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1

TEMA

AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA

COOPERATIVA DE TRANSPORTE PESADO

“CITAL” DE LA CIUDAD DE LOJA, PERIODO

DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE

DEL 2011.

AUTORA: Carla Liliana Zúñiga Torres.Carla Liliana Zúñiga Torres.Carla Liliana Zúñiga Torres.Carla Liliana Zúñiga Torres.

DIRECTOR:

Dr. Jorge EfraDr. Jorge EfraDr. Jorge EfraDr. Jorge Efraín Matute Espinosa Mg. Sc.ín Matute Espinosa Mg. Sc.ín Matute Espinosa Mg. Sc.ín Matute Espinosa Mg. Sc.

Loja – Ecuador 2012

TESIS PREVIA A OPTAR EL GRADO DE

INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

CONTADOR PÚBLICO – AUDITOR.

1

Dr. Jorge Efraín Matute Espinosa Mg. Sc., DOCENTE DE LA

UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA, ÁREA JURÍDICA SOCIAL Y

ADMINISTRATIVA DE LA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

Y DIRECTOR DE TESIS.

C E R T I F I C O:

Que la presente tesis titulada “AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA

COOPERATIVA DE TRANSPORTE PESADO CITAL DE LA CIUDAD DE

LOJA, PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011”,

elaborada por la egresada Sra. Carla Liliana Zúñiga Torres, previo a optar

el Grado de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría Contador Público -

Auditor, ha sido realizada bajo mi dirección, por lo que luego de haberla

revisado autorizo su presentación ante el respectivo Tribunal de Grado.

Loja, Noviembre del 2012.

Dr. Jorge Efraín Matute Espinosa Mg. Sc.

DIRECTOR DE TESIS

i

2

AUTORÍA

Las ideas, opiniones, análisis, definiciones, conclusiones y

recomendaciones vertidas en la presente tesis titulada: “AUDITORÍA DE

GESTIÓN A LA COOPERATIVA DE TRANSPORTE PESADO CITAL DE

LA CIUDAD DE LOJA, PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE

DICIEMBRE DEL 2011”, son de responsabilidad exclusiva de la autora.

________________________

Carla Liliana Zúñiga Torres

ii

3

DEDICATORIA

iii

La concepción de este proyecto está dedicada:

A ti Dios que me diste la oportunidad de vivir porque has estado

conmigo a cada paso que doy, cuidándome y dándome fortaleza para

continuar, a mis padres que me dieron la vida y han estado conmigo en

todo momento. Gracias por todo papá y mamá por darme una carrera

para mi futuro y por creer en mí, aunque hemos pasado momentos

difíciles siempre han estado apoyándome y brindándome todo su amor.

Aquí esta lo que ustedes me brindaron, solamente les estoy

devolviendo lo que ustedes me dieron en un principio.

A mi esposo, compañero inseparable a cada jornada, quien me brindó

su amor, su cariño, su estímulo y su apoyo constante, su comprensión

y paciencia, espera para que pudiera terminar el grado son evidencias

de su gran amor.

Carla Liliana

1

AGRADECIMIENTO

Expreso mi agradecimiento a la Universidad Nacional de Loja, Carrera de

Contabilidad y Auditoría, de manera especial a sus distinguidas

autoridades y docentes que desinteresadamente imparten sus

conocimientos, los que sirvieron de guía en mi formación profesional.

Al culminar con éxito la presente tesis quiero dejar mi gratitud de manera

especial al director de tesis, Dr. Jorge Efraín Matute Espinosa Mg. Sc.,

quien me orientó y asesoró para lograr el ideal que me propuse

convirtiéndome con beneplácito en una persona útil para la sociedad.

Así mismo a quienes conforman la Cooperativa de Transporte Pesado

CITAL de la ciudad de Loja, que me brindaron la información necesaria

para lograr el objetivo propuesto; y a todos quienes de una u otra forma

colaboraron para la culminación del presente trabajo de tesis.

LA AUTORA

iv

2

a) TÍTULO

AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA COOPERATIVA DE TRANSPORTE

PESADO “CITAL” DE LA CIUDAD DE LOJA, PERIODO DEL 1 DE

ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011.

4

b) RESUMEN

El trabajo de tesis se titula “AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA

COOPERATIVA DE TRANSPORTE PESADO “CITAL” DE LA CIUD AD

DE LOJA, PERIODO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL

2011.” , se planteó como objetivos: Realizar un diagnóstico de la situación

actual que atraviesa la Cooperativa en el campo de la gestión

empresarial, Evaluar el Sistema de Control Interno implementado en la

Cooperativa para el desarrollo de las actividades tanto humanos,

financieros y materiales, aplicar indicadores de gestión que permitan

medir la económica, eficiencia y eficacia con la que se han manejado los

recursos de la cooperativa, presentar un informe de Auditoría de Gestión

con el fin de tomar los correctivos necesarios.

El proceso metodológico seguido se ajusta a lo dispuesto en el sector

privado y regulado por organismos competentes, es decir se cumplió en

sus cinco fases: el Conocimiento de la Cooperativa, La Planificación de la

Auditoria, aquí se encuentran todos los datos referentes a la Auditoria, se

estudió la estructura orgánica de la Cooperativa y se examinó el FODA,

para determinar sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas,

comparando sus resultados con los objetivos establecidos. Lo que

determino que su enfoque se dirija hacia el examen de los recursos,

Humanos, Financieros y Materiales para lo cual se evaluó el Sistema de

Control Interno, se plantearon programas de auditoría para estos

5

componentes, los cuales fueron aplicados en la presente tesis; al termino

de la misma se realizó un informe en donde se destaca el deficiente

control en sus recursos, la falta de un manual de funciones y la

actualización del reglamento interno impide desarrollar con eficiencia y

eficacia las actividades administrativas como operativas de la

Cooperativa, la fase de seguimiento, por obvias razones no se cumple por

cuanto esta se debe realizar luego de terminada la auditoria para

comprobar si se ha cumplido o no las recomendaciones dejadas por el

equipo de auditoría. Al finalizar el trabajo de tesis se presentan las

conclusiones y recomendaciones entre las que se destacan las

siguientes, la falta de manuales y reglamentos actualizados impide el

normal desarrollo de las actividades que desarrolla el sector del recurso

Humano, Financiero y Material de la Cooperativa; el deficiente control

interno ha determinado insatisfacción entre los socios y usuarios, se

recomendó al presidente y al gerente de la Cooperativa tomar en cuenta

el informe de esta auditoría con la finalidad de mejorar la gestión que

dispone para la prestación de los servicios de transportación de carga que

ofrece la Cooperativa.

6

SUMMARY

The thesis work is titled "AUDIT OF ADMINISTRATION TO THE

COOPERATIVE OF it TRANSPORTS HEAVY "CITAL" OF THE CITY DE

LOJA, PERIOD OF JANUARY 1 AT DECEMBER 31 THE 2011. ", same

he/she thought about as objectives: To carry out a Diagnosis of the current

situation that crosses the Cooperative in the field of the institutional

administration, to Evaluate the System of Internal Control implemented so

much in the Cooperative for the development of the activities materials,

financial and of human talent, to Apply administration indicators that allow

to measure the efficiency, effectiveness and economy with which the

resources of the institution have been managed, to present a report of

Audit of Administration with the purpose of taking the necessary

correctives.

The followed methodological process is adjusted to that prepared in the

private sector and regulated by competent organisms, that is to say it was

completed in its five phases the Knowledge of the cooperative, The

Planning of the Audit, here they are all the relating data to the Audit, the

organic structure of the cooperative was studied and the FODA was

examined, to determine its strengths, weaknesses, opportunities and

threats, compared its results with the established objectives. What I

determine that their focus goes toward the exam of the Resources,

Human, Financial and Materials for that which the System of Internal

7

Control was evaluated, thought about audit programs for these

components, which were applied in the work; to the I finish he/she was

carried out the Report where stands out the faulty control of the Human,

Financial and Material resource, the lack of a manual of functions and the

upgrade of the internal regulation prevents to develop with efficiency and

effectiveness the administrative activities as operative cooperative de la,

the pursuit phase, for obvious reasons is not completed since this it should

be made after having carried out the audit to check if it has been

completed or not the recommendations left by the audit team. When

concluding the work the conclusions and recommendations they are

presented among those that stand out the following ones, the lack of

manuals and up-to-date regulations it impedes the normal development of

the activities that develops the sector of the human, financial resource and

material of the Cooperative; the faulty internal control has determined

dissatisfaction between the proprietors and users, it was recommended

the president and the manager of the Cooperative to take into account the

report of this audit with the purpose of improving the administration that

prepares for the benefit of the services of load transportation that he/she

offers the Cooperative.

9

c) INTRODUCCIÓN

La auditoría de gestión aplicada en las empresas privadas ha

desempeñado un rol muy importante puesto que permite medir los

resultados en la gestión empresarial, la misma permite demostrar la

eficiencia, eficacia y economía en el uso del control y manejo de los

recursos que disponen, y que sirven como herramienta para la toma de

decisiones, por otra parte la auditoría de gestión sirve para verificar la

calidad y solvencia del servicio que prestan a la colectividad, esta

situación obliga a conocer la gestión desarrollada por quienes administran

las empresas, por ello esta necesidad.

En efecto la auditoría de gestión que se desarrolla en el presente trabajo

de tesis, tiene como propósito contribuir de una manera efectiva al

desarrollo razonable de las actividades de la Cooperativa de Transporte

Pesado CITAL, de la Ciudad de Loja, con lo cual sus directivos, podrán

conocer la gestión de la Cooperativa, para poder decidir los correctivos

necesarios y además brindarles información oportuna para que se tomen

decisiones que mejoren el control interno ofreciendo así un servicio de

calidad acorde a las necesidades de los usuarios.

El trabajo de tesis está estructurado de conformidad con lo que establece

el Reglamento de Régimen Académico de la Universidad Nacional de

Loja, que contiene las siguientes partes: Título , detalla el tema; el

Resumen de la tesis y su traducción al Inglés; luego se presenta

10

Introducción que explica la importancia del tema, el aporte de la tesis y

una síntesis del contenido; La Revisión de Literatura que contiene la

parte teórica y es una síntesis de las definiciones básicas de la Auditoría

de Gestión en el sector privado, luego se explica el Contexto Institucional,

la Base Legal, la Organización Estructural; se continúa con Materiales y

Métodos , aquí se explica la utilización de cada uno de los métodos y

procedimientos, como los siguientes: Científico, Deductivo, Inductivo,

Analítico y Sintético; en los Resultados , presenta el desarrollo de todo el

proceso de la Auditoría de Gestión de conformidad con las fases que se

establecen en el Manual de Auditoría de Gestión, Fase 1 Conocimiento

Preliminar, Fase 2 Planificación, Fase 3 Ejecución, Fase 4 Comunicación

de Resultados y Fase 5 Seguimiento.

Al concluir el trabajo se presentan las Conclusiones,

Recomendaciones , donde se detallan las más relevantes; y la

Bibliografía donde fue consultada, y por último se presentan los anexos

que sustentan el trabajo de Tesis.

12

d) REVISIÓN DE LITERATURA

COOPERATIVA

Una cooperativa es una asociación autónoma de personas que se han

unido voluntariamente para formar una organización democrática cuya

administración y gestión debe llevarse a cabo de la forma que acuerden

los socios”1.

Clasificación

“Según la Ley de Cooperativas del Ecuador

Producción.- Son aquellas en las que sus socios se dedican

personalmente a actividades de producción lícitas en una empresa

manejada en común.

Consumo.- Tienen por objeto, abastecer a los socios de cualquier clase

de artículos de libre comercio.

Crédito.- Son las que reciben ahorros y depósitos, que hacen préstamos

y descuentos a sus socios, verifican cuentas y cobros por cuenta de ellos.

1 VARGAS SÁNCHEZ, Alfonso y NACIMIENTO CORONEL, Zulema B, Centro Internacional de Investigación sobre la Economía Pública Social y Cooperativas, Primera Edición, Editorial Fases, Año 2011, Pág. 21

13

Servicios.- Se organizan con el fin de llenar diversas necesidades

comunes de los socios o de la colectividad.”2

AUDITORÍA

“Es un examen a las operaciones administrativas y/o financieras de una

organización con el objeto de evaluar el cumplimiento de disposiciones

legales y el logro de metas y objetivos establecidos, y en el caso de la

auditoría financiera emitir una opinión sobre la razonabilidad de los saldos

presentados en los estados financieros de la empresa confirmando la

observancia de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados”.3

Clasificación

La auditoría para cumplir y alcanzar sus objetivos se clasifica en:

Según el personal quien la realiza

Auditoría Interna.- “Es el examen critico y sistemático de los sistemas de

control de una unidad económica, realizado por un profesional con

vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el

objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de

2 VARGAS SÁNCHEZ, Alfonso y NACIMIENTO CORONEL, Zulema B, Centro Internacional de Investigación sobre la Economía Pública Social y Cooperativas, Primera Edición, Editorial Fases, Año 2011, Pág. 21 3 MIEGS B, Walter, Principios de Auditoria, Primera Edición, Editorial Nuevo día, Quito Ecuador, Pág. 24

14

los mismos.”4

Auditoría Externa.- Es externa por que la ejecutan profesionales

designados por Organismos Superiores de Control, en el caso de

entidades públicas lo realiza la Contraloría General del Estado, o por

firmas privadas de auditoría, con el propósito de dar un dictamen sobre

los Estados Financieros.

Según donde se realiza

Pública.- Es la que se realiza en todas las entidades que tienen

participación directa con el presupuesto general del estado, esta es

ejecutada por la Contraloría General del Estado.

Privada.- Son empresas que no pertenecen al sector público, estas

pueden realizar cualquier tipo de auditoría, y la pueden realizar tanto

auditores internos como externos que no pertenezcan a la Contraloría

General del Estado.

Según su Alcance

Auditoría Financiera.- “Consiste en el examen de los registros,

comprobantes, documentos y otras evidencias que sustentan los Estados 4 CUELLAR MEJIA, Guillermo Adolfo, Teoría General de la Auditoría y Revisión Fiscal, Primera Edición, Ediciones Centrum, Madrid – España, Año 2008, Pág. 17

15

Financieros de una entidad u organismo efectuado por el auditor para

formular el dictamen respecto a la razonabilidad con que se presentan los

resultados de las operaciones, la situación financiera, los cambios

operados en ella y en el patrimonio; para determinar el cumplimiento de

disposiciones legales y para formular comentarios, conclusiones y

recomendaciones tendientes a mejorar los procedimientos relativos a la

gestión financiera y el control interno.”5

AUDITORÍA DE GESTIÓN

“Es un examen crítico sistemático detallado de las áreas y controles

operacionales de un ente, utilizando técnicas específicas, con el propósito

de emitir un informe profesional sobre la eficacia, eficiencia y economía

en el manejo de los recursos para la correcta toma de decisiones.”6

HERRAMIENTAS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

Equipo multidisciplinario.- Para la ejecución de Auditorías de Gestión

es necesario la conformación de un equipo multidisciplinario, que

dependiendo de la naturaleza de la entidad y de las áreas a examinarse,

a más de los auditores profesionales, podría estar integrado por

5 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO. Manual de Auditoría Financiera Gubernamental, Quito – Ecuador, 2001. Pág. 17. 6 LEONARD William P, Auditoría Administrativa, Evaluación de los Métodos y Eficiencia Administrativa, Onceava Edición, México DF, Año 20033, Pág. 45

16

especialistas en otras disciplinas, tales como: ingenieros, abogados,

economistas, sicólogos, médicos, etc.

Auditores.- De éste grupo, entre los dos más experimentados, se

designa al jefe de grupo y al supervisor, quienes tendrán la máxima e

íntegra responsabilidad de la Auditoría de Gestión. Así mismo, este

trabajo debe realizarse a cargo de una Dirección de auditoría y bajo la

dirección de su titular.

Especialistas.- Estos profesionales a más de su capacidad deben tener

la independencia necesaria con relación a la entidad objeto de la

auditoría, a fin de obtener mayor confianza de que su trabajo será

ejecutado con total imparcialidad.

17

Elementos de Gestión

LAS

SE

IS “

E”

Eficiencia. - Es la relación entre los recursos consumidos y la producción de bienes y servicios, se expresa como porcentaje comparando la relación insumo - producción con un estándar aceptable o norma.

Eficacia. - Son los resultados reales de los proyectos, programas u otras actividades; por lo que la eficacia es el grado en que una actividad o programa logra sus objetivos, metas u otro efecto que se habría propuesto.

Ecología. - Son las condiciones, operaciones y prácticas relativas a los requisitos ambientales y su impacto, que deben ser reconocidos y evaluados en una gestión institucional, de un proyecto programa o actividad.

Ética. - Es un elemento, expresado en la moral y conducta individual y grupal, de los funcionarios y empleados de la gestión institucional de la entidad.

Equidad. - Implica distribuir y asignar los recursos entre toda la población, teniendo en cuenta el territorio en su conjunto, la necesidad de estimular las áreas cultural y económicamente deprimidas y con absoluto respeto a las normas constitucionales.

Economía. - Son los insumos correctos a menor costo, o la adquisición de recursos idóneos en la cantidad y calidad correctas en el momento previsto, en el lugar indicado y al precio convenido.

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FASES DEL PROCESO DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

Papeles de Trabajo.

Archivo

Informe Final.

Borrador del informe.

Conferencia Final.

FASE V Seguimiento

De hallazgo y recomendaciones al término de la auditoría. Recomprobación después de uno o dos años.

INICIO

FASE I Conocimiento Preliminar

Visita de Observación a la entidad. Revisión de archivos y papeles de trabajo. Determinar indicadores. Detectar el FODA Evaluación de la estructura de control interno. Definición de objetivos y estrategias de Auditoría.

FASE II Planificación

Análisis información y documentación. Evaluación de control interno por componentes. Elaboración de planes y programas.

FASE III Ejecución

Aplicación de programas. Preparación de papeles de trabajo. Hoja de Resumen de Hallazgos. Definición estructura del informe.

FASE IV Comunicación de Resultados

Redacción del borrador de informe. Conferencia final para lectura de informe. Obtención de criterios entidad. Emisión de informe final.

Programas de Trabajo.

Memorando de Planificación.

FIN Fuente: Manual de Auditoría de Gestión Elaborado: La Autora

19

FASE I: Conocimiento Preliminar

Esta es la primera fase que consiste en obtener un conocimiento integral

del objeto de la entidad, dando mayor énfasis a su actividad principal; esto

permitirá una adecuada planificación, ejecución y consecución de

resultados de auditoría a un costo y tiempo razonables.

FASE II: Planificación

Consiste en obtener información general sobre la entidad en relación a su

normatividad, antecedentes, organización, misión, visión, objetivos,

funciones, recursos y políticas generales, procedimientos operativos y

diagnósticos o estudios existentes.

Según la NEA Nº 7 “Planificación” Significa desarrollar una estrategia general y un enfoque detallado para la naturaleza, oportunidad y alcance de la auditoria. Proyectando la auditoria de manera eficiente y oportuna. La planificación asegura que se preste atención adecuada a las áreas importantes de la auditoria, identificar problemas potenciales. Los asuntos a considerar para una buena planificación son: • Conocimiento de la entidad. • Comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno. • Riesgo e importancia relativa. • Naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos.

FASE III: Ejecución

Se refiere a la información recopilada y procesada, se le aplican las

metodologías determinadas para la mediación de la Eficiencia, Eficacia,

Economía y Equidad.

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FASE IV: Comunicación de Resultados

Es el informe sobre control de gestión en el que se plasman los resultados

obtenidos, con el fin de entregar un dictamen de la gestión de la

administración de un período.

FASE V: Seguimiento

Se refiere a realizar una comprobación entre uno y dos años, permitiendo

conocer hasta qué punto la dirección fue receptiva sobre los hallazgos

mostrados y las recomendaciones dadas, ello dado en cualquiera de las

circunstancias, es decir tanto si se mantuvo la administración de la

entidad en manos del mismo personal, como si éste hubiera sido

sustituido por desacierto.”7

NORMAS DE AUDITORÍA GENERALMENTE ACEPTADAS NAGA 700

Presentación conforme al principio.- El informe deberá especificar si los

estados financieros están presentados de acuerdo a los principios contables

generalmente aceptados.

Opinión, relación con los estados, salvedades, abstención de opiniones adversas.- El informe deberá expresar una opinión con respecto a los estados

financieros tomados como un todo o una aseveración a los efectos de que no puede

expresarse una opinión, cuando no puede expresar una opinión total, deben

declararse las razones de ello. En todos los casos que el nombre del contador es

asociado con estados financieros, el informe debe contener una indicación clara de

la naturaleza del trabajo del auditor, si lo hubo, y el grado de responsabilidad que

el auditor asume.

7 CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoría de Gestión, Quito – Ecuador, Julio 2003, Pág. 153, 184, 215

21

Fuente: Manual de Auditoría de Gestión Elaborado: La Autora

Evaluación de su Estructura

Archivo

Fortaleza Oportunidades

Debilidades Amenazas

Eficiencia Eficacia

Economía

Fin

Revisión de Archivos y Papeles de

Trabajo

Indicadores FODA

Evaluación del Control Interno

Objetivos y Estrategias

Visita Previa a la Entidad

Guía de Visita Previa

Diagnostico Preliminar

Carta de Compromiso

Carta de Presentación

FASE I CONOCIMIENTO

PRELIMINAR

22

FASE I: CONOCIMIENTO PRELIMINAR

Carta de Compromiso.- Comprende el documento en donde se da inicio

a la auditoría, mediante el cual, el director de auditoría emite la

autorización a un equipo de auditores para la realización y ejecución de la

misma.

Lo que debe contener la carta de compromiso es:

• Tipo de Auditoría, alcance, objetivos.

• Conformación del Equipo de Auditoría.

• Tiempo estimado para la ejecución.

• Instrucciones adicionales y específicas para la ejecución.

COOPERATIVA DE TRANSPORTE PESADO CITAL Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL Tipo de Examen: Auditoría de Gestión Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011

CARTA DE COMPROMISO Loja,…..de………………..20… Dr. Ciudad.- De conformidad con el proyecto aprobado se autoriza a la Srta.……………….., egresada de la Carrera de…………………….para que en calidad de Jefe de Equipo y actuando como operativo la Srta.………………………, egresado de la Carrera de Contabilidad y Auditoría; para que procedan a realizar una AUDITORÍA DE GESTIÓN EN EL PERIODO COMPRENDIDO DE 0 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 Los objetivos, Estarán encaminados a: a) b) c) La Supervisión estará a cargo del Dr………………………, el tiempo estimado es de 60 días laborables. Los resultados se los dará a conocer mediante el informe y de existir desviaciones importantes se mantendrán en conocimiento de los directivos y los funcionarios responsables. Atentamente. DIRECTOR DE AUDITORIA Elaborado por: Revisado por: Fecha:

23

Visita Previa a la Entidad.- Es un documento o formulario que tiene la

finalidad de recopilar información para identificar la entidad, funcionarios,

base legal, normativa, sistema de control interno, contabilidad, etc. para

tener un conocimiento amplio de la misma. De los cuales se cita:

Reporte De Planificación

En esta fase se debe precisar claramente los fines susceptibles de

alcanzar, los factores que se van a examinar, las técnicas a emplear y la

programación que va a orientar el curso de acción de la auditoria.

Con esta perspectiva el auditor está obligado a prever la realización de los

siguientes pasos:

• Enrriquecer la documentación de antecedentes y justificación de la

auditoria.

• Determinar el objetivo general.

• Definir los objetivos tentativos específicos por área, rubro,

componente, cuenta o actividad que va a ser objeto de auditoría de

gestión.

• Complementar la estrategia global.

• Ajustar y concretar el proyecto de auditoría.

• Determinar las acciones a seguir.

• Delimitar claramente el universo o muestra a examinar.

• Proponer técnicas para la captación y el análisis de la información.

• Plantear alternativas de medición.

24

• Depurar los criterios para el manejo de papeles de trabajo y

evidencias.

• Coadyuvar en el diseño y aplicación del examen.

• Establecer índices de gestión de manera que permitan desarrollar

la ejecución y valorar la medición en cuanto al cumplimiento de

planes estratégicos, metas, y objetivos institucionales.

• Contribuir en la elaboración del informe.

• Proponer mecanismos de seguimiento.

PLANEACIÓN

Diagnóstico Organizacional. Consiste en obtener un conocimiento

integral del objeto de la entidad, dando mayor énfasis a su actividad

principal; esto permitirá una adecuada planificación, ejecución y

consecución de resultados de auditoría a un costo y tiempo razonables.

El Manual de Auditoría de Gestión refiere que: “el trabajo de auditoría

debe planificarse adecuadamente, obteniendo suficiente comprensión de

la misión, visión, metas y objetivos institucionales y controles existentes

de gestión a fin de determinar la naturaleza y alcance de las pruebas a

realizar”.

Se debe planificar con el fin de determinar la naturaleza, duración y

extensión de las pruebas a realizar. Siempre que se inicia una auditoría

de gestión es necesario obtener una visión sistemática, es decir una idea

general de la organización como sistema, en sus contextos internos y

25

externos.

Es necesario que se comprenda la visión estratégica de la organización,

ya que esta revela su capacidad para realizar una gestión más eficiente.

