ANEXO B

MODELO REFERENCIAL DE BASES

PROCESO DE SELECCIÓN DE ALIADOS TÁCTICOS PARA REALIZAR CAMPAÑAS DE PUBLICIDAD CONJUNTA CON AEROLÍNEAS INTERNACIONALES EN

_________________________________ (Indicar el mercado objetivo)

Nº _____-201__/PROMPERÚ-DT-STR

1. ANTECEDENTES

La Dirección de Promoción del Turismo de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ, tiene como objetivo principal en materia de turismo receptivo, contribuir efectivamente al crecimiento sostenido y descentralizado de las divisas generadas por turismo y el flujo de turistas extranjeros.

Para el logro del objetivo y dentro de este marco estratégico, PROMPERÚ ha previsto desarrollar campañas de publicidad en el exterior, con la participación de aerolíneas internacionales, a través del establecimiento de alianzas tácticas.

Este tipo de campañas tiene como finalidad incitar a determinado público objetivo a viajar al Perú a través de la promoción de una oferta concreta de precios de pasajes aéreos, desde ciudades emisoras de turistas internacionales hacia nuestro país.

Las alianzas tácticas serán establecidas a través de un proceso de selección bajo la modalidad de “ventanilla abierta”, mediante el cual en el mismo orden que se recibe una propuesta técnico-económica, se evalúa y de ser el caso, se selecciona de manera individual; este proceso que se define, regula y conduce mediante las presentes Bases.

2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo general

Promover la participación de aerolíneas internacionales no domiciliadas en el Perú para desarrollar campañas de publicidad conjunta, con el objetivo de incrementar el flujo turístico, maximizando la inversión y creando sinergias que potencien el mejor uso de los recursos de PROMPERÚ, a través del establecimiento de alianzas tácticas en _______________________________ (indicar el mercado objetivo).

2.2 Objetivo específicos

Desarrollar acciones de publicidad específicas de reacción rápida en un horizonte de tiempo no mayor a tres (3) meses, focalizadas en un solo mercado (país).

3. CARACTERÍSTICAS DE LA CAMPAÑA DE PUBLICIDAD CONJUNTA

3.1. ObjetivoImpulsar la comercialización del destino turístico Perú en ________________________ (Indicar el mercado objetivo) a través de acciones de publicidad con tarifas promocionales de pasajes aéreos internacionales.

3.2. Dirigido a:

Aerolíneas internacionales no domiciliadas en el Perú involucradas en la comercialización del destino turístico Perú en ______________________________ (Indicar el mercado objetivo), que cuenten con medios de comercialización básicos (Web, oficinas de venta directa, etc.),

3.3. Requisitos - Tener ventas anuales con destino a Perú mayores a US $ 10 000 000,00 (Diez millones de dólares americanos) en el año anterior a la realización de la alianza táctica. Quedan exceptuadas de este requisito, las aerolíneas que recién comiencen a operar hacia Perú, en una nueva ruta hacia Perú, en vuelo directo y aviones con capacidad mayor a 100 asientos.

- Contar con presencia propia en el mercado objetivo propuesto y que posea

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conectividad con al menos dos (2) ciudades al interior del mercado objetivo, pudiendo ser operada mediante un acuerdo de código compartido.

- No tener un convenio de alianza estratégica con PROMPERÚ en ejecución en el/los mercado(s) objetivo que forma(n) parte de su propuesta.

- Contar para la campaña con al menos un vuelo cuya ruta tenga como destino final en Perú, desde el mercado objetivo que forma parte de su propuesta.

- Disponer para la campaña de no menos del 15% del total de los asientos del(los) vuelo(s) con destino final en Perú que forman parte de su propuesta, cuya tarifa estará sujeta a un descuento no menor al 40% sobre el valor de la tarifa regular más alta publicada para la clase a la que pertenecen dichos asientos.

- (Señalar otras características)

3.4. Duración de la campaña (Desde dd/mm/aa hasta dd/mm/aa)3.5. Público objetivo (Indicar el público objetivo al cual va dirigido la campaña)

3.6. Tipos de medios Prensa escrita (diarios y periódicos), revistas, televisión, publicidad exterior, internet, actividades BTL, radio y otros medios.

3.7. Validez de las propuestas 30 días calendario a partir de la recepción de las mismas.

3.8. Email del procesoLa empresa participante deberá presentar sus consultas y propuesta vía correo electrónico a: alianzastacticas@promperu.gob.pe, con el asunto: Alianza Táctica en ________________________ (Indicar el mercado objetivo).

