“Directrices para la creación de un repositorio institucional para las agencias de cooperación internacional que trabajan bajo el enfoque de

cadenas productivas en el departamento de Ayacucho - Perú”.

Jorge Luis Garay Valenza (1)

(1) Maestría de Ingeniería de Computación y Sistemas, USMP, Perú. e – mail: Adon189@gmail.com

Resumen: En este artículo se dan las directrices para la creación de un repositorio institucional para las

agencias de cooperación internacional que trabajan bajo el enfoque de cadena productiva en el

departamento de Ayacucho – Perú. En la actualidad no se cuenta con esta herramienta que es importante

para la preservación, compartición y uso del conocimiento de las experiencias obtenidas, lo que provoca

que la institución tenga que recurrir a consultorías que ya se hicieron antes, el cual genera un costo

adicional que bien se ha podido evitar si se tenía una buena gestión de los conocimientos y experiencias

obtenidas. Las directrices planteadas para la creación de un repositorio institucional son los siguiente:

análisis de las necesidades; diagnostico de los documentos, videos, imágenes, etc., existentes; normalizar y

clasificar, determinación de recursos de hardware y software, diseñar e implementar políticas y el contenido

retrospectivo. Finalmente la conclusión que podemos llegar es que la creación de un repositorio

institucional para esta organización, permitirá la creación de un ambiente propicio para establecer un

trabajo interdisciplinario entre las personas que interactúan, lo que podría redundar en beneficios, un

enriquecimiento de conocimientos y experiencias obtenidas para mejorar su gestión y competitividad tanto

local como regional.

.

Palabras Claves: Repositorio Institucional; Cadenas Productivas; Agencias de Cooperación Internacional;

Directrices.

Abstract: This article gives guidelines for creating an institutional repository for international cooperation

agencies working under the production chain approach in the department of Ayacucho - Peru. Currently

there are no tool that is important to preserving, sharing and using knowledge on experiences, resulting in

the institution is to resort to consultancies that were made before, which generates a additional cost that

could well be avoided if you had a good knowledge management and lessons learned. Guidelines raised to

create an institutional repository are following: needs analysis, diagnosis of documents, videos, pictures,

etc., existing standardize and classify, determination of hardware and software resources, design and

implement retrospective policy and content. Finally the conclusion that we can draw is that the creation of

an institutional repository this organization will create an environment conducive to establish an

interdisciplinary work among people interact, which could bring benefits, an enrichment of knowledge and

experiences to improve management and competitiveness both locally and regionally.

Key-words: Institutional Repository; Production Chains; International Cooperation Agencies; guideline.

INTRODUCCIÓN

El Repositorio Institucional (RI) se entiende como un “conjunto de servicios que una o varias Instituciones

ofrecen a los miembros de su comunidad para la gestión y la difusión de los materiales digitales creados por

la Institución y su comunidad de miembros. Esencialmente supone un compromiso de organización para el

control de esos contenidos (políticas), incluyendo su preservación en el tiempo así como su organización y

acceso o distribución con el fin de maximizar la visibilidad e impacto en línea”. 1 En otras palabras es como

un músculo del cuerpo, hay que mantenerlo en forma con ejercicios para que se tonifique y no se atrofie con

el tiempo.

1 Institutional Repositories: Essential Infrastructure for Scholarship in the Digital Age. Clifford A. Lynch, 2003

Respuestas como "lo sabíamos, pero la persona responsable de eso renunció", "señores del departamento de

marketing: el mismo problema ya lo soluciono el departamento de producción hace 6 meses atrás!!!",

"sabemos que ese conocimiento lo tenemos, pero perdemos más tiempo en buscar el conocimiento adentro

de la compañía que comprarlo afuera, así que contratamos una consultoría externa para que nos ayude en

este asunto". Las frases anteriores son comunes en las organizaciones, y es causado por lo que se conoce con

el nombre de "amnesia corporativa" y tiene solución.

Los repositorios institucionales tiene una enorme influencia en el capital intelectual de las compañías, si la

organización vale en el mercado en función de lo que sabe, y los conocimientos que posee, el no recordar lo

que sabe, o conoce, es igual a nada, es decir que de nada sirvió haber invertido en conocimientos, días, meses

o años atrás.

Está bien que en este momento esté pensando: ESO ES OBVIO. Y quiere que le diga algo: TIENE RAZON.

La razón por la cual en las organizaciones se desperdician los conocimientos existentes puede tener dos

motivos: uno es intencional y el otro es circunstancial, pero en ambos motivos hay una causa.

La amnesia corporativa puede ser intencional si los empleados, por más que tengan el conocimiento no lo

ponen a disposición de los demás por voluntad propia, es decir que se hacen los distraídos y miran para otro

lado. Ellos tienen el conocimiento que hace falta, pero al sacarlo se hacen vulnerables ya que pasan a ser

prescindibles, la labor de la gerencia o el administrador del conocimiento es crear ambientes de confianza en

donde las personas no sientan temor de exponer y transferir su capital humano a una persona específicamente

que lo necesite o bien ponerlo a disposición de la organización en general por medio de un documento, un

video, un audio, u otro medio.

Esta negativa hace que con el paso del tiempo el conocimiento se pierda en el olvido y muera en la cabeza de

las personas, y, en caso que no muera, es probable que ese conocimiento se lo lleve a otra compañía. Es

importante lograr "poner en la mesa" todos los conocimientos que se disponen en la empresa, esta

transparencia y claridad de los activos intelectuales permite que no se den por perdidos u olvidados en los

repositorios.

