directiva por tratarse de la adquisición de bienes y servicios no vulnera lo dispuesto en el inciso tercero del artículo 20 de la Ley 1150 de 2007, toda vez que el objeto de este tipo de contratos internacionales no consiste en la administración de recursos públicos. De igual manera, en concepto No. 076506 del 23 de agosto de 2001 emitido por la División Normativa y Doctrina de la Oficina Jurídica de la DIAN, señaló: "De los textos transcritos se concluye que siempre que se trate de mercancías importadas en virtud de un Convenio Internacional están excluidos de tributos aduaneros". "En consecuencia, si el material que constantemente llega a Colombia con destino al Ministerio de Defensa, obedece al Convenio Internacional o a cualquiera otro cuya vigencia no haya extinguido, goza de exención de tributos aduaneros”.

C. VIGENCIA. A partir de la fecha de expedición.

III. ANTECEDENTES Y GENERALIDADES.

Dentro de la política exterior del Gobierno de EE.UU. se encuentra el Programa de Asistencia y Seguridad (Security Assistance Program - USSAP), que incluye los siguientes componentes destinados al fortalecimiento de la seguridad y alianza mundial4: o DCS (Direct Commercial Sales) - Ventas Comerciales Directas.

Este componente permite a un país elegible adquirir bienes y/o servicios de defensa de la industria norteamericana, autorizados por el “Acta de Control de Exportación de Armas – AECA”, como otra opción diferente al programa Foreign Military Sales (FMS). En los negocios adelantados a través del Programa de Ventas Comerciales Directas, no existe ninguna responsabilidad ni compromiso por parte de ninguna entidad del Gobierno de los Estados Unidos, y su participación se limita únicamente a autorizar la exportación de los bienes conforme a las políticas y procedimientos de control establecidos.

o FMFP (Foreign Military Financing Program). - Programa de Financiamiento Militar al Extranjero. Programa por el cual el Congreso de los Estados Unidos autoriza proveer préstamos u otorgar dinero a los países aliados, para que adquieran artículos de defensa, servicios y entrenamiento a través de los Programas de Ventas Militares al Extranjero (FMS) y/o de Ventas Comerciales Directas (DCS).

4 Manual para el Programa de Ventas Militares al Extranjero (FMS), traducido al idioma español y publicado por la Oficina de Asistencia y Seguridad o su equivalente del Grupo Militar USA, el 25 de agosto de 1995.


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o ESF (Ecomomic Support Fund). - Fondos Económicos de Apoyo. Programa que busca distintos objetivos económicos mediante el sistema de préstamos o de subvención, con la finalidad de promover la estabilidad económica o política, en zonas de particular interés político y de seguridad para los Estados Unidos.

o IMET (International Military Education and Training). - Programa Internacional de Educación y Entrenamiento Militar. Programa que proporciona entrenamiento, dentro y en algunas ocasiones fuera de los Estados Unidos, a personal militar y/o civil al servicio de las Fuerzas Militares de los países aliados, en forma de subvenciones canceladas por el Gobierno de los Estados Unidos.

o PKO (Peacekeeping Operations). - Operaciones para Mantenimiento de la Paz. Las Fuerzas de Paz de la ONU son cuerpos militares encargados de crear y mantener la paz en áreas de conflictos, monitorear y observar los procesos pacíficos y brindar asistencia a ex combatientes en la implementación de tratados con fines pacíficos5. El Gobierno de los Estados Unidos proporciona recursos para estas Fuerzas mediante el Acta de Asistencia Extranjera.

Además existen otros componentes afines como: o EDA (Excess Defense Articles) - Artículos de Defensa en Exceso.

Mediante este programa un país puede adquirir material que exceda la cantidad de existencias necesarias del Gobierno de los Estados Unidos, para las Fuerzas o entidades que hacen parte del Departamento de Defensa. Los equipos que son declarados en “Exceso” se descargan de los inventarios del departamento que los tenía asignados y pasan al Centro de Reutilización, donde quedan disponibles para el país u organización que los requiera. En dichos centros se pueden encontrar desde equipos completamente nuevos, en empaque original, hasta equipos considerados inservibles. Estos artículos se transfieren de dos formas: § COMO SUBVENCIÓN O DONACIÓN (EDA): El material se transfiere al país elegible que lo pidió con la

correspondiente justificación, en el lugar y estado que se encuentre. Todos los costos de empaque, manejo, transporte, reparación, etc., que se necesiten corren por cuenta del beneficiario.

§ COMO VENTA FMS usando el servicio DRMS: El material se transfiere al país elegible que lo pidió

por un costo que oscila ente el 5 y el 50% de su valor original, dependiendo del estado en que se encuentre, más los costos de administración, empaque, manejo y transporte. Bajo esa modalidad, el cliente puede suscribir un caso de orden en blanco y solicitar los equipos que seleccione, los cuales serán despachados en forma rápida.

Si bien este programa puede ofrecer excelentes oportunidades para un país, no debe ser considerado como una opción permanente, ni la única solución para adquirir equipos de defensa. Es necesario tener en cuenta que los artículos se venden “como están” y “donde están” y el comprador podría incurrir en gastos significativos en su reparación y envío, hasta su destino final.

o WWRS (Wordwide Warehousing and Redistribution System) - Sistema de Almacenamiento y Redistribución Mundial.

5 http://es.wikipedia.org/wiki/Cascos_azules


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Es un proyecto que se apoya en la red de redistribución mundial del Gobierno de los Estados Unidos, mediante el cual se efectúa la transferencia de artículos servibles en exceso entre clientes FMS. No aplica para sistemas principales, equipo militar significativo, material clasificado, explosivos, o elementos con agentes químicos que perjudican la capa de ozono.

o Emergency Drawdowns.

Durante situaciones de crisis, el presidente de los Estados Unidos está autorizado para proveer artículos, servicios y entrenamiento a los países aliados y organizaciones internacionales, sin costo alguno, incluido transporte hasta por un valor de US$ 100M, por año fiscal, para propósitos militares, y hasta por US$ 200M, en otro año fiscal, para fines no militares, como atención de desastres, asistencia a refugiados, etc.

o FMS (Foreign Military Sales).

Mediante el Programa de Ventas Militares al Extranjero (FMS), el Gobierno de EE.UU. vende bienes y/o servicios de defensa, autorizados por el Acta de Control de Exportación de Armas (AECA) a los diferentes Gobiernos.

Algunos de los anteriores programas del USSAP se ejecutan a través de acuerdos de ventas entre el Gobierno de los EE.UU. y el gobierno de un país extranjero. Sus instrumentos son: − Carta de Requerimiento (Letter of Request – LOR), que contiene los términos y condiciones de una solicitud

de compra por parte del gobierno de un país extranjero.

− Carta de Oferta y Aceptación (Letter of Offer and Acceptance – LOA), que contiene los términos y condiciones para ambas partes y constituye la obligación contractual una vez se suscriba la LOA y se realice el pago del depósito inicial.

− Enmienda (Amendment), que se utiliza para realizar cambios en la estructura y alcance de una LOA, ya sea para incrementar el valor del caso con el propósito de adicionar otros bienes y/o servicios, aumentar o disminuir cantidades de elementos por incremento o disminución en los costos del material, modificar fechas estimadas y lugar de entrega, entre otros.

− Modificación (Modification), que se utiliza cuando se tienen que hacer cambios menores en una LOA.

Entre los objetivos y beneficios que se obtienen al contratar bajo este programa se encuentran el adquirir con recursos de Presupuesto Nacional o de Cooperación del Gobierno de EE.UU., bienes, servicios, entrenamiento autorizado y especializado, estandarizar una doctrina de equipo y entrenamiento, reducir el costo de ciertos equipos y materiales, obtener una logística amplia, exención en el pago de gravámenes arancelarios, omisión del trámite de obtención de las licencias de exportación y el respaldo de contratar directamente Gobierno a Gobierno. Este sistema se estableció para Colombia a través del Acuerdo de Asistencia Militar firmado el 17 de abril de 1952. Desde entonces, las Entidades e Instituciones que conforman el Sector Defensa tienen la posibilidad de adquirir con recursos de Presupuesto Nacional o de cooperación del Gobierno de EE.UU., entre otros, los siguientes bienes y servicios para uso de las Fuerzas Militares o la Policía Nacional: − Equipo militar significativo (aviones, helicópteros, tanques de guerra, barcos, submarinos, etc). − Equipos de comunicación y oficina. − Material de intendencia. − Armamento y munición.


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− Sistemas CAD/PAD (repuestos para las sillas de eyección de las aeronaves). − Repuestos para mantenimientos de equipos utilizados (motores, vehículos, aeronaves, armamento y

visores nocturnos, entre otros). − Publicaciones técnicas. − Servicios de defensa (entrenamiento, asesorías técnicas, administrativas y operativas).

Con el fin de optimizar el uso del Programa de Asistencia y Seguridad a través de Foreign Military Sales (FMS), se debe tener en cuenta que dependiendo de los bienes a adquirir, los tiempos promedio de envío de una LOA o de adjudicación de un contrato pueden ser superiores al estándar establecido por el Gobierno de EE.UU. (LOA 120 días, adjudicación contrato 90 días aproximadamente). A continuación se describen algunos ejemplos de adquisiciones que demandan un periodo superior: • Night Vision Devices (NVDs). Aunque no son clasificados, se consideran material sensitivo. Siempre

requieren Country Team Assessment – CTA (Evaluación del Equipo del País), el cuál justifica la compra de bienes que impliquen transferencia de tecnología o de Equipo Mayor de Defensa por parte del Gobierno de la República de Colombia.

• Cuando se trata de adquisiciones para equipo estándar (identificado con NSN), los periodos señalados

pueden cumplirse en la mayoría de casos. Sin embargo, cuando se trate de equipo no estándar (no posee NSN) su período de entrega puede ser mayor, toda vez que requiere configuraciones técnicas muy claras y traducidas al inglés. Además, pueden implicar la apertura de un proceso de licitación.

• En general, FMS no es conveniente para la adquisición de bienes que se requieren urgentemente. En

promedio, la solicitud de los bienes que se prevén adquirir bajo este sistema, debe realizarse con dos años de anterioridad a la fecha en que se requieran los mismos.

