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DIRECTIVA PERMANENTE Mayo 3 de 2010 No. DIR10-6 / MDSGDF-23.1 ASUNTO :

Políticas registro información financiera

AL : Señores Viceministro para la Estrategia y Planeación; Viceministro para las Políticas y

Asuntos Internacionales; Viceministro del Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa; Jefe de Estado Mayor Conjunto Comando General Fuerzas Militares; Segundos Comandantes de Fuerza; Subdirector General Policía Nacional; Inspectores Generales Unidades Ejecutoras; Director General Marítimo; Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada; Director Fondelibertad; Secretario Ejecutivo Comisión Colombiana del Océano; Gerente General Grupo SILOG-CNMC; Directores Establecimientos Públicos; Director Fondo Rotatorio de la Policía Nacional; Director Caja Sueldos de Retiro de la Policía Nacional; Directora Contratación Estatal MDN; Directores Financieros, Jefes Oficina de Planeación, Jefes Oficinas Contratos, Jefes Oficinas de Control Interno, Jefes Oficinas de Informática de Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos y Grupos Dirección Finanzas. Bogotá, D.C.

I. OBJETIVO Y ALCANCE A. FINALIDAD Comunicar a las Unidades Ejecutoras los aspectos que se deben tener en cuenta en el registro de las transacciones del área financiera e indicar las políticas de carácter general que deben ser de permanente cumplimiento. B. REFERENCIAS 1. Constitución Política de Colombia.

2. Ley 48 del 03 de Marzo/93 “Por la cual se reglamenta el Servicio de Reclutamiento y Movilización”.

3. Ley 87 del 29-Nov/93 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las

entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones” y reglamentarios.

REPÚBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

2 Continuación Directiva Permanente No. MDSGDF-23.1

4. Ley 633 del 29-Dic/00 “Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se dictan disposiciones sobre el tratamiento a los fondos obligatorios para la vivienda de interés social y se introducen normas para fortalecer las finanzas de la Rama Judicial”.

5. Ley 734 del 05-Feb/02 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”. 6. Ley 1097 del 2-Nov/06 “Por la cual se regulan los Gastos Reservados”. 7. Ley 1150 del 16-jul/07 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la

transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos”.

8. Ley No. 1184 del 29-Feb/08 “Por la cual se regula la Cuota de Compensación Militar y se dictan

otras disposiciones”. 9. Ley de Presupuesto “Por la cual se decreta el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Ley

de Apropiaciones para la vigencia fiscal.” 10. Decreto No. 111 del 15-Ene/96 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la

Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto” y reglamentarios. 11. Decreto No. 630 del 2 de Abril/96 “Por el cual se modifica el Decreto No. 359/95”.

12. Decreto No. 2789 del 31-Agt/04 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información

Financiera SIIF-Nación”.

13. Decreto 2001 del 15-Jun/05 “Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo 15 del Decreto 359 de 1995”.

14. Decreto No. 4730 del 28-Dic/05 “Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto”. 15. Decreto No. 4318 del 30-Nov/06 “Por el cual se modifica el Decreto 2789 de 2004 que reglamenta

el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF Nación”.

16. Decreto No. 1957 del 30-May/07 “Por el cual se reglamenta normas orgánicas del presupuesto y se dictan otras disposiciones en la materia”.

17. Decreto No. 1525 del 09-May/08 “Por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los

recursos de las entidades estatales del orden nacional y territorial”.

18. Decreto No. 2474 del 07-Jul/08 “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad y selección objetiva, y se dictan otras disposiciones”.

19. Decreto de Liquidación del Presupuesto para la Vigencia.


20. Resolución No. 036 del 7-May/98 “Por la cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuestales, suministro de información y su sistematización del Presupuesto General de la Nación”.

21. Régimen de Contabilidad Pública y demás normas legales vigentes en materia contable.

C. VIGENCIA

La presente Directiva rige a partir de la fecha de su expedición. II. INFORMACION GENERALIDADES La Dirección de Finanzas comprometida en la misión asignada para procurar la óptima utilización de los recursos apropiados al Ministerio de Defensa Nacional, ha venido asesorando a este Despacho en la formulación de políticas, procedimientos y conceptos año a año hacia las Unidades Ejecutoras con el propósito de adelantar oportunamente el registro de la información financiera. Con el fin de indicar aquellos aspectos en los que se deben tomar medidas a tiempo para evitar inconvenientes al cierre de la vigencia fiscal, se hace necesario elaborar la presente Directiva para insistir en el adecuado uso de los recursos, su registro y contabilización, lo que necesariamente requiere del profesionalismo y compromiso de los funcionarios de las áreas financieras y administrativas de todas las Unidades Ejecutoras. Es pertinente indicar por un lado, que las Unidades Ejecutoras tienen mayor conocimiento de la funcionalidad del sistema rector de la Administración Financiera Pública (SIIF-Nación y en específico del SIIF Nación I) si se tiene en cuenta que éste prácticamente se implementó en el Ministerio de Defensa Nacional (excepto en los Establecimientos Públicos) desde el año 2000 y además la aplicación en cuanto a la cobertura debido al proceso de conexión de regionales, lo que a su vez, ha permitido informar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público las necesidades de mejoras en transacciones y reportes del sistema y de otro, que éste no se debe perder por los traslados de personal que usualmente se presentan en las Unidades Ejecutoras, sino que por el contrario, cada día debe ser objeto de fortalecimiento y efecto multiplicador con el fin de avanzar con el transcurrir del tiempo, siendo necesario consultar y mantener al día los diferentes documentos que se han elaborado y darles cabal aplicación. Con ocasión de la implantación del Sistema SIIF-Nación II, la Dirección de Finanzas desde el año 2005 ha venido informando a las Unidades Ejecutoras y en el caso de los Establecimientos Públicos del Sector Defensa se empezó a comunicar a partir de 2007, sobre los aspectos de orden técnico tanto de hardware, software, canales de comunicación y conectividad para que se tomaran las medidas del caso. De igual forma en la vigencia 2009, continuando con la implantación del Sistema SIIF-Nación II se atendió lo indicado en los diferentes lineamientos dispuestos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y así como con Circular No. 120-MDSGDFGAD-13 del 24 de febrero de 2009 se dio a conocer la Circular Externa No. 005 sobre “Guía de Implantación para Entidades SIIF Nación II” suscrita por el


Administrador del SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público el 29 de Enero/09, en razón a que dicho documento contenía la guía resumida de las actividades a realizar en cada Entidad. Mediante Circular No. 115042 MDSGDFGAD-13 del 23 de diciembre de 2009, se indicó la estrategia a seguir en el proceso de implantación del Sistema SIIF-Nación II para el año 2010, donde se determinó, entre otros aspectos, que en el Sector Defensa todas las Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos del nivel central participarían como “Piloto” en dicho proceso. Así mismo, se resaltó que el único interlocutor del Sector Defensa con la Administración del Sistema SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público es la Dirección de Finanzas, motivo por el cual, cualquier requerimiento por parte de las Unidades y Subunidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos en materia financiera o aspectos relacionados con el Sistema SIIF Nación se deben hacer a través de esta Dependencia. En tal sentido, se solicita aunar esfuerzos a fin de dar cumplimiento a las directrices antes indicadas y las que se formulen a futuro tanto del SIIF Nación I como del nuevo aplicativo (una vez el Ministerio de Hacienda y Crédito Público indique las acciones sobre el particular). Así como, en aspectos relacionados con: la creación y modificación de usuarios, Disponibilidad de los Usuarios, Deshabilitación y eliminación de Usuarios, Uso apropiado del Password o contraseña de acceso, entre otros.

III. EJECUCION

A. MISION GENERAL

Las Unidades Ejecutoras, darán cumplimiento a las políticas establecidas en la presente Directiva, con el propósito de efectuar una adecuada ejecución, registro y contabilización de los recursos apropiados mediante la Ley del Presupuesto General de la Nación. B. MISIONES PARTICULARES 1. Secretaría General - Controlar el cumplimiento de las políticas y procedimientos financieros emitidos por el Despacho

del señor Ministro de Defensa Nacional, para verificar el correcto uso de los recursos apropiados y que ejecutan directamente las Unidades Ejecutoras.

2. Viceministerios y Unidades Ejecutoras - Impartir las instrucciones al interior de la Unidad Ejecutora para que las dependencias encargadas

de cada uno de los procesos del área financiera tengan en cuenta las políticas emitidas en la presente Directiva. Igualmente, para que las Oficinas de Contratos, Control Interno e Inspecciones Generales y Oficinas de Planeación realicen aquellas actividades que les corresponden en atención a las funciones de cada una.

- Dar cumplimiento a lo dispuesto en todas las normas de carácter presupuestal, contable, de

tesorería, del Sistema SIIF Nación y demás directrices impartidas sobre la materia. - Velar por la correcta administración, ejecución y control de los recursos asignados.


3. Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa - Determinar las Subunidades Ejecutoras que deben elaborar versiones de programación

presupuestal de gastos e ingresos y efectuar las gestiones para la creación de rubros presupuestales de gastos en el sistema SIIF-Nación.

- Desagregar mediante resolución al siguiente nivel de detalle del anexo del Decreto de liquidación

las cuentas de Gastos de Personal y Gastos Generales. - Tramitar las modificaciones de la resolución de desagregación. - Gestionar las resoluciones de traslados que requieren refrendación del Ministerio de Hacienda y

Crédito Público- Dirección General del Presupuesto Público Nacional. - Tramitar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público el levantamiento de marcas de restricción

presentadas en el Sistema SIIF-Nación en los rubros de Funcionamiento y los proyectos de Inversión.

- Gestionar el trámite de solicitud de vigencias futuras bien sean ordinarias o excepcionales. - Coordinar y gestionar las adiciones presupuestales a que haya lugar. 4. Inspecciones Generales y Oficinas de Control Interno - Establecer las evaluaciones y los seguimientos a la información financiera que consideren

necesarios y aquellos que expresamente hayan sido dispuestos en las normas legales vigentes. - Presentar al Representante Legal de la Entidad y al Administrador del SIIF-Nación del Ministerio de

Hacienda y Crédito Público, al menos una vez al año, los resultados obtenidos del monitoreo a la administración y operación del SIIF-Nación.

5. Dirección de Finanzas Ministerio de Defensa Nacional - Formular y gerenciar las políticas generales, procedimientos y los lineamientos específicos

emitidos por el Despacho de los señores Ministro de Defensa Nacional y Secretario General, para la correcta ejecución que deben adelantar las Unidades Ejecutoras de los recursos asignados a cada una.

- Centralizar y coordinar con los Entes Rectores (Ministerio de Hacienda y Crédito Público,

Contaduría General de la Nación, Contraloría General de la República y Administración SIIF-Nación, entre otros) la aclaración de inquietudes o aspectos que inciden en la ejecución de los recursos que adelantan las Unidades Ejecutoras.

- Asesorar y capacitar a las Unidades Ejecutoras en los procedimientos, conceptos y políticas

financieras así como en la utilización del Sistema SIIF-Nación.


IV. DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS

Este Despacho a través de la Dirección de Finanzas siempre ha estado pendiente que las Unidades Ejecutoras cumplan con la aplicabilidad de las normas de orden financiero así como las políticas, lineamientos y procedimientos que se han formulado y es por ello, que en forma oportuna ha venido ilustrando sobre las acciones a seguir para el adecuado registro de la información financiera a través del “Manual de Políticas y Procedimientos Financieros”, la Directiva de “Políticas Registro Información Financiera” así como, con la Directiva de “Políticas para el Cierre de la Vigencia Fiscal”, entre otros documentos, máxime por las mejoras que se han surtido en el Sistema SIIF-Nación. De otra parte y como ya se mencionó, no sólo las políticas se han establecido a través de la expedición de los documentos ya referenciados sino también, en las diferentes capacitaciones que se brindaron en la vigencia fiscal anterior (capacitación que fue objeto de evaluación reportando un 93% de interiorización) y que hoy día se siguen adelantando. A continuación, se indican los aspectos que deben tener en cuenta las Unidades Ejecutoras en el proceso financiero y que debe ser coordinado con las áreas administrativas a fin de evitar problemas a veces de difícil recuperación, al cierre de la vigencia fiscal, así: A. ASPECTOS PRESUPUESTALES 1. Con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 30 del Decreto 4730 del 28 de

diciembre de 2005, “Por el cual se reglamentan normas orgánicas de presupuesto” y el Plan de Cuentas establecido en la Resolución Número 013 del 7 de abril de 2009, las Unidades Ejecutoras a través de las Oficinas de Planeación y/o Departamentos 4 deben enviar a la Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa del Ministerio de Defensa Nacional el archivo en medio magnético de la desagregación de Funcionamiento (Gastos Generales y Gastos de Personal) a fin de que esta instancia elabore la Resolución de desagregación del Anexo del Decreto de liquidación y para el efecto, deberán tener en cuenta los lineamientos y los plazos dispuestos por dicha dependencia.

2. Tener presente por un lado, que de constituirse Reservas Presupuestales conllevarán a reducir el

presupuesto del año siguiente en el 100% del valor que exceda cuando las mismas superen las apropiaciones en los topes dispuestos en el artículo 2° del Decreto 1957/07 y de otro, que la decisión estará en cabeza de la respectiva Unidad Ejecutora, aspecto que fue comunicado mediante Circular No. 227-MDVGIDFGAD-19.4 del 01 de agosto de 2007 “Aclaraciones Decreto 1957 del 30 de mayo de 2007 y aspectos complementarios”.

3. Como es de conocimiento, antes de iniciar cualquier proceso que afecte las apropiaciones

presupuestales se debe contar con el correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el cual garantizará la existencia de apropiación suficiente para atender el gasto tal y como lo dispone el artículo 71 del Decreto 111 de 1996.

