Diseñar flujos de trabajo personalizados con SharePoint Designer - SharePoint Server - Office
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Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye flujos de trabajo listos para usar para algunos de los procesos de
negocio más comunes, como recopilar comentarios sobre un documento o distribuir un documento para su
aprobación.
Pero ¿qué ocurre si el equipo tiene un proceso que requiere más de lo que ofrecen los flujos de trabajo
predefinidos? Por ejemplo, ¿qué ocurre si desea un flujo de trabajo que se extienda más allá del proceso de
aprobación o comentarios y permita llevar a cabo otras acciones, como copiar el documento en otra biblioteca
cuando está listo para su publicación?
Con Microsoft Office SharePoint Designer 2007 puede diseñar flujos de trabajo personalizados que agreguen
lógica de aplicación sin código a sus sitios de SharePoint. Con el Diseñador de flujo de trabajo, puede crear reglas
que asocien condiciones y acciones con elementos de listas y bibliotecas de SharePoint. Los cambios en elementos
de listas o bibliotecas desencadenan acciones en el flujo de trabajo.
NOTA Este artículo hace referencia a un sitio de SharePoint de ejemplo creado por Adventure Works, una
compañía ficticia que fabrica bicicletas y piezas y accesorios para bicicletas.
Por ejemplo, el equipo de documentación técnica de Adventure Works diseñó un flujo de trabajo personalizado. El
flujo de trabajo de aprobación incluido con Office SharePoint Server 2007 asigna tareas con las opciones Aprobar y
Rechazar. No obstante, el editor del equipo, Antonio Bermejo, quería algo más de flexibilidad y funcionalidad para
realizar sus tareas. Con el Diseñador de flujo de trabajo de Office SharePoint Designer 2007, Antonio diseñó un
flujo de trabajo personalizado con las siguientes opciones:
Aprobar y publicar
Aprobar, pero enviar al Departamento Jurídico para su revisión
Rechazar y devolver al redactor
Cada una de estas opciones desencadena distintas acciones en el flujo de trabajo personalizado.
Crear flujos de trabajo basados en reglas
Con Office SharePoint Designer 2007, es posible crear flujos de trabajo basados en reglas. En el Diseñador de flujo
de trabajo, puede elegir el evento que desencadena el flujo de trabajo. A continuación, puede especificar las
acciones que desea que realice el flujo de trabajo e incluso identificar las condiciones que se deben cumplir para
que se realicen dichas acciones. Asimismo, un flujo de trabajo puede incluir varios pasos para evaluar y procesar
varios conjuntos de condiciones y acciones.
Una vez que conozca los bloques de creación básicos de un flujo de trabajo, podrá diseñar rápidamente un flujo de
trabajo personalizado. Los bloques de creación básicos son los siguientes:
Eventos Un evento es lo que inicia o pone en marcha un flujo de trabajo. Un flujo de trabajo personalizado
siempre se asocia a una lista o biblioteca. Al diseñar el flujo de trabajo, debe elegir a qué lista desea asociarlo. Un
evento de dicha lista inicia el flujo de trabajo. Hay exactamente tres eventos que pueden iniciar un flujo de
trabajo: (1) cuando se crea un elemento, (2) cuando se modifica un elemento o (3) cuando un participante del
flujo de trabajo hace clic en un botón de inicio en un formulario de iniciación de flujo de trabajo.
Acciones Una acción es la unidad de trabajo más básica de un flujo de trabajo. En Office SharePoint Designer
2007 se proporciona un conjunto de acciones reutilizables y listas para usar que puede incorporar en flujos de
trabajo. Por ejemplo, su flujo de trabajo puede crear, copiar, cambiar o eliminar elementos de una lista (o
archivos de una biblioteca), proteger o desproteger elementos, enviar un mensaje de correo electrónico y crear
una tarea para un integrante de la Lista de tareas.