IV. MISIONES.

A. MISIÓN GENERAL. Las Entidades e Instituciones del Sector Defensa de la Nación en desarrollo del Acuerdo de Asistencia Militar, procurarán el cumplimiento de las políticas y lineamientos establecidos en la presente Directiva, con el fin de optimizar los procesos de planeación, trámite, ejecución y seguimiento de los recursos del Presupuesto Nacional y recursos de cooperación del Gobierno de EE.UU. que se utilizan a través del USSAP. B. MISIONES PARTICULARES.

1. VICEMINISTERIO PARA LA ESTRATEGIA Y PLANEACIÓN.

a. El Viceministro presidirá y convocará el Comité Asesor para el estudio, análisis y seguimiento a los documentos LOR y LOA del Programa de Asistencia y Seguridad -USSAP.

b. Recomendará y divulgará políticas generales y criterios específicos emitidos por el Despacho del señor Ministro de Defensa, para la adquisición de bienes y/o servicios bajo el Programa de Asistencia y Seguridad – USSAP con recursos de Presupuesto Nacional o de cooperación del Gobierno de EE.UU.

2. SECRETARÍA GENERAL.

a. Participar en el Comité Asesor para el estudio, análisis y seguimiento a los documentos LOR y LOA del Programa de Asistencia y Seguridad -USSAP.


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b. Avalar los conceptos presupuestales relacionados con las LOAs y Enmiendas a suscribir por el señor Ministro de Defensa.

c. Velar por la adecuada ejecución de los recursos de presupuesto nacional a través de las diferentes modalidades de contratación.

3. DIRECCIÓN DE PROYECTOS ESPECIALES DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL. La Dirección de Proyectos Especiales, además de las funciones señaladas en el Decreto 3123 de

2007, por corresponder a su naturaleza realizará las siguientes:

a. Velar por la ejecución de las políticas generales y los criterios específicos emitidos por el Despacho del señor Ministro de Defensa, para la adquisición de bienes y/o servicios bajo el Programa de Asistencia y Seguridad – USSAP con recursos de Presupuesto Nacional o de cooperación del Gobierno de EE.UU.

b. Coordinar las gestiones necesarias para la planeación, trámite, ejecución y seguimiento de los programas de cooperación aprobados por el Gobierno de los EE.UU. para la adquisición de bienes y/o servicios bajo el Programa de Asistencia y Seguridad - USSAP.

c. Informar a las Direcciones o Jefaturas acerca de las áreas y recursos de cooperación dentro del USSAP aprobados para el Sector Defensa por el Gobierno de EE.UU.

d. Apoyar al Sector Defensa en la elaboración de LORs. e. Participar en el Comité Asesor para el estudio, análisis y seguimiento a los documentos LOR y LOA del

Programa de Asistencia y Seguridad - USSAP. f. Coordinar con el Grupo Militar de los EE.UU., la Revisión Administrativa del Programa (PMR) que se

adelanta anualmente, participando y formulando recomendaciones frente a la presentación de los resultados del PMR.

g. Coordinar con las instancias involucradas, el estudio, análisis y seguimiento a los documentos LOR y LOA del Programa de Asistencia y Seguridad - USSAP.

h. Participar en las reuniones de conciliación de los recursos depositados en las “Holding Accounts” lideradas por la Dirección de Finanzas.

i. Coordinar con el Grupo Militar de EE.UU. los asuntos que surjan acerca del USSAP con el Sector Defensa.

j. Realizar el seguimiento a los reportes de discrepancia elaborados por la Entidad o Institución del Sector Defensa.

k. Mantener actualizada la información y asistir a todas las reuniones relativas a los casos FMS o adquisiciones a través del USSAP que esté realizando la respectiva Entidad e Institución del Sector Defensa.

l. Coordinar con las Oficinas Contraparte la consecución y verificación de los documentos soportes necesarios para el seguimiento y recepción de los bienes y servicios adquiridos a través del USSAP, así como la llegada de vuelos militares y embarques que arriban al territorio colombiano con material adquirido bajo los diferentes programas del USSAP.

m. Dentro de la ejecución de las LOAs, podrá asistir a la recepción de la carga con el fin de verificar la identificación de los elementos recibidos.

4. DIRECCIÓN DE FINANZAS DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL. La Dirección de Finanzas, además de las funciones señaladas en el Decreto 3123 de 2007, por corresponder a su naturaleza, realizará las siguientes:

a. Desarrollar las políticas generales y los criterios específicos emitidos por el Despacho del señor Ministro de Defensa, para la adquisición de bienes y/o servicios bajo el Programa de Asistencia y Seguridad – USSAP con recursos de Presupuesto Nacional o de cooperación del Gobierno de EE.UU.


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b. Coordinar las gestiones necesarias para la planeación, trámite, ejecución y seguimiento de los programas de cooperación aprobados por el Gobierno de los EE.UU. para la adquisición de bienes y/o servicios bajo el Programa de Asistencia y Seguridad - USSAP.

c. Establecer procedimientos financieros, contables y presupuestales relacionados con el Programa de Asistencia y Seguridad – USSAP.

d. Asesorar al Sector Defensa en la ejecución de recursos de Presupuesto Nacional a través del Programa de Asistencia y Seguridad – USSAP.

e. Emitir los conceptos que se le soliciten en relación con las LOAs, frente al tema presupuestal. f. Emitir conceptos presupuestales relacionados con las LOAs y Enmiendas a suscribir por el Ministro de

Defensa. g. Remitir original de las LOAs y/o Enmiendas suscritas por el Ministro de Defensa Nacional al Grupo

Militar de los EE.UU., y fotocopia a la correspondiente Entidad e Institución del Sector Defensa y a la Dirección de Proyectos Especiales.

h. Efectuar el seguimiento aleatorio a la ejecución de las LOAs hasta la entrega final de los bienes y/o servicios a satisfacción para cada una de las Entidades e Instituciones del Sector Defensa.

i. Participar en el Comité Asesor para el estudio, análisis y seguimiento a los documentos LOR y LOA del Programa de Asistencia y Seguridad - USSAP.

j. Participar y formular recomendaciones en relación con la Revisión Administrativa del Programa (PMR). k. Revisar y aprobar las minutas de la Revisión Administrativa del Programa (PMR) en los aspectos

relacionados con sus funciones. l. Coordinar las reuniones que trimestralmente se realizarán para la conciliación de los recursos

depositados en las “Holding Accounts” y levantar el acta respectiva. m. Consolidar anualmente las certificaciones expedidas por las Fuerzas Militares y Policía Nacional, sobre

los saldos disponibles en las “Holding Accounts” de Presupuesto Nacional. n. Coordinar con la Dirección de Planeación y Presupuestación la gestión ante el Ministerio de Hacienda y

Crédito Público para la asignación de apropiaciones presupuestales sin situación de fondos con destino a la utilización de los recursos disponibles en las “Holding Accounts”.

o. Consolidar los informes mensuales sobre control y seguimiento de los casos activos, que elaboran las Entidades e Instituciones del Sector Defensa.

5. DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN ESTATAL DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL.

La Dirección de Contratación Estatal además de las funciones señaladas en el Decreto 3123 de 2007, por corresponder a su naturaleza, realizará las siguientes:

a. Emitir los conceptos jurídicos y económicos que le sean solicitados en relación con las LOAs y Enmiendas respaldadas con recursos de crédito externo.

b. Liderar el cumplimiento de los requisitos de efectividad ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público relacionados con la financiación mediante crédito externo.

c. Participar en el Comité Asesor para el estudio, análisis y seguimiento a los documentos LOR y LOA del Programa de Asistencia y Seguridad - USSAP.


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6. DEPENDENCIAS DE LAS ENTIDADES E INSTITUCIONES DEL SECTOR DEFENSA,

INVOLUCRADAS EN EL PROCESO DE ADQUISICIONES A TRAVÉS DEL PROGRAMA USSAP6.

COMANDO DE FUERZA O REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD O INSTITUCION

• Disponer el traslado del enlace USSAP que desarrollará sus funciones en la Dirección de Proyectos Especiales del Ministerio de Defensa Nacional y establecer la(s) oficina(s) contraparte(s) al interior de la Entidad e Institución responsables de las adquisiciones a través del USSAP.

DIRECCIONES DE PLANEACION

• Procurar que se efectúe una adecuada planeación sobre las adquisiciones de bienes y servicios que proyecta realizar a través del Sistema USSAP, bien sea con recursos de Presupuesto Nacional o de cooperación del Gobierno de EE.UU.

JEFATURAS LOGISTICAS

a. Participar en el Comité Asesor para el estudio, análisis y seguimiento a los documentos LOR y LOA del Programa de Asistencia y Seguridad – USSAP-, con el fin de promover las adquisiciones de acuerdo con las necesidades de la Institución o Entidad.

b. Coordinar con la Dirección de Finanzas las modificaciones en la agenda de pagos, con base en la programación del Programa Anual de Caja (PAC), que efectúe la institución o entidad.

c. Controlar, coordinar, planear y programar conjuntamente con la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional, lo relativo a los saldos depositados y conciliados en las “Holding Accounts” de Presupuesto Nacional.

d. Verificar que en la ejecución de los compromisos contractuales adquiridos a través del USSAP los bienes y servicios adquiridos se destinen dentro de la institución o entidad a las actividades pactadas como uso final (Monitoreo de Uso Final).

e. Presentar informes relacionados con la adquisición y uso de los bienes y servicios obtenidos a través del USSAP, en el evento de ser requerido por parte de los funcionarios del Ministerio de Defensa Nacional, los respectivos entes de control del orden nacional o el Grupo Militar de EE.UU.

f. Establecer los mecanismos para el control y utilización de los bienes y servicios adquiridos a través del USSAP, incluido los trámites relacionados con la desmilitarización y disposición de los bienes que han cumplido su vida útil (DISPOSAL), entre otros.

g. Presentar informes periódicos dentro de los primeros cinco días hábiles del mes siguiente al periodo analizado con base en el formato del Anexo No. 1 sobre Control y seguimiento de los casos FMS activos.

h. Coordinar con la dependencia interna respectiva la incorporación, en almacenes, de los bienes y servicios adquiridos bajo el USSAP, a fin de que se mantenga actualizada la misma.

i. Conciliar periódicamente con la Dirección Financiera o su equivalente, el registro en los estados financieros, los bienes y servicios adquiridos bajo el USSAP.

6 Las Entidades e Instituciones del Sector Defensa asignarán las funciones señaladas en este numeral para cada una de sus dependencias, de acuerdo con su organización interna.