ANÁLISIS FODA

"El análisis FODA es una de las herramientas esenciales que provee de

los insumos necesarios al proceso de planeación, proporcionando la

información necesaria para la implantación de acciones, medidas

correctivas y la generación de nuevos o mejores proyectos de avance.

De esta forma, el proceso de planeación estratégica se considera

funcional cuando las debilidades se ven disminuidas, las fortalezas son

incrementadas, el impacto de las amenazas es considerado y atendido

oportunamente, y el aprovechamiento de las oportunidades es

capitalizado en el alcance de los objetivos, la misión y visión”8.

En el análisis FODA existen dos factores:

8 VILCHES, TRONCOSO Ricardo, Apuntes del estudiante de Auditoría, Segunda Edición, Editorial Chile, Año 2007, Pág. 78, 79

FORTALEZAS

DEBILIDADES

AMENAZAS

OPORTUNIDADES

Internas Externas

26

Los Factores que se Incluyen en el Análisis Interno

Debilidades (D).- Son los recursos y situaciones que representan una

actual desventaja diferencial, constituyéndose así en obstáculos y

limitaciones que cortan el desarrollo de la institución para alcanzar sus

objetivos, y que es necesario eliminar.

Fortalezas (F).- Son los aspectos (recursos) internos de la entidad que

representan puntos fuertes, es decir, una auténtica ventaja diferencial

para la empresa y que hay que explotar al máximo, forman parte positiva

de la empresa.

Los Factores que se Incluyen en el Análisis Externo

Amenazas (A).- Son riesgos, hechos y situaciones externas a la

institución que están presentes en el medio que, siendo previsibles, sí

ocurriesen pueden dificultar el logro de los objetivos, producir un impacto

negativo o una dificultad substancial en su desarrollo.

Oportunidades (O).- Son las posibilidades (hechos o situaciones) que la

entidad es capaz de aprovechar para sí, o bien las del exterior a la que

pueda acceder y obtener ventajas (beneficios).

INDICADORES

Los indicadores son medidas que permiten medir el alcance de una meta.

Son instrumentos de medición de las variables (actividades de la

27

organización) asociadas a las metas, pueden ser cuantitativas o

cualitativas.

El control de la calidad de los servicios y la gestión de los recursos

humanos son factores claves para lograr mayores y mejores beneficios

que satisfagan las necesidades del usuario.

Indicadores de Gestión

Son un subconjunto de los indicadores y se refieren a mediciones

relacionadas con el modo en que los servicios o productos son generados

por la institución. Son medidas de impacto, resultados, rendimientos y

entradas del proyecto, que son monitoreadas durante la ejecución para

valorar el progreso hacia los objetivos del proyecto.

La construcción de los indicadores se refiere al establecimiento de

indicadores que permitan verificar el grado de eficiencia, eficacia y

economía en la formulación y ejecución de los Planes estratégicos y

operativos. A la vez sirven de base para la determinación y cálculo de los

recursos necesarios para llevar a cabo los procesos productivos y

administrativos.

Características

• Se ajustan a los cambios.

28

• Son de orden cualitativo y cuantitativo.

• Dan señales de alarma.

• Son comparables.

• Permiten acciones correctivas oportunas.

Parámetros e Indicadores

Para la aplicación en la auditoría de gestión, se requiere del conocimiento

e interpretación de los siguientes parámetros: economía, eficiencia y

eficacia.

1. Economía

• Uso oportuno de los recursos en cantidad y calidad adecuadas, al

menor costo posible.

• El indicador de Economía evalúa la capacidad de una institución

para generar adecuadamente los recursos financieros en el logro

de su misión institucional.

Algunos indicadores de economía de una empresa pueden ser su

capacidad de autofinanciamiento, la eficacia en la ejecución de su

presupuesto, su nivel de recuperación de recursos colocados en manos

de terceros, etc.

29

Costo de Personal

CP = Gastos Total de Nomina

N° Total de Personal de Planta

Manejo de Personal

MP = Gastos de Capacitación

N° Total de Personal de Planta

Gasto de Funcionamiento

GF = Gasto de Operación

N° Total Servicios Ofrecidos

2. Eficiencia

Los indicadores de eficiencia, miden la relación entre dos magnitudes: la

producción física de un bien o servicio y los recursos que se utilizaron

para alcanzar ese producto, pero de manera óptima. El indicador habitual

de eficiencia es el costo unitario o costo promedio de producción, ya que

relaciona la productividad física con su costo.

30

Eficiencia Administrativa

EA = Gasto de Funcionamiento

U. atendidos por clase de servicio

Eficiencia en el servicio

ES = Volumen de Servicio

N° de beneficiarios atendidos

3. Eficacia

Como elemento de gestión mide la relación entre los servicios o productos

generados, los objetivos y metas programadas.

La eficacia de una organización se mide por el grado de cumplimiento de

los objetivos previstos.

Cobertura

C = N° de Usuarios Atendidos

N° Potencial de Usuarios por servicios

31

Volumen

V = Gastos Ejecutados

Gastos Programados

CONTROL

Control es un conjunto de mecanismos utilizados para asegurar y evaluar

el cumplimiento de los objetivos y planes diseñados y para que los actos

administrativos se ajusten a las normas legales y a los referentes técnicos

y científicos establecidos para las diferentes actividades humanas dentro

de la organización social.

Tipos de Control

Control Operativo.- Define la consistencia de las acciones en relación

con las órdenes y la variación de los resultados frente a lo previsto

realizar a través de este subsistema se opera la medición de las acciones

y los hechos en términos físicos y financieros, y así generan gran parte de

los insumos que serán la base del Proceso de control.

Control Gerencial.- El control Gerencial examina la correspondencia de

las decisiones con los planes, programas, metas y la necesidad de variar

éstos, es decir, reprogramar. A este tipo de control ingresan los desvíos

que representan causales para los cuales no tienen poder de corrección

los niveles de intervención del control operativo.

32

Control Estratégico.- El control estratégico mide la coherencia de

objetivos y políticas con el contexto y con las metas. El análisis reviste

carácter cuantitativo, pero debe estar impregnando de antecedentes

cualitativos, teniendo en cuenta la naturaleza de las cuestiones que se

enfrentan. En consecuencia, las soluciones exigen mayor grado de

credibilidad e imaginación y se debe atender cuidadosamente al hecho de

que sus efectos son más lentos que en ninguna otra parte. Cambiar

políticas es enfrentarse a inercias de orientación básicas antes

implantadas, por lo que su aplicación requiere de algún tiempo antes de

ponerse en marcha.”9

CONTROL DE GESTIÓN

El control de gestión es el examen de eficiencia y eficacia de las

entidades de la administración y los recursos públicos, determinada

mediante la evaluación de los procesos administrativos, la utilización de

indicadores de rentabilidad pública, desempeño y la identidad de la

distribución del excedente que éstas producen, así como de los

beneficios de su actividad.

Instrumentos

El control de gestión como cualquier sistema, posee unos instrumentos

para entenderlo, manejarlo y evaluarlo, entre ellos se encuentran: 9 SILVA GARCÍA Francisco, Administración Público Local, Impresiones MYL, Primera Edición, Año 2003, Pág. 175

33

Índices: Permiten detectar variaciones con relación a metas o normas.

Indicadores: Son los cocientes que permiten analizar rendimientos.

Cuadros de Mandos : Permiten la dirección y enfoque hacia los objetivos.

Gráficas: Representación de información (variaciones y tendencias).

Análisis Comparativo: Compararse con el mejor, para lograr una mayor

superación.

Control Integral: Participación sistemática de cada área organizacional

en el logro de los objetivos.

Flujogramas: Representación simbólica o pictórica de un procedimiento

administrativo.

CONTROL INTERNO

“Es la suma de elementos, procedimientos y normas, que permiten a

través de una adecuada planificación, ejecución y control, llevar adelante

con economía, eficiencia y eficacia para el logro de los fines de la

organización”10.

Objetivos

• Salvaguardar los recursos contra pérdida, fraude e ineficiencia.

• Promover la exactitud y confiabilidad en la información contable y

de operación. 10 WOLINSKY, Jaime, Manual de Auditoria Para la Gestión de Negocios, Editorial Junior S.A., Segunda Edición, Buenos Aires, Año 2003, Pág. 81

34

Importancia

La evaluación del Control Interno ayuda a:

• Medir el grado de eficiencia, efectividad y economía. Conocer el

cumplimiento de la visión, misión y objetivos. Verificar el

seguimiento de las disposiciones legales.

Clasificación

• Control Previo: Análisis de actividades propuestas, antes de su

autorización o ejecución.

• Control Continuo: Inspección y constatación continúa de la

oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes o servicios.

• Control Posterior: Auditoría interna aplica a las actividades

institucionales, el control posterior a su ejecución.

COOPERATIVA DE TRANSPORTE PESADO CITAL Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011 Componente: Recursos Humanos.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Nº PREGUNTAS RESPUESTA VALORACIÓN

COMENTARIO SI NO N/A PT CT

Elaborado por: Revisado por: Fecha:

35

MEDIOS PARA LOGRAR EL CONTROL INTERNO

Ambiente o entorno de control

El ambiente de control es el componente básico de la organización, al

influir sobre la conciencia de control del personal. Aporta los cimientos de

todos los demás componentes de control interno y alienta disciplina y

estructura.

El ambiente de control se conforma de los siguientes elementos:

• Integridad, valores éticos y competencia de la gente de la entidad.

• Compromiso de competencia.

• Participación del directorio y/o del comité de auditoría.

• Filosofía de la gerencia y su estilo operativo.

• Estructura organizacional y asignación de autoridad y

responsabilidad.

• Políticas y prácticas de recursos humanos.

Evaluación de riesgos

Las organizaciones, cualquiera sea su tamaño, se enfrentan a diversos

riesgos de origen externos e internos que tienen que ser evaluados. Una

condición previa a la evaluación del riesgo es la identificación de los

36

objetivos a los distintos niveles, vinculados entre sí e internamente

coherentes.

La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de

los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de

base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgos.

Aunque para crecer es necesario asumir riesgos prudentes, la dirección

debe identificar y analizar riesgos, cualificarlos, y prever la probabilidad de

que ocurran así como las posibles consecuencias de los mismos.

Actividades de Control

Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que

ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección

de la empresa. Aseguran que se tomen las medidas necesarias para

controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de

la empresa. Hay actividades de control en toda la organización, a todos

los niveles y funciones.

Deben establecerse y ajustarse políticas y procedimientos que ayuden

conseguir una seguridad razonable de que se llevan a cabo en forma

eficaz las acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que

existen respecto a la consecución de los objetivos de la empresa.

37

RIESGOS DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

“Es la probabilidad de que un acontecimiento perjudique a la auditoria.

Consiste en la habilidad y técnica del auditor para establecer y validar el

nivel de seguridad sobre los resultados de la auditoría, considerando los

niveles de riesgo inherentes, de control y de detección.”11

• Riesgo Inherente: De que ocurran errores importantes generados

por las características de la entidad u organismo.

• Riesgo de Control: De que el Sistema de Control Interno

prevenga o corrija tales errores.

• Riesgo de Detección: De que los errores no identificados por el

Control Interno tampoco no sean reconocidos por el auditor, sería

necesario para evaluar la existencia o no de riesgos de la auditoría

de gestión.

TABLA DE RIESGO INHERENTE Y DE CONTROL NIVELES DE

RIESGO

Un nivel de riesgo mínimo estaría conformado cuando en un componente

poco significativo no existen factores de riesgo y donde la probabilidad de

ocurrencia de errores o irregularidades sea remota.

11 VIVANCO, María Lorena, Manual de Auditoría de Gestión, Loja, Año 2009, Pág. 56

38

Riesgo Significación Factores de riesgo Probabilidad

Mínimo No significativo No existen Remota Bajo Significativo Poco importante Baja

Medio Muy significativo Existen algunos Posible

Alto Muy significativo Varios e

importantes Probable

Cuando en un componente significativo existan factores de riesgo

demasiado importantes y la probabilidad de existencia de errores o

irregularidades sea baja ese componente tendrá una evaluación de riesgo

bajo. Un componente claramente significativo, donde existen varios

factores de riesgo y es posible que se presenten errores o irregularidades,

será de un riesgo medio. Por último, un componente tendrá un nivel de

riesgo alto cuando sea claramente significativo, con varios factores de

riesgo, algunos de ellos muy importantes y donde sea muy probable que

existan errores o irregularidades.

39


Fin

Revisión y

Aprobación de

Planes y

Programas


Análisis de Información y Documentación

Elaboración de un Plan y Programa

Fase II Planificación

Plan Estratégico Manual de Funciones FODA

Componentes de Control Interno

• Memorándum de Planificación.

• Plan de Trabajo

• Programa de Auditoría

Revisión: Subdirector Aprobación; Director

Fin

Revisión y Aprobación de

Planes y Programas


Análisis de Información y Documentación

Elaboración de un Plan y Programa

Fase II Planificación

Plan Estratégico Manual de Funciones FODA

Componentes de Control Interno

• Memorándum de Planificación.

• Plan de Trabajo

• Programa de Auditoría

Revisión: Subdirector Aprobación: Director

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MEMORANDUM DE PLANIFICACION ENTIDAD: Auditoría de Gestión a: Período: Elaborado por: Revisado por: Fecha: 1. REQUERIMIENTO DE LA AUDITORÍA Informe Largo de Auditoría, Memorando de Antecedentes y Síntesis del Informe: 2. FECHA DE INTERVENCION Fecha estimada Carta de Compromiso Inicio del trabajo Finalización del trabajo Presentación del informe a la Dirección Discusión del borrador del informe con funcionarios Emisión del informe final de auditoría 3. EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO (Nombres) Supervisor Jefe de Equipo Auditor Operativo 4. DIAS PRESUPUESTADOS 60 Días laborables, distribuidos en las siguientes fases: � Revisar el trabajo y dar indicaciones � Realizar la Planificación. � Examinar las áreas: Recursos Humanos, Financieros y Materiales. � Evaluar cada uno de los componentes de las diferentes áreas. � Aplicar índices para cada componente. � Elaborar el borrador de informe. 5. RECURSOS A UTILIZARCE Humanos Financieros Materiales

41

MEMORANDO DE PLANIFICACION 6. ENFOQUE DE LA AUDITORÍA Información General de la Entidad • Misión. • Visión. • Objetivos. • Actividades principales. • Estructura orgánica. • Financiamiento. • Principales fuerzas y debilidades. • Principales oportunidades y amenazas. • Componentes escogidos para la fase de ejecución. Enfoque a: (Auditoría Gerencial-Operativa y de Resultados). (Auditoría orientada hacia la eficacia en el logro de los objetivos y metas). (Auditoría orientada hacia la eficiencia y economía en el uso de recursos). (Auditoría orientada hacia el grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios). Objetivos: Objetivo General. Objetivos Específicos. Alcance: La Auditoría de Gestión comprenderá el estudio de la gestión de la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL de la ciudad de Loja y cubrirá el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 2011. Se analizará las Áreas Recursos Humanos, Financieros y Materiales, con sus subcomponentes y se emitirá el informe correspondiente respecto al logro de las metas y objetivos de la Cooperativa. Indicadores de Gestión: Indicadores para determinar el desempeño: Eficiencia Eficacia Economía

42

MEMORANDO DE PLANIFICACION Resumen de los Resultados de la Evaluación del Cont rol Interno.

La Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, dispone de dos funcionarios: Gerente y Presidente, dos servidores, un Contador y una Secretaria, los mismos han sido evaluados, lo que se considera que es un personal muy escaso en relación con las actividades que desarrolla en la ciudad.

Calificación de los Factores de Riesgo de Auditoría Administración General : TRABAJO A REALIZAR POR LOS AUDITORES EN LA FASE DE EJECUCION Área Recursos Humanos Área Financiera Área Material 7. FIRMAS DE RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACION

Supervisor: Jefe de Equipo:

8. FIRMAS DE APROBACION DE LA PLANIFICACION

43

HOJA DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO Y TIEMPO

Es un documento que define de manera general las actividades que se

van a realizar y el tiempo que se estime necesario para efectuar cada

operación, este documento es elaborado por el jefe de equipo.

COOPERATIVA DE TRANSPORTE PESADO CITAL

Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011

HOJA DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO Y TIEMPO

Nombre Cargo Siglas Trabajo a

desarrollar Tiempo

SUPERVISOR

JEFE DE EQUIPO

AUDITOR OPERATIVO


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HOJA DE ÍNDICES

Son símbolos numéricos alfabéticos o alfanúmeros, colocados en el

ángulo superior derecho de los papeles de trabajo, para su rápida

identificación éstos deben ser anotados con lápiz rojo.


Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011.

HOJA DE ÍNDICES

Índice Denominación

AD AD/1 AD/2 AD/3 AD/4 AD/5 AD/6

F1

F1/1 F1/2 F1/3 F1/4 F1/5

F2

F2/1 F2/2 F2/3

F3

F3/1 F3/1.1 F3/1.2

ADMINISTRACIÓN DE LA AUDITORIA Carta Compromiso Control de Correspondencia enviada Registro y control de Auditores Hoja de Distribución de Trabajo y Tiempo Hoja de Índices Hoja de Marcas FASE I: CONOCIMIENTO PRELIMINAR Visita de Observación a la Cooperativa de Transporte Determinar indicadores. Detectar el FODA Evaluación de la estructura de control interno. Definición de objetivos y estrategias de Auditoría. FASE II: PLANIFICACIÓN Memorándum de Planificación Evaluación de Control Interno por Componentes Programa de auditoría FASE: EJECUCIÓN Recursos Humanos Personal Directivo Personal Operativo


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HOJA DE MARCAS

Las marcas de auditoría son símbolos convencionales que utiliza el

auditor para dejar constancia del trabajo realizado y, generalmente, se

escriben con color rojo.


Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011.

HOJA DE MARCAS


⋀

�

Ligado Comparado Observado Rastreado Verificado Analizado Conciliado Circularizado Sin Respuesta Confirmaciones repuestas afirmativas Confirmación, respuesta negativa

Elaborado po r: Revisado por: Fecha:

46

PROGRAMA DE TRABAJO

“Un programa de auditoría es un procedimiento de examen planeado con

flexibilidad, constituye un esquema detallado, indicando su alcance,

carácter de objetivos y limitaciones de la auditoría, debe ser sencillo,

conciso y flexible12.


Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Componente: Recursos Humanos. Subcomponente: Personal Directivo

PROGRAMA DE TRABAJO Nº DESCRIPCIÓN REF: P/T ELABORADO FECHA 1

Objetivos: Establecer el grado en que la Cooperativa y los servidores han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones a ellos encomendados. Procedimientos

Verifique el cumplimiento de requisitos del directorio en función del perfil del puesto según el Manual de Clasificación ocupacional para el personal directivo.


12HOLME, Arthur W, Auditoría Principios y Procedimientos, Segunda Edición, Tomo I, México, Año 1975, Pág. 151

47


Definición de Estructura del

Informe

Hoja Resumen de Hallazgos por Componentes

Aplicación de Programas de Auditoría

Fase III Ejecución

Programas Específicos

Hoja Resumen de

Hallazgos por Componentes

Fin

Archivo

Cte. Perm.

48

FASE III: EJECUCIÓN

Esta fase involucra básicamente la recopilación de evidencias suficientes,

competentes y pertinentes sobre los asuntos más importantes para la

realización de pruebas, asegurando el éxito de la auditoría, poder formular

observaciones, conclusiones y/o recomendaciones efectivas debidamente

respaldadas, en esta etapa se aplican procedimientos y técnicas de

auditoría que comprenden: pruebas y evaluación de controles,

identificación de hallazgos (condición y criterio), desarrollo de

observaciones (incluyendo condición, criterio, causa-efecto, y evaluación

de comentarios de la entidad).

PAPELES DE TRABAJO

Se define como el conjunto de cédulas, documentos y medios magnéticos

elaborados y obtenidos por el auditor, producto de la aplicación de las

técnicas, procedimientos y más prácticas de auditoría, que sirven de

evidencia del trabajo realizado y de los resultados de auditoría.

Archivo Corriente .- El material que se coloque en el archivo corriente

debe estar constituido por la información relacionada principalmente con

las fases corrientes de la auditoría y que no se consideran de uso

continuo en auditorías posteriores.

Archivo Permanente .- Este archivo debe contener la información de

interés, utilización continua necesaria en auditorías subsiguientes. Así

49

como en el caso del archivo corriente, debe organizarse de tal manera

que sirvan mejor a las necesidades de la auditoría.

TÉCNICAS DE AUDITORIA

Verificación Técnicas Ocular • Comparación

• Observación • Rastreo

Verbal • Indagación • Entrevista • Encuesta

Escrita • Análisis • Conciliación • Confirmación • Tabulación

Documental • Comprobación • Cálculo • Revisión Selectiva

Física • Inspección

Técnica Ocular

Comparación.- Es la determinación de la similitud o diferencias

existentes en dos o más hechos u operaciones; mediante estas técnicas

compara las operaciones realizadas por la entidad auditada, o los

resultados de la auditoria con criterios normativos, técnicos y prácticas

establecidas, mediante lo cual se puede evaluar y emitir un informe al

respecto.

Observación.- Es la verificación visual que realiza el auditor durante la

ejecución de una actividad o proceso para examinar aspectos físicos,

50

incluyendo desde la observación del flujo de trabajo, documentos,

materiales, etc.

Rastreo.- Es el seguimiento y control de una operación, dentro de un

proceso o de un proceso a otro, a fin de conocer y evaluar su ejecución.

Técnica Verbal

Indagación.- Es la obtención de información verbal mediante

averiguaciones o conversaciones directas con funcionarios de la entidad

auditada o terceros sobre las operaciones que se encuentran

relacionadas, especialmente de hechos o aspectos no documentados.

Entrevista .- Realizada a funcionarios de la entidad auditada y terceros

con la finalidad de obtener información, que requiere después ser

confirmada y documentada.

Encuesta .- Realizada directamente, con el propósito de recibir de los

funcionarios de la entidad auditada o de terceros, una información de un

universo, mediante el uso de cuestionarios cuyos resultados deben ser

posteriormente tabulados.

Técnica Escrita

Análisis .- Consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y

minuciosa de los elementos o partes que conforman una operación,

51

actividad, transacción o proceso, con el propósito de establecer su

propiedad y conformidad con criterios normativos y técnicos; como por

ejemplo, el análisis de la documentación interna y externa de la entidad

hasta llegar a una deducción lógica; involucra la separación de las

diversas partes y determina el efecto inmediato o potencial.

Conciliación .- Consiste en hacer que concuerden dos conjuntos de datos

relacionados, separados e independientes; por ejemplo, analizar la

información producida por las diferentes unidades operativas o

administrativas, con el objeto de hacerles concordantes entre sí y a la vez

determinar la validez y veracidad de los registros, informes y resultados

bajo examen.

Confirmación .- Comunicación independiente y por escrito, de parte de

los funcionarios que participan o ejecutan las operaciones, y/o de fuente

ajena a la entidad auditada, para comprobar la autenticidad de los

registros y documentos sujetos al examen, así como para determinar la

exactitud o validez de una cifra, hecho u operación.

Tabulación.- Consiste en agrupar resultados importantes obtenidos en

áreas, segmentos o elementos examinados que permitan llegar a

conclusiones.

Técnica Documental

Comprobación.- Consiste en verificar la existencia, legalidad,

52

autenticidad y legitimidad de las operaciones realizadas por una entidad,

a través del examen de la documentación que respalda la auditoría.

Cálculo.- Consiste en la verificación de la exactitud y corrección

aritmética de una operación o resultado, presentados en informes.

Revisión Selectiva.- Consiste en una breve o rápida revisión de una

parte del universo de datos u operaciones, con el propósito de separar y

analizar los aspectos que no son normales y que requieren de una

atención especial y evaluación durante la ejecución de la auditoría.

Técnica Física

Inspección. - Esta técnica involucra el examen físico y ocular de activos,

obras, documentos, valores y otros, con el objeto de establecer su

existencia y autenticidad; requiere en el momento de la aplicación la

combinación de otras técnicas, tales como: indagación, observación,

comparación, rastreo, análisis, tabulación y comprobación.

Otras prácticas

Síntomas.- Son los indicios de algo que está sucediendo o va a ocurrir,

que advierten al auditor de la existencia de un área crítica o problema y

que le orienta para que haga énfasis en el examen de determinados

53

rubros, áreas u operaciones, para definir las técnicas a utilizarse y obtener

la evidencia requerida.

Intuición.- Es la capacidad de respuesta o reacción rápida manifestada

por auditores con experiencia, ante la presencia de ciertos síntomas que

inducen a pensar en la posibilidad de un hallazgo.

Sospecha.- Es la acción de desconfiar de una información que por alguna

razón o circunstancia no se le otorga el crédito suficiente; la sospecha

obliga a que el auditor valide dicha información y obtenga documentación

probatoria.

PRÁCTICAS DE AUDITORIA

Son herramientas auxiliares, que involucran varias técnicas utilizadas por

el auditor en la ejecución de su examen con el objeto de obtener la

evidencia suficiente que sustente sus comentarios, conclusiones y

recomendaciones.

Prácticas Generales

Pruebas Selectivas.- Son las transacciones que deben comprobarse y se

determinan, tomando al azar la muestra más económica o significativa de

cada grupo de partidas.

54

Muestreo Estadístico.- Es un método de auditoría aceptable, cuando se

trata de analizar y comprobar una o varias características de un grupo

numeroso de partidas homogéneas.

