Directiva de Combustibles 2010

“DECENIO DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD EN EL PERU”“AÑO DE LA CONSOLIDACIÓN ECONÓMICA Y SOCIAL DEL PERÚ”

DIRECTIVA N° -2010/GRP-GRPPyAT-SGRDI

“PROCEDIMIENTOS PARA RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO, DISTRIBUCIÓN Y CONTROL DEL COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES EN LAS DEPENDENCIAS DEL

PLIEGO 457: GOBIERNO REGIONAL PIURA

I. OBJETIVO

Determinar procedimientos para la adquisición, recepción, almacenamiento, custodia, distribución, uso y control del combustible y lubricantes en las dependencias del Pliego 457: Gobierno Regional Piura, para fines operativos, con cargo a proyectos de inversión, inclusive para atender situaciones de emergencia y/o desabastecimiento inminente.

Objetivos Específicos:1.1 Optimizar la mejor aplicación de los procedimientos de adquisición, recepción, almacenamiento,

custodia, distribución, uso y control de combustibles, lubricantes y carburantes.1.2 Atención oportuna y eficaz en el abastecimiento de combustibles y lubricantes en función a los

calendarios de compromisos mensuales aprobados, inclusive en situaciones de emergencia, desabastecimiento inminente, de conformidad a la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento, sus modificatorias y ampliatorias.

1.3 Fortalecer el sistema de control del gasto en el consumo de combustibles y lubricantes.1.4 Establecer responsabilidades en el uso de los vehículos y en la participación de las actividades de

adquisición, recepción, almacenamiento, custodia, distribución, uso y control de combustibles, lubricantes y carburantes.

1.5 Contribuir a la mejor aplicación de las medidas de ecoeficiencia, racionalidad y austeridad en el gasto y uso de combustibles, lubricantes y carburantes.

1.6 Promover mejoras en la administración e infraestructura del CESEMyLS, conforme a la normatividad legal vigente.

II. FINALIDAD

Establecer procedimientos técnico – administrativos y políticas internas que optimicen el funcionamiento de los procedimientos para la adquisición, recepción, almacenamiento, custodia, distribución, uso y control del combustible, lubricantes y carburantes con cargo a proyectos de inversión, en situaciones normales y/o en los casos de emergencia, desabastecimiento, en el marco de la Ley N° 1017, Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento D.S.N° 184-2008-EF, sus modificatorias Decreto Supremo Nº 021-2009-EF y normas complementarias.

III. BASE LEGAL

Ley N° 27867 - Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y su modificatoria Ley N° 27902 y 28013. Ley N° 27783 – Ley de Bases de la Descentralización y sus modificatorias. Decreto Legislativo N° 1017 - Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Decreto Supremo

N° 184-2008-EF, sus modificatorias Decreto Supremo Nº 021-2009-EF y normas complementarias. Ley N° 29151 – Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.

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Ley N° 29465, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2010. Decreto Supremo N° 022-2001/EF que aprueba el Reglamento General de Procedimientos. Ley N° 26221, Ley Orgánica de Hidrocarburos. Ley N° 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General y sus normas modificatorias. Ordenanza Regional N° 111-2006/ GRP-CR, del 10 de septiembre del 2006, que aprueba el

Reglamento de Organización y Funciones del Gobierno Regional Piura y su normas modificatorias. R.C. N° 320-2006-CG aprueba las Normas de Control Interno. Resolución Ejecutiva Regional N° 626-2008/GRP-PR, aprueba Directiva N° 015-2008/GRP-

GRPPyAT-SGRDI, “Normas para la Administración, Operación y Mantenimiento de la Maquinaria Pesada, Agrícola, Implementos y Equipos del Pliego 457 Gobierno Regional Piura”.

IV. ALCANCE

La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio para todas las Dependencias y/o Unidades Orgánicas del Pliego 457: Gobierno Regional Piura, conforme al Reglamento de Organización y Funciones respectivo.

V. VIGENCIA

Las disposiciones contenidas en la presente directiva entran en vigencia a partir del primer día hábil de su publicación en la página Web institucional del Gobierno Regional Piura, hasta que por disposición expresa de nuevas normas legales y de nivel superior la modifiquen.

VI. APROBACION

La presente Directiva será visada por el Centro de Servicio de Equipo Mecanizado y Laboratorio de Suelos, la Oficina de Abastecimiento, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial, Sub Gerencia Regional de Normas y Supervisión de la Gerencia Regional de Infraestructura, Sub Gerencia Regional de Desarrollo Institucional, Oficina Regional de Administración y Oficina Regional de Asesoría Jurídica. Asimismo, será aprobada mediante Resolución Ejecutiva Regional, previamente visada por Oficina Regional de Asesoría Jurídica, Oficina Regional de Administración, Gerencia Regional de Infraestructura, Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial, Gerencia General Regional y rubricada por Presidencia Regional.

VII. DISPOSICIONES GENERALES Glosario de Términos:GGR : Gerencia General RegionalGRPPAT : Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento TerritorialORAJ : Oficina Regional de Asesoría JurídicaORA : Oficina Regional de AdministraciónGRI : Gerencia Regional de InfraestructuraDGC : Dirección General de ConstrucciónDEP : Dirección de Estudios y ProyectosDO : Dirección de ObrasCESEMyLS : Centro de Servicio de Equipo Mecanizado y Laboratorio de SuelosSGRDI : Sub Gerencia Regional de Desarrollo InstitucionalOTI : Oficina de Tecnologías de la Información (Informática).OASAyCP : Oficina de Abastecimiento, Servicios Auxiliares y Control PatrimonialOSCE : Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado

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ROF : Reglamento de Organización y Funciones.Pliego 457 : Gobierno Regional PiuraCOREMUSA: Coordinadoras Regionales Multisectoriales de Salud

7.1 Definiciones :7.1.1 Combustible.- Producto derivado de hidrocarburos, petróleo y gas.7.1.2 Lubricantes.- Grasas y aceites lubricantes.7.1.3 Interceptor de Combustibles o Separador de Aguas Oleaginosas: Sistema de tanques

de concreto u otro material impermeable, con compartimentos que permitan separar los restos de aceite y combustible del agua residual de la estación de servicio.

7.1.4 Otros hidrocarburos: Se refiere a otros hidrocarburos tales como: gas licuado de petróleo, propano, butano, etano, metano, gas natural.

7.1.5 Plan de contingencia: Se refiere a un programa para desarrollar actividades tendientes a controlar una emergencia o desabastecimiento inminente, etc.

7.1.6 Situación de emergencia.- Se entiende como situación de emergencia aquella en la cual la Entidad y/o Dependencias del Pliego 457 tenga que actuar de manera inmediata a causa de acontecimientos catastróficos, de situaciones que supongan grave peligro, o que afecten la defensa y seguridad nacional, regional y/o local.

7.1.7 Situación de desabastecimiento.- Se considera desabastecimiento a aquella situación inminente, extraordinaria e imprevisible en la que la ausencia de bien, servicio u obra compromete en forma directa e inminente la continuidad de las funciones, servicios, actividades u operaciones que la Entidad, Dependencia y/o Unidad Orgánica tiene a su cargo.

7.1.8 Almacenamiento.- Es el acopio del combustible, tanto con fines operativos como de reserva (emergencias, desabastecimiento inminente, etc).

7.1.9 Conducción.- Es el traslado de los combustibles y lubricantes, realizado a alta o media presión, entre centros abastecedores, servicentro, almacenamiento, distribución y consumo.

7.1.10 Adquisición, Recepción, Almacenamiento.- Es el acopio del combustible desde el autoservicio autorizado por ORA y/u OASAyCP o quien haga sus veces a las instalaciones receptoras del CESEMyLS o quien haga sus veces, tanto con fines operativos como de reserva y/o emergencia.

7.1.11 Custodia.- Vigilar, guardar con cuidado. El responsable de la dirección de Operaciones, o quien hace sus veces vigila, guarda tendrá bajo su custodia los depósitos de combustible.

7.1.12 Distribución.- Repartir el combustible a los usuarios responsables de las unidades vehiculares livianas o pesadas, etc, a través del centro de abastecimiento de combustible de CESEMyLS o el autoservicio autorizado por OASAyCP, hasta las instalaciones receptoras de los usuarios.

7.1.13 Dispensador.- Surtidor con bomba sumergible remota o con bomba de succión.7.1.14 Surtidor: Conjunto de bomba, contador de caudal, manguera de aprovisionamiento y

demás accesorios necesarios para suplir combustibles al vehículo automotor.7.1.15 Instalación receptora.- Es el conjunto de elementos que conducen el combustible desde la

llave general que se encuentra al final de la acometida o desde los recipientes de gases licuados, hasta los aparatos de utilización.

7.1.16 Suministro.- Es la entrega del combustible o lubricante al CESEMyLS, o quien haga sus veces (instalaciones receptoras).

7.1.17 Tanque: Recipiente con propiedades y características adecuadas para almacenar combustibles, construido e instalado de conformidad con los respectivos reglamentos técnicos.

7.1.18 Trampa de grasa: Ver interceptor de combustible, de acuerdo a normatividad.3


7.1.19 Transportista: Aquella persona física o jurídica que posea un cisterna al cual se le ha otorgado una autorización de operación por parte de la autoridad administrativa competente, para que, a nombre y por cuenta de un tercero, brinde el servicio de transporte de los combustibles derivados de los hidrocarburos, petróleo, asfaltos, gas y naftas, ya sea por vía terrestre, ferroviaria, marítima o fluvial.

7.1.20 Tubería de extracción: Tubería por donde sale el combustible del tanque, sea por sistema de bomba de succión o bomba sumergible.

7.1.21 Vehículo automotor: Vehículo de transporte terrestre de propulsión propia sobre dos o más ruedas y que no transita sobre rieles.

7.1.22 Vida útil operativa: Período de vida operativa de la estación de servicio y del cisterna típico definido en el modelo de costos utilizado para la fijación de márgenes.

7.1.23 Usuario.- Es la persona física o jurídica que mediante contrato o convenio utiliza el combustible para determinado consumo. Asimismo, todas las dependencias y/o unidades orgánicas del Pliego 457.

7.1.24 Lineamientos.- Disposiciones normativas de carácter general que establecen las características para la realización de determinadas actividades en Combustibles y Lubricantes.

7.1.25 Procedimiento.- Medio o instrumento de información en el que se consigna en forma metódica los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una entidad, dependencia, unidad orgánica y/o unidad administrativa, se describen además los diferentes puestos o unidades administrativas que intervienen y se precisa su responsabilidad y participación.

7.1.26 Programa.- Son planes institucionales genéricos y/o específicos en los que se fijan los objetivos y la secuencia de actividades y ante todo el tiempo requerido para su ejecución y evaluación.

7.1.27 Servidor Público.- Funcionarios/as, empleados/as y en general a toda persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en la Administración Pública Regional.

7.1.28 Vehículo para servicio de funcionario.- Aquellos vehículos que se asignan a mandos superiores de acuerdo al nivel jerárquico y que formen parte de la estructura del Gobierno Regional Piura.

7.1.29 Vehículo de trabajo para la operación.- Aquellos vehículos que se destinan a nivel de la Sede Regional y dependencias del Pliego 457 en los Centros de Trabajo para el apoyo de funciones sustantivas al desarrollo regional, como son: proyectos de inversión pública, de servicios generales y apoyo administrativo, seguridad física y de las instalaciones, almacenamiento, transporte, distribución y custodia de combustible.

7.1.30 Vehículo de trabajo para servicios generales y apoyo administrativo.- Aquellos vehículos que se destinen tanto a nivel de Sede Regional, como de las dependencias del Pliego 457, para desarrollar las actividades que demanden los centros de trabajo en materia de servicios generales, como labores de mensajería y paquetería local, así como gestiones ante diferentes instituciones estatales, municipales, proveedores, clientes y privadas relacionados con la gestión institucional en el Gobierno Regional Piura.

7.1.31 Vehículo de transporte de personal.- Aquellos vehículos que se destinen tanto a nivel de la Sede regional como, para desarrollar las actividades que demanden los centros de trabajo en materia de transporte de personal.

