ANEXO A

MODELO REFERENCIAL DE BASES

PROCESO DE SELECCIÓN DE ALIADOS ESTRATÉGICOS PARA REALIZAR CAMPAÑAS DE PUBLICIDAD Y/O CAPACITACIÓN CONJUNTA CON EMPRESAS DEL SECTOR TURISMO

EN ________________________________________________ (Indicar el país objetivo)

Nº _____-201__/PROMPERÚ-DT-STR

1. ANTECEDENTES

La Dirección de Promoción del Turismo de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ, tiene como objetivo principal en materia de turismo receptivo, contribuir efectivamente al crecimiento sostenido y descentralizado de las divisas generadas por turismo y el flujo de turistas extranjeros.

Para el logro de este objetivo, la estrategia empleada es el desarrollo de campañas de publicidad y/o capacitación conjunta en el exterior, que faciliten e impulsen la promoción y comercialización del destino Perú, con empresas turísticas de los mercados emisores para el Perú.

Las alianzas estratégicas constituyen un instrumento importante para la promoción conjunta del turismo receptivo; en tal sentido, PROMPERÚ establecerá alianzas estratégicas a través de un proceso de selección competitivo, basado en la evaluación y comparación de propuestas técnico-económicas de posibles aliados estratégicos, que se define, regula y conduce mediante las presentes Bases.

2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo general

Promover la participación de empresas prestadoras y/o facilitadoras de servicios turísticos y aerolíneas internacionales no domiciliadas en el Perú, para desarrollar campañas de publicidad y/o capacitación conjunta que faciliten e impulsen la promoción y comercialización del destino turístico Perú, a través del establecimiento de alianzas estratégicas en _______________________________ (indicar el(los) país(es) objetivo(s)).

2.2 Objetivo específicos2.2.1 Identificación de nuevos segmentos de interés.

2.2.2 Fortalecer la imagen y posicionar al Perú como destino turístico.

2.2.3 Diversificación de la oferta de destinos turísticos Perú.

3. CARACTERÍSTICAS DE LA CAMPAÑA DE PUBLICIDAD Y/O CAPACITACIÓN CONJUNTA

3.1 Objetivo

Impulsar la promoción y comercialización del destino turístico Perú en ________________________ (Indicar el(los) país(es) objetivo(s)) a través de acciones de publicidad y/o capacitación conjunta en base a una oferta diversificada de programas con precios.

Sólo serán tomadas en cuenta aquellas propuestas que consideren al Perú como destino turístico único, a excepción de los mercados considerados Long Haul1 (Asia y Australia) donde el destino Perú forma parte de un paquete multidestinos.

3.2 Dirigido a Empresas ________________________ (Señalar el tipo) involucradas en la comercialización del destino turístico Perú en ______________________________ (Indicar el(los) país(es) objetivo(s)) con las siguientes características:

Trayectoria en el mercado y en la venta de Perú Potencialidad en ventas

1 Long Haul: Vuelos con duración de más de 10 horas, con o sin escala intermedia, desde su país de origen.

1

Red de agencias (Señalar otras características)

3.3 Duración de la campaña (Desde dd/mm/aa hasta dd/mm/aa)3.4 Público Objetivo (Indicar el(los) público(s) objetivos)

3.5 Tipos de medios Prensa escrita (diarios y periódicos), revistas, televisión, publicidad exterior, internet, actividades BTL, radio y otros medios.

3.6 Tipo de capacitaciones Seminarios, conferencias, presentaciones, coloquios, webinars, viajes de familiarización (Fam Trips), etc.

3.7 Acciones complementarias de publicidad

Viajes de prensa (Press Tours) y/o Blog Trips.

3.8 Validez de las propuestas 60 días calendario a partir de la recepción de las mismas.

3.9 Email del procesoLa empresa participante deberá presentar sus consultas y propuesta vía correo electrónico a: ______________________@promperu.gob.pe, con el asunto: Alianzas Estratégicas en ________________________ (Indicar el(los) país(es) objetivo(s)).

4. PARTICIPANTES

4.1 Podrán participar en procesos de selección de aliados estratégicos, las empresas prestadoras y/o facilitadoras de servicios turísticos y aerolíneas internacionales, no domiciliadas en el Perú, debidamente constituidas y que cuenten con experiencia mínima de cinco (5) años en promover el turismo emisivo a Perú.

4.2 La participación puede ser individual o en consorcio, a excepción de las aerolíneas internacionales que solo podrán participar en consorcio con empresas prestadoras y/o facilitadoras de servicios turísticos no domiciliadas en el Perú, sin que ello implique crear una persona jurídica diferente. Para ello, será necesario acreditar la existencia del Consorcio mediante la presentación de una promesa formal de consorcio de acuerdo al Anexo N° 4 de las presentes bases.

Cada una de las partes que conforman el consorcio responderá solidariamente ante PROMPERÚ por todas las consecuencias derivadas de su participación individual y/o en conjunto en el consorcio, ya sea durante el proceso de selección o durante la ejecución de la alianza estratégica derivada de éste. Las partes deberán designar un representante común del consorcio, el cual deberá contar con amplias y suficientes facultades para actuar en nombre y representación del mismo, en todos los actos referidos al proceso de selección, suscripción y ejecución de la alianza estratégica.