Síntomas.- Se define como señal o indicio de una situación especial, que

debe tomarse en cuenta en la realización de un examen determinado.

MUESTREO EN AUDITORÍA

Durante la auditoría el auditor obtiene evidencia confiable y pertinente,

suficiente para darle una base razonable sobre lo cual emite un informe.

Los procedimientos de auditoría que brindan esa evidencia no pueden

aplicarse a la totalidad de las operaciones de la entidad, sino que se

restringen a algunos de ellos; este conjunto de operaciones consiste en

una muestra.

HALLAZGOS

Se refiere a posibles deficiencias o irregularidades identificadas como

resultado de la aplicación de procedimientos de auditoría. Una vez

obtenidos los hallazgos estos deben ser evaluados en función de cada

procedimiento de cada componente y de la auditoría en su conjunto,

considerando si la evidencia obtenida es importante y confiable. A base

de esta evaluación se deberán obtener conclusiones, a fin de comprobar

si los objetivos han sido alcanzados.

55

EVIDENCIAS

Constituyen los elementos de prueba que obtiene el auditor sobre los

hechos que examina y cuando estas sean suficientes y competentes, son

el respaldo de la auditoría y sustentan el contenido del informe. El auditor

dedica la mayor parte de su trabajo a la obtención o elaboración de las

evidencias, mediante la aplicación de las técnicas de auditoría.

Evidencia Suficiente.- Cuando estas son en la cantidad y en los tipos de

evidencias, que sean útiles y obtenidas en los límites de tiempo y costo

razonable "Lo que es".

Evidencia Competente.- Cuando de acuerdo a su calidad son válidas y

relevantes "Lo que debe ser".

Clases de Evidencias

• Física.- Inspección y observación.

• Testimonial.- Obtenido por declaraciones verbales y escritas.

• Documental.- Conjunto de documentos internos o externos.

• Analítica.- Verifica la información.

Confiabilidad

Para que la evidencia sea aceptable, debe ser creíble y confiable. La

56

calidad de la evidencia varía considerablemente según la fuente que la

origina.

MAYOR CONFIABILIDAD MENOR CONFIABILIDAD • Obtenida a partir de

personas. • Hechos independientes de la

cooperativa. • Producida por una estructura

de Control interno efectivo. Por conocimiento directo: • Observación, inspección o

reconstrucción. • De la alta dirección.

• Obtenida dentro de la cooperativa.

• Producida por una estructura de control interno débil.

Por conocimiento indirecto: • Confianza en el trabajo de

terceras personas. Ejem: auditores internos.

• Del personal de menor nivel.

57


Fase IV COMUNICACIÒN DE

RESULTADOS

CAPITULO 1 Enfoque

CAPITULO 2 Información de la Entidad

CAPITULO 3 Resultados Generales

CAPÌTULO 4 Resultados Específicos

Conferencia final para la lectura del informe

Redacción del Borrador del Informe

Obtención de los criterios de la Cooperativa

Emisión del Informe Final y memorándum de antecedentes Carta de envío

Fin

58

FASE IV: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS ACTIVIDADES

Redacción del Informe de auditoría: En forma conjunta entre los

auditores con funciones de jefe de grupo y supervisor, con la participación

de los especialistas no auditores en la parte que se considere necesario.

Comunicación de resultados: Para promover la toma de acciones

correctivas de inmediato, es necesario que el borrador del informe antes

de su emisión, deba ser discutido en una conferencia final con los

responsables de la gestión y los funcionarios de más alto nivel

relacionados con el examen; esto le permitirá por una parte reforzar y

perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero por

otra parte permitir que expresen sus puntos de vista y ejerzan su legítima

defensa.

Objetivos

• Preparar un informe final que revelará las deficiencias existentes.

• Contendrá los hallazgos positivos; pero también se diferencia

porque en el informe de auditoría de gestión, en la parte

correspondiente a las conclusiones se expondrá en forma

resumida, el precio del incumplimiento con su efecto económico.

• Causas y condiciones para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia

y economía en la gestión y uso de recursos de la entidad auditada.

59

INFORME FINAL

El informe final es el último producto del auditor por medio del cual

expone sus observaciones, conclusiones y recomendaciones por escrito,

el mismo que debe contener juicios fundamentados en las evidencias

obtenidas a lo largo del examen con el objeto de brindar suficiente

información acerca de los desvíos o deficiencias más importantes.

Así como recomendar mejoras en la conducción de las actividades y

ejecución de las operaciones. Además brinda una buena oportunidad para

captar la atención de los niveles administrativos de la empresa auditada y

para mostrar los beneficios que le ofrece este tipo de examen.

Es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estén

sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente

documentada en los papeles de trabajo del auditor.

Sus conclusiones finales deben contener:

• Objetividad : Visión imparcial de los hechos.

• Oportunidad : Disponibilidad de la información en tiempo y lugar.

• Claridad : Fácil comprensión del contenido.

• Calidad : Se apega a las normas de administración de la calidad y

elementos del sistema de gestión de calidad.

60

• Lógica : Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.

Características

Concisión.- Los informes deberán incluir los resultados de la auditoría y

no contendrán detalles excesivos, palabras, oraciones, párrafos o

secciones que no concuerden claramente con las ideas expuestas.

Precisión.- El auditor debe ser equitativo e imparcial para informar a los

usuarios y lectores, que los resultados expuestos son confiables, los

hechos y conclusiones que sea competente, pertinente y se hallen

debidamente documentados en los papeles de trabajo.

Respaldo adecuado.- Los comentarios y conclusiones presentados

deben estar respaldados con suficientes evidencias para demostrar y

probar las bases de lo informado.

Objetividad.- Los comentarios deben contener suficiente información

sobre lo tratado, para proporcionar al lector la perspectiva apropiada, el

auditor debe cuidarse de exagerar o enfatizar demasiado en la ejecución

deficiente de las operaciones anotadas.

Tono Constructivo.- El informe del auditor no debe limitarse solamente a

exponer los aspectos deficientes o informativos también incluirá los

61

aspectos positivos de las operaciones examinadas siempre que sean

significativos y justificativos.

Importancia del Contenido.- Los informes deben ser importantes para

justificar que se lo comunique y merecer la atención de los usuarios debe

representar los juicios de acuerdo a las circunstancias prevalecientes de

la entidad.

Claridad.- El informe debe ser claro es decir que se pueda leer y

entender con facilidad para que sean efectivos, debe presentarse tan

claro y simple como sea posible.

Utilidad y Oportunidad.- Son esenciales para informar con efectividad la

información a transmitir y deben estar estructurados en función del interés

y necesidad de los usuarios.

CONTENIDO DEL INFORME

CAPITULO I: Enfoque de la auditoría.

CAPITULO II: Información de la cooperativa.

CAPITULO III: Resultados generales.

CAPITULO IV: Resultados específicos por componente.

62


FASE V SEGUIMIENTO

Recomprobación de auditorías

pasadas

De hallazgos y recomendaciones al término de auditoría.

Papeles de trabajo

Permanente

Informe Final Entrega al director

Fin

63

FASE V SEGUIMIENTO

Objetivo

Con posterioridad y como consecuencia de la auditoría de gestión

realizada, los auditores internos y en su ausencia los auditores externos

que ejecutaron la auditoría, deberán realizar el seguimiento

correspondiente.

Actividades

Los Auditores efectuarán el seguimiento de las recomendaciones,

acciones correctivas y determinación de las responsabilidades derivadas,

en la entidad, con el siguiente propósito:

a) Para comprobar hasta qué punto la administración fue receptiva

sobre los comentarios, conclusiones y recomendaciones

presentadas en el informe para lo cual se efectúa el seguimiento de

inmediato a la terminación de la auditoría después de uno o dos

meses de haber recibido la entidad auditada el informe aprobado.

b) De acuerdo al grado de deterioro de la eficacia, eficiencia,

economía, equidad y ética, y de la importancia de los resultados

presentados en el informe de auditoría, se debe realizar una

recomprobación luego de transcurrido un año de haber concluido la

auditoría.

64

La fase del seguimiento es muy importante ya que representa el

monitoreo y continuidad de la autoría efectuada, lo que conlleva a la

ejecución de las recomendaciones planteadas por ende al desarrollo y

mejoramiento empresarial.

66

e) MATERIALES Y METODOS

MATERIALES

Los materiales que se utilizaron en el trabajo de tesis fueron los

siguientes:

• Una computadora.

• Una Impresora.

• Una calculadora.

• Materiales de Oficina y Escritorio.

• Copias.

• Material Bibliográfico.

METODOS

Científico.- Este método sirvió como guía del desarrollo del proceso del

trabajo de tesis su utilización hizo posible la observación de la realidad de

los hechos y actividades relacionadas con el proceso de análisis y

evaluación de las actividades que fueron realizadas.

Deductivo.- El uso de este método hizo posible analizar aspectos

generales como son el estudio de Leyes, Normas, Principios de Auditoria

y así establecer la aplicación en los procesos de gestión desarrollados en

la cooperativa.

67

Inductivo.- Utilizado para determinar particularidades de la gestión o de

las actividades desarrolladas por los actuales directivos de la cooperativa

de transporte y luego para realizar la evaluación del sistema de control

Interno implantado en la gestión empresarial.

Analítico.- El presente método permitió analizar la información obtenida

en base a las leyes, normas, reglamentos, respecto a la gestión

desarrollada en la cooperativa de transporte con lo cual se obtuvo criterios

de verdad y confiabilidad.

Sintético.- Fue aplicado para la formulación de las conclusiones y

recomendaciones, resumiendo en forma breve y clara.

69

f) RESULTADOS

CONTEXTO EMPRESARIAL

Reseña Histórica

En el año 1972, un grupo de visionarios lojanos se plantearon la idea de

desarrollar una empresa de transportación de carga pesada, pues en el

mercado, no existía una empresa confiable que pudiese prestar estos

servicios tanto para el sector privado como para el sector público.

En la misma época en la que se discutían los alcances que debía tener

esta nueva empresa, consciente de esta realidad y comprometida con la

sociedad lojana, este grupo, constituido por choferes profesionales,

decide conformar CITAL. La empresa naciente empieza su gestión

atacando el problema de entrega oportuna y veraz. La empresa se plateó

como objetivo principal, en el ámbito de transportar carga pesada a

diferentes sectores de la región sur del país.

Una vez aprobado el servicio, se procedió al mercadeo del mismo, y fue

cuando en la ciudad de Loja en el año 1973 se constituye jurídicamente

la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, mediante Acuerdo

Ministerial Nro. 1077, e inscrita en el Registro General de Cooperativas,

con el Nro. de Orden 1699 de fecha 11 de mayo de 1973.

70

La Cooperativa de Transporte Pesado CITAL tiene como propósito

principal brindar servicios de transportación de carga en las diferentes

rutas que mantiene a nivel provincial y nacional, se sustenta en un modelo

constructivo para lo cual ha diseñado la necesidad que existe en la

población bajo lineamientos del Consejo Nacional de Transito a través de

reformas otorgadas a las diferentes Cooperativas que ofertan el servicio

de transportación.

Base Legal

• Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Transito y Seguridad Vial.

• Constitución Política del Ecuador.

• Código de Trabajo.

• Ley de Cooperativas.

• Ley de Régimen Tributario Interno.

• Ley de Seguridad Social.

• Código de Comercio.

• Estatutos y Reglamentos Internos.

• Normas Ecuatorianas de Contabilidad (aplicación a las NIF).

• Reglamentos y Acuerdos Ministeriales.

Misión

Somos una Cooperativa de Transporte Pesado, con el propósito de

71

transportar todo tipo de carga con el fin de colaborar en el proceso de

comercialización para que los productos puedan llegar hasta su

distribuidor y ser adquiridos por el consumidor final, administrando

recursos de tipo técnico, financiero y humano para la prestación del

servicio, contando no solo con el mejor capital humano, sino con la

tecnología y seguridad para la prestación del mejor servicio en este

campo.

Visión

Ser líderes, los mejores Transportadores de carga pesada, en el Sur del

País, reconocidos por la excelencia en la prestación de nuestro servicio,

por presentar las mejores relaciones con nuestros clientes,

destacándonos por nuestra puntualidad y responsabilidad en el manejo de

la mercancía.

Objetivos

• Nuestro objetivo es garantizar a nuestros clientes, que la mercadería

que nos confían llegue a su destino en perfectas condiciones, en el

tiempo pactado, minimizando contratiempos y manteniendo la

calidad de nuestro servicio de acuerdo a sus necesidades.

• Ofrecer un servicio de transporte de carga pesada de primer nivel,

con garantía, seguridad y confianza, cumpliendo los tiempos de

entrega.

72

• Cubrir alrededor del 20% con productos o servicios nuevos en los

mercados de incursión en los próximos años.

• Lograr una tasa de innovación del servicio en un 25% al menos en

los próximos años.

• Realizar gradualmente la renovación del parque automotor en los

próximos años.

• Tener al menos el 15% de utilidades gracias al desarrollo de nuevos

mercados en los próximos años.

Políticas

• Nuestros compromisos con la seguridad están representados en

satisfacer las necesidades de nuestros clientes, ofreciéndoles nuestra

trayectoria, experiencia y responsabilidad, para el transporte de carga

segura y oportuna dentro y fuera de la Provincia. Somos una

Cooperativa de Transporte de Carga que en cumplimiento de nuestro

objeto social apoya la prevención de acciones ilegales, transporte de

mercancías ilícitas y consumo de sustancias psicoactivas como

compromiso con el desarrollo de nuestros colaboradores, clientes,

proveedores y por consiguiente con el País.

• En términos de competencia profesional, para garantizar que los

usuarios reciban un servicios de calidad confiable y seguro.

Estructura Orgánica

La Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, para el desarrollo de sus

73

actividades cuenta con los siguientes niveles jerárquicos dentro de su

organización interna.

Nivel Directivo

Está constituido por la asamblea general de socios que es el organismo

de mayor jerarquía dentro de la organización interna de la Cooperativa,

sus resoluciones son obligatorias para los demás organismos y socios,

presentes y ausentes; dentro de este nivel se encuentran los consejos de

administración y vigilancia.

Nivel Ejecutivo

Dentro de este nivel se encuentra el gerente y presidente que son los

responsables de ejecutar las actividades básicas de la cooperativa,

además son los ejecutores materiales de las órdenes encomendadas por

el Nivel Directivo.

Nivel Asesor

Este nivel tiene como finalidad aconsejar informar y preparar proyectos en

materia jurídica, en las diferentes áreas que tengan que ver con la

cooperativa, a la que está asesorando. Esta comisión es elegida por la

asamblea general de socios.

74

Nivel Auxiliar

Este nivel ayuda a los otros niveles administrativos a la prestación de

servicios con oportunidad y eficiencia, es un nivel de apoyo a las labores

ejecutivas asesoras y operacionales, generalmente se conoce como nivel

administrativo complementario. Este nivel está integrado por el

departamento de contabilidad y secretaría.

Nivel Operativo

Es el responsable directo de ejecutar las actividades básicas de la

Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, es quien ejecuta

materialmente las órdenes emanadas por los órganos ejecutivo y

directivo.

75

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

BODEGA CONTROL CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO FINANCIERO

SERVICIOS SERVICIOS DE LA COOPERATIVA

JUNTA GENERAL DE SOCIOS

PRESIDENCIA

CONSEJO ADMINISTRATIVO

SECRETARIA

CONSEJO DE VIGILANCIA

ASESORIA JURIDICA

GERENCIA

Elaborado por: La Autora Fuente: CITAL

76

DIAGNÓSTICO

El presente diagnóstico es una herramienta para recopilar información a

través de la entrevista y encuesta a los directivos sobre el manejo del

recurso humano, financiero y material, es un elemento primordial que

permitirá que la toma de decisiones internas de la cooperativa, sea lo más

acertada posible, será también nuestra carta de presentación ante

posibles inversores, instituciones financieras de las que pretendamos

financiación, organismos a los que acudamos en busca de subvenciones,

e incluso para competidores, empleados, cualquier persona o entidad con

algún tipo de interés en la marcha de la Cooperativa. El objetivo que

persigue es ofrecer un instrumento de interpretación y análisis de la

información del recurso humano, financiero y material de la Cooperativa,

de manera que se facilite, la oportuna toma de decisiones.

A continuación se detallan los puntos débiles de la Cooperativa:

• Se establece que siendo el gerente responsable de la

administración de los recursos humanos, financieros y materiales

de la Cooperativa deberá disponer y participar en la planificación

de las actividades de la misma, a largo plazo, lo que permitirá un

desarrollo sostenido y manejo adecuado de los recursos.

• El contador deberá tomar en cuenta los indicadores que se

plantean en este trabajo de investigación de tal forma que le sirvan

77

para medir el manejo del presupuesto o la gestión realizada por los

directivos en el control de los recursos financieros que disponen. La

selección del personal que labora en esta Cooperativa no ha sido

seleccionada, teniendo en cuenta las políticas para la selección del

talento humano.

• En la selección de personal se deberá tomar en cuenta los

requisitos de un perfil adecuado para cada puesto de trabajo,

especialmente se deberán observar las exigencias del Manual de

Clasificación de Puestos. En la administración del personal que

labora en la Cooperativa, no se han establecido mecanismos

idóneos para controlar tanto la asistencia como la permanencia en

los puestos de trabajo por ello el gerente deberá disponer que el

contador que es la persona encargada del control del personal,

adopte medidas que le permitan mejorar el control de asistencia y

la permanencia en los puestos de trabajo de todo el personal que

trabaja en la Cooperativa.

1

CARTA DE ENCARGO O CONTRATO

En la ciudad de Loja a los 2 días del mes de mayo del 2012 se celebra el

siguiente contrato de trabajo entre la Gerente de la Cooperativa de

Transporte Pesado CITAL la Dra. Erlinda Lavanda, que en adelante y

para efectos legales se denomina Contratante y el Dr. Jorge Efraín Matute

Espinosa Mg. Sc., auditor de la Universidad Nacional de Loja que se

denominará contratado, el mismo que se sujeta a las siguientes cláusulas:

1. Objetivo y Alcance del Trabajo . El contratado Dr. Jorge Efraín

Matute Espinosa Mg. Sc. se compromete a ejecutar una Auditoría

de Gestión a la Cooperativa de Transporte Pesado “CITAL” de la

ciudad de Loja, periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 2011.

2. Período de Contratación . El trabajo se desarrollará entre el 02 de

Mayo, fecha de firma de la presente Carta de encargo y el 12 de

Julio del 2012 fecha en la que finaliza la contratación.

3. Limitaciones al Alcance. El auditor contratado se limitará a la

revisión de la documentación referente al objeto de estudio y el

informe tendrá las mismas citaciones.

4. Responsabilidades . La responsabilidad de la emisión de la

Auditoría de Gestión tema de estudio y la certificación son de

compromiso de la Cooperativa de igual manera la responsabilidad

de que las operaciones a ser revisadas se han ejecutado de

conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente

Aceptados y más disposiciones legales y reglamentarias aplicables

en el sector privado.

2

5. Apoyo y Compromiso de la Cooperativa. Los directivos se

comprometen a prestar toda clase de facilidades para el acceso a

la información y los documentos sustentatorios, de tal manera que

no habrá limitaciones para el desarrollo del trabajo de Auditoría de

Gestión.

6. Confirmación de la Carta de Encargo de los Direc tivos. El

presente trabajo se realiza por petición y autorización realizada por

los Directivos de la Cooperativa en oficio de fecha 04 de Mayo del

2012.

7. Otros Aspectos Contractuales

• La fecha de entrega del Informe será el 12 de Julio del 2012.

• La Cooperativa asignará un local al auditor para el desarrollo de la

Auditoría de Gestión.

• No existe ninguna razón ética para la no realización de la auditoría.

• No se estipula pago alguno por cuanto se trata de un trabajo

académico previo a la obtención del grado de Ingeniera en

Contabilidad y Auditoría en la Universidad Nacional de Loja.

Loja. 02 de Mayo del 2012.

Dr. Jorge Efraín Matute Espinosa Mg. Sc Dra. Erlinda Lavanda

AUDITOR CONTRATADO CONTRATANTE

3

NOTIFICACION

Loja, 03 de Mayo del 2012.

Dra.

Erlinda Lavanda

GERENTA GENERAL DE LA COOPERATIVA DE TRANSPORTE

PESADO CITAL DE LA CIUDAD DE LOJA

De mis consideraciones:

Como estudiante de la Universidad Nacional de Loja, Área Jurídica, Social

y Administrativa, Carrera de Contabilidad y Auditoría, de conformidad a la

planificación del trabajo de tesis, en esta fecha se da inicio a la Auditoría

de Gestión a la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL de la ciudad de

Loja, período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del 2011.

Los objetivos de la Auditoría de Gestión están orientados a:

• Evaluar el sistema de control interno, implantado en la Cooperativa.

• Verificar la legalidad, veracidad y conformidad de las operaciones

sujetas a auditoría.

• Presentar el informe que contenga comentarios, conclusiones y

recomendaciones.

4

La Auditoría de Gestión será realizada por el Equipo de Auditoría

conformada por Supervisor: Dr. Jorge Efraín Matute Espinosa Mg. Sc.,

Jefe de Equipo y Operativo Sra. Carla Liliana Zúñiga Torres.

En tal virtud solicito comedidamente su colaboración y disponga a los

directivos, y empleados de la Cooperativa la entrega oportuna de la

información para la realización del trabajo, con el fin de cumplir con los

objetivos propuestos para la presente Auditoría de Gestión.

Atentamente

Carla Liliana Zúñiga Torres

JEFE DE EQUIPO

5

CARTA DE COMPROMISO

Loja, 04 de Mayo del 2012.

Dra.

Erlinda Lavanda Veintimilla

GERENTE GENERAL DE COOPERATIVA DE TRANSPORTE PESADO

CITAL

Ciudad.-

De mi consideración:

De acuerdo con el Proyecto Aprobado, y en calidad de Director de Tesis

me permito emitir la presente carta de compromiso para comunicar que se

me ha encomendado realizar la “Auditoría de Gestión a la Cooperativa

de Transporte Pesado CITAL de la ciudad de Loja, pe ríodo

comprendido del 01 de Enero al 31 De Diciembre del 2011”

Los objetivos de la Auditoría de Gestión están encaminados a:

• Evaluar el sistema de control interno, implantado en la Cooperativa.




recomendaciones.

AD/1

1 - 2

6

El equipo de trabajo estará integrado así:

SUPERVISOR: Dr. Jorge Efraín Matute Espinosa Mg. Sc.

JEFE DE EQUIPO: Sra. Carla Liliana Zúñiga Torres.

OPERATIVO: Sra. Carla Liliana Zúñiga Torres.

El tiempo estimado de ejecución de la Auditoría incluida la conferencia

final es de 60 días laborables.

Se recomienda proceder inmediatamente a realizar la Visita Previa y la

formulación del correspondiente Plan Específico.

Atentamente.


SUPERVISOR

AD/1

2 - 2

7



CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA

Of. Fecha Destinatario Cargo Contestado

Si No

1 07/05/12 Sr. Máximo Calderón

Presidente

2 07/05/12 Dra. Erlinda

Lavanda Gerente

3 07/05/12 Dr. Luis Pitisaca

Contador

4 07/05/12 Lcda. Liliana

López Secretaria

Elaborado por: C.L.Z.T Revisado por: J.E.M.E Fecha: 07/05/2012

AD/2

1 - 1

8



REGISTRO Y CONTROL DE AUDITORES

Nº Nombre y Apellidos Iníciales Función Firma

1 Dr. Jorge Efraín Matute Espinosa Mg. Sc J.E.M.E Supervisor

2 Sra. Carla Liliana Zúñiga Torres C.L.Z.T Jefe de

Equipo

3 Sra. Carla Liliana Zúñiga Torres C.L.Z.T Operativo


AD/3

1 - 1

9



HOJA DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO Y TIEMPO Nombre Cargo Siglas Trabajo a desarrollar Tiempo

Dr. Jorge Efraín Matute Espinosa Mg. Sc Srta. Carla Liliana Zúñiga Torres

Supervisor

Jefe de Equipo y Operativo

J.E.M.E.

C.L.Z.T.

• Planificación del Trabajo y Supervisión del mismo.

• Realizar la evaluación del sistema del control interno.

• Revisar el desarrollo de los programas de auditoría.

• Revisar el informe final.

• Conocimiento Preliminar y Planificación. • Evaluar el sistema de control interno. • Examinar componentes. • Diseñar y aplicar indicadores. • Analizar resultados. • Elaborar el borrador del informe Final. • Examinan los componentes.

40 días

20 Días


AD/4

1 - 1

10



HOJA DE ÍNDICES


AD AD/1 AD/2 AD/3 AD/4 AD/5 AD/6

F1

F1/1 F1/2 F1/3 F1/4 F1/5

F2

F2/1 F2/2 F2/3

F3

F3/1 F3/1.1 F3/1.2

F3/2

F3/2.1 F3/2.2

ADMINISTRACIÓN DE LA AUDITORIA Carta Compromiso Control de Correspondencia enviada Registro y control de Auditores Hoja de Distribución de Trabajo y Tiempo Hoja de Índices Hoja de Marcas FASE I: CONOCIMIENTO PRELIMINAR Visita de Observación a la Cooperativa de Transporte Determinar indicadores. Detectar el FODA Evaluación de la estructura de control interno. Definición de objetivos y estrategias de Auditoría. FASE II: PLANIFICACIÓN Memorándum de Planificación Evaluación de Control Interno por Componentes Programa de auditoría FASE: EJECUCIÓN Recursos Humanos Personal Directivo Personal Operativo Recursos Financieros Presupuesto Estructura Económica y Financiera


AD/5

1 - 2

11



HOJA DE ÍNDICES


F3/3 F3/3.1 F3/3.2

F4

F4/1 F4/2

F5

F5/1 F5/2

Recursos Materiales Adquisiciones Espacio Físico FASE IV: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS Redacción del Informe Conferencia final para lectura del informe FASE V: SEGUMIENTO Hallazgos recomendaciones al término de la auditoria Recomprobación después de un año.


