MODELO REFERENCIAL DE BASES

PROCESO DE SELECCIÓN DE ALIADOS TÁCTICOS PARA REALIZAR CAMPAÑAS DE PUBLICIDAD CONJUNTA EN EL EXTERIOR

_________________________________ (Indicar el mercado objetivo)

Nº _____-201__/PROMPERÚ-DT-STR

1. ANTECEDENTES

La Dirección de Promoción del Turismo de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ, tiene como objetivo principal en materia de turismo receptivo, contribuir efectivamente al crecimiento sostenido y descentralizado de las divisas generadas por turismo y el flujo de turistas extranjeros.

Para el logro del objetivo y dentro de este marco estratégico, PROMPERÚ ha previsto desarrollar campañas de publicidad en el exterior, con la participación de aerolíneas internacionales, a través del establecimiento de alianzas tácticas.

Este tipo de campañas tiene como finalidad incitar a determinado público objetivo a viajar al Perú a través de la promoción de una oferta concreta de precios de pasajes aéreos, desde ciudades emisoras de turistas internacionales hacia nuestro país.

Las alianzas tácticas serán establecidas a través de un proceso de selección bajo la modalidad de “ventanilla abierta”, mediante el cual en el mismo orden que se recibe una propuesta técnico-económica, se evalúa y de ser el caso, se selecciona de manera individual; este proceso que se define, regula y conduce mediante las presentes Bases.

2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo general

Promover la participación de aerolíneas internacionales no domiciliadas en el Perú para desarrollar campañas de publicidad conjunta, con el objetivo de incrementar el flujo turístico, maximizando la inversión y creando sinergias que potencien el mejor uso de los recursos de PROMPERÚ, a través del establecimiento de alianzas tácticas en _______________________________ (indicar el mercado objetivo).

2.2 Objetivo específicos

Desarrollar acciones de publicidad específicas de reacción rápida en un horizonte de tiempo no mayor a tres (3) meses, focalizadas en un solo mercado (país).

3. CARACTERÍSTICAS DE LA CAMPAÑA DE PUBLICIDAD CONJUNTA

3.1. ObjetivoImpulsar la comercialización del destino turístico Perú en ________________________ (Indicar el mercado objetivo) a través de acciones de publicidad con tarifas promocionales de pasajes aéreos internacionales.

3.2. Dirigido a:Aerolíneas internacionales no domiciliadas en el Perú involucradas en la comercialización del destino turístico Perú en ______________________________ (Indicar el mercado objetivo).

3.3. Requisitos

- Tener ventas anuales con destino a Perú mayores a US $ 10 000 000,00 (Diez millones de dólares americanos) en el año anterior a la realización de la alianza táctica. Quedan exceptuadas de este requisito, las aerolíneas que recién comiencen a operar hacia Perú, en una nueva ruta hacia Perú, en vuelo directo y con aviones con capacidad mayor a 100 asientos.

- Contar con presencia propia en el mercado objetivo propuesto y que posea conectividad con al menos dos (2) ciudades al interior del mercado objetivo, pudiendo ser operada mediante un acuerdo de código compartido.

- Contar para la campaña con al menos un vuelo cuya ruta tenga como destino final el Perú, desde el mercado objetivo que forma parte de su propuesta.

- Disponer para la campaña de no menos del 15% del total de los asientos del(los) vuelo(s) con destino final en Perú, desde el mercado objetivo, que forman parte de su propuesta, cuya tarifa estará sujeta a un descuento no menor al 40% sobre el valor de la tarifa regular más alta publicada para la clase a la que pertenecen dichos asientos.

- (Señalar otras características)

3.4. Duración de la campaña (Desde dd/mm/aa hasta dd/mm/aa)

3.5. Público objetivo (Indicar el público objetivo al cual va dirigido la campaña)

3.6. Tipos de medios Prensa escrita (diarios y periódicos), revistas, televisión, publicidad exterior, internet, actividades BTL, radio y otros medios.

3.7. Validez de las propuestas 30 días calendario a partir de la recepción de las mismas.

3.8. Email del procesoLa empresa participante deberá presentar sus consultas y propuesta vía correo electrónico a: alianzastacticas@promperu.gob.pe, con el asunto: Alianza Táctica en ________________________ (Indicar el mercado objetivo).