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DIRECCIONES FINANCIERAS

a. Realizar el manejo de los recursos (divisas) con destino al Departamento de Defensa de los EE.UU., a fin de dar cumplimiento a los compromisos presupuestales y contractuales asumidos por la respectiva Fuerza o entidad, de conformidad con el plan de pagos acordado.

b. Registrar y mantener actualizados en los estados financieros, los bienes y servicios adquiridos bajo el programa USSAP.

c. Consultar con la oficina contraparte la información necesaria sobre los casos FMS, con el fin de realizar periódicamente el respectivo cierre contable y financiero.

d. Coordinar e incorporar en los estados financieros los bienes recibidos, los gastos inherentes para la adquisición de los mismos y los saldos de las Holding Accounts.

e. Coordinar con la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa y la oficina contraparte, el traslado de los saldos a las Holding Accounts correspondientes y su posterior utilización, de acuerdo con sus requerimientos.

f. Coordinar reuniones con la Oficina Contraparte USSAP, dentro de los tres primeros días hábiles de cada mes, con el fin de diligenciar y conciliar el cuadro Ejecución LOAs (anexo No 4).

g. Mantener actualizado el cuadro control contable y financiero según anexo No. 5.

DIRECCIONES DE COMERCIO EXTERIOR

a. Recibir y gestionar la importación de los bienes adquiridos bajo el USSAP. b. Coordinar la elaboración de los reportes de discrepancia que se presenten, con la oficina contraparte,

con el fin de ser remitirlos al Grupo Militar de EE.UU., informando la novedad a la Dirección de Proyectos Especiales.

DIRECCIONES TÉCNICAS7.

a. Elaborar el estudio previo de las adquisiciones que se prevean realizar a través del Programa de Asistencia y Seguridad, en coordinación con las oficinas competentes.

b. Llevar el control físico y financiero sobre los materiales adquiridos desde la elaboración del estudio previo hasta el cierre del caso. MISIONES OFICINA CONTRAPARTE USSAP8 Será la encargada de:

a. Mantener actualizada periódicamente la información relativa a las adquisiciones de bienes y/o servicios que proyecta realizar la respectiva Entidad e Institución del Sector Defensa a través del USSAP, bien sea con recursos de Presupuesto Nacional o de cooperación del Gobierno de EE.UU.

b. Elaborar en coordinación con las Oficinas Financieras y de Contratos de su respectiva Entidad e Institución del Sector Defensa la LOR.

c. Apoyarse en las Direcciones de Proyectos Especiales y Finanzas en la elaboración de los borradores de LOR y demás temas en los que requiera asesoría.

7 Por direcciones técnicas se entiende a aquellas direcciones o jefaturas responsables en la fuerza, en la dependencia, sección presupuestal o entidad del sector defensa, de liderar la adquisición de bienes y/o servicios a través del Programa de Asistencia y Seguridad, quienes son responsables desde la planeación hasta la ejecución o consumo de la adquisición. 8 Por Oficina Contraparte debe entenderse a aquellas oficinas, direcciones o dependencias de cada Entidad e Institución del Sector Defensa sin importar el nombre que reciban y que cumplen funciones de adquisición de bienes y/o servicios a través del USSAP. Las Entidades e Instituciones del Sector Defensa, deberán definir qué dependencia dentro de su organización interna será responsable de las adquisiciones que se realicen a través del Programa de Asistencia y Seguridad - USSAP.


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d. Revisar que se expidan los documentos requeridos para asumir el compromiso presupuestal necesario para firma de la LOA.

e. Participar en el Comité Asesor para el estudio, análisis y seguimiento a los documentos LOR y LOA del Programa de Asistencia y Seguridad – USSAP-.

f. Gestionar al interior de la entidad o institución respectiva la firma de las LOAs y Enmiendas por parte del Director, Gerente, Comandante o equivalente, para el trámite correspondiente a la firma del señor Ministro de Defensa.

g. Elaborar en coordinación con la Dirección de Proyectos Especiales la información sobre todos los casos o adquisiciones a través del USSAP, necesaria para la Revisión Administrativa del Programa (PMR).

h. Participar en las reuniones lideradas por la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa para el cierre de los procesos de adquisiciones de bienes y servicios a través del USSAP así como el traslado de los saldos a las Holding Accounts correspondientes y su posterior utilización de acuerdo con sus requerimientos.

i. Apoyarse en la Dirección de Proyectos Especiales para que por su intermedio se gestione la solución a inconvenientes que eventualmente se presenten en relación con el Programa de Asistencia y Seguridad - USSAP.

j. Ingresar en el sistema dispuesto por el Gobierno de EE.UU. las solicitudes de los bienes y servicios requeridos por la Entidad e Institución del Sector Defensa, respectiva.

k. Controlar, durante la ejecución de las adquisiciones de bienes y servicios a través del USSAP, el estado de las solicitudes, tiempos de entrega de los bienes y/o servicios, los planes de pagos, variación de los costos estimados, trámite de enmiendas y/o modificaciones, etc.

l. Participar en las reuniones lideradas por la Dirección Financiera dentro de los tres primeros días hábiles de cada mes, con el fin de diligenciar y conciliar el cuadro Ejecución LOAs.

m. Mantener actualizado el cuadro Control Ejecución LOAs según anexo No. 4. n. Coordinar con la Oficina de Comercio Exterior correspondiente o su equivalente la organización

logística, supervisión y recepción del material solicitado bajo cada uno de los casos FMS que llega a través de los vuelos militares y embarques; además del registro de los elementos recibidos y por despachar.

o. Gestionar ante la bodega de aduanas, en coordinación con la Dirección de Comercio Exterior o su equivalente, el material adquirido bajo el Programa de Asistencia y Seguridad - USSAP en trámite de nacionalización para su retiro y posterior disposición.

p. Elaborar reportes de discrepancia que se presenten con el fin de ser remitidos al Grupo Militar de EE.UU., con copia a la Dirección de Proyectos Especiales y realizar el seguimiento correspondiente.

q. Tramitar los procesos relativos al USSAP como Monitoreo de Uso Final (End Use Monitoring), desmilitarización y disposición de los bienes que han cumplido su vida útil (Disposal), entre otros.

PARÁGRAFO 1o: Teniendo en cuenta el volumen de adquisiciones que realicen a través del Programa, las Instituciones y las Entidades, trasladarán a la Dirección de Proyectos Especiales del Ministerio de Defensa máximo dos (2) Suboficiales para que se desempeñen como Enlaces USSAP, previo acuerdo con dicha Dirección Se recomienda que el enlace USSAP permanezca en comisión del servicio permanente y/o trasladado en la Dirección de Proyectos Especiales del Ministerio de Defensa Nacional por un periodo mínimo de un (1) año con dedicación exclusiva a las actividades relacionadas con las adquisiciones que se realicen a través del Programa de Asistencia y Seguridad – USSAP y su respectivo seguimiento. PARÁGRAFO 2o: Las autoridades administrativas competentes de las instituciones y entidades dispondrán los traslados y/o nombramientos de los Enlaces a que hace referencia el parágrafo anterior, en lo posible dentro de los cuarenta (40) días siguientes a la emisión de la presente Directiva.


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V. PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE Y SEGUIMIENTO DE LOR, LOA, ENMIENDAS Y/O MODIFICACIONES.

A continuación se describe el procedimiento que se debe cumplir por parte de cada una de las dependencias encargadas del trámite de LOR, LOA, Enmiendas y Modificaciones, encaminado a unificar criterios para una adecuada ejecución de los recursos del Presupuesto Nacional y de cooperación del Gobierno de EE.UU. en las adquisiciones de bienes y/o servicios a través del USSAP: 1. Plan de Compras: Cada institución o entidad del Sector Defensa, a través de su Oficina de Planeación o su

equivalente, determina las necesidades de bienes y servicios a ser adquiridos (Plan de Compras), bajo el Programa de Asistencia y Seguridad - USSAP con recursos de Presupuesto Nacional y de cooperación del Gobierno de EE.UU., con dos años de anterioridad.

En este proceso de planeación la institución o entidad del Sector Defensa, a través de la respectiva Dirección

Técnica y/o Gerente del Proyecto, realiza el Estudio Previo de cada adquisición, bien sea para adquisiciones con recursos de Presupuesto Nacional de acuerdo con la información contenida en el Anexo 2, o de cooperación del Gobierno de EE.UU. de acuerdo con la información contenida en el Anexo 3. En estos documentos se consigna la evaluación técnica, los factores de conveniencia y negociación, en cuanto a los pagos, la disponibilidad de recursos, los costos administrativos, las fechas de entrega del material, el fundamento legal de la contratación y demás aspectos relativos a la adquisición.

Es importante reiterar que el estudio previo debe estar ajustado de acuerdo con los bienes y/o servicios a adquirir y ser acompañado de los demás documentos soportes establecidos en la presente Directiva, para el trámite de LOR, LOA y enmienda.

La Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa enviará anualmente a la Dirección de

Proyectos Especiales, el Plan de Compras que proyecta realizar las Entidades e Instituciones del Sector Defensa a través del USSAP, con recursos del Presupuesto Nacional.

Para las adquisiciones que se proyecten realizar con recursos de cooperación, las instituciones y entidades del Sector Defensa revisarán anualmente el respectivo Plan de Compras con la Dirección de Proyectos Especiales del Ministerio de Defensa.

2. COMITÉ ASESOR PARA EL ESTUDIO, ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO A LOS DOCUMENTOS LOR Y LOA

DEL PROGRAMA DE ASISTENCIA Y SEGURIDAD – USSAP. El Viceministerio para la Estrategia y Planeación, a través del Comité Asesor para el estudio, análisis y seguimiento a los documentos LOR y LOA del Programa de Asistencia y Seguridad – USSAP -, en calidad de Presidente del mismo, liderará reuniones periódicas de análisis y seguimiento a las adquisiciones que se realicen a través del USSAP, de conformidad con lo establecido en la resolución Ministerial vigente por la cual se conforma y asignan unas funciones y competencias al Comité Asesor para el estudio, análisis y seguimiento a los documentos LOR y LOA.

Los Jefes de Logística, o su equivalente, presentarán para conocimiento y asesoría del Comité, con apoyo de

la respectiva Dirección Técnica y/o Gerentes de Proyecto, las posibles adquisiciones de bienes y servicios.