AD/5

2 - 2

12



HOJA DE MARCAS


⋀

�

∑

Ligado Comparado Observado Rastreado Verificado Analizado Conciliado Circularizado Sin Respuesta Confirmaciones repuestas afirmativas Confirmación, respuesta negativa Comprobado Calculado Inspeccionado


AD/6

1 - 1

14

CONOCIMIENTO PRELIMINAR

ACTIVIDADES

• Visita a las instalaciones de la Cooperativa para observar el

desarrollo de las actividades, operaciones y visualizar el

funcionamiento en conjunto.

• Revisar los archivos de la Cooperativa tanto corrientes como

permanentes para comprender: la misión, visión, planes

estratégicos y la actividad principal de la cooperativa.

• Conocer la estructura orgánica de sus directivos y funcionarios.

• Conocer la situación financiera de la Cooperativa.

• Conocer o determinar indicadores que permitan medir la gestión

empresarial.

• Examinar el FODA.

• Evaluar en forma preliminar el Sistema de Control Interno, para

conocer el funcionamiento de los controles existentes.

PRODUCTOS

• Archivo permanente actualizado.

• Información útil para la planificación.

• Objetivos y estrategias generales de la auditoría.

15

F1/1

1 - 12

GUIA DE VISITA DE PREVIA A LA COOPERATIVA DE TRANSP ORTE

PESADO CITAL

DATOS DE LA EMPRESA

1. Identificación de la Entidad

• Nombre de la Empresa: Cooperativa de Transporte de Carga

Pesada CITAL.

• Ubicación: Cantón Loja – Provincia de Loja.

• Dirección: Lauro Guerrero entre Mercadillo y Azuay.

• Jornada de Trabajo 08hoo a 12h00 y 14h00 a 16h00.

• Zona: Urbana.

• Región: Sierra.

• Sostenimiento: Aportaciones de Socios y Multas.

• Número de Resolución: Nº 1077.

2. Base legal de Creación y su Funcionamiento

Reseña Histórica

En el año 1972, un grupo de visionarios lojanos se plantearon la idea de

desarrollar una empresa de transportación de carga pesada, pues en el

mercado, no existía una empresa confiable que pudiese prestar estos

servicios tanto para el sector privado como para el público.

16

En la misma época en la que se discutían los alcances que debía tener

esta nueva Cooperativa, consciente de esta realidad y comprometida con

la sociedad lojana, este grupo, constituido por choferes profesionales,

decide conformar CITAL. La Cooperativa naciente empieza su gestión

atacando el problema de entrega oportuna y veraz. La Cooperativa se

planteó como objetivo principal de acuerdo a su ámbito transportar carga

pesada a diferentes sectores de la región sur.

Una vez aprobado el servicio, se procedió al mercadeo del mismo, y fue

cuando en la ciudad de Loja en el año 1973 se constituye jurídicamente

la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, mediante Acuerdo

Ministerial Nro. 1077, e inscrita en el Registro General de Cooperativas,

con Nro. de Orden 1699 de fecha 11 de mayo de 1973.

La Cooperativa de Transporte Pesado CITAL tiene como propósito

principal brindar servicios de transportación de carga en las diferentes

rutas que mantiene a nivel provincial y nacional, se sustenta en un modelo

constructivo para lo cual ha diseñado la necesidad que existe en la

población bajo lineamientos del Consejo Nacional de Transito a través de

reformas otorgadas a las diferentes Cooperativas que ofertan el servicio

de transportación.

BASE LEGAL


F1/1

2 - 12

17










• Principios de Control Interno

3. Misión, Visión y Objetivos

Misión








campo.

F1/1

3 - 12

18

Visión





la mercancía.

Objetivos

• Nuestro objetivo es garantizar a nuestros clientes, que la

mercadería que nos confían llegue a su destino en perfectas

condiciones, en el tiempo pactado, minimizando contratiempos y

manteniendo la calidad de nuestro servicio de acuerdo a sus

necesidades.



entrega.



• Lograr una tasa de innovación del servicio en un 25% al menos

en los próximos años.


próximos años.

F1/1

4 - 12

19

• Tener al menos el 15% de utilidades gracias al desarrollo de

nuevos mercados en los próximos años.

4. Actividad Principal

Prestar al público en general el servicio de transportación terrestre de

carga pesada, liviana, bultos en general y sus actividades conexas,

tendientes a satisfacer a sus clientes o asociados motivados por el alto

grado de responsabilidad que mantiene la Cooperativa.

5. Principales Políticas

• Nuestros compromisos con la seguridad están representados en

satisfacer las necesidades de nuestros clientes, ofreciéndoles

nuestra trayectoria, experiencia y responsabilidad, para el

transporte de carga segura y oportuna dentro y fuera de la

Provincia. Somos una Cooperativa de Transporte de Carga que en

cumplimiento de nuestro objeto social apoya la prevención de

acciones ilegales, transporte de mercancías ilícitas y consumo de

sustancias psicoactivas como compromiso con el desarrollo de

nuestros colaboradores, clientes, proveedores y por consiguiente

con el País.

• En términos de competencia profesional, para garantizar que los

usuarios reciban un servicios de calidad confiable y seguro.

F1/1

5 - 12

20

F1/1

6 - 12

6. Valores Corporativos

• Liderazgo.- Cumplir con la Visión de la Cooperativa en el futuro

para un mejor desempeño en su servicio.

• Eficiencia.- Es la utilización racional y adecuada de los recursos

que disponen.

• Eficacia.- Actitud y predisposición orientada al logro permanente

de resultados de acuerdo a planes y propósitos.

• Efectividad.- Con procedimientos de servicio que garanticen el

óptimo y adecuado uso de los recursos materiales humanos y

financieros de la Cooperativa.

• Calidad.- En los servicios que ofertan a los usuarios con

satisfacción de los mismos.

7. Funcionarios Principales

Nombre Cargo Fecha de Inicio

Fecha de Terminación

Sr. Máximo Calderón Presidente 01/01/2011 Continua Dra. Erlinda Lavanda Gerente 01/01/2010 02/03/2012 Dr. Luis Pitisaca Contador 01/01/2009 02/04/2012 Sr. Oswaldo Chimbo Bodeguero 01/01/2000 Continua

8. Funcionarios y empleados operativos

Nombre Cargo Diego Francisco Calvache. Mensajero Darío Efraín Chocho. Estibador Patricio Fernando Merchán. Estibador Freddy Alejandro Robles. Estibador

21

F1/1

7 - 12

9. Estructura Orgánica y Funcional

Nivel Directivo

Está constituido por la Asamblea General de Socios que es el organismo

de mayor jerarquía dentro de la organización interna de la Cooperativa,

sus resoluciones son obligatorias para los demás organismo y socios,



Nivel Ejecutivo


responsables de ejecutar las actividades básicas de la Cooperativa,


el Nivel Directivo.

Nivel Asesor



Cooperativa, a la que está asesorando. Esta comisión es elegida por la

Asamblea General de Socios.

22

Nivel Auxiliar





departamento de Contabilidad y Secretaría.

Nivel Operativo




directivo.

10. Número de empleados de la entidad

Cuenta con 26 personas entre directivos funcionarios y empleados.

DATOS DE LA AUDITORÍA

11. Período de Auditorías Pasadas

No se han efectuado Auditorías de Gestión a la Cooperativa, solo se ha

practicado un examen especial a las cuentas Bancos y Cuentas por

Cobrar.

F1/1

8 - 12

23

12. Determinar clase y origen de Ingresos

Presupuesto.- Es un instrumento de planificación y control expresado en

términos económicos y financieros.

Los presupuestos se estructuran según la ubicación que corresponda a

las empresas del sector privado, la naturaleza económica de los ingresos

y gastos, finalidades que se persiguen de éstos últimos, sin perjuicio de

otras clasificaciones que se estimen pertinentes en aplicación del principio

de transparencia.

Ingresos

La Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, cuenta con una principal

fuente de financiamiento por:

Aporte de los Socios, siendo las más significativas: ingresos por

mantenimiento de puestos, guías y multas.

Gastos

El porcentaje más alto se ubica en los gastos de Sueldos y Salarios, y

Arriendo de Local en Machala.

F1/1

9 - 12

24

13. Describir los procedimientos existentes para la autorización,

registro y control del personal

• Para el control en el sector administrativo este se efectúa por el

control de ingreso y salida.

• Para el control de los socios se rige al reglamento interno de la

Cooperativa.

14. Prácticas Contables (Programas y Como Se Maneja la

Contabilidad)

• La Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, se mantiene del

control de ingresos y gastos.

• Para el registro y control de las transacciones, se dispone de un

programa informático denominado “CIFA”.

• En forma mensual se prepara información financiera, la misma que

es remitida al Gerente General.

• El manejo y control de suministros y activos fijos son

responsabilidad del Contador.

15. Grado de Información Financiera y Administrativ a

Información Financiera (Manejo).- La Información contable es

automática a través del registro de los hechos económicos en la etapa de

ejecución, obteniendo una contabilidad centralizada de servicios,

F1/1

10 - 12

25

F1/1

11 - 12

fundamentado en los Principios de Contabilidad y Normas de Control

Interno vigentes, herramienta informática a través de la cual se facilita el

desarrollo de los procesos de la gestión financiera, con el fin de obtener

de manera ágil y oportuna la información relevante y útil para la toma de

decisiones, optimizando el tiempo y recursos de la Cooperativa. Es el

resultado de un proceso contable, el mismo que refleja la situación

económica de la Cooperativa y que se convierte en una herramienta

fundamental para que los Directivos puedan tomar decisiones.

Información Administrativa (Manejo).- Es muy importante la información

administrativa, puesto que, un individuo no puede desarrollar

eficientemente todas las funciones, en virtud de que se requiere la

integración de los diferentes niveles jerárquicos que conforman dicha

organización. Es obvio, que el personal debe estar dirigido de manera

asertiva, tomando en consideración estas condicionantes bajo una ética

profesional que responda a los intereses y necesidades de la

Cooperativa.

La información es de utilidad directa e inmediata en la realización de los

trámites de permisos de operación, así como en la planeación y toma de

decisiones en general concernientes a la Cooperativa.

16. Sistemas de Información

Herramienta informática a través de la cual se facilita el desarrollo de los

26

procesos de la gestión financiera, con el fin de obtener de manera ágil y

oportuna la información relevante y útil para la toma de decisiones,

optimizando el tiempo y recursos a la Cooperativa.

A continuación detallamos:

• La Cooperativa dispone de equipos informáticos, que permiten emitir

información interna y la solicitan por organismos que regulan a la

misma.

• El personal responsable del manejo de los equipos informáticos han

sido capacitado por parte de la Cooperativa.

Dr. Jorge Efraín Matute Espinosa Mg. Sc. Carla Liliana Zúñiga Torres

SUPERVISOR JEFE DE EQUIPO

F1/1

12 - 12

27



INDICADORES ESPECIFICOS

Indicador de Eficacia

E = Nro. Funciones Ejecutadas Nro. Funciones Asignadas

Indicadores de Eficacia en Programas

EP = Tiempo Ejecutado

Tiempo Programado

Indicador de Eficiencia

IE = Nro. Actividades Realizadas

Nro. Actividades Programadas

Indicador de Eficiencia Administrativa

IEA = Gasto de Funcionamiento

Usuarios atendidos por clase de servicio

Manejo de Personal

MP = Gastos De Capacitación

Nro. Total de Personal de Planta Gasto de Funcionamiento


Nro. Total Servicios Ofrecidos


F1/2

1 - 2

28



INDICADORES ESPECIFICOS

Efectividad de los Programas

EP = Recursos Realmente Invertidos

Recursos Planeados

Índice de Dependencia Financiera por Aportaciones

IDFA = Ingresos por Aportaciones

Ingresos Totales

Índice de Ingresos

II = Ingresos Corrientes

X 100 Total de Ingresos

Índice de Gastos

IG = Gastos Corrientes Total de Gastos

Con Respecto al Grupo de Gasto en Personal

GP = Gastos en Personal

Total de Gastos


F1/2

2 - 2

29



DETECCIÓN DEL FODA Factores Internos Factores Externos

Fortalezas Debilidades Oportunidades Amenazas • Compromiso de la

dirección por el campo en su modelo de gestión.

• Se encuentra con una infraestructura de ambientes adecuados.

• La adquisición de nuevos camiones, con la finalidad de ofrecer un mejor servicio y contar con vehículos de respaldo.

• En proceso diversos proyectos de transformación tecnológica.

• Falta de comunicación a todo nivel.

• Falta de definir procesos y flujo gramas de los procesos.

• Falta de liderazgo. • Demasiadas

reprogramaciones de frecuencias.

• No hay capacitación. • Falta de reforzamiento

periódico del plan estratégico y los planes operativos asociados.

• Apoyo de la alta dirección para la implementación de proyectos de mejora, así como herramientas de gestión.

• Aceptación del público por servicios brindados.

• Gran expectativa de los clientes internos por apoyar a la alta dirección la consecución de metas y objetivos empresariales.

• Políticas liberales están perjudicando a las empresas de capitales privados.

• Recursos financieros insuficientes para emprender proyectos de gran escala.

• No hay políticas de promoción adecuadas como se dan en otras regiones, por ejemplo precio especial para combustible y tarifas para empresas privadas.


F1/3

1 - 2

30



DETECCIÓN DEL FODA Factores Internos Factores Externos

Fortalezas Debilidades Oportunidades Amenazas • Los directivos están

consientes que se requiere hacer un cambio cultural dentro de la Cooperativa.

• No estar preparados para un crecimiento en las operaciones.

• No contar con herramientas de gestión de recursos humanos, para el desarrollo de los empleados.

• La transportación privada se está adecuando a los estándares internacionales, permitiendo de esta manera, elevar nuestros niveles de calidad.

• Se puede implementar el esquema de bajo costo.

• Los bajos sueldos pueden perder el mejor talento Humano

• Aparición de nuevos competidores.

• Menor poder de negociación y economía de escala en comparación con otras empresas de transportación.


F1/3

2 - 2

31



EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO De la evaluación de la estructura del control interno se determina las siguientes desviaciones principales: Área de Recursos Humanos • No proporciona documentación adecuada cuando se necesita, va más allá

de los requisitos exigidos para obtener un servicio o resultado mejor ya que evalúa la exactitud, seriedad, claridad y utilidad en las tareas encomendadas.

• No hay un registro adecuado del control de asistencia y permanencia de personal en sus sitios de trabajo.

• No cumple los objetivos de trabajo, ateniéndose a las órdenes recibidas y por propia iniciativa, realiza un volumen aceptable de trabajo en comparación con lo que cabe esperar razonablemente en las circunstancias actuales del puesto no cumple razonablemente el calendario de trabajo.

• No mide el grado de conocimiento y entendimiento del trabajo. • No comprenden los principios conceptos, técnicas, requisitos etc.

necesarios para desempeñar las tareas del puesto. • No se ha evaluado el desempeño y productividad del personal. Área Financiera • No establecen normas y métodos para medir el rendimiento, mediante el

cual representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificación están definidos en términos claros y mensurables, que incluyen fechas límites específicas.

• No toman medidas correctivas para verificar el nivel de endeudamiento que posee la Cooperativa.

• No mide el grado de cumplimiento de las actividades financieras. • No lleva un registro detallado de los ingresos y gastos, para poder

presupuestar. Elaborado por: C.L.Z.T Revisado por: J.E.M.E Fecha: 14/05/2012

F1/4

1 - 2

32


Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Exa men: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011.

EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

Recursos Materiales • No mantiene actualizado los registros de las compras que realiza la

Cooperativa de Transporte CITAL. • No existe un manual adecuado para la adquisición de suministros y otros. • La infraestructura de bodega no se encuentra acorde a las necesidades

requeridas para el almacenamiento de las encomiendas. • Espacio y mobiliario insuficiente para el almacenamiento de encomiendas.


F1/4

2 - 2

33



DEFINICIÓN DE OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS

Objetivos • Establecer la Eficacia de los servicios de transporte desarrollando estrategias

de mejoramiento para un mayor desenvolvimiento. • Determinar el cumplimiento de las políticas que rigen en la Cooperativa de

Transporte Pesado CITAL. • Determinar la seguridad de la información y controles adoptados por la

Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. • Cerciorarse si la Cooperativa alcanzó los objetivos y metas previstas en el

periodo auditado.

Estrategias • Se revisará el archivo permanente de la Cooperativa de Transporte Pesado

CITAL. • Se aplicara el Sistema de Control Interno, mediante el uso de cuestionarios. • Se examinara el FODA a nivel empresarial. • Se escogerán Indicadores que serán utilizados en la auditoría. • Se han determinado los siguientes componentes. • Determinación de componentes: Recursos Humanos, Recursos Financieros y

Materiales. Elaborado por: C.L.Z.T Revisado por: J.E.M.E Fecha: 14/05/2012

F1/5

1 - 1

35

PLANIFICACIÓN

ACTIVIDADES

• Revisión y análisis de la información y documentación obtenida en

la fase anterior, para obtener un conocimiento integral del objeto de

la Cooperativa, comprender la actividad principal y tener los

elementos necesarios para la evaluación del control interno y la

planificación de la auditoría de gestión.

• Evaluación del Control Interno relacionado con el área o

componente objeto del estudio que permita acumular información

sobre el funcionamiento de los controles existentes.

• A base de las fase 1 y 2 descritas, el auditor del equipo de trabajo,

preparara un memorando de planificación.

PRODUCTOS

• Memorando de Planificación.

• Programas de Auditoria.

36

MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN

1. REQUERIMIENTO DE LA AUDITORIA

El requerimiento primordial es emitir un informe del grado en que la

Cooperativa y los servidores han cumplido adecuadamente los deberes y

atribuciones a ellos encomendados, realizado al componente del Recurso

Humano.

2. FECHA DE INTERVENCIÓN

• Carta de compromiso 04 de Mayo del 2012.

• Inicio del Trabajo de campo 09 de Mayo del 2012.

• Finalización del trabajo de campo 18 de Junio del 2012.

• Discusión del borrador del informe 13 de Julio del 2012.

• Presentación del informe 14 de Julio del 2012.

• Emisión del informe final 15 de Julio del 2012.

3. EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO

• Supervisor Dr. Jorge Efraín Matute Espinosa Mg. Sc.

• Jefe de Equipo Sra. Carla Liliana Zúñiga Torres.

• Operativo Sra. Carla Liliana Zúñiga Torres.

F2/1

1 - 22

37

4. DÍAS PRESUPUESTADOS

La auditoría de Gestión está programada en 60 días laborables a partir de

la emisión de la carta de compromiso, distribuidos de la siguiente

manera:

Fase I 10 Días

Fase II 20 Días

Fase III 20 Días

Fase IV 10 Días

5. RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES

5.1. Financieros

El financiamiento para el presente trabajo denominado Auditoría de

Gestión a la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, periodo 2011,

será asumido por la autora.

5.2. Materiales

De conformidad a la naturaleza y características del trabajo de tesis

ejecutado, fue necesaria la utilización de los siguientes materiales:

• Materiales bibliográficos

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2 - 22

38

• Material de Investigación

• Material expositivo

• Material informático

6. ENFOQUE DE LA AUDITORÍA

6.1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD

6.1.1. Misión








campo.

6.1.2. Visión





la mercancía.

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3 - 22

39

6.1.3. Objetivos





necesidades.



entrega.






próximos años.



6.1.4. Actividades Principales

Prestar al público en general el servicio de transportación terrestre de

carga pesada liviana y bultos en general y sus actividades conexas,

tendientes a satisfacer a sus clientes o asociados motivados por el alto

grado de responsabilidad que mantiene la Cooperativa.

F2/1

4 - 22

40

6.1.5. Estructura Orgánica

Nivel Directivo.- Está constituido por la asamblea general de socios que

es el organismo de mayor jerarquía dentro de la organización interna de la

Cooperativa, sus resoluciones son obligatorias para los demás

organismos y socios, presentes y ausentes; dentro de este nivel se

encuentran los consejos de administración y vigilancia.

Nivel Ejecutivo.- Dentro de este nivel se encuentra el gerente y

presidente que son los responsables de ejecutar las actividades básicas

de la Cooperativa, además son los ejecutores materiales de las órdenes

encomendadas por el Nivel Directivo.

Nivel Asesor.- Este nivel tiene como finalidad aconsejar informar y

preparar proyectos en materia jurídica, en las diferentes áreas que tengan

que ver con la Cooperativa, a la que está asesorando. Esta comisión es

elegida por la Asamblea General de Socios.

Nivel Auxiliar.- Este nivel ayuda a los otros niveles administrativos a la

prestación de servicios con oportunidad y eficiencia, es un nivel de apoyo

a las labores ejecutivas asesoras y operacionales, generalmente se

conoce como nivel administrativo complementario. Este nivel está

integrado por el departamento de contabilidad y secretaria.

F2/1

5 - 22

41

F2/1

6 - 22

Nivel Operativo.- Es el responsable directo de ejecutar las actividades

básicas de la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, es quien ejecuta


directivos.

6.1.6. Financiamiento

Ingresos

La Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, cuenta con una principal


Aporte de los Socios, siendo las más significativas: ingresos por


Gastos



6.1.7. Principales fortalezas y debilidades

Fortalezas

• Compromiso de la dirección por el campo en su modelo de

gestión.

42

• Se encuentra con una infraestructura de ambientes adecuados.

• La adquisición de nuevos camiones, con la finalidad de ofrecer un

mejor servicio y contar con vehículos de respaldo.

• En proceso diversos proyectos de transformación tecnológica.

• Los directivos están consientes que se requiere hacer un cambio

cultural dentro de la Cooperativa.

Debilidades

• Falta de comunicación a todo nivel.

• Falta de definir procesos y flujo gramas de los procesos.

• Falta de liderazgo.

• Demasiadas reprogramaciones de frecuencias.

• No hay capacitación.

• Falta de reforzamiento periódico del plan estratégico y los planes

operativos asociados.

• No estar preparados para un crecimiento en las operaciones.

• No contar con herramientas de gestión de recursos humanos,

para el desarrollo de los empleados.

6.1.8. Principales oportunidades y amenazas

Oportunidades

• Apoyo de la alta dirección, para la implementación de proyectos de

mejora, así como herramientas de gestión.

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7 - 22

43

• Aceptación del público por servicios brindados.

• Gran expectativa de los clientes internos por apoyar a la alta

dirección la consecución de metas y objetivos empresariales.

• La transportación privada se está adecuando a los estándares

internacionales, permitiendo de esta manera, elevar nuestros

niveles de calidad.

• Se puede implementar el esquema de bajo costo.

Amenazas

• Políticas liberales están perjudicando a las empresas de capitales

privados.

• Recursos financieros insuficientes para emprender proyectos de

gran escala.

• No hay políticas de promoción adecuadas como se dan en otras

regiones, por ejemplo precio especial para combustible y tarifas

para empresas privadas.

• Los bajos sueldos pueden perder el mejor talento.

• Aparición de nuevos competidores.

• Menor poder de negociación y economía de escala en

comparación con otras empresas de transportación.

6.1.9. Componentes escogidos para la fase de ejecuc ión

Componente: Recursos Humanos

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44

Subcomponentes

Personal Directivo

Personal Operativo

Componente: Recursos Financieros

Subcomponentes

Registro y Control Contable

Administración Económica - Financiera

Componente: Recursos Materiales

Subcomponentes

Adquisiciones

Espacio Físico

6.2. ENFOQUE DE LA AUDITORÍA

• Hacia la eficacia en el logro de los objetivos y metas de la

Cooperativa.

• Hacia la eficiencia y economía en el uso de recursos.

• Hacia el grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios.

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9 - 22

45

6.3. OBJETIVOS

6.3.1. Objetivo General





necesidades.

6.3.2. Objetivos Específicos



entrega.






próximos años.



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10 - 22

46

6.4. ALCANCE

Se practicará una Auditoría de Gestión cuyo alcance comprenderá el 1 de

enero y el 31 de diciembre del 2011. Se analizará las áreas de recursos

humanos, financieros y materiales, con sus subcomponentes y al final se

emitirá informe correspondiente respecto al logro de las metas y objetivos

de la Cooperativa.

6.5. INDICADORES DE GESTIÓN

6.5.1. Indicadores de Eficacia

Como elemento de gestión mide la relación entre los servicios o productos

generados, los objetivos y metas programadas.

La eficacia de una organización se mide por el grado de cumplimiento de

los objetivos previstos.

Indicador de Eficacia

E = Nro. Funciones Ejecutadas

Nro. Funciones Asignadas

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47

Indicador de Eficacia en Programas

IEP = Tiempo Ejecutado

Tiempo Programado

6.5.2. Indicadores de Eficiencia

Los indicadores de eficiencia, miden la relación entre dos magnitudes: la

producción física de un bien o servicio y los insumos o recursos que se

utilizaron para alcanzar ese producto, pero de manera óptima.