7.1.32 Unidad Administrativa.- Es el área que en su marco funcional específico, está facultada para administrar los recursos humanos, materiales, presupuestales y tecnológicos que conduzcan al cumplimiento de objetivos y metas establecidas en los programas del Gobierno Regional Piura.

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7.1.33 Evaluación de Impacto Ambiental: Es un proceso de análisis comparativo, científico-técnico, biótico y abiótico, social, legal, de costos ambientales e interdisciplinario, de los efectos que un proyecto, obra o actividad, de desarrollo, de infraestructura comercial o de servicios, puedan producir en su interrelación con el ambiente, así como la propuesta de un programa de gestión ambiental que incluya las medidas y acciones para prevenir, corregir o minimizar y compensar tales efectos.

7.2 Del Combustible y Lubricantes :Procedimiento: Adquisición, Control y Despacho de CombustiblesResponsable: CESEMyLS y OASAyCP ó quienes hagan sus vecesObjetivo: Describir los pasos para adquisición, control y distribución del Combustible y LubricantesPolíticas de Operaciones: Toda adquisición de combustible, lubricantes y otros se ejecutará con estricto cumplimiento de la

Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento, ampliatorias y/o modificatorias, previa programación y/o consideración en el Plan Operativo Institucional del año fiscal vigente.

Se asignará una cuota quincenal fija de combustible a cada vehículo (pesado o liviano) ó máquina, en base a la necesidad real de cada uno por día y por kilómetro y tomando como referencia su historial de consumo. El CESEMyLS en coordinación con la ORA y OASAyCP, o quienes hagan sus veces aprueban la asignación de la cuota fija de combustible.

El responsable de OASAyCP, o quien haga sus veces, bajo responsabilidad verifica que cada solicitud de reposición de combustible deberá estar avalada por los documentos que amparan su solicitud, así como los documentos de las entregas hechas.

CESEMyLS, o quien haga sus veces mantendrá actualizada la Ficha del Historial de cada vehículo (pesado, liviano ó máquina agrícola, etc), la información que contenga dicha Ficha será registrada al día siguiente en el Kardex virtual, para ello con el asesoramiento de la OTI, o quien haga sus veces.

La recepción de los combustibles y lubricantes será hecha por dos (2) personas en conjunto, cada una con una llave diferente, pudiendo ser uno por parte de CESEMyCP, otro por OASAyCP, cada uno implementa su archivo y control permanente.

Se considerará como cantidad de combustible recibida, la cantidad que indique la barra medidora del depósito.

OASAyCP en coordinación con el CESEMyLS, bajo responsabilidad implementan un Kardex virtual (versión electrónica) para cada vehículo, además la Ficha con su historial (versión física), en los cuales se contará con información de la numeración de las llantas, baterías, repuestos con fecha de su instalación, además de los lubricantes y combustibles consumidos.

Las zonas verdes de la Estación de Servicios del CESEMyLS, o sus similares deberán mantenerse libres de toda clase de desperdicio y residuos de combustibles, aceites o grasa.

Están prohibidos los paraderos ó lugares de espera de personal o carga en los frentes y zonas adyacentes hasta una distancia mínima de 10 m del límite de la propiedad del grifo de abastecimiento del CESEMyLS, o su similar.

Los residuos de aceite que procedieran de vaciados de carters, deberán ser almacenados en cilindros cerrados.

Se prohíbe estrictamente el uso de gasolina para fines de limpieza y su almacenamiento en recipientes abiertos.

Cuando se esté recibiendo combustible en los tanques de almacenamiento, debe verificarse que no haya escape de vapor por las conexiones de medición o de descarga. Antes de recibir combustible deberá medirse el contenido de los tanques para controlar si tienen capacidad suficiente, a fin de evitar reboses y derrames al desconectar la manguera de recepción.

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Los demás aspectos relativos a instalaciones sanitarias y de seguridad industrial no previstos en esta Directiva, en casos especiales, serán resueltos de acuerdo a las Normas de Construcción del Ministerio de Salud (Áreas de Salud) y a las Normas sobre Seguridad Industrial de la Dirección Nacional de Industrias del Ministerio de Industria, Turismo, Integración y Negociaciones Comerciales Internacionales.

Procedimiento:a) Encargado de las acciones de Logística en OASAyCP ó quién haga sus veces :

1. Detecta necesidad de reposición en coordinación con CESEMyLS.2. Llena Formato “Solicitud Material Gastable y Equipos” (elaborado por OASAyCP –

CESEMyLS) en original y tres (3) copias que envía al encargado de Abastecimientos anexando los documentos que avalen la reposición.

b) Encargado de las acciones de Abastecimiento en OASAyCP ó quien haga sus veces:3. Ver procedimiento Orden de Compras de acuerdo a Ley de Contrataciones del Estado, su

Reglamento y sus modificatorias, así como Directivas de uso interno vigentes.4. Elabora “Orden de Compras” y envía copia al Encargado de la Logística

c) Encargado de las acciones de CESEMyCP, OASAyCP (Logística) y el Supervisor asignado, ó quienes hagan sus veces:5. Reciben combustible y verifican cantidad y especificaciones con la “Orden de Compras”. 6. Verifican que el precinto de seguridad no esté violado.7. Verifican el medidor del camión con la barra medidora del depósito para verificar que

coincidan.7.1 Si no coinciden se considerará la cantidad que indica la Barra medidora del depósito.

8. Realizan los despachos del día.9. Hacen cuadre diario con los tickets de despacho.

Aquí me quedo:d) De los encargados de evitar la contaminación del combustible:

El CESEMyLS, o quien haga sus veces deberán adoptar rigurosas normas para lograr combustibles libres de impurezas, este cuidado se mantiene desde la adquisición, transporte, almacenamiento y atención, minimizando las posibles contaminaciones.

Las impurezas, aparecen a raíz de una mala recepción, un incorrecto almacenamiento o un manejo inadecuado en la obra y/o en el campo. Dentro de estas impurezas las partículas de tierra fina (arcillas) y el agua son las más peligrosas. Las primeras debido a que pueden no ser retenidas por los filtros de combustible.

El agua se incorpora de dos formas que denominaremos externa e interna. La externa penetra directamente en el recipiente o tanque por filtraciones o acumulación del agua de lluvia sobre las bocas de carga. Durante los períodos de calor particularmente si los recipientes están sometidos durante varias horas al sol, el aire interno se dilata y sale del recipiente, al bajar la temperatura se contrae incorporando el aire externo junto con el agua que se acumuló arriba. Esto puede ocurrir aún estando bien colocada la tapa correspondiente. Esta forma de contaminación para el caso de los tambores puede ser sencillamente evitada inclinando levemente el recipiente y ubicando las tapas fuera de la zona de acumulación del agua.

La contaminación interna se produce al condensarse la humedad del aire que se encuentra dentro de los tanques de almacenamiento al enfriarse durante la noche. Este fenómeno ocurre en todos los recipientes incluyendo los tanques de almacenamiento de las máquinas y tractores. Tanto en estos tanques como en los tambores podemos evitar o minimizar esta

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condensación llenándolos antes de la noche y protegiéndolos, evitando que estén sometidos a fuertes cambios de temperatura. Esto último también es válido para los grandes depósitos.

La tierra y partículas muy finas "tipo arcillas" provienen del polvo que flota en el ambiente y queda pegado a las superficies de embudos, mangueras, recipientes y extremos de los caños de carga y descarga. Dado que el gas-oil por ser aceitoso seca lentamente durante largos períodos estos objetos permanecen con una película adherente que retiene estas partículas. Otras fuentes de contaminación lo constituyen los tanques destapados, los caños chupadores de las bombas manuales que se dejan expuestos al aire y las mangueras.

Esta contaminación puede atenuarse eliminando el uso de recipientes intermediarios embudos etc., y colocando en el extremo de las mangueras de carga tapones que impidan la adherencia del polvo a las paredes internas.

e) De los encargados del manejo del combustible:1. Una vez recibido el combustible se lo debe dejar reposar por un período no menor a cinco

días de forma tal que las impurezas que vengan en el mismo y las propias del tanque puedan asentarse.Mensualmente se abrirá el grifo de purga para eliminar el agua y las partículas sedimentadas. El mismo procedimiento debe repetirse antes del llenado con nuevo combustible. Para facilitar las operaciones 1 y 3 es preferible contar con un tanque de recibo y otro de almacenamiento definitivo.

2. Los períodos de almacenamiento estarán limitados en invierno y zonas de clima frío por los problemas de parafina. Si en la zona no existen problemas de este tipo, el gasoil mantiene su calidad hasta seis meses sin problemas.

3. Los tanques de combustible de tractores y máquinas deben ser llenados totalmente al terminar la jornada si no se trabaja de noche para evitar la condensación del agua dentro de los mismos (ocasionada por las bajas temperaturas nocturnas).

4. Se realizará el correcto mantenimiento del circuito de combustible de los motores, (revisión de trampas de agua y recambio de filtros) respetando las instrucciones dadas por el fabricante.

5. El control del volumen del combustible empleado por los equipos en las distintas labores y tareas del CESEMyLS, o donde se haga sus veces, es de fundamental importancia a fin de obtener las eficiencias con las cuales se esta trabajando y lograr así un adecuado análisis que permita optimizar el uso de un recurso tan vital como es el gasoil. Para lograr estos objetivos se debe contar con medidores de expendio. Se llevará un registro de entradas salida y existencia de combustible. Cada vehículo ó máquina tendrá su planilla correspondiente donde se anotarán las horas tipo de labor y consumo.

6. Los grandes volúmenes de los tanques de combustible en tractores y máquinas de gran potencia (300 a 400 litros) hacen dificultosa la carga manual generándose importantes pérdidas de tiempo en detrimento de la eficiencia de uso de estos equipos de gran costo. Por este motivo se hace necesario el manejo del combustible con bombas mecánicas provistas de filtros de calidad.

7. En el caso del empleo de biodiesel en forma pura se deberá tener en cuenta que este producto provoca la remoción de impurezas y suciedades en conductos y tanques por lo tanto es aconsejable una limpieza total antes de comenzar su uso.

8. CESEMyLS, o quien haga sus veces, deberán aprobar un Instructivo que considere el especial cuidado que se debe tener en el manejo y almacenamiento de combustible en cuanto a perdidas y derrames que puedan afectar el agua y el suelo así como todos los recaudos para asegurar en todo momento la seguridad del personal.

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9. De los Envases: El almacenamiento de combustibles se efectuará en tambores o en estanques. Para estos efectos, se entenderá por tambores a aquellos envases cuya capacidad está comprendida entre 20 y 21º dm3 (litros), y por estanques a los envases de capacidades superiores. Los tambores deberán ser herméticos y resistentes a presiones y golpes.

10. De la Rotulación: En todo envase se deberá identificar claramente el combustible que contiene. Esta identificación deberá ser visible a lo menos a 3 metros para el caso de tambores y a 15 metros cuando se trate de estanques. Esta identificación podrá consistir en letreros o códigos de colores aceptados por la normatividad vigente. En el caso de estanques subterráneos la identificación deberá colocarse en la conexión de llenado.

11. Locales: El local donde se almacenan los tambores deberá ser de material incombustible, y no deben existir fuentes de ignición tales como estufas, cocinas, elementos productores de chispas o fuegos abiertos. La superficie de ventilación deberá ser igual o superior a un 0,33% de la superficie del piso. La instalación eléctrica deberá estar en buenas condiciones de uso. Estará, además, prohibido fumar, cuando se trate de combustibles y lubricantes la instalación eléctrica deberá ser a prueba de explosión.

12. Recintos: En caso que los tambores estén ubicados al aire libre, se considerará un área de seguridad de 2 metros alrededor de los envases, donde se prohibirá la existencia de fuegos abiertos y fumar.