4. PARTICIPANTES

a.1. Podrán participar en el proceso de selección, las aerolíneas internacionales debidamente constituidas y con presencia en el extranjero, que cuenten con medios de comercialización básicos (Web, oficinas de venta directa, etc.).

a.2. La participación en este proceso de selección, es únicamente de manera individual e implica la aceptación de sus bases.

5. MONTO DE INVERSIÓN

b.1. PROMPERÚ asumirá el 100% del monto total de la campaña de publicidad materia de la alianza, en base al plan de medios aprobado, hasta por un máximo de Quinientos mil y 00/100 Nuevos Soles (S/.500 000,00).

b.2. El aporte máximo a invertir por parte de PROMPERÚ con cada aliado táctico dependerá de los resultados de la evaluación técnico-económica y del presupuesto disponible de PROMPERÚ para tal fin.

b.3. El pago de las acciones de publicidad será realizado por PROMPERÚ directamente al medio publicitario una vez finalizada la pauta y contra la evidencia de que la publicidad fue servida correctamente. En caso el medio publicitario requiera el pago por adelantado para emitir la pauta, PROMPERÚ podrá realizar un pago de máximo el cincuenta por ciento (50%) del monto total de la emisión de la pauta, siendo cancelado el saldo previa presentación de la evidencia y reportes finales respectivos. El aliado táctico deberá acordar con los medios propuestos que se mantengan las tarifas y condiciones negociadas bajo las cuales se elaboró la propuesta técnica-económica. En ningún caso se entregará dinero en efectivo al aliado.

b.4. En el caso de las alianzas tácticas, la campaña propuesta será ejecutada por PROMPERÚ hasta que se agote el stock de asientos ofrecidos o el plazo indicado en el plan de medios finalice, lo que ocurra primero. En caso que el stock de asientos se agote antes de finalizar el plazo establecido en el plan de medios, PROMPERÚ procederá a cancelar la pauta publicitaria no ejecutada.

b.5. La alianza táctica tendrá carácter de no exclusiva.

6. DE LA PROPUESTA TÉCNICO-ECONÓMICA

La empresa participante preparará su propuesta utilizando el formato “Propuesta técnico-económica”, Anexo Nº 3 de las presentes bases.

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Se consideran como medios publicitarios los siguientes:

- Prensa escrita (diarios y periódicos).- Revistas dirigidas al público consumidor.- Televisión.- Radio.- Publicidad exterior (Outdoor).- Publicidad digital.- Actividades BTL (below the line).- Otros.

No se consideran medios propios las revistas u otras publicaciones de a bordo de la aerolínea.

En el caso de publicidad digital, se deberá considerar un código de seguimiento de cada pieza.

La propuesta debe considerar los gastos de diseño, creatividad, producción, inserción en medios, comisiones, fees de centrales, monitoreo de centrales de ser el caso u otros gastos conexos. Estos gastos deberán estar incluidos en los costos de cada ítem propuesto.

7. HORIZONTE DE TIEMPO

El plazo de duración de la alianza táctica deberá ser indicado en la propuesta técnico-económica (Anexo Nº 3 de las presentes bases), el cual no deberá superar el horizonte establecido por PROMPERÚ.

8. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN

Etapas del proceso de selección (*) Fechas (***)Convocatoria Del ___ de _____ al ___ de _____ de 201__Consultas y absolución de consultas a las bases Dentro de los tres (3) días hábiles de recibida la

consulta.Presentación de propuestas (**) Con una anticipación no menor a cuarenta y cinco

(45) días calendario de la fecha de inicio prevista de ejecución de la campaña propuesta.

Evaluación de propuestas y selección del aliado X (x) días hábiles luego de recibida la propuesta.Notificación de resultados X (x) días hábiles luego de recibida la propuesta.

(*) El Comité Técnico de Evaluación, podrá modificar los plazos previstos para cada una de las etapas en el cronograma del proceso de selección, de estimarlo pertinente.

(**) Los anexos (formularios aceptados como válidos) del presente documento, requeridos para la presentación de la propuesta, deberán ser completados únicamente en el(los) siguiente(s) idioma(s) _________________ (indicar el(los) idioma(s)).

9. ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN

El proceso de selección estará a cargo de un Comité Técnico de Evaluación ad hoc y se realizará según lo siguiente:

1.1. Convocatoria

La convocatoria se realizará a través de la página Web institucional de PROMPERÚ (http://www.promperu.gob.pe/index.asp) desde donde se podrá acceder al formulario electrónico “Registro de Participantes”, y mediante invitación directa a la Asociación de Empresas de Transporte Aéreo Internacional – AETAI.Las empresas interesadas en participar en el proceso, deberán registrarse en el formulario electrónico “Registro de Participantes” disponible en el link del aviso de convocatoria. El registro de participantes podrá efectuarse desde el mismo día de publicada la convocatoria hasta un (1)

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día calendario antes de la presentación de sus propuestas. Una vez efectuado el registro, la empresa participante recibirá una notificación vía correo electrónico conteniendo el link para descargar las bases del proceso de selección.

Adicionalmente podrán cursarse invitaciones a potenciales aliados tácticos.

1.2. Consultas y absolución de consultas a las bases

Las consultas sobre el contenido de las bases del proceso de selección deberán ser remitidas vía correo electrónico a la dirección señalada en las presentes bases y dentro del plazo establecido en el cronograma del proceso.

La absolución de consultas será efectuada por el Comité dentro de los tres (3) días hábiles contados desde el día siguiente de recibida la consulta.

La(s) respuesta(s) será(n) remitida(s) a la aerolínea que la(s) formuló, vía correo electrónico.

1.3. Presentación de propuestas

Las propuestas deberán ser remitidas vía correo electrónico a la dirección señalada en las presentes bases, con una anticipación no menor a cuarenta y cinco (45) días calendario de la fecha de inicio prevista para la ejecución de la campaña propuesta, adjuntando la siguiente documentación:

a) Declaración jurada de conocimiento y aceptación de las bases para realizar el proceso de selección directa de aliados tácticos (Anexo Nº 1 de las presentes bases).

b) Perfil de la empresa (Anexo Nº 2 de las presentes bases).c) Propuesta técnico-económica (Anexo Nº 3 de las presentes bases). La propuesta deberá

incluir todos los costos, seguros, impuestos, derechos de tramitación de permisos, traslados, etc. que incidan en el costo del plan de medios propuesto.

d) Copia simple de la constitución de la empresa o su equivalente conforme a sus leyes de constitución.

e) Copia simple de poder vigente otorgado al representante legal de la empresa, o su equivalente conforme a sus leyes de constitución.

f) Copia simple del documento de identidad del representante legal.g) Presentación en formato PDF de la estrategia y acciones de comunicación e información

adicional del plan de medios propuesto.h) Presentación de piezas publicitarias (bocetos), según plan de medios propuesto.

El aliado táctico deberá acordar con los medios propuestos que se mantengan las tarifas y condiciones negociadas bajo las cuales se elaboró la propuesta técnica-económica.

La Propuesta técnica-económica (Anexo Nº 3 del Modelo referencial de bases) deberá contener un plan de medios idóneo que contribuya a la correcta comercialización del stock de asientos con precio promocional propuesto en el marco de la alianza táctica.

La recepción de propuestas estará abierta desde la convocatoria del proceso hasta el último día útil del mes de setiembre del ejercicio fiscal siguiente en el que se realizó la convocatoria, o hasta que PROMPERÚ lo estime conveniente. El cierre del proceso de selección será comunicado a través del portal Web institucional (http://www.promperu.gob.pe/index.asp).

Todos los anexos de las presentes bases deberán estar debidamente llenados y firmados por el representante legal de la empresa, en formato PDF y en Excel (este último cuando aplique).

La omisión de cualquiera de estos documentos, al momento de su presentación, originará la descalificación automática de la propuesta.

PROMPERÚ no se hace responsable por la demora o pérdida de la información enviada por correo electrónico.

1.4. Evaluación de propuestas y selección del aliado

El Comité evaluará únicamente aquellas propuestas recibidas de postores debidamente registrados según se indica en el numeral 9.1 del presente documento.

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El Comité verificará de manera individual y en el mismo orden en el que fue recibida la propuesta, aspectos formales de los requisitos y de la documentación solicitada.

Las propuestas que cumplan con los requisitos y documentación señalada en los numerales 3.3 y 9.3, serán admitidas y pasarán a ser evaluadas. En caso de no ser admitidas, el Comité notificará a la empresa, vía correo electrónico, dentro de los siguientes tres (3) días hábiles de recibida la propuesta, el(los) motivo(s) por el(los) cual(es) no fue admitida.

