diseño de control interno
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8/4/2019 diseo de control interno
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Control Interno
Introduccin
El objetivo que persigue la alta Direccin en las empresas, esobtener ganancias a travs de las ventas que realizan.Para lograr este objetivo, es necesario contar con un
control interno apropiado, que se de ayuda para mejorar ofortalecer las funciones del Departamento de Ventas de la
Empresa.El presente trabajo desarrolla un plan de organizacin entre
el sistema de contabilidad, funciones de los empleados yprocedimientos coordinados, que tiene por objeto obtener
informacin segura, oportuna, confiable y promover laeficiencia de operaciones de ventas de la Distribuidora
Ruta 1 S.A. dedicada a la distribucin de productos lcteosde la marca Trbol,.
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ORGANIZACIN DE LA EMPRESA
Departamento AdministrativoGerente General (propietario)
Departamento de VentasSupervisores de Venta Almacenes (Inventarios)
Vendedores Depositero
Chofer(Repartidor)
Respositero
Secretara y Atencin alCliente Caja
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OBJETIVOS DEL DISEO DE CONTROL INTERNOPARA EL DEPARTAMENTO DE VENTAS
Prevenir fraudes en ventas Localizar errores administrativos, contables y
financieros.
Obtener informacin segura, oportuna yconfiable de ventas.
Promover la eficiencia del personal de ventas.
Fortalecer la autoridad y delegacin defunciones
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Al tratarse de una empresa Distribuidora deproductos terminados, el Departamento deVentas se considera el principal departamentoque capta los ingresos que la empresa requiere
para mantener sus operaciones, cubra sus gastos,
y genere la rentabilidad proyectada. A su vez losdistintos departamentos que conforman laorganizacin se encuentran fuertemente ligados a
esta para que cumpla a cabalidad los objetivosdel Departamento de Ventas, como ser el
Departamento de Compras (inventario/deposito),el Departamento de Administracin, y Caja, que
interactan dinmicamente para elfuncionamiento eficiente de este.
Departamentos involucrados y relacionados directamente a
las operaciones del Departamento de Ventas:
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. Elaboracin de Hoja Ruta o Cronograma de Actividad Diaria aprobado porla Supervisin.
. Toma de pedidos
Despacho del pedido
Facturacin.
Recepcin de dinero de ventas. Contabilizar la factura
Contabilizar comisiones
Emisin de notas de crdito.
Errores de facturacin. Determinacin del costo de ventas.
Actualizacin de integraciones Caja, Clientes, Comisiones.
Funciones Tpicas del Departamento de Ventas
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FUNCIONES DEL SUPERVISOR:
Dedicarse, exclusivamente, a cuidar de su mercado y a la jefatura de suequipo.
Reunirse con sus vendedores antes de la salida para el mercadoobedeciendo los siguientes padrones: Frecuencia diaria; Ejecucin deacuerdo con lo previsto en el Proceso de Ventas.
Conocer los datos bsicos: sobre Los objetivos mensuales y lastendencias diarias de ventas Total de la Distribuidora; Los objetivos
mensuales y las tendencias diarias de ventas de producto principal; Losobjetivos de cobertura total y del producto principal obtenidos hasta lafecha. Mediante consultas inmediatas; El objetivo mensual y la tendenciade venta los productos clave; Las participaciones de mercado delproducto principal; Los ndices de efectividad acumulada.
Conocer sobre los mayores clientes de su rea de supervisin.
Definir metas y objetivos para sus vendedores, relativos a: Volumen deventas y Cobertura.
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Mantener la ruta de sus vendedores correctamente dimensionadas;
Consolidar los resultados de las ventas realizadas en el daPlanear diariamente, la actuacin de su equipo en el mercado;
Monitorear el desempeo de los vendedores, en cuanto a la ejecucindel proceso de ventas de la Distribuidora.
Acompaar la evolucin del nmero de clientes sin compra y adoptar
medidas para su reduccin.Saber cmo sus vendedores estn distribuidos por sectores/rutas.
En cuanto a la actuacin en el mercado:
Hacer, ruta en cada una de las zonas de su territorio cada semana.
Verificacin del procedimiento de venta.
Tener conocimiento, en cuanto a la Leche entere Tetra Park 1Lt y sus
competidores directos, de precio de venta pblico, precio de compra ymargen bruto en valor.
FUNCIONES DEL SUPERVISOR:
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Trabajar uniformado, cuidando la buena apariencia
e higiene personal. Disponer de un kit bsico de materiales, para
facilitar la ejecucin de sus tareas junto a losclientes.
Sus objetivo mensuales y las tendencias diarias deventas de: Venta total en Gs. Y Venta del productoprincipal.
Los objetivos de cobertura total y los resultados
obtenidos hasta la fecha, en cuanto al productoprincipal.