En la actualidad en la ciudad de Ayacucho, existen agencias de cooperación internacional de otros países

como la cooperación técnicas belga, cooperación técnica Alemana, etc., que trabajan bajo el enfoque de

Cadenas Productivas 2 las cuales, convocan a consultorías para la realización de trabajos en varios temas

como planes de negocio, desarrollo económico local, planes de desarrollo estratégico, planes de capacitación,

investigaciones de mercado, etc.; el cual pasa primero por un proceso de elaboración de los términos de

referencia, luego se realiza la convocatoria, selección y contrato, ejecución y finalmente la evaluación.

En todo lo dicho en el anterior párrafo se realizan documentos, videos, imágenes, etc. que los tienen

guardados en archivos digitales pero a veces sin un orden, codificación, etc., que dificultan su ubicación

cuando lo quieren utilizar nuevamente; y por ende esto provoca que el conocimiento obtenido se pierda o no

se vuelva a usar para el bienestar de los beneficiarios que son las cadenas productivas.

Por otra parte también los beneficiarios que trabajan con las agencias de cooperación internacional no

cuentan con un Repositorio en el cual puedan explicitar su conocimiento o las experiencias obtenidas para

que sea administrada de una manera adecuada.

La idea es establecer las directrices necesarias para que las agencias de cooperación internacional como las

cadenas productivas cuenten con un repositorio institucional para una mejor gestión, y beneficio de dichos

conocimientos y experiencias obtenidas, teniendo en cuenta que todo esto será administrado por las agencias

de cooperación internacional para que tengan y mejor desempeño y por lo tanto mejoren su competitividad

usando para eso las Tecnologias de información como facilitador para la gestión de los mismos.

2 Por cadena productiva se entiende al conjunto de agentes y actividades económicas que intervienen en un proceso

productivo desde la provisión de insumos y materias primas; su transformación y producción de bienes intermedios y

finales, y su comercialización en los mercados internos y externos incluyendo proveedores de servicios, sector público,

instituciones de asistencia técnica y organismos de financiamiento en un área geográfica determinada.

Véase en: http://countrygateway.enbolivia.com/nuevo/index.php?mc=59&d=Cadenas%20Productivas&i=Español

1. REPOSITORIOS INSTITUCIONALES

Antes de presentar los pasos necesarios para el repositorio institucional para los agencias de cooperación

internacional que trabajan bajo el enfoque de cadenas productivas, requerimos explicar que entendemos por

repositorio institucional, así que haremos algunas precisiones.

1.1 Definición y objetivos

Según Clifford Lynch (2003), uno de los más prestigiosos expertos en materia de repositorios institucionales,

lo define de la siguiente forma: “Un repositorio Institucional es un conjunto de servicios que ofrece la

institución a los miembros de la comunidad para la dirección y distribución de materiales digitales creados

por la institución y los miembros de esa comunidad”. Añade que es esencial un compromiso organizativo

para la administración de estos materiales digitales, incluyendo la preservación a largo plazo cuando sea

necesario, así como la organización y acceso o distribución”. Además de C. Lynch cabe destacar otros

visionarios de los depósitos institucionales como son Steven Hamard (Universidad de Southampton9, Peter

Suber (Earthan College) y Jean – Claude Guédon (Universidad de Montreal) que en el último decenio han

ido perfilando el movimiento open Access.3

Si bien los repositorios institucionales nacieron en el seno de algunas prestigiosas universidades (la palabra

institución se asocia normalmente a universidades), a este concepto también hay que añadir otros tipos de

instituciones como por ejemplo los centros nacionales de investigación, agencias de cooperación

internacional, laboratorios, hospitales, centros educativos, etc.)

Los principales objetivos de los repositorios son los siguientes:

Aumentar la visibilidad de la propia organización y de sus autores

Incrementar el impacto de los resultados de la institución – especialmente los que emanan de las

actividades de investigación – acelerar la eficiencia del progreso de la ciencia.

Y finalmente mejorar la evaluación y la administración de la actividad científica.

Para Morales López (2008) la misión esencial del repositorio institucional es permitir que la comunicación

entre pares sea expedita, aprovechando el desarrollo de las nuevas tecnologías de la información y la

comunicación....los repositorios institucionales –afirma- permiten que los conocimientos generados dejen de

tener un papel pasivo en la generación de conocimiento científico, al convertirse en patrocinadoras de la

publicación de los avances logrados generando así conocimiento innovador.

1.2 Origen y beneficios

Si bien actualmente se habla principalmente de repositorios institucionales los primeros se desarrollaron en

el ámbito de las disciplinas académicas concretas y no corporativas. ArXiv4, con ya más de 17 años en

funcionamiento, EconPapers5, Cogprints

6 o E – Lis

7; son algunos de los ejemplos más ilustrativos. Los

investigadores del ámbito de la física de partículas y materias afines (matemáticas, informática, etc.), de

economía o de psicología vieron rápidamente los beneficios de usar los repositorios temáticos8 ya que les

permitía intercambiar sus trabajos científicos con otros investigadores y de forma libre y rápida.