Indicador de Eficiencia

IE = Nro. Actividades Realizadas

Nro. Actividades Programadas

Indicador de Eficiencia Administrativa

IEA = Gasto de Funcionamiento

Usuarios atendidos por servicio

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48

6.5.3. Indicadores de Economía

El indicador de Economía, se relaciona con evaluar la capacidad de una

institución para generar y movilizar adecuadamente los recursos

financieros en el logro de su misión empresarial.

Manejo de Personal

MP = Gastos De Capacitación

Nro. Total de Personal de Planta

Gasto de Funcionamiento


Nro. Total Servicios Ofrecidos

6.5.4. Indicadores Presupuestarios

Permite determinar en qué medida las previsiones de recursos se han

ajustado a las demandas reales que ha planeado la ejecución del

programa. Su resultado permite la reprogramación presupuestaria y la

igualdad de recursos.

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49

Efectividad de los Programas

EP = Recursos Realmente Invertidos

Recursos Planeados

Índice de Dependencia Financiera por Aportaciones

IDFA = Ingresos por Aportaciones

Ingresos Totales

Índice de Ingresos

II = Ingresos Corrientes

X 100

Total de Ingresos

Índice de Gastos

IG = Gastos Corrientes

Total de Gastos

Con Respecto al Grupo de Gasto en Personal

GP = Gastos en Personal

Total de Gastos

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14 - 22

50

6.6. RESUMEN DE LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL

CONTROL INTERNO

Recursos humanos

• El personal Directivo no realizan la planificación adecuada de sus

ingresos por ruta.

• No llevan registro diario de ingresos y gastos de los valores de las

guías.

• El Presidente no realiza un control diario de las salidas a las

diferentes rutas que cubre la Cooperativa.

• La entrega de guías las realizan con días de retraso.

Recursos Financieros

• No se realizan Análisis Financieros.

• Falta de Indicadores.

• No Evalúa la estructura Financiera de la Cooperativa de

Transporte.

Recursos Materiales

• No realizan un control adecuado de ingresos y salidas de

encomiendas.

F2/1

15 - 22

51

• Deficiente control en la recepción y entrega de encomiendas

6.7. GRADO DE CONFIANZA PROGRAMADO Y CONTROLES

CLAVES DE EFICACIA Y EFECTIVIDAD

Componente: Recursos Humanos

Basado en la revisión y familiarización de la estructura de los controles

internos y luego de aplicar las pruebas de cumplimiento que constan en el

cuestionario de control interno, preparado para el Área de Recursos

humanos se establece que existe un Nivel de Confianza MODERADO y

Nivel de Riesgo MODERADO.

Componente: Recursos Financieros

Con base en la Revisión de la estructura de los controles internos y luego

de aplicar las pruebas de cumplimiento que constan en el cuestionario de

control interno, preparado para el Área financiera se establece que existe

un Nivel de Confianza MODERADO y Nivel de Riesgo de Control

MODERADO.

Componente: Recursos Materiales

Con base en la Revisión de la estructura de los controles internos y luego

de aplicar las pruebas de cumplimiento que constan en el cuestionario de

F2/1

16 - 22

52

control interno, preparado para los Recursos Materiales, se establece que

existe un Nivel de Confianza ALTO y Nivel de Riesgo de Control BAJO.

F2/1

17 - 22

53

F2/1

18 - 22

6.8. CALIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE RIESGO DE AUDI TORÍA

COMPONENTE RIESGO ENFOQUE PRELIMINAR

RECURSOS HUMANOS

Inherente: Moderado Se ha mantenido un control de registro respecto al comportamiento del recurso humano que dispone la Cooperativa sin embargo este control tiene debilidades en cuanto a su aplicación. De Control: Moderado Se han realizado observaciones eventuales ante incumplimientos y desacatos por parte del personal de las distintas áreas de la Cooperativa de Transporte.

Verificar si se han mantenido registros adecuados, que permita un efectivo control de las actividades individuales y desempeño del personal. Revisar la ejecución de actividades dispuestas en el reglamento interno, su incumplimiento y la imposición de correctivos por parte de sus directivos.

RECURSOS FINANCIEROS

Inherente: Moderado Las comisiones han presentado documentos insuficientes que evidencien su trabajo. De Control: Moderado No se ha analizado la documentación que tiene relación con la ejecución del presupuesto.

Determinar la eficiencia y eficacia en el manejo del presupuesto del año 2011. Aplicar indicadores para evaluar la estructura financiera de la Cooperativa.

54

COMPONENTE RIESGO ENFOQUE PRELIMINAR

RECURSOS MATERIALES

Inherente: Alto Infraestructura y mobiliario inadecuado para el almacenamiento de las encomiendas y recursos materiales. Ausencia de un manual para el manejo de las guías. De Control: Bajo No existen procedimientos para comprobar la veracidad y legalidad de compras. No existe un control adecuado para las adquisiciones de bienes y servicios.

Determinar si existe la seguridad suficiente en las bodegas. Verificar si el personal de bodega recibe capacitación. Verificar la eficiencia con que recibe las facturas de las diferentes adquisiciones realizadas, para su correcto ingreso.

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55

6.9. TRABAJO DE LOS OTROS PROFESIONALES A REALIZAR EN

LA FASEDE EJECUCIÓN

• Cumplimiento de objetivos propuestos.

• Aplicación de pruebas de cumplimiento.

• Recolección de evidencias competentes.

7. COLABORACIÓN DE LA ENTIDAD AUDITADA

Acceso a la información que permitió evaluar a la Cooperativa y tener una

visión clara de la situación de la misma.

8. OTROS ASPECTOS

• Se anexa programas de trabajo y cuestionarios de control interno

por cada componente.

• El archivo permanente fue creado y organizado en la presente

auditoría de gestión.

• El presente plan de trabajo fue elaborado a base del conocimiento

de la Cooperativa y de la información obtenida en la fase de

Conocimiento Preliminar.

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20 - 22

56

9. Recursos a Utilizar

Humanos

•••• Director o Supervisor

•••• Auditor Jefe de equipo

•••• Operativo

Materiales

• Equipo de computación

• Suministros

• Otros

10. Distribución del Trabajo

Sra. Carla Liliana Zúñiga Torres

• Conocimiento Preliminar.

• Planificación.

• Evaluación del Control interno.

• Ejecución de la auditoria.

• Comunicación de Resultados.

• Diseño implantación y Evaluación.

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21 - 22

57

Tiempo estimado 60 días.

Asistencia Técnica

Se prevé de la participación de la asesoría jurídica correspondiente.



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Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Componente: Recursos Humanos. Subcomponente: Personal Directivo.



COMENTARIO SI NO NA PT CT

1

2

3

4

5

6

7

La Cooperativa cuenta con un organigrama funcional bien definido. El reglamento interno define claramente las funciones asignadas. Se cumple con el reglamento interno de la Cooperativa de Transporte. Existe un control y seguimiento de actividades. Las capacitaciones que han sido impartidas son adecuadas para el desempeño de sus actividades. Se aplica sanciones por incumplimiento de las obligaciones. Se mantiene actualizado los expedientes del personal.

X

X

X

X

X

X

X

10

10

10

10

10

10

10

6

8

10

0

10

10

10

Mantiene un organigrama funcional en forma general caduco. Mantienen un reglamento antiguo que se define las funciones de cada uno pero que no ha sido objeto de actualización No existe un seguimiento de las actividades.

Total 70 54 Elaborado por: C.L.Z.T Revisado por: J.E.M.E Fecha: 21/05/2012

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59



RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

1. Valoración

Ponderación Total (PT): 70 Calificación Total (CT): 54 Calificación Perceptual (CP): 82.85%

CP =

CT x 100

PT CP =

54 x 100

70 CP = 77.14%

2. Determinación de los niveles de riesgo

NIVEL DE RIESGO DE CONTROL Alto Moderado Bajo

77.14%

15% 50% 51% 75% 76% 95%

Bajo Moderado Alto NIVEL DE RIESGO DE CONFIANZA

3. Conclusión Basado en la revisión y evaluación que consta en el cuestionario de control interno preparado para este componente se pudo establecer que existe un nivel de confianza alto y un nivel de riesgo bajo , por lo cual se detectaron los siguientes puntos débiles: • No cuenta con un reglamento interno actualizado. • Falta de seguimiento y control del personal. Elaborado por: C.L.Z.T Revisado por: J.E.M.E Fecha: 21/05/2012

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60



NARRATIVA DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL I NTERNO

FALTA DE UN REGLAMENTO INTERNO ACTUALIZADO Comentario La estructura de Control Interno de la Cooperativa de Transporte CITAL, es inadecuada, en razón de no disponer de un Reglamento Interno actualizado que presente disposiciones aplicables y el orgánico funcional de la Cooperativa, solo cuenta con disposiciones estatutarias de la constitución de la Cooperativa, no se ha reglamentado las funciones específicas, consecuentemente no existen políticas y lineamientos de funcionamiento que garanticen la ejecución de operaciones en condiciones apropiadas, esta situación se produce por que los directivos no han observado el Art. 14 del Estatuto que señala en sus literales a) “Reformar el estatuto, este procedimiento se hará en discusiones diferentes, se verificaran las correspondientes copias y se realizara en tres sesiones diferentes convocadas para el objeto” b) “Aprobar el plan de trabajo de la Cooperativa, este se hará en la primera sesión anual ordinaria, este a su vez podrá reformarse de acuerdo con las necesidades de la Cooperativa”, esto se debe al descuido por parte de los directivos, lo que dificulta conocer los niveles jerárquicos en la cooperativa. Conclusión La falta de reglamentación interna por parte del Directorio de la Cooperativa de transporte Pesado CITAL, no ha permitido disponer de una normatividad adecuada para el desenvolvimiento de las actividades administrativas y financieras.

Recomendación Al Directorio Deberán elaborar la reglamentación Interna a efecto de regular procedimientos de conformidad a los requerimientos actuales de gestión. Elaborado por: C.L.Z.T Revisado por: J.E.M.E Fecha: 21/05/2012

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FALTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PERSONAL

Comentario

La estructura de Control Interno de la Cooperativa de transporte CITAL, no mantiene un control y seguimiento del personal que labora en la Cooperativa debido al descuido presentado por los directivos por inobservancia del Articulo 17 que en su parte pertinente menciona “El consejo de vigilancia es el organismo fiscalizador y controlador de las actividades del consejo de administración de la gerencia, de los administradores y más empleados de la Cooperativa”, esto se da debido a que no existe un registro de entradas y salidas del personal que labora en la Cooperativa, y una distribución de funciones especificas para cada uno de los empleados.

Conclusión

La falta de seguimiento y control del personal directo y operativo de la Cooperativa impide detectar desviaciones significativas o falencias existentes en actividades directivas. Recomendación Al Presidente Deberá solicitar al consejo de vigilancia de la Cooperativa que se incluya un plan de control, a fin de detectar las desviaciones existentes y tomar los correctivos necesarios que procuren el cumplimiento de metas y objetivos empresariales. Elaborado por: C.L.Z.T Revisado por: J.E.M.E Fecha: 21/05/2012

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Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Componente: Recursos Humanos. Subcomponente: Personal Operativo.


Nº PREGUNTAS RESPUESTA VALORACIÓN COMENTARIO SI NO NA PT CT

1

2

3

4

5

6

7

Asesora el gerente en la gestión financiera. Mantiene actualizadas las cauciones de los empleados del área operativa (contador y Bodeguero). Registran oportunamente los hechos económicos que se generan en la Cooperativa. Organizan actividades relacionadas con el departamento de contabilidad. El contador utiliza paquetes informáticos para el registro de sus actividades. La secretaria cumple con los días establecidos de trabajo. Los reclamos de los clientes se han dado a conocer al personal directivo.

X

X

X

X

X

X

X

10

10

10

10

10

10

10

10

0

0

10

10

10

10

El personal no está caucionado, lo cual no se puede actualizar. No se registran oportunamente por generar una gran cantidad de transacciones diarias.


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Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Exame n: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Componente: Recursos Humanos. Subcomponente: Personal Operativo.


1. Valoración


CP = CT

x 100

PT CP =

50 x 100

70 CP = 71.42%



71.42%

15% 50% 51% 75% 76% 95%


3. Conclusión Basado en la revisión y evaluación que consta en el cuestionario de control interno preparado para este componente se pudo establecer que existe un nivel de confianza moderado y un nivel de riesgo moderado , por lo cual se detectaron los siguientes puntos débiles: • No mantienen actualizadas las cauciones. • No registran oportunamente las transacciones. Elaborado por: C.L.Z.T Revisado por: J.E.M.E Fecha: 21/05/2012

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NO MANTIENEN CAUCIONES ACTUALIZADAS Comentario El personal de la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, que maneja efectivo, tales como el contador y bodeguero no se encuentran caucionados; es decir, no ha presentado ninguna garantía para el desempeño de sus funciones situación que se produce por la inobservancia del reglamento interno del Articulo 16 literal e) que en su parte pertinente menciona “Exigir al gerente y demás empleados que manejen fondos, la caución que estimen conveniente, calificarla y aceptarla”lo que ha originado que muchas veces se detecten faltantes, en perjuicio de la Cooperativa, situación que se produce por descuido del presidente que debería exigir la presentación de dichas cauciones, también no se observa el Principio de Control Interno Fianzas que en su parte pertinente dice “Los empleados que manejan y contabilizan los recursos materiales y financieros deben estar afianzados. Por ejemplo: el contador, el cajero, los cobradores y el bodeguero”. Conclusión No existe ningún tipo de caución o garantía para el desempeño de la funciones del personal encargado de manejar los recursos financieros de la Cooperativa. Recomendación Al Presidente Deberá exigir cauciones o fianzas para el desempeño de sus funciones al personal del área financiera, así como a las personas de bodega para garantizar la seguridad en el manejo del efectivo. Elaborado por: C.L.Z.T Revisado por: J.E.M.E Fecha: 21/05/2012

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NO REGISTRAN OPORTUNAMENTE LAS TRANSACCIONES

Comentario Del estudio realizado a la documentación que sustenta los ingresos que se generan en la Cooperativa por servicio prestado, se determinó que las recaudaciones no se depositan en forma intacta y completa; los Ingresos se sustentan en el reporte diario de registros contables, en donde se detallan los ingresos diarios, los que son entregados a la persona responsable del efectivo, pero estos no son depositados en forma intacta, se depositan las valores resultantes de billetes, las monedas o níquel se arrastran para el otro día, lo que provoca un desfase con el registro de la cuenta caja con la sección contabilidad, se evidencia que existen depósitos hasta por 72 horas de retraso lo que ocasiona el jineteo del dinero. La cuenta caja no puede cerrarse a las 24 horas por cuanto se dispone del efectivo para el pago a proveedores, gastos en el personal, anticipos a empleados, aportes al IESS, reposición de caja chica, Todo esto se produce por la falta de observación del Principio de Control Interno Depósitos Oportunos , que en su parte pertinente dice “Deben establecerse mecanismos de control y disposiciones que obliguen y garanticen el depósito de todo el dinero recaudado, en idéntica forma, como aquellos que fueren receptados dentro de las 24 horas subsiguientes a su recepción en las cuentas corrientes respectivas, por parte de los encargados de las recaudaciones”. Conclusión La falta de depósitos totales en el cierre de la cuenta caja, no permite la conciliación y el seguimiento de esta cuenta de manera confiable. Elaborado por: C.L.Z.T Revisado por: J.E.M.E Fecha: 21/05/2012

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NARRATIVA DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTER NO


Recomendación Al contador Disponga que las personas responsables de caja de la Cooperativa depositen las recaudaciones producto del servicio prestado, en las cuentas bancarias en forma intacta y oportuna en curso del día siguiente a su recaudación. Elaborado por: C.L.Z.T Revisado por: J.E.M.E Fecha: 21/05/2012

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9 - 26

67


Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Componente: Recursos Financiero. Subcomponente Registro y Control Contable.




1

2

3

4

5

6

El área financiera posee un programa contable acorde a sus necesidades. El área contable posee un registro de archivo para la documentación de respaldo. Las funciones que desempeña el personal encargo del área contable están de acuerdo a su especialidad. Se encuentra caucionado el personal que tiene a su cargo los fondos disponibles de la empresa. El personal que labora en el área contable recibe capacitación para un mejor desempeño. El contador general informa al personal las decisiones tomadas.

X

X

X

X

X

X

10

10

10

10

10

10

10

0

0

10

No mantienen ningún tipo de caución el personal que labora en el área financiera

Durante el periodo auditado no se han realizado capacitaciones al personal encargado del área financiera


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Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Componente: Recursos Financiero. Subcomponente Registro y Control Contable.




7

8

Existe algún control de asistencia y permanencia en los puestos de trabajo. Existe algún tipo de sanción por el incumplimiento de sus funciones.

X

X

10

10

8

10

Es deficiente el control que mantiene la cooperativa de transporte pesado CITAL

Total 80 48


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Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Componente: Recursos Financieros. Subc omponente: Registro y Control Contable.


1. Valoración

Ponderación Total (PT): 80 Calificación Total (CT): 48 Calificación Perceptual (CP): 60%

CP =

CT x 100

PT

CP = 48

x 100

80 CP = 60%



60%

15% 50% 51% 75% 76% 95%


3. Conclusión Basado en la revisión y evaluación que constan en el cuestionario de control interno preparado para este componente se pudo establecer que existe un nivel de confianza moderado y que el nivel de riesgo es moderado , por lo cual se detectaron los siguientes puntos débiles: • No se encuentra caucionado el personal del área financiera • Falta de capacitación al personal encargado del área financiera Elaborado por: C.L.Z.T Revisado por: J.E.M.E Fecha: 21/05/2012

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CAUCIÓN DEL PERSONAL

Comentario El personal de la cooperativa de transporte pesado CITAL, que maneja efectivo, tales como bodeguero y de la sección contabilidad no se encuentra caucionado; es decir, no ha presentado ninguna garantía para el desempeño de sus funciones situación que se produce por la inobservancia del Principio de Control Interno Fianzas que en su parte pertinente menciona “Los empleados que manejan y contabilizan los recursos materiales y financieros deben estar afianzados. Por ejemplo: el contador, el cajero, y el bodeguero” lo que dificulta realizar un seguimiento detallado de los recursos financieros y materiales Conclusión No existe ningún tipo de caución o garantía para el desempeño de la funciones del personal encargado de manejar los recursos financieros de la cooperativa de transporte pesado CITAL. Recomendación Al Gerente Deberá exigir cauciones o fianzas para el desempeño de sus funciones al personal de despachadores de combustible, así como a las personas de la sección financiera y contabilidad para garantizar la seguridad en el manejo del efectivo. Elaborado por: C.L.Z.T Revisado por: J.E.M.E Fecha: 21/05/2012

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13 - 26

71


Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Componente: Recursos Financieros. Subcomponente: Registro y Control Contable.


FALTA DE CAPACITACIÓN AL PERSONAL ENCARGADO DEL ÁRE A

FINANCIERA Comentario Como producto de la aplicación del cuestionario de control interno y luego de aplicar las pruebas de cumplimiento se verifica que no ha existido por parte de la cooperativa un presupuesto para capacitación al personal del área financiera. Esto se produce por la falta de aplicación del principio de Control interno Selección de servidores hábiles y capaces que en su parte pertinente menciona “Se debe seleccionar y capacitar a los empleados. Servidores hábiles y capacitados producen un trabajo más eficiente y económico”, para un mejor desenvolviendo en sus labores. Conclusión En el período de análisis se comprobó que el personal que trabaja en el área financiera de la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL no ha sido Capacitado Recomendación Al Gerente Deberá disponer que se realice una capacitación técnica del personal del área financiera por lo menos una vez al año con la finalidad de tomar los correctivos necesarios. Elaborado por: C.L.Z.T Revisado por: J.E.M.E Fecha: 21/05/2012

F2/2

14 - 26

72


Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Componente: Recursos Financieros. Subcomponente: Administración Económica – Financiera.




1

2

3

4

5

Los ingresos por aportación de los socios son suficientes para financiar las actividades de la Cooperativa. Es limitado el desembolso de efectivo a cubrir las necesidades de la Cooperativa. Se ha realizado depósitos oportunos de los ingresos y gastos de la Cooperativa. Se revisan los comprobantes de gastos internamente, antes de reponerse el fondo de la Cooperativa. Se lleva un registro detallado del control de los ingresos y gastos de la Cooperativa.

X

X

X

X

X

10

10

10

10

10

10

10

0

10

10

No verifican los valores de gastos en su totalidad.


F2/2

15 - 26

73






6

7

Existe suficiente independencia en el manejo de la administración financiera de la Cooperativa. Se toma medidas adecuadas para el manejo de los recursos económicos – financieros.

X

X

10

10

10

10

Total 70 60


F2/2

16 - 26

74




1. Valoración


CP =

CT x 100

PT

CP = 60

x 100

70 CP = 85.71%



85.71%

15% 50% 51% 75% 76% 95%


3. Conclusión Basado en la revisión y evaluación que consta en el cuestionario de control interno preparado para este componente se pudo establecer que existe un nivel de confianza alto y un nivel de riesgo bajo , por lo cual se detecta el siguiente punto débil: • Falta de un registro oportuno de gastos.


F2/2

17 - 26

75




FALTA DE REGISTROS DE GASTOS

Comentario Como resultado de la aplicación del cuestionario de control interno y las correspondientes pruebas de cumplimiento se verifico que no registran oportunamente los depósitos de ingresos y gastos de mantiene la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, contraviniendo al principio de control interno Depósitos Inmediatos e Intactos que en su parte pertinente dice “Todo el dinero recibido en efectivo o mediante cheques, órdenes de pago, etc., deberá depositarlo intacto a más tardar dentro de las 24 horas de recibido, en la cuenta bancaria respectiva. Esta medida disminuye el riesgo de fraude”, provocando en ocasiones una perdida para la Cooperativa. Conclusión Durante el periodo analizado se comprobó que no se realizan los depósitos

oportunamente de los ingresos y gastos, lo que provoca iliquidez en la Cooperativa.

Recomendación Al Gerente Al gerente se recomienda que exija a la persona que está encargada de la recaudación, deposite diariamente estos valores en la cuenta de la Cooperativa. Elaborado por: C.L.Z.T Revisado por: J.E.M.E Fecha: 21/05/2012

F2/2

18 - 26

76


Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Componente: Recursos Materiales. Subcomponente Adquisiciones.


Nº PREGUNTAS RESPUESTA VALORA CIÓN


1

2

3

4

5

6

Mantiene documentación de las compras para elaborar el compromiso presupuestario. Existe una lista de proveedores actualizada. Mantiene un registro oportuno y adecuado de las compras más significativas. Existe un proceso donde se verifique las adquisiciones que se requieren. Existen metas y objetivos en relación al proceso de adquisiciones. Todos los bienes tangibles que adquieren ingresan físicamente a bodega.

X

X

X

X

X

X

10

10

10

10

10

10

10

10

0

10

10

10

No poseen un registro de ingresos y gastos para la verificación de compras más significativas, lo que produce un deficiente control.


F2/2

19 - 26

77


Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Compone nte: Recursos Materiales. Subcomponente: Adquisiciones.




7

8

9

Todas las adquisiciones son contabilizadas adecuadamente.

Cuenta la Cooperativa con una bodega en buen estado y que este bien resguardada físicamente para su seguridad. Cuentan con indicadores para medir la eficiencia y eficacia.

X

X

X

10

10

10

10

10

0

La cooperativa no posee un cuadro bien definido para medir la estructura financiera y la de gestión.

Total 90 70


F2/2

20 - 26

78


Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Componente: Recursos Materiales. Subcomponente: Adquisiciones.


1. Valoración


CP =

CT x 100

PT

CP = 70

x 100

90 CP = 77.77%



77.77%

15% 50% 51% 75% 76% 95%


3. Conclusión Basado en la revisión y evaluación que consta en el cuestionario de control interno preparado para este componente se pudo establecer que existe un nivel de confianza alto y un nivel de riesgo bajo , por lo cual se detectaron los siguientes puntos débiles: • Falta de un registro de compras • No existe separación de funciones.


F2/2

21 - 26

79


Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Componente: Recursos Materiales. Subcomponente Adquisiciones.