La participación de cada una de las empresas que integran el consorcio se encuentra sujeta a las condiciones previstas en el numeral precedente.

4.3 La participación en este proceso de selección, implica la aceptación de sus bases.

5. MONTO DE INVERSIÓN

5.1 PROMPERÚ podrá realizar un aporte máximo del cincuenta por ciento (50%) del monto total de la alianza, hasta un máximo de Quinientos mil dólares americanos (US $ 500 000,00). Las empresas participantes podrán proponer la ejecución de acciones de publicidad y capacitación, u optar por una de ellas.

5.2 El aporte máximo a invertir por parte de PROMPERÚ en cada alianza dependerá de los resultados de la evaluación técnico-económica y del presupuesto disponible de PROMPERÚ para tal fin.

5.3 El monto asumido por PROMPERÚ será reembolsado al aliado luego de ejecutadas las acciones aprobadas y según el procedimiento señalado en el numeral 14 de las presentes bases. En ningún caso se entregará dinero en efectivo al aliado.

5.4 La alianza estratégica tendrá carácter de no exclusiva.

6. DE LA PROPUESTA TÉCNICO-ECONÓMICA

6.1 De las acciones de publicidad

La empresa participante preparará su propuesta utilizando el formato “Propuesta técnico-económica”, Anexo Nº 3 de las presentes bases, y teniendo en cuenta lo siguiente:

6.1.1 Se consideran como medios publicitarios los siguientes:

2

a) Prensa escrita (diarios y periódicos)b) Revistas dirigidas al público consumidorc) Televisiónd) Radioe) Publicidad exterior (Outdoor)f) Publicidad digital g) Actividades BTL (below the line)h) Otros.

En el caso de publicidad digital, se deberá considerar un código de seguimiento de cada pieza.

Los montos de inversión propuestos para cada acción de publicidad deberán ser calculados sobre la base de las tarifas negociadas vigentes que mantiene la empresa participante con los medios propuestos.

6.1.2 Si durante la etapa de evaluación de la propuesta, PROMPERÚ determinara que la tarifa (negociada) propuesta por la empresa participante es mayor que la tarifa que obtendría a través de su Central de Medios, la empresa participante deberá ofrecer bonificaciones en diferentes medios, propios o masivos, a fin de compensar la diferencia entre ambas tarifas. Para tal efecto, PROMPERÚ comunicará vía correo electrónico a la empresa participante, el monto total a ser compensado. Las bonificaciones no tendrán un costo para PROMPERÚ y deberán regirse por la misma línea gráfica de la campaña.

6.1.3 Todas las acciones otorgadas como bonificaciones, deberán ser previamente revisadas y aprobadas por el Departamento de Alianzas Estratégicas de la Subdirección de Promoción del Turismo Receptivo (STR), las cuales pasarán a formar parte del plan de medios y/o capacitación a ejecutarse.

6.2 De las acciones de capacitación6.2.1 Se consideran como acciones de capacitación:

a) Seminariosb) Presentacionesc) Conferenciasd) Webinarse) Coloquiosf) Otros

6.2.2 Seminarios o presentaciones del destino

La propuesta deberá considerar todos los gastos derivados de alquiler de salón en hotel u otras locaciones, así como medios audiovisuales, personal técnico y servicio de coffee break o cóctel, según convenga y de ser requerido.

Los seminarios, incluyendo aquellos que se realicen fuera de la ciudad de residencia del aliado estratégico, podrán contar con la presencia de un funcionario designado por PROMPERÚ o de un representante en destino de PROMPERÚ, con sede o no en el propio país, previa coordinación.

Los gastos generados de este viaje (alimentación, alojamiento, traslados y pasaje nacional o internacional) serán imputados al programa de capacitación, encargándose el aliado estratégico de facilitar la gestión del viaje.

La empresa participante deberá indicar en su propuesta técnico-económica, el local sugerido, el número de seminarios a realizar y el perfil y cantidad de audiencia a convocar.

La locación, formato y contenido de los seminarios será propuesto por la empresa participante y validado por PROMPERÚ.

Es indispensable llevar un registro de la(s) actividad(es) realizadas, como base de datos, fotos, video, etc., y aplicar la encuesta que será proporcionada por PROMPERÚ.

6.2.3 Educativos on line

La empresa participante deberá indicar en su propuesta técnico-económica, el número de educativos on line a realizar y los temas sugeridos.

3

La propuesta debe considerar los gastos derivados del hosting, convocatoria, servicio técnico, elaboración y diagramación de contenidos, etc.

El contenido y desarrollo final del programa de educación virtual, será validado por PROMPERÚ.

6.2.4 Otros tipos de acciones de capacitación: Viajes de familiarización ( Fam Trips ) La empresa participante deberá indicar en su propuesta técnico-económica, el número de viajes a realizar, especificando la ruta. Asimismo deberá adjuntar el itinerario sugerido con los servicios incluidos.

El perfil de invitados tales como: operadores, agentes de viaje, será propuesto por la empresa participante.

A ningún invitado se le solicitará aporte monetario alguno por su participación en el viaje.