3 El movimiento Open Access (OA) ha tomado mucha fuerza entre las instituciones académicas y científicas. El OA

respalda el paradigma del acceso abierto y autoarchivo de las publicaciones. La definición de open access, según la

declaración de la Budapest Open Acces Initiative y por la Declaración de Bethesda indica lo siguiente: “disponibilidad

gratuita en la Internet pública, para que cualquier usuario la pueda leer, descargar, copiar, distribuir y/o imprimir, con la

posibilidad de buscar o enlazar todos los textos de estos artículos, recorrerlos para indexación exhaustiva, usarlos como

datos para software, o utilizarlos para cualquiera otro propósito legal, sin barreras financieras, legales o técnicas,

distintas de la fundamental de ganar acceso a la propia Internet”. 4 ArXiv.org (http://www.arxiv.org)

5 EconPapers: economics at your fingertips ((http://www.econpapers.repec.org)

6 CogPrints: Cognitive Sciences Eprint Archive ((http://www.cogprints.org)

7 E-Lis: E – prints in Libraryand Information Science ((http://www.eprints.relis.org)

8 Los repositorios temáticos almacenan y proporcionan acceso a la producción académica de un área temática particular,

por ejemplo una disciplina. Proyectos alemanes importantes son por ejemplo, PsyDok, un servidor de textos completos

Y es que el largo periodo de tiempo entre el momento en que el investigador daba por terminado su trabajo y

el momento en que este era finalmente difundido en una revista impresa o electrónica, era un importante

obstáculo en la carrera de cualquier investigador. Con la creación de los repositorios se acelera el proceso de

comunicación científica a favor de la ciencia: así, cuanto más rápido se pueden construir nuevos trabajos y

también difundirlos. Y así sucesivamente.

Sorprendentemente, la proliferación de repositorios temáticos no se reprodujo en el resto de áreas del

conocimiento. En cambio en los últimos años, las universidades de todo el mundo así como las sociedades

científicas y otros tipos de instituciones han ido viendo los beneficios de crear ya no repositorios de algunas

de sus disciplinas sino repositorios con el afán de archivar y en algunas ocasiones de publicar la totalidad de

su producción.

Otros aspectos que también han determinado la creación de estos depósitos han sido el incremento de precios

de las revistas científicas así como la creciente importancia de la investigación y de su difusión en la

sociedad.

Cabe señalar que las bibliotecas de estas instituciones han requerido colaborar muy activamente en este

proyecto; incluso a menudo la creación del repositorio ha emanado de las mismas, sensibles al movimiento

Open Access y como una de las soluciones al recorte adquisitivo causado por el incremento del costo de

subscripciones.

Para los autores, la existencia de diferentes tipologías de repositorios (temáticos, institucionales, etc.) ha

generado para aquellos investigadores que disponen de un repositorio temático y a la vez institucional, una

dualidad en el hecho de donde depositar.

Los beneficios de la creación de repositorios son múltiples para todos los agentes implicados; entre los más

importantes, se pueden destacar los siguientes:

Se incrementa la visibilidad de los autores y de la institución.

En consecuencia, se aumenta el acceso, la utilización y el impacto de los resultados de la

investigación.

Se acelera y aumenta la eficiencia del progreso de la ciencia.

Se mejora la evaluación y la administración de la actividad científica.

Se eliminan las barreras por elevados costos a las revistas científicas

Según Andersen (1998) nombra otros beneficios los cuales también se detallan a continuación:

Potencia la investigación la transferencia del conocimiento y de las experiencias dentro del propio

Sistema.

Acortar los plazos de divulgación.

Se llega a contar con un punto centralizado de acceso punto acceso a toda la producción científica e

intelectual generada en formato electrónico, garantizando su conservación, disponibilidad y

visibilidad.

Recupera parte de la inversión en financiación de investigación al disponer de toda la producción

científica de la institución publicada en gran diversidad de recursos.

Se puede medir el impacto de la producción científica en acceso abierto a través del análisis de citas.

Cumplir con los objetivos estratégicos trazados de una manera más eficiente y efectiva.

Se llega a tener acceso a la producción científica de cada autor a efectos de valoración de su

desempeño profesional

Posibilita el acceso a la información científica a los países en vías de desarrollo

1.3 Características

Según Richard H. Jhonson (2006), los siguientes elementos definen los repositorios de institucionales: se

trata de productos definidos por la institución que, a pesar de seguir determinados estándares son fácilmente

adaptables a la estructura de la propia organización. A diferencia de otros tipos de depósitos, estos se

temático (en alemán) sobre psicología, y SSOAR, un servidor de textos completos orientado a las ciencias sociales.

http://www.ssoar.info/es/home/ueber-open-access/arten-von-dokumentenservern.html

desarrollan según las pautas que la propia institución marca, buscando la identificación de los autores con su

estructura. Los trabajos que contienen son claramente de carácter académico, de investigación o de docencia.

Con este instrumento, la institución gestiona y publicita la producción académica, como elemento que la

identifica y le da valor.

Se puede alojar tanto la producción científica (artículos, revistas, videos, audios, imágenes, tesis, etc.) como

los materiales que emanan de la actividad de la institución. En el caso de las publicaciones científicas, la

publicación digital siguen los mismos parámetros que la impresa (trabajos no publicados ni evaluados,

revisión por pares, índice de impacto). Pero en lo que se refiere a la publicación docente, la publicación

digital ha cambiado de forma considerable: incluye tanto los manuales, las transparencias utilizadas en clase

o materiales para el autoestudios o la autoevaluación. Este importante cambio hace más difícil la creación de

los repositorios con material docente puesto que se trata de material mucho más complejo (grupo mucho más

heterogéneo de materiales, variando mucho en los formatos, los metadatos9 y el tamaño).