Es procedente manifestar, que el certificado de disponibilidad presupuestal que se expida para el proceso puede incluir diferentes rubros o fuentes de financiación.


Igualmente, una vez se firmen los actos administrativos (llámese contrato, LOA, entre otros) se debe proceder a solicitar la expedición del correspondiente Compromiso (Registro Presupuestal) con el cual se perfeccionarán presupuestalmente los actos administrativos y no se podrán desviar los recursos para ningún otro fin.

Dado lo anterior, es procedente que los diferentes Ordenadores del Gasto estén al tanto de

los procesos a su cargo con el propósito de que una vez se firme el contrato o la LOA por mencionar algunos, inmediatamente se solicite al Departamento Financiero o su equivalente la expedición del Compromiso (Registro Presupuestal).

Así mismo, si un contrato o acto administrativo de la vigencia es objeto de adición se debe

adicionar el certificado de disponibilidad presupuestal inicial que lo ampara siempre y cuando corresponda a la misma vigencia fiscal, para efecto de control y por ende, el mismo Registro Presupuestal.

De igual forma las Unidades y Subunidades Ejecutoras deben siempre expedir el Compromiso (Registro Presupuestal) identificando el beneficiario con quien se firma el respectivo contrato o acto administrativo.

4. Efectuar en forma oportuna la solicitud y el registro de los compromisos de vigencias futuras con

cargo a las autorizaciones otorgadas. 5. Las Unidades Ejecutoras deben tener claridad que en los contratos en monedas diferentes a

pesos se debe generar Registros Presupuestales independientes tanto para el proveedor que suministra los bienes como para lo correspondiente a los gastos de nacionalización.

Así mismo, se debe tener en cuenta que en los procesos en que las Unidades Ejecutoras incurran en gastos de nacionalización en el Compromiso (Registro Presupuestal) se debe registrar el NIT de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

6. Debida utilización de los rubros presupuestales los cuales deben ser acordes con el objeto de los

procesos que se van a adelantar y evitar al máximo la utilización de los rubros de “Otros Gastos por Adquisición de Bienes” y “ Otros Gastos por Adquisición de Servicios” con el propósito de no afectar los registros contables.

7. Implementar controles que garanticen la correcta ejecución del presupuesto al máximo nivel de

desagregación.

8. Las Unidades Ejecutoras del nivel central deben tener en cuenta la Circular No. 11-MDSGDFGAD-19.4 del 22 de enero de 2008, mediante la cual se aclaró y se dio instrucción respecto a la situación que se presenta en el sistema SIIF-Nación en cuanto al registro de un compromiso asumido con cargo a vigencias futuras.

9. Es importante recordar el cumplimiento del principio presupuestal de la “Especialización” dispuesto

en el artículo 18 del Decreto 111 de 1996, el cual dispone que: “Las apropiaciones deben referirse en cada órgano de la administración a su objeto y funciones y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas”. (Subrayado fuera de texto).


10. Como es bien sabido por las Unidades Ejecutoras, los valores constituidos en el Rezago

Presupuestal del año anterior son la primera prioridad que se debe atender en el año siguiente, especialmente lo relacionado con las Cuentas por Pagar considerando que los bienes o servicios fueron recibidos a satisfacción en la vigencia anterior.

Por lo tanto, no es procedente gestionar pagos para el último trimestre y mucho menos para finales del mes de diciembre, toda vez, que éstos pueden ser objeto de bloqueo por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional por ejemplo, por endosar y/o no endosar las Obligaciones de acuerdo con los parámetros dados por el Comité de Seguridad del SIIF-Nación, o por mala escogencia de la cuenta entre otras situaciones, lo que traería consecuencias funestas a la administración, en atención a que por corresponder a Cuentas por Pagar éstas fenecerán y en consecuencia, la única forma para atender la Obligación sería con cargo a vigencias expiradas afectando el presupuesto de la siguiente vigencia.

11. Tener en cuenta que los compromisos presupuestales legalmente adquiridos se cumplen o

ejecutan, en el caso de los contratos o convenios con la recepción de bienes o prestación de servicios en la respectiva vigencia fiscal.

12. Con el propósito de que al final de la vigencia fiscal, no se incurra en la constitución de Rezago

Presupuestal sin corresponder, se requiere que el personal comprometido en las diferentes etapas de la Cadena Presupuestal en forma permanente, esté verificando la información registrada en el Sistema SIIF Nación frente a la documentación soporte con el propósito de conocer el estado de cada uno de los procesos contractuales, a fin de determinar a ciencia cierta aquellos que al finalizar el año deben ser objeto de constitución, bien sea en Cuentas por Pagar o en casos excepcionales de fuerza mayor o fortuitos Reserva Presupuestal.

13. Teniendo en cuenta que se han recibido llamados de atención con respecto al registro del campo

“No. de referencia de pago” y los valores de cada una de las facturas para el pago de servicios públicos, se recomienda observar lo dispuesto en el Procedimiento No. 25 “Servicios Públicos” del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros.

En tal sentido, el pago que se debe registrar en el sistema SIIF-Nación del servicio público, es el correspondiente a la totalidad de la factura, es decir, no se puede parcializar este valor en dos planes de pago. Para el efecto, las Unidades Ejecutoras (aplica para Gestión General, Comando General, Ejército, Armada, Fuerza Aérea y Dimar) deben solicitar a la Dirección de Finanzas Grupo Control Tesorería el PAC que requieran de tal forma que se de cumplimiento al pago estipulado en cada factura. En cuanto a las demás Unidades Ejecutoras por ser órganos ejecutores de PAC lo gestionarán directamente. De igual manera se recomienda digitar cuidadosamente el número referencia de pago, toda vez que por un lado, dicho número no es validado por el sistema y de otro, cuando la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional va a ordenar el pago y encuentra que el número de referencia de pago no coincide con el de la factura procede a bloquear la orden pago en forma inmediata.


14. Se recomienda dar agilidad a los procesos de contratación que se van a adelantar en el año, con el fin de no afectar el presupuesto de la siguiente vigencia fiscal, toda vez, que de conformidad con las normas legales vigentes cuando se surte el trámite de una licitación, concurso de méritos o cualquier otro proceso de selección del contratista y cumplidos los requisitos legales así como la disponibilidad presupuestal pero su perfeccionamiento sólo se realiza en la siguiente vigencia, afectará el presupuesto de ésta última.

15. Es procedente recomendar a aquellas Unidades Ejecutoras que en el evento que llegaren a tener

procesos financiados con recursos de Crédito Externo, en lo posible no pactar entregas de material o recibo de servicios para el mes de diciembre en los correspondientes a “Crédito Comprador”.

Lo anterior, considerando que para realizar el registro del desembolso en el Sistema Integrado de Información Financiera se deben surtir varios pasos en forma preliminar, los cuales de no efectuarse con la suficiente antelación no permitirá cumplir la Cadena Presupuestal generándose la constitución de Cuentas por Pagar sin corresponder. En los procesos de Crédito Externo y Fondos Internos las Unidades Ejecutoras una vez lleguen al estado de la Obligación y Orden de Pago deben en el Módulo CUN confirmar el pago de las “Ordenes de Pago Sin Situación de Fondos”. De no realizarse este procedimiento el Sistema Integrado de Información Financiera constituirá Cuentas por Pagar, no siendo concordante con la realidad misma del proceso.

16. Control por parte de los Ordenadores del Gasto y Gerentes de Proyectos de las apropiaciones y

compromisos adquiridos a fin de solicitar las modificaciones a que haya lugar en forma oportuna en los diferentes documentos producidos como son los Certificados de Disponibilidad Presupuestal, Registro de Bienes y Servicios (cuando aplique), Compromisos (Registro Presupuestal), Entrada a Satisfacción del Bien o Cumplimiento del Servicio, Obligación y Orden de Pago.

17. Análisis y permanente seguimiento a los diferentes reportes que genera el Sistema SIIF Nación. 18. Expedir un único Certificado de Disponibilidad Presupuestal por proceso, sin querer indicar que se

expida por el valor total de la apropiación.

Así mismo, para los procesos que se lleguen a tener de Crédito Externo se debe, en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, considerar tanto los recursos de crédito externo como los ordinarios, en atención a que estos procesos por lo general deben efectuar erogaciones por concepto de Gastos de Nacionalización. De modificarse el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (bien sea que se adicione o se reduzca) se debe nuevamente imprimir, firmar por la autoridad competente y anexarlo a la documentación soporte del proceso. Esta actividad también se debe adelantar con los Compromisos (Registros Presupuestales) y las Obligaciones que sean modificadas.


19. Elaborar los correspondientes Certificados de Disponibilidad Presupuestal, Registro de Bienes y

Servicios (cuando aplique) y Compromiso (Registro Presupuestal), previa solicitud escrita del Ordenador del Gasto para aquellos procesos que contaron con autorización de vigencia futura en el año anterior.

20. Es importante, que las Unidades y Subunidades Ejecutoras elaboren los Planes de Compras de conformidad con los lineamientos dispuestos por la Contraloría General de la República en atención al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE.

Igualmente, el registro de la cadena presupuestal afectando los códigos a los bienes o servicios de conformidad con el Catálogo Único de Bienes y Servicios CUBS, relacionados en los planes de compras de los conceptos de Gastos Generales e Inversión.

21. Es pertinente, que las Unidades Ejecutoras efectúen control tanto a la apropiación como a la

ejecución de “Ingresos”. Así mismo, se debe elaborar un adecuado estudio y planeación en cuanto a la proyección de recaudos.

22. Los Departamentos Financieros deben verificar permanentemente la culminación de la cadena

presupuestal de los recursos sin situación de fondos (Fondos Especiales y Crédito Externo) en el Sistema SIIF-Nación, dado que efectuado el cierre del sistema a fin de año, por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, sin que se hubiese efectuado la confirmación y el pago por el Módulo CUN, el Sistema reflejará que dicho presupuesto feneció, sin ser debidamente ejecutado; información que no es real, puesto que la ejecución de los recursos se efectuó, pero faltó concluir en forma adecuada la cadena presupuestal en el SIIF-Nación, situación que perjudica la historia o la estadística que genera el aplicativo.

23. Efectuar la legalización definitiva de Cajas Menores que tienen normalmente dos componentes: la

legalización del gasto y reintegros a las cuentas DTN, si corresponde a rubros Con Situación de Fondos o a cuentas de Fondos Internos si se refieren a Sin Situación de Fondos. Antes del cierre calendario es necesario que se registre la legalización del gasto llegando hasta el pago mismo, para evitar que éstas se constituyan en Reservas Presupuestales o en Cuentas por Pagar.

24. Atender en forma oportuna los diferentes compromisos adquiridos a fin de no llegar a incurrir al

cierre de vigencia fiscal en aspectos que puedan incidir en su ejecución y tener que asumirlos con cargo a vigencias expiradas, toda vez, que ello conlleva a afectar el presupuesto de la siguiente vigencia fiscal.

25. Dar cumplimiento a la normatividad y garantizar los recursos necesarios para poder adelantar en

forma adecuada y oportuna las operaciones con cargo al rubro de Gastos Reservados, para lo cual se debe tener en cuenta lo estipulado en el Procedimiento No. 11 “Gastos Reservados” del “Manual de Políticas y Procedimientos Financieros”.

26. Es procedente que las Unidades Ejecutoras en la suscripción de los contratos, actos

administrativos o compromisos, especifiquen la cantidad del bien a adquirir o que por lo menos se fijen reglas que contengan datos que sirvan para determinarla. En atención, a que con la implementación del Catalogo Único de Bienes y Servicios el Sistema SIIF-Nación I exige en lo


correspondiente a la adquisición de bienes la inclusión de la “cantidad” y en SIIF Nación II si bien es cierto, existe la opción en la “Unidad de Medida” denominada “Sin Definir” considerando que en este caso prima el presupuesto frente a las cantidades también lo es, que al momento de recibir los elementos en el almacén sí se debe definir la cantidad a recibir.

27. En cuanto a las donaciones en efectivo las Unidades Ejecutoras deben tener presente que:

Si los donantes consideran que las donaciones se adelanten a través del Fondo de Defensa Nacional deben ser incorporadas en el Presupuesto General de la Nación.

Si se trata de recursos de Asistencia o Cooperación Internacional se podrían incorporar mediante decreto expedido por el Gobierno Nacional.

Si las donaciones en dinero no corresponden a recursos de Asistencia o Cooperación Internacional, su incorporación al Presupuesto General de la Nación debe realizarse mediante una Ley de la República.

Las donaciones en efectivo a favor de la Nación deben incorporarse en el Presupuesto General de la Nación.

Al suscribirse convenios no se debe establecer destinación específica para los recursos que van a obtener las Unidades Ejecutoras como contraprestación.

28. Las Unidades Ejecutoras deben tener presente por un lado, que la asignación presupuestal para la

adquisición y activación de los tokens se imputará por Gastos Generales Adquisición de Bienes y Servicios cuenta 2 0 4 1 6 “Equipo de Sistemas” y de otro, para la adquisición de licencias se afectará el rubro presupuestal de “Gastos Generales – Adquisición de Bienes y Servicios – Compra de Equipo – Software” identificado como 2-0-4-1-8.

29. Si en el transcurso de la vigencia se determina que no se van a ejecutar algunos recursos

constituidos en el Rezago Presupuestal, se debe tramitar la correspondiente acta de cancelación de conformidad con lo dispuesto en el artículo 39 del Decreto 568 de 1996, la cual debe ser remitida a la Dirección de Finanzas con el fin de gestionarla al Ministerio de Hacienda y Crédito Público-Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, indicando en la misma si los recursos corresponden a con o sin situación de fondos según el caso.