4. PARTICIPANTES

4.1. Podrán participar en el proceso de selección, las aerolíneas internacionales debidamente constituidas, no domiciliadas en el Perú y con presencia en el extranjero, que cuenten con medios de comercialización básicos (Web, oficinas de venta directa, etc.), y que además cumplan con los requisitos señalados en el numeral 3.3 del cuadro precedente.

4.2. La participación en este proceso de selección, es únicamente de manera individual e implica la aceptación de sus bases.

5. MONTO DE INVERSIÓN

5.1 PROMPERÚ asumirá el 100% del monto total de la campaña de publicidad materia de la alianza, en base al plan de medios aprobado, hasta por un máximo de Quinientos mil y 00/100 Soles (S/.500 000,00).

5.2 El aporte máximo a invertir por parte de PROMPERÚ con cada aliado táctico dependerá de los resultados de la evaluación técnico-económica y del presupuesto disponible de PROMPERÚ para tal fin.

5.3 El pago de las acciones de publicidad será realizado por PROMPERÚ directamente al medio publicitario, central de medios, o agencia de publicidad propuesta por el aliado, una vez finalizada la pauta y contra la evidencia de que la publicidad fue servida correctamente. En caso el medio publicitario, central de medios, o agencia de publicidad propuesta requiera el pago por adelantado para emitir la pauta, PROMPERÚ podrá realizar un pago de máximo el cincuenta por ciento (50%) del monto total de la emisión de la pauta, siendo cancelado el saldo previa presentación de la evidencia y reportes finales respectivos. El aliado táctico deberá acordar con los medios, central de medios o agencia de publicidad propuestos que se mantengan las tarifas y condiciones negociadas bajo las cuales se elaboró la propuesta técnica-económica. En ningún caso se entregará dinero en efectivo al aliado.

5.4 La alianza táctica tendrá carácter de no exclusiva.

6. DE LA PROPUESTA TÉCNICO-ECONÓMICA

La empresa participante preparará su propuesta utilizando el formato “Propuesta técnico-económica”, Anexo Nº 3 de las presentes bases.

Se consideran como medios publicitarios los siguientes:

- Prensa escrita (diarios y periódicos).- Revistas dirigidas al público consumidor.- Televisión.- Radio.- Publicidad exterior (Outdoor).- Publicidad digital.- Actividades BTL (below the line).- Otros.

No se consideran medios propios las revistas u otras publicaciones de a bordo de la aerolínea.

La propuesta debe considerar los gastos de diseño, creatividad, producción, inserción en medios, comisiones, fees de centrales, monitoreo de centrales de ser el caso u otros gastos conexos. Estos gastos deberán estar incluidos en los costos de cada ítem propuesto.

7. DEL HORIZONTE DE TIEMPOEl plazo de duración de la alianza táctica deberá ser indicado en la propuesta técnico-económica (Anexo Nº 3 de las presentes bases), el cual no deberá superar el horizonte establecido por PROMPERÚ.

8. DEL CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN

Etapas del proceso de selección (*) Fechas (***)Convocatoria Del ___ de _____ al ___ de _____ de 201__Consultas y absolución de consultas a las bases Dentro de los tres (3) días hábiles de recibida la

consulta.Presentación de propuestas (**) Con una anticipación no menor a cuarenta y cinco

(45) días calendario de la fecha de inicio prevista de ejecución de la campaña propuesta.

Evaluación de propuestas y selección del aliado X (x) días hábiles luego de recibida la propuesta.Notificación de resultados X (x) días hábiles luego de recibida la propuesta.

(*) El Comité Técnico de Selección, podrá modificar los plazos previstos para cada una de las etapas en el cronograma del proceso de selección, de estimarlo pertinente.

(**) Los anexos (formularios aceptados como válidos) del presente documento, requeridos para la presentación de la propuesta, deberán ser completados únicamente en el(los) siguiente(s) idioma(s) ________________________ (indicar el(los) idioma(s)).