Otro tipo de documentos que se pueden encontrarse en los repositorios institucionales son las publicaciones

propias; aquí se incluyen documentos como: calendarios académicos, panfletos, planes docentes, informes de

la institución, etc.

Otros de los conceptos clave que se proyectan sobre los depósitos de institucionales es la perpetuidad de sus

contenidos, a través de políticas de preservación de sus trabajos. De este modo, se garantiza su acceso

mediante la aplicación de estándares de metadatos y de identificación univoca, vales como URI (Universal

Resourse Identifier) o DOI (Digital Object Identifier)

Se destaca junto con el acceso abierto su capacidad de interpolaridad10

con otros sistemas. Quizás uno de los

untos débiles se encuentra en el proceso de autoarchivo de los trabajos por parte de los participantes. Si bien

es cierto este uno de los procesos claves para el desarrollo de estos productos y los autores lo perciben a

menudo como un trabajo añadido su actividad.

Finalmente, hay que añadir que uno de los factores de calidad de los repositorios se encuentra, aparte

lógicamente de los contenidos en sí, en la calidad de los metadatos que etiquetan los documentos. Estos se

basan en estándares ya consolidados, como puede ser el Dublin Core11

, no siempre fácil de interpretar. Por

ello es habitual que sean las bibliotecas las que finalmente asuman la función de gestionar, organizar y

actualizar los contenidos.

También Crow (2002) enfatiza que las características para los repositorios institucionales son los siguientes:

Pertenecen a una institución, son acumulativos y perpetuos y son abiertos e interactivos.

1.4 Clasificación de los repositorios de conocimiento

Según Álvarez 2003. Clasifica los repositorios institucionales de la siguiente manera el cual vemos en la

siguiente tabla N° 1:

9 Metadatos (del griego μετα, meta, «después de» y latín datum, «lo que se da», «dato»), literalmente «sobre datos»,

son datos que describen otros datos. En general, un grupo de metadatos se refiere a un grupo de datos, llamado recurso.

El concepto de metadatos es análogo al uso de índices para localizar objetos en vez de datos. Por ejemplo, en una

biblioteca se usan fichas que especifican autores, títulos, casas editoriales y lugares para buscar libros. Así, los

metadatos ayudan a ubicar datos. http://es.wikipedia.org/wiki/Metadatos 10

Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que éstos dan

soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos.

http://administracionelectronica.us.es/diccionario 11

Dublin Core Metadata Initiative (www.dublincore.org)

TABLA 1 - Clasificación de los Repositorios de Conocimiento

Contenido Cobertura Función Tipo de usuario Distribución e

interconexión

General

(eprints12

)

Especializado

(Temático)

Institucional

Nacional

Mundial

Académica

Corporativa

General

Interno

Externo

Centralizado

Distribuido

Hibrido

Fuente: Álvarez 2003

Según Davenport (2005) se encontraron tres tipos de repositorios, de conocimiento externo con información

de inteligencia competitiva, conocimiento interno estructurado donde hay información como reportes de

investigación, técnicas, métodos, y los repositorios de conocimiento interno informal, donde hay bases de

datos de discusión, lecciones aprendidas. Algunas empresas están utilizando inteligencia artificial para

administrar el conocimiento, también, para agilizar la transferencia de conocimiento tácito de sus miembros,

han empleado comunidades electrónicas de debates.

1.5 Problemas y dificultades

Es conveniente tener presente también los problemas que se pueden presentar a la hora de poner un

repositorio de conocimiento. Según Josep Vives 2007 presenta una serie de problemas comunes que suceden

a la hora de poner un repositorio los cuales se detallan a continuación:

Grado de acogida por parte del las personas: es el interés o la práctica que tienen las personas en

depositar sus trabajos en algún tipo de repositorio, para lo cual, es recomendable llevar a cabo algún

tipo de encuestas o entrevistas a la comunidad. A partir de la información recogida, se pueden crear

seminarios con expertos (preferentemente de fuera de la institución) para que se puedan dar

respuesta a las dudas o preguntas de los actores que muy a menudo giran en torno a temas

relacionados con los derechos de autor, el plagio o el tiempo que van a tener que dedicar se implican

en el proyecto. La publicación es también una buena práctica a tener en cuenta.

Presencia en la institución de sistemas de información de la actividad: a menudo y

especialmente en el entorno las personas referencian su producción científica, en alguna base de

datos de gestión. Si este es el caso, es importante crear sinergias con los responsables de esta gestión

pues la integración del repositorio con otros sistemas de información puede convertirse en un factor

clave.

Publicación de los trabajos en las web personales y/o departamentales: también es importante

conocer si los miembros de la institución ya tienen el hábito de publicar sus trabajos en páginas web

del departamento o grupo de investigación, en intranets o en páginas personales. Y es que ya se

encuentra abundante documentación abierta en internet aunque de manera muy diversa,

desorganizada y con pocas garantías de preservación a largo plazo. Los repositorios pueden

presentarse a la comunidad con una plataforma más estable y con mayores garantías de actualización

y preservación que las páginas webs personales o incluso departamentales. Será de suma importancia

establecer buenos mecanismos de colaboración con los otros autores y estas unidades que ya dan

valor a la visibilidad de su producción científica y ya han dedicado esfuerzos en organizarla.

Según Crow, Raym. (2002) también encuentran otros aspectos para lo cual lo definen como “retos comunes”

los cuales son:

Proporcionar sustancialidad.

Desarrollar un plan de actuación.