Una vez aprobada por PROMPERÚ, la relación de invitados, el aliado cursará las invitaciones.

Los viajes deberán contar con el acompañamiento de solo un (1) funcionario designado por PROMPERÚ o de un representante en destino de PROMPERÚ, con sede o no en el propio país, y de un (1) representante del aliado, los cuales deberán ser incluidos en todo el programa de viaje. Los gastos generados de este viaje (alimentación, alojamiento, traslados y pasaje nacional o internacional) deberán ser considerados en la propuesta técnico–económica.

Los itinerarios de los viajes serán propuestos por el aliado estratégico y validados por PROMPERÚ. Es obligatorio incluir inspecciones a hoteles y otros servicios.

Deben estar incluidos en el costo del viaje los siguientes conceptos:

- Vuelo internacional, nacional (doméstico) y traslados internos.- Hospedaje (para Fam Trip se debe cotizar en base a Hospedaje de 4* o 5*; Se

considerarán únicamente habitaciones individuales, solo en caso que no haya disponibilidad, se podrá optar por habitaciones dobles. Las habitaciones deberán contar con servicio de internet WiFi.

- Todos los servicios del viaje, incluyendo todas las comidas requeridas de acuerdo al programa diseñado (desayunos, almuerzos y cenas, incluidas bebidas no alcohólicas). Deberá prestarse especial atención en la selección de los restaurantes y menús del recorrido, puesto que es prioritario para PROMPERÚ la promoción de la gastronomía peruana como uno de los valores del destino.

- Agua embotellada a requerimiento de cada pasajero durante todos los días que dure el viaje.

- Impuestos nacionales del recorrido y, de no estar incorporado en el boleto aéreo, TUUA internacional y nacional (impuesto de aeropuerto).

- Boletos o tickets de ingresos a monumentos y atractivos del programa. - Traslados.- Guías durante todas las visitas, los cuales deberán contar con pleno conocimiento del

itinerario propuesto y tener un perfecto dominio del idioma del país de origen del aliado estratégico.

- Tour conductor ya sea del aliado estratégico o del tour operador peruano2, responsable de todas las actividades operativas. El tour conductor contará con un sistema de comunicación permanente. En caso que el representante del aliado o el de PROMPERÚ sea el tour conductor, no será necesaria la inclusión de este concepto en el costo del viaje.

- Seguro de viajes.

PROMPERÚ no cubrirá gastos de bar, lavandería ni llamadas telefónicas.

Es indispensable llevar un registro de la actividad realizada (base de datos, fotos, video, etc.) y aplicar la encuesta que será proporcionada por PROMPERÚ.

En caso se programe un Viaje de familiarización (Fam Trip) como actividad gratuita en calidad de bonificación, este deberá cumplir con todos los requisitos indicados en el presente numeral

2 El tour operador peruano solo podrá enviar personal estrictamente necesario (choferes, guías, trasladista) para la realización del fam trip, quedando prohibida la participación de personal que no intervenga directamente en la prestación del servicio (supervisores, gerentes o similares). El tour operador peruano no es parte de la alianza por lo que su participación en las actividades de la alianza queda circunscrita a la de un proveedor de servicios.

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Toda actividad deberá ser debidamente detallada por el aliado estratégico y validada por PROMPERÚ.

6.3 De las acciones complementarias de publicidad 6.3.1 Viajes de prensa ( Press Tour ) y/o Blog Trips

La empresa participante deberá indicar en su propuesta técnico-económica, el número de viajes a realizar, especificando la ruta. Asimismo deberá adjuntar el itinerario sugerido con los servicios incluidos.

El perfil de invitados tales como: operadores, agentes de viaje, líderes de opinión y medios de prensa, será propuesto por la empresa participante.

A ningún invitado se le solicitará aporte monetario alguno por su participación en el viaje.

Una vez aprobada por PROMPERÚ, la relación de invitados, el aliado cursará las invitaciones.

Los viajes deberán contar con el acompañamiento de solo un (1) funcionario designado por PROMPERÚ o de un representante en destino de PROMPERÚ, con sede o no en el propio país, y de un (1) representante del aliado, los cuales deberán ser incluidos en todo el programa de viaje. Los gastos generados de este viaje (alimentación, alojamiento, traslados y pasaje nacional o internacional) deberán ser considerados en la propuesta técnico–económica.

Los itinerarios de los viajes serán propuestos por el aliado estratégico y validados por PROMPERÚ. Es obligatorio incluir inspecciones a hoteles y otros servicios.

Deben estar incluidos en el costo del viaje los siguientes conceptos:

- Vuelo internacional, nacional (doméstico) y traslados internos.- Hospedaje (para Blog Trips se debe cotizar en base a Hospedaje de 4* o 5*; para Press

Tours solo en base a 5*). Se considerarán únicamente habitaciones individuales, solo en caso que no haya disponibilidad, se podrá optar por habitaciones dobles. Las habitaciones deberán contar con servicio de internet WiFi.