13. Tanto en el Servicentro de CESEMyLS, para los locales que hagan sus veces, como para los recintos, deberá además considerarse lo siguiente:a) Se tomarán las precauciones necesarias para evitar los derrames de combustible. En

todo caso, debe disponerse de bandejas, o pretiles, o arena o drenajes adecuados para absorber los eventuales derrames; estos drenajes no desembocarán en desagües de aguas lluvias, alcantarillado ni lugares en que puedan provocar contaminaciones. Se recomienda controlar periódicamente la hermeticidad de los tambores y válvulas de servicio.

b) Para los almacenamientos mayores de 210 dm3 (litros) se deberá contar con, a lo menos, un extintor de polvo químico seco con un contenido mínimo de 10 Kg. O bien un extintor de anhídrido carbónico con un contenido mínimo de 5 Kg., ambos en condiciones de operar. Para aquellos almacenamientos de capacidad inferior, se exigirá extintores solamente cuando el volumen almacenado de combustibles Clase I exceda de 50 dm3. Los extintores deberán revisarse a lo menos cada seis meses.

c) Se contemplarán letreros de advertencias tales como: “INFLAMABLE - NO FUMAR NI ENCENDER FUEGO”, visibles a lo menos a 3 metros de distancia.

i) mmj) mm

k) mm

Recomendaciones para el combustible en las máquinas agrícolas:El CESEMyLS, Dirección Regional de Agricultura, o quienes hagan sus veces: Todo tanque deberá poseer una pendiente del 10 % hacia la boca de carga. En el extremo

inferior se ubicará el drenaje utilizando para desagotar el agua y los sedimentos acumulados.

En el otro extremo se emplazará el tubo chupador que deberá estar fijo al tanque y asegurado de manera tal que no vibre actuando como removedor del combustible poniendo en suspensión las partículas decantadas. Para evitar la formación de turbulencias en el

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fondo del tanque se obstruirá el extremo del tubo chupador efectuándole orificios laterales a 20 o 30 cm del mismo. Igual propósito puede lograrse acodando el caño hacia arriba.

El tanque debe contar con una boca de inspección y un tubo de respiración con válvula o eje acodado hacia abajo y una altura no menor a los 2,5 metros para evitar la entrada de polvo. El tubo de respiración debe estar provisto de una malla tejida que actuará como arresta llama.

Es aconsejable completar la instalación con bombas de movimiento de combustible provistas de filtros y debe tenerse la precaución de utilizar mangueras no atacables por el combustible.

A los fines prácticos se toma como norma recomendable los siguientes tiempos orientadores de reposo:

CONTAMINANTE TIEMPO DE REPOSO

Arena gruesa 24 horas

Agua 48 horas

Arcilla 6 días

Téngase presente que la construcción, seguridad, almacenamiento de combustibles, etc.

están regidas por la Ley N° 26221, Ley Orgánica de Hidrocarburos, su Reglamento y demás normas complementarias, así como el Art. 76° que establece que la comercialización de productos derivados de los hidrocarburos, se regirá por las normas que apruebe el Ministerio de Energía y Minas.

Las entradas, salidas y playa de maniobras de las Estaciones de Servicio y Servicentro (Grifos) deben ser conservadas limpias, libres de obstáculos y tendrán indicados el sentido del tránsito con flechas pintadas claramente visibles.

Los sardineles de protección en los ingresos y salidas deberán destacarse con pintura de fácil visibilidad, identificándose como zona rígida con los colores establecidos por las normas de tránsito.

Por ningún motivo debe usarse gasolina para limpieza dentro de las fosas de lubricación.

Por ningún motivo se usarán llamas abiertas para verificar el nivel de agua que tiene el radiador, ya que éste puede contener alcohol.

Todo el personal que labora en las Estaciones de Servicios o Servicentro de Combustibles (Grifos) del CESEMyLS o similares en las dependencias del Pliego 457, deben estar entrenados en el uso de extinguidores y en prácticas contra incendio.

La responsabilidad del cumplimiento de las condiciones de seguridad es del Director Ejecutivo del CESEMyLS, o quien haga sus veces, debiendo cumplir con las reglamentaciones establecidas. Así mismo mientras los establecimientos se encuentren abiertos al público, por lo menos un jefe de playa, entrenado en operaciones y seguridad debe permanecer en él y hacer cumplir las normas del presente Reglamento.

Toda instalación de Servicentro de combustibles, deberá contar con la asesoría de un experto en prevención de riesgo, el que asesorará en todos los aspectos relacionados con la seguridad de ellas, pudiendo exceptuarse de este

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requerimiento siempre que la empresa que le provee el combustible les preste este servicio a través de sus propios expertos en seguridad o por asesoría externa.

De los vehículos tanque de campaña: Esta es una de las formas mas usuales de transporte de volúmenes importantes de combustible a los lotes donde se encuentran trabajando maquinaria agrícola, tractores y cosechadoras, otros. Las recomendaciones generales sobre los cuidados son validas para este tipo de almacenaje. Un aspecto simple para no olvidar es el batido que se realiza durante el traslado por el campo de los carros por lo tanto es deseable darle un nuevo tiempo de asentamiento en el lugar de empleo, no realizar movimientos innecesarios y extremar los cuidados en cuanto a la ubicación de la boca de extracción del combustible y la adecuada protección de las bocas de llenado, mangueras etc.

Del Servicentro de CESEMyLS, o los que hagan sus veces: El Servicentro de CESEMyLS, o los servicentro que hagan sus veces, son aquellos

establecimientos donde se encuentra almacenados los combustibles y abastecen a las unidades móviles (pesada o liviana) y máquinas agrícolas, otros de las dependencias y/o unidades orgánicas usuarias, en los cuales la operación de suministro de los combustibles no se efectúa por personal del establecimiento.

Requerimientos mínimos de funcionamiento.- Este tipo de establecimientos debe operar con a lo menos una persona la que deberá observar y controlar las normas de seguridad, siendo su responsabilidad, entre otras, controlar las fuentes de ignición, actuar en derrames y manejar extintores en caso necesario.

Señalización.- Deberá de disponerse próximo a las unidades de suministro de combustible, letreros con instrucciones de funcionamiento. Además de los letreros No fumar y Pare el motor.

Pistolas de suministro de combustible.- Estas serán del tipo de cierre automático sin traba de apertura.

Los surtidores estarán provistos de conexiones que permitan la descarga de la electricidad estática.

De las distancias de seguridad.- Los surtidores o tanques de combustibles de Estaciones de Servicio y/o Servicentro de Combustibles (Grifos) deben instalarse a distancias mayores a los veinte metros (20 m) de las líneas eléctricas aéreas. Estas líneas eléctricas aéreas deberán ser sustituidas por cables soterrados hasta una distancia no menor de 20 metros (20 m) de los límites del lindero (antes y después) de la Estación de Servicio o Servicentro de Combustibles (Grifos).

Los dispensadores deberán estar provistas de un dispositivo exterior que permita desconectarlos del sistema eléctrico en caso de fuego u otro accidente. Cuando el sistema opere por bombas de control remoto, cada conexión de surtidor debe disponer de una válvula de cierre automático en la tubería de combustible inmediata a la base del mismo, que funcione automáticamente al registrarse una temperatura de ochenta grados (80o) centígrados o cuando el surtidor reciba un golpe que pueda producir roturas de sus tuberías.

No será permitido fumar ni hacer fuego abierto en las Estaciones de Servicio y en los Grifos, se deberá colocar avisos visibles que indiquen esta prohibición. Los servicios de vulcanización se deberán ubicar a una distancia mínima de diez metros (10 m) de los tubos de ventilación, puntos de llenado y surtidores.

Mm MM

Recomendación 1:

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Para los procesos de Adquisición y Despacho de Combustible y de Repuestos, llantas (Gomas) y LubricantesProcedimiento: Adquisición, Control y Despacho de CombustibleResponsable: OASAyCP ó quién haga sus vecesObjetivo: Describir los pasos para adquirir, recepción y controlar los Combustibles

Políticas de Operaciones:a) Deberá realizarse un inventario real(levantamiento) de la cantidad de vehículos pesados y

livianos, sus condiciones físico – mecánicas, electro – hidráulicas, revisar su historial de consumo para proyectar las cantidades de combustible requerido.

b) Para las asignaciones de combustible de los vehículos livianos, que el responsable Administrativo y Activo Fijo (Control Patrimonial) hagan un levantamiento y verifiquen la cantidad que debe signarse previa autorización del Sindico.

c) Es conveniente disponer de dos vehículos a más (uno pesado y otro liviano) en buenas condiciones para tener la posibilidad de prestarlos cuando se reparan los que están en mal estado y/o para casos de emergencia, etc.

d) Establecer un sistema automatizado que permita llevar un control (por vehículo) de todo lo consumido en combustible, lubricantes y repuestos. La OTI y CESEMyLS o los que hagan sus veces implementarán un software que facilite el presente procedimiento.

e) Disponer esprines dentro del tubo por el que se suministra combustible.f) Que se marquen con “lápiz de diamante” los repuestos cambiados.g) Que las averías sean consignadas por el chofer en la tarjeta de combustible lo que permitirá

medir el grado de eficiencia en las reparaciones.h) Disponer de una caja chica para las compras y reparaciones menores. Botar la pieza averiada

en tanque con tapa y llave para que la sustitución sea real.i) Cada vehículo debe tener una ficha con su historial y en esa ficha se indique la numeración de

cada llanta (goma) y batería asignadas e historial de lubricantes y combustibles consumidos.j) El responsable de CESEMyLS ó quien haga sus veces, mantendrá un control automatizado por

vehículo, indicando el consumo de combustibles y lubricantes, incluyendo el kilometraje del vehículo, para evaluar la reposición de los mismos.

Recomendación 2:Para los procesos de recepción, uso y control del combustible adquirido con cargo a proyectos de inversión y/o casos de emergencia:Procedimiento: Adquisición, Control y Despacho de CombustibleResponsable: OASAyCP ó quién haga sus vecesObjetivo: Describir los pasos para adquirir, recepción y controlar los Combustibles

Políticas de Operaciones:a) Las Dependencias y/o Unidades Orgánicas usuarias del Pliego 457 desarrollan proyectos de

inversión pública que involucren procesos de planeamiento, programación, ejecución, operación y mantenimiento de obras, a través de los cuales procederán a la adquisición de combustible: Petróleo Diesel 2 Petróleo Diesel Bio 2 Gasolina de 84 y 94 octanos Gas – OH Lubricantes, carburantes y otros

b) Los titulares y/o responsables de las dependencias y/o Unidades Orgánicas del Pliego 457, accederán a la adquisición de combustibles y lubricantes a través del correspondiente Proceso

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de Selección, sujeto a la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento, modificatorias y demás normas complementarias, buscando reducir costos, plazos, seguridad y calidad de las adquisiciones con cargo a gasto corriente o de inversión.

c) Toda adquisición de Combustibles se sujeta estrictamente a la aprobación del correspondiente Expediente Técnico, Ficha Técnica (aprobado por el Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado – OSCE), tener certificación presupuestal, destino, uso y rendimiento por maquinaria pesada según naturaleza de la actividad u Obra. Los casos de emergencia y otros se ejecutarán conforme a la Ley de Contrataciones del Estado, su reglamento, modificatorias y ampliatorias.

d) Será aplicable a los convenios que se celebren entre entidades públicas que se encuentren enmarcadas la ejecución de actividades, que se realizarán por a modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa (Administración Directa), donde se precisa la capacidad operativa de la cual dispone la entidad receptora y ejecutora a fin de asegurar el cumplimiento de las metas previstas, asignando la inspección o supervisión del mismo, de acuerdo a la normatividad institucional vigente.

e) La Dirección General de Construcción a través de la Dirección de Obras de la GRI, o los que hagan sus veces definen y aprueban el Cronograma de Ejecución o Avance de Obra, el cual deberá considerar necesariamente el período que corresponda al Cronograma de Utilización de Equipos y Maquinaria.

f) Para fines de la gestión pública y control gubernamental, no está permitido regularización alguna respecto a oportuno cumplimiento de los requisitos enunciados en los numerales subsiguientes, salvo por hechos fortuitos o de fuerza mayor o de emergencia.