Gestionar los derechos de propiedad intelectual.

12

Un eprints o documento digital es la representación en medio digital de un documento, contenido, textos, imágenes,

sonidos, videos. Un eprints tiene información codificada en bits y para leer, visualizar o grabar la información se precisa

de un dispositivo que transmita o grabe información codificada en bits. Al representarse digitalmente, los datos de

entrada son convertidos en dígitos (0,1) inteligibles para la máquina y no para los sentidos humanos. IBIDEM 2008.

Apoyo de la institución.

Control de costes.

Conservación digital.

Identificar a las principales partes interesadas.

Cabe agregar también que para aprender más sobre el tema es necesario ver también el estudio de casos de

cómo otros equipos afrontan estos retos al poner en marcha los repositorios.

2. UN REPOSITORIO PROPUESTO PARA LAS AGENCIAS DE COOPERACIÓN

INTERNACIONAL QUE TRABAJAN BAJO EL ENFOQUE DE CADENAS PRODUCTIVAS.

De acuerdo con las precisiones del primer apartado se llega a determinar que las agencias de cooperación

internacional deberían contar con un repositorio institucional que apoye a su gestión. En el caso específico de

las áreas en donde interviene en la actualidad que son las cadenas productivas que trabajan abundante

conocimiento e información lo cual permitirá una mejor gestión de las mismas.

Los repositorios cobran una doble relevancia: por una parte sirven de apoyo en la creación y uso de los

documentos digitales, imágenes, videos, etc. que derivan de la actividad que realizan, pero a la vez se pueden

constituir en una laboratorio en donde es posible poner en práctica y replantear los conocimientos que los

beneficiarios va obteniendo y explicitando.

Es por eso que las directrices de un prototipo de repositorio institucional desde las entidades cooperantes que

trabajan en el departamento de Ayacucho – Perú bajo el enfoque de Cadenas Productivas, se observa como

una oportunidad para dar aportes en la conceptuación de este medio, que poco a poco toma mayor relevancia

en la gestión de documentos digitales, imágenes, videos, etc.

Pero para poder determinar los elementos que habrán de constituir para un repositorio desde una posición de

agencias de cooperación internacional, es necesario, que como punto de partida se tomen en cuenta las

propuestas que ya existen al respecto que son mayormente usadas para universidades y centros de

investigación, ya que en la actualidad no se ha realizado este tipo de repositorios para las agencias de

cooperación internacional que trabajan con cadenas productivas. En este sentido, Barton y Waters (2004)

señalan las fases que deben contemplarse para el desarrollo de un repositorio institucional:

2.1 Análisis de las necesidades

En esta parte se hace la determinación de necesidades las cuales se deben seguir, para lo cual se detallan a

continuación:

2.1.1 Determinar un grupo de usuarios.

Para esta parte significa el determinar quieres serán las personas u organización que participara;

en el caso nuestro seria las agencia(s) de cooperación internacional como eje central, el cual

trabajan bajo el enfoque de cadenas productivas de Ayacucho de una manera activa.

2.1.2 Realizar un diagnostico de las necesidades de información de los usuarios.

Para esta parte es necesario realizar las siguientes actividades:

Determinar las áreas temáticas de interés de la institución

Determinar el tipo de información que consultaran

Determine las fuentes que utilizan.

Determine su nivel de utilización

Qué hacen con el material después de consultarlo

2.2 Diagnostico de los documentos, videos, imágenes, etc., existentes

En esta parte involucra realizar un diagnostico y evaluación de las diversas colecciones existentes en la

comunidad para identificar: tipologías documentales, formatos, tamaños, espacios, almacenamiento y otros

factores que se ajusten a la utilización de normas y estándares internacionales. Durante esta actividad se

tendrá en cuenta también la experiencia en el manejo de algunos de los programas que se están utilizando en

el mundo y en la propia comunidad. Recogiendo sus experiencias en estas herramientas, combinándolas con

las experiencias propias.

Realizar un diagnostico de los contenidos que producen los usuarios, para esta parte tiene que

responder a las siguientes preguntas:

1. ¿Qué software-hardware utilizan?

2. ¿Qué Tipos de documentos producen; los cuales pueden ser físicos o digitales?

3. Con que formatos trabajan

4. Qué áreas temáticas involucran

5. Qué hacen con los materiales producidos

6. Cómo manejan derechos de autor

7. Cuál es el nivel de importancia para reutilizar esos documentos

Analizar colecciones físicas

1. Determinar el alcance o el grado de la digitalización (entera o el subconjunto)

2. Determinar el estado del material respecto a su custodia, procesamiento y almacenamiento.

3. Determinar el estado de las ayudas del acceso (grados de la terminación, de la preparación,

y del formato)

4. Determinar el mejor formato, conversión con texto completo (OCR)13

, imágenes

escaneadas.