- Todos los servicios del viaje, incluyendo todas las comidas requeridas de acuerdo al programa diseñado (desayunos, almuerzos y cenas, incluidas bebidas no alcohólicas). Deberá prestarse especial atención en la selección de los restaurantes y menús del recorrido, puesto que es prioritaria para PROMPERÚ la promoción de la gastronomía peruana como uno de los valores del destino.

- Agua embotellada a requerimiento de cada pasajero durante todos los días que dure el viaje.

- Impuestos nacionales del recorrido y, de no estar incorporado en el boleto aéreo, TUUA internacional y nacional (impuesto de aeropuerto).

- Boletos o tickets de ingresos a monumentos y atractivos del programa. - Traslados.- Guías durante todas las visitas, los cuales deberán contar con pleno conocimiento del

itinerario propuesto y tener un perfecto dominio del idioma del país de origen del aliado estratégico.

- Tour conductor ya sea del aliado estratégico o del tour operador peruano3, responsable de todas las actividades operativas. El tour conductor contará con un sistema de comunicación permanente. En caso que el representante del aliado o el de PROMPERÚ sea el tour conductor, no será necesaria la inclusión de este concepto en el costo del viaje.

- Seguro de viajes.

PROMPERÚ no cubrirá gastos de bar, lavandería ni llamadas telefónicas.

En caso de viajes de prensa, el aliado estratégico deberá gestionar los permisos y pagos necesarios para el internamiento de equipos y/o cobertura mediática en los lugares a ser visitados.

Es indispensable llevar un registro de la actividad realizada (base de datos, fotos, video, etc.) y aplicar la encuesta que será proporcionada por PROMPERÚ.

3 El tour operador peruano solo podrá enviar personal estrictamente necesario (choferes, guías, trasladista) para la realización del press tour/blog trip, quedando prohibida la participación de personal que no intervenga directamente en la prestación del servicio (supervisores, gerentes o similares). El tour operador peruano no es parte de la alianza por lo que su participación en las actividades de la alianza queda circunscrita a la de un proveedor de servicios.

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En caso se programe un Viaje de prensa (Press Tour) y/o Blog Trips como actividad gratuita en calidad de bonificación, este deberá cumplir con todos los requisitos indicados en el presente numeral.

7. HORIZONTE DE TIEMPO

El plazo de duración de la alianza estratégica deberá ser indicado en la propuesta técnico–económica (Anexo Nº 3 de las presentes bases), el cual no deberá superar el horizonte establecido por PROMPERÚ.

8. LINEAMIENTOS DE CREATIVIDAD

8.1 La campaña y cada una de sus piezas deberá incorporar los lineamientos gráficos y de uso de la marca país Perú y se enfocará en las fortalezas del destino turístico a promover, así como un call to action (precio promocional, precio de paquete, o similar), siempre que sea posible.

8.2 PROMPERÚ proveerá el material gráfico autorizado y de su propiedad, así como los lineamientos de uso de marca país Perú, para la elaboración de las piezas publicitarias, invitaciones, banners y/u otro material comunicacional de la campaña materia de la alianza. En caso el aliado estratégico requiera el material en físico, PROMPERÚ hará el envío vía courier.

8.3 Todas las piezas creativas/publicitarias deberán ir a full color y llevar obligatoriamente la marca país Perú, así como indicar la página web www.peru.travel , esta última cuando aplique.

8.4 El aliado estratégico será responsable de la elaboración y diseño de las piezas gráficas, invitaciones y otras artes requeridas. Las mismas deberán ser enviadas a PROMPERÚ para su aprobación, vía correo electrónico con una anticipación no menor a siete (7) días calendario previo a la fecha límite de la entrega al medio.

8.5 El aliado estratégico podrá presentar todas las piezas creativas con los motivos escogidos en sus diferentes formatos de adaptación al inicio de la campaña para una aprobación única.

8.6 PROMPERÚ aprobará todos los elementos promociónales y/o comunicacionales que se diseñen para la campaña.

8.7 Cada aviso en internet deberá incluir un link o enlace a la página Web del aliado estratégico donde se detalle los programas o paquetes a Perú, en caso de ser posible agregar un link a Perú (www.peru.travel) durante el plazo de ejecución de la campaña de publicidad. No se aceptará enlaces dirigidos a zonas específicas de la página Web del aliado estratégico (Página de inicio, información de otros destinos, etc.).

9. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN

Etapas del proceso de selección (*) Fechas (***)Convocatoria del proceso Del ___ de _____ al ___ de _____ de 201__Consultas y absolución de consultas a las bases Del ___ de _____ al ___ de _____ de 201__Presentación de propuestas (**) Hasta el ___ de _____ de 201__Evaluación de propuestas y selección del aliado Del ___ de _____ al ___ de _____ de 201__Notificación de resultados ___ de _____ de 201__

(*) El Comité Técnico de Evaluación, podrá prorrogar las fechas previstas para cada una de las etapas del proceso de selección, de estimarlo pertinente.

(**) Los anexos (formularios aceptados como válidos) del presente documento, requeridos para la presentación de la propuesta, deberán ser completados únicamente en el(los) siguiente(s) idioma(s) _______________________ (indicar el(los) idioma(s)).