La Entidad e Institución del Sector Defensa procurará resolver las inquietudes a que haya lugar, previa consideración del LOR por parte del Comité Asesor. En caso que el Comité presente recomendaciones con respecto a la adquisición, la Entidad e Institución del Sector Defensa revisará las mismas con el fin de ajustar aquellos aspectos sugeridos por el Comité, los cuales serán verificados posteriormente por parte de la Dirección de Proyectos Especiales.


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Por regla general, no se dará trámite para la firma del Ministro de Defensa Nacional a las LOAs y/o

Enmiendas que no hayan sido previamente discutidas en el Comité. En el caso excepcional de requerirse la suscripción de una LOA o Enmienda financiada con recursos de

cooperación del Gobierno de EE.UU. (FMF), que no haya sido considerada en el Comité, sin perjuicio del cumplimiento de los trámites señalados más adelante para el envío de LORs a la Oficina de Asistencia y Seguridad, la Entidad o Institución del Sector Defensa remitirá la respectiva sustentación suscrita por el Jefe Logístico, o su equivalente, a la Dirección de Proyectos Especiales para que ésta la someta a conocimiento del Viceministro para la Estrategia y Planeación.

Para LOAs o Enmiendas financiadas con recursos de Presupuesto Nacional que no hayan sido discutidas por

el Comité, la Entidad o Institución del Sector Defensa a través de la Jefatura Logística, o su equivalente, además de justificar técnicamente la adquisición y el motivo por el cual no fue sometida a dicho Comité, adjuntará el respectivo soporte presupuestal. Esta información será revisada y avalada por las Direcciones de Finanzas y de Proyectos Especiales, y comunicada al Viceministro para la Estrategia y Planeación para su conocimiento.

3. Elaboración del LOR: Una vez se determinen los bienes y servicios que serán adquiridos a través del

USSAP, cada Entidad e Institución del Sector Defensa elabora a través de su Oficina contraparte USSAP y en coordinación con sus Oficinas Financieras y de Contratos respectivas, un borrador de LOR ,bien sea solicitando el precio y disponibilidad de un bien o servicio, o la elaboración de una LOA, para abrir un nuevo caso de adquisición de bienes y servicios o la enmienda a una LOA existente.

La Dirección de Proyectos Especiales, la Dirección de Finanzas y la Oficina de Asistencia y Seguridad, o su

equivalente del Grupo Militar de EE.UU., dependencia que actúa como punto de contacto y coordinación con las Agencias Militares del Departamento de Defensa de los EE.UU., prestarán apoyo sobre las especificaciones técnicas, descripción, aspectos financieros y demás requerimientos de los bienes y/o servicios solicitados para la elaboración de la LOR.

La LOR de acuerdo con el tipo de caso, valor total, tipo de bien, proveedor, debe contener como mínimo la

siguiente información: o Un número o consecutivo de la solicitud u oficio: Será usado como referencia para relacionar la

respuesta del Departamento de Defensa con el requerimiento, para producir P&A, LOAs y para rastrear el progreso de estos documentos.

o El Asunto: Señalar si se está solicitando precio y disponibilidad, elaboración de una LOA, enmienda o

modificación. o El tipo de caso que se desea abrir: Las LOAs pueden ser de tres tipos:

1. Caso de Orden Definida: El comprador establece previamente en la LOR y especifica en forma discriminada, la identificación del bien y/o servicio, así como la cantidad precisa de cada uno ellos; sin embargo se tiene otra opción de no especificar las cantidades a adquirir, sino que de acuerdo a su presupuesto disponible se solicite adquirir la mayor cantidad de bienes y/o servicios teniendo en cuenta su valor unitario. 2. Caso de Orden Abierta o en Blanco: Es un caso en el cual se contrata el suministro de elementos de un determinado grupo y clase de abastecimientos, sin identificar los bienes ni especificar la cantidad, hasta


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por un valor total, a medida que el comprador los requiera. Esta categoría se utiliza principalmente para la adquisición de repuestos y entrenamiento o algunas compras recurrentes. 3. De Acuerdo Cooperativo de Apoyo Logístico (CLSSA): Es un caso por el cual un país extranjero realiza una inversión en el Sistema Logístico de los EE.UU., con el fin de obtener en un lapso corto, suministro de bienes predeterminados como repuestos, reparación para equipos y sistemas mayores, a través del Sistema USSAP.

o La Identificación exacta del bien o servicio que se requiere: National Stock Number - NSN, Part Number -

P/N, nombre autorizado, modelo, características especiales, color, entre otros. o La configuración: Accesorios, equipos adicionales, repuestos, manuales (en inglés o en español),

herramientas, equipos de prueba y calibración, soporte, mantenimiento, garantías, entrenamiento para operarios (en inglés o en español), etc.

§ Para la adquisición de Equipo Mayor de Defensa9, se debe solicitar un soporte de herramientas, partes y

repuestos (Paquete Total o Total Package) o una petición de excepción incluyendo un plan de sostenimiento básico.

o Cantidad: Para el caso de orden definida, la cantidad de elementos requeridos e indicando la unidad de

medida. o La condición o estado de los elementos Requeridos: nuevo, remanufacturado, repotenciado, elementos

de exceso de defensa, etc. o El uso y las condiciones en que será empleado el equipo: Dependiendo del tipo de adquisición se debe

especificar lo siguiente: en el evento de que sean accesorios, se debe indicar el equipo donde serán instalados; si son equipos mayores, se requerirá la ubicación geográfica donde se va a utilizar el mismo y la función que cumplirá, con el fin de facilitar el cálculo del paquete de repuestos requeridos para soporte y mantenimiento.

o El valor total del Caso: (en Dólares Americanos) el presupuesto que se tiene destinado para cancelar la

negociación (compra o arriendo), indicando que ese valor debe incluir los gastos de administración, empaque, transporte y demás.

§ Debe indicar si se trata de recursos ordinarios o extraordinarios y describir sus respectivos valores. § Los cargos administrativos para las LOAs y/o Enmiendas equivalen al 3.8%, porcentaje que será único

para todos los bienes y/o servicios a adquirir. En este sentido, es necesario tener en cuenta estos porcentajes en los costos incluidos en los Estudios Previos de las LOAs y/o Enmiendas que se prevén gestionar.

§ El valor mínimo que se cancelará por cargos administrativos será de US$15.000, es decir, que cuando se aplique el porcentaje antes relacionado y el resultado sea inferior a US$15.000, se aproximará a esta cifra. Por esta razón cada una de las entidades e instituciones del Sector Defensa deberán evaluar estos aspectos para no abrir LOAs con valores inferiores a US$400.000. Si es estrictamente necesario, se debe incluir la justificación correspondiente.

9 Definidos por el Departamento de Defensa de EE.UU. y listados en el Security Assistance Management Manual (SAMM) publicado por la Defense Security Cooperation Agency (DSCA).


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o La fuente de los recursos: Indicando si se trata de recursos de cooperación o de presupuesto nacional, la

vigencia y/o la fecha límite que se tiene para comprometer los recursos. Cuando se trata de recursos del Presupuesto Nacional, además se debe tener en cuenta lo siguiente:

§ Solicitar previamente el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y la autorización de vigencias futuras si

es necesario. § Hacer la conversión a dólares americanos, considerando las recomendaciones sobre tasas proyectadas

por la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional de acuerdo con las fechas de pago programadas.

§ Señalar si corresponde a recursos ordinarios o extraordinarios.

o Cronograma de pago: Incluir la propuesta de pago: fechas y porcentajes o cantidades en dólares americanos.

o El Código de Entrega o DTC: Lugar donde se desea recibir los elementos o servicios, indicando el MAPAC

correspondiente al ciudad que se desea recibir la adquisición. o La solicitud de exención de los Costos no Recurrentes “NC” (Nonrecurring Cost): de acuerdo con el

siguiente texto: “Se solicita exonerar a XXX (Fuerza Militar o Policía Nacional) de Colombia, de los costos no recurrentes si existen para este caso, de lo contrario XXX (Fuerza Militar o Policía Nacional) no aceptará la LOA.

o La solicitud de Fuente Única (Sole Source)10: En el caso que la Fuerza requiera que los elementos sean

suministrados por una empresa específica, se debe incluir una justificación de las razones por las cuales necesita contratar con determinado proveedor.

o Si se tramitó previamente una solicitud de Precio y Disponibilidad P&A, y ahora se está solicitando una LOA;

la LOR debe hacer referencia al identificador correspondiente al P&A, incluyendo la fecha de expiración del mismo.

o Si se han efectuado reuniones previas de planeación con asesoría de personal norteamericano, se debe

hacer referencia y adjuntar los antecedentes. o Adicionalmente, dependiendo del asunto se debe hacer referencia a casos FMS relacionados o a estudios

previos que se hayan realizado. o Acuerdos de Cooperación Industrial y Social (Offsets): Se debe requerir cooperación industrial y social a

los proveedores extranjeros de equipos militares, sistemas de armas y servicios afines, destinados a la defensa y Seguridad Nacional (como por ejemplo, el mantenimiento, las reparaciones y modernizaciones de sistemas de armas), incluidos los bienes y servicios del sector defensa que para su adquisición estén sometidos a reserva, cuyo monto supere un millón de dólares (US$1.000.000.oo). No obstante, en aquellos casos, el Ministerio de Defensa Nacional se reservará la potestad de no hacerlo o de requerirla cuando las adquisiciones por dichos conceptos correspondan a un valor inferior de un millón de dólares (US$1.000.000.oo).

Como excepción, en los casos de bienes con carácter militar, perecederos o de consumo (como el caso de la munición) se debe requerir compensación en las compras que superen la suma de cinco millones de dólares (US $5.000.000.oo) o cuando el Ministerio lo considere conveniente.

10 La Solicitud de Fuente Unica “Sole Source” se dirige a la Oficina de Asistencia y Seguridad. Se debe enviar el documento original firmado por el funcionario autorizado para suscribir el LOR. La autorización es confirmada por escrito una vez se produce.


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No se requerirá Offset por las compras de bienes y servicios que tengan carácter civil. Lo anterior, según lo establecido en la Directiva 06 de 2009 del Ministerio de Defensa Nacional, u acto administrativo que la modifique, la complemente o la derogue y el Conpes 3522 de 2008. Para tal efecto se incluirá la siguiente redacción:

“Rogamos tener en cuenta que en esta adquisición, el Gobierno Colombiano requerirá Cooperación Industrial y Social -OFFSET-. La República de Colombia entiende y acepta, que de acuerdo al Cap.6.3.9. del Manual de Gerencia de Asistencia y Seguridad SAMM, todas las obligaciones de Cooperación Industrial y Social -OFFSET- recaen en la firma proveedora. (Please bear in mind that an offset arrangement/agreement will apply to this sale. Colombia understands that, according to Security Assistance Management Manual SAMM chapter 6.3.9., all offset commitments are responsibility of the U.S. firm involved).”