9. DE LAS ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN

El proceso de selección estará a cargo de un Comité Técnico de Selección ad hoc y se realizará según lo siguiente:

1.1. Convocatoria

La convocatoria se realizará a través de la página Web institucional de PROMPERÚ, desde donde se podrá acceder al formulario electrónico “Registro de Participantes” (www.promperu.gob.pe/index.asp), y mediante invitación directa a la Asociación de Empresas de Transporte Aéreo Internacional – AETAI.Las empresas interesadas en participar en el proceso, deberán registrarse a través de dicho formulario El registro podrá efectuarse desde el mismo día de publicada la convocatoria hasta un (1) día calendario antes de la presentación de sus propuestas. Aquellas propuestas recibidas y que no hayan contado con el registro previo no serán consideradas.

Una vez efectuado el registro, la empresa participante recibirá una notificación vía correo electrónico conteniendo el link para descargar las bases del proceso de selección.

Adicionalmente podrán cursarse invitaciones a potenciales aliados tácticos.

1.2. Consultas y absolución de consultas a las bases

Las consultas sobre el contenido de las bases del proceso de selección deberán ser remitidas vía correo electrónico a la dirección electrónica señalada dichas bases y dentro del plazo establecido en el cronograma del proceso.

La absolución de consultas será efectuada por el Comité dentro de los tres (3) días hábiles contados desde el día siguiente de recibida la consulta. La(s) respuesta(s) será(n) remitida(s) a la aerolínea que la(s) formuló, vía correo electrónico.

1.3. Presentación de propuestas

Las propuestas deberán ser remitidas vía correo electrónico a la dirección electrónica señalada en las presentes bases, con una anticipación no menor a cuarenta y cinco (45) días calendario de la fecha de inicio prevista para la ejecución de la campaña propuesta, adjuntando la siguiente documentación:

a. Declaración jurada de conocimiento y aceptación de las bases del proceso de selección de aliados tácticos (Anexo Nº 1 de las presentes bases).

b. Perfil de la empresa (Anexo Nº 2 de las presentes bases).c. Propuesta técnico-económica (Anexo Nº 3 de las presentes bases). La propuesta deberá incluir

todos los costos, seguros, impuestos, derechos de tramitación de permisos, traslados, etc. que incidan en el costo del plan de medios propuesto.

d. Copia simple de la constitución de la empresa o documento equivalente que acredite que es una empresa legalmente constituida, conforme a las leyes de su país. En caso que la empresa hubiera participado o se encuentre participando en algún proceso de selección de aliados convocado por PROMPERÚ, podrá solicitar la exoneración de este requisito, siempre que el objeto y/o denominación de la empresa no hayan sido modificados, para lo cual deberá completar la información solicitada en la sección VI del Anexo Nº 2, a fin que el Comité pueda ubicar y verificar que dicha información obra en poder de PROMPERÚ.

e. Copia simple de poder vigente otorgado al representante legal de la empresa, o su equivalente conforme a las leyes de constitución de su país.

f. Copia simple del documento de identidad del representante legal.g. Presentación en formato PDF de la estrategia y acciones de comunicación e información adicional

del plan de medios propuesto.h. Presentación de piezas publicitarias (bocetos), según plan de medios propuesto.i. Ficha de proveedor (Anexo N° 4 del Modelo referencial de bases).

El aliado táctico deberá acordar con los medios propuestos que se mantengan las tarifas y condiciones negociadas bajo las cuales se elaboró la propuesta técnica-económica.

La propuesta técnica-económica (Anexo Nº 3 de las presentes bases) deberá contener un plan de medios idóneo que contribuya a la correcta comercialización del stock de asientos con precio promocional propuesto en el marco de la alianza táctica.

La recepción de propuestas estará abierta desde la convocatoria del proceso hasta el último día útil del mes de setiembre del ejercicio fiscal siguiente en el que se realizó la convocatoria, o hasta que PROMPERÚ lo estime conveniente.

Todos los anexos de las presentes bases deberán estar debidamente llenados y firmados por el representante legal de la empresa, en formato PDF y en Excel (este último cuando aplique).

La omisión de cualquiera de estos documentos, al momento de su presentación, originará la descalificación automática de la propuesta.

PROMPERÚ no se hace responsable por la demora o pérdida de la información enviada por correo electrónico.

1.4. Evaluación de propuestas y selección del aliado

El Comité evaluará únicamente aquellas propuestas recibidas de postores debidamente registrados según se indica en el numeral 9.1 del presente documento.

El Comité verificará, de manera individual y en el mismo orden en el que fue recibida la propuesta, aspectos formales de los requisitos y de la documentación recibida.