(***) Estableciéndose las 24:00 horas como hora local de cierre. Diferencia horaria (– 5 horas UTC/GMT)

10. ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN

El proceso de selección estará a cargo de un Comité Técnico de Evaluación ad hoc y se realizará según lo siguiente:

10.1 Convocatoria del proceso

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El aviso de convocatoria y las bases del proceso de selección serán publicados en la página Web institucional de PROMPERÚ: www.promperu.gob.pe y…………………………...…… (Indicar otros medios de difusión). Las empresas interesadas en participar en el proceso, deberán registrarse en el formulario electrónico “Registro de Participantes” disponible en el link del aviso de convocatoria. El registro de participantes podrá efectuarse desde el mismo día de publicada la convocatoria hasta un (1) día calendario antes de la fecha prevista para la presentación de las propuestas. En el caso de propuestas presentadas por un consorcio, bastará que se registre uno (1) de sus integrantes. Aquellas propuestas recibidas y que no hayan contado con el registro previo no serán consideradas.

Asimismo, podrá cursarse en forma simultánea, invitaciones directas a potenciales aliados estratégicos y gremios turísticos que el Departamento de Alianzas Estratégicas y la STR estimen convenientes.

10.2 Consultas y absolución de consultas a las bases

Las consultas sobre el contenido de las bases del proceso de selección deberán ser remitidas vía correo electrónico a la dirección señalada en las presentes bases y dentro del plazo establecido en el cronograma del proceso.

El Comité absolverá las consultas hasta un día (1) hábil antes de la fecha prevista para la recepción de propuestas. La(s) respuesta(s) será(n) remitida(s) vía correo electrónico a la empresa que la(s) formuló y publicada(s) en la página Web institucional de PROMPERÚ, sin identificar a la empresa que realizó la(s) consulta(s).

10.3 Presentación de propuestas

Las propuestas deberán ser remitidas vía correo electrónico a la dirección señalada en las presentes bases, dentro del plazo establecido en el cronograma del proceso.

Las propuestas deberán contener la siguiente documentación:

a) Declaración jurada de conocimiento y aceptación de las bases del proceso de selección (Anexo Nº 1 de las presentes bases).

b) Perfil de la empresa (Anexo Nº 2 de las presentes bases).c) Propuesta técnico-económica (Anexo Nº 3 de las presentes bases). Los precios propuestos deberán

corresponder a las tarifas negociadas vigentes que mantiene la empresa participante con los medios propuestos. La propuesta deberá incluir todos los costos, seguros, impuestos, derechos de tramitación de permisos, traslados, etc. que incidan en el costo del plan de medios y/o capacitación propuesto.

d) Copia simple de la constitución de la empresa o su equivalente conforme a las leyes de constitución de su país.

e) Copia simple de poder vigente otorgado al representante legal de la empresa, o su equivalente conforme a sus leyes de constitución de su país.

f) Copia simple del documento de identidad del representante legal.g) Promesa formal de consorcio (Anexo N° 4 de las presentes bases), cuando aplique.h) Presentación en formato PDF de la estrategia y acciones de comunicación y/o capacitación y

acciones complementarias de ser el caso, e información adicional del plan de publicidad y/o capacitación propuesto.

En el caso de consorcios, todos los integrantes que figuran en la promesa formal de consorcio, deberán presentar de manera independiente los documentos señalados en los literales b, d, e y f.

Todos los anexos de las presentes bases deberán estar debidamente llenados y firmados por el representante legal de la empresa o por el representante común del consorcio, según corresponda; en formato PDF y en Excel (este último cuando aplique).

La omisión de cualquiera de estos documentos, al momento de su presentación, originará la descalificación automática de la propuesta.

10.4 Evaluación de propuestas y selección del aliado

El Comité evaluará únicamente aquellas propuestas recibidas de postores debidamente registrados según se indica en el numeral 10.1 del presente documento.

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El Comité seleccionará a él/los participante(s) que presente(n) las mejores propuestas técnico-económicas, siempre que cumplan con los requisitos señalados en el numeral 4.1 y que hayan presentado la documentación completa señalada en el numeral 10.3 precedente.

Cuando el Comité lo considere necesario, podrá solicitar la opinión especializada de un tercero para la evaluación de las propuestas presentadas, así como solicitar la revisión de la documentación legal de las empresas participantes.

El Comité podrá seleccionar la(s) propuesta(s) de forma parcial o total, entendiéndose por selección parcial a aquel conjunto de actividades, pautas o inserciones de la propuesta técnico-económica, elegido por el Comité. En caso de una selección parcial, se consultará a la(s) empresa(s) participante(s) si mantiene(n) su interés para la ejecución de su(s) propuesta(s) en dichos términos. Si la(s) empresa(s) ratificara(n) su interés, el Comité podrá recomendar la(s) alianza(s).

La Dirección de Promoción del Turismo podrá aprobar o, de manera motivada, desaprobar la recomendación del Comité.

10.5 Notificación de resultados

Los resultados del proceso de selección serán notificados por el Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR por escrito, vía correo electrónico, a cada una de las empresas participantes en la fecha y desde la dirección electrónica establecida para tales efectos en las presentes bases. Una vez efectuada la notificación, se procederá con la formalización de la(s) alianza(s) con la(s) empresa(s) seleccionada(s).