La copia de las LOR que contengan la solicitud de Offset será remitida por la Dirección de Proyectos Especiales a la(s) Dirección(es) responsable(s) del tema de Offsets en el Ministerio de Defensa Nacional, quienes impartirán las asesorías correspondientes en materia de negociación y seguimiento en temas de Offset. Una vez se remita esta LOR a la Oficina de Asistencia y Seguridad, la Entidad o Institución del Sector Defensa debe informar al proveedor sobre la solicitud de Offset bajo la adquisición a realizar.

La Entidad e Institución del Sector Defensa se asesorará con la Dirección de Proyectos Especiales para la

elaboración y justificación del borrador de LOR, encaminado a la adquisición de bienes y servicios con recursos de cooperación del Gobierno de Estados Unidos.

Cuando se trate de LORs financiados con recursos de Presupuesto Nacional, se requerirá anexar el

respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y el oficio de solicitud o aprobación de vigencias futuras, según corresponda, el cual hará parte integral del LOR.

El LOR no genera ningún compromiso por parte de la Entidad o Institución del Sector Defensa, considerando que dicha solicitud permite adelantar acciones para que el Gobierno de EE.UU. avance en la elaboración de LOAs y Enmiendas, gestión que demora más de 90 días. Podrán tramitarse excepcionalmente LORs sin contar con el respectivo CDP o vigencias futuras autorizadas, para lo cual la entidad contará con la respectiva justificación suscrita por el Jefe Logístico o su equivalente. No obstante lo anterior, se resalta que una vez recibida la LOA o Enmienda, ésta no podrá ser suscrita sin el respectivo CDP o autorización de vigencias futuras, según corresponda. Las Direcciones de Proyectos Especiales y Finanzas asesorarán a la Entidad o Institución del Sector Defensa en la elaboración del borrador del LOR y estudio previo a financiar con recursos de Presupuesto Nacional, para lo cual darán sus recomendaciones dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes y previo a la firma del funcionario autorizado11. En el caso de LORs financiados con recursos de cooperación del Gobierno de Estados Unidos, la Dirección de Proyectos Especiales asesorará a la Entidad o Institución sobre el borrador del LOR y estudio previo, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo. Previo a la firma del funcionario autorizado en la Entidad o Institución del Sector Defensa, este LOR deberá contar con el visto bueno de la Misión Americana correspondiente.

11 Cuando sea necesario tramitar Enmiendas que no afecten el valor total de la LOA, la Entidad o Institución del Sector Defensa podrá remitir dicha enmienda directamente a la Oficina de Asistencia y Seguridad y enviará una copia a la Dirección de Proyectos Especiales.


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Es necesario señalar que cuando medie previamente contrato interadministrativo para la adquisición de bienes y servicios a través del Programa de Asistencia y Seguridad, la Entidad o Institución del Sector Defensa que gestiona la compra, no podrá cobrar gastos de administración por dicho encargo. Con el fin de remitirlo a la Oficina de Asistencia y Seguridad o su equivalente, la Dirección de Proyectos Especiales recibirá por parte de la Entidad e Institución del Sector Defensa los LORs suscritos por el Jefe de Logística o su equivalente en las Entidades e Instituciones del Sector Defensa12, ajustadas de acuerdo con las recomendaciones de la Dirección de Proyectos Especiales y Dirección de Finanzas.

En el caso de adquisiciones que impliquen transferencia de tecnología o de Equipo Militar Significativo (o Equipo Mayor de Defensa), la Entidad e Institución del Sector Defensa elaborará en conjunto con la Oficina de Asistencia y Seguridad o su equivalente, el documento Country Team Assessment que justifica la compra de esta clase de bienes por parte del Gobierno de la República de Colombia. El documento debe contener lo siguiente: i. Motivo por el cual el comprador desea adquirir los bienes o servicios. (Reason the purchaser desires the

articles or services.) ii. Cómo afectarían esos bienes o servicios la estructura de la fuerza del país comprador. (How the articles

or services would affect the recipient’s force structure.) iii. Cómo contribuirán esos bienes o servicios a las metas en defensa/seguridad tanto para EE.UU. como

para el país comprador. (How the articles or services would contribute to both the U.S. and the recipient’s defense/security goals.)

iv. Justificación para el tipo y cantidad de bienes o servicios solicitados. (Justification for the type and quantity of articles or services requested.)

v. Aprobación del Comandante del Comando Sur a la introducción de una nueva capacidad de lucha contra la guerra para la Nación o la región. El concepto del Comandante puede ser enviado por separado. (Combatant Commander’s concurrence to the introduction of a new warfighting capability to the nation or region. Combatant Commander’s assessment can be provided separately.)

vi. Reacciones previstas de las Naciones vecinas. (Anticipated reactions of neighboring nations) vii. Concepto sobre la capacidad de la Nación para salvaguardar, operar, mantener y proveer apoyo a los

bienes. (Assessment of the nation’s ability to account for, safeguard, operate, maintain, and support the articles.)

viii. Entrenamiento requerido en E.U. o al interior del país, y reacciones anticipadas que resulten de la presencia de instructores Estadounidenses al interior del país. (Training required either in-country or in the United States and anticipated reactions resulting from the presence of U.S. trainers in-country.)

ix. Posible impacto de cualquier presencia Estadounidense que se requerir como resultado de proveer el bien. (Possible impact of any in-country U.S. presence that might be required as a result of providing the article.)

x. Fuente de financiación e impacto económico de la adquisición propuesta. (Source of financing and the economic impact of the proposed acquisition.)

xi. Consideraciones de derechos Humanos relevantes para la adquisición propuesta. (Human rights considerations relevant to the proposed acquisition.)

xii. Un plan de monitoreo de uso final para tecnología sensitiva y avanzada para lucha contra la guerra, y el plan de la Oficina de Cooperación en Seguridad para verificar su cumplimiento. (A plan for end-use monitoring for sensitive and advanced warfighting technology and the SAO’s plan for compliance verification.)

12 Para el caso de las Entidades e Instituciones del Sector Defensa diferentes de las Fuerzas Militares y la Policía Nacional, los LORs serán suscritos por su Gerente o Director. Para el caso del Centro Nacional de Mantenimiento Conjunto (CNMC), los LORs deberán ser suscritos por el Coordinador Grupo SILOG-CNMC. Para el caso de los Viceministerios y Secretaría General del Ministerio de Defensa Nacional, los LORs serán suscritos por el Secretario General del Ministerio de Defensa Nacional.


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xiii. Recomendación de por qué el Gobierno de E.U. debería probar la transferencia del artículo, y su justificación. (Recommendation whether the USG should approve transfer of the article and justification.)

xiv. Si la solicitud es para Equipos de Visión Nocturna (Night Vision Devices NVDs), se debe anexar la siguiente información: (If the request is for Night Vision Devices (NVDs), the following information must be provided): 1. Justificación para la clase y cantidad de NVDs solicitudes (la elaboración del LOR puede requerir

coordinación con los MILDEPS -Departamentos Militares de E.U.- para la cantidad y modelos recomendados). (Justification for the type and quantity of NVDs requested (LOR development may require coordination with MILDEP for recommended model/quantity).

2. El plan operacional de uso y para usuarios finales especiales que incluya: (The operational plan for use and specific end-users to include:) − Descripción de la misión principal de las Unidades que recibirán los NVDs. (Description of the

primary mission for the units to receive the NVDs.) − Alcance de la interoperabilidad militar del entrenamiento/misiones con las Fuerzas

estadounidenses. (Extent of military interoperability missions/training with U.S. Forces) − Alcance de las misiones antiterroristas para las misiones que reciben los NVDs. (Extent of anti-

terrorist missions for the units to receive the NVDs) − Evaluación de la capacidad del comprador para proveer el mismo grado de seguridad y

protección contable que el Gobierno de E.U. otorgaría y disposición para aceptar la seguridad física y nota contable de los NVDs contenida en la tabla C5.T5 del SAMM. (Assessment of the purchaser’s capacity to afford substantially the same degree of security and accountability protection as given by the United States and willingness to accept the NVD physical security and accountability note contained in Table C5.T5.)

− Plan de la Oficina de Cooperación en Seguridad para el Monitoreo de Uso Final y verificación de su cumplimiento. (The SAO plan for EUM and compliance verification.)

− Información adicional que argumente la solicitud de transferencia (p.e. estado de transferencias anteriores de NVDs y resultados de inspecciones de seguridad/inventarios realizados por E.U.) (Additional information in support of the transfer request (e.g., status of previous NVD transfers and results of past U.S. security inspections/inventories.)

El Departamento de Defensa de los EE.UU. cobra cargos administrativos y de transporte sobre las adquisiciones que se realicen a través del USSAP, los cuáles podrán ser consultados en la forma DD645 remitida trimestralmente por el Gobierno de EE.UU. Previa a la adquisición de cualquier compromiso, llámese contrato o LOA, la Oficina Financiera de cada Entidad e Institución del Sector Defensa debe expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) a través del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), documento que garantiza la existencia de apropiación suficiente para atender los gastos. En caso de requerirse vigencias futuras, la Entidad e Institución del Sector Defensa solicita a través de la Dirección de Planeación y Presupuestación del Ministerio de Defensa Nacional, la respectiva aprobación por parte del CONFIS o Dirección General del Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, según corresponda. Para calcular el valor en dólares que debe ser tenido en cuenta para cubrir la adquisición del bien y/o servicio, se recomienda realizar las proyecciones con base en la Circular de Tasas de Cambio, que emite periódicamente la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional. En el evento que se concluya que existen compras de bienes comunes entre dos o más Entidades e Instituciones del Sector Defensa, la Dirección de Proyectos Especiales comunicará lo anterior a las respectivas Entidades o Instituciones a fin de que se gestione un trámite conjunto ante la Oficina de Asistencia y Seguridad o su equivalente, en aplicación al principio de coordinación que irradia la administración pública.