Recomendación 3:Para los procesos de adquisición, recepción y custodia del combustible ó lubricante:Procedimiento: Recepción y Custodia de CombustibleResponsable: OASAyCP ó quién haga sus vecesObjetivo: Describir los pasos para adquirir, recepción y controlar los Combustibles y Lubricantes

Políticas de Operaciones:a) La OASAyCP es responsable del proceso de adquisición de combustibles y lubricantes en el

marco de la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y demás normas complementarias.

b) El CESEMySL o quien haga sus veces, son responsables de la recepción y custodia del combustible y lubricantes, para lo cual tomarán las previsiones necesarias y las medidas de seguridad y protección del medio ambiente.

c) Los responsables de la recepción y custodia del combustible o lubricante, verifican la conformidad de la guía de remisión y otras acciones inherentes que se deriven, implementan y registran en un KARDEX todo requerimiento de combustible y lubricante según PECOSA, detallando el destino, cantidad, tipo de combustible o lubricante, precio y demás detalle.

d) El CESEMySL o quien haga sus veces comunican a los entes ejecutores de la recepción y custodia del combustible o lubricante a fin de iniciar la etapa de ejecución del mismo.

e) El CESEMyLS o los que hagan sus veces, son responsables de la recepción, almacenamiento, distribución, el uso, control y racionalización de combustibles y lubricantes, asignado a los vehículos o maquinarias.

f) Las Dependencias y/o Unidades Orgánicas usuarias del Pliego 457, principalmente los de línea y los ejecutores de proyectos de inversión, deben elaborar sus requerimientos (programación) de combustible, los cuales se sujetarán estrictamente a los presupuestos analíticos aprobados con atención a las metas programadas, siendo responsables de su presentación oportuna ante las instancias pertinentes.

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g) Las dependencias del Pliego 457 Gobierno Regional Piura se abastecen de la empresa comercializadora de combustibles de alta calidad y al mejor precio del mercado. Los combustibles serán constantemente probados por el área de Laboratorio de Suelos del CESEMyLS, asegurando de esta manera que nuestras unidades vehiculares reciben un producto probado. El mantenimiento de los tanques de almacenamiento de combustible en nuestras estaciones de servicio es constante y esta monitoreado electrónicamente de manera que cualquier presencia extraña de agua ó humedad en el combustible genera una alarma inmediata. Nuestra custodia del combustible es completa desde los terminales de combustible hasta dichas unidades vehiculares, el combustible jamás deberá estar en manos de terceros.

h) Los requerimientos de movilidad, combustibles y lubricantes que tienen que ver directamente con el avance de las metas de estudios u obras de proyectos de inversión se harán en base a una programación elaborada por los interesados y remitida con anticipación de siete (07) días al CESEMyLS con el visto bueno de la Dirección de Estudios y Proyectos de la GRI, según corresponda, debiendo elaborarse y remitirse, un reporte mensual de las autorizaciones otorgadas y acumuladas en el mes, a la Dirección General de Construcciones, quien a su vez las reporta ante la GRI para el control respectivo.

Recomendación 4:Para los procesos de distribución o retiro del Combustible ó Lubricante:Procedimiento: Distribución o retiro de Combustible o lubricanteResponsable: CESEMyLS ó quién haga sus vecesObjetivo: Describir los pasos para distribución o retiro de los Combustibles y/o Lubricantes

Políticas de Operaciones:a) Las Dependencias y/o Unidades Orgánicas del Pliego 457 usuarias o responsables para la

ejecución de las actividades programadas en el Expediente Técnico designarán a un responsable, pudiendo ser el Inspector o Supervisor quien conjuntamente con el responsable de CESEMyLS o Unidades Ejecutoras, verifican el tipo de maquinaria pesada a fin de que el otorgamiento de la dotación de combustible o lubricante sea acorde a las exigencias de la naturaleza de los trabajos debidamente aprobados.

b) El Inspector o Supervisor o el responsable del retiro y control del combustible o lubricante deberá elaborar un informe técnico sustentable de su programación de acuerdo al calendario de avance de la actividad u obra. En forma simultánea elabora un Informe y PECOSA describiendo la cantidad, destino, orden de compra, Stock de almacén y otros detalles que sean necesarios.

c) Dicho Informe será derivado a la Dirección de Obras de la DGC o quien haga sus veces para su visación y trámite correspondiente ante la GRI.

d) Una vez evaluada, visada y con el sustento debido la GRI ó quien haga sus veces deriva la documentación correspondiente al CESEMyLS o quien haga sus veces para su atención oportuna.

e) CESEMyLS o quien haga sus veces llevan un control de salida diario del combustible a fin de determinar el saldo disponible en el día y reportando la rendición de buen uso del combustible o lubricante.

Recomendación 5:Procedimiento: Despacho de Combustible o lubricanteResponsable: CESEMyLS ó quién haga sus vecesObjetivo: Describir los pasos para Certificación de Maquinaria Operativa

Políticas de Operaciones:

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a) Certificación de maquinaria operativa: Con carácter de declaración jurada emitida por el responsable de la Oficina Regional de Administración o quien haga sus veces, certificará que el Equipo Mecánico de la entidad ejecutora o encargada de la ejecución, es la que evaluará e identificará los equipos y maquinarias disponibles, las mismas que deben estar en estado operativo, acorde a lo previsto en el Expediente Técnico, efectuando la cuantificación inicial del aporte en horas máquina.En caso de maquinaria propia o alquilada, se llevará un historial - control sobre su rendimiento conforme a lo establecido en el Expediente Técnico, en caso contrario se dispondrá su cambio de equipo o será afectada con una penalidad, la cual estará determinada en su contrato.

b) Despacho de Combustible o Lubricante: Esta etapa se iniciará con la verificación de la maquinaria para determinar que: - Esta sea la

descriptiva en Expediente Técnico, - que tenga autorización de salida, - que tenga el operador y auxiliar designados, - Que tenga desplazamiento propio o si es necesario de un tráiler de cama baja.

El despachador elabora un Vale de consumo emitido por la entidad que custodia el depósito, en orden correlativa y dos copias, de las cuales una entrega al operador y otra a la entidad que dispone la entrega.

Todos los Vales deben estar debidamente firmados por ambas partes: despachador y Operador, con sus nombres completos, su Documento Nacional de Identidad - DNI. Igualmente deben consignar la placa de la unidad, cantidad de combustible recibido, tipo de combustible (Ver Modelo de Vale de atención).

Recomendación 6:Procedimiento: Control Previo Concurrente (Rendición de Cuentas)Responsables: CESEMyLS, ORA, GRI ó quiénes hagan sus vecesObjetivo: Describir los pasos para el Control Previo Concurrente

Políticas de Operaciones:a) Por parte de CESEMyLS o quien haga sus veces:

En forma semanal (Lunes a Sábado) a más tardar el primer día hábil d la semana siguiente, los encargados del Despacho, deberán preparar y sustentar un informe de preliquidación de las entregas versus la compra o depósito en los tanques de almacenamiento.

Dicho informe será alcanzado a la Dirección de Obras de la DGC – GRI, o quien haga sus veces en las dependencias y/o unidades ejecutoras del Pliego 457.

Comunicará el saldo disponible del combustible existente en los tanques de almacenamiento, en forma oportuna.

b) Dirección de Obras de la DGC – GRI ó los que hagan sus veces Toda obra o actividad que se ejecute bajo la modalidad de administración directa o Convenio

deberá contar con un Inspector, Residente o Supervisor, ingeniero o arquitecto colegiado y habilitado, sea de planta o contratado por diversas modalidades, así como tener especialización acorde al tipo de obra a ejecutarse y contar con la experiencia necesaria atendiendo a la complejidad de la misma.

El Residente de Obra asume la responsabilidad técnica de dirigir y controlar la obra, por lo que prestará sus servicios en ésta, no pudiendo desempeñarse simultáneamente en obra distinta.

El Residente de Obra será propuesto por el responsable de la Entidad, Dependencia o quien haga sus veces según sus instrumentos de gestión interna, y será designado mediante documento autoritativo por el titular de la Entidad, Dependencia ó quien tiene la facultad delegada. La Dirección de Obras de la DGC –GRI, o quien haga sus veces mantendrá

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coordinación permanente con el Ingeniero Residente, quien iniciará sus funciones por lo menos 15 días antes del inicio de obra, a fin de efectuar la compatibilidad del Expediente Técnico con el terreno.

Las funciones y responsabilidades del Residente de Obra están definidas, tratándose del personal de planta, en los instrumentos de gestión interna de la respectiva Entidad o Dependencia, a las que se integran las funciones que se señalan en el presente numeral; tratándose de profesionales contratados, las funciones se establecerán en el respectivo contrato de servicios, de manera tal que el Residente de Obra, en general se encarga de lo siguiente:- Es el responsable del cumplimiento de metas, especificaciones técnicas y plazos

establecidos en el expediente técnico y por las actividades necesarias para ejecutar la obra.- Requerir el abastecimiento de materiales, combustibles o lubricantes y equipos en forma

oportuna, e acuerdo al Cronograma de Adquisición de Materiales e Insumos; y a los requerimientos de los trabajos, según corresponda. Da la conformidad y recepción de los servicios, materiales y combustibles, lubricantes e insumos.

- Dar conformidad mediante informes técnicos, a los servicios contratados cuando estos hayan sido debidamente autorizados.

- Registrar en el Cuaderno de Obra (debidamente legalizado) las incidencias de importancia para la obra (Consultas, propuestas, incidentes, avances físicos/financieros, entregas de combustible, lubricante, etc); en el caso de la utilización de materiales, mano de obra y equipos mecánicos, el registro debe ser diario.

- Anotar en el Cuaderno de Obra las causales de generación de modificaciones al expediente técnico (plazo y presupuesto).

El Residente de Obr a es responsable técnico – administrativo de la obra y en particular del uso de los recursos ingresados a la misma, esto es, mano de obra, maquinarias, equipos, materiales, combustibles, entre otros, los cuales no deberán ser destinados a fin distinto. El Residente de Obra implementará los mecanismos de control más idóneos y convenientes para comprobar la situación, estado y uso de los bienes que estén sujetos a su responsabilidad, como partes diarios, sean de movimiento y/o de rendimiento, dejando constancia de ello en el Cuaderno de Obra así como en los informes que debe presentar.

El Residente de Obra presentará semanalmente ante la Entidad o Dependencia, a más tardar a los dos (2) días de la semana siguiente, a través del responsable de la Dirección de Obras de la DGC – GRI o quien haga sus veces, un informe sobre actividades y avances de obra, en el cual se indique toda la información relevante relacionada con la ejecución de la obra y a la determinación de sus costos, tales como: valorización del avance físico de obra, ejecución del avance financiero, movimientos de almacén de campo, movimientos de maquinaria y equipos, movimientos de materiales e insumos, pruebas técnicas de calidad y funcionamiento, relación de problemas, incidencias, consultas, control del combustible o lubricante y absolución de consultas, registros fotográficos, copia de los asientos de cuaderno de obra por el período correspondiente, entre otros.

c) Sobre el Inspector o Supervisor de Obra: Toda obra contará con una supervisión permanente, función que será desarrollada por

profesionales con las mismas calificaciones exigidas para el Ingeniero Residente, sea éste de planta o contratado con cargo al proyecto. El ingeniero Inspector o Ingeniero Supervisor de obra asume la responsabilidad técnica de supervisar y fiscalizar la ejecución de la obra. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto en la Ley de Presupuesto del Sector Público del Año Fiscal vigente.

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El Titular de la Entidad o a quien haya delegado tal función, designa a la/el profesional responsable de la Supervisión de Obra mediante documento autoritativo, a propuesta de la Unidad Ejecutora de dicha entidad o Dependencia, previo al inicio de la obra; el nivel de coordinación con las unidades técnicas y de supervisión serán permanentes, debiendo la administración proveerlos de las facilidades que requieran para cumplir su labor.