Las participaciones de mercado de la marca y laleche entera Tetra Pack 1Lt.
Los ndices de efectividad acumulada.
FUNCIONES DEL VENDEDOR:
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Quienes fueran sus 20 mayores clientes, en facturacin, en elmes anterior.
Su representatividad porcentual sobre su venta total
Tener conocimiento de las razones por las cuales debeadoptar cada uno de los procedimientos, en ocasin de lasvisitas a los clientes.
Analizar los datos referentes a la ruta del da, en la reuninmatinal.
Verificar si hay alguna accin diferenciada prevista para elpunto de venta a ser visitado, inmediatamente antes de entraren el mismo.
Ser conocido por nombre en los puntos de venta y de lamisma manera, conocer a sus clientes.
La exposicin de sus productos.
FUNCIONES DEL VENDEDOR:
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FUNCIONES DEL VENDEDOR:
Verificar rutinariamente, los plazos de validez y garantizar larotacin de los mismos.
Orientar a los clientes en cuanto a los precios a ser practicados.
Presentar cuentas del trabajo realizado en el da.
Cumplimiento de las hojas de ruta diarias.
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Importancia Relativa y Riesgos:
Las ventas representan la principal fuente de ingresos y
constituyen el principal componente en la determinacinde la utilidad neta de la Distribuidora. Tambin es
bastante comn que el costo de ventas, represente elcosto ms importante dentro del estado de resultados.
Numerosos pasos estn involucrados en la ejecucin yregistros de las transacciones de ventas, en consecuencialos errores e irregularidades de cifras significativas paralos estados financieros pueden surgir del procesamiento
de las transacciones de ventas. El riesgo de tal suceso estainversamente relacionado con la eficacia de los controles
internos respecto a ellas.
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Diseo del proceso de Control para el Departamento de
Ventas de la Distribuidora
Documentaciones:
Orden del Cliente: constituye una solicitud de los productos porparte de un cliente, ya sea por medio del vendedor o por vatelefnica al departamento de ventas. (formulario de pedido).
Orden de ventas: formulario que muestra descripcin, cantidady dems informacin importante contenida en la orden delcliente. Sirve como base de procesamiento interno de la ordendel cliente por parte del vendedor.
Documento de embarque: formulario utilizado para mostrar losdetalles y fecha de cada embarque. Debe estar representado bajo laforma de un conocimiento de embarque que constituye la aceptacinformal de la recepcin de bienes para la entrega de los productos porparte de la empresa.
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Documentaciones:
Factura de ventas: formulario que demuestra el detalle de una venta(crdito/contado) incluyendo el importe adecuado, trminos y fecha de
ventas. Es utilizada como documento legal para cobrar a los clientes yproporciona la base para registrar la venta.
Registro de ventas diarias: informe que revela el total de facturas de ventasexpedidas durante el da. Se utiliza como medio de control para asegurarse de
que todas las facturas se registran.
Estado de cuentas de Clientes: informe enviado a cada cliente que muestrael saldo inicial, transacciones durante el mes y el saldo fina.
Hoja de Ruta: formulario que sirve de informe para los supervisores sobrelas actividades diarias de los vendedores, los recorridos establecidos y visitasprogramadas a clientes y evaluar el volumen de ventas realizadas con relacina los objetivos fijados.
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La Auditoria Operacional y el Control Interno
Procedimientos de Documentacin:
Los documentos fuente, bsicos para ejecutar transacciones de ventasson: orden de venta, documentos de embarque; facturas de ventas; y
resumen de ventas diarias. Para lograr el mximo de control, los
primeros tres tipos de documentos o formularios deben estar numerados
en secuencia y posteriormente controlados. La orden y la factura de
ventas deben indicar la clasificacin de cuenta apropiada y codificacin
para cada transaccin. Se debe prever una rpida facturacin a los
clientes. Para lograr este objetivo, se que requiere que una persona delDepartamento Administrativo revise peridicamente que la facturacin
sea en la fecha de embarque y/o entrega de los productos al cliente
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Separacin de Funciones:
Cada una de las funciones involucradas en la ejecucin de las transacciones deventas se debe asignar a diferentes departamentos y/o personas. El personal que
participe de estas funciones, no debe registrar las transacciones o tener encuenta la custodia de las cuentas por cobrar resultantes. Establecer enprincipios la separacin de funciones, en especial las labores de ventas,
registros de las cuentas por cobrar y recepcin de efectivo. De manera queel personal que maneja el rea de ingresos (Caja) no intervenga en laslabores de auxiliares y registros relacionado con las cuentas por cobrar,
manejo de documentos base para factura, manejo y autorizacin de notasde crdito y documentacin soporte, aprobacin de rebajas y devolucionesen ventas, preparacin y comprobacin de los registros en el sistema comoen el diario general, intervencin en el registro final. El propsito de esta
norma es procurar un equilibrio conveniente de autoridad y
responsabilidad dentro de la estructura organizacional, al evitar que losaspectos fundamentales de una transaccin u operacin queden
concentrados en una misma persona o sector, se reduce notoriamente elriesgo de errores, despilfarros o actos ilcitos, y aumenta la probabilidad
que, de producirse, sean detectados.