Así mismo, en forma posterior a la elaboración del acta las Unidades deben registrar la respectiva anulación tal y como se indicó en el Procedimiento No. 9 “CANCELACION REZAGO PRESUPUESTAL” del “Manual de Políticas y Procedimientos Financieros”. Se recuerda, que el envío de las actas de cancelación del rezago presupuestal es cuando se surtan las mismas y por lo tanto, deben ser enviadas durante la vigencia fiscal y No únicamente al cierre de ésta.

30. Consecuente con el punto anterior, verificar permanentemente los diferentes estados en que se encuentra la ejecución presupuestal, a fin de detectar aquellos valores que deben ser objeto de reducción y/o anulación para que por un lado y fundamentado en los actos administrativos, se proceda a utilizar tanto el PAC como la apropiación en caso de requerirse y de otro, evitar al final de la vigencia la constitución de reservas presupuestales o cuentas por pagar indebidas con dichos montos.


Sobre este aspecto es pertinente tener en cuenta el Procedimiento No. 9 “Cancelación Rezago Presupuestal” del “Manual de Políticas y Procedimientos Financieros”, siendo pertinente aclarar que la opción de reducción se utiliza cuando se requiere reducir y/o cancelar parcialmente el valor constituido, mientras que la opción de “anulación” permite anular totalmente el valor constituido o el definitivo luego de surtir modificaciones, en este orden de ideas de presentarse saldos que no van a ser objeto de constitución se recomienda utilizar la opción “ANULACION”.

31. Se debe tener cuidado que al cierre de la vigencia fiscal No queden registradas entradas de

bienes o cumplimiento de servicios sin obligar en atención a que, el Sistema SIIF-Nación constituye automáticamente una “Reserva Presupuestal”, lo cual no sería concordante.

32. En las “Obligaciones” las Unidades Ejecutoras deben tener en cuenta que cuando éstas surjan por

un anticipo o un pago anticipado se debe marcar en el SIIF-Nación I el campo “anticipo” que se encuentra dispuesto en la transacción Obligación. Debiendo manualmente efectuar el ajuste contable cuando corresponda a un pago anticipado.

Lo anterior, para que no se vea afectada la utilización de los códigos cubs en aquellos contratos, actos administrativos o compromisos suscritos con la figura del “pago anticipado”. Así mismo, en la carpeta de “Deducciones” se debe tener cuidado en la selección del código de la deducción, el cual debe ser congruente con el concepto del gasto y la vigencia.

33. Cuando una Unidad Ejecutora del Ministerio de Defensa Nacional realice un proceso de

contratación con Consorcios o Uniones Temporales se debe exigir por un lado, la expedición del NIT del Consorcio o Unión Temporal y de otro, la apertura de la cuenta bancaria asociada a éste, aspecto que fue ratificado con Oficio No. 28235 del 20 de junio de 2005 suscrito por la Coordinadora del Grupo Contratación Estatal del Ministerio de Defensa Nacional y dado a conocer a las Unidades Ejecutoras con Circular No. 170-MDVGIDFGAD-074 del 01 de julio de 2005 y Circular No. 196-MDVGIDFGAD-074 del 10 de agosto de 2005. En consecuencia, el Registro Presupuestal se debe realizar a nombre del Consorcio o Unión Temporal y no a uno de sus integrantes.

34. Las Unidades Ejecutoras deben tener en cuenta que el trámite de las LOA’S o Enmiendas

gestionadas por las Fuerzas Militares y Policía Nacional, que afectan recursos del Presupuesto Nacional deben ser suscritas por el señor Ministro de Defensa Nacional por lo que se recomienda adelantar las gestiones pertinentes en forma oportuna con la Oficina Programa de Cooperación de Seguridad del Grupo Militar USA para recibir lo más pronto posible dichos documentos.

35. La apertura de las cuentas bancarias para el manejo de la caja menor debe surtirse al inicio de la

vigencia, de tal forma que garantice su ejecución durante el periodo fiscal. Así mismo, se recomienda adelantar el proceso de legalización en forma oportuna para lo cual se deben seguir los lineamientos dispuestos en el “Manual de Políticas y Procedimientos Financieros”.

36. La nómina o adicional de nómina al rubro de “Indemnización por Vacaciones” debe ser remitida con la Resolución motivada suscrita por el Jefe del respectivo órgano, tal y como lo dispone el


Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación. Para efecto de la elaboración de la nómina la Unidad Ejecutora debe con base en la documentación soporte reportar las novedades a fin de considerar el personal que se encuentra pendiente de pago de “Indemnización por Vacaciones”.

37. Las Unidades Ejecutoras deben tener en cuenta la Circular No. 104 MDSGDFGCP-13.3 del 18 de

febrero de 2009 sobre la “Implementación Políticas Presupuestales para los Procesos de Contratación Centralizada por el Ministerio de Defensa Nacional y Competencia Remanente”.

38. La Fuerza Pública debe dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1279/09. En tal sentido la

Dirección de Finanzas, elaboró el Procedimiento No. 61 “Acreedor Vario Personal Secuestrado Aplicabilidad Ley 1279/09” y lo actualizó en la presente vigencia oficializándolo mediante las Circulares Nrs. 23-MDSGDFGAD-13.3 del 26 de enero/10 y 124-MDSGDFGAD-13.3 del 20 de abril de 2010, el cual se encuentra posicionado en la página web del Ministerio de Defensa Nacional en el Link de la Dirección de Finanzas para consulta en especial lo atinente a la apertura de las cuentas bancarias, la solicitud de la exención del gravamen financiero, la creación de los códigos de deducción de nómina, entre otros aspectos.

39. Se requiere que las modificaciones presupuestales se gestionen oportunamente en razón a que de requerirse PAC en la vigencia actual, deben efectuarse previamente las coordinaciones pertinentes para las adiciones respectivas en los plazos establecidos para el efecto.

De igual forma, se recuerda que dichas modificaciones deben estar sujetas a los plazos dispuestos por la Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa ya que de tramitarse traslados presupuestales fuera del tiempo señalado se corre el riesgo de perder apropiación.

40. Dar cumplimiento a los plazos dispuestos en la Directiva Permanente “Políticas para el cierre de

la vigencia fiscal e inicio de año”, especialmente al último giro de la vigencia fiscal, así como a los documentos complementarios de ésta.

41. Los Ordenadores del Gasto deben gestionar oportunamente la expedición de los documentos de

la cadena presupuestal relacionados con los diferentes procesos contractuales o actos administrativos suscritos incluyendo aquellos en donde se cuente con la autorización de vigencias futuras.

42. Impartir instrucciones precisas en la aplicación del Procedimiento No. 6 “Solicitud y Registro del Compromiso asumido con cargo a Vigencias Futuras en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación”, con el propósito de que la Unidad registre en forma correcta y oportuna dicho proceso.

43. Las Unidades Ejecutoras y Subunidades tendrán cuenta que por ningún motivo es viable

modificar el rubro presupuestal de una vigencia futura autorizada, de conformidad con lo indicado en el Oficio No. 2-2008-027006 del 18 de septiembre de 2008 suscrito por la Directora General del Presupuesto Público Nacional y distribuido con Circular No. 429-MDSGDFGCP-15.19 del 01-Dic/08.


44. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público a través de la Administración SIIF-Nación ha venido implementando específicamente para fin de año un seguimiento minucioso de todas aquellas transacciones que deben quedar finiquitadas antes de efectuar los diferentes cierres en el Sistema SIIF-Nación.

En tal sentido, tanto los Coordinadores SIIF como los usuarios del Sistema, deben permanentemente hacer seguimiento a las actualizaciones realizadas al archivo que cargará el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en su página web www.minhacienda.gov.co/, con el fin de depurar cada uno de los trámites dispuestos en dicho archivo, de tal forma que se garantice la realización de las transacciones y en las fechas previstas por dicho ente.

Así mismo, se requiere que al interior de cada Unidad Ejecutora se designen funcionarios para que se encarguen de controlar cada una de las actividades descritas en el archivo antes enunciado a fin de efectuar el seguimiento en forma conjunta con la Dirección de Finanzas.

45. Los usuarios del Sistema SIIF-Nación deben consultar los diferentes procedimientos dispuestos en el “Manual de Políticas y Procedimientos Financieros” antes de efectuar cualquier gestión en el aplicativo, con el fin de adelantar su correcto registro.

46. Es necesario resaltar la importancia de no programar o dejar pagos para los últimos días del año,

ya que por el volumen de operaciones el sistema puede colapsar o las dependencias financieras no alcanzan a adelantar todo el proceso de ejecución en el aplicativo.

47. Se recomienda a las Unidades Ejecutoras del nivel central impartir instrucciones a sus regionales

para que le indiquen a los diferentes beneficiarios que tienen pendiente por recibir algún pago por parte de la Entidad, que hasta tanto no se realice el mismo, no es procedente cancelar las cuentas bancarias que han suministrado.

No obstante lo anterior, de llegar a suceder dicha situación, en primera instancia se debe modificar el acto administrativo que afectó el presupuesto incluyéndose la nueva cuenta bancaria. Así mismo, en los procesos de la vigencia fiscal o de Reserva Presupuestal se debe crear en el Sistema SIIF Nación la cuenta bancaria con el fin de cumplir el respectivo trámite en el sistema financiero. En lo atinente a los procesos que quedaron en Cuentas por Pagar el Ordenador del Gasto en coordinación con el Director Financiero de la Unidad Ejecutora deben solicitar a la Administración del Sistema SIIF-Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la no validación de cuentas para poder ser endosadas las obligaciones a la Tesorería Central y ésta efectuar el pago directamente a la cuenta suministrada.

48. Las Unidades Ejecutoras deben tener presente la instrucción dada por el Banco de la República con relación a la consulta permanente de las novedades normativas expedidas por dicha instancia siguiendo el link http://www.banrep.gov.co/reglamentación/novedades reglamentarias.

49. Las Oficinas de Planeación de las Unidades Ejecutoras que hagan parte del proceso de

programación presupuestal deben considerar la Circular Externa 08 del 18 de febrero de 2010, suscrita por el Director General del Presupuesto Público Nacional, mediante la cual señala las

http://www.banrep.gov.co/reglamentación/novedades%20reglamentarias


instrucciones que deben seguir los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación durante el proceso de elaboración y presentación del anteproyecto de presupuesto para la vigencia 2011. Es pertinente aclarar, que los formularios y los instructivos antes mencionados junto con otra serie de documentos puede ser consultada a través del portal: http://www.minhacienda.gov.co/MinHacienda/haciendapublica/normativa/presupuesto/Circulares

50. Fortalecer los controles para los pagos realizados a través de los diferentes sistemas electrónicos.

51. Realizar los empalmes necesarios de tal forma que antes de salir a disfrutar los turnos navideños el personal que se quede a cargo en el Área Financiera pueda responder en forma eficiente con los diferentes registros y controles que deban realizarse en el Sistema SIIF-Nación.

Así mismo, se recomienda a las Unidades Ejecutoras adelantar las acciones pertinentes a fin de que se exija que el personal que labora en las áreas financieras se encuentre debidamente entrenado en el manejo y ejecución de los recursos a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF – Nación y en especial en relación con el personal que va a laborar en Unidades fuera del país y/o de la guarnición de Bogotá.

52. Las Unidades Ejecutoras que adelantan procesos de compra a través de Bolsas de Productos,

deben consultar en forma previa al registro de la información en el Sistema SIIF-Nación, el cual está descrito en el procedimiento No. 62. “Adquisiciones Bolsa de Productos” con el fin de garantizar su correcta ejecución y tener presente que los pagos se deben realizar a la Cámara de Riesgo Central de Contraparte de la BNA-S.A, toda vez, que de hacerlos directamente a las demás instancias que intervienen en el proceso conllevará por un lado, al incumplimiento de la reglamentación de la Bolsa y de otro, a incurrir en erogación por concepto de gravamen financiero.

53. Las Unidades Ejecutoras deben tener presente que las comisiones al exterior que cobijen varios años deben contar previamente con la autorización de cupos de vigencias futuras aspecto que como es de conocimiento, se gestiona a través de la Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa.

De igual forma, se recomienda NO programar comisiones al exterior para los primeros días de la vigencia fiscal entrante, por cuanto mientras se surten los procesos a cargo del Administrador del Sistema SIIF-Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, relacionados con el cierre del aplicativo de la vigencia anterior y el alistamiento de la información presupuestal para la nueva vigencia, se pueden presentar demoras en el proceso del registro del Certificado de Disponibilidad Presupuestal por parte de las Unidades Ejecutoras en el Sistema SIIF-Nación, trámite indispensable para poder expedir el concepto presupuestal que emite la Dirección de Finanzas.

54. Se recuerda a los señores almacenistas de las Unidades Ejecutoras responsables del registro de la transacción “Entrada a Satisfacción de Bienes” y a las Oficinas Administrativas o quien haga sus veces instancias que tienen a cargo el registro del “Cumplimiento del Servicio”, en el Sistema Integrado de Información Financiera, que para el registro de la Entrada a satisfacción de Bienes se debe exigir la Orden de Entrega o la factura de quien entrega y para el Registro

http://www.minhacienda.gov.co/MinHacienda/haciendapublica/normativa/presupuesto/Circulares


Cumplimiento del Servicio se debe exigir el recibo a satisfacción del mismo, expedido por el Supervisor del Contrato.

En tal sentido, los valores reflejados en dichas transacciones son los que se encuentran estipulados en los documentos soportes ya mencionados y éstos deben corresponder posteriormente, a los indicados en la transacción de la Obligación, por cuanto allí se registra el valor total del recibo de bienes y servicios. Por lo tanto, No debe haber diferencia entre unos y otros valores.

55. Las Unidades Ejecutoras deben tener presente el principio de “Anualidad” el cual dispone que el

año fiscal comienza el 1° de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. En tal sentido, el Administrador SIIF-Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, indica expresamente las operaciones que se pueden adelantar después del 31 de diciembre de cada año, lapso conocido como “Periodo de Transición”, dentro de las cuales se resaltan las siguientes:

Ajuste al Rezago Presupuestal entendiéndose como ajuste el proceso de las “REDUCCIONES” a los Compromisos y Obligaciones.