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En caso de solicitarse un LOR para Precio y Disponibilidad, el Gobierno de EE.UU. cuenta con un periodo aproximado de 45 días para su análisis. Si una vez realizado dicho análisis, la Entidad e Institución del Sector Defensa considera conveniente realizar la compra, contará con la asistencia de la Dirección de Proyectos Especiales para la elaboración de una nueva LOR y la solicitud de una LOA13, a fin de remitirla a la Oficina de Asistencia y Seguridad o su equivalente. Una vez reciba el LOR, la Oficina de Asistencia y Seguridad o su equivalente, gestiona ante las Agencias Militares en los EE.UU. la elaboración de la LOA, que demora aproximadamente 120 días. Este período puede incrementarse en cerca de 50 días si es necesario realizar el proceso de notificación y autorización del Congreso de EE.UU. requerido para los siguientes casos:

1. Adquisición de Equipo Mayor de Defensa por un monto igual o superior a US $14 millones. 2. Adquisición de servicios de diseño y construcción superior a US $200 millones. 3. Cuando el valor total de la adquisición sea superior a US $50 millones.

Cuando se trate de adquisiciones con recursos de Presupuesto Nacional que requieran ser comprometidos en la correspondiente vigencia fiscal, las Entidades o Instituciones del Sector Defensa procurarán enviar a la Oficina de Asistencia y Seguridad antes del 31 de julio del año en curso, los LORs con el fin de que dicha Oficina realice su mejor esfuerzo ante el Gobierno de EE.UU. para lograr la llegada oportuna de las respectivas LOAs y Enmiendas antes de finalizar el año.

En caso que el Grupo Militar de EE.UU. requiera alguna aclaración relacionada con el LOR y demás casos en trámite y ejecución, las consultas y reuniones que sean necesarias con cada Entidad e Institución del Sector Defensa, informarán y contarán con la participación de la Dirección de Proyectos Especiales y Dirección de Finanzas según corresponda. Con el objetivo de efectuar control, apoyo y seguimiento, las Entidades o Instituciones del Sector Defensa enviarán copia de toda comunicación que el Sector Defensa remita al Grupo Militar de EE.UU., a las citadas Direcciones en lo de su competencia. La Dirección de Proyectos Especiales coordinará periódicamente reuniones con los enlaces USSAP, contrapartes en la Fuerza Pública, la Dirección de Finanzas y el Grupo Militar de EE.UU., con el fin de realizar seguimiento a los casos en trámite y futuros a través del USSAP.

4. Firma de las LOAs y/o Enmiendas. La Dirección de Proyectos Especiales verificará con la Entidad e Institución del Sector Defensa que la LOA y/o Enmienda enviada por el Gobierno de EE.UU. se ajusta efectivamente a lo requerido, especialmente en cuanto a condiciones técnicas del bien o servicio a adquirir, cantidades, costos y forma de pago, fechas y lugar de entrega, fuente de los recursos, fecha de expiración, notas y cargos administrativos. La verificación de los aspectos de carácter técnico son responsabilidad de la Entidad e Institución del Sector Defensa.

En el evento que la LOA y/o Enmienda registre un plan de pagos diferente al solicitado, es necesario efectuar coordinaciones con la Oficina de Asistencia y Seguridad o su equivalente, para que a través de un documento se ajuste el mismo de acuerdo con lo presupuestado por la Entidad e Institución del Sector Defensa. En el caso de las LOAs financiadas con recursos de cooperación del Gobierno de los EE.UU., se efectuarán las coordinaciones respectivas con la Dirección de Proyectos Especiales del Ministerio de Defensa, para

La solicitud de Precio y Disponibilidad no es prerrequisito para solicitar la elaboración de la LOA.


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determinar la procedencia y disponibilidad de los recursos, de acuerdo con el documento soporte emitido por la autoridad responsable del Gobierno de los EE.UU y el Estudio Previo.

En caso de requerirse ajustes a la LOA y/o Enmienda se realizarán los cambios necesarios con la Oficina de Asistencia y Seguridad o su equivalente. Una vez haya conformidad sobre la LOA y/o Enmienda, la respectiva Entidad o Institución del Sector Defensa gestionará la firma del Comandante o Director de la Entidad o Institución14.

Una vez se firme la LOA o Enmienda por parte del Director, Gerente o Comandante de la Entidad e Institución del Sector Defensa, la remitirá a la Dirección de Finanzas.

Además, anexará copia del Estudio Previo, el CDP expedido por el Sistema Integrado de Información

Financiera (SIIF), debidamente suscrito por el respectivo Jefe de Presupuesto registrando firma y postfirma, y autorización de vigencias futuras si fuera el caso, documentos que garantizan la existencia de apropiación que respalda el compromiso a adquirir con el Gobierno Norteamericano.

Para el caso de LOAs o Enmiendas suscritas con recursos de cooperación del Gobierno de EE.UU., la Dirección de Finanzas se pronunciará con base en los documentos que garantizan la autorización y disponibilidad de fondos emitidos por la Oficina de Asistencia y Seguridad o su equivalente, y el Estudio Previo.

Se deben tramitar las LOAs y/o Enmiendas a la Dirección de Finanzas por lo menos con diez (10) días hábiles de anterioridad a la fecha de expiración establecida en las mismas, para la expedición del respectivo concepto presupuestal y trámite ante Secretaría General para firma del Ministro de Defensa Nacional.

Para las LOAs y/o Enmiendas financiadas con recursos de crédito externo, la Dirección de Finanzas enviará su concepto y la LOA o Enmienda a la Dirección de Contratación Estatal del Ministerio de Defensa para que ésta tramite la firma por parte del Ministro de Defensa Nacional, teniendo en cuenta que la misma lleva el control jurídico y económico de la contratación del financiamiento externo. La Dirección de Contratación Estatal gestionará todos los aspectos financieros y desembolsos del financiamiento externo ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Firmada la LOA y/o Enmienda por parte del Ministro de Defensa Nacional, la Dirección de Finanzas enviará el documento original a la Oficina de Asistencia y Seguridad o su equivalente con copia a la Entidad e Institución del Sector Defensa y a la Dirección de Proyectos Especiales.

Para el caso de adquisiciones de bienes y servicios con recursos de Presupuesto Nacional, la Entidad o Institución del Sector Defensa a través de su Oficina contraparte USSAP, gestionará al interior de la misma, la elaboración del Certificado de Registro Presupuestal (Compromiso) en el SIIF. Este documento debe conservarse como antecedente y soporte documental de cada LOA y/o Enmienda.

5. Enmiendas y Modificaciones a las LOAs: La Entidad o Institución del Sector Defensa coordinará con la

Dirección de Proyectos Especiales y Dirección de Finanzas, la elaboración de Enmiendas a las LOAs, de acuerdo con el procedimiento descrito anteriormente para la elaboración del LOR e independientemente del recurso de financiación. El tiempo estimado de elaboración de una Enmienda es de 90 días. Una vez reciba y suscriba la Enmienda, la Entidad o Institución la remitirá a través de la Dirección de Finanzas para efectuar el trámite descrito para la firma de las LOAs y Enmiendas.

14 Para el caso del Centro Nacional de Mantenimiento Conjunto (CNMC), las LOAs o Enmiendas serán suscritas por el Coordinador del Grupo SILOG-CNMC.


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Cuando las Enmiendas difieran significativamente de la LOA previamente suscrita, se someterán a consideración del Comité Asesor para el estudio, análisis y seguimiento a los documentos LOR y LOA del Programa de Asistencia y Seguridad – USSAP -.

Para conocimiento del Ministerio de Defensa Nacional y la respectiva Entidad o Institución del Sector

Defensa, la Oficina de Asistencia y Seguridad o su equivalente remitirá las modificaciones a las LOAs. Aquellas no requerirán la firma del Ministro de Defensa Nacional, a menos que el Gobierno de EE.UU. así lo disponga.

6. Desembolsos y Despachos: Para efectos del desembolso del depósito inicial, la Oficina contraparte USSAP

de la Entidad e Institución del Sector Defensa, elaborará un documento donde registre los antecedentes de la LOA o Enmienda, y la solicitud motivada del desembolso. Este documento se enviará como soporte a la Oficina Financiera de la Entidad e Institución del Sector Defensa, para que luego de ser analizada la apropiación, el PAC autorizado y el plan de pagos, dicha oficina elabore en el SIIF la obligación y orden de pago por el monto establecido. Con el fin de que el Gobierno de EE.UU. pueda asignar correctamente el depósito inicial al respectivo caso, la Entidad o Institución del Sector Defensa debe identificar claramente el designador del caso en el documento para envío del pago por transferencia electrónica verificando las instrucciones de pago que la respectiva LOA establezca.

Para los pagos subsiguientes al depósito inicial, se elaborarán nuevamente obligaciones y ordenes de pago

por los valores acordados, adjuntando los antecedentes e información detallada en el párrafo anterior y de acuerdo al procedimiento descrito para el pago inicial.

En cuanto al despacho del material, éste depende del código de prioridad y stock de inventarios que tenga el Gobierno Americano a la fecha de suscripción de la LOA e implementación de la misma, lo cual ocurre una vez se efectúe el pago del depósito inicial. Además de lo anterior, también existe la posibilidad de que el Gobierno Americano, al no contar con el material objeto de la LOA, tenga que gestionar contratos con las diferentes Compañías, lo cual afectará el tiempo final de entrega.

7. Seguimiento a la ejecución de las LOAs: Anualmente se realizará la Revisión Administrativa del Programa

(Program Management Review -PMR) con el Gobierno de los EE.UU. en el cual se verificará el estado de cada una de las LOAs. Previo a su realización, la Oficina contraparte USSAP, la Dirección de Proyectos Especiales y la Dirección de Finanzas prepararán un documento con las inquietudes e inconvenientes que se estén presentando en la ejecución de las LOAs, y lo remitirán a la Oficina de Asistencia y Seguridad o su equivalente.

Al PMR asistirán los Enlaces USSAP, los Directores Técnicos y representantes de las Entidades e

Instituciones del Sector Defensa, funcionarios de las Direcciones de Finanzas y Proyectos Especiales del Ministerio de Defensa Nacional, cuyas funciones se encuentran relacionadas directamente con las adquisiciones a través del USSAP. Igualmente, se recomienda la asistencia de los Jefes de Operaciones Logísticas o sus equivalentes en las entidades e instituciones.

Durante el PMR se discuten las preguntas remitidas previamente por el Sector Defensa, se revisa el estado

de cada una de las LOAs vigentes y se definen acciones que permitan la solución de inconvenientes en caso de presentarse y recomendaciones para la oportuna y adecuada ejecución de las mismas.