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FUNCION RESPONSABLE CONTROL ESPECIFICO
Aceptacin de rdenes de clientes. Vendedor Las rdenes para ventas se
aceptan de acuerdo con el
criterio de autorizacin del
Gerente General.
Aprobacin del Crdito Supervisor de Ventas El crdito se otorga sobra las
bases de polticas y limites de
crdito establecidos por el
Gerente General.
Ordenes de embarque de ventas Encargado de Deposito Los embarques se sobre las
bases de rdenes de ventas
aprobadas.
Facturar Clientes Facturacin (Dpto.
Administrativo)
Todos los embarques son
facturados a precios y
trminos autorizados.
i d l i d V
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FUNCION DEPARTAMENTO/ RESPONSABLE OBJETIVO ESPECIFICO DEL CONTROL
CONTABLE
Contabilizar y actualizar las
transacciones de ventas
rea de
Administracin/Contabilidad
Todas las ventas deben estar
correctamente contabilizadas en
cuanto a importe, clasificacin y
periodo contable.
Actualizar las cuentas corrientes
de clientes.
rea de Administracin Las ventas se deben contabilizar
de inmediato de una forma
correcta en las cuentas de los
clientes.
Actualizar los registros de
inventarios
Deposito/Encargado de
Deposito(inventarios)
Las ventas rpida y correcta deben
actualizar los registros de
inventarios.
Registro de las Transacciones de Ventas:
Para cumplir con este objetivo de control interno operativo, las funciones o pasos deregistros de las transacciones de ventas deben realizarse adecuadamente. Por la
tanto se deben reconocer los objetivos especficos del control contable y asignacin
de responsabilidades para cada funcin:
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La Gerencia General a su vez es el encargado de la aprobacin de lascondiciones de la venta y de crditos para lo referente al riesgo de lamisma, a travs de las solicitudes y propuestas presentadas y estudiosprevios de riesgos realizados por los supervisores.
Las personas que preparan las documentaciones de ventas deben serindependientes de la custodia de los bienes y corresponde alDepartamento de Contabilidad (Administracin).
Para cada salida de mercaderas del almacn deber ser emitido unafactura a crdito en forma correlativa, la cual ser registrada posteriormenteen el sistema informtico y a su vez en los libros de contabilidad.
Para factura a crdito, deber revisarse la mercadera con las ordenes desalidas del almacn (llmese departamento de compras o inventario), lacual deber ser igual en cantidad y descripcin de las mercaderas.
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Por cada salida de mercaderas el encargado de inventarios (repositor), deberdescargar en sistema la cantidad de mercadera vendida (salida de mercadera)para ir actualizando de manera inmediata el saldo de los inventarios o en su caso,informar al encargado del Deposito sobre las salidas para la su actualizacin en el
sistema de inventario. Al tratarse de productos perecederos, el mismo seencargar de que aquellas mercaderas con vencimiento ms prximos sean lasprimeras en salir (Primera en entrar, primero en salir).
Cuando la mercadera sea entregada al cliente, deber firmar el documento ya
sea si la venta es a crdito o si es venta al contado deber imprimirse la leyendamercaderaentregada.
El sistema de facturacin debe ser independiente del de despachos yregistros de las cuentas de los clientes.
El departamento de contabilidad (Administracin) recibir el original de lasfacturas, comprobantes de crdito fiscal para las ventas a crdito y la firmade recepcin del cliente y copias de las ventas al contado para su control yregistro diario en el sistema y/o libros contables.
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Cualquier cancelacin de venta debe estar basada en la factura originalcorrespondiente y la documentacin soporte.
En cuanto a las medidas de control al momento de recibir el pago por partede los clientes debe tomarse en cuenta que la empresa emplea su propiopersonal de ventas para el cobro de facturas, que elabore una relacin defacturas entregadas al cobrador, el cual firmar y se quedar con una copia. Elcobrador diariamente relacionar las facturas cobradas y entregar su montoal cajero, firmar dos copias que junto con el informe de facturas no cobradas
entregar al supervisor de ventas, el cual enviar a la administraciones unacopia de la relacin de facturas cobras que sean abonadas en las cuentas declientes. Del mismo modo, cuando el cliente cancele sus facturas por mediosbancarios, la administracin recibir del banco la correspondiente nota deabono que le acreditara en la cuenta clientes.