Se puede efectuar el registro de Obligaciones de los bienes y servicios recibidos a satisfacción hasta el 31 de diciembre del año que se cierra y en los demás eventos, con el cumplimiento de los requisitos que hagan exigible su pago antes del 31 de diciembre.

Reducciones, modificaciones o anulaciones a los Certificados de Disponibilidad Presupuestal y Compromisos registrados hasta el 31 de diciembre del año que se cierra.

Hacer entradas de bienes y/o servicios.

Carga de Archivos planos del mes de Diciembre Unidades Fuera de línea y para el efecto, las Regionales Fuera de Línea deben enviar a tiempo los archivos planos para que el Nivel Central de cada Unidad Ejecutora, efectúe la carga en el sistema SIIF-Nación en forma oportuna.

Aplicar los reintegros presupuestales de la vigencia siempre y cuando los dineros se hayan consignado antes del 31 de diciembre.

Con el cierre definitivo del Módulo de Egresos, las solicitudes de autorizaciones de vigencias futuras que se encuentren en estado “En estudio” quedarán en estado “Rechazada”.

56. El Ministerio de Hacienda y Crédito a través de la Dirección General del Presupuesto Público

Nacional, emite lineamientos para el Cierre del Presupuesto General de la Nación los cuales deben ser tenidos en cuenta por parte de las Unidades Ejecutoras, por cuanto son complemento de las directrices emitidas por el Administrador SIIF-Nación MHCP para el cierre de la vigencia fiscal.

57. Las Unidades Ejecutoras del Nivel Central deben dar cumplimiento a los plazos dispuestos en la

Directiva de Cierre de Vigencia e Inicio de año que emite en cada vigencia este Despacho.


58. Verificar que todas las actividades, operaciones y registros que se adelanten en las diferentes etapas del proceso financiero y en general, sean realizadas de conformidad con lo dispuesto en las normas legales vigentes.

B. ASPECTOS DE TESORERIA 1. ASPECTOS GENERALES 1.1 Como es de conocimiento y de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto 359 del 22

de febrero de 1995, los recursos de las cuentas autorizadas no pueden permanecer por más de cinco (5) días promedio en bancos. En consecuencia, ninguna Unidad Ejecutora debe mantener recursos ociosos en bancos, toda vez, que éstos deben ser solicitados para atender compromisos y obligaciones previamente definidos.

En concordancia con lo anterior, se recuerda que los montos situados y no utilizados serán reducidos del PAC del mes subsiguiente. Por lo anterior, una vez situados los recursos a las cuentas bancarias autorizadas (CSF) las Unidades y Subunidades Ejecutoras, deben agilizar los pagos al beneficiario final para no incurrir en saldos promedios en bancos. No obstante lo anterior, es preciso tener en cuenta lo dispuesto en el Decreto 2001 del 15 de junio de 2005 el cual adiciona un parágrafo al artículo antes señalado indicando: “Artículo 1°. Adiciónese el siguiente parágrafo al artículo 15 del Decreto 359 de 1995: Parágrafo. Los recursos destinados a gastos reservados no estarán sujetos al límite establecido en el inciso 1° del presente artículo”. (Negrilla y subrayado fuera de texto).

1.2 Las Unidades Ejecutoras deben dar cumplimiento a lo establecido en la Circular No. 19-

MDSGDFGCT-28.3 del 28 de enero de 2008 suscrita por este Despacho y recabada por la Dirección de Finanzas - Grupo Control Tesorería, mediante Circular 468-MDSGDFGCT-6 de diciembre 22 de 2008, en las cuales se indicaron los lineamientos para las consignaciones de los recursos correspondientes al Fondo de Defensa Nacional en la cuenta corriente No. 268 - 00801- 8 del Banco de Occidente denominada MDN - Venta de Activos, Donaciones, destinada al recaudo de los recursos por concepto de: Venta de Activos de propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, Donaciones destinadas al Fondo de Defensa Nacional, reintegro de recursos del Fondo de Defensa Nacional, Cobros Coactivos de la Cuota de Compensación Militar o cualquier otro concepto del Fondo de Defensa Nacional.

1.3 Las Unidades Ejecutoras deben enviar anualmente, en el mes de enero la información actualizada

de los Tesoreros y Ordenadores del Gasto de cada Unidad Ejecutora o cada vez que alguno de los datos allí consignados se modifique, para lo cual se debe diligenciar el formulario creación y/o actualización de pagadurías establecido en el Procedimiento No. 50 “Cuentas Bancarias” del “Manual de Políticas y Procedimientos Financieros”.

1.4 Con respecto a las consignaciones que se efectúen en las cuentas de Fondos Especiales (Fondo Interno, Fondo de Defensa Nacional, Fondo de Salud) y aquellos ingresos producto de los


contratos, actos administrativos o compromisos que celebren las entidades de orden nacional, se debe efectuar por parte de las Unidades y Subunidades Ejecutoras el registro de las consignaciones diariamente en el Sistema SIIF-Nación.

1.5 Con el fin de que los Estados Financieros reflejen la situación real es necesario que las Unidades

en Línea con el Sistema SIIF-Nación adicional al cargue de las consignaciones también registren aquellos valores que producto de la conciliación no fueron identificados. En consecuencia, es recomendable que las conciliaciones con la Entidad Financiera se realicen mensualmente y en todo caso antes del 31 de diciembre para identificar oportunamente las partidas conciliatorias y proceder a clasificarlas en el sistema.

1.6 Realizar el registro de los ingresos en el Sistema SIIF-Nación para dar cumplimiento al artículo 32

del Decreto 2789/04. Así mismo, analizar la clasificación de los ingresos y efectuarla por el rubro concepto pertinente, evitando clasificar los recaudos en rubros conceptos que no correspondan.

De igual manera, enviar a la Dirección de Finanzas los informes con el análisis dispuesto en la Circular No.1102-MDFCT-049 del 10 de junio de 2003.

1.7 Las Unidades Ejecutoras a través del perfil “Pagador” deben efectuar constante verificación al

estado de las órdenes de pago presupuestales y no presupuestales (Deducciones, Acreedores Varios, Provisiones) hasta que las mismas queden en estado “Pagado”, para recursos Con Situación y Sin Situación de Fondos.

1.8 Tener presente el Procedimiento No. 56 “Consulta Pagos Proveedores SIIF-Nación” el cual se

puede consultar a través de la página web del Ministerio de Defensa Nacional en el link de la Dirección de Finanzas, mediante el cual se indicó entre otros aspectos, que los proveedores o contratistas que hayan suscrito un contrato o acto administrativo con las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional que se encuentren conectadas en línea con el Sistema SIIF Nación, podrán consultar los pagos efectuados a beneficiario final en el SIIF Nación en un Sistema de Información diseñado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público denominado “Consulta de Pagos”. En tal sentido, las Unidades Ejecutoras deben comunicar a los proveedores o contratistas la existencia de dicho sistema, por medio del cual pueden consultar la información de los pagos recibidos en un periodo determinado. Lo anterior, con el fin de facilitar la comunicación entre la Unidad y los usuarios que contratan con la Nación.

1.9 Las Unidades Ejecutoras y Subunidades deben tener en cuenta el artículo 6 de la Ley 1106 del 22

de diciembre de 2006 relacionado con la contribución equivalente al 5% del valor total del contrato de obra o de la respectiva adición a favor de la Nación.

Consecuente con lo anterior, las Unidades Ejecutoras del Sector Defensa deben dar cumplimiento a la Circular No. 57 MDSGDFGCT-13.3 del 24 de febrero de 2010 a través de la cual se solicita el envío trimestral a la Dirección de Finanzas de la información relacionada con las consignaciones por concepto de la Contribución equivalente al 5% en Contratos de Obra Pública dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente del trimestre a reportar. Se resalta que la


anterior información, debe contener el valor y la fecha así como el envío de los comprobantes de las consignaciones realizadas.

1.10 Se recuerda que fue cancelado el servicio de tesorería en el Banco de la República de Neiva, por

lo cual las Unidades Ejecutoras en caso de requerir adelantar cualquier operación en dicha sucursal deben comunicar previamente a la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional para efecto que dicha instancia indique la Entidad Bancaria en que se puede adelantar.

1.11 Los Tesoreros de las Unidades, deben realizar el registro de la confirmación del pago a través

del Módulo CUN de las órdenes de pago presupuestales Sin Situación de Fondos en el sistema SIIF-Nación I, una vez los recursos son girados a las cuentas de los proveedores, para evitar la constitución de cuentas por pagar que no correspondan y que por el contrario, sí afectan la historia y estadística del aplicativo.

1.12 Tener cuidado en el proceso de pago correspondiente a las Cuentas por Pagar constituidas en la

vigencia fiscal, toda vez, que el pago de las mismas debe efectuarse una vez se encuentren legalmente constituidas y no antes de dicho aspecto.

1.13 Verificar que los conceptos OAT’S (deducciones) correspondan a cada una de las Ordenes de

Pago Presupuestales, antes de efectuar el pago. 1.14 Distribuir desde el comienzo del año el presupuesto de la Unidad Ejecutora correspondiente a

Fondos Internos con el propósito que las Subunidades puedan asumir los respectivos Compromisos.

1.15 Las Unidades Ejecutoras deben dar cumplimiento al plazo definido por la Dirección de Finanzas

para la recepción de documentos a fin de transferir los recursos del Fondo de Defensa Nacional el cual se estipuló para el día 18 de cada mes. De igual forma, informar a la Dirección de Finanzas la programación de giros del Fondo de Defensa Nacional para el mes siguiente a más tardar el tercer día hábil antes del cierre del mes, aspectos que fueron comunicados mediante Circular No. 127 MDSGDFGCT-6 del 14 de abril de 2008.

Así mismo, se debe agilizar el proceso de pago de los recursos girados por concepto del Fondo de Defensa Nacional de tal forma, que una vez se encuentren consignados se proceda al respectivo pago. Es importante resaltar, que los saldos de estas cuentas también se deben tener en cuenta para calcular la inversión forzosa.

Igualmente, enviar fotocopia a la Dirección de Finanzas del extracto bancario a más tardar el 10

de cada mes con el fin de analizar la ejecución de los recursos consignados. 1.16 Tener cuidado en caso que se elaboren cheques a cualquier persona con el fin de evitar

enmendaduras, tachones, textos incorrectos o cualquier causal que genere la devolución del cheque, en atención a que conlleva a una sanción pecuniaria del 20% del importe del mismo, cuando la devolución sea por causa del librador del cheque de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 714 y 731 del Código de Comercio.


1.17 Es procedente que las Unidades Ejecutoras tengan en cuenta que para la selección de entidades financieras se debe cumplir con lo dispuesto en el artículo 20 del Decreto 359/95 relacionado con los criterios comerciales de calidad, costo, seguridad, rapidez y eficiencia, que se indicó en el Procedimiento No. 50 del “Manual de Políticas y Procedimientos Financieros”.

1.18 El registro del cargue de las consignaciones y la clasificación de los ingresos en el Sistema

SIIF-Nación se debe adelantar a diario de tal forma que al cierre de vigencia sólo se clasifique lo correspondiente a lo consignado al final del año para no ocasionar incremento de los valores por clasificar al cierre de la vigencia.

1.19 Cuando las Unidades Ejecutoras requieran reclasificación de las consignaciones por

corresponder a Acreedores Varios Sujetos a Devolución, se recomienda que en el diligenciamiento de las consignaciones del Banco de la República registren como código de portafolio “000”. Ahora bien, si la consignación se realizó en el Banco Popular o en el Banco Agrario se debe informar previo al cierre y con suficiente tiempo a la Dirección de Finanzas, con el propósito de solicitar su reclasificación en forma oportuna.

Así mismo, es de resaltar que la solicitud que se realice una vez cerrada la vigencia fiscal no se reconocerá como Acreedor Vario Sujeto a Devolución, por cuanto la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional la reconocerá como un ingreso para la Nación, y en el evento de presentarse algún requerimiento por parte de funcionarios, se debe acudir al mecanismo de la vigencia expirada castigando el presupuesto del año en que se adelanta esta gestión.

1.20 Las Tesorerías de las Unidades Ejecutoras deben efectuar y verificar que al Cierre de la Vigencia

queden confirmadas las deducciones, para que contablemente se reconozcan las retenciones practicadas.

1.21 Se recomienda tener especial cuidado con el proceso de modificación de los planes de pagos de las obligaciones con DIP otras monedas, en cuanto a la verificación de las fechas indicadas tanto en la carpeta “Otras monedas” (fecha de validez y fecha de giro) como en la carpeta “Valores y fechas” (fecha límite de pago y fecha de giro) para que queden iguales.

En la carpeta Valores y Fechas En la carpeta Otras Monedas

Concepto (fecha) Acción Concepto (fecha) Acción

Fecha límite pago

La actualiza SIIF Nación automáticamente

Fecha de Validez

Se actualiza modificando el DIP Otras Monedas en la Obligación

Fecha giro

Se actualiza modificando la línea respectiva en el plan de pagos del compromiso

Fecha giro

La actualiza SIIF Nación automáticamente (con la actualización del compromiso)

Nota: Si el sistema modifica la fecha para un día diferente al que se le diligenció deben coordinar con la Dirección de Finanzas que se habilite el día requerido como fecha de giro.


1.22 En las obligaciones que respaldan operaciones en dólares y que se vayan a constituir en cuentas

por pagar no se debe diligenciar la carpeta “Dip Otras Monedas” del sistema SIIF-Nación.