Validar los registros del cuaderno de obra sobre las incidencias de importancia para la obra (consultas, propuestas, incidentes, avances físicos/financieros, utilización de materiales, combustibles, lubricantes, mano de obra y equipos).

Validar las anotaciones realizadas por el ingeniero residente, en el Cuaderno de Obra, sobre causales de generación de modificaciones al expediente técnico (plazo y presupuesto).

Al formar parte del equipo técnico de la entidad, también deberá contribuir en la eficiencia de la producción de la obra.

Confirmar la fecha de término de obra. Dar conformidad al expediente técnico de post construcción y a la pre liquidación.

La supervisión en un plazo de tres (3) días debe revisar y dar conformidad al informe mensual del Residente de Obra, sin perjuicio de presentar mensualmente su propio informe con la misma extensión temática que el presentado por este último, incorporando cualquier otro aspecto que sea relevante para fines del proceso de control

d) Sobre el Cuaderno de Obra: Toda obra contará con un Cuaderno de Obra legalizado por Notario Público o Juez de Paz,

foliado y sellado por la Dirección de Obras de la DGC – GRI, o quien haga sus vece, en el cual debe anotarse y registrarse, bajo responsabilidad del Residente de Obra y del Inspector, o del Supervisor según sea el caso, todas las ocurrencias o incidencias relacionadas a la obra, en particular, calidad y plazos, esto es, lo relacionado a las distintas partidas en ejecución en los frentes de trabajo, la fecha de inicio y término de los trabajos, consultas, órdenes, resultado de las pruebas de control de calidad, diariamente lo relacionado a la presencia del personal por categoría, controles de ingreso y disponibilidad de los materiales e insumos, controles sobre permanencia y uso de los equipos y maquinarias, con expresa indicación de las horas de uso de éstos últimos, entre otros.

El Cuaderno de Obra debe extenderse en original y tres copias. Las copias se desglosan progresivamente para acompañar los informes mensuales que presentaran el Residente de Obra y el Inspector o el Supervisor, según sea el caso.El responsable de la Dirección de Obras de la DGC – GRI, o el que haga sus veces, según los instrumentos de gestión interna de la entidad ó dependencia debe disponer el archivo de los informes anteriormente indicados, y de sus adjuntos, bajo responsabilidad.

El Residente de Obra es responsable del Cuaderno de Obra y de su permanencia en el lugar de obras, el mismo que estará a disposición del Inspector o del Supervisor, según corresponda.El Residente de Obra descarga dicha responsabilidad sólo en la oportunidad en que lo entrega a la Comisión de Recepción y Liquidación de la Obra.

En dicho Cuaderno de Obra , el Residente y Supervisor, deberán registrar el consumo de combustible o lubricantes de cada máquina, su rendimiento, saldo de combustible no utilizado, horas de máquinas trabajadas, horas de máquinas paralizadas, otras anotaciones relacionadas a máquina y uso de máquinas.

e) Control de Equipo Mecánico:El Control de Equipo Mecánico asignado se llevará a cabo considerando los siguientes ASPECTOS:

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Relación de Equipo Mecánico indicando el horómetro/odómetro desde el inicio de su operación hasta el final de la obra o término de su participación, así como el estado situacional real de cada una de las unidades.

Reporte individual de gastos de operación, mantenimiento y reparación de las unidades de equipo mecánico.

Documentos relacionados a la supervisión del equipo mecánico Relación de reparaciones de envergadura, donde se indicará la unidad, fecha de reparación,

horómetro /odómetro, descripción de la reparación, el costo que demanda la misma. Relación de compras y repuestos de alto consumo: llantas (gomas), cuchillas, cantoneras,

filtros etc., donde se indicará: la Unidad, registro, horómetro/odómetro, fecha de adquisición, descripción del bien adquirido, numero de factura y su costo.

Corresponde que los Partes Diarios de equipos propios o alquilados complementariamente y el Reporte Diario, el Consumo de Combustible o lubricantes de cada unidad, serán suscritos por el Capataz del frente de trabajo, el Operador de la maquinaria, el Residente, Inspector o Supervisor; y mensualmente el Responsable de la Dirección de Obras de la DGC – GRI, o quien haga sus veces aprobará la valorización de los equipos y consumo de combustible o lubricantes.

Recomendación 7:Procedimiento: Liquidación de Compra de CombustibleResponsables: Dirección de Obras de la DGC – GRI, CESEMyLS y ORA a través de OASAyCP ó

quiénes hagan sus vecesObjetivo: Describir los pasos para el Control Previo Concurrente

Políticas de Operaciones:Para fines del Control de la Ejecución Presupuestaria Directa de Obras Públicas (Administración Directa), la Dirección de Obras de la DGC – GRI, o quien haga sus veces, coordinará con el encargado de Almacén Central y el encargado de OASAyCP, o con quienes hagan sus veces, para proceder a Liquidar la Orden de Compra y Pecosa, con los informe de CESEMyLS, Residente, Inspector o Supervisor de Obra o del Convenio, adjuntado todos los vales de consumo de combustible o lubricantes debidamente cancelados.

Con dicha acción, OASAyCP ó quien haga sus veces, podrá solicitar a la Oficina Regional de Administración o quien haga sus veces la cancelación al proveedor de su Orden de Compra.

Recomendación 8:Procedimiento: De la atención de los Convenios de Combustible y lubricantesResponsables: Dirección de Obras de la DGC – GRI, CESEMyLS y ORA a través de OASAyCP

ó los que hagan sus vecesObjetivo: Describir los pasos para el Control Previo Concurrente

Políticas de Operaciones: En caso de Convenios, el combustible o lubricantes, será retirado por el Titular de la Entidad o su

representante debidamente autorizado en forma expresa con firma y sello correspondiente. La recepción, uso y control de combustible otorgada vía Convenio, será bajo control del Residente

de Obra de la Entidad ó Dependencia más la presencia del Inspector o Supervisor, de acuerdo a sus funciones establecidas en la Directiva de Obras de la DGC - GRI o Actividades por la modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa (Administración Directa).

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La Gerencia Regional de Infraestructura, la Dirección General de Construcción (DGC), la Dirección de Obras, o quienes hagan sus veces en las Entidades, Dependencias del Pliego 457 que programen la ejecución de Obras Públicas por Administración Directa implementarán las medidas correspondientes en concordancia de la Resolución de Contraloría N° 195-88-88-CG del 18 de julio de 1988.

Consignar el número y nombre del convenio aprobado. Especificar el número de galones de combustible aprobados.

.

Recomendación 9:Procedimiento : De las Operaciones de Emergencia, Desabastecimiento, etc.Responsables : CESEMyLS, Sub Gerencia Regional de Defensa Civil, OASAyCP, y

Dirección de Obras de la DGC – GRI, ó los que hagan sus vecesObjetivo : Describir los pasos para el Control Previo Concurrente

Políticas de Operaciones:1) Los interesados o personal responsable toman conocimiento de una situación de emergencia

derivada de acontecimientos catastróficos, de situaciones que supongan grave peligro o que afecten la defensa y seguridad regional; y/o puede ser el caso, se presente:

2) Una situación de desabastecimiento debidamente comprobada que afecte o impida a la Entidad o Dependencia del Pliego 457 cumplir con sus actividades u operaciones, al márgen de las responsabilidades de los funcionarios o servidores, cuya conducta hubiera originado el desabastecimiento, están determinadas y se implementarán en el marco de la Ley N° 1017, Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento D.S.N° 184-2008-EF, sus modificatorias y complementarias, entre otros, el Artículo 127°, 128° y 129°.

3) Toda contratación realizada para enfrentar una situación de emergencia deberá regularizarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes de efectuada la entrega del bien o la primera entrega en el caso de suministros, o del inicio de la prestación del servicio o del inicio de la ejecución de la obra, incluyendo el proceso en el Plan Anual de Contrataciones de la Entidad o Dependencia, publicando la resolución o acuerdo correspondientes y los informes técnico y legal sustentatorios en el SEACE, debiendo remitir dicha información a la Contraloría General de la República, así como emitiendo los demás documentos contractuales que correspondan según el estado de ejecución de las prestaciones.

4) El CESEMyLS o quien haga sus veces, es responsable del almacenamiento, custodia, distribución, control y racionalización del combustible y lubricantes, inclusive en los casos de emergencia y/o desabastecimiento.

5) Para la atención de una situación de emergencia y/o desabastecimiento, la Entidad y/o la Dependencia del Pliego 457 están exoneradas de la tramitación del expediente administrativo y podrán ordenar la ejecución de lo estrictamente necesario para remediar el evento producido y satisfacer la necesidad sobrevenida, sin sujetarse a los requisitos formales del Decreto Legislativo 1017, su Reglamento y demás normas complementarias.

6) La situación de desabastecimiento inminente está configurada en los casos señalados en el artículo 22° de la Ley N° 1017. La necesidad de los bienes, servicios u obras debe ser actual e imprescindible para atender los requerimientos inmediatos, no pudiéndose invocar la existencia de una situación de desabastecimiento inminente en las contrataciones indicadas en el Art. 129°, literales a), b), c) y d). del D.S.N° 184-2008-EF.

7) Toda situación de desabastecimiento generada por dolo o culpa inexcusable del funcionario o servidor de la Entidad o Dependencia constituye agravante de

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responsabilidad, para lo cual el Titular de la Entidad o Dependencia o funcionario al que se le haya delegado la facultad, bajo responsabilidad, deberá disponer el inicio de las acciones que correspondan de acuerdo al Art. 46° del DL. N° 1017.

8) El Titular de la Entidad o Dependencia podrá delegar, mediante resolución, la autoridad que el DL.N° 1017 le otorga. No pueden ser objeto de delegación, la aprobación de exoneraciones, la declaración de nulidad de oficio y las autorizaciones de prestaciones adicionales de obra y otros supuestos que se establezcan en el Reglamento.

9) Toda resolución o acuerdo que apruebe la exoneración del proceso de selección requiere obligatoriamente de uno (1) o más informes previos, que contengan la justificación técnica y legal de la procedencia y necesidad de la exoneración, la responsabilidad de la emisión de dichos informes recae en la GRI, DGC, DO, ORA y ORAJ, o quienes hagan sus veces.

10) Las resoluciones o acuerdos que aprueben las exoneraciones y los informes que los sustentan, salvo la causal prevista en el inciso d) del artículo 20° de la Ley, serán publicadas a través del SEACE dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su emisión o adopción, según corresponda. En el mismo plazo, la referida información deberá ser comunicada a la Contraloría General de la República, con copia a los Órganos de Control Institucional de las Entidades que cuenten con dicho Órgano.

11) Aquí me quedo Y EL ART. 134° DEL REGLAMENTO DE LA LEY 1017 12) El Supervisor del Equipo de Emergencia debe realizar avance tanto del uso del combustible

como de la meta física programada. En toda liquidación del uso de combustible por emergencia debe estar anexo el Cuadro detallado

conteniendo: número y nombre del convenio aprobado, número de galones de combustible aprobaos, control de retiro del combustible aprobado con el proveedor autorizado (cantidad y fechas).

Previo a la suscripción del contrato para la adquisición del combustible, el Comité de Adquisiciones debe solicitar y comprobar la existencia de las garantías del proveedor.

El Supervisor verificará que por cada proyecto de emergencia con atención de combustible debe contar con:- Garantías de fiel cumplimiento.- Disponibilidad de combustible en cantidad y calidad requerida.- Que los responsables del control de combustible verifiquen el uso real del mismo para lograr

el “Cronograma del Avance Físico esperado”.- Los beneficiarios deben mostrar la documentación al Equipo de emergencia en cualquier

momento del desarrollo de la actividad. Los responsables del combustible y lubricantes están impedidos de entregar combustible y

lubricantes sin la autorización correspondiente. Revisar antes y después de cada llenado de combustible, que los tanques de almacenamiento

estén en óptimas condiciones. Las y los usuarios del combustible y lubricantes están obligados a usar los vales correspondientes

debidamente autorizados. Las y/o los responsables del CESEMyLS, o quien haga sus veces, deberán contar siempre con

cierta cantidad mínima de combustible disponible única y exclusivamente para la atención de incidentes y/o emergencias que se presenten en el ámbito de la Región Piura, lo cual deberá ser gestionado y aprobado con la asignación presupuestaria para la adquisición del combustible y lubricantes no solo para el abastecimiento de rutina, sino también para atender de forma oportuna y eficaz los casos de emergencia y desabastecimiento que se presenten.