Al cierre del PMR, la Oficina de Asistencia y Seguridad o su equivalente preparará un documento que

contiene las acciones tomadas como resultado de la revisión efectuada en el Programa. Este documento es firmado por representantes del Gobierno de EE.UU. y del Ministerio de Defensa Nacional.


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Las Oficinas Contraparte, la Dirección de Proyectos Especiales, la Dirección de Finanzas y la Oficina de Asistencia y Seguridad o su equivalente, realizarán seguimiento periódico a las acciones tomadas durante el PMR. Por otra parte, con el fin de unificar los controles contable, financiero y de ejecución de las LOAs, las Entidades o Instituciones del Sector Defensa adoptarán como mínimo la información contenida en el modelo de cuadros incluidos en los Anexos Nos 4 y 5, los cuáles serán diligenciados por las Direcciones Financieras o sus equivalentes y la Oficina Contraparte, respectivamente. Con el fin de mantener actualizada y conciliada la anterior información así como los registros financieros correspondientes, las Direcciones Financieras y Logísticas o sus equivalentes en las Entidades o Instituciones del Sector Defensa realizarán reuniones de verificación mensuales dentro de los tres primeros días de cada mes. Producto de estas reuniones las Direcciones Financieras incorporarán en los estados financieros los registros correspondientes. Con el fin de incorporar en los estados financieros los gastos inherentes a la adquisición de bienes a través del Programa de Asistencia y Seguridad, las Entidades e Instituciones del sector Defensa podrán solicitar a las Direcciones de Finanzas o de Proyectos Especiales, los reportes trimestrales (DD 645) emitidos por el Gobierno de EE.UU.

8. Cierre de la LOA y Holding Accounts: Las LOAs se pactan con precios y fechas de entrega estimados, y

una vez se ejecuta el objeto de la misma se realiza su liquidación y cierre, proceso que define el valor real de la LOA.

Dicho cierre es efectuado por el Gobierno de los Estados Unidos, bien sea por solicitud de la Entidad o Institución del Sector Defensa o por criterio del mencionado Gobierno, proceso que tarda entre 2 y 3 años.

Cuando el costo real es menor al pactado inicialmente, el saldo se traslada a una cuenta denominada Holding Account. Las Holding Accounts son el mecanismo mediante el cual se tiene el control trimestral de los movimientos presentados por ajustes en los costos de los bienes y servicios adquiridos bajo el Sistema USSAP. Las Holding Accounts reflejan movimientos principalmente por las siguientes causas: 1. Pagos transitorios para la implementación de LOAs y/o Enmiendas.

2. Fondos no identificados.

3. Saldos disponibles al efectuar el cierre de las LOAs, una vez sean determinados los costos reales.

4. Transferencia de fondos hacia una LOA o enmienda.

Los saldos depositados en las Holding Accounts pueden ser utilizados para abrir un caso nuevo, enmendar una LOA existente o cubrir un caso desfinanciado, una vez se cumplan los procedimientos detallados más adelante. Para recursos que pertenecen a la Nación (Presupuesto Nacional) existen holding accounts por cada Entidad e Institución del Sector Defensa en la medida en que se soliciten.


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Para recursos de cooperación, existen holding accounts por fuente de recursos incluyendo los registros de todas las Entidades e Instituciones del Sector Defensa. A continuación se describen las holding accounts que a la fecha se encuentran vigentes:

FUENTE DE RECURSOS HOLDING ACCOUNT UNIDAD EJECUTORA

PRES

UPUE

STO

NACI

ONAL

CASH (Presupuesto Nacional)

CO-B-1BB Ejército CO-P-1CC Policía Nacional CO-D-1DD Fuerza Aérea CO-P-1PP Armada Nacional CO-Q-1QK Ministerio de Defensa Nacional

CREDITO EXTERNO CO-Q-1QQ Ejército, Armada y Fuerza Aérea

Presupuesto LOA UUF (Helicópteros) CO-Q-1QX Ejército Nacional y Fuerza Aérea

FUENTE DE RECURSOS HOLDING ACCOUNT UNIDAD EJECUTORA

COOP

ERAC

ION AYUDA MAP CO-Q-2QQ Todas las Fuerzas

AYUDA FMF-P (años 2004 en adelante) CO-Q-5QQ Todas las Fuerzas

AYUDA FMF-P (años 1990-1995) D5-Q-5QQ Todas las Fuerzas

AYUDA NAS CO-C-1CP Policía Nacional

Obligaciones por identificar (ULO-Unliquidated Obligations) CO-Q-7QQ Todas las Fuerzas

Utilización de saldos de Holding Accounts con recursos de Cooperación. Trimestralmente la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa, lidera la conciliación de los recursos depositados en las Holding Accounts con participación de las Oficinas FMS y las Oficinas Financieras o sus equivalentes, Dirección de Proyectos Especiales y Grupo Militar de los Estados Unidos. Para la utilización de los recursos de cooperación (FMF, NAS, MAP entre otros) depositados en las Holding Accounts, las Entidades e Instituciones de Sector Defensa pueden coordinar su utilización con el Ministerio de Defensa Nacional y el Grupo Militar de EE.UU., lo cual quedará registrado en el acta que se suscribe trimestralmente. Cada Fuerza conoce los saldos de cooperación y con base en ellos se utilizaran directamente de acuerdo con sus necesidades. Conciliación Saldos de Holding Accounts con recursos de Presupuesto Nacional. Trimestralmente la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa, lidera la conciliación de los recursos depositados en las Holding Accounts con participación de las Oficinas FMS y las Oficinas Financieras o sus equivalentes, Dirección de Proyectos Especiales y Grupo Militar de los Estados Unidos.


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Las acciones y saldos definitivos de las Holding Accounts resultantes de dicha conciliación, se registran en un acta que elabora la Dirección de Finanzas y firman los funcionarios participantes. Con base en el Acta debidamente suscrita y enviada por la Dirección de Finanzas a las Oficinas Logísticas y Departamentos Financieros, estos últimos proceden a efectuar los registros contables que reflejen los saldos correspondientes en los Estados Financieros. La contabilización del saldo de la holding account se efectuará trimestralmente con base en el acta de conciliación, y mensualmente se debe reexpresar tomando como referencia la tasa de cambio del último día hábil del mes objeto de análisis, aspectos que deben reflejarse en la cuenta contable 111011 Depósitos en el exterior. Los saldos que no estén identificados en el Acta, la Oficina FMS o su equivalente deberá efectuar las coordinaciones con el Grupo Militar USA, para lograr su identificación a la mayor brevedad para poder efectuar los registros contables de manera oportuna. Utilización saldos de Holding Account con recursos de Presupuesto Nacional. Los saldos de las Holding Accounts de Presupuesto Nacional, únicamente pueden ser utilizados cuando la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, autoriza las apropiaciones presupuestales sin situación de fondos en la Ley de Presupuesto, Ley de Adición Presupuestal o Autorización de Vigencias Futuras, apropiaciones necesarias para utilizar los recursos. Para lo anterior, las Entidades e Instituciones de Sector Defensa a través de la Jefatura Logística en las Fuerzas Militares y el Director Administrativo y Financiero para la Policía Nacional deben expedir certificaciones sobre el valor disponible y la destinación, indicando objeto y rubro presupuestal. Estas certificaciones son dirigidas a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa, dependencia que consolida la información y efectúa las coordinaciones con la Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa, para que sean apropiados los recursos sin situación de fondos por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Con lo anterior se enfatiza el hecho de que no se deben utilizar los sobrantes depositados en las Holding Account, sin contar con la disponibilidad presupuestal, ya que de no ser aprobadas las apropiaciones sin situación de fondos, es necesario efectuar el reintegro a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. Una vez ubicadas las apropiaciones presupuestales sin situación de fondos, cada Unidad Ejecutora debe cumplir todo el procedimiento que se describe en la Directiva para el trámite de las LOA’s o Enmiendas a suscribir con recursos del Presupuesto Nacional, previa verificación de eventuales desfinanciamientos, que deberán ser cubiertos con estas autorizaciones. Cabe resaltar que para concluir la cadena presupuestal, se debe efectuar la obligación y orden de pago sin situación de fondos y finalizar su respectivo pago por el módulo CUN, es decir, no se debe afectar la obligación y orden de pago con valor líquido cero. Lo anterior, en razón a que las divisas se encuentran en el Departamento de Defensa de los Estados Unidos, por lo tanto, no se efectúa giro ni compra de divisas.

9. Ingreso de bienes a los almacenes. Los bienes adquiridos a través del USSAP deben ingresar en el almacén del Comando de la Fuerza o Unidad Ejecutora. El material debe ser recibido por el responsable de acuerdo con las condiciones pactadas en la LOA una vez se nacionalicen los bienes. Los documentos soportes de la entrada de almacén son los siguientes:


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• LOA • Declaración de importación • Formato DD1348 o DD1149 (factura)

La entrada en almacén se realiza por el valor establecido en la factura, a la tasa de cambio de nacionalización registrada en la declaración de importación, convirtiéndose éste en el costo histórico o de adquisición. Con el fin de incorporar en los estados financieros los gastos inherentes a la adquisición de bienes a través del Programa de Asistencia y Seguridad, las Entidades e Instituciones del sector Defensa utilizarán los reportes trimestrales (DD 645) emitidos por el Gobierno de EE.UU., tomando los valores agregados en cada LOA. Los principales conceptos utilizados en la columna Cost Description de dicho formato se agrupan así15: CÓDIGO DESCRIPCIÓN CLASIFICACIÓN CUENTA CONTABLE

L6A Administrative Costs Gastos Administrativos 511111/521109 Comisiones y servicios

L1A Inland Transport Conus

Transporte 511123/521121 Comunicaciones y Transporte

L1B Ocean Transportation

L1C Air Transportation

L2A Pack Crate & Handle

Empaque, embalaje y manejo 511123/521121 Comunicaciones y Transporte

L2B Conus Port Handling

L2C Overseas Port Handling

10. Registros Contables.

1. Registros contables ejecución cadena presupuestal pago LOAS.

• Causación de la Obligación con marca de anticipo.

En la etapa de la obligación, el Sistema SIIF Nación genera el siguiente registro contable automático:

CODIGO CONTABLE NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO

991590 Otras cuentas acreedoras de control XXX

939002 Anticipos y fondos en Administración XXX

15 En caso de requerir información sobre códigos adicionales, consultar en la Dirección de Proyectos Especiales.


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• Pago al proveedor




Registro automático con el giro de los Recursos por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional a la Unidad.