2. REINTEGROS

2.1 Los Reintegros generados por Orden de Pago Presupuestal u Orden de Pago OAT (Provisión de Fondos) de recursos situados en la vigencia actual deben ser objeto de verificación en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-Nación, con el propósito fundamental de determinar si éstos fueron cargados por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional debiendo inmediatamente después las Unidades Ejecutoras efectuar su aplicación considerando que estos Reintegros liberan apropiación y PAC para la vigencia y en el mes que se aplicó. Se recomienda realizar esta tarea a comienzos de mes para evitar afectar los indicadores de PAC y/o de ingresos (reintegros).

2.2 Con respecto a los reintegros de órdenes de pago OAT (Provisión de Fondos) el efecto es una

reducción de PAC en la vigencia y aumento en el Rezago año siguiente. 2.3 Al cierre de la vigencia fiscal se debe tener cuidado de no dejar reintegros pendientes por aplicar,

toda vez, que tendrían que clasificarse como un “Ingreso” con cargo a la siguiente vigencia fiscal, aspecto que no es lo ideal puesto que en su momento la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional efectuó el giro de los recursos, pero por no realizarse la aplicación del reintegro antes del 31 de diciembre de la vigencia correspondiente, se debe dar el tratamiento ya mencionado.

2.4 Es pertinente que se tenga en cuenta, que si el reintegro fue de una Regional Fuera de Línea no

se debe seleccionar el código de la Regional, para este caso se debe escoger como Unidad Subunidad Ejecutora de Gestión el nivel central 000. Así mismo, se debe seleccionar la opción “Causación y Recaudo”.

En consecuencia, se insiste en la necesidad de aplicar en la vigencia fiscal los reintegros una vez hayan sido cargados.

2.5 Al aplicar un reintegro de órdenes de pago presupuestal es necesario verificar en forma previa la

documentación soporte para garantizar la consistencia de la cadena presupuestal. Es de aclarar, que esta transacción no es objeto de corrección una vez aplicado.

2.6 En los Reintegros, las Unidades Ejecutoras deben tener cuidado que si éste se originó por una

Orden de Pago Presupuestal de la vigencia actual, debe aplicarse por el Módulo de Egresos del Sistema SIIF-Nación. Si se trata de una Orden de Pago OAT (Provisión de fondos) u Orden de Pago Presupuestal Vigencia Anterior, se aplicará por el Módulo de Ingresos.

2.7 Si la Unidad Ejecutora determina que han sido cargados Reintegros o Ingresos que no

corresponden a la misma, deben informar inmediatamente y puntualmente a la Dirección de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional, para que ésta coordine con la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional la reclasificación de ese valor.


2.8 En el momento de aplicarse un reintegro de órdenes de pago presupuestal de las Cuentas por Pagar constituidas en la vigencia anterior y que están en ejecución, se debe tener cuidado de no ir a reducir el saldo por obligar en el Compromiso (Reserva Presupuestal año anterior). Ello cuando el Compromiso esté amparando tanto Reserva Presupuestal como Cuentas por Pagar de la vigencia anterior.

2.9 La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, en el momento de efectuar la

carga de los extractos y las consignaciones, registra el reintegro a la Unidad Ejecutora que lo originó para ello es necesario que la Unidad diligencie en el recibo de consignación el código de portafolio (Banco de la República) o el rentístico (Banco Popular) que le corresponde.

2.10 Cuando se ajusten apropiaciones de las Asignaciones Internas Funcionales Fuera de Línea (en

caso que aplique en la Unidad Ejecutora) contra las cuales se haya hecho provisiones de fondos, se debe revisar si éstas fueron legalizadas mediante informes de ejecución (archivo plano del aplicativo Resolución 036) o se encuentran pendientes de reintegro, puesto que si se reducen pueden ocasionar inconsistencias al quedar con PAC pagado sin soporte presupuestal o en el peor de los casos ejecutando más apropiación de la aprobada.

2.11 Imprimir agilidad al proceso de reintegro de los recursos no utilizados correspondientes al Fondo

de Defensa Nacional (Cuenta No. 26800801-8 Gestión General “Venta de Activos, Donaciones, Reintegros, Cobros Coactivos del Fondo de Defensa Nacional” Banco Occidente), e informar a la Dirección de Finanzas conforme lo establecido en la Circular No. 19 MDSGDFGCT-28.36 del 28 de enero de 2008 y 468-MDSGDFGCT-6 del 22 de diciembre/08.

2.12 Se recuerda que la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional dispone entre

tres (3) y cuatro (4) días hábiles para cargar de manera masiva las consignaciones, en dicho sentido, las Unidades Ejecutoras deben prever los tiempo requeridos por dicha Instancia y efectuar con suficiente tiempo las consignaciones que afecten reintegros.

2.13 Con el fin de dar cumplimiento con el requerimiento efectuado por la Dirección General de

Crédito Púbico y del Tesoro Nacional, es importante que todos los reintegros que se hagan en las cuentas de la Dirección General de Crédito Púbico y del Tesoro Nacional, tanto en pesos como en dólares deben ser informados de inmediato a los correos [email protected] y [email protected] y confirmar en los teléfonos 3 81 17 00 ext. 3180 – 2041.

3. PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA PAC 3.1 Para efectuar la ejecución presupuestal de compromisos o provisión de fondos se deben tener en

cuenta los cupos asignados de PAC, los cuales deben ser distribuidos a nivel de asignación interna funcional.

3.2 Se podrán pactar anticipos únicamente cuando cuenten con Programa Anual Mensualizado de

Caja -PAC aprobado. 3.3 Se debe tener en cuenta, que las distribuciones de PAC por asignación interna se deben hacer por

lo menos con tres (3) días de anticipación al giro.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


3.4 Las solicitudes de PAC adicional deben ser consecuentes con la necesidad real de pago de la Unidad Ejecutora y con la capacidad administrativa y financiera para concluir la cadena presupuestal.

3.5 Para las Unidades Regionales que entraron en línea con el Sistema SIIF-Nación, se debe tener

presente que además de asignarles apropiación también se les debe distribuir el PAC, tanto para recursos con y sin situación de fondos, con el propósito de registrar oportunamente los compromisos en el sistema.

3.6 Una vez se realice la “cancelación o anulación” sobre una Cuenta por Pagar, inmediatamente se

estará modificando el PAC y la apropiación definitiva, por ello es importante que las Unidades Ejecutoras en forma previa se aseguren de la operación que van a realizar por cuanto no es posible su recuperación.

3.7 Se debe recordar que para ordenar pagos Con Situación de Fondos (CSF) en el SIIF-Nación, es

necesario programar los cupos de giro a través del sistema, para ello el jueves (antes de las 3:00 pm) de la semana inmediatamente anterior, las Unidades Ejecutoras deben registrar las obligaciones con fechas de pago futuras, o en su defecto solicitar a la Dirección de Finanzas que programe cupos no programados.

3.8 Con relación al presupuesto asignado para alimentación soldados las Unidades Ejecutoras deben

cargar el PAC en el rezago año siguiente con el fin de que las Unidades en línea con el SIIF-Nación puedan celebrar contratos, actos administrativos o compromisos de suministro y cuando requieran efectuar pagos solicitarán la adición en el mes respectivo, mediante el procedimiento establecido para tal fin.

3.9 Las Unidades Ejecutoras deben tener en cuenta las Políticas sobre la Administración de PAC para

la vigencia 2010 dispuestas en la Circular No. 25-MDSGDFGCT-13.3 del 27 de enero de 2010, aclarándose que con respecto a la fecha máxima para efectuar aplazamientos oportunos serán dentro de los 7 primeros días hábiles del mes. Adicionalmente, se deben tener en cuenta las siguientes disposiciones:

El monto de PAC no utilizado es la sumatoria de: PAC disponible, PAC gestionado (comprometido, obligado y ordenado pagar no pagado) y los cupos anticipo plan de pagos aprobados no utilizados, los cuales afectarán el indicador de PAC no utilizado.

Los montos de PAC de la vigencia actual están registrados en el SIIF-Nación en menor porcentaje al aprobado en los oficios de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y se irán adicionando en la medida que se ejecuten los cupos cargados, en ese sentido cuando las asignaciones internas en línea con SIIF-Nación, requieran registrar compromisos con planes de pagos de meses futuros, deberán solicitar los cupos de PAC CSF en el año siguiente y una vez necesiten cancelar estos compromisos en la vigencia actual la Unidad Ejecutora deberá solicitar las adiciones de PAC el mes inmediatamente anterior de acuerdo al calendario de modificaciones de PAC. Se recuerda que dicha situación no debe generar costos adicionales por financiación.

Las Unidades Ejecutoras deben priorizar los pagos (especialmente los compromisos con cargo a vigencias futuras) que efectuarán con cargo a Gastos Generales e Inversión CSF teniendo en


cuenta, que en la presente vigencia el Ministerio cuenta con el 60% de PAC en Gastos Generales y 28% de PAC en Inversión con respecto a la apropiación inicial; lo anterior, a fin que las Unidades Ejecutoras programen muy bien los escasos cupos de PAC asignados y no queden sin atender compromisos de importancia estratégica o que generen intereses de mora o incumplimiento de no ser cancelados dentro de la vigencia 2010.

Es responsabilidad de los Directores Financieros y de los Administradores de PAC que los cupos de PAC que soliciten mensualmente queden en estado pagado en el mes respectivo.

Es importante resaltar, que para contar con indicadores de ejecución de PAC eficientes es necesario que todas las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional se comprometan a:

Mantener bajos porcentajes de PAC mensual no utilizados, entiéndase Máximo el 5% del PAC aprobado al Ministerio.

Mínimos porcentajes de reintegros de recursos.

Efectuar aplazamientos oportunos, es decir, comunicarlos a la Dirección de Finanzas en las fechas establecidas para las modificaciones del mes siguiente (en los casos que aplique).

Optima utilización de los anticipos planes de pago aprobados.

Que el PAC asignado en el mes quede en estado pagado dentro del mes respectivo, tanto para los recursos de la vigencia actual como para el rezago año anterior, con situación y sin situación de fondos.

Ejecución de Saldos en Bancos acorde con lo establecido en el Decreto 359 del 22 de febrero de 1995.

3.10 Las Unidades Ejecutoras deben tener en cuenta que si bien es cierto, la programación de los

pagos a realizar por la Entidad en el mes inmediatamente siguiente debe ser radicada en la División de Giros y Cuentas Corrientes a más tardar el día veinte (20) de cada mes también lo es, que se ha dispuesto que el envío de la información a la Dirección de Finanzas se debe hacer tres días hábiles antes de la fecha mencionada, para consolidación y posterior envío a dicha instancia, motivo por el cual se le debe dar cabal cumplimiento por parte de las Unidades Ejecutoras que gestionan a través de esta Dirección.

3.11 Es pertinente indicar, que los aplazamientos que se requieran por fuera del plazo se entenderán

extemporáneos y por ende, sujetos de reducción por mala ejecución, salvo que otra Unidad Ejecutora los pueda utilizar dentro del mismo mes.

Con relación a los reintegros de órdenes de pago presupuestales que se apliquen en el mes, si

no se van a pagar dentro de éste, deberán aplazarse dentro de los siete (7) primeros días hábiles del mes.

3.12 Las Unidades Ejecutoras deben fortalecer los controles administrativos de tal forma que se

garantice el correcto registro en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-Nación, especialmente en lo concerniente a la confirmación de pagos cuando éstos correspondan a recursos del Fondo de Defensa Nacional.


Lo anterior, en consideración a que algunas Unidades Ejecutoras están efectuando solicitudes de giro de recursos del Fondo de Defensa Nacional, soportadas con obligaciones y órdenes de pago en estado “pagada”. En dicho sentido, la Dirección de Finanzas no autorizará el giro de recursos cuando los mismos se encuentren en la situación antes planteada.

3.13 Realizar la obligación en el momento en que se reciben los bienes o cumplimiento de servicios a

fin de cumplir el principio de causación independientemente que exista o no el PAC en el mes en donde se tiene previsto pagar.

3.14 Las Unidades Ejecutoras deben tener presente que al realizar las deducciones (Retefuente, ICA,

IVA, entre otros) no se debe efectuar aproximaciones al valor resultante de las mismas. 3.15 Programar únicamente como pagos no programados los cupos referentes a provisión de fondos

de Unidades Fuera de Línea y deducciones, es decir, los pagos que se realizan mediante operaciones auxiliares de Tesorería OAT. Así mismo, verificar que las obligaciones tengan fecha posterior a la de la programación de giros efectuada por la Dirección de Finanzas (jueves de cada semana).

3.16 Efectuar mayor seguimiento por parte de los Administradores de PAC de las Unidades Ejecutoras

en el proceso de asignación de los cupos de PAC aprobados a los diferentes Ordenadores del Gasto.

3.17 Distribuidos los cupos de PAC a las Asignaciones Internas Fuera de línea, las Unidades

Ejecutoras del nivel central no deben reducir las apropiaciones que soportan el PAC y las OAT pagadas, hasta que se legalice la ejecución o se aplique el reintegro en el Sistema SIIF-Nación.

3.18 Establecer los mecanismos necesarios para dar cumplimiento a los plazos dispuestos para

realizar giros y para aplicar reintegros que liberan apropiación y PAC. De esta forma, se evitarán contratiempos con la gestión de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y del Banco de la República.

3.19 La Unidades Ejecutoras deben tomar las acciones pertinentes a fin de evitar desfinanciamientos

en el momento del giro de los recursos en las obligaciones en otras monedas a causa de la proyección de la Tasa de Cambio.

3.20 Se recuerda a las Unidades Ejecutoras que en primera instancia se debe agotar el PAC

disponible para luego anticipar los planes de pago. 3.21 Se debe tener presente que los ajustes al presupuesto deben adelantarse en forma oportuna de

tal forma que al cierre de la vigencia este proceso se encuentre gestionado y de esta forma facilitar la carga del Programa Anual Mensualizado de Caja PAC.