11. FORMALIZACIÓN DE LA ALIANZA ESTRATÉGICA

La alianza estratégica se formalizará mediante la suscripción de un Convenio de alianza estratégica (Anexo Nº 5 de las presentes bases), donde consten las obligaciones y derechos de ambas partes.

12. EJECUCIÓN DE LA ALIANZA ESTRATÉGICA

12.1 El Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR, deberá aprobar todas las acciones presentadas (artes, presentaciones de destino, invitaciones, entre otros) previo a su ejecución, las cuales deberán contar con el visto bueno del Departamento de Estrategia Creativa y Contenidos de la Subdirección de Mercadeo y Comunicaciones (SMC).

12.2 Será responsabilidad del aliado estratégico la coordinación y ejecución de las acciones de publicidad y/o capacitación, y otras acciones complementarias de ser el caso, conforme al plan aprobado.

12.3 En las actividades en las que se requiera emitir invitaciones, éstas deberán ser cursadas de manera conjunta entre el aliado estratégico y PROMPERÚ.

12.4 Ninguna alianza estratégica podrá ser ejecutada de manera previa sin la suscripción del Convenio correspondiente, bajo responsabilidad.

12.5 Durante la ejecución de la campaña, las partes podrán introducir modificaciones en el plan de medios y/o capacitación, de común acuerdo, siempre y cuando se respeten las siguientes condiciones:

a) Que el aporte de PROMPERÚ no se vea modificado en montos superiores y/o que el plazo no supere al establecido en el Convenio de Alianza Estratégica correspondiente;

b) Que el impacto de campaña no se vea afectado negativamente, lo cual deberá ser sustentado mediante informe técnico del área respectiva; y,

c) Que no se produzcan modificaciones que varíen el plan de medios y/o capacitación en más de un 40% de las acciones y/o inserciones con respecto a la propuesta aprobada por PROMPERÚ.

En el caso de reducciones, se podrá acordar la reducción proporcional de los aportes previstos por ambas partes, correspondiente a las actividades no ejecutadas.

Asimismo, el aliado podrá incorporar al plan de medios y/o capacitación aprobado acciones de publicidad otorgadas como bonificaciones y/o de capacitación que no impliquen un costo adicional para PROMPERÚ, las mismas que deberán ser previamente revisadas y aprobadas por el Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR.

Las modificaciones podrán ser coordinadas y aprobadas vía correo electrónico, mediante el formato “Modificaciones efectuadas en el plan de medios y/o capacitación” (Anexo Nº 6 de las presentes bases)

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que no requieran adenda. Los correos que se generen, deberán ser impresos e incorporados en el expediente de la alianza, los que conjuntamente con los formatos de modificaciones deberán ser adjuntados al Reporte de Actividades y Gastos (Anexo Nº 7 de las presentes bases) que presente el aliado para fines de reembolso. Todas las modificaciones deberán contar previamente con la aprobación del Coordinador del Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR, antes de su realización.

12.6 Las modificaciones que no cumplan con las condiciones previstas en el numeral precedente, requerirán una adenda y deberá ser solicitada por el Director de Promoción del Turismo antes de su ejecución, debiendo contar con la siguiente documentación:

a) Un informe técnico que sustente lo solicitado; y,b) La certificación del crédito presupuestal pertinente.

La adenda respectiva se gestionará siguiendo la formalidad establecida para el convenio de alianza original. Dentro de la vigencia del convenio, las modificaciones, independientemente de su número, no podrán sumar un monto superior al 50% del monto pactado en el convenio de alianza original, ni exceder, sumando el monto del convenio original, el monto máximo establecido en el numeral 5.1 para realizar alianzas estratégicas.

12.7 Si durante la ejecución de la campaña o como producto de la negociación del aliado estratégico con los medios seleccionados, existiera un saldo a favor respecto al monto de inversión aprobado, se podrá incrementar con cargo a dicho saldo el número de actividades o acciones establecidas en el plan de medios aprobado, dentro del horizonte temporal de la campaña en curso, previa aprobación del Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR.

13. SEGUIMIENTO DE LA ALIANZA ESTRATEGICA

13.1 El aliado deberá reportar, a solicitud del Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR, sobre el avance y resultados obtenidos durante la ejecución del plan de publicidad y/o capacitación conjunta, así como de las acciones complementarias aprobadas de ser el caso.

14. REEMBOLSO AL ALIADO ESTRATÉGICO

14.1 Los reembolsos podrán ser efectuados en forma periódica o en un único reembolso al culminar la campaña, siempre contra presentación de evidencias. En el caso de consorcios, los reembolsos se realizarán en la forma establecida en la Promesa formal de consorcio (Anexo Nº 4 de las presentes bases).

14.2 Para poder efectuar el reembolso será requisito indispensable la remisión de:

a) Factura del aliado emitida a nombre de PROMPERÚ por el monto del aporte reconocido, de acuerdo a la siguiente información:PROMPERÚRUC: 20307167442Dirección: Calle Uno Oeste Nº 50, Piso 14, Urb. Córpac, San Isidro, Lima 27, Perú.