5. Determinar de las condiciones y las preparaciones físicas para la exploración

6. Determinar las restricciones y el copyright.

Analizar colecciones digitales

1. Tipos de Archivos

2. Formatos

3. Finalidad

4. Estructura

5. Software Aplicativo14

6. Licenciamiento Software15

7. Tamaños (Bytes)16

13 OCR: (Optical character recognition) es un software de reconocimiento óptico de caracteres, abreviado

habitualmente como OCR que extrae de una imagen los caracteres que componen un texto para almacenarlos en un

formato con el cual puedan interactuar programas de edición de texto. Dentro de los software libres que existen son:

Kooka (http://kooka.kde.org/, Programa para escaneo del proyecto KDE), GOCR (http://jocr.sourceforge.net/, GOCR es

un programa OCR (Optical Character Recognition) desarrollado bajo la Licencia Publica GNU), ocrad, ocre, Tesseract

(http://code.google.com/p/tesseract-ocr/),OCRopus (http://code.google.com/p/ocropus/). 14

Software aplicativo: es un programa de computador que tiene por objetivo o desempeño de tareas de índole práctica,

en general ligadas al procesamiento de datos, como un trabajo en escritorio.

http://pt.wikipedia.org/wiki/Software_aplicativo 15

Una licencia de software es un contrato entre el licenciante (autor/titular de los derechos de explotación/distribuidor)

y el licenciatario del programa informático (usuario consumidor /usuario profesional o empresa), para utilizar el

software cumpliendo una serie de términos y condiciones establecidas dentro de sus cláusulas.

http://es.wikipedia.org/wiki/Licencia_de_software 16

Un bit es una señal electrónica que puede estar encendida (1) o apagada (0). Es la unidad más pequeña de

información que utiliza un ordenador. Son necesarios 8 bits para crear un byte. http://www.masadelante.com/faqs/bit

2.3 Normalizar y clasificar

Categorización Clasificación Taxonómica Documental

Tipologías Documentales

Control de Términos

Control de Autoridades

Modelo de Metadatos17

, como los elementos que los compondrán y los clasificadores,

Lista de opciones, la cual se refiere a los idiomas a utilizar.

Seleccione de las colecciones, la cuales son los Análisis de los documentos como son los formatos, áreas

temáticas, Instrumentos de aplicación (taller, parcial, conversatorio, repetitividad – continuidad y audiencia).

Según Anand Vickas y Glick (1998) un repositorio está creado para reflejar la estructura interna de las

organizaciones, es decir, está organizado de manera jerárquica. Dentro de la normalización y clasificación

define los siguientes puntos a tomar en cuenta:

Definición Comunidad, unidades-subsistemas productores de documentos, que hacen parte de

un sistema institucional, las cuales trabajan en un área específica ó cuyos procesos se pueden

tomar como sistemas independientes generadores de conocimiento.

Definición de Colecciones, tipos documentales específicos que trabajan las comunidades, ya sean

especificados por formato ó por proceso en el que están involucrados. Las colecciones son los

elementos lógicos encargados de contener los documentos en el repositorio, una colección puede

pertenecer a una o más comunidades.

Definición de Objetos (Ítems), Unidades lógicas que encapsulan documentos de información,

documentos referenciales de la información (Metadatos) e Identificadores digitales. Esto con el

objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo.

Definición de Documentos (Formato de Archivo - BitStream)

En realidad es un archivo, pero con determinados atributos ya que contiene datos textuales o gráficos creados

por el usuario con su computadora mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para

guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es

posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o

eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle solamente archivo.

Por otra parte el autor también recomienda utilizar el esquema de metadatos Qualified Dublin Core

recomendado por el DCMI Libraries Working Group - DC Libraries Application Profile (DC-LAP). Aunque

no restringe la posibilidad de usar otros modelos de metadatos los cuales son: LOM, FGCD, MARC21,

MODS.

2.4 Determinación de recursos de hardware

Según Barton y Waters (2004) para la determinación del hardware se tiene que tomar las siguientes

características básicas, las cuales la vemos en el siguiente cuadro N°2:

17

Metadatos: (del griego μετα, meta, «después de» y latín datum, «lo que se da», «dato»), literalmente «sobre datos»,

son datos que describen otros datos. En general, un grupo de metadatos se refiere a un grupo de datos, llamado recurso.

El concepto de metadatos es análogo al uso de índices para localizar objetos en vez de datos. Por ejemplo, en una

biblioteca se usan fichas que especifican autores, títulos, casas editoriales y lugares para buscar libros. Así, los

metadatos ayudan a ubicar datos. http://es.wikipedia.org/wiki/Metadato

CUADRO 2 - Determinación Básica de Recursos de Hardware

Equipo Servicios y Aplicación Observaciones

Servidor El cual se encargara de

procesar.

Atiende todas las peticiones de los usuarios

(Servicios)

Servidor Almacenamiento El cual se encargara de

almacenar.

Almacena, preserva y controla los documentos.

Escáner

Se requieren cuando se tenga

que realizar la digitalización de

textos.

Se puede trabajar con el escáner ya existente del

servicio de Conmutación, siempre y cuando no

interfiera con el desarrollo normal de operaciones

del servicio.

Fuente: Barton y Waters (2004)

2.5 Determinación de recursos de software

Según Mary R. Barton (2004) esta parte se refiere a examinar cuidadosamente los sistemas disponibles para

elegir el que se adapte a las necesidades. El personal encargado necesita compaginar la necesidad de

innovación en la gestión de los archivos digitales con los recursos disponibles y las limitaciones del

presupuesto. Cada plataforma de Repositorio Institucional tiene puntos fuertes propios. En esta parte se

presenta la tecnología y las plataformas de software disponibles. El propósito en esta la elección del mismo

depende de las necesidades particulares de la institución. Otro de los pasos más importantes es visitar otras

iniciativas de los Repositorios Institucionales en línea para comprobar el alcance, calidad y facilidad de uso

para el usuario.

2.5.1 Componentes de un sistema repositorio institucional

Interfaz para añadir contenido al sistema.