4. OPERACIONES AUXILIARES DE TESORERIA

4.1 Para ordenar el pago de las deducciones, mediante Operaciones Auxiliares de Tesorería – OAT

(tipo acreedor), se requiere que previamente se haya solicitado a la Dirección de Finanzas la programación del cupo de giro respectivo semanalmente a más tardar el jueves entre las 15:00 y


las 17:00 horas por parte de las Unidades Ejecutoras Gestión General, Comando General, Ejército, Armada, Fuerza Aérea y Dimar. Las demás Unidades Ejecutoras por ser órgano ejecutor de PAC no deben tramitar dicha programación a esta Dirección.

4.2 Cuando se carguen archivos planos las Unidades Ejecutoras (nivel central) deben cerciorarse que

cuenten con provisiones de fondos por los diferentes conceptos del gasto OAT (tipo deudor) suficientes que respalden la ejecución. Lo anterior, para evitar saldos negativos por los diferentes conceptos OAT.

4.3 Antes de pagar los conceptos de retenciones (Retefuente, IVA, e ICA, entre otros) se debe

consultar el saldo pendiente por pagar con el fin de proceder a elaborar las correspondientes órdenes de pago OAT tipo Acreedor. Para los recursos con situación de fondos se debe tener el cupo de giro y para los recursos sin situación de fondos se debe contar con la disponibilidad de los mismos.

Es de aclarar, que las órdenes de pago OAT se deben realizar en el mes en que se van a pagar

con el fin de no superar los saldos promedio en bancos. 44. Las Unidades Ejecutoras deben tener presente la información relacionada con la creación de los

códigos de descuento por concepto de “Retención en la Fuente” en el catálogo de pagos no presupuestales creados en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II, aspecto que se comunicó mediante Circular No. 688 MDSGDFGAD-13 del 17 de noviembre de 2009.

5. PAGO A BENEFICIARIO FINAL

5.1 Como es de conocimiento y de conformidad con lo establecido en el Decreto 2789 del 31 de

agosto de 2004 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-Nación”, desde el 2 de enero de 2006 los pagos a través del aplicativo se hacen al beneficiario final.

5.2 Cuando se vaya a afectar una cuenta de un beneficiario cuenta y si por algún motivo, ésta

presenta alguna causal que impida su utilización, se debe dar solución a la misma y no acudir a la figura de escoger la cuenta de la Tesorería Principal, por cuanto se presentaría una información incorrecta ya que los contratos, actos administrativos o compromisos fueron celebrados con terceros (proveedores) además, porque el endoso sólo procederá en los casos autorizados por el Comité de Seguridad del SIIF Nación y de no estar autorizado las órdenes de pago serán bloqueadas.

5.3 Realizar permanente seguimiento a las cuentas de los beneficiarios con el fin de verificar que su

estado sea “activa”, a fin de no tener problemas al crear la “Obligación”. 5.4 Incluir oportunamente la información del beneficiario, en atención a que el proceso de validación de

las cuentas dura aproximadamente dos (2) días hábiles en el Sistema SIIF-Nación. 5.5 Si el beneficiario fue creado en el Sistema SIIF-Nación y el mismo no es utilizado, es decir,

registrado en el Compromiso (Registro Presupuestal) y/o en una Obligación u Orden de Pago,


pasados tres (3) meses, el Sistema lo deshabilita y en este caso se debe enviar nuevamente a validar.

5.6 Si pasados seis (6) meses de estar creado el beneficiario y no ha sido asociado a un Compromiso

(Registro Presupuestal) y/o a una Obligación y Orden de Pago el sistema lo borra. 5.7 Tener cuidado en no endosar las obligaciones y órdenes de pago que sean de beneficiario final,

toda vez, que de hacerlo serán bloqueadas por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. El mismo caso se presentará para aquellos pagos que estén exentos del pago a beneficiario final y no hayan sido previamente endosados.

5.8 Como ya se indicó, las entidades en línea deben efectuar el pago de sus obligaciones

directamente a los beneficiarios a través del Sistema SIIF-Nación con abono a una cuenta bancaria previamente registrada y validada.

En tal virtud, las Unidades Ejecutoras deben dar cumplimiento a esta funcionalidad estipulada en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-Nación que entró en producción desde el 1 de junio de 2007 sobre el pago a Beneficiario Final al Fondo Nacional del Ahorro, con ocasión del pago de los aportes de cesantías de los funcionarios afiliados que conforman el nivel central de la Administración Pública.

5.9 Los pagos que no se harán a beneficiario final son los que se indican a continuación y para lo cual

se deberá tener presente lo indicado en los Ordinales 5.10 y 5.11 subsiguientes.

a. Nómina. b. Contribuciones inherentes a nómina (fondos administradores de cesantías y pensiones y empresas

promotoras de salud privadas y públicas así como, las administradoras públicas y privadas de aportes que se destinan para accidentes de trabajo y enfermedad profesional).

c. Nóminas de Pensiones. d. Pagos de deducciones. e. Pagos de órdenes de pago OAT. f. Pagos a entidades en el extranjero que no posean cuentas en Colombia. g. Pagos a entidades que adelantan actividades financieras (Cooperativas por mencionar un ejemplo)

que no posean cuentas corrientes en bancos comerciales. h. Pagos a personas naturales no residentes en Colombia que no posean cuentas bancarias en el

país. i. Pagos de gastos reservados asociados al pago de informantes, recompensas y operaciones de

inteligencia. j. Pagos exceptuados por el Comité de Seguridad. 5.10 Los compromisos a los cuales se les debe asociar el Nit de la Unidad Ejecutora con el fin de que

ésta realice la obligación y pago sin llegar a endosar la obligación independiente de la fuente de financiación, son:

a. Pago de nómina de activos, soldados profesionales y bonificación soldados. b. Pago de nómina de Pensionados.


c. Pagos de gastos reservados asociados al pago de informantes, recompensas y operaciones de inteligencia.

d. Gastos de viaje de soldados. e. Devolución alimentación soldados. 5.11 Las Obligaciones que se deben endosar al NIT de la Unidad Ejecutora y por ende, los

Compromisos asociados a estas obligaciones deben tener el respectivo beneficiario, son:

a. Contribuciones inherentes a nómina (fondos administradores de cesantías y pensiones y empresas promotoras de salud privadas y públicas así como, las administradoras públicas y privadas de aportes que se destinan para accidentes de trabajo y enfermedad profesional).

b. Impuestos. c. Pagos a entidades que adelantan actividades financieras (Cooperativas por mencionar un

ejemplo) que no posean cuentas corrientes en bancos comerciales. d. Anticipos. e. Institución que no posee cuentas recaudadoras. f. Pagos a entidades en el extranjero que no posean cuentas en Colombia, siempre y cuando la

Unidad no posea cuentas de compensación en el exterior. 5.12 En caso de requerirse la utilización de una cuenta y ésta se encuentra ya creada por otro

usuario, es decir en otra Unidad Ejecutora, se debe exigir nuevamente los documentos soportes, a fin de constatar que efectivamente corresponde al beneficiario final y que los documentos se encuentren en regla.

5.13 La cuenta bancaria debe estar asociada a un único beneficiario.

5.14 Las cuentas bancarias no utilizadas en cien (100) días el sistema las “Inactiva” por falta de

movimientos. 5.15 En el pago a beneficiario final los Contadores deben constatar que el mismo haya extinguido el

pasivo (operación de enlace), sino, debe ser corregido manualmente por el Área Contable de la Unidad Ejecutora o Asignación Interna en Línea con el Sistema SIIF-Nación y proceder a informar a la Administración SIIF-Nación Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

5.16 Cuando existan proveedores con los cuales se suscriben contratos, actos administrativos o

compromisos y éstos no poseen cuentas bancarias en Colombia la Unidad Ejecutora debe solicitar al mismo la expedición de una certificación de esta situación la cual se debe anexar a la solicitud y justificación suscrita por el Jefe del Departamento Financiero dirigida al Administrador SIIF-Nación, para que autorice el levantamiento de la marca que exige cuenta bancaria, motivo por el cual se debe prever con antelación. Este aspecto también debe ser tenido en cuenta por la Agencia de Compras de la Fuerza Aérea Colombiana.

5.17 Se reitera la importancia de que las Unidades Ejecutoras exijan los documentos requeridos para

efecto del registro de las cuentas bancarias de los beneficiarios y tener presente, que los mismos deben formar parte integral del acto administrativo que afecte las apropiaciones presupuestales, toda vez, que eventualmente la Dirección General de Crédito Público y del


Tesoro Nacional puede solicitar copia de los documentos soportes con los cuales se registró la cuenta en el Sistema.

5.18 En consideración a que el Comité de Seguridad del Ministerio de Hacienda y Crédito Público no

autorizó la excepción de pago a beneficiario final para el pago de viáticos en pesos, las Unidades Ejecutoras y Asignaciones en Línea con el Sistema SIIF-Nación I, deben adelantar la ejecución de la cadena presupuestal de dicho proceso afectando el beneficiario final y para el efecto, se debe tener en cuenta el Procedimiento No. 19 “Ejecución Partida Viáticos” del “Manual de Políticas y Procedimientos Financieros”.

C. ASPECTOS CONTABLES ACTIVIDADES A REALIZAR Y VERIFICAR DURANTE LA VIGENCIA FISCAL POR PARTE DEL AREA CONTABLE Con el propósito de presentar información contable que atienda los objetivos de la contabilidad pública, se requiere que los funcionarios de las áreas comprometidas en los procesos administrativos y financieros, realicen su mejor esfuerzo en la ejecución de las diversas operaciones; aplicando la cultura del autocontrol, de tal forma que se verifique, revise y evalúe, que cada proceso se ajusta a la realidad económica, financiera, social y ambiental, de la Unidad a la cual prestan sus servicios. Considerando que las operaciones que realizan las diferentes áreas administrativas y financieras, tienen un impacto contable, se recomienda al interior de la Unidad establecer las coordinaciones necesarias entre éstas áreas, con el fin de dar cumplimiento a las normas contables, respecto de la veracidad y oportunidad de la información. En la medida de que los actores que intervienen en los procesos administrativos y financieros, realicen sus labores con calidad, se presentará una disminución en los procesos de ajustes y reclasificaciones contables, para ello es necesario que cada Contador evalúe los asientos manuales que se realizan con el fin de verificar si corresponden a debilidades del sistema o por el contrario, obedecen a la inobservancia de los procedimientos financieros establecidos para el SIIF Nación I. Es importante resaltar, la labor de liderazgo que deben asumir los señores Contadores de las Unidades buscando que se registren y revelen todas las operaciones económicas, financieras, sociales y ambientales en forma oportuna, dando cumplimiento a los Principios de Contabilidad y al Manual de Procedimientos Contables. Asimismo, se recomienda que durante la vigencia fiscal se dé cumplimiento a las políticas impartidas por la Dirección de Finanzas, tales como:

Registrar oportunamente ajustes, reclasificaciones, depreciaciones, amortizaciones, valorizaciones o provisiones.

Conciliar mensualmente la información contable con las diferentes dependencias (presupuesto, almacén, personal, tesorería, jurídica, entre otras).


Realizar mensualmente la conciliación de los traslados efectuados entre las Unidades de la misma Fuerza y Unidades Ejecutoras.

Verificar e incorporar con anticipación los movimientos contables de las Asignaciones internas Fuera de Línea (cuando aplique).

Verificar mensualmente la correlatividad entre los códigos contables de los diferentes procesos.

Efectuar las coordinaciones con las Entidades Públicas con las cuales se realicen transacciones financieras, a fin de conciliar las operaciones recíprocas a reportar.

Informar a la Dirección de Finanzas sobre inconsistencias en matriz contable, a fin de elevar solicitud a la Contaduría General de la Nación para mantenimiento de las mismas, y evitar la realización de registros contables de reclasificación o ajustes.

Respaldar con soportes documentales todas las cifras incorporadas en la contabilidad de la Unidad.

Garantizar el registro total de la información de conformidad con el cronograma de cierres contables establecidos por el Administrador SIIF Nación - Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

D. SISTEMA SIIF-NACION 1. Las Unidades Ejecutoras deben tener en cuenta lo informado en el Procedimiento No. 51

“Administración de Usuarios y sus restricciones en el Sistema SIIF-Nación” del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros a través del cual se indicaron, entre otros aspectos, el cumplimiento del Rol Control Entidad SIIF que recae en las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces.

2. Teniendo en cuenta, que para llevar a cabo el proceso de implantación del Sistema SIIF Nación I,

en el año 2002 se conformó un “Equipo de Multiplicadores” en el nivel central de cada Unidad Ejecutora, con el propósito de apoyar la conexión de las Regionales al sistema mediante la capacitación y seguimiento al registro de la información financiera y considerando que el Sistema SIIF Nación II está en proceso de implantación, es necesario que las Unidades Ejecutoras que aún no han hecho lo reactiven para que sea en primera instancia el que atienda a los usuarios de la Unidad Ejecutora.

Así mismo, en los Establecimientos Públicos del Sector Defensa se debe designar un grupo de trabajo con integrantes de los diferentes perfiles que contempla el Sistema SIIF Nación II para que se desempeñen como tutores durante el proceso de implantación del Sistema SIIF Nación II al interior de la Entidad y se conviertan por ende, en el “Equipo de Multiplicadores”, cuyas actividades consisten en brindar capacitación, hacer seguimiento y apoyar a los demás funcionarios de la Entidad que van hacer uso del sistema tanto del nivel central, como de sus respectivas Regionales (cuando aplique), en el proceso del registro de la información financiera, una vez el Ministerio de Hacienda y Crédito Público imparta las acciones para el efecto.