En la factura se deberá detallar el monto correspondiente a la publicidad y/o a la capacitación, pudiéndose facturar por separado cada uno de dichos conceptos. En el caso de consorcios, la factura será emitida según lo especificado en la Promesa formal de consorcio (Anexo Nº 4 de las presentes bases).

b) Reporte de Actividades y Gastos (Anexo N° 7 de las presentes bases), el que deberá contener información cuantitativa y cualitativa, así como un detalle de las actividades ejecutadas. Asimismo, en él se indicarán los gastos incurridos por la empresa para la realización del plan cooperado durante el periodo indicado en el reporte. Se deberá adjuntar los documentos o evidencia que acredite la realización de las actividades establecidas ya sea en el plan de medios y/o capacitación y/o modificaciones debidamente aprobadas por PROMPERÚ.El Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR evaluará y emitirá la conformidad de los reportes de actividades presentados por los aliados estratégicos, verificando el cumplimiento de las actividades establecidas en el plan de medios y/o capacitación aprobado.

c) Evidencia de las inserciones realizadas (según sea el caso)

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- Se requiere un (1) USB o memory stick que contenga todas las publicaciones digitalizadas (revistas/prensa, internet, medios propios) y demás evidencias de la campaña radio, televisión (con un (1) minuto, previo y post, a la emisión del comercial y/o mención, formato MP3 para radio y MP4 o MOV para videos), medios no convencionales, mailings, newsletters, etc.

- Prensa/revistas: dos (2) ejemplares originales del medio donde aparezca la inserción realizada.- Radio y televisión: dos (2) reportes de emisión de spots o menciones, emitido por el medio, y

reporte de GRPS y/o TRPS logrados.- Mailings o newsletters: dos (2) reportes de cantidad de envíos realizados, cantidad de

recepciones completas y cantidad de respuestas e impresión de cada soporte.- BTL: dos (2) reportes con número de visitas, interacciones, impactos, material fotográfico, base

de datos registrada, DVD o Blue Ray que incluya un reel o video resumen de la cobertura del evento y/o activación de tres (3) minutos de duración en formato Quicktime-HD (manteniendo la calidad de la edición con el códec Apple ProRes 422).

- Campaña digital: Se requieren dos (2) reportes con la cantidad de clicks, CTR (Click Through Ratio) y tasa de conversión de cada pieza digital. Se deberá presentar también los pantallazos de los banners, reporte google analytics y/u otra publicidad que forme parte de la campaña digital.

- Alguna otra que el Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR y el Departamento de Gestión de Medios Tradicionales de la SMC determinen conveniente, mediante la cual se acredite el cumplimiento contractual de las obligaciones.

d) Evidencia de las acciones de capacitación realizadas

- Se requiere un (1) USB o memory stick que contenga todas las evidencias de las acciones de capacitación realizadas.

- Se requerirán dos (2) originales impresos de cada evidencia de capacitación realizada tales como: fotografías, base de datos, invitaciones, presentaciones, encuestas, DVD o Blue Ray que incluya un reel o video resumen de la cobertura del evento y/o activación de tres (3) minutos de duración en formato Quicktime-HD (manteniendo la calidad de la edición con el códec Apple ProRes 422) cuando aplique y otras que determine conveniente el Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR.

- Fam Trips: Se requiere un (1) reporte con las fotografías, copia del itinerario realizado con las empresas y el listado final de los asistentes a la actividad.

e) Evidencia de las acciones complementarias realizadas (según sea el caso):

- Press Tour y/o Blog Trips: Se requiere un (1) reporte indicando las publicaciones generadas a la fecha de entrega del reporte parcial y/o final, y su valorización, fotografías y copia del itinerario realizado. Y en función al medio utilizado para cada publicación, la evidencia que corresponda según lo indicado en el literal c) precedente.

- Alguna otra que el Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR determinen conveniente, mediante la cual se acredite el cumplimiento contractual de las obligaciones.

El aliado deberá proporcionar además de la evidencia señalada en los literales c), d) y e), un vínculo a un medio de almacenamiento virtual, que contenga los archivos digitales de dicha evidencia; así como los spots y/o comerciales de ser el caso.

14.3 Todos los reembolsos estarán sujetos a la presentación de los documentos antes mencionados, estos deberán contar con el sello de recepción de Mesa de Partes de PROMPERÚ.

14.4 Los documentos para procesar el reembolso deberán llegar a PROMPERÚ a más tardar la primera semana del mes de diciembre del año fiscal correspondiente. En caso que el aliado tenga acciones comprometidas a desarrollarse en el mes de diciembre, este enviará vía correo electrónico un compromiso de ejecución y/o constancias de reservas de espacios publicitarios y/o de salas u otros recursos necesarios para realizar las acciones de capacitación previstas.

14.5 En caso que el aliado no cumplieran con presentar los documentos en el plazo establecido en el numeral anterior, PROMPERÚ no puede garantizar la fecha en que efectuará el reembolso, los mismos que serán procesados con cargo al presupuesto del siguiente año fiscal, siempre y cuando exista disponibilidad presupuestal y los documentos cuenten con la conformidad correspondiente.