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As como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que lescorresponde desempear en la organizacin (funciones, responsabilidades),es imprescindible que cuenten con la informacin peridica y oportuna que
deben manejar para orientar sus acciones en consonancia con los dems,hacia el mejor logro de los objetivos. Estas informaciones son rendidas
peridicas o semanalmente mediante los informes de hojas de rutas de losvendedores (supervisadas y rubricadas por los superiores) que a su vez soncontroladas su cumplimiento por lo supervisores en el cumplimiento de los
objetivos de ventas y permiten la documentacin de dichos procesos a findel cumplimiento de las actividades del rea.Toda delegacin conlleva la necesidad de que el Gerente General
examine y apruebe, cuando proceda, el trabajo de sus subordinados yque ambos cumplan con la debida rendicin de cuentas de sus
responsabilidades y tareas. La autorizacin debe documentarse ycomunicarse explcitamente a las personas o sectores autorizados.
Estos debern ejecutar las tareas que se les han asignado, deacuerdo con las directrices, y dentro del mbito de competencias
establecido por la normativa
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Controles Fsicos:
Los controles fsicos bajo la forma de equipos tecnolgicos son
tiles en la ejecucin de las transacciones de ventas, como ser eluso de cajas registradoras o computadoras para indicar el importede ventas. Estos equipos emiten facturas prenumeradas, el original
se entrega al cliente y el duplicado como evidencia de la venta yarchivo para contabilidad.
El encargado de depsito y repositor debe comparar los artculos,conjuntamente con la orden de venta, antes de proceder a
embarcar los productos. Dentro del rea Administrativo, la personaencargada de la facturacin de las rdenes de venta se coteja con
los documentos de embarque antes de proceder a elaborar lasfacturas, adems, dentro del sistema ya sea manual o
computarizado, un segundo empleado del rea de Administracincomprueba la correccin de cada factura antes de ser enviada al
cliente y debe llevar un control de todas las facturas prenumeradas.
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Verificacin Interna Independiente:
la verificacin de los registros diarios de ventas debeconstatarse internamente mediante la intervencin de un
asistente del contador, quien, controla la secuencia numrica ydebe establecer la concordancia del resumen de ventas diario
con los totales.
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RESPONSABILIDADES DE LOS JEFES DE AREAS CON RELACION A
LOS CONTROLESCorresponde al Departamento de Ventas (Supervisores) lassiguientes funciones y a su vez informar a la Gerencia General elcumplimiento de estos:Dirigir el diseo, establecimiento, aplicacin y control delproceso.
Velar por el cumplimiento y actualizacin de los manuales decontroles establecidos.Detectar las necesidades de creacin y actualizacin deprocedimientos de acuerdo a nuevas formas tecnolgicas, por
medio de un seguimiento permanente.Proponer a las oficinas encargadas, los cambios necesarios quelleven a la reestructuracin de las funciones y al cumplimento delos objetivos.
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Vigilancia y SupervisinCorresponde a la mxima autoridad de la organizacin
la responsabilidad de establecer, mantener yperfeccionar el sistema de control interno, que debe
adecuarse a las caractersticas propias de laorganizacin (Ambiente de Control).
Para la obtencin de la mxima eficiencia del sistemade control interno, es necesaria su vigilancia peridicay metdica, por parte de:
Gerente general,Supervisor
Auditores internos,
Auditores externos, etctera
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Limitaciones del Control:
Por ms bien diseados que se encuentren, los
controles siempre tienen limitaciones inherentes a ellos:
El descuido de los empleados, errores de juicio y otrotipo de errores humanos.
Ningn control debe ser ms costoso que lo queresguarda. (Criterio de costo beneficio).
La divisin de funciones puede ser destruida por lacolusin (confabulacin entre funcionarios).
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CONCLUSION
Con la decidida intervencin de los Directivos en la administracin de la
empresa Distribuidora y con la implementacin mnima de los controlescitados anteriormente, tendremos establecido un sistema de Control
Interno necesario para lograr los objetivos primordiales de la empresa ytratar de garantizar el logro de sus objetivos.
Sin embargo no basta con Disear, Desarrollar e Implementar un Sistema
de Control Interno, sino que es necesario Evaluarlo, medirlo, paraconocer a qu nivel de confianza hemos logrado establecer la adecuadaAdministracin de las Operaciones de la empresa.
El control interno debe ajustarse a las necesidades y requerimientos decada organizacin, debe consistir en un sistema que permita tener una
confianza moderada de que sus acciones administrativas se ajustan a losobjetivos y normas (legales y estatutarias) aplicables a la organizacin y un
excesivo control puede ser costoso y contraproducente. Adems, debetenerse cuidado al disearlo, porque las regulaciones innecesarias limitan
la iniciativa y el grado de creatividad de los empleados.