En igual sentido, se requiere la participación y el apoyo permanente del personal de las Unidades Ejecutoras que fue seleccionado en años anteriores como tutores ante la Administración del SIIF-Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, quienes serán los encargados de ser efecto multiplicador en cuanto al Sistema SIIF-Nación II en el Ministerio de Defensa Nacional.

3. Los usuarios del Sistema SIIF-Nación deben tener presente las diferentes herramientas que ha

elaborado la Dirección de Finanzas para contribuir con el aprendizaje, conocimiento y manejo del Sistema SIIF-Nación denominada “Manual Problemas Solución y Preguntas Frecuentes SIIF Tercera Edición” la cual se dio a conocer a las Unidades Ejecutoras con Circular No. 148-MDVGIDFAD-13 del 20 de junio de 2006. Así mismo, consultar el link de preguntas frecuentes que se creó en la página web del Ministerio de Defensa en el link de la Dirección de Finanzas.

De igual forma, las Cartillas de “Sistema SIIF Nación en el Ministerio de Defensa Nacional” y “ABC Financiero”.

4. Las Unidades Ejecutoras deben tener en cuenta lo dispuesto en el Procedimiento No. 53 “Plan de

Contingencia Sistema SIIF-Nación entre Entidades, Unidades Ejecutoras (Nivel Central) o Regionales” del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros, por medio del cual se indicó el procedimiento de contingencia para que una Unidad se conecte al Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-Nación a través de otra Entidad, Unidad Ejecutora (Nivel Central) o Regional en Línea cuando la primera presente fallas por problemas de comunicación, de conformidad con los lineamientos dispuestos por la Administración SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

5. Teniendo en cuenta que algunas Unidades Ejecutoras tienen pendientes por ingresar Asignaciones

Internas en Línea al Sistema SIIF-Nación I, se solicita continuar el proceso de conexión de las Regionales que hacen falta.

6. Las Unidades Ejecutoras deben prever el proceso de contratación con CERTICAMARA para la

renovación de los certificados digitales antes de que se surta el vencimiento de los mismos. Es procedente manifestar, que una vez vencido el Certificado Digital éste no podrá ser utilizado en

el Sistema SIIF-Nación. 7. En atención a que mediante las Resoluciones Nos. 1282 del 10 de noviembre de 2004 y 4317 del

22 de diciembre/06, se dispuso la designación de funcionarios como Coordinadores SIIF Entidad en el Ministerio de Defensa Nacional, las Unidades Ejecutoras deben gestionar ante la Línea de Soporte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Administración de Usuarios y sus Restricciones, la Administración de Terminales y las Solicitudes de Soporte a través del Coordinador SIIF Entidad de la Unidad Ejecutora, motivo por el cual deberán seguir los lineamientos que se han establecido y divulgado sobre el particular.

8. Se resalta, que para las solicitudes de soporte (en caso de no poderse solucionar al interior de la

Unidad y previo agotamiento de los niveles dispuestos para el Ministerio de Defensa Nacional) el procedimiento se efectúe a través del Call Center del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.


9. Dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 36 del Decreto 2789 de 2004, relacionado con el reporte de novedades del personal usuario del Sistema SIIF-Nación.

Por lo anterior, los Coordinadores SIIF Entidad de cada Unidad Ejecutora, deben informar a las Oficinas de Personal o quien haga sus veces, qué funcionarios y contratistas son usuarios del SIIF Nación, con el fin que éstas les reporten las novedades de personal asociadas a tales funcionarios, de forma que se deshabiliten o inactiven cuando por alguna razón se ausenten de la institución temporal o permanentemente.

10. Se reitera a las Unidades Ejecutoras dar cumplimiento a las medidas de seguridad del Sistema

SIIF-Nación, dispuestas en el Procedimiento No. 52 “Medidas Seguridad Sistema SIIF-Nación” del “Manual de Políticas y Procedimientos Financieros” así como, lo contemplado en las Circulares Nrs. 126-MDSGDFGAD-19.4 del 14 de abril de 2008 y 099 MDSGDFGAD-13 del 29 de marzo de 2010. Igualmente, lo correspondiente al proceso de Call Center, Solicitudes de Soporte Técnicas, Certificados Digitales, entre otros aspectos, establecidos en el Procedimiento No. 54 “Soporte SIIF-Nación” del manual antes mencionado.

11. Mediante Circular No. 186-MDSGDFGAD del 27 de marzo de 2009 se dio a conocer que en la

página web del Ministerio de Defensa Nacional en el link de la Dirección de Finanzas en lo atinente a “Procedimientos” se creó el correspondiente a SIIF-Nación I y II.

Es pertinente señalar, que con respecto al SIIF-Nación II a la fecha se ha estructurado seis (6) procedimientos que pueden ser consultados en el link de la Dirección de Finanzas.

12. De acuerdo con lo indicado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público los perfiles que hoy día

requieren firma digital para adelantar transacciones en el sistema SIIF-Nación son: Entidad Gestión Presupuesto de Gastos, Entidad Beneficiario Cuenta, Entidad Gestión Contable, Entidad Pagador Central y Entidad Pagador Regional, Registrador Usuarios, Consolidador Programación Presupuestal y Parametrizador.

13. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público en la dirección www.minhacienda.gov.co/siifnacion

(icono)/implantación SIIF tiene material de apoyo publicado para el registro de la gestión en el SIIF-Nación II en cuanto a simuladores del sistema, aspectos específicos a tener en cuenta, entre otros. Igualmente y como es de conocimiento, al ingresar al aplicativo del sistema SIIF-Nación II en cada una de las transacciones está disponible en la parte superior derecha la carpeta “Manual de Usuario” el cual al activarlo trae la ayuda en línea de la consulta que se está adelantando.

14. En el evento en que se presenten dificultades de conectividad por parte de una Unidad o Subunidad Ejecutora se puede acudir al plan de contingencia establecido en la Dirección de Finanzas o en su defecto, en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público previa coordinación para el efecto.

15. Las Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos del Sector Defensa deben tener presente

que para ningún usuario se deberá registrar solicitudes que involucre al tiempo dos de los siguientes perfiles en el SIIF-Nación II:

• Entidad - Gestión Presupuesto de gastos

http://www.minhacienda.gov.co/siifnacion


• Entidad – Gestión Contable • Entidad – Pagador Central

Entidad – Pagador Regional Salvo justificación previa del Ordenador del Gasto o quien haga sus veces, una persona puede tener una de las siguientes combinaciones: 1. Entidad – Pagador Central y Entidad - Beneficiario Cuenta 2. Entidad – Pagador Regional y Entidad - Beneficiario Cuenta 3. Entidad – Pagador Central y Entidad – Gestión PAC 4. Entidad – Gestión Contable y Entidad – Central de Cuentas por Pagar 5. Entidad - Gestión Presupuesto de Gastos y Entidad – Gestión PAC El perfil “Registrador” se puede combinar con alguno de los perfiles teniendo en cuenta, las restricciones mencionadas. Es pertinente aclarar, que para poder acceder a los reportes se requiere que al usuario, además del perfil que tendrá de gestión se le adicione el perfil “Entidad – Consulta”.

V. ASPECTOS GENERALES

1. Al interior de las Unidades Ejecutoras debe existir una permanente coordinación entre las diferentes áreas vale decir: Presupuesto, Tesorería y Contabilidad, teniendo en cuenta, que el proceso financiero requiere de la interrelación de estas instancias así como, con las áreas administrativas.

2. La incorporación de la información en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-Nación,

debe ser con fundamento en los documentos soportes requiriéndose la congruencia de éstos con la información a registrar en el aplicativo.

3. Establecer controles permanentes y revisiones periódicas para confirmar el estado y procesamiento

de la información en las diferentes etapas de la cadena presupuestal y el registro contable que se debe adelantar a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-Nación.

4. Se sugiere que las Oficinas de Control Interno o Inspecciones Generales en atención a sus

funciones de evaluación y seguimiento consulten a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-Nación, los diferentes reportes que arroja dicho sistema y realicen los análisis que ha bien tengan, con el fin de establecer la consistencia en la información.

5. Es responsabilidad de todo funcionario de cuidar la información a la que tenga acceso, evitar su

destrucción o utilización indebida.

6. Teniendo en cuenta, que en las Unidades Ejecutoras (nivel central) así como en sus respectivas Regionales se presenta rotación del personal militar y ocasionalmente civil, quienes en su momento fueron capacitados en el manejo del Sistema SIIF-Nación, dicho aspecto incide negativamente en el normal funcionamiento de la administración, toda vez, que el personal nuevo desconoce los procedimientos financieros.


Por lo anterior, se solicita a los Jefes de los Departamentos Financieros gestionar lo pertinente ante las Jefaturas de Desarrollo Humano o quien haga sus veces para que en la medida de las posibilidades se pueda disminuir la rotación del personal de las Áreas Financieras y Administrativas que fue capacitado y en caso de ser reubicado sea en una área afín. Con respecto al personal que por primera vez va a ser usuario del Sistema SIIF Nación debe ser previamente capacitado labor que adelantará el “Equipo de Multiplicadores” de la respectiva Unidad Ejecutora y de requerirse, se puede contar con el apoyo de la Dirección de Finanzas previa coordinación para el efecto.

7. Es pertinente resaltar el comunicado enviado con Circular No. 58 MDVGIDFGCP-074 del 05 de

marzo de 2007, mediante el cual se indicó que a partir de la expedición de la misma no se deben enviar los informes mensuales de ejecución presupuestal, toda vez, que la información será tomada directamente del SIIF-Nación por parte de la Contraloría Delegada para el Sector Defensa, Justicia y Seguridad, Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas y Ministerio de Hacienda y Crédito Público- Dirección General del Presupuesto Público Nacional.

En cuanto a la información relacionada con el cierre de año, deberá enviarse de acuerdo con lo establecido en la Directiva Permanente “Políticas para el cierre de vigencia fiscal e inicio de año” vigente, y en el evento en que se solicite cualquier aclaración o requerimiento por parte de los Entes Externos o éste Ministerio, se solicita brindar la colaboración oportunamente. Así mismo, se estableció que dentro de los tres primeros días hábiles de los meses de abril, julio, octubre y enero, se debe enviar el Informe de Ejecución Presupuestal Regionalizado de Inversión con destino al Departamento Nacional de Planeación.

8. Para el cierre de vigencia fiscal, tomar las medidas a que haya lugar para contar con el personal

suficiente y su disponibilidad a fin de garantizar el cumplimiento total de los procedimientos en el sistema SIIF-Nación y por ende, en la rendición de la información dentro de los plazos estipulados.

9. A las capacitaciones que brinde el Ministerio de Hacienda y Crédito Público o la Dirección de Finanzas, es obligatoria la asistencia del personal designado (aplica cuando sea presencial), en atención a la incidencia que la misma puede tener para el registro de las transacciones en el sistema, toda vez, que de no tenerse la suficiente claridad puede afectar las demás áreas y por consiguiente, la confiabilidad de la información del Sector Defensa.

Igualmente, adelantar los cursos en que se haya inscrito el personal para las capacitaciones cuando se disponga bajo la modalidad virtual por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

10. Como es de conocimiento, la Dirección de Finanzas se encuentra empeñada en capacitar y

actualizar en forma permanente al personal, máxime por las mejoras del Sistema SIIF Nación y la nueva versión del mismo, labor que realiza a través del Plan Estratégico de Capacitación que formula anualmente con miras a transmitir y afianzar los conocimientos y procedimientos que se deben adelantar en las Unidades Ejecutoras, por lo tanto, se solicita la participación activa de todos los funcionarios.


Para el efecto, se sugiere consultar como fue el porcentaje de participación por Unidad Ejecutora, en el proceso de capacitación que adelantó la Dirección de Finanzas y que se dio a conocer con la Circular No. 74-MDSGDFGAD-13 del 3 de marzo de 2010 “Boletín Gestión Financiera Vigencia 2009”.

11. Cualquier aclaración, inquietud o gestión en materia financiera que se deba efectuar ante los Entes

Externos, vale decir: Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Contaduría General de la Nación, Administración SIIF-Nación (en cuanto a excepciones o ampliación de horarios, cambios en la funcionalidad del sistema, mejoras a realizar, entre otros), se debe informar a la Dirección de Finanzas, dependencia que se encargará de canalizarlas, evaluarlas, solucionarlas o en su defecto, gestionar ante la Entidad competente tal y como se indicó en la Circular No. 101 MDVGIDFGAD-13 del 10 de mayo de 2006 y que se ratificó con la Circular No. 115042-MDSGDFGAD-13 del 23 de diciembre de 2009.

12. Las solicitudes que tengan las Unidades Ejecutoras de crear rubros conceptos de ingresos en el

Sistema SIIF-Nación se deben tramitar exclusivamente por la Dirección de Finanzas. Es pertinente aclarar, que dicha instrucción ya fue acordada con el Administrador del Sistema SIIF-Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

13. Los usuarios del Sistema SIIF-Nación a quienes les fue asignado el manejo de los tokens deben

tener en cuenta que en el evento de pérdida o destrucción de dicho dispositivo en primera instancia, es la Entidad la que asume el costo, sin desconocer, que se adelantará la acción correspondiente, contra el funcionario encargado del mismo, considerando que se afectarán las apropiaciones de la Unidad Ejecutora.

Igualmente, cuando el funcionario se desvincule de la Entidad debe devolver el dispositivo al Coordinador SIIF de la Unidad Ejecutora en atención que el token es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional y de los Establecimientos Públicos y por consiguiente, están en los inventarios de dichas instancias.

14. Se solicita a las Unidades Ejecutoras la mayor colaboración con el personal de la Dirección de

Finanzas que efectuará visitas periódicas con el fin de fortalecer el seguimiento y los procedimientos financieros.