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15. RESOLUCIÓN DE CONVENIO DE ALIANZA

PROMPERÚ se reserva el derecho de resolver el Convenio de alianza estratégica y de no admitir la participación del aliado en los próximos procesos de selección que convoque la entidad por un periodo no menor a dos (2) años contados desde la fecha de sus notificación, en caso de:

a) Incumplimiento injustificado de las actividades comprometidas luego de haber sido aceptada su propuesta inicial y/o modificaciones debidamente aprobadas por PROMPERÚ.

b) Presentar a PROMPERÚ documentación falsa o inexacta para la formalización de la alianza, sin perjuicio de las acciones legales que pudieran corresponder.

c) Incumplimiento de los plazos establecidos para la presentación de los documentos para procesar el reembolso, señalados en el numeral 14.3 y 14.4 de las presentes bases.

d) Incumplimiento en la entrega de resultados de las campañas según el numeral 13.1, y de las evidencias solicitadas según el numeral 14.2.

16. RENOVACIÓN DE ALIANZAS

La alianza estratégica podrá ser renovada hasta por dos (2) veces consecutivas siempre que el monto de la(s) renovación(es) sumado al monto total de la alianza original no exceda el monto establecido en el numeral 5.1 del presente, y de acuerdo al numeral 16.1, previo informe técnico de evaluación de la alianza estratégica emitido por el Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR, recomendando la renovación de la misma.

16.1 Procedimiento para la renovaciónEl Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR, dentro de los treinta (30) días calendario previos al vencimiento del convenio, emitirá un informe técnico de evaluación de la alianza estratégica, el cual deberá contener como mínimo los siguientes puntos: el desempeño del aliado, los resultados y beneficios obtenidos producto de la estrategia implementada a la fecha del informe, el potencial del mercado, la congruencia de la alianza con las estrategias institucionales y la recomendación para invitar al aliado a renovar la alianza estratégica, previa presentación y evaluación de su propuesta técnico-económica.

El Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR, comunicará por escrito al aliado, el interés de renovar la alianza estratégica, señalando expresamente la duración del siguiente periodo.

En caso el aliado manifestara interés, éste deberá enviar al Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR, su propuesta técnico-económica, según formato en Anexo N° 3 del Modelo referencial de bases, teniendo en cuenta los criterios especificados en el siguiente numeral.

Si algún dato relevante del aliado hubiera cambiado, tal como: razón social, domicilio, representante legal, entre otros; este deberá acompañar la documentación pertinente donde conste y se acredite dicha variación.

16.2 Criterios para la propuesta técnico-económica de renovaciónLa propuesta técnico-económica (Anexo N° 3 de las presentes bases) deberá estar enmarcada dentro de los rubros o acciones aprobadas en la propuesta técnico-económica de la alianza original, pudiendo incrementar o reducir el número de actividades o inserciones, sin que ello exceda los límites de inversión establecidos a continuación:

Para la primera renovación: Hasta el 30% adicional al monto asumido por PROMPERÚ en la alianza original, siempre que sumado al monto total de la alianza original no exceda al monto establecido en el numeral 5.1 del presente.

Para la segunda renovación: Hasta el 50% adicional al monto asumido por PROMPERÚ en la alianza original, siempre que sumado al monto total de la alianza original y de la primera renovación no exceda al monto establecido en el numeral 5.1 del presente.

16.3 Evaluación de la propuesta técnico-económica

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El proceso de evaluación de la propuesta técnico-económica para renovación estará a cargo del Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR, quien podrá solicitar la opinión especializada de un tercero, de estimarlo conveniente.

El Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR podrá seleccionar la propuesta de forma parcial o total, en caso de ser parcial, se consultará al aliado estratégico si mantiene su interés en ejecutar su propuesta, en dichos términos. Si el aliado estratégico ratificara su interés, el Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR emitirá un informe técnico de evaluación de la propuesta, recomendando se proceda a formalizar la renovación de la alianza.

La Dirección de Promoción del Turismo podrá aprobar o, de manera motivada, desaprobar la recomendación del Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR; en cualquiera de los casos, el expediente del proceso deberá ser remitido al Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR para la notificación de resultados.

El Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR gestionará ante la Oficina de Asesoría Jurídica la formalización de la renovación.

16.4 Formalización de la renovación de la alianzaLa renovación de la alianza se formalizará mediante la emisión y suscripción de una Adenda al Convenio de Alianza Estratégica, la cual deberá ser establecida antes del vencimiento del Convenio original.

La ejecución y reembolso de la renovación se realizará en la forma prevista en los numerales 12 y 14 del presente documento.

17. ANEXOS

- Anexo N° 1: Declaración Jurada de Conocimiento y Aceptación de las Bases del Proceso de Selección.

- Anexo N° 2: Perfil de la Empresa.

- Anexo N° 3: Propuesta Técnico–Económica.

- Anexo N° 4: Promesa Formal de Consorcio.

- Anexo N° 5: Modelo Referencial de Convenio de Alianza Estratégica para realizar Publicidad y/o Capacitación Conjunta en el Exterior con Empresas del Sector Turismo.

- Anexo N° 6: Modificaciones efectuadas en el plan de medios y/o capacitación.

- Anexo N° 7: Reporte de Actividades y Gastos.

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