Interfaz para buscar/ comprobar/ recuperar contenido.

Base de datos para almacenar contenido

Interfaz administrativa para apoyar la gestión de las colecciones y

las actuaciones de conservación.

2.5.2 Características del producto

Cuando la agencias de cooperación internacional que trabaja bajo el enfoque de cadenas productivas, debe

examinar una plataforma de software, debe tomar en cuenta las siguientes características:

Apoyo a formatos de archivo: textos, imágenes, conjuntos de datos, vídeo, audio, etc.

Estándares de metadatos (descriptivo, técnico, de conservación, derechos).

Interoperatividad.

Dirección o localizador permanente del artículo (ej. persistente URL).

Búsqueda/vista de metadatos.

Búsqueda de texto completo.

Volumen de trabajo, aportación para la aprobación del contenido.

Autentificación y autorización del usuario:

Usuario administrador: proveedor de contenido, editor, administrador, editor de metadatos.

Usuario final: acceso al contenido.

Personalización: API (interfaz de aplicación de la programación) para personalizar el software,

aumentar las características según sea necesario.

2.5.3 Modelos de la tecnología del producto

Las plataformas de software de un Repositorio Institucional están disponibles en diferentes modelos de

licencia y distribución.

Software de propiedad: la institución paga por el software y de manera opcional consigue cualquier

suscripción adicional o de consulta, o bien posee el uso del software y con una suscripción consigue

actualizaciones de software. Con una interfaz de programación, o API, usted puede personalizar el

software, pero el vendedor del software posee, crea y mantiene el código fuente.

Software de código abierto: la institución: se descarga la plataforma de software, en la mayoría de

los casos gratuitos, y su personal de informática puede examinar, personalizar y mejorar el código

fuente. Un organismo central dirige el código fuente, pero está abierto a cambios y mejoras por parte

de la comunidad de desarrollo (por ejemplo, DSpace, EPrints, Fedora, Archimede, etc) Dichos

software de código abierto los podemos ver con más detalle en el anexo 1.

Modelo de Servicio de Software: es cuando un vendedor de software posee y distribuye una

plataforma de software, o también guarda y gestiona sus datos por usted. En este modelo, el

vendedor de software proporciona servicios adicionales prepago y también controla y pone al día el

código fuente del software (por ejemplo, Open Repository o Bepress). Para lo cual hay tres opciones:

hacerlo funcionar y gestionarlo de forma local, hacerlo funcionar de forma local y ser gestionado de

forma remota por el vendedor o hacerlo funcionar y ser gestionado de forma remota por el vendedor.

2.6 Diseñar e implementar políticas

Según Genoni, P. (2004) Dentro de las políticas mínimas que se deben tomar en cuenta para tener un

repositorio institucional son los siguientes:

Adquisición

Acceso

Publicación

Manejo y transformación de Contenidos

Preservación

Almacenamiento

Interoperabilidad – Metabúsqueda

Creación y Estructuración de Contenidos

Otros aspectos a tomar en cuenta son el marketing para la difusión del mismo y el licenciamiento de

contenidos.

2.7 Contenido retrospectivo

Finalmente se realiza la captura y transformación de documentos físicos a documentos en forma digital

(imagen) y otros contenidos como videos en cinta, fotos, etc., con el propósito de archivarlos con inteligencia

que permita:

Facilidad de Acceso a la Información

Optimización de Espacio de Almacenamiento

Reimpresión Bajo Demanda

Integración de Aplicaciones

Seguridad de Acceso a la Información

Integración de Diversos Formatos

Control Y Administración de Los Documentos

Asegurar la vida útil del Documento

Dentro de todo esto solo quedaría algo muy importante para el funcionamiento el cual es REGISTRARSE

Y COMPARTIR.

3. CONCLUSIONES

A través de lo visto en este trabajo, se puede notar que: Existe una gran necesidad por contar con un

repositorio institucional para las agencias cooperantes que trabajan bajo el enfoque de cadena productiva, ya

que hasta el momento no existe alguno que ofrezca apoyo en las tareas que se desarrollan a nivel de estas en

el departamento de Ayacucho – Perú.

Con la creación de un repositorio institucional, será posible:

Apoyar las labores de la(s) agencia(s) de cooperación internacional que trabajan bajo el enfoque de

cadenas productivas en el departamento de Ayacucho – Perú.

Agilizar y enriquecer el trabajo que se establece a través de la realización de consultorías en diversos

temas.

Publicar de manera protegida los trabajos que derivan de los trabajos que realicen con las cadenas

productivas.

Dar apoyo a la colaboración entre los miembros para compartir y generar nuevos conocimiento en

las diferentes cadenas productivas donde intervienen.

Difundir los trabajos realizados para que en caso se vuelva a necesitar se usen nuevamente para

evitar duplicidades y por ende convocar consultorías.

Ampliar los elementos que no se contemplan en muchos de los repositorios tanto nacionales como

internacionales; ya que en la mayoría de casos el uso de los repositorios solo era para el campo

universitario.

Establecer comunicación con los usuarios finales (tanto los miembros de la organización como los

que integran las cadenas productivas) para que sean quienes propongan los servicios que requieren

que en este caso y mejorara su eficiencia, eficacia y competitividad.

Finalmente hay que resaltar que la creación de un repositorio institucional para las agencias de cooperación

internacional que trabajan bajo el enfoque de cadena productiva, permitirá la creación de un ambiente

propicio para establecer un trabajo interdisciplinario entre las personas que interactúan, lo que podría

redundar en beneficios, un enriquecimiento de conocimientos y experiencias obtenidas para mejorar la

gestión y su competitividad tanto local como regional.

4. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ÁLVAREZ G., LUIS A., “Objetos de Aprendizaje, Sistemas de Base de Datos Multimediales y

Repositorios”. Instituto de Informática Universidad Austral de Chile. Año 2003.

ARCHIMEDE http://www.bibl.ulaval.ca/archimede/index.en.html

ANAND VICKAS Y GLICK (1998),

http://books.google.com.pe/books?id=HFKbw8SGvTIC&pg=PA88&dq=repositorios+institucionales#v=one

page&q=&f=false

ANDERSEN (1998) “The repository adventure”. Library Journal, 129, pp. 44-46.

ARXIV.ORG (http://www.arxiv.org)

BARTON.M. R; WATERS, M. M. (2004). Creating an Institutional Repository: LEADIRS Workbook.

Cambridge: MIT Libraries, 2004. Disponible en http://hdl.handle.net/1721.1/26698 Acceso en: 10 Dic.,

2008.

CLIFFORD A. LYNCH, "Institutional Repositories: Essential Infrastructure for Scholarship in the Digital

Age" ARL, no. 226 (February 2003): 1-7.

COGPRINTS: Cognitive Sciences EPrints Archive ((http://www.cogprints.org)

CROW, RAYM. (2002), the Case for Institutional Repositories: A SPARC Position Paper, Washington,

DC: Scholarly Publishing & Academic Resources Coalition.

DAVENPORT, Y PPRUSAK, L. (2005), Working Knowledge: How Organizations Manage What They

Know, Harvard Business School Press.

ECONPAPERS, economics at your fingertips ((http://www.econpapers.repec.org)

E-LIS: E – prints in Library and Information Science ((http://www.eprints.relis.org)

GENONI, P. (2004). “Content in institutional repositories: a collection management issue”. Library

Management, 25, pp. 300-306.

IBÍDEM 2008. www.ibidem.es/

JOSEP VIVES 2007, Digitalización del patrimonio.

http://books.google.com.pe/books?id=HFKbw8SGvTIC&pg=PA88&dq=repositorios+institucionales#v=one

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MANUAL LEARDIRS II DE MARY R. BARTON, MIT Libraries, Margaret M. Waters, assessor,

patrocinado por The Cambridge-MIT Institute (CMI).

METADATO, http://administracionelectronica.us.es/diccionario Dublin Core Metadato Iniciativa

(www.dublincore.org)

MORALES LÓPEZ, V. (2008). Las bibliotecas y los repositorios de conocimiento. En Jornadas

Mexicanas de Biblioteconomía, 39, 2008, Chihuahua. En prensa.

PROYECTO FEDORA, Extensible Digital Object and Repository Architectures (Fedora)

http://www.fedora.info/

REPOSITORIO DIGITAL DSPACE. http://www.dspace.org/

RICHARD H. JHONSON (2006), “Institutional repositories: towards the identification of critical success

factors”. Canadian Journal of Information and Library Science, 27, pp. 89-108.

5. ANEXOS

ANEXO N° 1 - CLASIFICACIÓN DE REPOSITORIOS ABIERTOS

Nombre Características Licencia Especificación IMS LOR Especificación

OAI-PMH

Dspace

Desarrollado por los laboratorios de HP y

el MIT.

Objetivo: publicar investigaciones

institucionales.

Requisitos técnicos:

Instalación: Unix, Linux

Lenguaje de programación: Perl

Base de datos: Oracle 8i1

Interfase web,

Meta-dato Dublín core

Acepta diferentes formatos de archivos

Distribución de

Software

Berkeley

(BSD) desde el año

2002 se encuentra en

sourceforge.

No contempla Compatible

Fedora

Desarrollado por la Universidad de Cornell

en conjunto con la biblioteca de la

Universidad de Virginia.

Objetivo: crear un repositorio de

propósito general.

Puede incluir recursos digitales,

metadatos y enlaces a herramientas y

servicios que han sido configurados

para entregar los contenidos.

Los recursos digitales y meta-datos son

datastrem.

El contenido de un datastrem es

identificado usando una URL.

Requisitos técnicos:

Instalación: Unix /MacOSX /Windows

Licencia

Pública de

Mozilla (MPL)

Disponible en sitio

oficial.

No contempla Compatible

Lenguaje de programación: Kit de

desarrollo Java V1.4.

Base de datos:

MySQL/McKoi/Oracle2

Servidor web: Tomcat 4.1

E-print

Desarrollado por la Escuela de Electrónica

y Cs. de la Computación Universidad de

Southampton, UK.

Objetivo: versión electrónica de las

publicaciones de investigación.

Requisitos técnicos:

Instalación: Unix, Linux.

Servidor Apache

Lenguaje de programación: Perl y

XML

Base de datos MySql.

Interfase web.

Licencia

pública general

(GNU GPL)

Disponible en sitio

oficial.

No contempla Compatible

Archimede

Desarrollado por la biblioteca de Laval

University, Canadá.

Objetivo: Partiendo del análisis del

software disponibles E-Print y DSpace, la

biblioteca decidió desarrollar una versión

propia adaptable a sus necesidades.

Requisitos técnicos:

Instalación: Linux/Windows.

Lenguaje de programación: Java

Base de datos: varias

Motor de búsqueda: Lucene

Licencia

pública general

(GNU GPL)

No contempla compatible