El Comité evaluará de manera individual y en el mismo orden en el que fue recibida la propuesta, en caso de calificar, la selección se realizará en función al presupuesto disponible para el mercado objetivo. En caso de recibir más de una propuesta para un mismo mercado y horizonte de ejecución, en la misma oportunidad, el Comité seleccionará a él/los participante(s) según la calificación obtenida y el presupuesto asignado.

En ningún caso, el Comité podrá seleccionar la propuesta de forma parcial, esta deberá ser por la totalidad de la misma.

Culminado el proceso de evaluación y selección, el Comité emitirá y suscribirá el acta correspondiente, y la remitirá a la Dirección de Promoción del Turismo recomendando la aprobación y formalización de la(s) alianza(s) de la(s) empresa(s) cuya(s) propuesta(s) sea(n) viable(s).

La Dirección de Promoción del Turismo podrá aprobar o, de manera motivada, desaprobar la recomendación del Comité.

1.5. Notificación de resultados

Los resultados del proceso de selección serán notificados de manera individual y en el mismo orden en el que fue recibida la propuesta, por el Comité a la empresa participante, vía correo electrónico, desde la dirección electrónica establecida en las presentes bases para tales efectos. Una vez efectuada la notificación, se procederá con la formalización de la alianza correspondiente en caso haya sido seleccionada.

10. FORMALIZACIÓN DE LA ALIANZA TÁCTICA

La alianza se formalizará mediante la suscripción de un Convenio de Alianza Táctica (Anexo Nº 4 de las presentes bases), donde consten las obligaciones y derechos de ambas partes.

11. EJECUCIÓN DE LA ALIANZA TÁCTICA

11.1.El Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR, deberá aprobar todas las piezas publicitarias presentadas por el aliado previo a la ejecución, las cuales deberán contar con el visto bueno del Departamento de Estrategia Creativa y Contenidos de la SMC.

11.2.PROMPERÚ coordinará y ejecutará las acciones de publicidad conforme a lo establecido en el plan de medios aprobado y que forma parte del convenio de alianza suscrito.

11.3.En el caso de las alianzas tácticas, la campaña propuesta será ejecutada por PROMPERÚ hasta que se agote el stock de los asientos ofrecidos o finalice el plazo de ejecución del plan de medios aprobado, lo que ocurra primero. En caso que el stock de asientos se agote antes de finalizar dicho plazo, PROMPERÚ procederá a cancelar la pauta publicitaria aún no ejecutada.

11.4.Ninguna alianza táctica podrá ser ejecutada sin contar previamente con el convenio correspondiente, debidamente suscrito, bajo responsabilidad.

12. SEGUIMIENTO DE LA ALIANZA TÁCTICA

12.1 El aliado deberá reportar, a solicitud del Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR, sobre el avance y resultados obtenidos durante la ejecución del plan de publicidad conjunta.

12.2 El aliado táctico dentro de los quince (15) días hábiles de haber concluido la ejecución de la campaña o dentro de los plazos establecidos por las partes según la naturaleza de esta, deberá entregar un informe final con los resultados de la misma (ventas generadas, asientos vendidos,

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alcance de metas establecidas, entre otros), utilizando para ello el Reporte de Actividades (Anexo N° 5 de las presentes bases).

12.3 El Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR evaluará y emitirá la conformidad al Reporte de Actividades presentado por el aliado táctico, verificando el cumplimiento de las actividades establecidas en el plan de medios aprobado.

13. RESOLUCIÓN DE CONVENIO DE ALIANZA TÁCTICA

PROMPERÚ se reserva el derecho de resolver el Convenio de alianza táctica y de no admitir la participación del aliado en los próximos procesos de selección que convoque la entidad por un periodo no menor a dos (2) años contados desde la fecha de sus notificación, en caso de:

a) Incumplimiento injustificado de las actividades comprometidas luego de haber sido aceptada su propuesta inicial por PROMPERÚ.

b) Presentar a PROMPERÚ documentación falsa o inexacta para la formalización de la alianza, sin perjuicio de las acciones legales que pudieran corresponder.

c) Incumplimiento en la entrega de resultados de las campañas según lo indicado en el numeral 12.2.

14. ANEXOS

- Anexo N° 1: Declaración Jurada de Conocimiento y Aceptación de las Bases para realizar el proceso de selección de aliados tácticos.

- Anexo N° 2: Perfil de la Empresa.

- Anexo N° 3: Propuesta Técnico-Económica.

- Anexo N° 4: Modelo referencial de Convenio de Alianza Táctica para realizar publicidad conjunta en el exterior con aerolíneas internacionales.

- Anexo N° 5: Reporte de Actividades.

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