1420XX Avances y Anticipos Entregados XXX

4705XX Fondos Recibidos XXX

• Constitución del Pago Anticipado Registro manual considerando que corresponde a un pago anticipado.


190514 Bienes y Servicios XXX


• Ajuste por diferencia en cambio.

Teniendo en cuenta, que el Ministerio de Defensa Nacional gira el pago anticipado en dólares a una cuenta de el Departamento de Defensa de los Estado Unidos, y se amortiza en la medida en que este entrega los bienes parcial o totalmente, es necesario actualizar mensualmente el saldo de la subcuenta de pagos anticipados a la tasa representativa del mercado del último día hábil, hasta el momento en que se liquide definitivamente el contrato, conforme a lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública.


190514 Bienes y Servicios XXX XXX

480613 Adquisición de bienes y servicios en el exterior XXX*

580313 Adquisición de bienes y servicios en el exterior XXX*

*Previa disminución del ingreso o gasto por el mismo concepto, si existiere.


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• Amortización del pago anticipado por recibo de bienes o servicios.


1635XX Bienes muebles en bodega XXX


2. Registro de los gastos inherentes a la adquisición de bienes a través del Programa de Asistencia y

Seguridad.

Soportado en la información contenida en el formato (DD 645) emitidos por el Gobierno de EE.UU, trimestralmente se incorpora en los estados financieros los gastos inherentes a la adquisición de bienes a través del Programa de Asistencia y Seguridad a la tasa representativa del mercado del último día hábil del mes al que corresponda el formato, las Entidades e Instituciones del sector Defensa utilizarán los reportes trimestrales, tomando los valores agregados en cada LOA.


511111/521109 Comisiones, honorarios y servicios XXX

511123/521121 Comunicaciones y transporte XXX


3. Liquidación del Contrato o LOA.

• Registro de Holding Account. Teniendo en cuenta, que en el momento de liquidar el contrato o la LOA, se determinan sobrantes en la cuenta de pago anticipado (Holding Account), estos se deben trasladar a la subcuenta 111001 Depósitos en el exterior soportados en el acta de conciliación, a través del siguiente registro manual.


111011 Depósitos en el Exterior XXX


• Registro de gastos inherentes a la adquisición de bienes a través del Programa de Asistencia y

Seguridad. Considerando, que en el momento de liquidar el contrato o la LOA, se conocen los gastos definitivos, se debe efectuar la verificación de los gastos causados trimestralmente soportados en el formato DD645, y realizar los ajustes por el mayor o menor valor causado, a través del siguiente registro manual.


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Cuando la diferencia en los gastos sea por un mayor valor:


511111/521109 Comisiones, honorarios y servicios XXX

511123/521121 Comunicaciones y transporte XXX


Cuando la diferencia en los gastos sea por un menor valor:



481008 Recuperaciones XXX

4. Registros contables Ejecución de Holding Account (Cadena Presupuestal Sin Situación de Fondos). Para ejecutar los recursos de la Cuenta Holding Account, es necesario que la Unidad Ejecutora, o su equivalente, solicite la respectiva adición presupuestal SSF y realice la ejecución de la cadena presupuestal SSF.

• Causación de la Obligación. En la etapa de la obligación, el sistema SIIF generará el siguiente registro contable automático dependiendo de las siguientes situaciones: 1. Si ya se recibieron los bienes (Cadena presupuestal sin marca de anticipo):


1635XX Bienes muebles en bodega XXX


2. Como pago anticipado (Cadena presupuestal con marca de anticipo):





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• Pago al proveedor.

En el momento del pago, el sistema SIIF Nación genera el siguiente registro contable automático: Cadena presupuestal sin marca de anticipo


240101XXX Bienes y Servicios XXX

111005XXX Cuenta Corriente XXX Cadena presupuestal con marca de anticipo.






111005050 Fondos no girados por DTN XXX

• Constitución del Pago Anticipado. Considerando que corresponde a un “pago anticipado”, se debe efectuar el siguiente registro manual.




• Reclasificación de las Cuentas de Bancos.

Por tratarse de recursos que se encuentran en el exterior en la cuenta 111011 Depósitos en el Exterior es necesario efectuar el siguiente registro manual:


111005050 Fondos no girados por DTN XXX

111011 Depósitos en el Exterior XXX


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• Ajuste por Diferencia en Cambio. (Registro manual).

Mensualmente conforme a lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública debe actualizarse el saldo de la cuenta Depósitos en el Exterior a la tasa representativa del mercado del último día hábil.


111011 Depósitos en el Exterior XXX XXX

480601 Efectivo XXX*

580301 Efectivo XXX*

*Previa disminución del ingreso o gasto por el mismo concepto, si existiere.

NOTA: Es preciso indicar que para mantener actualizada la información y reflejar en los Estados Financieros cifras acorde con la realidad, se requiere ejercer un control estricto y conciliar permanentemente las partidas con los funcionarios encargados de la ejecución de esta clase de contratos.

11. Importación y Nacionalización de bienes. Es importante señalar que, a la fecha, las adquisiciones a través del USSAP se encuentran exentas de gravamen arancelario, de acuerdo con el artículo 4 de la Ley 24 de 1959: "Los capitales, maquinarias y en general los demás elementos que se importen al país en desarrollo de los contratos o acuerdos a que se refiere la presente Ley, quedarán exentos de toda clase de impuestos, tasas, contribuciones o gravámenes”.

De igual manera, en el concepto No. 076506 del 23 de agosto de 2001 emitido por la División Normativa y

Doctrina de la Oficina Jurídica de la DIAN, establece que: "de los textos transcritos se concluye que siempre que se trate de mercancías importadas en virtud de un Convenio Internacional, están excluidos de tributos aduaneros". Lo cual se complementa en el antepenúltimo párrafo del concepto que dice "En consecuencia, si el material que constantemente llega a Colombia con destino al Ministerio de Defensa, obedece al Convenio Internacional o a cualquiera otro cuya vigencia no haya extinguido, goza de exención de tributos aduaneros”.

En el cuerpo de la Declaración de Importación se debe dejar constancia que dicha importación está exenta del pago de tributos aduaneros, en virtud del Convenio General para ayuda Económica, Técnica y afín entre el Gobierno de Colombia y el Gobierno de los EE.UU. de América. Los documentos para nacionalizar el material serán los mismos solicitados en el articulo 112 del Decreto 2685 de 1999. Teniendo en cuenta que las LOAs se pactan con precios estimados, éste hecho se debe dejar en claro, así como cuando hay despachos parciales de material adquirido.

12. Reporte de Discrepancia. En caso de que la Entidad e Institución del Sector Defensa no esté satisfecha con el transporte, la cantidad o calidad del material recibido o el estado financiero de la adquisición, la Oficina contraparte elaborará un Reporte de Discrepancia con el fin de que el Gobierno de EE.UU. aclare y corrija las inconsistencias que se señalen. Este reporte será enviado a la Oficina de Asistencia y Seguridad con copia a la Dirección de Proyectos Especiales.

La Oficina Contraparte y el Enlace USSAP respectivo, realizarán seguimiento a este reporte hasta su

conclusión.


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13. Monitoreo de Uso Final. En cada LOA suscrita a través del USSAP, las Entidades e Instituciones del Sector

Defensa se comprometen a dar uso específico a todos los artículos, entrenamiento, bienes o servicios únicamente para el propósito para el cual fueron adquiridos. Para tal efecto, las Direcciones Técnicas llevarán el control físico y financiero sobre los materiales adquiridos, desde la elaboración del estudio previo hasta el cierre del caso.

El Monitoreo de Uso Final (End Use Monitoring - EUM), incluye todas las acciones para prevenir el mal uso o

la transferencia irregular de bienes o servicios y permite hacer un seguimiento de los mismos, desde el momento de su transferencia, hasta su destrucción o salida de inventario.

El Grupo Militar de EE.UU. realizará visitas periódicas a las Entidades e Instituciones del Sector Defensa,

para verificar el desarrollo efectivo del Monitoreo de Uso Final. Para tal efecto, cada Entidad e Institución designará al interior de su organización la(s) Oficina(s) responsable(s) de elaborar, mantener actualizada y entregar al Grupo Militar de EE.UU. toda la información relacionada con la descripción, cantidad, estado, ubicación, programa de adquisición, fecha de entrega, etc. de los bienes adquiridos a través del USSAP que se encuentren en su inventario o que hayan sido destruidos mediante procesos debidamente documentados.

14. Programa de Desmilitarización/Destrucción. Al término de la vida útil de todos los bienes adquiridos bajo el USSAP o bajo compra comercial directa (DCS), las Entidades e Instituciones del Sector Defensa deben adelantar los procedimientos establecidos por el Gobierno de EE.UU.- Departamento de Defensa-, para dar de baja a esos bienes clasificados como de “uso devolutivo” (Disposal Program). Este proceso de “dar de baja” consiste en la reutilización, transferencia, donación, venta, destrucción u otra forma de disposición de la propiedad del Gobierno Estadounidense. Los equipos con características tácticas militares deben ser sometidos a un proceso de “desmilitarización” para darlos de baja, consistente en la destrucción de las características ofensivas o defensivas propias de determinada clase de equipos o material. Lo anterior, con el fin de evitar que posteriormente puedan ser utilizados para fines contrarios a los establecidos en los acuerdos y políticas de los Programas de Asistencia y Seguridad. La Oficina de Asistencia y Seguridad, o su equivalente, asesorará a las Entidades e Instituciones del Sector Defensa en el proceso de Desmilitarización/Destrucción de todos los bienes adquiridos al Gobierno de EE.UU. Para mayor detalle ver el “Manual Abreviado para Usuarios del Sistema FMS en Colombia” elaborado por el Grupo Militar de los EE.UU. el 28 de diciembre de 2004, el DoD 4160.21-M. Defense Materiel Disposition Manual y DoD 4160.21-M-1 Defense Demilitarization Manual.

VI. INSTRUCCIONES GENERALES.

Las diferentes dependencias comprometidas en la ejecución de la presente Directiva tendrán a su cargo las siguientes actividades:

a. Mantener todos los registros y archivos relacionados con el uso y cualquier destinación de los recursos a través del Sistema USSAP.


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Directiva 13 de 2009 PDF - mindefensa€¦ · 12. Resolución Ministerial vigente por la cual se...

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