CESEMyLS o quien haga sus veces, deberá designar un titular y un suplente como responsables de la atención y/o entrega de combustible y lubricantes, inclusive para la atención en los casos de

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emergencia o desastres que pudiesen ocurrir en días y horas no laborables, recomendándose que dicho personal, bajo responsabilidad, comunicarán al responsable del personal de vigilancia, sus respectivos nombres y apellidos, dirección y/o teléfono donde pueden ser ubicados, inclusive días feriados y/o no laborables, en el caso de ocurrir una emergencia, desastre, etc.

El personal de vigilancia y/o seguridad anota en el Cuaderno de Ocurrencias y/o Reporte Diario la anotación de lo establecido en el inciso que antecede.

La Gerencia Regional de Infraestructura, la Dirección General de Construcción (DGC), la Dirección de Obras, o quienes hagan sus veces en las Entidades, Dependencias del Pliego 457 que programen la ejecución de Obras Públicas por Administración Directa implementarán las medidas correspondientes en concordancia de la Resolución de Contraloría N° 195-88-88-CG del 18 de julio de 1988.

7.3 De la Recepción del Combustible :

a) La movilidad y la respectiva solicitud de combustible serán requeridos mediante un formato de solicitud a ser llenado por el generador de la solicitud 24 horas anteriores a la fecha de la provisión de los mismos. Este formato de solicitud (Ver Anexo 01) deberá contar con las siguientes visaciones: Dirección de Estudios y Proyectos (DEP) y/o Dirección de Obras (DO) de la DGC – GRI, o quien haga sus veces.

b) El combustible para el caso de actividades de funcionamiento y/o alquiler de equipos, maquinarias livianas y pesadas, así como para proyectos de inversión será autorizado mediante formatos denominados “VALE DE COMBUSTIBLE” (Anexo 02) los cuales serán emitidos por el CESEMyLS o quien haga sus veces, en original y tres copias dentro de las 24 horas posteriores a la presentación del Formato de Solicitud, debidamente llenado y visado. Estos vales contaran con 02 firmas la del ingeniero residente y/o Dirección de Obras ó Dirección de Estudios y Proyectos (este ultimo en el caso de estudios de Preinversión) y la del jefe del CESEMyLS. En el caso de proyectos de inversión, deberá elaborarse un reporte mensual de las autorizaciones otorgadas y acumuladas en el mes por dicho concepto a la Dirección General de Construcción, quien a su vez reportará ante la Gerencia Regional de Infraestructura para el control respectivo. En el caso de actividades de funcionamiento estos vales contaran con la firma de la OASAyCP y la del Director Ejecutivo del CESEMyLS.

7.4 Del Almacenamiento de Combustible :

7.4.1 Para lograr un correcto empleo del combustible por parte de los responsables del CESEMyLS ó quiénes hagan sus veces:a) Una vez recibido el combustible se lo debe dejar reposar por un período no menor a cinco

días de forma tal que las impurezas que vengan en el mismo y las propias del tanque puedan asentarse.Mensualmente se abrirá el grifo de purga para eliminar el agua y las partículas sedimentadas. El mismo procedimiento debe repetirse antes del llenado con nuevo combustible. Para facilitar las operaciones es preferible contar con un tanque de recibo y otro de almacenamiento definitivo, recomendación que se deberá promover su efectividad en vía de implementación.

b) El control del volumen del combustible empleado por los equipos en las distintas labores y tareas del establecimiento es de fundamental importancia a fin de obtener las eficiencias con las cuales se esta trabajando y lograr así un adecuado análisis que permita optimizar el uso de un recurso tan vital como es el gasoil. Para lograr estos objetivos se debe contar con medidores de expendio.

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c) Se llevará un registro de entradas salida y existencia de combustible. Cada máquina abastecedora de combustible y/o lubricante tendrá su planilla correspondiente donde se anotarán las horas tipo de labor y consumo.

d) Se deberá considerar el especial cuidado que se debe tener en el manejo y almacenamiento de combustible en cuanto a perdidas y derrames que puedan afectar el agua potable y el suelo así como todos los recaudos para asegurar en todo momento la seguridad del personal y otros.

e) Las instalaciones de almacenamiento de combustible en depósitos fijos serán debidamente revisadas por parte del CESEMyLS o quien haga sus veces de acuerdo a normatividad técnica correspondiente.

f) Los responsables a cargo del almacenamiento, operación, transporte, carga y descarga del combustible, indicado en la presente directiva, bajo responsabilidad, debe dar cumplimiento a cada una de las disposiciones establecidas.

g) En las operaciones de carga y descarga de combustibles, el personal debe usar en todo momento los elementos de protección personal. Además de otros que correspondan según riesgos ambientales. El jefe a cargo del trabajo debe controlar el fiel cumplimiento del uso y cuidado de los elementos de protección personal.

h) Todas las instalaciones y equipos donde se transporta, almacena y maneja combustibles, deben estar eléctricamente conectados a tierra.

i) En todo lugar donde se trabaja con combustibles debe haber una guía de primeros auxilios, que instruya exactamente sobre las medidas a tomar para atender a personas accidentadas por los combustibles y lubricantes.

j) En la estación de combustibles y en los puntos de distribución deben existir duchas de emergencia y lavaojos, ubicándose en lugares de fácil y rápido acceso, bien señalizados. Ellas deben ser capaces de suministrar grandes cantidades de agua bajo presiones moderadas. Estos equipos de seguridad deben ser revisados y probados cada 15 días, por el Jefe de Operaciones del CESEMyLS o quien haga sus veces, responsable del área y registrar la inspección en un libro de actas destinado especialmente para ello.

7.4.2 Mmmm

7.3 Del requerimiento de combustible:a) Las Dependencias del Pliego 457, las Unidades Orgánicas, principalmente los de Línea y los

ejecutores de proyectos de inversión, deben elaborar sus requerimientos (programación) de combustible, los cuales se sujetarán estrictamente a los presupuestos analíticos aprobados con atención a las metas programadas, siendo responsables de su presentación oportuna ante las instancias pertinentes.

b) Los requerimientos de movilidad y de combustible que tienen que ver directamente con el avance de las metas de estudios u obras de proyectos de inversión se harán en base a una programación elaborada por los interesados y remitida con anticipación de siete (07) días al CESEMyLS o quien haga sus veces, con el visto bueno de la Dirección General de Construcción, Dirección de Estudios y Proyectos, Dirección de Obras, Dirección de Licitaciones, Contratos y Programación ó los que hagan sus veces, según corresponda el requerimiento de combustible, debiendo elaborarse y remitirse, un reporte mensual de las autorizaciones otorgadas y acumuladas en el mes a la Gerencia Regional de Infraestructura o quien haga sus veces para el monitoreo y control respectivo.

c) La movilidad y respectiva solicitud de combustible serán requeridos mediante un formato de solicitud a ser llenado por el generador de la solicitud 24 horas anteriores a la fecha de la provisión de los mismos. Este formato de solicitud (Ver Anexo 01) deberá contar con las siguientes visaciones: Dirección General de Construcción, Dirección de Estudios y Proyectos, Dirección de Obras, Dirección de Licitaciones, Contratos y Programación, según corresponda el requerimiento de combustible, o quien haga sus veces.

d) Las solicitudes de equipo mecánico en calidad de apoyo deben presentarse a trámite documentario con anticipación mínima de siete (07) días, a fin de estructurar la racionalidad

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de los apoyos y/o de los servicios a brindar. Se exceptúa los casos de prioridad y urgencia que se presenten de forma fortuita con la finalidad de disminuir la pérdida de horas máquina por gestión administrativa de los usuarios.

e) La distribución de copias de vales de combustible para el caso de proyectos de inversión, es como sigue: el original para el servicentro, una copia para el CESEMyLS ó quien haga sus veces, otra para el residente de la obra o para la Directora o Director de Estudios y Proyectos según corresponda y otra para la OASAyCP o quienes hagan sus veces.

f) Tanto el CESEMyLS, la Gerencia Regional de Infraestructura y la OSAyCP, o los que hagan sus veces, llevarán un registro consolidado mensual de combustible sobre la base de la información diaria de los vales, el cual será contrastado mensualmente entre las áreas anteriormente mencionadas y a través de reportes individualizados por área a ser remitidos a la Dirección General de Construcción y esta a su vez ante Gerencia Regional de Infraestructura o los que hagan sus veces, a mas tardar dentro de los cinco (5) días hábiles de concluido el mes respectivo. De existir diferencias entre los reportes, la Gerencia Regional de Infraestructura convocará a los representantes de dichas áreas para la evaluación correspondiente y emisión conjunta del informe de resultados de dicha evaluación, a ser elevada a la Gerencia General Regional dentro de los ocho (8) días hábiles de concluido el mes respectivo.

g) mm

7.4 De la Custodia del combustibleLa modernidad de la ciencia y la tecnología nos obliga a establecer procedimientos modernos acordes a la realidad de nuestras necesidades, por lo que, lo que a continuación de tallamos requiere de una gran inversión económica por parte de nuestras autoridades, para lo cual debemos elaborar los expedientes técnicos que conlleven a ser eficientes y oportunos en la atención del combustible y lubricantes, inclusive en situaciones de emergencia y/o desabastecimiento, por lo que en vía de implementación debemos aceptar el reto para que:a) CESEMyLS, OASAyCP y la OTI diseñarán software de posicionamiento y un Instructivo o

Plan de Custodia para el traslado de combustible desde las empresas comercializadora o abastecedora hacia el centro de abastecimiento de combustible y lubricantes del CESEMyLS, con el fin de intensificar los controles y evitar la pérdida del combustible y lubricantes, etc..

b) El Instructivo o Plan de Custodia de las unidades vehiculares del Pliego 457 se activarán como otra medida de seguridad y/o vigilancia. La medida de vigilancia se llevará a cabo desde el momento que los vehículos salgan desde la planta de llenado hasta que lleguen a las estaciones de servicio de la Entidad y/o Dependencia del Pliego 457.

c) CESEMyLS, OASAyCP y la Oficina de Tecnologías de la Información – OTI diseñarán una propuesta del Sistema de Posicionamiento Global (GPS), que será instalado en las unidades de transporte de combustible y/o aquellas unidades vehiculares que se abastecen del mismo y que salen de la Planta abastecedora de combustible hacia el fin de la comisión de trabajo por cumplir o hacia los depósitos del CESEMyLS, o quien haga sus veces.

d) CESEMyLS, OASAyCP y la Oficina de Tecnologías de la Información – OTI diseñarán una propuesta para la instalación del sistema satelital en los vehículos de transporte de combustible para hacer un seguimiento electrónico”.

e) Atribuyó. f) Por.

7.5 De la distribución de combustible:

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a) Para el caso de actividades de funcionamiento y/o alquiler de equipos, maquinarias livianas y pesadas, así como para proyectos de inversión será autorizado mediante formato denominado: “VALE DE COMBUSTIBLE” (Anexo 02).

b) El formato VALE DE COMBUSTIBLE Anexo 02, será elaborado y autorizado por OASAyCP, a ser emitido por el CESEMyLS o quien haga sus veces en original y tres copias dentro de las 24 horas posteriores a la presentación del Formato de Solicitud, debidamente llenado y visado. Estos vales contaran obligatoriamente con 02 firmas la del ingeniero residente y/o Director de Obras o del Director de Estudios y Proyectos (este ultimo en el caso de Estudios de Preinversión) y la del Director Ejecutivo del CESEMyLS.

c) En el caso de proyectos de inversión, deberá elaborarse un reporte mensual de las autorizaciones otorgadas y acumuladas en el mes por dicho concepto a la Gerencia Regional de Infraestructura para el control respectivo.

d) En el caso de actividades de funcionamiento estos vales contaran con la firma del Jefe de OASAyCP y el Director Ejecutivo del CESEMyLS.

e) La distribución de copias de vales de combustible para el caso de proyectos de inversión, es como sigue: el original para el Servicentro debidamente autorizado por OASAyCP, una copia para el CESEMyLS, otra para el residente de la obra o para el Director de Estudios y Proyectos según corresponda y otra para la OASAyCP.