Condiciones Al diseñar un flujo de trabajo, puede crear una regla que establezca una condición que se debe
cumplir para que el flujo de trabajo realice la acción asociada. En Office SharePoint Designer 2007, se
proporcionan varias condiciones reutilizables y listas para usar que puede incorporar en flujos de trabajo. Por
ejemplo, puede especificar que el flujo de trabajo realice las acciones asociadas sólo si se crea o modifica un
elemento en un determinado período de tiempo, o si una persona determinada lo crea o o modifica.
Pasos Un flujo de trabajo se compone de uno o varios pasos. Cada paso puede contener cualquier número
de acciones y condiciones asociadas. Los pasos permiten agrupar condiciones y acciones de forma tal que un
conjunto de reglas (condiciones y acciones) pueda evaluarse y ejecutarse antes de un segundo conjunto.
Para que el flujo de trabajo sea más dinámico y flexible, puede agregar un formulario de iniciación o un formulario
de tareas personalizado. Con un formulario, puede recopilar información de los participantes en puntos
determinados del flujo de trabajo y permitirles interactuar con las tareas correspondientes de dicho flujo de
trabajo. Para diseñar los formularios, puede usar los asistentes. Office SharePoint Designer 2007 los generará
automáticamente cuando termine de diseñar el flujo de trabajo.
Por ejemplo, el flujo de trabajo personalizado para el equipo de documentación técnica requiere tres opciones de
aprobación diferentes. Cada opción desencadena diferentes acciones de flujo de trabajo. Cuando Antonio diseña el
flujo de trabajo, usa el Asistente para tareas personalizadas para crear el formulario de tareas personalizado, tal
como se muestra a continuación.
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Cuando Antonio termina de diseñar el flujo de trabajo, Office SharePoint Designer 2007 genera el formulario de
tareas personalizado. Cuando los integrantes del equipo aprueben los documentos, verán el siguiente formulario
en el explorador. Este formulario contiene las opciones que Antonio especificó en el Asistente para tareas
personalizadas.
Automatizar procesos de negocio
Si crea una aplicación web para facilitar la automatización de un proceso de negocio, el Diseñador de flujo de
trabajo de Office SharePoint Designer 2007 le ofrece nuevas posibilidades. Con el Diseñador de flujo de trabajo,
puede integrar reglas de negocio y lógica de flujo de de trabajo en sus aplicaciones web sin escribir código de
servidor.
Por ejemplo, el equipo de documentación técnica desea un flujo de trabajo que permita automatizar más procesos
aparte de la aprobación de documentos. Con el Diseñador de flujo de trabajo, Antonio diseña un flujo de trabajo
que los miembros del equipo pueden iniciar manualmente cuando el documento esté listo para su aprobación. El
flujo de trabajo crea una tarea para revisar el documento y el revisor elige una de las tres opciones descritas
anteriormente.
Antonio diseña el flujo de trabajo para que realice diferentes acciones, según la respuesta que el revisor envíe en el
formulario de tareas personalizado:
Si el revisor elige Aprobar y publicar el flujo de trabajo copia el documento en otra biblioteca de documentos
llamada Listos para la publicación y envía un mensaje al equipo de documentación.
Si el revisor elige Aprobar, pero enviar al Departamento jurídico para su revisión el flujo de trabajo
copia el documento en otra biblioteca llamada Requiere revisión jurídica y envía un mensaje al
Departamento jurídico.
Si el revisor elige Rechazar y devolver al redactor , el flujo de trabajo envía un mensaje al autor con
comentarios del revisor y actualiza dicho elemento en la biblioteca Documentos .
En el Diseñador de flujo de trabajo, el paso que contiene esta lógica condicional se ve como muestra la figura
siguiente.
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Éste es sólo un paso del flujo de trabajo. Con el tiempo, Antonio puede modificar y ampliar este flujo de trabajo
agregando pasos. Puede incluso diseñar nuevos flujos de trabajo personalizados y asociarlos a la biblioteca Listos
para la publicación y a la biblioteca Requiere revisión jurídica. Dichos flujos de trabajo pueden
desencadenarse cada vez que el flujo de trabajo de revisión de documentos de Antonio cree un elemento allí. El
Diseñador de flujo de trabajo es una opción eficaz para automatizar rápidamente procesos de negocio y agregar
lógica condicional a las aplicaciones web.
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