Las propuestas que cumplan con los requisitos y documentación señalada en los numerales 3.3 y 9.3, serán admitidas y pasarán a ser evaluadas. En caso de no ser admitidas, el Comité notificará a la empresa, vía correo electrónico, dentro de los siguientes tres (3) días hábiles de recibida la propuesta, el(los) motivo(s) por el(los) cual(es) no fue admitida.

El Comité evaluará de manera individual y en el mismo orden en el que fue recibida la propuesta; en caso de calificar, la selección se realizará en función al presupuesto disponible para el mercado objetivo. En caso de recibir más de una propuesta para un mismo mercado y horizonte de ejecución, en la misma oportunidad, el Comité seleccionará a él/los participante(s) según la calificación obtenida y el presupuesto asignado.

En ningún caso, el Comité podrá seleccionar la propuesta de forma parcial, esta deberá ser por la totalidad de la misma.

Culminado el proceso de evaluación y selección, el Comité emitirá y suscribirá el acta correspondiente, y la remitirá a la Dirección de Promoción del Turismo a través, recomendando la aprobación y formalización de la(s) alianza(s) de la(s) empresa(s) cuya(s) propuesta(s) sea(n) viable(s).

La Dirección de Promoción del Turismo podrá aprobar o, de manera motivada, desaprobar la recomendación del Comité.

1.5. Notificación de resultados

Los resultados del proceso de selección serán notificados de manera individual y en el mismo orden en el que fue recibida la propuesta, por el Comité a la empresa participante, vía correo electrónico, desde la dirección electrónica establecida en las presentes bases para tales efectos. Una vez efectuada la notificación, se procederá con la formalización de la alianza correspondiente en caso haya sido seleccionada.

10. DE LA FORMALIZACIÓN DE LA ALIANZA TÁCTICA

La alianza se formalizará mediante la suscripción de un Convenio de Alianza Táctica (Anexo Nº 5 de las presentes bases), donde consten las obligaciones y derechos de ambas partes.

11. DE LA EJECUCIÓN DE LA ALIANZA TÁCTICA

11.1. El Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR, deberá aprobar todas las piezas publicitarias presentadas por el aliado previo a su ejecución, las cuales deberán contar con el visto bueno del Departamento de Estrategia Creativa y Contenidos de la Subdirección de Mercadeo y Comunicaciones.

11.2. PROMPERÚ coordinará y ejecutará las acciones de publicidad conforme a lo establecido en el plan de medios aprobado y que forma parte del convenio de alianza suscrito.

11.3. Ninguna alianza táctica podrá ser ejecutada sin contar previamente con el convenio correspondiente, debidamente suscrito, bajo responsabilidad.

12. DEL SEGUIMIENTO DE LA ALIANZA TÁCTICA

12.1 Concluida la ejecución de la campaña, el aliado táctico deberá entregar dentro del plazo establecido con PROMPERÚ un informe final con los resultados de la misma (ventas generadas, asientos vendidos, alcance de metas establecidas, entre otros), utilizando para ello el Reporte de Actividades (Anexo N° 5 de las presentes bases).

13. DE LA RESOLUCIÓN DE CONVENIO DE ALIANZA TÁCTICA

El Convenio de alianza táctica podrá ser resuelto por las siguientes causales:

a. Por mutuo acuerdo de las partes, el mismo que deberá ser expresado por escrito.b. Imposibilidad de ejecución del Convenio por razones no imputables a las partes (caso fortuito o fuerza

mayor).c. Incumplimiento de alguna de las cláusulas del Convenio por una de las partes, sin perjuicio de las

acciones legales a que hubiere lugar.

En caso de incumplimiento del Convenio de alianza táctica por parte del aliado, PROMPERÚ se reserva el derecho de no admitir su participación en los próximos procesos de selección que convoque, por un período no menor a dos (2) años contados desde la fecha de su notificación.

14. ANEXOS

- Anexo N° 1: Declaración jurada de conocimiento y aceptación de las bases del proceso de selección de aliados tácticos.

- Anexo N° 2: Perfil de la empresa.

- Anexo N° 3: Propuesta técnico-económica.

- Anexo N° 4: Ficha de proveedor.

- Anexo N° 5: Modelo referencial de convenio de alianza táctica para realizar publicidad conjunta en el exterior.

- Anexo N° 6: Reporte de actividades.

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