7.6 Del Control de Combustible:a) Tanto el CESEMyLS, la GRI y la OASAyCP, o quien haga sus veces llevarán un

registro consolidado mensual de combustible sobre la base de la información diaria de los vales, el cual será contrastado mensualmente entre las áreas anteriormente mencionadas y a través de reportes individualizados por área a ser remitidos a la Gerencia Regional de Infraestructura a mas tardar dentro de los cinco (5) días hábiles de concluido el mes respectivo. De existir diferencias entre los reportes, la GRI convocará a los representantes de dichas áreas para la evaluación correspondiente y emisión conjunta del informe de resultados de dicha evaluación, a ser elevada a la Gerencia General Regional - GGR dentro de los ocho (8) días hábiles de concluido el mes respectivo.

b) El CESEMyLS, o quien haga sus veces realiza continuamente un estudio técnico, sobre el consumo promedio de combustible de cada vehículo y/o maquinaria del servicio cumplido, a fin de que se asigne la dotación de combustible correspondiente y tomando en cuanta la base de datos y diagrama vial regional, provincial o local, según corresponda.

c) El consumo promedio de combustible en los vehículos debe ser puesto en conocimiento de los ejecutores de proyectos para referencia en la programación a efectuarse. El CESEMyLS emitirá un informe técnico trimestral sobre la rentabilidad de cada maquinaria en función al registro de gasto de repuestos y servicios efectuados. Este informe será elevado a la Gerencia General Regional con el fin de proporcionar la fecha recomendable de suspensión de operatividad de la maquinaria en función al valor residual estimado a dicha fecha.

d) Los chóferes de vehículos y operadores de maquinaria del CESEMySL, o quien haga sus veces son responsables del combustible suministrado al vehículo y/o maquinaria que se les asignó, especialmente cuando por algún motivo no se hizo el trabajo

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encomendado o no se concluyó, debiendo en ambos casos hacer de conocimiento del CESEMyLS y la OASAyCP o quien para anularlo o considerarlo como a cuenta de la próxima provisión. Debiéndose informar a más tardar a las 24 horas de producido el hecho bajo responsabilidad.

e) El abastecimiento y emisión de vales de combustible para unidades vehiculares alquiladas tanto livianas como pesadas debe de realizarse con una copia del contratode Alquiler y la Orden de Alquiler de Servicios de los vehículos para el cESEMyLS o quien haga sus veces.

f) El horario para abastecimiento de combustible en los Grifos autorizados por OASAyCP será desde las 8:00 a.m. hasta las 4:00 p.m. para los vehículos del Pliego 457 Gobierno Regional Piura, así como los vehículos alquilados, en caso de presentarse alguna emergencia el abastecimiento de combustible en el Grifo se realizara con autorización del Jefe inmediato. Además considerar una persona para que se encargue de la supervisión en el momento del abastecimiento de las unidades vehiculares y/o depósitos para las Obras.

g) El CESEMySL o quien hagan sus veces, siendo el encargado de la administración del consumo de combustible desde su almacenamiento, custodia, distribución y control, esta autorizado para la supervisión del uso correcto de combustible en las Obras con acceso a la información y reportes de combustible con el almacén.

h) El CESEMySL o quien haga sus veces esta autorizado para realizar la supervisión In Situ donde se utilice dicho combustible para todos los equipos (propios y alquilados) que trabajen en las diferentes obras del ámbito del Pliego 457 Gobierno Regional Piura donde se encuentran laborando.

i) Para el control de consumo de combustible en los vehículos alquilados, es obligatorio que las camionetas se reporten en las afueras del Taller y entregar la lectura del hodómetro (kilometraje), antes y después de realizada la comisión de servicio, a la garita del CESEMyLS o quien haga sus veces, en forma diaria.

j) Es obligatorio que los chóferes y operadores de maquinaria, entreguen una copia de los partes diarios de trabajo, debiendo constar la lectura del hodómetro (kilometraje), al inicio y termino de la comisión de servicio, los partes, deben llevar la firma y sello del Ingeniero Residente o de su Asistente de este, los mismos, entregarán de forma semanal al CESEMyLS o quien haga sus veces.

k) En el caso de los vehículos alquilados, es necesario que cuenten con partes diarios, con las firmas de los Gerentes, Jefes de las Oficinas o responsable de la comisión en las cuales prestan el servicio y hacer la entrega de forma semanal al CESEMySL, igualmente constará el kilometraje que marque el hodómetro en la salida y llegada del vehículo en cada comisión de servicios.

l) El abastecimiento de combustible, será de acuerdo a lo autorizado en el Vale de Combustible. Para las unidades alquiladas será requisito indispensable presentar la Orden de Servicio de Alquiler correspondiente o documento similar que acredite.

m) La adquisición de bienes y servicios relacionados con la maquinaria del taller del CESEMySL, que son financiados por las obras del ámbito de competencia de la Gerencia Regional de Infraestructura, serán revisados, verificados y recepcionados en el almacén directamente por el Jefe de OASAyCP o encargado, o quien haga sus

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veces, luego serán administrados por esta oficina de acuerdo a los requerimientos, en el marco de la normatividad vigente y a lo normado en la presente Directiva.

7.7 De la Capacitación de los TrabajadoresLa seguridad en el manejo de combustibles se basa en gran medida en la efectividad de la educación de los trabajadores, en el entrenamiento correcto, en las prácticas seguras, en el uso del equipo de seguridad y en una supervisión eficaz.

Es responsabilidad del responsable a cargo del trabajo de transporte, almacenamiento o manejo del combustible informar de la totalidad de los riesgos que puede acarrear el aplicar incorrectamente estas normas en la utilización de combustibles.

Los trabajadores deben estar advertidos de evitar derrames y totalmente instruidos para tomar las acciones correctas en caso de que ello ocurra. Cada trabajador debe saber que hacer en caso de emergencia y debe estar totalmente informado de los procedimientos de primeros auxilios

VIII. DISPOSICIONES FINALES De la Supervisión y Control:8.1 Corresponde a la Dirección Ejecutiva de CESEMyLS y ORA a través de OASAyCP, o quienes hagan

sus veces, según su ámbito de competencia, definir los mecanismos de control interno relacionados con el consumo de combustibles y lubricantes, con los movimientos de alta, baja, traslado y traspaso de vehículos; así como los servicios en obras de proyectos de inversión. De igual manera, con la finalidad de mantener actualizados los datos y registros del consumo de combustible, lubricantes y del parque vehicular de la Entidad o Dependencia, anualmente realizan el inventario físico correspondiente, de lo cual elaboran el acta oficial y presentan el informe respectivo a ORA, quien a su vez lo remite a GGR. Finalmente, ORA o quienes hagan su veces, deberán remitir a la Superintendencia de Bienes Nacionales el inventario patrimonial de los bienes muebles de la entidad o dependencia.

8.2 OASAyCP vela por el mantenimiento conservación y seguridad de los bienes muebles e inmuebles y otros materiales del Pliego Gobierno Regional Piura, debiendo elaborar el Inventario patrimonial general de los bienes, sea cual fuere su origen y modalidad de adquisición; de igual procedimiento, a través de CESEMyLS, los combustibles, lubricantes y el parque vehicular.

8.3 Los registros y controles internos derivados de la administración de combustibles, lubricantes y vehicular que se establezcan en las dependencias del Pliego 457, deberán sistematizarse para favorecer la eficiencia administrativa, la confiabilidad de la información y la fácil disponibilidad de informes genéricos y específicos que se requieran para la toma de decisiones a nivel gerencial, así como facilitar las revisiones de auditoria programadas que tengan que ejecutar los órganos internos de control.

8.4 El CESEMyLS y ORA a través de OASAyCP, o quienes hagan sus veces, son responsables de la administración del combustible y lubricantes, deberán elaborar y mantener actualizados los procedimientos operativos relacionados con los servicios de transporte; el consumo de combustible y lubricantes; el mantenimiento automotriz; la dotación de neumáticos; la supervisión del mantenimiento; los pagos por derechos vehiculares y el control del parque vehicular. (altas, bajas, traslados, traspasos, robos, sustituciones, siniestros, etc.).

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8.5 Los procedimientos de altas, traslados, traspasos y bajas del parque vehicular del Gobierno Regional Piura, se ajustarán a los procedimientos de los formatos de activos fijos, de acuerdo a la normatividad vigente de bienes patrimoniales, en coordinación con OASAyCP.

8.6 La desincorporación y trámite de baja de vehículos, se sujetará a la normatividad vigente que regulan la enajenación onerosa de bienes muebles improductivos del Pliego 457 que regulan la desincorporación patrimonial por improductividad de los bienes muebles del Gobierno Regional.

8.7 La Dirección Ejecutiva del CESEMyLS, conjuntamente con la OASAyCP, o quien haga sus veces, llevan el registro sistematizado del consumo de combustibles, lubricantes y del total del parque vehicular a nivel Institucional, para efectos de informar, cuando lo requieran: el Consejo Regional, como ente fiscalizador, la GGR como responsable de la conducción estratégica de la Institución y la ORCI como instancia superior de control. Asimismo, para informar sobre esos registros en la Web institucional y a las dependencias gubernamentales y/o a particulares que lo soliciten, en el marco de la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

8.8 Para los fines correspondientes, la Dirección Ejecutiva del CESEMyLS, o quien haga sus veces, responsables del parque vehicular en el Gobierno Regional Piura deberán remitir de manera oficial y por vía magnética a la OASAyCP los registros del uso de combustibles y lubricantes, así como del total de sus vehículos, su clasificación; información que se deberá actualizar y enviar de manera semestral. OASAyCP a su vez elevará a la OTI lo pertinente.

8.9 La ORA, a través de OASAyCP, o quienes hagan sus veces deberá ejercer control previo de todas las operaciones que se realizan en su ámbito, dirigir y evaluar las acciones de abastecimiento, relacionadas con los procesos técnicos de adquisiciones de combustibles y lubricantes en sus diversas modalidades, de servicios generales, instalaciones y de control patrimonial y seguros.

8.10El Órgano Regional de Control Institucional – ORCI y los Órganos Internos de Control de las dependencias del Pliego 457, de acuerdo con sus atribuciones, efectuarán las revisiones y/o acciones de control para verificar y comprobar la adecuada aplicación de la presente Directiva.

8.11Las dependencias, unidades orgánicas y/o unidades administrativas del Pliego 457, tienen la obligación de informar de cualquier irregularidad cometida por los asignatarios o usuarios respecto del almacenamiento, distribución, uso de combustible, lubricantes, vehículos, etc. al ORCI del Pliego 457 y a los Órganos Internos de Control en las dependencias de su jurisdicción.

8.12 La Gerencia Regional de Desarrollo Económico a través de la Dirección Regional de Energía y Minas, en materia de Energía e Hidrocarburos, deberá evaluar y aprobar Estudios de Impacto Ambiental (EIA) que presente o requiera el CESEMyLS, o quienes hagan su veces en las dependencias del Pliego 457 para actividades de hidrocarburos (grifos, estaciones de servicios y gaseocentros y plantas envasadoras (GLP).

8.13 La GRI, el CESEMyLS y OASAyCP, o quienes hagan sus veces elaboran los respectivos informes técnicos sobre el expediente técnico, o los estudios de preinversión para la adquisición de combustibles y lubricantes, etc., para evaluación é informe técnico de la GRPPyAT a través de la Sub Gerencia Regional de Planeamiento, Programación e Inversión, quien recomienda y solicita la declaración de viabilidad y declara la viabilidad dentro de su competencia.