15. Consultar el link de la Dirección de Finanzas a través de la página Web del Ministerio de Defensa

www.mindefensa.gov.co seleccionando “Sobre el Ministerio-Dirección de Finanzas”, en donde se observan las opciones de consulta tales como: Normatividad Financiera, Manuales Financieros, Boletines, Ejecución PAC, Estados Contables, Aportes y Sugerencias, Presentaciones, Preguntas Frecuentes y Descentralizadas. Es de resaltar, que en forma permanente se viene incorporando no sólo la normatividad que incide en el área financiera en general si no también los conceptos, políticas y procedimientos objeto de aplicación, que deben ser tenidos en cuenta principalmente por el personal de esta área.

Por lo anterior y como ya se indicó, se solicita su consulta permanente para lo cual se recomienda que los soportes técnicos de cada Unidad y Subunidad Ejecutora, adelanten las acciones pertinentes a fin garantizar que cada usuario tenga acceso a dicho link.

http://www.mindefensa.gov.co/


16. Las Unidades Ejecutoras deben prever las acciones a que haya lugar respecto los Hallazgos encontrados por la Contraloría General de la República durante el lapso comprendido entre el 2006 al 2009.

Igualmente, dar cumplimiento tanto las Unidades Ejecutoras como los Establecimiento Públicos del Sector Defensa a los diferentes requisitos dispuestos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para garantizar la funcionalidad del SIIF-Nación II una vez se disponga la entrada en producción por parte de dicha instancia.

17. Las Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos del Sector Defensa deben tomar las medidas

de control en el proceso de selección de contratistas a fin de que los mismos no se encuentren incursos en casos de ejercicio ilegal de la actividad financiera, en especial de la captación ilegal o recaudo no autorizado de recursos del público de conformidad con la información que diera a conocer la Superintendencia Financiera de Colombia con comunicado No. 110010 del 21 de enero de 2010.

18. Se recomienda a las Unidades Ejecutoras en la etapa precontractual velar para que los

intervinientes en el proceso de adquisiciones a través de las Bolsas de Productos no se encuentren reportados en la denominada “lista Clinton”.

19. Las Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos del Sector Defensa deben garantizar la

adecuada ejecución y contabilización de los recursos apropiados y para el efecto, se debe consultar el análisis comparativo que realizó la Dirección de Finanzas en cuanto a las “Disposiciones Generales Decretos de Liquidación Presupuesto General de la Nación 2009-2010” que se dio a conocer con la Circular No. 27-MDSGDFGAD-13.3 del 02 de febrero de 2010.

20. Con el propósito de facilitar la consulta del “Manual de Políticas y Procedimientos Financieros” la

Dirección de Finanzas modificó la estructura del mismo estableciendo los procedimientos de forma independiente y asignándoles un número a cada uno, aspectos que se dieron a conocer mediante la Circular No. 101-MDSGDFGAD-19-4 del 31 de marzo de 2008, los cuales pueden ser consultados en la página web del Ministerio de Defensa a través del link de la Dirección de Finanzas y adicionalmente, se han venido actualizando algunos por cambios normativos y lineamientos de la Administración SIIF-Nación como de la Dirección de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa así como, por las mejoras realizadas al Sistema SIIF-Nación por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, informándose a través de las Circulares Nos. 172-MDSGDFGAD-13 del 12 de mayo de 2008, 209-MDSGDFGAD-13.3 del 06 de junio de 2008, 244 MDSGDFGAD-13.3 del 10 de julio de 2008, 258-MDSGDFGAD-13.3 del 23 de julio de 2008, 353-MDSGDFGAD-13.3 del 26 de septiembre de 2008, 386-MDSGDFGAD-13.3 del 24 de octubre de 2008, 454-MDSGDFGAD-13.3 del 17 de diciembre de 2008, 082-MDSGDFGAD-13 del 11 de febrero de 2009, 186-MDSGDFGAD-13 del 27 de marzo de 2009, 360 MDSGDFGAD-13.3 del 18 de junio de 2009, 561 MDSGDFGAD-13.3 del 21 de septiembre de 2009, 774 MDSGDFGAD-13.3 del 22 de diciembre de 2009, 023 MDSGDFGAD-13.3 del 26 de enero de 2010 y 124 MDSGDFGAD-13.3 del 20 de abril de 2010, por lo que se solicita su aplicación.

21. El cumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva es responsabilidad de los Directores

Financieros o quien haga sus veces de cada Unidad Ejecutora, por lo tanto, la misma debe ser divulgada en reunión administrativa en la que participen los Ordenadores del Gasto, Jefes de


Presupuesto, Contadores, Tesoreros y demás funcionarios que intervienen o tienen permanente contacto con el área financiera, documento que también se encuentra en el link de la Dirección de Finanzas en la página web del Ministerio de Defensa Nacional.

22. La Dirección de Finanzas a través de sus diferentes Grupos se encuentra presta a atender

cualquier inquietud o aclaración que se requiera por parte de las Unidades Ejecutoras, por lo que se espera igualmente, la máxima colaboración y compromiso del personal de las Áreas Financieras y administrativas de las Unidades Ejecutoras y Establecimientos Públicos.

VI. DEROGATORIA DE DOCUMENTOS La presente Directiva deroga lo dispuesto en la Directiva Permanente No. 23-MDSGDF-23.1 del 16 de julio de 2009 “Políticas registro información financiera”, así como, aquellos documentos que le sean contrarios. Finalmente es de mencionar, que este Despacho se encuentra empeñado por una parte, en optimizar la utilización de los recursos apropiados al Sector Defensa y por otra, garantizar el registro de la información y por ende, la confiabilidad de la misma, lo cual se logrará con el compromiso de los funcionarios que participan en las diferentes actividades financieras y administrativas, por lo que se espera que al interior de las Unidades Ejecutoras se tengan en cuenta las políticas aquí descritas así como los procedimientos que se han venido emitiendo a través del “Manual de Políticas y Procedimientos Financieros”, entre otros, para lograr los objetivos encaminados al cumplimiento de la Política de Consolidación de la Seguridad Democrática.

Atentamente, GABRIEL SILVA LUJÁN Ministro de Defensa Nacional

DISTRIBUCION:

COMANDO GENERAL DE LAS FUERZAS MILITARES

Jefe de Estado Mayor Conjunto Comando General Fuerzas Militares

Inspector General Comando General

Directora Administrativa y Financiera Comando General

Jefe de Oficina de Contratos Comando General

Director Telemática Comando General

Jefe Jefatura Planeación Estratégica CGFM


EJÉRCITO NACIONAL

Segundo Comandante Ejército Nacional

Inspector General Ejército Nacional

Director Financiero Ejército Nacional

Jefe Oficina Planeación Ejército Nacional

Jefe de Oficina de Contratación Ejército Nacional

Jefe Oficina Informática Ejército Nacional

ARMADA NACIONAL

Segundo Comandante Armada Nacional

Inspector General Armada Nacional

Director Economía y Finanzas Armada Nacional

Jefe Oficina Planeación Armada Nacional

Jefe de Oficina de Contratos Armada Nacional

Jefe Oficina Informática Armada Nacional

FUERZA AÉREA COLOMBIANA

Segundo Comandante Fuerza Aérea Colombiana

Inspector General Fuerza Aérea Colombiana

Jefe Departamento Financiero Fuerza Aérea Colombiana

Jefe Oficina Planeación Fuerza Aérea Colombiana

Jefe de Departamento de Contratos Fuerza Aérea Colombiana

Jefe Dirección de Tecnología Fuerza Aérea Colombiana

GESTIÓN GENERAL

Directora Administrativa Ministerio de Defensa Nacional

Director de Planeación y Presupuestación del Sector Defensa

Coordinador Grupo de Sistemas Dirección Administrativa

Jefe Oficina Control Interno Ministerio de Defensa Nacional

Directora de Gestión de Información y Tecnología

Directora Contratación Estatal MDN Viceministro para la Estrategia y Planeación

Viceministro para las Políticas y Asuntos Internacionales

Viceministro del Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa


SILOG

Gerente General Grupo SILOG-CNMC

COMISION COLOMBIANA DEL OCEANO

Secretario Ejecutivo Comisión Colombiana del Océano

Director Financiero Comisión Colombiana del Océano

Jefe Oficina Informática Comisión Colombiana del Océano

Jefe Área Control Interno Comisión Colombiana del Océano

Jefe Oficina Planeación Comisión Colombiana del Océano

Oficina de Contratos Comisión Colombiana del Océano

FONDELIBERTAD

Director Fondo Nacional para la Defensa de la Libertad Personal

Jefe Oficina Informática Fondelibertad

Jefe Oficina Control Interno Fondelibertad

Director Financiero Fondelibertad

Jefe Oficina Planeación Fondelibertad

Jefe de Oficina Contratos Fondelibertad

POLICIA NACIONAL

Subdirector General Policía Nacional

Director Financiero Policía Nacional

Jefe Oficina de Contratos Policía Nacional

Jefe Oficina de Planeación Policía Nacional

Jefe Oficina Control Interno Policía Nacional

Jefe Oficina Informática Policía Nacional

FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA NACIONAL

Director Fondo Rotatorio de la Policía Nacional

Director Financiero Rotatorio de la Policía Nacional

Jefe Oficina de Contratos Rotatorio de la Policía Nacional

Jefe Oficina de Planeación Rotatorio de la Policía Nacional

Jefe Oficina Control Interno Rotatorio de la Policía Nacional

Jefe Oficina Informática del Fondo Rotatorio de la Policía Nacional


CAJA DE SUELDOS DE RETIRO DE LA POLICÍA NACIONAL

Director Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional

Director Financiero Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional

Jefe Oficina de Contratos Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional

Jefe Oficina de Planeación Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional

Jefe Oficina Control Interno Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional

Jefe Oficina Informática de la Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional

DIRECCION GENERAL MARITIMA

Director General Marítimo

Director Administrativo DIMAR

Jefe Oficina Control Interno DIMAR

Jefe Oficina Planeación DIMAR

Jefe de División Administrativa - Contratos DIMAR

Jefe Oficina Informática DIMAR

SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA

Superintendente Vigilancia y Seguridad Privada

Director Financiero Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada

Jefe Oficina Planeación Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada

División Administrativa Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada

Jefe Oficina Control Interno Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada

Jefe Oficina Informática Superintendencia Vigilancia y Seguridad Privada

DIRECCION GENERAL DE SANIDAD MILITAR

Director General Sanidad Militar

Jefe División Financiera DGSM

Jefe Oficina Planeación Dirección General de Sanidad Militar

Jefe División Administrativa - Contratos Dirección General de Sanidad Militar

Jefe Oficina Informática Dirección General Sanidad Militar

Jefe Oficina Control Interno DGSM

SANIDAD POLICIA NACIONAL

Director Sanidad Policía Nacional

Jefe División Financiera Sanidad Policía Nacional

Jefe Oficina Planeación Sanidad Policía Nacional


Jefe oficina Contratos Sanidad Policía Nacional

Jefe Oficina Informática Sanidad Policía Nacional

Jefe Oficina Control Interno Sanidad Policía Nacional

HOSPITAL MILITAR CENTRAL

Directora Hospital Militar Central

Director Financiero Hospital Militar Central

Jefe Oficina Informática Hospital Militar Central

Jefe Oficina Contratos Hospital Militar Central

Jefe Oficina de Control Interno Hospital Militar Central

Jefe Oficina de Planeación Hospital Militar Central

AGENCIA LOGISTICA

Director Agencia Logística

Director Financiero Agencia Logística

Jefe Oficina Informática Agencia Logística

Jefe Oficina Contratos Agencia Logística

Jefe Oficina de Control Interno Agencia Logística

Jefe Oficina de Planeación Agencia Logística

CAJA DE RETIRO DE LAS FUERZAS MILITARES

Director Caja de Retiro de las Fuerzas Militares

Subdirector Financiero Caja de Retiro de las Fuerzas Militares

Coordinador Grupo Informática Caja de Retiro de las Fuerzas Militares

Jefe Oficina Contratos Caja de Retiro de las Fuerzas Militares

Jefe Oficina de Control Interno Caja de Retiro de las Fuerzas Militares

Jefe Oficina de Planeación Caja de Retiro de las Fuerzas Militares

INSTITUTO CASAS FISCALES DEL EJÉRCITO

Director Instituto Casas Fiscales del Ejército Nacional

Director Financiero Instituto de Casas Fiscales del Ejército Nacional

Jefe Oficina Informática Instituto Casas Fiscales del Ejército Nacional

Jefe Oficina Contratos Instituto Casas Fiscales del Ejército Nacional

Jefe Oficina de Control Interno Instituto Casas Fiscales del Ejército Nacional

Jefe Oficina de Planeación Instituto Casas Fiscales del Ejército Nacional


CLUB MILITAR

Director Club Militar de Oficiales

Director Financiero Club Militar de Oficiales

Coordinadora Grupo Sistemas Club Militar de Oficiales

Jefe Oficina Contratos Club Militar de Oficiales

Jefe Oficina de Control Interno Club Militar de Oficiales

Jefe Oficina de Planeación Club Militar de Oficiales

DEFENSA CIVIL

Director Defensa Civil Colombiana

Director Financiero Defensa Civil Colombiana

Jefe Oficina Asesora Planeación Defensa Civil Colombiana

Jefe Oficina Contratos Defensa Civil Colombiana

Jefe Oficina de Control Interno Defensa Civil Colombiana

Jefe Oficina de Informática Defensa Civil Colombiana

DIRECCION FINANZAS

Coordinador Grupo Control Presupuestal

Coordinador Grupo Control Tesorería

Coordinador Grupo Contabilidad General

Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

Responsable: LUIS MANUEL NEIRA NUÑEZ Secretario General Proyectó: CR. DIEGO E. BECERRA CORNEJO Director Financiero 23 de abril de 2010.

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