FALTA DE UN REGISTRO DE COMPRAS

Comentario Para el control de los gastos no existen archivos de comprobantes la clasificación de los mismos esta en desorden y tampoco están en documentos numerados esto se produce por la falta de observancia al Principio de Control Interno Formularios pre numerados que en su parte pertinente menciona “Deberá utilizarse formularios pre numerados y pre impresos para toda la documentación importante (por ejemplo: cheques, recibos, órdenes de compra, comprobantes de caja chica, etc.), manteniendo controles físicos sobre sus existencias y uso, así como deberán mantenerse copias legibles en orden numérico” por consiguiente deberá llevarse archivos que permitan un adecuado control de las compras y de los valores económicos por parte de las mismas. Conclusión No se mantienen archivos en orden cronológico de las compras y de los comprobantes de gastos. Recomendación Al Gerente Deberá exigir a las personas que se encargan del registro y control de las actividades contables relacionadas con las compras que archiven en forma cronológica con la finalidad de tener información oportuna para la toma de decisiones. Elaborado por: C.L.Z.T Revisado por: J.E.M.E Fecha: 21/05/2012

F2/2

22 - 26

80




NO EXISTE SEPARACIÓN DE FUNCIONES

Comentario

Como resultado de la aplicación del cuestionario de control interno y las correspondientes pruebas de cumplimiento se estableció que en el período analizado, la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL de la ciudad de Loja, no realiza separación de funciones, inobservando el principio de control interno Separación de funciones de carácter incompatible que en su parte pertinente dice “Las funciones contables y financieras deberán estar en posición de poder controlar los registros y al mismo tiempo las operaciones que originan los asientos de dichos registros. Las funciones de iniciación, autorización y contabilización de transacciones, así como la custodia de recursos, deben separarse dentro del plan de organización de la entidad. Por ejemplo, la persona responsable de cobro de ingresos, no deberá tener autoridad para registrar los mismos”. Conclusión En el periodo analizado se determino que no realizan separación de funciones para reducir el riesgo y así no detectar problemas. Recomendaciones Al Gerente Se le recomienda que cumpla y haga cumplir a los empleados con lo que dispone el principio de control interno y el reglamento de control interno de la Cooperativa, para que de esta manera minimicen el margen de error, en las actividades que desarrolla la Cooperativa. Elaborado por: C.L.Z.T Revisado por: J.E.M.E Fecha: 21/05/2012

F2/2

23 - 26

81


Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Componente: Recursos Materiales. Subcompone nte: Espacio Físico.




1

2

3

4

5

6

La Cooperativa mantiene distribuido el espacio físico. El espacio físico es un conjunto que está distribuido según las funciones a desempeñarse. Cuenta con espacios físicos para el almacenamiento de las encomiendas. La Cooperativa cuenta con áreas restringidas. El espacio físico es flexible en cuanto a modificaciones para propiciar la más adecuada utilización de su espacio. Los espacios físicos se rigen a normas, técnicas y procedimiento emitidos por la Cooperativa.

X

X

X

X

X

X

10

10

10

10

10

10

10

10

10

0

10

10

No cuentan con un área restringida dentro de la cooperativa.


F2/2

24 - 26

82


Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Componente: Recursos Materiales. Subcomponente: Espacio Físico.


1. Valoración


CP =

CT x 100

PT

CP = 50

x 100

60 CP = 83.33%



83.33%

15% 50% 51% 75% 76% 95%


3. Conclusión Basado en la revisión y evaluación que consta en el cuestionario de control interno preparado para este componente se pudo establecer que existe un nivel de confianza alto y un nivel de riesgo bajo , por lo cual se detectó el siguiente punto débil: • No cuenta con área restringidas.


F2/2

25 - 26

83




FALTA DE ÁREAS RESTRINGIDAS

Comentario La estructura de Control Interno de la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, no cuenta con áreas restringidas especialmente de bodega y almacenamiento de productos específicos como los repuestos automotrices y demás enseres de valiosa cuantía, en el cual tienen acceso todas las personas empleados y ajenos a la Cooperativa de Transporte Pesado, se puede verificar que en el reglamento interno no mantiene ningún artículo con dicha prohibición lo mismo en los principios de control interno, este a su vez podrá ocasionar faltantes en las encomiendas y un perjuicio de gran magnitud. Conclusión La falta de reglamentación interna actualizada, no ha permitido disponer de una restricción a áreas vulnerables de la Cooperativa, las que mantienen productos de gran valor económico.

Recomendación Al Gerente Deberá actualizar el reglamento interno tomando en consideración las falencias existentes para un mejor desempeño de sus actividades. Elaborado por: C.L.Z.T Revisado por: J.E.M.E Fecha: 21/05/2012

F2/2

26 - 26

85

EJECUCIÓN

ACTIVIDADES

• Aplicación de programas detallados y específicos para cada

componente significativo y escogido para examinarse, que

comprende la aplicación de las técnicas de auditorías tradicionales,

tales como: inspección física, observación, cálculo, indagación,

análisis, etc. Estadística de las operaciones como base para

detectar tendencias, variaciones extraordinarias y otras situaciones

que por su importancia ameriten investigar.

• Preparación de los papeles de trabajo, que junto a la

documentación relativa a la planificación de los programas,

contienen la evidencia suficiente, competente y relevante.

• Elaboración de hojas de resumen de hallazgos significativos por

cada componente examinado, expresado en comentarios.

• Definir la estructura del informe de auditoría, con la necesaria

referencia a los papeles de trabajo y a la hoja de resumen de

comentarios, conclusiones y recomendaciones.

PRODUCTOS

• Papeles de Trabajo.

• Hojas de resumen de hallazgos significativos por cada

componente.

86



PROGRAMA DE TRABAJO Nº Objetivos y Procedimientos Referencia Elaborado Fecha

1

2

3

1

2

3

Objetivos

Determinar el grado de desempeño del personal directivo de la Cooperativa. Medir la eficiencia, eficacia y economía mediante la utilización de indicadores. Evaluar el cumplimiento de los fines de la Cooperativa. Procedimientos Aplique un cuestionario de control Interno para el recurso humano directivo y prepare papeles de trabajo. Evaluar e identificar las funciones del personal directivo, determinando el cumplimiento de la eficiencia. Aplique indicadores para el personal directivo.


F2/2 26 - 26

F3/1.1.2 1 - 1

F3/1.1.3 8 - 8

C.L.Z.T

C.L.Z.T

C.L.Z.T

20/06/12

20/06/12

21/05/12

F3/1.1

1 - 1

87



PROCEDIMIENTO 2

CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES

Comentario En el presente informe se pretende analizar como en la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL contribuye al cumplimiento de las funciones esenciales para un mejor desenvolvimiento en sus actividades, la tarea primordial se ve reflejada en el resultado de la aplicación de instrumentos de medición que permiten identificar factores críticos a considerar para el desarrollo de estrategias de fortalecimiento, en cuanto a capacidades humanas, materiales y fórmulas de gestión. El cumplimiento de las funciones asignadas debe ser fundamental en el orgánico funcional y el reglamento interno que posee la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, ya que por medio de ellas se puede mejorar el servicio que presta y contribuir así a elevar los niveles de calidad del servicio. Luego de realizar un breve análisis del cumplimiento de las funciones asignadas, se puede evidenciar que el personal directivo no cumple con algunas funciones establecidas en Reglamento Interno de la Cooperativa, pero cabe señalar la falta de interés por parte del recurso humano para cumplir sus funciones y la falta de un reglamento interno actualizado donde detalle cada una de sus funciones específicamente. Elaborado por: C.L.Z.T Revisado por: J.E.M.E Fecha: 20/06/2012

= Comparado

F3/1.1.2

1 - 1

88



PROCEDIMIENTO 3 APLICACIÓN Y EVALUACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN

Como podemos evidenciar que se trata de una Cooperativa de Transporte de carga pesada y no se rige al sector público, sus directivos establecen sus propios horarios y días de trabajo, conocimiento de la entidad, respecto a la capacitación, con respecto a la accesibilidad laboral, con respecto a la rotación y con respecto del ausentismo, para un mejor desempeño en el cumplimiento de sus objetivos y en beneficio de la misma. Los indicadores a aplicarse son los siguientes: • Asistencia del personal. • Misión. • Visión. • Objetivos. • Cumplimiento de Actividades. • Capacitación. • Gastos del personal. Con la aplicación de los siguientes indicadores de gestión al recursos humano se pretende medir el grado de eficiencia del personal, en cuanto a las actividades que realiza. A continuación se detalla los rangos:

RANGO Del 1% al 20% Inaceptable Del 21% al 40% Deficiente Del 41% al 60% Satisfactorio Del 61% al 80% Muy Bueno Del 81% al 100% Excelente


F3/1.1.3

1 - 8

= Ligado

89



PROCEDIMIENTO 3 Indicador de Asistencia

Detalle Días Laborables Días No Laborados Días laborables 365 Por enfermedad 0 Feriados 10

Total 365 10 Días planificados = 365 Días no laborados = -10 Días efectivos = 355

Asistencia = Días efectivos laborados Días del año

Asistencia = 355 X 100 365

Asistencia = 97.26%∑ Excelente.

Comentario Del análisis realizado mediante el presente indicador de asistencia se determina un 97.26% de eficacia, recalcando que lo hacen a través de hojas no siendo un documento viable y sustentable. Existe un alto porcentaje de asistencia del personal en la Cooperativa, verificado a través del registro. Se recomienda que la asistencia del personal implemente un mecanismo más riguroso para el cumplimiento de las metas planteadas por la Cooperativa.


F3/1.1.3

2 - 8

∑ = Cálculado = Analizado

90


Entidad: Cooperativa de transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Componente: Recursos Humanos. Subcomponente: Personal Directivo.

PROCEDIMIENTO 3 Indicador de la Misión

Misión = Personal que conoce la Misión

X 100 Total de Personal

Misión = 2

X 100

4

Misión = 50.00%∑ Satisfactorio.

Indicador de la Visión

Visión = Personal que conoce la Visión


Visión = 2

X 100

4

Visión = 50.00%∑ Satisfactorio.


F3/1.1.3

3 - 8

∑= Cálculado

91



PROCEDIMIENTO 3 Indicador del Objetivo

Objetivos = Personal que conoce


Objetivos = 2

X 100

4

Objetivos = 50.00%∑ Satisfactorio.

Comentario El presente indicador una vez aplicado y a través de la ayuda de una entrevista se pudo determinar que el personal que labora en la Cooperativa mantiene un margen positivo en el conocimiento de la misión, visión y objetivos, lo que ayuda a que la Cooperativa tenga un mayor realce con sus competidores.


F3/1.1.3

4 - 8

∑= Cálculado = Analizado

92

Misión

Somos una Cooperativa de Transporte Pesado, con el propósito de transportar todo tipo de carga con el fin de colaborar en el proceso de comercialización para que los productos puedan llegar hasta su distribuidor y ser adquiridos por el consumidor final, administrando recursos de tipo técnico, financiero y humano para la prestación del servicio, contando no solo con el mejor capital humano, sino con la tecnología y seguridad para la prestación del mejor servicio en este campo. Visión

Ser líderes, los mejores Transportadores de carga pesada, en el Sur del País, reconocidos por la excelencia en la prestación de nuestro servicio, por presentar las mejores relaciones con nuestros clientes, destacándonos por nuestra puntualidad y responsabilidad en el manejo de la mercancía.

Objetivos

Nuestro objetivo es garantizar a nuestros clientes, que la mercadería que nos confían llegará a su destino en perfectas condiciones, en el tiempo pactado, minimizando contratiempos y manteniendo la calidad de nuestro servicio de acuerdo a sus necesidades. Ofrecer un servicio transporte de carga pesada de primer nivel, con garantía, seguridad y confianza, cumpliendo los tiempos de entrega Cubrir alrededor del 20% con productos o servicios nuevos en los mercados de incursión en los próximos años. Lograr una tasa de innovación del servicio en un 25% al menos en los próximos años Realizar gradualmente la renovación del parque automotor en los próximos años. Tener al menos el 15% de utilidades gracias al desarrollo de nuevos mercados en los próximos años.

Políticas

Nuestros compromisos con la seguridad están

representados en satisfacer las necesidades de nuestros

clientes, ofreciéndoles nuestra trayectoria,

experiencia y

F3/1.1.3

5 - 8

= Comprobado

93



PROCEDIMIENTO 4 Cumplimiento de Actividades Base de datos: Actividades Programadas 7 Actividades Efectivas 5

C.A. = Actividades Efectivas

Actividades Programadas

C.A. = 5

X 100

7

C.A. = 71.42%∑ Muy Bueno.

Comentario En el año 2011 el presidente planificó siete actividades, de las que se efectivizaron cinco en forma positiva, determinándose un 71.42% de eficiencia en la gestión directiva, por cuanto los socios se encuentran en otras ciudades por motivo de sus funciones lo que dificulta la realización de las actividades programadas.


F3/1.1.3

6 - 8


94



PROCEDIMIENTO 3

RESPECTO DE LA CAPACITACIÓN Indicador Horas por Trabajar Base de datos: Total de horas de capacitación 1 Total de Personal 4

I.H.T = Total de horas de capacitación

X 100

Total de Personal

I.H.T = 1

X 100

4

I.H.T = 25.00%∑ Deficiente.

Comentario Una vez aplicado el indicador el rango es deficiente con un porcentaje del 25.00%, cabe señalar que las personas que son capacitadas y que asisten a capacitaciones por los organismos reguladores son cuatro los cuales mencionamos: el Presidente, Gerente, y dos vocales, los cuales son mediadores y forjadores de un mejor desempeño de la Cooperativa de Transporte.


F3/1.1.3

7 - 8


95



PROCEDIMIENTO 3 Gasto por Trabajador Base de datos: Total de Gastos 100 Total de Personal 4

G.T. = Total de Gastos

Total de Personal

G.T. = 100

4

G.T. = 25∑

Comentario En el presente indicador se incorpora el gastos o inversión por persona que deben invertir en la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, en el cual se hablara de gasto y en lenguaje del recurso humano, cabe considerar todas las combinaciones de información posible de manera tal que cuando se elaboren los reportes de gestión, este sea lo más real y automático posible con un valor de 25 dólares por empleado.


F3/1.1.3

8 - 8


96




1

2

3

1

2

3

Objetivos

Determinar el grado de desempeño del personal operativo de la Cooperativa. Medir la eficiencia, eficacia y economía mediante la utilización de indicadores. Evaluar el cumplimiento de los fines de la Cooperativa. Procedimientos Aplique un cuestionario de control Interno para el recurso humano operativo y prepare papeles de trabajo. Seleccione una muestra y verifique en forma documental las funciones asignadas. Aplique indicadores para el personal operativo.


F3/1.2

1 - 1

F2/2 26 - 26

F3/1.2.2 4 - 4

F3/1.2.3 11 - 11

C.L.Z.T

C.L.Z.T

C.L.Z.T

22/06/12

22/06/12

21/05/12

97



PROCEDIMIENTO 2

Naturaleza del Contador Análisis, registro, revisión y control de las diversas cuentas contables que componen los Estados Financieros de la Cooperativa, de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados y a las regulaciones de la Administración y normas de control interno. Asimismo supervisar, revisar y verificar el trabajo que ejecutan funcionarios de menor nivel.

Actividades • Ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, políticas,

normas y reglamentos que rigen su área, por lo que deberá mantenerse permanentemente actualizado.⋀

• Analizar, codificar, registrar movimientos contables y efectuar asientos de ajuste y de reclasificación de todas las cuentas asignadas. ⋀

• Analizar y conciliar las cuentas contables que componen los estados financieros, dar seguimiento y solución de las diversas partidas de conciliación resultantes. ⋀

• Analizar, revisar y aprobar los asientos de diario, conciliaciones bancarias, análisis de cuentas y conciliaciones de cuentas sencillas que le hayan sido asignados a los Asistentes de Contabilidad. ⋀

• Efectuar conciliaciones bancarias de gran movimiento, investigar y dar seguimiento con las instituciones bancarias aspectos relacionados con las partidas de conciliación resultantes, para su aplicación respectiva. ⋀

• Verificar la actualización de los libros legales ejecutado por los asistentes de contabilidad. ⋀


F3/1.2.2

1 - 4

⋀ = Verificado

98



PROCEDIMIENTO 2

• Registrar, conciliar y mantener actualizados los libros auxiliares contra las

cuentas de Balance General y del Estado de Resultados que le sean asignadas, así como archivar la documentación respectiva. ⋀

• Analizar, preparar y ajustar las liquidaciones sobre retenciones a Asociaciones de Transportistas. ⋀

• Verificar la correcta formulación de los estados de cuentas por ventas del servicio efectuadas y dar seguimiento al envío oportuno de los mismos. ⋀

• Verificar los datos de ingresos de las diferentes oficinas y validar ingresos contra facturación y generar los asientos contables de ingresos y ventas del servicio. ⋀

• Preparar la formulación y elaboración de los cierres contables mensuales de los Estados Financieros de la Cooperativa y la confección de los anexos respectivos.⋀

• Preparar el Cierre Contable Fiscal Anual. ⋀ • Verificar, analizar y registrar la adquisición, venta, retiro y depreciaciones de los

activos fijos de la Cooperativa. ⋀ • Analizar y registrar los ajustes por diferencias resultantes de la toma física de

activo fijo. ⋀ • Realizar estudios especiales en el campo contable y financiero y preparar los

informes respectivos. ⋀ • Revisar y registrar las órdenes de pago por concepto de bienes, servicios,

retenciones y otros. ⋀ • Revisar y registrar las órdenes de compra de bienes y servicios de acuerdo a las

estipulaciones vigentes. ⋀ • Velar por el buen funcionamiento y uso de las instalaciones, equipos e

instrumentos que utiliza en el desarrollo de sus actividades, reportando cualquier anomalía o daño importante que se presente a su superior inmediato. ⋀

• Brindar colaboración en situaciones de riesgo y siniestros que se presenten en la Cooperativa. ⋀


F3/1.2.2

2 - 4

⋀ = Verificado

99

• Preparar informes generales y especiales de los planes y programas desarrollados por la Cooperativa para la Presidencia, Junta General de Socios.

• Fomentar el interés y el entusiasmo del personal a su cargo para el logro de sus planes y metas.

• Velar porque en todas las dependencias de la Cooperativa se brinde un eficaz y eficiente servicio al cliente.

• Realizar las labores administrativas que se derivan de su función.

• Velar por el buen funcionamiento y uso de las instalaciones, equipos e instrumentos que utiliza en el desarrollo de sus actividades, reportando cualquier anomalía o daño importante que se presente.

• Brindar colaboración en situaciones de riesgo y siniestros que se presenten en la cooperativa.

• Participar activamente, colaborar y cumplir con todas las políticas, procedimientos y regulaciones relativas al aseguramiento de la calidad que desarrolle e implemente la cooperativa.

FUNCIONES DEL CONTADOR

• Ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, políticas, normas y reglamentos que rigen su área, por lo que deberá mantenerse permanentemente actualizado.

• Analizar, codificar, registrar movimientos contables y efectuar asientos de ajuste y de reclasificación de todas las cuentas asignadas.

• Supervisar las funciones de los Contadores Auxiliares, con el objeto de minimizar el grado de error en su sugestión.

• Analizar y conciliar las cuentas contables que componen los estados financieros, dar seguimiento y solución de las diversas partidas de conciliación resultantes.

• Analizar, revisar y aprobar los asientos de diario, conciliaciones bancarias, análisis de cuentas y conciliaciones de cuentas sencillas que le hayan sido asignados a los Asistentes de Contabilidad.

• Efectuar conciliaciones bancarias de gran movimiento, investigar y dar seguimiento con las instituciones bancarias aspectos relacionados con las partidas de conciliación resultantes, para su aplicación respectiva.

• Verificar la actualización de los libros legales ejecutado por los Asistentes de Contabilidad.

• Registrar, conciliar y mantener actualizados los

libros auxiliares contra las cuentas de Balance

⋀ = Verificado

⋀

F3/1.2.2

3 - 4

100

General y del Estado de Resultados que le sean

asignadas, así como archivar la documentación

respectiva. Analizar, preparar y ajustar las

liquidaciones sobre retenciones a Asociaciones de

Transportistas.

• Verificar la correcta formulación de los estados de

cuentas por ventas del servicio efectuadas y dar

seguimiento al envío oportuno de los mismos.

• Verificar los datos de ingresos de las diferentes

oficinas y validar ingresos contra facturación y

generar los asientos contables de ingresos y ventas.

• Preparar la formulación y elaboración de los cierres

contables mensuales de los Estados Financieros de la

cooperativa y la confección de los anexos

respectivos.

• Preparar el Cierre Contable Fiscal Anual.

• Verificar, analizar y registrar la adquisición,

venta, retiro y depreciaciones de los activos fijos

de la cooperativa.

• Analizar y registrar los ajustes por diferencias

resultantes de la toma física de activo fijo.

• Realizar estudios especiales en el campo contable y

financiero y preparar los informes respectivos.

• Revisar y registrar las órdenes de pago por concepto

de bienes, servicios, retenciones y otros.

• Revisar y registrar las órdenes de compra de bienes y

servicios de acuerdo a las estipulaciones vigentes.

• Velar por el buen funcionamiento y uso de las

instalaciones, equipos e instrumentos que utiliza en

el desarrollo de sus actividades, reportando

cualquier anomalía o daño importante que se presente

a su superior inmediato.

• Brindar colaboración en situaciones de riesgo y

siniestros que se presenten en la cooperativa.

• Participar activamente, colaborar y cumplir con todas

las políticas, procedimientos y regulaciones

relativas al aseguramiento de la calidad que

desarrolle e implemente la cooperativa.

FUNCIONES DE LA SECRETARIA

• Coordinar y supervisar las actividades del personal

que conforma la cooperativa.

⋀

⋀ = Verificado

F3/1.2.2

4 - 4

0



PROCEDIMIENTO 3

APLICACIÓN DE INDICADORES Indicador de asistencia

Detalle Días Laborables Días No Laborados Días laborables 365 Por enfermedad 0 Feriados 10

Total 365 10 Días planificados = 365 Días no laborados = -10 Días efectivos = 355

Asistencia = Días efectivos laborados

X 100 Días Año

Asistencia = 355

X 100

365

Asistencia = 97.26%∑ Excelente.

Comentario Del análisis realizado mediante el presente indicador de asistencia se determina un 97.26% de eficacia, recalcando que lo hacen a través de hojas no siendo un documento viable y sustentable. Existe un alto porcentaje de asistencia del personal de la Cooperativa, verificado a través del registro. Se recomienda que la asistencia del personal implemente un mecanismo más riguroso para el cumplimiento de las metas planteadas por la Cooperativa.


F3/1.2.3

1 - 5


1



PROCEDIMIENTO 3 Base de datos Días Laborables Nro. De Empleados

(Muestra del 06 al 10 de Junio del 2011) 5 (Lunes a viernes) 5

Fecha: 06 de Junio del 2011

N° Empleado N° Horas Establecidas

Nro. Horas Trabajadas Dif

1 Dr. Luis Pitisaca 8 8 0 2 Lic. Liliana López 8 8 0 3 Sr. Oswaldo Chimbo 8 8 0 4 Diego Francisco Calvache 8 8 0 5 Darío Efraín Chocho 8 8 0 Total 40 40 0










F3/1.2.3

2 - 5

= Rastreado

2



PROCEDIMIENTO 3 Base de datos Días Laborables Nro. De Empleados

(Muestra del 06 al 10 de Junio del 2011) 5 (Lunes a viernes) 5


N° Empleado N° Horas

Establecidas Nro. Horas Trabajadas

Dif



N° Empleado N° Horas

Establecidas Nro. Horas Trabajadas

Dif


Comentario De la revisión realizada a los registros de asistencia que mantiene la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, el cual contiene las horas de trabajo del personal se determina un normal cumplimiento, ya que la inasistencia registrada ha sido debidamente justificada por los respectivos empleados.


F3/1.2.3

3 - 5

= Rastreado

3



PROCEDIMIENTO 3 Cumplimiento de Horas Trabajo Base de datos: N° de horas Trabajadas= 160 N° de horas Establecidas = 200 N° de Empleados = 5

C.H.T. = N° de horas Trabajadas

X 100 N° de horas Establecidas

C.H.T. = 160

X 100

200

C.H.T. = 80,00%∑ Muy Bueno.

COMENTARIO El indicador revela que las horas trabajadas están en un 80.00%, lo que demuestra que existe un ausentismo por parte de los empleados, justificando que dicho ausentismo se debe a que los empleados tiene que hacer tramites fuera de la Cooperativa de Transporte.


F3/1.2.3

4 - 5


4



PROCEDIMIENTO 3

Quejas del Servicio Base de datos: N° de Quejas presentadas = 0 N° de Quejas atendidas=0

Q.S. = Quejas Atendidas

X 100 Quejas Presentadas

Q.S. = 0

X 100

0

Q.S. = 00.00%∑

COMENTARIO Las quejas en la Cooperativa de transporte son hechas directamente al empleado que esta prestando el servicio, el mismo que las soluciona de manera rápida, mediante el diálogo con las personas involucradas; estas no han sido muy significativas ya que no llegan por escrito a los directivos de la misma.


F3/1.2.3

5 - 5


5




1

2

1

2

3

4

5

Objetivos

Establecer el grado de cumplimiento del orgánico funcional de las tareas asignadas al departamento contable. Medir la eficiencia, eficacia y economía, mediante la utilización de indicadores específicos. Procedimientos Aplique un cuestionario de control Interno al componente con la finalidad de establecer el grado de cumplimiento de las actividades. Determine el cumplimiento de las actividades en el área financiera. Verificar el comportamiento de las Políticas de seguridad en el acceso a la información financiera. Evalúe el proceso de pago de remuneraciones al personal mediante una muestra. Aplique indicadores para determinar el nivel de eficiencia, efectividad y economía.


F3/2.1

1 - 1

C.L.Z.T

C.L.Z.T

C.L.Z.T

25/06/12

26/06/12

21/05/12 F2/2

26 - 26

F3/2.1.2 2 - 2

F3/2.1.3 2 - 2

F3/2.1.4 2 - 2

F3/2.1.5 3 - 3

C.L.Z.T

27/06/12

C.L.Z.T

27/06/12

6


Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Componente: Recursos Financieros. Subc omponente: Registro y Control Contable

PROCEDIMIENTO 2

CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES EN EL ÁREA CONTABLE

Objetivo Propender para que la cooperativa de transporte pesado CITAL, cuente con información financiera, oportuna, ágil, actualizada y eficiente, para responder a los requerimientos misionales de la Cooperativa.