IX. RESPONSABILIDADES 9.1 Son responsables del cumplimiento de la presente directiva todas las dependencias del Pliego 457

Gobierno Regional Piura. La inobservancia de la presente directiva implica para su infractor, asumir las responsabilidades pertinentes frente al Órgano Regional de Control Institucional, conforme la legislación vigente.

9.2 La Dirección Ejecutiva del CESEMyLS y OASAyCP, o quien haga su veces, dictaminarán la procedencia o improcedencia de las solicitudes de combustible, lubricantes y/o autorización para la adquisición de vehículos de apoyo en sus ámbitos de competencia, con base a la estructura organizativa, funciones y operaciones asignadas de las áreas solicitantes. Asimismo, en el ámbito de

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sus funciones, será procedente la toma de decisiones respecto a cuestiones particulares y específicas relacionadas con la administración de combustible, lubricantes y vehicular en los casos no previstos en la presente Directiva.

9.3 La Dirección Ejecutiva del CESEMyLS y ORA a través de la OASAyCP, o quienes hagan sus veces en las dependencias del Pliego 457 a través de sus áreas equivalentes, brindan asesoría a todas las áreas que requieran de combustibles, lubricantes y que tengan asignados vehículos (livianos, pesados, maquinaria agrícola, etc), servicios de ejecución de obras, servicio de funcionarios, traslado de personal, trabajos de operación, servicios generales y de apoyo administrativo, respecto a la elaboración de sus controles internos en materia de almacenamiento, distribución, control de combustibles, lubricantes y al diseño e implantación de sistemas de registro y control de operaciones, etc.

9.4 Es responsabilidad en CESEMyLS, ORA, OASAyCP, o quienes hagan sus veces; determinar, instrumentar y desarrollar los medios y procedimientos necesarios para operar y controlar la administración del combustible, lubricantes, otros y la administración del parque vehicular en su ámbito de competencia.

9.5 El CESEMyLS, el administrador a cargo ó quien haga sus veces, es responsable de la seguridad y deberá disminuir al máximo, controlar y/o eliminar los eventuales riesgos para quienes laboren en las instalaciones del Servicentro, para las personas y propiedades vecinas y para terceros.

9.6 La GRRNyGMA, o quienes hagan sus veces, son responsables de realizar oportunamente la Evaluación de Impacto Ambiental, como el proceso de análisis comparativo, científico-técnico, biótico y abiótico, social, legal, de costos ambientales e interdisciplinario, de los efectos que un proyecto, obra o actividad, de desarrollo, de infraestructura comercial o de servicios, puedan producir en su interrelación con el ambiente, así como la propuesta de un programa de gestión ambiental que incluya las medidas y acciones para prevenir, corregir o minimizar y compensar tales efectos.

9.7 OASAyCP, o quien haga su veces, es responsable de organizar, programar, dirigir, coordinar, ejecutar y evaluar las actividades relacionadas con el Sistema de Abastecimiento y Servicios Auxiliares del combustible, lubricantes y otros, en concordancia con la política institucional y dispositivos legales vigentes. En coordinación con CESEMyLS proponen las políticas de Abastecimiento y Servicios Auxiliares del Gobierno Regional Piura en materia de combustibles y lubricantes, inclusive en situaciones de emergencia y desabastecimiento inminente.

9.8 En el marco del Art. 80° del ROF del Gobierno Regional, la GRRNyGMA a través de la Sub Gerencia Regional de Defensa Civil, en coordinación con la GRI, CESEMyLS, OASAyCP, determinan sus necesidades en materia de combustibles, lubricantes y otros para el año fiscal vigente, situación que deberá ser considerada en el Plan Regional de Prevención y atención de desastres, Contingencia y Emergencia. Inventariar los recursos movilizables de la Región para la atención de emergencias. Elaboran y evalúan planes de prevención, contingencia, respuesta y rehabilitación concordantes.

9.9 La GRRNyGMA es responsable para controlar y supervisar el cumplimiento de las normas contratos, proyectos y estudios en materia ambiental, defensa civil y nacional y sobre todo uso sostenible de los recursos naturales, en su respectiva jurisdicción. Imponer sanciones ante la infracción de normas ambientales regionales. El CESEMyLS, o quien haga sus veces, identificará las variables en las que pudieran comiere infracción y evitará transgredir la normatividad vigente que se menciona en el presente inciso.

9.10En la atención de situaciones de emergencias, desastres, etc., en mérito al Art. 77°, literal “n)” del ROF del Gobierno Regional Piura, el CESEMyls en coordinación con la GRRNyGMA, de acuerdo a su competencia, apoya y contribuye en la organización y ejecución de acciones de prevención de desastres, a través del abastecimiento de combustibles y lubricantes en el marco de la normatividad vigente, lo cual redundará en la atención de debida y oportuna de las Facultades programadas establecidas en el acotado artículo.

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9.11El CESEMyLS en coordinación con la SGRDC de la GRRNyGMA, o quienes hagan sus veces brindan apoyo permanente al Comité Regional de Defensa civil y contribuyen en la atención de la emergencia para la continuidad operativa del Comité reunido en el Centro de Operaciones de Emergencia Regional (COER) del Gobierno Regional Piura.

9.12 Otras funciones que le sean asignadas por la Presidencia Regional y GGR en atención de las situaciones de emergencia, desastres y/o desabastecimiento inminente, en el marco de la normatividad vigente.

9.13 En el marco de los Arts. 81°, 83°, 105° y 106° del ROF del Gobierno Regional Piura, la GRI, el CESEMyLS y OASAyCP en coordinación con la Dirección General de Construcción – DGC de la GRI, o quienes hagan sus veces, planifican sus necesidades de combustibles y lubricantes del año fiscal vigente, para la atención de: a) Los planes y programas para la ejecución de los Proyectos de Inversión en materia de construcción; b) Los Proyectos de Inversión Pública (PIP menores, perfil, prefactibilidad y factibilidad del Programa de Inversiones del Gobierno Regional); c) Los anteproyectos y proyectos de inversión de acuerdo a las necesidades en su ámbito territorial; d) Proyectos y obras varias; e) Los convenios o contratos a suscribir con la población organizada e instituciones; f) Los programas y proyectos de emergencia; g) La supervisión de las actividades de las Dirección de Estudios y Proyectos, Obras, Licitaciones, Contratos y Programación, Programas de Supervisión de Obras en el ámbito de la Región Piura; h) Proyectos de Impacto Regional cofinanciado con otros sectores públicos y/o privados; i) proyectos de interés de la Inversión Privada y de Cooperación Técnica Internacional; j) Proyectos declarados en emergencia por el Gobierno Central y que necesiten elegibilidad bajo las normas correspondientes; k) Para el seguimiento físico y financiero de los proyectos de inversión en forma coordinada con el objeto de propiciar la oportuna toma de decisiones en el Gobierno Regional durante la fase de inversión; l) Para la conducción, ejecución y supervisión de las obras comprendidas en el Programa de Inversiones;

.X. DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Primera.- La presente Directiva para la administración de Combustibles, Lubricantes y administración vehicular del Gobierno Regional Piura, entrará en vigor a partir de la fecha en que sea aprobada y comunicada oficialmente a las dependencias del Pliego 457 mediante Resolución Ejecutiva Regional.Segunda.- Dejar sin efecto cualquier Directiva interna del Gobierno Regional Piura, así como cualquier otra disposición administrativa que contravenga a la presente.Tercera.- La Dirección Ejecutiva del CESEMyLS con el apoyo de la OASAyCP, será la responsable de actualizar la presente Directiva, previa opinión jurídica de la ORAJ, con opinión técnica de GRI, ORA, SGRDI, para su presentación ante GGR y aprobación por parte de la Presidencia Regional. Las dependencias y/o unidades orgánicas del Pliego 457 podrán proponer mejoras para la actualización de la presente Directiva, debiendo presentar sus recomendaciones ante CESEMyLS.Cuarta.- La Dirección Ejecutiva del CESEMyLS y OASAyCP, a través del Área de Trámite Documentario de la Oficina de Secretaria General será la responsable de difundir la presente Directiva en el ámbito del Pliego 457, así como de registrarla en la web institucional del Gobierno Regional Piura, para su difusión.Quinta.- La Gerencia Regional de Recursos Naturales y Gestión del Medio Ambiente, a través de: la Sub Gerencia Regional de Normas y Supervisión, Sub Gerencia Regional de Defensa Civil, Sub Gerencia Regional de Medio Ambiente y/o la Dirección Regional de Recursos Naturales y Medio Ambiente, o quien haga sus veces, deberá, cuando lo estime conveniente, a través de visitas inopinadas, inspeccionar los ambientes y/o lugares donde se hace uso, distribuye, almacena combustibles, lubricantes, desechos, etc. en el marco de la normatividad vigente, para lo cual el CESEMyLS, o quien haga sus veces deberá dar las facilidades del caso.

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Sexta.- El CESEMyLS, o quien haga sus veces, bajo responsabilidad deberán elaborar anualmente el correspondiente Plan de contingencia, que se refiere a un programa para desarrollar actividades tendientes a controlar una situación de emergencia o situación de desabastecimiento inminente, etc.Séptima.- La Dirección Ejecutiva del CESEMyLS, dirige y evalúa las acciones de administración de sus recursos humanos relacionados con los procesos técnicos de capacitación del personal en materia de recepción, almacenamiento, distribución, uso y control de combustibles y lubricantes; así como, gestionando ante ORA su consideración en el Plan Regional de Capacidades Humanas. Asimismo, en coordinación con ORH y demás Órganos, elabora la propuesta respectiva para ser considerada en el Programa Regional de Capacidades Humanas del Gobierno Regional Piura.Octava.- En mérito al cumplimiento de los Arts. 105° y 106° del ROF del Gobierno Regional, el CESEMyLS y el responsable de la Dirección de Operaciones, en el marco de la modernización institucional, administran con criterio empresarial los servicios que presta, prevén el uso oportuno y racional de la maquinaria pesada y equipo, maquinaria agrícola, etc. en las diferentes obras de ejecución de acuerdo a su capacidad operativa y de los vehículos para el funcionamiento del parque automotor del Gobierno Regional Piura. Complementariamente, deberá formular el Programa de modernización de la operación de servicios complementarios, para brindar eficientemente los servicios de: a) Servicio de alquiler de maquinaria, vehículos y equipos; b) Reparación de motores en general; c) Mantenimiento de unidades, d) Servicio lubricación y engrase, e) Alineación y balanceo de llantas, f) Alineación de luces, g) Lavado y encerado, h) Ajuste de frenos, i) Reparación de neumáticas y llantas, j) Limpieza de tapicería, k) Carga de baterías, l) Montaje de correas y mangueras, m) Cambio de filtros, n) Reposición de luces y bujías, o) Venta de repuestos automotrices, p) abastecimiento de combustibles, lubricantes; q) Servicios de laboratorio de Suelos al Gobierno Regional y a Terceros que soliciten estos servicios.Novena.- El CESEMyLS, tramita, en coordinación con las unidades orgánicas de la Oficina Regional de Administración, o quienes hagan sus veces, la adquisición de combustibles y lubricantes, repuestos y otros bienes necesarios para mantener en estado operativo a los vehículos, maquinaria y equipos, así mismo realizar las coordinaciones necesarias con la ORA en todas las acciones requeridas a fin de brindar un excelente servicio.Décima.- CESEMyLS en coordinación con OASAyCP elaboran el Plan o Programa de integración y ejecución de las actividades de administración, mantenimiento y operatividad del equipo mecánico recepcionado en el proceso de transferencia del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, así como de la maquinaria pesada y equipo (agrícola) del Ministerio de Agricultura transferidos al Gobierno Regional Piura, lo cuáles deberán encontrarse debidamente registrados en el Margesí de Bienes o Patrimonio, su ubicación, estado operativo, a su disposición y control para la atención obras y proyectos de inversión en general, así como de situaciones de emergencia y/o desabastecimiento inminente.

AQUÍ ME QUEDO …. ME CANSÉEEEEEEEEEEEEEEEEE

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Directiva de Combustibles 2010

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