Productos: Profesional Especializado - Área Transversal Administrativa y Financiera Presupuesto de la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL a las disposiciones legales. • Informe mensual y anual de ingresos y gastos actualizado y consolidado de los

recursos de la cooperativa. • Informe semestral y anual del flujo de recursos económico para ser enviado a los

organismos reguladores. • Informe de gestión: cuatrimestral y anual consolidado de presupuesto, contable, y

rentas. Actividades: Profesional Especializado - Área Transversal Administrativa y Financiera

• Asesoría, y asistencia técnica de las normas y políticas de la cooperativa del orden

nacional, referentes a los procesos de competencia de su área. • Interacción de las acciones propias del área financiera, con la Secretaria

Administrativa y financiera del departamento. • Coordinación de la gestión presupuestal, contable, de los recursos del sector

privados.


= Comprobado

F3/2.1.2

1 - 2

7



PROCEDIMIENTO 2

CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES EN EL ÁREA CONTABLE

• Análisis de la información periódica sobre el manejo presupuestal y contable de los recursos destinados a la cooperativa.

• Rendir la información financiera en los términos y condiciones a los organismos reguladores y entes de control.

• Estudio y concepto de suficiencia patrimonial, para las empresas del sector privado que soliciten personería jurídica.

• Evaluación financiera según requerimiento. • Inspección y análisis de cuentas con sus respectivos soportes para trámite de pago. • Revisión y análisis de recursos de convenios y cuentas especiales. Área de Presupuesto • Coordinación con otras áreas de la cooperativa • Revisión de proyectos y programas y leyes para las modificaciones que requiera el

presupuesto. • Elaboración de informes u oficios de acuerdo a requerimientos. • Interventora, seguimiento y liquidación a los contratos asignados. • Participación en reuniones con los directivos relacionados con su área de trabajo.


= Comprobado

F3/2.1.2

2 - 2

8



PROCEDIMIENTO 3

VERIFICAR EL COMPORTAMIENTO DE LAS POLÍTICAS DE SEG URIDAD EN EL ACCESO A LA INFORMACIÓN CONTABLE

Propósito : Orientar los procesos de elaboración y entrega de la información financiera y contable asegurando que se cumplan con las normas contables y la legislación vigente respecto a su formulación y presentación, de tal forma que la administración cuente con información oportuna, completa y adecuada para la toma de decisiones. Exposición De La Política • La Presidencia, a través de su Departamento de Contabilidad, es el área

responsable por la preparación, análisis y presentación de los Estados Financieros mensuales y anuales. ⋀

• Igualmente, la Presidencia y el Departamento de Contabilidad tienen bajo su responsabilidad la presentación oportuna de todas las declaraciones de impuestos a los que la cooperativa de transporte pesado CITAL está legalmente obligado, incluyendo los impuestos municipales y en general cualquier clase de gravámenes que son de cumplimiento obligatorio. ⋀

• Para efectos del adecuado cumplimiento de estas políticas, el Departamento de Contabilidad, deberá coordinar y asegurarse de que las áreas contables de las sucursales estén debidamente informadas y capacitadas para que la información que les corresponda preparar sea presentada en los plazos debidos. ⋀

• Para el adecuado cumplimiento de éstas políticas, las áreas generadoras de información contable deberán remitirla oportunamente al Departamento de Contabilidad o áreas contables de las sucursales. ⋀


⋀ = Verificado

F3/2.1.3

1 - 2

9



PROCEDIMIENTO 3

VERIFICAR EL COMPORTAMIENTO DE LAS POLÍTICAS DE SEG URIDAD EN EL ACCESO A LA INFORMACIÓN CONTABLE

• El área contable de como de las sucursales mantendrán una adecuada provisión

de software, hardware y las conexiones informáticas necesarias, a fin de asegurar la oportuna presentación de los estados financieros, declaraciones de impuestos y en general de cualquier información de carácter contable. ⋀

• La Presidencia deberá elaborar y mantener actualizados los procedimientos contables, impositivos y de cualquier naturaleza que aseguren la adecuada fluidez de los procesos contables y su interacción con las demás áreas generadoras de información contable y presentación de los estados financieros mensuales y anuales. ⋀

• Los procedimientos a ser preparados por la Presidencia deberán ser coordinados con la Gerencia y Contabilidad, de manera que se establezcan plazos máximos para la presentación de la información financiera, según su naturaleza, bien sea para uso interno o externo. ⋀

• La administración procurará establecer, en el plazo que determine, un sistema contable adecuado a la naturaleza del negocio, incluyendo el plan de cuentas contables.⋀


⋀ = Verificado

F3/2.1.3

2 - 2

10



PROCEDIMIENTO 4

EL PROCESO DE PAGO DE REMUNERACIONES En las remuneraciones definidas en la Ley, el Código del trabajo establece que constituyen remuneración, entre otras, las siguientes: Sueldo, es el estipendio fijo en dinero, pagado por períodos iguales determinados en el contrato, que recibe el trabajador por la prestación de sus servicios sin perjuicio de los beneficios adicionales que corresponda suministrar en forma combustible, alimento u otras prestaciones en especie o servicio. Sobresueldo, consiste en la remuneración de horas extraordinarias de trabajo. Comisión, es el porcentaje sobre el precio de las ventas o compras o sobre el monto de otras operaciones que el empleador efectúa con la colaboración del trabajador. Participación, es la proporción de las utilidades de un negocio determinado o de la cooperativa o solo de la de una o más secciones o sucursales de la misma y Gratificación, es la parte de las utilidades con que el empleador beneficia el sueldo del trabajador. El tema de las Gratificaciones es muy complejo, ya que hay muchos empleadores que para no pagar esta remuneración tratan de invertir todas sus utilidades y así no dar este beneficio a su personal. a. Para las décima tercera, décima cuarta, remuneraciones adicionales y bonificación

complementaria: fechas del período reportado, información general del establecimiento, empleo y turnos de trabajo, total de remuneraciones adicionales, nombres y apellidos de los trabajadores, ocupación, sexo, tiempo trabajado, total ganado, valor pagado por remuneración adicional y firma o huella digital de los trabajadores. ⋀

b. Para la participación de utilidades: fechas del período reportado, datos generales del establecimiento, empleo total, utilidades, nombres y apellidos de los trabajadores, ocupación, sexo, tiempo trabajado, valor de la participación de utilidades del 10%, número de cargas familiares, valor de la participación de utilidades del 5%, valor total de la participación de utilidades del 15% y firma o huella digital de los trabajadores. ⋀


⋀ = Verificado

F3/2.1.4

1 - 2

11



PROCEDIMIENTO 4 Proceso Principal: Remuneraciones Responsable del Proceso: Contador, Auxiliar contable de la cooperativa. Sub-Procesos: 1. Identificación de remuneración para el cargo, según sea el caso. ⋀ 2. Formulación del contrato del trabajador. ⋀ 3. Recepción del contrato. ⋀ 4. Imputación de remuneración fija de acuerdo a contrato. ⋀ 5. Adición de remuneración variable y de incentivos (si corresponde). ⋀ 6. Determinación de pagos previsionales. ⋀ 7. Determinación del impuesto correspondiente. ⋀ 8. Pago efectivo de la remuneración. ⋀


⋀ = Verificado

F3/2.1.4

2 - 2

12



PROCEDIMIENTO 5 Cumplimiento de actividades Base datos: Actividades Programadas 7 Actividades Efectivas 5

C.A. = Actividades Efectivas

X 100 Actividades Programadas

C.A. = 5

X 100

7

C.A. = 71.42%∑

Comentario En el año 2011 el presidente planificó siete actividades, de las que se efectivizaron cinco en forma positiva, determinándose un 71.42% de eficiencia en la gestión ejecutiva, por cuanto los socios o personal operativo se encuentran en otras ciudades por motivo de sus funciones lo que dificulta la realización de las actividades programadas.



F3/2.1.5

1 - 3

13



PROCEDIMIENTO 5 INDICADOR DE EFICACIA Elaboración y presentación de informes Base datos: Nº de Informes Presentados Oportunamente 25 Nº Total de Informes Obligatorios 30

P.I. = Nº de Informes Presentados Oportunamente X 100 Nº Total de Informes Obligatorios

P.I. = 25

X 100

30

P.I. = 83.33%∑

Comentario En el año 2011 los informes presentados en 83.33%, lo que indica que en su gran mayoría fueron presentados en el tiempo solicitado, por el buen manejo que posee la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL.



F3/2.1.5

2 - 3

14


Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Componen te Recursos Financieros. Subc omponente: Registro y Control Contable.

PROCEDIMIENTO 5

Manejo de Personal Base de d atos: Gasto de Capacitación Número Total de Planta

M.P. = Gasto de Capacitación Número Total de Planta

M.P. = 1,250.45

6

M.P. = 208.40∑

Comentario En el presente indicador se evidencia que el manejo del personal se ha planificado capacitación para el personal administrativo de la cooperativa encargado del área financiera los mismos que deben estar actualizados en el campo contable.



F3/2.1.5

3 - 3

15


Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Componente: Recursos Financieros. Subcomponente: Administración Económica – Financiera


1

2

1

2

3

Objetivos

Establecer el grado de cumplimiento del orgánico funcional de las tareas asignadas al departamento contable en el área económica – financiera. Medir la eficiencia, eficacia y economía, mediante la utilización de indicadores específicos. Procedimientos Aplique un cuestionario de control Interno al componente con la finalidad de establecer el grado de cumplimiento de las actividades. Aplicar indicadores para medir la administración financiera. Aplicar indicadores presupuestarios que son aplicables en la cooperativa


F3/2.2

1 - 1

F2/2 26 - 26

F3/2.2.2 13 - 13

F3/2.2.3 6 - 16

C.L.Z.T

C.L.Z.T

C.L.Z.T

02/07/12

02/07/12

21/05/12

16


Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Componente Recursos Financieros. Subcomponente: Administración Económica – Financiera.

PROCEDIMIENTO 2

INDICADORES MEDIR LA ESTRUCTURA ECONOMICA - FINANCI ERA

Índice de Solvencia Base de datos: Activo Corriente 106,022.31 Pasivo Corriente 89,575.35

I.S. = Activo Corriente Pasivo Corriente

I.S. = 106,022.31

89,575.35

I.S. = 1.18∑

Comentario Como resultado al aplicar este índice a los estados financieros de la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, para el año auditado dispone USD 1.18 centavos para cubrir sus pasivos a corto plazo, lo que nos indica que la Cooperativa tiene solvencia para cubrir sus obligaciones, tomando en cuenta el servido prestado para recuperar su inversión.


F3/2.2.2

1 - 13


17



PROCEDIMIENTO 2

INDICADORES MEDIR LA ESTRUCTURA ECONOMICA - FINANCI ERA Capital Neto de Trabajo Base de datos: Activo Corriente 106,022.31 Pasivo Corriente 89,575.35

C.N.T = Activo Corriente - Pasivo Corriente

C.N.T = 106,022.31 - 89,575.35

C.N.T = 16,446.96∑

Comentario Después del análisis la aplicación del índice de capital neto de trabajo realizado en la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, tenemos que en el año 2011 dispone de un capital de trabajo de USD 16,446.96 lo que permite interpretar que la Cooperativa goza de una buena liquidez ya que dispone de capital para realizar sus actividades. En forma general se interpreta que la Cooperativa en el año 2011 cuenta con recursos para seguir operando.


F3/2.2.2

2 - 13


18



PROCEDIMIENTO 2


Índice de Solidez Base de datos: Pasivo Total 98,573.44 Activo Corriente 106,022.31

I.S = Pasivo total

Activo Corriente

I.S = 98,573.44

106,022.31

I.S = 0.93∑

Comentario Del análisis de la estructura financiera de la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, se puede explicar que la participación de sus prestamistas sobre el activo es baja, con el valor de 0.93, por cuanto es un valor muy insignificante en el cual se encuentra equilibrada la participación de sus socios.


F3/2.2.2

3 - 13


19



PROCEDIMIENTO 2


Índice de Patrimonio Base de datos: Patrimonio 363,806.18 Activo Total 461,678.64

I.P. = Patrimonio Activo Total

I.P. = 363,806.18

461,678.64

I.P. = 0.79∑

Comentario El financiamiento de la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL se de constatar que es un valor menor a uno puesto que tuvo poco financiamiento debido a que la misma mantiene recursos propios, presentando un valor de 0.79 que es razonable al servicio que presta.


F3/2.2.2

4 - 13


20

F3/2.2.2

5 - 13

21

F3/2.2.2

6 - 13

22

F3/2.2.2

7 - 13

23

F3/2.2.2

8 - 13

24

F3/2.2.2

9 - 13

25

F3/2.2.2

10 - 13

26

F3/2.2.2

11 - 13

27

F3/2.2.2

12 - 13

28

F3/2.2.2

13 - 13

29



PROCEDIMIENTO 3

INDICADORES PRESUPUESTARIOS

Presupuesto Base de datos: Presupuesto Ejecutado 66,563.20 Presupuesto programado 63,823.44

P = Presupuesto programado

X 100 Presupuesto Ejecutado

P = 63,823.44

X 100

66,563.20

P = 95.88%∑ Excelente.

Comentario: Los resultados de la aplicación del índice demuestran que en el año auditado existió una buena gestión por cuanto cubrió el 95.88% de las necesidades, sin embargo no utilizaron todos los recursos financieros que fueron planificados por lo que se concluye que en relación con la ejecución de proyectos y programas fue eficiente puesto que la gestión en la ejecución de los gastos de la Cooperativa mejoro notablemente.



F3/2.2.3

1 - 6

30



PROCEDIMIENTO 3


Eficiencia en los Programas Base de datos: Tiempo Ejecutado 12 Tiempo programado 12

E.P. = Tiempo Ejecutado

X 100

Tiempo Programado

E.P. = 12

X 100

12

E.P. = 100.00%∑ Excelente.

Comentario La ejecución del programa de presupuesto dura 12 meses en el cual se verifica si durante el periodo se está cumpliendo satisfactoriamente el presupuesto proyectado para cada mes y si no existe reajuste. Se pudo evidenciar que el presupuesto programado cubrió las necesidades de la Cooperativa de Transporte en un 100%.



F3/2.2.3

2 - 6

31



PROCEDIMIENTO 3


Autonomía Financiera Base de datos: Ingresos Propios 54,823.44 Ingresos Totales 63,823.44

A.F. = Ingresos Propios

X 100 Ingresos Totales

A.F. = 54,823.44

X 100

63,823.44

A.F. = 85.90%∑ Excelente.

Comentario Permite evidenciar que la Cooperativa de Transporte tiene capacidad para autofinanciarse por su gestión o para generar recursos propios alcanzando un porcentaje del 85.90%.



F3/2.2.3

3 - 6

32

⋀ = Verificado

⋀

⋀

F3/2.2.3

4 - 6

33

F3/2.2.3

5 - 6

34

F3/2.2.3

6 - 6

35




1

2

1

2

3

Objetivos

Determinar el grado de cumplimento en el componente. Emitir recomendaciones necesarias que estén encaminadas a mejorar el manejo de las adquisiciones. Procedimientos Evaluar el sistema del control interno del recurso material (adquisiciones). Indagar los procedimientos administrativos financieros que se aplican en las adquisiciones. Aplique indicadores de gestión para evaluar el nivel de eficiencia, efectividad y economía del componente adquisiciones.


F3/3.1

1 - 1

F2/2 26 - 26

F3/3.1.2 2 - 2

F3/3.1.3 1 - 1

C.L.Z.T

C.L.Z.T

C.L.Z.T

10/07/12

10/07/12

21/05/12

36


Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Componente Recursos Materiales. Subcomponente: Adquisiciones.

PROCEDIMIENTO 2

PROCESO DE ADQUISICIÓN Objetivo Establecer la metodología para efectuar la COMPRA de materiales, suministros y/o bienes tangibles, asegurando que estén adecuadamente verificados los procesos previos a la adjudicación de la orden de compra. Procedimiento • Se deberá identificar el producto a comprar. ⋀ • Se definirá al mismo mediante los requerimientos, especificaciones y/o muestras.⋀ • Antes de sacar el pedido de cotización se evaluara los posibles proveedores que

están en condiciones de cotizar. ⋀ • Se efectuara el contacto telefónico con los potenciales proveedores que pueden

cotizar y se coordinara la entrega de la información correspondiente. ⋀ • La información a entregar al potencial proveedor deberá estar elaborada, de forma

tal, que no haya dudas en los componentes, especificaciones, cantidades, y fecha del requerimiento.⋀

• Con la recepción de las cotizaciones se deberá realizar el chequeo de la misma para verificar que lo entregado por el oferente cumpla con lo solicitado. ⋀

• Con todas las ofertas recibidas se completa la planilla comparativa de precios. La misma deberá contener todos los datos solicitados en el pedido de precio. Cualquier alteración y/o aclaración deberá ser indicada en la misma (por ejemplo: marca de producto, entrega diferida o en otro destino, desviación a la especificación solicitada, etc.). ⋀

• Con la planilla comparativa completada por el comprador, se evaluará conjuntamente con el gerente las propuestas recibidas y se definirá la estrategia y adjudicación de la misma. ⋀


⋀ = Verificado

F3/3.1.2

1 - 2

37


Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Periodo: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Componente Recursos Materiales. Subcomponente: Adquisiciones

PROCEDIMIENTO 2 PROCESO DE ADQUISICIÓN

• Con el proceso desarrollado y efectuado el cierre de la planilla comparativa, se lo llama al Oferente que ha resultado adjudicado y se negocia la Orden de Compra en los términos establecidos en la estrategia de adjudicación. ⋀

• Luego de llegar a un acuerdo con el Proveedor se emite la Orden de Compra, la cual es visada por el mismo y el gerente (Quién podrá hacer las observaciones correspondientes) y se emitirá la misma en dos originales (uno para cada parte) para su firma. ⋀


⋀ = Verificado

F3/3.1.2

2 - 2

38


Entidad: Cooperativa de Transporte Pesado CITAL. Tipo de Examen: Auditoría de Gestión. Perio do: 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2011. Componente Recursos Materiales. Subcomponente: Adquisiciones.

PROCEDIMIENTO 3

APLICACIÓN DE INDICADORES DE RECURSOS MATERIALES

Control de Recursos Materiales Base de datos: Inventarios practicados 2 Inventarios programados 2

I.E. = Inventarios practicados

X 100 Inventarios programados

I.E. = 2

X 100

2

I.E. = 100%∑ Excelente.

Comentario La Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, realiza dos veces por año inventarios de suministros y materiales de oficina, como establece las normas de contabilidad, pero no mantiene el inventario actualizado durante el periodo auditado ya que el ingreso de los suministros y materiales de oficina no se realiza en los periodos establecidos.


F3/3.1.3

1 - 1


39




1

2

1

2

3

Objetivo Establecer el grado en que la Cooperativa de Transporte y los empleados han suplido adecuadamente los espacios físicos. Verificar la propiedad, legalidad y veracidad de los procesos utilizados.

Procedimientos

Aplique un cuestionario de control Interno al componente con la finalidad de establecer el grado de cumplimiento de las actividades. Verifique el uso y distribución del espacio físico de la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL.

Aplique los indicadores para determinar el espacio físico suficiente de la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL.


F3/3.2

1- 1

F2/2 26 - 26

F3/3.2.2 2 - 2

F3/3.2.3 2 - 2

C.L.Z.T

C.L.Z.T

C.L.Z.T

13/07/12

13/07/12

21/05/12

40



PROCEDIMIENTO 2

USO Y DISTRIBUCIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA

Aprovechamiento de Espacio

Es la distribución, que realizada en condiciones favorables, nos permite ocupar de manera óptima todo espacio físico y realizar los trabajos de manera óptima.

Ambientación de Servicios

Es la que procura encaminar al trabajo que se realiza en un ambiente favorable de comodidad y bienestar, procurando salvaguardar salud física y una psicología saludable en la mente de las personas, logrando un medio aceptable encaminado a motivar a las personas a trabajar.

Distribución Física

Va acorde a las expectativas de la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL dependiendo de la naturaleza del trabajo, sin embargo, podemos definir como el lógico ordenamiento de los departamentos directivos interrelacionados con sus servicios.

Nota.- Se ha realizado para el personal directivo y operativo, los procedimientos de análisis de variables a realizarse serán los mismos para el resto de las áreas, indicando las diferencias que corresponden a cada área, cabe indicar que el personal encargado de bodega mantiene otro tipo de distribución dividido en dos secciones almacenamiento, carga y descarga de encomiendas. Elaborado por: C.L.Z.T Revisado por: J.E.M.E Fecha: 13/07/2012

F3/3.2.2

1 - 1

= = Inspeccionado

41



PROCEDIMIENTO 3

APLICACIÓN DE INDICADORES Índice de Procesos limitados Base de datos: Nº de Procesos Efectuados 15 Procesos Planificados 20

I.P.L. = Números de Procesos Efectuados

X 100

Procesos Planificados

I.P.L. = 15

X 100

20

I.P.L. = 75.00%∑ Muy Bueno.

Comentario El presente índice nos da a conocer las actividades programadas para readecuar el espacio físico que consiste en establecer límites y cierres de la Cooperativa presentando un gran porcentaje de abarcación con el 75.00% situación primordial para un mejor desempeño de las actividades propias de la Cooperativa.


F3/3.2.3

1 - 2


42



PROCEDIMIENTO 3 Índice de Cierre de Espacios Base datos: Cierre de Espacios abierto 2 Cierre de Espacios cerrados 1

I.C.E. =

Cierre de Espacios Abiertos Cierre de Espacios Cerrados

I.C.E. = 2 1

I.C.E. = 2∑

Comentario Significa que no es inherente a la Cooperativa el espacio sea de almacenaje o paso de encomiendas las cuales se invocan a través de las actividades de los directivos alcanzando un margen insignificantico de 2, es decir que el espacio cerrado es que existen encomiendas almacenadas porque no han sido retiradas en un periodo determinado y pasan a ser dueños la Cooperativa por lo que entra a consideración de la junta general de socios.


F3/3.2.3

2 - 2


44

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

ACTIVIDADES

• Redacción de un informe de auditoría.

• Comunicación de resultados; si bien esta se cumple durante todo

el proceso de auditoría de gestión para promover la toma de

acciones correctivas de inmediato.

PRODUCTOS

• Informe de auditoría, síntesis de información y memorándum de

antecedentes.

• Acta de conferencia final de la lectura del informe.

2

CARTA DE PRESENTACIÓN

Loja, 28 de junio del 2012

Señores.

GERENTE Y MIEMBROS DE LA JUNTA GENERAL DE SOCIOS DE LA


Presente.-

Hemos efectuado una Auditoria de Gestión a la Cooperativa de

Transporte Pesado CITAL del Cantón y Provincia de Loja, por el período

del 1 de enero al 31 de diciembre de 2011.

La presente auditoria fue realizada de acuerdo con las Normas

Ecuatorianas de Auditoria Generalmente Aceptadas, estas Normas

requieren que la auditoria sea planificada y ejecutada para obtener

certeza razonable de que la información y documentación auditada no

contenga exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que

las operaciones a las cuales corresponden, se hayan efectuado de

conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes,

políticas y demás normas y procedimientos aplicables.

Debido a la naturaleza especial de la auditoria, los resultados se

encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y

recomendaciones constantes en el presente informe.

3

De conformidad con lo dispuesto en el artículo Art. 16 literal h del

reglamento interno, las recomendaciones deben ser consideradas para su

aplicación inmediata y con el carácter de obligatorio.

Atentamente,


SUPERVISOR

4

CAPITULO I

ENFOQUE DE LA AUDITORÍA

1. MOTIVO DE LA AUDITORÍA

La auditoría de gestión a la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, se

realizó en cumplimiento a lo dispuesto en el reglamento del Nivel de

apoyo para la graduación de Ingeniera, aprobado para el año 2012 de la

Carrera de Contabilidad y Auditoría y conforme a la carta de compromiso

N° 001- del 04 de mayo del 2012.

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

• Evaluar el sistema de control interno, implantado en la

Cooperativa.




recomendaciones.

3. ALCANCE

La Auditoría de Gestión cubrirá el periodo comprendido entre el 1 de

enero y el 31 de diciembre del 2012. Se analizará las áreas de recursos

humanos, administrativos y financieros, con sus componentes y al final

5

se emitirá un informe correspondiente respecto al logro de las metas y

objetivos institucionales.

4. ENFOQUE

La auditoría está orientada a verificar si las metas y objetivos

empresariales se han cumplido en base a la normatividad vigente en las

áreas: Recursos Humanos, Financieros y Materiales.

5. COMPONENTES AUDITADOS

� Recursos Humanos.

� Recursos Financieros.

� Recursos Materiales.

6. INDICADORES UTILIZADOS

En la ejecución de la auditoríaa se utilizó los factores de medición; dentro

de estos factores se aplicó entre otros los siguientes indicadores de

gestión.

Indicador de asistencia, cumplimiento de horas de trabajo, cumplimiento

de actividades, conocimiento de normatividad interna y presupuesto

utilizado.

6

CAPITULO II

INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD

1. MISIÓN








campo.

2. VISIÓN





la mercancía.

3. BASE LEGAL


7










4. ESTRUCTURA ORGÁNICA

Nivel Directivo

Está constituido por la asamblea general de socios que es el organismo

de mayor jerarquía dentro de la organización interna de la cooperativa,

sus resoluciones son obligatorias para los demás organismo y socios,



Nivel Ejecutivo


responsables de ejecutar las actividades básicas de la Cooperativa,

8


el Nivel Directivo.

Nivel Asesor



cooperativa, a la que está asesorando. Esta comisión es elegida por la

asamblea general de socios.

Nivel Auxiliar





departamento de contabilidad y secretaria.

Nivel Operativo




directivo.

9

5. OBJETIVOS DE LA ENTIDAD

• Nuestro objetivo es garantizar a nuestros clientes, que la mercadería

que nos confían llegue a su destino en perfectas condiciones, en el

tiempo pactado, minimizando contratiempos y manteniendo la calidad

de nuestro servicio de acuerdo a sus necesidades.

• Ofrecer un servicio de transporte de carga pesada de primer nivel, con

garantía, seguridad y confianza, cumpliendo los tiempos de entrega.



• Lograr una tasa de innovación del servicio en un 25% al menos en los

próximos años.


próximos años.

• Tener al menos el 15% de utilidades gracias al desarrollo de nuevos

mercados en los próximos años.

6. FINANCIAMIENTO

Presupuesto.- Es un instrumento de planificación y control expresado en

términos económicos y financieros.

Los presupuestos se estructuran según la ubicación que corresponda a

las empresas en la conformación del Sector Privado, la naturaleza

económica de los ingresos, gastos y las finalidades que se persiguen de

10

éstos últimos, sin perjuicio de otras clasificaciones que se estimen

pertinentes en aplicación del principio de transparencia.

Ingresos

La Cooperativa de Transportes Pesado CITAL, cuenta con una principal


Aporte de los Socios siendo, las más significativas: ingresos por


Gastos



7. FUNCIONARIOS PRINCIPALES

Nombre Cargo Fecha de

Inicio Fecha de

Terminación Sr. Máximo Calderón Presidente 01/01/2011 Continua Dra. Erlinda Lavanda Gerente 01/01/2010 02/03/2012

Dr. Luis Pitisaca Contador 01/01/2009 02/04/2012 Sr. Oswaldo Chimbo Bodeguero 01/01/2000 Continua

11

CAPITULO III

RESULTADOS GENERALES

RESULTADOS ESPECÍFICOS POR COMPONENTES

COMPONENTE RECURSOS HUMANOS

FALTA DE UN REGLAMENTO INTERNO ACTUALIZADO

Comentario

La estructura de Control Interno de la Cooperativa de Transporte CITAL,

es inadecuada, en razón de no disponer de un Reglamento Interno

actualizado que presente disposiciones aplicables y el orgánico funcional

de la Cooperativa, solo cuenta con disposiciones estatutarias de la

constitución de la Cooperativa, no se ha reglamentado las funciones

específicas, consecuentemente no existen políticas y lineamientos de

funcionamiento que garanticen la ejecución de operaciones en

condiciones apropiadas, esta situación se produce por que los directivos

no han observado el Art. 14 del Estatuto que señala en sus literales a)

“Reformar el estatuto, este procedimiento se hará en discusiones

diferentes, se verificaran las correspondientes copias y se realizara en

tres sesiones diferentes convocadas para el objeto” b) “Aprobar el plan de

trabajo de la Cooperativa, este hará en la primera sesión anual ordinaria,

este a su vez podrá reformarse de acuerdo con las necesidades de la

Cooperativa”, esto se debe al descuido por parte de los directivo de

12

rediseñar el reglamento interno, por lo que dificulta conocer los niveles

jerárquicos en la cooperativa.

Conclusión

La falta de reglamentación interna por parte del Directorio de la

Cooperativa de transporte Pesado CITAL, no ha permitido disponer de

una normatividad adecuada para el desenvolvimiento de las actividades

administrativas y financieras.

Recomendación

Al Directorio

Deberá elaborar la reglamentación Interna a efecto de regular

procedimientos de conformidad a los requerimientos actuales de gestión.

FALTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PERSONAL

Comentario

La estructura de Control Interno de la Cooperativa de transporte CITAL,

no mantiene un control y seguimiento del personal que labora en la

Cooperativa debido al descuido presentado por los directivos por

inobservancia del Articulo 17 que en su parte pertinente menciona “El

consejo de vigilancia es el organismo fiscalizador y controlador de las

13

actividades del consejo de administración de la gerencia, de los

administradores y más empleados de la Cooperativa”, esto se da debido a

que no existe un registro de entradas y salidas del personal que labora en

la Cooperativa, y una distribución de funciones especificas para cada uno

de los empleado.

Conclusión

La falta de seguimiento y control del personal directo y operativo de la

Cooperativa impide detectar desviaciones significativas o falencias

existentes en actividades directivas.

Recomendación

Al Presidente

Deberá solicitar al consejo de vigilancia de la Cooperativa para que se

incluya un plan de control, a fin de detectar las desviaciones existentes y

tomar los correctivos necesarios que procuren el cumplimiento de metas y

objetivos empresariales.

NO MANTIENEN CAUCIONES ACTUALIZADAS

El personal de la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, que maneja

efectivo, tales como el contador y bodeguero no se encuentran

14

caucionados; es decir, no ha presentado ninguna garantía para el

desempeño de sus funciones situación que se produce por la

inobservancia del reglamento interno del Articulo 16 literal e) que en su

parte pertinente menciona “Exigir al gerente y demás empleados que

manejen fondos, la caución que estimen conveniente, calificarla y

aceptarla” lo que ha originado que muchas veces se detecten faltantes, en

perjuicio de la Cooperativa, situación que se produce por descuido del

presidente que debería exigir la presentación de dichas cauciones,

también no se observa el Principio de Control Interno Fianzas que en

su parte pertinente dice “Los empleados que manejan y contabilizan los

recursos materiales y financieros deben estar afianzados. Por ejemplo: el

contador, el cajero, los cobradores y el bodeguero”.

Conclusión

No existe ningún tipo de caución o garantía para el desempeño de la

funciones del personal encargado de manejar los recursos financieros de

la Cooperativa.

Recomendación

Al Presidente

Deberá exigir cauciones o fianzas para el desempeño de sus funciones al

15

personal del área financiera, así como a las personas de bodega para

garantizar la seguridad en el manejo del efectivo.


Del estudio realizado a la documentación que sustentan los ingresos que

se generan en la Cooperativa por servicio prestado, se determinó que las

recaudaciones no se depositan en forma intacta y completa; los Ingresos

se sustentan en el reporte diario de registros contables, en donde se

detallan los ingresos diarios, los que son entregados a la persona

responsable del efectivo, pero estos no son depositados en forma intacta,

se depositan las valores resultantes de billetes, las monedas o níquel se

arrastran para el otro día, lo que provoca un desfase con el registro de la

cuenta caja con la sección contabilidad, se evidencia que existen

depósitos hasta por 72 horas de retraso lo que ocasiona el jineteo del

dinero. La cuenta caja no puede cerrarse a las 24 horas por cuanto se

dispone del efectivo para el pago a proveedores, gastos en el personal,

anticipos a empleados, aportes al IESS, reposición de caja chica, Todo

esto se produce por la falta de observación del Principio de Control

Interno Depósitos Oportunos , que en su parte pertinente dice “Deben

establecerse mecanismos de control y disposiciones que obliguen y

garanticen el depósito de todo el dinero recaudado, en idéntica forma,

como aquellos que fueren receptados dentro de las 24 horas

16

subsiguientes a su recepción en las cuentas corrientes respectivas, por

parte de los encargados de las recaudaciones”.

Conclusión

La falta de depósitos totales en el cierre de la cuenta caja, no permite la

conciliación y el seguimiento de esta cuenta de manera confiable.

Recomendación

Al contador

Disponga que la persona responsable de caja de la Cooperativa que las

recaudaciones productos del servicio prestado, sean depositados en las

cuentas bancarias en forma intacta y oportuna en curso del día siguiente

a su recaudación.

COMPONENTE RECURSOS FINANCIEROS

CAUCIÓN DEL PERSONAL

Comentario

El personal de la cooperativa de transporte pesado CITAL, que maneja

17

efectivo, tales como bodeguero y de la sección contabilidad no se

encuentra caucionado; es decir, no ha presentado ninguna garantía para

el desempeño de sus funciones situación que se produce por la

inobservancia del Principio de Control Interno Fianzas que en su parte

pertinente menciona “Los empleados que manejan y contabilizan los

recursos materiales y financieros deben estar afianzados. Por ejemplo: el

contador, el cajero, y el bodeguero” lo que dificulta realizar un seguimiento

detallado de los recursos financieros y materiales

Conclusión

No existe ningún tipo de caución o garantía para el desempeño de la

funciones del personal encargado de manejar los recursos financieros de

la cooperativa de transporte pesado CITAL.

Recomendación

Al Gerente

Deberá exigir cauciones o fianzas para el desempeño de sus funciones

al personal de despachadores de combustible, así como a las personas

de la sección financiera y contabilidad para garantizar la seguridad en el

manejo del efectivo.

18

FALTA DE CAPACITACIÓN AL PERSONAL ENCARGADO DEL ÁRE A

FINANCIERA

Comentario

Como producto de la aplicación del cuestionario de control interno y luego

de aplicar las pruebas de cumplimiento se verifica que no ha existido por

parte de la cooperativa un presupuesto para capacitación al personal del

área financiera. Esto se produce por la falta de aplicación del principio de

Control interno Selección de servidores hábiles y capaces que en su

parte pertinente menciona “Se debe seleccionar y capacitar a los

empleados. Servidores hábiles y capacitados producen un trabajo más

eficiente y económico”, para un mejor desenvolviendo en sus labores.

Comentario

período de análisis se comprobó que el personal que trabaja en el área

financiera de la cooperativa de transporte pesado CITAL no ha sido

Capacitado

Recomendación

Al Gerente

Deberá disponer que se realice una capacitación técnica del personal del

19

área financiera por lo menos una vez al año con la finalidad de tomar los

correctivos necesarios.

FALTA DE REGISTROS DE GASTOS

Comentario

Como resultado de la aplicación del cuestionario de control interno y las

correspondientes pruebas de cumplimiento se verifico que no registran

oportunamente los depósitos de ingresos y gastos de mantiene la

Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, contraviniendo al principio de

control interno Depósitos Inmediatos e Intactos que en su parte

pertinente dice “Todo el dinero recibido en efectivo o mediante cheques,

órdenes de pago, etc., deberá depositarlo intacto a más tardar dentro de

las 24 horas de recibido, en la cuenta bancaria respectiva. Esta medida

disminuye el riesgo de fraude”, provocando en ocasiones una perdida

para la Cooperativa.

Conclusión

Durante el periodo analizado se comprobó que no se realizan los

depósitos oportunamente de los ingresos y gastos, lo que provoca

iliquidez en la Cooperativa.

20

Recomendación

Al Gerente

Al gerente se recomienda que exija a la persona que está encargada de la

recaudación, deposite diariamente estos valores en la cuenta de la

Cooperativa.

COMPONENTE RECURSOS MATERIALES

FALTA DE UN REGISTRO DE COMPRAS

Comentario

Para el control de los gastos no existen archivos de comprobantes la

clasificación de los mismos esta en desorden y tampoco están en

documentos numerados esto se produce por la falta de observancia del

Principio de Control Interno Formularios pre numerados que en su

parte pertinente menciona “Deberá utilizarse formularios pre numerados

ser impresos para toda la documentación importante (por ejemplo:

cheques, recibos, órdenes de compra, comprobantes de caja chica, etc.),

manteniendo controles físicos sobre sus existencias y uso, así como

deberán mantenerse copias legibles en orden numérico” por consiguiente

deberá llevarse archivos que permitan un adecuado control de las

compras y de los valores económicos por parte de las mismas.

21

Conclusión

No se mantienen archivos en orden cronológico de las compras y de los

comprobantes de gastos.

Recomendación

Al Gerente

Deberá exigir a las personas que se encargan del registro y control de las

actividades contables relacionadas con las compras y archiven en forma

cronológica con la finalidad de tener información oportuna para la toma

de decisiones.

NO EXISTE SEPARACIÓN DE FUNCIONES

Comentario

Como resultado de la aplicación del cuestionario de control interno y las

correspondientes pruebas de cumplimiento se estableció que en el

período analizado, la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL de la

ciudad de Loja, no existe separación de funciones, inobservando al

principio de control interno Separación de funciones de carácter

incompatible que en su parte pertinente dice “Las funciones contables y

financieras deberán estar en posición de poder controlar los registros y al

mismo tiempo las operaciones que originan los asientos de dichos

22

registros. Las funciones de iniciación, autorización y contabilización de

transacciones, así como la custodia de recursos, deben separarse dentro

del plan de organización de la entidad. Por ejemplo, la persona

responsable de cobro de ingresos, no deberá tener autoridad para

registrar los mismos”.

Conclusión

En el periodo analizado se determino que no realizan separación de

funciones para reducir el riesgo y no detectar problemas.

Recomendaciones

A la Gerente

Se le recomienda que cumpla y haga cumplir a los empleados con lo que

dispone el principio de control interno y el reglamento de control interno

de la Cooperativa, para que de esta manera minimicen el margen de

error, en las actividades que desarrolla la Cooperativa.

FALTA DE ÁREAS RESTRINGIDAS

Comentario

La estructura de Control Interno de la Cooperativa de Transporte Pesado

23

CITAL, no cuenta con áreas restringidas especialmente de bodega y

almacenamiento de productos específicos con los repuestos automotrices

y demás enseres de valiosa cuantía, en el cual tienen acceso todas las

personas empleados y ajenos a la Cooperativa de Transporte Pesado, se

puede verificar que en el reglamento interno no mantiene ningún artículo

con dicha prohibición lo mismo en los principios de control interno, este a

su vez podrá ocasionar faltantes en las encomiendas y un perjuicio de

magnitud

Comentario

La falta de reglamentación interna actualizada, no ha permitido disponer

de una restricción a áreas vulnerables de la Cooperativa, que mantienen

productos de gran valor económico.

Recomendación

Al Gerente

Deberá elaborar un reglamento interno tomando en consideración las

falencias existentes para un mejor desempeño de sus actividades.



24

CONVOCATORIA

De conformidad con lo establecido y resuelto en la Junta General de

socios, me permito convocar a los empleados, ex empleados y directivos

relacionados, a la conferencia final de resultados de la Auditoria de

gestión a la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL en el periodo

comprendido entre el 1 de Enero al 31 de diciembre del 2011.

La actividad se efectuará en las instalaciones de la Cooperativa de

Transporte Pesado CITAL el día 16 de Junio del 2012.

Loja, 13 de Junio del 2012

Atentamente



25

ACTA DE COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA DE

GESTIÓN A LA COOPERATIVA DE TRANSPORTE PESADO CITAL DE

LA CIUDAD DE LOJA

En la ciudad de Loja a los veinte y seis días del mes de junio del año dos

mil doce, a partir de las 08h00 en la Cooperativa de Transporte Pesado

CITAL, se constituyen los suscritos Dr. Jorge Efraín Matute Espinosa Mg.

Sc. Supervisor, Srta. Carla Liliana Zúñiga Torres, Jefe de Equipo y la Dra.

Erlinda Lavanda Gerente, con el objeto de dejar constancia de la

Conferencia Final de Comunicación de Resultados de la Auditaría de

Gestión realizada a la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL de la

Ciudad de Loja, por el período comprendido entre el 01 de enero al 31 de

diciembre del 2012 de conformidad con la Carta Compromiso Nro. 01 de

fecha 04 mayo. En cumplimiento a lo dispuesto en la reunión matutina

con la Junta General de Socios, mediante convocatoria personal del 13

de Junio del 2012, con la cual se convoco a los empleados y ex

empleados y personal relacionado.

Al efecto en presencia de quienes suscriben, se procedió a la lectura del

Borrador del Informe, con lo cual se dio a conocer los resultados

obtenidos a través de Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones.

Para constancia de lo actuado, firman la presente acta en dos ejemplares

del mimo documento, quienes han intervenido en esta diligencia.



1

SEGUIMIENTO

ACTIVIDADES

• Para comprobar hasta qué punto la administración fue receptiva

sobre los comentarios (hallazgos), conclusiones y

recomendaciones presentadas en el informe y efectúa el

seguimiento de inmediato a la terminación de la auditoría.

• De acuerdo al grado de deterioro de las 6 E y de la importancia de

los resultados presentados en el informe de auditoría, debe realizar

una recomprobación luego de transcurrido entre uno y dos años de

haberse concluido la auditoría.

• Determinación de responsabilidades por los daños materiales y

perjuicio económico causado y comprobación de su resarcimiento,

reparación o recuperación de los activos.

PRODUCTOS

• Documentación que evidencie el cumplimiento de las

recomendaciones y probatoria de las acciones correctivas.

• Comunicación de la determinación de responsabilidades.

• Papeles de trabajo a la fase de seguimiento.

2



SEGUIMIENTO

SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA Comentario Por ser el primer trabajo de auditoría, los hallazgos y recomendaciones quedan expresados en el Borrador del Informe, para que una posterior Auditoría realice el seguimiento y cumplimento de dichas recomendaciones.

Elaborado: C.L.Z.T Revisado por: J.E.M.E Fecha: 18 /06/2012

F5/1

1 - 1

252

g) DISCUSION

La Auditoria de Gestión a la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL de

la Ciudad de Loja en el periodo comprendido entre el 01 de enero al 31 de

diciembre del año 2011, se desarrollo con la finalidad de que sus

resultados permitan brindar servicios de calidad y contribuir al

mejoramiento de las actividades, los objetivos permitieron establecer la

propiedad, legalidad y veracidad de las funciones realizadas por el

Recurso Humano, Financiero y Material, así mismo se pudo determinar el

grado de cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que

rigen las actividades de la Cooperativa y se concluye con la presentación

de un informe de Auditoría de Gestión con el fin de tomar los correctivos

necesarios. Como resultado de la evaluación del Sistema de control

interno se estableció que en el período analizado la Cooperativa de

Transporte Pesado CITAL hay que resaltar que no se ha realizado una

evaluación del desempeño del personal administrativo y de los directivos

de la misma, por la falta de un reglamento interno actualizado que regula

las funciones del Consejo de Administración, la mismas establecen que

en coordinación con la unidad de administración de talento humano,

emitirán y difundirán las políticas y procedimientos para la evaluación del

desempeño, en función de los cuales se evaluará periódicamente al

personal.

Como conclusiones se establece que siendo el Gerente responsable de la

administración de los recursos humanos, financieros y materiales de la

253

Cooperativa deberá disponer y participar en la planificación de las

actividades, pero a largo plazo, que le permitan un desarrollo sostenido y

manejo adecuado de los recursos.

En el periodo analizado no se encontraron indicadores de gestión por lo

que hubo la necesidad de diseñarlos y adaptarlos a las condiciones de la

auditoría realizada.

El contador deberá tomar en cuenta los indicadores que se plantean en

este trabajo de Tesis de tal forma que le sirvan para medir el manejo del

presupuesto o la gestión realizada por los directivos en el control de los

recursos financieros que disponen. La selección del personal que labora

en esta cooperativa no ha sido seleccionada, teniendo en cuenta las

políticas para la selección del talento humano.

En la selección de personal se deberá tomar en cuenta los requisitos de

un perfil adecuado para cada puesto de trabajo, especialmente se

deberán observar las exigencias del Manual de Clasificación de puestos.

En la administración del personal que labora en esta cooperativa, no se

han establecido mecanismos idóneos para controlar tanto la asistencia

como la permanencia en los puestos de trabajo por ello el Gerente deberá

adoptar medidas que le permitan mejorar el control de asistencia y la

permanencia en los puestos de trabajo de todo el personal que trabaja en

esta Cooperativa.

255

h) CONCLUSIONES

1. Desde la creación de la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL,

los directivos no se han preocupado de realizar auditorías de

Gestión, que permitan medir la eficiencia y eficacia de los

procedimientos que tienen relación con el manejo del talento

humano de la Cooperativa.

2. La falta de manuales y reglamentos actualizados impide el normal

desarrollo de las actividades que desarrolla el sector del recurso

humano, financiero y material de la cooperativa.

3. En la ejecución de la auditoría de gestión se aplicó un enfoque

lógico, racional y empresarial que se sustenta en la documentación

propia de la Cooperativa pero basada en el diagnostico situacional

que estableció las fortalezas y deficiencias producidas en el año

bajo estudio, las mismas fueron analizadas y cuyos resultados

fueron oportunamente comunicados a los directivos, con la

finalidad de que exista una continuidad en las fortalezas y

correctivos en las debilidades, estas acciones permitirán calidad y

excelencia en el servicio que presta la Cooperativa.

4. Los procedimientos en el manejo del personal que presta la

Cooperativa son deficientes, su control interno no es eficiente, la

falta de la actualización del Reglamento Interno, impide tomar

correctivos para mejorar el servicio al cliente.

256

5. Al término del presente trabajo de Tesis se cumplieron los objetivos

planteados, con lo cual se contribuye al mejoramiento de la gestión

de los directivos en relación con el manejo del personal, lo que

repercutirá en el mejoramiento en el servicio de transporte de

carga que ofrece a la colectividad de la ciudad, provincia de Loja y

al país.

258

i) RECOMENDACIONES

1. A los directivos de la Cooperativa de Trasportes Pesado CITAL se

recomienda que por lo menos una vez al año se contrate la

ejecución de una Auditoria de Gestión que permita medir la

eficiencia, eficacia y economía con que se han manejado los

recursos que dispone la Cooperativa.

2. Al presidente y Gerente de la Cooperativa, se recomienda tomar en

cuenta el informe de esta auditoría con la finalidad de mejorar la

gestión, que dispone para la prestación de los servicios de

trasportación de carga que ofrece la cooperativa, debido al

deficiente control interno lo que ha determinado insatisfacción entre

los propietarios y usuarios.

3. Como el Diagnostico Situacional de la Cooperativa permitió

establecer las Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas,

es necesario que los directivos de la Cooperativa, tanto a la

Gerente, Presidente y quienes integran los Consejos de

Administración y Vigilancia cumplan las recomendaciones

formuladas en el informe de auditoría de gestión permitiendo de

esta manera fortalecer y optimizar el manejo de los recursos que

dispone la cooperativa.

4. Es necesario mejorar el manejo de los recursos humanos que

dispone la Cooperativa de Transporte Pesado CITAL, para lo cual

los directivos especialmente el Consejo de Administración deberá

259

actualizar el Reglamento Interno de la Cooperativa en el cual

deberá constar disposiciones expresas para el manejo del talento

humano que presta sus servicios en esta Cooperativa.

5. Si bien se cumplieron los objetivos de la Tesis, es necesario

realizar o continuar la investigación en el campo administrativo, ya

que existen otros recursos como los financieros y tecnológicos que

también deben ser evaluados a través de una investigación

operativa que permita ir corrigiendo las deficiencias en la

administración de esta cooperativa, que cumple un rol muy

importante en el desarrollo socioeconómico.

261

j) BIBLIOGRAFÍA

• CASHIN James A. Manual de Auditoría 1. Ediciones Centrum.

Madrid – España, Año 1987.

• CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoría de

Gestión, Quito – Ecuador, Julio 2003.

• LEONARD William P. ,Auditoría Administrativa, Evaluación de los

Métodos y Eficiencia Administrativa, onceava edición, México DF,

año 1983, Pág. 45

• SILVA García Francisco, Administración Público Local, Impresiones

MYL, Primera Edición, Año 2003.

• UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA, Texto Guía del Módulo 9,

Auditoría para los Sectores Público y Privado, Año 2010.

• Vargas Sánchez, Alfonso y Nacimiento Coronel, Zulema B, Centro

Internacional de Investigación Inform. sobre la Economía Pública

Social y Cooperativa, Primera Edición, Editorial Fases, Año 2011.

• VILCHES, Troncoso Ricardo, Apuntes del estudiante de Auditoría,

Segunda Edición, Chile, Año 2007.

• WALTER B MEIGS. Principios de Auditoria, Primera Edición,

Editorial Nuevo día, Quito Ecuador.

• WILLAMS, P, Leonard, Auditoría Administrativa, Primera Edición,

Editorial Mac Grillw, Año1971.

• WOLINSKY, Jaime, Manual de Auditoria para la Gestión de

Negocios, Buenos Aires, Año 2003.

262

• VIVANCO, María Lorena, Manual de Auditoría de Gestión, Loja,

Año 2009

• HOLME, Arthur W, Auditoría Principios y Procedimientos, Segunda

Edición, Tomo I, México, Año 1975.

264

INDICE GENERAL

CONTENIDO PÁGINAS

Certificación i

Autoría ii

Dedicatoria iii

Agradecimiento iv

Titulo 1

Resumen 3

Introducción 8

Revisión de Literatura 11

Cooperativa 12

Auditoría 13

Auditoría de Gestión 15

Herramientas de la Auditoría de Gestión 15

Elementos de Gestión 17

Fases del Proceso del Proceso de Auditoría de

Gestión

18

FASE I: Conocimiento Preliminar 21

Fase II: Planificación 39

Fase III: Ejecución 47

Fase IV: Comunicación 57

265

CONTENIDO PÁGINAS

Fase V: Seguimiento 62

Materiales y Métodos 65

Materiales 66

Métodos 66

Resultados 68

Discusión 251

Conclusiones 254

Recomendaciones 253

Bibliografía 256

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